TIPOS DE EVENTOS, DEFINICIONES EVENTO: Eventual, de vez en cuando, esporádico. La Organización de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los proyectos (!E"O# de nuestra organización. $ensar un evento %ace necesario uni&car los conocimientos conocimie ntos de muc%as personas, para lograr el o'etivo propuesto y las necesidades de un pu'lico o'etivo. )l organizar un evento de'emos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, pu'lico o'etivo, recursos, tiempo en el *ue se realiza, lugares, costos, e+pectativas. Todo Todo evento tiene caractersticas di-erentes, nunca un evento se repite repite dos veces, as, lo %agamos varias veces. DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades *ue se realizan de manera esporádica y *ue tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turstica, Turstica, de n-raestructuras, n-r aestructuras, Económicas, ociales, /eportivas, /epo rtivas, $olticas, etc. ¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO? DEPORTIVO?
)ctividad *ue por su: Trascendencia Trascendencia social $0'lico asistente N0mero de participantes 1ompleidad de medios e in-raestructuras /i&cultad organizativa Necesita de unos re*uerimientos especiales para su desarrollo: Estructura de 2ecursos %umanos Tramites Tramites administrativos )poyo económico $lanes aloamiento y transporte n-raestructuras especiales )ctos de protocolo
$lan de di-usión y $romoción istemas de acreditaciones 1ontrol accesos, seguridad, etc. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
)nte todo de'eramos %acernos las siguientes preguntas: 34u5 es lo *ue *uiero organizar6 3$ara *u5 lo *uiero organizar, con *u5 intención6 31ómo es6 31uándo es6 31uánto nos va a costar6 !na vez *ue %emos adoptado la decisión de llevarlo a ca'o, de'emos con-eccionar una memoria descriptiva *ue contenga: !na 'reve introducción *ue re7ee las caractersticas generales del evento. Los organismos *ue de alguna manera se van a ver implicados (instituciones p0'licas, asociaciones, -ederaciones y otras#. /eterminar si e+iste alg0n tipo de condicionante *ue pueda a-ectar a la organización del evento (normativa, reglamentación#. 1aractersticas t5cnicas del evento. Necesidades en cuanto a in-raestructuras. /ato so're patrocinio y cola'oradores para con-eccionar el presupuesto. Necesidades en cuanto a personal. ELE8ENTO 9!N/)8ENT)LE $)2) /ETE28N)2 L) O2)N;)1./e&nir el tipo de evento. (/eportivo, recreativo, acad5mico, militar y demás# ?.a'er con *ue recursos contamos.(-sicos@9inancieros@Aumanos#. B.a'er a donde lo %aremos. C./e&nir %ora y lugar. D.1onocer caractersticas de asistentes o participantes. ENE91O /E L) O2)N;)1
E1ON<81O O1)L 8)EN EFTE2O2. T!2GT1O /E$O2TVO N92)ET2!1T!2) OT2O. EVENTO /E$O2TVO Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el Estado 1olom'iano competitivo o no, *ue se realice en un escenario deportivo y *ue cuente con la presencia de p0'lico sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional. 1L)91)1
)ntes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se de'en considerar los siguientes aspectos: O'etivos. n-raestructura (-sica y t5cnica#. 1on&rmación y solicitud de sede. /iagnostico. Organización (nom'ramiento de comit5s y comisiones# MEDIANOS Y PEQUEÑOS EVENTOS
e %ace necesario considerar los siguientes aspectos O'etivos: /eportivos 8eorar representación T5cnicos: 8eorar in-raestructura. 9inancieros invertir -ondos. (1onseguir -ondos#. /iagnostico: n-raestructura. $articipantes. 9inanciación. 2ecursos (Aumanos@administrativos t5cnicos@materiales#. Tiempos: Aoras y das. istemas de uego. 1omit5s y 1omisiones (eg0n necesidades#. O2)N;)1PP># O2)N;)1ONE /E$O2TV): Es toda persona urdica reconocida por el Estado 1olom'iano a trav5s de los órganos competentes respectivos.
/2ENTE /E$O2TVO: Es toda persona natural *ue tenga 'ao su responsa'ilidad deportiva o administrativa, cual*uiera entidad u organización deportiva de'idamente reconocida por el Estado 1olom'iano por medio de la autoridad competente respectiva. /E$O2TT): e reconoce como tal a toda persona, %om're yQo muer *ue se encuentre inscrito de'idamente 'ao los parámetros esta'lecidos para tal e-ecto, ante un 1lu' /eportivo o 9ederación /eportiva y *ue tomen parte de una disciplina deportiva. $RL1O: Es la presencia de dos o más espectadores dentro y en los alrededores de cual*uier escenario p0'lico deportivo con motivo de un espectáculo deportivo. O2)N;)/O2: e entiende por tal a los dirigentes, empresarios, empleados o dependientes de las entidades *ue tengan 'ao su cargo la organización, promoción y control de cual*uier tipo de espectáculo deportivo. $2OT)ONT): e entiende por tal a los deportistas, t5cnicos, ár'itros y todos a*uellos cuya participación es necesaria para la realización del espectáculo deportivo de *ue se trate. )22) )1TV): )*uellos grupos masivos u'icados en -orma estrat5gica dentro de los escenarios deportivos *ue de alguna manera ad*uieren un comportamiento a trav5s de gestos, canciones, pancartas y acciones personales o de grupo. on grupos de %inc%as *ue no pertenecen a alguna agremiación, denominadas tam'i5n 'arras independientes. )22) $)V): )*uellos grupos masivos de espectadores *ue se encuentran organizados a trav5s de asociaciones de'idamente reconocidas. 1ON1E$TO /E O2)N;)1PP?#.
TIPOS DE EVENTOS EVENTO E8$2E)2)LE: Tienen el &n de lograr 'ene&cios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de 'ienes y servicios: 9erias 1ongresos. 1onvenciones. E+posiciones. eminarios. Visita de Eecutivos. Lanzamientos de productos. 1on-erencias de $rensa. Talleres alones de e+posiciones E+traneros a la Empresa. nauguraciones. )niversarios de Empresa. 9amily /ay. /esayunos de tra'ao. )lmuerzos de Tra'ao. 1ena de Tra'ao. Iornadas de Lluvia de deas (con un entorno y actividades *ue estimulen la creatividad# Encuentras de negocios. 9iesta de Logros de O'etivos. ncentivos para 9uerzas de Ventas. Eventos de integración. )l aire li're. 1oncientización de Nuevos O'etivos. Lanzamiento de $lanes. Eventos 2ecreativos. Iornadas de 1apacitación. 1am'io de )utoridades y demás. =.@ 2ueda de negocios: 1oncentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la o-erta y la otra la demanda. !n coordinador registra el inter5s de cada parte y les &a una cita. Aa'itualmente se realizan en el marco de congresos, y e+posiciones con e+posiciones paralelas. >.@ Uors%op: Taller de tra'ao para pro-esionales de un mismo ru'ro, actividad o pro-esión. Es en ám'ito dialogado y de intercam'io in-ormativo, entre colegas. e impuso en turismo y se e+tendió a otros campos. ?. /esayuno de tra'ao: 2euniones para tratar un tema predeterminado. >%s apro+. e intercam'ian ideas, dirigidas por un modelador, es un tra'ao en e*uipo distendido. B.@ )sam'leas: on reuniones numerosas de personas con &nes sociales, culturales o económicos. 2euniones *ue 'uscan consenso entre las partes so're la toma de decisiones. )sam'leas ordinarias: apro'ación de 'alances, presupuestos, etc. )sam'leas e+traordinarias: apro'ación especial del tema. 1uando la resolución no esta prevista en el estatuto. C.@ 2euniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.
D.@ 1ursos de capacitación y motivacionales para p0'lico interno o mi+to. W.@ )cciones con la prensa. K.@ $articipación en 9erias y E+posiciones. 1ultural (e+posición, danza, teatro# )cad5mico (seminario, con-erencia, simposio, cient&co# 2ecreativo (-estival, convivencias, campamentos, ornadas recreativas, e+cursiones espectáculo# /eportivo (prue'a, campeonato, uegos, copas, torneos relámpagos.# EVENTO E1OL)2E@)1)/X81O: nicio del ciclo lectivo. 1ierre del ciclo lectivo. 9iestas $atrias. Torneos y Encuentros /eportivos. 9estivales. 9erias. 1ertámenes. 9iestas para recaudar -ondos para viae de egresados. 2eunión de e+@alumnos. )niversario de la nstitución 9iesta de raduación eminarios, imposios. 1%arlas. rados. $rincipales Eventos )cad5micos: =. 1ongreso: 2eunión periódica *ue nuclea a miem'ros de una asociación, organización o entidad para de'atir cuestiones previamente asignadas. $rev5 tres sesiones preliminares la inaugural, *ue in-orma so're la &nalidad y los temas a tratar la media, donde se consideran los tra'aos preliminares y las condiciones y la etapa &nal, en la *ue se in-orman los resultados alcanzados. e inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y &naliza con una ceremonia de clausura. >.@ imposio: 2eunión de especialistas, pro-esionales e idóneos con el propósito e a'ordar materias de su particular inter5s. 1ada uno e+pone sucesivamente di-erentes aspectos del asunto o tra'ao. 1ada e+positor dispone de un tiempo para disertar de entre >P y BC minutos apro+imadamente, es una 'uena oportunidad para *ue el p0'lico, una vez &nalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada. ?.@ eminario: 1lase o encuentro en *ue se re0ne un pro-esor o un pro-esional distinguido, relevante, con los discpulos o con los pro-esionales en etapa de per-eccionamiento, para llevar a ca'o tra'aos de investigación o análisis
so're determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de =, > o más das# e puede integrar, como evento su'sidiario, en el desarrollo de un congreso. B.@ Iornadas: on encuentros donde los asistentes participan activamente con los pro-esionales disertantes. $or lo general, una vez &nalizadas las e+posiciones, se -orman e*uipos de tra'ao para e+perimentar so're el tema tratado a trav5s de talleres o Yor s%ops. 1ada tema en = ornada y = da, o sea disertación, de'ate y conclusiones en un mismo da. C.@ 9oro: $articipan todos los presentes de una reunión. eneralmente constituye la parte &nal de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, *ue permite la li're e+presión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos. D.@ /e'ate: $uede darse luego de una asam'lea, colo*uio, simposio, etc. /iscusión grupal e in-ormal de apro+. DP minutos con un coordinador *ue ordena las disertaciones y modera el de'ate. deal para grupos pe*ueHos =C personas. apro+. W.@ $anel: /e'ate in-ormal entre un grupo de %asta K personas, so're un tema determinado. 8oderador coordina la sesión de una %ora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El p0'lico puede realizar consultas a los panelistas. EVENTO 1!LT!2)LE: 9estivales. )ctos 1ulturales. 1onmemoraciones. Espectáculos artsticos. 8uestras de arte. nauguraciones de 1entros 1ulturales. 9iestas de 1olectividades. $resentación de un li'ro. $resentación de una O'ra. Espectáculos calleeros. E+posiciones. 1ongresos. 9erias. 1oncursos. 8esas de de'ate.
EVENTO $OLGT1O: Lanzamiento de 1ampaHa. Nom'ramiento de 9uncionarios. /e'ates. 1ongresos. 1ierre de campaHa. 2euniones de tra'ao. /esayuno, almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a 'ene&cio. nauguraciones. 9irmas de )cuerdo. )ctos 1onmemorativos. Viaes polticos. 2ecepciones diplomáticas. /istinciones. Entrega de premios, diplomas. Aomenaes y 2econocimientos.
1enas de ala. 1on-erencias de prensa.
EVENTO 2ELOO 1aractersticos de cada religión: autismo. 1omunión. Navidad. $ascuas. Iu'ileo antoral. 2etiros 2eligiosos. 1onvivencias. Estadas de descanso. 1ursillos religiosos. eminarios religiosos. 1ampamentos religiosos. 1eremonias religiosas (casamientos, 'autismos, 1on&rmaciones, aniversarios#. EVENTO O1)L Visitas participación en -erias y otras actividades. on medios para la integración social. e organizan &estas, e+cursiones, eventos deportivos, caminatas y más. Tam'i5n actividades de promoción social, eventos para la divulgación de in-ormación so're adicciones, alco%olismo y sus riesgos.
EVENTO EN EL 1)8$O: ociales: casamiento, cumpleaHos, das de campo para grupos, reuniones -amiliares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, &estas de &n de aHo, presentación de productos, reuniones de tra'ao, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, -amily day, recepciones de eecutivos e+traneros, agasaos a la prensa.@ 2ecepciones diplomáticas. /a de campo para colegios.
EVENTO /E$O2TVO 1)2)1TE2GT1) Es tensionante, produce stress, es determinado. el 5+ito es limitado. normatividad rigida. O'ligatorio. E+ige preparación de los participantes. /igni&cante compensatorio. 9rustrante. es de grandes responsa'ilidades EVENTO 2E12E)TVO 1)2)1TE2GT1)
Es l0dico. n-ormal. 1onstructivo. permite -ácil integración. es relaante. su normatividad es 7e+i'le. $uede ser mi+to (recreo@competitivo#. o-rece muc%as posi'ilidades de 5+ito. Voluntario. es motivante y estimulante. !n evento es ante todo una %erramienta de gestión táctica del área 8areting y de 2elaciones $0'licas de una empresa o institución. Es decir importa 'ene&cios tanto sea para la prosecución de los o'etivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. )simismo, por la naturaleza de los temas con lo *ue tra'aa @imagen, vinculación con los p0'licos, negocios@ , posee claras connotaciones estrat5gicas, de -orma tal *ue un evento reporta una serie acciones *ue impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo. ) trav5s de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar inter5s y movilizar a toda o a una parte de nuestro p0'lico 'lanco (Target roup# so're novedades de empresas, productos o servicios, so're una innovación o meora en los procesos de -a'ricación, distri'ución, comercialización etc., so're el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, so're algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y *ue son dignos de ser puestos a la consideración del p0'lico. !n evento es una e+celente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia o'etivo, para a&anzar lazos y vnculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, inter5s por nuestros p0'licos, organización y pro-esionalismos y muc%os otros. )simismo, a trav5s de un evento se puede tra'aar para per-eccionar la imagen institucional *ue en la mente de los p0'licos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posi'ilidad de interactuar con los p0'licos en un plano transversal al *ue lo %acemos %a'itualmente. 4ueda dic%o entonces *ue a trav5s de un evento se pueden alcanzar m0ltiples propósitos. !n evento nos acerca la posi'ilidad de -ortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas -ormas de relacionamiento con nuestro Target roup. ) partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. ) di-erencia de otras %erramientas de comunicación y mareting, un evento nos a're una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy di-ciles de persuadir, a los *ue %emos intentado a'ordar a trav5s de m0ltiples acciones: pu'licidad, mareting directo, e@mail mareting, -uerza de venta, etc., y todas %an resultado in-ructuosas. ) su vez, un evento puede resultar una unidad -uncional a los negocios e+istentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en s misma. La organización de di-erentes tipos de eventos, maneada pro-esionalmente, puede ser un negocio muy renta'le. La decisión de realizar un evento, entraHa además una serie de amenazas pues toda vez *ue nos e+ponemos estamos suetos a la crtica de los
di-erentes p0'licos a-ectados por la acción, *ue evaluarán la calidad y pro-esionalismo de lo organizado, de manera tal *ue todas las ventaas *ue pudieron alcanzarse a trav5s de un evento 'ien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias de&ciencias organizativas. Aay evidencia su&ciente so're empresas *ue %an perdido clientes importantes, *ue %an perdido posicionamiento de imagen y consideración p0'lica y *ue %an tenido repercusión negativa en los medios entre otras posi'les consecuencias dis-uncionales.
