Rapport d'audit : Evaluation du contrôle interne – Cas de la CNIA Assurance- Encadré par : M.HILMI Yassine Préparé par

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Ecole Nationale de Commerce et de Gestion Semestre 8 Matière : Audit Comptable et Financier

Rapport d’audit : Evaluation du contrôle interne – Cas de la CNIA AssuranceEncadré par : M.HILMI Yassine Préparé par : AZIZI Ghita BENALLA Hajar BERNOUSSI Oumaima El AZIRI Khaoula EL BARAKA Asmaâ

EL FADLA Hajar JAAFAR Khadija

Année 2015-2016

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Sommaire :

Introduction générale..................................................................................................................... 2 Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne ............................................................................. 3 Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle interne ............................................... 8 Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne ................................................. 8 Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne ....................................... 11 Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE................................................................................. 17 Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation ................................... 18 Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne .................................................................... 35 Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA) .................................... 36 Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses ................................................................. 39 Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit .............................. 73 Conclusion générale .................................................................................................................... 78 Bibliographie/Webographie ........................................................................................................ 79

2

Introduction générale Les entreprises et l’environnement dans lequel celles-ci évoluent deviennent de plus en plus complexes. Les contraintes et les menaces s’accumulent pour générer un flux ininterrompu de réorganisations, de refontes des processus de plans d’actions et de procédures palliatives. Ces contraintes et ces menaces, de toutes natures, relèvent de domaines variés qui vont du réglementaire au droit international en touchant également les domaines technique, normatif ou sécuritaire. Les performances des entreprises peuvent en être gravement impactées. Dès lors, disposer d’un outil de pilotage efficace pour se conformer à toutes les obligations tout en accroissant son niveau de performance est un enjeu majeur pour les entreprises. La performance de toute organisation réside dans la maîtrise du dispositif de contrôle interne. Celui-ci, établi par les dirigeants, pour conduire l’activité de l’entreprise permet d’une manière ordonnée d’assurer l’intégrité et le maintien des actifs et fiabiliser autant que possible, les flux d’informations. Pour cela, il inclut les contrôles destinés à améliorer l’efficience opérationnelle de l’organisation et à renforcer l’adhésion de la politique stratégique de l’entreprise. Il revient à cet effet aux dirigeants de prendre toutes les décisions nécessaires pour assurer la pérennité et le développement de leur organisation. Le contrôle interne est envisagé comme un dispositif de la société, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d'actions, adaptés à chaque société, qui contribue à la maîtrise de ses activités, à l'efficacité de ses opérations, à l'utilisation efficiente de ses ressources, et doit lui permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels, financiers ou de conformité. En effet, étant donné l’importance du rôle du contrôle interne au sein de l’organisation, faire appel à un auditeur pour son évaluation devient impératif. Sa tâche donc, est d’ausculter de près l’application des procédures à travers plusieurs outils qui lui sont présentés, tout en listant les points forts et les points faibles à réviser ou corriger. Quel est donc le contrôle interne ? Par quoi se caractérise alors la démarche d’évaluation du contrôle interne ? Et quels sont les différents instruments utilisés au cours de cette démarche ?

3 Dans un premier temps, nous allons définir l’ensemble de généralités se référant au contrôle interne ainsi que sa démarche de son évaluation. Et dans un second lieu, nous allons analyser un cas pratique illustrant les points développés précédemment.

Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne Tout d’abord, il est primordial de définir le contrôle interne de l’organisation, ses objectifs ainsi que ses différents principes.

1.1.

Définition du contrôle interne

Le contrôle interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maitrise de l’entreprise. Son objectif est double : assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ; assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ; assurer l’application des instructions de la direction en vue d’améliorer les performances de l’entreprise.

Le contrôle interne se matérialise par la mise en place de méthodes, de règles et de procédures au sein de l’entreprise.

Le contrôle interne est très important au niveau de la comptabilité et de sa valeur probante, il doit permettre de s’assurer que :

tous les faits doivent être enregistrés et la comptabilité doit être complète ; la comptabilité est conforme aux règles et principes comptables. Le contrôle interne est caractérisé par l’existence au sein d’une entité d’un système d’organisation avec des personnes chargées de sa mise en œuvre. Ce dispositif doit prévoir : qu’une

organisation

comportant

une définition

claire

des responsabilités qui

dispose des ressources et des compétences adéquates et s’appuyant sur des procédures, des systèmes d’information, des outils et des pratiques appropriés ;

4 la diffusion en interne d’informations pertinentes, fiables, dont la connaissance permet à chacun d’exercer ses responsabilités ; un système visant à recenser et analyser les principaux risques identifiables au regard des objectifs de la société et à s’assurer de l’existence de procédures de gestion de ces risques; des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus et conçues pour réduire les risques susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de la société; une surveillance permanente du dispositif de contrôle interne ainsi qu’un examen régulier de son fonctionnement.1

1.2.

Objectifs du contrôle interne Pour atteindre les objectifs fixés, chaque entreprise doit tout d'abord commencer par

les définir d'une manière exacte et précise, puis établir des stratégies efficaces visant à atteindre ces objectifs, sous contrainte des moyens nécessaires. Bien que chaque entreprise détermine ses propres objectifs, certains d'entre eux sont communs.

Dans ce cadre, les objectifs du contrôle interne concernent les aspects suivants : La maîtrise de l’entreprise ; La sauvegarde des actifs : on parle dans ce cadre de la protection des actifs et de la protection des biens à la propriété de l’entreprise ; La qualité de l’information : avec le développement de l’économie de l’information, il est devenu primordial de garantir la fiabilité de l’information financière. Ceci passe à travers le contrôle de la précision et du degré de confiance des documents comptables ; L’application des instructions de la direction : ceci ne peut être atteint qu’en vérifiant qu’il existe une conformité de tous qui soit légale et réglementaire avec les fondements de l’activité de l’entreprise. Il est d’ailleurs primordial à ce niveau de respecter les politiques ordonnées par l’administration ou par la direction générale ; Favoriser l’amélioration des performances : celle-ci ne peut être atteinte qu’en essayant de promouvoir l’efficience et l’efficacité des tâches effectuées au sein de l’entreprise et la conduite efficace et ordonnée des activités de celle-ci.2

1 2

http://www.lecoindesentrepreneurs.fr/controle-interne/ http://www.petite-entreprise.net/P-2099-87-G1-les-objectifs-du-controle-interne.html

5

1.3.

Les principes du contrôle interne

Il s'agit de principes qui ont été jugés importants à citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacité des procédures qui y sont mises en place.

a) Le principe d'organisation et séparation des fonctions : Il stipule que le manuel de procédures décrit les opérations afin de permettre à chacun de savoir ce qu'il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire. Ce principe soutient que l'organisation doit : -

Etre rationnelle, c'est-à-dire conçue antérieurement aux opérations rationnelles de l'entreprise,

-

Etre adopté et adaptable aux objectifs de l'entreprise,

-

Etre vérifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis en place et l'absence de circuits parallèles,

-

Respecter la séparation des fonctions.

A cet effet, dans le cadre de l'évaluation du contrôle interne, l'on doit vérifier s'il existe : -

Un manuel de procédures administratives, financières et comptables adapté à l'entreprise,

-

Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les séparations convenables des fonctions notamment : 1. Les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ; 2. Les fonctions de détentions matérielles des valeurs et des biens ; 3. Les fonctions de contrôle

b) Le principe d'universalité : Ce principe stipule que le système pour être efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir de secteur en dehors du système. Il doit s'étendre à tous les membres de l'entreprise. Toutes les fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux règles de contrôle interne. Il s'agit de voir : -

Si toutes les personnes se conforment aux procédures ;

-

Si les procédures sont respectées en tout lieu et en tout temps.

6

c) Le principe d'indépendance : Ce principe exprime l'idée que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du patrimoine et amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l'entreprise. Il s'agit de vérifier que le paramétrage des systèmes automatisés de gestion n'élimine pas certains contrôles. Par exemple : -

La suppression d'une écriture passée,

-

Le défaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traitée en informatique.

d) Le principe d'informations et qualité du personnel : Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrôle interne doit être : -

Pertinente, autrement dit adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être disponible et accessible dans les temps et lieux voulus,

-

Objective, car elle ne doit en aucun cas être « déformée » dans un but particulier,

-

Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin à partir des informations reçues,

-

Vérifiable, car il doit être possible d'en retrouver les sources grâce à des références appropriées permettant de justifier l'information et de l'authentifier.

Il s'agit pour le contrôle interne de vérifier si : -

L'information répond à certains critères tels que : la pertinence, l'utilité, l'objectivité, la communication et la vérifiabilité ;

-

La qualité du personnel ne fragilise pas l'application des procédures donc l'information.

e) Le principe d'harmonie Ce principe signifie que le système mis en place doit tenir compte des caractéristiques de l'entreprise et de l'environnement. Dans le contrôle interne, il s'agit de vérifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le volume et le coût de conception puis d'application des procédures. En ce qui concerne les petites entreprises, la maîtrise que le chef a de son entreprise devrait lui permettre d'annuler les risques liés au cumul de fonctions du à l'insuffisance du personnel.

f) Le principe d'auto – contrôle :

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Le principe d'auto - contrôle ou d'intégration stipule que les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un système d'auto - contrôle. La distinction des fonctions de l'entreprise (décision, conservation du patrimoine, comptabilité, contrôle) est fondamentale sur le plan du contrôle interne, car une séparation des tâches permet de réaliser un auto - contrôle efficace.3

3

http://www.memoireonline.com/10/09/2809/m_Evaluation-du-contrle-interne-cas-du-cycle-des-revenus-deOnline-Creation1.html

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Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle interne Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne Avant toute prise de connaissance d’une entreprise, il faut connaître les procédures spécifiques de chaque service. L’objectif donc est de définir tout d’abord ces procédures. En effet, la prise de connaissance générale d’une entreprise ne suffit pas pour porter une appréciation sur le contrôle interne. Mais toutefois, il est nécessaire d’effectuer au préalable un exam particulier des procédures appliquées. Les procédures désignent, les consignes d’exécution des taches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à a vie de l’entreprise et à son contrôle.4 Par ailleurs, nous pouvons distinguer plusieurs phases dans l’évaluation du contrôle interne. 2.1. Description des systèmes et des procédures

L’auditeur prend connaissance du contrôle interne de l’entreprise en s’efforçant de saisir l’ensemble des méthodes et des procédures qui ont trait à son organisation. Il utilise à cette fin, un mémorandum descriptif ou des diagrammes de circulation5. 2.2. Confirmation de la compréhension du système

L’auditeur s’assure qu’il a bien compris le système en vérifiant la description qu’il en a reçu : il met en œuvre à cette fin des tests de conformité6 (ou tests de compréhension). Ces derniers ont pour objet, l’assurance de la conformité des procédures à la réalité.

2.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne

C’est la phase capitale de l’analyse, elle permet de dégager les points forts et les points faibles du système de contrôle et de fournir une première appréciation pour l’évaluateur. Les méthodes utilisées sont :

4

http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne, p.19 Le diagramme de circulation, où flow chart, permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité 6 Le test de conformité consiste en la vérification d’un nombre limité d’opérations 5

9

2.3.1. L’étude visuelle: Il s’agit d’ausculter le système pour imaginer de quelles manière il est susceptible de réagir certaines situation en utilisant des supports appropriés.7

2.3.2. Les questionnaires du contrôle interne : Ce sont des questionnaires employés pour évaluer le contrôle interne.il existe plusieurs sortes de questionnaires. Néanmoins, ils sont souvent fermés (répondre par oui ou non).

2.4. Confirmation de l’application des points forts du système

A l'issue de cette évaluation préliminaire du contrôle interne, l'auditeur établit un document de synthèse qui recense pour chaque procédure examinée : Les points forts théoriques ; Les points faibles de conception. Confirmation de l’application du système qui se base l’instrument des tests de permanence8 qui sont mis en œuvre pour déterminer si les points forts du système (les contrôles faits par l'entreprise) qui ont été estimés comme assurant la fiabilité des procédures et des enregistrements ont fonctionné effectivement tout au long de l'exercice. Les tests doivent être mis en œuvre pour détecter les déviations de procédures qui auraient pu se produire.9

2.5. Evaluation définitive du contrôle interne

Les tests de permanence permettent à l'auditeur d'évaluer définitivement le contrôle interne. En plus des faiblesses de conception déterminées à la suite de sa première évaluation, Pour juger de l’utilité des contrôles dans le cadre de sa mission, l'auditeur se prononcera dans cette phase sur les point forts théoriques et doit se demander si: - Ils sont vérifiables : un contrôle non matérialisé ne peut pas être vérifié à posteriori ; - Ils méritent d’être vérifiés. 10 Dans ce cas il distinguera entre : Les points forts de conception qui sont effectivement exploités: points forts théoriques et pratiques classés parmi les forces du système ; Les points forts de conception mais qui restent théoriques: points forts non appliqués rangés parmi les faiblesses du système.

7

http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne, p.21 Le test de permanence est un outil d’évaluation qui consiste à s'assurer de l'application permanente de conformité des procédures par les opérationnels. 9 http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/redigerun-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/ 8

10

« Procédures d'audit Conception du système de contrôle interne »,2015, Annexe 2 des termes de référence pour un audit de système,p.p2-3

10 Un document de synthèse récapitulera les éléments dégagés lors de l'évaluation du contrôle. A partir de ces éléments, l'auditeur détermine l'impact que peuvent avoir sur la régularité et sincérité des comptes les forces et les faiblesses du système de contrôle interne.11 2.6. Rapport d’évaluation du contrôle interne

Pour conclure sur l'évaluation du contrôle interne, l'auditeur rédigera un rapport d'évaluation qui mettra en exergue : Les constats12 effectués : Il définit la classification de ces constats en fonction du type d’audit et des résultats attendus. Souvent, en audit interne, les points sensibles, nonconformités mineures et majeures, ne sont pas différenciés et sont tous considérés comme des non-conformités. Toutes les actions correctives ont alors le même niveau de priorité, ce qui présente un intérêt certain si l’entreprise recherche une amélioration rapide du système. Les forces et les faiblesses (points sensibles) que l’auditeur a détectées durant sa mission. Les risques : Cette évaluation doit être suffisante pour permettre à l’auditeur de concevoir et de mettre en œuvre des procédures d’audit pour examiner la conception du système de contrôle interne. L’auditeur doit évaluer si la conception du système de contrôle interne limite suffisamment ces risques.13 Les incidents sur les états financiers : L’auditeur doit évaluer les principaux risques liés à la réalisation des objectifs du projet, notamment celui que les fonds alloués au projet ne soient pas utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables, ainsi que le risque d'erreur, d'irrégularité et de fraude dans le financement du projet - pistes de progrès (ou d’amélioration) l’ensemble des recommandations qu’un auditeur définit à travers ses notes des différents constats. Ce rapport lui servira de base pour établir son programme de contrôle des comptes. La conclusion permet de statuer sur ces différents points. Il est donc primordial qu’elle permette d’avoir une vision synthétique mais néanmoins claire, complète et objective des résultats de l’audit.14

11

http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/redigerun-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/ 12 13

14

Les constats effectués : l’auditeur note les réponses des audités, vos observations, les preuves recueillies… SERGE, AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER SUPPORT DE COURS MASTER, ESGIS,

http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/redigerun-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/

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Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne Pour qu’un auditeur externe soit en mesure de faire une évaluation pertinente du contrôle interne au sein d’une organisation, il se doit d’avoir des connaissances générales dans le domaine des affaires (une formation universitaire est un bon exemple de parcours qui donnerait des connaissances générales à l’individu) et une connaissance spécifique de l’organisation qu’il audite. Par connaissance spécifique, on entend une compréhension des forces, faiblesses, opportunités et menaces de l’entreprise, ainsi qu’une compréhension du secteur d’activité. Plusieurs outils peuvent être utilisés pour obtenir une meilleure compréhension de la situation de l’entreprise, comme des entrevues avec la direction et les employés, l’obtention de documents de l’entreprise, des graphiques de cheminements de l’entreprise et des questionnaires sur l’environnement de contrôle, les risques et les contrôles en place.15 L’évaluation du contrôle interne au sein d’une organisation, s’opère à travers une palette variée d’outils et d’instruments garantissant son efficacité.

2.1. L’entretien

Elle consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la base d'un guide d'entretien. Il s'agit pour l'auditeur de connaître les étapes des procédures en interrogeant les différents interlocuteurs sur les moindres détails concernant la réalisation de leurs tâches respectives.16 2.2. L’analyse des circuits par diagramme

Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents, postes de travail, de décisions, de responsabilités par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. Les objectifs des diagrammes de circulation sont de :

15



Donner un enregistrement des procédures et systèmes de l’entreprise et mettre en relief les aspects importants du contrôle interne ;



Etre une base pour les tests de conformité qui servent à vérifier que les procédures sont bien appliquées.17

http://www.etrecomptable.com/evaluation-du-controle-interne-entreprise/ Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005 (http://www.memoireonline.com/) 17 Evaluation du contrôle interne ISCAE, 2004-2005, p10(scribd.com) 16

12 Bien que la présentation du diagramme puisse varier d'un auteur à un autre, l'on retiendra deux modèles de présentation :  

Le diagramme vertical Le diagramme horizontal

Le diagramme vertical : le circuit des documents est présenté verticalement et les services, séparés par un trait horizontal, sont placés les uns en dessous des autres. Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est-à-dire, depuis sa création jusqu'à son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal : la présentation suit le même principe que celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposés les uns à côté des autres se fait horizontalement.18 2.3. Les questions et guides opératoires

Ce sont des questionnaires employés pour évaluer le contrôle interne. Il existe plusieurs sortes de questionnaires. Néanmoins, ils sont souvent (( fermés » c'est-à-dire qu'ils sont conçus de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par (( Oui » ou par (( Non ». De plus, les réponses négatives impliquent généralement des faiblesses de contrôle interne qu'il convient ensuite d'examiner particulièrement. L'utilisation de ces questionnaires et surtout celle des (( questionnaires fermés » aboutit à une classification des points de contrôle en deux catégories : Les "points forts" correspondent aux réponses positives obtenues et indiquent que l'entreprise dispose théoriquement des mesures appropriées propres à atteindre les objectifs de contrôle interne. Les "points faibles" résultent des réponses négatives aux différentes questions et ils concernent une ou plusieurs failles de procédures. Cette méthode comporte l'avantage que les questionnaires attirent l'attention de l'auditeur sur les éléments importants du dispositif de contrôle interne. Cependant, elle contient les inconvénients suivants : Ces questionnaires sont utiles pour déceler les faiblesses de procédures, mais ne dégagent pas assez précisément la force de celles- ci dans la mesure où les moyens utilisés par l'entreprise ne sont pas analysés. L'auditeur a donc tendance à s'orienter uniquement vers les points faibles. Cette approche est alors insuffisante car, il a l'obligation d'examiner chaque point de contrôle pour juger correctement la procédure.19 Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005 19 BOCOVO.P mémoire sur l’évaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe Institut supérieur de management Adonaà¯ Bénin - 2010,(http://www.memoireonline.com/) 18

13

2.4. Les grilles d’analyse de contrôle interne : Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit par un tableau d'évaluation du système précisant l'impact des faiblesses sur les états financiers, les incidences sur la révision ou les recommandations à faire pour améliorer le système Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entrée effectuant l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer les cumuls de fonctions.20

21

20 21

Evaluation du contrôle interne ISCAE, 2004-2005, p16(scribd.com) Même référence

14

2.5. Le test de conformité ou de compréhension :

Le test de conformité ou de compréhension des procédures et des points clés mis en place est juste. Il consiste à: -

mettre en œuvre des tests de cheminement permettant de dérouler une procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées ;

-

réaliser des tests spécifiques sur des procédures particulières paraissant peu claires ;

-

opérer en présence des acteurs intéressés la restitution de la description, en vue de recueillir leurs commentaires. Cette formule présente l'avantage de la simplicité et implique d'avantage les audités aux travaux de l'auditeur. Elle permet de surcroît, de garantir à l'auditeur qu'il n'a pas oublié un point important.

Après avoir évalué l'existence d'un dispositif de contrôle interne, l'auditeur testera si ce dispositif est appliqué de manière permanente.22 Ils ont pour objet l’assurance de la conformité des procédures à la réalité. Il est possible de roder de deux manières :

2.5.1. Confirmation verbale : Contacte des différents exécutants et vérification des moyens matériels (visas, tampons…).

2.5.2. Etude de quelques opérations : L’évaluateur à partir d’un document retrace son cheminement suivant l’ordre indiqué sur le diagramme en vérifiant les différentes opérations effectuées. La vérification d’une seule transaction est généralement suffisante.23

2.6. Le tableau d’évaluation des systèmes

22 23

Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005 Présntation sur l’audit et le contrôle interne l’école nationale de commerce et de gestion de Tanger (http://fr.slideshare.net/ ) page21

15 Ce tableau qui résume l'ensemble des constats (forces et faiblesses) décelés à l'aide des différents outils développés plus haut (les tests de conformité, mémorandums descriptifs, le diagramme de circulation, les questions et guides opératoires, les grilles d'analyse) intègre les analyses suivantes : -

Les forces du système de contrôle,

-

Les faiblesses du système de contrôle,

-

Les effets possibles de ces faiblesses,

-

L'incidence des faiblesses sur les états financiers,

-

L'incidence des faiblesses sur le programme d'audit des comptes,

-

Les recommandations à faire à l'entreprise.24

2.7. La méthode « point de contrôle » Elle consiste à: recenser les objectifs prioritaires du contrôle interne relatifs à la procédure étudiée; décrire les différents moyens dont dispose l'entreprise pour atteindre ces objectifs ; apprécier la manière dont les objectifs sont atteints. Le recensement des objectifs constitue le premier stade de l'évaluation préliminaire. L'auditeur doit à cet effet définir les points de contrôle pour la procédure étudiée. On distingue deux sortes d'objectifs:

les objectifs communs à toutes les entreprises indépendamment de leurs activités, de leurs dimensions et des moyens de traitement de l'information dont elles disposent; les objectifs spécifiques à chacune d'entre elles.

24

Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005

16

Cette méthode est encore appelée méthode des « Points clés ». Il s'agit de véritables verrous du système aptes à donner ou non une garantie concernant un aspect du contrôle interne. L'analyse de chaque point de contrôle se trouve à la base de l'opinion portée par l'auditeur sur les procédures. L'appréciation de l'auditeur porte sur chaque objectif et elle est fonction des moyens que l'entreprise met en œuvre pour atteindre chacun d'eux. Les points de contrôle peuvent être classés en quatre catégories : -

les points « Très forts » : ils se rencontrent dans les cas où l’entreprise dispose de plusieurs moyens pour atteindre les objectifs fixés ;

-

les points « Forts » : l'entreprise ne possède qu'un seul moyen pour atteindre les objectifs retenus;

-

les points « Faibles » : ils correspondent à un objectif non atteint mais, dont l'obtention demeure néanmoins possible ;

-

les points « Très faibles » : ils concernent des défaillances importantes des procédures en vigueur lorsque les documents n'existent pas ou sont systématiquement détruits.25

BOCOVO.P mémoire sur l’évaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe Institut supérieur de management Adonaà¯ Bénin 2010,(http://www.memoireonline.com/) Paragraphe 2 25

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Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE

Avant de procéder à l’évaluation du contrôle interne de CNIA ASSURANCE, nous devons tout d’abord définir les objectifs motivant la mission d’audit qui y a été effectué. Par ailleurs, il est très important de faire un renvoi à la méthodologie qui a été suivie durant cette mission. A travers notre étude de cas, nous allons pouvoir mettre en exergue la démarche de l’évaluation du contrôle interne, ainsi que les différents outils utilisés à cette fin.

La mission d’audit a pour principaux objectifs :26 L’assurance du respect systématique et permanent des notes et procédures mises en place 26 L.Maghraoui Hassani, Mémoire de fin d’études : « L’audit de la gestion de la trésorerie au sein des compagnies d’assurance », page 76, (2004-2005)

18 par la Direction Générale, Expression d’une opinion globale sur l’état des contrôles spécifiques mis en place pour la maîtrise des risques associés à la gestion de la trésorerie ; Identification des faiblesses par rapport à ces contrôles spécifiques ; Recommandation de solutions envisageables au regard de ces faiblesses. Pour atteindre ces objectifs, une méthodologie spécifique est à suivre : * Méthodologies et étapes à suivre : Familiarisation et prise de connaissance de l’activité auditée : « La gestion de la trésorerie » : - L’organisation (les organigrammes, les descriptifs de poste…), - La supervision (les directives et les instructions, le contrôle hiérarchique…) - La planification (les objectifs à court et long terme, procédures politiques et directives, les budgets) Evaluation du contrôle interne de l’activité auditée et mise en relief les forces et faiblesses apparentes : - Questionnaire de contrôle interne (QCI), - Grilles d’analyse de séparation des tâches, - Tableau de forces et faiblesses (TFF)… Analyse approfondie des forces et faiblesses à l’aide de la mesure du niveau de risque et des tests effectués Les recommandations à suggérer (intégrées dans le rapport final de l’évaluation du contrôle interne).

Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation

La tâche préliminaire dans le processus d’une mission d’audit est de se familiariser avec l’activité qui sera auditée, ainsi un descriptif formalisé de l’organisation de la gestion de la trésorerie doit être établi, aussi est-il souhaitable de mettre en évidence les flow chart ou bien

19 les diagrammes de circulation des documents permettant d’avoir une vision global sur les systèmes employés et mettant en relief les zones de risques à identifier afin de déterminer par la suite où les tests d’audit seront dirigés. Ainsi, la description des procédures se fait à l’aide des entretiens, des questionnaires de prise de connaissance, du manuel de procédures, de l’observation, … Cette phase a pour objet de décrire les traitements relatifs aux flux de trésorerie, en comptes bancaires ou via la caisse. Les opérations traitées dans le présent mémoire sont les suivantes : Encaissements de primes; Règlements de sinistres; Opérations de placements; Autres opérations (La gestion quotidienne de circuit de la trésorerie…); Nous avons préféré traiter les opérations de placements dans une section séparée, même si au fond, elles se résument à des opérations d’encaissements / décaissements. Mais notre choix a été justifié beaucoup plus par la spécificité des opérations de placements qui mérite à notre avis un développement séparé.

I- Les encaissements Il s'agit des opérations d'encaissement de valeurs ou de réception de virements en règlements de créances sur opérations d’assurance. Ces opérations concernent les valeurs remises à la banque pour encaissement (chèques), les virements reçus sur ordre de l’assuré, de l’intermédiaire et /ou de la compagnie confrère et les versements en espèces effectués directement par l’assuré dans la caisse de la compagnie. Les opérations d’encaissement couvrent les étapes comprises entre la réception par la banque (ou la caisse) des règlements reçus (chèques et/ou virements) et le positionnement des fonds au crédit du compte intermédiaire ou de la compagnie confrère.

20 1- Encaissements de primes Trois sources d’encaissements existent, et sont comme suit: 1.1- Versement espèces (Affaires gérées au bureau direct) Il est à signaler que la majorité des opérations et des transactions se passent au niveau de la banque et que la caisse a un rôle secondaire au niveau de la gestion de la trésorerie au sein des compagnies d’assurance. (Voir procédure d’encaissement, d’alimentation et de règlement en espèce en annexe 2) 1.2- Versements chèques La plupart des encaissements reçus en règlement des créances sur assurance sont effectués par chèque, payés soit par l’intermédiaire lui-même ou directement par l’assuré. Réception des encaissements accompagnés des bordereaux de règlements par le bureau d’ordre Transmission du chèque à la trésorerie Transmission du bordereau de règlement accompagné d’une copie de chèque au service gestion des intermédiaires (back office) Positionnement des comptes des intermédiaires et/ou des compagnies confrères (Voir le descriptif détaillé de la procédure en annexe 3)

Afin de mieux visualiser et décrire l’activité globale de la compagnie d’assurance CNIA ASSURANCE, pour chaque processus d’encaissement un flow chart sera établi. o Flow chart du processus de l’encaissement par chèque ; o Flow chart du processus de l’encaissement par virement.

1. Flow chart (diagramme de circulation des documents) du processus de l’encaissement par chèque se présente comme ceci :

21 Tableau 1 : Flow Chart du processus de l’encaissement par chèque

Assurés / Intermédiaires

Bord. Règlt.

Banque

Bureau d’ordre

Service Trésorerie

Comptabilité Banque

Gesti Intermédiaires on

Comptabilité technique

Chèques Affectation d’un code réception puis enregistrement & dispatching

Chèques + Bord. De Versement

Tenue registre des encaissements de chèques par date d’arrivée

Bord. Règlt. Primes

Chèques

Établissement des bordereaux de remise puis versement à la banque

Copie Chèque s

Identification des encaissements reçus puis affectation des règlements aux primes NG ou compte global AG

Création Brouillard de Bord. De Versement cachetés

Reçu

Mise à jour Base i é

Interface •La validation de la

comptabilisation de l’encaissement se fera en contrepartie du compte « encaissements à ventiler » Contrôle

Coda •L’interface des

Contrôle de l’interface règlement puis lettrage du compte Classement Remises Bancaires

Validation de la comptabilisation au vu des remises cachetées

encaissements traités par le service gestion des intermédiaires se fera concomitamment dans le compte courant des intermédiaires (crédit) et dans le compte « encaissements à ventiler » (débit) qui devra être lettré à partir de la clé code réception

22

Source : L.Maghraoui Hassini, mémoire de fin d’études « L’audit de gestion de la trésorerie au sein des compagnies d’assurance », page 79

1.3.

Virements en compte

* Ce sont des virements reçus directement des intermédiaires ou des assurés en règlements des primes impayées. Les encaissements par virement concernent dans la plupart des cas des primes assurés réglés directement par celui-ci. * La plupart des virements reçus concernent en particulier le règlement des primes : – – –

Addamane Hirafi; Addamane Chaabi; Addamane Al Madrassi;

_- Les encaissements des primes relatives au produit Addaman Chaabi : Il s'agit des opérations d'encaissement de primes Addamane Chaabi effectuées par la Banque Populaire pour le compte de la CNIA. Le produit Addaman Chaabi est un produit de bancassurance ayant pour vocation principale la constitution progressive d ’un capital épargne retraite avec des garanties optionnelles (décès, invalidité, accidents individuels). Ce produit est exploité conjointement entre CNIA Assurance et la BCP. La CNIA assure toute la gestion technique du produit, alors que la BCP prend en charge tout l’aspect commercial (souscriptions, rachats, encaissements). Le schéma global de l’opération avec la BCP se présente comme suit: Il existe 2 types de prélèvements : Versements libres & cotisations prélevées par la BCP sur les comptes des adhérents; Les encaissements sur primes sont versés directement dans un compte CNIA tenu chez la BCP. Les règlements parviennent quotidiennement au compte bancaire CNIA en provenance de toutes les agences de la banque populaire; L’émission des primes se fait sur la base d’une cartouche magnétique communiquée par la BCP à la CNIA27 à la fin de chaque mois, puis régularisée en fin d’année par une cartouche recouvrant toutes les émissions de l’exercice;28

27

Compagnie Nord- Africaine Intercontinentale d’Assurance

23 (Voir le descriptif détaillé de la procédure des encaissements par virement en annexe 4) 2. Flow chart (diagramme de circulation des documents) du processus de l’encaissement par virement se présente comme suit :

L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études : « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », 2004-2005, p.80. 28

24 Service

Banque

techniques

CERG

Services de

Comptabili

Gestion

Comptabili

:

trésorerie

té Banque

intermédi

té

aire

technique

Relevé Quotidien Des virements Reçus

Coda -Ct « Encaiss. À ventiler »

Logici

Observations

els de trésore rie Virements reçus

CERG

Identificat ion quotidien

systématiquement

CERG de

par le

tous les

quotidien des

virements

virements

•La validation de

reçus

reçus

la

Identification des primes réglées

Identificatio n des primes réglées et information

Avis de crédit

Identification de l’auteur de chaque virement puis dispatching entre les comptes appropriés

du service gestion des intermédiair es

du virement se traduit

ne sur Relevé

•L’identification

Coda Dt «Banque »

comptabilisation de l’encaissement se fera en contrepartie du

Mi se à jou r Ba se

compte

Interf ace

« encaissements à ventiler ». •L’interface des encaissements

Coda

traités par le service gestion des intermédiaires

Référenciation puis classement et suivi des avis de crédit non reçus

Contrôle de l’interface règlement puis lettrage du compte encaissement à ventile

se fera concomitamment dans le compte courant des intermédiaires (crédit) et dans le compte « encaissements à ventiler » (débit) qui devra être lettré à partir de la clé code réception

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 81.

25 2- Encaissement CID Il s’agit des règlements de sinistres rentrant dans le cadre de la convention CID, en vertu de laquelle les sinistres matériels de la branche Auto peuvent faire l’objet de recours forfaitaire auprès des compagnies confrères. Cette opération prend naissance dans le service de règlements sinistres Auto matériel. Le principe de l’opération est simple: il s’agit des sinistres autos matérielles dont la responsabilité incombe aux compagnies confrères. Ceux-ci font l’objet d’un bordereau de remboursement CID communiqué régulièrement aux compagnies confrères, et sur cette base, celles-ci émettent les règlements correspondants dans un délai n’excédant pas 30 jours. L’émission du bordereau de remboursement se traduit systématiquement par l’enregistrement de la créance due par la compagnie confrère. A réception de ces règlements, les services de comptabilité procèdent à leur imputation dans les comptes créances CID préalablement débités.29

II- Les décaissements (Règlement de sinistres) :

Il s'agit des opérations de règlement de sinistres portant à la fois sur les indemnités proprement dites et les accessoires de sinistres (honoraires et autres). Ces règlements sont effectués quasiment tous par chèques, sauf quelques exceptions, justifiées par la spécificité de certains produits d’assurance, où il est fait recours aux virements bancaires. Les opérations de décaissements couvrent toutes les étapes comprises entre l’instruction du dossier de sinistre jusqu’à l’émission du moyen de règlement (chèques et/ou virements). Les cas de décaissements sur opérations d’assurance présentent plusieurs variantes :

1- les différents types de décaissement : 1.1-

Indemnisation des sinistres et des soins de santé :

Voir la description de la procédure détaillée en annexe 5. 1.2-

Règlements CID :

Il s’agit du même principe que celui qui a été développé dans la partie 1.2 relative aux encaissements CID. L’objet de cette fonction est de couvrir les règlements de sinistres L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 82. 29

26 rentrant dans le cadre de la convention CID, en vertu de laquelle les sinistres matériels de la branche Auto à la charge de la compagnie peuvent faire l’objet de recours forfaitaire à la demande des compagnies confrères. Cette opération prend naissance dès la réception du bordereau de règlement CID envoyé par la compagnie confrère. L’exploitation des informations contenues dans ce bordereau de règlements CID ainsi que le traitement corollaire préalable à l’émission du chèque sont autant de responsabilités qui incombent normalement au service de règlements sinistres Auto matériel. 1.3-

Règlements Honoraires experts et avocats :

Il s’agit des honoraires payés aux tiers (avocats, experts judiciaires, médecins …). Plusieurs situations peuvent être envisagées dans ce cadre : Paiement instantané coïncidant avec la réception de la note d’honoraire du tiers. Dans ce cas, le traitement emprunte le même circuit que celui prévu pour l’indemnisation des sinistres Paiement différé selon une périodicité préalablement arrangée avec le tiers. Ce traitement a l’avantage de réduire de façon significative le coût administratif lié au règlement des tiers. A date d’aujourd’hui, le suivi des situations des tiers ne peut être assuré en dehors de Coda. Il est prévu justement que cette fonctionnalité soit attribuée intégralement aux services techniques avec la mise en place de la nouvelle application métier. La procédure cible de règlement en différé des honoraires tiers se déroule comme :30 A réception de la note d’honoraire, le rédacteur vérifie sa concordance avec la prestation rendue. Il veille en particulier à ce que chaque note honoraire soit identifiée quant au N° de sinistre correspondant, et que son montant ne s’écarte pas des barèmes de paiement convenus entre la compagnie et ses prestataires de services. Etablissement d’une fiche de pré- règlement par le rédacteur de règlement de sinistres Validation de la fiche de pré- règlement par le chef de service Sur la base de la fiche de pré- règlement, saisie du règlement sur CNIA Info (PMI pour les règlements maladie) par le rédacteur de règlement de sinistres

Validation informatique de l’émission du règlement par le chef de service de la branche concernée. Bien entendu, cette validation n’implique pas émission de chèque de L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance » , page 83. 30

27 règlement, mais seulement une pelure de règlement qui servira de support de contrôle entre le règlement ordonné et le celui saisie. Les règlements d’honoraires ordonnés par les départements techniques sont interfacés périodiquement avec la comptabilité. La comptabilité technique veille à cet effet à ce que les règlements interfacés concordent avec les statistiques de paiement d’honoraires édités par le système d’information métier. A la fin de chaque période, la comptabilité technique arrête une situation d’honoraires à régler par tiers qu’elle soumet aux services techniques pour validation. Après validation, la comptabilité technique établit un chèque de règlement qui doit être signé obligatoirement par le service technique et une autre personne de la direction financière.

2- Les flow chart des procédures de gestion des moyens de règlements : « Starchèque » Il est à signaler que la compagnie applique au niveau de l’émission des moyens de règlement : la procédure « STARCHEK ». 2-1- Flow chart d’édition et de signature des lettres chè ques

Départ. Exploitation

Responsable du centre

Informatique

d’édition

Comptabilité

Personnes chargées du circuit de signature

Service courrier

28 CNIA info

Starchèque

lancement du

LC + Fiches de

traitement des

règlement + Bord

Lettres de chèques

lettres chèques

des LC éditées (un

signées

exemplaire)

+ Fiches de

Lancement édition des lettres-chèques édités et le bord des Lettres et Chèques à éditer

Règlement Dispaching des LC

Fichiers des lettres chèques

Lettres et chèques +Fiches de règlement+ Bord Lettres et chèques édités ( un exemplaire)

3ème exemplaire du bord des Lettres et Chèques édités

et FR par DS et remise à la 1ère signature et puis 2éme signature aux

Lettres de chèques signées + Fiches de règlement cachetées

personnes habilitées Mise à jour de BD :LC

Tenue du registre des LC


29

2-2- Flow chart illustrant la procédure de retour des lettres chèques :

Service techniques

Service courrier

Services sinistres

Lettres chèques retournées

Lettres chèques retournées

Mise à jour Base de données relative aux LC

Etat des Lettres Chèques retournées par service Etat des Lettres Chèques retournées par En 2 ex emplaires service

1re exemplaire

2ème exemplaire Etat des Lettres Chèques retournées par service

Classement de l’état

Traitement des lettres chèques retournées en fonction du motif

Retour Edition d’un état hebdomadaire pour le suivi du traitement des chèques retournés

Observations

La mise à jour de la base de données relative aux lettres- chèques se fait en ajoutant : Date de retour au service courrier Date de transmission aux services sinistres Motif du retour Motif : (Erreur au niveau de l’adresse, montant, bénéficiaire…) : Annuler la lettre chèque erronée et éditer une autre en respectant la procédure d’annulation des lettres chèques. Motif : (Le bénéficiaire ne s’est pas présenté à la poste) : maintenir la lettre chèque au niveau du chef de service en attendant que le bénéficiaire se présente à la CNIA pour la récupérer contre accusé réception. S’il ne se présente pas dans un délai de 15 jours annuler la lettre chèque.

30

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 85. 2-3- le flow chart illustrant la procédure d’annulation des lettres- chèques : Rédacteurs services sinistres

Barrer les lettres chèques à annuler et les fiches de règlements correspondantes

Responsable service sinistre

Service comptabilité technique

Centre d’édition

Viser les 2 exemplaires de l’état des lettreschèques annulées

Au niveau de la comptabilité technique, on s’assure que toutes les lettres chèques figurant sur l’état sont reçues et qu’elles sont raturées et annulées sur système CNIA info.

annulation des lettres - chèques

Etat des Lettres Chèques annulées

Lettres chèques annulées

Lettres chèques annulées Interface


STARCHECK annulation des lettres - chèques

Classement des lettres chèques annulées et les états correspondants par service et par date

(En 2 exemplaires)


Contrôles

31


III- Les opérations de placements Il s’agit de toutes les opérations portant sur les actifs représentatifs des provisions techniques. Ces opérations couvrent aussi bien les transactions d’achat que de vente et/ou de remboursement coupons. Les opérations de placements se déroulent désormais avec le concours de 3 services: – – –

Service placements (front office et back office) Service comptabilité placements Service comptabilité banque

1- Opérations d’achats/vente d’actif financier

Sur l’ensemble aucune distinction n’est à observer entre opération de vente ou d’achat. Le processus de décision et d’approbation reste similaire pour les deux opérations. Néanmoins, il y a lieu de noter quelques spécificités relatives au traitement des obligations. 1.1-

Les actions: Les interventions de la CNIA dans le marché des actions se font sous forme de transactions de gré à gré ou via le marché central. Dans tous les cas, la décision d’investissement/désinvestissement incombe au service des placements sous la supervision de la direction financière. Pour chaque transaction effectuée sur le marché financier, le service des placements établit un ticket comptable d’enregistrement de la transaction qu’il achemine systématiquement à la comptabilité placement. Ces tickets doivent être contresignés par le chef de la comptabilité non technique avant leur saisie par la cellule comptable. Chaque ticket doit par ailleurs être accompagné de l’avis d’opéré correspondant. Afin d’assurer l’exhaustivité la comptabilisation des transactions effectuées sur le marché des actions, nous recommandons l’utilisation d’un modèle de ticket préalablement numéroté. L’exhaustivité sera alors assurée en vérifiant la sequentialité des N° de tickets transmis pour comptabilisation.

La comptabilisation de l’opération s’effectue en mouvementant le compte d’actif (augmentation ou diminution) par un compte de régularisation « transaction financière en cours de dénouement -actions ». Ce compte sera soldé par la comptabilité banque une fois la transaction signifiée dans le relevé bancaire.31

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 87. 31

32

La comptabilité placement veille à ce que le compte « transactions financières en cours de dénouement - actions » soit lettré. Les opérations non dénouées sont communiquées systématiquement au service des placements pour information. Celui-ci doit prendre attache avec les intermédiaires financiers en vue d’une régularisation dans les plus brefs délais.

1.2- Obligations: Les interventions de la CNIA dans le marché des obligations se font sous forme de transactions de gré à gré. Tout comme les actions, la décision d’investissement/désinvestissement incombe au service des placements sous la supervision de la direction financière. Nous distinguons à cet effet deux types de transactions : achats et ventes d’obligations. L’opération suit globalement le même processus décrit pour les actions. La seule particularité consiste au traitement spécifique des obligations acquises sur le marché secondaire. Dans ce cadre, le prix d’achat de l’obligation fait l’objet d’une ventilation entre les montants suivants: – Valeur nominale d’acquisition inscrite dans un compte spécifique parmi les comptes de placements – Valeur des coupons courus à l’acquisition enregistrée en diminution des intérêts financiers – Valeur des surcotes d’acquisitions inscrite dans un sous compte des comptes de placements. Cette valeur fera l’objet d’un amortissement linéaire sur la durée de vie restante de l’obligation. – Valeur des décotes (valeur bon pied de coupon inférieure à sa valeur nominale) est inscrite dans un compte d’attente « produits constatés d’avance » qui fera l’objet d’un étalement sur la durée de vie restante de l’obligation. La comptabilisation de l’opération s’effectue en mouvementant le compte d’actif (augmentation ou diminution) par un compte de régularisation « transaction financière en cours de dénouement -Obligations ». Ce compte sera soldé par la comptabilité banque une fois la transaction signifiée dans le relevé bancaire. La comptabilité placement veille à ce que le compte « transactions financières en cours de dénouement - Obligations » soit lettré. Les opérations non dénouées sont communiquées systématiquement au service des placements pour information. Celui-ci doit prendre attache avec les intermédiaires financiers en vue d’une régularisation dans les plus brefs délais.

La comptabilité placement doit tenir à jour un fichier détaillé par bon faisant apparaître toutes les composantes de l’obligation (valeur nominale, surcote d’acquisition non amortie, coupons courus non échus, coupons non réglés). Ce fichier doit se rapprocher à tout moment avec les comptes de placements figurant en comptabilité générale.32 L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 88. 32

33

2- Opérations de remboursement d’actifs financiers : Il s’agit particulièrement des opérations ayant trait au remboursement des coupons d’obligations (principal et/ou intérêts). Contrairement à ce qui a été pratiqué jusqu’ici, le traitement des remboursements va être effectué désormais sur la base des échéanciers de remboursement tenus par le service des placements. Celui-ci aura donc la charge de communiquer régulièrement à la comptabilité placements une situation mise à jour de l’échéancier de remboursement des obligations (principal et intérêts). A l’échéance, tous les bons arrivés à échéance sont débités par la comptabilité placement dans un compte d’attente « encaissement coupons à recevoir ». Ce compte sera soldé par la comptabilité banque à l’appui des encaissements effectivement crédités dans les comptes bancaires. La comptabilité placement veillera à ce que le compte d’attente « encaissement coupons à recevoir » soit lettré et justifié. Tous les montants en suspens doivent être communiqués au service des placements pour suivre leur dénouement. A la fin de chaque arrêté, la comptabilité placement effectue un rapprochement entre les encaissements comptabilisés et ceux figurant sur l’échéancier de remboursement. Tout écart doit être investigué puis régularisé. L ’intérêt de cette nouvelle approche, est que la comptabilisation s ’effectue sur la base des échéanciers et non uniquement sur la base des encaissements effectifs, ceci permet par conséquent un meilleur suivi des remboursement accompagné par des relances ponctuelles et rapide auprès des intermédiaires financiers.33

IV- AUTRES OPERATIONS Ces opérations concernent la gestion de la position auprès des établissements bancaires. 1. Gestion quotidienne de la position bancaire : Chaque matin, le service des placements se rapproche des établissements pour connaître le solde du compte de la CNIA dans leurs livres.34

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 89. 34 L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », page 89. 33

34

Si le niveau du compte est jugé trop bas, le service des placements doit émettre un bon de virement de fonds vers le compte à approvisionner.

En cours de journée, le service des placements reçoit quotidiennement un état des remises de chèques établis par le bureau d’ordre pour suivre les sorties réelles de fonds. Avant de transmettre l'ordre de virement, le service des placements doit s'assurer de la position prévisible de compte bancaire afin de ne pas provoquer une situation de découvert.

2. Les rapprochements bancaires :

La gestion de la position auprès des banques passe aussi par la réalisation des rapprochements bancaires. Ceux-ci sont réalisés par la cellule comptable, mais doivent être transmis à la trésorerie pour information et classement. La trésorerie étant à l'origine de l'ensemble des mouvements intervenant sur les comptes des correspondants, une étude approfondie des relevés bancaires et des rapprochements permettra la détection d'écritures anormales.35


35

Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne I-

Le questionnaire de contrôle interne : (Voir QCI en annexe 6)

II-

La grille d’analyse de séparation des tâches :

D’après cette grille d‘analyse (voir plus loin), on peut remarquer que le principe de séparation des tâches est bien respecté, en effet aucun cumul de fonction de stockage, d’ordonnancement, de contrôle, d’enregistrement ou d’exécution ne peut être décelé.

Tâches La détention des carnets de chèques vierges La préparation des chèques

E

Chefs de départe ments des sinistr es techni ques + DFC

La signature des chèques

O

x

L’envoi des chèques

E

L’approbation des pièces justificatives

A

L’annulation des pièces justificatives

E

Personne s Nature

La tenue du journal de trésorerie L’enregistrement des recettes à l’ouverture du courrier La remise en banque des recettes (espèces ou chèques) La tenue des comptes banques

S

Serv ice cour rier

Ser vice sini stre

Le responsable centre d’édition

Rédact eurs service sinistre s

Servi ce tréso rerie

La cellule compt able

L’écono mat

x x

x x

E R E R E

x x x x

E

x

La réception des relevés de banques

E

La tenue de la caisse

E

La préparation des rapprochements de banques La comparaison entre les recettes enregistrées au courrier et celles en banques. L’autorisation desremises écritures d’opérations diverses sur les comptes de trésorerie. l’ordonnancement des transactions des placements le suivi et le contrôle des transactions des placements

C

x

C

x

E R O

x

C

x

O : ordonnancement A : Approbation Stockage36

x X

X

C : Contrôle

E : Exécution

ER : Enregistrement

S:


Servic e place ment

36

Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA37)

Forces/Faiblesses

Forces

Faiblesses

37

Circuit des encaissements - Centralisation des

chèques reçus au niveau du bureau d’ordre, - Intervention hiérarchique exercée par le Directeur financier pour les retours de chèques impayés et de la responsable du département de la trésorerie au niveau de la remise des chèques aux banques, - Séparation entre la remise des chèques et leur comptabilisation, - Rapprochement bancaire délégué au Département de la comptabilité générale, a) Les délais de remise à la banque des chèques à l’encaissement, ne sont pas systématiquement conformes à ceux arrêtés par la note de procédure des encaissements prime par prime1 promulguée le 1er septembre 2000 (annexe 7) b) Les dates d’opération et les

Tableau de Forces et Faiblesses

Circuit des décaissements

Circuit des placements

- L’existence d’une procédure circuit des chèques sinistres; Un système d’information qui répond aux besoins de la compagnie en matière d’édition des chèques sinistres; Une gestion centralisée quant à l’édition des chèques sinistres

- Séparation des tâches entre le front office et le back office Existence d’une liste d‘intermédiaires autorisés, choisis en fonction de leur qualité et de leur réputation Les accès aux fonctions d’application financières et comptables sont correctement limités et contrôlés Existence d’un suivi d’encaissement des produits financiers attendus sur chaque ligne de titre t) politique financière non définie par la direction de l’entreprise u) Les opérations réalisées ne sont pas suivies par un comité financier v) Absence de contrôle de saisie et de validation effectués sur les transactions enregistrées w) inexistence d’une

h) Nécessité de revoir la procédure du circuit des chèques sinistres quant aux traits de contrôle et d’archivage. i) Nécessité de faire un suivi plus rigoureux de l’état de rapprochement bancaire. j) Contrôle des opérations d’annulation à renforcer.

37

dates de valeur appliquées par les banques domiciliataires des remises ne sont pas systématiquement conformes aux conditions bancaires mises en place par le département de la trésorerie. c) Les délais de comptabilisation des chèques à l’encaissement au niveau du système comptable Coda sont assez longs. d) La gestion des impayés des chèques ne fait pas l’objet d’une procédure qui définit et formalise les règles de gestion applicables en cas de retour d’impayé. e) La gestion des impayés des chèques ne fait pas l’objet d’un suivi formalisé. f) Plusieurs chèques retournés impayés ne sont pas comptabilisés par le Département de la comptabilité générale et non affectés en extra - comptable par le service Back office. g) Le circuit des chèques à l’encaissement n’est pas informatisé ce qui occasionne la redondance au niveau de la saisie des données, la non uniformisation de la structure de ces données et l’utilisation de traitements manuels

k) Nécessité de revoir la procédure régissant la deuxième signature des chèques sinistres. l) Nécessité de mettre en place un rapprochement d’exhaustivité des chèques retournés. m) Les délais de signatures des chèques indemnisation des sinistres ne sont pas systématiquement respectés n) Le pilotage du circuit des chèques pour indemnisation des sinistres n’est pas assuré, ou effectué d’une manière adéquate. o) Absence de rapprochement entre le stock des lettres chèques vierges détenu à l’économat et au centre d’édition, les lettres chèques utilisées et annulées, sur une périodicité préalablement prévue. p) La non mise à jour de la célérité de a liste des signataires auprès des banques. q) L’opération d’édition des chèques occasionne plusieurs risques r) Les délais de traitement des chèques retournés ne sont pas respectés pour la branche soins de santé et non prévus pour les autres branches s) Les chèques

procédure de vérifications de la qualité des émetteurs (obligations, TCN…)

38

pour presque toutes les étapes de ce circuit.

établis manuellement en dehors du circuit normal d’édition des chèques ne sont pas réglementés par les procédures mises en place.38

L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie dans les compagnies d’assurance » , 2004-2005, p.p.92-93 38

39

Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses

I- Analyse des forces par les tests de permanences :

Forces

Encaissements 1- Centralisation des chèques reçus au niveau du bureau d’ordre ;

Décaissements 1- L’existence d’une procédure circuit des chèques sinistres;

2- Un système 2- Intervention d’information qui hiérarchique exercée répond aux par le besoins de la Directeur financier compagnie en matière pour les retours de d’édition des chèques chèques impayés et de sinistres; la responsable du département de la 3- Une gestion trésorerie au niveau centralisée quant à de la remise des l’édition chèques aux banques ; des chèques sinistres 3- Séparation entre la remise des chèques et leur comptabilisation ; 4- Rapprochement bancaire délégué au Département de la comptabilité générale

Tests de permanence

-S’assurer que tous les chèques reçus sont impérativement centralisés au niveau du BO ; - S’assurer que le BO39 tient à jour un registre dans lequel sont enregistrés tous les chèques réceptionnés par date d’arrivée ;

39

Bureau d’ordre

- S’assurer que le registre d’utilisation des lettres chèques est régulièrement et correctement tenu par le responsable du centre d’édition ; - S’assurer que les lettres chèques annulées/ détériorées ont été correctement annulées (mention « annulée » indiquée) ;

Placements 1- Séparation des tâches entre le front office et le back office ; 2- Existence d’une liste d‘intermédiaires autorisés, choisis en fonction de leur qualité et de leur réputation ; 3- Les accès aux fonctions d’application financières et comptables sont correctement limités et contrôlés ; 4- Existence d’un suivi d’encaissement des produits financiers attendus sur chaque ligne de titres - S’assurer que les procédures garantissant une séparation des tâches entre l’ordonnancement et la comptabilisation des opérations financières sont bien appliquées ;

- S’assurer que cette

40

- S’assurer du respect des délais de remise à la banque des chèques à l’encaissement ;

- Revoir certains bordereaux des lettres chèques éditées et s’assurer qu’ils comportent l’accusé de réception de la personne chargée du circuit des lettres chèques et de la comptabilité technique ;

- S’assurer que la comptabilité banque vérifie en permanence l’exhaustivité des chèques remis à l’encaissement en contrôlant la séquentialité des numéros d’ordre attribués par le bureau d’ordre ;

- Revoir la procédure d’interfaçage des règlements édités sur STARCHEK et s’assurer par sondage que certains bordereaux des lettres chèques ont été exploités pour le contrôle de l’interface comptable ;

- S’assurer que la comptabilisation des encaissements se fait à partir des avis de recettes plutôt qu’à partir des chèques ;

- Revoir certains bordereaux des lettres chèques édités et s’assurer que ces états ont été visés par le responsable du centre d’édition et d’un classement par journée et par service a été effectué ;

- S’assurer que les chèques impayés sont toujours soumis à un responsable hiérarchique ;

- S’assurer que la comptabilité technique effectue un rapprochement entre les encaissements effectués sur CODA et la remise des chèques versés par la trésorerie ; - S’assurer que les rapprochements bancaires sont- faits régulièrement pour tous les comptes ;

liste est respectée au niveau de la réalisation des transactions ; - S’assurer que cette liste est régulièrement mise à jour ; - S’assurer que le système ne donne l’accès à ces fonctions d’application qu’aux personnes habilitées ; - Prendre un échantillon d’opérations de vente et s’assurer que ce suivi est matérialisé.40

- Rapprocher entre le fichier des règlements générés par CNIA Info, STARCHEK et le système CODA ; - Rapprocher entre le fichier des règlements annulés générés par CNIA Info, STARCHEK et le système CODA.

- S’assurer qu’ils sont L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », 2004-2005, p.p. 94-95 40

41

visés par un responsable hiérarchique.

42 II- Analyse des faiblesses par la matrice d’analyse du risque: faiblesses, risques, tests :

Circuits

Les faiblesses

Les causes

Des encaissem ents

1- Les délais Non de Identifiées remise à la banque des chèques à l’encaisseme nt ne sont pas systématique ment conformes à ceux arrêtés par la note de procédure des encaissement s prime par prime1 promulguée le 1er septembre 2000.

Le risque

Nive Les tests/ au entretiens de risqu e

La maîtrise Moye des n délais de remise des chèques à encaisser est un paramètre important au niveau de la gestion des dates de valeur en matière de gestion de la trésorerie.

Prendre un échantillon des chèques à l’encaisseme nt et faire leur suivi en comparant leur date d’entrée en trésorerie, la date d’établissem ent de leur bordereau de remise à la banque et la date de l’accusé réception de la banque.

Les résultats

Nous avons détectés des anomalies au niveau des délais d’encaisseme nt : 24 cas ont été recensés. Des exemples sont donnés en annexe. (annexe 8)41

L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance », 2004-2005, page.96 41

43

2- Les dates d’opération et les dates de valeur appliquées par les banques domiciliataire s des remises ne sont pas systématique ment conformes aux conditions bancaires mises en place par le département de la trésorerie.

Nonrespect par les banques des conditions bancaires arrêtées.

* Perte au niveau des dates de valeur arrêtées par le département de la trésorerie avec les banques concernées par les remises des chèques à encaisser, * Les dates d’opération appliquées par les banques influent négativemen t sur les dates de valeur correctemen t appliquées,

Moye n

Prendre un échantillon de chèques à l’encaisseme nt et faire leur suivi en comparant la date d’accusé réception de la banque et la date d’opération d’une part, et d’autre part, en comparant la date d’opération et la date de valeur. Par ailleurs, nous avons compris suite à notre entretien avec la responsable du département de la trésorerie que ce problème a déjà fait l’objet d’une corresponda nce avec les banques concernées pour les rappeler à l’ordre.

Nous avons constaté à travers nos tests que Les dates d’opération et les dates de valeur appliquées par les banques domiciliataire s des remises ne sont pas systématique ment conformes aux conditions bancaires (hormis la BMCI qui applique les bonnes dates d’opération). Ci-après quelques cas d’exemples pour l’application des dates d’opération et des dates de valeurs (annexe 9)

44

3- Les délais de comptabilisat ion des chèques à l’encaisseme nt au niveau du système comptable Coda sont assez longs.

Non identifiées ,

* Risque de décalage important entre les flux financiers entrants et l’image comptable de ces flux dans les comptes comptables en termes de temps, * Risque d’encombrer Les rapprochem ents bancaires avec des suspens dus à la non comptabilisa tion rapide des chèques à l’encaissem ent * Par ailleurs, l’enregistre ment rapide des flux d’opérations en comptabilité fait partie des bonnes pratiques n matière de gestion du système comptable.

Elevé

Prendre un échantillon de chèques à l’encaisseme nt et faire leur suivi en comparant les dates de remise à la banque et la date de comptabilisa tion.

Il est à signaler que les délais de comptabilisat ion au système CODA sont très longs : une moyenne de 40 jours. Quelques exemples sont donnés en annexe (annexe 10).42

L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie dans les compagnies d’assurance », 2004-2005, page.97 42

45 4- La gestion des impayés des chèques ne fait pas l’objet d’une procédure qui définit et formalise les règles de gestion applicables en cas de retour d’impayé.

La note de procédure de traitement des encaissem ents prime par prime ne réglement e pas cet aspect,

* Risque de donner lieu à des traitements qui pourraient s’avérer inappropriés ,

Elevé

Notre documentati on au niveau des procédures internes consolidés par les entretiens avec les responsables nous a permis de soulever que la procédure concernant le traitement des chèques impayés est inexistante.

Elevé

Prendre un échantillon de chèques impayés et s’assurer s’ils font l’objet d’un suivi formalisé en terme de date d’accusé réception et de date de retour.

* Risque de dilution des responsabilit és, * Absence de définition claire et formelle des procédures civiles ou pénales à mettre en place,

5- La gestion Non des identifiées impayés des chèques ne fait pas l’objet d’un suivi formalisé.

L’informati on de l’impayé des chèques paraît avoir une faible importance sur un plan opérationnel , La disponibilité rapide de l’informatio n de l’impayé des chèques et de son sort à tout moment n’est pas assurée,

Nous avons constaté que la gestion des impayés des chèques ne fait pas l’objet d’un suivi formalisé notamment par la mise en place, au niveau des entités concernées, d’outils (états de suivi, registre, application… ) permettant de : * Inventorier l’ensemble des valeurs retournées

46 impayées, * Ressortir les délais de réception et de remise entre entités concernées, * Connaître la nature des procédures déclenchées pour le recouvrement de ces valeurs, * Connaître le sort juridique, financier et comptable de ces valeurs.

Elevé 6- Plusieurs chèques retournés impayés ne sont pas comptabilisés par le Département de la comptabilité générale et non affectés en extra comptable par le service Back office.

Les règles de gestion applicable s aux impayés des chèques ne sont pas formalisée s

*L’informat ion comptable des chèques retournés impayés n’est pas constatée rapidement * Risque de double comptabilisa tion des règlements en cas d’oubli de comptabilisa tion des impayés des mêmes règlements, * Risque de donner lieu à des traitements qui ne sont pas préalableme nt approuvés par la

Prendre un échantillon des chèques retournés impayés et s’assurer qu’ils sont comptabilisé s au système CODA et affectés en extracomptable par le service Back – office. Nous avons compris à travers notre entretien avec le responsable du service Back office que les chèques reçus de certains intermédiaire s ayant des

Sur l’échantillon, on a décelé un certain nombre de chèques retournés impayés qui n’est pas comptabilisé par le Département de la comptabilité générale (annexe11). Par ailleurs, parmi les chèques retournés impayés et non encore comptabilisés , certains n’ont pas été non plus affectés en extra - comptable

47 Direction générale, * Risque de décalage et d’écart entre les données comptables et extra comptables des impayés, 7- Le circuit des chèques à l’encaisseme nt n’est pas informatisé ce qui occasionne la redondance au niveau de la saisie des données, la non uniformisatio n de la structure de ces données et l’utilisation de traitements manuels pour presque toutes les étapes de ce circuit.

Non identifiées .

* Des erreurs sont occasionnée s par la multiplicité de la saisie des données enregistrées, * Le recoupemen t des données entre les entités destinataires de ces chèques s’avère difficile et consomme beaucoup de temps, * Les délais de traitement sont allongés du fait de la multiplicité des saisies,

antécédents en terme d’incidents de paiement ne sont pas affectés qu’après connaissance du sort de ces chèques au niveau des banques. Cette faiblesse a été confirmé par les entretiens effectués auprès des responsables , et par le suivi et l’analyse des procédures réellement appliquées.

par le service Back office. (annexe11)

On peut déceler les cas de figure suivants : * Les ordres de recette établis au niveau du bureau direct ou du service de la gestion immobilière ne sont pas centralisés sur un état informatique, * Les chèques transmis par ces entités sont ressaisis sur un fichier Excel par le bureau d’ordre, * Les chèques centralisés par le bureau d’ordre sont transmis au département de la trésorerie et au service Back office sur la base d’un support

48 papier uniquement, * Ces deux entités refassent la même saisie des mêmes données pour les besoins de leur gestion, *L’établisse ment des bordereaux de remise au niveau du département de la trésorerie se fait manuellemen t, * La comptabilisat ion des chèques présentés à l’encaisseme nt nécessite une autre saisie des mêmes données au niveau du logiciel CODA, * Des références de folio sont utilisées en double, * D’un autre côté, la structure des données (N° de chèque, Banque tirée) n’est pas uniformisée entre le Bureau d’ordre et le

49 département de la trésorerie.

Des placements

8- Nous avons constaté que le recouvrement des valeurs retournées impayés ne s’accompagn e pas de la récupération des frais de retour débités par les banques ni à défaut par l’application d’un forfait représentant le coût supporté en interne pour la gestion de ces impayés. 1- Politique financière non définie par la direction de l’entreprise

Non identifiées .

La compagnie supporte seule les frais occasionnés par le retour des chèques impayés et les frais engagés pour leur recouvreme nt,

Non Identifiées

*Risque de gestion incohérente des placements avec la stratégie de la compagnie

2- Les opérations réalisées ne sont pas Non suivies par un Identifiées comité financier 3- Absence de contrôle de saisie et de validation effectués sur les

*Risque de détourneme nt à des fins personnelles

Ce point a été soulevé par l’intermédiai re des entretiens et des procédures appliquées.43

Elevé

Moye n

Elevé Non Identifiées

* Risque de non exhaustivité des

Sélectionner des opérations d’achat/ vente et procéder au contrôle : - du prix d’acquisitions/ de cession comptabilisé - de l’ordre d’achat/ vente - de l’avis d’opéré - de la date d’acquisition/ cession - De l’enregistremen t des frais

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance page.101 43

50 transactions enregistrées

- du calcul du prix de revient des titres cédés et de la plus ou moins-value de cession

opérations réalisées

Elevé 4inexistence d’une procédure de vérifications de la qualité des émetteurs (obligations, TCN…)

Pas de procédure

* Risque de détourneme nt à des fins personnelles réalisation de transactions avec une prise de risque non désirée

S’assurer de l’exhaustivité et de la réalité des opérations effectuées44


51

Des 1- Nécessité décaissements de revoir la procédure du circuit des chèques sinistres quant aux traits de contrôle et d’archivage.

La procédure telle qu’elle est établie répond à un objectif de formalisation des taches et non pas de maîtrise des risques

Risque de non maîtrise du circuit des chèques d’indemnisation sinistres

Elevé

Nous avons procédé à une lecture critique de la procédure circuit des chèques sinistres

nous avons pu soulever les constats suivants : * Le centre d’édition n’est pas défini dans la procédure : qui fait quoi? ; * Un contrôle des chèques édités se fait par le responsable édition, toutefois, ce contrôle n’est pas matérialisé; * La procédure reste muette quant à la relation entre l’économat et le service édition, étant donné que les chèques vierges proviennent de l’économat, des précisions sur cette relation doivent être signalées : le nombre des chèques par service, besoins, rapprochement, contrôle, etc. * L’inexistence d’un contrôle matérialisé pour s’assurer que tous les chèques45

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance Page.102 45

52

édités ont été signés ou annulés; * L’inexistence d’un contrôle matérialisé pour s’assurer que tous les chèques signés ont été remis aux bénéficiaires.

2- Nécessité de faire un suivi plus rigoureux de l’état de rapprochem ent bancaire.

* Le non rapprochem ent matérialisé entre les règlements effectués au niveau des services sinistres et les règlements validés au niveau du service comptabilité

* Risque de donner Elevé lieu à un règlement de chèques sans objet * Risque de sous- estimation des comptes de la compagnie.

L’état de rapprochement bancaire représente un nombre assez important des suspens. Quelques exemples des chèques sinistres en suspens sur l’état de rapprochement bancaire jusqu’au 31.03.2004 sont présentés en annexe46(annexe 12)

* Problème d’interfaçag e entre l’application sinistre et le logiciel comptable CODA

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance ,page.103 46

53 3Contrôle des opérations d’annulation à renforcer.

* Absence de rapprochem ent des annulations matérialisé entre les différents systèmes * Le contrôle des annulations

Risque d’impacter Elevé Nous avons les réserves de procédé la compagnie à un rapproc hement global entre les annulati ons passées sur l’applica tion CNIA INFO et est focalisé l’applica sur tion l’aspect CODA conformité sur une (le période traitement de 6 des mois annulation (31.09.2 s a été 003 au bien fait), nous estimons que le souci d’annulatio n doit répondre à la question suivante : est-ce que tous ce qui devait être annulé a été annulé ?

nous avons remarqué que certaines annulations n’ont pas été passées au niveau de CODA. Des cas sont cités à titre d’exemple en annexe47

31.03. (annexe 13) 2004)


54 4- Nécessité Non de revoir identifiées la procédure régissant la deuxième signature des chèques sinistres.

* Acceptation Moyen d’un risque indésirable, * Rejet des chèques par les banques

On se basant sur la note interne du 21.02.2003, sur les pouvoirs des signatures, il est stipulé que sauf en cas d’empêche ment ou d’absence, la 2ème signature doit émaner du supérieur hiérarchique direct du 1er signataire, toutefois, nous avons remarqué que la deuxième signature

55

5- La gestion No des n impayés des identifi chèques ne ées, fait pas l’objet d’un suivi formalisé.

L’informa élevé tion de l’impayé des chèques paraît avoir une faible importance sur un plan opérationnel, La disponibilité rapide de l’information de l’impayé des chèques et de son sort à tout moment n’est pas assurée,

Prendre un échantillon de chèques impayés et s’assurer s’ils font l’objet d’un suivi formalisé en terme de date d’accusé réception et de date de retour.

Nous avons constaté que la gestion des impayés des chèques ne fait pas l’objet d’un suivi formalisé notamment par la mise en place, au niveau des entités concernées, d’outils (états de suivi, registre, application..) permettant de : * Inventorier l’ensemble des valeurs retournées impayées, * Ressortir les délais de réception et de remise remise entre entre entités entités concernées, concernées, ** Connaître Connaître la la nature des nature des procédures procédures déclenchées pour déclenchées le recouvrement pour de ceslevaleurs, recouvrement * Connaître le de valeurs, sortces juridique, * Connaître financier et le sort juridique, comptable de ces financier et valeurs. comptable de ces valeurs. retournées impayées, * Ressortir les délais de réception et de remise entre entités concernées, * Connaître la nature des procédures déclenchées pour le

56 6- Plusieurs chèques retournés impayés ne sont pas comptabilisés par le Département de la comptabilité générale et non affectés en extra comptable par le service Back office.

*L’inform Elevé ation comptable des chèques Les retournés impayés n’est règles pas constatée de gestion rapidement applicables * Risque de double aux comptabilisatio impayés n des des règlements en chèques ne cas d’oubli de sont pas comptabilisatio formalisées n des impayés des mêmes règlements,

* Risque de donner lieu à des traitements qui ne sont pas préalablement approuvés par la Direction générale, * Risque de décalage et d’écart entre les données comptables et extra comptables des impayés,

Prendre un échantillon des chèques retournés impayés et s’assurer qu’ils sont comptabilisés au système CODA et affectés en extracomptable par le service Back – office.

Nous avons compris à travers notre entretien avec le responsable du service Back office que les chèques reçus de certains intermédiaires ayant des antécédents en terme d’incidents de paiement ne sont pas affectés qu’après connaissance du sort de ces chèques au niveau des banques.

Sur l’échantillon, on a décelé un certain nombre de chèques retournés impayés qui n’est pas comptabilisé par le Département de la comptabilité générale (annexe11). Par ailleurs, parmi les chèques retournés impayés et non encore comptabilisés, certains n’ont pas été non plus affectés en extra - comptable par le service Back office. (annexe11)

57 7- Le circuit des chèques à l’encaissement Non identifiées n’est pas informatisé ce qui occasionne la redondance au niveau de la saisie des données, la non uniformisation de la structure de ces données et l’utilisation de traitements manuels pour presque toutes les étapes de ce circuit.

* Des erreurs sont occasionnées par la multiplicité de la saisie des données enregistrées, * Le recoupement des données entre les entités destinatair es de ces chèques s’avère difficile et consomme beaucoup de temps, * Les délais de traitement sont allongés du fait de la multiplicité des saisies,

Cette faiblesse a été confirmé par les entretiens effectués auprès des responsables, et par le suivi et l’analyse des procédures réellement appliquées.

On peut déceler les cas de figure suivants : * Les ordres de recette établis au niveau du bureau direct ou du service de la gestion immobilière ne sont pas centralisés sur un état informatique, * Les chèques transmis par ces entités sont ressaisis sur un fichier Excel par le bureau d’ordre, * Les chèques centralisés par le bureau d’ordre sont transmis au département de la trésorerie et au service Back office sur la base d’un support papier uniquement, * Ces deux entités refassent la même saisie des mêmes données pour les besoins de leur gestion, *L’établisseme nt des bordereaux de remise au niveau du département de

58 la trésorerie se fait manuellement, * La comptabilisation des chèques présentés à l’encaissement nécessite une autre saisie des mêmes données au niveau du logiciel CODA, * Des références de folio sont utilisées en double, * D’un autre côté, la structure des données (N° de chèque, Banque tirée) n’est pas uniformisée entre le Bureau d’ordre et le département de la trésorerie. 8- Nous avons Non identifiées constaté que le recouvrement des valeurs retournées impayés ne s’accompagne pas de la récupération des frais de retour débités par les banques ni à défaut par l’application d’un forfait représentant le coût supporté en interne pour la gestion de ces impayés.

La compagnie supporte seule les frais occasionnés par le retour des chèques impayés et les frais engagés pour leur recouvrement

Ce point a été soulevé par l’intermédiaire des entretiens et des procédures appliquées.

59 Décaissements

1- Nécessité de revoir la procédure du circuit des chèques sinistres quant aux traits de contrôle et d’archivage.

Elevé Risque de non La maîtrise procédure telle qu’elle est du circuit établie répond à des chèques un objectif de d’indemnisati formalisati on des on sinistres taches et non pas de maîtrise des risques

Nous avons procédé à une lecture critique de la procédure circuit des chèques sinistres

Nous avons pu soulever les constats suivants : * Le centre d’édition n’est pas défini dans la procédure : qui fait quoi? ; * Un contrôle des chèques édités se fait par le responsable édition, toutefois, ce contrôle n’est pas matérialisé; * La procédure reste muette quant à la relation entre l’économat et le service édition, étant donné que les chèques vierges proviennent de l’économat, des précisions sur cette relation doivent être signalées : le nombre des chèques par service, besoins, rapprochement, contrôle, etc. * L’inexistence d’un contrôle matérialisé pour s’assurer que tous les chèques

60 édités ont été signés ou annulés; * L’inexistence d’un contrôle matérialisé pour s’assurer que tous les chèques signés ont été remis aux bénéficiaires. Le non Elevé 2- Nécessité *rapproche Risque m ent matérialisé de faire d’impacter entre les un suivi règlements les effectués niveau plus rigoureux au des réserves de la services de l’état de sinistres et compagnie rapprochement les règlements validés au bancaire. niveau du service comptabilit é * Problème d’interfaça gl’applicatio e entre nlesinistre logicielet comptable CODA est focalisé sur l’aspect conformité (le traitement des annulations afait), été bien nous estimons que le souci d’annulatio n doit répondre à la question suivante : est-ce tous ceque qui devait être annulé a été ? annulé

Nous avons procédé à un rapprochement global entre les annulations passées sur l’application CNIA INFO et l’application CODA sur une période de 6 mois (31.09.2003 au 31.03.2004)

Nous avons remarqué que certaines annulations n’ont pas été passées au niveau de CODA. Des cas sont cités à titre d’exemple en annexe (annexe 13)

61 3- Contrôle *deAbsence rapproche m ent des des annulations matérialisé opérations entre les d’annulation différents systèmes Le à renforcer. *contrôle des annulations est focalisé sur l’aspect conformité (le traitement des annulations afait), été bien nous estimons que le souci d’annulatio n doit répondre à la question suivante : est-ce que tous ce qui devait être annulé a été annulé ?

4- Nécessité Non identifiées de revoir la procédure régissant la deuxième signature des chèques sinistres.

Risque d’impacter les réserves de la compagnie

Elevé

* Acceptation d’un risque indésirable,

Moyen

* Rejet des chèques par les banques

Nous avons procédé à un rapprochement global entre les annulations passées sur l’application CNIA INFO et l’application CODA sur une période de 6 mois (31.09.2003 au 31.03.2004)

Nous avons remarqué que certaines annulations n’ont pas été passées au niveau de CODA. Des cas sont cités à titre d’exemple en annexe (annexe 13)

On se basant sur la note interne du 21.02.2003, sur les pouvoirs des signatures, il est stipulé que sauf en cas d’empêche ment ou d’absence, la 2ème signature doit émaner du supérieur hiérarchiqu e direct du 1er signataire, toutefois, nous avons remarqué que la deuxième signature

62 peut se faire d’une manière croisée entre les différents chefs de services, à titre d’exemple, pour la deuxième signature des chèques service Auto, elle peut se faire au niveau du service AT, celle de l’AT peut se faire au niveau de l’Auto ou des risques divers. Le chef de service oppose sa signature sur un montant sans avoir aucune connaissance du dossier. Il est à noter que dans ce cas, la deuxième signature se fait pour la forme, et non pas dans une logique de contrôle et de validation.

63 5* Le non Compromis respect de Nécessité la procédure avec le de bénéficiaire *l’inexiste nrapproche ce d’un mettre en m ent place un systématiq u e des rapprochement chèques retournés d’exhaustivité des chèques retournés.

Elevé

Nous avons procédé à un test de suivi sur le retour des chèques sinistres

nous avons soulevé que certains chèques ont été retournés pour des différents motifs, ont été saisis sur l’application STARCHEQUE et puis envoyés au service concerné pour traitement, toutefois, nous avons remarqué que ces chèques ont été livrés une deuxième fois à leurs bénéficiaires directement par le service concerné sans accusé de réception. Pour le bureau d’ordre, il s’agit des chèques en cours de traitement puisque la livraison a été faite main à main et non pas via le bureau d’ordre. Des cas sont cités à titre d’exemple en annexe (annexe 14)

64 * Non 6- Les respect des Risque délais de signature délais de arrêtés par d’influer la signatures négativement procédure circuit des chèques du sur la qualité des indemnisation chèques *Difficultés de service des de misedes en dont les délais sinistres ne œuvre délais arrêtés par de sont pas la procédure règlement systématiquem notamment à cause massede constituent un ent respectés la des chèques à des axes signer par jour * Absence majeurs. d’un pilotage adéquat exercé sur ce circuit

Moyen

S’assurer pour des règlements effectués que les délais de règlement impartis sont respectés (une demi-journée par signature). Ainsi nous avons procédé à des tests sur les délais de signature des chèques d’indemnisation de sinistres sur la base de 90 dossiers sinistre réglés entre le 01/03/2003 et le 31/03/2004.

Ces tests nous ont permis de constater que : * les éditions des chèques sinistres se font à temps * Les chèques édités sont récupérés à temps par les chargés de circuit des chèques. * Sur les 90 règlements revus, uniquement 17 chèques sinistres ont été signés dans la même journée, ce qui constitue un taux de18% * Pour les autres chèques sinistres non signés dans la même journée, nous avons calculé des délais de signature allant de 2 jours jusqu’à 81 jours * Les délais de remise des chèques sinistres signés au bureau d’ordre sont assez longs. Sur les 90 règlements revus, 40% ont été remis après une journée, 4% remis après 2 jours, 11% après 11 jours. * Les délais de remise des chèques aux

65 clients sont assez raisonnables. Sur les 90 règlements revus, 60% des chèques sinistres ont été remis au cours de la même journée, 28% après une journée et 9,5% après 2 jours. (annexe 15)

7- Le pilotage du circuit des chèques pour indemnisation des sinistres n’est pas assuré, ou effectué d’une manière adéquate.

* les Moyen modalités * Risque de fonctionne m entetdudu d’insuffisance suivi au niveau des reporting au niveau du circuit contrôles des chèques ne sont pas hiérarchiques clairement précisées devant être par la exercés sur le procédure. * La formalisati circuit des osuivi n du du circuit chèques. des * Risque chèques telle quepar prévue d’influer la procédure du circuit négativement des sur la qualité chèques n’est pas convenable de service dont ment accompagn les délais de éfonctionnal e des règlement iprévues tés au constituent un niveau de l’applicatio ndudecircuit suivi des axes des majeurs

Tests sur les procédures et divers entretiens effectués avec les responsables de service indemnisation et le responsable de la comptabilité technique

A travers les tests et les entretiens nous avons pu faire le constat des insuffisances suivantes : * Certains responsables n’ont pas l’accès à l’application du suivi du circuit des chèques * Pour ceux qui en ont accès, l’application est rarement consultée * Le suivi de ce circuit se fait parfois d’une manière occasionnelle ou ne se fait pas du tout * Aucune formalisation de ce suivi n’est mise en place Par ailleurs la procédure du circuit des chèques prévoit

66 chèques notamment en matière d’édition des états. * Faible sensibilisat iacteurs on desde ce parcircuit rapport à l’importanc epilotage du du suivi.et

La 8procédure ne prévoit pas un tel Absence rapproche ment de rapprochement entre le stock des lettres chèques vierges détenu à l’économat et au centre d’édition, les lettres chèques utilisées et annulées, sur une périodicité préalablement prévue.

un reporting des retards et anomalies relevés qui doit être fait aux DGA des pôles concernés, or ce reporting est inexistant Elevé * Risque de décalage entre les existants en stock (à l’économat et au centre d’édition) et les quantités de chèques sorties pour utilisation * Ce risque est d’autant plus accentué, du fait de l’existence de chèques établis manuellement en dehors de la procédure du circuit des chèques pour règlement de sinistres * Risque de donner lieu à une utilisation abusive des lettreschèques en absence d’un contrôle permanent, d’autant plus que la mise à jour

* Sur la base du registre tenu au niveau de l’économat, s’assurer que toutes les sorties de chèques sinistres sont dûment autorisées * Mettre en place un rapprochement entre les chèques remis par l’économat au centre d’édition et la base des chèques édités, remis ou annulés et disponible.

Absence de rapprochement entre le stock des lettres chèques vierges détenu à l’économat, des lettres chèques utilisées et annulées et le stock disponible au centre d’édition rattaché à la DFC sur une périodicité préalablement prévue. Par ailleurs, nous avons constaté que les sorties de lettres- chèques consignées sur le registre tenu par l’économat n’ont pas fait l’objet d’accusé de réception systématique de la part des personnes autorisées entre la période allant du 3 janvier 2003 au 2 septembre 2003.

67 des signataires autorisés au niveau des banques ne se fait pas avec la célérité nécessaire. * La non Elevé 9- La non mise à jour * Risque de avec célérité mise à jour la liste de donner avec célérité des lieu à des signataires des de la liste des auprès banques règlements signataires inappropriés et auprès des non autorisés. banques. * Ce risque est d’autant plus accentué, du fait du retard enregistré au niveau des rapprochement s bancaires et de l’absence du rapprochement entre le stock des lettres chèques disponibles et utilisées

Revoir la note de délégation des pouvoirs et signatures et comparer par sondage avec certains règlements effectués

Nous avons constaté à travers les réponses fournies dans le cadre de la circularisation des banques domiciliataires des divers comptes bancaires, que certaines personnes ayant quitté la CNIA ou qui ne sont plus autorisées (personnes ne figurant pas sur la note de service relative à la délégation de signatures relative aux règlements opérés par la compagnie à effet du 21 février 2003) à faire fonctionner les divers comptes bancaires continuent de faire partie des signataires admis auprès des dites banques.

68 10L’opération d’édition des chèques occasionne plusieurs risques

* Elevé Inexistence * Risque de de module intégré non aux systèmes intégrité des d’informati on utilisés permettant données l’automatis ation des utilisées pour éditions L’environn l’édition des ement chèques. d’édition n’est pas suffisamme nt sécurisé * Risque de non exhaustivité au niveau de l’édition des chèques relatifs à tous les règlements initiés sur ses différents systèmes. * Doubles éditions des chèques

Nous avons procédé * à une revue critique des modalités de fonctionnement de l’opération d’édition des chèques pour règlement des sinistres. * à une consultation du registre des chèques tenu par le centre d’édition * à un entretien avec le responsable du centre d’édition.

Cette opération comporte plusieurs risques du fait de : * l’utilisation des progiciels non intégrés (PMI, GIS, CNIA info pour la partie vie et starchèque) * L’utilisation de la messagerie pour le transfert des fichiers de règlement au centre d’édition pour ceux initiés sur PMI et CNIA info. * La génération manuelle des fichiers de règlements par plusieurs entités (département exploitation informatique pour les règlements opérés sur CNIA info, département soins de santé pour les règlements initiés sur PMI et le centre d’édition pour les règlements initiés sur GIS) * Le chargement manuel par le responsable du centre d’édition sur l’application starchèque des différents fichiers de règlements générés. Par ailleurs, la consultation du registre des

69 chèques tenu par le centre d’édition nous a permis de constater l’existence de plusieurs chèques édités en double. Nous avons compris à travers notre entretien avec le responsable du centre d’édition et l’annotation portée sur le registre que la cause est due au système et que starchèque ne bloque pas les doubles éditions.

70 * La Elevé 11- Les procédure * Risque d’édition et de délais de d’influer signature lettres traitement des des –pour chèques négativement chèques règlement sur la qualité retournés ne des sinistres (hors soins de service dont sont pas de santé) pas les délais de respectés pour n’est explicite règlement sur les la branche délais impartis constituent un le soins de santé pour traitement des axes et non prévus des chèques majeurs pour les autres retournés. * Les procédures branches du circuit * Risque des chèques ne d’avoir sont pas explicites des réserves sur les modalités de remise mises à jour, des pour des chèques retournés engagements aux destinataire sservices par les non éteints, techniques par des * Absence du suivipar à règlements exercer les dont les responsabl eservices s des chèques techniques sur les délais de correspondant traitement sont retournés des chèques retournés. et non traités. * Risque de ne pas protéger suffisamment la compagnie sur un plan juridique (accusés de réception non appropriés).

Prendre un échantillon des chèques retournés et faire le suivi des : • délais de transmission entre Bureau d’Ordre et les Services Techniques. • Délai de transmission entre le Bureau d’Ordre et la Direction Financière et Comptable (DFC) pour annulation / Starchèque • Délai de remise des chèques aux clients

Les délais de traitement des chèques retournés tel qu’arrêtés par la procédure d’édition et de signature des lettres chèques soins de santé ne sont pas respectés. des cas sont cités à titre d’exemple en en annexe (annexe 16) D’un autre côté, les délais de traitement des chèques retournés (hors soin de santé) ne sont pas définis pour l’ensemble des étapes prévues par la procédure d’édition et de signature des lettres- chèques pour règlement des sinistres (hors soins de santé), excepté pour le délai de garde par le service technique des chèques non réclamés avant annulation. Par ailleurs las chèques retournés (pour des motifs non réclamés) sont remis plus tard aux destinataires directement par le service technique sans centralisation auprès du BO et sans que les prescriptions en matière d’accusé de réception soient prises en

71 12- Les chèques établis manuellement en dehors du circuit normal d’édition des chèques ne sont pas réglementés par les procédures mises en place.

* Non respect de * Risque de la procédure sous * Les estimation ou procédures mises en place ne de sur règlemente néditions t pas les estimation des des réserves. chèques établis en dehors du circuit normal prévu

Elevé

Consultation des états de rapprochements bancaires arrêtés au 31/03/2004.

Nous avons pu relever quelques chèques pour règlement de sinistres ayant été édités en dehors des procédures du circuit des chèques sinistres. (annexe17). Les sinistres ouverts au niveau de CNIA info et PMI n’ont pas été mis à jour avec ces règlements

72 La 13procédure ne prévoit un L’économat pas inventaire permanent tient des lettresuniquement un chèques registre des sorties des lettreschèques vierges, et non un inventaire permanent.

* Risque de faible maîtrise sur l’existant en stock des lettreschèques * Absence d’outils permettant, l’indication rapide de l’existant en stock et la gestion du stock de sécurité et les quantités économiques de lettreschèques à commander. * Risque de décalage important entre l’existant en stock des lettreschèques et l’inventaire intermittent.

Elevé

73

Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit Circuits Circuit des encaissements

Recommandations 1-Une plus grande maîtrise des délais de remise des chèques à l’encaissement conformément à la note de procédure des encaissements prime par prime. 2- Un suivi renforcé et systématique sur le respect par les banques des conditions bancaires arrêtées afin que tout dérapage soit prévenu en temps utile et donner lieu à une régularisation immédiate de tout écart constaté. 3- Que le département de la comptabilité générale procède à la comptabilisation des chèques à l’encaissement dans des délais plus courts. 4- La mise en place d’une procédure pour la gestion et le suivi des impayés afin de définir formellement, entre autres, les responsabilités des entités intervenant, les délais à respecter, les procédures contentieuses à mettre en place et éventuellement les frais à récupérer. 5- La mise en place d’un suivi formalisé de l’impayé des chèques à l’encaissement à travers des états qui centralisent les données de ces valeurs, les entités réceptionnaires, les délais et la nature des traitements effectués au niveau de chaque entité concernée ainsi que le sort de chaque valeur. 6- Que le Département de la comptabilité générale procède systématiquement à la comptabilisation rapide des chèques retournés impayés. 7- Vu l’importance stratégique du circuit des chèques à l’encaissement, nous recommandons son informatisation afin de gagner en efficacité et en sécurité à plusieurs niveaux (saisie des données, émission des ordres de recette, établissement des folios de remise, comptabilisation, rapprochement, et autres. A défaut de cette informatisation, nous pensons que plusieurs pistes d’amélioration sont envisageables afin de rendre ce circuit plus efficace, éviter les redondances et renforcer le contrôle. 8- Par ailleurs, nous recommandons que la DFC48 envisage la possibilité de récupérer les frais engendrés par le retour des impayés des chèques à l’encaissement au moins pour les frais bancaires.49

48

Direction financière et comptable L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance p.p.116-117 49

74 Circuits des décaissements

1- Pour une meilleure maîtrise des risques, certains traits doivent être renforcés, au niveau de la procédure de décaissement : • Définition claire des attributions de chaque responsable, • Matérialisation des contrôles lors de chaque étape du circuit, • Trait d’archivage. • Schéma comptable. 2- Pour la mise en œuvre d’un suivi rigoureux des rapprochements bancaires : * La mise en place d’un système de rapprochement entre les sinistres validés et le système comptable (CODA) s’avère être nécessaire. * Le dispatching des numéros de chèques par service ou produit, va permettre un retour rapide à la source d’information 3- Pour éviter tout décalage entre le système des traitements comptable et celui des traitements de sinistre, il faut prévoir l’obligation de matérialiser le rapprochement des annulations entre le système comptable et le système des traitements des sinistres. 4- Pour éviter toute acceptation de risques indésirables, une sensibilisation des différents responsables quant à l’importance de la deuxième signature doit être faite. 5- Aussi, est –il nécessaire de mettre en place un rapprochement d’exhaustivité des chèques retournés pour mieux maîtriser ces derniers et éviter les doubles éditions. 6- De plus, le respect des délais arrêtés par la procédure d’édition et de signature des lettres chèques est obligatoire pour préserver une bonne qualité e service dont les délais constituent l’un des axes majeurs. Par ailleurs nous estimons nécessaire, après une période de deux années de mise en application de la procédure d’édition et de signature des lettres chèques, qu’une revue de ce circuit soit faite, afin de mettre en relief les difficultés éventuelles de mise en œuvre des différentes règles arrêtés par ladite procédure. 7- Afin de pouvoir rendre le pilotage et le suivi du circuit des chèques plus réel, systématique et plus performant, nous recommandons la mise en place d’un certain nombre d’actions : * Etendre l’accès à l’application du circuit des chèques à l’ensemble des responsables intervenant dans ce circuit. * Enrichir les fonctionnalités de l’application de suivi des chèques, afin qu’elle réponde efficacement aux besoins du pilotage du circuit des chèques en concertation avec les utilisateurs (i.e : édition des états

75 sur la base de plusieurs critères, calcul des délais…) * Formaliser le suivi et le contrôle hiérarchique exercé sur le circuit des chèques. Formaliser le reporting des retards et anomalies à communiquer aux DGA. 8- Nous recommandons la mise en place d’un rapprochement périodique entre le stock des lettres- chèques vierges détenues à l’économat, les lettres- chèques utilisées et annulées et le stock disponible au centre d’édition. Afin de faciliter ce rapprochement, nous proposons l’amélioration des moyens disponibles, à savoir : • L’informatisation du registre des chèques prévu par la procédure du circuit des chèques pour règlement des sinistres ou à défaut sa mise sous forme EXCEL afin de faciliter son exploitation • L’informatisation du registre de sorties des chèques tenu par l’économat ou à défaut sa mise sous format EXCEL afin de faciliter son exploitation. 9- En outre, nous recommandons la mise en place d’une procédure permettent le déclenchement rapide de la mise à jour de la liste des signataires au niveau des banques. Nous recommandons aussi que la DRH, le département juridique et le département de trésorerie soient impliqués par cette procédure. 10- Par ailleurs la mise en place d’un module d’édition des lettreschèques qui soit intégré au système d’information métier sera d’une très grande utilité. En effet, il permettra l’automatisation de l’opération d’édition des chèques et le respect de toutes les règles de contrôle et de sécurité en matière de système d’information. Ce module pourrait être conçu, en plus, dans la perspective d’une liaison avec la gestion opérationnelle de la trésorerie (chois des banques de règlement, gestion des positions bancaires, gestion des séries de chèques…) Alternativement, nous préconisons la revue de cette opération d’édition des lettres- chèques dans la perspective d’une meilleure sécurisation et d’amélioration des contrôles à mettre en place notamment au niveau de l’application Starchèque. 11- Aussi faut-il insister sur le respect des délais prévus par la procédure d’édition et de signature des lettres chèques soins de santé par le BO et le département d’indemnisation des sons de santé. 12- En outre, nous recommandons la régularisation des règlements effectués manuellement en dehors du circuit normal d‘édition des chèques pour règlement des sinistres en vue de mettre à jour les sinistres correspondant.

76

Par ailleurs les procédures du circuit des chèques pou règlement des sinistres devront être revues afin de réglementer le cas des chèques établis manuellement. 13- La mise en place au niveau de l’économat d’un inventaire permanent des lettres chèques vierges, permettant de faire sortir à tout moment les entrées, les sorties et le stock disponible des lettres chèques s’avère être nécessaire. En effet, cet inventaire permettra la réconciliation entre le stock théorique et le disponible réel à l’occasion des inventaires physiques intermittents.50 Gestion des placements

1- Définition d’une politique financière bien précise par la DG, afin de ne pas laisser une marge de manœuvre très importante au Risk Manager, et d’avoir une stratégie de placement en harmonie avec celle de la compagnie. 2- Suivi régulier par un comité financier, des opérations réalisées pour assurer un contrôle régulier et pour déceler toute anomalie 3- Effectuation d’un contrôle de saisie sur les transactions enregistrées pour s’assurer de leur exhaustivité et de leur réalité et pour éviter toute tentative de détournement pour des fins personnels 4- Etablissement d’une procédure de vérification de la qualité des émetteurs, afin de minimiser la prise de risque.51

L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance p.p.p.118-119-120 51 L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance p.120 50

77

Conclusion générale Il reste important de savoir que les risques au niveau de l'entreprise ne sont pas à négliger. D'où la nécessité de l'évaluation du contrôle interne en vue de mieux apprécier les procédures existantes ou celles à mettre en place pour éviter que des défaillances soient facteurs de conséquences hémorragiques pour l'entreprise. Comme tout système, le dispositif de contrôle interne doit faire l'objet d'une surveillance permanente. Il s'agit de vérifier sa pertinence et son adéquation aux objectifs de la société. Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de la société. La probabilité d'atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. Il existe en effet des limites inhérentes à tout système de contrôle interne. Ces limites résultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extérieur, de l'exercice de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une défaillance humaine ou d'une simple erreur.

En outre, lors de la mise en place des contrôles, il est nécessaire de tenir compte du rapport coût/bénéfice et de ne pas développer des systèmes de contrôle interne inutilement coûteux quitte à accepter un certain niveau de risque.

Chaque membre du personnel doit avoir la connaissance et l'information nécessaire pour établir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrôle interne, au regard des objectifs qui lui ont été assignés. C'est le cas des responsables opérationnels en prise directe avec le dispositif de contrôle interne mais aussi des contrôleurs internes et des cadres financiers qui doivent jouer un rôle important de pilotage et de contrôle.

79

Bibliographie/Webographie La webographie :

http://www.cesag.sn/ http://www.memoireonline.com/10/09/2809/m_Evaluation-du-contrleinterne-cas-du-cycle-des-revenus-de-Online-Creation3.html http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle- interne?qid=f4063a2e-e3ec-4d53-ae222c944df42493&v=&b=&from_search=2 https://fr.scribd.com/doc/26666556/Contro-le-Interne#scribd http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne

La bibliographie : J. Walter, P.Noirot, « Contrôle interne : Des chiffres porteurs de sens », -Afnor aditions- (2010) L.Maghraoui Hassani, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance »,ISCAE CASABLANCA, (2004-2005)

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Table des matières Introduction générale.................................................................................................................. 2 Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne .......................................................................... 3 1.1.

Définition du contrôle interne...................................................................................... 3

1.2.

Objectifs du contrôle interne ....................................................................................... 4

1.3.

Les principes du contrôle interne................................................................................. 5

Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle interne ............................................ 8 Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne .............................................. 8 2.1. Description des systèmes et des procédures ................................................................ 8 2.2. Confirmation de la compréhension du système ........................................................... 8 2.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne................................................................. 8 2.3.1. L’étude visuelle: ..................................................................................................... 9 2.3.2. Les questionnaires du contrôle interne : ................................................................. 9 2.4. Confirmation de l’application des points forts du système .......................................... 9 2.5. Evaluation définitive du contrôle interne ..................................................................... 9 2.6. Rapport d’évaluation du contrôle interne................................................................... 10 Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne .................................... 11 2.1. L’entretien ................................................................................................................. 11 2.2. L’analyse des circuits par diagramme ....................................................................... 11 2.3. Les questions et guides opératoires ............................................................................ 12 2.4. Les grilles d’analyse de contrôle interne................................................................... 13 2.5. Le test de conformité ou de compréhension ............................................................. 14 2.5.1. Confirmation verbale : ............................................................................................ 14 2.5.2. Etude de quelques opérations : ............................................................................... 14 2.6. Le tableau d’évaluation des systèmes ........................................................................ 14 2.7. La méthode « point de contrôle »............................................................................... 15 Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE .............................................................................. 17 Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation ................................ 18 I- Les encaissements ......................................................................................................... 19 1-

Encaissements de primes ........................................................................................... 20

2- Encaissement CID ....................................................................................................... 25 II- Les décaissements (Règlement de sinistres) : .............................................................. 25 1- les différents types de décaissement ............................................................................. 25 2- Les flow chart des procédures de gestion des moyens de règlements : ........................ 27

81 « Starchèque » ................................................................................................................... 27 III- Les opérations de placements ..................................................................................... 31 1- Opérations d’achats/vente d’actif financier ................................................................. 31 1.2- Obligations: .............................................................................................................. 32 2- Opérations de remboursement d’actifs financiers ........................................................ 33 IV- AUTRES OPERATIONS ........................................................................................... 33 1. Gestion quotidienne de la position bancaire ................................................................. 33 2. Les rapprochements bancaires ...................................................................................... 34 Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne ................................................................. 35 I-

Le questionnaire de contrôle interne : ..................................................................... 35

II-

La grille d’analyse de séparation des tâches : .......................................................... 35

Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA) ................................. 36 Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses .............................................................. 39 I- Analyse des forces par les tests de permanences .......................................................... 39 II- Analyse des faiblesses par la matrice d’analyse du risque: faiblesses, risques, tests .. 42 Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit ........................... 73 Conclusion générale ................................................................................................................. 78 Bibliographie/Webographie ..................................................................................................... 79

Rapport d'audit : Evaluation du contrôle interne – Cas de la CNIA Assurance- Encadré par : M.HILMI Yassine Préparé par

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