PEDOMAN PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI PBF
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Perencanaan pengadaan
obat
dilakukan
untuk
menyusun
kebutuhan obat yang tepat dan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektitas dan esiensi penggunaan dana. Perencanaan pengadaan obat merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan distribusi. Perencanaan pengadaan obat didasarkan pada data trend penjualan obat, estimasi buer stok untuk mencegah kekosongan akibat
kondisi tertentu,
dan
kapasitas
gudang
penyimpanan.
Perencanaan pengadaan dikatakan baik apabila tersedia obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. B. PENGERTIAN Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam
rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga obat dapat didistribusikan secara efektif dan esien. Pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran.
Di
dalam
pengadaan
dilakukan
proses
pelaksanaan
rencana
pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran.
C. MAKSUD DAN TUJUAN Tujuan perencanaan dalam
pengadaan
obat
adalah
untuk
mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan obat serta meningkatkan frekuensi distribusi obat secara efektif dan esien. da beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan dalam perencanaan pengadaan obat, yaitu ! ". #engenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah $. &. (. ).
program dapat mencapai tujuan dan sasaran. Pembelian obat dengan kualitas % mutu yang sesuai standar 'ecepatan peredaran obat dan jumlah pesanan obat Pertimbangan anggaran dan prioritas *stimasi jumlah buer stok obat yang tepat sehingga tidak terjadi kekosongan stok
D. RUANG LINGKUP ". +agian Pengadaan $. +agian udang &. +agian Penjualan 4. DASAR HUKUM ". Per '+P# / 0omor 1'.2&.".&(.""."$.3)($ Tahun $2"$
Tentang Pedoman Teknis 4ara Distribusi bat yang +aik $. Permenkes 0omor ""(5%#*0'*6%P*%7/%$2"" Tentang Pedagang +esar 8armasi dan Permenkes 0omor &( Tahun $2"( &. Peraturan Pemerintah 0o. )" tahun $229 tentang Pekerjaan 'efarmasian
BAB II PANDUAN
A. PERENCANAAN PENGADAAN OBAT Perencanaan pengadaan obat dianalisa
berdasarkan trend
jumlah, frekuensi dan jenis pesanan. Data yang perlu dipersiapkan supaya perencanaan pengadaan mendekati ketepatan antara lain! ". Daftar perbekalan kesehatan $. 6tok awal &. Penerimaan (. Pengeluaran ). 6isa stok :. bat hilang%rusak, kadaluarsa 3. 'ekosongan obat 5. Distribusi rata ; rata obat per tahun 9.
6tok pengaman =bufer stock >
B. SISTEM PENGADAAN OBAT Pengadaan dilakukan setiap saat dimana stok obat di gudang
mendekati minimal =sesuai buer stok>. Proses pengadaan harus memperhatikan beberapa aspek penting, antara lain ? ". Pembelian obat harus dengan jumlah yang tepat sesuai frekuensi pemesanan dan banyaknya penjualan obat =ast atau slow moving> serta memperhitungkan kapasitas gudang penyimpanan dan kebutuhan stok bulan berikutnya, $. Pembelian obat dilakukan melalui manufaktur yang jelas atau pedagang besar farmasi lain yang sah sehingga kualitas % mutu obat terjamin Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Pengadaan obat dilakukan dengan membuat 6urat Pesanan =6P> atau P (Purchase Order) kepada manufaktur atau Pedagang +esar 8armasi lain. 6P ditandatangani oleh poteker Penanggung @awab
dengan mencantumkan stampel dan tanda tangan. 'omponen 6P meliputi tanggal, nomor 6P, nama supplier, nama obat, satuan obat, dan jumlah obat. Aembar 6P untuk obat yang mengandung prekursor dibuat terpisah dari 6P obat keras dan obat bebas. Prekursor 8armasi terdiri atas *phedrine, *rgometrine, *rgotamine, 0orephedrine, Potassium Permanganat, dan Pseudoephedrine. PT. ARINDA PHARMA 'omp. uko PT4 +lok 5 + no. &3 @l. aya +ekasi '#. $" @akarta Timur Phone ! 2$"-(:5$:))" 8aB ! 2$"-(:5&$9&)
0ama poteker Penanggung @awab 6/'
0omor
'epada Cth, .............. SURAT PESANAN 0 ! No .
NAMA OBAT
KEMASAN
JUMLAH
8ormat 6urat Pesanan bat bebas dan bat 'eras !
@akarta,.. $2..
SURAT PESANAN OBAT MENGANDUNG PREKURSOR FARMASI Nomor SP: .......................... Cang bertanda tangan di bawah ini ! 0ama
!
@abatan
!
0omor 6/P ! #engajukan pesanan obat mengandung Prekursor 8armasi kepada ! 0ama /ndustri 8armasi % P+8 lamat
!
0o. Telp
!
!
@enis obat mengandung Prekursor 8armasi yang dipesan adalah ! 0ama bat 0
#engandung
o
Prekursor
Eat ktif Prekursor 8armasi
8armasi
+entuk dan
6atua @umla
'ekuatan
n
h
'et
6ediaan
8ormat 6urat Pesanan bat #engandung ! bat mengandung Prekursor 8armasi tersebut akanPrekursor digunakan untuk memenuhi kebutuhan ! 0ama P+8
? PT. rinda Pharma
lamat Aengkap -
!
'antor ! uko PT4 +lok 5 + 0o. &3, Pulo adung, @akarta Timur udang !
0omor 6urat /Fin
! $$($.2".$2"&.P+8.+.8..
, .$2. poteker Penanggung @awab
C. PEMILIHAN PEMASOK Pemilihan pemasok sangat penting dilakukan untuk menjamin
kontinyuitas stok obat sekaligus menjamin mutu. 'riteria umum pemilihan pemasok antara lain ! 1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan =telah terdaftar>.
2. Telah tersertikasi sesuai dengan persyaratan 4P+ untuk
industry farmasi dan 4D+ untuk Pedagang +esar 8armasi lain. 3. Pemasok dengan reputasi yang baik. 4. 6elalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. pabila obat diperoleh dari industri farmasi, maka industri farmasi tersebut harus menerbitkan surat penunjukkan distributor sebagai bukti yang menjamin bahwa P+8 yang ditunjuk adalah distributor resmi yang menyalurkan obat asli untuk mencegah peredaran obat palsu. 'ualikasi pemasok harus ditinjau secara berkala. Dokumen yang harus dimiliki dalam kualikasi pemasok yaitu ! - /ndustri farmasi ! ". 4opy 6urat /Fin /ndustri 8armasi $. 4opy 6ertikat 4P+ &. 4opy 6/' poteker Penanggung @awab - Pedagang +esar 8armasi ! ". 4opy 6urat /Fin P+8 $. 4opy 6ertikat 4D+ % 6urat Pernyataan bahwa P+8 tersebut menerapkan prinsip dan pedoman 4D+ &. 4opy 6/' poteker Penanggung @awab
D. PEMANTAUAN STATUS PESANAN Pemesanan obat kepada industri farmasi atau P+8 lain dapat
dilakukan secara langsung dengan menitipkan 6P kepada salesman industri farmasi atau P+8 lain tersebut maupun secara tidak langsung melalui telepon, faksimili, email dengan catatan 6P asli harus diberikan pada saat serah terima obat. Pemantauan status pesanan harus dilakukan untuk mencegah terjadinya kekosongan stok obat akibat keterlambatan pengiriman. Pemantauan dapat dilakukan dengan menanyakan langsung kepada bagian gudang di industri farmasi atau P+8 lain tersebut.
E. PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN OBAT Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman
obat dan%atau bahan obat pemasok
yang
disetujui,
yang
tidak
diterima benar, berasal dari rusak
atau
tidak
mengalami
perubahan selama transportasi. Dalam proses penerimaan harus dilakukan pengecekan obat yang datang dari industri farmasi atau P+8 lain dan kesesuaiannya dengan 6P yaitu jenis dan jumlah barang, kondisi sik kemasan dan label, serta nomor batch dan waktu kadaluwarsa. +arang yang telah diperiksa, disimpan dalam gudang sesuai dengan prinsip First In rst Out , First Exired First Out ,sesuai dengan suhu penyimpanan masing-masing produk obat, diletakkan diatas palet dan tidak menempel di tembok. pabila terjadi kekurangan atau kekeliruan dari
pengiriman
obat
tersebut,
apoteker
harus
segera
mengkonrmasikan kepada pengirim. +atas kedaluwarsa obat pada saat penerimaan minimal & tahun sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh.
