Prosedur Tetap (PROTAP) Penerimaan Barang
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan 1. Memastikan bahwa penerimaan barang obat dari distributor dilaksanakan sesuai dengan prosedur. 2. Memastikan bahwa kiriman barang (alkes) yang diterima benar berasal dari pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup penerimaan Alkes yag dilakukan oleh Penanggungjawab Teknis dan bagian gudang.
C. Penanggungjawab 1. Penanggungjawab Teknis 2. Petugas gudang / bagian gudang
D. Prosedur 1. Menerima bukti penerimaan barang (alkes) dari distributor dan sesuai dengan surat pesanan yang dibuat oleh PT. Ridho Agung Utama 2. Periksa kebenaran dan kondisi obat meliputi : a. Nama produk b. Nomor batch c. Tanggal produksi dan tanggal kadaluarsa (Exp. Date) d. Jumlah produk dan jumlah satuan tiap kemasan e. Jenis produk yang diterima f. Memeriksa kemasan produk 3. Apabila barang yang diterima sesuai dengan pesanan Alkes, maka Penanggungjawab Teknis menandatangani faktur asli sesuai dengan tanggal penerimaan barang 4. Memasukkan barang ke dalam gudang oleh petugas gudang sesuai dengan faktur pesanan, lalu mencatat barang (alkes) yang diterima ke dalam kartu stok. 5. Mengirim kembali dokumen pengiriman barang yang harus dikembalikan ke distributor setelah barang (alkes) diterima dengan baik dan benar.
Prosedur Tetap (PROTAP) Penyimpanan Barang
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada :
Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan 1. Memastikan bahwa pengadaan Alkes dari distributor dilaksanan sesuai prosedur. 3. Memastikan ketersediaan stok sehingga dapat memberikan pelayanan yang berkesinambungan berkesinambungan dan teratur.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup penyimpanan Alkes y ang dilakukan oleh Penanggungjawab Teknis bekerjasama oleh petugas gudang.
C. Penanggungjawab 1. Penanggungjawab Teknis 2. Petugas gudang / bagian gudang
D. Prosedur 1. Menerima dan mengecek barang (alkes) baik dari segi jumlah, kondisi fisik dalam jumlah per unit barang, serta mengecek nomor batch, exp. Date sesuai dengan dokumen yang ada kemudian dicatat dalam kartu stok masing-masing barang (alkes) 2. Container alkes yang diterima harus dibersihkan sebelum disimpan 3. Penyimpanan alkes diletakkan berdasarkan sistem (FEFO) First Expired First Out agar mempermudah dalam pendistribusian barang serta meminimalisir barang yang ED. 4. Semua barang (alkes) yang telah disimpan di dalam gudang dicatat dalam kartu stok bak dari segi nama produk, tanggal masuk, Exp. Date, nomor batch dan pabrikan.
Prosedur Tetap (PROTAP) Pengiriman Barang
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan Memastikan bahwa penanganan dan pengiriman alkes dilaksanan sesuai dengan prosedur.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup penanganan pesanan dan pengiriman alkes oleh PT. Ridho Agung Utama.
C. Penanggungjawab 1. Penanggungjawab Teknis 2. Pengantar Barang 3. Petugas gudang / bagian gudang
D. Prosedur 1. Petugas gudang melakukan serah terima barang sesuai dengan fak tur dan surat jalan kepada ekspedisi (pengantar barang) sesuai denagn instansi baik dari pemerintah ataupun swasta, begitu juga dengan perusahaan ataupun daerah masing-masing. 2. Petugas ekspedisi memepersiapkan dokumen pengiriman barang (faktur penjualan / surat jalan) 3. Menyerahkan dokumen pengiriman barang kepada apotek, rumah sakit ataupun perusahhan yang lain. 4. Meminta stempel dan tanda tangan dari pihak apotek, rumah sakit ataupun perusahaan yang lain, sebagai bukti bahwa barang telah diterima. 5. Jika pengantar barang membawa barang retur dari apotek, rumah sakit ataupun perusahhan lain agar melengkapi dokumen yang telah ditandatangani oleh pihak apotek, rumah sakit ataupun perusahaan swasta. 6. Sesampainya barang di gudang, agar barang retur tersebut diserahkan kepada kepala gudang untuk ditindaklanjuti.
Prosedur Tetap (PROTAP) Penyaluran / Distribusi Barang
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan Memastikan proses penyaluran alkes kepada pelanggam sesuai dengan surat pesanan (SP) pelanggan.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup penanganan pesanan oleh PT. Ridho Agung Utama.
C. Penanggungjawab 1. Penanggungjawab Teknis 2. Fakturis 3. Petugas gudang / bagian gudang 4. Salesman
D. Prosedur 1. Pemesanan alkes dapat melalui salesman yang menerima pesanan dari apotek, apotek, rumah sakit ataupun perusahann yang lainnya, begitu juga pesanan melalui via telepon ataupun e-mail dan fax dengan syarat tetap mengirimkan surat pesanan kepada PT. Ridho Agung Utama. 2. Menyerahkan surat pesanan (SP) kepada Penanggungjawab Teknis untuk diperiksa setelah itu dilanjutkan kepada fakturis. 3. Menginput pesanan alkes yang diterima dari salesman salesman berdasarkan surat pesanan. 4. Menyerahkan ke bagian gudang / petugas gudang untuk dilakukan proses pengambilan pengambilan alkes di gudang sesuai dengan faktur yang diterima oleh bagian gudang, setelah itu mencatat nomor faktur dan nama pengantar barang 5. Setelah semua barang sudah disiapkan oleh petugas gudang / bagian gudang, dilakukan pengecekan kembali oleh Penanggungjawab Teknis dan penandatanganan faktur oleh Penanggungjawab Teknis, sebelum serah terima kepada salesman atatupun ekspedisi. 6. Bagian gudang melakukan serah terima barang sesuai dengan fakt ur dan surat jalan kepada ekspedisi (pengantar barang) sesuai denagn daerah / wilayah masing-masing. 7. Petugas ekspedisi ataupun salesman menyerahkan barang (alkes) kepada apotek, rumah sakit, ataupun perusahaan lainnya kemudian meminta tanda tangan dan stempel apotek, rumah sakit ataupun perusahaan lainnya, setelah itu salesman atau petugas ekspedisi meyerahkan copy faktur kepada apotek, rumah sakit, ataupun perusahaan.
Prosedur Tetap (PROTAP) Pengadaan Barang
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan 1. Memperoleh fasilitas distribusi alkes dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan 2. Memelihara keadaan stok alkes sehingga dapat memberikan pelayanan yang berkesinambungan dan teratur.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup pengadaan alkes
C. Penanggungjawab Penanggungjawab Teknis
D. Prosedur 1. Memeriksa jumlah stok alkes setiap hari agar kondisi stok tetap terjaga 2. Menghubungi pihak principal dan melakukan penawaran harga alkes yang akan di order 3. Jika terjadi kesepakatan harga alkes kemudian dilakukan pemesanan alkes kepada pihak distributor 4. Distributor mengirim barang sesuai dengan jumlah yang ada pada surat pesanan (SP) tersebut 5. Setelah barang datang sesuai dengan surat pesanan (SP). Penanggungjawab Teknis yang dibantu dengan petugas gudang melakukan pengecekan terlebih dahulu (Exp. Date, No. Batch, nama perusahaan, tanggal penerimaan dan keadaan fisik barang) sebelum masuk ke dalam gudang. 6. Setelah barang dinyatakan lengkap maka barang dimasukkan ke dalam gudang oleh petugas gudang, kemudian dicatat ke dalam kartu stok gudang.
Prosedur Tetap (PROTAP) Pembersihan Pembersihan Gudang dan Pengendalian Obat
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan Memastikan bahwa pembersihan gudang dilakukan sesuai prosedur.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup cara pembersihan gudang.
C. Penanggungjawab 1. Bagian gudang / petugas gudang 2. Petugas kebersihan kantor.
D. Prosedur 1.
Membersihkan lantai dan sudut-sudut ruangan dengan disinfektan
2.
Memberihkan barang (obat) dengan kemoceng
3.
Merapikan penempatan barang-barang di gudang (dibuat seefisien m ungkin).
No. Tgl Berlaku :
Prosedur Tetap (PROTAP) Penanganan Penanganan barang (obat) kebalian (retur)
No. Tgl Berlaku :
Protap akan dikaji ulang pada : Disusun Oleh : Muhlis, A.Md. TEM
Diperiksa :
Disetujui :
A. Tujuan Memastikan barang (alkes) yang di retur (dikembalikan) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
B. Ruang Lingkup Prosedur tetap (Protap) ini mencakup ketentuan dan seleksi alkes yang dapat diretur.
C. Penanggungjawab 1. Penanggungjawab Teknis 2. Bagian penanganan obat yang diretur
D. Prosedur 1. Mendistribusikan “ketentuan / tata cara pengembalian alkes (retur)” secara berkala (atau jika ada perubahan) 2. Seleksi alkes yang dapat diretur dan tidak dapat diretur dengan mengacu dan memenuhi ketentuan sesuai tata cara retur barang. 3. Alkes yang layak jual harus ditempatkan sedemikian rupa dan rapi sehingga sistem pengeluaran barang dapat dijamin sesuai dengan First Expired First Out (FEFO). (FEFO). 4. Mendata barang retur 5. Jika barang yang diretur memenuhi syarat (sesuai dengan ketentuan retur) maka akan diterbitkan faktur retur, barang yang tidak tidak memenuhi syarat untuk untuk diretur maka tidak diterima / dikembalikan kepada pelanggan dan memberikan penjelasan kepada pelanggan perihal penolakan tersebut dengan baik dan sopan. 6. Lakukan rekapitulasi untuk tanggal retur, jumlah obat, nama alkes yang diretur disertai dengan keterangan.
