Performance Management, KPI dan Reward
Performance Management
Performance management atau manajemen kinerja adalah suatu proses manajemen yang dirancang untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan tujuan individu sedemikian rupa, sehingga baik tujuan individu maupun tujuan perusahaan dapat bertemu, dalam hal ini bagi pekerja bukan saja tujuan individunya yang tercapai tetapi dia ikut pula dalam pencapaian tujuan organisasi, yang membuat dirinya termotivasi serta mendapat kepuasan yang lebih besar. Perlu digaris-bawahi bahwa manajemen kinerja bukan merupakan penilaian kinerja. Penilaian kinerja hanya merupakan alat / bagian dari manajemen kinerja. Manajemen kinerja juga bukan merupakan jawaban jawaban untuk semua persoalan dalam suatu perusahaan. perusahaan. Ini hanya satu sistem yang harus dilaksanakan secara efektif jika ingin mencapai keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Sebuah organisasi membutuhkan manajemen kinerja untuk mengukur apa hasil kegiatan yang kita lakukan, bagaimana kualitasnya dengan tujuan yang telah ditetapkan, serta menentukan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja tersebut sesuai tujuan organisasi. Performance management dikatakan dikatakan berhasil apabila : 1.
Kinerja karyawan selaras dengan sasaran strategis unit/perusahaan.
2.
Mendorong karyawan untuk mencapai kinerja yang maksimal.
3.
Mampu mengidentifikasi mengidentifik asi dan mengoptimalkan potensi karyawan.
4.
Mampu mengidentifikasi mengidentifik asi kebutuhan pengembangan dan promosi.
5.
Simple, praktis dan mudah diterapkan.
Proses Manajeman Kinerja Empat langkah pokok dalam proses manajemen kinerja, yaitu : 1.
Merencanakan manajemen kinerja. Pada tahap ini harus jelas mengenai apa yang diharapkan dan apa yang akan diperoleh oleh perusahaan melalui komitmen yang kuat dari atasan untuk memperkenalkan proses ini, karena tanpa adanya komitmen ini akan sulit untuk mendapatkan bantuan dari eselon yang lebih rendah dan sumber yang tersedia untuk mencapai hasil yang diharapkan.
2.
Mengelola kinerja. Yakni memastikan bahwa rencana kinerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dan hasil yang ditentukan akan tercapai.
3.
Meninjau kinerja. Proses ini dilaksanakan pada setiap karyawan dan setiap pegawai berhak mengetahui bagaimana kinerja mereka dan manajemen berkewajiban memberi tahu mereka. Penilaian kinerja atau penilaian performance sering pula dikenal dengan istilah performance appraisal merupakan proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi performance pekerjaan. Penilaian ( appraisal ) seharusnya menghasilkan gambaran akurat dari performance pekerjaan secara individu.
4.
Memberi imbalan untuk kinerja. Ada tiga komponen yang umumnya dikenal dalam sistem umpan balik, yaitu data, evaluasi data dan beberapa tindakan berdasarkan evaluasi tersebut. Agar umpan balik dapat menyebabkan perubahan, beberapa keputusan dibuat berkaitan dengan tindakan yang mengikutinya. Sebuah sistem di mana data dan evaluasi tidak mempengaruhi tindakan tidak akan menjadi sistem umpan balik.
Manajemen kinerja yang efektif akan memberikan beberapa hasil diantaranya adalah 1.
Tujuan yang jelas bagi organisasi dan proses yang benar untuk mengidentifikasi, mengembangkan, mengukur, dan membahas tujuan.
2.
Integrasi antara tujuan secara luas yang dibuat oleh manajemen senior dengan tujuan masing-masing pekerja.
3.
Kejelasan yang lebih baik mengenai aspirasi dan tujuan organisasi.
4.
Pengembangan ’budaya kinerja’, yang prioritas utamanya terletak pada hasil daripada hanya pada aspek kosmetik fungsi organisasi, seperti penyesuaian terhadap prosedur standar.
5.
Pelaksanaan dialog berkelanjutan antara manajemen dengan pekerja.
6.
Pengembangan lingkungan yang lebih terbuka.
7.
Perusahaan dapat mencapai hasil yang diinginkan dan
8.
Mendorong pengembangan pribadi.
Ukuran kinerja yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1.
Praktis, keterkaitan langsung dengan pekerjaan seseorang adalah bahwa penilaian ditujukan pada perilaku dan sikp yang menentukan keberhasilan menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
2.
Kejelasan standar, standar adalah merupakan tolak ukur seseorang dalam melakukan pekerjaannya.
3.
Kriteria yang objektif. Kriteria yang dimaksud adalah ukuran-ukuran yang memenuhi persyaratan seperti mudah digunakan, handal, dan memberikan informasi tentang perilaku kritikal yang menentukan keberhasilan dalam melaksanakan pekerjaan Instrumen penilaian kinerja harus memenuhi syarat-syarat reliability, relevance, sensitivity, dan practicality.
K e y P e rf o r m a n c e In d i c a t o r
Pada setiap organisasi, perusahaan, atau industri tertentu, ukuran kinerja harus diciptakan untuk mengukur kemajuan yang sudah dicapai. Pengukuran kinerja bertujuan untuk meningkatkan kemajuan organisasi kearah yang lebih baik. Identifikasi hasil (outcome) yang diinginkan dan proses yang dilakukan untuk mencapainya, dapat menghasilkan pengukuran kinerja yang bermanfaat bagi organisasi. Key Performance Indicator (KPI) atau disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan operasional mereka. KPI bervariasi antar perusahaan atau industri, tergantung pada prioritas atau kriteria kinerja. KPI dibuat setelah sebuah organisasi memiliki strategi dan tujuannya. KPI membantu organisasi memastikan seberapa jauh kemajuan tujuan yang telah dan akan dicapainya. Sifat KPI adalah kuantitatif, sehingga KPI dapat membantu perusahaan, organisasi, departemen, unit kerja untuk memastikan sudah sejauh mana target, goal, sasarannya sudah dicapai. Selain untuk memastikan sudah sejauh mana pencapaiannya, KPI dengan sifat kuantitatif-nya juga mampu menunjukkan posisi berapa besar kekurangannya dan berapa besar kelebihannya dibandingkan dengan target akhirnya. Sehingga atasan dapat dengan mudah menilai tingkat kinerja para stafnya. Setelah kita merumuskan KPI untuk setiap sasaran strategis yang ada, maka tahapan berikutnya adalah menentukan angka target untuk setiap KPI. Penetapan angka target ini sebaiknya mengikuti metode SMART atau singkatan dari : Specific
: target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus
Measurable
: dapat dikur
Achievable
: target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai
Relevant
(achievable)ada nilai atau hasil peningkatan.
: target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan tugas pokok.
Time
: waktu untuk mencapai target tersebut / deadline
Key Performance Indicators memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan. Sebab, perusahaan akhirnya dintuntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah praktis untuk merealisasikan tujuannya. Tidak sekedar itu saja, dengan Key Performance Indicators perusahaan bisa mengukur pencapaian performa kinerjanya. Apakah sudah sesuai ataukah belum sama sekali. Karena Key Performance Indicators merupakan alat ukur performa kinerja sebuah perusahaan, maka Key Performance Indicators juga harus mencerminkan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan tersebut. Artinya, Key Performance Indicators setiap perusahaan bisa jadi berbeda sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu sebelum menetapkan Key Performance Indicators, perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini: 1.
Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
2.
Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas.
3.
Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
4.
Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.
Contoh Format KPI
Gambar di atas adalah KPI editor MEBISO yang telah disusun bersama lembaga konsultasi bisnis WIN-Consultant.com. Format KPI ini dapat diterapkan pula pada startup anda. Beberapa faktor yang harus anda ketahui: 1.
Sasaran Strategis Sasaran Strategis adalah guiding star dari bisnis / startup anda. Ke manakah bisnis anda memposisikan diri di masyarakat. Apa kiblat bisnis anda, apakah revenue, profit, atau sosial. Anda harus menentukan sasaran strategis yang jelas karena sasaran inilah yang jadi landasan dari bisnis anda.
2.
Key Result Area Key Result Area (KRA) adalah ruang lingkup kategori kegiatan-kegiatan yang anda lakukan.
3.
Tugas-Tugas Tugas-tugas menjelaskan rincian dari KRA anda.
4.
Key Performance Indicator Nah di KPI inilah didefinisikan apa yang menjadi tolak ukur pencapaian dari KRA dan Tugas-tugas.
5.
Bobot Bobot setiap KRA jika ditotalkan harus 100. Agar setiap pelakunya tahu manakah tugas yang harus dia prioritaskan.
6.
Target Target adalah KPI yang harus tercapai. Bobot dan Target dikombinasikan dengan nilai realisasi akan berpengaruh pada scoring.
Bagaimana menghitung KPI? Untuk melakukan penilaian, di akhir periode penilaian KPI, berikan lagi satu kolom Realisasi. Misalnya KRA Public Relation dengan tugas liputan event. Jumlah liputan event
perbulan yang harus dicapai adalah 4. Pada bulan ini hanya tercapai 2. Artinya skor pencapaian kinerja 50 dari skala 100. Nah, skor inilah yang nanti dikalikan dengan Bobot untuk mendapatkan Skor akhir. Total skor akhir yang dijumlahkan inilah yang jadi nilai pencapaian kinerja anda di periode penilaian KPI. Perhatikan gambar berikut:
Untuk menerapkan metode KPI ini, pertama, Anda harus menanamkan mindset dulu bahwa setiap proyek yang anda kerjakan harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Contoh skor penilaian:
Aspek Result (KPI) bobot 60%
Aspek Kompetensi bobot 40%
Misal : - Skor KPI = 92 - Skor Kompetensi = 82 Maka skor total : (60% x 92) + (40% x 82) = 84
Jadi 84 itu merupakan skor untuk pertimbangan pemberian bonus, promosi, gaji dan reward lainnya.
REWARD
INSENTIF Pada prinsipnya, insentif adalah imbalan yang diberikan kepada seorang karyawan yang melakukan suatu pekerjaan di luar tugas pokoknya atau melebihi target dari pekerjaan yang menjadi tugasnya. Insentif sangat penting bagi karyawan guna memotivasi seseorang untuk melakukan pekerjaan melebihi apa yang diinginkan oleh perusahaan. Di samping itu, insentif sebagai imbalan juga berfungsi sebagai penghargaan bagi karyawan yang melakukan suatu pekerjaan melebihi target yang ditentukan, yang besarnya tergantung dari hasil yang dicapai baik berupa finansial maupun non-finansial. Tujuan atau motivasi karyawan di perusahaan sangat berkaitan erat dengan pencapaian target yang diinginkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Bilamana motivasi setiap karyawan di perusahaan mendapatkan perhatian yang sesuai, maka semakin terarah dan efektif kegiatan setiap karyawan untuk merealisasikan apa yang menjadi tujuan dari perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus menyadari bahwa tercapai atau tidaknya target sangat tergantung dari kreativitas perusahaan dalam memberikan insentif termasuk dalam hal ini penentuan besar atau kecilnya. Hal ini karena tujuan dari pemberian insentif adalah untuk mendorong karyawan bekerja lebih giat dalam mencapai target perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan tidak bisa hanya dengan mengandalkan satu jenis pengupahan berupa gaji pokok saja. Perusahaan harus bisa mengombinasikan system pengupahannya dengan pemberian tunjangan dalam satu paket yang menarik. Tujuan diberikan insentif Insentif adalah sesuatu yang diinginkan oleh kedua belah pihak, baik perusahaan maupun karyawan. Bagi perusahaan, pemberian insentif dimaksudkan untuk meningkatkan produksi dengan cara mendorong karyawan bekerja dengan semangat yang lebih tinggi sehingga bisa menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang jauh lebih baik. Jika dikaitkan dengan aktivitas penjualan, maka tujuan insentif tentu saja untuk mendorong karyawan mampu menjual produk lebih banyak dalam satuan waktu yang ditetapkan. Sebaliknya, bagi karyawan, pemberian insentif akan mendorong terjadinya peningkatan penghasilan dan juga mendorong semangat untuk selalu mengembangkan diri.
Tujuan, target atau sasaran diberikannya tunjangan berupa insentif adalah sebagai berikut:
Meningkatkan pendapatan dan penghasilan karyawan sesuain dengan target, sejalan dengan meningkatnya pengetahuan, keterampilan, dan perilaku kerja positif (antara lain motivasi) dari setiap karyawan maupun kelompok pekerja.
Pengendalian biaya tenaga kerja sesuai dengan hasil kerja serta dimilikinya SOP (Standard Operation Procedure ) didalam system manajemen operasionalnya.
Meningkatkan daya saing perusahaan di pasar.
Bentuk Insentif Bentuk insentif di perusahaan biasanya ada 2 macam yaitu, insentif finansial dan nonfinansial. Insentif finansial adalah insentif yang dinyatakan dengan satuan uang, misalnya tambahan upah. Sedangkan insentif non-finansial adalah insentif tidak dalam bentuk satuan uang, misalnya pemberian nama ( title) jabatan yang lebih menarik, pemberian pin tanda jasa, pemberian piagam penghargaan, pemberian pujian lisan maupun tulisan secara resmi (di depan umum) ataupun secara pribadi, ucapan terima kasih, maupun pemberian perlengkapan khusus di ruangan kerja. Cara Pembayaran Insentif Cara pembayaran insentif dapat dilakukan dengan dasar:
Insentif berdasarkan unit yang dihasilkan ( piece rate) seperti: 1. Straight Piecework Plan (upah per potong). Cara ini paling banyak digunakan, pekerjaan dibayar berdasarkan seluruh produk yang dihasilkan dikalikan tarif upah per potong. 2. Taylor Piecework Plan (upah per potong Taylor). Cara ini menunjukkan tarif yang berbeda untuk karyawan yang bekerja di atas dan di bawah output rata-rata. Bagi karyawan yang berhasil mencapai atau melebihi output rata-rata, maka akan menerima upah per potong yang lebih besar daripada yang bekerja dan mendapat output dibawah rata-rata. 3. Group Piecework Plan (upah per potong kelompok). Cara ini menggunakan standar upah untuk kelompok. Kelompok karyawan yang berada di atas standar akan dibayar
sebanyak unit yang dihasilkan dikalikan dengan tarif per unit. Sedangkan kelompok karyawan yang menghasilkan jumlah dibawah standar akan dibayar dengan tarif harga normal.
Insentif berdasarkan waktu yang digunakan ( time incentive) 1. Premi didasarkan atas waktu yang dihemat, misalnya model Halsey yang disebut sebagai Plan. Halsey menentukan waktu standar dan upah per jam tertentu. Persentase premi yang diberikan adalah 50% dari waktu yang dihemat. Alasannya adalah tidak adanya standar kerja yang sangat tepat. Model 100 Percent Premium Plan, cara pemberian insentif ini sama dengan Halsey Plan, tetapi persentase preminya adalah 100% dari waktu yang dihemat. Model Bedaux Plan, pemberian insentif yang diberikan pada karyawan adalah sebesar 75% dari upah normal per jam dikalikan dengan waktu yang dihemat. 2. Premi didasarkan atas waktu pekerjaan. Dikenal berbagai model seperti Rowan Plan, yaitu sistem insentif yang didasarkan atas waktu kerja. Model Emerson Plan, sistem insentif ini memerlukan suatu tabel indeks efisiensi. Jadi insentif akan bertambah dengan naiknya efisiensi kerja dengan persentase (tabel indeks efisiensi).
Syarat Pemberian Insentif Agar insentif mencapai sasaran perlu persyaratan yang harus dinyatakan atau dikomunikasikan kepada karyawan sebelum program pemberian insentif dilakukan. Adapun syarat-syarat yang paling umum digunakan adalah: 1. Sederhana, jelas dan mudah dimengerti. 2. Spesifik, karyawan harus mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan untuk bekerja agar produktivitas meningkat. 3. Dapat dicapai, setiap karyawan mempunyai kesempatan untuk memperoleh sesuatu. 4. Dapat diukur, sasaran yang dapat diukur merupakan dasar untuk menentukan rencana insentif. 5. Pembayaran insentif dilakukan secepat mungkin.
Dengan demikian cara pemberian insentif sebenarnya hanya mudah dimengerti oleh perusahaan dan kurang dimengerti oleh karyawan. Memang cara tersebut sudah dikenal sejak zaman klasik.
PELAKSANAAN Pemberian imbal jasa insentif pada umumnya didasarkan atas pertimbangan variable hasil kerja dan atau waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan produk atau jasa tersebut. Namun demikian, pertimbangan ini masih perlu dilihat lagi apakah hasil kerja yang dinilai bersifat individual atau kelompok. Karena hasil yang dicapai dari suatu proses kerja dipengaruhi variable karyawan maupun kelompok. Variable individual seperti pengetahuan, keterampilan, dan perilaku kerja seperti motivasi, absensi, team work, dan sejenisnya. Sedangkan variable seperti kerjasama, supervisi, pembagian tugas yang tepat, dan kepemimpinan, adalah variable yang biasa dilihat dalam kelompok. Terkait dengan penilaian variable-variabel ini, maka ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:
-
Metode pengukuran standar kerja. Dengan menggunakan metode work-study yang terdiri lagi dari work method, metode dalam melaksanakan pekerjaan, dan work measurement , maka pengukuran waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dari tahap ke tahap berikutnya biasanya diberikan allowance, yaitu tambahan waktu yang memadai. Tambahan waktu ini diperhitungkan agar karyawan dapat melakukan rehat sejenak maupun untuk keperluan pribadi (ke toilet atau lainnya).
-
Kualitas individu, karyawan dan kelompok.
-
Kemampuan perusahaan.
Membuat Desain Sistem Insentif Untuk menyusun desain system insentif dapat dilakukan dengan tahapantahapan sebagai berikut :
-
Membentuk tim yang beranggotakan berbagai fungsi seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan staff sumber daya manusia yang terampil di bidang manajemen
imbal jasa. Dalam banyak hal, diperusahaan yang sudah mapan, tim semacam ini disebut sebagai HR committee.
-
Tim
melakukan
pengkajian,
pembuatan
konsep, melakukan
simulasi,
dan
melakukan sosialisasi dengan target waktu yang telah ditetapkan. Dalam kajian tersebut, tim harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : o
Siapa yang mendapatkan : jabatan atau karyawan yang menjalankan pekerjaan seperti apa yang akan diatur dan diberikan insentif.
o
Kriteria atau variable penilaian : kriteria-kriteria yang akan dipakai untuk mengukur prestasinya.
o
Cara pengukuran : membuat cara dan prosedur pengukuran, serta pencatatan hasil kerja karyawan.
o
Standar pencapaian : menetapkan besaran sebagai standar pencapaian hasil kerja dari masing-masing kriteria.
o
Pemeringkatan : penetapan jenjang-jengjang tingkat hasil kerja.
o
Penetapan tabel konversi insentif : tahapan ini adalah tahap yang paling kritis karena akan menetapkan factor perbedaan kontribusi kuantitatif dan finasial anatar tingkat hasil kerja. Tabel ini pada intinya berisi tentang tingkat prestasi tertentu akan mendapatkan imbalan insentif tertentu dalam satuan uang (rupiah).
-
Pada akhirnya, hasil kajian setelah disosialisasikan kepada karyawan kemudian dilaksanakan.
Berikut ini adalah contoh kasus sederhana terkait dengan pemberian insentif. Contoh 1. Intensif berdasar hasil kerja tunggal dengan standar tunggal di Perusahaan Distributor Consumer Goods untuk salesman.
-
Kriteria penilaian : hasil penjualan dalam satuan Rp pada periode bulan berjalan.
-
Standar prestasi kerja : hasil penjualan per salesman sebesar Rp. 200 juta/bulan.
-
Nilai insentif : 10% dari setiap hasil penjualan
-
Insentif dengan kriteria tunggal dan pemeringkatan prestasi.
-
Tabel berikut sebagai panduan:
Jabatan
Kriteria
Standar
Peringkat I
Peringkat II
Peringkat III
Pencapaian Salesman
Jumlah
Rp.
Rp.
Rp.
>Rp.
berbagai jenis
100.000.000,-
125.000.000,-
151.000.000,-
175.000.000,-
barang
per
s/d
s/d
yang
terjual dalam
bulan
Rp.
Rp.
berjalan
150.000.000,-
175.000.000,-
Rp. 0,-
Rp. 100.000,-
Rp. 200.000,-
satuan uang Insentif yang
Hasil
diberikan
penjualan
kepada
dalam satuan
salesman
uang
Rp. 300.000,-
Contoh 2. Intensif penghematan waktu Pelaksanaan proyek bagi tim pelaksana bisa dilihat dari tabel di bawah ini. Kriteria
Variabel waktu penyelesaian
Besarnya insentif
proyek Selesai proyek dengan tidak ada
-
Standar 90 hari
-
Rp. 0,-
-
80 hari – 89 hari
-
Rp. 750.000,-
-
< 80 hari
-
Rp. 1.500.000,-
keluhan dari pelanggan (customer)
BONUS
Pengertian umum bonus adalah suatu penerimaan karyawan atau pemberian dari perusahaan yang diberikan diluar upah yang biasa dibayarkan. Bonus diberikan sebagai tambahan upah untuk memotivasi karyawannya. Jenis jenis bonus yang selama ini deikenal adalah : 1. Bonus Variabel Perusahaan memberikan bonus jenis ini setelah sebelumnya melakukan komunikasi terlebih dahulu dengan karyawan mengenai besaran bonus yang akan diterima sesuai dengan hasil pencapaian atas target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Bonus Keuntungan Perusahaan Banyak perusahaan nasional yang masih berorientasi kekeluargaan atau milik keluarga setiap akhir tahun memberikan bonus yang mereka sebut sebagai “angpau”. Besarnya sangat tergantung pada “ mood” pemilik perusahaan. Berbeda dengan perusahaan yang sudah memikirkan akan peran positif dari karyawan dalam berkontribusi terhadap perusahaan, mereka dapat mencadangkan sekitar 2,5% sampai ddengan 7,5% dari keuntungan untuk dibagikan kepada karyawan. Bonus berbeda dengan Tunjangan Hari Raya atau hari keagamaan. THR sudah merupakan hal yang normative dan harus dibayar oleh perusahaan kepada karyawannya paling lambat 2 minggu sebelum datang Hari Raya yang dianut oleh karyawannya. Bentuk lain dari bonus keuntungan, ada yang disebut sebagai Bagi Hasil Keuntungan. Besarnya juga merupakan keputusan perusahaan, bisa sampai sebesar 13% dari keuntungan (angka tertinggi yang pernah penulis alami). Tujuan dari pembayaran bonus ini untuk mendorong karyawan memahami bahwa pekerjaan mereka sangat memberikan pengaruh terhadap kinerja perusahaan dan dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.
3. Bonus Akhir Tahun Bonus akhir tahun adalah bonus yang dibayarkan oleh perusahaan setiap akhir tahun. Besarnya tergantung pada keputusan setiap perusahaan. Ada perusahaan yang sudah mencadangkan bonus ini, sehingga merupakan bagian dari biaya yang sudah dianggarkan. Sehingga ada atau tidak ada keuntungan, perusahaan tetap membayarkan bonus ini walaupun dengan besaran nilai yang berbeda-beda. Terdengar sangat aneh ada perusahaan yang tidak mendapatkan keuntungan namun membayarkan bonus. Hal semacam ini sering terjadi dan dilakukaan perusahaan-perusahaan yang memiliki visi dan misi yang kuat yang bukan semata-mata mengejar keuntungan komersial. 4. Bonus Selesainya Proyek Menilik namanya, bonus dapat diberikan apabila proyek dapat selesai pada waktunya atau lebih cepat dari waktu yang direncanakan. Di dalam manajemen proyek, variabel yang berpengaruh untuk selesainya proyek sangat beragam. Ada perusahaan multinasional yang membangun pabrik di Indonesia, sering mengeluh adanya variabel yang tidak dapat diduga sebelumnya. Secara teori atau di atas kertas, proyek dapat selesai sesuai dengan waktu. Tetapi kenyataannya tidak seperti itu, karena hambatan dapat terjadi dari berbagai sisi, baik sisi birokrasi, ketidakberanian menyetujui suatu tindakan yang harus ditempuh, dan lain sebagainya. 5. Bonus Waktu Bergabung Perusahaan Bonus ini mungkin sudah tidak asing. Orang menyebut sebagai transfer fee. Seseorang direkrut oleh suatu perusahaan dan ia mau bergabung bila mendapatkan bonus
bergabung.
Besarnya
tergantung
kecakapan
berunding
dan
kebutuhan
perusahaan akan calon karyawan yang diincar perusahaan. Untuk ini biasanya perusahaan akan menggunakan “ Head Hunter”. 6. Bonus Referensi Berkaitan dengan bentuk bonus di poin sebelumnya, perusahaan dapat meminta karyawan yang dapat dipercaya untuk memberikan referensi atau dengan kata lain mencarikan karyawan untuk jabatan tertentu. Tentu saja jabatan ini untuk level senior dan biasanya sulit untuk dicari. Apabila menggunakan jasa Head Hunter, bisa jadi perusahaan dapat membayar cukup mahal. Tetapi cara ini, perusahaan dapat
memberikan bonus kepada karyawannya yang berhasil mendapatkan kandidat yang cocok dengan jabatan yang ditawarkan, sehingga satuan uang yang dikeluarkan menjadi lebih hemat. 7. Bonus Karyawan Teladan Bonus ini diberikan oleh perusahaan setelah terlebih dahulu memilih karyawan teladan. Pemilihan dilakukan oleh tim dan dilakukan setiap satu bulan sekali. Bisa saja terjadi setiap bulan ada yang terpilih sebagai karyawan teladan, tetapi besar kemungkinan posisi di bulan-bulan tertentu kosong karena memang tidak ada keteladanan yang dapat ditunjukkan oleh karyawan di bulan tersebut. Besarnya bonus tidak sampai dengan satu bulan gaji, tetapi mendorong karyawan untuk berbuat terbaik agar terpilih sebagai bintang atau teladan di bulan itu. Jumlah karyawan teladan yang terpilih bisa saja lebih dari satu, tergantung kebijakan perusahaan. 8. Bonus Retensi ( R e t en t i o n B o n u s ) Bonus ini hanya diberikan kepada karyawan yang benar-benar dikhawatirkan oleh perusahaan akan keluar dan meninggalkan perusahaan dan pindah ke perusahaan lain (Bachrun, 2011). Mereka sangat berprestasi, sehingga jika mereka keluar, perusahaan akan mengalami kehilangan yang sangat besar. Perusahaan akan kehilangan kompetensi dan kinerja yang luar biasa dari karyawan semacam ini. Perusahaan juga dapat kehilangan pelanggan yang selama ini loyal kepadanya. Dan bisa jadi, mereka-mereka ini berpotensi menjadi pesaing baru bagi perusahaan bila ia mendirikan perusahaan atau bergabung dengan perusahaan lain dan bergerak di bisnis yang sama atau sejenis.
PELAKSANAAN Bonus seringkali diberikan ketika perusahaan memperoleh keuntungan. Sebaliknya, apabila tidak mendapat keuntungan, biasanya tidak ada pembagian bonus. Namun demikian, ada juga perusahaan yang merugi tetapi tetap memberikan bonus kepada karyawannya. Jika perusahaan sudah pernah membagikan bonus kepada karyawan, biasanya mereka sering mengalami kesulitan dalam memberikan bonus di waktu-waktu mendatang. Oleh karena itu, perusahaan harus membuat model. Model ini cukup diketahui oleh perusahaan sendiri. Lain
halnya kalau bonus diberikan dalam bentuk variabel atau juga sebagai variabel insentif, Bachrun (2011) memberikan sebuah contoh model seperti pada tabel berikut: Tabel. Model Variabel Bonus/Variabel Insentif BESARAN
YANG
DIPEROLEH (%)
Diberikan
Diberika
Diberikan
Diberika
Diberika
Diberika
Diberikan
dari
n
dari upah
n
n
n
dari upah
upah
dari
dari
dari
dari
sebesar
upah
sebesar
upah
upah
upah
sebesar
80%
sebesar
120%
sebesar
sebesar
sebesar
200%
140%
160%
180%
10.1-
15.1-
18.1-
15%
18%
21%
10.1-
15.1-
18.1-
15%
18%
21%
9.1-10%
10.1-
11.1-
11%
12%
100% VARIABEL/ FAKTOR KINERJA PENJUALAN
Unit seperti
>5%
5.1-10%
tahun yll PRODUKSI
Seperti
>5%
5.1-10%
tahun yll PENGHEMATAN
Tak
ada
5-7%
7.1-9%
penghemata
21.1-24%
21.1-24%
12.1-13%
n KESELAMATAN
Sama
KERJA (jumlah jam
seperti
kerja yang hilang)
sekarang
KEUNTUNGAN
Seperti
Tahun
tahun yang
yll
lalu
<10%
<10.1-
<15.1-
<20.1-
<24.1-
<28.1-
15%
20%
24%
28%
30%
7.1-8%
8.1-9%
9.1-10%
10.1-
11.2-12%
11%
+0.1% -7%
Dari tabel di atas dapat terlihat bahwa pencapaian hasil dari setiap variabel tidak selalu berada dalam kolom yang sama. Pencapaian besaran dari setiap variabel diberikan imbalan
sesuai dengan besaran di tiap kolom dan nantinya akan dijumlahkan kemudian dibagi dengan jumlah variabel. Dengan demikian akan didapatkan nilai sebagai hasil akhir perhitungan. Nilai itulah yang menunjukkan jumlah atau jumlah bulan gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan.
Dasar perhitungan pemberian bonus Bonus dapat diberikan dengan berbagai cara, seperti:
-
Diberikan sejumlah nilai nominal yang sama untuk semua karyawan.
-
Diberikan sejumlah nilai dikalikan bulan gaji untuk seluruh karyawan.
-
Diberikan berdasarkan pencapaian KPI individu.
-
Diberikan berdasarkan sejumlah nilai tertentu yang sudah digaransi ditambah pencapaian KPI individu.
-
Atau cara-cara lain yang dimiliki oleh tiap-tiap perusahaan, contohnya pemberian “angpao” di mana besaran pemberian sepenuhnya tergantung oleh pemilik perusahaan.
Untuk perusahaan terbuka atau perusahaan yang sudah mapan, masalah pembagian bonus bagi karyawan merupakan hal biasa. Berbeda dengan bonus atau tantiem untuk direksi dan komisaris, pada umumnya ditetapkan di rapat umum pemegang saham (RUPS). Di RUPS ini juga ditetapkan besarnya gaji. Perusahaan harus mencadangkan keuntungan sebagai laba yang ditahan, besaran pembagian deviden untuk pemegang saham, dan porsi bonus untuk karyawan, yang semuanya itu bisa ditetapkan di RUPS. Untuk perusahaan tertentu sesuai dengan undang-undang Perseroan, keuntungan tidak boleh semuanya dibagikan, tetapi harus ada yang ditahan sebagai cadangan dalam menghadapi masa-masa sulit. Di samping bonus pembagian keuntungan, ada juga bonus yang diberikan kepada karyawan khusus sebagai retention (upaya untuk menahan) agar karyawan tidak keluar meninggalkan perusahaan. Bonus yang hampir sama atau juga ada yang menyebut sebagai
insentif seperti pemberian satuan uang karena karyawan dapat menyelesaikan tugas tertentu dengan sangat baik atau lebih cepat dari target.
Pembayaran bonus untuk pekerja Beberapa model atau alternatif pembayaran bonus untuk pekerja: 1. Pekerja diberikan bonus dengan besaran tertentu. Misalnya besaran ditetapkan sebesar satu bulan gaji bila perusahaan mendapatkan keuntungan sampai nilai tertentu. Apabila perusahaan telah memberikan bonus, maka pada tahun-tahun berikutnya pembayaran bonus itu sulit untuk ditiadakan apabila parameter yang dipergunakan sebelumnya juga tercapai di tahun berikutnya.
2. Pembayaran bonus didasarkan atas pencapaian target dengan beberapa indikator. Pembayaran bersifat variabel tergantung pencapaian dari beberapa variabel. Variabel sebelumnya dipilih dan ditetapkan indikator pencapaian keberhasilannya (KPI). Variabel dan indikator keberhasilan merupakan kontribusi hasil kerja yang dilakukan oleh seluruh pekerja. Penyusunan bonus variabel dapat dilakukan dengan menetapkan variabel yang akan dipergunakan. Pada umumnya terdapat sekitar lima variabel yang diperoleh dari bisnis inti perusahaan, yaitu jumlah produksi, jumlah atau nilai penjualan, keuntungan, penghematan biaya, dan keselamatan kerja. Berpedoman atas pemberian bonus di tahun sebelumnya, variabel disusun untuk mendorong pekerja agar berprestasi, dan untuk munculnya kerja sama atau iklim yang saling membantu agar target tercapai. Berikut adalah matrik hubungan pencapaian kinerja dari setiap variabel dan besarnya bonus yang akan dibayarkan: Tabel matrik hubungan pencapaian kinerja dan besar bonus
Bonus yang dibayarkan terhadap satu (1) bulan gaji 90%
100%
120%
140%
160%
180%
200%
No
VARIABEL DAN CAPAIAN KINERJA
1
Produksi
=tahun
>yll
>116%-
>120%
>136%
>146%
yll
yll
-115%
125%yll
-135%
-145%
-155%
yll
yll
Yll
yll 2
Penjualan
=tahun
>yll
>111%-
>121%
>131%
>141%
yll
yll
-110%
120%yll
-135%
-140%
-150%
yll
yll
Yll
yll 3
Keuntungan
=tahun
>yll
>116%-
>126%
>136%
>146%
yll
yll
-115%
125%yll
-135%
-145%
-155%
yll
yll
Yll
yll 4
Penghematan biaya
>tahun
=tahun
>111%-
>121%
>131%
>141%
yll
yll
-110%
120%yll
-130%
-140%
-150%
yll
yll
Yll
yll 5
Jam kerja yang hilang
karena
kecelakaan kerja/mendekat i
kecelakaan
kerja 6
TOTAL pencapaian kinerja
=tahun
>yll
>111%-
>121%
>131%
>141%
yll
yll
-110%
120%yll
-130%
-140%
-150%
yll
yll
yll
yll
Dari tabel di atas, apabila kinerja yang dicapai adalah: Produksi sebesar 116% dari tahun lalu; Penjualan sebesar 112% dari tahun lalu; Keuntungan sebesar 120% dari tahun lalu; Penghematan biaya lebih besar dari tahun lalu; Jumlah Jam yang hilang karena kecelakaan kerja sama dengan tahun lalu, maka perhitungan pembayaran bonus adalah sebagai berikut: Produksi
sebesar
140%;
Penjualan
sebesar
120%;
Keuntungan
sebesar
140%;
Penghematan biaya sebesar 90%; Jumlah jam yang hilang sebesar 100%. Dengan angka perolehan seperti tersebut, total pembayaran bonus adalah (140% + 120% + 140% + 90% + 100%)/5 = 590%/5 = 118% dari gaji sebulan, atau sebesar 1.18 kali gaji sebulan. Pada umumnya gaji yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan adalah Gaji Pokok. Untuk
pemilihan
variabel
disesuaikan
dengan
kekhususan
perusahaan
sebagai
perusahaan yang memproduksi barang atau jasa atau lainnya. Jika di perusahaan yang telah menggunakan Balance Score Card untuk mengukur kinerjanya, maka dapat dipilih KPI (Key Performance Indicators) yang ada. Jumlah Variabel atau KPI sebaiknya paling sedikit sebanyak lima buah dan paling banyak sebanyak tujuh buah saja. Pada awal tahun, Variabel dan KPI yang dipilih dikomunasikan kepada seluruh pekerja dan disampaikan pencapaiannya setiap bulan. Dengan demikian pekerja akan mengetahui perkembangan atas kinerja mereka dan mengetahui apa yang seharusnya mereka lakukan untuk memperoleh bonus tertinggi.
3. Pembayaran bonus dikaitkan dengan kinerja dari setiap pekerja. Jika perusahaan telah memiliki sistem Penialian Kinerja atau Performance Appraisal, sistem ini dapat dipergunakan sebagai alat untuk memberikan bonus kepada para pekerja berdasarkan kinerja masing-masing. Sistem Penilaian Kinerja pada umumnya akan menyangkut tiga aspek, masing-masing tentang pengetahuan, keterampilan, dan perilaku. Setiap aspek memiliki apa yang disebut sebagai
“Prescribe”
yang sudah diresepkan dan menjadi
harapan perusahaan untuk dapat dicapai oleh pekerja. Di perusahaan pada umumnya dilakukan dengan lima kategori saja. Dan bila kategori dikonversikan atau dinyatakan dengan angka 1,2,3,4 dan 5 maka masing-masing adalah tidak memuaskan, dibawah ratarata, rata-rata, baik, dan istimewa (semakin besar nilainya semakin bagus kinerjanya). Dari setiap
kategori
akan
mendapatkan
besaran
bonus
masing-masing.
Berdasarkan
pengalaman di berbagai perusahaan dibuat agar terjadi kurva yang normal.
Dari gambar kurva di atas, penggunaan Alternatif 1 sebagai contoh yang agresiv, yang akan memberikan pelajaran kepada pekerja untuk perlunya memberikan kontribusi kinerja dengan baik. Alternatif 2 cukup moderat dan alternatif 3 sangat konservatif.
4. Cara pembayaran lain kombinasi dari cara-cara yang sudah tersebut di atas. Misalnya, kombinasi antara Bonus Variabel dan Pencapaian Kinerja. Variabel Bonus berlaku untuk semua pekerja cara menyusun seperti dalam nomor 3. Sedangkan Kinerja berlaku untuk setiap individu pekerja berdasar kinerja mereka dalam satu tahun. Imbalan kinerja dibayarkan dalam bentuk kenaikan gaji dan nilainya berupa persentase dari gaji sebulan. Misalnya, hasil kinerja pekerja yang Tidak Memuaskan tidak mendapatkan kenaikan gaji atau 0%, Kinerja Di Bawah Rata-rata mendapatkan kenaikan 3%, Kinerja
Rata-rata mendapat kenaikan 5%, Kinerja Baik dengan kenaikan gaji sebesar 7%, dan Kinerja Istimewa mendapatkan kenaikan sebesar 9%.
Daftar Pustaka
Bachrun, Saifuddin. 2011. Menghitung Tunjangan Insentif Bonus dan Fasilitas dalam Praktik . Jakarta: PPM.
