PERFIL PSICOLOGICO DE UN SECRETARIO El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. Sin embargo, en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:
Personalidad equilibrada y proactiva.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptación a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposición para trabajar en equipo.
Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espíritu de superación.
Flexibilidad·
Sentido de humor. ·
Resistencia física y nerviosa.
Agudeza visual.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: ·
Técnicas de archivo.
Técnicas de oficina
Digitación o mecanografía.
Uso apropiado del teléfono·
Manejo y organización de la agenda·
Redacción de correspondencia correspondencia general, comercial comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio dominio del idioma del del país.
El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.
Es imprescindible para ser una buena secretaria estar muy preparada y además seguir
preparándose
continuamente.
De los requisitos profesionales de archivo y mecanografía, se ha pasado a exigir de una secretaria una formación completa, tanto referida referida a las funciones funciones técnicas concretas que requiera su puesto (informática, contabilidad, etc.), y dependiendo también éstas del sector de la empresa, como dirigida a conocimientos de cultura general, idiomas, protocolo y demás habilidades sociales,
culturales
y
de
trato
humano.
“Hoy se pide un perfil mucho más completo que abarca una excelente preparación técnica, competencias profesionales lo que en ISSA denominamos formación humana o factor humano, un poso de cultura y valores transmitido a través de la educación humanística, que hace del ayudante de dirección una persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, dueña de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.
Es importante señalar la diferencia de nivel que puede exigírsele a una secretaria de administración en comparación con una secretaria de dirección. Alcanzar un puesto en este último grado, requiere un completísimo c ompletísimo perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa
actual,
para
este
tipo
de
puestos.
Veamos ahora las competencias que debería realizar una buena secretaria, deduciendo
de
ellas
Funciones
su
perfil
laboral
principales
• Colaborar con • Preparar
y
el
la
de
éste,
de
director a
archivar
y,
fin
el
la
de facilitar f acilitar
documentación
y y
grafológico: Secretaria:
agilizar su la
trabajo.
correspondencia.
• Buscar y sintetizar información, i nformación, dentro o fuera f uera de la empresa, sobre los objetivos
a
ella
encomendados.
• Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas
por
su
superior.
• Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos. • Atender
y
organizar
llamadas
telefónicas y
las
visitas
al
director.
• Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera. • Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior. Perfil
profesional:
• Formación a nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo. • Curso
de
Secretariado
en
Escuela
de
negocios.
• Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada
y
escrita
(Inglés,
como
• Mecanografía
preferente,
Francés,
y
Alemán…) taquigrafía.
• Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas Perfil
de personal
cálculo, y
aplicaciones su
equivalente
específicas…) grafológico
Persona equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica simple o ausente. Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura ágil, progresiva, con presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos personalizados. Capacidad para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes
ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada antes que
la
firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces
curvos,
margen
derecho
pequeño.
Discreción y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda,
simplificada
y
extendida;
firma
semi-legible.
Gran capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva, presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera inclinación hacia la derecha. Motivación: renglones con dirección horizontal ho rizontal o ligeramente ascendentes, presión firme, escritura extendida y dinámica; fi rma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente.
Características del perfil de la secretaria ejecutiva Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados. Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales. En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos, pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque –aunque tengan estudios específicosson aptas para todas las búsquedas. Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto –esto dependerá del rubro de la compañíaresultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.
