RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERAWATAN BERBASIS KOMPUTER (Studi Kasus Di Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung) Arianto1, Harwadi2, Muhammad Rivai3 Jurusan Teknik Mesin, Program Studi Teknik Mesin Dan Manufaktur Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung Kawasan Industri Air Kantung, Sungailiat, 33311 Telp. 0717-93586,95252. Fax. 0717-93585 Email :
[email protected] Http ://www.polman-babel.ac.id ABSTRACT Machinery availability is important for educational institutions particularly for State Polytechnic. Maintenance plays an important role to support learning activities and production. At the moment, maintenance management at State Polytechnic Manufacture of Bangka Belitung be run manually, such as work requests (work orders), scheduling, maintenance execution, documentation, reporting, search of general information machines and securing maintenance data (documents). It has many disadventages and difficulty to make maintenance policy because the require data is untraceable. Therefore Computer Based Maintenance Information System is designed by utilizing Microsoft Office Access as a database and Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) to build display interface. The stages of designing a computer based maintenance information system starts from identification problem (interviews, observation, literature study), formulation problem, data collection, design, system manufacturing, testing, analysis, conclusions and suggestions. The results of experiments proofed that the design of Computer Based Maintenance Information System capable to generate a work order and maintenance schedules, displays work specifications and general information machines, monitoring maintenance activities, record maintenance activities, create maintenance reports and secure maintenance data (documents). Keywords : Maintenance activities, Manually, Computer based maintenance information system, Database ABSTRAK Kondisi mesin dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting bagi instansi pendidikan politeknik manufaktur khususnya di Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung. Fungsi perawatan disadari atau tidak memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung aktifitas pembelajaran dan produksi. Berdasarkan kondisi saat ini kegiatan perawatan masih dilakukan dengan cara manual, seperti permintaan kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin serta pengamanan data (dokumen) perawatan. Hal tersebut menyebabkan sulitnya untuk mengontrol kegiatan perawatan, pihak manajemen juga kesulitan untuk membuat kebijakan perawatan karena data-data perawatan yang dibutuhkan sulit ditelusuri keberadaannya. Menyikapi hal tersebut, dirancang Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dengan memanfaatkan Microsoft Office Access sebagai database dan Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Tahapantahapan dalam merancang sistem informasi perawatan berbasis komputer ini dimulai dari identifikasi masalah (wawancara, observasi, study literature), rumusan masalah, pengumpulan data, perancangan sistem, pembuatan sistem, uji coba, analisis, kesimpulan dan saran. Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer yang dirancang mampu men-generate perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan data umum mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan perawatan, serta mengamankan data (dokumen) perawatan. Kata kunci : Kegiatan perawatan, Manual, Sistem informasi perawatan berbasis komputer, Database
1.
PENDAHULUAN Perawatan (maintenance) dapat diartikan sebagai kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, penyesuaian, maupun penggantian sebagian peralatan yang diperlukan agar sarana fasilitas pada kondisi yang diharapkan dan selalu dalam kondisi siap pakai. Tujuan dari kegiatan perawatan itu sendiri, yaitu. 1. 2. 3. 4. 5.
Memperpanjang usia kegunaan aset. Menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi. Menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu, misalnya unit cadangan, unit pemadam kebakaran dan sebagainya. Menjamin keselamatan operator yang menggunakan sarana tersebut. Kerugian baik material maupun personel akibat kerusakan dapat dihindari sedini mungkin.
Peranan kegiatan perawatan dirasakan sangat besar pengaruhnya terhadap kelancaran fungsi mesin. Kegiatan perawatan merupakan penunjang untuk menjaga kestabilan dari proses kegiatan operasional.[1] Adapun urutan langkah dalam manajemen perawatan yaitu request, approval, plan, schedule, performing work, record data, accounting for cost, developing management information, updating equipment history, management control reports.[2] Manajemen perawatan dapat digunakan untuk membuat sebuah kebijakan mengenai strategi perawatan, dengan berdasarkan data-data riwayat perawatan sebelumnya. Keberadaan dan kelengkapan dokumen perawatan sangat penting dalam proses perencanaan strategi perawatan. Mengendalikan kegiatan perawatan karena informasi yang ada merupakan dasar penentuan kebijakan perawatan yang akan diambil agar kebijakan perawatan yang dibuat nantinya sesuai dengan yang dibutuhkan. Sistem manajemen perawatan yang masih dilaksanakan secara manual dapat dengan memanfaatkan fungsi komputer dengan tujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaannya. Sistem manajemen perawatan berbantuan komputer, biasa disingkat CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) yang merupakan sebuah perangkat lunak yang berisi semua aspek kehidupan suatu organisasi. Komputerisasi manajemen pemeliharaan dan perbaikan memungkinkan tersedianya semua informasi di semua bagian yang terkait dengan fungsi pemeliharan, seperti manajer, supervisor, perencana, personal gudang, dan bagian akunting. Keunggulan komputerisasi manajemen pemeliharaan diantaranya yaitu.[3] 1. 2. 3. 4. 5.
Meningkatkan efisiensi. Mengurangi Biaya Perawatan. Mengurangi biaya down-time (waktu perbaikan) peralatan. Menghasilkan rekaman sejarah pemeliharaan suatau alat, untuk mempermudah membuat perencanaan pemeliharaan dan biaya perbaikan. Menghasilkan laporan hasil pemeliharaan dengan format yang diperlukan oleh pemakai maupun manajemen.
Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung adalah salah satu institusi pendidikan dengan kurikulum pembelajaran yang lebih banyak berhubungan dengan kelas praktik, dimana kondisi mesin dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting. Berdasarkan kondisi saat ini kegiatan perawatan masih dilakukan dengan cara manual, seperti permintaan kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin serta pengamanan data (dokumen) perawatan. Menyikapi hal tersebut dirancang Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer di Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung dengan kemampuan mampu men-generate perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan data umum mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan perawatan, serta mengamankan data (dokumen) perawatan. 2.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Kegiatan-kegiatan disusun dalam bentuk flowchart, dengan tujuan agar tindakan yang dilakukan lebih terarah dan terkontrol sehingga
target-target yang diharapkan dapat tercapai. Kegiatan dalam metodologi penelitian ini ditunjukkan oleh Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1. Diagram alir metodologi penelitian 2.1. ANALISIS KONDISI PERAWATAN Metode perawatan yang diterapkan pada Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung saat ini adalah perawatan preventive dan perawatan corrective. Namun metode perawatan yang diterapkan tersebut masih dilakukan dengan cara-cara manual, seperti permintaan kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan serta pencarian data umum mesin. Permintaan kerja (work order) yang dikeluarkan tidak terpantau apakah sudah dilakukan atau belum dan dokumentasi riwayat pekerjaan yang telah dilakukan penyimpanannya tidak terpusat. Penjadwalan yang dibuat secara manual menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Pelaksanaan kegiatan tidak terpantau apakah sudah dilakukan atau belum karena prosedur pelaksanaan masih manual. Pendokumentasian secara manual membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta memiliki batas waktu pemakaian, dikarenakan bentuk dokumen masih berupa kertas disamping itu keberadaan dokumen perawatan sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan banyak pihak yang membutuhkan. Pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, ditambah lagi dengan keberadaan dokumen perawatan yang sulit ditelusuri. Untuk mencari data umum mesin masih menggunakan manual book dengan tiap mesin yang memiliki manual book yang berbeda pula, ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book yang mulai rusak dimakan usia sehingga menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim perawatan untuk mengambil informasi mengenai mesin terkait. Dikarenankan banyak pihak yang membutuhkan dokumen perawatan tidak terkecuali mahasiswa, menyebabkan tim perawatan kesulitan baik untuk menjaga keberadaan dokumen perawatan ataupun membatasi hak akses demi menjaga kelengkapan dan keberadaannya. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, dirancang sistem informasi perawatan dengan fitur sebagai berikut. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Sistem keamanan Home Data mesin Personil Jadwal PM WO (work order) Riwayat perawatan Uraian kegiatan Laporan
2.2. PERANCANGAN SISTEM Tahap ini terdiri dari dua perancangan yaitu, perancangan database dan perancangan sistem. Perancangan database memanfaatkan Microsoft Office Access dan Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Hasil rancangan aplikasi diberi nama Polman
Maintenance System (PMS). Berikut rancangan menu pada aplikasi Polman Maintenance System (PMS) dapat dilihat pada Gambar 2. berikut.
Gambar 2. Hirarki menu utama 3.
ANALISIS Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dapat membantu mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh tim perawatan di Laboratorium Mekanik Polman Babel saat ini. Analisis ini dilakukan dengan membandingkan kondisi yang sebelumnya dengan perkiraan dampak yang ditimbulkan bila rancangan ini diterapkan. Data perbandingan antara kondisi awal dengan kondisi yang diinginkan dapat dilihat pada table 1. dibawah ini. Tabel 1. Perbandingan performa antara kondisi awal dengan kondisi yang akan diinginkan Kondisi awal
Kondisi yang diinginkan
Permintaan kerja (work order) masih dilakukan secara manual.
Untuk permintaan kerja(work order) dapat langsung di-generate dan data permintaan langsung tersimpan didatabase. Sistem mampu men-generate jadwal perawatan berdasarkan tingkat kerumitan mesin dan periode yang dipilih serta jadwal dapat otomatis berulang.
Sistem penjadwalan yang dibuat secara manual menghabiskan banyak waktu dan sumberdaya.
Pelaksanaan kegiatan perawatan tidak terpantau apakah sudah dilakukan atau belum karena prosedur pelaksanaan masih manual.
Sistem mampu memunculkan kegiatan perawatan yang belum dilakukan serta mencetak spesifikasi kerja.
Pendokumentasian secara manual membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta memiliki batas waktu pemakaian, disamping itu keberadaan dokumen perawatan sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan banyak pihak yang membutuhkan. Pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu dan sumberdaya yang tidak sedikit dalam hal rekapitulasi data, ditambah lagi dengan keberadaan dokumen perawatan yang sulit ditelusuri. Untuk mencari data umum mesin masih menggunakan manual book dengan tiap mesin yang memiliki manual book yang berbeda pula, ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book yang mulai rusak dimakan usia sehingga
Dokumen perawatan disimpan dalam bentuk database dimana keberadaan dokumen perawatan sudah terpusat, serta persentase kerusakan data untuk pemakaian normal sangat kecil, disamping itu media penyimpanan ini tidak memerlukan ruang yang luas. Rekapitulasi data untuk pelaporan lebih cepat dan mudah, dokumen laporan dapat disimpan dalam bentuk pdf, Microsoft word ataupun Microsoft excel. Pencarian data umum mesin mudah ditelusuri karena sudah terintegrasi database sehingga waktu yang diperlukan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan lebih cepat.
menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim perawatan untuk mengambil informasi mengenai mesin terkait. Setiap pengguna yang memerlukan dokumen perawatan dapat dengan leluasa mengakses informasi tanpa dibatasi hak akses, yang menyebabkan tim perawatan kesulitan menjaga keberadaan dan kelengkapan data.
Pengguna dapat lebih leluasa mengakses informasi, namun hak akses dibatasi sesuai dengan ID login yang digunakan.
Berdasarkan Tabel 1. dapat diketahui bahwa hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dapat mengatasi permasalahan yang sedang dialami oleh tim perawatan. Hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dapat melakukan pencarian data yang sudah terotomasi dengan cepat karena sudah dikelompokkan dan dikodekan menggunakan GT (group technology) dalam database. Dengan adanya database, data-data yang ada di departemen perawatan dapat terorganisir dengan baik, tidak ada redundasi data, data selalu update. 4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. KESIMPULAN Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Berbasis Komputer mampu: 1. 2. 3.
Men-generate perintah kerja (work order), jadwal perawatan serta laporan perawatan. Menampilkan spesifikasi kerja, data umum mesin serta riwayat perawatan. Memantau kegiatan perawatan serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
4.2. SARAN 1. Sesuai dengan tuntutan kebutuhan informasi perawatan di Laboratorium Mekanik Polman Babel, rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer ini dapat dilakukan pengembangan lebih lanjut (upgrade) seperti beroperasi pada jaringan online atau berbasisi web serta dapat dapat menampilkan informasi MTTR /MTBF. 2. Sebelum menggunakan aplikasi hasil rancangan ini user hendaknya ditraining terlebih dahulu. 5.
DAFTAR PUSTAKA [1] Manajemen perawatan [Online], diakses pada 08 Maret 2017, Available : ttps://www.scribd.com/doc/27044568/manajemen-perawatan-teori#. [2] Kris Bagadia, computerized Maintenance management systems made easy, USA : McGraw-Hill, 2006. [3] Salim, Sistem manajemen pemeliharaan dan perbaikan berbantuan computer[Online], Diakses pada 10 Maret 2017, Available : http://salim-8.blogspot.co.id/2011/01/sistem-manajemenpemeliharaan-dan_15.html. [4] Antony Corder, Teknik Manajemen Pemeliharaan, Jakarta : Erlangga, 1992. [5] Raymond Murphy & John Martin, Computerized Preventive Maintenance,chapter 8, Maintenance Engineering handbook, Lindley R Higgins, Editor in Chief L.C.Morrow, New York : McGraw-Hill, 1977. [6] B.S. Dhillon, Maintainability, Maintenance, and Reliability for Engineers, New York : CRC Press, 2006. [7] Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald & Warren D.Stallings, Jr, Fundamentals of system analysis 2nd ed, New York: John Wiley & Sons, 1981. [8] Notohadiprawiro, Tejoyuwono, Sistem informasi pengertian dan kepentingannya [Online], diakses pada 03 Maret 2017, Available: http://soil.faperta.ugm.ac.id/tj/1981/1990%20SISTEM%20INFORMASI.pdf.
