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CARATULA
NOMBRE DEL TEMA:
CONOCER EL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO DE FARMACIA KAREN UBICADA EN LA PARROQUIA "EL SALTO" COOP. 16 DE DICIEMBRE DE LA CIUDAD BABAHOYO PROVINCIA LOS RIOS.
INDICE
Resumen Ejecutivo………………………………………………………………….. 4
Introducción……………………………………………………………………………… 5
Propuesta del Trabajo
Objetivos
General.
Especifico. …………………………………………………………. 7-8
Memoria Descriptiva.
Descripción General……………………………………………………….. 9
Producto. …………………………………………………………… 10
Distribuidor…………………………………………………………. 11
Distribuidor del Producto Farmacéutico.
Kardex por Producto……………………………………………….. 12
Control y Supervisión
Del Stock.
Determinación de Indicadores de Perdidas……………………….. 13
Facturación de ventas……………………………………………… 14
Descripción Técnica………………………………………………………. 15
Glosario…………………………………………………………………… 16
Proceso de Producción de Bienes o Prestación de Servicios.
Tipo de Investigación. …………………………………………………… 17
Fase de Análisis.
Recopilación de la Información
Procesamiento de los Datos………………………………………… 18
Modalidad de la Investigación.
Investigación Bibliográfica y Documental.
Investigación de Campo……………………………………….. 19
Recursos…………………………………………………………………… 20
Equipos.
Materiales.
Cronograma de Actividades……………………………………………….. 21
Conclusiones………………………………………………………………. 22
Recomendaciones. ………………………………………………………… 23
Bibliografía………………………………………………………………… 24
Anexos. …………………………………………………………………… 25-31
RESUMEN EJECUTIVO
Los avances tecnológicos han permitido buscar nuevas alternativas para el manejo de información haciendo uso de sistemas automatizados, analista de sistemas y analista de la información. Estas inquietudes han obligado hacer uso de estas tecnologías permitiendo generar información presentada. Hoy en día el desarrollo de sistemas de control de inventarios nos facilita el trabajo realizando este en menos tiempo de una manera ágil y confiable, por lo que muchos analistas de sistemas se toman la tarea de crear sistemas computarizados.
Es por ello que decidí unirme en la investigación de sistemas de inventarios, para de esta manera conocer el control de entrada y salida de los productos farmacéuticos que vende la farmacia Karen Ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, de la ciudad de Babahoyo Provincia Los Ríos
Se realizará un análisis de todo el inventario y un poco del diseño para de esta manera conocer el control y funcionamiento que dicha farmacia tiene para la implementación de sus ventas, control de caducidad de los medicamentos, precios; Ayudando a facilitar el trabajo a los usuarios brindándoles respuesta de manera rápida, coherente y exactos.
INTRODUCCION
Con el presente trabajo de investigación se pretende analizar el control de inventario para el eficaz funcionamiento de la Farmacia Karen, ubicada en la Parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, de la ciudad de Babahoyo Provincia Los Ríos.
En la actualidad los sistemas de información han venido evolucionando y la tecnología ha avanzado aún más por lo que se han implementado sistemas computarizados permitiendo un fácil manejo de datos. Debido a esos avances tecnológicos los analistas de sistemas se han tomado la tarea de realizar distintos sistemas para darles soluciones a las distintas demandas que presentan las diferentes instituciones.
Además los sistemas de información benefician de manera significativa a las instituciones y grandes o pequeñas empresas. Con el avance técnicas de diseño y análisis de sistemas y los lenguajes de programación han permitido una evolución en el desarrollo del software, mejorando la funcionalidad de estos y la cantidad de operación que realiza.
Es por ello que como estudiante de INFORMATICA DEL COLEGIO XYZ considero de vital importancia la creación de sistemas computarizados por lo que se contribuye con la tecnología en la creación de un sistema de inventario en la Farmacia Karen de la Parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, de la ciudad de Babahoyo el cual ayudará al personal que administra dicha farmacia a realizar en menos tiempo el inventario. Con este sistema se aprovechará más los recursos que brinda la farmacia permitiendo así determinar la mejor atención a los usuarios.
Para obtener resultados de la investigación realicé un análisis de un sistema computarizado que ha diseñado una aplicación específica usando RFID Excel y @risk para el presente trabajo. Esta aplicación puede ser usada para cualquier modelo de inventario relacionado con la industria farmacéutica.
Conformado por cuatro tablas permitiendo realizar Funciones diferentes dentro del sistema las mismas que son: Producto, kardex producto, Distribuidor, Reindexar además la tabla usuario que esta permite dar los permisos para acceder al sistema creamos formulario como Distribuidor, Kardex_ producto, Producto, Acceso en esta podemos escribir el nombre y el password para tener acceso al sistema el fondo el formulario Reindexar que este permite reordenar los diferentes registros de las tablas, el formulario limpiar nos permite quitar los registros eliminados.
El sistema diseñado para la Farmacia Karen de la Parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, ciudad de Babahoyo, cumple con los requerimientos necesarios para llevar el control de los medicamentos, Ayudando de esta manera a facilitar el trabajo a los usuarios brindándoles respuesta de manera rápida, coherente y exactos.
PROPUESTA DE TRABAJO.
Esta investigación se lleva acabo dado a la necesidad de conocer el funcionamiento de la Farmacia Karen de la parroquia "El Salto" Coop. 16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo provincia Los Ríos y cuyos beneficios que generan a la parroquia y demás sectores de manera económica y social.
OBJETIVOS.
General.
Conocer el proceso de control de inventario de farmacia Karen ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre de la ciudad Babahoyo provincia Los Ríos.
Específicos.
Conocer el proceso de control de inventarios que tiene la Farmacia Karen ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre de la ciudad Babahoyo provincia Los Ríos.
Analizar el proceso de inventarios con el que cuenta la farmacia para conocer la cantidad de medicamentos vendidos y cuantos se deben adquirir para la venta.
El objetivo final del modelo de inventario de la Farmacia Karen es el de dar respuesta a dos preguntas:
¿Qué cantidad de artículos deben pedirse?
¿Cuándo pedir?
La primera pregunta representa la cantidad óptima que debe ordenarse cada vez que se haga un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situación que se considere.
La segunda pregunta depende del tipo de sistema de inventarios.
El sistema requiere revisión periódica, que no es otra cosa que la recepción de un nuevo pedido de la cantidad especificada por la cantidad del pedido en intervalos de tiempo iguales, por ejemplo pedir cada semana o cada mes
Llevando a cabo un control de equipamiento para llenar de manera factible las necesidades de los medicamentos a la población facilitándole al responsable de farmacia localizar los productos con mayor veracidad para obtención del medicamento.
Además organizar los productos farmacéuticos por medio de codificación, al igual en la consulta de existencia de los mismos, siendo estos resultados obtenidos a través de la elaboración de un inventario de sistema para proporcionar respuestas afirmativas.
MEMORIA DESCRIPTIVA
Descripción General:
El sistema de inventarios de los medicamentos de la farmacia Karen de la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, ciudad de Babahoyo provincia de los Ríos, consiste en la nueva tecnología RFID (Tecnología Por Radio Frecuencia) es una tecnología de identificación automatizada destacada, que tiene una ventaja sobre otros sistemas de identificación el cual reconoce: códigos de barras, sistemas de reconocimientos de caracteres, la cual posee una pantalla de entrada usando el sistema de RFID Excel y @risk para tener acceso a todas las diferentes pantallas la que además lleva el nombre del usuario, la contraseña para acceder y los botones donde acepte la entrada o se cancele la entrada al sistema.
PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA DE VENTAS RFID ECXEL @RISK
PRODUCTO.
El sistema usado RFID en Excel y @risk cuenta con cuatro tablas las cuales son: Producto, esta permitirá llevar a la interfaz de productos donde el usuario puede encontrar el registro de los medicamentos de una forma sencilla por medio del nombre o código, esta interfaz está diseñada para cuando se ingrese el parámetro se haga una consulta automática y se muestren los resultados como se muestran a continuación.
PRODUCTO
La pantalla Distribuidor permite llevar el control de los diferentes distribuidores. Y la pantalla Kardex_Producto permitirá llevar el control de todos los medicamentos de inventario y de la misma manera en la pantalla producto se podrá manejar la existencia de medicamento. Reindexar que este permite reordenar los diferentes registros de las tablas, el formulario limpiar nos permite quitar los registros eliminados.
DISTRIBUIDOR.
DISTRIBUIDOR DEL PRODUCTO FARMACEUTICO
KARDEX POR PRODUCTO
El inventario también lo realiza de la siguiente manera:
Debe hacerse un recuento de todos los fármacos. Las cantidades deben ser anotadas en la hoja de Nota de Pedido / Talón de Entrega / Recibo.
Se hará la comparación entre el inventario (Stock físico real) y la cantidad de existencia calculada en ventas en la farmacia.
Una vez realizado el inventario deberá ser firmado por el farmacéutico responsable y el supervisor o administrador de la farmacia.
CONTROL Y SUPERVISIÓN.
Es necesario que la persona responsable de la Farmacia (Administradora) realice controles y visitas regulares a la farmacia para agilitar el proceso de pedidos de suministros de los fármacos, este a su vez debe encargarse de revisar:
Operaciones administrativas.
Stock
Prescripciones médicas para saber que pedir demás.
Las visitas pueden ser concertadas o bien por sorpresa. Las visitas sin previo aviso serán las que reflejarán de forma más fiable la calidad de las actividades que se realizan: distribución y almacenamiento de los medicamentos.
DEL STOCK
A través del programa de diseño de control de inventarios de la Farmacia Karen de la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, también se han diseñado Fichas de Stock permiten mostrar el movimiento del stock que se produce diariamente.
Cada producto tiene su ficha de Stock y se creará una ficha para cada uno de los productos o artículos nuevos. Cada hoja tendrá un número de referencia que coincide con el número del producto en la lista por orden alfabético donde aparecen todos los productos presentes en la Farmacia Karen.
Si un artículo es suministrado en 2 o más unidades / tamaños diferentes, se creará una Ficha de Stock automáticamente para cada uno de los tamaños.
DETERMINACION DE INDICADOR DE PEDIDOS
La farmacia Karen realiza el pedido de medicamentos con tiempo suficiente. Por lo tanto, es conveniente determinar una cantidad mínima de Stock que garantice la existencia y el suministro de medicamentos hasta el próximo pedido. Ésta cantidad se denomina INDICADOR DE PEDIDOS (IP).
La utilización de este sistema evita los problemas ocasionados por la falta de medicación.
FACTURACION DE VENTAS
Interfaz de Facturación.
Esta interfaz está diseñada para que el usuario encargado de la facturación en la Farmacia Karen pueda utilizarla de manera intuitiva. En esta se registra el valor de todas las facturas emitidas con todos sus detalles, además se muestra la funcionalidad del botón de Preventas, que permite aplicar un descuento en los productos que se encuentren en promoción, el empleado encargado de facturar podrá ingresar el valor en dólares del descuento.
Descripción Técnica.
La aplicación específica en la cual fue desarrollado el control de inventarios de la farmacia Karen de la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, Ciudad de Babahoyo es usando RFID Excel y @risk este es uno de los gestores de Bases de Datos relacionales más rápidos y flexibles del mercado, disponiendo de un complejo entorno de desarrollo totalmente orientado a objeto y altamente confiable.
En RFID Excel y @risk cada acción que se realiza es un evento por lo tanto cuando se programa en RFID Excel y @risk no se tiene que tener procedimientos o rutinas para validar simplemente se programa el evento respectivo además de que no es tan tedioso el mantenimiento del sistema.
Un proyecto en RFID Excel y @risk es un conjunto de pantalla, reporte, Bases de datos que van a formar parte del sistema que se está desarrollando. Un proyecto está dividido por categorías por un lado la pantalla y repostes del sistema por otro lado las Bases de Datos que la componen sus menús.
RFID Excel y @risk cuenta con una ventana de comandos la cual efectúa tareas de revisión mantenimiento y algunas otras. Esto es uno de los puntos fuertes RFID de Excel y @risk.
GLOSARIO.
RFID.- (Tecnología Por Radio Frecuencia) es una tecnología de identificación automatizada destacada, que tiene una ventaja sobre otros sistemas de identificación el cual reconoce: códigos de barras, sistemas de reconocimientos de caracteres, la cual posee una pantalla de entrada usando el sistema de RFID Excel y @risk
@risk.- Es una herramienta informática de gran capacidad que actúa añadiendo sus posibilidades e iconos a la hoja EXCEL de Microsoft. Básicamente utiliza prestaciones estadísticas distribuciones de probabilidad, fórmulas de estadística descriptiva, muestreo y simulaciones.
PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES O PRESTACION DE SERVICIOS.
El presente proyecto de Investigación, muestra el análisis de la implementación del Software que actualmente presenta la Farmacia Karen de la Parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, de la Para la realización de dicho proyecto consulté a un especialista en Bases de Datos, asesoría obtenida del docente quien nos dio material suficiente para guiarme en mi trabajo.
Para el desarrollo de este trabajo de investigación lo primero que hice fue visitar las instalaciones de la Farmacia Karen estando allí me entrevisté con la propietaria - directora, quien describió y luego mostró la situación de la farmacia, después de haber observado el desempeño de esta pude constatar que se lleva un adecuado control de inventarios en dicha farmacia. Karen ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre de la ciudad de Babahoyo provincia Los Ríos
Tipo de Investigación.
Este proyecto de investigación lo he clasificado como un diseño No Experimental, ya que solo estudiare los efectos y formas de control de inventarios que tiene dicha farmacia y no manipulare en absoluto la manera de hacer dicho inventario
El paradigma sobre el cual fundamentaré este proyecto de investigación, está basado principalmente en Lenguajes de programación Imperativo en Programación Orientado a Objetos.
El tipo de Investigación de este proyecto lo he considerado como una Investigación Descriptiva ya que describen los principales procesos que se llevan a cabo en la Farmacia Karen de la parroquia "El Salto" Coop. 16 de diciembre, ciudad de Babahoyo provincia de Los Ríos.
Fase de Análisis.
Recopilación de la Información.
En la realización de este proyecto de investigación se llevó a cabo una entrevista a empleados, Administradora la cual es la que lleva el control de toda la Farmacia.
Se aplicó el Método de Investigación tales como el Deductivo porque partimos de lo General a lo Específico. Para conocer cómo realizan en la farmacia el control de inventarios, se procedió a Investigar a través de Libros y Sitios Web temas para el Análisis, además de los conocimientos previamente adquiridos en las asignaturas aprendidas en la institución educativa.
Procesamiento de los Datos.
Después de recopilarla información a través de la administradora de la Farmacia el siguiente paso a seguir fue iniciar el análisis detallado de los datos.
Se inició identificando cada una de:
Las entidades presentes y que influyen en el sistema: Producto, kardex producto, Distribuidor, Reindexar. Los Procesos: Los cuales denotan cambios en los datos o la transformación de estos. Los procesos representan el trabajo que el sistema deberá realizar y al cual deberá estar sometido. Dentro de los procesos es llevar el inventario de los diferentes medicamentos que entran y salen de la Farmacia. Flujo de Datos: Muestra el movimiento de los daros de un punto a otro. Los Almacenes de Datos: Los cuales representan el lugar donde se almacenaran los daros para poder examinarlos, agregarlos; para posteriormente contabilizarlos.
Modalidad De La Investigación.
Para la ejecución de la investigación utilice la siguiente información:
3.3.1. Investigación Bibliográfica o Documental
En la presente investigación se utilizará esta modalidad puesto que por medio de esto se podrá analizar documentos e investigaciones escritas relacionadas con el modelo de inventarios que lleva la farmacia, por lo tanto se requiere de datos descritos por otros autores en investigaciones anteriores: como libros, informes, tesis, Internet entre otros.
3.3.2. Investigación De Campo
En el presente estudio, emplearé la investigación de campo, puesto que se estará en el lugar de los hechos, en lo cual se tomará contacto con la realidad de la empresa es así que se utilizará procedimientos e instrumentos para la recolección de datos además también se contará con la técnica de la observación.
RECURSOS.
Equipos.
Internet
Laptop
1
USB
1
Impresora
1
Cámara Fotográfica
1
Materiales.
Hojas
100
Plumas
2
Lápiz
1
Borrador
1
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
N°
DETALLE DE ACTIVIDADES
1 Quimestre
2 Quimestre
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
1
Recopilación de la Información para la propuesta de investigación.
2
Propuesta de Trabajo.
Objetivos y Justificación.
3
Memoria Descriptiva.
Revisión Bibliográfica.
Construcción.
4
Proceso de Producción de Bienes o Prestación de servicios
5
Diseño y Aplicación de la Metodología de la Investigación.
6
Análisis e Interpretación de Resultados de la Investigación.
7
Presentación de la Propuesta de Investigación.
8
Sustentación Propuesta de Investigación.
CONCLUSIONES
Al conocer el proceso de control de inventarios de la Farmacia Karen ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo provincia Los Ríos, se permitirá tener una visión clara de las adquisiciones de fármacos, la Administración está obligada a dar cumplimiento a los requerimientos de la farmacia ya que son el resultado del proceso de control del inventario.
El control de inventario en la Farmacia Karen ubicada en la parroquia "El Salto" Coop. 16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo provincia Los Ríos, permitirá mejorar comercialización de fármacos y su distribución en las perchas y bodega, permitiendo una localización oportuna de medicamentos y productos para la venta.
El sistema implementado para el control de ventas e inventarios, permitirá mejorar la atención al público y por ende incrementar las ventas, también mejorará la rotación de medicamentos y productos evitando la caducidad.
Las Farmacias están en constante competencia y día a día quieren mejorar la atención al cliente; la implementación de sistemas de control de ventas e inventarios agiles, mejorará el control de los stocks, logrando determinar niveles mínimos, máximos y punto de reposición de medicamentos y productos.
RECOMENDACIONES.
Mejorar los procesos, actividades en la adquisición de los productos lo cual ayudará a incrementar las ventas.
Realizar la distribución de los productos en perchas y bodegas de acuerdo a la rotación de stock que facilite su ubicación y entrega.
Con la Implementación del sistema RFID Excel y @risk en el control de medicamentos y productos, mejorando la facturación y despacho, se reducirán pérdidas y aumentarán sus ventas.
Para que la empresa mejore sus ventas debe capacitar a los empleados en forma permanente en el manejo de ventas y control de inventarios y estrategias de ventas así mejorará la atención brindada en la farmacia.
BIBLIOGRAFÍAS
http://www.salud.gob.ec/
www.repositorio.unemi.edu.ec/.
https://es.scribd.com/.../control-de-inventario-para-un-Almacen-de-Farmacia.
www.portalprogramas.com/.../sistema-excel-venta-inventarios-farmacia.
www.buenastareas.com/materias/ejemplo-de-inventario-en...farmacia.
www.uptodown.com/.../programas-para-inventario-gratis-para-farmacias.
ANEXOS ANEXOS
ANEXOS
ANEXOS
FARMACIA KAREN
STOCK FARMACIA KAREN
ADMINISTRADORA DE LA FARMACIA KAREN
ADMINISTRADORA RECIBIENDO PRODUCTOS
PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA DE VENTAS RFID ECXEL @RISK
PRODUCTO
DISTRIBUIDOR
DISTRIBUIDOR DEL PRODUCTO FARMACEUTICO
KARDEX POR PRODUCTO
FACTURACION
