PROPOSAL PENATAAN ARSIP DI LINGKUNGAN BAGIAN TATA USAHA
PUSAT INFORMASI DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
LATAR BELAKANG
Dengan memperhatikan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat, tepat dan akurat dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi diperlukan pengelolaan informasi secara efektif dan efisien. Salah satu sumber informasi yang terpenting adalah Arsip. Namun kenyataannya dalam penemuan kembali (temu balik) arsip di instansi/organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan secara cepat, tepat dan akurat tidaklah mudah, hal ini dikarenakan belum disadarinya akan pentingnya nilaiguna arsip sebagai sumber informasi, akuntabilitas kegiatan instansi dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, belum tersusun dan tertatanya arsip/dokumen secara benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan, dan belum dimilikinya sarana jalan masuk untuk memudahkan penemuan kembali (temu balik) arsip sewaktu-waktu dibutuhkan pimpinan.
Untuk memenuhi maksud tersebut di atas, sangat memerlukan adanya pengelolaan arsip inaktif yang sistematis, efektif dan efisien dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai seperti sumber daya manusia, anggaran, metode/sistem dan peralatan kearsipan lainnya terutama untuk arsip yang substansial sesuai tugas pokok dan fungsi sehingga diperoleh sistem penemuan kembali (temu balik) arsip dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat, yang sekaligus merupakan sumber informasi utama dan pertanggungjawaban kegiatan instansi yang harus diselamatkan dan dilestarikan oleh yang pada akhirnya akan semakin memudahkan pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan Tujuan dari pengelolaan informasi melalui kegiatan pemilahan, penilaian, pembenahan dan penataan arsip, adalah agar semua kegiatan pengelolaan arsip tersebut menjadi efisien dan efektif sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan adanya keseragaman dalam pengelolaan kearsipan sejak arsip diciptakan sampai dengan penyusutan sehingga arsip yang tersimpan senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, lengkap dan aman terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan fisik arsip maupun informasinya oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.
III. RUANG LINGKUP pekerjaan PENGELOLAAN INFORMASI MELALUI KEGIATAN pemilahan, penilaian, pembahan, penataan, ALIH MEDIA arsip dan PERAWATAN arsip INAKTIF dengan cara FUMIGASI ARSIP
Ruang lingkup pekerjaan tersebut di atas adalah :
1. Survai lapangan untuk mengetahui kondisi fisik dan informasi arsip/dokumen, sarana dan prasarana yang ada;
2. Pendataan jumlah arsip/dokumen yang akan dipilah, dinilai, dibenahi dan ditata sesuai dengan kaidah kearsipan;
3. Pendataan ukuran ruang penyimpanan arsip untuk mengetahui kebutuhan rak guna penataan arsip;
4. Pengelompokan arsip sesuai kurun waktu/tahun dan permasalahan;
5. Pemilahan dan Penilaian Arsip dan Non Arsip;
6. Pendeskripsian Arsip dan Penyimpanan Arsip ke dalam Boks Arsip;
7. Pelabelan Boks yang berisi arsip dan Penataan Arsip pada rak;
8. Pembuatan Daftar Arsip (DA) dengan entry data;
9. Pebuatan Laporan Hasil Pekerjaan dan Penggandaan Daftar Arsip (DA).
IV. KONDISI ARSIP/DOKUMEN INAKTIF Subbag TU PIH SAAT INI
Kondisi arsip inaktif yang ada sekarang ini belum diatur sebagaimana mestinya, sehingga sering mengalami permasalahan dalam penemuan kembali arsip, hal itu disebabkan oleh karena penataan arsipnya tidak dikelola dengan baik secara profesional dan sesuai kaidah-kaidah kearsipan, sehingga menyulitkan penemuan kembali/temu balik arsip sewaktu-waktu dibutuhkan pimpinan untuk pengambilan kebijakan dan keputusan. Arsip-arsip yang tersimpan di Ruang Penyimpanan Arsip rata-rata kondisinya sangat memprihatikan karena penyimpanannya diletakkan/ditumpuk pada lantai, kardus-kardus, karung dan lemari-lemari rak kayu, rak besi tanpa ditata dan disusun atau diatur sebagaimana mestinya
V. KONDISI ARSIP/DOKUMEN INAKTIF YANG AKAN DATANG
Setelah dilaksanakan Pemilahan, Penilaian, Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif akan mengalami perubahan yang sangat signifikan karena arsip-arsip yang tersimpan di Ruang Penyimpanan Arsip sebagai berikut :
1. Terdata dan Terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip;
2. Tertata dan Tersusunnya Arsip dalam boks dan rak-rak arsip sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan;
3. Tersedianya jalan masuk berupa Daftar Arsip Untuk Penemuan Kembali;
4. Terciptanya Ruang Penyimpanan Arsip yang bersih, sehat, nyaman sehingga dapat meningkatkan kinerja para petugas arsip atau arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan di Ruang Penyimpanan Arsip;
5. Terwujudnya pelayanan arsip bagi pimpinan atau pengguna lainnya yang ingin memanfaatkan sumber informasi yang terdapat dalam arsip;
6. Terselamatkan dan terlestarinya arsip-arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada gereasi yang akan datang, Akuntabilitas kinerja instansi sebagai aset negara.
V. PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP MELALUI KEGIATAN pemilahan, penilaian, pembahan, penataan, ALIH MEDIA arsip dan PERAWATAN arsip INAKTIF dengan cara FUMIGASI ARSIP
Tahapan pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas sebagai berikut :
1. Melakukan pengelompokan arsip sesuai unit kerja;
2. Melakukan pemilahan arsip dan non arsip;
3. Melakukan pendeskripsian arsip;
4. Melakukan penyimpanan arsip ke dalam boks arsip;
5. Melakukan pelabelan boks arsip sesuai dengan permasalahannya;
6. Melakukan penataan arsip pada rak untuk memudahkan penemuan kembali arsip;
7. Pembuatan Daftar Arsip dengan entry data;
8. Penyerahan Laporan Hasil Pekerjaan dan Daftar Arsip dalam bentuk Hard Copy dan Soft Copy.
VI. WAKTU PELAKSANAAN pekerjaan PENGELOLAAN INFORMASI MELALUI KEGIATAN pemilahan, penilaian, pembahan, penataan, ALIH MEDIA arsip dan PERAWATAN arsip INAKTIF dengan cara FUMIGASI ARSIP
Waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas adalah sesuai yang ditentukan .
VII. PEMBIAYAAN
Pembiayaan untuk pelaksanaan pekerjan pengelolaan informasi melalui kegiatan pemilahan, penilaian, pembenahan dan penataan arsip dapat dilihat pada Rincian Anggaran Biaya (RAB) terlampir.
VIII. SUMBER DAYA MANUSIA
Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut didukung oleh sumber daya manusia yang profesional di bidangnya sebanyak 2 (dua) orang.
X. PENUTUP
Demikian proposal "Pengelolaan Informasi melalui kegiatan Pemilahan, Penilaian, Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif, Alih Media Arsip dan Perawatan Arsip dengan cara Fumigasi Arsip, disusun untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam pengajuan anggaran pembiayaan pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas, yang pada akhirnya tujuan penertiban pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik dan lancar mengingat kearsipan merupakan salah satu unsur penunjang/pendukung visi dan misi Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat.
Demikian, atas perhatian dan kesediaan menerima proposal kami disampaikan terima kasih, dan kami menunggu kabar selanjutnya.
Jakarta, Januari 2014
CONTOH
RINCIAN ANGGARAN BIAYA (RAB)
PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP MELALUI KEGIATAN
PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBENAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA ARSIP
DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF
TAHUN 2015
NO.
URAIAN
VOLUME
HARGA SATUAN
(Rp.)
JUMLAH
(Rp.)
I
Pekerjaan Pengelolaan Informasi Arsip Melalui Kegiatan Pemilahan, Penilaian, Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif dengan tahapan sebagai berikut :
1. 1. Pengelompokan Arsip yang ada pada Boks/
Kardus, Order, Map, Filing Cabinet sesuai dengan Unit Kerja dan Tahun Penciptaan Arsip;
2. Pemilahan Arsip dan Non Arsip,
3. Pendeskripsian Arsip ke dalam Kartu Deskripsi;
3. Penyimpanan Arsip ke dalam Boks Arsip;
4. 4. Pelabelan Boks Arsip sesuai dengan permasalah-annya;
5. 5. Penataan Arsip pada Rak untuk memudahkan
dalam penemuan kembali arsip;
6. 6. Pembuatan Daftar Arsip dengan entry data;
7. 7. Penyerahan Laporan Hasil Pekerjaan dan Daftar Arsip dalam bentuk Hard Copy dan Soft Copy.
240 M' (Meter Linier)
355.000
85.200.000
II
Pekerjaan Alih Media Arsip/ Scanning dengan
tahapan sebagai berikut :
1. 1. Melakukan pemilahan dokumen yang akan dialihmediakan sesuai urutannya;
2. 2. Melakukan pembukaan jilidan apabika arsip/dokumen tersebut dijilid untuk memudahkan pelaksanaan alih media;
3. 3. Melakukan penentuan indeks setelah arsip/dokumen tersebut dialihmediakan;
4. 4. pembuatan daftar arsip/dokumen yang telah dialihmediakan;
5. 5. Melakukan migrasi data hasil alihmedia ke dalam aplikasi, apabila sudah tersedia aplikasi;
6. 6. Melakukan penjilidan kembali arsip/dokumen yang telah dialihmediakan sesuai jilidan semula atau sesuai aslinya;
7. 7. Menyerahkan print out daftar arsip/dokumen yang telah selesai dialihmediakan dan sesuai data yang telah dimigrasi ke dalam aplikasi dan CD hasil alihmedia.
1400 Lbr. A4/F4
200 Lbr. A3
30.000
70.000
42.000.000
14.000.000
III
Pekerjaan Fumigasi Arsip/Dokumen dengan tahapan sebagai berikut :
1. 1. Penutupan lobang/vertilasi yang ada pada dinding ruangan yang akan difumigasi;
2. 2. Pengaturan arsip/dokumen yang akan difumigasi;
3. 3. Penutupan lemari-lemari yang tidak perlu dengan
4. Plastik agar tidak terkena obat fumigasi;
4. 5. Membuka boks, lemari, filing cabinet yang berisi arsip/dokumen agar obat fumigasi dapat masuk ke dalam arsip/dokumen;
6. Pelaksanaan fumigasi dengan obat fumigasi yang
Bernama Fomifox atau Fotoxin dengan dosis sesuai
Volume arsip/dokumen yang akan difumigasi.
6. 7. Pembersihan sisa-sisa bahan kimia dan membukan ventilasi/lobang dinding serta merapikan barang-barang seperti kondisi semula
700 M3 (Meter Kubik)
55.000
38.500.000
179.700.000
