Petrom PM Training V9 1 Rom

Seminar Petrom:  Managementul Proiectelor  Codrin Nicolau & Iulian Intorsureanu  Septembrie 2008, Baicoi 

15-19-Sep 2008 

Prezentare ROLAND GAREIS CONSULTING (RGC)

2

Serviciile oferite de RGC Servicii de consultanta Consultanta in proiecte si programe  Analiza, benchmarkingul si dezvoltarea maturitatii companiilor orientate pe proiecte Servicii de management Managementul proiectelor si programelor Seminarii deschise si seminarii realizate in cadrul companiilor Managementul proiectelor si programelor Managementul companiilor orientate pe proiect Instruirea trainerilor de managementul proiectelor Consilierea (coaching-ul) Proprietarilor de proiecte si programe, echipelor de proiecte si programe Evenimente pe teme de managementul proiectelor Zile ale managementului proiectelor, prezentari

3

ROLAND GAREIS CONSULTING: Teams

4

Modelul companiei orientate pe proiecte

5

Organigrama: Compania orientata pe proiecte Consiliu de conducere

Grup pentru portofoliul de proiecte

Unitatea de afaceri A

Unitatea de afaceri B

Servicii

Departament

Departament

Departament

Departament

Departament

Departament

Grup de experti 1 Grup de experti 2

Grup de experti 3 Grup de experti 4

Proiecte, programe

Proiecte, programe

Departament MP

Proiecte, Programe

6

Organigrama E&P E&P

Consilier de afaceri

SPEM

Comercial & International

Planificare & Proiecte

E xp lo ra re & Za ca mi nt e

O pe ra ti un i & I ng ine ri e

Ad min istr ar ea a fa cer il or

KAZAKHSTAN

REGIUNEA Vest

REGIUNEA Centrala

Proiecte

Proiecte

Proiecte

REGIUNEA Est

Proiecte

7

Definirea proiectului

Demararea proiectului Coordonarea continua a proiectului

Controlul proiectului

Rezolvarea unei discontinuitati in proiect

Incheierea proiectului

Acceptarea proiectului

Procesul de management al proiectelor

8

Introducere in seminarul Petrom: Managementul proiectelor

9

Seminar: Obiective Obiective: Dezvoltarea perceptiei … managementului proiectelor ca proces de afaceri al organizatiei orientate pe proiecte metodelor pentru demararea, coordonarea, controlul si incheierea proiectelor metodelor pentru proiectarea organizatiei proiect Non-obiective: Training in … managementul unei discontinuitati in proiect (criza sau sansa) Obiective aditionale: Clarificarea competentelor si intereselor in rolurile din cadrul proiectelor

10

Seminar: Structura Ziua 1-2 Demararea seminarului Proiectul si procesul de managemementul proiectelor Definirea unui proiect Granitele proiectului  Analiza mediului proiectului Obiecte vizate, obiectivele proiectului Structura detaliata orientata pe activitati (Work break-down structure) Ziua 3-5 Planurile calendaristice ale proiectului Planul costurilor proiectului Managementul riscurilor in proiect Organigrame ale proiectului, roluri in proiect Demararea proiectului, controlul proiectului, incheierea proiectului Urmatorii pasi, implementarea proiectului Testul de managementul proiectelor

11

Seminar: Forme de lucru Prezentare pe baza de slide-uri Interpretarea si utilizarea de exemple din industrie Posibilitatea de a formula oricand intrebari pentru clarificare Dupa prezentari … Reflectii si discutii, in grupuri, in plen Utilizarea abordarii invatarii ciclice  Aplicarea metodelor de managementul proiectelor in „proiecte reale“ Simularea cadrului unui workshop de demarare a proiectului

12

Ziua 1 What?

Who?

When?

Trainers, participants

9:00-9:45

Self analysis of project management competences

Participants

9:45-10:00

GW: Expectations regarding this seminar

Participants

10:00-10:15

All

10:15-10:30

All

10:30-10:45

Start of the seminar

PL: Exchange of expectations Break Definitions: Project, programme GW: Project? PL: Discussion of results Project management process

Trainers

10:45-11:15

Participants

11:15-11:30

All

11:30-11:45

Trainers

11:45-12:15

PL: Discussion project management

All

12:15-12:30

Lunch break

All

12:30-13:30

Assignment of a project or a programme

Trainers

13:30-14:00

PL: Project assignment practice of Petrom

All

14:00-14:15

Break

All

14:15-14:30

PL: Selection of the training projects

All

14:30-15:00

GW: Definition of project boundaries

Participants

15:00-15:45

All

15:45-17:00

PL: Presentations of project boundaries

13

Seminar: Abordarea invatarii ciclice  Aplicare

Informatii suplimentare

Informatii

Discutii

14

Evaluarea participantilor la seminarul Petrom  Autoevaluare Bazata pe un chestionar de autoevaluare Se va completa inainte de inceperea seminarului Observare in timpul trainingului Competente de managementul proiectelor (cunostinte si experienta in metodele de managementul proiectelor) Competente sociale (tehnici de prezentare si facilitare) Informarea participantilor la sfarsitul seminarului Testul de managementul proiectelor Realizat la sfarsitul seminarului Informarea participantilor la 2 saptamani dupa seminar

15

Seminar: Reguli organizatorice Utilizarea prenumelui pentru adresare? Perioade de lucru, punctualitate, pauze Fara telefoane mobile, fara tigari, fara mancare, .... dar atmosfera placuta  Acceptarea responsabilitatii comune pentru succesul invatarii …

16

 Activitate in plen: Prezentare individuala Obiective Cunoasterea reciproca Identificarea potentialelor proiecte pentru training Continut Informatii despre … Roluri in organizatie Experienta in managementul proiectelor Proiectul potential pentru training Proces Scurte prezentari individuale: 2-3 minute

17

 Activitate in grup: Asteptari de la seminar Obiective Cunosterea diferitelor asteptari ale participantilor si agrearea unor obiective comune Cunoasterea reciproca Stabilirea activitatii in grup ca forma de lucru Continut Definirea asteptarilor privind continutul si procesul de desfasurare a seminarului Proces  Activitate in grup: 15 minute Documentare utilizand flip chart Prezentarea si discutarea in plen a asteptarilor

18

Definitie: Proces si Proiect

19

Proces: Definitie

Start

Sfarsit

O serie de activitati cu obiective, demarare si finalizare definite; indeplinirea mai multor roluri ale uneia sau a mai multor organizatii

20

Companie- IT: Mapa Proceselor de Afaceri Clienti    i    t   a   a    t   e   -    i   r    s   n    i      t     g   u   n     o     n    i    t    j       b     u   r    i   r    e   o     g   e     g     e   p       l     n   p  p    S      A   o

   t   t   c   i   a  n    t   i    j   n   i   r   o  p    C  s

Campanie condusa

   i   r   a   z     g    -  n     n     s  a     u    V     g       l       a       k     r  e     c     A      t       i       f  r     w     u    P      A      b      A

  a   i    i   r   e    -   e     g   r    i     s   n     n    t     g      l     u   u   a     a     c     B     r      i   p   g      t   e  o       f     w   r   r     u      b    P      A   P      A

  a   e   r   a    t   c     e   a     c   r       i    t     v     r   n     e   o       S    C

DezvoltaDezvoltarea rea Dezvoltarea Serviciul MarktProdukt Afacerilor PR  Parteneria Produsului DeWerbung forschung entwicklung tului Dezvoltare

 Atribuirea Proiectului

Portofoliul de Management al Proiectului

Planificare Strategica

  o    t    t   e   c    e   c   a    c   n       i   r   r    t    v   e     r    f   n     e   e   o       S    C   R

PR 

Werbung

Previzionare

Proces Primar

Proces secundar Proces tertiar

21

Proiecte: Exemple Organizarea unei conferinte internationale (Organizator de evenimente) Proiectare, achizitii, construirea unei uzine industriale (Inginer in constructii) Organizarea unei noi unitati economice (Companie de asigurari) Dezvoltarea, introducerea si lansarea unui produs (Compania Telecom) Modernizarea unei unitati de productie (Petrom)

22

Proiect? O organizatie temporara Pentru executia unui proces economic relativ unic, cu sfera de cuprindere medie spre larga si durata scurta sau medie

23

Caracteristicile proceselor de afaceri Frecventa Durata Importanta

Scala continua termen scurt

unica

unica

termen scurt- mediu termen mediu-lung

scazuta

medie - ridicata

ridicata

Sfera de cuprindere

mica

medie - mare

mare

Cererea de resurse

scazuta

medie

ridicata

mici - medii

medii - ridicate

ridicate

Organizatii implicate

putine

cateva - multe

multe







Forma de organizare

Organizatie permanenta / Grupuri de lucru

Proiect

Program

Costuri

 Abordarea







Managementul proceselor de afaceri

Managementul proiectelor

Managementul programelor

24

Procesul de definire a proiectului Start Idee de investitie

Propunere de proiect

 Analiza problemei economice

Decizie referitoare la realizarea proiectului

Nu

Sfarsit

Da Propunere de investitie Decizia de investitie

Nu

 Atribuirea proiectului

Sfarsit

Da

Sfarsit

25

CLASIFICAREA PROIECTELOR SI INVESTITIILOR E&P valabila de la 01 iunie 2006 pentru toate activitatile cu demarare in 2007 Bugetat drept Cheltuit EXPLORARE 1 2

ESTIMARE

DEZVOLTARE

Tipul investitiei Dezvoltare

EXPLORARE / CERCETARE SEISMICA & STUDII

x

1.2

SONDE DE EXPLORARE (incl. testare sonda deschisa)

x

x

x

2.1

SONDE DE EVALUARE (incl. testare sonda deschisa)

x

x

x

3.1

DEZVOLTARE / PRODUCTIE SEISMICA

x

x

3.2

SONDE DE DEZVOLTARE ( proiecte individuale inclusiv cost total sonde, echipamente de suprafata si conducte de amestec )

3.3

3

Investit

1.1

4.1

Activitati curente n.a.

x

INSTALATII DE SUPRAFATA (care nu sunt in legatura directa cu sondele de la 3.2)

x

SONDE DE PRODUCTIE / INFILL ( incluzand costul total al sondei, echipamente de suprafata si conducte de amestec)

x x

x

x

x

x

(incluzand instalatii, cladiri industriale, drumuri, sisteme electrice etc.)

x

x

4.3.1

ECHIPAMENT DE PRODUCTIE (Izolatie, tubulatura, pompe etc.)

x

x

4.3.2

Automobile, camioane

x

x

4.3.3

Instalatii de forare, suprafa ţă si echipament

x

x

4.3.4

E & I equipment (fost E&AMC)

x

x

4.3.5

Alte echipamente si materiale

MODERNIZAREA SISTEMULUI DE FORARE 4.2.1 4.2

MODERNIZARI

PRODUCTIE

4.2.2

4.3

ECHIPAMENTE SI MATERIALE

4

ALTELE 5

MODERNIZAREA INSTALATIILOR DE SUPRAFATA

x

x

5.1

INVESTITII IMOBILIARE (birouri, arhive)

x

x

5.2

STUDII & INGINERIE

x

x

5.3

DIVERSE

5.4

IT

6.1

x

ABANDONARE (Guvernl)

ABANDONARE 6.2 6

(incluzand modificari ale sistemului, operatii de control al nisipului, operatiuni de fisurare., reactivare, re-finalizare, etc. )

ABANDONARE (Petrom)

6.1.1

x

x

n.a.

n.a.

Opex aferent a se compensa cu reducerea in provizioane

n.a.

Sonde

6.1.2

Altele

6.2.1

Sonde

6.2.2

Altele

26

Ciclul de viata al investitiei si Tollgating Tollgating pentru decizia de investitie

Fazele ciclului de viata a proiectului Pre-fezabilitate

Concept

Tollgating-ul asigura corectitudinea investitiei

Fezabilitate

Productie

Operare

Executie

Activitati executate in fiecare faza si care pregatesc terenul pentru

Abandonare

Fara tollgating daca nu este planificata re-dezvoltarea proiectului

un punct de decizie tollgate Revizuiri detaliate interne si/sau externe la punctele alese de “Asset BM” si/sau EP-BM

Au fost rezolvate problemele?

Pot fi rezolvate problemele?

Au fost identificate problemele?

Pregatiti pentru a continua Zone de decizie

Identificarea conceptelor

Este proiectul inca OK sau necesita o realiniere proactiva?

Pregatiti pentru a continua

Pregatiti pentru a continua Definirea proiectului

Exista schimbari importante inainte de a intra in faza operatiunilor?

Aprobarea proiectului

27

Ciclul de viata al investitiei si Tollgating Tollgate

1

2

Faza

Concept

Pre-Fezabilitate

Fezabilitate

Nume tollgate

Concepte de identitate

Definire proiect

Aprobare

 Activitati principale

Definirea proiectului Optiune(i) de dispunere tehnic Examinarea legislatiei Optiune(i) de alegere) Plan de dezafectare de nationale si internationale foraj Optiune(i) de Determinarea optiunilor perfectionare Proiectare preliminara de baza Selectarea optiunii finale Bazele proiectarii Evaluarea optiunilor Specificarea cerintelor Planul de executie a tehnice si economice proiectului Seminar despre riscuri Optiuni recomandate Seminar despre riscuri Estimare clasa 3 Estimare clasa 2

Ordinul de marime

Clasa 3

Clasa 2

 Aproximativ >±40%

±40% spre ±25%

±25% spre ±15%

3 Executia (Aprobare in etape)

Proceduri de control si contractare finala  Activitati de mentenanta din aprobarea in etape Estimare clasa 1

Clasa 1

Clasificare estimativa  Acuratete tipica

Buget de control

< ±10%

Buget final

28

Faza de concept la punctul 1 de decizie – Identificarea conceptului  Activitati si livrabile Pregatirea unui plan schitat de abandonare a unui zacamant (incluzand criterii preliminare de abandonare si si calcule economice) Ordinul de marime Capex si estimari Comparatie sumara cu proiecte echivalente din alta parte Monitorizare sumara a oportunitatilor pentru proiecte potentiale (incluzand analize de profitabilitate) Luarea in considerare a oportunitatii strategice Luarea in considerare a altor proiecte ale OMV EP in tara/regiune Identificarea aspectelor prag s emnificative pentru OMV EP  Actualizarea analizei de tara Trecere preliminara prin analiza riscului in afaceri Examinarea afacerilor externe majore, a problemelor de resurse umane, financiare si HSE Identificarea echipei de proiect si a consilierului extern necesare pentru urmatoarea faza Pregatirea anvergurii si a bugetului pentru faza urmatoare Livrabile cheie Raportul de identificare a conceptului cu recomandari pentru continuare Ordinul de marime Capex Masura cheie de control Estimarea ordinului de marime (Nivel minim de control)

29

Segmentarea cu ajutorul proiectelor a ciclurilor de viata a investitiilor Proiect: Pregatirea propunerii

Proiect: executia contractului

Intretinere

t

Proiecte in cadrul unei relatii cu un client Proiect: Studiu de fezabilitate

Proiect: Conceptia infrastructurii

Proiect: Construirea infrastructurii

Utilizarea infrastructurii

Proiect: Intretinerea infrastructurii

Dezafectarea infrastructurii

t

Proiecte in cadrul unei investitii de infrastructura

Proiect: Conceperea produsului

Proiect: Dezvoltarea si lansarea produsului

Marketingul produsului

Proiect: Relansarea produsului

Continuarea Retragerea marketingulului produsului de produsului pe piata t

Proiecte in cadrul unei investitii de produs

30

Lanturi de proiecte: avantaje Obiective de proiect operationale Organizatii si medii specifice proiectelor Calificarea adecvata a personalului Evaluari specifice proiectelor Dar … Cultura coerenta in managementul proiectelor  Alocarea multipla a personalului (manager de proiect, membrii echipei de proiect) Un membru consecvent al echipei proprietarului proiectului O singura problema economica

31

 Activitate in grup: Proiect? Obiective Reflectii asupra informatiilor prezentate, in corelatie cu propria experienta Continut Definitia proiectului, tipuri de proiecte?  Acceptare, alte pareri, intrebari ? Proces Discutie in cadrul grupurilor: 15 minute Discutie in plen

32

Procesul de management al proiectului

33

Definirea proiectului

Demararea proiectului

Controlul proiectului

Coordonarea continua a proiectului

Rezolvarea unei discontinuitati in proiect

Incheierea proiectului

Acceptarea proiectului

Managementul proiectului: Un proces de afaceri 34

Pachetul de activitati

Luni 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 9 20 21

Managementul proiectului

Proiectare  Achizitii Productie Transport Instalare Training  Autorizare

Procesul de management al proiectului: A se realiza in plus fata de procesele legate de continut

35

Managementul proiectelor si programelor: Obiecte vizate Sfera de cuprindere

  T !  I E N  C  I  U F  I N S Planificare calendaristica

Costuri

Sfera de cuprindere, planificare calendaristica, costuri, si ... Obiective, resurse, venituri, riscuri Organizare si cultura Context:Faza pre-, post-proiect, elemente de mediu relevante, alte proiecte, strategii de companie, probleme de afaceri

36

 Aplicarea metodelor in procesul de demarare a proiectului Metode de planificare

Proiect mic

Proiect

obligatoriu

obligatoriu

optional

obligatoriu

obligatoriu

obligatoriu

optional

obligatoriu

obligatoriu

obligatoriu

optional

optional

Planul costurilor proiectului

obligatoriu

obligatoriu

 Analiza problemei economice

optional

obligatoriu

Planul obiectivelor proiectului Planul obiectelor vizate Structura detaliata orientata pe activitati Specificatiile pachetelor de activitati Diagrama de bare a proiectului Planul de finantare al proiectului

 Aplicarea diferitelor metode pentru proiecte de complexitate diferita 37

 Abordarea: Metode multiple  Aplicarea diferentiata a metodelor de management al proiectelor Numar de metode, metode “obligatorii” si “optionale”  Diferite niveluri de detaliu Metode diferite care fac fata complexitatii proiectului, pentru a asigura calitatea managementului proiectului  Asigurarea calitatii managementului proiectului prin combinarea metodelor Structurile compatibile permit integrarea rezultatelor diferitelor metode de management al proiectelor (cum ar fi WBS)

38

Studiu de caz:

Evaluarea zacamantului SALACEA

39

Obiectivele proiectului Obiective principale

Adaptate la

 Alternative pl anificate si eval uate de dezvoltar e ulterioara a zacamantului Salacea Planuri realizate referitoare la cladiri, echipamente si infrastructura in caz de abandonare Planuri de finantare si asigurare realizate, precum si personal si organizare pentru ambele alternative Decizia referitoare la abandonare sau operare agreata Standarde acceptate si conditii minime pentru HSEQ utilizate in evaluarea alternativelor Obiective aditionale

 Adaptate la

-Nu este cazul Non obiective

Adaptate la

Realizarea activitatilor post-fezabilitate

40

Obiecte vizate I Grupuri de obiecte

Obiecte

Cladiri: de luat in considerare in cazul -containere/cabine personale abandonarii -conducte -rezervor Echipament: de luat in considerare in -echipamente electrice cazul abandonarii -colectoare -pompe -drumuri de acces -garduri Infrastructura: de luat in considerare -conectare telefonica in cazul abandonarii -distribuitoare electrice - transformatoare - planuri de abandonare si planuri de productie - Plan de situatie zacamant Planuri - Plan HSEQ - Recalificare angajati

41

Obiecte vizate II Grup de obiecte Finantare si asigurare

Contracte si specificatii Organizare si personal

Obiecte - In conformitate cu anexa P a contractului dintre Guvernul Romaniei si OMV -transferul cheltuielilor de disponibilizare (compensatii) Contract intre Angajator, PETROM Regiunea de Vest si Departmentul E&R al contractorului Interpretarea studiului de fezabilitate Manager de project, Zacamant, Intretinere, Geologi, Ingineri de forare

42

Structura detaliata orientata pe activitati (WBS) EVALUARE CAMPSALACEA 1

MANAGEMENTUL PROIECTULUI 1.1

PLANIFICARE 1.2

1.1.1 DEMARAREAPROIECTULUI

1.2.1 INDEPLINIREA STANDARDELOR GEOLOGICE

INDEPLINIREA STANDARDELOR DEZACAMANT

1.1.3 ADMINISTRAREA PROIECTULUI

INDEPLINIREA CERINTELORECONOMICE

1.1.4

1.1.5 INCHEIEREA PROIECTULUI

1.2.3

ANALIZAZACAMANT 1.5

1.3.1 ACHIZITIECONTRACT DEPROSPECTARE GEOLOGICA

1.2.2

1.1.2 COORDONAREA PROIETULUI

CONTROLULPROIECTULUI

PROSPECTARE GEOLOGICA 1.4

ACHIZITII 1.3

1.4.1 ANALIZE LITOLOGICE

EVALUAREECONOMICA 1.6

1.5.1 MODELFIZIC

REPORTSI LUAREADECIZIEI 1.8

EVALUAREA ALTERNATIVELOR 1.7

1.6.1 PRIMAESTIMAREA COSTURILOR OPEX&CAPEX

1.7.1. REDACTAREAPRELIMINAREA AALTERNATIVEI 1: ABANDONAREA REZERVORULUI

1.7.2

1.8.1 VERSIUNEAPRELIMINARAA REPORTULUI

1.3.2

1.4.2

ACHIZITIE CONTRACT DEPROSPECTARE AZACAMANTULUI

TECTONICE

1.5.2 EVALUAREAPOTENTIALULUI ZACAMANTULUI

1.6.2 AGREAREAPRIMEI ESTIMARI

REDACTAREAPRELIMINAREA AALTERNATIVEI 2:

1.4.3 STABILIREATIPULUI DEZACAMANT

1.5.3 LUAREAINCONSIDERARE A EXPLOATARIIANTERIOARE AZACAMANTULUI

1.6.3 VERSIUNEAFINALAA COSTURILOROPEX& CAPEX

1.7.3 AGREAREACONTINUTULUI

1.8.3 DEPUNEREA RAPORTULUI LACLIENT

1.4.4 ESTABLISHTHEI NITIAL DISTRIBUTIONOFTHE OIL

1.5.4 PREVIZIONAREAEXPLOATARII ZACAMANTULUI

1.7.4 VERSIUNEFINALA ALTENATIVA1

1.8.4 LUAREADECIZIEI

1.3.3 ACHIZITIE CONTRACT DEECHIPAMENTEPENTRU PROSPECTARE

1.2.4 PLANIFICAREA ALTERNATIVELOR

ANALIZE

1.2.5 PLANNINGOF THEREPORT FORM

CONTINUAREA EXPLOATARII

1.8.2 FORMAFINALAA REPORTULUI

1.7.5 VERSIUNEFINALA ALTERNATIVA 2

43

Planul jaloanelor proiectului Cod

Descriere

Planificat

1.1.1

M1: Proiect atribuit

01 10 2005

1.2.3

M2: Standardele pentru evaluarea alternativelor obtinute

14 10 2005

1.3.2

M3: Contracte incheiate cu toti experti i

01 11 2005

1.5.4

M4: Prospectari geologice si de rezervor incheiate; concluzii formulate M5: Evaluarea economica finalizata- concluzii formulate

21 12 2005

1.7.5

M6: Alternative finalizate

10 02 2006

1.8.4

M7: Decizia finala luata

01 03 2006

1.1.5

M8: Proiect acceptat

10 03 2006

1.6.3

La …

Data efectiva

16 01 2006

44

Diagrama de bare a proiectului Denumirea activităţii

1.Evaluarea câmpului SALACEA

Durata

Sfârşit

Început

108 zile? Sa

Mi

108 zile Sa 0 zile Sa

Mi

1.1 Planul managementului proiectului J1 Proiect atribuit 

1.1.1 Demararea proiectului  1.1.2 Coordonarea proiectului  1.1.3 Administrarea proiectului  1.1.4 Controlul proiectului  1.1.5 Încheierea proiectului 

3 zile 105 zile 105 zile 19 zile 5 zile

Lu Jo Jo Ma Jo

Mi

1.2.2 Realizare standarde zăcământ 

10 zile Lu

Vi

1.2.3 Realizare cerinţe economice

10 zile Lu

Vi

J2 Standarde necesare evaluării alternativelor atinse

0 zile Vi

Vi

3 zile Lu 3 zile Lu

Mi Mi

1.2.4 Planificare alternative 1.2.5 Planificare formular raport  1.3.1 Achiziţie contract de evaluare geologică 1.3.2 Achiziţie contract de evaluare de zăcământ  J3 Contracte cu toţi experţii încheiate

1.3.3 Achiziţie contract pentru echipament de expertiză 1.4 Expertiză geologică

1.4.1 Efectuare analize litologice 1.4.2 Efectuare analize tectonice 1.4.3 Stabilire tip de zăcământ 

Dec ‘05

Ian ‘06

Feb ‘06

Mar ‘06

Mi Mi Vi Mi

13 zile Lu 10 zile Lu

1.3 Achiziţii

Noi ‘05

Sa Mi

1.2.1 Realizare standarde geologice

1.2 Planificare

Oct ‘05

Vi

17 zile Lu 12 zile Lu

Ma Mi

12 zile Lu

Ma

0 zile Ma

Ma

Ma

17 zile Lu

Ma

32 zile Ma 20 zile Ma 30 zile Ma 10 zile Ma

Mi

Lu Lu Lu

45

Planul de costuri al proiectului PLANUL COSTURILOR PROIECTULUI ID Pachet de Activităţi

Numepachet de Activităţi

Tipul de cost

Cantitate

personal

108 ZO

personal

13 ZO

Achiziţia contractelor de expertiz ă

personal

12 ZO

Achiziţia echipamentului de expertiză

personal

17 ZO

Efectuarea analizelor litologice

personal

20 ZO

Efectuarea analizelor tectonice

Echipament (depreciere) personal

30 ZO

Stabilirea tipului de z ăc ământ Stabilirea distribu ţiei ini ţiale a petrolului

Echipament (depreciere) personal personal

10 ZO

personal

12 ZO

Managementul proiectului Planificare

Preţ în Euro

Costuri planificate în Euro C ost ur i i nter ne

C ost ur i ext er ne

Achiziţ ii

Expertiza geologic ă

20 Z

30 Z

8 ZO

Expertiza de z ăcământ

Elaborarea modelului fizic

Echipament (depreciere)

12 Z

Evaluarea potenţialului z ăc ământului

personal

20 ZO

Considerarea operării anterioare pe z ăc ământ

Echipament (depreciere) personal

20 ZO

Evaluarea economic ă

personal personal

36 ZO

Evaluarea alternativelor

personal

44 ZO

Raportarea şi luarea deciziei

personal Personal Echipament

20 ZO

Planificarea operării pe zăc ământ

20 Z

5 ZO

Total

46

Diagrama riscurilor proiectului Cod WBS

Nr risc Eveniment de risc Defectare echipament

Costul de Probabilitatea Expunerea la risc Costului Impact

1.3.3

1

1.4

2

Intarziere a studiului geologic

1.5

3

Intarziere in prospectare zacamant

15 400

1.6

4

Er or i i n e va lu ar ea economica

2 880

15%

432

1 600

5%

90

5

1.8

Erori la luarea deciziei finale

10 250 19 850

10%

1 025

10%

1 985

10%

1 540

Impactul in planificare

Contingenta Efectiva in buget

Stare

8 weeks

Activ

8 weeks

Activ

8 weeks

Activ

3 weeks Activ

2 weeks

Activ

5 072 Euro

Total contingenta

47

Organigrama proiectului Proprietarul proiectului Expert Electr Expert Suprafata Expert Mec Organizatia proiect

Manager proiect Georgescu

Geolog Expert Expert Geo. & Reserve

Expert Reserv

ExpEcon E&P

Expert Economic

Ing mec.  Viorel

 Asistent

Expert achizitii Tehn achizitii

Economist HSEQ

Echipa proiectului

48

 Analiza mediului proiectului Proprietarul proiectului: Managerul regiunii de Vest Echipa proiectlui, inclusiv managerul de proiect

Client: Sucursala Suplac &  Regiunea de Vest

Evaluarea zacamantului SALACEA

 Autoritati:  ANMR   Agentia de Mediu Consiliul Judetean

Parteneri & Furnizori TRANSGAZ Organizatia proiect Greenpeace

49

Planuri de proiect standard pentru proiecte de constructie sonde

50

Standard: Obiective principale XX sonde forate, cu echipament de adâncime şi de suprafa ţă instalat, puse in functiune, operare pilot realizată cu succes şi predate pentru producţie comercială la Unitatea de Productie XY  Obiecte de suprafa ţă construite, teren neutilizat redat proprietarului Documentaţie tehnică pentru instalare / construc ţie, punere în funcţiune, operare şi mentenan ţă sonde, echipare fund şi suprafaţă, obiecte de suprafa ţă realizată  Autorizaţii şi permise pentru construc ţie şi operare ob ţinute Personal implicat în construc ţie şi operare instruit Responsabilităţi organizatorice (operare, monitorizare, mentenan ţă, ...) definite şi atribuite

ÎN VEDEREA:

 Asigurării producţiei Petrom prin atingerea nivelului de produc ţie prognozat conform analizei economice (... t/zi) pentru xx sonde Menţinerii / creşterii profitabilităţii conform analizei economice (... % pt xx sonde)

51

Standard: Obiective aditionale Informatii suplimentare despre zăcământ obţinute Resurse umane ale Petrom instruite în Managementul Proiectelor şi experienţă în proiecte de tip campanie de foraj sonde obţinută Dezvoltarea abilităţilor pentru adoptarea noii strategii de contractare

Standard: non-obiective Dezvoltare / adaptare a procesării producţiei de ţiţei

52

Standard: Obiecte vizate I Sonde Coloană ancoraj (xx sonde): cap coloană, coloană, sapă cu role, coloană foraj + cap coloană foraj, accesorii coloană, cap coloană cimentare, excavator, betonieră, echipament de curăţire fluid, centrifugi, unitate de floculare, chimicale, baraci, rezervoare, ... Coloană extracţie (xx sonde): coloană, sapă cu role, geală, coloană foraj + cap coloană foraj, motor subteran pt foraj direcţional, prevenitor de erupţie, ciment, accesorii coloană Echipament şi materiale Echipare de fund (incl. gravel packing, xx sonde): PCP, tubing, prajini pompare, filtru, nisip cuart, packer, … Echipare de suprafaţă (xx sonde): unitate de antrenare, cap coloană, cap pompare, instalaţie workover, cabina automatizare (CMPA), utilaje de constructie drumuri, utilaje de constructie careu sonda Conducta de ţiţei / linie amestec (xx sonde) Instalaţii foraj (Diesel; forare concomitentă a x sonde) Echipament testare (testare concomitentă a x sonde) Chimicale

53

Standard: Obiecte vizate II Obiecte de suprafata Drum acces (xx sonde): nisip, pietris Careu sonde (xx sonde): dale, nisip, pietris, rezervor detritus, rezervor apa pluviala Linie electrică (xx sonde): stâlpi, cablu, ciment, ...  Alimentare apă (xx sonde): autocisterne Documentaţii pentru autorizaţii şi permise Documentatii tehnice pentru xx sonde: foraj, echipament, drumuri acces, careuri sonde, linii electrice, conducte ţiţei / linii de amestec, lucrări de mediu, ...  Autorizaţii şi permise: certificat urbanism, aviz de mediu, aviz pompieri, autorizaţie de construcţie, aviz Apele Romane, studiu şi raport de imapct şi raport, ... Documente: comandă tehnico-geologică, document recepţie, fişă tubing, fişă cimentare, rapoarte de foraj zilnice, rapoarte teste presiune, fişe deviere şi carotaj, predare locaţie Evaluări economice revizuite după forajul fiecărei sonde

54

Standard: Obiecte vizate III Planuri şi documentaţii tehnice Documentaţii tehnice pentru: sonde şi foraj, echipare de suprafaţă şi de fund, obiecte de suprafaţă, ..., incl. desene, planuri construcţie / instalare, PIF, documente mentenanţă şi operare ... Contracte Contracte teren (xx locaţii) Contract proiectare Contract foraj vertical Contract foraj direcţional Contract echipamente Contract lucrări de suprafaţă Contracte servicii: logging, cimentare Solicitări (referate) pt echipament, materiale şi transport Organizatie Structură organizatorică, procese Personal Supervizor foraj, personal foraj, personal suprafaţă, personal workover, personal servicii, personal operare

55

Standard: Faza pre-proiect Obiective E&R si obiective de productie definite Realizare si incheiere studiu de fezabilitate Pregatire programe de foraj continuu pentru toate regiunile, 2007 Definire locatii potentiale sonde  Verificare disponibilitate teren, contactare initiala proprietari Pregatire documentatie geologica preliminara / prognoza sonde Pregatire documentatie preliminara de proiectare sonde (locatie, foraj, echipare) Pregatire documentatie preliminara de proiectare echipament de suprafata Pregatire estimare de cost preliminara Finalizare verificare economica generala Furnizare buget preliminar al proiectului in ansamblu  Aprobare buget Pregatire documentatie licitatii pentru echipament standard (timp lung de productie) Licitare si comanda echipament standard pt 2007 Expediere si livrare echipament standard Definire necesitati materiale speciale pt foraj si echipare

56

Standard: Structura detaliata orientata pe activitati (Workbreakdown Structure – WBS)

57

Standard: WBS, Versiunea II

58

Standard: Jaloanele proiectului Proiect demarat Proiectare completa (aprobata) Permise foraj obtinute Toate contractele cu furnizorii încheiate Demarare foraj Sondele 1-n puse in productie Instruire finalizata Proiect incheiat

59

Standard: Diagrama de bare – faza preproiect Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

PSP-Code Task Name 1 Pre-project Phase

1.1 1.2 1 .3 1.4 1.5 1 6. 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.1 3 1.14 1.15 1.16

E&R as well as production targets defined Perform and conclude a feasibilty study P re pa re p re il mi na ry c int ni uo us dr li il ng s che du el s f or a l r eg oi ns f or 2 00 7 Define potential well locations Prepare preliminary geological project/well prognosis Pr epar epr eliminar y well de si gn ( ol ca ito n& dr liling & c omple ito n) Prepare preliminary surface equipment design Prepare preliminary cost estimate check availability of land, first contact to land owners Finish preliminary economic check Provide a preliminary budget for the total project Approval of the budget pr epar et ende rdoc ume nt s f or st anda rd equipment (long el ad ite ms ) Tender and Order standard drilling equipment for 2007 Expediting & Delivery of standard drilling equipment define special drilling and completion needs

Dauer 288 Tage

3 Tage 85 Tage 5 T ag e 2 Tage 5 Tage 5 T age 5 Tage 3 Tage 13 Tage 3 Tage 2 Tage 0 Tage 5 Tage 30 Tage 150 Tage 5 Tage

Anfang o 05.01.06

Do 05.01.06 Di 10.01.06 M o0 8. 05 .0 6 Mo 08.05.06 Mi 10.05.06 M i1 7. 05 0. 6 Mi 17.05.06 Mi 24.05.06 Mi 10.05.06 Mo 29.05.06 Do 01.06.06 Fr 02.06.06 Mo 29. 05 0. 6 Mo 05.06.06 Do 13.07.06 Mi 24.05.06

Ende

Vorgänger

2006 2007 DezJanFebMrzApr MaiJun Jul AugSepOkt NovDezJanFebMrz

Mo 05.02.07

Mo 09.01.06 Sa 06.05.06 2 F r1 2. 05 .0 6 3 Di 09.05.06 3 Di 16.05.06 5 D i2 3. 05 0. 6 6 Di 23.05.06 6 Fr 26.05.06 8 Fr 26.05.06 5 Mi 31.05.06 9 Fr 02.06.06 1 1 Fr 02.06.06 12 Fr 02. 06 0. 6 1 0 Mi 12.07.06 1 4 Mo 05.02.07 1 5 Di 30.05.06 7

60

Standard: Diagrama de bare (Versiunea II) Nr. 1 2 13 14 19 28 30 35 38 39

PSP-Code

Task Name

Dauer

Anfang

Ende Mai

429 Tage?

Mo 22.05.06

Fr 04.01.08

1.1

1 Construction of wells Project Management

429 Tage?

Mo 22.05.06

Fr 04.01.08

1.2

Engineering, planning and permits

158 Tage?

1.2.1

Analyses

1.2.2

Engineering, Prepare the drilling project

1 .2 3 .

Ne go ti at n i g& fi na il zi ng co nt ra ct w ti hl an do wn er (s )

1.2.4 1.2.5 1.3

15 Tage

Planning

Do 01.06.06

M o24.07.06 D o3 1. 08 0 . 6

Mo 21.08.06 Fr 01.09.06

Mi 17.01.07

D i0 1.0 8.0 6

Di 15 0 . 8.0 6

41 43 45 47

1 .3 2 .

Al o l ca ti ng e xi st n i gm at er ia l fr om s to ck a nd o rd er s

M i 16 0 . 8. 06

M i 30 0 . 8. 06

1 . 3. 3

P r ov i di n gc o nt in u ou s dr i l i ng s ch e du l es f or 2 00 7 o t p ro c ur e me n t d e

D i 0 10 . 80 .6

D i 2 90 . 80 .6

13 .. 4

T end er n i ga nd O rde ri ng o fs pe ci ifc m at er a i l

4 0T ag e?

M o2 1.0 8.0 6

Do 1 2.1 0.0 6

1.3.5

Tendering and Ordering of services

84 Tage

M i 16.08.06

Fr 08.12.06

56 59 62 63 65 67 69 70 73 80 88 93 95 98 102 103 104 107 114 122 127 129 132

1.3.6

Expediting & Delivery

65 Tage

Mo 16.10.06

Do 11.01.07

1.3.7

Inspection

4 Tage

Fr 12.01.07

1.4

Mo 31.07.06

Fr 02.02.07

Authorization of personnel

132 Tage

Do 03.08.06

Mi 31.01.07

1.4.2

Training of site personnel

137 Tage

Mo 31.07.06

Fr 02.02.07

1.4.3

BOP training, W I CF certificates

23 Tage

Mo 27.11.06

Di 26.12.06

146 Tage

M i03.01.07

M i25.07.07

Well Construction and hand-over of well # 1

1 .5 1 .

S up er vi si on

1.5.2

Site preparation and surface objects

15 .. 3

1 04 T ag e 103 Tage

M i 03 0 . 1. 07

Fr 25.05.07

Dr lili ng w el l(d ep end so nth ede pth o ft he w el )l

63 T age

M i 14 0 . 2.0 7

F r1 1.0 5.0 7

T ra nsp or t& n isa t l dow nho e l eq ui pm en tto site

20 Ta ge

M o1 4.0 5.0 7

F r0 8.0 6.0 7

1 .5 .5 .4

R em ov ew /o r ig

1.5.5.4

Connect to pipeline

10 Tage

Mo 25.06.07

Fr 06.07.07

1 .5 .6 .5

H an d- ov er t op ro du ct o i n

1 3 T ag e

M o 0 9. 07 .0 7

M i 2 5. 07 .0 7

1.6

Well Construction and hand-over of well #2

1 .6 1 .

S up er vi si on

1.6.2

Site preparation and surface objects

15 .. 3

179 Tage 1 09 T ag e

M o 1 1. 06 .0 7

M i14.02.07 M i 14 0 . 2. 07

Dez

2007 Jan Feb

Mrz

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dez

2008 Jan

M o 2 8. 05 0 . 7

M i03.01.07

15 . 4 . 1 .

1 0 T ag e

Nov

Mi 17.01.07

137 Tage

1.4.1

1.5

Personnel and training

Okt

Fr 15.09.06

Di 01.08.06

1 1 Ta ge ?

Pr ep ar n i g d eta li ed s pec s & pr oc ur em en tr eq ues s t

1 1T ag e?

Sep

Di 02.01.07

124 Tage?

13 .. 1

2 1 Ta g e?

Aug

Mi 21.06.06

Do 01.06.06 D o0 1. 06 0 . 6

90 Tage

Jul

Di 02.01.07

40 Tage 6 8T ag e? 20 Tage

Studies and permits Material &service acquisition

Do 01.06.06

Jun

F r 2 2. 06 .0 7

M o22.10.07 M o 1 6. 07 0 . 7

136 Tage

M i14.02.07

Mi 22.08.07

Dr lili ng w el l(d ep end so nth ede pth o ft he w el )l

63 T age

M o1 4.0 5.0 7

M i 08 0 . 8.0 7

1 .5 .4 .1

T ra ns po rt & i ns ta l d ow n h ol e& s ur fa ce e qu ip me nt t o s it e

2 0 T ag e

D o0 9. 08 .0 7

M i 0 5. 09 .0 7

1 .5 .5 .4

R em ov ew /o r ig

1 0 T ag e

D o0 6. 09 .0 7

1.5.5.4

Connect to pipeline

10 Tage

Do 20.09.07

Mi 03.10.07

1 .5 .6 .5

H an d- ov er t op ro du ct o i n

1 3 T ag e

D o0 4. 10 .0 7

M o 2 2. 10 .0 7

M i 1 9. 09 .0 7

61

Standard: Graful mediului proiectului Client

Proprietar teren

 Autoritati Proprietar proiect

Proiect Furnizori Echipa proiectului Contractori

62

 Activitate in grup: Managementul proiectelor? Obiective Reflectii asupra informatiilor prezentate, in corelatie cu propria experienta Continut Definirea managementului proiectelor? Metode aplicate?  Acceptare, opinii diferite, intrebari ? Proces Discutie in grup: 15 minute Discutie in plen

63

Procesul de definire a proiectului

64

Procesul de definire a proiectului Start Idee de investitie

Propunere de proiect

 Analiza problemei economice

Decizie referitoare la realizarea proiectului

Nu

Sfarsit

Da Propunere de investitie Decizia de investitie

Nu

 Atribuirea proiectului

Da

Sfarsit

Sfarsit

65

Procesul de definire a proiectului Obiective Decizia asupra unei investitii ce trebuie realizata Decizia asupra tipului adecvat de organizare (proiect, program sau organizatie permanenta), pentru a initia o investitie Decizia asupra proprietarului proiectului sau programului Metode  Analiza problemei economice Definirea granitelor proiectului; dezvoltarea primelor planuri ale proiectului  Atribuirea formala a proiectului

66

Lista de verificare: Granitele proiectului Evenimentul/Data de demarare a proiectului, evenimentul/data de terminare a proiectului Faza pre-proiect, faza post-proiect Obiectivele si non-obiectivele proiectului Fazele proiectului Bugetul proiectului Relatiile proiectului cu strategiile companiei sau cu alte proiecte Rolurile din proiect Elementele relevante ale mediului

67

Petrom – Bugetul pentru Proiecte si Investitii: Procesul

68

Programul de investitii de capital

Procesul Concept si cerinte regionale Concept Cerinte si ordonare Gruparea Ariilor de Operare si propuneri

Definirea si aprobarea proiectului Realizarea planului proiectului Efectuarea studiilor de fezabilitate cerute Obtinerea aprobarii proiectului

Executia si incheierea proiectului Executie Monitorizare Incheiere

69

Concept si cerinte regionale

Ce

Initiere locala Oricine

Cine

Arie / Unitate Operare, Proiecte, O&E sau SPMC

Cum

Prin completarea unui formular de descriere a proiectului si trimiterea lui la “Proiecte”

Cand

Primul trimestru al anului anterior anului de cheltuire

Cerinte regionale si ordonare Echipa regionala cu grupul “Proiecte & Economie” impreuna cu directorul de Arie de Operare

Utilizarea formularelor de descriere a proiectului si a altor informatii disponibile (economice, justificare SPMC etc. ) In timpul celui de-al doilea trimestru al anului anterior anului de cheltuire

Gruparea sucursalelor si propuneri Echipa regionala cu grupul “Proiecte & Economie” impreuna cu un reprezentant financiar 

Prin adunarea propunerilor de la Arii de Operare dar cu concentrarea in principal pe proiectele de valoare sau complexitate mare sau impact HSSE ridicat In Iunie in anul anterior anului de cheltuire

70

Definirea si aprobarea proiectului

Ce Cine Cum Cand

Definirea proiectelor 

Studiu de (Pre)Fezabilitate/ 

fezabilitate

Obtinerea aprobarii CIP

Proprietarul proiectului cu sprijin pentru proiect in fiecare Arie de Operare

Echipele de proiect regionale care utilizeaza resurse proprii sau ale tertilor sub asistenta grupului Proiecte din sediul central

Prin dezvoltarea unui plan initial de executie a proiectului

Realizarea procedurilor proiectului si stabilirea unei acurateti de -/+ 20% a proiectului

Prin trimiterea CIP catre Consiliul de conducere Petrom. Pregatirile ar trebui sa demareze cat mai curand posibil pentru a evita cheltuielile neuniforme

In timpul ultimului trimestru al anului anterior anului de cheltuire

La sfarsitul ultimului trimestru al anului anterior anului de cheltuire

Dupa comunicarea plafonului CIP in al doilea trimestru al anului anterior anului de cheltuire

In concordanta cu MA (manualul autoritatii) in functie de valoarea proiectului

71

Executia si incheierea proiectului

Ce Cine Cum Cand

Executia proiectului

Monitorizare

Incheiere

Echipa de proiect care utilizeaza contractori precalificati

Managerul de proiect cu echipa sa de proiect. Rapoartele trebuie trimise pe canale prestabilite si catre toate nivelurile de management

Managerul de proiect

Prin planificare atenta si prin urmarirea Procesului Procesului de dezvoltare

Format de raportare a progresului standard

Ca si in procesul de dezvoltare. Uneori o revizie post-implementare ar putea fi, de asemenea, efectuata

Ca si in planul de executie a proiectului

Pe tot parcursul ciclului de viata a proiectului

In primele 3 luni dupa predarea proiectului

72

 Aria de Operare PLOIESTI 896 si OR3 Runcu DESCRIEREA PROIECTULUI: Unitatea de productie: Baicoi; Camp: Runcu Oligocen;  Adancimea sondei: 2200 m – 896 la Runcu ; 2850 m – OR3 Runcu, foraj orizontal; Localizare: P 948 Runcu; Tip hidrocarbon: Petrol si gaz asociat; Calitate: C rest si B rest; Forajul va incepe la 15.03.2006 si se va termina la 15.12.2006.

INVESTITII SI INDICATORI ECONOMICI 896 la Runcu:  Analiza incrementala pentru dezvoltarea sondei 896 de la Runcu Misles Bustenari din Sucursala Ploiesti. Daca investitia creste la 87% sau productia scade la 45% atunci NPV@15% ar putea fi negativ.

Investitie totala:

INVESTITII SI INDICATORI ECONOMICI OR3 Runcu:  Analiza incrementala pentru dezvoltarea sondei orizontale OR3 Runcu Misles Bustenari din Aria de Operare Ploiesti. Daca productia scade la 52% atunci NPV@15% ar putea fi negativ.

Investitie totala:

3.78 mil. RON = 1.05 mil EUR

11.6 mil. RON = 3.222 mil EUR

Indicatori economici:

Indicatori economici:

ROR: 122 % Perioada de recuperare: 2007 (@11%) NPV@ 11%: 16,940,837 RON

ROR: 52 % Perioada de recuperare:2009 (@11%) NPV@ 11%: 3,687,910 RON

73

De la PIB la proiecte Aprilie/Mai

CIP/PIB- 5 ani (2006-2010): •finalizat •Aprobat de conducerea Petrom

August

•Buget pentru FY 06 •Liste de proiecte pe regiuni si Arii de Operare •Alte proiecte •Seismic & Explorare

Septembrie

Aprobare: • budget • proiecte de catre Managementul Petrom

Decembrie

•Stabilirea echipelor de proiect •Prima planificare a proiectelor •Stabilirea datei de start a proiectelor

Procesul se repeta in fiecare an

......

74

Indicatori CIP Buget total CIP pentru 2006: 327 Milioane € 800 proiecte Bugetul mediu al unui proiect: 400 000 € Dar exista si un proiect cu un buget de 130 Milioane € Startul proiectelor: Intre Ianuarie si Iunie 2006

75

Strategia Petrom: Reducerea numarului de proiecte pentru 2005 2 500 proiecte

Multe proiecte mici

pentru 2006

pentru 2007

800+ proiecte 400 proiecte?

Mai putine proiecte mici spre medie

Putine proiecte mari

pentru 2008

.......

….

….

• Proiecte mai putine si mai mari - permit o mai buna coordonare • Proiecte mai complexe - reclama competente sporite de managementul proiectelor

76

 Activitate in plen: Procesul de definire a proiectelor Petrom Obiective Reflectii asupra procesului de definire a proiectelor Petrom Continut Cum este organizat procesul de definire a proiectelor la Petrom? Forme de lucru Discutii in plen

77

 Activitate in plen: Definirea proiectelor de training Obiective Selectionarea proiectelor de training Criterii de selectie: Reale, aprobate, in faza timpurie, diferite Contributia la procesul de invatare: aplicarea metodelor de management al proiectelor pentru proiectele de training Proces Intocmirea listei proiectelor de training potentiale Interpretarea proiectelor Selectionarea proiectelor de training Constituirea grupurilor care vor lucra la proiectele de training

78

 Activitate in grup: Granitele proiectului Obiective  Aplicarea metodei „Definirea granitelor proiectului “ Continut Definirea granitelor proiectului si a contextului proiectului pentru proiectul de training selectat  Aplicarea listei de verificare “Granitele proiectului”  pentru o analiza primara a proiectului Proces Lucru in echipa: 45 minute Documentarea utilizand flip chart Prezentari si reflectii in plen asupra metodei

79

Lista de verificare: Granitele proiectului Evenimentul/Data de demarare a proiectului, evenimentul/data de terminare a proiectului

Faza pre-proiect, faza post-proiect Obiectivele si non-obiectivele proiectului Fazele proiectului Bugetul proiectului

Relatiile proiectului cu strategiile companiei sau cu alte proiecte Rolurile din proiect Elementele de mediu relevante 80

Sugestii pentru procesul de lucru in echipa Numirea unui unui facilitator pentru activitatile activitatile in grup Responsabilitatea Responsabilitatea facilitatorului facilitatorului Redefinirea obiectivelor obiectivelor aflate in sarcina sarcina grupului grupului de lucru, asigurarea unei perceptii unitare Implicarea tuturor membrilor grupului Incadra Incadrarea rea in timp Realizarea, in concordanta cu sarcinile a:  – Documentarii Documentarii rezultatelor  – Dezvoltarii unei unei solutii complete, complete, dar nu nu foarte detaliate Facilitatorul va contribui, contribui, de asemenea, si la la realizarea activitatilor de contintut din cadrul grupului

81

Ziua 2 What?

Introduction and ref lection

Who?

When?

Trainers, participants

9:00-10:15

Al l

10:15-10:30

Break Project context, project environment analysis

Trainers

10:30-11:00

Participants

11:00-11:30

PL: Discussion PEA

Al l

11:30-11:45

Break

Al l

11:45-12:00

GW: Project environment analysis

Objects of consideration, project objectives

Trainers

12:00-12:30

Al l

12:30-13:30

Lunch break GW: Objects of consideration, objectives

Participants

13:30-14:15

All

14:15-14:30

Al l

14:30-14:45

Trainers

14:45-15:15

PL: Discussion objects of consideration, objectives Break Work break-down structure GW: Work break-down structure

Participants

Break

Al l

PL: Work break-down structure GW: Adaption of all project plans

15:15-16:00 16:00-16:15

Al l

16:00-16:30

Participants

16:30-17:00

82

 Analiza contextului proiectului

83

Contextul proiectului: Dimensiunea timp

Faza FazaPre-Proiect Pre-Proiect

Proiect Proiect

Faza FazaPost-Proiect Post-Proiect

84

Intreb Intrebari ari pentru pentru descri descriere ereaa fazei fazei pre-pr pre-proie oiect ct Ce s-a intamplat inainte sa inceapa proiectul? Ce decizii au fost deja luate? Cine a promovat si cine a obstructionat proiectul? proiectul? Ce documentatie este disponibila din faza pre-proiect?

85

Intreb Intrebari ari pentru descri descriere ereaa fazei fazei post-P post-Proie roiect ct Ce se va intampla dupa terminarea proiectului? Ce actiuni si decizii trebuie efectuate dupa terminarea proiectului?  Ar putea/trebui sa existe alte alte proiecte in continuare? continuare?

86

Dimensiunea continutului: Relatii Relatiile cu strategiile companiei Realizarea prin proiect a strategiilor Impactul proiectului asupra strategiilor companiei Relatiile cu alte proiecte Relatii sinergice sau competitive Organizarea transferului de informatii Persoane care detin diferite roluri in diferite proiecte

87

RELATIILE CU ALTE PROIECTE

Numele proiectului  Numarul proiectului 

Proiect

Versiunea:

Descrierea relatiei

Data:

Masuri

Numele:

Pagina 1

88

 Analiza mediului proiectului Client/Utilizator

altii

Organizatia proiect

Media

Proiect

Companie de proiectare

Concurenti  Autoritati

Partneri si furnizori

89

Data de control 1 Proprietarul proiectului Partener

Echipa de proiect

Proiect

Clienti

Furnizori Concurenti

90

Data de control 2 Proprietarul proiectului

Echipa de proiect

Proiect

Partener

 Autoritati

Furnizori Clienti Concurenti

91

 Analiza mediului proiectului: Abordarea analitica Listarea si gruparea elementelor de mediu relevante Dezvoltarea unui graf  Cu bule sau segmente Descrierea relatiilor dintre proiect si elementele de mediu social luate individual (asteptari reciproce, potentialuri, conflicte) Dezvoltarea strategiilor si activitatilor pentru proiectarea relatiilor Posibil: Evaluarea relatiilor dintre elementele de mediu

92

 Analiza mediului proiectului: Exemplu Relatie Proiect

Mediu

 Asteptari reciproce pentru a descrie relatia  Asteptari orientate pe proces  Asteptari orientate pe rezultat Strategii Masuri

93

 Analiza mediului proiectului: Repede si fara acuratete Graful mediului proiectului Descrierea relatiilor prin simboluri Strategii pentru relatiile selectate Comunicarea rezultatelor

94

 Analiza mediului proiectului: Sugestii si trucuri

Rezultatul se refera la un anumit moment de timp  “Relevanta”: Are un impact asupra succesului proiectului, trebuie luata in considerare Grupuri posibile: Clienti, Furnizori, Parteneri, Autoritati Publice, Media, Grupuri de Interese, Organizatii Liniare, Organizatia proiect  Asteptari referitoare la asteptari Baza pentru strategii organizationale si pentru marketingul proiectului Nici o sansa de a schimba elementul de mediu, ci numai relatiile

95

 Analiza mediului proiectului: Obiective Construirea elementelor sociale de mediu relevante Concentrarea pe elementele de mediu selectate  Analiza si proiectarea relatiilor proiectului cu elementele de mediu Marketingul proiectului Baza pentru controlul social

96

 Activitate de grup: Analiza mediului proiectului Obiective  Aplicarea analizei mediului proiectului la proiectul de training  Activitati Identificarea si gruparea elementelor relevante de mediu Desenarea unui graf si caracterizarea diferitelor relatii prin simboluri Selectarea unui element de mediu social si analizarea asteptarilor reciproce dintre proiect si mediu Dezvoltarea strategiilor pentru managementul relatiei Proces  Activitate in grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart Reflectie asupra metodei

97

Contractarea

98

Cumparare versus achizitie Cumparare  Volum mare, valoare mica pe unitate Produse de masa Produse / servicii simple •

• •

• •

• •

Piata Preturi fixe Durata scurta Instrument

Achizitie  Volum mic, valoare mare pe unitate Produse particularizate Produse / servicii complexe Precalificare / preselectie Relatie: pret performanta Durata lunga Parte a unei strategii •

• •

• •

• •

99

Tipuri de contracte

100

Procesul de contractare Dezvoltarea strategiei de contractare

Revizuire daca este necesar

Stabilirea obiectivelor

Dezvoltarea strategiei pentru atingerea obiectivelor

Implementarea si realizarea strategiei

Revizuire daca este necesar

Schimbare / Imbunatatire

Schimbare/ Imbunatatire

 Actiuni de monitorizare, evaluare, corectare, prevenire

Re-proiectare daca este necesar

101

Strategia de Contractare: factori de context Resurse companie Strategie companie

Competente companie

Strategie de contractare

Strategie achizitii

Mediu socio-politic Mediul Socio- economic

Piata … Nivel tehnologic

Cadrul legal

102

Principii ale contractarii Concurenta libera Transparenta Tratament egal Confidentialitate Proportionalitate

103

Evitati contestatiile ! Contract unitar (din punct de vedere terminologic) Responsabilitati si obligatii clare pentru fiecare parte Specificatii tehnice clare Durata contractului: adecvata pentru a acoperi obiectul contractului intr-o maniera competenta si profesionala Termeni si conditii de plata clare Raspundere limitata la o suma corecta si acceptabila pentru ambele parti Mediere in loc de litigii

104

Obiectele vizate si planul obiectivelor proiectului

105

Obiectele vizate Structurarea obiectului, rezultata din proiect Definirea altor obiecte vizate (locatii, tehnologii, ...) Prezentarea: ca o lista şi/sau graf  Utilizarea structurilor standard Baza pentru planul de obiective al proiectului si a structurii detaliate orientate pe activitati (WBS)

106

Uzina Uzinade de productie productie Cladiri Cladiri

Echipament Echipamentde de productie productie

Cladirea Cladireade de productie productie

Echipament EchipamentA  A 

Cladirea Cladirea administrativa administrativa

Echipament EchipamentBB

Suprafata Suprafatade de depozitare depozitare

Echipament EchipamentCC

 Alte  Alteobiecte obiecte Echipament EchipamentIT IT Mobila Mobila

Obiectele tehnice vizate ale unei uzine de productie

107

Uzina Uzinade de productie productie Cladiri Cladiri Cladire Cladirede de productie productie

Echipament Echipament de deproductie productie Echipament EchipamentA  A 

Dotari Dotari

Personal, Personal,etc. etc.

Echipament EchipamentIT IT

Personal Personal

Cladire Cladire administrativa administrativa

Echipament EchipamentBB

Mobilier Mobilier

Organizare Organizare

Suprafata Suprafata de dedepozitare depozitare

Echipament EchipamentCC

 Alte  Altedotari dotari

Finantare Finantare

Obiectele vizate ale unei uzine de productie - complete

108

Uzina de productie: Obiectivele proiectului Obiective principale

Obiective principale adaptate la

Cladirea de productie, cladirea administrativa, suprafata de depozitare, echipament pregatit pentru operare permanenta Personal calificat si organizare disponibile Obiective aditionale

Obiective aditionale adaptate la

Dezvoltarea unei relatii permanente cu furnizorul A Non obiective

Non obiective adaptate la

Marketingul produsului

109

Planul obiectivelor proiectului  „Obiectiv“: O stare viitoare dezirabila  Asigurarea unei viziuni holistice a proiectului Identificarea tuturor obiectivelor strans corelate Obiective principale si aditionale, non-obiective Operationalizarea obiectivelor prin luarea in considerare a obiectelor vizate, cuantificari

110

 Activitate in grup: Obiecte vizate si obiectivele proiectului Obiective  Aplicarea metodei: Obiectele vizate  Aplicarea metodei: Definirea obiectivelor proiectului Continut Dezvoltarea unei liste cuprinzatoare de obiecte vizate pentru proiectul de training Listarea obiectelor vizate Structurarea acestor obiecte cu titluri Dezvoltarea unei liste de obiective ale proiectului pentru proiectul de training Diferentierea in obiective, obiective aditionale si non-obiective Operationalizarea obiectivelor Proces Lucru in echipa: 45 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii asupra metodelor in plen

111

Structura detaliata orientata pe activitati

112

Structura detaliata orientata pe activitati Construirea instalatiei 1 Managementul proiectului

Proiectare

1.1

1.2

Demararea proiectului

Proiectarea constructiei

1.1.1 Coordonarea proiectului

 Achizitii, finantare si asigurare 1.3

Producerea componentelor

Transportul componentelor

Construire si instalare

1.4

1.5

1.6

Organizarea implementarii, personal si autorizare

Functionarea pilot

Plan de training si autorizare 1.7.1

Planul functionarii pilot 1.8.1 Realizarea functionarii pilot 1.8.2

1.7

Producerea echipamentului de productie 1.4.1

Transportul componentelor

1.2.1

Subcontractarea unor lucrari de constructie 1.3.1

1.5.1

Plan de constructii si instalare 1.6.1

Proiectarea echipamentului de productie 1.2.2

Planificarea achizitiei componentelor 1.3.2

Producerea echipamentului de stocare 1.4.2

Pregatirea transportului in  Austria 1.5.2

Pregatirea lucrarilor de constructii 1.6.2

Pregatirea trainingului

 Achizitia echipamentului de productie 1.3.3  Achizitia echipamentului de stocare 1.3.4

Producerea echipamentului de service 1.4.3

Pregatirea transportului in Europa 1.5.3 Pregatirea transportului maritim 1.5.4

Realizarea constructiei

Realizarea trainingului

1.1.4

Proiectarea echipamentului de stocare 1.2.3 Proiectarea echipamentului de service 1.2.4

1.6.3 Instalarea echipamentului de productie 1.6.4

1.7.3 Pregatirea si realizarea organizarii 1.7.4

Incheierea proiectului

…

 Achizitia echipamentului de service 1.3.5

Realizarea transportului in  Austria 1.5.5

Pregatirea si realizarea autorizarii 1.7.5

Finantarea achizitiei

…

1.3.6

…

Instalarea echipamentului de stocare 1.6.5 Instalarea echipamentului de service 1.6.6

1.1.2  Administrarea proiectului 1.1.3 Controlul proiectului

1.1.5

1.7.2

1.8

 Ajustari dupa functionarea pilot 1.8.3

… …

113

WBS: Obiective Detalierea sferei de cuprindere in pachete de activitati operationale Pachetul de activitati reprezinta unitatea de planificare si control Structura ierarhica a pachetelor de activitati versus lista de verificare unidimensionala Potentialul pentru selectarea si sortarea pachetelor de activitati in vederea informarii diferitelor grupuri tinta Un instrument de comunicare Baza comuna pentru planificarea ulterioara a proiectului

114

Implementarea Implementarea sondei sondei

Managementul Managementul proiectului proiectului

Sosea Sosea de deacces acces

Platforma Platforma sondei sondei

…. ….

Organizare Organizare

Proiectarea soselei de acces  Achizitii pentru soseaua de acces Construirea soselei de acces

 !  U  N  N U,

WBS orientat pe obiecte

115

Nu asa ar trebui sa arate o diagrama de bare !! 116

Implementarea Implementarea sondei sondei

Managementul Managementul proiectului proiectului

Proiectare Proiectare

 Achizitie  Achizitie

Proiectarea soselei de acces Proiectarea platformei sondei Planificarea organizatiei

Constructie Constructie  Autorizare  Autorizare

Functionare Functionare pilot pilot

 !  A  D ,  A  D

WBS orientat pe procese 117

 Asa arata o diagrama de bare !! 118

WBS: Abordare Structura cronologica, in concordanta cu executia Structura adecvata pentru control Fara subproiecte, fara granite artificiale De sus in jos sau de jos in sus  Vizualizare, pentru a facilita acceptarea Schitat de catre managerul de proiect, dezvoltare finala de catre echipa de proiect, pentru a fi „mai bine promovat“

119

WBS: Sugestii si trucuri 6-8 faze, 6-8 pachete de activitati pe faza Terminologie unitara  Aplicarea unor WBS standard Nu foarte detaliat Baza pentru acordul intre managerul de proiect si membrii echipei de proiect Baza pentru controlul proiectului Metoda aditionala de managementul proiectelor: Specificatiile pachetelor de activitati

120

Specificatiile pachetelor de activitati Descrieri calitative si cantitative ale pachetelor de activitati selectate Definirea continutului si rezultatelor pentru fiecare pachet de activitati Posibil: Definirea metodei de masurare a progresului  Aplicarea de specificatii standard

121

Numele proiectului  Numarul proiectului 

Codul WBS Numele WP

SPECIFICATIILE PACHETELOR DE ACTIVITATI Continut WP Non-continut WP Rezultate WP Masurarea progresului WP

Codul WBS Numele WP

Continut WP Non-continut WP Rezultate WP Masurarea progresului WP

Versiune:

Data:

Nume:

Pagina 1

122

Specificatiile pachetelor de activitati Codul WB:

1.2.7

Planificarea proceselor de mentenanta

ID WP:

WP – Continut Identificarea proceselor de mentenanta Definirea rolurilor si responsabilitatilor pentru mentenanta Descrierea proceselor, diagrama responsabilitatilor Coordonarea cu expertii QM Integrarea intr-un manual de organizare WP – Rezultate Descrierea proceselor de mentenanta in manualul de organizare

123

Obiecte vizate

Obiectivele proiectului -Sosea de acces - construita -Platforma sondei implementata -Organizare implementata

Sosea de accesSW

Structura detaliata Projekt orientata pe activitati Proiect Projekt

Platforma HW sondei

Proiectare Planung Planung

Realisierung  Achizitie Realisierung

Planung Proiectarea Planung soselei SWde acces

Organizare Organisation

SW

Proiectarea Planung Planung platformei HW sondei

Constructie Test Test

 Autorizare IBN IBN

. . . .

HW

Membrii echipei de proiect

Relatiile dintre obiectele vizate si alte planuri ale proiectului

Manager Projektde proiect manager

Expert Proiectant organizareonal Organisation SW constructii civile Inginer HW mecanic

124

 Activitate de grup: Structura detaliata orientata pe activitati Obiective  Aplicarea metodei: WBS  Activitati Structurarea orientata pe procese a proiectului (3 niveluri) 7-8 faze, definirea pachetelor de activitati pentru fiecare faza  Aplicarea unui cod WBS Optimizarea terminologiei (etichete pentru pachete de activitati) Forma Lucru in echipa: 60 minute Documentare utilizand flip chart, fluturasi Reflectie asupra metodei in plen

125

Ziua 3 What?

Introduction

Who?

When?

Trainers

9:00-9:15

Project Vernissage I

All

9:15-10:30

Break

All

10:30-10:45

Project schedules

Trainers

10:30-11:00

GW: Scheduling

Participants

11:00-12:15

PL: Scheduling

All

12:15-12:30

All

12:30-13:30

Trainers

13:30-14:00

Lunch break Project ressource plan and cost plan GW: Cost plan

Participants

14:00-14:30

PL: Cost plan

All

14:30-14:45

Break

All

14:45-15:00

Project risk management

Trainers

15:00-15:45

GW: Risk management

Participants

15:45-16:30

All

16:30-17:00

PL: Discussion risk management

126

Planificarea calendaristica a proiectului

127

Project Milestone Plan Cod

Descriere

Planificat

1.1.1

M1: Proiect atribuit

01 10 2005

1.2.3

M2: Standardele necesare pentru evaluarea alternativelor asigurate

14 10 2005

1.3.2

M3: Contracte cu toti experti i inchei ate M4: Prospectarile geologice si de rezervor finalizate – concluzii formulate

01 11 2005

1.5.4

Data efectiva

21 12 2005

1.7.5

M5: Evaluarea economica finalizata – concluzii formulate M6: Alternative finalizate

1.8.4

M7: Decizia finala luata

01 03 2006

1.1.5

M8: Proiect acceptat

10 03 2006

1.6.3

Modifical la

16 01 2006 10 02 2006

128

129

130

Planificarea calendaristica: Obiective Pentru intregul proiect sau pentru parti ale proiectului Selectia: Metode adecvate de planificare calendaristica Neprelucrata sau detaliata Definirea pachetelor de activitati trebuie luata in considerare

131

Planul jaloanelor proiectului Jalon = un eveniment important in progresul unui proiect 6-8 jaloane pe proiect Relatie intre fiecare jalon si un pachet de activitati (inceputul sau sfarsitul pachetului de activitati) Descrierea jalonului ca eveniment  Asocierea de date la jaloane

132

Diagrama de bare Pachetele de activitati reprezentate prin bare Lungimea barelor proportionala cu durata pachetelor de activitati Pozitionarea barelor in concordanta cu o scala temporala Diagrama de bare ca instrument de comunicare Diagrama de bare cu relatii = o planificare CPM (Critical Path Method - Metoda drumului critic)

133

[ titel ]

Logica in retea a activitatilor de proiectare Petrom

134

CPM: Graf  SS=4

0 0

Proiectare A-100 6

6 6

4 7

6 6

 Aprovizionare A-200 8 4 11

Productie A-300 11 5 11

11 11

Logistica A-400 14 3 14

14 14

Instalare A-500 4

18 18

SS=2

16 17

 Autorizare 18 A-700 18 2

20 20

Training A-600 17 1 18

135

Prezentare grafica WP

Denumire WP ES Cod EF LS Durata LF

Relatie ES ... Termen minim de incepere LS ... Termen maxim de incepere

EF ... Termen minim de terminare LF ... Termen maxim de terminare

136

Metoda drumului critic (Critical Path Method CPM) Diagrama de precedenta, diagrama cu activitatile pe sageti Elemente: Pachetele de activitati si relatiile dintre acestea Tipuri de relatii: sfarsit-inceput, inceput-inceput, inceputsfarsit, sfarsit-sfarsit Diferentieri in planificarea calendaristica si planificarea procesului Ipoteze si cunostinte de specialitate necesare  Algoritm: Calcul inainte si inapoi pentru a determina drumul critic

137

 Activitate de grup: Planificarea calendaristica I Obiective Crearea unui plan de jaloane  Activitati Definirea a 6-8 jaloane, reprezentarea jaloanelor in WBS Dezvoltarea unui plan de jaloane  Asocierea de date calendaristice jaloanelor Proces  Activitate de grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii in plen asupra metodei

138

 Activitate de grup: Planificarea calendaristica II Obiective Crearea unei diagrame de bare  Activitati Realizarea unei versiuni preliminare a diagramei de bare la nivelul fazelor Detaliati una sau doua faze Proces  Activitate de grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii in plen asupra metodei

139

Costurile proiectului

140

Planul de costuri al proiectului PLANUL COSTURILOR PROIECTULUI ID Pachet de Activităţi

Numepachet de Activităţi

Tipul de cost

Cantitate

Managementul proiectului

personal

108 ZO

Planificare

personal

13 ZO

Achiziţia contractelor de expertiz ă

personal

12 ZO

Achiziţia echipamentului de expertiză

personal

17 ZO

Efectuarea analizelor litologice

personal

20 ZO

Efectuarea analizelor tectonice

Echipament (depreciere) personal

30 ZO

Stabilirea tipului de z ăc ământ Stabilirea distribu ţiei ini ţiale a petrolului

Echipament (depreciere) personal personal

10 ZO

personal

12 ZO

Preţ în Euro

Costuri planificate în Euro Costuri interne

Costuri externe

Achiziţ ii

Expertiza geologic ă

20 Z

30 Z

8 ZO

Expertiza de z ăcământ

Elaborarea modelului fizic

Echipament (depreciere)

12 Z

Evaluarea potenţialului z ăc ământului

personal

20 ZO

Considerarea operării anterioare pe z ăc ământ

Echipament (depreciere) personal

20 ZO

Evaluarea economic ă

personal personal

36 ZO

Evaluarea alternativelor

personal

44 ZO

Raportarea şi luarea deciziei

personal Personal Echipament

20 ZO

Planificarea operării pe zăc ământ

20 Z

5 ZO

Total

141

Planificarea costurilor proiectului Definitia costurilor : Cost = cantitate x pret Tipuri de costuri: Personal, materiale, echipamente, alte costuri Obiectele vizate pentru planificarea costurilor Pachetele de activitati, grupuri de pachete de activitati, fazele proiectului, proiectul in ansamblu

142

Pachete de activitati

Costuri ale atribuirilor interne

Tipuri de costuri

Costurile pachetelor de activitati

Costuri ale obiectelor

Costurile proiectului

143

Planificarea costurilor proiectului: Recomandari Structurare conform WBS Definirea la nivelul de detaliere necesar in WBS Costuri eligibile si costuri de oportunitate

144

Proiect: Implementarea Managementului Proiectelor (la Administratia orasului Wels, Upper

 Austria)

Numarul pachetului de activitati 1 000 2 000 3 000 4 000 5 000 6 000 7 000 8 000 9 000 9 500 9 600

Pachetul de activitati

 Analiza: starea MP  Achizitie software pentru MP Training MP WS cu managementul executiv Proiect Pilot- I Proiect Pilot II Dezvoltare de standarde Reglementari organizatorice Managementul proiectului Servicii de consultanta Marketingul proiectului

Total

Costuri Resurse in Costuri interne externe in Zile-Om in ATS  ATS 25 20 315 10 38 140 430 150 195 -

1323

71.000 56.800 894.600 28.400 107.920 397.600 1,221.200 426.000 553.800 -

60.000 258.000 40.000 220.000 30.000

3,757.320

568.000

145

Costurile proiectului in cadrul procesului de tollgating Fiecare proiect din lantul de proiecte al procesului de tollgating (proiect de conceptie, proiect de pre-fezabilitate, etc.) determina cresterea increderii in costurile exploatarii zacamantului. Costurile estimate in proiectul de conceptie sunt obtinute din baza de date de costuri Obiectivele: Sa se obtina costurile proiectului la punctul de decizie 3, avand un interval de incredere de +/- 15%  Acest lucru se poate obtine utilizand tehnici de analiza a riscului Se poate reprezenta printr-o curba sigmoida (curba-S) de tipul costuri-probabilitate Controlul bugetului proiectului este „negociat“ intre proprietarul proiectului si managerul de proiect

146

 Activitate in grup: Planificarea costurilor proiectului Obiective Schitarea unui plan de costuri  Activitati Definirea nivelului de detaliere pentru planificarea costurilor Dezvoltarea de planuri de costuri pentru 2 pachete de activitati Ipoteze referitoare la resursele necesare si preturile zilnice Proces  Activitate in grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii asupra metodei in plen

147

Managementul riscurilor in proiect

148

Risc: Definitie Un risc reprezinta posibilitatea unei deviatii negative sau pozitive de la un obiectiv Deviatii in realizarea unui proiect, faze sau pachet de activitati privind calitatea, costurile, durata

149

Managementul riscurilor : Obiective si procese

Obiective Identificarea timpurie a riscurilor Prin masurile de risc se urmareste …  – Scaderea/cresterea probabilitatii riscurilor  – Minimizarea pierderilor sau maximizarea beneficiilor Procesul de management al riscurilor analizarea, planificarea and stabilirea masurilor de risc in procesul de demarare a proiectului managementul riscurilor iminente/evidente in procesul de coordonare a proiectului controlul riscurilor in procesul de control al proiectului

150

 Analiza riscurilor Identificarea riscurilor Evaluarea costurilor sau beneficiilor potentiale si a probabilitatii riscurilor  Analiza riscurilor orientata pe pachetele de activitati

151

Identificarea riscurilor Baza pentru identificarea riscurilor o reprezinta pachetele de activitati din structura WBS In concordanta cu planurile calendaristice, planul costurilor si planul resurselor Nu toate pachetele de activitati trebuie avute in vedere Obiectele vizate si analiza mediului proiectului pot fi utilizate ca liste de verificare suplimentare pentru identificarea riscurilor

152

Diagrama riscurilor proiectului de la Unisys Problema de risc

Prioritate

Numar

I na lt a

1

E se c p ot en ti al al furnizorului

Medie

2

Esec in indeplinirea cerintelor de sistem

Inalta

3

Medie

4

R es ur se n u f oa rt e bine calificate

Scazuta

5

Instrumentele software ar putea veni cu intarziere

Cerinte prost definite –esec in satisfacerea nevoilor clientului

Costul de impact

Probabilitatea riscului

Expunerea la risc

Impactul in planificare

330,000

30%

99,000

13 saptamani

Activ

50,000

15%

7,500

Necunoscut

Activ

500,000

40%

200,000

NA

Activ

100,000

35%

35,000

20,000

50%

10,000

Contingenta Actuala in buget

Stare

Activ

3 saptamani

Activ

2 saptamani

153

Costuri/Beneficii 50.000  40.000  30.000 

66

20.000 

11

10.000 

33

0  -10.000 

44

55

-20.000 

77

22

-30.000  -40.000  -50.000  0

20

Risc

40

60

80

100 

Probalitate in %

154

Masuri ale riscului in viata cotidiana: Excursie cu masina Evitarea riscurilor Conducere prudenta Selectarea unei rute mai putin periculoase …  Atenuarea riscurilor  Asigurare  Airbag …

155

Evitarea riscurilor in proiecte Utilizarea unor tehnologii adecvate pentru realizarea pachetelor de activitati  Atribuirea de personal calificat pentru proiect Selectarea furnizorilor cu o buna reputatie  Asigurarea acceptarii rezultatelor proiectului de catre partile interesate in proiect …

156

 Atenuarea riscurilor in proiecte Definirea modelului de abordare a riscului  Asigurari contra anumitor riscuri Contractarea pentru a transfera riscurile Planificarea de contingenta  Acceptarea structurilor redundante

157

Costurile, resursele, etc. implicate de masurile de risc trebuie luate in considerare in planurile proiectului (WBS, plan de costuri, etc.)!  Managementul riscului este un alt instrument de comunicare in proiect, este o baza pentru definirea strategiilor  proiectului. 158

 Activitate in grup: Managementul riscului in proiect Obiectiv  Aplicarea metodelor de management al riscului pentru proiectul de training Continut Identificarea riscurilor proiectului pentru 3-5 pachete de activitati Evaluarea costurilor/beneficiilor si a probabilitatii riscurilor Planificarea masurilor pentru evitarea/promovarea riscurilor si pentru atenuarea riscurilor Proces  Activitate in grup: 45 minute Documentatie utilizand flip chart Reflectii in plen

159

Ziua 4 What?

Introduction and reflection Break Project organization models

Who?

When?

Trainers, Participants

9:00-10:00

All

10:00-10:15

Trainers

10:15-11:00

GW: Project organization models

Participants

11:00-11:15

PL: Project organization models

All

11:15-11:30

All

11:30-11:45

Break Project organization charts, project roles Lunch break GW: Project organization chart

Trainers

11:45-12:30

All

12:30-13:30

Participants

13:30-14:00

PL: Project organization chart

All

14:00-14:15

Break

All

14:15-14:30

Project start, project controlling, project close-down PL: Project start Petrom project management test Close-down of the seminar

Trainers

14:30-15:00

All

15:00-15:15

Trainers

15:51-16:45

All

16:45-17:00

160

Conceperea organizatiei proiectului

161

Proiectarea organizatiei proiectului: Elemente Organigrama proiectului Descrierea rolurilor din proiect Structurile de comunicare ale proiectului Matricea responsabilitatilor Regulile de organizare a proiectului

162

Organigrama proiectului

163

Manager de proiect

 Asistent-MP

Expert tehnic

Resp. dare in functiune

Comitetul de avizare

Resp. santier

Expert in achizitii

Expert in logistica

Organizatie proiect matriceala Organizatie proiect pura

etc.

Organigrama standard a proiectului la o companie austriaca

164

Comitet de conducere

Managementul proiectului

Echipa de proiect

Organigrama proiectului: Reorganizarea Swissair (1990)

165

Organigrama proiectului

Colaborator Colaborator la la proiect proiect

Echipa de proiect

Colaborator Colaborator la la proiect proiect

Subechipa 1

Colaborator Colaborator Subechipa la la proiecti proiecti

Membru Membru al al echipei echipei de de proiect proiect

2

Colaborator Colaborator la la proiect proiect

Membru Membru al al echipei echipei de de proiect proiect Manager Manager de de proiect proiect

Colaborator Colaborator la la proiect proiect

Organizatia proiect Echipa Echipa proprietarului proprietarului proiectului proiectului

166

Organigrama proiectului Diferitele reprezentari (organigrame) ale proiectului transmit informatii diferite; acesta este doar un model Prezentarea rolurilor (si a structurilor de comunicare), nu si persoane Un instrument de comunicare Managementul simbolurilor proiectului: diagrama este un artefact al culturii proiectului: Patratele sau buline, marimea patratelelor, umbrele de sub patratele, ... Standarde de calitate: Data calendaristica, versiune, persoana responsabila  Actualizare periodica, tinand cont de evolutia proiectului

167

Organizatia proiect: Reexploatarea  “714 Zemes Tank Farm” 

Manager de proiect Siguranta + Calitate

Servicii Achizitii Contracte Planificare Controlulcosturilor Documentari

INGINER SEF

INGINER DE PRODUCTIE

MANAGERUL AMPLASAMENTULUI CONSTRUCTIILOR

Instalatii HVAC civile si structurale mecanice/ de prevenire a incendiilro/  electrice/ de utilizare a aparatelor

168

Roluri in proiect

169

Rol: Manager de proiect Nume

Manager de proiect, conducatorul proiectului, coordonatorul proiectului, etc.

Importanta pentru Foarte mare succesul proiectului Reprezentarea intereselor proiectului; realizarea obiectivelor Obiective proiectului, indrumarea echipei de proiect si a colaboratorilor la proiect; reprezentarea proiectului fata de elementele de mediu relevante; pregatirea si ajustarea documentatiei de management

Numar de persoane O persoana; in practica, uneori, doua persoane Non-obiective

 Activitati de continut (non manageriale)

Competente

Managementul proiectelor, competente in ceea ce priveste proiectele ca organizatii de executie, produsele, tehnologiile

Recrutare

Grupul de experti in managementul proiectului, de pe piata externa de personal

170

Rol: Manager de proiect Obiective Reprezentarea interesului proiectului Realizarea obiectivelor proiectului Indrumarea echipei de proiect si a colaboratorilor proiectului Reprezentarea proiectului fata de elementele de mediu relevante Pregatirea si ajustarea documentatiei de managementul proiectului

Pozitia organizationala Raporteaza echipei proprietarului proiectului Membru al echipei de proiect

 Activitati  Activitati in procesul de demarare a proiectului Efectuarea procesului de demarare a proiectului: transfer know-how din faza pre-proiect in proiect, impreuna cu membrii echipei de proiect si echipa proprietarului proiectului ….

171

Rol: Membru al echipei de proiect Nume

Membru al echipei de proiect, expert, inginer, etc.

Importanta pentru succesul proiectului

Mare

Obiective

Realizarea pachetelor de activitati, posibil conducerea unei subechipe de proiect, participarea la intalnirile din cadrul proiectului, cooperarea la managementul proiectului, marketingul proiectului

Numar de persoane Una Non-obiective

 Activitati exclusive ca expert de continut

Competente

Managementul proiectului, competente pentru activitatile de continut, pentru realizarea pachetelor de activitati

Recrutare

Dintr-un grup de experti

172

Definirea componentei echipei de proiect Criteriul: Obiectele vizate (nu fazele proiectului) Exemplu: Echipa proiectului „eAplicatie“ Expert hardware Expert de continut Expert de marketing etc.

173

Rol: Echipa proprietarului proiectului Nume

Proprietarul proiectului, comitetul de conducere a proiectului, consiliul de supervizare a proiectului, sponsorul proiectului

Importanta fata de Foarte mare; adesea rolul nu este indeplinit corespunzator succesul proiectului Reprezentarea intereselor companiei in proiect, Obiective coordonarea proiectului si a intereselor companiei, stabilirea echipei de proiect; indrumarea managerului proiectului, sustinerea echipei de proiect

Numar de persoane 1 pentru proiecte mici, 2-4 pentru proiecte; pe acelasi nivel ierarhic sau pe niveluri diferite

Non-obiective

Indeplinirea functiilor de managementul proiectului, care ar genera conflicte in cadrul echipei de proiect

Competente

Managementul proiectului, orientare strategica, competente sociale si de decizie

Recrutare

Manageri executivi din organizatiile care executa proiectul si care sunt interesati de rezultatele proiectului

174

Rol: Echipa proprietarului proiectului Obiective Reprezentarea intereselor companiei in proiect Coordonarea intereselor proiectului si companiei  Atribuirea unei echipe de proiect Indrumarea managerului de proiect Sustinerea echipei de proiect

Pozitia organizationala Raportare catre grupul portofoliului de proiecte Membru al proiectului ca organizatie Managerul de proiect raporteaza echipei proprietarului proiectului

 Activitati  Activitati in procesul de demarare a proiectului Selectarea managerului de proiect si a membrilor echipei de proiect  Acordul asupra obiectivelor proiectului cu echipa de proiect Contributia la construirea contextului proiectului

Proprietarul proiectului Interesul companiei Activitati periodice de proiect Orientare strategica Furnizeaza informatii despre context

175

Managerul proiectului Interesul proiectului Activitati continue de proiect Orientare strategica si operationala Furnizeaza informatii despre proiect 176

Petrom: Descrierea rolului – Manager de proiect 1. Titlul rolului: MANAGER DE PROIECT Subordonati directi: Planificatorul proiectului Consilier HSE Manager de servicii in proiect Manager de foraj Manager de proiectare Manager de constructii 2. Indicatori relevanti pentru pozitie Numarul de subordonati directi: De calculat in momentul aprobarii proiectului pe baza marimii si complexitatii proiectului Numarul total de angajati/unitate: De calculat Buget: Bugetul aprobat pentru proiect (in concordanta cu noul plan de afaceri)

177

Petrom: Descrierea rolului – Manager de proiect 3. Responsabilitati principale Planificarea si estimarea responsabilitatilor: Revizuirea activitatilor de zi cu zi a societatilor de proiectare, contractorilor si furnizorilor asignati la lucrarile pentru realizarea obiectivelor de afaceri in concordanta cu strategia de executie stabilita de comun acord asupra proiectului si cu planul de implementare a proiectului Responsabil pentru autorizarea lucrarilor catre contractorii implicati in executia lucrarilor atribuite si a legaturii cu departamentele implicate, sucursale si r egiuni dupa caz, pentru a reprezenta interesele cheie, inclusiv revizuiri periodice, asigurand compatibilitatea si integritatea tehnica, rezolvarea nevoilor operationale si transferul de cunostinte catre utilizatorul final Responsabilitate de buget: Responsabilitate deplina pentru bugetul proiectului Gestionarea proceselor de trend si varianta ale proiectului (buget vs. analiza cheltuielilor), estimarea proiectului etc. Cunostinte industriale: Sa se tina la curent cu ultimele dezvoltari si noi tehnologii, si sa utilizeze cele mai bune practici sau orice alte cunostinte industriale cu privire la Petrom Responsabilitati organizationale: Responsabil pentru administrarea comerciala si contractuala a Contractului Serveste drept un contact primar pentru toate departamentele Petrom si firmele de proiectare, contractori si furnizori asociati cu Proiectul  Asigura implementarea proiectului in concordanta cu planul de implementare a proiectului si cu manualul de proceduri ale proiectului.

178

Petrom: Descrierea rolului – Manager de proiect 3. Responsabilitati principale Responsabilitati de coordonare: Coordonarea si participarea la dezvoltarea specificatiilor de proiect Coordonarea rezolvarii deficientelor de proiectare si/sau problemelor de garantie ale furnizorului Responsabilitati de raportare: Gestionarea proceselor de varianta si trend ale procesului (costuri, planificare calendaristica si sfera de cuprindere) Dezvoltarea personalului: Organizarea echipei de proiect in grupuri de lucru si colaborarea stransa cu liderii de echipa pentru a sprijini si indruma intreaga echipa de proiect in efortul ei de a-si duce la indeplinirile obiectivele si a produce livrabillee in intervalele de timp specificate Promovarea ideii de imbunatatire a proiectului SPMC: Importanta pentru realizarea in siguranta a Proiectului Responsabil pentru implementarea planului Petrom de asigurare a calitatii si verificare pentru lucrarile de constructii.

179

Structuri de comunicare in proiect, Diagrama responsabilitatilor

180

Structurile de comunicare in proiect Forma de comunicare

Obiective

Participanti

Frecventa

Intalniri cu proprietarul proiectului

Reportul de stare a proiectului, Decizii strategice, Feedback

Proprietarul proiectului, Managerul de proiect, Invitati

O data pe luna (si atunci cand este nevoie)

Intalniri ale echipei proiectului

Informare, Controlul proiectului, Decizii

Membrii echipei proiectului, invitati

O data pe luna (si atunci cand este nevoie)

Intalniri ale subechipelor

Solutionarea  “problemelor tehnice“

Membrii subechipei

Ori de cate ori este necesar

181

Structurile de comunicare in proiect Planificarea structurilor de comunicare in procesul de demarare a proiectului Definirea tipurilor de comunicare Workshop-uri, intalniri Definirea obiectivelor, participantilor si frecventei pentru fiecare tip de comunicare  Acordul privind datele pentru fiecare tip de comunicare cu cateva luni in avans Premise pentru concentrarea energiei in proiect

182

Calitatea MP Workshop ridicata

Intalniri Kick-off/de incheiere

medie

scazuta

Intalniri individuale scazut

mediu

ridicat Necesarul de resurse

183

Diagrama responsabilitatilor Planificarea reponsabilitatilor diferitelor roluri in proiect si ale reprezentantilor elementelor de mediu relevante in ceea ce priveste realizarea pachetelor de activitati Integrarea rezultatelor WBS, definitiilor rolurilor din proiect si analizei mediului proiectului Tipuri de responsabilitati P … executa C … coopereaza Co ..coordoneaza I … este informat

184

Diagrama responsabilitatilor pentru procesul de demarare a proiectului Responsabilitati

Activitati

   i   u    l   u    t   c   e    i   o   r   p    l   u   r   a    t   e    i   r   p   o   r    P

   t   c   e    i   o   r   p   e    d    l   u   r   e   g   a   n   a    M

   i   u    l   u    t   c   e    i   o   r   p   a   p    i    h   c    E

   i   u    l   u    t   c   e    i   o   r   p    i   e   p    i    h    l   c   u   e   r    i   e   r    i    b    l    i   m   s   n   e   o    M    C

  e   n   r   e    t   x   e   e    t   n   e    t   n   e   m   e   m   u   c   e   o    l    E    D

Planificarea demararii proiectului •

• • •

•

Verificare: Atribuirea interna a proiectului si rezultatele fazei preproiect Selectarea formei de comunicare la demarare Selectarea membrilor echipei proiectului (si a unui consilier - coach) Selectarea metodelor si formelor de documentare a activitatilor de managementul proiectelor care vor fi utilizate Asigurarea acordului cu proprietarul proiectului

R R R R C

R

1)

Pregatirea demararii proiectului • • • • • •

Angajarea unui consilierul - co ac h (o pt io na l) Pregatirea comunicarilor de demarare I, II, ... Invitarea participantilor Documentarea rezultatelor fazei pre-proiect Schite ale planificarii, organizarii si marketingului proiectului Realizarea materialelor informative pentru comunicarile de demarare

(C) (C) R

2) C C C

(C) (C) (C)

C C C

3)

185

 Activitate in grup: Organizarea proiectului Obiectiv  Aplicarea metodelor de organizare pentru proiectele de training  Activitati Realizarea unei organigrame pentru proiectul de training  Aplicarea noilor elemente de proiectare  „responsabilizare“ si „integrare“ pentru organigrama proiectului Schitarea unei organigrame a proiectului si a unei liste de organizare a proiectului Proces  Activitate in grup: 45 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii in plen

186

Procesul de demarare a proiectului

187

Definirea proiectului

Demararea proiectului

Controlul proiectului

Coordonarea continua a proiectului

Rezolvarea unei discontinuitati

Incheierea proiectului

Acceptarea proiectului

188

Demararea proiectului: Rezultate Stabilirea unor planuri de proiect si a unei organizari corespunzatoare Crearea unei perspective unitare, dezvoltarea spiritului de echipa Dezvoltarea culturii proiectului, stabilirea sistemului social Proiectul este cunoscut de catre elementele de mediu relevante, este realizat un marketing initial al proiectului Este finalizata documentatia de demarare a proiectului  Acorduri privind controlul si incheierea proiectului

189

Workshop-ul de demarare a proiectului: Organizare Locul de desfasurare: in afara companiei, hotel Durata: 1-3 zile Mai multe workshop-uri consecutive: e.g. 1 plus 1 zi, 3 zile intermediare pentru activitati de documentare Mai multe workshop-uri cu diferite grupuri tinta Echipa proiectului, reprezentantii clientului, contractor

190

Coordonarea proiectului

191

Coordonarea proiectului: obiective Functie continua a managementului managementului proiectelor realizata de managerul de proiect Informarea continua a membrilor organizatiei proiect a reprezentantilor elementelor de mediu relevante Marketingul continuu al proiectului Coordonarea continua a resurselor resurselor proiectului  Asigurarea progresului progresului continuu al al proiectului prin Controlul progresului pachetelor de activitati  Aprobarea rezultatelor rezultatelor pachetelor pachetelor de activitati

192

Coordonarea proiectului: Metode Metode de comunicare comunicare Intalniri individuale Convorbiri telefonice/conferinte, videoconferinte Fax-uri, e-mail-uri Intalniri ale subechipelor Instrumente Planuri ale proiectului (din cadrul procesului de demarare a proiectului) Liste TO DO Minute ale intalnirilor intalnirilor  Aprobarea rezultatelor rezultatelor pachetelor pachetelor de activitati

193

Controlul proiectului

194

Controlul proiectului: Obiective Construirea periodica a imaginii de ansamblu a proiectului („Big Project Picture“) Definirea starii proiectului  Agrearea si realizarea realizarea actiunilor de redirectionare redirectionare Perfectionarea proiectului ca organizatie si a culturii proiectului  Actualizarea planurilor planurilor proiectului Controlul riscurilor in proiect Pregatirea rapoartelor de progres, a analizelor de trend Marketingul proiectului

195

Ciclul de control al proiectului

 Adaptarea  Adaptarea planurilor planurilor proiectului proiectului

Rapoarte Rapoartede de control controlalal proiectului proiectului

Executie Executieproiect proiect

Directionarea Directionarea proiectului proiectului Controlul Controlul proiectului proiectului

196

Metode pentru controlul proiectului Metodele de managementul proiectelor (aplicate in procesul de demarare a proiectului) PLUS Metoda „Valorii dobandite“ (Earned value)  Analize de trend Metode de oferire a feedback-ului Minutele intalnirilor de control Rapoarte de progres al proiectului Metoda evaluarii pe baza fiselor de punctaje (project score card)

197

  ∼

100% 50% 0%

∼

198

Data controlului

 Pachet de activitati

Luni 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Proiectare  Achizitii Fabricatie Transport Instalare Training  Autorizare Managementul proiectului ... Date planificate (Plan de baza)

... Date planificate (Plan adaptat, revizuit)

199

Controlul „social“ al proiectului Relatiile cu elementele de mediu relevante Relatiile din cadrul echipei proiectului Metode de control interviuri reflectii in echipa proiectului prezentarea unor situatii

200

Metoda evaluarii pe baza fiselor de punctaje (Project Score Card)  Vizualizarea starii proiectului Observarea diferitelor criterii si a relatiilor dintre acestea Utilizarea drept simboluri a semafoarelor („Traffic lights“) Evolutia in timp

201

Exemplu: Metoda evaluarii pe baza fiselor de punctaje (Project Score Card)

202

xxxxxxxx

RAPORT DE PROGRES AL PROIECTULUI la 20.9.2001

o foarte bine

x bine

o ok

o rau

o foarte rau

Starea generala Proiectul este in plan Sunt necesare decizii privind cariera in managementul proiectelor Stare (Descrierea schimbarilor si interpretari)

Stare: Obiective In plan; fara schimbari

Stare: Progresul proiectului In ansamblu: In plan Faza 1: Demararea proiectului realizata, primul control al proiectului a fost realizat Faza 2: Analiza informatiilor realizata, schita a recomandarilor mp, prima aprobare a recomandarilor a fost realizata, acord privind recomandarile comune, independente de tipul de , proiect - elementele specifice trebuie precizate in planurile standard ale proiectului. Structure recomandarilor a fost adoptata de echipa, se lucreaza la detaliere. Decizia consiliului executiv: recomandarile sa fie in germana si engleza. Faza 3: Au fost realizate planificarea instrumentelor, schita instrumentelor pentru inregistrarea portofoliului de proiecte. Inregistrarea procesului va incepe curand Faza 4: 1. intalnirea pentru managementul personalului (Specificatii ale rolurilor, cariera, certificare) a fost realizata, Evaluare neclara a deciziei.

203

Controlul proiectului : Organizare Controlul proiectului este o functie de management al proiectului Este realizata de proprietarul intern al proiectului, managerul de proiect si de echipa proiectului/echipa de baza Managerul de proiect poate fi asistat de un controlor al proiectului

204

Revizuiri ale proiectelor Petrom Hazop (Hazards in Operability) Identificarea evenimentelor aleatoare asociate proiectarii (conditii extreme) si Operabilitate – proiectarea factorului uman, localizarea echipamentului si facilitarea functionarii HAZID (Hazard Identification) Revizuirea proiectarii pentru fiecare element de lucru Sfera de cuprindere mai larga in virtutea proiectarii, locatiei, naturii insasi, calitatii etc PSRs (Project Safety Reviews) Proiect revizuit la sfarsitul fiecarei faze: conceptie, proiectare, construire, etc. Utilizat de OMV in toate locatiile de operare  Auditurile proiectului  Audituri pentru a verifica conformitatea cu procesul de dezvoltare,  Acestea ar putea fi: tehnice, comerciale, de siguranta, etc. 205

Procesul de incheiere a proiectului

206

Incheierea proiectului: Situatie Proiect: activitate determinata de obiective, organizatie temporara Diferite asteptari ale diferitelor medii sociale Ultimele pachete de activitati sunt neatractive  Asigurarea know-how

207

Incheierea proiectului: Activitati Definirea finala a granitelor proiectului Finalizarea ultimelor pachete de activitati Planificarea sarcinilor pentru faza post-proiect Evaluarea succesului si performantelor Marketingul rezultatelor proiectului Disponibilizarea resurselor Transferul de know-how

208

Incheierea proiectului : Metode Repoarte finale ale proiectului: Pot fi structurate pe faze ale proiectului si Pe baza relatiilor cu elementele sociale de mediu Instrumente „soft“ pentru terminarea proiectului: evenimente sociale, cadouri, bonusuri, scrisori de multumire,...  Analiza mediului proiectului: pentru dizolvarea relatiilor proiect-mediu Pentru stabilirea unor noi relatii intre elementele de mediu si unitatile organizatiei permanente 209

Dizolvarea si stabilirea relatiilor cu elementele de mediu Divizii din organizatie Management

Echipa proiectului

Media Proprietarul proiectului

Proiect

Client

Furnizori

210

Raportul final al proiectului: Continut Raport privind rezultatele proiectului Evaluarea realizarii obiectivelor proiectului Reflectarea experientelor din proiect (in concordanta cu structura WBS, relatiile cu elementele de mediu relevante)

211

Evaluare: Proiectul in ansamblu

Rezultate

☺   ☺





Proces

212

 Activitate in grup: Demararea proiectului Obiective Planificarea procesului de demarare pentru proiectul ales Continut  Analiza importantei strategice si a complexitatii sociale a proiectului Planificarea transferului de cunostinte din faza pre-proiect in proiect Definirea metodelor de managementul proiectelor care vor fi aplicate Planificarea structurilor de comunicare pentru proiect Definirea infrastructurii necesare proiectului Decizia privind implicarea unui consultant si/sau consilier (coach) in procesul de demarare Planificarea marketingului initial al proiectului Proces  Activitate in grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart Reflectii in plen

213

 Activitate in grup: Incheierea proiectului

Obiective Planificarea procesului de incheiere pentru proiectul ales Continut Planificarea metodelor care vor fi aplicate in procesul de incheiere Planificarea structurilor de comunicare in procesul de incheiere Planificarea infrastructurii necesare procesului de incheiere Decizia de implicare a unui consultant si/sau consilier (coach) in procesul de incheiere Planificarea transferului de cunostinte din proiect in organizatiile de baza Planificarea marketing-ului final al proiectului Proces  Activitate in grup: 30 minute Documentare utilizand flip chart 214 Reflectii in plen

Echipele in cadrul proiectelor

215

 „Capitaluri“ cerute in echipe

Know-how

Capital relational

Capital de decizie

Succesul proiectului = Calitate x Acceptanta

216

Nu este cu adevarat lucru in echipa

Un adevarat lucru in echipa

Activitate individuala

217

Performanta echipei Performanta

Echipa

Grup de lucru

Echipa potentiala

Pseudo echipa

Integrare

218

Procesul de dezvoltare a echipei Modelul traditional Constituirea Executarea sarcinilor Furtuna Normarea Executarea sarcinilor Suspendarea

Model adaptat Constituirea si normarea Executarea sarcinilor Reflectarea Renormarea Executarea sarcinilor Suspendarea

219

Construirea echipei (“Formarea”): Obiective  Asigurarea calificarilor cerute, “capitalurilor”  Stabilirea unei echipe inchegate prin … Informarea celorlalti cu privire la “secretele personale”  Reflectii privind situatiile din echipa Oferirea si primirea de feedback  Realizarea unor activitati sociale comune Etc. Dezvoltarea unei imagini comune a proiectului Definirea unor reguli comune in proiect, norme  Asigurarea identificarii membrilor echipei cu proiectul

220

Reflectii si feedback in proiecte Reflectii: Obiective Reflectii ale unui sistem social (de ex. echipa proiectului) Baza pentru invatare si dezvoltare viitoare Reflectii: Forme de lucru  “reflectii-fulger”, metode asociative Feedback: Obiective Feedback-ul este orientat catre cineva, ceva Feedback-ul poate fi informal sau formal Baza pentru invatare, dezvoltare viitoare Feedback: Forme de lucru Chestionare, intalniri

221

Johari-Window A

B

Zona de actiune libera

Punctul “orb”

C

D

Zona ascunsa

Zona necunoscuta

Cunoscut de altii

Necunoscut de altii

Cunoscut de propria persoana Necunoscut de propria persoana

222

A B

C

223

Reguli pentru feedback  Reguli pentru acordarea feedback-ului Fii concret, clar si punctual Fii constructiv, cu enunturi pozitive si posibil negative  Ai in vedere situatia, timpul Fii constient de consecintele feedback-ului tau Reguli pentru primirea feedback-ului Intreaba, pentru clarificarea feedback-ului Nu contrazice  Accepta feedback-ul ca un enunt subiectiv Fii recunoscator pentru feedback 

224