PROJECT ASSIGNMENT (PA) SUPERVISORY EDUCATION (SE) I ANGKATAN 8 TAHUN 2016
EFEKTIVITAS PENYEBARAN DATA INFORMASI PROYEK PEMBANGKIT MENGGUNAKAN APLIKASI BERBASIS WEB DI PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN PEMBANGKIT SUMATERA
Disusun Oleh :
Nama NIP Jabatan
: Diana Kusuma Hartati : 8410184Z : PLT Supervisor Pelaporan pada Bagian Pelaporan Sub bidang PMIS dan Administrasi Teknik Bidang Operasi Konstruksi I PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pe mbangunan Pembangkit Sumatera
Unit
: PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
TAHUN 2016
Udiklat Tuntungan
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
LAPORAN PROJECT ASSIGNMENT
Nama
: Diana Kusuma Hartati
NIP
: 8410184Z
Jabatan
: PLT Supervisor Pelaporan pada Bagian Pelaporan Sub bidang PMIS dan Administrasi Teknik Bidang Operasi Konstruksi I PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
JUDUL
: EFEKTIVITAS PENYEBARAN DATA INFORMASI PROYEK PEMBANGKIT MENGGUNAKAN APLIKASI BERBASIS WEB DI PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN PEMBANGKIT SUMATERA
Tahun 2016
i
KATA PENGANTAR
PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan tugas dan fungsinya sebagai unit pengawas pelaksanaan pembangunan pembangkit di Sumatera berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.0043.P/DIR/2016 tanggal 19 Februari 2016 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera. Dalam menjalankan tugas pengawasan pelaksanaan pembangunan pembangkit, PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan manajemen proyek diantaranya meliputi kegiatan pengelolaan proyek. Salah satu tantangan yang dihadapi PT PLN (P ersero) UIP KITSUM dalam pengelolaan proyek-proyek pembangunan pembangkit diantaranya adalah tantangan untuk mendapatkan informasi gambaran seluruh proyek-proyek yang manjadi tanggungjawab kinerja pengawasan unit. Untuk menjawab tantangan tersebut maka dalam Project Assignment ini, Penulis mengangkat topik pengembangan pengelolaan data informasi proyek secara efektif menggunakan media aplikasi web. Dalam melakukan pengembangan pengelolaan data informasi proyek, Penulis melakukan pendekatan kajian kebutuhan data informasi proyek dengan melakukan interview dan pendataan melalui kuesioner kepada seluruh bidang di PT PLN (Persero) UIP KITSUM. Dari hasil kuesioner yang telah disebarkan dilakukan pemetaan kebutuhan data informasi proyek, mendesain tampilan data informasi dan kemudian diintegrasikan dalam suatu aplikasi yang berbasis web. Hal ini diharapkan akan diperoleh suatu penyebaran data informasi pembangunan proyek yang efektif sehingga seluruh pegawai mengetahui kondisi umum pengelolaan pembangkit dibawah pengawasan unit PT PLN (Persero) UIP KITSUM. Medan,
Desember 2016
Peserta,
Diana Kusuma Hartati
iii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ……………………….............................................
i
LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………….
ii
KATA PENGANTAR ……………………………………………………..
iii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………
iv
EXECUTIVE SUMMARY ……………………………………………….
v
BAB I
PENDAHULUAN ……………………………………………...
1
1.1. Latar Belakang ……………………………………………
1
1.2. Permasalahan ……………………………………………..
1
PEMBAHASAN ……………………………………………….
4
2.1. Data Informasi Pembangunan Proyek ..…………………..
4
2.2. Pengelolaan Data Informasi ………………………………
7
PENUTUP ……………………………………………………..
14
3.1. Kesimpulan ………………………………………………..
14
3.2. Tindakan yang disarankan ………………………………...
14
BAB II
BAB III
REFERENSI ……………………………………………………………….
16
DAFTAR TABEL & GAMBAR ………………………………………….
17
LAMPIRAN ……………………………………………………………….
18
iv
Efektivitas Penyebaran Data Informasi Proyek Pembangkit Menggunakan Aplikasi Berbasis Web Di PT PLN (PERSERO) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Diana Kusuma Hartati PLT Supervisor Pelaporan pada Bagian Pelaporan Sub bidang PMIS dan Administrasi Teknik Bidang Operasi Konstruksi I PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
EXECUTIVE SUMMARY
Dalam menjalankan tugas pengawasan pelaksanaan pembangunan pembangkit, PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan manajemen proyek diantaranya meliputi kegiatan pengelolaan proyek. Salah satu tantangan yang dihadapi PT PLN (P ersero) UIP KITSUM dalam pengelolaan proyek-proyek pembangunan pembangkit diantaranya adalah tantangan untuk mendapatkan informasi gambaran seluruh proyek-proyek yang manjadi tanggungjawab kinerja pengawasan unit.
Setelah dilakukan interview dan penyebaran kuesioner kepada seluruh bidang di PT PLN (Persero) UIP KITSUM mengenai kemudahan memperoleh data informasi pembangunan proyek,
dapat
diambil
kesimpulan
bahwa
dalam
memperoleh
data
informasi
pembangunan proyek masih belum terstruktur dengan baik. Sehingga perlu dilakukan suatu pengembangan pengelolaan data informasi proyek.
Dari hasil kuesioner yang telah disebarkan dilakukan pemetaan kebutuhan data informasi proyek, mendesain tampilan data informasi dan kemudian diintegrasikan dalam suatu aplikasi yang berbasis web. Hal ini diharapkan akan diperoleh suatu penyebaran data informasi pembangunan proyek yang efektif sehingga seluruh pegawai mengetahui kondisi umum pengelolaan pembangkit dibawah pengawasan unit PT PLN (Persero) UIP KITSUM.
Kata Kunci : data informasi, proyek pembangkit.
v
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan tugas dan fungsinya sebagai unit pengawas pelaksanaan pembangunan pembangkit di Sumatera berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.0043.P/DIR/2016 tanggal 19 Februari 2016 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera. Dalam menjalankan tugas pengawasan pelaksanaan pembangunan pembangkit, PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan manajemen proyek diantaranya meliputi kegiatan pengelolaan proyek. Pengelolaan yang dilakukan adalah pengelolaan terhadap biaya (kesesuaian progress pekerjaan antara target dan aktual in-line dengan S-Curve), mutu (kesesuaian terhadap kontrak) dan waktu (tercapainya target penyelesaian proyek). Salah satu tantangan yang dihadapi PT PLN (Persero) UIP KITSUM dalam pengelolaan proyek-proyek pembangunan pembangkit diantaranya adalah tantangan untuk mendapatkan informasi gambaran seluruh proyek-proyek yang manjadi tanggungjawab kinerja pengawasan unit. Untuk menjawab tantangan tersebut perlu dilakukan suatu pengembangan pengelolaan data informasi proyek secara efektif.
1.2.
Permasalahan Identifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui kondisi penyebaran data informasi pembangunan proyek yang selama ini telah berjalan di lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM. Identifikasi masalah dievaluasi dengan menggunakan Root Caused Problem Analysis terhadap penyebaran data informasi pembangunan proyek yang ditunjukkan pada Gambar – 1.
1
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Gambar – 1. Root Caused Problem Analysis 2
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Identifikasi permasalahan dilakukan melalui cara interview dan menggunakan media
penyebaran
kuesioner
“Kemudahan
Memperoleh
Data
Informasi
Pembangunan Proyek di Lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM” dengan sebaran responder bidang Perencanaan, Operasi Konstruksi, Keuangan dan SDM dan Hukum dan Pertanahan di PT PLN (Persero) UIP KITSUM. Terlihat bahwa kondisi penyebaran data informasi pembangunan proyek yang selama ini telah berjalan masih memiliki kendala – kendala yang dapat dilihat pada Gambar-1, diantaranya: - Memperoleh data informasi proyek masih sulit diperoleh - Data informasi proyek belum terstruktur dengan baik - Pengarsipan data proyek masih belum rapi Sebaran hasil kuesioner diperoleh kesimpulan jawaban responder sebagai berikut: Jawaban Responder
Sulit
Sedang
Mudah
Kemudahan Memperoleh Data Informasi Proyek
67%
24%
10%
Alur Proses Pencarian Data Informasi Proyek
76%
14%
10%
Kondisi Pengarsipan Data Proyek
90%
10%
0
Dari hasil kuesioner yang telah disebarkan dilakukan pemetaan kebutuhan data informasi
proyek,
mendesain
tampilan
data
informasi
dan
kemudian
diintegrasikan dalam suatu aplikasi yang berbasis web. Harapannya akan diperoleh suatu penyebaran data informasi pembangunan proyek yang efektif sehingga seluruh pegawai mengetahui kondisi umum pengelolaan pembangkit dibawah pengawasan unit PT PLN (Persero) UIP KITSUM. Dalam pengelolaan data informasi ini diperlukan suatu Standard Operation Procedure untuk menunjang kehandalan sistem yang berjalan.
3
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
BAB II PEMBAHASAN
2.1.
Data Informasi Pembangunan Proyek PT PLN (Persero) UIP KITSUM menjalankan tugas dan fungsi pengawasan pembangunan pembangkit di wilayah regional Sumatera, s alah satu kegiatan yang mempunyai peran penting adalah kegiatan pengawasan dan pengendalian pekerjaan
proyek
pembangunan
pembangkit.
Guna
menunjang
kegiatan
pengawasan dan pengendalian pekerjaan proyek pembangunan pembangkit, diperlukan suatu pengelolaan data informasi proyek pembangunan pembangkit sebagai sarana dalam memonitor dan mengendalikan pekerjaan-pekerjaan proyek tersebut. Project Assignment ini akan berfokus pada masalah efektivitas penyebaran data
informasi proyek pembangunan pembangkit. Hal ini menjadi suatu perhatian khusus, dikarenakan adanya potensi masalah dalam hal penyebaran data informasi proyek yang sedang berjalan saat ini. Diagnose Permasalahan
Identifikasi masalah dilakukan dengan metode interview kepada sample responder dan metode penyebaran kuesioner “Kemudahan Memperoleh Data Informasi Pembangunan Proyek di Lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM”. Hasil dari interview dan kuesioner menunjukkan bahwa secara garis besar kondisi penyebaran data informasi pembangunan pembangkit di lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM masih belum terstruktur dengan baik seperti yang ditunjukkan pada Tabel-1.
-
Kebutuhan Data Informasi Pembangunan Proyek Data Kontrak Progress Proyek Issue Proyek Milestone Proyek Kondisi Proyek Data Amandemen
Kemudahan Memperoleh Data Kondisi Pengarsipan Data Informasi Pembangunan Proyek Saat ini - Masih sulit dalam memperoleh data - Data informasi masih informasi tersimpan secara pribadi (menyebar dan belum terfokus) - Data Informasi belum tersimpan dengan rapi (Pengarsipan dokumen)
Tabel -1. Garis Besar Hasil Kuesioner 4
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Design Pemecahan Masalah
Kendala-kendala yang dihadapi dalam memperoleh data informasi pembangunan pembangkit di lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM adalah sebagai berikut (Tabel-2) sesuai dengan bagan RCPS Gambar-1. Permasalahan Scope
Detail Permasalahan
Kebutuhan data informasi proyek sulit
Aplikasi yang telah ada (PMO) aksesnya terbatas
Inisiatif Perbaikan
PIC
Waktu
Persetujuan
Evaluasi Ide
Prioritas Kemudahan Implementasi (tingkat kesulitan)
Prioritas
Go
Berdampak 1
√
6 bln – Sulit 1 thn
Sangat 2 Berdampak
√
3 bln
Berdampak 1
√
Pengembangan Aplikasi Web
Pelaporan, Perencanaan IT, PMIS UPP
3 bln
Data informasi - Data informasi proyek belum proyek tersebar, terstruktur masih tersimpan dengan baik secara pribadi - Belum adanya pengelolaan database
Pembuatan Standard Operation Procedure
Tim Set Up ISO
Pengarsipan data Penyimpanan data proyek masih belum semua belum rapi terdigitalisasi dengan baik
Pengembangan Aplikasi Web
Pelaporan, Perencanaan IT, PMIS UPP
–
Dampak
Sedang
Sedang
No Go
Tabel -2. IDEA Generation Prioritasisasi
Kemudahan
Pengembangan Aplikasi Web
Pembuatan Standard Operation Procedure
Biaya hosting Biaya domain IT Engineer Biaya Set-Up ISO Biaya Sertifikasi ISO
Keuntungan / dampak Kemudahan penyebaran dengan akurat dan aman
informasi
Penetapan alur proses sistem jelas
Prioritas 1
2
Tabel -3. Prioritasisasi Bagan Inisiatif Perubahan
Judul Inisiatif : Efektivitas Penyebaran Data Informasi Proyek Pembangkit Menggunakan Aplikasi Berbasis Web
Unit / Bagian : UNIT INDUK PEM BANGUNAN PEM BANGKIT SUMATERA
Deskripsi : Dalam pelaksanaan pengawasan pekerjaan proy ek p erlu dilakukan adanya pengelolaan data informasi p embangunan p embangkit s ehingga dapat dilakukan monitoring secara efektif. Latar belakang :
Item-item tindakan :
1 K ebutuhan data informasi proyek sulit
1 P engoptimalan tools PM O
2 Database tidak tersusun secara rapi
2 Pengembangan tools baru (pembuatan aplikasi)
3 Tidak semua pegawai dapat mengakses data terhadap tools y ang sudah ada 3 Penerapan ISO 9001:2015 saat ini (PMO) KPI y ang terkena dampak : Penyelesaian proyek (target COD) & pencapaian Kemudahan implementasi : t inggi progress fisik Keunt ungan / damp ak p os it if : b erdamp ak p os it if
Biay a imp lement asi : a pabila web based maka dibut uhkan biay a hosting, domain, server
Upload File RCPS : RCPS SE I A ngk 8 Diana Kusuma H 8410184Z .docx Mentor : AMBARWADI SULISTION O
Mentee : Diana Kusuma Hartati
-
Setuju
Tabel -4. Bagan Inisiatif Perubahan 5
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Untuk mendapatkan suatu penyebaran informasi pembangunan pembangkit yang efektif, diperlukan suatu wadah yang dapat menyajikan informasi tersebut dengan mudah dan akurat. Mengingat kemudahan teknologi yang sedang berkembang saat ini, maka dipilih suatu solusi terhadap masalah penyebaran informasi pembangunan proyek tersebut yaitu berupa pengembangan sebuah aplikasi penyajian data informasi yang berbasis web. Saat ini PT PLN (Persero) UIP KITSUM telah mengimplementasikan Project Management Office (PMO) sebagai wadah dalam penyajian data proyek yang
sedang berjalan. Akan tetapi terdapat beberapa batasan-batasan yang ditemui, sebagai berikut : -
Akses data yang digunakan menggunakan jaringan VPN
-
Tidak semua pegawai dapat mengakses aplikasi PMO
-
Koneksi data masih belum stabil
-
Keterbatasan user account yang dapat mengakses
Maka dari itu dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat diakses dengan mudah namun tetap memperhatikan keamanan data yang disajikan. Desain aplikasi berbasis web disusun dengan memetakan terlebih dahulu kebutuhan data yang akan disajikan di dalam aplikasi tersebut dengan mempertimbangan keamanan data informasi. Deliver Pemecahan Solusi Bersama
Melalui Nota Dinas No. 00243/SIM.01.01/MOK-I/2016 tanggal 29 September 2016, Manajer Operasi Konstruksi meminta bantuan kepada Manajer Perencanaan khususnya sub-bidang Teknologi Informasi untuk membuat sebuah aplikasi penyajian data informasi proyek berbasis web. Aplikasi ini untuk sementara disebut sebagai Project Management Information System. Untuk mengendalikan dan memonitor kegiatan Project Assignment, penulis menyusun Work Plan kegiatan agar dapat berjalan dengan baik sesuai Tabel-5.
6
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
INITIATIVE DETAILS Initiative
Pembuatan Aplik asi Web Data Informasi Pembangunan Pembangkit
Workstream Team Members
DM PMIS Spv Pelaporan IT Engineer Spv PMIS UPP
Pengembangan Aplik asi Web IT Engineer DM PMIS & Adtek Spv PMIS UPP Spv Pelaporan PROJECT PROGRESS TRACKING (TEAM LEADER) Acti vit ies
DEVELOPMENT 1 Melakukan survey kebutuhan data informasi proyek di bidang Perencanaan, Operasi Konstruksi, Keuangan SDM dan Hukum dan Pertanahan dengan menyebarkan kuesioner. 2 Identifikasi kebutuhan data informasi pembangunan proyek DEPLOYMENT
3 Desain penyajian data informasi pembangunan proyek 4 Perencanaan pengembangan tools aplikasi 5 Penginputan data informasi pembangunan proyek ke dalam aplikasi
ACADEMY
6 Kajian Manfaat dengan adanya implementasi aplikasi data informasi pembangunan proyek (kuesioner responder)
Star Date
End Date
(Pl an /Real ) 26-Sep-16
(Pl an /Real ) 30-Sep-16
26-Sep-16 26-Sep-16
30-Sep-16 9/30/2016
26-Sep-16
30-Sep-16
26-Sep-16
30-Sep-16
26-Sep-16 1-Oct-16 1-Oct-16 15-Oct-16
30-Sep-16 10/14/2016 10-Oct-16 31-Oct-16
15-Oct-16
31-Oct-16
1-Nov-16
1-Dec-16
Sep
Ambar wad i Sul is tio no Diana Kusuma Hartati Muhammad Ikhsan Vendik, Fariz,Enggal, Alex, Khoiril, Imam, Alfi, Indra
Timeline (Weekly) Okt
Nov
Tabel-5. Work Plan
2.2.
Pengelolaan Data Informasi Development
Dalam pengembangan aplikasi web data informasi pembangunan proyek, dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan data informasi yang akan disajikan. Berdasarkan hasil dari kuesioner yang telah dibagikan, adapun data informasi yang akan disajikan adalah sebagai berikut: -
Data Kontrak Progress Proyek Issue Proyek Milestone Proyek Kondisi Proyek Data Amandemen
Data informasi yang disajikan telah melalui pembahasan dan pertimbangan pertimbangan terhadap keamanan data yang akan ditampilkan. Pertimbangan pertimbangan yang diperhatikan adalah sebagai berikut:
7
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
-
Data-data yang termasuk dalam kategori confidential perusahaan
-
Keamanan data terkait storage database berbasis aplikasi web
-
Data- data yang menjadi konsumsi internal unit
Setelah ditentukan data-data yang akan ditampilkan dalam aplikasi web, langkah selanjutnya adalah membuat desain tampilan yang didasarkan pada monitoring data excel.
Selanjutnya desain data informasi tersebut dituangkan dalam bahasa pemrograman oleh IT Engineer untuk dijadikan suatu aplikasi berbasis web. Bahasa pemrograman yang dipakai adalah php. Adapun tampilan aplikasi web tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar-2. Tampilan Web Aplikasi Data Informasi Proyek Di dalam aplikasi tersebut menyajikan data informasi seluruh proyek yang diawasi oleh PT PLN (Persero) UIP KITSUM dengan mengelompokkan data informasi proyek sesuai unit pelaksana proyek. PT PLN (Persero) UIP KITSUM memiliki 8 Unit Pelaksana Konstruksi dengan total proyek sebagai berikut.
8
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Nama UPP UPP 1
UPP 2 UPP 3 UPP 4 UPP 5
UPP 6
Nama Proyek PLTGU/MGU Sumbagut 2 Peaker PLTG/MG Sabang PLTMG Sinabang PLTU Nagan Raya 3&4 Marine Vessel Power Plant PLTMG Arun PLTU Nagan Raya PLTG/MG Sumatera Paya Pasir PLTU Pangkalan Susu 1&2 PLTU Pangkalan Susu 3&4 PLTU Riau - TEnayan PLTU Tanjung Balai Karimun PLTU Tembilahan PLTA Peusangan
Nama UPP UPP 7
PLTA Asahan III PLTP Sarulla MPP Nias 1x25 MW
UPP 8
Nama Proyek PLTU Teluk Sirih PLTG/MG MPP Tarahan Unit 1&2 PLTA Masang 2 PLTP Muara Laboh PLTU Keban Agung PLTU Sumsel-5 PLTP Lumut Balai PLTP Rantau Dedap PLTU Sumbagsel-1 PLTU Sumsel-1 PLTU Banyuasin PLTU MT Sumsel-8 PLTP Sungai Penuh PLTG/MG Tanjung Jabung Timur PLTMG Jambi Peaker PLTP Hululais PLTG/MG Muko-Muko PLTU Bengkulu PLTGU Lampung Peaker PLTG/MG MPP Tarahan PLTP Ulubelu 3&4 PLTA Semangka PLTP Rajabasa PLTU 3 Babel PLTU 4 Babel MPP Air Anyir Bangka MPP Suge Belitung
Tabel-6. List Proyek Pembangkit Detil Informasi yang disajikan adalah sebagai berikut :
Gambar-3. Informasi List Milestone
9
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Gambar-4 Informasi List Kontrak Utama, Kontrak Supervisi, Kontrak Engineering, Kontrak Lokal beserta A mandemennya
Gambar-5. Informasi Galeri Foto
10
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Gambar-6. Informasi Data Progress Bulanan
Gambar-7. Informasi List Issue Informasi yang disajikan dalam aplikasi web data informasi pembangunan pembangkit terdiri dari informasi sebagai berikut :
11
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
•
Informasi List Milestone Informasi ini menyajikan tanggal-tanggal milestone yang telah dicapai. Data informasi ini penting sebagai data record progress pencapaian pekerjaan proyek.
•
Informasi List Kontrak Utama, Kontrak Supervisi, Kontrak Engineering, Kontrak Lokal beserta Amandemennya Informasi ini menyajikan Data List Kontrak Utama, Kontrak Supervisi, Kontrak Engineering, Kontrak Lokal beserta Amandemennya dimana informasi ini diperlukan sebagai monitoring personal terhadap masing-masing Kontrak. Sehingga apabila status terakhir Kontrak mendekati masa habis Kontrak, Pegawai dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan.
•
Informasi Galeri Foto Informasi Galeri Poto ini penting untuk mengetahui kondisi proyek saat ini sehingga pegawai dapat mengetahui kondisi proyek secara vis ual.
•
Informasi Data Progress Bulanan Informasi Data Progress Bulanan proyek menjadi suatu ukuran terhadap kondisi proyek. Sehingga pegawai dapat mengetahui sejauh mana proyek tersebut berjalan.
•
Informasi List Issue Informasi List Issue memiliki peranan penting didalam suatu pengelolaan proyek. Dari List Issue ini dapat diketahui headline permasalahan apa yang sedang terjadi saat ini. Harapannya bagi pegawai yang terkait dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan.
Data-data informasi ini menjadi tanggung jawab bidang Project Management Information System yang merupakan sub-bidang baru yang bertanggung jawab
terhadap data informasi proyek pembangkit. Bidang ini terdiri dari Supervisor Pelaporan di Kantor Induk dan Supervisor PMIS di Kantor UPP yang memiliki tugas salah satunya adalah dalam hal feeding data informasi proyek pembangkit ke dalam aplikasi web secara periodik sesuai kesepakatan yang telah dibuat.
12
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
Adapun kesepakatan-kesepakatan yang dibuat dalam pengembangan aplikasi web data informasi pembangunan proyek, yang disepakati oleh semua PIC yang bertanggungjawab dalam hal ini adalah Supervisor Pelaporan Kantor Induk dan Supervisor PMIS UPP, adalah sebagai berikut : -
Data yang disajikan adalah data yang kredibel dan akurat
-
Data yang disajikan mingguan berupa Galeri Poto dan review List Issue
-
Data yang disajikan bulanan berupa data progress proyek
-
Update data Amandemen dan milestone
13
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
BAB III PENUTUP
3.1.
Kesimpulan Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat menunjang implementasi aplikasi yang sudah ada. Adapun kelebihan yang dimiliki dari aplikasi web terhadap aplikasi yang ada adalah: •
Akses data yang digunakan adalah akses data internet, sehingga dapat diakses menggunakan mobile phone.
•
Semua pegawai dapat menggunakan akses aplikasi web ini untuk mendapatkan informasi data pembangunan pembangkit
•
User account dapat dikelola dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan unit PMO
Accessibility
Web Aplikasi PMIS
Tipe Akses Data
Intranet
Internet
User Account
Terbatas
Dapat disesuaikan kebutuhan
Akses Pegawai
Tidak semua pegawai
Dapat disesuaikan kebutuhan
Koneksi Jaringan
VPN (sering bottleneck)
terjadi Menggunakan provider swasta
Tabel-7. Perbandingan Feature Aplikasi PMO dan PMIS
Aplikasi data informasi berbasis web ini akan memberikan kemudahan dalam menyebarkan data informasi proyek secara efektif dan diharapkan akan memberikan manfaat dalam kecepatan mendapatkan informasi sehingga apabila dibutuhkan suatu tindakan terkait dengan kendala-kendala proyek dapat segera ditindaklanjuti.
3.2.
Tindakan yang disarankan Langkah-langkah selanjutnya yang perlu dilakukan terhadap implementasi aplikasi data informasi proyek berbasis web i ni adalah sebagai berikut :
-
Keamanan data informasi dapat dikelola dengan tetap menjaga data-data confidential perusahaan
14
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
-
Aplikasi ini dapat dikembangkan untuk integrasi data lainnya dengan meningkatkan keamanan data
Dengan demikian diharapkan implementasi aplikasi data informasi proyek berbasis web ini dapat berkelanjutan dan menciptakan sistem penyebaran data informasi yang lebih efektif di lingkungan PT PLN (Persero) UIP KITSUM.
15
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
REFERENSI
Pedoman Manajemen Proyek Investasi Pembangunan Sistem Ketenagalistrikan Edisi 1.01., Direktorat Konstruksi PLN, 2012
Definition and Organization of the Plant Engineering Function –Richard Dunn, Plant Engineering Magazine, Plant Engineering Handbook, Mobley, R.Keith, 1943
Project Planning Scheduling & Control, James P.Lewis, A Hands-on-Guide to Bringing Projects inn on time and on Budget Third Edition – McGraw Hill, 2001
16
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
DAFTAR TABEL & GAMBAR
Tabel-1 Garis Besar Hasil Kuesioner …………………………………………………… 4 Tabel-2 IDEA Generation ………………………………………………………………. 5 Tabel-3 Prioritasisasi ……………………………………………………………………. 5 Tabel-4 Bagan Inisiatif Perubahan ……………………………………………………… 5 Tabel-5 Work Plan. ……………………………………………………………………… 7 Tabel-6 List Proyek Pembangkit ………………………………………………………... 9 Gambar-1 Root Caused Problem Analysis ……………………………………………… 2 Gambar-2 Tampilan Web Aplikasi Data Informasi Proyek …………………………….. 8 Gambar-3 Informasi List Milestone ……………………………………………………... 9 Gambar-4 Informasi List Kontrak Utama, Kontrak Supervisi, K ontrak Engineering, Kontrak Lokal beserta Amandemennya …………………………………………………. 10 Gambar-5 Informasi Galeri Foto ……………………………………………………....... 10 Gambar-6 Informasi Data Progress Bulanan ……………………………………………. 11 Gambar-7 Informasi List Issue …………………………………………………………... 11
17
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera
LAMPIRAN
18
