Índice Puntos de Vista Vista................................ .............................................................. ................................... .......... .......... .......... ......... ....33 INTRODUCCIÓN INTRODUCC IÓN................................. ................................................................... ...................................... ......... .......4 Definición .............................................................................................5 .............................................................................................5 La Planeación................................ .................................................................... .................................................... ................66 La naturaleza de la planeación.................................. ......................................................... ...........................88 -La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos.....8 objetivos.... .8 -Primacía de la planeación.............................................................8 La importancia de la planeación.................................. ........................................... .............. .......... .......10 Características.................................. ...................................................................... .................................................... ................12 12 Característica de la Planeación .......................................................12 .......................................................12 Ventajas y Desventajas.................................... .................................................... ..................... .......... .......... .......... .....15 15 Ventajas y desventajas de la planeación.................... ........................ ......... .......... .......... ........ ...16 16 Ventajas de la planeación........................................................ planeación......................................... .................... .....16 16 Desventajas de la planeación.......................................................18 Principios ............................................................................................20 ............................................................................................20 Los principios de la planeación............................... .................................... .......... .......... ......... ......... .....21 21 Principio de la universalidad.......................................................21 Principio de racionalidad.............................................................21 El principio de la precisión .........................................................22 El principio de la flexibilidad......................................................22 El principio de la unidad..............................................................23 El principio de factibilidad..........................................................23 El principio de compromiso ........................................................23 Principio de factor limitante........................................................24 Principio de inherencia................................................................24 Objetivos................................... ....................................................................... ........................................................... .......................25 25 Objetivos.................................. ...................................................................... ................................................... .................... .....26 26 Tipos objetivos.............................................................................27 Principios para el establecimiento establecimiento de objetivos...........................28 objetivos........................ ...28 Estrategias................................. ..................................................................... ........................................................... .......................30 30 Estrategias................................ .................................................................... ................................................... .................... .....31 31 Planificación Operativa...............................................................32 1
Planeación Normativa..................................................................33 Planeación Estratégica ................................................................33 Las características de la planeación estratégica..........................34 Perspectivas de las decisiones actuales....................................... actuales........................................35 .35 Es un proceso...............................................................................35 Filosofía de la planeación estratégica..........................................35 Estructura de la planeación estratégica........................................36 La importancia de la planeación estratégica................................36 Lo que NO es Planificación Estratégica ...................................................................................................37 Necesidades y beneficios de la Planificación Estratégica ...................................................................................................39 Tipoo de planes................................... Tip ....................................................................... ......................................... .......... .......39 Propósitos y Proceso.................................. ................................................................. .................................... .........40 40 Propósitos De Planeación............................... .............................................. .................... .......... .......... ........ ...41 41 El proceso de planeación................................ ............................................... .................... .......... .......... ........ ...43 43 Las Técnicas y Herramientas de la Planeación.......... ............... .......... .......... .......... .......... .....45 45 La Técnicas de la Planeación................................ ...................................................... ........................... .....46 46 Manuales......................................................................................46 Diagrama de flujo........................................................................47 Los principales símbolos del flujograma.....................................49 CONCLUSIÓN CONCLUSI ÓN.................................... ................................................... .................... .......... .......... .......... .......... ........ ...50 50 BIBLIOGRAFÍA BIBLIOGR AFÍA.................................. .............................................................. ................................ ......... .......... .......51
2
Puntos de Vista
3
INTRODUCCIÓN La planeación es la base de las funciones administrativas, administrativas, ya que da lugar a que las demás funciones se puedan realizar. La planeación consiste en elaborar por anticipado las metas y los objetivos que se quieren cumplir y además defina las tácticas para llegar allí, por lo cual es considerado el modelo teórico para actuar en el futuro. El primer paso a seguir en el proceso de planeación, consiste en dejar en claro los objetivos de la organización, organización, es decir, definir claramente que es lo que quiero hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que definir las actividades necesarias para llegar allí. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar con anticipación el mejor camino para lograrlos. La Planeación es importante a prender de ella y no solo obtener los conocimientos necesarios de la misma sino poner en práctica.
4
Definición 5
La Planeación Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos,, y una administración por demás fortuita e recursos improvisada. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia 6
en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:: concepto
•
•
•
•
Objetivo. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, estrategias, para conseguir los objetivos. Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. 7
Con los elementos es posible definir a la planeación como: La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
La naturaleza de la planeación Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus aspectos principales: pr incipales: -La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propósito propósito de grupo mediante la cooperación deliberada. -Primacía -Primacía de la planeación La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (resultado de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la tarea de planificación). planificación). Así, los planes proporcionan proporcionan los estándares de control.
Generalización Generalización de la planeación
-
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores. superiores. Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o 8
discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos verdaderos ejecutivos. Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué algunas personas hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" "ge rente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente debido a su autoridad o posición en la organización, organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien, la planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros obreros en una fábrica planea en un área limitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos.
9
La importancia de la planeación La vida actual es sumamente dinámica, dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeación
10
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. empirismo. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. emociones.
Promueve Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
11
Característica s
Característica de la Planeación La planeación es muy necesaria que se realice en todos los ámbitos del ser humano, desde lo personal laboral, social, y en todo tipo de organización. La planeación es aplicable en países capitalistas únicamente, y así el empleo de la palabra, debido a que cuenta con un principio de aplicación la racionalización que tiene relación con cumplir la máxima eficacia y eficiencia eficiencia.. Para el caso de sociedades diferentes a las capitalistas, como las socialistas el concepto a manejar es 12
planificación, se distinguen por tener otro tipo de características en su aplicación. De momento nos concentramos en este caso sólo en la planeación. Todo tipo de planeación por su amplitud debe seguir un conjunto de pasos en su desarrollo. Se debe realizar una acotación del alcance, el tiempo, el lugar, la definición de los medios y los recursos con que se cuenta. Esto implica realizar un análisis previo de lugar en donde se aplicará la planeación. Se puede continuar realizando un diagnóstico de la situación, donde se vea: -Los recursos. -Lo interno y externo, entre ello el medio ambiente. -Las oportunidades y fortalezas, las debilidades y amenazas. Todo planeación es acotado, por lo que es necesario el desarrollo desarrollo de los puntos anteriores, para poder definir una forma de solucionar una problemática y lograr su alcance deseado mediante la planeación. Si se cuenta con una propuesta de solución, pasamos a la parte del desarrollo de la planeación, en la cual es necesario definir el enfoque de planeación a utilizar, indicando dentro del desarrollo desarrollo de la planeación un bosquejo general de lo que se realizará incluso la amplitud de la planeación a utilizar (estratégica, táctica, operativa). Dentro de dicho enfoque es inevitable dejar de hacer mención de lo siguiente:
13
La incidencia del proceso administrativo como sistema dentro de la planeación y la organización. La amplitud de la planeación. El tipo de planeación en el tiempo, largo plazo, mediano plazo, corto plazo. Misión, Valores, Valores, Visión, Propósitos. Objetivos específicos, Metas, Modelos, Políticas y normas. Análisis de la propuesta de solución, Elección de la propuesta de solución. Factores medibles internos y externos, Características de la solución. Actitud del plan, Principios de la planeación. Definición de algún otro enfoque agregado dentro de la planeación. Filosofía de la planeación, Estratégicas. Desarrollo Desarrollo del plan, Implementación y evaluación de la planeación. Otro tipo de características que distinguen a la planeación es la existencia del tomador de decisiones, cuando se realiza la planeación es necesario que exista un fuerte compromiso por parte de todos los integrantes en la organización; la planeación y el plan es lo más importante y todos los integrantes deben conocerlo. Es de importancia el tomador de decisiones debido a que es quien debe contar con la capacidad de poder definir las diferencias existentes existentes en alguna definición o actividad por realizar. También para que vigile el curso de las tareas y pueda aplicar los l os cambios adaptativos dentro de la planeación. Debe contar con cierto liderazgo y ser
14
capaz de poder tomar las decisiones en el nivel respectivo.
Ventajas y Desventajas 15
Ventajas y desventajas de la planeación Ventajas de la planeación 1. Contribuye a actividades ordenadas y con propósito. Todos propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza. Se destaca la utilidad del logro. La planeación diferencia entre la acción y el logro. 2. Señala Señala la necesi ne cesidad dad de cambi c ambios os futur futuros os. La planeación ayuda a visualizar las posibilidades futuras y a evaluar nuevos campos futuros futu ros para una posible participación en ellos. Capacita al gerente a evitar la entropía. Un gerente puede estar alerta a las oportunidades op ortunidades mediante a la planeación. 16
3. Proporciona una base de datos para el control. control. El gemelo de la planeación es el control, el cual se ejecuta para cerciorarse de que la planeación esta produciendo los resultados que se buscan. Por medio de la planeación se determinan los límites de tiempo para la iniciación y término de cada actividad, se promueve la fijación e los estándares estándares de desempeño y se fijan los gastos máximos. Esto sirve como base para el control. Un plan debe establecer tales ayudas para el control. 4. Foment Fomenta a el e l llog ogro ro. El hecho de poner los pensamientos pensamientos por escritos y formular un plan proporciona proporciona al planeador la orientación y el impulso para el logro. Escribir los resultados deseados y la forma de lograrlos son en sí fuerzas positivas para una buena administración. La planeación reduce las actividades al azar, la sobre posición innecesaria de los esfuerzos y las acciones impertinentes. 5. Obliga Obli ga a la visualiza visua lización ción de un todo . Esta forma de abarcar un todo capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensión comprensión más plena de cada actividad, y a apreciar las bases sobre las cuales están apoyadas sus acciones administrativas. Mediante la planeación, se obtiene una identificación constructiva con los problem p roblemas as y las potencialidades de la empresa en general. 6. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. La planeación proporciona proporciona una mayor utilización de las instalaciones disponibles en una empresa. Asimismo, las actividades están 17
equilibradas tanto en cantidad como en oportunidad. Ayuda al gerente gerente a ganar ganar status status. La planeación 7. Ayuda adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva. La planeación es un enfoque organizado para los problemas futuros. El pensar las cosas por anticipado proporciona proporciona orientaciones a largo plazo y adecuadas. Hacer lo contrario es administrar como resultado de los eventos en vez de la previsión, la influencia y la acción gerenciales.
Desventajas de la planeación 1. La planeación esta limitada por la precisión de la información y por, los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectado tanto por la corrección corrección presente presente como por la futura de las suposiciones que se utilizaron al formular el plan con respecto al futuro. Los planes deben ser evaluados a la luz e las operaciones de operación en curso, y la utilidad de cualquier plan basado en predicciones no confiables está abierto a dudas. 2. La planeac pla neación ión cuesta cuesta demasi demasiado ado. Los gastos de la planeación pueden ser elevados pero, como todas las funciones, la planeación debe justificar su existencia; existencia; y la cantidad y extensi0ón de las actividades de planeación deben de estar de acuerdo con las circunstancias individuales. 3. La planeación ahoga la iniciativa. Existen elementos de verdad en estos argumentos, pero como ya se dijo, los planes mas efectivos proporcionan proporcionan cierto grado de elasticidad y de interpretación interpretación en su aplicación. 18
4. La planeac planeación ión demora demora las acciones acci ones . Las emergencias y las presentaciones súbitas de situaciones difíciles y no usuales demanda decisiones rápidas. Parece Parece temerario iniciar un curso de acción sin dar cierta atención a lo que son los resultados deseados, como lograrlos mejor con las instalaciones disponibles y las consecuencias probables probables del curso e acción adoptado. 5. Los que plane planean an exager exa geran an la planea planeaci ción ón. Los que hacen la planeación tienden a exagerar su contribución. Se gastan tiempo y dinero excesivos al procurarse información y al tratar de que todo encaje en un plan nítido y compacto. 6. La planeación plane ación tiene un u n valor práctico práctic o eliminado elimi nado. La planeación no sólo es teórica, si no que otros medio son mas prácticos.
19
Principios 20
Los principios de la planeación Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias circunstancias individuales.
Principio Principio de la universalidad La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
Principio Principio de racionalidad Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos. 21
El principio de la precisión precisión "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porq porque ue van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de la flexibilidad "Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circuns ci rcunstancias tancias que hayan variado después de la previsión." Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la l a flexiona. flexi ona. Todo Todo plan pl an preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las 22
circunstancias circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida revisión.
El principio de la unidad "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, ventas, finanzas y contabilidad, contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
El principio de factibilidad Lo que se planee debe ser se r realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
El principio de compromiso La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente 23
porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
Principio Principio de factor limitante En la planeación se hace necesario que los administradores administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
Principio Principio de inherencia La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
24
Objetivos
25
Objetivos Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes. Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos: 1. 2. 3. 4.
Meta, Ámbito Car arác ácte terr defi defini niti tivo vo y Dirección.
Desde el punto de vista del gerente, la mira que va a perseguirse debe ser identificada en términos claros claros y precisos. precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las actividades deseadas él hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mira. 26
El ámbito de la meta que se persigue está incluido en la declaración de los límites o restricciones prescritos prescritos que deberán observarse. Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. defin itivo. Los propósitos propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio. Por último, la dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados resultados que se deben buscar y aparta estos resultados resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados apropiados que deben formulars fo rmularse e para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. organización. Una sugerencia provechosa provechosa para todo tod o gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus subordinados subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día, y usándolos con eficacia en su trabajo administrativo. administrativo.
Tipos objetivos Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo en el que se transforman en realidad, por ejemplo entre mas tiempo lleven en cumplirse se produce una incertidumbre incertidumbre mayor y reciben la denominación de 27
remotos. remotos. La otra clasificación de los objetivos es la de los mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo limitado y que al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos. Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos llevan consigo un poco de incertidumbre, incertidumbre, aunque unos más que otros. A medida que se van cumpliendo, su redefinición y perfección va mejorando.
Otra clasificación que se les ha dado es: financieros (rentabilidad, (rentabilidad, utilidad, reducir costos, etc.), de crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y de clientes (satisfacción, reconocimiento, etc.).
Principios Principios para el establecimiento de objetivos Para la fijación f ijación de objetivos, se realiza una subdivisión en tres principios básicos: 28
o
o
o
Principios de comunicación social: social: el principio de comunicación social, se refiere a que todos los participantes de la empresa, sepan de antemano las ambiciones de la organización en que laboran. Principio de coherencia vertical: vertical: este principio tiene que ver con lo que podría denominarse ciclo objetivo, es decir, que los l os objetivos inferiores apoyen a los de un nivel superior y permitan su cumplimiento. Principio de coherencia horizontal: horizontal: debe haber total relación entre los objetivos de un mismo nivel, para de esta forma hacer que todos sean compatibles.
En toda organización hay muchos objetivos, ob jetivos, pero algunos objetivos comunes a todas las la s organizaciones incluyen los que siguen: 1. Proporcionar buenos productos y servicios,
5. Proporcionar Proporcionar bienestar y desarrollo desarrollo a los empleados,
2. Estar adelante de la competencia,
6. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria,
3. Crecer, 4. Aumentar las utilidades aumentando las ventas y/o disminuyendo los costos, costos,
7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable, 8. Desarrollar el comercio internacional
29
Estrategias 30
Estrategias Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando. La cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos procedimientos empleados para el logro de un objetivo específico o determinado. La planeación táctica presenta características de ser un proceso proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e 31
interactivo con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados. La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo. El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.
Planificación Operativa Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. organización. Realiza una microplaneación de las organizaciones organizaciones de carácter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que ser alcanzadas, realmente realmente quien realiza todos los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel más bajo que es el operacional, en gran forma influye y determina en conjunto con la planeación táctica si las cosas se dan o no. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables programables y técnicas computacionales, se, convertir 32
una idea en realidad, o el propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.
Planeación Normativa Normativa Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas establecidas para el funcionamiento de una organización. organización. Se va a apoyar en la conformación de estándares, estándares, metodologías y métodos para el correcto correcto funcionamiento de las actividades dentro de la planeación. La planeación normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes, y políticas dentro de cualquier grupo u organización. Principalmente para mantener el control, seguimiento seguimiento y desarrollo desarrollo de la planeación, así como el desarrollo de las mismas normas y políticas establecidas. Esta planeación está estrechamente vinculada con el diseño de la Estructura organizacional. organizacional. La planeación normativa se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no son posibles delimitar y resolver la diferencia existente para llevar a cabo alguna actividad.
Planeación Estratégica La planificación estratégica tiene dos connotaciones relativamente relativamente diferentes; realizar un "mapa" de las probables decisiones futuras de una organización (Empresa (Empresa privada, Ong o Institución pública) o diseñar una ruta de acción personal para el futuro. futuro. En ambos casos nos enfrenta a la incertidumbre de qué pasará en el futuro y cómo actuaremos de manera conveniente para cumplir nuestros nuestros propósitos fundamentales. 33
Al final las dimensiones personal e organizacional se entretejen en tanto el rumbo que elegimos para nuestras organizaciones organizaciones influirá en las personas y viceversa. En general se trata de la interacción entre entorno y el interno de los entes y la habilidad de estos para actuar de manera pro activa configurando estrategias que nos permitan aprovechar aprovechar nuestras fortalezas internas y las oportunidades externas. Se Puede determinar que la planeación estratégica: •
•
•
•
•
Incluye la aplicación de la intuición y el análisis para determinar las posiciones futuras que la organización o empresa debe alcanzar. Proceso Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir -y hasta forzar- modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes circunstancias. circunstancias. Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y la planeación táctica. Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara la dirección. Es identificar y llevar a la práctica los objetivos a Largo Plazo de la empresa.
Las características de la planeación estratégica La planeación estratégica formal tiene diversas características, cada uno de las cuales nos ayudan a 34
comprender comprender más este tipo de planeación. planeación. El área área con las perspectivas actuales México, 1985), estas características son las siguientes:
Perspectivas de las decisiones actuales La planeación trata con las perspectivas de las decisiones actuales. Esto quiere decir que la planeación estratégica observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisión real o intencionada que tomará el gerente general. La esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y amenazas que surgen en el futuro, las cuales combinados con otros datos importantes proporcionan proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones en el presente para aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas.
Es un proceso La planeación estratégica, es un proceso que se inicia con el establecimiento de objetivos organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estos objetivos y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados. También es un proceso para decidir anticipadamente qué tipo de esfuerzos de planeación debe hacerse, cuándo y cómo debe realizarse, quién llevará a cabo y qué se hará con los resultados.
Filosofía de la planeación estratégica Para lograr mejores resultados, los directivos y el personal de una empresa, deben creer creer en el valor de la planeación estratégica y deben de desempeñar sus actividades lo mejor posible. 35
Estructura de la planeación estratégica Un sistema de planeación estratégica formal, une tres tipos de planes básicos que son: plan estratégico (a largo plazo); planes tácticos (a mediano plazo) y planes operativos (a corto plazo).
La importancia de la planeación estratégica La importancia de la planeación estratégica para los administradores administradores y para las organizaciones ha aumentado en los últimos años. Los administradores encuentran que definiendo la misión de sus empresas en términos específicos, les es más fácil imprimirles dirección y propósito, y como consecuencia éstas funcionan mejor y responden mejor a los cambios ambientales. La planeación estratégica nos ayuda a adquirir un concepto muy claro de nuestra organización, o cual a su vez hace posible la formulación de planes y actividades que nos lleven hacia los l os objetivos organizacionales. Existen diversos acontecimientos representativos representativos que han aumentado la importancia de la planeación estratégica, nos dice Steiner. A continuación se muestra en el cuadro 1.1 los aspectos que han hecho importante e este tipo de planeación.
Aspectos que han hecho importante la planeación estratégica Acontecimientos
36
Descripción
1. Aceleración del cambio tecnológico
2. La creciente complejidad de la actividad gerencial.
3. Creciente complejidad de ambiente externo. 4. Un intervalo mayor entre las decisiones actuales y sus resultados futuros.
•
•
•
•
A raíz de la explosión tecnológica, surgieron surgieron industrias completamente nuevas. Esto hizo necesario que las empresas buscaran nuevas oportunidades en lugar de reaccionar defensivamente ante la competencia. Los gerentes tienen que enfrentarse a factores externos: la inflación, el aumento de costos fijos, traslados de los mercados, responsabilidad social y la práctica administrativa. La administración moderna no se puede limitar a los asuntos internos, si no hay que considerar las demandas e influencias del entorno. Muchas decisiones estratégicas descansan más bien en la expectativa de utilidades a largo plazo, que en las perspectivas de ventas inmediatas. Esto significa que los planificadores tiene que ver más adelante que antes.
Lo que NO es Planificación Estratégica •
No trata de tomar decisiones futuras, ya que estas solo, pueden tomarse en el momento. 37
Exige que se haga la elección entre posibles eventos futuros, pero las decisiones en si, las cuales se toman en base en estos sucesos, solo pueden hacerse en el momento. •
No pronostica pronostica las ventas de un un producto producto para después determinar que medidas tomar con el fin de asegurar la realización realización de tal pronostico en relación a factores (compras de insumos, instalaciones, mano de obra etc.)
La Planeación Estratégica va más allá de pronosticar actuales productos y mercados presentes, formula sobre asuntos más fundamentales; negocio adecuado, objetivos básicos, tiempo de obsolescencia de productos actuales, aumento o disminución de mercados, etc.... •
No representa una programación del futuro, ni tampoco el desarrollo de una serie de planes que sirvan de molde para usarse diariamente sin cambiarlos en el futuro lejano.
Una empresa de éxito revisa sus PE. En forma periódica, (en general una vez al año). Debe ser flexible para aprovechar el conocimiento del medio cambiante. •
•
38
No representa representa un esfuerzo por sustituir la intuición y criterio de los directores directores No es nada más un conjunto de planes funcionales o una extrapolación de los presupuestos presupuestos actuales.
Es un enfoque de sistemas para guiar una empresa durante un tiempo a través de su medio ambiente, para lograr las metas dictadas.
Necesidades y beneficios de la Planificación Estratégica •
•
•
•
•
•
Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia. Fomenta Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias. Asigna prioridades en el destino de los recursos. Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos.
Tipo de planes •
•
•
Por su marco temporal se divide en: corto, mediano y largo plazo. Por su especificidad y frecuencia f recuencia de uso: específico, técnico, permanente por ejemplo. La planeación por su amplitud se divide en: Estratégica, Táctica, Operativa y Normativa. 39
La primera y la última se realizan a largo plazo, la segunda en el mediano plazo y la tercera en el corto plazo. Dependiendo de la naturaleza de la organización se deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación.
Propósitos y Proceso 40
Propósitos De Planeación Propósito hace referencia a una función o tarea básica de una empresa o una agencia o de cualquier parte de ella. Es así como por lo general las empresas tienen un propósito propósito relacionado con la producción y distribución de bienes y servicios; el de los tribunales por ejemplo es la interpretación de las leyes y su aplicación, y así sucesivamente. La planeación por su parte tiene como propósito fundamental contribuir al alcance de los objetivos, o de otra forma como lo expresaría Koontz y O’Donell: “facilitar “facilitar el logro de los objetivos y de la empresa.” Los demás propósitos propósitos de la planeación se derivan del anterior y entre ellos tenemos: 41
1. PROPÓSITO PROTECTOR: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido. 2. PROPÓSITO AFIRMATIVO AFIRMATIVO: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización. 3. PROPÓSITO DE COORDINACIÓN: Con la planeación también se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia organizacional. organizacional. La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque es una de las actividades más arduas y complejas que confronta el hombre, hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero si lo es contentarse con hacerla menos que bien. Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las siguientes partes según Rusell L. Ackoff:
42
El proceso de planeación La planeación debería ser un proceso continuo y por tanto, ningún plan es definitivo; esta siempre siempre sujeto a revisión. revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el el producto final del proceso de planear, sino un informe 43
"provisional". Es un registro de un conjunto complejo de decisiones que actúan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas. Cada planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones que deben tomarse. Con tal que se tomen en cuenta todas las decisiones importantes, las diversas maneras de dividir un plan en partes son generalmente cuestión de estilo o preferencia preferencia personal.
1. FINES: especificar metas y objetivos. 2. MEDIOS: elegir políticas, programas, programas, procedimientos procedimientos y prácticas con las que han de alcanzarse los objetivos. 3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de recursos recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como habrán de asignarse a las actividades. 4. REALIZACIÓN: diseñar los procedimientos procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. 5. CONTROL: diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos corregirlos sobre una base de continuidad. Estas son las partes que "debería" tener un plan. Muchos planes no las contienen. Es principalmente cuestión de la filosofía que sustente la planeación, la que indica que partes están contenidas en un plan y la atención relativa de que sean objeto.
44
Las Técnicas y Herramientas de la Planeación
45
La Técnicas de la Planeación Las técnicas para formular planes, y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las mas abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como formas diversas de planes. La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. proyecto. Sin embargo las más usadas son quizá las siguientes:
Manuales El concepto de lo que es un manual, manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil (manuable) se concentra en forma sistemática, sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. empresa. Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos mencionaremos tan solo algunos: 46
Manual de objetivos y políticas: políticas: Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión expresión de las políticas correspondientes correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas. Los manuales departamentales: son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado. determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición dada. Los manuales del empleado, o de bienvenida: suelen recoger todo lo que interesa interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa. empresa. Manuales de organización: organización: son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización, a que nos referimos en el siguiente capitulo; en ocasiones, adicionalmente, una síntesis de las descripciones de puestos y reglas de coordinación interdepartamental.
Diagrama de flujo Diagrama de flujo, diagrama secuencial empleado en muchos campos para mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como un proceso de fabricación. También se utilizan en la resolución de problemas. problemas. 47
La presentación presentación gráfica de la situación actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, flujo, que servirá de auxiliar en la construcción de planes. EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar representar gráficamente gráf icamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. símbolos. A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa empresa u organización, organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, persona, de 48
manera que muestre las interrelaciones, interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.
Los principales símbolos del flujograma No es indispensable usar un tipo especial de símbolos para crear un diagrama de flujo, flu jo, pero existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado conocerlos y utilizarlos, ampliando así las posibilidades de crear un diagrama más claro y comprensible comprensible para crear un proceso lógico y con opciones múltiples adecuadas.
49
CONCLUSIÓN La clave de la función administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial imparcial y con cabeza fría. La planeación tiene que ver con la definición y evaluación de los cursos de 50
acción que se implantarán en la organización, el proceso proceso de planeación desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa según como ellos se la imaginen en un futuro. futuro. La planeación en esencia debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirán en el futuro para explotarlas y cambiarlas, según sea el caso. El proceso de planeación que comienza con la determinación determinación de los objetivos, define estrategias, políticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificación.
BIBLIOGRAFÍA •
www.geoogle.com 51
•
•
•
52
www.monografias www.monografias.com-administracion.htm .com-administracion.htm www.rincondelvago.com/planeacion-yadministracion-en-la-empresa.html www.mitecnologico.com/Main/PrincipiosDePlaneac ion.. ion
•
www.es.wikipedia.org/wiki/Planeación
•
www.virtual.unal.edu.co
•
www.geocities.com/svg88/plan.html
