BAB I PENDAHULUAN
A. LAT LATAR BELA BELAKAN KANG G
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan umum bagi masyarakat di bidang kesehatan.
Dalam
penyelenggaraannya, rumah sakit berusaha
memb memberi erika kan n pelay pelayan anan an terba terbaik ikny nyaa sebag sebagai ai bagi bagian an dari dari peni penilai laian an mutu mutu pelayanan suatu sistem. Mutu pelayanan harus selalu ditingkatkan baik dari sisi medis maupun non medisnya. Faktor lain yang harus diperhatikan adalah bagaimana rumah sakit menyelenggarakan rekam medis bagi pasiennya, baik pasien rawat inap maupun rawat jalan. Rekam medis adal ah suatu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (PermenkesNo. !" # Menkes# Per# $$$# %%& 'ab $ pasal ). *istem *istem pelapo pelaporan ran rumah rumah sakit sakit dibagi dibagi menjad menjadii lapora laporan n intern internal al dan laporan laporan eksternal eksternal.. +aporan +aporan disusun disusun oleh oleh *ub *ub '
agian Monitoring Monitoring -aluasi -aluasi
bagian Perencanaan. +aporan disusun berdasarkan data yang didapat dari masingmasing unit kerja. +aporan internal ditujukan untuk semua direksi dan unit kerja rumah sakit, sedangkan laporan eksternal ditujakan pada instansi terkait baik pusat, pro-insi, maupun kota. Pelaporan disusun secara bulanan dan tahuanan. Deng Dengan an adany adanyaa sist sistem em pela pelapo poran ran ruma rumah h sakit sakit yang baik baik maka maka diharapkan dapat menjadi suatu bahan in/ormasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan yang baik mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan e-aluasi. 0leh karena itu, pada kesempatan kesempatan P1+ (Praktek 1erja +apangan) ini bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem in/ormasi dan pelaporan rekam medis di R*2D Dr Moewardi Moewardi serta mengamati mengamati situasi situasi dan proses yang yang ada sehingga dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mahasiswa serta
1
mampu mampu memberi memberikan kan masukan masukan bagi bagi Manajem Manajemen en Rumah Rumah *akit *akit untuk untuk lebih lebih meningkatkan mutu dan pelayanannya. B. TUJUAN . 3ujuan 2m 2mum 1egiatan 1egiatan magang magang bertujuan bertujuan untuk mendeskripsi mendeskripsikan kan hasil obser-asi dan
kegiatan selama magang sebagai bentuk aplikasi disiplin ilmu khususnya 'iostatistika dan 1ependudukan. . 3ujuan juan 1hu 1husus sus a. Mempel Mempelajar ajarii proses proses rekam rekam medis medis di R*2D R*2D Dr. Dr. Moeward Moewardi. i. b. Memberikan penilaian terhadap permasalahan di $nstalasi
Rekam
Medis di R*2D Dr. Moewardi. C. MANF MANFA AAT . 'agi agi Mah Mahas asis iswa wa a. Memberi
pengalaman
langsung
bagi
mahasiswa
dalam
mengaplikasikan berbagai teori dan konsep yang didapatkan dalam bangku kuliah ke dalam dunia dunia kerja. b. Memperoleh
pengetahuan, keterampilan
dan
pengalaman
kerja
khususnya dalam bidang sistem in/ormasi dan rekam medis Di R*2D Dr. Moewardi. . 'agi 'agi Faku Fakulta ltass 1eseh 1esehata atan n Masya Masyarak rakat at a. Mend Mendap apat atka kan n tam tambaha bahan n in/o in/orm rmas asii dan dan re/e re/ere rens nsii terk terkai aitt gamb gambar aran an sistem in/ormasi dan rekam medis di R*2D Dr. Moewardi. b. Mendapatkan masukan tentang perkembangan bidang keilmuan dan teknologi yang telah diterapkan dalam kegiatan magang di R*2D Dr Moewardi. 4. 'agi 'agi R*2 R*2D D Dr. Dr. Moe Moewa ward rdi. i. Menamb Menambah ah masuka masukan n dan memban membantu tu proses proses kegiata kegiatan n dalam dalam hal sistem sistem in/o in/orm rmas asii dan dan reka rekam m med medis di $nst $nstal alas asii Reka Rekam m Medis edis R*2D R*2D Dr. Dr. Moewardi Moewardi melalui deskripsi permasalahan permasalahan yang ditemukan ditemukan mahasiswa mahasiswa selama kegiatan magang. D. METODE METODE DAN DAN WA WAKTU PELAKSA PELAKSANAAN NAAN Magang dilaksanakan selama 4% hari kerja di $nstalasi Rekam Medis dan *ub
'agian Monitoring -aluasi dari tanggal % 5uni %! % 5uli %! di R*2D Dr. Moeward Moewardi. i. Metode Metode pelaks pelaksanaa anaan n magang magang adalah adalah mahasis mahasiswa wa bekerja bekerja
2
mampu mampu memberi memberikan kan masukan masukan bagi bagi Manajem Manajemen en Rumah Rumah *akit *akit untuk untuk lebih lebih meningkatkan mutu dan pelayanannya. B. TUJUAN . 3ujuan 2m 2mum 1egiatan 1egiatan magang magang bertujuan bertujuan untuk mendeskripsi mendeskripsikan kan hasil obser-asi dan
kegiatan selama magang sebagai bentuk aplikasi disiplin ilmu khususnya 'iostatistika dan 1ependudukan. . 3ujuan juan 1hu 1husus sus a. Mempel Mempelajar ajarii proses proses rekam rekam medis medis di R*2D R*2D Dr. Dr. Moeward Moewardi. i. b. Memberikan penilaian terhadap permasalahan di $nstalasi
Rekam
Medis di R*2D Dr. Moewardi. C. MANF MANFA AAT . 'agi agi Mah Mahas asis iswa wa a. Memberi
pengalaman
langsung
bagi
mahasiswa
dalam
mengaplikasikan berbagai teori dan konsep yang didapatkan dalam bangku kuliah ke dalam dunia dunia kerja. b. Memperoleh
pengetahuan, keterampilan
dan
pengalaman
kerja
khususnya dalam bidang sistem in/ormasi dan rekam medis Di R*2D Dr. Moewardi. . 'agi 'agi Faku Fakulta ltass 1eseh 1esehata atan n Masya Masyarak rakat at a. Mend Mendap apat atka kan n tam tambaha bahan n in/o in/orm rmas asii dan dan re/e re/ere rens nsii terk terkai aitt gamb gambar aran an sistem in/ormasi dan rekam medis di R*2D Dr. Moewardi. b. Mendapatkan masukan tentang perkembangan bidang keilmuan dan teknologi yang telah diterapkan dalam kegiatan magang di R*2D Dr Moewardi. 4. 'agi 'agi R*2 R*2D D Dr. Dr. Moe Moewa ward rdi. i. Menamb Menambah ah masuka masukan n dan memban membantu tu proses proses kegiata kegiatan n dalam dalam hal sistem sistem in/o in/orm rmas asii dan dan reka rekam m med medis di $nst $nstal alas asii Reka Rekam m Medis edis R*2D R*2D Dr. Dr. Moewardi Moewardi melalui deskripsi permasalahan permasalahan yang ditemukan ditemukan mahasiswa mahasiswa selama kegiatan magang. D. METODE METODE DAN DAN WA WAKTU PELAKSA PELAKSANAAN NAAN Magang dilaksanakan selama 4% hari kerja di $nstalasi Rekam Medis dan *ub
'agian Monitoring -aluasi dari tanggal % 5uni %! % 5uli %! di R*2D Dr. Moeward Moewardi. i. Metode Metode pelaks pelaksanaa anaan n magang magang adalah adalah mahasis mahasiswa wa bekerja bekerja
2
langsu langsung ng di instals instalsai ai rekam rekam medis medis setelah setelah mendap mendapatk atkan an bimbin bimbingan gan dari dari coordinator lapangan. E. RUAN RUANG G LIN LINGK GKUP UP . +ing +ingku kup p pene peneli liti tian an 'ida 'idang ng ilmu ilmu yang yang terk terkai aitt deng dengan an pene peneli liti tian an ini ini adal adalah ah kese keseha hata tan n masyarak masyarakat at khusun khusunya ya sistem sistem in/orm in/ormasi asi ruamh ruamh sakit sakit sub bagian bagian rekam rekam medis rumah sakit. . +ing +ingku kup p masa masala lah h Masalah hanya dibatasi pada gambaran sistem in/ormasi dan pelaporan rekam medis di R*2D Dr. Moewardi 4. +ing +ingku kup p loka lokasi si Magang dilaksanakan di R*2D Dr. Moewardi khususnya bagian instalasi Rekam Medis. 6. +ing ingkup wak waktu tu Magang dilkasanakan selama satu bulan dari tanggal % juni %!4juli %!.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM SISTEM INFORMA INFORMASI SI KESEHA KESEHAT TAN
*iste *istem m in/om in/omasi asi keseh kesehata atan n meru merupa paka kan n suatu suatu peng pengelo elola laan an in/o in/orma rmasi si diseluruh tingkat pemerintah secara sistematis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan
kepad/a
meny menyeb ebut utka kan n
sist sistem em
masyarakat. in/o in/oma masi si
Peraturan kese keseha hata tan n
perundangundangan adal adalah ah
1epm 1epmen enke kess
yang nomo nomor r
%%6#Menkes#*1#$#%%4 tentang kebijakan dan strategi desentralisasi bidang kesehatan dan 1epmenkes Nomor "4#Menkes#*1#7$$#%% tentang petunjuk pelaksanaan
pengembangan
sistem
laporan
in/ormasi
kesehatan
kabupaten#kota. Menurut Menurut 1usumadewi 1usumadewi,, dkk (%%") secara /ungsional *istem $n/ormasi $n/ormasi 1esehatan dapat dikelompokkan menjadi tiga macam *istem $n/ormasi, yaitu 8 9. *istem $n/ormasi $n/ormasi Rumah Rumah *akit, *akit, sistem ini merupakan merupakan sistem sistem yang yang mampu mampu melaku melakukan kan integr integritas itas dan komuni komunikas kasii aliran aliran in/orm in/ormasi asi baik baik didalam didalam maupun di luar rumah sakit. *istem in/ormasi ini meliputi 8 sistem rekam medis elektronik, sistem in/ormasi laboratorium, dan lain sebagainya yang terdap terdapat at pada pada /ungsi /ungsi dukung dukung operasi operasiona onall dan medis medis di ruang ruang lingku lingkup p rumah sakit. !. *istem *istem $n/orma $n/ormasi si 1esehatan 1esehatan Publik, Publik, jika jika *istem *istem $n/orma $n/ormasi si Rumah *akit *akit terbatas pada /ungsi dukung operasional dan medis dilingkup rumah saki, *istem $n/ormasi 1esehatan Publik mempunyai mempunyai cakupan cakupan yang lebih luas. 1antorkantor pemerintah yang mengurusi kesehatan dan lembaga layanan kesehatan non rumah sakit. :. *istem *istem $n/orm $n/ormasi asi 1linis, 1linis, pada pada sistem ini tidak tidak hanya hanya membantu membantu dokter dokter dalam dalam menang menangani ani masalah masalah admini administra stratiti-ee pasien pasien,, tetapi tetapi lebih lebih dari dari itu, untuk untuk meningkatk meningkatkan an kualitas kualitas layanan layanan kepada kepada pasien. pasien. *istem $n/ormasi 1esehatan 1linis dapat didukung dengan sistem pendukung keputusan, yang diantaranya membantu dalam diagnose penyakit dan menentukan tindakan medis.
4
*istem $n/ormasi 1esehatan sangat erat kaitan nya dengan sistem in/ormasi rumah sakit. *istem in/ormasi rumah sakit adalah sistem yang mampu melakukan integrasi dan komunikasi aliran in/ormasi baik didalam maupun di luar ruamh sakit. *alah satu subsistem sistem in/ormasi kesehatan adalah sistem rekam medis. Perekaman data pasien mutlaj diperlukan untuk meninjang proses peningkatan perawatan
kesehatan terhadap pasien.
Elektronik Medical Record (MR) adalah suatu media elektronik yang digunakan untuk menyimpan in/ormasi klinis. Fungsi untama MR adalah untuk merekam in/ormasi, mengakse in/ormasi, membantu pengambilan keputusan,
menggunakan
data
atau
in/ormasi
secara
bersamasama,
identi/ikasi pasien, menangani keamanan dan etenti/ikasi data, serta membantu auditing.
Melalui sistem rekam medis yang baik dan e/ekti/
diharapkan kualitas perawatan kesehatan bagi seorang pasien juga akan meningkat, memudahkan manajemen dan pro/essional dalam menetapkan keputusan. Pelaporan
*$R*
menurut
PRMN1*
R$
N0M0R
:##MN1*#PR#7$#% ditetapkan oleh direktur 5enderal bina 2paya 1esehatan. Formulir pelaporan *$R* terdiri dari 9 (+ima) rekapitulasi +aporan (R+) diantaranya8 1. R+ berisikan data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu
apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapt dikatakan data yang bersi/at terbarukan setiap saat. 2. R+ berisikan data ketenaga kerjaan yang dilaporkan periodic setiap tahun. 3. R+ 4 berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan secara periodic setiap tahun. 4. R+ 6 berisikan Data Morbiditas#Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodic setiap tahun. 5. R+ 9 yang merupakan data bulanan yang dilaporkan secara periodic setiap bulan, berisikan data kunjungan dan data % (sepuluh) besar penyakit.
B. REKAM MEDIS 1. Sejaa! Re"a# Me$%&
5
rekam medis dimulai pada ;aman batu (Paleolithic) lebih kurang 9%% *M dengan ditemukan nya lukisan purba tentang terhipnasi dan amputasi di dinding gua di spanyol, hal ini menunjukkan bahwa sejak ;aman pra sejarah praktik rekam medis dilakukan bersamaan dnegan praktik kedokteran ( DP1* R$ "":8). Pada tahun 4:, rekam medis pertama kali dilaksanakan di rumah sakit *t. 'athelomeew di +ondon. Di $ndonesia, kegiatan pencatatan mulai dilakukan pada masa kemerdekaan, hanya saja masih belum dilakukan dengan baik, penataannya mengikuti sistem in/ormasi yang benar. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor % tahun "!%, kepada semua
petugas
kesehatan
diwajibkan
untuk
menyimpan
rahasia
kedokteran, termasuk berkas rekam medis. 1emudian pada tahun ": dengan keputusan
mentri
kesehatan
republik $ndonesia
nomor
%46#birhup#":,ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis kesehatan. Pada bab $ pasal 4 menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk (master plan) yang baik, maka setiap rumah sakit 8 a. Mempunyai dan merawat statistic yang terkini b. Membuat rekam medis yang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan 2. De'e(%&% Re"a# #e$%& Menurut Peraturan Mentri 1esehatan Republik $ndonesia Nomor
!"#MN1*#PR#$$$#%%& adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan,tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. *edangkan menurut Departemen 1esehatan keterangan
baik
yang
Republik $ndonesia, rekam tertulis#terekam
tentang
medis
identias
adalah pasien,
anamnesa,penetuan /isik, laboratorium diagnose segala pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik di rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Pengertian rekam medis
menurut
$F
(International
Federation Health Record Organization) adalah a health record contains 6
all information about a patient his illines and treathment and the end enteries in it are recorded in the order in !hich e"ent of care occurs (rekam medis berisi semua in/ormasi mengenai pasien, penyakit, pengobatan, dan rekaman yang didalam sesuai dengan urutan pelayanan #perawatan). Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas,
anamnesis,
diagnosis
pengobatan,
pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan meliputi penda/taran pasien yang dimulai daritempat penerimaan pasein kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa, mengolah dan menjamin kelengkapan berkas rekam medis dari unit rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat dan unit penunjang lainnya (
atson, ""). Rekam medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memilki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosis, jaminan pengobatan dan hasil akhir. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamneses penetuan /isik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan tindakan medic yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun medapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto,%%"). 3ujuan dari rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka uapaya meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit. 3anpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar. 3ertib administrasi merupakan salah satu /aktor dalam rangka menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
3. Ke)*(aa( Re"a# Me$%& Dalam peraturan mentri kesehatan
No. :6" a tahun "&"
menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 9 man/aat, yaitu 8 a. *ebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien b. *ebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum
7
c. 'ahan untuk kepentingan penelitian d. *ebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan e. *ebagai bahan untuk menyiapkan statistic kesehatan Menurut $nternational Federation
dapat dilihat dari le-el terendah sampai pada le-el yang lebih tinggi dan canggih. Menurut DP1* R$ (%%&8%) , bentuk pelayanan rekam medis meliputi8 a. Pelayanan rekam medis berbasis kertas
8
Rekam medis manual ( paper based document) adalah rekam medis yang
berisi
lembar
administrasi
dan
medis
yang
diolah
didata#assembling dan disimpan secara manual. b. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi Rekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya pada penda/taran (admission) data pasien masuk (transfer) dan pasien keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas pada sistem registrasi secara komputerisasi. *edangkan lembar administrasi dan medis masih diolah secara manual. c. Pelayanan manajement in/ormasi kesehatan terbatas Pelayanan rekam medis yang diolah menjadi in/ormasi
dan
pengolahannya secara komputerisasi yang berjalan pada satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen in/ormasi kesehatan. d. Pelayanan sistem in/ormasi terpadu ?omputeri;ed patient record (?PR) yang disusun dengan mengambil document
langsung
dari
sistem
image
dan
struktur
sistem
dokumenyang telah berubah. e. Pelayanan M$1 dengan rekam medis lektronik (>@N) *istem pendokumentasian telah berubah dari electronic Medical Record (MR) menjadi electronic patient record sampai dengan tingkat yang paling akhir dari pengembangan helath in/ormation sistem, yakni electronic helath record (<R) Rekam kesehatan elektronik. 5. S%&+e# Pe()e-/-aa( Re"a# Me$%& a. *istem Penamaan Rekam Medis *istem penamaan rekam medis
pada
dasrnya
adalah
untuk
memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehngaa mempermudah dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada psie yang datang berobat kerrumah sakit. Penulisan nama pasien pada rekam medis menurut buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumh sakit (""8) adalah sebagai berukut
9
) Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata, dengan demikian ada nenerapa kemungkinan dalam penulisan nama pasien yaitu 8 a) Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari suku kata b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami bila seorang perempuan bersuami c) Nama pasien sendiri dilengkpi dengan nama orang tua, biasanya ayah d) 'agi pasien yang mempunyai nama keluarga didahulukan baru diikuti nama sendiri. ) Nama ditulis dengan huru/ cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan 4) 'agi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny.atau Nn sesuai dengan statusnya. 6) Pencantuman title selalu diletakan sesuah nama lengkap pasien. 9) Perkataan tuan, bapak, saudara tidak dicantumkan. b. *istem penomoran rekam medis Rekam medis disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission number). Menurut buku petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis rumah sakit (""84) ada 4 macam sistem pemberian nomor pasien masuk 8 ) Pemberian nomor cara seri Dengan sistem ini pasien mendapat nomor setiap kali berkunjung kerumah sakit. 5ika pasien berkunjung 9 kali maka pasien mandapat 9 nomor berbeda. *emua nomor dicatat pada 1artu $ndeks 2tama Pasien (1$2P) pasien yang bersangkutan. Rekam medisnya disimpan diberbagai temapt sesuai nomr yang diperoleh. ) Pemberian nomor cara unit Dengan sistem ini memberikan satu unit rekam medis kepada setiap pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah pasien berobat sebagai pasien berobat jalan atau dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai setiap kali kunjungan berikutnya, sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan di bawah satu nomor. 10
4) Pemberian nomor cara seri unit *istem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit. *etiap pasien yang berkunjjung kerumah sakit diberikan satu nomor baru tetapi rekam medis nya yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. @pa bila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan ke nomor yang baru, ditempat yang lama diberi tandaa pertunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut
dipindahkan.
3anda
petunjuk
tersebut
diletakkan
menggantikan rekam medis yang lama. Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien masuk tersebut, pemberian nomor cara unit lah yang paling baik digunakan, karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu nomor setiap berkunjugn kerumah sakit, dan rekam medis nya baik rawat jalan maupun rawat inap terkumpul dalam satu map (/older) sehingga dengan cepat memberikan gambaran yang lengkap megeni riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit maupun sta/ medis lainnya. *elain itu juga menghilangkan kerepotan mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisahpisah seperti pada sistem seri, menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama untuk disimpan kenomor baru seperi dalam sistem seri unit. c. *istem penyimpanan rekam medis 1egiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan /isik da nisi dari rekam medis itu sendiri. @da cara penyimpanan rekam medis yaitu 8 ) *entralisasi *entralisai adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selam seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis. ) Desentralisai Desentralisai adalah penyimpanan rekam medis pada masing masing unit pelayanan. 3erkadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam 11
medis polikilinik disimpan pada polikilinik yang bersagkutan, sedangkan rekam medis pasien diarawat disimpan pada bagian rekam medis. *istem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah sistem
numeric
(berdasarkan
angka
#nomor)
ada
4
macam
penyimpanan dengan sistem numeric yaitu 8 ) *istem nomor langsung (straight numerical /iling system) Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Misalnya, 9%4, 9%6, 9%9, 9%!. 1ebaikan dari sistem ini adalah 8 a) *angat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak akti/. b) Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan penyimpanan. 1elemahannya adalah 8 a) 1esibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru. b) Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angkaangka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan. c) Pengawasan kerapian sukar dilakukan. ) *istem angka akhir (terminal digit /iling system) *istem ini menggunakan nomor dengan !
angka,
yang
dikelompokkan menjadi 4, masingmasing terdiri dari angka. @ngka pertama adalah kelompok angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok angka yang terletak paling kiri. ?ontoh 8 angka ketiga (tertiary digits)
9% angka kedua (secondary digits)
4 angka pertama (primary digits) 12
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada %% kelompok angka pertama yaitu %% sampai dengan "". pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka
ketiga,
sehingga dalam
setiap kelompok
penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. ?ontoh 8 9%4 49%4 69%4 99%6 !9%9 1ebaikan sistem angka akhir ini adalah 8 a) Pertambahan rekam medis merata ke %% kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. b) Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata. c) Rekam medis yang tidak akti/ dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut. d) 5umlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan perencanaan rak. e) 1ekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak. *edangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan. 4) *istem angka tengah (middle digit) Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angkaangka. @ngka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. 13
?ontoh 8
@ngka kedua
4 angka pertama
9% angka
ketiga
1ebaikan sistem angka tengah adalah 8 a) Memudahkan pengambilan %% buah rekam medis yang nomornya berurutan. b) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. c) Penyebaran nomornomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. d) Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah. e) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas. /) 3erjadi rak lowong pada beberapa section bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan inakti/ (DP1*, "" 8 "). d. 3ata ?ara Pengambilan Rekam Medis Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. @dapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut8
) Pengeluaran rekam medis 1etentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah8 a) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa tanda keluar#kartu permintaan.
14
b) @pabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. *eharusnya setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. c) Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. d) Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. ) Petunjuk 1eluar (0utguide) Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali. 4) 1ode warna untuk map (sampul) rekam medis 1ode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada s ampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Aarisgaris warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder , menciptakan bermacammacam posisi warna yang berbedabeda untuk tiap section penyimpanan rekam medis.
3erputusnya
kombinasi
warna
dalam
satu
seksi
penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. ?ara yang digunakan adalah % macam warna untuk am angka pertama dari nol sampai *embilan (dep.1es,""8:). e. Pengangkutan Rekam Medis @da berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. @da yang dilakukan dengan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian
rekam medis
harus membuat jadwal
pengiriman dan
pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di rumah sakit. 15
Frekuensi pengiriman dan pengembalian ini ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Rekam medis yang dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian rekam medis. 'eberapa rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian (Dep.1es, "" 84%). /. Perencanaan terhadap Rekam Medis yang 3idak @kti/ *ebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. *atu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak akti/ (in acti-e records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis akti/ atau tidak akti/ adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. *uatu rumah sakit menentukan 9 tahun adalah batas umur untuk rekam medis akti/, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur tahun sudah dinyatakan tidak akti/, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan. Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak akti/ apabila selama 9 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. @pabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi akti/, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang akti/ seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak akti/, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarutlarut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak akti/ dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat micro/ilm. 5ika digunakan micro/ilm, rekam medis akti/ dan tidak akti/ dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.1es, "" 84%). Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan *urat 1eputusan Nomor 8 BM.%%.%4.4.4!&4 tanggal !
16
@gustus "" tentang jadwal retensi#lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada *urat daran Dirjen Ban.Med Nomor <1.%%.%9.%%.!% tahun ""9 tentang petunjuk teknis pengadaan /ormulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. 'erikut ini adalah jadwal retensi#lamanya penyimpanan rekam medis.
0. R*a() ,e()e-/-aa( e"a# #e$%&
+okasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang pelayanan administrasi. @lat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap /aktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produkti-itas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.
. Pe+*)a& e"a# #e$%&
Petugas rekam medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rekam medis sebuah rumah sakit. Petugas rekam medis mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah rekam medis. Petugas rekam medis diharapkan benarbenar mengetahui seluk beluk dari rekam medis secara luas dan mendalam. Menurut 1eputusan Menteri 1esehatan Republik $ndonesia (%%: 8:), seorang pegawai rekam medis harus memiliki kuali/ikasi pendidikan sebagai berikut 8 a. Diploma 4 (D4) Rekam Medis dan $n/ormasi 1esehatan yang ditempuh selama ! (enam) semester, dengan gelar @hli Madya.
17
b. Diploma 6 (D6) Manajemen $n/ormasi 1esehatan yang ditempuh selama & (delapan) semester, dengan gelar *arjana *ains 3erapan M$1. c. *trata (*) Manajemen $n/ormasi 1esehatan yang di tempuh selama & (delapan) semester, dengan gelar *arjana Manajemen $n/ormasi 1esehatan d. *trata (*) Manajemen $n/ormasi 1esehatan yang ditempuh selama 6 (empat) semester, dengan gelar Megister Manajemen $n/ormasi 1esehatan.
18
BAB II PROFIL LOKASI MAGANG
A. GAMBARAN UMUM 1. Sejaa! *ebelum menjadi Rumah *akit 2mum Daerah Dr. Moewardi seperti
sekarang ini, terjadi 4 (tiga) tahap pembentukan dalam prosesnya, yaitu 8 b. 5aman penjajahan 'elanda sampai 3ahun "6 Pada waktu itu di 1ota *urakarta terdapat 4 (tiga) buah rumah sakit partikelir atau swasta 8 ) Cieken Corg, berkedudukan di Mangkubumen dengan nama $nslandsch Ciekenhuis der 7erreniginging Cieken Corg dengan besluit tertanggal 0ktober "6 atas nama 8 1arl +odewijk Nouman 5acobus Aeroundus (R.7.0.9!" dan 9:%) ) Cending Ciekenhius berkedudukan di 5ebres milik Cending atau yayasan 1risten yang sampai sekarang terkenal dengan nama Bayasan 1esehatan 1risten untuk 2mum (B@112M) 4) Panti Rogo, adalah rumah sakit milik pemerintah 1asunanan 1raton *urakarta. Pada waktu permulaan berdirinya rumah sakit tersebut hanya digunakan untuk perawatan bagi kerabat serta adi dalem 1eraton *urakarta. @kan tetapi akhirnya dipergunakan juga untuk pelayanan serta perawatan bagi masyarakat umum. c. 5aman pendudukan 5epang >aktu itu Rumah *akit Cieken Corg juga dipakai sebagai rumah sakit $nttemeringakemp tetapi pindah ke 5ebres menempati Cending Ciekenhius yang kemudian bernama bernama Rumah *akit Dr. Moewardi. *edangkan Cending Ciekenhius harus pindah ke belakang dimana didirikan Rehabilitasi ?entrum (R?) Pro/. Dr. *oeharso. d. 5aman 1emerdekaan ) 3ahun "69"6& rumah sakit atau Cieken Corg digunakan sebagai rumah sakit tentaraE sampai dengan tanggal " Desember "6&. ) Dengan *urat keputusan 1omandan 1esehatan 3entara 5awa tanggal ! No-ember "6& No 8
6!# *ie# M'1D# 6&
membubarkan dan meniadakan Rumah *akit 3entara *urakarta mulai tanggal " Desember "6&. Dalam surat pemerintah tersebut
19
memerintahkan 1epala Rumah *akit 3entara *urakarta untuk menyerahkan rumah sakit kepada Palang Merah $ndonesia Daerah *urakarta. 4) Pada masa peralihan tersebut tidak dapat bertahan lama, Palang Merah $ndonesia Daerah *urakarta menyerahkan kembali rumah sakit tersebut kepada Perhimpunan 'ale1u *urakarta pada tanggal Februari "6", ini merupakan lanjutan dan partikelir $nslandsch Ciekenhuis der 7erreniginging Cieken Corg dengan direkturnya Dr. R. *oemarmo. Disamping Rumah *akit 'ale 1u*urakarta di *urakarta massih terdapat rumah sakit Partikelir. 2. Pe())a(+%a( Na#a *ering terjadi perbedaan pendapat di kalangan masyarakat mengenai nama Rumah *akit Pusat dan Rumah *akit *urakarta maka $nspektur 1epala 5awatan 1esehatan Pro-insi 5awa 3engah mengusulkan pada Aubernur 5awa 3engah untuk mengganti nama rumah sakit di *urakarta antara lain8 a. R* PusatE menjadi Rumah *akit Mangkubumen b. R* *urakartaE menjadi R*2 5ebres Penggantian nama ini dikukuhkan dengan *urat 1eputusan Menteri 1esehatan R$ tanggal " 5uli "96 No.66:9#R*. Dan pada akhirnya Aubernur 5awa 3engah melalui *1 No. 669#"!&6 tanggal 6 0ktober "&& menetapkan nama Rumah *akit 2mum Daerah Dr. Moewardi >ilayah *urakarta oleh Pemerintah Pro-insi Dati 5awa 3engah ditetapkan sebagai wilayah pengembangan 5awa 3engah sehingga Rumah *akit 2mum Daerah Dr. Moewardi yang merupakan satusatunya rumah sakit pemerintah terbesar di wilayah tersebut harus menyesuaikan dan mampu menjadi pusat rujukan wilayah *urakarta dan sekitarnya. @tas pertimbangan tersebut, pada lokasi 5ebres kemudian dibangun bangunan /isik baru yang memenuhi standar rumah sakit sekaligus rumah sakit pendidikan. 'aru pada tanggal & Februari "": R*2D Dr. Moewardi 5ebres diresmikan penggunaannya oleh presiden *oeharto dan sejak itulah seluruh kegiatan rumah sakit Dr. Moewardi menjadi satu lokasi. 3. Fa-&a'a!
20
Rumah *akit 2mum Daerah Dr. Moewardi
adalah rumah sakit yang
memberikan pelayanan kesehatan dengan mutu yang setinggitingginya dan melaksanakan /ungsi pendidikan kesehatan di rumah sakit dengan sebaikbaiknya yang diabdikan bagi kepentingan peningkatan derajat kesehatan masyarakat. 4. P/'%- U#*# Rumah *akit 2mum Daerah Dr. Moewardi adalah rumah sakit milik Pemerintah Daerah Pro-insi 5awa 3engah yang terletak di 1otamadya *urakarta dan merupakan rumah sakit tipe @. R*2D Dr. Moewardi berlokasi di 5l.1olonel *oetarto No.4 *urakarta dengan luas bangunan 9!.96 m . 'erbagai pelayanan yang maksimal diberikan di R*2D Dr. Moewardi. B. ISI *esuai dengan Rencana *trategis (Renstra) %%&%4 R*2D Dr. Moewardi
dan
program
akreditasi internasional
(5?$@),
R*2D Dr. Moewardi
mempunyai -isi yang mengandung makna citacita yang harus diwujudkan oleh seluruh ci-itas hospitalia rumah sakit dalam rangka untuk memenuhi tuntutan masyarakat dan pasar industri perumahsakitan dalam pelayanan kesehatan. 7isi R*2D Dr. Moewardi adalah Rumah *akit 3erkemuka 'erkelas DuniaE.
C. MISI . Menyediakan pelayanan kesehatan
berbasis pada keunggulan *umber
Daya Manusia, kecanggihan dan kecukupan alat serta pro/esionalisme manajemen pelayanan . Menyediakan wahana pendidikan dan penelitian kesehatan yang unggul berbasis pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan yang bersinergi dengan mutu layanan D. JENIS PELAANAN
Di R*2D Dr. Moewardi jenis pelayanan dibagi sebagai berikut8 .
Poliklinik 21
Poliklinik merupakan tempat pelayanan, pengobatan, dan pemeriksaan pasien rawat jalan. *aat ini R*2D Dr. Moewardi menyediakan berbagai poliklinik dengan pelayanan sub spesialis. .
Ponek Merupakan ruang pelayanan tindakan kebidanan untuk kasus obstetric dan gynekologi serta bayi baru lahir. Ponek terdiri dari lantai dan yang diperuntukkan untuk semua kelas 7$P, ,, dan 4 dengan kapasitas tempat tidur 9 33, karena banyak nya jumlah pasien ruang ponek dapat menampuang ! 33 dengan ratarata pelayanan 4 jam sampai 4 hari baik yang bersi/at emergency dan non emergency.
4.
$nstalasi Rawat $nap Pasien $nstalasi Rawat $nap Pasien adalah ruangruang yang digunakan untuk tempat tidur pasien yang sedang mengalami perawatan selama di rumah sakit. $nstalasi Rawat $nap Pasien dibagi dalam beberapa bagian yaitu $nstalasi Rawat $nap @nggrek, Melati,Mawar dan ?endana dengan berbagai /asilitas. 2ntuk jumlah bed (tempat tidur) yang tersedia saat ini sebanyak ::6 33 (tempat tidur).
6.
$nstalasi ?endana Merupakan instalasi untuk pelayanan umum dan kerjasama, instalasi cendana memilki pelayanan 6 jam dengan jenis pelayanan dan kemampuan medis semua jenis penyakit. Pelayanan $nstalasi ?endana terdiri dari poliklinik, pelayanan rawat inap (77$P, 7$P@,7$P',
9.
$nstalasi Perawatan $ntensi/ $nstalasi Perawatan $ntensi/ R*2D Dr. Moewardi terdiri dari $?2, P$?2#N$?2, dan
yang
digunakan
untuk
merawat
pasienpasien
yang
memerlukan perawatan intensi/ dan tidak dapat dicampur dengan pasien lain karena akan membahayakan keadaan pasien tersebut. Ruangan ini selalu dijaga dalam keadaan steril dengan memperhatikan suhu dan kelembaban ruangan, serta kebersihannya.
22
!.
$AD ($nstalasi Aawat Darurat) $nstalasi Aawat Darurat merupakan bagian dari R*2D Dr. Moewardi yang siap memberikan pelayanan medis selama 6 jam, dari berbagai macam penyakit kegawat daruratan, secara cepat, tepat disukung dengan *DM yang pro/essional, /asilitas yang memadai# lengkap dan peralatan yang canggih. $nstalasi Aawat Darurat memiliki lokasi yang strategis, dapat dijangkau dari berbagai arah dan memilki jalur khusus masuk pasien sehingga dapat mempercepat pelayanan pasien yang mengalami keadaan gawat darurat. $nstalasi Aawat Darurat memilki pelayanan dan /asilitas yang lengkap, selain tersedia ambulans khusus dengan telepon yang bisa dihubungi yaitu &.
:.
$'* ($nstalasi 'edah *entral) Pelayanan $nstalasi 'edah *entral ($'*) terdiri dari 'edah 1ebidanan dan Penyakit Dalam, *ara/, 3hora Dan 1ardio-asikuler, 2rologi, @nak, 3<3, Mata, 0nkologi, 0rthopedic, Digesti-e, Plastic Dan Radiokonstruksi Aigi Dan Mulut, +aparascopy, 'roncoscopy. Pelayanan di $'* didukung oleh !" orang dokter spesialis, % orang dokter anastesi, dan !% orang perawat.
Fasilitas yang terdapat di $'* terdiri dari a. kamar opersai lengkap dengan peralatannya b. Ruang sadar dengan kapasitas tempat tidur yang dilengkapi dengan close circuit tele"ision. c. Peralatan bedah (ndo 2rologi, ndo +aparascopy, Fluroscope, +iposuction, @rthroscopy, dan Phaeco). &.
$nstalasi Pelayanan Ainjal (
23
$nstalasi Pelayanan Ainjal memiliki /asilitas 4& mesin hemodialisa dengan 4 -endor (Fresenius, ' 'raun, Nipro). 4& tempat tidur, close circuit tele"isison dan earphone dan ruang diskusi baik untuk dokter maupun perawat. ".
Ruang Rehabilitasi Medik Pelayanan Rehabilitasi Medis merupakan pelayanan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas hidup. 1egiatan yang dilakukan
pada
$nstalasi
Rehabilitasi
Medik
adalah
melakukan
pemerikasaan dan assesmen, memberikan program untuk tindakan sub unit rehabilitasi medis, dan melakukan terapi medika mentosa. %.
$nstalasi Radiologi $nstalasi Radiologi terdiri dari pelayanan 8 a. Radiodiagnostik tanpa kontras b. Radiodiagnostik dengan kontras c. ?3 *can d. MR$ ( #rain $bdomen %pine Head and &eck ) e. 2*A
.
$nstalasi Radioterapi $nstalasi Radioterapi di R*2D Dr. Moewardi terdiri dari pelayanan Poliklinik, tindakan Radioterapi ksterna dengan Pesawat 3eleterapi ?obalt !%, tindakan *imulator Radioterapi, dan Dosimetri (kalkulasi Dosis) dengan computer 3P*.
.
$nstalasi +aboratorium Patologi 1linik 1egiatan $nstalasi +aboratorium Patologi 1linik 8 a. Pemeriksaan laboratorium rutin. b. Pemeriksaan laboratorium khusus. c. 3indakan konsultasi #one Marro! 'uncture. d. +aboratorium rujukan /lu burung (P?R) e. +aboratorium (Flowcytometer).
4.
$nstalasi Mikrobiologi 1linis
24
$nstalasi
Mikrobiologi
1linis
adalah
instalasi
yang
melakukan
pemeriksaan Mikroskopis, 1ultur Dan *ensiti-itas 3erhadap @ntibiotik, enepert M*#+ RIF untuk mendeteksi Multi drug M,cobacterium *uberculosis (MDR3') dan 1epekaannya terhadap rifampicin dengan menggunakan %,stem enepert M*#+RIF %ero Imunologi+ Rapid test # 'iologi Molekuler untuk berbagai penyakit in/eksi, dan pemeriksaan Mikrobiologi untuk Pengendalian $n/eksi Nosokomial. 6.
$nstalasi Parasitologi dan Mikologi 1linik @dalah instalasi yang memberikan pelayanan
9.
$nstalasi Ai;i $nstalasi Ai;i R*2D Dr. Moewardi adalah instalasi yang melayani asuhan gi;i klinik dan penyelenggaraan makanan rumah sakit mulai dari perencanaan, penyimpanan, persiapan, dan pengolahan bahan makanan hingga pendistribusian makanan
kepada pasien guna mendukung
tercapainya status kesehatan yang optimal melalui pemberian diet yang tepat. Proses pemberian makanan R*2D Dr. Moewardi sudah berserti/ikat $*0 %%%=%%9 ( food safet, management s,stem) dimana Hazard $nal,sis of -ritical -ontrol 'oints (<@??P) menjadi program yang dilaksanakan dengan konsisten dan teratur serta diaudit oleh uardian International -ertification (A$?). $nstalasi Ai;i menyediakan pelayanan untuk penyelenggaraan makanan dengan diet yang beraneka ragam, asuhan gi;i rawat inap, dan asuhan gi;i rawat jalan (khusus untuk poliklinik regular dan cendana) selain itu instalasi gi;i R*2D Dr. Moewardi juga memilki layanan unggulan yaitu ca/H sehat yang melayani makanan bagi pasien penunggu atau karyawan serta pemesanan diet bagi pasien pasca mondok. !.
$nstalasi Farmasi $nstalasi /armasi terdiri dari 8 a. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
25
b. Farmasi 1linik :.
$nstalasi 1edokteran Forensik dan Medikolegal ($1FM+) $1FM+ merupakan $nstalasi yang dapat melakukan pengecekan identitas pasien, peternitas, keracunan, perkosaan, kekerasan dalam rumah tangga, kecelakaan lalu lintas dan lainlain pada pasien yang masih hidup. Penentuan
identitas
(klinik#/orensic#bencana
massal)
pengawetan,
keracunan, pemeriksaan tempat kejadian perkara, penentuan penyebab meninggal di Rumah, Rukti dan penguburan klien terlantar, rukti klien klinis atau /orensik, otopsi klinik, otopsi /orensic, penitipan jena;ah dan pembongkaran makam. *elain itu $1FM+ juga melakukan pembuatan -isum et repetrum, pembuatan surat keterangan medic, dokumentasi, ruang duka, transportasi ambulance, konsultasi medikolegal, laboratorium penunjang, dan packaging serta pengiriman jena;ah. &.
$nstalasi Rekam Medis $nstalasi Rekam Medis adalah instalasi yang menangani catatan medis pasien di Rumah *akit. $nstalasi rekam medis terdiri dari pelayanan rekam medis rawat jalan, rekam medis $AD dan rawat inap, pengelolaan dokumen rekam medis, serta administrasi pelaporan dan pendidikan penelitian.
".
$nstalasi Pengelola Data lektronik ($PD) $nstalasi Pengelola Data lektronik adalah instalasi yang menglola dan mengembangkan *istem $n/ormasi Mangement Rumah *akit (*$M R*), pemeliharaan, perbaikan eb R*.
%.
$nstalasi Pengelolaan @set $nstalasi Pengelolaan @set adalah instalasi yang melakukan penataan barang miliki Negara#daerah yang berdasarkan permendagri No.: tahun %%: yang diperjelas dengan pergub no. &:9.# %94: tanggal 5anuari
26
%%,
yakni
merencanakan,
mengkoordinasikan,
mengawasi
dan
melaporkan tentang 8 a. 3ertib administrasi penerimaan dan penggunaan aset tetap b. $n-entarisasi aset tetap c. Distribusi#mobilisasi aset tetap d. 1eamanan aset tetap. .
$nstalasi Pencuci
.
$nstalasi *anitasi 5enis kegiatan pelayanan instalasi sanitasi 8 a. Penyehatan ruang dan bangunan b. Penyehatan dan minuman c. Desin/eksi ruangan d. Pengawasan kualitas biologi alat medis dan linen bersih e. Pengendalian serangga dan binatang pengganggu /. Pengelolaan limbah padat medis dan non medis g. Pengelolaan limbah cair h. Pengelolaan air bersih
4.
i.
Pengelolaan kualitas udara lingkungan rumah sakit
j.
Pengelolaan limbah bahan berbahaya dan beracun (+'4) umum
$nstalasi Pemeliharaan Fasilitas Non Medik ($PFNM) $nstalasi pemeliharaan non medic adalah seluruh peralatan yang digunakan untuk pelayanan medik, prasarana, dan /asilitas non medik.
6.
$nstalasi Pemeliharaan Fasilitas Medik ($PFM) @dalah instalasi yang bertugas untuk 8 a. Melangsungkan
kegiatan
inspeksi#pemantauan
pengoperasian,
pemeliharaan, perbaikan, dan kalibrasi alat kesehatan di Rumah sakit
27
b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan pemeliharaan /asilitas medic secara pro/essional berdasarkan prosedur yang ditetapkan. c. Melaksanakan komunikasi, in/ormasi, dan edukasi, pengoperasian dan dasar pemeliharaan ke user. d. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan e-aluasi untuk meningkatkan mutu pemeliharaan, material bantu dan suku cadang sesuai prosedur yang berlaku. e. Melakukan
pengelolahan
pengadaan
dan
pemasangan
bahan
pemeliharaan, material bantu dan suku cadang sesuai prosedur yang berlaku /. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang /asilitas medik. g. Mengadakan penelitian dan pengembangan dibidang /asilitas medik. E. STRUKTUR ORGANISASI RSUD D. MOEWARDI (3erlampir )
F. DATA KEPEGAWAIAN 3abel . Data 1epegawaian R*2D Dr. Moewardi berdasarkan tingkat pendidikan per 5uni %! PN* 1epegawaian berdasar pendidikan
28
D4 Perawat %9 'idan D$7 1ebidanan 6 D$$$ 1ebidanan 4% 3enaga medis lainnya 1e/armasian ! 1esehatan masyarakat " 3enaga gi;i ! 1eterampilan /isik 9 1etrampilan medis " 3enaga non kesehatan menurut tingkat pendidikan *arjana " *arjana muda *ekolah menengah tingkat atas 96 *+3P dan *D ke bawah 6 3otal "%! 'erdasarkan tabel data kepegawaian R*2D
%
:"
6&6
% %
% 9!
6 &!
% % % %
94 4 9 6 9!
6 " 69
% % % %
: !6 44 69 4:! % 6 &" :": Dr. Moewardi bulan
5uni tahun %! diatas dapat diketahui jumlah pegawai /ull time PN* sebanyak "%! orang dan tenaga honor sebanyak &", jadi total pegawai R*2D Dr. Moewardi adalah :": pegawai. 3idak pegawai part time yang bekerja di R*2D Dr. Moewardi.
29
BAB III HASIL PENGAMATAN A. KEGIATAN MAGANG 3abel 4. Flo!chart 1egiatan Magang @pril 5uni 1egiatan $$ 7 $ $$ $$ $ magang $ $ $ 7 Perijinan dan
7
$
$$
5uli $$ $ $
7
@gust $ $$
7
proposal magang Pelaksanaan +aporan Magang dilaksanakan selama tiga puluh hari kerja yaitu pada tanggal % 5uni %! I % 5uli %! di R*2D Dr. Moewardi. 5am kerja rumah sakir R*2D Dr. Moewardi 8 *enin 1amis 8 %:.%%6.%% >$' 5umat 8 %:.%%.%% >$' *abtu 8 %:.%%.4% >$' Mahasiswa melakukan berbagai kegiatan yang terbagi dalam beberapa bagian di $nstalasi Rekam Medis, dan *ub 'agian Monitoring -aluasi. @dapun jadwal Rolling bagian yang telah dilaksanakan selama magang adalah sebagai berikut. 3abel 4.. Rolling 'agian 1egiatan Magang 5uni 'agian $$$ $7 $nstalasi Rekam Medis *ub 'agian Monitoring -aluasi
7
$
5uli $$
$$$
(pelaporan)
@dapun kegiatan yang dilakukan mahasiswa di masingmasing bagian tersebut antara lain8 1. I(&+a-a&% Re"a# Me$%& a. 1oding rawat jalan ) Melakukan -oding penyakit sesuai $?D J dan $?D " ) Mengentry hasil -oding pada *istem $n/ormasi Manajement Rumah *akit (*$M R*)
30
4) Men ggrouper data yang sudah dientry. b.1oding rawat inap ) Mempelajari proses peng-odingan penyakit pasien rawat inap sesuai $?D J dan $?D ". ) Mengentry data registrasi
pasien
pada
*istem
$n/ormasi
Manajemen Rumah *akit (*$M R*) 4) Pengecekan data surat eligibilitas pasien R* Moewardi. 6) Mengkategorikan data 'P5* surat elegibilitas pasien rumah sakit c. @uditing ) Memeriksa kelengkapan data pasien dilihat dari nomor Rekam Medis yang dicocokkan antara nomor pada dokumen dengan yang tersimpan pada database komputer. ) Mengecek kelengkapan data pasien, mulai dari tindakan medis, tidakan non medis sesuai penanganan yang diterima pasien. 4) Mengecek kelengkapan penanggung jawab tindakan medis 6) Memberi tanda bagi pasien yang meninggal pada dokumen. 9) Mengembalikan dokumen ke doketer#bangsal yang bertanggung jawab apabila data tidak lengkap. !) Mengembalikan dokumen ke bagian /illing utuk disimpan.
d. Filling ) 0ut get a. 0ut get rawat jalan # rawat inap () Mencari dokumen pasien sesuai nomor Rekam Medis yang tertulis pada tracer dari bagian penda/taran. () Mengeluarkan dokumen dari penyimapanan sesuai nomor Rekam Medis, untuk dikirm kebagian yang yang tertulis pada tracer (4) Memberi tanda
(tracer)
pada
bagian
penyimpanan
dokumen yang sedang di pinjam. (6) Mengentry nomor Rekam Medis pada /ile outget di *istem $n/ormasi Manajemen Rumah *akit (*$M R*) (9) Mengirim dokumen $nstalasi Rekam Medis ke distributor untuk di antarkan poli#bangsal. b. 0ut get dokumen penelitian dan pasien one da, care 0D?
31
() Mencari dokumen pasien sesuai nomor $nstalasi Rekam Medis yang tertulis pada *racer dari bagian penda/taran. () Mengeluarkan dokumen dari penyimapanan sesuai nomor $nstalasi Rekam Medis, untuk dikirm kebagian yang tertulis pada *racer (4) Memberi tanda
(*racer)
pada
bagian
penyimpanan
dokumen yang sedang di pinjam. (6) Menuliskan data pada buku catatan keluar. ) 3racking a) Mendata nomor $nstalasi Rekam Medis dokumen yang sudah dikembalikan. b) Mengembalikan dokumen ke tempat penyimpanan sebelumnya sesuai *racer. 4) Pelaporan a) Mempelajari jenisjenis laporan dari bagian $nstalasi Rekam Medis (laporan terlampir) b) Mempelajari cara mengupload R+R+9. 6) @suransi a) Mempelajari system penggunaan asuransi di R*2D Dr. Moewardi b) Mempelajari kendalakendala penggunaan asuransi c) Mempelajari kelengkapan persyaratan penggunaan asuransi 2. S* Ba)%a( M/(%+/%() $a( Ea-*a&% a. Pelaporan ) Mere-isi laporan internal bulan sebelumnya. ) Melakukan -alidasi data kematian 4 bulan terakhir (@pril,Mei dan
5uni) tahun %!. b. $nstalasi PD Mempelajari cara kerja *istem $n/ormasi Manajemen Rumah *akit (*$M R*) yang digunakan di R*2D Dr. Moewardi. B. HASIL OBSERASI 1. INPUT $nput adalah segala sumber daya yang digunakan dalam kegiatan
manajemen data yang selanjutnya akan menjadi bahan untuk diproses. $nput bisa dilihat dari Man Mone, Material Method $nd Machine (M). a. Ma(
32
*umber daya manusia yang dimiliki R*2D Dr. Moewardi yang berkaitan dengan pengolahan data mulai dari sumber data tenaga yang berhubungan dengan pelayanan meliputi dokter perawat, tenaga gi;i, tenaga pelayanan medis dan lainlain sebagai sumber data dan petugas instalasi rekam medis sebagai perekap, pengolah, penganalisis dan penyimpan data rekam medis pasien. *umber daya manusia di unit kerja $nstalasi Rekam Medis R*2D Dr. Moewardi sebanyak ± 4%
orang dengan kategori pendidikan
secara umum adalah sarjana muda rekam medis. Petugas instalasi rekam medis sudah terampil, pro/esional, terlatih, berkualitas dan berkompetensi karena di R*2D Dr. Moewardi dirancang program program yang menunjang peningkatan keterampilan dan kemampuan (pro/esionalitas). $' sedangkan untuk
33
pelayanan $AD dilakukan selama 6 jam penuh. Metode dalam rumah sakit ini sudah sesuai dengan standar rumah sakit, sehingga dapat disimpulkan tidak terdapat permasalahan dalam bagian tersebut. e. Me&%(6Saa(a R*2D Dr. Moewardi menggunakan sistem in/ormasi yang terdapat dalam seluruh jajaran $nstalasi rekam medis rumah sakit. *istem in/ormasi menyediakan in/ormasi yang dibutuhkan oleh manajemen rumah sakit, terdiri dari alur proses pasien masuk hingga keluar ataupun pasien lama yang masuk kembali. *eluruh data yang masuk tersimpan secara rahasia dalam sistem in/ormasi R*2D Dr. Moewardi tersebut. 2. PROSES a. S%&+e# %('/#a&% Re"a# Me$%& RSUD D. M/e8a$% *istem in/ormasi Rekam Medis terdiri dari penerimaan pasien
(3PPR5, 3PPR$, 3PPAD), pengelolaan data (-oding tracking assembling dan auditing), pelaporan (internal dan eksternal), dan penyimpanan dokumen Rekam Medis ( filling ) . *istem in/ormasi Rekam Medis di R*2D Dr. Moewardi menggunakan sistem penomoran /nit &umbering %,stem dimana setiap pasien mendapatkan satu nomor untuk berobat dan digunakan setiap kali berkunjung. *istem in/ormasi Rekam Medis R*2D Dr. Moewardi sudah menggunakan sistem komputerisasi, sistem in/ormasi Rekam Medis dimulai dari bagian penda/taran, pada bagian ini pasien akan mendapatkan nomor Rekam Medis yang digunakan untuk menyimpan dokumen pasien baik dalam sistem maupun secara manual. 'agian Rekam Medis selanjutnya adalah ?oding, di R*2D Dr. Moewardi ?oding terbagi yaitu ?oding rawat jalan dan ?oding rawat inap.
data selanjutnya adalah $uditing , pada bagian @uditing dilihat kelengkapan isi dokumen, jika pengisin dokumen tidak lengkap maka dokumen harus dikembalikan pada Poli# Dokter yang bertanggung jawab. *elain itu, pada bagian $uditing juga bertugas untuk menandai pasien yang meninggal. *erta menandai bagian dokumen yang tidak lengkap. *etalah bagian $uditing dokumen yang sudah lengkap dikembalikan lagi pada bagian Filling untuk disimpan kembali pada tempat penyimpanan dokumen. b. S+a+%&+%" Re"a# Me$%& RSUD D. M/e8a$%. *tatistik rumah sakit adalah statistik kesehatan yang bersumber pada rekam medis sebagai in/ormasi kesehatan yang digunakan untuk memperoleh kepastian bagi praktisi kesehatan, manajemen kesehatan dan tenaga medis dalam pengambilan keputusan.
$n/ormasi yang
dihasilkan berdasarkan statistik tersebut di antaranya peman/aatan tempat tidur dalam periode ('0R), ratarata pemakaian tempat tidur dalam periode tertentu ('30), ratarata lama perawatan (@7+0*), dan lamanya tempat tidur tidak diisi (30$) di suatu Rumah *akit dan jumlah pasien rawat inap selama tahun di suatu Rumah *akit. 5umlah keseluruhan tempat tidur di R*2D Dr Moewardi yaitu ::6 'ed yang digunakan dalam proses penghitungan statistik Rekam Medis. Rekapitulasi harian dikirim ke unit perawatan untuk melihat indikator mutu pelayanan ('0R, +0*, '30, dan 30$) di masing masing
unit
perawatan.
$n/ormasi
tersebut
digunakan
untuk
menentukan berapa lama pasien tinggal di rumah sakit, menentukan ratarata hari rawat inap pasien, menentukan inter-al penggunaan tempat tidur serta /rekuensi penggunaan tempat tidur. Rekapitulasi tersebut kemudian
digunakan
sebagai
bahan
laporan
bulanan
peningkatan mutu pelayanan R*2D Dr. Moewardi. 7. Pe()/-a!a( $a+a Pengolahan data di R*2D Dr. Moewardi sudah menggunakan computer. Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama Pengolahan Data lektronik (PD) atau lectronic Data Processing (DP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari 35
suatu kenyataan. Data dapat berupa angkaangka, huru/huru/ atau simbolsimbol khusus atau gabungan beberaa dokumen. Data mentah masih belum bisa sepenuhnya digunakan sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data (0ata processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu in/ormasi. $n/ormasi
(information)
adalah
hasil
dari
kegiatan
pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari s uatu kejadian. Pengolahan Data lektronik (PD) atau Electronic 0ata 'rocessing (DP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu in/ormasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer. *$M R* di R*2D Dr. Moewardi menggunakan aplikasi yang bekerja sama dengan pihak ketiga yaitu dari perusahaan *o/tware 1rakatau %,stem *echnologi. +aporan yang dihasilkan dari aplikasi yang digunakan dapat memenuhi permintaan laporan dari Dinkes, 1emenkes, maupun ><0. Aambaran kegiatan $nstalasi PD di R*2D Dr. Moewardi8 a.
Menyiapkan program#sarana yang berhubungan dengan *$M R*
b. c. d. e. /.
yang dibutuhkan rumah sakit Mengontrol jaringan rumah sakit Mengontrol peralatan komputer rumah sakit Menghandle sistem in/ormasi rumah sakit Melakukan update in/ormasi *$M R* secara berkala Melakukan update blog rumah sakit
3. OUTPUT Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi dilakukan secara $nternal dan
ksternal. Pelaporan internal ditujukan kepada Direksi Rumah *akit dan seluruh pimpinan unit kerja. *edangkan pelaporan eksternal ditujukan kepada Pemerintah Pro-insi 5awa 3engah yaitu Aubernur dan Pejabat yang terkait, Dinas 1esehatan 1ota Pro-insi 5awa 3engah, dan Dinas 1esehatan 1ota *urakarta (khusus untuk pelaporan kematian, kelahiran dan 1+'). Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, truwulan, maupun
36
tahunan. Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan serta promosi kesehatan. Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi saat ini lebih mudah karena tidak menggunakan secara manual saja, namun sudah dibantu
dengan adanya
sistem in/ormasi
yang
dilakukan
secara
komputerisasi. 1elebihan adanya sistem in/ormasi adalah lebih cepatnya pengolahan data yang ada, perekapan data tidak perlu dilakukan sejak awal# diulang namun bisa langsung dilihat dari data harian yang masuk dalam kurun waktu satu bulan. 'erikut adalah gambaran kegiatan *ub 'agian Monitoring dan -aluasi8 ) ) 4) 6)
Membuat laporan rutin bulanan Membuat laporan tahunan, trimester, dan tahunan Melakukan -alidasi data statistik rumah sakit Melakukan kontrol terhadap PD
37
BAB I PEMBAHASAN
2ntuk menghasilkan output yang baik, suatu sistem membutuhkan input dan proses yang mendukung atau pengolahan data yang baik. Pengelolaan data yang baik akan menghasilkan in/ormasi yang berkualitas dan mendukung dalam pengambilan keputusan. 'erikut analisis input, proses, output pengolahan data yang berhubungan dengan sistem in/ormasi di R*2D Dr. Moewardi. A. INPUT Di R*2D Dr. Moewardi, dalam manajemen bagian input hanya
bermasalah pada Mesin#*arana. Dalam penginputan data R*2D Dr. Moewardi menggunakan *istem $n/ormasi Rumah *akit yang sudah memadai, namun masih terdapat kendala yaitu koneksi jaringan online yang terkadang error.
halhal
yang
berkaitan
dengan
pengelolaan data rekam medis yaitu 1oding, @uditing, Filling, Pelaporan, @suransi dan bagian Monitoring -aluasi. 'erdasarkan pengamatan dan pelaksanaan magang yang telah dilakukan di R*2D Dr. Moewardi, masingmasing bagian mempunyai beberapa permasalahan. a. 1oding
38
'agian koding dibagi menjadi dua, yaitu 1oding awat inap dan 1oding rawat jalan. Permasalahan yang terdapat di bagian ini adalah penulisan diagnosa yang kurang spesi/ik sehingga menyebabkan peng koding kebingungan dalam menentukan $?D J dan $?D " pasien. Petugas koding hanya terdiri dari tiga orang sehingga dengan jumlah pasien
yang
banyak
menyebabkan
petugas
kewalahan
dalam
menjalankan tugasnya, dan mereka merasa sangat terbantu dengan ada nya mahasiswa magang dibagian koding $nstalasi Rekam Medis. 1elengkapan data manual dari ruangan yang menyebabkan petugas rawat inap harus bolak balik mengkon/irmasi data ke ruangan atau kepada Dokter yang bertanggung jawab. b. @uditing *ebagai tempat pengecekan kelengkapan dokumen pasien sebelum masuk ke Filling secara umum @uditing di R*2D Dr. Moewardi tidak mengalami banyak permasalahan. Masalah yang biasanya terjadi adalah tanda tangan dokter yang tidak lengkap # diagnosa pasien yang belum diisikan oleh Dokternya sehingga dokumen harus dikembalikan. *ecara teori dokumen harus dikembalikan lagi kebagian @udit setelah 6 jam namun tidak semua Dokter yang mematuhi peraturan tersebut akibatnya bagian @udit terlambat mengebalikan data ke bagian Filling# penyimpanan. c. Filling Filling adalah tempat penyimpanan dokumen Rekam Medis pasien. Pada bagian Filling R*2D Dr. Moewardi sering terjadi permasalahan seperti kesalahan dalam pengembalian dokumen, kehilangan dokumen karena keterlambtan pengembalian, kurang maksimalya penyimpanan untuk data yang sudah lama# data yang di retensi seperti tidak terdapatnya salinan dari dokumen yang sudah diretensi.
39
2. S+a+%&+%7 e"a# #e$%& RSUD D.M/e8a
%$ *tatistic in/ormasi rekam R*2D Dr. Moewardi dapat dilihat dari pelaporan yang disusun internal dan eksternal. Pelaporan $nternal ditujukan kepada Direksi Rumah *akit dan seluruh pimpinan unit kerja di rumah sakit. *edangkan untuk pelaporan eksternal ditujukan kepada 1emenkes R$, Pemerintah Pro-insi 5awa 3engah mulai dari Aubernur dan pejabat yang terkait serta Dinas 1esehatan Pro-insi 5awa 3engah dan Dinas 1esehatan 1ota *urakarta seperti pelaporan kematian, kelahiran dan 1+'. Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, triwulan maupun tahunan. Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan serta promosi kesehatan. Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi dilakukan oleh dua orang petugas pelaporan dan pelaporan saat ini lebih mudah karena tidak menggunakan secara manual saja namun juga dibantu dengan adanya sistem in/ormasi yang dilakukan secara komputerisasi. 1elebihan adanya sistem in/ormasi adalah lebih cepatnya pengolahan data yang ada, perekapan data tidak perlu dilakukan sejak awal# diulang namun bisa langsung dilihat dari data harian yang masuk dalam kurun waktu satu bulan. Permasalahan yang masih sering terjadi di bagian pelaporan yaitu keterlambatan data yang dikirim dari unit kerja namun keterlambatan masih dalam batas yang bisa ditoleransi. Dimana seharusnya pelaporan dilakukan sebelum tanggal % setiap bulan namun pada kenyataannya laporan dari unit kerja biasanya dilakukan sekitar tanggal %9 setiap bulannya. 'agian analisis Rekam Medis Rumah *akit masih memilki banyak permasalahan, diantaranya dalam proses analisis data karena banyaknya perbedaaan data yang dihasilkan *$M R* yang digunakan di rumah sakit diantaranya selisih jumlah tempat tidur yang digunakan antara laporan bulanan berdasarkan bangsal dengan laporan bulanan berdasarkan 1*M. Perbedaan data pasien berdasarkan jenis pelayanan antara data hari
40
perawatan dengan '0R berdasarkan Ruang dan 1elas pada setiap bulan nya selama beberapa tahun terahir. Namun belum ditemukan penyebab pasti penyebab perbedaan data tersebut. 1etidak-alidan data harus segera diatasi karena dapat mempengaruhi statistic rumah sakit. 3ingginya NDR rumah sakit, dimana NDR R*2D Dr. Moewardi masih !,&&L sedangkan batas maksimal toleransi NDR adalah kurang 9L NDR rumah sakit 44,&&L lebih tinggi dari standar yang ditentukan. @ngka ADR rumah sakit juga masih melewati batas minimal ADR dimana batas maksimal ADR adalah 69L sedangkan ADR rumah sakit masih &,!L ADR rumah sakit 4:,!L. Data yang tidak -alid terjadi karena bebrapa /aktor, diantaranya dari penginput data menjadi dasar pengolahan data. $nput data yang kurang baik misalnya pasien masuk terda/tar sebagai pasien $AD, kemudian pasien masuk ke ruang $?2 sehingga pasien di pindah ke $?2, setelah keluar dari $?2 pasien di pindah ke bangsal namun petugas tidak langsung menginput data sehingga pasien dalam *$M R* terda/tar di $?2.
41
sedangkan untuk biaya atau penda/taran pasien akan terda/tar di bangsal asal. *ehingga dalam analisis nya petugas akan bingung karena data sudah pasti berbeda. *eyogyanya tidak ada bangsal bayangan seperti ini, untuk mengtasi masalah seperti ini dapat dilakukan dengan adanya ruangan khusus bagi pasien sehingga data yang masuk dalam *$MR* jelas dan sama untuk semua bagian. C. OUTPUT
0utput dari pengolahan data rekam medis berupa in/ormasi yang dikerjakan di bagian pelaporan. Pelaporan internal diserahkan kepada Direksi R*2D Dr. Moewardi. *edangkan pelaporan eksternal diserahkan ke Dinas 1esehatan Pro-insi 5awa 3engah, dan Departemen 1esehatan (secara online). Pelaporan berpusat pada koding yang kemudian diolah untuk menghasilkan in/ormasi. $n/ormasi tersebut tersaji dalam bentuk tabel, gra/ik, diagram, gambar, dan bentuk penyajian data lainnya. *alah satu contohnya adalah data kegiatan rawat inap R*2D Dr. Moewardi periode 5uni %! yang tersaji dalam bentuk tabel (tabel terlampir). Dalam prosesnya, yang menjadi permasalahan di bagian ini adalah keterlambatan data dari unit kerja, kurang dipahami pentingnya laporan kinerja dari masingmasing unit kerja, kurang patuhnya jadwal pengiriman laporan yang sudah ditentukan, dan belum silakukannya -alidasi data oleh unit kerja. Data atau laporan sebaiknya bisa di-alidasi agar laporan akurat dan akuntable. *elain itu adanya sistem error pada jaringan R*2D Dr. Moewardi sehingga data tidak bisa dikirim *ub 'agian Monitoring -aluasi.
42
BAB PENUTUP
A. KESIMPULAN 'erdasarkan uraian yang telah
dipaparkan,
maka dapat
diambil
kesimpulan sebagai berikut 8 . Proses pengolahan data rekam medis di R*2D Dr. Moewardi adalah -oding , *racking $ssembling $uditing pelaporan dan $nl,sing . R*2D Dr. Moewardi menggunakan *$MR*. +aporan internal dan eksternal R*2D Dr. Moewardi disusun oleh *ub 'agian Monitoring -aluasi. +aporan internal dan eksternal disusun secara rutin setiap bulan, triwulan, dan tahunan. . Dalam pelaksanaannya masih banyak terdapat permasalahan pada $nstalasi Rekam Medis dan *ub 'agian Monitoring -aluasi. Pada $nstalasi Rekam Medis, permasalahan masih banyak terjadi terutama pada bagian @nalysing, karena banyaknya data yang tidak -alid menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam menganalisis data rekam medis untuk laporan rumah sakit. Demikian pula dengan *ub 'agian Monitoring -aluasi, masalah yang terjadi yaitu kurang ter-alidasinya data yang dikirim oleh unit kerja dan keterlambatan penyerahan laporan ke *ub 'agian Monitoring -aluasi menyebabkan bagian Monitoring -aluasi terlambat dalam pembuatan laporan bulanan.
43
B. SARAN *elama kami menjalankan kegiatan magang di R*2D Dr. Moewardi,
kegiatan pada $nstalasi Rekam Medis dan *ub 'agian Monitoring -aluasi Rumah *akit sudah berjalan dan terlaksana dengan baik. Namun kami masih menemukan beberapa kekurangan, oleh sebab itu kami memberikan saran sebagai berikut 8 . Penambahan kuantitas sumber daya Manusia di bagian -oding rawat jalan. . Petugas $nstalasi Rekam Medis agar lebih teliti dalam melakukan pencatatan berkas rekam medis pasien. 4. +ebih disiplin dalam penggunaan *$M R* sesuai dengan program. 6. Memaksimalkan manajemen waktu dalam penyerahan data sebagai bahan laporan.
DAFTAR PUSTAKA
44
