Panduan Standarisasi File

KATA PENGANTAR 

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan karunia kepada kepada kita kita sekali sekalian an sehing sehingga ga Alham Alhamduli dulilla llah h kami kami dapat dapat menyel menyelesai esaikan kan “Panduan  Standarisasi file pegawai” 

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun !!" tentang Rumah Sakit  pada

#ab $I Pasal % tentang Sumber &aya &a ya 'anusia( Implementasi dari ketentuan

tersebut se)ara baik akan men)iptakan keseragaman dalam penyusunan *ile pega+ai  baik dokumen keluarga maupun dokumen penting( 'emp 'emper erha hati tikan kan hal hal ters terseb ebut ut maka maka disu disusu sunl nlah ah ,Pand ,Panduan uan Stan Standa dari risa sasi si *ile *ile  pega+ai yang dapat dipergunakan sebagai sumber in*ormasi tentang pega+ai. dan sebagai bahan in*ormasi untuk pengambilan keputusan( Panduan ini disusun oleh Sub( #ag( /epega+aian. 0ukum dan 0umas. semoga  panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada  pega+ai(

BAB I DIFINISI

A. Pengendalian file

Standarisasi *ile pega+ai adalah suatu kegiatan melakukan pengelolaan *ile pega+ai yang dipergunakan dlm memberikan pelayanan

di Sub( #ag

/epega+aian. 0ukum an 0umas( B. Panduan standarisasi file pegawai

Panduan standarisasi *ile pega+ai adalah suatu tata )ara melakukan  pengelolaan *ile pega+ai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan di Sub( #ag( /epega+aian. 0ukum dan humas( C. File pegawai

1ile pega+ai adalah

dokumen-dokumen

yang

dipersyaratkan

dalam

akreditasi Rumah Sakit Tahun !%( 1ile pega+ai terdiri dari 2 %( &a*tar Ri+ayat 0idup ( Surat /eputusan 3( &a*tar keluarga( D. Tujuan Standarisasi File Pegawai

%( Tujuan Umum Untuk memberikan a)uan bagi seluruh sta* Sub( #ag /epega+aian. 0ukum dan 0umas dalam mengelola *ile pega+ai yang digunakan dalam memberikan  pelayanan(

( Tujuan khusus a(

Untuk memberikan pemahaman yang samakepada seluruh sta* Sub( #ag /epega+aian. 0ukum dan 0umas

 b(

Supaya terjadi keseragaman dalam mnyusun dan menata *ile  pega+ai

)(

Untuk memudahkan dalam pen)arian dokumen dalam melaksanakan  pelayanan pega+ai di RSU& /ardinah /ota Tegal(

d(

Untukmembantu

seluruh sta* dalam memperoleh dokumen yang

dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan( E. ENIS D!K"#EN FI$E PEGA%AI & PNS dan CPNS '

enis-jenis dokumen *ile pega+ai meliputi 2 %(

Sumpah PNS &okumen ini berisi berupa piagam tentang pengambilan sumpah bagi Pega+ai Negeri Sipil

(

&a*tar Ri+ayat 0idup &okumen ini berisi data pribadi. pendidikan dan data keluarga Pega+ai  Negeri Sipil 5 PNS 6 (

3(

Surat /eputusan Tentang 2 a(

7alon Pega+aiNegeri Sipil

 b(

Pega+ai Negeri Sipil sampai dengan sekarang(

)(

Alih jenis /epega+aian menjadi PNS&

d(

NIP #aru

e(

/enaikan 8aji #erkala

<(

*(

Pengangkatan dalam jabatan

g(

'utasi 9 alih tugas

h(

Peninjauan masa kerja

i(

Penghargaan9tanda jasa

 j(

Tugas belajar 9 ijin belajar 

k(

7uti

l(

Uraian tugas yang bersangkutan

m(

Surat tanda registrasi 5 STR 6

n(

Surat ijin Praktik 5 SIP 6. SI# tenaga kesehatan

o(

Surat Penugasan /linis

 p(

Surat Penugasan /erja /linis

:(

Rin)ian /e+enangan klinis

r(

Tugas tambahan dalam Tim9panitia

s(

S(/(P(

t(

#ebas Tugas 9 Pensiun

4(

Pendidikan 9 Ija;ah 9 STT# 9 Serti*ikat

a(

Pendidikan *ormal

 b(

Pelatihan Penjenjangan

)(

&iklat 9 #imtek  

d(

0asil ujian &inas

0asil =eri*ikasi Ija;ah(

>(

/eluarga a(

Surat Nikah 9 akta )erai

 b(

Akte kelahiran anak 

)(

/artu Tanda Penduduk 5 /TP 6

?(

1oto 7opy /artu Pega+ai Negeri Sipil

@(

1oto 7opy /artu Taspen

"(

1oto 7opy /aris 9 /arsu

%!( 1oto 7opy NPWP %%( 1oto 7opy/artu Tanda Anggota 5 Tenaga /esehatan 6

F. ENIS D!K"#EN FI$E PEGA%AI N!N PNS.

%(

&a*tar Ri+ayat 0idup

(

Ija;ah

3(

0asil =eri*ikasi Ija;ah

4(

SuratTanda Registrasi

<(

Surat Ijin Praktik 

>(

Surat Perintah /erja

?(

R(/(/(

@(

Alur Perekrutan 2 a(

Surat amaran

"(

 b(

Tes ''PI. Psikologi dan Wa+an)ara

)(

Penerimaan

d(

Brientasi

Serti*ikat pendukung 9 penjenjangan

%!( Serti*ikat( %%( /artu /eluarga %( Surat Nikah 9 akta )erai %3( Akte kelahiran anak  %4( /artu Tanda Penduduk 5 /TP 6

BAB II R"ANG $INGK"P

Ruang lingkup standarisasi *ile pega+ai meliputi 2 A( InCetarisasi dokumen Adalah kegiatan pengumpulan data 9 dokumen pega+ai yang bersangkutan #( Identi*ikasi dokumen 'emilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya 7( Penyimpanan 9 penataan Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data 9 dokumen dilakukan  penyimpanan9penataan se)ara kronologis sesuai dengan panduan standarisasi penataan *ile pega+ai(

BAB III TATA $AKSANA

Tata laksana standarisasi penataan *ile pega+ai merupakan serangkaian kegiatan mengelola dokumen pega+ai mulai dari inCentarisasi dokumen sampai dengan  penyimpanan dokumen( A. IN(ENTARISASI D!K"#EN.

/egiatan inCentarisasi 9 pengumpulan dokumen dilaksanan oleh sta* yang membidangi sesuai uraian tugas( Tata )ara inCentarisasi 9 pengelompokan menga)u panduan standarisasi *ile pega+ai( Setiap *ile pega+ai minimal terdiri dari D %( /uali*ikasi sta*  ( Uraian tugas dari sta* tersebut 3( 0asil eCaluasi 4( 7atatan pendidikan in-serCi)e yang diikuti B. IDENTIFIKASI D!K"#EN

Identi*ikasi dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen sehingga dokumen mudah untuk dikelompokan(

C. PEN)I#PANAN * PENATAAN.

%(

Penyimpanan dokumen dilakukan di *ile pega+ai 5 ordner 6 dan ditata di lemari arsip. berdasarkan urutan disusun berdasarkan jabatan9pro*esi. dan ditata sesuai urutan abjad pega+ai yang bersangkutan(

(

&okumen yang disimpan di *ile pega+ai berupa dokumen asli dan *oto )opy

3(

Setiap dua tahun sekali *ile pega+ai dilakukan pemutakhiran data(

4(

&ilakukan pemeliharaan dan pera+atan dokumen se)ara berkala(

BAB I( D!K"#ENTASI

Seluruh sta* melakukan dokumentasi terhadap penyimpanan dokumen sesuai dengan jenis dkumen yang digunakandanmemperhatikan ketentuan yang berlaku( Panduan Standarisasi *ile pega+ai dieCaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub( #agian /epega+aian. 0ukum dan 0umas atau se+aktu-+aktu( Standar Prosedur Bperasional dieCaluasi minimal satu tahun sekali atau se+aktu-+aktu diperlukan untuk diadakan perubahan( Setiap dua tahun sekali *ile pega+ai dilakukan  pemutakhiran data.dan dilakukan pemeliharaan dan pera+atan dokumen se)ara berkala(