Carrera: Lic. En Administración Materia: Practica profesional profesional Docente: Raúl Barroso Alumno: Hernán Griboff
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Hillel Internacional
Hillel es la organización más grande del mundo para universitarios judíos con sede en Washington D.C. y más de 500 centros regionales Hillel en campus universitarios y ciudad de EEUU, Canadá, Israel y la ex URSS. Fundado en la Universidad de Illinois en 1923, Hillel ha sido la dirección central para los estudiantes Judíos en los campus universitarios por más de 75 años.
El Centro Hillel Argentina es una propuesta multiespacio para que vos puedas encontrar tu manera de participar de acuerdo a tus tiempos e intereses, desarrollando tu vocación profesional, artística y de identidad judía.
Vos decidís como, vos armás tu espacio. Vas a descubrir un mundo, vas a construir tu mundo. Hillel está abierto para vos.
Hoy en día, Hillel se mantiene con donaciones de benefactores y fundaciones, así como con la ayuda de las Federaciones Judías, y organizaciones internacionales. Hillel esta completando su sexto año de campaña para recolectar U$S 200 millones para el Renacimiento de la vida Judía en los campus universitarios locales e internacionales.
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Meta
El objetivo de Hillel es maximizar la cantidad de judíos interactuando y participando en actividades de la comunidad Judía. Hillel tiene como meta involucrar activamente a Judíos que están alejados de sus raíces, pero respetando los ritmos de cada joven. Les provee oportunidades para integrarse cada uno según sus intereses. Se les brinda cierto poder de decisión para que vayan tomando responsabilidad por su propia identidad Judía, ya sea participando en un proyecto de ayuda social de Hillel, o aprendiendo sobre el Judaísmo informalmente o asistiendo a servicios religiosos. Cualquier estudiante puede participar en Hillel; no es necesario sumarse a la membresía. Hillel tiene una visión del pluralismo Judío y por lo tanto, respeta e involucra a todos los movimientos. Objetivos 1. Hillel
duplicará el número de estudiantes judíos que están
involucrados en la vida judía y que tienen experiencias significativas judías 2. Hillel va a reclutar, desarrollar y retener profesionales altamente talentosos 3. Hillel
será
considerado
por
la
comunidad
del
campus
y
administración como un socio indispensable en la mejora de la vida estudiantil 4. Hillel adoptará una cultura de alto rendimiento, excelencia y colaboración
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5. Hillel ampliará y diversificará dramáticamente sus fuentes de financiación Hillel Córdoba Fundación: Hillel Filial Córdoba
(De ahora en adelante, cada vez que mencionamos solo Hillel, estaremos haciendo referencia a Hillel Córdoba) Rubro: Organización Social Antigüedad: 3 años Cantidad de directivos: 5 Cantidad de Empleados: 6 Cantidad de miembros:
600 aprox.
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Trabajo prá ctico Escenario Hillel se encuentra compuesta por un Board de 5 directivos voluntarios. Desde el Board se bajan los lineamientos de trabajo al director ejecutivo, quien es el responsable de un staff compuesto por 5 responsables de área.
Tema Dado que los directivos de Hillel, son miembros voluntarios de la fundación, se propone la confección de distintas herramientas de gestión que faciliten y agilicen la toma de decisiones por parte del Board. 1. Cuadro de mando integral 2. Elaboración de estrategias
Objetivo General Proponer a Hillel una herramienta de gestión como el CMI, para facilitar al Board la administración de la estrategia a largo plazo (5 años) para llevar a cabo procesos de gestión decisivos.
Objetivos •
Confección de un CMI: o
Controlar los ingresos anuales de la fundación
o
Controlar la cantidad de aportantes suscriptos a Hillel
o
Cuantificar la convocatoria a las actividades
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o
Medir el valor percibido de las distintas actividades por parte de los miembros
o
•
Cuantificar la fidelización de los miembros de Hillel
Elaboración de estrategias o
Estandarizar los procesos de elaboración de estrategias
Metodología •
Entrevistas Se entrevistará a miembros del Staff y Board de Hillel con el fin de relevar los niveles de actuación actuales y obtener datos específicos sobre los temas en cuestión. Las entrevistas se realizarán en la etapa inicial del diagnostico.
•
Encuestas Se encuestará a 20 miembros aleatorios de Hillel con el fin de conocer su perspectiva de la organización. La encuesta se realizará en la etapa inicial del diagnostico.
Diagnóstico Externo
Aspecto Político y legal
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Hillel Córdoba es una organización que depende de Hillel Argentina, que a su vez responde a Hillel Mundial. Es por ello, que la organización en cuestión funciona como una filial de la Fundación Hillel Argentina. Por lo que todo lo que respecta a cuestiones políticas, económicas y legales, Hillel Córdoba responde a Hillel Argentina. Sin embargo, en cuestiones referidas a relaciones con instituciones locales, Hillel funciona de manera autónoma. Oportunidades: •
Argentina es un país que favorece y apoya el desarrollo de instituciones de la comunidad judía
•
Hillel cuenta con el apoyo legal del Centro Hillel Argentina
•
Hillel cuenta con el reconocimiento y el apoyo de distintas instituciones como las universitarias y las dedicadas al desarrollo de jóvenes universitarios en general (Ej.: ENDEAVOR)
Amenazas: •
Todo problema del Centro Hillel Argentina repercute en Hillel Córdoba
Aspecto Económico Si bien Hillel Córdoba, tiene su propia estructura de financiamiento, a través de padrinos, se debe presentar informes económicos mensuales a Hillel Argentina. Es un requerimiento de toda filial de Hillel subsistir económicamente financiado por su comunidad local. Oportunidades:
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•
En Córdoba se encuentra una de las comunidades judías más grandes de la Argentina, por lo que se cuenta con una gran cantidad de potenciales padrinos/patrocinadores
•
Dentro del marco de Hillel Mundial, existen distintos programas con subvenciones importantes que pueden ser canalizados atreves de Hillel Córdoba
Amenazas: •
La situación económica Argentina es muy fluctuante y volátil, por lo que es difícil prever las contribuciones de un año a otro
Aspectos Socio-Culturales El detrimento de las instituciones universitarias públicas argentinas, debido a las crisis presupuestales, deriva en un deterioro del nivel académico y una falta de propuestas complementarias a la vida universitaria. Lo que propicia la aparición de estas nuevas instituciones. Oportunidades: •
La globalización promueve la llegada a Latinoamérica, de estos nuevos modelos de convocatoria estudiantil, provenientes del primer mundo
•
Los jóvenes universitarios buscan estos nuevos marcos donde pueden desarrollar sus aspectos profesionales
•
Existe una gran cantidad de jóvenes judíos que no se encuentran participando en ningún marco
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Amenazas: •
Las creencias y valores actuales de los jóvenes dificultan generar compromiso para con este tipo de instituciones
Interno
Cultura
Estructura Organizacional
Director Ejecutivo: Coordinación del staff, elaboración de informes a Board e Hillel Argentina. Desarrollo de fondos.
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Coordinador General: Responsable de la casa Hillel, programación general, contacto con los miembros, difusión y puesta en marcha de actividades. Coordinador Code y Tzedek : Tiene a su cargo el desarrollo de programas relacionados a la problemática de Medio Oriente y holocausto (Code, coexistencia y desmitificación). El área de tzedek esta relacionada al desarrollo programas sociales. Es su responsabilidad la propuesta y ejecución de programas sociales como así también la búsqueda y motivación de voluntarios. Coordinador Programa Einstein: Programa Einstein busca vincular temas de actualidad y diferentes profesiones con contenido judaico. El coordinador es responsable del contenido del programa y de la búsqueda de docentes. Responsable de Administración: Elaboración y rendición de fondo fijo, conciliaciones bancarias. Elaboración de presupuestos, informes mensuales y rendiciones a Hillel Argentina. Responsable de Logística: Control de materiales, preparación de las instalaciones para las actividades.
Liderazgo
Comunicaciones
Hillel, lleva adelante sus actividades rutinarias en una casa situada en el barrio de Nueva Córdoba en la ciudad de Córdoba. Esta casa cuenta con: •
Un salón estar con capacidad para 15 personas
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•
Un salón auditorio con capacidad para 45 personas
•
Una cocina
•
Sala de oficinas con capacidad para 4 puestos de trabajo
•
Una pequeña sala de conferencias con capacidad para 20 personas
•
Un sala de logística
Actividades La Casa Hillel, se encuentra abierta de Lunes a Jueves en los horarios de 14.00 a 22.00 hs. Las actividades rutinarias de Hillel se llevan a cabo de Lunes a Jueves en los horarios de 18.30 a 22.00 hs.
Análisis de Datos
Se encuestaron a 20 miembros (participantes) seleccionados aleatoriamente de Hillel. (Ver el Archivo Encuesta.xls) Esta encuesta, fue cruzada con la base de datos de Hillel. La misma cuenta con un total de 600 miembros de los cuales se conoce: Nombre, fecha de nacimiento, edad, ciudad de origen, colegio al que asistieron, estudios (que y donde estudian) y datos de contacto (teléfono, celular, mail). A la vez, se tiene un registro de todas las actividades y programas de los últimos 3 años donde figuran los participantes. También se cuenta con un registro de los aportantes en estos últimos 3 años. (Consultar Bases de Datos Hillel –Por cuestiones de preservación de la información, esta base de datos solo puede consultarse desde la infraestructura informática de Hillel-).
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En base al análisis realizado sobre la encuesta, cruzada con los datos de la base de datos de Hillel se llega a las siguientes conclusiones: •
De las familias de los jóvenes que actualmente participan regularmente de actividades de Hillel, no se registran aportes a la fundación
•
Del total de jóvenes que se registra que participan, de por lo menos, una actividad anual en Hillel, solo el 16% participan de actividades rutinarias de la fundación
•
Del 50% de los jóvenes que gracias a Hillel comenzaron a interactuar con otros miembros fuera de la fundación, el 80% provienen del interior
•
Se encuentra que existe un problema importante con el manejo del uso de las instalaciones (Saturación en horarios pico y una capacidad ociosa muy grande en el resto de los horarios)
De acuerdo a los datos relevados, se encuentra primordial realizar una fuerte campaña de marketing que involucre en la propuesta de Hillel, no solo a los jóvenes miembros, si no a sus familias, que al fin serian los primeros que se deberían sumar como patrocinadores de la fundación. Por otro lado, se entiende que la propuesta Hillel, tiene una gran aceptación por parte de los miembros que participan regularmente de las actividades, sin embargo, existe una gran cantidad de jóvenes a los cuales esta propuesta no llega de la misma manera.
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En conclusión, se proponen el desarrollo de herramientas que puedan cuantificar los avances en estos ámbitos y servir de apoyo a la toma de medidas correctivas. A la vez, se propone el desarrollo de un lenguaje común, tanto para el Board como para el Staff, para el desarrollo de estas estrategias.
Marco Teórico CMI
Libro de referencia: “The Balanced Scorecard” de Robert S. Kaplan y David P. Norton El Cuadro de Mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de actuación, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición estratégica. El CMI sigue poniendo énfasis en la consecución de objetivos financieros, pero también incluye inductores de actuación de esos objetivos, que, organizados como un conjunto coherente de indicadores de actuación, se enfocan desde cuatro perspectivas diferentes: 1. Financieras: los indicadores financieros resumen las consecuencias económicas, fácilmente mensurables, de acciones que ya se han realizado. Si los objetivos son el crecimiento de ventas o generación de cash flow se relacionan con medidas de rentabilidad como por ejemplo los ingresos de explotación, los rendimientos del capital empleado, o el valor añadido económico.
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2. Clientes: identificados los segmentos de clientes y de mercado en los que competirá la unidad de negocio y las medidas de actuación para ello, entre los indicadores se incluye la satisfacción del cliente, la retención de clientes, la adquisición de nuevos clientes, la rentabilidad del cliente y la cuota de mercado en los segmentos seleccionados. 3. Procesos internos: se identifican los procesos críticos que permitan a la unidad de negocio entregar las propuestas de valor que atraerán y retendrán a los clientes de los segmentos seleccionados y satisfacer las expectativas de excelentes rendimientos financieros de los accionistas. Bajo el enfoque del Cuadro de Mando Integral se acostumbra a identificar procesos totalmente nuevos y no solo mejorar los existentes que representan el ciclo corto de la creación de valor. 4. Formación y crecimiento: identifica la estructura que la organización debe construir para crear una mejora y crecimiento a largo plazo. Sus fuentes principales son las personas, los sistemas y los procedimientos de la organización. Las medidas basadas en los empleados incluyen la satisfacción, retención entrenamiento y habilidades de los empleados. Los sistemas de información pueden medirse a través de la disponibilidad en tiempo real de la información fiable y oportuna para facilitar la toma de decisiones. Los procedimientos de la organización serán medidos a través de los procesos críticos. Las cuatro perspectivas que plantea el Cuadro de Mando han demostrado ser válidas en una amplia variedad de empresas y sectores. No obstante, dependiendo de las circunstancias del sector y de la estrategia de la unidad de negocio, pueden necesitarse una o más perspectivas adicionales. Las medidas del Cuadro de Mando Integral deben ser utilizadas para articular y comunicar la estrategia empresarial, para comunicar la estrategia
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del negocio y para coordinar las iniciativas individuales, de la organización y multidepartamentales a fin de conseguir un objetivo común. Este modo de empleo del cuadro de mando lo transforma en un sistema de comunicación, de información y de formación, y no en un sistema de control tradicional. Las cuatro perspectivas del cuadro de mando permiten un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo, entre los resultados deseados y los inductores de actuación de esos resultados para el futuro. Aunque la multiplicidad de indicadores en un Cuadro de Mando Integral, aparentemente puede confundir, si son construidos adecuadamente de acuerdo con una unidad de propósito, todas las medidas, consistentes y mutuamente reforzantes, están dirigidas a la consecución de una estrategia integrada. Intentar comunicar la estrategia a través del cuadro de mando integral requiere tener en cuenta tres principios: Las relaciones causa - efecto: Una estrategia es un conjunto de hipótesis
sobre la causa y el efecto. Debe identificarse y hacerse explícita la secuencia de hipótesis respecto de las relaciones causa-efecto, entre las medidas de los resultados y los inductores de la actuación de esos resultados. Los inductores de actuación: Las medidas de resultados, sin los
inductores de actuación, no comunican la forma en que hay que conseguir esos resultados y tampoco proporciona la información referida al grado de logro de la estrategia planteada. La vinculación con las finanzas: deben vincularse las trayectorias
causales de todas las medidas de un Cuadro de Mando Integral con los
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objetivos financieros pero sin la miopía que dimanan de un enfoque exclusivo en la mejora de las medidas financieras de corto plazo. Finalmente es destacable que lejos de ser simplemente un nuevo sistema de medición, el cuadro de mando integral se transforma en un sistema de gestión que puede ser utilizado para: •
Clarificar la estrategia y obtener consenso sobre ella comunicar la estrategia a toda la organización
•
Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas
•
Obtener el feed.-back para mejorar o modificar la estrategia
Se entiende que Hillel necesita herramientas como el CMI para medir los resultados de la estrategia y poder tomar decisiones sobre medidas correctivas. A la vez, es importante generar un lenguaje común a toda la organización, cuando se habla de estrategia, por lo que estandarizar los procesos de elaboración de estrategias colaborará con los objetivos del proyecto.
Elaboración de Estrategias
Libros de referencia: “Administración Estratégica” de Thompson y Strickland y “Dirección Estratégica” Garrido Buj
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