PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Cuentas por Pagar
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”. Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido. Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:
Cuentas por Pagar a Corto Plazo.
Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores. Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores). Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas). Análisis por por edades edades determinando determinando los los adeudos adeudos vencidos vencidos (más de 30 días). días). Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas.
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de días). Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores. Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc). Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores. Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
CONTROL INTERNO PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS SUBSISTEMA DE INVENTARIOS
1-
La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).
2-
Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas.
3-
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.
45-
Los Submayores de Inventario del área contable deben estar al día. El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas
6-
Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no estén integrados, se ejecutará el Cuadre Diario en Valores por el Area de Contabilidad.
7-
El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
8-
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual.
9-
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo regulado por el Decreto-Ley 92-86.
10-
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
11-
Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas
12-
Es preciso controlar a través de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
13-
En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.
14-
Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material.
15-
El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios.
16-
El Area Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recepcionados.
17-
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS A. INVENTARIO EN BODEGA
CONDICIONES INICIALES (PREPARACION) Cuando hacer inventarios:
o De acuerdo a lo establecido en el cronograma o Por rotación de personal clave en la gestión de inventarios o Cuando causas de fuera mayor lo generen o Cuando la gerencia lo considere oportuno o Inventarios al azar por Control Interno Inventario General: Anual por cierre de balance al 31 de diciembre Parciales: Dos tomas al mes que c/u incluya varios laboratorios. Durante el año se debe cubrir el 100% de laboratorios. Se requiere el plan que incluya los laboratorios, fechas programadas y ejecutadas (para el control de lo planificado) Con las fechas definidas, se informa vía correo a las áreas implicadas, quienes respectivamente preparan lo que les corresponde: o Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas o Contabilidad debe procesar las compras o RRHH debe definir el personal para la toma física de inventarios (una persona de control, una externa a la bodega y una o más de bodega según requerimiento) o Bodega debe tener lista la disposición física de toda la mercadería, que no hayan transferencias pendiente ni en tránsito (de los laboratorio a ser intervenidos). o Sistemas debe hacer un corte en transferencias automáticas aplicado a los laboratorios sujetos a inventarios
Definir el tipo de toma física total o por muestreo EJECUCION DE INVENTARIOS o Se requiere que las áreas implicadas e informadas, confirmen vía correo su participación para las fechas definidas. En caso contrario, se debe comunicar a Control de Inventarios (Control Interno), lo pertinente, donde se programará la nueva fecha y los cambios necesarios, comunicándose nuevamente a los implicados. o En el sistema se debe cancelar los laboratorios que han sido cargados en tomas de inventarios previas (sistema en cero), y se prepara con los laboratorios a intervenir (la preparación es requisito en el sistema para la emisión de los formularios de toma física) o Imprimir del sistema el stock de los laboratorios a intervenir (Código, nombre, cantidad en el sistema, unidad de medida, espacio para registrar la toma física) o Los de bodega no intervienen en el conteo, son observadores y de apoyo necesario o La persona externa a bodega hace el conteo físico y, la de control, registra el dato.
o Se realiza el reconteo, intercambiando sus funciones INGRESO AL SISTEMA o El responsable de control, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos ítems con diferencias. Esta actividad es inmediata a la toma física (antes de ser reactivados los laboratorios en el sistema para su operación normal) o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son válidas, se realizan los reajustes en el sistema, generándose un nuevo reporte. o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dólares o Se comunica a los participantes en la toma física, la culminación y los respectivos agradecimientos ACCIONES ANTE DIFERENCIAS Los valores negativos (faltantes de ítems), se cobran en partes iguales al personal de bodega y proporcional al tiempo de vinculación del personal a esa área. Estas acciones se ejecutan de acuerdo al reglamento de administración de bienes y a la ley de la contraloría. Los valores positivos, Contabilidad los ingresa al sistema a la cuenta respectiva. INVENTARIO ANUAL EN BODEGA La fecha la define Contabilidad y Gerencia, pues exige el cierre total de la bodega. Las farmacias deben surtir al 100% su stock. Las transferencias a realizarse para cada una, deben ser hasta el día anterior a la fecha de inventario La disposición del personal (equipos de trabajo), lo dispone RRHH. Con la fecha definida, se informa vía correo a las áreas implicadas, quienes respectivamente preparan lo que les corresponde: o Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas o Contabilidad debe procesar las compras o RRHH debe definir el personal para la toma física de inventarios. Control Interno revisa y aprueba las participaciones individuales o Bodega debe tener lista la disposición física de toda la mercadería, verificando que no hayan transferencias pendientes ni en tránsito (de los laboratorios a ser intervenidos). o Sistemas debe hacer un corte en transferencias automáticas aplicado a todos los laboratorios sujetos a inventarios. o Las Farmacias deben abastecerse de productos específicos, pues la bodega va a estar cerrada por dos días aprox. EJECUCION DE INVENTARIOS
o En el sistema se debe cancelar los laboratorios que estén cargados (por procesos de inventarios anteriores. Preparar en su totalidad los laboratorios). o Imprimir del sistema el stock del total de los laboratorios (Código, nombre, cantidad en el sistema, unidad de medida, espacio para registrar la toma física) o Se designan los grupos de trabajo y un responsable por cada grupo. Esto lo hace el responsable de Control. o Los de bodega no intervienen en el conteo, solo participan como observadores y de apoyo necesario. o Se ejecuta el conteo y registro respectivo de acuerdo a los laboratorios y grupos asignados o Se realiza el reconteo, intercambiando los grupos INGRESO AL SISTEMA o Simultáneo a la toma física y registros respectivos, el responsable de control con apoyo de sistemas y el jefe de bodega, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos ítems con diferencias). o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son válidas, se realizan los reajustes en el sistema, generándose un nuevo reporte. o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dólares o Se comunica a los participantes en la toma física, la culminación y los respectivos agradecimientos INVENTARIO EN FARMACIAS (control permanente de inventarios) Control interno establece el inicio de toma física de inventarios (para el control permanente de inventaros). La Responsable de farmacia determina quienes hacen la toma física, los laboratorios intervenidos, el horario de la toma física (horarios de menor afluencia de clientes). Igualmente provee en el sistema la cancelación de tomas físicas anteriores para cada laboratorio (en cero), y prepara el laboratorio para la toma física Imprimir el listado para la toma física Realizar la toma física teniendo en cuenta los posibles movimientos sujetos a la toma física en esos momentos, pues la farmacia no se cierra Realizar comparativos de la toma física con las cantidades que aparecen en el sistema, estableciendo y registrando las diferencias que existan (en el registro físico) Reunión en Control Interno previa asignación de cita (día y hora), donde se tratan las diferencias. Control Interno hace los ajustes y se emite un reporte de “ajuste por toma física”, que debe ser firmado por la representante de la farmacia en la reunión. Se debe adjuntar el registro utilizado en la toma físicas, donde aparecen las diferencias.
Esto se aplica al total de laboratorios. Terminando el proceso, Control Interno emite un informe a Gerenciaun informe individual por farmacia, con copia a RRHH y a Contabilidad para los trámites en las cuentas Cada farmacia debe realizar como mínimo 4 ciclos de toma de inventarios al año. NOTA. Control interno ejecuta tomas físicas aleatorias por cada farmacia en cualquier momento del año, siempre que no coincida con el período de toma programado y ejecutado por cada farmacia. Esta actividad, si se hace a todo un laboratorio, en el sistema se cancela el laboratorio (poner en cero), se prepara, se imprime y se ejecuta la toma. Se deja copia del resultado registrado. La responsable de farmacia firma el registro original. En control interno se hace la comparación del resultado frente al laboratorio preparado. Si hay diferencias, se comunica al responsable respectivo para que revise y justifique antes de 24 horas. Se realizan los ajustes o reajustes (si son justificados) y se emite el reporte a Gerencia con copia a la Farmacia, a RRHH y Contabilidad. El reporte de ajustes es firmado por la responsable de farmacia Si es un solo ítem de algunos laboratorios, se abre el sistema y se ve la existencia de cada uno de los ítems a revisar. Se imprime el registro y se procede a la comparación con la existencia física. La responsable de la farmacia puede justificar en ese momento cualquier diferencia. Se hacen los ajustes y el reporte respectivo. La forma de control permanente (al azar y aleatorios), se pueden hacer por laboratorio y por ítem, de acuerdo a como Control interno lo determine La política para la toma de inventarios en farmacia (aleatoria), se realiza a aquellos laboratorios y/o ítems que tiene mayor proporción en la totalidad de inventarios o por costos CONTROL DE CAJA Se determina la fecha y hora para intervenir las cajas de farmacias. Se buscan horarios de menor impacto en el flujo de clientes. Se preparar formulario de arqueo (formato en blanco, numerado (acta de arqueo). Se prepara información de los valores que cada cajero tiene para su caja de sueltos. En la farmacia se define el cajero a ser arqueado.Se espera que el cajero termine la operación que esté ejecutando. Se pide que retire todo el dinero que está en caja. Con el cajero se registra todo lo que tiene en caja, haciéndolo por denominaciones de billetes y monedas, cheques y otros documentos valorados. Sumatoria Se entra al sistema del cajero y se revisa y registra el último valor de la factura, número de factura, la hora de corte. Se tienen 2 valores: Valor de la venta al contado (que está en el último reporte del sistema), y el valor asignado para caja de sueltos. Se suman los 2 valores y el resultado debe coincidir con el disponible efectivo sumado. Se determina faltante o sobrante en ese instante ante la presencia del cajero. Se firma el acta de arqueo. Si hay excedente, ese valor debe ser depositado junto con
el valor de las ventas. Si hay faltante debe ser depositado ese día junto con el valor de la venta.
NOMINA DE SUELDOS Control interno
La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: a) Autorización de la contratación de¡ personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración de la empresa. Es responsabilidad de la administración de la empresa, el designar los empleados autorizados para la contratación de¡ personal, aprobación de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas. Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: solicitud de empleo, autorización de la contratación, aviso de modificación de salario, aviso de alta y baja ante los organismos oficiales correspondientes, en cumplimiento de las disposiciones legales, etc. b) Segregación de funciones, con relación a registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones a l personal. Las medidas que adopte la empresa, deberán estar encaminadas a lograr una adecuada separación de funciones y asignación de responsabilidades, en tal forma que se evite el que una sola persona lleve a cabo la autorización, registro y pago de la nómina. c)Adecuada protección a la entidad mediante contratos de seguros para cubrir posibles responsabilidades de aquellos empleados que intervienen en la preparación y pago de remuneraciones al personal, así como medidas de seguridad y contratación de seguros para el manejo del efectivo. d) Existencia de un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (Seguridad Social, I.R.P.F., etc). Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a: tiempo trabajado, destajo, tiempo extra, autorización de los cambios de salario, cálculo de vacaciones, etc. Cuando se hacen deducciones para dar cumplimiento a disposiciones legales o contractuales, es necesario hacer una separación por conceptos que permita conocer su corrección.
e) Adecuada distribución contable Debe existir un sistema que permita una correcta distribución contable de las remuneraciones al personal con objeto de reflejar adecuadamente en las cuentas anuales, los costes y gastos de explotación, así como las partidas capitalizadas. f) Existencia de controles en los sistemas mecanizados. Si se tienen sistemas mecanizados, deben existir controles que aseguren que la ínformación se procesó correctamente. Procedimientos recomendados 01 Obtención de un resumen de los totales de las nóminas clasificadas por períodos de pago.
El resumen de sueldos y salarios clasificados por períodos de pago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el ejercicio, facilitando al auditor la selección de las partidas a revisar. 02 Comprobar la base para el pago de las nóminas.
El examen de la comprobación de las bases debe dirigirse a lo siguiente: a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, partes de producción en el caso de pagos a destajo, comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentación que se utilice para este tipo de control, cerciorándose que estén debidamente aprobados por las personas autorizadas. b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas. Esta verificación puede llevarse a cabo mediante la revisión de¡ contrato de trabajo, partes o autorización correspondiente. c) Cerciorarse de que cualquier pago adicional al tiempo normal de trabajo, haya sido aprobado y que exista documentación que lo respalde (tarjetas de tiempo, memorandum de autorización M tiempo extra, etc.) d) Verificar que los sueldos y compensaciones de los empleados sean aprobados por el consejo de administración. 03 Comprobar la existencia de¡ empleado o trabajador y asegurarse que efectivamente haya prestado su servicio a la empresa en el período correspondiente. El auditor puede cerciorarse de la existencia física de los empleados y trabajadores y de que éstos están prestando sus servicios a la empresa, mediante su identificación en sus visitas a
las oficinas y plantas, inspección de sus credenciales o bien al presenciar el pago de una nómina. 04 Verificar la corrección de las deducciones sobre las remuneraciones devengadas. En la mayoría de los casos, las deducciones sobre las remuneraciones consisten en aquellas de naturaleza legal o contractual y que generan responsabilidades para las empresas por lo que el auditor debe comprobar su cálculo o determinación. 05 Verificar la correcta distribución contable de las nóminas. Mediante la aplicación de las pruebas de cumplimiento tendentes a evaluar la efectividad de los sistemas de control, el auditor estará en condiciones de cerciorarse de la correcta distribución contable a que dan lugar las nóminas. 06 Verificar los cálculos aritméticos y comprobar el registro contable 07 Comprobar la correcta determinación de pasivos por remuneraciones al personal.
Para que el auditor cumpla con el principio de revelación suficiente, deberá corroborar la correcta determinación de los pasivos generados por las remuneraciones al personal y verificará que las prestaciones y obligaciones a cargo de la empresa estén correctamente determinadas y registradas.
