Sisteme
informaționale PROIECT
Student: Chica Ioana
Facultatea de Inginerie Chimică și Protecția Mediului Gr 2308
Capitolul I -
Identificarea beneficiarului proiectului.
1. Misiunea, obiectivele, strategia informațională a firmei. Activitate principală : lucrări de construcții a drumurilor și autostrăzilor – 4221. Societatea comercială SC DARCONS SRL a luat ființă în anul 1993. În anul 2007 s-a achiziționat o stație de mixturi asfaltice AMMANN iar în 2009 s-a înființat laboratorul de gradul II prin intermediul căruia s-a asigurat calitatea, pe întreaga durată de existență a construcțiilor, conform cerințelor stabilite de legea privind calitatea în construcții. Obiectivele: oferă servicii în secțiunea drumuri, poduri, rețele și întreținere din domeniul construcții. De asemenea și în secțiunea mașini, utilaje și echipamente, din același domeniu. Misiunea este furnizarea de servicii în domeniul construcții în condiţii de deplină securitate atât pentru factorul uman cât și pentru mediul înconjurător, la nivelul cerințelor legale și de reglementare. SC.DARCONS.SRL este o companie angajată în satisfacerea nevoilor curente și viitoare ale clienților ei prin produse și servicii de înaltă calitate. În prezent SC.DARCONS.SRL nu dispune de un sistem informațional. 2. Scurta descriere a organizării firmei. Firma este împărțită în 10 departamente:
departamentul resurse umane;
departamentul tehnic;
departamentul producție;
departamentul proiectare;
departamentul mecanizare;
departamentul laborator – analize;
departamentul secretariat;
departamentul contabilitate;
departamentul aprovizionare; 2
departamentul controlul calității. 1. Departamentul resurse umane.
Principalele proceduri specifice departamentului sunt: cea de angajare, de recompensare, de disponibilizare, de pensionare. 2. Departamentul tehnic. In cadrul departamentului tehnic, personalul se ocupă în principal cu partea inginereasca, devizele. Se ocupă și cu achiziții publice (licitațiile). 3. Departamentul producție. Acest departament se ocupă strict cu producția: construcții de drumuri și poduri, reamenajări, întrețineri, de asemenea și cu producția de asfalt. În cadrul acestui departament trebuie să se țină cont de lista de materiale, lista de utilaje, lista de forță de muncă. Personalul dirijează către lucrare acele materiale și dirijează aprovizionarea. 4. Departamentul proiectare. În cadrul acestui departament, personalul se ocupă cu proiectarea drumurilor, podurilor, clădirilor. 5. Departamentul mecanizare Princi palele îndatoriri sunt întreținerea utilajelor necesare producției. 6. Departamentul laborator – analize. Există în cadrul firmei un laborator de gradul II. Aici au loc analize la materia primă necesară producției. Materialele trebuie să corespundă STAS-ului pentru a fi utilizate la producție.
3
7. Departamentul secretariat. Departamentul secretariat implementează politicile și strategiile adoptate de conducere. 8. Departamentul contabilitate.
Personalul din cadrul acestui departament se ocupă de contabiliatea firmei. Calculează intrări, ieșiri, drepturi salariale, întocmirea statelor de plată și întocmirea documentelor de virament aferente acestora. Întocmirea și depunerea la termenele legale a declarațiilor privind impozitele și taxele. 9. Departamentul aprovizionare. Constă în aprovizionarea de materii prime și materiale. Mecanicazarea este legată de acest departament deoarece are un parc de utilaje; acestea trebuiesc întreținute, având nevoie de materiale, combustibil. Cererea este trimisă la mecanizare și apoi la contabilitate. 10. Departamentul controlul calității. Se ocupă cu verificarea executării lucrării din punct de vedere atât calitativ, cât și cantitativ. 3. Rolul jucat de sistemul informațional în cadrul firmei.
Rolul sistemului informațional este de a transmite informația, de a asigura persoanele din conducere cu informații necesare pentru luarea diferitelor decizii. Funcționarea și conducerea întreprinderii este legată de comunicare în ambele sensuri între sistemul activitate și cel de conducere. Rolul sistemului informațional constă în asigurarea datelor, nivelul, structura și consumul factorilor de producție și respectiv nivelul, structura și realizarea serviciilor și date de pe
mediul
economic
național
și internațional
de
pe
care
operează
firma.
Sistemul informațional este cel care asigură comunicarea deciziilor, a obiectivelor firmei. Aceste obiective concretizate în planul de producție, programe de fabricație, indicatori cantitativi și calitativi ai producției. Toate acestea suferă procese mai mici sau mai mari de transformare, 4
sortare, sistematizare, toate subordonate unei idei de a facilita înțelegerea corectă la activitatea firmei. 4. Necesitatea reproiectării sistemului informațional. Factorii ce pot influența realizarea proiectului sunt: - nivelul slab de pregatire al personalului; - lipsa fondurilor pentru achiziționarea de tehnologii informaționale de ultimă generație; - informațiile oferite de contabilitatea de gestiune sunt târzii și distorsionate pentru a putea fi relevante. Pentru a eficientiza activitatea, informațiile vor trebui preluate și furnizate în timp real.
Capitolul II – Determinarea cerințelor informațioanle ale noului sistem.
Diagnosticarea sistemului informațional existent în firmă. În prezent SC.DARCONS.SRL nu dispune de un sistem informațional. A) Stabilirea domeniului investigat. Firma SC.DARCONS.SRL. a întâlnit dificultăți la departamentul contabilitate. B) Precizarea scopului implementării sistemului. Asigurarea unei cantități minime de date inițiale, care reflectă fidel fenomenele economice și care prin procesare să poată genera un maximum de informații prezentate într -o formă ușor accesibilă, evitându-se aglomerările de date primare, astfel încat să asigure obținerea unui sistem complet de parametri sau indicatori. Îmbunătățirea eficienței prin accesul la informație și creșterea rapidității transferului de informații, astfel economisindu-se bani și timp.
5
C) Construirea echipei de diagnosticare a sistemului. Analiza diagnostic este eficientă în cazul efectuării ei de către un personal bine pregătit în domeniul investigat. Astfel pentru constituirea unei echipe de diagnosticare a sistemului informațional, trebuie satisf ăcute următoarele cerințe: a) colectivul de specialiști care realizează studiul de diagnosticare a sistemului informațional trebuie să asigure și analiza activităților principale ale întreprinderii în care intervin aspecte informaţional-decizionale; b) majoritatea specialiștilor să aibă experiență în domeniul studiilor sistematice; c) grupa care efectuează studiul să aibă autonomie față de conducerea întreprinderii ceea ce va asigura o studiere și o formulare mai obiectivă a concluziilor privind situația și direcțiile posibile de îmbunătățire a sistemului informațional; d) grupa de studiu să fie condusă de catre o persoană ce va fi direct implicată în activitatea informațional-decizională. Se recomandă ca din componența grupei, să facă parte următorii specialiști: -specialist în domeniul informațional decizional (inginer cu specializarea automatizări și calculatoare sau informatician); -specialist în organizarea producției; -specialist în domeniul analizei economice complexe precum și în problemele structurilor organizatorice și a circulației documentelor.
6
D) Construirea diagramei de relații a departamentului contabilitate.
Facturi de la
Facturi de
Intrări de la sistemul
furnizori
vânzare
de marketing și de producție
Gestiunea
Gestiunea
furnizorilor
clienților
Încasări clienți
Gestiunea
Gestiunea
imobilizărilor
trezoreriei
CONTABILITATE GENERALĂ
Urmărirea Plăți
CONTABILITATE
stocurilor și
ANALITICĂ
producției
7
E) Analiza critică a sistemului existent prin determinarea punctelor tari și punctelor slabe. Puncte slabe
Cauze posibile
Efecte posibile
Nivel
de Coeficient
evaluare Cheltuieli
cu Achizitionarea
implementarea
de
sistemului
echipamente,
informational
training-ul
importanta
de Coeficient mediu
Cresterea cheltuielilor 4
0.08
0.32
2
0.1
0.2
3
0.12
0.36
personalului Cresterea
Din
cauza Cresterea
consumului de calculatoarelor
cheltuielilor
energie
achizitionate
lunare
Continua
Evolutia
Investitiile
intretinere
si tehnologiei
continue
modernizare a sistemului informational Puncte tari
Cauze posibile
Efecte posibile
Nivel
de Coeficient
evaluare Transferul
de Informatiile
mediu
Cresterea
informatii mai sunt transferate eficientei rapid
importanta
de Coeficient
4
0.06
0.24
4
0.05
0.2
4
0.04
0.16
0.45
1.32
prin retea si nu prin viu grai
Economisire de Informatiile timp
circula
Cresterea
mai eficientei
repede Securitatea
Restrictionarea
Protejarea
informatiilor
accesului
informatiilor
neautorizat TOTAL
8
S-a proiectat chestionarul prezentat mai jos care oferă datele necesare privind culegerea informațiilor despre sistemul informațional. 1. Ce experiență aveți în domeniul calculatoarelor? 2. Ați mai utilizat un software pentru stocarea datelor? 3. Considerați că ar fi necesar în cadrul firmei un astfel de software? 4. Cât de mult contează rapiditatea transferului de informații în cadrul firmei? 5. Cât de mult contează preluarea comenzilor online? 6. Considerați că un sistem informațional ar crește eficiența în cadrul firmei? 7. Cât de mult sunteți dispus să cheltuiți pentru implementarea acestui sistem? 8. Care sunt criteriile după care alegeți un sistem informațional? 9. După implementarea sistemului informațional, doriți suport pentru întreținere, sau considerați că v-ați descurca cu personalul deja existent? 10. Ați fi de acord cu trainig-ul personalului în vederea utilizării corecte a sistemului informațional?
F) Propuneri de îmbunătățire a structurii funcționării și controlul sistemului informațional.
Angajarea unui personal calificat pentru controlul sistemului informațional.
Modernizarea și întreținerea sistemului informațional - controale periodice.
Trainig-ul personalului în privința utilizării corecte a sistemului informațional.
Să nu aibă toți angajații acces la informații.
9
Capitolul III -
Proiectarea noului sistem informațional.
3.1. Definirea principalelor centre de decizii ale firmei.
Departamentele din cadrul acestei firme sunt în strânsă legătură și influențează producția, astfel principalele centre de decizii sunt reprezentate de: directorul de producție, contabilul șef, directorul de aprovizionare, laborantul, directorul departamentului controlul calității.
3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecărui centru de decizie.
1. Directorul de producție decide lista de utilaje, lista de forță de muncă, lista de materiale necesare producției, astfel dirijându-se aprovizionarea. 2. Dacă materialele necesare producției nu corespund STAS-ului, conform analizelor, se întrerupe producția. Astfel laborantul decide calitatea materialelor. 3. Contabilul șef se ocupă de contabiliatea firmei. Calculează intrări, ieșiri, drepturi salariale, întocmirea statelor de plată și întocmirea documentelor de virament aferente acestora. Întocmirea și depunerea la termenele legale a declarațiilor privind impozitele și taxele. 4. Directorul departamentului controlul calității se ocupă cu verificarea executării lucrării atât din punct de vedere calitativ, cât și cantitativ. 3.3. Stabilirea listei informațiilor finale pe baza cărora se iau decizii cu specificarea surselor beneficiarilor și periodicității. În urma informațiilor culese de la personalul din cadrul departamentului contabilitate, lista ultimelor informații cuprinde: - întocmirea și transmiterea declarațiilor lunare către Bugetul de Asigurări de Sănătate, Șomaj, C.A.S. de pensii; 10
- transmiterea informatizată a diverselor plăți care se decontează direct din banca noastră și contul curent.
3.4. Eliminarea informațiilor ce se repeta și a difuncționalităților stabilite în analiza diagnostic. Factorii ce pot fi eliminați pentru îmbunătățirea funcționării sistemului informațional sunt: - preluarea întârziată a informațiilor; - preluarea informațiilor distorsionate; - eliminarea rețelei de calculatoare pentru achiziționarea de laptopuri; - accesul tuturor angajaților la informații; - realizarea controlului sistemului informațional de către personalul firmei.
3.5. Stabilirea informațiilor primare ce stau la baza informațiilor finale, eliminând disfuncționalitățile semnalate. Informațiile primare care determină realizarea listei informațiilor finale sunt: - Jurnalul de Vânzari al tuturor facturilor de livrare; - Registrul Casa al tuturor documentelor; - Ordin de plată; - Bilet la ordin; - C.E.C..
11
Capitolul IV
- Implementarea noului sistem informațional.
Stabilirea etapelor de implementare. Implementarea sistemului informațional are ca scop punerea în practică a proiectului de detaliu cu specificarea sarcinilor și documentațiilor specifice. Etapele de implementare sunt: - achiziționarea hardware-ului și software-ului; - instruirea personalului privind utilizarea și funcționarea noilor achiziții; - instalarea hardware-ului și a software-ului; - testarea noilor achiziții; - punerea în funcțiune a noilor achiziții.
Etapa
Activități necesare
Persoană responsabilă
implementării Achiziționarea hardware-ului
-
achiziționarea
Directorul de aprovizionare
-
angajarea unor
Directorul de resurse umane
și software-ului Instruirea personalului
specialiști Instalarea hardware-ului și a
-
training
-
angajarea unor
software-ului Testarea noilor achiziții
Directorul de resurse umane
specialiști -
angajarea unor
Directorul de resurse umane
specialiști Punerea în funcțiune a noilor
testarea achizițiilor
- punerea în funcțiune
achiziții
12
Directorul de resurse umane
