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INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “DANIEL VILLAR” - CARAZ C ARAZ
INFORME DE LA PRÁCTICA PRE-PROFESIONAL DEL PRIMER MÓDULO
“RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN” REALIZADO EN EL CETPRO “DANIEL VILLAR” - CARAZ PRESENTADO POR: ELIZABETH ADELINA MILLA LARA PARA PARA OBTENER LA L A CERTIFICACIÓN MODULAR DEL PRIMER MÓDULO CARAZ – ÁNCASH – PERÚ !"#
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DEDICATORIA
A Dios por darme la existencia, brindarme las bondades de la vida que nos ofrece cada día, a lado de nuestros seres queridos.
A mi familia, por ser las personas que siempre me brindaron sus apoyos para seguir adelante con mis objetivos, metas y propósitos ¡Gracias
!ambi"n le dedico este informe a la #rof. $arlene Alva Aparicio por su apoyo incondicional incondicional que en todo momento me inculco los valores "ticos y morales% para el buen comportamiento ante la sociedad.
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DEDICATORIA
A Dios por darme la existencia, brindarme las bondades de la vida que nos ofrece cada día, a lado de nuestros seres queridos.
A mi familia, por ser las personas que siempre me brindaron sus apoyos para seguir adelante con mis objetivos, metas y propósitos ¡Gracias
!ambi"n le dedico este informe a la #rof. $arlene Alva Aparicio por su apoyo incondicional incondicional que en todo momento me inculco los valores "ticos y morales% para el buen comportamiento ante la sociedad.
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AGRADECIMIENTO $e cabe -onrar un sincero agradecimiento profundo a todo el personal dire direct ctiv ivo, o, jer jerrq rqui uico co,, doce docent ntes es y admi admini nist stra ratitivo voss de mi alma alma mate mater r (/0! (/0!(! (!1! 1!2 2 D& &D13 &D13A3 A3(4 (4/ / 01#& 01#&( (2 2 !&3/ !&3/2' 2'4G 4G(3 (32 2 #5*' #5*'(3 (32 2 6DA/ 6DA/(& (&' ' 7('' 7(''A A88 9 3AA 3AA), ), repre represen senta tado do por por el (nge (ngeni nier ero o +4 +4'G 'G& & +2'G1:/ !2& 3A/2 como Director y al ;efe de
1(/!A/(''A A/A2, a todas mis mis compa compa?e ?eras ras del del aula aula por por -abe -aberr compa compart rtid ido o suger sugerenc encia ias, s, idea ideass en diferentes actividades u objetivos profesionales tra@ados. Así mismo agrade@co al 3&#!2 6DA/(&' 7(''A8 7(''A8 9 3AA), dirigido por la Directora #rof. Amanda 0iriaca ;AA AG1!2 de dic-a (nstitución, por -aberme accedido reali@ar mi #rctica (nicial, y a todo el personal trabajador dond donde e me incu inculc lcar aron on sus sus exper experie ienc ncia iass adqui adquiri ridos dos dura durant nte e su 3arre 3arrera ra #rofesional. Agrade@co profundamente a la #rof. $arlene Alva Aparicio por (nculcarme valores fundamentales y por ltimo a mis padres por el apoyo incondicional.
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PRESENTACIÓN 0&B2&0 $(&$*20 D&' 32$(!= D& #<3!(3A #&C#2&0(2/A' D&' (/0!(!1!2 D& &D13A3(4/ 01#&(2 !&3/2'4G(32 #5*'(32 6DA/(&' 7(''A8. &n cump cumplilimi mien ento to a las las /orm /ormas as 'egal 'egales es proc procedi edida dass de la supe superi rior orida idad, d, sometido a vuestro juicio el presente informe de la prctica (nicial 6ecepción $anejo de (nformación8 reali@ado en el 3&#!2 6Daniel 7illar8, en la 2ficina de 0ecretaria General a partir del EF de noviembre del EFH -asta el EI de enero del EFJ, que es requisito indispensable para optar la 3ertificación del #rim #rimer er $ódu $ódulo lo 6ec 6ecep epci ción ón y mane manejo jo de info inform rmac ació ión8 n8,, de la carr carrer era a #rof #rofes esio iona nall de 0ecr 0ecret etar aria iado do &jec &jecut utiv ivo. o. #ong #ongo o a su cono conoci cimi mien ento to mi experiencia de acuerdo a las investigaciones -ec-as en el centro de prctica. &l objetivo que tiene la #rctica (nicial es la recepción de información, para pode poderr obte obtener ner nueva nuevass expe experi rien enci cias, as, ya por por medi medio o de este este proce proceso so nos nos permite conocer, comprender y fijar mejor las funciones primordiales que desarrollar el #rofesional !"cnico en 0ecretariado &jecutivo. 'os m"todos que que -an sido sido util utili@ i@ado adoss duran durante te la ejec ejecuc ució ión n de la #rct #rctic ica a fuero fueron n la observación y la descripción. ina inalm lmen ente te pido pido disc discul ulpa pass por por los los errore erroress que que pued pueden en encon encontr trar ar en el presente informe, que proviene de las experiencias obtenidas, las cuales sern muy tiles en el futuro como #rofesional !"cnico.
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DATOS GENERALES "$ INST NSTITUCI TUCIÓ ÓN 3&!#2 6DA/(&' 7(''A8
$ OFICINA OFICINA EN LA %UE DESARR DESARROLLÓ OLLÓ LA PRÁCTICA PRÁCTICA 2ficina de 0ecretaria
&$ DENOMI DENOMINAC NACIÓN IÓN DE DE LA ACTIVIDA CTIVIDAD D 6ecepción y manejo de información8
'$ FECHA (/(3(2
K EF de noviembre del EFH
!=$(/2
K EI de enero del EFJ
#$ TOTA TOTAL L DE HORAS HORAS DE LAPRÁ LAPRÁCTI CTICA CA EI +oras
($ PERSONA PERSONA %UE ORIE ORIENTÓ NTÓ LA PRÁCTI PRÁCTICA CA 0&. $iriam !eodor 3aballero 0ecretaria
)$ ASESOR SESOR DE DE LA PRÁCTI PRÁCTICA CA /inguno
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SUMARIO D&D(3A!2(A AGAD&3($(&/!2 #&0&/!A3(4/ 01$A(2 (/!2D133(4/
CAP*TULO I PLANTEAMIENTO TEÓRICO Y METODOLÓGICO DE LA PRÁCTICA PREPROFESIONAL
DEL
MÓDULO
“RECEPCIÓN
Y
MANEJO
DE
INFORMACIÓN” "$" PLANTEAMIENTO DE LA PRÁCTICA F.F.F Descripción y 3aracterística del #roblemaLLLLLLLLL.FE F.F.E &nunciado del #roblemaLLLLLLLLLLLLLLLL...FM
"$ DELIMITACIÓN DE OBJETIVO F.E.F 2bjetivo GeneralLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.FM F.E.E 2bjetivos &specíficosLLLLLLLLLLLLLLLLLL....FM
"$& IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA DEL PRIMER MÓDULO F.N.F &n el Aspecto 'egalLLLLLLLLLLLLLLLLLLLFO F.N.E &n el Aspecto !eóricoLLLLLLLLLLLLLLLLLLFO F.N.N &n el Aspecto #rcticoLLLLLLLLLLLLLLLLLL..FP
"$' LIMITACIONES DE LA PRÁCTICA DEL PRIMER MÓDULO "$# METODOLOG*A F.J.F $"todoLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.E F.J.E #oblación y $uestraLLLLLLLLLLLLLLLLLLL..E F.J.N #oblaciónLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.E F.J.H $uestrasLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL..E
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"$( T+CNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS F.I T+CNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
CAP*TULO II DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICA $"IDENTIFICACIÓN DEL CETPRO “DANIEL VILLAR” AQ a@ón 0ocialLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.LL.EN *Q Domicilio 'egalLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.LLL.EN 3Q 7isiónLLLLLLLLLLLL...LLLLLLLLLLLLL.L..EN DQ $isiónLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.EN &Q 2bjetivos de la empresaLLLLLLLLLLLLLLLLLLL..EH Q eferencia -istóricaLLLLLLLLLLLLLLLLLLL..LLEJ GQ (nfraestructuraLLLLLLLLLLLLLLLLLL..LLLLL.EI +Q $uebles, equipos y ve-ículosLLLLLLLLLLLLLLLL.LEO (Q 2rgani@ación y uncionesLLLLLLLLLLLLLLLLLL...EP FQ 2rgani@aciónLL....LLLLLLLLLLLLLLLLLLL..EP EQ unciones y esponsabilidades RDel
CAP*TULO III PROCESO T+CNICO DE LA PRÁCTICA RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORNACIÓN &$" OFICINA DE SECRETARIA DEL CETPRO “DANIEL VILLAR” &$"$" O,./01.203/ 4 F5/206/78LLLLLLLLLLLLLLLL.NN FQ 2rgani@ación...LLLLLLLLLLLLLLLLLLL.NN EQ DependenciaLLL.......LLLLLLLLLLLLLLL.NN NQ uncionesL...LLLLLLLLLLLLLLLLLLL..NN
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HQ #ersonalLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLNH
&$"$ M.950/.,0.8 7950;68 <57=>78 4 6?,68.....................................NH AQ $aquinariasLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLNH *Q &quipos y mueblesLLLLLL..LLLLLLLLLLLL..NH 3Q 2trosLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLNJ
&$"$& S08?7<. D625<7/?.,06 4 S08?7<. @7 A,206LLLLL.LLNJ AQ Documentos que se preparanLLLLLLLLLLLL......NJ *Q !rmite documentario Rinterno y externoQLLLLLL.LL.NJ 3Q 0istemas de Arc-ivosLLLL..LLLLLLLLLLLL..NM
&$"$' C6<;5?.@6,.8 4 S6?.,7 5?0>[email protected] &$PROCESO DE RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN AQ Atención de las comunicaciones telefónicas, teniendo en cuenta las normas establecidas por la organi@aciónLLLL..LLLLLLLNO *Q 2rgani@ación de la correspondencia remitida y recibida, de acuerdo a los procedimientos establecidosLLLLLLLLLLLLLLL.NO 3Q Aplicación de los m"todos y t"cnicas correctas para el uso de los modernos equipos de la oficinaLLLLLLLLLLLLLLL..NO DQ eali@ación de la transmisión de la información y documentación por los medios adecuados Rcorreo, fax, otrosQLLLLLLLLLLLNO &Q Desarrollo un estilo propio y adecuado de imagen secretarial acorde a las organi@acionesLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLNP Q Aplicación de las normas de cortesía, comunicación, relaciones -umanas para atender correctamente al pblicoLLLLLLLL.NP GQ Atención al pblico, teniendo en cuenta el protocolo establecido por la organi@aciónLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL..LLLLNP +Q Aplicación de los principios y procedimientos de la administración documentaria para organi@ar un sistema moderno de acuerdo a las necesidades de la organi@aciónLLLLLLLLLLLLLLLL.NP
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(Q &laboración de la documentación requerida -aciendo uso de la ofimtica secretarialLLLLLLLLLLLLL.LLLLLLLLH ;Q Aplicación de las t"cnicas y clasificación del arc-ivo para ejecución de tareas
con
criterios
de
eficiencia,
operatividad,
rapide@
y
racionalidadLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL...LH SQ Aplicación de las t"cnicas y m"todos correctos para lograr la digitación de textos documentación con precisión% a una velocidad promedio.H 'Q Aplicación de los fundamentos de la composición, redacción y estilo aplicando adecuadamente los principios y normas de relaciónLL.HF
&$&DIFICULTADES AQ Del nivel t"cnico profesionalLLLLLLLLLLLLLLLLLHF *Q elaciones -umanasLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLHF 3Q 1tili@ación de tecnologíasLLLLLLLLLLLLLLLLLLLHF DQ &laboración de correspondenciasLLLLLLLLLLLLLL..HF &Q 2trosLLLL...LLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLHF
CONCLUSIONESLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL.HE RECOMENDACIONESLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL...HH BIBLIOGRAF*ALLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLHJ ANEOSLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL HM
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INTRODUCCIÓN &l presente informe es producto del desarrollo de la prctica 6ecepción y manejo de información8, que gracias a los alcances del conocimiento científico y tecnológico principal de su metodología se -a podido recopilar diferentes conocimientos y experiencias del que -acer secretarial y responsabilidad profesional. &n el desarrollo de la prctica se -i@o el uso de la t"cnica de la observación, este condujo a identificar físicamente algunos elementos que conforma la oficina que nos permitió relacionar la teoría con la prctica. &l desarrollo de la siguiente prctica establece los conocimientos y diferentes disciplinas que se desarrollan dentro del aula, tambi"n identifica y -ace que se cono@can la funciones que desarrolla una 0ecretaria &jecutiva en los diferentes órganos de una (nstitución, adems relaciona los cursos de materia y un adecuado entrenamiento -umano. &l rol fundamental de la prctica es recepcionar y manejar la información de dic-a institución de acuerdo al personal que labora en la misma, llegando a una eficiente labor en trmite de diferentes documentos como pueden serK 2ficio, informe, memorando, etc. T utili@ar adecuadamente el sistema de arc-ivo. &l (nforme consta de tres capítulosK •
3apítulo ( K #lanteamiento !eórico y $etodológico de 'a #rctica #reC #rofesional del $ódulo 6ecepción y $anejo de (nformación8
•
3apítulo (( K Descripción del 3&#!2 6Daniel 7illar8
•
3apítulo (((K #roceso !"cnico De 'a #rctica 6ecepción y $anejo De (nformación8 inalmente, se lista conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexoRsQ.
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CAP*TULO I PLANTEAMIENTO TEÓRICO Y METODOLÓGICO DE LA PRÁCTICA PREPROFESIONAL DEL MÓDULO “RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN”
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"$"$ PLANTEAMIENTO DE LA PRÁCTICA "$"$"$ D782,0;203/ 4 2.,.2?7,8?02. @7> ;,6=>7<. 'a carrera de 0ecretariado &jecutivo, se caracteri@a por ser exclusivamente de servicio, puede desempe?arse en las diferentes unidades económicas de servicios, productivas, financieras del sector privado o pblico, cuya competencia general es #lanificar, organi@ar, ejecutar y evaluar la recepción y manejo de la información en el desarrollo de las actividades secretariales, así como asistir a la dirección o gerencia de acuerdo a las normas de seguridad integral demostrando asertividad, pro actividad, "tica profesional y actitud de cambio en las organi@aciones. 'as capacidades profesionales que deber desarrollar durante el proceso de su formación 78?/ >6 ?2/026 ?,./86,<.@6,.8, que consiste en redactar todos los documentos de las entidades en forma efica@ y eficiente% clasificar, ordenar, codificar y arc-ivar documentos, transcribir e interpretar dictados, digitar con precisión y exactitud todo tipo de documento, manejar diversos programas de computación que ayuden a ejecutar el trabajo de la oficina con eficiencia y eficacia. De igual manera utili@ar diversos equipos de oficina para optimi@ar el buen funcionamiento de la misma. 'a segunda, resalta las 2.;.20@.@78 @7 6,./01.203/, basada en poseer un visión general para organi@ar eventos sociales y3ulturales dentro y fuera de la institución% dise?ar, adecuar y operatividad el sistema de arc-ivo manual y computacional para lograr fluide@ en el trabajo% organi@ar y administrar la oficina%
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elaborar, evaluar el plan de trabajo de la oficina, organi@ar la agenda en coordinación con el jefe% organi@ar la correspondencia remitida y recibida, segn normas conocidas. 'a tercera capacidad es la de 266;7,.203/ 4 26<5/02.203/, que consiste en establecer comunicación efectiva en el desarrollo de su trabajo, con lenguaje claro y conciso% mantener buenas relaciones interpersonales dentro y fuera de la organi@ación. 2ptimi@ar las relaciones pblicas para mejorar la imagen organi@acional%
demostrar
fluide@
comunicativa entre
las
organi@aciones, así como de recepcionar y transferir información, estableciendo una eficiente comunicación, 'a cuarta capacidad referida a la 26/?0/7/20. consiste que la secretaria debe adaptarse a nuevas situaciones de trabajo, originadas como consecuencia de los cambios tecnológicos, organi@ativos, económicos y laborales que incidan en su actividad profesional% tomar decisiones en situaciones de contingencia, dentro de su competencia y representa a la empresa en las relaciones pblicas e imagen institucional, a la ve@, manejar adecuadamente los recursos de la organi@ación en situaciones de austeridad. T la ltima capacidad de ,78;6/8.=0>0@.@ 4 .5?6/6<., la secretaria trabaja bajo la supervisión de su jefe% es responsable de recepción y manejo de la información, el desarrollo de las actividades secretariales y la asistencia (nstitucional gerencial. 0u autonomía revela el manejo y aplicación de t"cnicas de atención al pblico% la organi@ación del trabajo de la oficina, aplicar t"cnicas de arc-ivo, la operación de equipos electrónicos
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e informticos. #uede asistir en la verificación de las condiciones adecuadas de los ambientes y operatividad de los equipos 1tili@ados en el mbito laboral. Debe asistir en la determinación de estrategias administrativas, el establecimiento del sistema de control de seguridad de la información. 'a implementación de los cambios en los m"todos de trabajo, los criterios de organi@ación de reuniones y eventos. &n el proceso de 76>5203/ ;,7080=>7 @7 >. ;,67803/, el avance de la informtica y el adelanto tecnológico en los equipos de oficina, exigen que el profesional de 0ecretariado &jecutivo cuente con una sólida formación en este campo. #ara ello debe estar en constante proceso de aprendi@aje y actuali@ación de las nuevas t"cnicas que pueda aplicar en su trabajo. #or otro lado, en
nuestro
país,
la
evolución
y
complejidad
de
las
organi@aciones, generó en las empresas la necesidad de contar con profesionales altamente calificados, con dominio en t"cnicas de administración, manejo de paquetes informticos para oficina y dominio bsico de idiomas, entre otros, que le permitan cumplir con eficiencia las labores propias de 0ecretariado &jecutivo. 'a referencia del sistema productivo determina la competencia general, así como las capacidades profesionales descritas líneasarriba, a la ve@, las 1nidades de 3ompetencias o P578?68
@7 T,.=.K6, en esta fase, el desempe?o o reali@aciones y paralelo a ello, los estndares o criterios de reali@ación y finalmente, el rubro del dominio profesional. &n consecuencia, es indispensable citar lo que compete la denominación de la #rimera 1nidad de 3ompetencia relacionado con el módulo uno,
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dice 6R7.>01., >. ,727;203/ 4 <./7K6 @7 0/6,<.203/ @7 >.8
26<5/02.206/78 .8 26<6 >. .?7/203/ .> ;=>026 ?7/07/@6 7/ 257/?. >.8 /6,<.8 4 ;,627@0<07/?68 78?.=>720@68 ;6, >. 6,./01.203/”, este aspecto plasmadoce reali@aciones y cada uno con varios criterios de reali@ación% citamos el primeroK 6Atender las comunicaciones telefónicas, teniendo en cuenta las normas establecidas por la organi@ación8 y los criterios de reali@aciones sonK 6 atender las comunicaciones telefónicas, derivndolas a quien corresponda8, 6 reali@ar la toma de mensajes telefónicos, confirmando el tenor del mensaje, registrando la -ora, fec-a y nombre de la persona o institución8, 6 demuestra normas de cortesía establecidas8 y 6adopta medidas de seguridad y confiabilidad. T el primer rubro del dominio profesional, relacionado con los “M7@068 4 <.?7,0.>78 @7
;,6@52203/” &quipos de informtica. &quipos de comunicaciónK tel"fono, fax entre otros. $ateriales y tiles de oficina. 0ervicios de mensajería y correo. Documentación e información diversa. 0ello, entre otros. 3ada uno de los referidos rubros, debern ser cumplidas en la reali@ación de la prctica preC profesional del módulo uno. &l primer módulo t"cnico profesional, tiene una duración de un a?o es decir dos semestres acad"micos 0/?7,.@6 ;6, @071
5/0@.@78 @0@2?02.8 .25<5>/@687 )#( 6,.8 >72?0.8 &" 2,@0?68 suficiente información para articular la formación acad"mica de las exigencias del mercado laboral. #or tanto, toca en esta ocasión toca reali@ar la prctica preC profesional que corresponde al primer módulo dominado 6recepción y manejo de información8, en &mpresas productivas o de servicio, empresas
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financieras,
instituciones
pblicas
de
gestión
municipal,
educativas, salud entre otras ubicaciones en la ;urisdicción de la provincia de +uaylas, Tungay de callejo de +uaylas, de conc-ucos, la costa y de otras regiones del país. inalmente, la #rimera 1nidad de 3ompetencia se articula con el $ódulo !"cnico #rofesional uno, que exige reali@ar prcticas preC profesionales equivalente al NJU del nmero total de -oras asignadas, tal es así, que para este $ódulo, se establece, (#
6,.8, que deber llevarse a cabo, en los diferentes centros de prcticas, los cuales estn representados por las empresas e instituciones, del mbito local, regional y nacional.
"$"$$ &/5/20.@6 @7> P,6=>7<. V3ómo la #rctica #reCprofesional que corresponde al primer $ódulo Recepción y manejo de (nformaciónQ a llevarse a cabo en empresas privadas e instituciones pblicas permitir reali@ar con eficiencia y calidad la recepción y manejo de información de las comunicaciones así como la atención al pblico, teniendo en cuenta las normas y procedimientos establecidos por la organi@ación
orientndose
-acia
una
profesionali@ación
competitivaW
"$$ DELIMITACIÓN DEL OBJETIVO "$$"$ O=K7?06 G7/7,.> Desarrollar eficientemente las funciones consistentes en plasmar la recepción y manejo de información de las comunicaciones así como la atención al pblico, teniendo en cuenta las normas y procedimientos establecidos por la organi@ación.
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"$$$ O=K7?068 E8;720268 . (dentificar la ra@ón social, objetivos y la referencia -istórica de las organi@aciones.
= Describir
la
infraestructura,
muebles
y
equipos,
la
organi@ación y funciones así como sus recursos -umanos con los que cuenta.
2 Atender las comunicaciones telefónicas, teniendo en cuenta las normas establecidas por la organi@ación.
@ 2rgani@ar la correspondencia remitida y recibida, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
7 Aplicar m"todos y t"cnicas correctas con el uso de los modernos equipos de oficina.
eali@ar la transmisión de la información y documentación por los medios adecuados Rcorreo, fax, entre otrosQ.
Desarrollar un estilo propio y adecuado a fin de proyectar una imagen secretarial acorde a las organi@aciones.
Aplicar normas de cortesía, comunicación, relaciones -umanas para atender correctamente al pblico.
0 Atender al pblico, teniendo en cuenta el protocolo establecido por la organi@ación.
K Aplica los principios y procedimientos de la administración documentaria para organi@ar un sistema moderno de acuerdo a las necesidades de la organi@ación.
eali@ar documentación requerida -aciendo uso de la ofimtica secretarial.
> Aplicar las t"cnicas y clasificación del arc-ivo para la ejecución de tareas con criterios de eficiencia, operatividad, rapide@ y racionalidad.
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"$&$
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA PREPROFESIONAL DEL PRIMER MÓDULO . E/ 7> A8;72?6 L7.> &st sustentada en las siguientes normasK C
3onstitución #olítica del #er
C
'ey General de &ducación /X EOHH
C
'ey de (nstitutos 0uperiores !ecnológicos /X EPNPH y su eglamentación Decreto 0upremo /X HCEFC&D.
C
esolución $inisterial /X ENICEPC&D, 6Ampliación de la aplicación del /uevo Dise?o 3urricular *sico de la &ducación 0uperior !ecnológica a todos los (nstitutos 0uperiores !ecnológico #blicos a nivel /acional a partir de EF8.
C
D /X EIP, 6/ormas para la aplicación del /uevo dise?o 3urricular *sico de la &ducación 0uperior !ecnológicos, en los (nstitutos de &ducación 0uperior !ecnológicos8.
C
esolución Directoral /X PEPCEFFC&D, 6/ormas para la aplicación del /D3* de la &ducación 0uperior !ecnológica.
C
.D. /YHF‐EF‐&D, que aprueba los 6'ineamientos para la #rctica #re‐#rofesional en (nstituto de &ducación 0uperior !ecnológico, (nstituto 0uperior de &ducación e (nstituto de &ducación 0uperior #edagógico que Aplican el /uevo Dise?o 3urricular *sico de la &ducación 0uperior !ecnológica
C
D /X NIICEFEC&D, 2rientaciones de #olítica y /ormas /acionales para el Desarrollo de las Actividades &ducativas en el a?o EFN en (nstitutos y &scuelas de &ducación 0uperior.
C
eglamente (nstitucional del (nstituto de &ducación 0uperior !ecnológico #blico 6Daniel 7illar8.
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= E/ 7> A8;72?6 T73,026 'os resultados de la prctica preCprofesional que corresponde al $ódulo !"cnico #rofesional 6ecepción y $anejo de (nformación8, conllevó a obtener conocimientos t"cnicos relacionados a atender las comunicaciones telefónicas, segn normas establecidas por la organi@ación, organi@ar la correspondencia remitida y recibida, aplicar m"todos y t"cnicas correctas para el uso de los modernos equipos de una oficina% reali@ar la transmisión de la información y documentación por medios adecuados Rcorreo, fax, otrosQ, aplicar normas de cortesía, comunicación, relaciones -umanas para atender correctamente al pblico. Atender al pblico teniendo en cuenta el protocolo establecido por la organi@ación% aplica los principios y procedimientos de la administración documentaria para organi@ar un sistema moderno de acuerdo a las necesidades de la organi@ación, reali@ar la documentación requerida -aciendo uso de la ofimtica secretarial, aplicar las t"cnicas y clasificación del arc-ivo para la ejecución de tareas con criterios de eficiencia y aplicar t"cnicas
2 E/ 7> A8;72?6 P,2?026 &n este aspecto la prctica preCprofesional que corresponde al $ódulo !"cnico #rofesional 6ecepción y manejo de (nformación8, permitió a obtener experiencias t"cnicos relacionados en la atención a las comunicaciones telefónicas, segn normas establecidas por la organi@ación, organi@ar la correspondencia remitida y recibida, aplicar m"todos y t"cnicas correctas para el uso de los modernos equipos de una oficina% reali@ar la transmisión de la información y documentación por medios adecuados Rcorreo, fax, otrosQ, aplicar normas de cortesía, comunicación, relaciones
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-umanas para atender correctamente al pblico. Atender al pblico teniendo en cuenta el protocolo establecido por la organi@ación% aplica los principios y procedimientos de la administración documentaria para organi@ar un sistema moderno de acuerdo a las necesidades de la organi@ación, reali@ar la documentación requerida -aciendo uso de la ofimtica secretarial, aplicar las t"cnicas y clasificación del arc-ivo para la ejecución de tareas con criterios de eficiencia y aplicar t"cnicas y m"todos correctos para lograr la digitación de textos, documentos con precisión a una velocidad promedio.
"$'$
LIMITACIONES DE LA PRÁCTICA DEL PRIMER MÓDULO &stuvo dado en los siguientes aspectosK • •
• •
"$#$
#oca experiencia en la formulación del #lan de #rctica y su ejecución 'enta adaptación al medio, los recursos -umanos, materiales u otros
aspectos de la institución 3arencia de material bibliogrfico &scaso recurso económico
M7?6@6>6. "$#$"$ M?6@6 #ara el desarrollo de la #rctica (ntermedia y poder cumplir con los objetivos propuestos se utili@aron los siguientes m"todos científicosK • • •
2bservación Descripción (nductivo
"$#$$ P6=>.203/ 4 M578?,. . P6=>.203/
21
!odas las empresas privadas y pblicas tanto productivas y de servicios del 3allejón de +uaylas, de la egión
= M578?,. &l tipo de muestreo a emplear fue el dirigido y est representada porK 3entro de &ducación !"cnico #roductiva 6Daniel 7illar8 de 3ara@.
"$($
T+CNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 0e utili@ó las siguientes t"cnicas y sus correspondientes (nstrumentosK
"$)$
•
2bservación
•
&ntrevistas
•
3uestionarios
•
ic-aje
T+CNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS 'os datos obtenidos -an sido procesados por medio deK •
0elección, organi@ación y articulación de fic-as
•
#rocesamiento y presentación de datos
•
Descripción, anlisis e interpretación de los datos
•
edacción del (nforme, etc.
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CAP*TULO II DESCRIPCIÓN DEL CETPRO “DANIEL VILLAR” - CARAZ
23
$"$ IDENTIFICACIÓN DEL CETPRO “DANIEL VILLAR” – CARAZ A R.13/ S620.> &l 3&!#2 6Daniel 7illar8, est ubicado en el ;r. Grau /Y PE en el Distrito de 3ara@, #rovincia de +uaylas y Departamento de
B D6<020>06 L7.> &st ubicado en el ;r. Grau /Y PE en el Distrito de 3ara@, #rovincia de +uaylas y Departamento de
C V0803/ 0eremos una (nstitución de una infraestructura moderna que brindamos una &ducación !"cnica, aplicando el uso de !ic, con docente que garantice la promoción t"cnico altamente calificados para el desarrollo social con una formación integral y con una conciencia ecológica.
D M0803/ 0omos una (nstitución &ducativa de formación !"cnica que ofertamos módulos profesionales, terminales y convergentes, con una formación productiva y empresarial teniendo en cuenta el cuidado del medio ambiente de acuerdo a las normas emitidos por el $inisterio de &ducación, formamos valores y respetamos las costumbres identidad de los estudiantes para contribuir en el desarrollo y bienestar de la sociedad.
E O=K7?068 @7 >. 7<;,78. *rindar un servicio educativo de calidad formando a !"cnicos &mprendedores con una visión empresarial, orientada a los jóvenes que -a concluido la educación secundaria o no necesariamente.
24
A O=K7?068 E8;720268 ormar !"cnicos Auxiliares que manejan competencias laborales Desarrollar programas de capacitación del personal que labora en la (nstitución que garantice, la eficiencia y efica@ en el desempe?o de sus funciones para un servicio educativo. *rindar una ense?an@a de calidad, con identidad (nstitucional de acuerdo a los avances tecnológicos y educativos. 'ograr los planes propuestos para el presente a?o segn los órganos de trabajo de la (nstitución. #romover actividades que integren a la comunidad educativa de la (nstitución teniendo como base la línea axiológica institucional
B O=K7?068 E8?,.?0268 #romover una cultura de desarrollo -umano, de concertación y la corresponsabilidad de todos los ciudadanos. ormulación de políticas, planes y reformas en educación t"cnica productiva, con "nfasis en las características regionales. #ropiciar el aprendi@aje permanente, brindando una óptima gama de opciones y la posibilidad de entrar y salir fcilmente del sistema, así como oportunidades de reali@ación individual con el fin de formar ciudadanos que participen activamente en el desarrollo regional. &stablecer alian@as entre las organi@aciones comunitarias, y las escuelas, las empresas y los medios de comunicación.
25
Generación de $icro y #eque?as &mpresas relacionadas con las actividades productivas de la egión. #roporcionar las competencias t"cnicas adecuadas para contribuir al desarrollo cultural, social y económico de región. 3ontribuir, #roteger y consolidar los valores de la región. $ejorar la calidad de los procesos de ense?an@a y los índices de eficiencia interna de la educación y así lograr el desarrollo -umano integral en un mundo globali@ado. 'a capacitación y el conocimiento respecto de cómo actuar frente a un riesgo y prevenir un desastre. #romover una cultura ecológica a trav"s de campa?as dentro y fuera de la institución educativa, c-arlas y conferencias a la comunidad educativa. #romover la 3oncienti@ación de las personas para que recono@can los efectos de la contaminación ambiental. #romocionar el deporte como medio de difusión de estilos de vida saludables y en armonía con el medio ambiente.
F R77,7/20. 08?3,02. 0u creación del 3&/!2 &D13A!(72 !=3/(32 #2D13!(72 6DA/(&' 7(''A8 D& 3AA), se inicia desde el a?o de FPMI como 3&/!2 D& 3A#A3(!A3(4/ A!&0A/A' $(Z!2 -asta el a?o de FPIJ, luego se fusiono con la 0ección de 3apacitación del (nstituto (ndustrial emenino /[ NM de 3ara@ con la .D.) /[ MO del I.H.IM, para la 3onversión a #2GA$A D& 3A'((3A3(4/ &Z!A2D(/A(A R3#&Q, segn .D.). /[ FJEH con fec-a N.M.IM, funcionando con dic-o programa -asta el mes de Diciembre de FPIP.
26
Desde diciembre de FPIP como 3&/A3A#& (/D10!(A' A!&0A/A' !(#2 6*8 DA/(&' 7(''A 9 3AA) del /&3. ECOH funcionando con dic-a denominación -asta el a?o de FPOE y en el a?o de FPON se cambia nuevamente la denominación a 3&/&3A#& 6DA/(&' 7(''A8 de 3ara@. +asta el mes de ebrero de FPOP. /uevamente el FN.E.FPOP se autori@a la Adecuación como 3&/!2 D& &D13A3(4/ 231#A3(2/A' D& G&0!(4/ &0!A!A' 6DA/(&' 7(''A8 9 3AA) R3&2G& 6DA/(&' 7(''A8 D& 3AA)Q funcionando con la mencionada denominación -asta el a?o EH. /uevamente el FNCECFPOP se autori@a la Adecuación como 3&/!2 D& &D13A3(4/ 231#A3(2/A' D& G&0!(4/ &0!A!A' 6DA/(&' 7(''A8 9 3AA) R3&2G& 6DA/(&' 7(''A8 D& 3AA)Q funcionando con la mencionada denominación -asta el a?o EH. #osteriormente de conformidad con el Art. /[ II de la 'ey General de &ducación. &n el a?o EH se crea los 3&!#20, efectundose la 3onversión de 3entros de &ducación 2cupacional a 3entros de &ducación !"cnico #roductiva, y en el a?o EJ sale seleccionado con carcter experimental la 3onversión de /uestro 3entro &ducativo 2cupacional y mediante la esolución Directoral egional /[ HPE de ec-a J.H.EJ, dispone la 3onversión del 3&2G& 6DA/(&' 7(''A8 D& 3AA) a 3&/!2 D& &D13A3(4/ !=3/(32 #2D13!(7A 6DA/(&' 7(''A8 R3&!#2 6DA/(&' 7(''A8 93AA)Q, lo que actualmente viene funcionando con dic-a denominación vigente a la fec-a en bien de nuestra #rovincia +uaylina, elevando su formación !"cnica #rofesional. 3on un nivel 0uperior en la ense?an@a 9 aprendi@aje y un #erfil !"cnico #rofesional del 3iclo *sico y 3iclo $edio, brindando amplios conocimientos a los Adolescentes, desocupados y
27
#rofesionales
de
nuestra
3omunidad,
asimismo
mediante
3onvenios a las diferentes (nstituciones educativas, 3una $as y al #ersonal de !ropa del *atallón de (ngeniería 3ombate $otori@ado /[NE de esta localidad con un perfil !"cnico #rofesional en la ormación de $ódulos convergentes que tiene carcter !erminal y est orientado a una opción laboral específica, que al concluir sus estudios obtendrn el !:!1'2 D& A1Z('(A !=3/(32 en una 2cupación. T el !:!1'2 #2&0(2/A' !=3/(32 &/ 'A &0#&3(A'(DAD. (mparte diferentes $ódulos 2cupacionales y\o &specialidades que elevan el nivel socioCeconómico, la formación del mundo de la producción y la empresa para generar su propio empleo, que en la actualidad la Dirección del 3&!#2 6Daniel 7illar8 9 3ara@, viene siendo dirigida por la #rofesora Amanda 0iriaca ;AA AG1!2 siendo en elK
CICLO BÁSICO: • • • • • •
3onfección !extil Artesanía y $anualidades #eluquería Administración y 3omercio Asistencia en 3ocina, #anadería y #astelería 3omputación e (nformtica
CICLO MEDIO: •
3onfección (ndustrial
G I/,.78?,52?5,. &l 3&!#2 6Daniel 7illar8, cuenta con un local propio de dos pisos de material noble en el primer piso se encuentra ubicado dos aulas del 3entro de 3omputo y en 0egundo piso se encuentra ubicado
28
dos aulas que son de la especialidad de #eluquería turno ma?ana y turno tarde y otras aulas que estn pegados son de $adera que son cuatro aulas que son ocupados por la 3arrera de Administración y 3omercio, 3ocina, 3onfección !extil y 3onfección (ndustrial.
H M57=>78 7950;68 4 725>68 M57=>78 E escritorios de madera FF sillas giratorias gerenciales •
N sillas de madera
•
F estante de madera de seis divisiones
E950;68 •
F computadoras '3D a color marca (ntel
•
&scner
•
E #arlantes de color negro marca
•
(mpresora / 'NJJ
•
!el"fono ijo $ovistar
•
&ngrampadoras
•
#erforadores
•
0aca Grapas
•
!ampones y 0ellos
V725>68 &l 3&!#2 6Daniel 7illar8 no cuenta con ningn 7e-ículo
I O,./01.203/ 4 F5/206/78 " O,./01.203/
29
3omo toda &mpresa o (nstitución, en este caso, el 3&!#2 6Daniel 7illar8% cuenta con una estructura orgnica muy bien formulada que sirve de base fundamental, para la correcta distribución, administración del personal y estudiantes de las diferentes carreras ya sea de ciclo bsico y ciclo medio que se presenta a continuación.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
+1G&'C+1AT'A0C 3AA)
0&3&!A(A ((
D(&33(4/ 3&!#2 6DA/(&' 7(''A8
&>1(#2 D& A#2T2 AD$(/(0!A!(72
#&02/A' D& 0&7(3(2
;&A!1A D& A3!(7(DAD&0 T &$#&0A(A'&0
32/0&;2 &D13A!(72 (/0!(!13(2/A' R32/&(Q
#&02/A' D& G1AD(A/ (
32$(!= D& !A''& #'&/2 D& #&0(D&/!&0 D& 32$(!&0 D& !A''&
&>1(#2 D& D23&/!&
32/0&;2 A3AD=$(32
&0!1D(A/!&S
A0(0!&/3(A &/ 320(/A
A!&0 $A/1A'&0
32$#1!A3(4/ & (/2$
#&'1>1&(A
32/&33(4/ !&Z!('
AD$(/(0!A3(4/ T 32$&3(2
30
31
F5/206/78 4 R78;6/8.=0>0@.@78 D7> ,7. @7 P,2?02. 'as funciones de la 0ecretaria de la Dirección del 3&!#2 6Daniel 7illar8, son los siguientesK
ecibir,clasificar,registrar,distribuiryarc-ivarladocumentación del 3&!#2 6Daniel 7illar8.
evisaryprepararladocumentaciónparalafirmadelDirector.
edactardocumentos relacionadosal3&!#2deacuerdoa las instruccionesdelDirector.
$antener el'ibrodeActaslegali@ado yactuali@ado
2rientaryatenderalpersonal,estudiantesdel3&!#2ypblicoen general.
!enerasucargoelprocesodematrículadelosestudiantes.
&laborarlasfic-adeinscripciónynóminasdematrícula
7elar por el mantenimiento, seguridad y conservación de
la
documentaciónybienesmaterialesasucargo.
'levarel registroactuali@adodel#adróndeestudiantesegresados.
eali@arelcontrolyseguimientodeltrmitedeladocumentación del 3&!#2 6Daniel 7illar8.
J R725,868 H5<./68 &l 3&!#2 6Daniel 7illar8, como (nstitución #blica cuenta con #rofesionales Administrativo, jerrquico y docentes que se presentan en el siguiente cuadroK
N°
APELLIDOS Y NOMBRES
01
JARA AGURTO, AMANDA SIRIACA
OCUPA DIRECTORA
02
HUETE
PROF.
INOCENTE
CARGO QUE
GLORIA
PROFESIÓN PROFESORA
DE
MAESTRIA PROFESORA
CONDICIÓ CON
N NOMBRAD A CONTRATA
32
03
ROBERTA ECHEARRIA
ADA
AULA PROF.
DE
PROFESORA
DA NOMBRAD
0#
ANG"LICA POLO BARROSO
DELIA
AULA PROF.
DE
PROFESORA
A NOMBRAD
0$
MERCEDES ACOSTA PAREDES
MARLENE
AULA PROF.
DE
PROFESORA
A NOMBRAD
0%
BENITA JAIMES ALEGRE DIONELA EDITH
AULA PROF.
DE
PROFESORA
A CONTRATA
0&
CERNA
AULA PROF.
DE
PROFESOR
DA CONTRATA
0'
BALDOMERO ALEGRE ERA, RICHER HUGO
AULA PROF.
DE
PROFESOR
DO CONTRATA
0(
TEODOR CABALLERO, MIRIAM
AULA SECRETARIA I
SECRETARIA
DO NOMBRAD
10
DIA! MENACHO, GABRIELA LAURA
SECRETARIA II
SECRETARIA
A CONTRATA
11
PERE! COLONIA, RA)L HONOFRIO
GUARDIAN
GUARDIAN
DA NOMBRAD
12
CONDE SEGURA, JORGE ENRIQUE
PERSONAL DE T"CNICO
LO!ADA
CAMACHO,
ALDRIN
SERICIO
COMPUTACIÓN
EN
O NOMBRAD O
$$ PRINCIPALES SERVICIOS %UE OFRECE &l 3&!#2 6Daniel 7illar8, como (nstitución #blica ofrece los siguientes serviciosK
CICLO BÁSICO: • • • •
3onfección !extil Artesanía y $anualidades #eluquería Administración y 3omercio Asistencia en 3ocina, #anadería y #astelería 3omputación e (nformtica •
•
CICLO MEDIO: • •
3onfección (ndustrial #astelería, #anadería y 3ocina
$&$ AVANCE TECNOLÓGICO O TECNOLOG*AS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN
33
Esta institución de formación t"cnica y auxiliar t"cnico, no -a descuidado
en
implementarse
con
tecnologías
para
formar
adecuadamente y de acuerdo a las exigencias del mercado laboral para cada uno de las especialidades, entre otros, dic-as institución cuenta con lo siguienteK &l !el"fono 'as edes 0ociales 'os 3elulares 'a 3omputadoras (mpresoras &tc.
34
CAP*TULO III PROCESO T+CNICO DE LA PRÁCTICA RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN
35
&$"$
OFICINA DE SECRETARIA DE LA DERECCIÓN
&$"$"$ O,./01.203/ 4 F5/206/78 " O,./01.203/ 'a 2ficina de 0ecretaria de la Dirección est organi@ada de la siguiente maneraK
'A D(&33(4/
#&02/A' 0&3&!A(A D& 0&7(3(2
D7;7/@7/20. 'a 0ecretaria depende de la Directora de dic-a (nstitución.
& F5/206/78 ecibir,clasificar,registrar,distribuiryarc-ivarladocumentación
del 3&!#2 6Daniel 7illar8. evisaryprepararladocumentaciónparalafirmadelDirector. edactardocumentos
relacionadosal3&!#2deacuerdoa
las instruccionesdelDirector. $antener el'ibrodeActaslegali@ado yactuali@ado 2rientaryatenderalpersonal,estudiantesdel3&!#2ypblicoe
n general. !enerasucargoelprocesodematrículadelosestudiantes. &laborarlasfic-adeinscripciónynóminasdematrícula.
36
7elar
por el mantenimiento, seguridad y conservación de
la
documentaciónybienesmaterialesasucargo. 'levar
el registro actuali@ado del #adrón de estudiantes
egresados. eali@ar
el control y seguimiento del trmite de la
documentación del 3&!#2 6Daniel 7illar8.
' P7,86/.> Amanda 0iriaca, ;AA AG1!2 Directora $iriam, !&2D2 3A*A''&2 0ecretaria &li@abet- Adelina, $(''A 'AA #racticante 'idy&vely, 3A*A''&2 #(&!2 #racticante
&$"$$ M.950/.,0.8 7950;68 <57=>78 4 6?,68 A M.950/.,0.8 $quina de 3oser
B E950;68
F computadora '3D, marca 'G a color, memoria A$ HG* y microprocesador (/!&' ] 32& R!$Q (JCNHI.
F (mpresora / 'NJJ
E parlantes G&/(10 de color negro
F !el"fono ijo $ovistar
C M57=>78 F &stante de madera de seis divisiones E escritorios de madera E sillas giratorias gerenciales
37
N sillas de madera normales
D O?,68
H arc-ivadores de palanca de documentos remitidos y recibidos
#erforador
&ngrapadora
!ampones y 0ellos
0aca grapas
!ijeras
Gomas
3lips
*olígrafos de N 3olores
&$"$&$ S08?7<. D625<7/?.,06 4 S08?7<. @7 A,206 A D625<7/?68 957 87 ;,7;.,./ &n la 2ficina de 0ecretaria de la Dirección mediante procedimientos y t"cnicas que se aplica se preparan los siguientes documentosK
2ficio simple y mltiple
$emorando simple y mltiple
3ertificados
3onstancias
0olicitud
(nformes
&l oficio y memorando son redactados en estructura 6*8, en el estilo 0&$( *'2>1&.
38
B T,<0?7 D625<7/?.,06 I/?7,/6 4 E?7,/6 &l trmite documentario se cumple de acuerdo al nivel ;errquico •
0e clasifica tanto como nivel interno y externo, el primero utili@a la comunicación con los diferentes (nstituciones y la segunda una comunicación externa, ya sea ingresando documentos al 3&!#2 6DA/(&' 7(''A8, que se recepciona por la 2ficina de 0ecretaria de la Dirección cumpliendo las funciones específicas, por ejemploK 1n documento llega a la Dirección solicitando vacaciones por parte de los docentes, para la dic-a proyección de esolución la
Directora da el visto
bueno, y la saca la papeleta de 7acaciones para el dic-o •
personal. Así mismo la 0ecretaria de dic-a oficina se encarga de preparar los certificados y constancias de trabajo de los trabajadores, docentes y alumnos.
C S08?7<.8 @7 A,206 'a 2ficina de 0ecretaria de la Dirección del 3&!#2 6Daniel 7illar8 cuenta con un &stante de $adera, arc-ivadores de palanca donde se encuentran los documentos remitidos y recibidos externos e internos% como de los Alumnos, docentes, de la 1G&' +1AT'A0 y diferentes (nstituciones. 'os Arc-ivadores en la 2ficina estn desde a?o EF como son RH arc-ivadores de palanca de documentos remitidos y recibidos del a?o EFQ esto se encuentra en la primera división RH arc-ivadores de palanca de diversos documentos, remitidos y recibidos del a?o EFHQ en la 0egunda división y los cuatro divisiones estn vacíos.
39
0e utili@a el sistema de arc-ivo cronológico, num"rico y los arc-ivadores estn forrados con papel lustre de color rojo. 'os arc-ivadores del a?o EFH son los siguientesK • • • •
F arc-ivador de documentos remitidos de 2ficios F arc-ivador de documentos recibidos de 2ficios F arc-ivador de documentos remitidos de $emorandos F arc-ivador de documentos recibidos de $emorandos
&$"$'$ C6<;5?.@6,.8 4 S6?.,7 5?0>01.@68 . C6<;5?.@6,. $icroprocessor (/!&' RQ 32& R!$Q (JCNHI $emoria A$ H G*0 Disco Duro de H.J G*0 !eclado 2mega $ouse 2mega $onitor '3D de FP pulgadas #antalla #lana con marca egistrada 'G #arlante FJ ^atts
= S6?.,7 S08?7<. O;7,.?06 ^indo_s Z# versión EF S08?7<. A;>02.?06 $icrosoft ^ord EF $icrosoft &xcel EF #o_er #oint /ero 9 /2DNE Antivirus, etc.
&$$
PROCESO DE RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN
40
A A?7/203/ @7 >.8 26<5/02.206/78 ?7>73/02.8 ?7/07/@6 7/ 257/?. >.8 /6,<.8 78?.=>[email protected] ;6, >. 6,./01.203/$ &n el proceso de la actividad de las comunicaciones telefónicas, tuve oportunidad de atender a las llamadas, generalmente mediante el siguiente procedimiento% cuando un cliente llamaba primeramente expresaba con ciertos niveles de respeto y cortesía% 6&l 3&#!2 9 6Daniel 7illar8 le 0aluda8, C.buenos díasC o 9buenas tardesC o 9buen díaC luego le preguntaba Ven qu" le puede atenderW, Vde parte de qui"nW V$e facilita su nombre, por favorW. &n el caso, que me facilitaba su nombre, y me manifestaba el nombre del cargo o de la persona, inmediatamente le transfería la comunicación. &n algunos casos, cuando en esos momentos de la comunicación, no se -allaba la persona, entonces, le pedía si deseaba dejar algn mensaje, el cual era anotado en una agenda. &n otras ocasiones, la persona que reali@aba el llamado, no deseaba dejar mensaje alguno, entonces decía que iba a volver a llamar. &sta actividad, es de suma importancia, porque permite conocer la actitud, la seriedad así como el nivel de conocimiento que tiene la población por parte de las personas que se comunicaban con la institución y el compromiso institucional frente al cliente o usuario.
B O,./01.203/ @7 >. 26,,78;6/@7/20. ,7<0?0@. 4 ,720=0@. @7 .257,@6 . >68 ;,627@0<07/?68 78?.=>720@68$ &n primer lugar, debo mencionar que la correspondencia de una institución u 2ficina o de gestión est formados por los documentos producidos R,7<0?0@68 . >.8 @07,8.8 ,7.8 78 @720, @7
20,25>.203/ 0/?7,/. 6 >.8 7/[email protected] . 6?,.8 0/8?0?5206/78
41
26/620@. 26<6 @7 20,25>.203/ 7?7,/. y recibidosR?.<=0/ @7 ;,627@7/20. @7 5/. 26<5/02.203/ 0/?7,/. . >. 71 7?7,/. , fundamentalmente en el desarrollo de las funciones in-erentes y actividades que tengan encomendadas, los recibidos con conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derec-os o -istorial. &n consecuencia, el proceso de organi@ación de la correspondencia en el 3&#!2, es decir, los procedimientos establecidos o formales est dispuesto en 63orrespondencia ecibida8 y 3orrespondencia emitida8, guardadas u organi@ada en 6Arc-ivadores de palanca8. 3uando ingres" a esta (nstitución a reali@ar mi #rctica #reC profesional, se observó que los documentos recibidos y remitidos se -allaban ordenados inadecuadamente, no coincidían con los conocimientos t"cnicos que me ense?aron en el (&0!# 6D78. 0obre la base de los conocimientos de organi@ación de los documentos, inici" a clasificarlos por tipos de documentos, por fec-as e instituciones y órganos de la misma institución, e inclusive de acuerdo a la mayor cantidad de documentos, a continuación se procedió organi@arlos cuidadosamente y al final quedó en las condiciones fciles de identificarlos y debidamente conservadas.
C A;>02.203/ @7 >68 <?6@68 4 ?2/02.8 26,,72?.8 ;.,. 7> 586 @7 <6@7,/68 7950;68 @7 >. 6020/.$ 3ada uno de los m"todos como la observación, la descripción, uso de equipos informticos, la ofimtica, utili@ación de 0oft_are y +ard_are, entre otros, los cuales fueron debidamente estudiados en el (nstituto, en esta ocasión fueron manejadas adecuadamente, principalmente en el manejo de la computadora, la impresora, el tel"fono y otros equipos operativos de la oficina. 3ada uno de
42
estos m"todos y t"cnicas eran efectuadas con muc-o cuidado y con responsabilidad, sigui"ndose los procedimientos ms apropiados.
D R7.>01.203/
@7
>.
?,./8<0803/
@7
>.
0/6,<.203/
4
@625<7/?.203/ ;6, >68 <7@068 .@725.@68 26,,76 . 6?,68$ Dado a la naturale@a de la prctica y debido que esta oficina existe un responsable de la 2ficina, no dieron la oportunidad de manejar algunos de los instrumentos de comunicación, sin embargo, esta transferencia de la información y documentos, a trav"s del correo, el fax o el internet no son ajenos a su utili@ación. Debo aclarar, que eran muy escasos que reali@aba la transmisión de la información y documentos por medios de correos, fax u otros medios, la transferencia de los documentos lo reali@aban mediante traslado personal, a trav"s de la 6$esa de #artes8, de cada institución o empresa.
E D78.,,6>>. 5/ 78?0>6 ;,6;06 4 .@725.@6 @7 0<.7/ 872,7?.,0.> .26,@7 . >.8 6,./01.206/78$ &sta actividad fue consolidada, en cuanto a mi persona en la condición
de practicante
asistía
diariamente
correctamente
uniformada. con el uniforme del (&0!# 6D78C 3entro de &studiosC, por otro lado el personal que trabajaba en el 3&!#2 6Daniel 7illar8, tambi"n asistía con una presentación formal y elegante, es decir debidamente uniformados, utili@ndose su terno% los cuales daban niveles adecuados de buena imagen, buena presentación, consolidndose en un buen desempe?o laboral, con muc-a eficiencia y eficacia y genera la buena imagen institucional.
F A;>02.203/
@7
>.8 /6,<.8
@7
26,?78.
26<5/02.203/
,7>.206/78 5<./.8 ;.,. .?7/@7, 26,,72?.<7/?7 .> ;=>026$
43
3uando llegaba un cliente a la 2ficina le trataba con muc-o respeto, amabilidad, sencille@% por ejemplo con el saludo de cortesía 6*uenos días8, 6en qu" lo puedo ayudar8, o 6a qui"n lo necesita8, 6si"ntese por favor, espere un momento8, etc.
!ambi"n se le
despedía con especial atención, basado en los principios -umanos. &sta actividad de las normas de cortesía, comunicación, relaciones -umanas para atender correctamente al pblico, tambi"n lo aplicaba con los trabajadores del 3&!#2 6Daniel 7illar8 y los estudiantes.
G A?7/203/ .> ;=>026 ?7/07/@6 7/ 257/?. 7> ;,6?626>6 78?.=>720@6 ;6, >. 6,./01.203/$ 0aludando a la persona que ingresaba a la (nstitución con respeto y amabilidad teniendo en cuenta los principales valores $orales y =ticos.
H A;>02.203/
@7 >68
;,0/20;068 4
;,627@0<07/?68
@7 >.
.@<0/08?,.203/ @625<7/?.,0. ;.,. 6,./01., 5/ 808?7<. <6@7,/6 @7 .257,@6 . >.8 /72780@.@78 @7 >. 6,./01.203/$ &n mi centro de prcticas los equipos de oficina estaban lleno de polvos, desordenados y yo como practicante aplicando la teoría lo ordene adecuadamente en su lugar. 0ucesivamente los documentos recibidos y remitidos lo arc-ive de forma cronológica y num"rica. T finalmente cambie la posición de los escritorios porque no estaba adecuado para la atención al pblico.
44
I E>.=6,.203/ @7 >. @625<7/?.203/ ,7957,0@. .207/@6 586 @7 >. 60<?02. 872,7?.,0.>$
&sta actividad no es ajena a la labor secretarial, porque en todo momento en la 2ficina, se combinó el uso del +ard_are y 0oft_are con la finalidad de reali@ar las diferentes labores secretariales y cumplir de esta manera el objetivo de una eficiencia y efica@ labor, fundamentalmente para el dise?o de los
diversos documentos. !ambi"n se utili@ó el #rograma de &xcel y $icrosoft ^ord EF, complementado con el uso del internet, para algunos casos de trabajos.
J A;>02.203/ @7 >.8 ?2/02.8 4 2>.8002.203/ @7> .,206 ;.,. 7K725203/ @7 ?.,7.8 26/ 2,0?7,068 @7 70207/20. 6;7,.?00@.@ ,.;0@71 4 ,.206/.>0@.@$ Arc-ive los diferentes documentos remitidos y recibidos de forma /mero y 3ronológico, aplicando la teoría que me ense?o el docente en el (&0!# 6D78C 3@, con muc-o esmero, efica@ y eficiente.
A;>02.203/ @7 >.8 ?2/02.8 4 <?6@68 26,,72?68 ;.,. >6,., >. @00?.203/ @7 ?7?68 @625<7/?.203/ 26/ ;,720803/ . 5/. 7>620@.@ ;,6<7@06$ 3uando redacte los documentos que me encomendó la secretaria digite sin ver los teclados solo veía el monitor de la computadora, con muc-a presión y una velocidad.
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L A;>02.203/ @7 >68 5/@.<7/?68 @7 >. 26<;680203/ ,[email protected]/ 4 78?0>6 .;>02./@6 .@725.@.<7/?7 >68 ;,0/20;068 4 /6,<.8 @7 ,[email protected]/$ edacte el 2ficio en formato 6A8, en el estilo *'2>1& y el memorando en el formato 6A8, en el estilo *'2>1& y tambi"n utilice la puntuación mixta en los dos casos, con muc-a pulcritud y cuidadosamente.
&$&$
DIFICULTADES
A D7> N07> T2/026 P,67806/.>
'a dificultad fue en el arc-ivo de documentos porque no est organi@ado como debería de ser ordenadamente por fec-as.
B R7>.206/78 H5<./.8
!uve dificultades con la secretaria porque no es ordenada o sea no sabe clasificar sus documentos.
C U?0>01.203/ @7 T72/6>6.8 /inguno.
D E>.=6,.203/ @7 C6,,78;6/@7/20.8
!uve dificultad en la elaboración del (nforme porque an no sabía redactar.
E O?,68
en el Arc-ivo de documentos porque no me ense?o la secretaria como se debería de arc-ivar correctamente.
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CONCLUSIONES F. 3uando atendí a una llamada telefónica utilice las t"cnicas de cortesía por ejemplo *uenos días seguido el nombre de la (nstitución, como se llama la persona que est llamando, en que lo puedo, etc. #ara que la persona se lleve una buena impresión de mi persona. E. &n conclusión organice los documentos remitidos y recibidos en un lugar adecuado un lugar para cada documento y un documento en su lugar. N. Al momento de utili@ar modernos equipos por ejemplo el !el"fono lo agarraba adecuadamente para contestar la llamada entrante, sin estirara el cable y moverse de un lugar para otro. H. /o utilice ningn medio adecuado porque la secretaria no me dio oportunidad de utili@ar estos medios como pueden serK 3orreo y otras redes sociales. J. To asistía correctamente con mi uniforme del (&0!# 6D78C 3@, para identificarme como practicante en dic-a (nstitución y el personal que laboraba tambi"n iba correctamente 1niformada o sea con su !erno. M. !rataba a las personas que llegaban a la (nstitución con muc-a amabilidad, respeto, y teniendo en cuenta los valores "ticos y morales. !ambi"n las normas de cortesía como sonK *uenos días, en que lo puedo ayudar, a quien lo busca o de que quiere saber, etc. I. !rataba al cliente que llegaba a la (nstitución con muc-o respeto, amabilidad y saludo para que pueda tener una buena impresión de mi persona y que se lleve una buena intuición. O. Desde el primer día de iniciado la ejecución de la prctica, mi primera iniciativa fue de verificar las condiciones mínimas que presentaba dic-a 2ficina, consistentes en la 2rgani@ación, ubicación o distribución de los escritorios, las sillas, la computadora, la impresora, el estante, la papelera, la ubicación de los tiles de oficina, entre otros. otro punto fue la buena
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-igiene que -e mantenido durante la ejecución de la prctica casa cosa en su lugar y el lugar para cada equipo, desde luego garanti@ando su operatividad. P. &n esta función se utili@ó el #rograma de &xcel y $icrosoft ^ord EF, y constantemente se -i@o uso del +ard_are y 0oft_are con la finalidad de reali@ar las diferentes labores secretariales de forma eficiente, efica@ y con pulcritud. F.'os documentos remitidos y recibidos arc-ive en forma cronológica y num"rica con muc-a responsabilidad e inter"s. FF. Digite los documentos encomendados por la secretaria sin ver el teclado solo veía la pantalla de la computadora con una precisión y velocidad adecuada. FE.Digite el 2ficio en formato 6A8, en el estilo *'2>1& y el memorando en el formato 6A8, en el estilo *'2>1& y tambi"n utilice la puntuación mixta en los dos casos, con muc-a responsabilidad y esmero.
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RECOMENDACIONES "$ >ue capacite a la 0ecretaria para que pueda trabajar ordenadamente sin muc-os errores como viene cometiendo.
$ Deben llegar puntual a su centro de trabajo la 0ecretaria, la Directora y Docentes que trabajan en el 3&!#2 6Daniel 7illar8.
&$ &l personal de 0ervicio debería de limpiar antes que ingresen los trabajadores de la (nstitución porque a veces no limpia y las aulas estn de una manera precaria. H. &l guardin debe cuidar las cosas como si fuera de "l porque los materiales de trabajo se pierden constantemente. J. Deben desconectar las computadoras de la energía el"ctrica para así no ocasionar da?os ni perjuicios a la (nstitución, porque es peligroso que est" conectado día y noc-e en la &nergía. M. 'a Directora no debe criar gatos en la (nstitución, porque ensucia los escritorios y da una mala impresión al pblico. I. >ue cambie los tec-os de calaminas rotas de cada aula, porque cuando llueve se mete la lluvia dentro de las aulas, y así no pueden estudiar los alumnos y los docentes no pueden -acer la clase, etc.
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