Org.de Eventos Manual de Teoría 1 IAG

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

CPG

CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONÓMICO

Organización de eventos Manual

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING Resulta frecuente considerar como sinónimos a los términos servicios gastronómicos para EVENTOS, como CATERING. Por ello conviene detenernos un instante para explicar qué actividades de servicios de alimentos, se incluyen en el vocablo de origen inglés CATERING.

CATERING 1. EVENTOS • Sociales Son todos aquéllos servicios en ocasiones de reuniones de amigos, casamientos, cumpleaños, bautismos, comuniones, etc. • Empresarios También llamados corporativos, son los que contratan las empresas para su personal o para sus clientes, tales como desayunos o jornadas de trabajo, lanzamiento de productos, promociones, fiesta anual de la empresa, etc. • Institucionales Generalmente de reparticiones públicas o Instituciones Privadas que no sean empresas comerciales. • Diplomáticos Los que se contratan en Embajadas o cualquier otro lugar donde asisten representantes del mundo diplomático 2. CATERING DEL TRANSPORTE • Aéreo Servicio de comidas en aviones. • Terrestre Servicio de viandas en micros de larga distancia. • Marítimo Servicios de comidas en embarcaciones fluviales o marítimas. • Ferroviario Servicios de comidas en trenes. 3. COMEDORES INSTITUCIONALES • De la Salud Servicios en Hospitales, clínicas, sanatorios, geriátricos o en cualquier otro establecimiento de la salud, públicas o privadas. • De la Educación Servicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias o universidades públicas o privadas. • De las Empresas Servicios realizados en oficinas, fábricas, campamentos viales, petroleros o mineros o en cualquier ámbito donde los comensales sean operarios o empleados de empresas públicas o privadas. • De las FFAA y Seguridad Son las concesiones de gastronomía de los distintos establecimientos establecimientos policiales o militares. • De las Cárceles Servicios en concesiones gastronómicas de establecimientos carcelarios. 4. CATERING DE FILMACIONES • Servicios de comidas que a veces se realizan al aire

libre con camiones o trailers adecuados a esos efectos, o a veces se realizan en Estudios de Filmación. 5. CONCESIONES • Salones la mayoría de las veces integradas con servicio de Restaurante y Cantinas, que se desenvuelven en Countries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones de Profesionales, Asociaciones de cualquier tipo con o sin fines de lucro, etc.

EL MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS Existen diferentes maneras de inserción laboral o empresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS. Estas son: 1. Empresas gastronómicas que se dedican a realizar eventos. 2. Salones de fiestas: Propios 3. Alquilados 4. Concesiones 5. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos) 6. Empresas organizadoras de eventos generales (Gastronomía tercerizada) 7. Empresas comerciales o industriales que realizan eventos propios (Gastronomía tercerizada) 8. Organizadores Profesionales de Eventos. (MICROEMPRENDEDOR) El manual está dirigido básicamente al caso del punto 8, o sea al ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS Veamos una por una estas oportunidades de empleo o emprendimiento propio dentro de este mercado potencial:



ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS

Cuando decimos "gastronómicas" y "realización" lo hacemos para resaltar que en este caso se trata de empresas que tienen cocina propia. Estas empresas (las hay grandes, medianas o pequeñas) generalmente no tienen mucho personal FIJO (o sea mensualizado). Por lo general si se dedican a Eventos, su gran mayoría de personal es eventual. Justamente esta situación está contemplada en el Convenio de la Cámara Empresaria (FEGHRA) y el Sindicato Gastronómico (UTGHRA) a través de la creación de un a forma de empleo conocida como el EXTRA DE BANQUETES. Esta figura jurídica del EXTRA DE BANQUETES permite contratar ayudantes de cocina, cocineros, mozos y Maitres, pagándoles por día de trabajo.

En general los propietarios de Salones para Eventos, hace unos 20 años para atrás, en su gran mayoría los alquilaban a clientes, que luego contrataban servicios de Catering a Empresas Organizadoras o a algún Microemprendedor. Con el correr de los años, los propietarios vieron mermar sus ingresos por alquileres (crisis económicas de por medio) y para sostener su nivel de ganancias, recurrieron a prestar ellos mismos los servicios gastronómicos. Si bien no hay estadísticas exactas, se estima que son aproximadamente un 85% los Salones para Eventos que se encuentran en esta situación. En este caso realizan la misma metodología de contratación de personal que en el caso anterior(1).

El proceso lógico de contratación, es que el cliente particular o empresa que necesita un evento, alquila primero el salón y luego se dedica a contratar un Servicio de Catering, buscando una Empresa Organizadora o un Micro-emprendedor. Para estar en las listas de Servicios recomendados por el propietario del salón, muchos de ellos piden una comisión de venta al prestador del Catering, que generalmente ronda un 10 % de la facturación del servicio.

Cualquier concesión de que se trate, ya sea de 1 o 5 estrellas se caracteriza en general por prestar servicio a los socios únicamente (estas son concesiones CERRADAS). En cambio existen unas pocas que permiten el ingreso de NO SOCIOS a sus instalaciones (estas son concesiones ABIERTAS). Para el prestador de servicios gastronómicos resulta obvio que es preferible que sean ABIERTAS ya que de esa manera agranda su base de clientes potenciales. La cláusula más importante y principal a negociar con el propietario de cualquier contrato de concesión, es que el concesionario (o sea el prestador del servicio) SEA EXCLUSIVO para ser contratado dentro del ámbito de la concesión. De no ser así se corre el riesgo de que el Socio traiga un servicio de afuera y encima ese día no podemos trabajar, ya que las instalaciones las están utilizando sin su participación.

Los hoteles 4 y 5 estrellas deben cumplimentar una serie de requisitos (según normas internacionales) para poder merecer esa clasificación. Entre ellos se destaca la obligación de tener Salones para Eventos Como dijimos en el punto anterior, Algunos de ellos los tienen simpleen esta situación están aproximadamente para poder cumplir con esa mente un 15% de los Salones. nomenclatura internacional y no le

prestan la atención que deberían para que sea una unidad de negocios interesante. Pero muchos otros sí lo hacen y esta actividad iguala o supera a veces la hotelería habitacional. En general los hoteles también recurren a la figura del Extra de Banquetes, pero su remuneración no se pacta por día sino por hora trabajada. Hacer carrera en una cadena internacional, es un estímulo interesante para el Profesional Gastronómico que desee desempeñarse en relación de dependencia en una gran empresa.

Existen otro tipo de empresas que se dedican a organizar eventos de todo tipo: • Congresos • Ferias • Exposiciones • Festivales • Desfiles • Eventos deportivos • Etc. Generalmente estas empresas subcontratan todo, y por supuesto también la Gastronomía de esos eventos la tercerizan a empresas de Catering o Microemprendedores. Microemprendedores.

Muchas empresas tienen una importante actividad en la realización de eventos. Por lo general son las que tienen gran cantidad de representantes de ventas, como ser los Laboratorios de medicamentos con sus visitadores médicos, o las empresas que se dedican a la venta directa como ser AVON u otras.



TAREAS REPETITIVAS Y NO REPETITIVAS Se la pasan gran cantidad de sus Abordaremos ahora un tema crucial que nos acompañará durante el desactividades en cursos de capacitaarrollo del curso en repetidas oportunidades. Es separar dentro del mundo ción, conferencias, jornadas de tradel trabajo a las tareas operativas en dos grandes grupos. bajo etc. Para su personal. A su vez realizan una gran actividad TAREAS REPETITIVAS promocional de sus productos, aga- Como ejemplo de las primeras podemos señalar: sajando a su clientela con impor1. Fábricas de Producción Continua tantes eventos gastronómicos. 2. Oficinas Administrativas Al igual que las anteriores, terceri3. Restaurantes zan todos los servicios de catering La característica central de estas tareas es LA RUTINA. para estos eventos. Es decir: casi todos los días, casi siempre casi lo mismo…

Profesionales en la Organización de Eventos gastronómicos que sin tener un salón, y a partir de una cocina propia, realizan Eventos Gastronómicos en cualquier lugar en que se los soliciten: • Domicilios particulares • Salones Alquilados • Empresas - Oficinas - Fábricas • Quintas o estancias • Ferias - Exposiciones

En cambio como argumento argumento central de LAS NO REPETITIVAS podemos señalar que tienen: • Un Principio • Un Desarrollo • Un final Y lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE Como ejemplo de las mismas podemos contar: • La construcción de obras de ingeniería y arquitectura • Las operaciones o peraciones militares (batallas) • En gastronomía LOS EVENTOS Esta diferenciación opera directamente en todo nuestro accionar a lo largo de la ejecución de los eventos. En el origen de la actividad del evento se presenta una clara diferenciación. Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificación resulta a veces innecesaria o casi superflua. La improvisación ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria. Pero en eventos, debemos sustituir toda actividad improvisada, por una

¿Y qué es planificar? Precisamente imaginándonos como será la película del día del evento. Y en base a esa película calcular todos los insumos necesarios, el personal, los servicios colaterales, la vajilla y todo lo necesario para la concreción de ese evento en tiempo y forma. Además averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan presentarse en ese día, y Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una mentalidad organizadora y prolija, con visión de futuro.



PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN (BREVE RESEÑA HISTÓRICA) Sin duda en épocas remotas de la historia de las civilizaciones antiguas, se deben haber aplicado algunos métodos de organización de grandes grandes y medianos grupos humanos, para la realización de tareas constructivas o directamente para operaciones bélicas.

La organización política y militar de los griegos, fueron desarrolladas con excelente performance por los romanos, que dominaron el mundo civilizado conocido durante 600 años, aplicando conceptos, tácticas y estrategias que siguen vigentes en la actualidad.

Hoy los arqueólogos pueden deducir frente a las ruinas del Faro de Alejandría, el Coloso de Rodas, los Jardines Colgantes de Babilonia, y otras maravillas constructivas del mundo antiguo, cómo se habrán organizado a importantes contingentes de trabajadores, para poder construir esos soberbios monumentos de ingeniería. Pero lo cierto es que en estos casos estamos en presencia de deducciones lógicas y técnicamente correctas. Pero lo primero que encontramos escrito sobre temas organizativos, es de aproximadamente 2500 años A.C. en oportunidad de la construcción de la Pirámide de KEOPS en Egipto. La organización de la "miríada" (grupo de mil trabajadores) y su conducción se encuentran relatadas por un historiador de la época que se llamó HERODOTO.

Durante la Edad Media, la organización de tareas mantuvo la división por oficios. Zapateros Herreros - Albañiles - Carpinteros Sastres - etc.

Otro antecedente de importancia lo tenemos a través de LA BIBLIA. Allí se cuenta como Moisés, al que algunos historiadores lo ubican entre el 1200 y el 800 AC, conduce al pueblo judío radicado en Egipto, cruza el Mar Rojo y los instala en Israel, la "tierra prometida". Moisés realiza una concreta organización laboral y social de las distintas tribus de Judea. Muy lejos de allí en China, un General llamado Sun-Tzu, escribe EL ARTE DE LA GUERRA, y se constituye desde ese entonces hasta nuestros días, en una herramienta de lectura obligada para cualquier ejecutivo del Management, ya que contiene fundamentos importantísimos sobre la estrategia, la política, la organización y la planificación.

Pero dentro de cada oficio TODOS HACÍAN DE TODO, con mayor o menor habilidad artesanal, clasificándose ésta, en Maestro - Oficial Aprendiz. Con el advenimiento de la 1ª. Revolución Industrial (hacia 1770), se produce un proceso de sustitución de la fuerza de los animales o el operario, por la fuerza de las máquinas. Este proceso arranca en Liverpool y Manchester, con la mecanización de los telares, y luego se expande a miles de actividades industriales, posibilitando un salto productivo importantísimo, pero la organización de las tareas no cambió sustancialmente. Recién con la 2ª. Revolución Industrial (hacia 1890) se produce un cambio sustantivo en la organización del trabajo físico. Los precursores de este cambio conceptual fueron: en EE.UU. Frederick Winslow Taylor y en Francia Henri Fayol. Estos dos pioneros fueron completos: primero fueron trabajadores, segundo repensaron y esquematizaron lo que estaban haciendo, y por último dejaron su legado estrito en obras que son el punto de partida para un profuso desarrollo de Organización y Métodos que se dio como consecuencia de sus estudios.

1. La división del trabajo 2. La división funcional 3. La unidad de mando 4. Delegación efectiva 5. Descentralización Descentralización de operaciones 6. Centralización normativa

1°- LA DIVISIÓN DEL TRABAJO (DE LA TAREA FÍSICA) BASADA EN: a) Subdivisión de la tarea del operario al máximo posible. b) Fuerte Supervisión de capataces funcionales. c) Pago según lo producido. El Destajo. d) El estudio del tiempo y de los instrumentos y métodos. e) La estandarización de todas las herramientas y movimientos. f) Las fichas de instrucciones para los obreros.

Y Henry Ford - fue su mejor exponente. En este esquema conceptual, cada operario se especializa en solo una parte de la tarea total, y va contribuyendo al producto final terminado. EJEMPLOS DE APLICACIONES EN EVENTOS • En la mise en place Si nos encontramos ante la tarea de deshuesar 50 pollos y lo haremos entre 3 ayudantes de cocina, resulta mucho más rápido hacerlo poniendo a los tres ayudantes "en línea" de manera que el primero le efectúa a cada pollo un par de operaciones y los va pasando. El segundo ayudante sigue con otro par de operaciones y los pasa para que el tercero los termine. • En el armado del salón Si estamos en presencia del armado de un servicio para 400 PAX en mesas de 10 cada una y hemos decidido que pondremos un mozo



cada 2 mesas, nos encontramos básicamente con: • Una bolsa con 40 manteles • Una bolsa con 40 cubremanteles • 400 Servilletas • 400 Sillas • 40 mesas • 400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaña • 400 platos de sitio, 400 de entrada, 400 de mesa, 400 de pan, 400 de postre • 400 cuchillos de mesa, 400 de entrada, 400 tenedores de mesa, 400 de entrada, 400 de postre, 400 cucharas de postre • Y todos los demás implementos para el armado del salón Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, la desorganización de la tarea será conflictiva

2º- LA DIVISIÓN FUNCIONAL • Sí a los colaboradores polivalentes. • Una persona es polivalente cuando es capaz de ejecutar más de una tarea. • Sin embargo, no es bueno que en el momento del trabajo, desempeñe distintos roles o funciones, ya que esto contribuye a la desorganización del equipo. • Sí debemos, establecer claramente quién se ocupará de cada función necesaria para la realización del evento. El ORGANIGRAMA (Gráfico de la Organización) es un claro ejemplo de división funcional. A veces alguien puede preguntarse si el Organigrama existe siempre. La respuesta es contundente: SÍ, SIEMPRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somos pocos, dentro de una determinada Organización no hace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestras mentes. Ahora bien, cuando la cantidad y la especialidad de los integrantes del equipo, trascienden el límite de la retentiva mental, conviene graficarlo:

• En el emplatado de los alimentos

Organizador

Se puede implementar una línea de montaje en base a una mesada siguiendo el bosquejo:

Asistente

Horno Jefe de salón

platos

Baño María AYU

Baño María

Maitre A Camareros Maitre B Camareros Maitre C

AYU Baño María AYU

CHEF

MOZOS

Camareros

Chef

Plato frío Ayudantes Plato caliente Ayudantes Postre Ayudantes

Jefe de servicio

Disc-jockey Espectaculos Mantenimiento Limpieza Estacionamiento Seguridad

• Servicios con los comensales de pie o distribuídos informalmente (Cocktail-recepción). (Cocktail-recepción). Conviene distribuir a los mozos en diferentes funciones, para que algunos se desempeñen en: • Función bandejeo de bocados • Función bandejeo de bebidas • Función desbarase • Función atención mesas de servicio (islas) • Función atención de barras



3.- UNIDAD DE MANDO

4.- DELEGACIÓN EFECTIVA

UNA PERSONA DEPENDE ÚNICAMENTE DE UNA SOLA PERSONA • Un Jefe puede tener varios subordinados, pero un subordinado debe tener un único Jefe. • Esto es indispensable para evitar el conflicto de órdenes

Delegar sería lo que comúnmente llamamos "hacer, hacer por otro u otros dependientes".

Jefe de salón

Maitre A

LO PRIMERO EN DELEGAR SERÁ: • EJECUCIÓN DE TAREAS Esta situación aparecerá cuando el titular de la Organización no dé abasto para ejecutar físicamente todas las tareas que concurren a la realización del evento. Puede ser que incorpore mozos o cocineros para su cometido, y les delegue parte de las operaciones.

5.- DESCENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES En el tema de disposición de elementos de servicio dentro de los espacios destinados a los eventos, a veces se dificulta el desarrollo operativo de los mismos, por un incorrecto lay-out de las instalaciones. • ABRIR EL JUEGO • NO CREAR EMBUDOS NI CUELLOS DE BOTELLA Ejemplo: Servicio de cocktail para 250 personas. Cocina

Camarero

M.S.

M.S.

Camarero Salón

Camarero Maitre B Camarero Camarero

• AUTORIDAD Para que puedan conducir a sus empleados subordinados. • DECISIONES OPERATIVAS Como ser todas las decisiones que hagan a la simple ejecución de las tareas encomendadas.

Camarero

Cocina M.S.

M.S.

Salón M.S.

M.S.

Maitre C Camarero Camarero Camarero

• LAS DECISIONES ESTRUCTURALES (económicas, políticas y comerciales) En caso del microemprendedor se recomienda reservar para sí, todas las decisiones que impliquen disposición de dinero como ser las compras y contrataciones de bienes y servicios, el pago al personal, los precios de venta, etc. • EL CONTROL GENERAL El Organizador microemprendedor, debería ser el primero en llegar y el último en irse, si quiere ejercer un efectivo control del evento. • LA RESPONSABILIDAD FINAL El que está en la cúspide de una organización siempre es responsable por todo lo que ocura dentro de ella. Resulta no conveniente confundir culpabilidad con responsabilidad. El organizador puede o no ser "culpable" según sea la situación producida. Pero será "siempre responsable" de lo acontecido.

• NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR LO CHICO A LO GRANDE Ejemplo: Servicio de asado a l l i r r a P

Salón 200 pax

a l l i r r a P

a l l i r r a P a l l i r r a P a l l i r r a P

Salón 1200 pax

Salón 1200 pax

a l l i r r a P a l l i r r a P a l l i r r a P



CARPETA DEL EVENTO 6.- CENTRALIZACIÓN NORMATIVA • Se deben establecer NORMAS, MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES para que quede claramente establecido EL QUÉ?, EL CÓMO?, EL CUÁNDO?, QUIÉN?, DONDE?, CUANTO?.... • Cuanto más grande sea al evento, más unificada debe ser la Normativa

Propuesta: Centralizar y unificar todas las normas en una: CARPETA DEL EVENTO

0. Carátula de la carpeta 1. Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente 2. Comanda del Evento: Menú detallado 3. Cómputo y costeo de las mercaderías: (RECETÓN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.) 4. Cómputo y costeo de las bebidas 5. Cómputo y costeo del personal 6. Planilla de contrataciones del personal 7. Cómputo y costeo de la vajilla 8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales 9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta 10. Organigrama del Evento 11. Cronograma del Evento 12. Croquis del Lugar (Lay-Out) 13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo 14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de Emergencias, etc.

CONSIDERACIONES PREVIAS

• ¿Ya tengo un evento evento para la misma fecha? fecha? ¿Me animo con otro? Esto es una decisión comercial/operativa, que fundamentalmente pasa por la posibilidad de delegar en equipos de personas altamente profesionalizados. En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, no realizar más de un evento por vez. • El menú estacional Un buen Profesional Gastronómico debe tener en cuenta que debido al poder calórico y sensaciones organolépticas, no es el mismo menú que debe ofrecer en verano que en invierno. • El tipo y clase de bebidas También cambiarán con la época del año la composición de la oferta de bebidas, como ser la cerveza y el vino blanco, que son más proclives al consumo con tiempo caluroso. • El consumo de bebidas Las cantidades de bebidas también cambiarán según sea la época del año. • El consumo de hielo Obviamente la cantidad de hielo acompaña la situación anterior como necesaria consecuencia. • La estacionalidad de ciertos vegetales Debemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado menú, la fecha en que se realizará el evento, tiene que ver con la posibilidad de obtener determinados vegetales estacionales a precios razonables. • El mes de diciembre Una consideración especial merecen los eventos que se ejecuten en el mes de diciembre. Por lo general en este mes del año la gastronomía funciona a pleno, y se colman los salones de eventos, los restaurantes, los hoteles, los eventos en domicilio, la gastronomía casera, etc. Esto es como lógica consecuencia de los festejos de fin de año, de empresas, de compañeros de trabajo, de estudio, de amigos, etc. En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes: lomos, pecetos, matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microemprendedor) a comprarlos en noviembre y congelarlos. También el personal de salón y cocina trabajan a pleno y conviene asegurarse su contratación 30 días antes, confirmando su presencia en el día del evento. Es más, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal,


se deberá pagar el doble o más todavía. La obtención de vajilla puede ser conflictiva en esta época, por lo cual conviene reservarla con anticipación.

En la reunión o reuniones con el cliente para definir la propuesta integral del evento, debemos escuchar muchísimo cuales son las necesidades del cliente y "suponer" cuales serán las necesidades y deseos de los invitados (volveremos sobre esto más adelante). Deberemos analizar todos sus requerimientos y elecciones, en cuanto alimento y bebidas, vajilla, personal, servicios colaterales y todo lo concerniente al desarrollo total del evento. No está demás no solo anotar todo lo que se converse y pongamos de acuerdo con el cliente, y antes de dar por concluída la reunión, releerlo todo y confirmarlo con el cliente, para evitar errores de comunicación.

Esta es la hora a la cual están citados los invitados o participantes del evento. Este es "el momento de la verdad". Existe una cuenta regresiva y otra progresiva. Generalmente los principiantes manifiestan cierto temor a la conducción del evento a partir de la hora 0 que desde ya es fundamental para su correcto desarrollo. De cualquier manera, lo más importante para lograr el éxito del evento, se juega en las horas previas, que es cuando debemos asegurarnos que todo esté correctamente organizado y armado. El éxito dependerá fundamentalmente de esta etapa previa, y si llegamos bien a la hora 0, el desarrollo se verá totalmente facilitado. En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tareas pendientes, se complicará totalmente la suerte del evento. Es fundamental entonces que el Organizador conduzca esta etapa con precisión, en tiempo y forma.


Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de definición de la cantidad exacta de los participantes del evento, hasta último momento. Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por los indecisos, que no confirmaron su presencia "por las dudas", ya que si no vienen, será dinero malgastado. Pero a nosotros ese estiramiento al límite no nos sirve. Necesitamos por lo menos 4 días antes para que se nos confirme la cantidad definitiva porque en base a ello podremos: • Sacar las cuentas definitivas de la cantidad de participantes y su composición. (mayores, niños, etc.) • Ajustar todas las compras y contrataciones • Producir los alimentos necesarios • Armar el salón con las mesas necesarias • Armar cada mesa con la cantidad de cubiertos indicados • Ubicar a los invitados cuando lleguen • ¡¡¡COBRAR!!! LA DESPROTECCIÓN JURÍDICA Es importante señalar que no tenemos protección jurídica efectiva, si dejamos algún saldo a cobrar para después del evento. Nuestra figura jurídica se caratula LOCACIÓN DE SERVICIOS y en nuestro Código Civil se lo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO). Esto nos lleva a que si dejamos algún importe a cobrar para después de realizado el evento, y el cliente decide pagarnos ese saldo, habremos tenido suerte. Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una acción judicial, donde probablemente el cliente declare que el servicio no fue de su gusto, y difícilmente lo cobremos. Por ello siempre resulta conveniente cobrar la totalidad antes del inicio del evento. FINANCIACIÓN En el caso de otorgar financiación al cliente para que pague después del evento, conviene hacerlo recibiendo cheques diferidos o pagarés. De cualquier manera no es esta una seguridad jurídica definitiva.



POSIBLES SITUACIONES CONFLICTIVAS 1. COBRANZA DE LA MESA PRINCIPAL Salvo algún acuerdo especial, en eventos sociales, casamientos, cumpleaños, etc. la mesa principal también se cobra. Lo mismo ocurre en Eventos de Empresarios, donde a veces nos solicitan "cubiertos liberados" para realizar invitaciones a autoridades públicas, o personajes ilustres. Salvo convención en contrario también cobramos esos cubiertos.

2. EL EFECTO DEL COSTO DE LOS NIÑOS A la hora de efectuar un descuento en el precio de los cubiertos que corresponderán a los niños, debemos estudiar bien el monto de ese descuento para no perder dinero en esa parte de la venta. En general se pueden presentar dos escenarios diferentes: • Uno en que los niños comen mezclados entre las mesas de los mayores. En este caso lo único que corresponde descontar es las bebidas alcohólicas. • Otro escenario es que se les armen mesa separada de los mayores y en este caso aparte de descontar el consumo alcohólico, podemos considerar un menú más económico, suprimir parte de la vajilla como ser plato de sitio y copas, funda para las sillas, etc. Tener en cuenta que casi nunca estos descuentos llegan a un 50% del Precio de Venta a los mayores.

3. LOS COLABORADORES PERIFÉRICOS • Disc Jockey Generalmente se trata de dos personas, pero conviene averiguar si son más en el equipo. • Fotógrafo Conviene saber si viene con acompañante • Video Generalmente son dos, pero puede ser que sea un equipo más numeroso, cuando hay varias cámaras.

• Modista También conviene cuántos van a ser. • Peinador Idem anterior. Es decir que nos podemos encontrar con una lista de colaboradores, que conviene definir antes del evento cuantos van a ser para darles de comer.

4. LOS PROFESIONALES DEL ESPECTÁCULO Es frecuente la convocatoria a bailarines de salsa, de tango, locutores, artistas individuales o grupos musicales completos, caricaturista, magos, payasos para entretener a los niños, etc. Conviene siempre aclarar anticipadamente con el cliente si estas personas comerán un menú especial o consumen lo mismo que los invitados. Otro punto importante a resolver es si se necesitarán vestuarios para cambiarse por sus atuendos artísticos. Hay veces que su atención se debe considerar "un evento, dentro del evento".

5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD

mucho exceso para que no se produzcan faltantes de alimentos y bebidas. Para aplicar a todo lo anteriormente dicho resulta importante tener siempre presente que:

7. ¿QUIÉN PAGA? Tener en cuenta esta situación simplemente nos lleva a dos conclusiones. • Si paga un anfitrión, los invitados concurren "de muy buena onda" y se perdonan posibles errores que cometamos. También es probable quede este evento surjan futuros servicios, dada la conformidad de los invitados. • Si en cambio cada uno de los participantes paga su cubierto, tenemos que estar preparados a un alto nivel de exigencia, donde seremos permanentemente juzgados por nuestro servicio. También debemos tener en cuenta que de este evento difícilmente saldrá la contratación de otro en forma particular.

Frecuentemente se trata de una o dos personas. Pero en ciertas oca8. RECARGO DE PRECIOS siones pueden llegar a ser más numerosos que los invitados. ¿QUÉ PASA SI CUANDO UNA Valga el ejemplo de tratarse del DETERMINADA COMISIÓN DIRECcumpleaños de un Senador, al cual TIVA QUE NOS CONTRATA, concurrirán los invitados con chofer RECARGA EL PRECIO QUE NOS y personal de custodia. PAGAN, CUANDO VENDEN LA Alimentar a estos funcionarios se TARJETA DE PARTICIPACIÓN A SUS constituye en "un evento dentro ASOCIADOS? del evento". El nivel de exigencia es mayúsculo, ya que el público asistente, que 6. LOS EVENTOS DE paga su tarjeta, generalmente juzga LOS PARTIDOS POLÍTICOS los alimentos y bebidas por el precio final que pagó, olvidándose que En general resulta muy difícil presu pago además incluye premios, determinar el número exacto de rifas, regalos, espectáculos, fuegos participantes al festejo o conmemo- artificiales, etc. ración de alguna fecha importante. Es frecuente que por razones partidarias, no se le impida a nadie el acceso al evento, por lo cual deberemos realizar nuestros cálculos con



EL TARGET Si bien a veces es una tarea infructuosa (hay eventos multitarget) conviene siempre tratar de averiguar el TARGET o sea el PERFIL del cliente y sus invitados, para formalizar una propuesta integral que agrade a la mayoría.

1. SEGMENTACIÓN SOCIO-ECONÓMICA

Otra utilización de la investigación de TARGETS es para formar una IDENTIDAD propia, que nos sirva para el posicionamiento de nuestro emprendimiento. Esto es una premisa de Marketing muy importante cuando decidimos NO TRABAJAR PARA TODOS sino para algunos Targets Específicos.

Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIÓN ARGENTINA DE MARKETING y el gráfico corresponde al año 2006.

Esta figura se conoce con el nombre de Pirámide de Ingresos En ellas están representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantes de argentina que participan de cada segmento económico de acuerdo a los ingresos del Principal Sostén del Hogar (PSH).

Para lograr nuestro cometido, recurrimos a una herramienta del Marketing conocida como:

SEGMENTACIÓN Entendemos por Segmentación el agrupamiento por segmentos, de los clientes potenciales, apara analizar cuales son sus necesidades y deseos y poder complacerlos con una propuesta adecuada Para ello procederemos a segmentar a la clientela con las siguientes pautas; • Segmentación Socio - económica. • Segmentación Cultural. • Segmentación Socio-demográfica. • Segmentación Temporal

Segmento ABC1 C2 C3

% de habitantes 5.6% 14 % 26.2%

D1

33 %

D2 E

16.2 % 5%

ABC1

Producto

C2

Producto

C3

Producto

D1

Producto

D2

Producto

E

Producto

De la observación de este gráfico surgen "a priori" algunas conclusiones: • En teoría podemos diseñar un producto para cada bolsillo. Pero a poco de andar deberemos elegir en afirmarnos en uno o dos segmentos contiguos, ya que esto constituye un primer paso para formar nuestra IDENTIDAD como prestadores de un servicio de determinado rango de precios.

• También nos sirve para considerar que esta segmentación es muy útil para ser aplicada en el diseño de "producto restaurante", para operar de lunes a viernes al mediodía. Es decir para locales destinados para almuerzos en ocasión del trabajo. • Esto es así pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayoría de los días de su vida, y lo cumple religiosamente, salvo ocasiones especiales. Por ello de acuerdo al Precio del Menú Ejecutivo (o la propuesta dia-

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