Produção de Shows e Eventos Músicais

O GUIA RÁPIDO PARA

PRODUÇÃO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS

O PASSO-A-PASSO PARA PA RA PLANEJAR SUA PRODUÇÃO

O GUIA RÁPIDO PARA PRODUÇÃO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS

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O GUIA RÁPIDO PARA

PRODUÇÃO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS 01

Criação e Conceituação do evento 1.1 - Definição do Públicoalvo 2.1 - Definição das atrações 3.1 - Data 4.1 - Lugar 5.1 - Cronograma 6.1 - Legalização (Alvará)

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Comercialização 2.1- Comercialização de patrocínios 2.2 - Precificação 2.3 - Divulgação 2.4 - Comercialização de ingressos

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4.1 - Check-in (controle de entrada) 4.2 - Supervisão e monitoramento

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Desmontagem 5.1 - Limpeza 5.2 - Entrega do espaço 5.3 - Dispensa da equipe

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Pós-evento 6.1 - Avaliação do evento 6.2 - Documentação 6.3 - Fechamento do Borderô

Pré-produção 3.1 - Contratação de serviços profissionais 3.2 - Segurança 3.3 - Som, Luz e Palco 3.4 - Passagem de som 3.5 - Camarins e serviços adicionais

Produção - O evento em si

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Conclusão

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Não importa o porte do seu show ou evento musical, o que te trará sucesso é um planejamento certeiro que irá garantir uma boa avaliação por parte do público, dos patrocinadores e de quem trabalhou com você nesta empreitada. Produzir um evento bacana, agradável, divertido e com ótima visibilidade é uma ação que pode ser feita sem sofrimentos se você e sua equipe forem cautelosos e atentos aos itens que apresentaremos neste guia. Nós da Sympla queremos tornar a tarefa de criar um evento algo descomplicado e prático. Somos uma empresa que facilita a produção de eventos para quem quer realizá-los, não importa qual seja o tipo, a localização, orçamento e nível de experiência. A plataforma Sympla é ideal para qualquer evento: você vende, distribui e administra ingressos de uma maneira bem fácil. E pensando em simplificar o seu trabalho para além da venda de ingressos, formulamos um guia! Que tal começarmos com a produção de shows e eventos musicais? São os eventos preferidos de quem gosta de descontração, reunir os amigos e apreciar um ótimo som, sem contar que podem englobar os mais diversos públicos. Está cheio de gente procurando um evento incrível para se divertir no final de semana e, acredite, poderia ser o seu! Se organize e parta para se informar antes de colocar a mão na massa. A seguir você encontra itens essenciais e dicas para criar, produzir e fechar qualquer tipo de show ou evento musical. E durante o trabalho, jamais fique em dúvida, corra e confira o O Guia Rápido Para Produção De Shows e Eventos Musicais da Sympla!


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1 - Criação e Conceituação

do evento

QUER REALIZAR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW, CERTO? ENTÃO, INFORME-SE AQUI SOBRE O PASSO-A-PASSO NECESSÁRIO PARA PLANEJAR SUA PRODUÇÃO. VAMOS LÁ?

1.1 - Definição do público-alvo Antes de qualquer coisa, dena para quem seu evento será direcionado. É simples: sabendo quem é seu público você saberá a melhor forma de planejar todo o resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atrações, como fazer a divulgação, o horário e dias adequados... Tudo!

Conheça seu público, fale a língua dele e você já estará a meio caminho de ter um evento bemsucedido. Para tanto, dena a natureza do evento musical (uma festa, um show, uma inauguração, por exemplo), e a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferências das pessoas que você pretende ter como participantes. Adequação é a palavra chave aqui. Seja coerente com tema e público. Não adianta, por exemplo, promover um show de um cover do Roberto Carlos esperando o comparecimento dos universitários.

1.2 - Definição das atrações Sabendo de antemão quem é seu público-alvo, você consegue planejar as atrações que interessarão tal grupo. É uma festa para jovens entre 20 e 30 anos que gostam de rock? Beleza! Contrate uma banda local ou um DJ e certique-se de que o repertório está de acordo com as preferências do público. O importante aqui é oferecer entretenimento adequado: música, decoração, artistas performáticos. Tudo deve se comunicar com o público-alvo. Analise esta situação como exemplo: você está organizando um show cuja temática é a

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proteção ao meio ambiente. Então você precisa ter em mente que o espaço deve comunicar (o tempo todo) atitudes ecologicamente corretas. Você pode até realizar uma distribuição de cortesias para o show em troca da entrega de determinadas peças para reciclagem, por exemplo. Além disso, distribua lixeiras de coleta seletiva pelo espaço, evite uso de material descartável (conhecidamente nocivo ao meio ambiente) e procure usar material reciclável. Pode parecer detalhe bobo, mas essas são informações importantes. Quem comparece percebe esses detalhes e a partir deles julga se o evento é bom ou ruim. Portanto, tenha atenção!

1.3 - Data A denição da data do evento é crucial para se ter sucesso. Verique eventos próximos que possam competir com o seu, além da existência de feriados e datas comemorativas. Caso você organize um show de um artista estrangeiro, por exemplo, e espere que seja de repercussão nacional, escolher uma data próxima a feriados pode contribuir para a adesão do público que precise se deslocar de outras cidades para comparecer.

1.4 - Lugar A escolha do espaço é item relacionado à denição do público. Saiba quem vai e você deve conhecer onde eles preferem estar. Não adianta querer inovar nesse quesito se as pessoas para quem o evento se destina não são exíveis. O público está na faixa etária dos 50 aos 70


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anos? Em sua maioria, eles têm carro e fazem questão de transporte privativo? Então, nada de eventos em locais sem estacionamento e sem conforto, por exemplo. Essa é a hora de se preocupar com acessibilidade também. Certique-se de que, não importa quem integre seu público, o espaço seja inteiramente acessível a pessoas com diculdades de locomoção (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros adaptados). Eis uma preocupação muito importante quando se trata de eventos. Se você planeja algo e se certica de que qualquer pessoa possa conseguir se deslocar com segurança e conforto, você já ganha reconhecimento por se preocupar com a inclusão de todos. O sistema de venda de ingressos online vai te ajudar nessa etapa. Por meio dele, você identica a quantidade de pessoas que pretendem comparecer. Com a informação, você consegue renar a escolha do local destinado ao evento. Diferentemente das produções que realizam vendas em pontos físicos ou apenas no dia e local do show, você já sai na frente tendo em vista que pode se planejar melhor para comportar seu público, evitar prejuízos, pois caso haja baixa adesão, você pode redimensionar o evento e cortar alguns gastos. #DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento

1.5 - Cronograma Lembra que denir o público é essencial? Então, quando o tema é a realização de eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) está praticamente no mesmo patamar de prioridade. Uma vez denido o público, as atrações, a data e o local, planeje o cronograma do evento. Trata-se de um show com várias bandas? Dena qual será a principal e quais serão as bandas de abertura, estabeleça a ordem e o tempo de apresentação de cada uma e informe ao público sobre esses detalhes. Nada mais chato do que comprar ingresso para assistir a uma banda especíca que tocará em um festival, ser informado de que ela entrará no palco às 18h, chegar ao evento com antecedência e perceber que a atração musical só vai dar as caras bem mais tarde. Um longo atraso é um desrespeito com o público. É importante honrar a pessoa que se organizou, se planejou (e criou expectativas) segundo o cronograma informado pela produção. Pequenos atrasos são compreensíveis. Grandes são imperdoáveis. Mas, caso aconteça, desculpe-se com o público e explique a natureza do ocorrido. E, no próximo evento que for organizar, desdobre-se para o cronograma sair conforme o planejado. #DicaSympla: baixe aqui uma planilha gratuita de cronograma para o seu evento

1.6 - Legalização (alvará) Ao realizar um evento, é necessário obter um alvará de autorização (também chamado de alvará eventual) da autoridade local. Os documentos exigidos variam de acordo com a legislação estadual e municipal, então é importante informar-se

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sobre as peculiaridades de sua região. O período de liberação da autorização também varia. Recomendase requerer o alvará cerca de três a quatro semanas antes da realização do evento. Em linhas gerais, deve-se preencher um formulário e apresentar alvará do corpo de bombeiros local, um memorial descritivo (contento informações sobre o evento, como público, faixa etária - em caso de menores de idade), contrato e certicado da empresa de segurança, pagamento da taxa do ECAD (o Escritório Central da Arrecadação e Distribuição) referente aos direitos autorais, além de contrato de locação e laudo técnico de segurança. A lista tende a ser maior, dependendo da localidade. O importante é nunca ignorar o imperativo de se obter um alvará. Depois de denido o escopo da festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgação) garanta que a autorização será expedida sem grandes problemas. Adeque-se às exigências, realize um evento dentro das especicações legais, evite problemas com as autoridades e realize um evento seguro, acima de tudo. #DicaSympla: Como conseguir um alvará para o seu evento

2 -Comercialização O SUCESSO DE UM EVENTO DEPENDE, EM PRIMEIRA INSTÂNCIA, DA PRESENÇA DO PÚBLICO. PARA SE CERTIFICAR DE QUE SEU SHOW NÃO SERÁ UM FIASCO, ATENTE-SE A QUESTÕES COMO: BONS PATROCINADORES, PREÇOS COMPATÍVEIS COM O EVENTO, DIVULGAÇÃO ADEQUADA E COMERCIALIZAÇÃO EFICIENTE DE INGRESSOS. VEJA ABAIXO COMO PROCEDER COM RELAÇÃO A CADA UM DESSES ITENS.

2.1 - Comercialização de Patrocínios A parceria com empresas patrocinadoras para seu evento, além de ser essencial, é uma forma interessante de barateamento de custos e, consequentemente, aumento dos lucros. A partir dos patrocínios é possível executar tudo o que foi planejado, por isso eles são tão importantes! Essa ação deve ser anterior à precicação, divulgação e venda de ingressos porque é o patrocínio que fornece o investimento necessário para a realização do evento. Para atrair boas parcerias é preciso uma estratégia inteligente de comercialização de patrocínios, que considere o perl das marcas e empresas visadas. O primeiro passo é elaborar uma lista de possíveis empresas parceiras. Para isso, considere a identidade de cada empresa para saber se


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é interessante para ambas as partes estarem juntas em um projeto cultural como o que está sendo produzido. Se a empresa visada tem uma imagem condizente com a proposta do seu evento, ela possivelmente tem potencial para ser uma patrocinadora. Com a lista das empresas em mãos, elabore um projeto claro, com cotas de patrocínio denidas e demonstre nele as vantagens desta parceria para a empresa em questão. Lembrese de que patrocinadores querem ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso em público e organização. Assim, é importante transmitir credibilidade e propor formas criativas de divulgação da empresa que vão além da logomarca nas peças grácas do seu evento. A empresa pode, por exemplo, distribuir lanternas personalizadas para o público e garantir, além de sua divulgação em massa, um efeito divertido durante a apresentação com a interação do público. Organize-se e invista na captação de patrocinadores! Essa parceria pode render bons frutos para todas as partes. #DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos

2.2- Precificação Quanto custará o ingresso do evento? Chegar a um preço que atenda a todos os interesses envolvidos, os seus e do público, é extremamente importante na organização de um show ou evento musical. Para isso, alguns aspectos devem ser considerados, entre eles o custo total do empreendimento, a média dos preços de mercado e o lucro pretendido. Para precicar corretamente a entrada de um evento é fundamental saber exatamente quais foram os custos dele e faça um orçamento detalhado. Isso inclui toda a mão-de-obra necessária, infraestrutura, equipamentos, fornecedores, cachê artístico, comissões diversas, cortesias, divulgação, licenças e taxas necessárias. Somente a partir daí é possível saber qual o montante para cobrir todas as despesas e não gerar prejuízo. O lucro será, obviamente, o que vier além deste valor.

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Além disso, é preciso conhecer o público-alvo do evento para saber o “valor real” dele. Ou seja, saiba quanto seu público está disposto a pagar pelo evento para chegar a um preço de ingressos vendável. Para isso, considere o valor de mercado deste tipo de show ou evento musical. Levar em conta o preço dos ingressos de outros eventos do mesmo porte é uma boa estratégia para saber o valor real do evento pretendido. Pode ser que média de preços do mercado seja maior que o valor a que você chegou, considerando somente os custos e o lucro pretendido. Aí é hora de adequar o seu preço e, quem sabe, turbinar os lucros. Lembre-se que o preço do seu evento também passa uma mensagem, e um preço muito abaixo do mercado pode gerar desconança com relação à qualidade. Da mesma forma, um preço muito acima do praticado pode afastar o público pretendido. #DicaSympla: você pode oferecer preços diferentes através da venda em lotes. Esta estratégia faz com que os interessados garantam o quanto antes a entrada e mostra o quão concorrido seu evento está. Mas não se esqueça de calcular o lucro pretendido para depois precicar o valor dos ingressos.

2.3- Divulgação Denir uma estratégia de divulgação prática e ecaz é um dos passos mais importantes para o sucesso de um show ou evento musical. Uma boa divulgação tem o poder de atrair o público certo para seu evento. Para isso, invista em um formato de marketing voltado ao público pretendido e dena a identidade do seu evento. Sim, ele tem uma identidade e com certeza o público será, ou não, cativado por ela. É muito importante analisar também a viabilidade de cada forma de divulgação. Se limitar aos meios tradicionais de comunicação, como a televisão, o rádio e a publicidade impressa pode ser um grande erro. Nos dias de hoje, o sucesso de um show ou evento musical quase sempre


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está vinculado a uma boa estratégia de divulgação online. Considere a utilização de e-mail marketing, links patrocinados como Google Adwords, hostsite e divulgação nas redes sociais. Investir em um site na internet é uma maneira prática e inteligente de divulgação. É importante que seu site seja claro e funcional, que possibilite a integração com as várias redes sociais, que permita a interatividade com seu público e, claro, que disponibilize a compra de ingressos online. A integração do site com as redes sociais é uma maneira ecaz de ampliar o alcance do seu evento já que o próprio público compartilha entre si, através da rede, sua página com todas as informações do show. Algumas plataformas, como a Sympla, oferecem esses serviços de forma bastante prática e eciente, além de fornecer ferramentas úteis para a administração do seu evento e mensuração do alcance da sua página. #DicaSympla: Como alavancar o seu evento através das redes sociais Após denir os meios de divulgação preocupe-se com a mensagem. É fundamental divulgar todas as informações de interesse do público. Com certeza seu público precisa saber qual é a banda, músicos ou artistas, data e horário, onde será o evento (um mapa de acesso é sempre interessante), preço dos ingressos e como adquiri-los, além de informações referentes à infraestrutura do local, se ele dispõe de estacionamento, se têm restaurantes e lanchonetes, se possui acesso para pessoas com necessidades especiais, se é um show ou evento com lugares demarcados (cadeiras, mesas, camarotes). Some a isso informações que motivem seu público-alvo a comparecer. Criar uma temática para o show ou evento pode ser uma boa estratégia.

2.4- Comercialização de Ingressos Crie um plano de comercialização de ingressos com antecedência. Considere o perl do seu público e estabeleça os canais de vendas. Mais uma vez, não se limite às formas tradicionais de venda física. Cada vez mais as pessoas buscam maneiras mais práticas e cômodas de adquirir seus ingressos e a internet está no topo dessa lista de opções. O acesso aos ingressos através do site do evento é uma ótima maneira de facilitar a compra pelos interessados. Além disso, com essa forma de comercialização os produtores ganham um canal de comunicação direta com seu público graças aos dados cadastrados na hora da compra. A posse desses dados permite o envio de e-mails com informações adicionais relacionadas a o evento e, até mesmo, comunicados de imprevistos. Também é possível usar as redes sociais para a comercialização dos ingressos. Algumas delas, como o Facebook, já permitem o link entre a fanpage do evento e o site de vendas de ingressos. Considere também uma estratégia de comercialização online com suporte para multitelas. Pesquisas apontam que, no Brasil, 5,4% de todo e-commerce é feito por smartphones e tablets. Garanta que o público consiga comprar seu ingresso tanto pelo computador, quanto pelo celular ou tablet.

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3 - Pré-produção DEDICAÇÃO, PACIÊNCIA E DISCIPLINA SÃO VIRTUDES INDISPENSÁVEIS PARA QUEM QUER PRODUZIR UM EVENTO MUSICAL OU UM SHOW QUE ATENDA ÀS EXPECTATIVAS DOS PARTICIPANTES. PARA QUE TUDO SAIA COMO O ESPERADO E NENHUM IMPREVISTO OCORRA ANTES, DURANTE OU DEPOIS, INDEPENDENTEMENTE DO PORTE DO EVENTO, É FUNDAMENTAL UMA PRÉ-PRODUÇÃO DETALHADA PARA AGRADAR AOS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS, ARTISTAS CONVIDADOS E FREQUENTADORES. PARA EVITAR CONTRATEMPOS E PROBLEMAS MAIORES, É NECESSÁRIO MUITO JOGO DE CINTURA E UM PLANEJAMENTO CUIDADOSO COM O MÁXIMO DE ANTECEDÊNCIA POSSÍVEL. COORDENAR UMA EQUIPE, COM RESPONSABILIDADES BEM DEFINIDAS EM DIVERSAS ÁREAS E CONTROLAR OS RECURSOS FINANCEIROS DISPONÍVEIS PARA ATIVAR O PLANO DE AÇÕES TAMBÉM SÃO FATORES DETERMINANTES PARA A OBTENÇÃO DE SUCESSO.

3.1 - Contratação de serviços profissionais São muitos os serviços prossionais a serem contratados para que tudo saia dentro dos conformes: divulgação, segurança, iluminação, som, decoração, limpeza, serviço de bar, entre outros, que podem variar de acordo com o tipo, tamanho e o ambiente do show. A prestação de serviços, bem como o fornecimento de produtos e materiais, pode ser feita por uma única empresa especializada em festas ou eventos ou por várias, cada uma em seu ramo. Para que isso ocorra sem dores de cabeça, tudo precisa ser muito bem especicado no contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essas atividades precisam estar em perfeita sintonia. #DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento

3.2 - Segurança Para garantir o melhor andamento possível do evento a ser criado, o item segurança é primordial. Em um primeiro momento, é necessário mensurar o tamanho do espaço que sediará o evento e a quantidade de presentes para depois identicar a necessidade de recursos para esta área. Uma visita ao local certamente será bem proveitosa.


12 Antes de contratar este tipo de serviço, é preciso conhecer referências prossionais e ter recomendações positivas da empresa ou equipe que fará este trabalho. Além disso, ter experiência com situações adversas, como brigas, furtos e tumultos, é crucial para o bom desempenho nesta função. Na maioria dos casos, é preferível trocar um “brucutu de cara feia” por um prossional bem treinado, experiente e apto a lidar sob pressão e prestar primeiros socorros, por exemplo. #DicaSympla: Como contratar uma equipe de segurança ecaz para o seu evento Uma brigada de bombeiros e uma enfermaria também são itens essenciais, uma vez que adversidades podem ocorrer em qualquer lugar. Para isso, além de prossionais capacitados, também é preciso disponibilizar um espaço adequado e equipamentos apropriados, e caso preciso, sanar problemas. Saídas de incêndio e rotas de fugas são igualmente importantes e devem ser bem sinalizadas. Entretanto, nada disso terá importância se o seu evento for realizado em um local sem alvará, sem a infraestrutura ideal para determinado porte de ocasião, sem sinalização (placas que indicam banheiro, saída de emergência, proibido fumar, etc) ou ainda em um lugar com mais convidados do que realmente tem capacidade. Qualquer um desses problemas colocará a vida de pessoas em risco e prejudicará o trabalho do time de segurança.

3.3 - Som, Luz e Palco O clima do ambiente em que será realizado seu evento depende muito da iluminação e do som utilizados. Se luzes, cores e efeitos forem empregados de forma correta e adequada, deixam a ambientação do local muito mais agradável e alegre, mas para isso precisam de prossionais competentes e com experiência nesse tipo de evento. Esses itens também precisam ser corretamente planejados, uma vez que o modelo de palco a ser montado e o tipo de equipamento utilizado fazem parte do show que será realizado. Para criar uma atmosfera bacana, cheia de efeitos e com uma trilha sonora que agrade a todos, é preciso dispor dos equipamentos certos e necessários para esse m. Em caso de apresentações artísticas, você deve contar com o mapa de palco, pois toda a estrutura deve ser

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13 planejada e montada de acordo com as exigências técnicas do artista contratado e capacidade do espaço, para evitar perda de área útil. Também é indispensável ter em mãos uma input list, orientando sobre os canais de entrada para a instalação dos instrumentos e o rider técnico, listagem dos equipamentos sonoros e de iluminação. Mas para que tudo isso dê certo, é preciso conhecer o local do evento para vericar as condições da parte elétrica, onde colocar o palco e todos os aparatos eletrônicos de iluminação e som, pois serão necessárias tomadas, transformadores, interruptores e conectores de cabos e ação.

3.4 - Passagem de som Antes do início do evento, todos os equipamentos devem ser testados pela equipe técnica e pelos artistas que farão parte do show para conrmarem se está tudo em ordem. Djs também devem testar suas cabines e vericar as conexões de seus equipamentos com o que é oferecido pelo local do evento. A passagem de som também deve ser feita para garantir que tudo ocorra como planejado. Além disso, os sons graves e agudos devem ser regulados para evitar distorções e interferências, o que é muito desagradável.

3.5 - Camarins e serviços adicionais O conforto dos artistas nos camarins e a estrutura do backstage para os eventos que envolvam apresentações também são etapas a serem providenciadas. Esses ambientes devem ser isolados do grande público e precisam contar com banheiros, serviço de alimentação e dispor de espaço para relaxamento – sofás, mesas e cadeiras – climatizados com ar-condicionado para agradar toda a equipe. Outros serviços como o de alimentação – caso o evento ofereça -, cafeteria, chapelaria, wi- com boa velocidade, e equipes técnicas de plantão para algum tipo de contratempo são de grande importância para delizar o público. Selecionar previamente fãs para encontrarem com seus ídolos para tirar fotos e conversar, conhecer os camarins, observar com funciona todo o aparato do backstage e oferecer brindes após um grande show são formas de encantar e cativar admiradores de todas as idades.

4 - Produção -

O evento em si CHEGOU A HORA DE VER OS RESULTADOS DE TANTO PLANEJAMENTO, TRABALHO E DEDICAÇÃO. É O MOMENTO MAIS IMPORTANTE, ONDE VOCÊ COLOCARÁ EM PRÁTICA TUDO O QUE FOI FEITO ATÉ AGORA. ALGUNS ITENS NECESSITAM DE ATENÇÃO ESPECIAL, PARA GARANTIR A SATISFAÇÃO DO PÚBLICO E ATINGIR OS OBJETIVOS TRAÇADOS PELA PRODUÇÃO. VAMOS ANALISÁ-LOS:


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4.1- Check-in (controle de entrada) Você já deve ter ouvido que “A primeira impressão é a que ca”, não é mesmo? Podemos aplicála também para os eventos: o controle de entrada pode ser fundamental para a satisfação dos participantes. Independentemente da dimensão do seu evento, saber recebê-los faz toda a diferença. É de extrema importância trabalhar com prossionais na recepção. Eles são o primeiro contato das pessoas com o seu evento e serão responsáveis pela recepção, conferência e recolhimento de convites, vericação de documentos de identicação e direcionamento para os locais corretos. Além disso, é a equipe de recepção que irá controlar a entrada de pessoas autorizadas e evitar a presença dos famosos “penetras”. A função dessa equipe irá variar conforme o tipo de evento e as características do público. Caso você possua ingressos para serem vendidos no local, é preciso organizar um espaço adequado, com estrutura para receber pagamentos e oferecer informações ao público. A equipe de segurança também deve estar a postos no local de entrada, a m de garantir a

tranquilidade e dar suporte ao trabalho da recepção e da venda de ingressos. É importante possuir uma equipe experiente, que saiba lidar com diferentes públicos, evitando situações desconfortáveis. Para eventos que exijam revista, é interessante trabalhar com detector de metais, o que torna esse momento menos constrangedor para quem comparece, além de agilizar a entrada e minimizar as las. Uma ótima dica é sempre iniciar a entrada do evento no horário marcado, isso evita que as pessoas que chegaram pontualmente quem aguardando do lado de fora e acabem insatisfeitas. Antes do início da apresentação principal, é importante manter o público animado e entretido. Nesse momento, de chegada do público, você pode contar com DJs, tocando músicas compatíveis com a temática do evento e ainda oferecer uma apresentação secundária. É importante garantir também que o serviço de bar tenham início juntamente com a chegada dos participantes. #DicaSympla: descomplique o processo de entrada através do check-in via app da Sympla.

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4.2- Supervisão e Monitoramento Supervisionar e monitorar o evento também são atividades que merecem atenção, é importante contar com uma equipe direcionada a estas funções. Antes do início do evento, repasse o check-list para garantir que nada foi esquecido e que todos os serviços já estão em execução. Tenha sempre em mãos uma relação de telefones de todos os responsáveis por qualquer coisa que envolva seu evento musical, a m de tornar rápida a solução de qualquer eventualidade. Fique atento aos principais itens a serem supervisionados e monitorados:

- Chegada das atrações: Acompanhar a chegada dos músicos, djs, bandas bem como

dos equipamentos. Verique se estão no prazo correto ou há atrasos que inuenciem no cronograma. E esteja atento ao cronograma como um todo para que nada fuja do seu controle. Coordene o evento para que as atrações iniciem no horário programado, assim como a entrada e o encerramento. Em caso de atrasos, você pode prolongar apresentações ou trocar a ordem delas.

- Serviço de Bar: Verique sempre o andamento do serviço, se há las excessivas nos caixas

e no local de entrega de alimentos e bebidas, isso indica a necessidade de mais pessoas na equipe ou a ocorrência de algum problema. Conra sempre a quantidade de b ebidas e comida disponíveis para a venda, para evitar que algo acabe antes do prazo estipulado para o evento e gere desconforto entre o público. Dependendo da quantidade de pessoas e local do show, esteja atento às embalagens das bebidas, evite utilizar garrafas de vidro e latas de alumínio, utilize copo descartável, isso evita possíveis incidentes com estes materiais.

- Limpeza: É preciso estar atento à limpeza dos banheiros. Tenha uma equipe especíca para

esta área, que costuma sujar com maior facilidade. A quantidade de banheiros disponíveis precisa ser compatível com o público esperado, evitando las excessivas. A equipe de limpeza também deve car atenta à área de realização do evento. Em locais fechados, o piso pode car escorregadio devido a bebidas derramadas. É importante manter os espaços limpos e secos para evitar acidentes. Certique-se de que o número de lixeiras é suciente para o ambiente, e que elas estejam distribuídas por todo o local. Durante o evento, nem sempre é fácil manter os locais limpos, mas faça com que a equipe consiga, pelo menos, levar garrafas de vidro e objetos que possam causar acidentes para locais mais distantes de onde o público circula. A maior parte da limpeza, ca para o pós-evento.


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- Registro de imagens e imprensa: Acompanhe os serviços de fotograa e lmagem a m de garantir que o principal (aquilo que o produtor considera relevante) seja registrado. Acompanhe também o serviço de imprensa, direcionando-o para as pessoas com as quais devem ser realizadas as entrevistas.

- Camarim: Verique se os

artistas que irão se apresentar estão sendo bem recebidos no

camarim. É necessário manter uma equipe de segurança, para impedir o acesso de pessoas não autorizadas ao local.

Estes são os principais itens que devem ser monitorados durante o seu evento, certique-se sempre de que tudo esteja conforme o planejado. Ao menor sinal de desvio, procure a solução imediata para o imprevisto, não deixe de lado qualquer acontecimento que possa tornar o público insatisfeito. Um pequeno incidente pode se transformar em um grande problema se não for tratado com a devida importância. Com as dicas apresentadas neste capítulo e um bom planejamento anterior, seu evento terá uma repercussão positiva garantida entre os convidados, imprensa e demais envolvidos.

5 - Desmontagem DENTRO DO SEU PLANEJAMENTO, VOCÊ COLOCOU TODOS OS ITENS NECESSÁRIOS PARA QUE O SEU PÚBLICO FICASSE SATISFEITO EM TODOS OS SENTIDOS. E A LIMPEZA, ENTREGA DO ESPAÇO E DISPENSA DA EQUIPE FAZ PARTE DELE, NÃO É MESMO? VAMOS DAR DICAS IMPORTANTES PARA OS PASSOS FINAIS, PARA QUE O SEU EVENTO SEJA MARCANTE E LIVRE DE PROBLEMAS EM TODOS OS DETALHES.

5.1 - Limpeza De acordo com o número de convidados, você deve calcular o número de auxiliares para manter tudo em ordem. A média é de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas. Os cuidados com a limpeza e boa apresentação do evento devem ser constantes. Dessa forma, não haverá

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desconforto ou incômodo por parte de nenhum dos participantes. Normalmente, os agentes de limpeza são orientados pela empresa terceirizada ou organizadores do evento sobre os locais que deverão estar em ordem o tempo todo. A limpeza geral será realizada no m, mas para a equipe potencializar e dar praticidade a esse trabalho, é necessário cuidado durante todo o evento. Os banheiros são locais que merecem atenção frequente. Dependendo do número de banheiros do local, é interessante que pelo menos dois prossionais quem responsáveis por permanecer ali durante o evento, evitando assim o mau uso, auxiliando as pessoas em casos de dúvidas ou nas solicitações de limpeza dos espaços privativos dessa área. Outro cuidado importante é manter as lixeiras dos banheiros individuais o máximo de tempo vazias, retirando regularmente o excedente. A lixeira que vai receber as toalhas de papel para secar as mãos também tende a encher rapidamente, o que merece retirada frequente do lixo. E não se esqueça de pedir para que as pias se mantenham secas. Geralmente, os banheiros de eventos, pelo grande uxo de uso, podem entupir ou faltar água. Certique-se sobre esses detalhes com o dono do espaço e caso já tenha conhecimento de incidentes como esse, providencie caminhão pipa ou contato com a empresa que abastece a cidade do evento, para manter o uxo de água contínuo naquela região. Na maioria dos eventos, os banheiros femininos e masculinos cam separados. É essencial que haja prossionais de limpeza em ambos. Um cuidado deve ter sua atenção: para que não haja constrangimento, selecione agentes mulheres para o banheiro feminino e agentes homens para o banheiro masculino. Isso vai deixar as pessoas mais à vontade quando forem ao toalete. Outros pontos do evento vão precisar de cuidados, porém não há como prever os locais onde mais se acumularão copos, garrafas e demais tipos de lixo. Mas o ideal é orientar os agentes de limpeza para monitorar os cantos do espaço e manter as lixeiras do local sempre vazias, esvaziando assim que estiverem perto de encher, para que não haja transbordamento de lixo e ele acabe se espalhando com facilidade por todo o espaço. As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribuídas pelo local do evento, em lugares estratégicos para que o público do show possa sempre encontrar uma perto de si para não jogar lixo no chão. Se houver possibilidade, sinalize cada uma delas. Tomando esse cuidados, a limpeza geral ca mais fácil. Os agentes poderão separar com mais agilidade o lixo produzido, bem como limpar o espaço.


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5.2 - Entrega do espaço As pessoas aproveitaram muito o show que você produziu, se divertiram à beça e sobrou aquele espaço tomado de copos e bebida derramada por todo o chão. Nesse momento, a equipe de limpeza entra em ação para deixar tudo como antes. Provavelmente, o lixo será recolhido primeiro para dar início à limpeza pesada do ambiente. Todos os espaços devem ser limpos e organizados como estavam antes. Se havia cadeiras, elas devem ser posicionadas como estavam anteriormente, assim como mesas e itens de decoração retirados para montagem do seu evento musical. Já no momento em que estiver desmontando o palco e a estrutura do evento, certique-se de que serão seguidos os passos para a parte nal caminha corretamente. A equipe de som, na maioria das vezes, possui prossionais que montam e desmontam todos os aparelhos e instrumentos da banda. Caso não haja esses prossionais, todas as capas dos equipamentos devem ser trazidas para o palco e através de um check-list, você deve orientar para guardá-los em ordem e levá-los para o local que serão transportados. Esse check-list deve bater com o inicial, quando foi feita a montagem do palco. Dessas forma, você evita dor de cabeça com os músicos ou com a empresa na qual locou os equipamentos. É sua obrigação entregar o espaço nas mesmas condições que o alugou. Portanto, vale a pena fazer uma vistoria antes para identicar possíveis estragos já existentes. Em caso de banheiros que não funcionam, paredes e chão danicados ou demais problemas, faça um laudo por escrito e exija o reconhecimento do locatário. Dessa forma, você evita grandes preocupações ao nal do seu evento. Se o espaço não estiver nas mesmas condições que o encontrou, você deve arcar com os problemas.

5.3 - Dispensa da equipe Tudo em ordem? Espaço limpo e organizado como quando você chegou ao local? Depois de conferir cada parte, como palco, área central e laterais, banheiros, bar, recepção, camarim,

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bastidores e demais espaços utilizados pelo seu evento, faça uma última checagem de acordo com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergência, convoque sua equipe para ajudar a solucioná-la. Depois de tudo organizado e nalizado, reúna a equipe, agradeça a cada um pelo trabalho prestado, enfatize que eles foram parte fundamental para o sucesso do evento, delize-os. Exponha o que foi bem feito e o que você não gostou, apontando como isto poderia ser melhorado. Diga que conta com cada um deles e que para você todos já fazem parte da equipe no próximo show. O importante é que eles saibam que o trabalho deles foi aprovado e sairão de lá com a sensação de dever cumprido, satisfeitos por ter a sua dedicação e desempenho reconhecidos. E você terá uma equipe que, trabalha do seu jeito e estará à sua disposição para o próximo evento. Valorize esse tipo de mão de obra, já que o mercado está precário nesse nicho.

6 - Pós-evento COM O EVENTO PLANEJADO COM O MÁXIMO DE CUIDADO, É HORA DE PENSAR NO FECHAMENTO. CERTOS PROCEDIMENTOS SÃO ESSENCIAIS PARA GARANTIR A SENSAÇÃO DE DEVER CUMPRIDO E O SEU DESCANSO. PAGAMENTOS REALIZADOS OU A REALIZAR, FECHAMENTO DE BORDERÔ E AVALIAÇÃO DO EVENTO SÃO ALGUNS DELES. PARA AJUDÁ-LO A FAZER UM BALANÇO DO SEU EVENTO MUSICAL, DEFINIMOS OS PONTOS ESSENCIAIS PARA QUE AS TAREFAS NÃO DUREM ALÉM DO PÓS-SHOW.

6.1 - Avaliação do evento Embora na sua percepção o evento tenha sido um sucesso, não cone apenas nisso para mensurar os resultados. Os espectadores buscaram informações antes da data, através da internet. Durante e após ele ocorrer, compartilharam, zeram check-in, twittaram, tiraram fotos para o Instagram e até já publicaram vídeos. Essas informações estão na web ao seu dispor, portanto use a internet para além da comercialização: use também para obter um feedback do público medir o quão comentado foi o seu evento musical. Existem muitas ferramentas gratuitas para análise de termos, seja para o Twitter, Facebook ou Google. Inclusive as próprias redes sociais oferecem ferramentas de análises para posts, twittes e palavras. Pesquise termos relacionados ao evento e, a partir deles, mensure no Google Analytic o quanto foram pesquisados no período pré, durante e posterior ao evento.


20 Além das palavras-chave, pesquise em sites de busca os termos sugeridos para estas palavras e a quantidade de resultados apresentados. No entanto, mensurar usando apenas os números mostrados nestes resultados não é a melhor estratégia. Fique atento pois este tipo de mensuração é válida para analisar a percepção do público, mas você pode encontrar números que nem sempre são relacionados especicamente ao seu evento. Dependendo do orçamento do evento (baixe aqui uma planilha) é possível realocar uma verba especíca para contratar uma assessoria de imprensa. Se você conseguiu fazer isso, ótimo! Procure se informar sobre quanto em mídia espontânea o evento obteve. A mídia espontânea é basicamente o espaço em que o evento apareceu nos meios de comunicação que pode ser comprado, como um espaço publicitário. Fazer uma pesquisa com os espectadores é a maneira mais conável de mensurar a satisfação real do evento. Não a dispense. O grande inconveniente da pesquisa, no entanto, é ser massiva e chata. Isso diminui o número de respostas e, por consequência, a qualidade. Corra disso. E antes de formular uma pergunta, seja objetivo. Hoje existem ferramentas como a Typeform,

GUIA RÁPIDO PARA PRODUÇÃO DE SHOWS E EVENTOS MUSICAIS

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21 soluções online em formulários de pesquisa que, além de serem gratuitas para até 20 questões (procure ser sucinto, com poucas perguntas) permitem que saia do tradicional azul-piscina dos formulários Google e customize com a marca do evento. Com esse tipo de ferramenta também é possível criar formulários especícos para os fornecedores, os vips e outros públicos interessados.

Tendo tais dados em mãos, é possível criar um relatório mostrando o impacto que o seu evento teve, tanto em mídia, quanto em compartilhamento. Essas informações sobre quantas pessoas foram atingidas, direta ou indiretamente, são ótimas para buscar patrocínios maiores e melhores. Mas, mais do que isso, é importante ouvir o que a pesquisa diz, por mais duras que tenham sido as críticas.

6.2- Documentação do evento Junto do evento virão uma série de contratos, exigências e papeladas. Organizá-las e guardálas é algo primordial para o fechamento. Uma boa dica é virtualizar toda a documentação do evento. Divida o que é relacionado a pagamentos em duas pastas, separando o que foi pago do que ainda não foi. Esta organização, ainda que genérica, lhe ajudará a ter um panorama maior sobre serviços contratados, facilitando as próximas ações a serem realizadas. Sejam eventos gratuitos ou pagos, uma forma de contrato bastante comum para serviços como bebida e alimentação, cenário e outros, é o chamado 50/50. Basicamente, 50% do valor do serviço é pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias após o término. É claro que as características do contrato dependerão da exibilidade do fornecedor e da sua negociação. Procure deixar recados lembrando das datas de pagamento. Estar atento às datas de pagamento evita aquela deselegante ligação do fornecedor lembrando da expiração do prazo de pagamento. Agora, tratando das contas pagas, mantenha todas as notas de pagamentos virtualizadas e em locais físicos especícos para que não se misture com as contas que ainda serão pagas. Na hora de fechar o borderô do evento, tê-las em mãos de forma que você entenda o que é cada uma, será mais fácil para nalizar todos os custos.

Alguns imprevistos podem acontecer durante o seu evento, além das perdas e extravios de materiais que podem acarretar taxas. Verique com o local do evento se houveram gastos não calculados na proposta inicial. Alguns locais cobram taxa extra para este tipo de imprevisto ou para serviços solicitados de última hora. Além de taxas de serviços existem os e juros. Pagar após o vencimento do boleto gera um incômodo para você e para o fornecedor, se os descontos da receita não foram feitos de


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forma organizada, ou se por algum motivo você não teve acesso ao dinheiro, converse com o seu fornecedor. Negocie. É possível gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento, diminuindo as taxas de juros. Abuse das anotações, deixe recados para você mesmo ao arquivar os documentos. Essa organização documental lhe ajudará na hora de colocar essas informações no borderô.

6.3 - Fechamento do borderô O borderô é um compilado de todos os lucros e custos que você teve ao longo do evento. É muito importante o produzir com o máximo de informações possíveis, discriminando todas as movimentações, como as vendas de cada um dos tipos de ingressos, cortesias, produtos vendidos. Ele será parte primordial para a análise da rentabilidade do evento e servirá para o planejamento de eventos futuros. Para construir um borderô, utilize uma planilha ampla (baixe aqui uma planilha de borderô) , que some os valores individuais e, posteriormente, o total. Vamos explicar um pouco mais alguns itens essenciais para o fechamento desta ferramenta: - Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso online já dão a informação sobre o tipo de ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no borderô cada um dos tipos de ingressos, com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cada um dos tipos. Se quiser aprofundar, pode ainda colocar a quantidade vendida por cada uma das formas de pagamento e as vendas por ponto de venda. Alguns organizadores esquecem de colocar as cortesias na hora dessa contagem. Elas tiveram um custo e, portanto, precisam ser contabilizadas. Tenha um controle rígido sobre quantos ingressos serão cortesias. O Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD), sugere que esse número não ultrapasse os 10% de todos os ingressos colocados à venda. Controlando de forma rígida, você não terá problemas em fechar positivamente as receitas geradas pelo seu evento musical. Contudo, desconte sempre o valor simbólico deste ingressos. - Público: é muito importante você ter o controle de quantos ingressos foram vendidos, mas quantas destas pessoas realmente foram ao evento? Coloque estes dados de quantas pessoas realmente zeram o ‘’check-in’’, ou seja, quantas das que pagaram realmente foram à festa. Estes dados ajudarão a traçar um panorama também da quantidade média de produtos consumidos. - Produtos vendidos: é muito importante discriminar a quantidade de produtos vendidos dentro do evento, pois esta arrecadação também é parte da receita. Você pode colocar, por exemplo, a quantidade de cerveja disponibilizada e quantas foram vendidas. Pode fazer o mesmo com refrigerante, água, enm, tudo que achar necessário.

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23 Se quiser e for o perl do seu evento, você pode ainda coletar dados mais aprofundados, como: - Cachês: este é um item que também exige atenção e organização. Para seu maior controle, crie uma aba na planilha que seja especíco para os tipos de cachês e como eles foram acertados. Um problema comum aos cachês é, em alguns casos, a falta de nota scal para organizar legalmente os pagamentos. Para que não haja problema com a scalização, opte sempre por prossionais que emitam notas. Porém, se não houver nota scal, outro documento é importante para comprovar o pagamento, como um recibo simples. - Impostos: uma taxa a ser paga é o ECAD, imposto arrecadado pelos direitos autorais do artista, que tende a ser a maior do evento e deve ser paga ainda na sua organização. Para não ter surpresas desagradáveis, sempre procure com antecedência a prefeitura e os orgãos de scalização. Isso evitará multas no pós-evento. Ter uma consultoria jurídica o ajudará no caso desses imprevistos ao fechar o borderô. Caso os resultados estimados não forem de encontro com o real ou as receitas em caixa, primeiramente, mantenha a calma. Revise quantas vezes forem necessárias para que tenha segurança em relação aos números do seu evento. Procure pensar em cada mínimo item que foi comprado ou contratado e que possa ter passado despercebido por você. Águas compradas de última hora, por exemplo, sem que você tenha se lembrado de pedir a nota scal são um custo pequeno, mas que se recorrentes durante o evento, tendem a se tornar um impedimento para o fechamento positivo do borderô. Muitas vezes pequenos valores neste ou em outros itens somam quantias razoáveis no fechamento. Por m, não tenha receio de pedir ajuda. Organizar um evento, de qualquer tamanho e espécie é um trabalho bastante minucioso e que exige dedicação. É natural não sabermos todos os procedimentos e não há mal nenhum nisso. Procure ajuda na internet, com empresas especializadas e mantenha-se sempre informado. Com o borderô fechado, você terá um documento precioso em mãos que o ajudará a ter uma visão completa da rentabilidade do evento e ainda poderá traçar estratégias e planos de ação para eventos futuros.


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7- Conclusão Produzir um show ou evento musical é muito mais do que apenas conseguir um espaço e uma atração. Como você viu nos capítulos anteriores, um produtor deve cuidar do público, da divulgação, das vendas, dos funcionários, das atrações, do pós-evento... Mesmo que possam parecer muitos encargos, você não pode falhar em nenhum desses itens. O segredo do sucesso é o prossionalismo. Organize seu evento se empenhando em cada detalhe e foque nisso para ter um evento que vai funcionar em todos os sentidos: para você, patrocinadores, público e demais envolvidos. Lembre-se que somente através de um trabalho bem feito você será reconhecido na sua área e contará com a credibilidade do público e de quem mais participou da realização do seu show ou evento musical. Depois, saiba usar as ferramentas certas que irão te dar suporte para a divulgação, vendas e fechamento. Além de utilizar as redes sociais para encontrar e engajar o público-alvo, conte com a Sympla para vender e monitorar os ingressos.

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Produção de Shows e Eventos Músicais

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