Proyecto Transporte y Distribucion

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

Contenido

1. INTRODUCCIÓN....................... INTRODUCCIÓN.......................................... ....................................... ........................................ ............................... ........... 3 2. JUSTIFICACION............................... JUSTIFICACION................................................... ......................................................... ........................................... ...... 4 3. OBJETIVOS............................ OBJETIVOS................................................ ........................................ ................................. ........................... ................... ..... 5 3.1. OBJETIVO PRINCIPAL................... PRINCIPAL...................................... ....................................... .................................... ..................... ..... 5 3.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS.................. SECUNDARIOS..................................... ............................................. ................................. ....... 5 4. METODOLOGIA.................... METODOLOGIA........................................ ........................................ ....................................... .................................. ............... 6 5. DESARROLLO DESARROLLO DE LA METOLOGIA...................... METOLOGIA.......................................... ......................................... ..................... 8 6.

EVALUACION CION PARA SOLUCIONES PROPUESTAS.......... PROPUESTAS................... ..........13 .13 CRITERIOS DE EVALUA

7.

RESUL RESULT TADOS ADOS DE LA METOD METODOLO OLOGÍA GÍA PROPUE PROPUEST STA. A.........................................15

BIBLIOGRAFÍA............... BIBLIOGRAFÍA................................... ....................................... ....................................... .............................................. .......................... 17

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1. INTRODUCCIÓN El presente contiene el estudio del caso ORT!PASTA" este nos presenta el desarrollo de la i#ple#entaci$n del siste#a %MS en el cual se &usca i#ple#entar una aplicaci$n de so't(are )ue da soporte a las operaciones diarias del al#ac*n + se i#ple#enta &a,o el siste#a de -esti$n de al#acenes" esto con el 'in de re#plaar el siste#a SAP )ue esta&a i#ple#entado desde el a/o 0111 + por ende actualiarlo. Pode#os de'inir %MS co#o un siste#a de -esti$n de al#acenes" se utilia para el #o2i#iento + al#acena#iento de #ercanc3as + sus transacciones asociadas" es asociado a siste#as de auto#atiaci$n de datos" co#o esc4neres" radio'recuencias" para 2eri'icar en tie#po real el estado de los productos al#acenados. Su 'unci$n principal es -estionar el control de in2entarios + operaciones" coordinar los #o2i#ientos" reci&o" al#acena,e" despac5os es decir )ue controla desde insu#os + #aterias pri#as 5asta despac5os de producto ter#inado" pasando por las di'erentes etapas del proceso producti2o. Ta#&i*n es til cuando se usa presupuesto de costeo &asado en las acti2idades.

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2. JUSTIFICACION Las #ediciones constitu+en un 'unda#ento &4sico en la 'or#aci$n en la lo-3stica. Es necesario conocer aspectos -enerales en el so't(are" co#o es el trata#iento estad3stico de datos + ta#&i*n las t*cnicas de al#acena#iento l$-ico + '3sico. El siste#a de -esti$n de al#acena#iento %MS8 es 5a&itual#ente la 5erra#ienta de -esti$n cla2e de los procesos lo-3sticos + el cora$n de los procesos de distri&uci$n so&re los )ue se asienta la calidad del ser2icio 5acia los clientes. El desarrollo de este caso nos coloca en conte9to so&re la i#ple#entaci$n de los siste#as de -esti$n de al#acena#iento + todo el desarrollo )ue puede conlle2ar" o&ser2ando no solo la i#ple#entaci$n de los #is#os" sino a&ordando la co#ple,idad )ue su-ieren causas li#itantes para el 'racaso co#o la or-aniaci$n" preparaci$n + con'ia&ilidad de la co#pa/3a.

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3. OBJETIVOS.

3.1. 

3.2.     

OBJETIVO PRINCIPAL Analiar los di'erentes 'actores )ue diri-ieron a la co#pa/3a !TOPASTA a p*rdidas desde la i#ple#entaci$n del siste#a %MS + &uscar alternati2as de #e,ora )ue se pudieron utiliar para e2itarlos.

OBJETIVOS SECUNDARIOS

!denti'icar el co#porta#iento de los di'erentes siste#as en el #ane,o de al#acena#iento + despac5o de #ercanc3as Esta&lecer cu4les son los tipos de escaneo + 2eri'icaci$n de los productos Conocer la 'or#a de instalaci$n adecuada en los %MS. Analiar los procedi#ientos )ue co#ponen la operaci$n. De'inir la i#portancia de cada una de las 4reas de la co#pa/3a en la i#ple#entaci$n de nue2os siste#as + la participaci$n pri#ordial de la alta -erencia.

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4. METODOLOGIA

Se-n la lectura so&re la e#presa ortipasta pode#os 2er )ue despu*s de una &uena in2ersi$n" &asada en la idea de adoptar un nue2o siste#a de despac5os los resultados est4n co#pleta#ente errados si se co#paran con los esperados. A pesar de la -ran planeaci$n para la i#ple#entaci$n del nue2o siste#a" creo )ue 'alto un punto )ue resulto ser i#portante" +a )ue no se 5ac3an reportes diarios para ser 2eri'icados por las personas de #a+or anti-:edad" &asados en la e9periencia se puede notar si e9isten #o2i#ientos sospec5osos" o anor#ales. Co#o los )ue se lle2aron a ca&o para des2iar entre-as. Se pude o&ser2ar un #al #ane,o de cla2es" estas de&en ser personales + son 'uente de se-uridad" al de,ar co#putadores sin &lo)ueo o prestar cla2es es di'3cil 5acer se-ui#iento a la ruta de cada #o2i#iento +a )ue se puede #odi'icar desde 2arios puntos. Pode#os 2er personal no 'a#iliariado con el proceso" aun)ue se trata&a de introducir un proceso nue2o" se re)uer3a la participaci$n de personal 'a#iliariado con el proceso" )ue conociera de cantidades + re'erencias" si &ien la #etodolo-3a ca#&ia no se 2an a ca#&iar los clientes + sus pro#edios. ;o se 5io se-ui#iento a los pri#eros despac5os para 2eri'icar su destino" a tie#po" co#pleto + en &uenas condiciones. Mercanc3a sin 'actura indica )ue no 5a+ punto de control de despac5os. Aun)ue puede ser )ue est*n or-aniados para des'alcar a la e#presa" conductor + despac5ador" se puede 2er )ue el conductor lle-a sin una orden 'i,a" no tiene in'or#aci$n de su destino + car-a. Se-n 5e in2esti-ado" el nue2o siste#a #ane,a en tie#po real el al#ac*n + esto nos da a entender )ue no se 2eri'icaron reportes a diario" por lo #enos los pri#eros d3as" )ue eran cr3ticos" para super2isar el desarrollo de las operaciones. ;o se con'ir#$ lle-ada de despac5os con los clientes" dado )ue es un siste#a en prue&a" ser3a &ueno ase-urar la satis'acci$n del cliente" 2eri'icar si el despac5o 'ue correcto en tie#po + cantidad" + corresponde con el pedido -enerado con anterioridad. 5


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;o se conta&a con personal capacitado + de con'iana" para los despac5os" esto se de#uestra en los despac5os des2iados. ;o se in'or#$ a clientes + pro2eedores de la i#ple#entaci$n del nue2o siste#a" de ser as3 la transportadora +a ad2ertida" tendr3a la posi&ilidad de 5acer se-ui#iento a los 2e53culos" en tie#po real. ;o se o&ser2a la tenencia de un plan de contin-encia" para ser e,ecutado en caso de 'allas durante la i#ple#entaci$n del nue2o siste#a %MS. Otro 'actor deteriorado es el de los in2entarios c3clicos" es un punto de control &astante i#portante" + )ue de&e #e,orar con la i#ple#entaci$n de %MS" sin e#&ar-o se descuid$ al destinar personal para apo+ar la&ores de despac5o. Se despac5$ #ercanc3a en #al estado + producto &ueno est4 a punto de ser dado de &a,a por el siste#a" esto puede de&erse a errores en el reci&o + 'alta de 2eri'icaci$n '3sica" +a )ue no se de&e con'iar plena#ente en un siste#a reci*n #ontado + &4sica#ente en etapa de prue&a. Durante la i#ple#entaci$n del pro+ecto Positrones" se #odi'icaron 2arios car-os + al-unos no 'ueron soportados o 'ueron soportados por personal sin e9periencia en el car-o" esto unido a un proceso nue2o 'a2oreci$ el deterioro del proceso.

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5. DESARROLLO DE LA METOLOGIA. En el desarrollo de la #etodolo-3a del caso ortispasta dare#os soluci$n a los pro&le#as relacionados anterior#ente en la #etodolo-3a" donde analiare#os las posi&les soluciones + ta#&i*n les dare#os una soluci$n cuantitati2a. Para e2itar errores en los despac5os una persona )ue conoca el proceso de&e estar 2eri'icando las salidas" por lo #enos en la etapa inicial" un #es por e,e#plo" dic5a persona aun)ue no est* 'a#iliariada con el nue2o siste#a de&e conocer los clientes + sus consu#os" su 'unci$n principal seria controlar las salidas + co#pararlas con los pedidos" no de&e contar cantidades '3sicas" ade#4s de&e ser2ir de puente para 2eri'icar entre-as" 5a&lando con los clientes" + controlando tie#pos + satis'acci$n a la 5ora de reci&ir la #ercanc3a. De&e ta#&i*n controlar )ue todos los despac5os sal-an con su correspondiente 'actura. Otra posi&le soluci$n es contar con auditoria e9terna. Para 2eri'icaci$n de datos de cada despac5o. Pero es un #*todo #uc5o #4s costoso + #enos 'ia&le" +a )ue una e#presa e9terna no contar3a con la e9periencia )ue +a tienen los operarios de planta. Se puede 5acer un pro-ra#a para esto" pero una persona detectar3a #4s '4cil los au#entos s&itos en los consu#os + los despac5os nue2os" en cu+o caso se cuestionara so&re nue2os clientes o nue2as direcciones de despac5o. Por tratarse de un e#pleado con e9periencia )ue estar4 asu#iendo un nue2o papel te#poral" el car-o 2acante puede ser asu#ido por una persona #enos e9peri#entada pero #u+ &ien capacitada. Respecto al #al uso de las cla2es" es 2ital pro-ra#ar ,ornadas de re'uero en dic5o te#a" para )ue cada persona in2olucrada se sienta responsa&le por los pro&le#as )ue se detecten desde su do#inio" ade#4s se de&e i#ple#entar un pro-ra#a para ca#&io de cla2es 'recuente" )ue #e,ore la con'iana en el #ane,o de la in'or#aci$n. Para e2itar incon2enientes -eneraliados o #alos entendidos es &4sico capacitar a todo el personal so&re la aplicaci$n de nue2as #etodolo-3as" no necesaria#ente de&e tratarse de capacitaciones e9tensas" pero se de&e socialiar a todos los #ie#&ros del e)uipo" 5aciendo *n'asis en los detalles #4s rele2antes a cada parte del proceso. Se de&e 5acer part3cipe a los a-entes e9ternos )ue interactan en los procesos de la e#presa" e#presa de 2i-ilancia" trasportadora" contratistas a 'in no solo de estar co#pro#etidos en la i#ple#entaci$n del nue2o proceso" sino ade#4s" para 7


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)ue so&re ellos recai-a al-o de responsa&ilidad" en el desarrollo practico del nue2o proceso. Para ello se pueden realiar reuniones con los ,e'es + super2isores de cada e#presa para )ue ellos a su 2e de'inan los -rados de co#petencia de cada e#pleado en el nue2o proceso + se encar-uen de capacitar a su personal" as3 co#o de incluirle sus posi&les 'unciones. Otra soluci$n es en2iar la in'or#aci$n por correo + )ue cada e#presa lle2e a ca&o las acti2idades )ue considere pertinentes" pero estos #*todos poco personaliados no sie#pre son 'ia&les. Aun)ue +a se 2e clara#ente )ue la puesta en #arc5a del %MS no resulto co#o se espera&a" se de&e contar con un plan de contin-encia" )ue pueda ser acti2ado en el #o#ento )ue se detecten 'allas en el 'unciona#iento del nue2o siste#a" aun)ue no es lo #e,or" se pueden usar docu#entos #anuales para adelantar entre-as + salidas" sie#pre )ue estos cu#plan con unos re)uisitos preesta&lecidos + &a,o la super2isi$n estricta de una persona co#petente. Se de&en 2eri'icar a diario los #o2i#ientos" + aun)ue esta la&or puede ser realiada por la #is#a persona )ue 2a a controlar los despac5os" se reco#ienda )ue lo 5a-a una persona di'erente con lo cual se consi-uen dos criterios independientes. Se de&e no#&rar una persona )ue este capacitada en el nue2o siste#a para )ue super2ise los alista#ientos de los despac5os" si este car-o +a e9iste entonces de&e ase-urarse la capacitaci$n adecuada para detectar en pri#era instancia cual)uier ano#al3a + reportarla o corre-irla" consi-uiendo as3 #ini#iar el i#pacto ocasionado por cual)uier inconsistencia. De&ido a )ue los e#pleados no est4n capacitados en el nue2o siste#a" se de&e capacitar" co#pro&ar )ue 5a+an aprendido con prue&as" si#ulacros de 'allas + errores co#unes )ue se puedan presentar al i#ple#entar el siste#a. Para e2itar despac5ar #ercanc3a en #al estado o desec5ar &uena" es reco#enda&le realiar un in2entario pre2io a la puesta en 'unciona#iento del nue2o siste#a" con el cual se -arantice la e9istencia" u&icaci$n" disponi&ilidad" de los #ateriales" as3 co#o la '4cil identi'icaci$n #ediante el uso de 5a&ladores actualiados. Por otro lado se puede de,ar este in2entario a una e#presa e9terna" pero deter#inar la calidad + estado de los productos" es al-o )ue 5acen #e,or los e#pleados )ue est4n 'a#iliariados con la producci$n. Se de&e ase-urar )ue los car-os )ue 5an sido #odi'icados" )ueden soportados de 'or#a con'ia&le" de ser necesario se de&en realiar nue2as capacitaciones. 8


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1? el tie#po )ue de&3a dedicarse a docu#entaci$n + -eneraci$n de procedi#ientos" capacitaci$n al personal de planta + ad#inistrati2o" se dedic$ solo =1? las prue&as en a#&iente no real con operarios" todo esto para cu#plir con las #etas de arran)ue" pero los resultados no 'ueron los esperados" por tal ra$n se de&e e#pear por realiar las ,ornadas co#pletas de capacitaci$n co#o esta&an pro-ra#adas + de ser necesario" au#entar dic5as capacitaciones para ase-urar )ue todo el personal est* preparado" en resu#en se de&e 5acer un crono-ra#a realista + de&e lle2arse a ca&o. En cuanto a la docu#entaci$n se de&e realiar #anuales de 'unciones + dar a conocer + capacitar a cada e#pleado so&re sus 'unciones para as3 corre-ir los errores.

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;ota@ la 'ia&ilidad esta #edida cualitati2a#ente de entre  + =" siendo = la #4s 'ia&le +  poco 'ia&le.

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6. CRITERIOS


DE EVALUACION PARA SOLUCIONES PROPUESTAS

. Los operarios del 4rea de &ode-a despu*s de reci&ir una se-unda capacitaci$n de&er4n@

" " " " " " "

Ba&ilidad + #*todo en el #ane,o correcto de #ercanc3as. Reducci$n de tie#pos en el #ane,o de #ercanc3as. De#ostrar su conoci#iento en ca#po so&re el se-ui#iento de #ercanc3as con el nue2o siste#a de control %MS. De#ostrar conoci#iento en el #ane,o de c$di-os + de #a)uinaria utiliada para realiar re-istro de #ercanc3as. Apro&ar prue&a de conoci#ientos + de ca#po en un a#&iente si#ulado aplicando la nue2a #etodolo-3a. De&e ser capa de aportar soluciones a pro&le#as de #anera r4pida. Ser proacti2os reportando posi&les pro&le#as e irre-ularidades en el proceso.

0. El 4rea ad#inistrati2a del departa#ento de lo-3stica de&er4@

" " "

E2aluar continua#ente la utiliaci$n de un #*todo alternati2o de -esti$n de in2entarios. Me,orar el 'lu,o de #ercanc3as #ediante un estudio de #*todos + tie#pos. Reducir el in2entario en e9istencias #e,orando o co#ple#entando la -esti$n de in2entarios.

>. Los super2isores de &ode-a + el nue2o super2isor@

" " " "

De#ostrar conoci#ientos + 5a&ilidades en el #ane,o de la nue2a 5erra#ienta. Se de&e contar con un super2isor de otra planta de la #is#a e#presa donde este siste#a +a se 5a+a i#ple#entado. Garantiaran un control co#pleto de la #ercanc3a en in2entario + de los despac5os. Bacer cu#plir con los procedi#ientos + e2aluar irre-ularidades. 12


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. El 4rea lo-3stica despu*s de inte-rarse con el 4rea de se-uridad@

" Coordinar + controlar los despac5os en su totalidad. " Se re2isar4n docu#entos + la autenticidad de los #is#os. " Aportaran retroali#entaci$n reportando las inconsistencias detectadas. =. Controlar las acti2idades del transportista

" " " " "

Garantiara un correcto control de sus 2e53culos" as3 co#o de la #ercanc3a + su descar-ue. Garantiar un ser2icio de calidad en la prestaci$n de sus ser2icios. Proponer acti2a#ente #*todos de #e,ora continua en su ser2icio. Reportar oportuna#ente inconsistencias detectadas en la totalidad de las operaciones. Responder por las posi&les 'allas de sus operarios.

6. or#ar un -rupo per#anente de auditores internos + asesores en'ocados a el #e,ora#iento continuo en el proceso@ " Presentar4 an4lisis estad3sticos de la #e,or3a del siste#a. " Re'orar continua#ente los conoci#ientos + resol2er in)uietudes de los operarios. " De#ostrar capacidad de resoluci$n de pro&le#as + to#a de decisiones. " Proponer soluciones a incon2enientes detectados. " !denti'icar 'alencias en el siste#a.

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7. RESULTADOS DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA. A continuaci$n 2a#os a seleccionar las )ue a nuestro ,uicio + &as4ndonos en la e2aluaci$n cuantitati2a son las #e,ores propuestas para la soluci$n de los incon2enientes sur-idos en la i#ple#entaci$n del siste#a %MS en la co#pa/3a ortipasta. Errores en los despachos: La soluci$n #4s 2ia&le es no#&rar una persona )ue

se encar-ue de 2eri'icar dic5os e2entos" +a )ue contratar una auditor3a e9terna" +a sea una 'ir#a especialiada en lo-3stica o personal de la e#presa de se-uridad" no tendr3a #e,oras si-ni'icati2as en cuanto a con'ia&ilidad en los despac5os. Una persona dedicada solo a ello no solo &rinda tran)uilidad" ade#4s &as4ndose en el proceso conocido puede detectar en el sitio + #o#ento cual)uier #o2i#iento o acti2idad sospec5osa" pero para )ue esto se cu#pla" no solo de de&e tratar de una persona co#petente + capacitada" ade#4s se re)uiere )ue sea de total con'iana" co#pro#etida con la e#presa + de 5onestidad co#pro&ada. Control diario: Para solucionar opta#os por no#&rar a una persona" )uien se

de&e 5acer responsa&le de lle2ar se-ui#iento estricto tanto a los pedidos co#o a las salidas" con'rontando dic5os procesos + soport4ndolos con la docu#entaci$n necesaria. ;o ser3a un tra&a,o de tie#po co#pleto +a )ue solo se re)uieren dos 5oras diarias apro9i#ada#ente para dic5a la&or" se pueden reor-aniar car-as o asi-nar tie#po e9tra" no se re)uiere una persona e9tre#ada#ente capacitada" solo )ue sea de con'iana. Manejo de claves: Se puede capacitar so&re la con'idencialidad + se de&e

esta&lecer )ui*nes son las personas )ue pueden tener acceso aparte del usuario. Errores y malos entendidos: Se de&en esta&lecer sensi&iliaciones so&re el

tra&a,o en e)uipo + 'ortaleci#iento de con'iana" para ello es reco#enda&le )ue toda la co#pa/3a participe de #anera acti2a + sean enca&eadas por la alta -erencia. Se pueden realiar acti2idades por parte del 4rea de &ienestar al tra&a,ador para -enerar pertenencia por parte de los #is#os 5acia la co#pa/3a. Manejo del proceso: Se de&en traar crono-ra#as con tie#pos reales +

realistas" esta&lecer responsa&les de cada la&or durante el proceso + 2eri'icaci$n del cu#pli#iento de las #is#as. 14


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Estado de productos: Se de&en in2entariar los productos con sus 'ec5as de

2enci#iento + esta&lecer las 'ec5as prioritarias para despac5arlos. ;o se de&e tener tanto producto de reser2a o e9cedentes. Cargos: Esta&lecer #anuales de 'unciones + contratar personal tanto co#o se

re)uiera. Incumplimiento de cronogramas: Cuando suceda" se de&en esta&lecer

responsa&les + causas para )ue el departa#ento )ue incu#pli$ pueda corre-irlo dando 'ec5as l3#ites + puntuales. Falta de procedimientos y funciones: Contratar personal + solo asi-nar la&ores

)ue pertenecan a dic5os car-os.

PROCESOS  SE!"IR PR E#I$R F"$"ROS I%CO%#E%IE%$ES

Lo pri#ero es traar un plan de acci$n real + lle2arlo a ca&o" la 'alta de capacitaci$n de la e#presa + la de#ora en e,ecuci$n de al-unos plaos 5ace )ue todo el pro+ecto su'ra -randes retrasos + al tratar de a,ustar tie#pos se reducen ,ornadas i#portantes en capacitaci$n + ensa+os. Ade#4s se de&e co#pro#eter a toda la co#pa/3a en todos los procesos de la #is#a" -enerar pertenencia de los tra&a,adores + esta&lecer #oti2aciones )ue a+uden a enca#inar con el pro-reso de la e#presa. El r4pido desarrollo + la e9pansi$n de las industrias 5an -enerado la necesidad de una #e,ora de 'uncionalidad" #a+or e'iciencia + #4s 2ersatilidad en los procesos de la industria. Gracias al desarrollo tecnol$-ico + de#andas industriales" los %MS a5ora se usan e9tensi2a#ente en la industria co#o un siste#a poderoso + 2ers4til. Es un siste#a indispensa&le en las secciones de control de calidad + #ane,o en la lo-3stica )ue persi-uen un au#ento de la e'iciencia + de la e9actitud del al#acena#iento. u* conlle2a al personal en capacitaciones continas + re'orar #4s los conoci#ientos para descartar posi&les incon2enientes a 'uturo. Por otro lado pode#os decir )ue el siste#a %MS nos per#ite orientar" coordinar si#pli'icar + uni'icar a ni2el internacional los procedi#ientos donde la industria de&e -arantiar las o&li-aciones re)ueridas.

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BIBLIOGRAFÍA

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