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3159 Faculdade Anhanguera de Valparaíso
Mizael Oliveira Cardozo RA: 0938476752
Relatório Estágio Supervisionado II Aracati Construções
Referente ao período de 08/09/2011 a 14/10/2011 (100 horas) E-mail:
[email protected] Coordenador do Estágio: Rejane Maria Barbosa Professor Orientador: Jose Luiz Niederauer Pantoja Supervisor Local: Marize Vidal
Valparaíso de Goiás 2011
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Sumário Caracterização da Empresa Emp resa............ ........................ ....................... ....................... ........................ ....................... ................... ............. .......4 Histórico da Empresa........... ...................... ....................... ........................ ....................... .................. ............ .......... .......... .......... .......... .......4 Setor Administrativo Administrati vo........... ...................... ....................... ........................ ....................... ....................... ........................ ..................... ........... .. 4 Atividades Atividade s Desenvolvidas ............ ....................... ....................... ........................ ....................... ....................... ...................... .............. ....... ... 5 Planilhas de controle de comissão pagas e a pagar ............ ....................... .................. ............ .......... ......... .... 5 Acompanhamento de Inadimplência Inadi mplência e Negativação no Serasa ........... .................. ............ ......... .... 5 Controle do vencimento venci mento de automóveis automóvei s............ ....................... ....................... ........................ ................... ............ ........ ... 5 Organização prática prátic a dos arquivos ........... ....................... ....................... ....................... ................. .......... ......... ......... .......... .......6 Realização de pagamentos bancários bancári os........... ....................... ........................ ..................... .............. .......... .......... .......... .......6 Montagem de Demonstrativo de contas a receber e recebidas ..... .......... .......... .......... ......... ...... .. 6 Confecção de tabelas tabel as de vendas.......... ...................... ........................ ....................... ....................... ..................... .............. ....... .. 6 Lançamento de notas not as fiscais no sistema si stema........... ...................... ....................... ........................ ................... ............ ........ ... 6 Montagem de dossiê d ossiê para banco b anco............ ........................ ....................... ....................... ........................ ....................... .............. ... 7 Confecção de contratos de venda ............ ....................... ....................... ........................ .................... ............. .......... .......... .......7 Emissão de certidões on-line on- line ............ ........................ ....................... ....................... ........................ ....................... ................. ......... ... 7 Considerações gerais............ ....................... ....................... ........................ ....................... .................. ............ .......... .......... ......... ......... .......7 Comentários e Conclusão............ ....................... ....................... ........................ ....................... ....................... ................. .......... .......... ....... .. 8 Sugestão de Melhorias.......... ...................... ........................ ....................... ....................... .................... ............. .......... .......... .......... ........ ... 8
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Introdução Para Para ate atende nderr a requis requisiçã içãoo do Curso Curso de Admin Administ istraç ração ão de Empre Empresas sas da matéria de Estágio Supervisionado II, foi escolhida como escopo de trabalho a empresa Aracati Construções e Incorporações Ltda. O Estágio teve como importância a aplicação dos conhecimentos adquiridos no decorrer do Curso para que, além de teóricos tenha-se um embasamento prático relativo ao curso e a área escolhida. Foram 100 (cem) horas de estágio que compreende o período de 08/09/2011 a 14/10/2011 em Brasília, mais precisamente na Região Administrativa do Lago Sul. Dest De stac acoo co como mo ob obje jetitivo voss a ab abor orda dage gem m da dass ativ ativid idad ades es ex exer erci cida dass e os comentários relativos à área que serão demonstrados no decorrer do relatório.
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Caracterização da Empresa Histórico da Empresa Aracatii Constru Construçõe ções s e Incorp Incorpora oraçõe ções s Ltda Ltda , em A Aracat empr pres esa, a, se sedi diad adaa em
Impe Im pera ratr triz iz-M -MA, A, te tem m co como mo prio priori rida dade de de desd sdee su suaa fund fundaç ação ão em 19 1980 80,, a bu busc scaa constante da satisfação de seus clientes implantando em seus empreendimentos a marc arca reg registr istrad adaa da ut utililiz izaç açãão de rec recurso ursoss tec tecno noló lógi gico coss e mão de obra permanentemente permanentemente reciclada e aperfeiçoada. Adminis inisttrad rada
pelos los
sócios ios
que
possuem
larga
experiên iência
em
empre em preend endime imento ntoss imo imobil biliár iários ios,, exe execuç cução ão de projet projetos os reside residenci nciais ais,, com comerc erciai iaiss e Industriais com reconhecido respaldo técnico. A Aracat Aracatii Con Constr struçõ uções es orgulh orgulha-s a-see de ter atu atuado ado tam também bém alé além m fronte fronteira ira implantando projetos nos estados de Tocantins, São Paulo e Rio Grande do sul. Demonstrando sua inequívoca confiança no potencial na região onde atua já te tend ndoo co cons nstr truí uído do ma mais is de 90 mi mill me metro tross qu quad adra rado doss en entr tree em empr pree eend ndim imen ento toss residenciais e comerciais, continua a lançar novos projetos tendo sempre como meta principal atender a necessidade das pessoas e do mercado do Setor da Construção Civil que estão em constante evolução. Setor Administrativo
O setor administrativo da empresa localiza-se no Lago Sul, Brasília-DF, e é constituído por uma Diretora Administrativa, uma supervisora e dois assistentes que atende ate ndem m à área área nas div divers ersas as que questõ stões es e proced procedim iment entos os pertin pertinent entes. es. 03 Salas Salas abrigam o setor mantendo um Layout favorável para a interação das relações exis ex iste tent ntes es.. São São ut utili iliza zado doss co como mo fe ferra rrame ment ntas as de trab trabal alho ho:: mi micr croc ocom ompu puta tado dor, r, calculadora HP, e software concernente a área da Construção Civil. O setor é responsável por todas as questões administrativas da sede em Imperatriz, e por conter uma Diretoria, são cabíveis decisões estratégicas e táticas. Oferece também suporte a área comercial e está atrelado ao setor financeiro da empresa, uma vez que todas as questões deste âmbito são também tratadas e executadas.
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Atividades Desenvolvidas
No pe perío ríodo do qu quee co comp mpre reen ende de o es está tági gioo foram foram de dese senv nvol olvi vida dass dive divers rsas as atividades que contribuíram para o melhor entendimento da rotina administrativa de uma Empresa do Setor da Construção Civil. Segue abaixo as atividades desenvolvidas e esclarecimentos: Planilhas de controle de comissão pagas e a pagar
Mensalmente são apuradas as vendas realizadas pelas Imobiliárias parceiras e contratos efetivados pelo setor comercial da Empresa, toma-se como base o valor de venda no contrato e calcula-se 5% (cinco por cento), convertemos esses dados em informações mediante planilha do Excel contendo os principais dados da venda e o valor de cada comissão a ser paga. Após isso se emite o relatório para apro ap rova vaçã çãoo da Dire Direto tori riaa qu quee libe libera ra o me mesm smoo pa para ra as im imob obililiá iári rias as pa parc rcei eira rass já solicitando a nota fiscal. De ac acord ordoo com a pla planil nilha ha con confec feccio ciona nada da é aco acomp mpanh anhado ado as com comiss issões ões pagas e as que estão na programação a pagar, tal controle é feito com a utilização de um sistema informatizado presente na organização. As matérias correlacionada a esta atividade são Matemática financeira e Processos Administrativos, pois além de estruturar o cálculo de cada comissão também são definidos critérios para o pagamento das mesmas. Acompanhamento de Inadimplência e Negativação no Serasa
A cobrança de inadimplência é realizada pelo setor comercial, porém, é de comp co mpet etên ênci ciaa do se seto torr ad admi mini nist stra ratitivo vo o ac acom ompa panh nham amen ento to,, po pois is,, repo report rtaa-se se dire direta tame ment ntee a Dire Direto toria ria qu quee prog progra rama ma o Flux Fluxoo de Ca Caix ixaa e real realiz izaa a prev previs isão ão financeira de contas a receber dos clientes. Os clie client ntes es co com m pa parc rcel elas as su supe peri rior ores es a 03 (trê (três) s) me mese sess de atra atraso so sã sãoo nega ne gatitiva vado doss junt juntoo ao Sera Serasa sa,, ta tall me medi dida da co cont ntrib ribui ui co com m a redu reduçã çãoo de 25 25% % de inad inadim impl plên ênci cia, a, po pois is co com mpe pele le o mu mutu tuár ário io a regu regula lari rizzar su suaa situ situaç ação ão junt juntoo a Construtora. Correlacionado a esta atividade estão a matéria de Contabilidade que produz um entendimento sobre o impacto da inadimplência nas Contas a Receber da Empresa. Controle do vencimento de automóveis
A em empr pres esaa po poss ssui ui em se seuu at ativ ivoo algu alguns ns ve veíc ícul ulos os e sã sãoo co cont ntro rola lado doss mensalmente os pagamentos de IPVA e Seguro, lançados na programação de
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contas a pagar do sistema. A matéria correlacionada é Processos Administrativos que apresenta a gestão de controle. Organização prática dos arquivos
Todo o arquivo, organização de pastas, indexação, localização e manutenção são de responsabilidade da área administrativa. Deve ser feito diariamente e de forma sistemática obedecendo a critérios pré-estabelecidos como organização por ordem alfabética, por similaridade de assuntos, por empreendimento, por fluxo de mês, por unidade crescente de apartamentos, nas gavetas de arquivos destinadas em específico. A matéria correlacionada é Processos Administrativos que apresenta um melhor aproveitamento do espaço físico para alocar documentos que compõe os processos da empresa. Realização de pagamentos bancários
Algum Algumas as fat fatura urass e bol boleto etoss nã nãoo são pag pagos os ele eletro tronic nicam ament entee por es estar tarem em vencidas ou por não serem despesas oficiais da empresa, tais contas são pagas aleatoriamente nas agências bancárias próxima ao escritório, e seu controle é feito diaria dia riamen mente. te. A mat matéri ériaa correl correlaci aciona onada da é Adminis Administra tração ção Financ Financeir eiraa e Proce Processo ssoss administrativos, pois engloba situações diárias da empresa. Montagem de Demonstrativo de contas a receber e recebidas
A Diretoria toma decisões com base nas informações fornecidas por seus colaboradores, e diariamente são fornecidos relatórios que apresentam as contas a receber e recebidas para que sejam previstos os pagamentos dos gastos existentes das obras em execução. A matéria correlacionada a esta atividade é Processos Administrativos e Contabilidade. Confecção de tabelas de vendas
É de responsabilidade da área administrativa, mensalmente, divulgar a tabela de vendas vigente dos empreendimentos com o valor e condições de pagamento bem como suas principais características e a disponibilidade. A empresa possui um modelo padrão para cada empreendimento e mensalmente são alimentadas com os dados atualizados e distribuídos as imobiliárias parceiras e a área comercial. A matéria correlacionada a esta atividade é Matemática financeira, pois apresenta os princípios fundamentais para cálculos na tabela. Lançamento de notas fiscais no sistema
As notas fiscais relativos as compras efetuadas no escritório administrativo são lançadas no sistema pelo próprio setor e são programadas de acordo com fatura ou boleto, são observados data de emissão, valor total da nota, grafia correta do Endereço e CNPJ da Empresa. Correlacionado a esta atividade está a matéria de
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Contab Cont abili ilida dade de,, on onde de sã sãoo ap apre rese sent ntad ados os os crit critér érios ios ad adot otad ados os pa para ra em emis issã sãoo e conferência de notas fiscais. Montagem de dossiê para banco
A empresa necessita de um fluxo de caixa constante, para cada obra é realizado um financiamento bancário junto a uma instituição que possui critérios particulares para avaliação de crédito. Estes critérios são traduzidos nas planilhas requisitadas para preenchimento que contém informações i nformações patrimoniais, financeiras e econ ec onôm ômic icas as da em empr pres esaa e do em empr pree eend ndim imen ento to em qu ques estã tão. o. A freq freqüê üênc ncia ia é espo es porá ráddica ica e a mat atééria ria corre orrela laccion ionad adaa co com m esta sta ativ ativid idaade é Aná nálilise se de In Inve vest stim imen ento tos, s, on onde de é ap apur urad adaa a ne nece cess ssid idad adee de toma tomada da de em empr prés éstim timoo e a aplicação de seus recursos. Confecção de contratos de venda
É de competência da Área Comercial a confecção dos contratos de Venda aos mutuários, porém em época de lançamento de empreendimento novo, quando a demanda é muito alta, tal atividade é distribuída também para a Área administrativa que atua da seguinte forma: receber a proposta do cliente, conferir os dados e documentos necessários (RG, CPF, comprovante de residência, comprovante de renda, dados do cônjuge se necessário entre outros), conferir as condições da proposta com a tabela previamente aprovada e após isso lançar a venda no sistema e gerar o Contrato. Emissão de certidões on-line
A Construtora constantemente participa de processos junto a Instituições bancárias e governamentais sendo necessárias as certidões negativas de débitos referentes a órgãos específicos. Muitas delas são retiradas via on-line no site dos órgãos como Receita Federal, INSS, FGTS, Tribunal Regional do Trabalho entre outros. Algumas, porém são solicitadas somente na Organização como as certidões da Junta Comercial, Distribuição, Criminal e Cível, são de competência da área administrativa a manutenção com relação a vencimento e disponibilidade de cada certidão a fim de apresentá-las com prontidão quando for necessário. Considerações gerais
A Empresa possui uma rotina administrativa definida em muitas questões. O dia-a-dia é comum na maioria das suas atividades: verificação da caixa de e-mails para pa ra av aver erig igua uaçã çãoo de algu alguma ma so solic licititaç ação ão,, orga organi niza zaçã çãoo prát prátic icaa do doss arqu arquiv ivos os,, acomp aco mpanh anham ament entoo jun junto to ao escritó escritório rio de Imp Impera eratriz triz das princi principai paiss pen pendên dência ciass a serem resolvidas durante o dia, questões como solicitação de balanço patrimonial, demonstração de resultados do exercício são constantemente atendidas. Deve-se manter na empresa o balancete atualizado, então a relação com Contabilidade, Parceiros (Imobiliária), Colaboradores internos, Diretoria são demasiada existentes.
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Comentários e Conclusão
O estágio supervisionado na área administrativa, em específico na empresa Aracati Construções e Incorporações Ltda, contribui para formação profissional nos seguintes aspectos: •
Perm Permite ite visu visual aliz izar ar de fo form rmaa prát prátic icaa a teor teoria ia ab abor orda dada da em sa sala la de au aula. la. Prop Propic icia ia vivê vivênc ncia ia de situ situaç açõe õess reais reais de ap aplilica caçã çãoo do doss co conh nhec ecim imen ento toss adquiridos, para que sejam analisados, criticados, avaliados e replanejados com ações coerentes com a realidade profissional;
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Acrescenta uma experiência profissional relativo a rotinas administrativas de um escrit escritóri órioo de em empre presa sa de con constr struç ução ão civil, civil, aprese apresenta ntando ndo noç noções ões de controle de obra e acompanhamento físico e financeiro do desenvolvimento da mesma. Devido a proximidade com a diretoria da empresa, propicia o entendimento das relações hierárquicas e permite a visualização do cenário organizacional em que a empresa se situa A supervisão permite um assessoramento ao estagiário para correção quando necessário e conseqüente crescimento profissional. Acompanhar rotinas administrativas contribui de forma significativa para a fo form rmaç ação ão de um bo bom m prof profis issi sion onal al,, traz trazen endo do um umaa visã visãoo ho holílíst stic icaa da organização e do mercado, ajudando na tomada de decisões, agregando conhecimentos das diversas formas de negociações, ensinando a importância do trabalho em equipe e a valorização do capital humano.
Sugestão de Melhorias •
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É importante a fixação dos procedimentos administrativos na empresa, pois muitas vezes eles não são esclarecidos o que torna passível o erro. Não foi constatado um Manual de funções que torna específico as atribuições de ca cada da co cola labo bora rado dor, r, ta tall info inform rmaç ação ão é pa pass ssad adaa de form formaa ve verb rbal al se sem m a padronização do mesmo, o que se reporta a primeira sugestão. É necessário para melhor alocação de arquivo uma revisão de processos arquivados para de descartar inutilidades e processos expirados para que seja realizado um melhor aproveitamento do espaço físico do escritório.
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Findo aqui o Relatório Estágio Supervisionado II, apresentando as atividades exercidas durante o período e suas correlações com as matérias curriculares do curso de administração de empresas, sugestões, comentários e conclusão.
___________________________ ____________ __________________________ ___________ Mizael Oliveira Cardozo Aluno
Cientes:
___________________________ ____________ __________________________ ___________ Jose Luiz Niederauer Pantoja Professor Orientador
___________________________ ____________ _________________________ __________ Marize Gomes Vidal Supervisora
