BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Rumah sakit sebagai salah satu intitusi pelayanan umum membutuhkan keberadaan suatu sistem informasi yang yang handal dan akurat akurat serta cukup memadai untuk meningkatkan meningkatkan pelayanannya kepada para pasien. Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi dirumah sakit. Prosedur administrasi yang sederhana mudah dan cepat merupakan salah satu peningkatan pelayanan pelayanan kepada pasien. Pelayanan pertama pada proses pendaftaran pasien sangat perlu diperhatikan, semakin cepat dalam mencari data pasien lama maupun pendaftaran bagi pasien baru akan berpengaruh besar terhadap cepatnya layanan medis yang diinginkan oleh pasien hingga pasien melakukan pembayaran pada bagian kasir. Bagi pihak rumah sakit,pembuatan laporan administrasi pada shift-shift yang ada memerlukan waktu yang lama pula. Hal ini i ni dikarenakan,proses dikarenakan,proses pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pasien dicatat dalam buku.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana system pendaftaran di lakukan
Ada berapa jenis penerimaan pasien baru
Bagaimana system penamaan dan system penomoran
Bagaimana protap dan alur penerimaan pasien baru
1.3 Tujuan
Mengetahui bagaimana system pendaftaran di lakukan
Mengetahui berapa jenis penerimaan pasien baru
Mengerti cara system penamaan dan system s ystem penomoran
Mengerti dan faham protap dan alur penerimaan pasien baru
1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Sistem Pendaftaran
Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekaman medis atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat kesan yang baik ataupun tidak baik dari suatu pelayanan dari rumah sakit. Oleh karena it, pada sistem pendaftaran ini petugas harus bersikap ramah, ramah, sopan, tertib dan bertanggung jawab agar pasien merasa diperhatikan dan dilayani dengan baik.
Dalam sistem pendaftaran, biasanya pasien diterima sebagai pasien rawat jalan, rawat inap dan rawat UGD. Pasien dikatakan menjalani pengobatan rawat jalan apabila kondisi pasien tidak begitu buruk dan keadaannya masih normal – normal saja. Pasien dikatakan menjalani pengobatan rawat inap bila kondisi pasien memerlukan perawatan yang intensif. Sedangkan pasien yang menjalani perawatan UGD apabila kondisi pasien sudah benar – benar buruk, atau dalam keadaan parah dan tidak sadarkan diri. Untuk pasien UGD biasanya pasien rujukan dari Puskesmas atau Rumah Sakit yang lain.
Penekanan pelayanan Rawat jalan adalah pada pengelolaan Poliklinik. Pada modul ini jumlah Poliklinik yang dapat ditangani fleksibel sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit. Pelayanan Rawat Jalan meliputi pendaftaran pasien, transaksi tindakan pasien, kasir penerimaan pembayaran serta transaksi pemakaian obat/alat kesehatan. Penekan Rawat Inap merupakan pengelolaan data pasien inap, yang berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di instalasi rawat Inap. pengelolaan tersebut meliputi pendaftaran pasien, transaksi tindakan pasien, transaksi kamar/mutasi kamar perawatan, pemakaian fasilitas RS serta pemakaian obat/alat kesehatan. Setiap tindakan dan fasilitas yang diberikan kepada pasien sejak masuk (masuk UGD/Rawat Jalan) hingga keluar Rumah Sakit dicatat dari unit-unit yang dipergunakan oleh pasien, sehingga apabila pasien akan meninggalkan Rumah Sakit, maka tagihannya sudah meliputi tagihan dari unit-unit tersebut.
Sistem pendaftaran pasien ini dapat dibedakan menjadi pendaftaran pasien baru dan pasien lama. 2
1) Pasien Baru Pendaftaran pasien baru akan dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran pasien baru untuk mendapatkan data sosial pasien yang akan dimasukkan dalam komputer. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien, kemudian pasien akan diberi kartu berobat yang harus dibawa setiap kali pasien tersebut datang kembali untuk berobat kerumah sakit.
2) Pasien Lama Sedangkan untuk pendaftaran pasien lama, dilakukan dengan mencari berkas rekam medis pasien sesuai dengan Nomor RM yang tercantum dalam kartu berobat. Sistem Pendaftaran Pasien
Menurut DEPKES, 1997 sistem pendaftaran merupakan pelayanan pertama kali yang diterima pasien saat tiba di rumah sakit. Disinilah pasien mendapatkan kesan baik ataupun sebaliknya. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib, dan penuh yanggung jawab.
2.2 Sub System Penerimaan Pasien Rawat jalan, Inap, Dan Darurat
1. Sub Sistem TPP Rawat Jalan Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (Feste, 1989).
Berdasarkan DEPKES, 1997 sistem penerimaan pasien baru rawat jalan yaitu : 1. Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru 2. Data pada formulir pendaftaran pasien baru diinput pada komputer 3. Mencetak ringkasan riwayat klinik 4. Mencetak kartu pasien 5. Mencetak kuitansi pembayaran 6. Mencetak nomor urut poli 7. Mencetak kartu index utama pasien 8. Melaksanakan pendaftaran pasien baru di TPP Rawat Jalan 9. Ringkasan riwayat klinik dikirim ke poliklinik tujuan
3
Sistem penerimaan pasien lama rawat jalan : 1. Melaksanakan transaksi pendaftaran pasien lama dengan mengentry nomor pasien 2. Membuat tracer 3. Mencetak nomor urut poliklinik 4. Mencetak kuitansi pembayaran 5. Mengarahkan pasien sesuai tujuan poliklinik 6. Melaksanakan pendafataran pasien di tempat pasien lama di TPP II
2. Sub SistemTPP Rawat Inap Bersumber dari DEPKES, 1997 Penerimaan Pasien Rawat Inap berfungsi menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Pada bab V menerangkan tentang : Prosedur Pasien Rawat Inap : 1) Formulir pendaftaran pasien baru diisi oleh pasien atau keluarganya. 2) Data sosial pada formulir pendaftaran (pasien baru) dan data sosial pada rekam pasien lama, dientry pada komputer 3) Mencetak nomor urut poliklinik 4) Mencetak kuitansi pembayaran 5) Mengarahkan pasien sesuai tujuan poliklinik 6) Pelaksanaan pendaftaran dilaksanakan di tempat pendaftaran pasien lama di TPP II
3. Sub Sistem TPP Rawat Darurat Menurut Azwar, 1996 pelayanan gawat darurat merupakan pelayanan kedokteran yang dibutuhkan oleh penderita dalam waktu segera atau pertolongan segera dan mendadak untuk menyelamatkan kehidupannya. Berdasarkan Prosedur Tetap RSUD Sleman Penerimaan Pasien Gawat Darurat yaitu : Pasien mendaftar di TPP IGD yang menyatu dengan TPP Rawat Inap. Jika pasien dalam keadaan darurat pasien bisa langsung masuk IGD baru kemudian keluarga/pengantar mendaftarkan di TPP.
1. Untuk Pasien Baru : a. Pasien, keluarga atau pengantar mendaftar di loket penerimaan dengan menunjukkan kartu identitas pasien (KTP, SIM, dll).
4
b. Pasien diberikan nomor rekam medis dan dibuatkan kartu berobat yang akan digunakan setiap kali berkunjung. c. Petugas memasukkan data pasien ke dalam komputer. d. Petugas membuatkan berkas rekam medis. e. Bagi pasien akses membawa kartu akses dan surat rujukan dari puskesmas. f. Bagi pasien askin membawa kartu askin, dan surat rujukan dari puskesmas.
2.
Untuk pasien lama : a. Pasien, keluarga atau pengantar datang dengan membawa kartu berobat. b. Petugas memasukkan data pasien ke komputer. c. Bagi pasien askes membawa kartu askes dan surat rujukan dari puskesmas.
2.3 Sistem Penomoran
Menurut DEPKES, 1997 Penomoran rekam medis pasien di instalasi pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu nomor pasien masuk (admission number). Ada 3 macam sistem pemberian nomor pasien masuk yang umumnya dipakai yaitu :
a. Pemberian nomor secara seri (serial numbering system) Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan rumah sakit. Jika pasien telah berkunjung 3x, maka pasien akan mendapat 3 nomor. Sedang rekam medisnya dismpan di berbagai tempat sesuai nomor yang diperolehnya.
b.
Pemberian nomor secara unit (unit numbering system) Sistem ini memberikan 1 unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Saat pasien pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit akan diberi 1 nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis pasien tersebut tersimpan dalam berkas di bawah 1 n omor.
c. Pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering system) Sistem nomor ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit , diberikan 1 nomor baru, tetapi rekam medisnya yang dahulu digabungkan dan disimpan di dalam nomor yang paling baru. Apabila 1 rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang
5
baru, di tempat yang lama harus diberi penunjuk (outguide) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan.
2.4 Sistem Penamaan 1. Nama Orang Indonesia a. Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga, diindeks menurut nama keluarga diikuti tanda koma, kemudian baru nama selanjutnya. Contoh : Nama pasien : Edi Baskoro Yudhoyono Nama pasien ditulis menjadi : Yudhoyono, Edi baskoro b. Bila terdapat pasien yang memiliki nama majemuk orang Indonesia, maka nama pasien dituliskan apa adanya. Contoh: Nama pasien : Bambang Pamungkas Nama pasien ditulis menjadi : Bambang Pamungkas. c. Nama orang Indonesia yang memiliki nama suku atau nama marga diindeks menurut nama suku atau marga terebut Contoh : Nama pasien : Daniel Mananta Nama pasien ditulis menjadi : Mananta, Daniel d. Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya diindeks menurut nama ayahnya Contoh : Nama pasien : Anna Wijaya Nama pasien ditulis menjadi : Wijaya, Anna e. Bila seorang bayi baru lahir yang belum mempunyai nama, maka penulisan namanya diikuti By. Ny. yang menyatakan bayi dari pasien yang bersangkutan. Contoh: Nama ibu : Sri Lestari Nama bayi ditulis menjadi : Sri Lestari By. Ny.
2. Nama Orang Eropa Nama keluarga orang eropa terletak di bagian akhir nama tersebut Contoh :
6
Nama pasien : Bryan McFadden Nama pasien ditulis menjadi : McFadden, Bryan
3. Nama orang Arab Contoh : Nama pasien : Umar bin Khattab Nama pasien ditulis menjadi : Khattab, Umar bin
4. Nama orang India, Jepang, Thailand Contoh : Nama pasien : Shinichi Kudo Nama pasien ditulis menjadi : Kudo, Shinichi 5. Nama orang Cina, Korea, Vietnam Nama keluarga terletak di bagian paling depan, sehingga cara penulisannya tidak mengalami perubahan Contoh : Nama pasien : Tan Po Guan Nama pasien ditulis menjadi : Tan Po Guan 6. Nama Cina yang digabung dengan nama Amerika Contoh : Nama pasien : Silvia Than Nama pasien ditulis menjadi : Than, Silvia 7. Nama orang suci dan haji menjadi bagian dari nama tersebut Contoh: Nama pasien : Haji Umar Said Nama pasien ditulis menjadi : Said, Haji Umar 8. Gelar-gelar a. Gelar bangsawan merupakan bagian dari nama tersebut Contoh : Nama pasien : Teuku Rafli
7
Nama pasien ditulis menjadi : Rafli, Teuku b. Gelar kesarjanaan ditempatkan dibelakang nama dalam tanda kurung Contoh : Nama pasien : Sumarni Notonegoro, SH. Nama pasien ditulis menjadi : Notonegoro, Sumarni (SH) c. Pangkat dan jabatan ditempatkan dibelakang nama dalam tanda kurung Contoh: Nama pasien : Direktur Ali Sadikin Nama pasien ditulis menjadi : Ali Sadikin (Direktur)
2.5 SOP / Protap menerima pasien baru Pengertian
Menerima pasien yang baru masuk Puskesmas untuk dirawat sesuai yang berlaku. Pasien segera memperoleh pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan
Tujuan
Sebagai acuan untuk penerimaan pasien baru
Kebijakan
-
Prosedur
Ada petugas yang terampil
Persiapan : -
Pasien dan keluarganya diterima dengan ramah. Bila pasien dapat berdiri, atau berat badan sebelum penderita dibaringkan.
-
Selanjutnya lakukan pengkajian data melalui anamnese dan pemeriksaan fisik.
-
Laporan pasien pada penanggung jawab ruangan.
-
Pasien dan keluarga diberi penjelasan tentang tata tertib yang berlaku di Rumah Sakit serta orientasi keadaan ruangan/fasilitas yang ada.
-
Mencatat data dari hasil pengkajian pada catatan medik
8
dan catatan perawatan pasien. -
Memberitahukan prosedur perawatan/tindakan yang segera dilakukan.
Unit Terkait
Poliklinik, Ruang Perawatan
2.6 Alur System Pendaftaran – Administrasi
9
2.7 Contoh role play Saat Menerima Asien Baru
I.
TOPIK : Komunikasi saat Menerima Pasien Baru
II.
KONDISI PASIEN : Tn.X pasien rujukan dari puskesmas, dengan diagnosa medis Malaria.
III.
PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN BARU
IV.
STRATEGI KOMUNIKASI
A. FASE PRA INTERAKSI a.
Evaluasi Diri
· Perawat menganalisa diri · Perawat mempersiapkan diri · Perawat mencuci tangan b.
Verifikasi order
· Perawat membaca status pasien · Ini pertemuan pertama · Perawat siap bertemu pasien
B. FASE ORIENTASI Perawat : Pasien
“selamat pagi pak.”
: “pagi juga sus.”
Perawat :
“selamat datang di Rumahsakit dr. Sardjito, saya perawat dela yang bertugas pada pagi ini, maaf dengan bapak siapa?”
Pasien
: “bapak subejo sus.”
Perawat : Pasien
: “pak bejo aja sus.”
Perawat : Pasien
“baiklah pak bejo, bagaimana kondisi pagi ini? Apa ada yang dikeluhkan?”
: “saya merasa pusing sus.”
Perawat : Pasien
“biasanya dipanggil bapak siapa ya?”
“selain pusing, ada lagi pak?”
: “kadang saya merasa mual-mual kayak mau muntah juga, gitu aja sus.”
Perawat :
“oh
gitu ya
pak,
ya bapak istirahat
dulu
ya,
nanti
dokter
yang
menangani bapak akan segera datang. Oya, karena bapak disini baru datang, saya akan mengorientasikan pada bapak dan keluarga mengenai peraturan dan
10
fasilitas yang ada di ruangan ini. Tujuannya untuk menjaga kenyamanan bapak. Apa bapak bersedia?” Pasien
: “iya sus, boleh.”
Perawat :
“baiklah bapak, waktunya tidak lama, sekitar 15 menit saja. bapak bisa tetap
berbaring di tempat tidur.”
C. FASE KERJA Perawat :
“sebelumnya, saya akan membaca peraturan untuk ruangan ini terlebih dahulu,
pertama mengenai jam kunjung,di rumah sakit ini, jam kunjung dibatasi, karna untuk menjaga kenyamanan klien. Jam kunjung pagi dari jam 09.00-11.00, jam kunjung sore dari jam 14.00-17.00, pengunjung yang boleh masuk maksimal 2orang, jadi apabila ada kerabat atau keluarga bapak yang berkunjung lebih dari 2orang, telah disediakan ruang tunggu didepan ruangan untuk bergantian menjenguk. Sebelum dilanjutkan ada yang ingin ditanyakan?” Pasien
: “nggak ada sus.”
Perawat :“baiklah
kalau
begitu,
kita
lanjut
ya pak.
Selanjutnya
saya
akan
mengorientasikan lingkungan dan fasilitas yang ada diruangan ini. tempat tidur ini bisa dinaikkan bagian atas dan bawahnya, ini ada pemutarnya yang sebelah kanan untuk menaikkan bagian kaki dan yang kiri untuk menaikkan bagian kepala. disebelah kanan tempat tidur ada lemari kecil,disana nanti bisa dipakai untuk menyimpan pakaian ganti untuk bapak dan ibu, dibagian kiri dekat pintu ada kamar mandi,jadi nanti bapak bisa mandi atau buang air disana, diatas tempat tidur ada bell,jika bapak membutuhkan sesuatu atau jika pada keadaan darurat silahkan menekan bell. Oya buk, diruangan ini juga tidak diperkrnankan merokok, dan mohon bantuannya untuk menjaga kebersihan ruangan ini untuk kenyamanan bersama ya pak.” D. FASE TERMINASI Perawat : Pasien
: ”tidak ada sus, sudah cukup jelas.”
Perawat : Pasien
“ Bagaimana ada yang ingin ditanyakan?”
“bagaimana perasaannya setelah saya mengorientasikan tadi?”
: “senang sus.”
Perawat :
“baiklah kalau begitu, bapak istirahat saja dahulu, nanti 10 menit lagi dokter akan kesini untuk memeriksa keadaan bapak.”
Pasien
: “iya sus.” 11
Perawat : Pasien
“saya permisi dulu pak, terimakasih ata kerjasamanya. Selamat pagi.”
: “iya sus, terimakasih juga, selamat pagi.”
12
BAB 111 KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekaman medis atau pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat kesan yang baik ataupun tidak baik dari suatu pelayanan dari rumah sakit.pada sistem pendaftaran ini petugas harus bersikap ramah, sopan, tertib dan bertanggung jawab agar pasien merasa diperhatikan dan dilayani dengan baik. Subsistem penerimaan pasien baru dibedakan menjadi 3, peneerimaan pasien baru rawat jalan, rawat inap, dan penerimaan pasien baru dengan gawat darurat.
13
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta
Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Tersturktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal .1,3,4,5,6
Kusrini,”Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data”,Andi Offset, Yogyakarta, 2006
14
