Universidad Autónoma de Chinandega Presbítero y Dr. “Tomás Ruiz Romero”
INGENIERIA DE SOFTWARE I
NOMBRE DEL PROYECTO: Sistema Gestor Básico para Farmacias (SGBF), empresa “Farmacia Niño Jesús ”
Integrantes: -Amanda Lucia Serrato -José Ramón Sánchez -Bismark Danilo Rodríguez
1-INTRODUCCION
Gracias al auge de la informática, software/aplicaciones desarrolladas y los avances tecnológicos en los últimos 20 años, el uso de un computador u ordenador así como sistemas informáticos de información para el registro de actividades económicas, ha dejado de ser exclusivo a nivel mundial para las grandes compañías. Las necesidades de mejoras en gestión de stocks, acceso rápido y confiable a la información, obtención de reportes contables y la mayor disponibilidad de sistemas automáticos, están haciendo que muchas empresas inviertan en técnicas modernas para almacenamiento y manipulación de registros de sus productos. La accesibilidad a estas herramientas ha provocado un cambio en el modelo de negocio de las oficinas de farmacias. Por este motivo, el presente proyecto aborda la creación de una herramienta (Software Informático) para la empresa
“Farmacia Niño Jesus” ,
que en adelante le conoceremos como
SGBF (Sistema Gestor Básico para Farmacias), cuyo objetivo es explotar las funciones del negocio que actualmente son administradas de forma manual (no automatizada y escrita a mano, tales como el registro de las ventas diarias o resgistros de suministros e insumos de productos por parte de los proveedores, etc) que se traducen en pérdida de tiempo (ejemplo, realizar una gestión o búsqueda de medicamentos), provocando situaciones negativas como las esperas, falta de una atención más personalizada y como consecuencia, la pérdida de clientes. Para lograr esto, se creará el sistema en Miscrosoft Access, que es una plataforma de desarrollo de software y gestor de base de datos que darán una mayor flexibilidad y rapidez en la creación de este sistema y que nos ayudara a solventar el problema que presenta en la actualidad dichas empresa.
2-OBJETIVOS
Objetivo General -
Diseñar e implementar un sistema gestor básico para farmacias automatizado, para el control y registro de ventas, inventarios y compras a proveedores.
Objetivos Específicos -
Crear un sistema de registro que permita ofrecer reportes diarios, semanales, mensuales y semestrales de las ventas del local.
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Agregar al sistema notificaciones automáticas sobre lista de medicamentos pronto a caducar su vigencia.
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Cubrir la necesidad del cliente sobre el control de inventario o existencia de los productos.
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Satisfacer al cliente y/o al usuario con un software de interfaz amigable y de cali dad cumpliendo los estándares de calidad en la Ingeniería de Software.
3-AMBITO Y ALCANCE DEL PROYECTO El software a desarrollar tiene, como objetivo principal, ayudar en el control del inventario y beneficiar en todas las gestiones de farmacia niño Jesús. Dicha Farmacia está ubicada en El Bisne, en el departamento de Chinandega la cual necesita un sistema para la administración del inventario. Se desea automatizar, fundamentalmente la obtención de reportes de ventas, gestión del inventario, las fechas de los medicamentos a vencer y controlar las pérdidas y ganancias de la farmacia. En cuanto a los medicamentos debe facilitarse el inventario, desde el momento en que entran, salen y notificar al usuario los medicamentos que se aproximan a su fecha de expiración. Se contempla la posibilidad de realizar búsqueda de medicamentos con lector de código de barra, para agilizar la verificación de las existencias de los medicamentos. También se desea implementar la impresión de los reportes generados por el usuario.
Como usuario solo existirá 1 ya que existen 2 empleados en la Farmacia Niño Jesus pero ambos contaran con los permisos de administrador.
Sistema actual Por el momento la farmacia lo que realiza para llevar un pequeño control: 1- Al momento de hacer una venta escriben en un
“Or den book ” la
venta realizada con la
cantidad del medicamento vendido y el precio. 2- Para saber la fecha de vencimiento se revisan todos los medicamentos 1 día a la semana y se escribe en un cuaderno la fecha con el nombre del medicamento y su presentación. 3- Para revisar si las ventas están correctas el propietario revisa las ventas hechas durante 1 día y compara con la cantidad de dinero existente en caja .
Lista de problemas y necesidades Problemas: -
Actualmente la Farmacia Niño Jesús cuenta con un sistema manual.
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El control manual esta incompleto por no administrar todas las gestiones de la Farmacia.
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La gestión de búsqueda es lenta lo cual hace que e l proceso sea incorrecto y lento.
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El análisis de las perdidas y ganancias no se puede verificar con exactitud puesto que no se analizan todas las ventas y salidas de los medicamentos.
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No se lleva un control exacto de los créditos o facturas a cancelar.
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No se lleva un control de los créditos otorgados a clientes.
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No se lleva registro de las cuentas de los clientes con crédito.
Necesidades: -
Control total del inventario
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Agilizar búsquedas de medicamentos
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Análisis de las ventas establecidas por fechas según el usuario
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Verificación de las pérdidas y ganancias.
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Notificación de los medicamentos próximos a caducar.
Requisitos del Sistema Requisitos Funcionales:
Ingreso de datos (1) El sistema tendra un botón para ingresar un nuevo articulo (2) Se podrá ingresar la fecha de vencimiento. (3) Se podrá ingresar la cantidad entrante del medicamento
Ingreso de clientes nuevos (1) El sistema podrá ingresar un cliente nuevo (2) Detalles del cliente: nombre, contacto, y dirección
Ingreso de factura de crédito nuevo hacia la farmacia. Ingreso de cliente a crédito nuevo. Registro de ventas. Registro de medicamentos saliente durante la venta. Registro de medicamentos saliente del inventario. Generar reportes a partir de la selección del usuario por fecha o por semana, quincena, mes y anual. Tendrá un solo usuario y será el administrador.
Limitaciones a) El sistema no podrá llevar un sistema contable completo. b) El sistema no podrá realizar facturas a clientes que no tengan crédito. Las facturas no dirán saldo pendiente del crédito del cliente. c) El sistema no podrá generar más usuarios. d) El sistema no estará adaptado para pantallas táctiles. e) El sistema será administrado de forma local y no en un entorno de red o multiusuarios
4-DESCOMPOSICION DE EL PROBLEMA
Menú principal del software Registro Clientes Registro Proveedores Registro Productos y categorías Registro de ventas Reportes
Tablas de datos en el software Clientes Proveedores Facturas Detalles de Facturas Productos Categorias Provedores
Acceso restringido Como usuario solo existirá 1 ya que existen 2 empleados en la Farmacia Niño Jesus pero ambos contaran con los permisos de administrador.
Control y registro- funcionalidad
Ingreso de datos en la tabla Productos 1)El sistema tendra un botón para ingresar un nuevo articulo 2)Se podrá ingresar la fecha de vencimiento. 3)Se podrá ingresar la cantidad entrante del medicamento
Ingreso de clientes nuevos 1)El sistema podrá ingresar un cliente nuevo 2)Detalles del cliente: nombre, contacto, y dirección
Ingreso de factura de crédito nuevo hacia la farmacia. Ingreso de cliente a crédito nuevo.
Registro de ventas. Registro de medicamentos saliente durante la venta. Registro de medicamentos saliente del inventario. Generar reportes a partir de la selección del usuario por fecha o por semana, quincena, mes y anual. Tendrá un solo usuario y será el administrador.
5-DIAGRAMAS DE LA BASE DE DATOS
Modelo Entidad-Relación
Diagrama relacional
Definición de las tablas Clientes
Facturas
DetalleFact
Productos
Categorias
Proveedores
INFORMACIÓN EXTRA Tabla de venta llevada en Orden-book Descripción Descargue del producto o medicamento Diario Semanal Mensual
Presentación Distribuidora Fecha de Existencia Entrada Salida Saldo vencimiento Anterior
Tableta Jarabe Frasco Ampolla Tubo Supositorios Ovulo otros
