PANDUAN TEKNIS PENDAFTARAN ISSN
PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH - LIPI
USER/ Pendaftar ISSN Tahap Pengisian Formulir Online a. b. c.
d. e.
User membuka situs http://issn.pdii.lipi.go.id Pilih menu “Formulir Pendaftaran ISSN baru” Mengisi seluruh field pada formulir (bertanda bintang merah) - Nama terbitan (diisi judul terbitan), judul terbitan harus unik, dan jelas - Sinopsis (diisi uraian singkat terbitan yang mencerminkan isi terbitan secara keseluruhan, bisa berupa ruang lingkup jurnal) - Institusi Pengelola (diisi nama institusi/lembaga pengelola terbitan) - Situs Terbitan (diisi alamat situs terbitan elektronik) - Nama (diisi penanggungjawab atau pimpinan redaksi terbitan) - Alamat Institusi (diisi alamat institusi/lembaga) - Surat-e (diisi alamat surat elektronik/email) - Tel/fax (diisi telpon dan fax) - Penerbit (diisi nama penerbit, jika berbeda dengan institusi pengelola) - Situs (diisi alamat situs penerbit, jika berbeda dengan institusi pengelola) - Frekuensi Terbitan (pilih frekuensi terbitan apakah harian, mingguan, bulanan, tahunan) - Edisi mulai berlaku (diisi volume, nomor, bulan dan tahun pertama kali terbit) - Media Terbitan (pilih media terbitan apakah online, cetak, CD, DVD) - Kategori keilmuan (pilih kategori keilmuan sesuai dengan bidang terbitan) - Kunci dinamis Pengisian kunci dinamis, user harus melakukan KLIK LIHAT DISINI, kemudian muncul kombinasi 6 digit yang harus diketik manual (bukan copy-paste) pada kolom kunci dinamis. Klik atau beri tanda checklist pada “membaca dan menyetujui ketentuan perjanjian” Klik Simpan - Jika berhasil, akan muncul Nomor ID pendaftaran dan Kata Sandi, yang digunakan untuk LOGIN ke sistem untuk melengkapi berkas persyaratan - Jika tidak berhasil, akan muncul informasi “maaf pastikan bahwa anda telah mengisi seluruh item…” . User harus mengecek ulang seluruh isian field - Umumnya kesalahan terjadi pada pengisian field KUNCI DINAMIS, user harus mengganti KUNCI DINAMIS yang telah digunakan sebelumnya, dengan cara KLIK LIHAT DISINI lagi dan akan muncul kombinasi 6 angka yang baru. Panduan Teknis Pendaftaran ISSN 2017
Tahap Menggunggah Kelengkapan Berkas a. b. c. d.
e.
User membuka situs http://issn.pdii.lipi.go.id Masukkan ID Pendaftaran, Kata Sandi dan Tahun Permohonan pada menu AKSES MASUK Pastikan isian data pada formulir sudah benar, apabila isian data perlu diperbaharui maka lakukan perbaikan dan klik simpan Unggah berkas lampiran - Klik SURAT PERMOHONAN, akan muncul kotak unggah berkas - Cari berkas yang akan dilampirkan - Klik Unggah, akan muncul proses unggah berkas (putaran merah berulang) - Akan muncul kata SELESAI warna merah apabila berkas selesai diunggah - Klik Tutup - Klik simpan pada form online - Jika berhasil maka disamping SURAT PERMOHONAN akan muncul ukuran file yang dapat dipreview - Lakukan hal yang sama untuk berkas lainnya (sampul depan, halaman daftar isi, halaman susunan dewan redaksi). Untuk berkas bukti tranfer pembayaran diunggah setelah proses verifikasi Konfirmasi telah melengkapi berkas persyaratan melalui kirim pesan pada kotak komunikasi atau melalui telp 021. 5733465 ext 3507/3508/3509 **Cat: Ukuran file maksimal 2 Mb dan format .pdf
Panduan Teknis Pendaftaran ISSN 2017
PETUGAS PDII Tahap Verifikasi Tahap Verifikasi dilakukan untuk memastikan data dan berkas ISSN yang telah diajukan oleh pendaftar adalah benar, sesuai, dan valid. Tahapan yang dilakukan oleh petugas pelayanan ISSN, dalam melakukan verifikasi data dan berkas ISSN sebagai berikut:
a. b.
c. d.
e.
f.
Login ke Sistem ISSN Online INTRA LIPI Cari judul terbitan yang sudah dilengkapi berkas persyaratan namun belum diverifikasi, ditandai dengan adanya tanda checklist pada bagian berkas, dan tanda silang pada bagian verifikasi. Buka data pendaftar, akan muncul informasi data terbitan dan kelengkapan berkas Cek seluruh isian tiap field pada formulir pendaftaran Field yang harus diperhatikan lebih detail antara lain: Nama terbitan, institusi pengelola, situs terbitan (untuk versi online), frekuensi terbit, dan edisi mulai berlaku. Filed-field tersebut harus sesuai dengan isian pada berkas lampiran Cek nama/judul terbitan melalui database issn, database winisis atau portal.issn.org Untuk terbitan yang sebelumnya sudah mempunyai ISSN, petugas harus memastikan nama/judul terbitan sama dengan ISSN yang telah diberikan sebelumnya Memastikan bahwa nama/judul terbitan unik dan belum pernah dimiliki oleh terbitan lain. Jika ditemukan nama/judul terbitan sama, maka petugas harus mengirimkan pesan melalui kotak komunikasi Cek berkas yang dilampirkan Surat Permohonan Lembaga Pastikan surat permohonan berasal dari institusi berbadan hukum. Bagian surat permohonan yang perlu diperhatikan adalah kop, alamat tujuan, isi/badan surat, pengesahan pejabat/pimpinan lembaga dan stempel. a) Kop surat : harus menampilkan nama lembaga/institusi b) Alamat tujuan : pastikan alamat tujuan adalah Pejabat LIPI atau Kepala PDII LIPI c) Isi/badan surat : menginformasikan identitas terbitan: nama/judul terbitan sesuai dengan isian formulir dan sampul depan d) Pengesahan pejabat/pimpinan lembaga dan stempel lembaga : pastikan yang mengesahkan adalah pimpinan lembaga, bukan pimpinan redaksi terbitan. Terdapat stempel lembaga Panduan Teknis Pendaftaran ISSN 2017
Sampul Depan : pastikan sampul depan memuat nama/judul terbitan sesuai dengan isian formulir dan isian pada surat permohonan - Daftar Isi : lembar ini berisi minimal 5 judul artikel terbitan - Susunan Dewan Redaksi : lembar ini berisi susunan dewan redaksi terbitan g. Mengirimkan pesan kepada pendaftar ISSN mengenai hasil verifikasi - Jika isian formulir dan berkas sesuai dan memenuhi persyaratan maka akan diberi pesan bahwa berkas telah diverifikasi dan akan ada perintah untuk melakukan pembayaran serta mengunggah bukti pembayaran - Jika isian formulir dan berkas tidak sesuai, maka akan diberi pesan sesuai catatan dan temuan hasil verifikasi h. Mengisi tanggal verifikasi sesuai dengan tanggal pengerjaan i. Mengisi catatan internal - Verifikasi oleh, bulan pertamakali terbit, tahun pertama terbit, bahasa, ISSN yang sudah ada sebelumnya, link url dan catatan lainnya j. Klik simpan
-
Panduan Teknis Pendaftaran ISSN 2017
Penerbitan SK ISSN Tahap ini merupakan lanjutan dari tahap verifikasi, petugas akan memberikan ISSN, Barcode, dan SK ISSN untuk pendaftar yang telah lolos verifikasi dan sudah menggunggah bukti transfer pembayaran. Tahapan yang dilakukan oleh petugas pelayanan ISSN sebagai berikut: a. b.
c. d.
e. f. g. h. i. j.
Login ke Sistem ISSN Online INTRA LIPI Cari judul terbitan yang sudah dilengkapi berkas persyaratan dan sudah diverifikasi, ditandai dengan adanya tanda checklist pada bagian berkas, bagian verifikasi, bagian pembayaran, dan tanda silang pada bagian ISSN dan SK ISSN Buka data pendaftar, akan muncul informasi data terbitan dan kelengkapan berkas Melakukan pengecekan pada berkas Bukti Transfer Pembayaran Bukti transfer bisa berupa struk ATM, formulir bank, form internet banking, form mobile banking, form sms banking, email, baik bentuk asli maupun fotocopy. Dalam pengecekan bukti transfer beberapa hal yang harus diperhatikan adalah tanggal transfer, nomor ID pendaftaran jika ada, jumlah uang, dan tanggal pengesahan dari bank jika ada. Memberikan nomor SK ISSN (format default 0005.8angkaissn/JI.3.1/SK.ISSN/Tahun.bulan) Memberikan nomor ISSN, dan Nomor ISSN terkait (jika ada) Mengisi tanggal SK ISSN Klik Simpan Membuat SK ISSN secara otomatis dengan cara KLIK menu “buat SK ISSN elektronik” Memastikan SK ISSN sudah berhasil dibu
Panduan Teknis Pendaftaran ISSN 2017
