PANDUAN MANAJEMEN RISIKO RUMAH SAKIT GADING PLUIT
Dr. Suryadi
RS GADING PLUIT Tahun 2015
DAFTAR ISI
1. DEFINISI a. Pendahuluan b. Tujuan c. Batasan Operasional
2. RUANG LINGKUP
3. TATA LAKSANA a. Identifikasi Risiko b. Analisa Risiko c. Evaluasi Risiko d. Kelola Risiko e. Monitor dan Review f. Komunikasi dan Konsultasi
4. PELAPORAN a. Mekanisme Pelaporan b. Formulir Pelaporan
2
BAB I DEFINISI
A. Pendahuluan Rumah sakit yang menerapkan prinsip keselamatan pasien berkewajiban untuk mengidentifikasi dan mengendalikan seluruh risiko strategis dan operasional yang penting. Hal ini mencakup seluruh area baik manajerial maupun fungsional, termasuk area pelayanan, tempat pelayanan, juga area klinis. Rumah sakit perlu menjamin berjalannya sistim untuk mengendalikan dan mengurangi risiko. Manajemen risiko berhubungan erat dengan pelaksanaan keselamatan pasien rumah sakit dan berdampak kepada pencapaian sasaran mutu rumah sakit. Ketiganya berkaitan erat dalam suatu rangkaian yang tidak dapat dipisahkan.
Hal ini meliputi dua hal:
Identifikasi proaktif dan pengelolaan potensi risiko utama yang dapat mengancam pencapaian sasaran mutu pelayanan rumah sakit.
Reaktif atau responsif terhadap kerugian akibat dari keluhan, klaim, dan insiden, serta respon terhadap laporan atau audit internal atau eksternal.
Panduan ini akan menjelaskan mekanisme dan tanggung jawab untuk:
B.
Identifikasi risiko
Analisa Risiko
Evaluasi risiko
Pengendalian risiko / mengelola risiko
Mencatat risiko (risk register)
Tujuan Panduan 1. Memberikan panduan sistim manajemen risiko yang baku dan berlaku di rumah sakit 2. Memastikan sistim manajemen risiko berjalan dengan baik agar proses identifikasi, analisa, dan pengelolaan risiko ini dapat memberikan manfaat bagi keselamatan pasien dan peningkatan mutu rumah sakit secara keseluruhan 3. Membangun sistim monitoring dan komunikasi serta konsultasi yang efektif demi tercapainya tujuan di atas dan penerapan yang berkesinambungan.
3
C. Batasan operasional 1. Risiko : peluang / probabilitas timbulnya suatu insiden (menurut WHO), yang akan berdampak merugikan bagi pencapaian sasaran-sasaran keselamatan pasien dan menurunkan mutu pelayanan. 2. Manajemen Risiko Rumah Sakit: merupakan upaya mengidentifikasi dan mengelompokkan risiko (grading) dan mengendalikan / mengelola risiko tersebut baik secara proaktif risiko yang mungkin terjadi maupun reaktif terhadap insiden yang sudah terjadi agar memberikan dampak negative seminimal mungkin bagi keselamatan pasien dan mutu rumah sakit. 3. Insiden Keselamatan Pasien (IKP): setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cidera pada pasien. IKP terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kejadian Nyaris Cedera (KNC), Kejadian Tidak Cedera (KTC), dan Kejadian Potensial Cedera (KPC). 4. Kejadian Tidak Diharapkan (KTD): adalah insiden yang mengakibatkan cidera pada pasien. 5. Kejadian Nyaris Cidera (KNC): adalah insiden yang berpotensi menimbulkan cidera pada pasien tapi yang belum sampai terpapar ke pasien sehingga tidak ada cidera pada pasien. 6. Kejadian Tidak Cedera (KTC): adalah insiden yang berpotensi mengakibatkan cidera pada pasien dan sudah terpapar ke pasien, tetap ternyata tidak menimbulkan cidera pada pasien. 7. Kondisi Potensial Cedera (KPC): adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cidera, tetapi belum terjadi. 8. Kejadian Sentinel : adalah suatu kejadian yang tidak diharapkan dan telah mengakibatkan kematian atau cidera fisik / psikologis serius, atau kecacatan pada pasien. Termasuk di dalam kejadian sentinel antara lain: kematian yang tidak dapat diantisipasi dan tidak berhubungan dengan penyebab alami dari penyakit pasien atau kondisi medis dasar pasien; bunuh diri, kehilangan permanen dari sebagian besar fungsi tubuh yang tidak berhubungan dengan penyakit dasar pasien; pembedahan yang salah lokasi / salah prosedur / salah pasien; penculikan bayi atau bayi yang dibawa pulang oleh orang tua yang salah. 9. Pelaporan insiden keselamatan pasien : adalah suatu sistim untuk mendokumentasikan laporan insiden keselamatan pasien, menganalisa dan mengantisipasi / mengelola / mengendalikan insiden secara berkesinambungan. 10. Risiko Sisa : adalah sisa risiko tingkat terendah yang dapat dicapai setelah upaya pengendalian / tindakan dilakukan. 11. Penilaian Risiko : adalah upaya identifikasi dari risiko yang terjadi atau berpotensi terjadi dalam pelayanan di rumah sakit dengan mempertimbangkan klasifikasi dan derajat (grading) kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari terpapar risiko tersebut.
4
12. Penilai Risiko : adalah anggota dari staf (manager atau yang lain) yang telah menghadiri pelatihan penilaian risiko. Hal ini adalah tanggung jawab manajemen untuk memastikan bahwa tiap unit kerja memiliki paling sedikit satu penilai risiko yang terlatih. 13. Internal : merujuk kepada aktivitas atau dokumen di dalam rumah sakit. 14. Eksternal : merujuk kepada aktivitas atau dokumen yang bukan berasal dari rumah sakit.
Tahap persiapan mencakup : ruang lingkup kegiatan manajemen resiko, personil yang terlibat, standar dalam penentuan kriteria resiko, prosedur / mekanisme pelaporan, pemantuan serta review, dokumentasi yang terkait. Identifikasi bahaya merupakan tahapan yang penting. Beberapa tehnik identifikasi bahaya seperti observasi / survey, inspeksi, pemantauan, audit, kuesioner, data statistik, konsultasi dengan pekerja, Fault Tee Analysis, Walk through survey. Penilaian resiko merupakan acuan agar penilaian yang dilakukan seobjektif mungkin berdasarkan data yang ada. Penilaian ini mencakup : informasi tentang suatu aktifitas, tindakan pengendalian resiko yang ada, peralatan / mesin yang digunakan untuk melakukan aktifitas, data Material Safety Data Sheet / MSDS, Data statistik kecelakaan / penyakit akibat kerja, hasil studi atau survey, studi banding pada industri sejenis, penilaian dari pihak spesialis / tenaga ahli. Analisa resiko adalah kegiatan analisa suatu resiko dengan cara menentukan besarnya kemungkinan / probability dan tingkat keparahan ( severity ) dari akibat atau konsekuensi suatu resiko. Analisa
ini
dilakukan
untuk
membuat
pengendalian resiko. Kegiatan yang dilakukan berupa : •
Mengidentifikasi besarnya risiko
•
Penentuan besar risiko : berapa besar bahaya dan kemungkinan terjadinya
5
prioritas
BAB II RUANG LINGKUP
A. Ruang Lingkup Panduan Manajemen Risiko Panduan ini mencakup seluruh manajemen risiko di area pelayanan Rumah Sakit GADING PLUIT, termasuk seluruh area pekerjaan, unit kerja dan area klinis.
Manajemen risiko merupakan
tanggungjawab semua komponen di rumah sakit. Tujuan manajemen risiko untuk identifikasi dan pengendalian risiko strategis dan operasional tidak akan tercapai apabila semua perangkat yang ada di rumah sakit tidak bekerjasama dan berpartisipasi pada pelaksanaannya.
Manajemen risiko meliputi identifikasi, analisa, evaluasi dan pengelolaan risiko: 1. Risiko yang berpotensi terjadi (pro-aktif) 2. Insiden yang telah terjadi (reaktif / responsive)
B. Tanggung jawab manajemen risiko Dalam rangka mencapai tujuan untuk mengidentifikasi dan mengendalikan risiko, Rumah Sakit GADING PLUIT mengatur kewenangan dan tanggung jawab manajemen rumah sakit: A. Level rumah sakit oleh Tim (subkomite) mutu dan manajemen risiko dari Komite Mutu dan Keselamatan Pasien rumah sakit B. Level unit kerja / bagian dalam rumah sakit oleh kepala instalasi atau kepala bagian dari masingmasing unit kerja
Uraian tanggung jawab manajemen risiko: 1. Tanggung Jawab Pimpinan Rumah Sakit a. Menetapkan kebijakan mengenai manajemen risiko rumah sakit b. Menetapkan dan membina tim manajemen risiko rumah sakit c. Mengawasi dan memastikan sistim manajemen risiko berjalan dengan baik dan berkesimabungan d. Menerima laporan dan rekomendasi pengelolaan / pengendalian risiko serta menindaklanjuti sesuai arah kebijakan rumah sakit termasuk pendanaannya. e. Mengambil alih tanggung jawab pengelolaan dan pengendalian insiden keselamatan pasien sesuai grading risiko.
6
2. Tanggung Jawab Komite Mutu dan Keselamatan Pasien a. Meninjau daftar risiko rumah sakit dan memberi rekomendasi untuk menurunkan skor risiko. b. Meninjau risiko-risiko ekstrim, tindakan, pengendalian, dan menyoroti area-area utama kepada masing-masing kepala unit kerja terkait.
3. Tim Manajemen Risiko a. Membuat dan meninjau strategi dan kebijakan manajemen risiko. b. Penyediaan pelatihan penilaian risiko. c. Memantau daftar risiko per unit kerja untuk setiap perubahan, bagian yang tidak lengkap, dengan perhatian pada tingkat risiko dan jadwal waktu. d. Memberi saran kepada penilai risiko, kepala unit kerja dan pihak eksekutif perihal manajemen risiko. e. Memelihara dan membina daftar penilai risiko yang aktif. f.
Menanggapi permintaan audit internal dan eksternal berkaitan dengan manajemen risiko.
g. Menanggapi permintaan pihak eksternal untuk informasi berkaitan proses risiko.
4. Tanggung Jawab Penilai Risiko Penilai risiko harus dipilih oleh Kepala Unit Kerja untuk memastikan bahwa penilai risiko yang dipilih mempunyai keterampilan kerja, pengetahuan, dan pengalaman yang memadai untuk memenuhi perannya. Staf yang berminat pada peran sebagai penilai risiko harus mendiskusikan peran tersebut dan mendapat persetujuan dari Kepala Unit Kerja. Penilai risiko bertanggung jawab untuk : a. Menghadiri pelatihan penilai risiko dan pemutakhiran yang diselenggarakan oleh Tim Manajemen Risiko. b. Menilai risiko di area kerja mereka menggunakan Form Penilaian Risiko, mengidentifikasi seluruh risiko yang penting terlebih dahulu dan memastikan bahwa Kepala Unit Kerja mengambil perhatian terhadap risiko tersebut. c. Memastikan bahwa mereka menyimpan dokumen penilaian risiko yang asli dan memberikan satu salinan kepada Kepala Unit Kerja untuk disimpan dalam arsip. d. Menunjukkan bukti penilaian dan rencana tindakan yang lengkap dengan jadwal waktu penyelesaian. e. Jika penilai risiko memandang bahwa penilaian risiko mereka tidak memperoleh perhatian yang memadai, mereka harus menghubungi Komite Mutu dan Keselamatan Pasien untuk meminta nasehat. 7
5. Tanggung Jawab Kepala Unit Kerja a. Mengelola seluruh risiko di tempat kerja mereka. Kepala Unit Kerja boleh mendelegasikan tugas melakukan penilaian risiko kepada anggota tim yang telah menghadiri pelatihan penilaian risiko untuk penilai. b.
Kepala Unit Kerja bertanggung jawab untuk : 1). Pelaksanaan strategi dan kebijakan manajemen risiko di area tanggung jawab mereka. 2). Mengelola daftar risiko unit kerja masing-masing. Hal ini termasuk mengumpulkan, meninjau, dan memutakhirkan data. 3). Menunjuk penilai risiko untuk area mereka, memastikan bahwa mereka diijinkan untuk menghadiri pelatihan penilai risiko dan sesi pemutakhiran. 4). Memastikan bahwa penilai risiko mempunyai alokasi
waktu yang memadai untuk
melakukan penilaian risiko. 5). Melakukan validasi seluruh penilaian risiko yang dilakukan, dan melakukan tindakan untuk mengurangi risiko yang teridentifikasi sampai pada tingkat terendah yang mungkin dicapai. 6). Melengkapi Form Penilaian Risiko (meninjau / menyetujui pemeringkatan matriks: menyatakan tindakan apa yang diperlukan/ diambil untuk menurunkan risiko sampai pada tingkat terendah yang mungkin dicapai). 7).
Jadwal waktu untuk memulai/ meningkatkan langkah pengendalian. (pada tingkat berapa risiko sisa tertinggal setelah pelaksanaan tindakan/peningkatan langkah pengendalian: apakah risiko perlu dimasukkan ke dalam daftar risiko unit kerja / rumah sakit).
8).
Penyediaan informasi yang sesuai dan memadai, pelatihan dan supervisi bagi staf untuk mendukung penurunan risiko. (Hal ini mencakup bahwa seluruh staf menghadiri training wajib yang terkait).
9).
Memelihara catatan penilaian risiko yang dilaksanakan
dan untuk mencatat
perkembangan dan kinerja dibandingkan tindakan perbaikan yang direncanakan. 10). Kepala unit kerja harus mengingatkan tim manajemen risiko jika penilai risiko meninggalkan / tidak lagi memenuhi perannya, sehingga tim manajemen risiko mempunyai tanggung jawab untuk memutakhirkan data penilai risiko organisasi. 11). Berkoordinasi dengan unit kerja lain di dalam rumah sakit.
8
12). Dalam keadaan dimana rencana untuk mengelola risiko berada di luar kewenangan Kepala Unit Kerja atau dimana ada implikasi sumber daya yang besar, risiko akan diprioritaskan oleh Direktur Rumah Sakit. 13). Memastikan bahwa penilaian risiko divalidasi ulang pada jangka waktu yang sesuai atau mengikuti perubahan keadaan. Frekuensi peninjauan akan bervariasi mengikuti tingkat sisa risiko . Berikut adalah yang disarankan : Tingkat
Kategori Risiko
Sisa
Warna
Pelaksana Tinjauan
Frekuensi
Risiko
Penilaian Risiko
Tinjauan
Ekstrim
Ekstrim (15 - 25)
Merah
Direktur RS
Bulanan
Tinggi
Tinggi (8 - 12)
Jingga
Kepala Unit Kerja
Tiap 2 bulan
Sedang
Sedang (4 - 6)
Kuning
Kepala Ruang / Seksi
Tiap 3 bulan
Rendah
Rendah (1 - 3)
Hijau
Kepala Ruang / Seksi
Tiap 6 bulan
6. Tanggung Jawab Karyawan a. Seluruh staf mempunyai tanggung jawab untuk memberi informasi kepada atasan mereka setiap bahaya yang bermakna di tempat kerja. Merupakan suatu hal yang mendasar bahwa jika seorang staf menganggap ada hal yang serius yang telah mereka laporkan kepada atasan langsung mereka, tetapi belum ditindaklanjuti, mereka harus melaporkan ini kepada tingkat yang lebih tinggi. b. Dalam rangka untuk memastikan kebijakan ini dilaksanakan dengan efektif, setiap karyawan harus : 1). Menghadiri pelatihan sebagaimana ditentukan oleh atasan mereka atau oleh rumah sakit (misal induksi / orientasi dan prosedur baru, pelatihan wajib : induksi, keselamatan kebakaran, memindahkan dan mengangkat, keselamatan personal, dan lain-lain). 2). Dapat bekerja sama secara penuh dalam menerapkan pedoman, protokol, dan kebijakan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan, dan manajemen risiko. 3). Melaporkan setiap insiden, kecacatan, atau setiap perubahan yang dapat mempengaruhi kondisi kerja langsung kepada atasan / penilai risiko lokal dan melengkapi form insiden report dengan tepat. 4). Mengikuti petunjuk kerja yang tertulis serta pelatihan yang disediakan. 9
5). Berpartisipasi aktif dalam proses penilaian risiko. 6). Memenuhi dan melaksanakan langkah pengendalian / tindakan setelah penilaian dilakukan
10
BAB III
TATA LAKSANA
A. Identifikasi Risiko dan Penilaian Risiko (Risk Assessment) Dalam hal ini, risiko dapat dibedakan menjadi risiko potensial (dengan pendekatan pro-aktif) dan insiden yang sudah terjadi (dengan pendekatan reaktif / responsif). Risiko potensial dapat diidentifikasi dari berbagai macam sumber, misalnya: a. Informasi internal (rapat bagian / koordinasi, audit, incident report, klaim, komplain) b. Informasi eksternal (pedoman dari pemerintah, organisasi profesi, lembaga penelitian) c. Pemeriksaan atau audit eksternal 11
Contoh risiko potensial berdasarkan area pelayanan: No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Area Risiko Akses Pasien: 1. Proses pemulangan pasien lama 2. Pasien pulang paksa 3. Kegagalan merujuk pasien 4. Ketidaktersediaan tempat tidur 5. Proses transfer pasien yang tidak baik Kecelakaan: 1. Tersengat listrik 2. Terpapar dengan bahan berbahaya 3. Tertimpa benda jatuh 4. Tersiram air panas 5. Terpeleset Asesmen dan Terapi 1. Kesalahan identifikasi pasien 2. Reaksi transfusi darah 3. Kesalahan pelabelan spesimen laboratorium 4. Kegagalan konsultasi interdisiplin pasien 5. Code blue Masalah administrasi keuangan pasien 1. Kesalahan estimasi biaya 2. Pengenaan tagihan yang sama 2 x 3. Kesalahan input data tagihan 4. Perbedaan tarif dan tagihan 5. Transaksi tidak terinput Kejadian Infeksi 1. Kegagalan / kontaminasi alat medis 2. Infeksi luka operasi 3. Needlestick injury 4. Kesalahan pembuangan limbah medis 5. Infeksi nosokomial Rekam medik 1. Kegagalan memperoleh informed consent 2. Kesalahan pelabelan rekam medik 3. Kebocoran informasi rekam medik 4. Ketidaklengkapan catatan dalam rekam medik 5. Kehilangan / kesalahan penyimpanan rekam medik Obat 1. Penulisan resep yang tidak baik 2. Riwayat alergi obat tidak teridentifikasi 3. Kesalahan dosis obat 4. Obat rusak / expired 5. Kesalahan identifikasi pasien dalam pemberian obat 6. Kegagalan memonitor efek samping obat Keamanan 1. Pencurian 2. Pasien hilang 3. Lingkungan yang tidak aman 12
Risiko atau insiden yang sudah teridentifikasi harus ditentukan peringkatnya (grading) dengan memperhatikan: 1. Tingkat peluang / frekwensi kejadian (likelihood) 2. Tingkat dampak yang dapat / sudah ditimbulkan (consequence
CONTOH DAFTAR IDENTIFIKASI RISIKO INSTALASI / BAGIAN Periode Januari 2014 - Desember 2014 NAMA INSTALASI : Rawat Inap
Peringkat Resiko
Score
Dampak (D) Peluang (P)
DxP
Jenis Risiko
No 1
Phlebitis
5
5
25
2
Angka kejadian pasien tanpa gelang
5
5
25
3
Pasien jatuh
5
5
25
4
Kepatuhan identifikasi pasien
5
5
25
5
Angka ketidakhadiran dokter
5
5
25
6
Angka kejadian pasien jatuh
5
3
15
7
Tertukar obat
5
3
15
8
Komplain pelanggan
3
5
15
9
Angka kejadian ISK
5
3
15
10
Ketidakmampuan pemenuhan privasi pasien
5
3
15
11
Perintah lisan yang tidak diverifikasi DPJP
3
5
15
12
Kelengkapan Informed Consent
3
4
12
13
Angka kejadian tertusuk jarum
5
2
10
14
Angka kejadian ILO
5
2
10
15
Petugas tidak cuci tangan
5
2
10
16
Terjadi kebakaran/gempa
5
2
10
17
Rawat inap infeksius
2
3
6
18 19
Risiko tersetrum listrik (ada instalasi listrik)
3
2
Pasien pulang tanpa sepengetahuan perawat
2
2
6 4
Identifikasi risiko juga dapat dikategorikan berdasarkan dampak sesuai dengan jenis-jenis insiden keselamatan pasien sebagaimana dicontohkan dalam tabel berikut:
13
Error
Kategori
Hasil
No error
A
Kejadian atau yang berpotensi untuk terjadinya kesalahan (KPC)
Error, no harm
B
Terjadi kesalahan sebelum obat mencapai pasien (KNC)
C
Terjadi kesalahan dan obat sudah diminum/digunakan pasien tetapi tidak membahayakan pasien (KTC)
D
Error, harm
Error, death
Terjadinya kesalahan, sehingga monitoring ketat harus dilakukan tetapi tidak membahayakan pasien (KTC)
E
Terjadi kesalahan, hingga tx dan intervensi lanjut diperlukan &kesalahan ini memberikan efek yg buruk yg sifatnya sementara (KTD)
F
Terjadi kesalahan & mengakibatkan pasien harus dirawat lebih lama di RS serta memberikan efek buruk yang sifatnya sementara (KTD)
G
Terjadi kesalahan yang mengakibatkan efek buruk yang bersifat permanen (KTD )
H
Terjadi kesalahan dan hampir merenggut nyawa pasien contoh syok anafilaktik (KTD)
I
Terjadi kesalahan dan pasien meninggal dunia (Sentinel)
B. Analisis Risiko Analisa dilakukan dengan menentukan score risiko atau insiden tersebut untuk menentukan prioritas penanganan dan level manajemen yang harus bertanggung jawab untuk mengelola / mengendalikan risiko / insiden tersebut termasuk dalam kategori biru / hijau / kuning / merah.
TINGKAT RISIKO
DESKRIPSI PELUANG / FREKWENSI
1
Sangat jarang/ rare (> 5 tahun/kali)
2
Jarang/unlikely (> 2 – 5 tahun/kali)
3
Mungkin/ Posible (1 -2 tahun/kali)
4
Sering/Likely (beberapa kali/tahun)
5
Sangat sering/ almost certain (tiap minggu/ bulan)
14
TK RISIKO
Deskripsi
1
Tdk significant
2
Minor
3
Moderat
Dampak Tidak ada cedera • •
Cedera ringan , mis luka lecet Dapat diatasi dng P3K
• •
Cedera sedang, mis : luka robek Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual (reversibel. Tdk berhubungan dng penyakit Setiap kasus yg meperpanjang perawatan
• 4
Mayor
5
Katatropik
• •
Cedera luas/berat, mis : cacat, lumpuh Kehilangan fungsi motorik/sensorik/ psikologis atau intelektual (ireversibel), tdk berhubungan dng penyakit
Kematian yg tdk berhubungan dng perjalanan penyakit
Hal ini akan menentukan evaluasi dan tata laksana selanjutnya.
Untuk risiko / insiden dengan
kategori biru dan hijau maka evaluasi cukup dengan investigasi sederhana sedangkan untuk kategori kuning dan merah perlu dilakukan evaluasi lebih mendalam dengan metode RCA (root cause analysis – reaktif / responsive) atau HFMEA (healthcare failure mode effect analysis – proaktif)
C. Evaluasi Risiko 1. Risiko atau insiden yang sudah dianalisis akan dievaluasi lebih lanjut sesuai skor dan grading yang didapat dalam analisis. SKOR RISIKO = DAMPAK X PELUANG
2. Pemeringkatan memerlukan keterampilan dan pengetahuan yang sesuai, dan meliputi proses berikut : a. Menilai secara obyektif beratnya / dampak / akibat dan menentukan suatu skor b. Menilai secara obyektif kemungkinan / peluang / frekuensi suatu peristiwa terjadi dan menentukan suatu skor c. Mengalikan dua parameter untuk memberi skor risiko
3. Penilaian risiko akan dilaksanakan dalam dua tahap. a. Tahap pertama akan diselesaikan oleh penilai risiko yang terlatih, yang akan mengidentifikasi bahaya, efek yang mungkin terjadi dan pemeringkatan risiko. b. Tahap kedua dari penilaian akan dilakukan oleh Kepala Unit Kerja yang akan melakukan verifikasi tahap pertama dan membuat suatu rencana tindakan untuk mengatasi risiko.
15
Probabilitas
Tak Significant 1
MINOR 2
Moderat 3
Mayor 4
Katatrospik 5
Sangat sering terjadi (Tiap minggu/bulan) 5
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Sering terjadi (bbrp kali/tahun) 4
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Mungkin terjadi (1 - < 2 tahun/kali) 3
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Jarang terjadi (> 2 - < 5 th/kali) 2
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Sangat jarang terjadi ( > 5 thn/Kali) 1
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Dari contoh terdahulu pada instalasi rawat inap, dapat dibuat evaluasi sebagai berikut: NAMA INSTALASI : Rawat inap
No
1 2 3 4 5 6
Jenis Risiko
Total Score
Peringkat Risiko Extreme
Dampak
Peluang
Phlebitis Angka kejadian pasien tanpa gelang
5
5
25
5
5
25
Pasien jatuh
5
5
25
5
5
25
5
5
25
5
3
15
Kepatuhan identifikasi pasien Angka ketidakhadiran dokter Angka kejadian pasien jatuh
Tinggi Sedang Rendah
(15-25 ) (8-12)
7
tertukar obat
5
3
15
8
Komplain pelanggan
3
5
15
16
(4-6)
(1-3)
Tindakan
PJ
No
Total Score
Peringkat Risiko
Jenis Risiko
Extreme
Tinggi Sedang Rendah
Dampak
Peluang
Angka kejadian ISK ketidakmampuan 10 pemenuhan privasi pasien Perintah lisan yang 11 tidak diverifikasi dpjp
5
3
(15-25 ) 15
5
3
15
3
5
15
12 Kelengkapan IC
3
4
12
Angka kejadian tertusuk 13 jarum
5
2
10
14 Angka kejadian ILO
5
2
10
5
2
10
5
2
10
2
3
6
3
2
6
2
2
4
9
petugas tidak cuci tangan Terjadi 16 kebakaran/gempa 15
17 Rawat inap infeksius Risiko tersetrum listrik (ada instalasi listrik) Pasien pulang tanpa 19 sepengetahuan perawat 18
(8-12)
(4-6)
Tindakan
(1-3)
D. Kelola Risiko Setelah analisis dan evaluasi selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah pengelolaan risiko atau insiden dengan target menghilangkan atau menekan risiko hingga ke level terendah (risiko sisa) dan meminimalisir dampak atau kerugian yang timbul dari insiden yang sudah terjadi.
LEVEL/BANDS
TINDAKAN
EKSTREM (SANGAT TINGGI)
Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45 hari, membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke Direktur RS
HIGH (TINGGI)
Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari, kaji dng detail & perlu tindakan segera, serta membutuhkan tindakan top manajemen
MODERATE (SEDANG)
Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana paling lama 2 minggu. Manajer/pimpinan klinis sebaiknnya menilai dampak terhadap bahaya & kelola risiko
LOW (RENDAH)
Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana paling lama 1 minggu diselesaikan dng prosedur rutin
17
PJ
KELOLA RISIKO BERDASARKAN RISK GRADING & JENIS IKP
RCA
SENTINEL KTD
MERAH & KUNING RISK GRADING
BIRU & HIJAU
KNC
INVESTIGASI SEDERHANA D.1. Investigasi Sederhana Dalam pengelolaan risiko / IKP yang masuk dalam kategori biru atau hijau, maka tindak lanjut evaluasi dan penyelesaiannya dilakukan dengan investigasi sederhana, melalui tahapan: 1. Identifikasi insiden dan di-grading 2. Mengumpulkan data dan informasi:
- observasi - Telaah dokumen - Wawancara
3. Kronologi kejadian 4. Analisa dan evaluasi sederhana: a. penyebab langsung: - individu - peralatan - lingkungan tempat kerja - prosedur kerja b. penyebab tidak langsung:
- individu - tempat kerja
5. Rekomendasi: jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang 18
LEMBAR KERJA INVESTIGASI SEDERHANA untuk Bands Risiko BIRU / HIJAU Penyebab langsung insiden : ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________
Penyebab yang melatarbelakangi / akar masalah insiden : ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________
Rekomendasi :
Penanggung jawab
Tanggal :
Penanggung jawab :
Tanggal :
_____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________
Tindakan yang akan dilakukan : ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ Manager / Kepala Bagian / Kepala Unit Nama
: ________________________
Tanda tangan :
Manajemen Risiko :
________________________
Tanggal mulai Investigasi
: ____________________
Tanggal selesai Investigasi : ____________________
Investigasi Lengkap :_________ YA/TIDAK
Tanggal :________________
Diperlukan Investigasi lebih lanjut :YA / TIDAK Investigasi setelah Grading ulang : Hijau/Kuning/Merah
Perbedaan Penyebab akar masalah dan faktor kontributor: Tanyakan: 1. Akankah timbul masalah apabila penyebab tersebut tidak ada ? 1. Akankah masalah timbul bila penyebab ini dikoreksi / dieliminasi? 2. Akahkah eliminasi / koreksi penyebab menimbulkan insiden serupa lagi? Bila jawabannya TIDAK: akar masalah, YA: faktor kontributor
19
Di dalam menganalisa penyebab masalah, jangan berhenti hanya pada penyebab langsung namun harus terus menggali hinga kepada akar masalah sehingga penyelesaian yang direkomendasikan nantinya bukanlah penyelesaian simptomatik semata melainkan benar-benar penyelesaian etiologi yang dapat mencegah berulangnya insiden yang sama di kemudian hari.
20
Contoh kasus: Pasien setelah menjalani fisioterapi pemanasan dengan alat mengalami luka bakar derajat 1. Petugas fisioterapinya adalah tenaga yang baru bekerja 1 bulan Langkah yang dilakukan:
Identifikasi insiden dan mengumpulkan informasi (observasi, wawancara, telaah RM)
Membuat laporan insiden keselamatan pasien dan kronologi kejadian (lampiran 1)
Nilai Dampak = 3, karena cidera sedang
Nilai Probabilitas = 2, karena kejadiannya jarang terjadi (2-5 tahun sekali)
Skor risiko = 3 x 2 = 6
Kategori risiko moderate dengan warna bands hijau.
Maka dilakukan investigasi sederhana
Penyebab langsung insiden : 1. Peralatan, sarana / prasarana: intensitas berlebihan pada alat transduser 2. Petugas: fisioterapis kurang memahami penggunaan alat Penyebab yang melatarbelakangi / akar masalah insiden : 1. Peralatan, sarana / prasarana: pemeliharaan alat tidak ada, alat belum dikalibrasi 2. Manajemen (diklat): pada waktu masuk sebagai pegawai baru tidak menerima orientasi, kredensial, dan training Rekomendasi : 1.
Penanggung jawab
Semua tenaga staf klinis baru harus menjalani kredensial dan orientasi. Secara berkala mengikuti diklat penyegaran
Bagian pelayanan medis Diklat
Tindakan yang akan dilakukan : 1. 2.
Penanggung jawab :
Training penggunaan alat bagi fisioterapis baru Monitoring kinerja profesi
Atasan langsung
Tanggal : 29 Mei 2015
Tanggal : 29 Mei 2015
Manager / Kepala Bagian / Kepala Unit Nama
: ________________________
Tanda tangan :
Manajemen Risiko :
________________________
Tanggal mulai Investigasi
: ____________________
Tanggal selesai Investigasi : ____________________
Investigasi Lengkap :_________ YA/TIDAK Diperlukan Investigasi lebih lanjut :YA / TIDAK Investigasi setelah Grading ulang : Hijau/Kuning/Merah
21
Tanggal :________________
D.2. RCA (Root Cause Analysis)
Langkah-langkah untuk melakukan analisis akar masalah (RCA): 1.
Identifikasi insiden yg akan di investigasi
2.
Tentukan tim investigator
3.
Kumpulkan data (Observasi, Dokumentasi , Interview)
4.
Petakan kronologis kejadian (Narratif chronology, Timeline, Tabular Timeline, Time Person Grid)
5.
Identifikasi masalah (CMP) (Brainstorming, brainwriting, Nominal Group Technique)
6.
Analisis Informasi (5 why’s, Analisis Perubahan, Analisis penghalang, fish bone, dll )
7.
Rekomendasi dan Rencana kerja untuk improvement
INVESTIGASI
ANALISA
IMPROVE
1. Identifikasi Insiden: Root cause analysis digunakan untuk menganalisa dan mengevaluasi IKP pada derajat kuning dan merah. 2. Tentukan tim investigator yang mewakili berbagai komponen: 1. Subkomite keselamatan pasien 2. Subkomite mutu dan manajemen risiko 3. Bidang keperawatan dan perwakilan kepala ruang 4. Perwakilan kepala instalasi / bagian 5. Perwakilan klinisi 6.
Personil lain yang dinilai perlu (misal dari komponen K3, PPI, administrasi keuangan, kepegawaian, farmasi, logistik dll sesuai IKP yang terjadi)
22
INSIDEN : _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ TIM INVESTIGATOR: Ketua : _____________________________________________________________________ Anggota : 1. ________________________ 4. _________________________ 2. ________________________ 5. _________________________ 3. ________________________ 6. _________________________ Apakah semua area yg terkait sdh terwakili? o YA o TIDAK Apakah macam tingkat pengetahuan sdh terwakili? o YA o TIDAK Notulen: ________________________ Tanggal dimulai:___________ Tanggal dilengkapi: _________________
Dalam hal insiden sentinel maka tim investigator harus terdiri dari: 1. Expert insiden dan analis expert external (misal yang tidak berlatar belakang medis) 2. Senior management expert (misal direktur medis) 3. Senior clinical expert (misal konsultan senior) 4. Orang yang mengetahui unit kerja / bagian terkait dengan baik namun tidak terlibat langsung dalam insiden tersebut
Tim ini dibentuk oleh Komite Mutu dan Keselamatan Pasien yang akan bertanggung jawab kepada Direksi RS GADING PLUIT.
Tim diberi tenggang waktu kerja sesuai grading untuk
memberikan laporan kepada ketua komite mutu dan keselamatan pasien.
3.
Pengumpulan data dan informasi dilakukan di lapangan dengan berbagai cara: a.
Observasi Observasi langsung kepada praktek di lapangan dan tempat kejadian
b.
Telaah Dokumentasi Meliputi penelusuran kepada rekam medik pasien dan seluruh pedoman / panduan / SPO terkait dengan insiden untuk korelasi keduanya
c.
Wawancara Dilakukan dalam sesi tertutup kepada setiap personil terkait secara terpisah termasuk kepada pihak yang dirugikan / pasien dalam insiden tersebut.
23
Tujuan pengumpulan informasi pada tahap ini: 1. Mengamankan informasi untuk memastikan dapat digunakan selama investigasi dan jika kasus disidangkan ke pengadilan 2. Identifikasi kebijakan dan prosedur yang relevan 3. Menggambarkan insiden secara akurat 4. Mengorganisasi informasi 5. Memberikan petunjuk kepada tim investigasi
Dokumentasi semua bukti yang berkaitan dengan insiden harus dikumpulkan sesegera mungkin: 1. Semua catatan medis dan catatan keperawatan 2. Semua hasil pemeriksaan yang berhubungan dan penunjang diagnostik 3. Incident report (laporan keselamatan pasien) 4. Kebijakan dan prosedur 5. Integrated care pathway yang berhubungan 6. Pernyataan-pernyataan dan hasil observasi 7. Bukti fisik 8. Daftar staf yang terlibat 9. Lakukan interview dengan semua orang yang terlibat 10. Informasi mengenai kondisi yang dapat mempengaruhi terjadinya insiden (misal pergantian jaga, ketersediaan petugas terlatih, kecukupan tenaga, dll)
4. Pemetaan kronologi kejadian dilakukan dengan cara: a. Kronologi naratif : berguna pada laporan akhir insiden b.
Timeline: menelusuri rantai insiden secara kronologis dan berguna untuk menemukan bagian dalan proses dimana insiden terjadi
c. Tubular Timeline: seperti timeline tapi lebih detail terutama dalam hal good practice & CMP (care management problem), berguna untuk kejadian yang berlangsung lama d.
Time-Person Grid: untuk mengetahui pergerakan dan keberadaan seseorang sebelum, selama, dan sesudah kejadian.
Berguna pada kejadian yang
melibatkan banyak orang namun dalam periode waktu pendek.
24
Contoh Tabular timeline: WAKTU KEJADIAN KEJADIAN
30-7 – 2014, JAM 15.00
4 – 8 – 2014, jam 09.00
8-8 – 2014, jam 14.00
Pasien terlihat di ruang penerimaan utk operasi TKR ulang dilakukan inform consent
Pasien tiba di RS
Pasien datang di ruang penerimaan, diterima petugas. Residen 1 dibuat inform consent
INFORMASI TAMBAHAN GOOD PRACTICE
Pasien pulang krn tempat penuh, pasien diberitahu pembatalan Risiko tindakan telah dijelaskan & terdokumentasi
Risiko tindakan telah dijelaskan & terdokumentasi
MASALAH PELAYANAN
5. CMP (Care Management Problem) Adverse event yang berkaitan dengan penyimpangan dari standar pelayanan yang telah ditetapkan dan berdampak langsung atau tidak langsung kepada pasien.
Contoh:
6.
Analisa Informasi 1. Tehnik 5 Whys (atau tehnik why – why) Bertanya secara berlapis dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah, dengan mengidentifikasi gejala, penyebab langsung, faktor kontributor, dan akhirnya akar masalah. 25
Dengan tehnik ini, investigator tidak boleh berhenti bertanya walaupun sudah menemukan pneyebab langsung sebelum menemukan akar penyebab masalah.
Contoh:
2. Analisis perubahan Digunakan bila dicurigai adanya perubahan praktek daripada prosedur yang seharusnya. Contoh: Kasus salah area operasi
26
3. Analisis Barrier Contoh dari kasus di atas:
4. Analisis Fish Bone
27
D.3. HFMEA (Healthcare Failure Mode Effect Analysis) Di dalam upaya mengurangi kemungkinan terjadinya suatu insiden, metode HFMEA digunakan untuk mengidentifikasi modus kegagalan (kegagalan proses) yang berpotensi terjadi kemudian mengidentifikasi dampak yang mungkin timbul diikuti analisis akar masalah, sebelum melakukan redisain proses untuk meminimalisir risiko modus kegagalan / dampaknya kepada pasien.
HFMEA merupakan proses pro-aktif untuk memperbaiki kinerja dengan mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi sehingga akhirnya meningkatkan keselamatan pasien. (F = failure, yaitu saat sistim tidak bekerja sesuai yang diharapkan; M = mode, yaitu cara / perilaku yang dapat menimbulkan kegagalan tersebut; E = effect, yaitu dampak / konsekuensi dari modus kegagalan tadi; A = analysis, yaitu upaya investigasi terhadap proses secara detail).
Pada prinsipnya langkah-langkah untuk menjalankan HFMEA meliputi: 1. Identifikasi proses yang berisiko tinggi (IDENTIFIKASI) 2. Bentuk tim HFMEA (TIM) 3. Menggambarkan diagram dari proses tersebut (DIAGRAM PROCESS)
4. Analisis hazard (HAZARD ANALYSIS): a. Brainstorming kemungkinan kegagalan proses dan menentukan dampaknya b. Menentukan prioritas kegagalan proses yang akan diperbaiki c. Menentukan akar masalah dari kegagalan proses yang sudah diprioritaskan tadi 5.
Implementasi dan monitoring hasil dari redisain proses tersebut (ACTION & OUTCOME MEASURE)
I.
Langkah 1. IDENTIFIKASI PROSES BERISIKO TINGGI Proses yang dimaksud dapat merupakan proses yang baru dan belum dilakukan (misalnya pembelian alat baru, pemakaian rekam medik elektronik, redisain kamar bedah), proses yang sudah berjalan, berisiko tinggi walaupun belum menimbulkan insiden (misalnya pemeriksaan di laboratorium), proses klinik (misalnya proses pelayanan kateterisasi jantung), atau proses non medik (pembayaran tagihan pasien asuransi). Dalam menentukan proses yang hendak dianalisis dengan HFMEA, kumpulan proses yang ada digrading untuk menentukan skor risikonya (sebagaimana dalam prosedur RCA, risk assessment).
28
II. Langkah 2. TIM INVESTIGASI Komposisi dan prosedurnya mirip seperti RCA di atas, terdiri dari orang-orang multidisiplin yang tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang), memahami proses yang akan dianalisa, mewakili unit yang akan dianalisa, dan memiliki kemampuan berpikir kritikal.
Tim melakukan pertemuan berkala untuk melakukan pembahasan dengan agenda sebagai berikut: Pertemuan TIm
Bahasan pertemuan
Pra Pertemuan
Identifikasi topik dan motivasi pada tim
Pertemuan 1
Gambarkan proses, identikasi sub proses, verifikasi ruang lingkup
Pertemuan 2
Kunjungi unit kerja utk observasi proses, verifikasi semua langkah & sub proses apakah sudah benar sesuai langkah 3)
Pertemuan 3
Identifikasi modus kegagalan , tugaskan anggota tim utk berdiskusi dg petugas yg terlibat dalam proses (Langkah 3)
Pertemuan 4
Identifikasi penyebab modus kegagalan, tugaskan anggota tim utk berdiskusi dg petugas yg terlibat dalam proses untuk informasi tambahan (Langkah 3)
29
Waktu
Pertemuan 5
Tuangkan modus kegagalan dan penyebabnya pada lembar kerja HFMEA (Langkah 3). Lakukan analisa hazard (Langkah 4) Identifikasi tindakan perbaikan dan tindaklanjuti tanggung jawabnya (langkah 5)
Pertemuan 6- 8
Tugaskan anggota tim menindaklanjuti.
plus 1
Tunjuk PIC utk setiap tindakan perbaikan
Pertemuan plus 2
Tindakan perbaikan berbasis umpan balik
Pertemuan plus 3
Uji perubahan yang diajukan
Pertemuan plus 4
Pertemuan dg pimpinan utk persetujuan semua tindakan perbaikan
Post pertemuan
Konsultan menindaklanjuti sampai pebaikan lengkap
III. Lankah 3. GAMBARKAN ALUR PROSES Gambarkan seluruh tahapan dalam alur proses beserta dengan sub-proses dari masing-masing tahapan proses:
30
Kemudian uraikan modus kegagalan (dalam sub proses) dari masing-masing tahapan dalam alur proses tersebut.
31
Contoh Diagram Alur Proses:
SUB-PROCESS
SUB-PROCESS
SUB-PROCESS
A. Order written B. Entered in CPRS C. Received in lab
A. ID Patient B. Select proper tube/ equip C. Draw blood D. Label blood
A. Review order B. Centrifuge Specimen C. Verify Calibration D. Run OC E. Run Sample F. Report result G. Enter in CPRS
Failure Mode 1. Wrong Test ordered 2. Order Not Received
Failure Mode
Failure Mode
1. Equipment Broken 2. Wrong speed 3. Specimen not clotted 4. No Power 5. No wrong test tube
1. Instrument not calibrated 2. Bad calibrated stored
32
SUB-PROCESS
Failure Mode QC result unacceptable
Report Received
SUB-PROCESS 1. Telephone 2. Visit set up 3. Result given
Failure Mode
Failure Mode
1. Mechanical error 2. Technical error
1. Computer crashed 2. Result entered for wrong pts 3. Computer interface error 4. Results not entered
IV. Langkah 4. HAZARD ANALYSIS Failure Mode (Kegagalan Proses) yang dipilih dijabarkan lebih lanjut dan lebih detail dalam tabel berikut:
33
Pengunjung
• Tidak ada cedera • Tidak ada penanganan • Terjadi pada 1-2 org Pengunjung
• • • •
Cedera ringan Ada Penanganan ringan Terjadi pada 2 -4 Pengunjung
• Cedera luas / berat • Perlu dirawat • Terjadi pada 4 6 Pengunjung
• Kematian • Terjadi pada > 6 Pengunjung
Staf
• Tidak ada cedera • Tidak ada penanganan • Terjadi pada 1-2 staf • Tidak ada kerugian waktu / keckerja
• Cedera ringan • Ada Penanganan /Tindakan • Kehilangan waktu /kec kerja : 2-4 staf
• Cedera luas / berat • Perlu dirawat • Kehilangan waktu /kecelakaan kerja pada 4-6 staf
• Kematian • Perawatan > 6 staf
Kerugian 1.000.000 s.d 10.000.000
Kerugian 10.000.000 50.000.000
Kerugian > 50.000.000
Fasilitas
Kerugian < 1. 000.000 atau tanpa menimbulkan dampak terhadap pasien
34
s.d.
LEVEL
DESKRIPSI
CONTOH
4
Sering(Frequent)
Hampir sering muncul dalam waktu yang relative singkat (mungkin terjadi beberapa kali dalam 1 tahun)
3
Kadang-kadang (Occasional)
Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi bebearapa kali dalam 1 sampai 2 tahun)
2
Jarang (Uncommon)
Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi dalam >2 sampai 5 tahun)
1
Hampir Tidak Pernah (Remote)
Jarang sekali terjadi (dapat terjadi dalam > 5 sampai 30 tahun)
TINGKAT BAHAYA
SERING 4 KADANG 3 JARANG 2
KATASTROPIK
MAYOR
MODERAT
MINOR
4
3
2
1
16
12
8
4
12
9
6
3
8
6
4
2
4
3
2
1
HAMPIR TIDAK PERNAH 1
35
Dalam kaitan dengan contoh sebelumnya maka ke dalam tabel dapat dituliskan sebagai berikut:
36
Untuk setiap hazard dengan score > / = 8, dianalisa lebih lanjut dengan Pohon Keputusan (Decision Tree)
Bila dari analisa Pohon Keputusan berakhir pada STOP, maka tidak perlu lagi meneruskan pencarian akar masalah untuk hazard ini karena berarti hazard tersebut tidak prioritas. Sedangkan hazard yang berakhir pada titik hijau sebagaimana gambar di atas, perlu ditindaklanjuti sebagai langkah ke-5.
V. Langkah 5. ACTION & OUTCOME MEASURE 1. Tentukan apakah potensial penyebab modus kegagalan dapat dikontrol, eliminasi, terima 2. Jelaskan tindakan untuk setiap potensial modus kegagalan yang akan di eliminasi atau di kontrol 3. Identifikasi Ukuran Outcome yang digunakan analisa dan uji redisain proses 4. Identifikasi penanggung jawab untuk melaksanakan tindakan tersebut 5. Tentukan apakah diperlukan dukungan manajemen puncak untuk melaksanakan rekomendasi
37
D.4. Menurunkan Risiko 1. Tujuan dari identifikasi dan menilai risiko adalah untuk memastikan bahwa tindakan dilakukan untuk mengurangi risiko pada tingkat terendah yang dapat dicapai. 2. Tabel penanda tingkat risiko dan skala waktu yang dapat diterima untuk memulai tindakan.
Tingkat Risiko Ekstrim (15-25)
Target Waktu untuk Memulai Pengendalian Segera atau paling lambat dalam 2 X 24 jam
Tinggi (8-12)
Sampai 2 minggu
Sedang (4-6)
Sampai 6 minggu
RisikoRendah (1-3)
Sampai 12 minggu
D.5. Daftar Risiko Daftar risiko adalah pusat dari proses manajemen risiko rumah sakikt. Setelah identifikasi, penilaian, dan pengendalian awal suatu risiko, risiko dan rencana tindakan yang berhubungan dengannya akan dimasukkan ke dalam daftar risiko unit kerja. Untuk mengurangi administrasi, risiko ”rendah” tidak perlu dimasukkan ke dalam daftar.
Risiko ekstrim yang dapat
membahayakan sasaran-sasaran organisasi secara bermakna, juga akan dicatat dalam daftar risiko korporat. Salinan dari seluruh penilaian perlu untuk dipelihara. Kepala Unit Kerja harus menentukan siapa yang akan menangani penilaian risiko di dalam unit kerja mereka masing-masing.
1. Daftar Risiko Unit Kerja Daftar risiko unit kerja dan rencana tindakan yang berhubungan akan ditinjau, didiskusikan dan dimutakhirkan pada pertemuan Tim Manajemen Risiko setiap bulan. 2. Daftar Risiko Korporat a. Daftar risiko korporat adalah suatu dokumen yang didisain untuk memberi informasi kepada Direksi Rumah Sakit perihal risiko tingkat tertinggi di rumah sakit; dan menjamin pengendalian serta tindakan telah dilakukan berupa menghilangkan risiko atau menurunkannya sampai pada tingkat terendah yang mungkin. b. Risiko ekstrim dengan skor 15 atau lebih pada daftar risiko unit kerja akan dimasukkan dalam daftar risiko korporat. Proses ini akan dilakukan oleh Tim Manajemen Risiko. c. Komite Mutu dan Keselamatan Pasien akan meninjau daftar risiko korporat sebelum diserahkan kepada Direksi Rumah Sakit.
38
No
Divisi
1. KP
Risiko Tindakan Pengendalian Peringkat Risiko Tindakan Pengendalian Peringkat Risiko Sisa PJ Tanggal Tanggal Teridentifikasi Risiko yang ada D P R Risiko yang Diusulkan D P R Risiko Tinjauan Dikeluarkan Salah Identi- 1. Prosedur Identifikasi fikasi Pasien positif
2. KP
Pasien Jatuh
3. KP
Tertusuk jarum suntik
4
5
20
1.Prosedur Identifikasi (+) 2. Gelang pasien 3. Training staf 4 4. Pelaksanaan program 5. Monitoring harian 6. Evaluasi bulanan
3
12
KaRu
Mei'15
E. Pengawasan, Audit, dan Peninjauan 1. Kebijakan ini akan diawasi melalui audit tahunan melihat kepada sampel Form Penilaian Risiko, daftar risiko unit kerja dan daftar risiko korporat. 2. Audit 3. Tinjauan notulen dari tim unit kerja, komite mutu dan keselamatan pasien serta direksi rumah sakit untuk mengkonfirmasi diskusi seputar manajemen risiko.
F. Komunikasi dan Konsultasi Di dalam melaksanakan tugasnya tim manajemen risiko harus terus menerus menjalin komunikasi dengan berbagai pihak baik yang terkait langsung dengan risiko / insiden maupun yang tidak terkait namun memiliki pengetahuan mengenai risiko / insiden yang sedang dievaluasi.
Di dalam melaksanakan fungsinya, tim dapat pula berkonsultasi baik secara internal maupun external sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan dari masalah yang sedang dievaluasi.
Di dalam melakukan evaluasi, tim diharapkan dapat bekerja independen sehingga mampu menghasilkan evaluasi yang objektif dan akhirnya membuat rekomendasi (ACTION PLAN) yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan mutu dan keselamatan pasien.
39
Juni'15
BAB IV PELAPORAN 4.1. Mekanisme Pelaporan
Pengelolaan Risiko
Insiden Buat laporan insiden
Penemu Insiden
-
- Isi formulir KPRS Waktu pelaporan paling lambat 2x24 jam
Lapor atasan langsung Melakukan Grading risiko Investigasi sederhana Melapor Sub. Komite KPRS Ketua Komite Mutu dan Keselamatan Pasien Direktur RS
40
Atasan yang dilaporkan
Formulir Laporan Insiden ke Tim KP di RS Rumah Sakit Gading Pluit RAHASIA, TIDAK BOLEH DIFOTOCOPY, DILAPORKAN MAXIMAL 2 x 24 JAM
LAPORAN INSIDEN (INTERNAL) I. DATA PASIEN Nama No MR Umur *
: ......................................................................................................... : ......................................... Ruangan : ............................................. : �0-1 bulan �> 1 bulan – 1 tahun �> 1 tahun – 5 tahun �> 5 tahun – 15 tahun �> 15 tahun – 30 tahun �> 30 tahun – 65 tahun �> 65 tahun Jenis kelamin : �Laki-laki �Perempuan Penanggung biaya pasien : �Pribadi �Asuransi Swasta �ASKES Pemerintah �Perusahaan* �JAMKESMAS Tanggal Masuk RS : ............................................................................ Jam .....................................
II. RINCIAN KEJADIAN 1. Tanggal dan Waktu Insiden Tanggal : ........................................................................................ Jam ...................................... 2. Insiden : .......................................................................................................................................... 3. Kronologis Insiden ................................................................................................................................................ ....... ................................................................................................................................................ ....... ................................................................................................................................................ ....... 4. Jenis Insiden* : �Kejadian Nyaris Cedera / KNC (Near miss) �Kejadian Tidak diharapkan / KTD (Adverse Event) / Kejadian Sentinel (Sentinel Event)
41
5. Orang Pertama Yang Melaporkan Insiden* �Karyawan : Dokter / Perawat / Petugas lainnya �Pasien �Keluarga / Pendamping pasien �Pengunjung �Lain-lain ...........................................................................................(sebutkan) 6. Insiden terjadi pada* : �Pasien �Lain-lain .............................................................................................................(sebutkan) Mis : karyawan / Pengunjung / Pendamping / Keluarga pasien, lapor ke K3 RS. 7. Insiden menyangkut pasien : �Pasien rawat inap �Pasien rawat jalan �Pasien UGD �Lain-lain .............................................................................................................(sebutkan) 8. Tempat Insiden Lokasi kejadian ................................................................................................... (sebutkan) (Tempat pasien berada) 9. Insiden terjadi pada pasien : (sesuai kasus penyakit / spesialisasi) �Penyakit Dalam dan Subspesialisasinya �Anak dan Subspesialisasinya �Bedah dan Subspesialisasinya �Obstetri Gynekologi dan Subspesialisasinya �THT dan Subspesialisasinya �Mata dan Subspesialisasinya �Saraf dan Subspesialisasinya �Anastesi dan Subspesialisasinya �Kulit & Kelamin dan Subspesialisasinya �Jantung dan Subspesialisasinya �Paru dan Subspesialisasinya �Jiwa dan Subspesialisasinya �Lain-lain ........................................................................................................... (sebutkan) 42
10. Unit / Departemen terkait yang menyebabkan insiden Unit kerja penyebab ........................................................................................... (sebutkan) 11. Akibat Insiden Terhadap Pasien* : �Kematian �Cedera Irreversibel / Cedera Berat �Cedera Reversibel / Cedera Sedang �Cedera Ringan �Tidak ada cedera 12. Tindakan yang dilakukan segera setelah kejadian, dan hasilnya : ................................................................................................................................................ ...... ................................................................................................................................................ ...... ................................................................................................................................................ ...... 13. Tindakan dilakukan oleh* : �Tim : terdiri dari : .................................................................................................................. �Dokter �Perawat �Petugas lainnya ..................................................................................................................... 14. Apakah kejadian yang sama pernah terjadi di Unit Kerja lain?* �Ya �Tidak Apabila ya, isi bagian dibawah ini. Kapan ? dan Langkah / tindakan apa yang telah diambil pada Unit kerja tersebut untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama? ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ Pembuat Laporan Paraf Tgl. Lapor
: ................................... : ................................... : ...................................
Penerima Laporan Paraf Tgl. Terima
Grading Risiko Kejadian* (Diisi oleh atasan pelapor) : �BIRU �HIJAU �KUNING NB. * = pilih satu jawaban 43
: ................................... : ................................... : ................................... �MERAH
FORM PENILAIAN RISIKO No. : ………………………………….
Bagian
: ………………………………………………
Unit
: ………………………………………………
Deskripsi risiko / insiden / complain / temuan audit :
Risiko Teridentifikasi :
Siapa (atau apa) yang terkena risiko dan bagaimana ? (misal : dokter, perawat, staf, pasien, pengunjung, gedung, reputasi RS) :
Akar masalah (root cause) :
Tindakan pengendalian risiko yang ada (jika ada) (misal : peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi) : 1.
……………………………………………………………………………………………………
2.
……………………………………………………………………………………………………
3.
……………………………………………………………………………………………………
Consequence Likelihood
1
2
3
4
5
TidakBermakna
Kecil
Sedang
Besar
Malapetaka
5-10 tahun
2-5 tahun
setahun
Triwulan
Sebulan
Peringkat risiko saat ini (Consequence X Likelihood) → ……… X ……… = ……… Extreme (15-25)
High (8-12)
Medium (4-6)
Low (1-3)
Rencana tindakan untuk mencegah / mengurangi risiko (misal : perubahan dalam pelaksanaan, peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi) :
44
NO
TINDAKAN
Penilai Resiko
(
BATAS WAKTU
JAWAB
PENYELESAIAN
Diperiksa Oleh
) Nama& TT
PENANGGUNG
(
Menyetujui Catatan :
) Manager Risiko
45
(
) Kepala Unit Kerja
