Pengertian Rental Office Kantor sewa atau Rental Office berasal dari kata “kantor” dan “sewa” yang masing-masing memiliki pengertian, yaitu: Kantor Bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi (Santoso, 2002:297). Wadah
segala
sesuatu
tentang
penerimaan(receiving).
Pendokumentasian
(recording), dan fasilitas informasi serta perlindungan aset perusahaan yang menjamin bahwa bisnis atau usaha perusahaan itu dapat dipantau dan diperhitungkan (receiving). (Guedes, 1979, hal 107) Sewa Menurut W.J.S Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah pemakaian sesuatu dengan membayar uang. Pemakaian, peminjaman sesuatu dengan membayar uang, yang boleh dipakai (Santoso, 2002:526). Dari definisi suku kata diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari kantor sewa adalah ruang atau bangunan/gedung sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan administrasi bagi setiap perusahaan atau pemakai, yang pengadaannya dimaksudkan untuk disewakan kepada perusahaan/pemakai dalam jangka waktu tertentu pula sesuai kesepakatan bersama antara pemakai(penyewa) dengan pemilik(pengelola).
Atau dapat juga kami artikan sebagai bangunan atau wadah bagi kegiatan pekerja kantor yang dapat dipergunakan oleh siapapun yang berminat dengan cara membayar harga.
Fungsi Rental Office 1.
Sebagai wadah untuk menampung beberapa perusahaan yang belum mempunyai kantor sendiri.
2.
Sebagai tempat melakukan transaksi bisnis dengan pelayanan profesional serta lembaga dalam bentuk usaha komersial.
3.
Sebagai tempat menampung perusahaan yang bergerak dibidang industri pemasaran. Dan bukan untuk memproduksi atau mengolah barang mentah atau setengah jadi menjadi barang jadi, tetapi untuk memasarkan hasil industri yang sudah jadi.
4.
Mempermudah para konsumen (pengguna jasa) karena lokasi kantor yang sudah jelas dan terdapat beberapa jenis kegiatan yang dapat sekalian dilakukan.
Ruang Lingkup Kegiatan Rental Office/Kantor Sewa Secara umum pihak – pihak yang melakukan kegiatan di dalam kantor sewa adalah sebagai berikut: 1.
Pihak
pengelola
yang
melaksanakan
tugas
administratif
dan
tugas
operasional bangunan, termasuk peralatan gedung dan pelayanan kepada penyewa. Termasuk dalam kelompok ini adalah manajer dan staf administrasi, dibantu divisi–divisi seperti bagian pemasaran, enginering, kebersihan dan lain sebagainya. 2.
Pihak penyewa yang melakukan kegiatan bisnis dan ruang menempati ruang yang disewanya. Dalam termasuk dalam kelompok ini adalah penyewa (tenant beserta relasinya).
Jenis dan Klasifikasi Rental Office 1.
Menurut Penyewa Departemen umum dan tenaga listrik dirjen cipta karya membedakan kantor sewa menurut usaha penyewa yang ada di dalamnya menjadi dua jenis:
Usaha Sejenis Yaitu merupakan bangunan kantor sewa yang di sewa oleh
sekelompok usaha yang sejenis. Bagi investor hal ini sangat menguntungkan, karena memiliki cavative market/pangsa pasar yang pasti, sehingga mampu memperbesar occupancy rate/tingkat hunian. Sedangkan bagi penyewa keuntungannya adalah kemudahan komunikasi antar lembaga dalam rental office,
dan
kemudahan
pembagian
akomodasi
peruahaan–perusahaan
penyewa yang masih tergabung dalam suatu kelompok perusahaan tersebut. Kelemahan dari sistem tersebut adalah tidak dapat diterapkan dalam sistem perencanaan kantor sewa. Karena kebutuhan kondisi – kondisi khusus yang harus dipenuhi. Kondisi tersebut antara lain kriteria jenis kegiatan yang terintegrasi, serta tersedianya investor/penyewa yang memiliki kepentingan yang sama.
Mixed Use/Campuran Merupakan kantor sewa dengan latar belakang bidang usaha yang
berlainan jenis atau campuran, paling banyak karena fleksibel. Dalam bangunan tersebut para penyewa berasl dari bermacam–macam latar belakng jenis usaha. Jenis ini lebih banyak di dapat dalam praktek sehari – hari, karena sifatnya murni bisnis tanpa ada ikatan tertentu di belakangya. Kelebihan jenis ini adalah pihak penyewa lebih leluasa dalam memilih kantor
sewa
yang
lebih
sesuai
dengan
kebutuhannya.
Sedangkan
kelemahannya adalah sering timbul kesulitan–kesulitan dalam pelayanan dan tata tertib karena terdapat bermacan–macam perusahaan dengan jenis berbeda–beda.
2.
Menurut kelas bangunan Menurut kelas bangunan, terdapat dua jenis pengklasifikasian rental office/kantor sewa, yaitu: Tabel Klasifikasi Kantor Sewa Berdasarkan Jumlah Lantai Jumlah Lantai
Kelas
< 21 lantai
AI
13 – 20 lantai
AII
9 – 12 lantai
B
5 – 8 lantai
C
4 lantai
D
Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.28 Tahun 1977
Berdasarkan Kelengkapan dan Kualitas yang Tersedia Kelengkapan fasilitas dan utilitas pada suatu bangunan kantor sewa
merupakan syarat utama, dan akan memperlancar aktifitas dalam kantor sewa sesuai fungsinya. Berdasarkan S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977, fasilitas dan utilitas yang ada pada rental office antara lain: 1. Listrik 2. Air minimum 3. Telepon 4. Genset 5. Pemeliharaan gedung 6. Publik toilet 7. Elevator 8. Fire detection 9. Air condition 10. Keamanan
11. Cark park 12. Cleaning 13. Telex 14. Utility room 15. Kafetaria 16. Bank 17. Loby dan atau koridor Keterangan : a)
No. 1 sampai dengan No. 11 adalah fasilitas umum yang harus disediakan mengingat banguan kantor sewa kelas 1 merupakan bangunan bertingkat banyak dan mementingkan kelancaran kerja. Mengingat bahwa bangunan kantor sewa kelas 1 yang bersifat komersial.
b)
No. 15 sampai dengan No.17 merupakan fasilitas pelengkap yang dapat digunakan oleh penyewa umum. Penilaian klasifikasi kantor sewa berdasarkan kelengkapan fasilitas dan utilitas ditampilkan dalam tabel berikut ini:
Kelengkapan Kantor Sewaan Berdasarkan Kelengkapan Fasilitas Utilitas
No
JUMLAH NILAI
KELAS
1.
90 -100
1
2.
80 – 89
2
3.
60 – 79
3
4.
< 60
4
Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977
Administrasi dan pengelolaan rental office Tujuan usaha kantor sewa yaitu menuju suatu keberhasilan dan kelancaran kegiatannya membutuhkan sarana administrasi dan pengelolaan yang tetap. Pengamatan dari berbagai rental office di dapatkan bahwa dalam setiap divisi struktur organisasi pengelolaan rental office terdiri atas: 1)
Divisi teknik, yang meliputi bidang–bidang mekanikal dan elektrikal, kontruksi dan perawatan bangunan.
2)
Divisi keuangan dan umum yang meliputi bidang–bidang akutansi dan administrasi umum.
3)
Divisi pemasaran yang meliputi bidang–bidang periklanan, perjanjian sewa (fix rental) dan pelayanan pada penyewa. Rental office di Indonesia dalam melakukan kegiatan administrasi dan
pengelolaannya
memiliki
kecenderungan
untuk
menggunakan
jenis
organisasi
fungsional. Di dalam organisasi fungsional ini digunakan tenaga–tenaga ahli untuk memberikan pengarahan kepada pelaksana. Pekerja dipimpin oleh beberapa atasan dan melaksanakan pengawasan kepada pekerja secara terpisah menurut keahlian masing–masing.
DEWAN DIREKTUR GENERAL MANAGER
MANAGER UMUM DAN KEUANGAN
PEKERJA / KARYAWAN
MANGER PEMASARAN
PEKERJA / KARYAWAN
MANAGER TEKNIK
PEKERJA / KARYAWAN
Struktur Organisasi Fungsional Rental Office Secara Umum
