PANDUAN PENGADAAN OBAT INSTALASI FARMASI RSU AS-SUYUTHIYYAH
RSU AS-SUYUTHIYYAH PATI Jalan Raya Juwana Tayu KM 07 Guyangan Trangkil Trangkil Pati 59153 Telp (0295) 4199057 ext 058
1
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM AS-SUYUTHIYYAH PATI Nomor : 027/SK-A/F/RSA-YPRU/I/2018 TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN PENGADAAN OBAT INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT AS-SUYUTHIYYAH PATI DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM AS-SUYUTHIYYAH PATI
Menimbang
:
1. Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit As-Suyuthiyyah Pati penyelenggaraan
Pelayanan
maka diperlukan
Kefarmasian
di
Instalasi
Farmasi. 2. Bahwa agar pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit As-Suyuthiyyah Pati dapat terlaksana dengan baik, maka perlu
adanya
Panduan
Pengadaan
Obat
di
Instalsi
Farmasi Rumah Sakit As-Suyuthiyyah Pati sebagai landasan bagi penyelenggaraan pelayanannya 3. Bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut di atas perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Mengingat
:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika 5. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 47/Menkes/SK/II/1983 Tahun 1983 tentang Kebijakan Obat Nasional; 6. Peraturan
Menkes
tentang
Kewajiban
RI
No.
085/MenKes/Per/I/1989,
menuliskan
Resep
dan/atau
menggunakan Obat Generik; 7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
2
8. Peraturan pemerintahan No. 72 tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan alat kesehatan 9. Keputusan Menteri Kesehatan nomor 1197 tahun 2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit
MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
Pertama
:
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT AS-SUYUTHIYYAH PATI TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN PENGADAAN OBAT RUMAH SAKIT AS-SUYUTHIYYAH PATI.
Kedua
:
Memberlakukan Panduan Pengadaan Obat Rumah Sakit AsSuyuthiyyah Pati sebagai Panduan dalam Pengadaan Obat di Rumah Sakit As-Suyuthiyyah Pati.
Ketiga
:
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini
akan
diadakan
perbaikan
sebagaimana
mestinya.
Ditetapkan di : Pati Pada Tanggal : 4 Januari 2018 Direktur RSU As-Suyuthiyyah Pati
dr. Aria Dewanggana
3
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah
SWT, yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Buku PANDUAN PENGADAAN OBAT ini berhasil disusun.
Terima kasih yang sebesar-besarnya, kami haturkan kepada Direktur RSU As-Suyuthiyyah Pati yang telah memberikan dukungan moral dan materiil dalam pembuatan
panduan
ini.
Para
pejabat
struktural
dan
tenaga
fungsional
dilingkungan RSU As-Suyuthiyyah Pati yang telah dan akan berpartisipasi aktif mulai dari proses penyusunan, pelaksanaan sampai pada proses monitoring dan evaluasi panduan ini.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Pati, Maret 2018
4
BAB I PENDAHULUAN
1.
Latar belakang.
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya
disebut
sarana
kesehatan.
Sarana
kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau
upaya
kesehatan
rujukan
dan/atau
upaya
kesehatan
penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi
di
bidang
kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan
upaya
kesehatan
diperlukan
perbekalan
kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan
kesehatan
lainnya,
sedangkan
sediaan
farmasi
meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan,
pengendalian
mutu
sediaan
farmasi,
pengamanan
pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
meliputi
aspek
seleksi
dan
perumusan
kebutuhan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, 5
dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu : a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection ) b. Pengadaan (Procurement) c. Distribusi (Distribution) d. Penggunaan (Use ) Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari : a. Organisasi (Organisation ) b. Pembiayaan
dan
kesinambungan
(Financing
and
Sustainnability) c. Pengelolaan informasi (Information Management) d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management) Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :
6
Seleksi & perumusan kebutuhan
Organisasi Pembiayaan Manajemen Informasi
Penggunaan
Pengadaan
Distribusi
Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :
Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan
perbekalan
farmasi
yang
kebutuhan,
mencegah
terjadinya
kekurangan
perbekalan
farmasi
tepat
dan
sesuai
kekosongan
atau
serta
meningkatkan
penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang
teratur
kepada
yang
membutuhkan
pada
saat
diperlukan.
Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep kepada dokter. Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas
merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan 7
pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.
2.
Definisi.
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
dari
pemasok
eksternal
melalui
pembelian
dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
8
BAB II RUANG LINGKUP
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus
pengadaan
obat
mencakup
pemilihan
kebutuhan,
penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan
atau
pemilihan
pemasok,
penetapan
masa
kontrak,
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran,
penyimpanan,
pendistribusian
dan
pengumpulan
informasi penggunaan obat. Gambar Siklus Pengadaan Obat Menentukan jumlah yang dibutuhkan
Tujuan seleksi obat
Menyesuaikan kebutuhan dan dana
Memilih metode pengadaan
Pengumpulan informasi pemakaian
Mencari dan memilih pemasok
Menentukan persyaratan kontrak Menerima dan memeriksa obat-obatan
Monitor status pemesanan
9
BAB III TATA LAKSANA
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing ) Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing ) Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama
ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin 10
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu),
menghindari
kelebihan
persediaan
maupun
kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah. Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari
pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender) b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola
2. Produksi a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah
Sakit c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga 4. Sumbangan 5. Lain-lain
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah
memenuhi
persyaratan
hukum
yang
berlaku
untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 11
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik. 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. Beberapa
Prinsip
Praktek
Pengadaan
Obat
dan
Perbekalan
Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga d. Pengadaan secara kompetitif
Pada
tender
terbatas,
hanya
suplier
yang
telah
melewati
prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik 12
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan
Mutu
Produk
Termasuk
:
Sertifikasi,
test
lab,
mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk
menguji
kepatuhan
terhadap
prosedur
pengadaan,
kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
Adapun alur pengadaan obat di RSGMAU adalah sebagai berikut: 1) Instalasi farmasi mengajukan nota dinas kebutuhan obat kepada Kajangkesgi. 2) Kajangkesgi mengajukan nota dinas kebutuhan obat ke Kalakesgilut. 3)
Kalakesgilut
memerintahkan
pengadaan
barang
ke
Pa.
Pengadaan. 4) Pa. Pengadaan menerbitkan SOP (Surat Order Pembelian) kepada pemasok. 5) Pemasok mengirim barang dan diperiksa tim pemeriksa 6) Barang diterima dan disimpan di gudang 7) Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang. 13
8) Instalasi farmasi mengambil obat di depo farmasi. 9) Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan tempo yang disepakati.
14
BAB IV DOKUMENTASI
Dokumentasi pengadaan obat di RSA dilakukan untuk setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan
dokumentasi
adalah sebagai berikut: 1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah habis di dalam buku defekta. 2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta, dituangkan ke dalam nota dinas untuk diajukan kepada Kajangkesgi. Instalasi farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan. 3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan
cross
check
terhadap
nota
dinas
yang
diajukan.
Penerimaan barang harus memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok. 4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari setiap obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat yang beredar di RSA. 5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Pati serta Kepala Balai POM. 6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.
15
