Manual Para La Organizacion de Eventos Deportivos Cap.1

Santiago de Cali, Septiembre de 2007

Conferencia: ´MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOSµ

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

ASPECTOS GENERALES DE LA ASPECTOS ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIV DEPORTIVO

Lic. Pedro Chirino Rentería


¿Que es un evento deportivo? Es un espectáculo donde se muestra lo mejor de la competencia. Es una actividad deportiva, por lo general de compete ten ncia ia,, que demanda una serie de actividades ex excepciona cepcionales que una organización deportiva debe realizar, con el propósito de que rtis sta tas s pued edan an de desa sarro rrollar todas sus los deporti habilid idad ades es en la búsqueda de un resultado, acorde a las aspiraciones de su categoría.


¿Por qué se realiza un evento

deportivo? Un even ento to de depo porti rtiv vo se id iden enti tifi fica ca por su importancia: Deportiva C ultural Económica Tecno lógica Ed ucativa


¿Por qué se realiza un evento

deportivo? Por su magnitud geográfica. Un evento depor tivo puede ser una actividad de carác ca rácter ter mun mundia dial. l. Juegos olímpicos o regionales: como un panamericano, un europeo, un surram su ame eri ric can ano, o, un asi siá áti tic co o del pacíf ífic ico. o. También, de un evento de depor te específico bajo los mismos niveles antes mencionados. Los eventos deport rtiivos son de alto impacto social y es por ello que casi siempre abarcan el compromiso de una ciudad y un país para la re rea aliz iza ació ión n del mi mism smo. o.


Beneficios

que trae a una ciudad organizar un evento deportivo

Mejora la infraestr uctura de servicios. Se mejoran los servicios aeroport uarios. Se realiza un proyecto para la constr ucción de nuevas instalaciones deportivas. Se remodelan las estr ucturas internas y externas de existentes tes las instalaciones deportivas existen Se adq uiere una gra ran n cantidad de implementación deportiva. Se dota a los nuevos y viejas instalaciones deportivas de nuevos y mod odern ernos os si sist stem emas as de luces, de audio, electrónico ectrónicos s y de marcaje, de tableros electrónicos . Creación de un ambiente deportivo significativo 2 o 3 años antes del evento. y

y


Beneficios


Se mejora la red vial a utilizar para el desplazamiento de los invitados y las delegaciones. Visita al país una gran cantidad de t uristas y periodistas de todas partes de l mundo antes y durante el evento. y

Embellecimiento de las zonas verdes, parq ues y plazas.

y

Le q ueda una gran infraestr uctura material, (instalación e implementació ementación) n) para ser utilizado por la juventud local para su desarrollo. Creaci Crea ción ón de in infi fini nida dad d de puest stos os de tr trab abaj ajo o ant ntes es,, durante y después de los Juegos. y


Beneficios


Distribución en el ámbito mundial de una imagen de la ciudad y el pa paíís no co cono noci cid da co com mo por ej ejem emp plo, la cultura, la economía, el turismo y el desarrollo del propio país. y

La relación social y de amistad que se est stab ablece entre los jó jóve vene nes s de depo porti rtist stas as vi visi sita tant ntes es y la ciuda dada danía nía en general. Un ambiente de paz y arm rmo onía previo y dura rant nte e el evento. y

La relación social y de amistad que se es esttablece entre jóve vene nes s de depo porti rtist stas as vi visi sita tant ntes es y la ciuda dada danía nía en los jó general. y


¿Quiénes toman la decisión de realizar un evento deportivo? La decisión se toma primero a nivel interno del país para luego subir la a las diversas organizaciones organiza ciones internaci internaciona onales que tienen la responsabilidad de elegir las sedes de los eventos. La de deci cisi sión ón de depe pend nde e de la valora oraci ción ón que se haga de los aspectos anteriores, por parte de las personas encargas. Inicialmente la toma el comité directi directivo vo de la federación o federaciones deportiva (s) involucradas, la traslada al Comité Olímpico Nacio Naciona nal y el Ministerio de Deportes o Institución similar y finalmente es necesario obtener el aval del Gobierno Nacional y de las personas encargadas de legislar en el país.


Puntos a tener en cuenta para su realización Etapa de P laneación. Campaña para so licitar la aprobación a probación de de la sede del evento. Constit ución del comité organizador (co) de un evento deportivo. depor tivo. Insta lación de la infraestr uctura para el f uncionamiento del comité organizador Conformación de los diferentes equipos de trabajo

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Etapa de Planeacion Un evento depor tivo es naturaleza un es espe pect ctá áculo tiene muchas significaciones pers rson onas as que de una u las pe forma particip par ticipan an en él.

por que para otra

Es por ello de suma importancia que las personas que plantean la idea de realizar lo, conozcan qué es lo que se debe tener en c uenta para que verdaderamente analicen su capacidad de rea lización y cumplan con los propósitos.


Etapa de Planeacion El espectáculo es por sí sólo una actividad que repercute en la vida de una comunidad, una sociedad, una ciudad, un país; dependiendo de que tipo de evento sea: unos juegos olímpicos, unos panamericanos, suramericanos, nacionales, regionales, etc. Esta tas s re rep percusiones dependen del impacto direc di recto to del even ento to y de debe ben n se serr id iden enti tifi fica cada das s para que los pro rop pios org rga aniz iza adore res s puedan con co nven ence cerr de las bondades de re rea alizar un evento ev ento depor deportivo. tivo.


Etapa de Planeacion Hay

que tener mucha claridad en los beneficios que el evento trae para los involucrados: los actores de la comunidad E l gobierno La ind ustria y la academia. Quienes son en última instancia los que toman las decisiones de involucrarse o no en una tan alta responsabilidad.


Campaña para solicitar la aprobación de la sede del evento La idea de realizar un evento de alto nivel depende del consentim consentimiento iento de las partes involucradas. sta a aquí se ha adelan anta tado do,, pe pero ro ah ahor ora a se de debe be Hast emprender un esf uerzo para que las in inst stit ituciones rectoras del evento en el ámbito internacional den el sí ó la aprobación y compromiso del evento.


Campaña para solicitar la aprobación de la sede del evento La campaña implica conseguir el apoyo de: Presidente de la República E l Gobernador E l Alcalde de la Ciudad Los Ministerios Una Campaña promocióna l que ref leje las bondades y facilidades que brinda el país y la ciudad antes y durante la estancia de las delegaciones invitadas en la misma.


Entre otros pasos se deben realizar los siguientes: Desde el punto de vista oficial: Con los miembros de las instituciones del nivel en el cual se pretenda hacer el evento (COI, ODEPA, ODECABE Y FDI). Una m uy buena solicitud del Pr Pres esid iden ente te de la República comprometiendo su apoyo al ev evento ento como gobierno gobier no nacional. Cart artas as de ap apoy oyo o de l Go Gobe berna rnado dorr y el Alcalde prop proponi oniend endo o la Ciudad como sede del evento. Ava l del Mi Mini nis ste terrio de Dep eport orte e o si simi milar dando su total e irrestricto apoyo. Un aval del ministerio de relaciones exteriores que a ningún país que pretenda asistir a los juegos se le prohibirá la entrada por distintos políticos, religiosos o cualquier otra causa.


Entre otros pasos se deben realizar los siguientes: Desde el punto de vista institucional: E l aval del organismo más importante ante el COI, el Comité Olímpico Nacional, que es quien representa al País en ese nivel. Rea lizar una campaña publicitaria de alto nivel en correspondencia, afiches, folletos turísticos, fotos, plegables que ref lejen las bellezas, bondades y facilidades que brinda el país y la ciudad durante la estancia en la misma para la delegaciones. Rea lizar un vídeo o película que presente las instalaciones deport de portiv ivas as,, ta tant nto o de com compe pete tenc ncia ia co como mo de ent entren renami amien ento to,, ar tesanía, a, lugares culturales, hoteles, desarrollo vial, cultura y artesaní elementos de paz y armonía que den una buena imagen del país y la ciudad sede.


Entre otros pasos se deben realizar los siguientes: Desde el punto de vista institucional: Para la campaña de apoyo y obtención de sede hay que crear además de lo publicitario, un f uerte presupuesto de gastos de represe repre senta ntació ción n para informa informarr y hacer hacer campañ campaña a alegórica en diferentes foros y eventos deportivos internacionales para que directi ctivo vos s aco acojan jan la propues estta pr pres esen enta tada da po porr nuestra los dire organización y país como la más viable y concreta. Crear e l logosímbolo de los juegos que va a ser utilizado en la campaña de presentación individual, nacional e internacional. A) Logosimbolo C/U Deportes. B) Mascota Rea lizar en un gr upo de eventos internacionales anteriores, lanzamientos y presentaciones de lo que será el evento que organiz orga nizamos amos y las fac aciilid idade ades s que brinda el mismo por su comité organizador.


A TRABAJAR DIRECTIVOS Ejercicio Pedagógico Nº 1 1.

Ese prime primerr trabajo trabajo en gr upo lo deben realizar los gr upos del 1 al 6 los cuales re repr pres esen enta tan n al alcalde de la ciud a d y el gob gobernad ernador or del departamento depar tamento junto con un gr upo de especialistas. Que beneficios puede traer le a la ciudad de Cali la realización de unos juegos panamericanos?

a) Desde el punto de vista de l deporte. b) Desde el punto de vista de estr uctura física de la ciudad. c) Desde el punto de vista de l comercio y el turismo. d) Desde el punto de vista de l empleo. e) Desde el punto de vista cultural y social. f) De Desd sde e el punto de vista de imagen a nive l internaciona l. g) Desde el punto de vista de convivencia y seg uridad. Nota:

Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realización del trabajo en equipo. Al final del mismo deben elegir un representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser evaluado por todos.

Recarguen energías y nos vemos en la tarde «

A TRABAJ AJAR AR DIRECTIVOS DIRECTIV DIREC TIVOS OS Ejercicio

pedagógico Nº 2

Según su criterio como experto en organización deportiva. Si en la ciudad de Santiago de Cali relizaramos unos juegos panamericanos cuantos comités de trabajo usted conformaría para la exitosa realización de los mismos. Al relacionar los, al menos coloque tres f unciones principales debajo de cada comité, que usted conside dere re que deba participar en la realización del evento.

Nota: Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realización del trabajo traba tra bajo jo en equipo. ipo. Al final del mismo mismo de debe deben deb ben en n elegir un representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser ser evaluado por por todos. todos.


Constitución del comité organizador del evento Después de haber logrado la asignación de la sede del evento, el gr upo que promocionó la obtención obtenció n de la sede del mismo, se constituye como Comité Organizador. El cual se en enca carg rga a de de dete termi rmina nar r las nec necesi esidad dades es del evento. De organizar todo lo necesario para la realización de los depor tes y posterior mente entregar el mismo (simbólic icam amen ente) te) a las di dire rect ctiv iva as de las fed federaci eracione ones s internacionale s o a quien corre rresp spon onda da den entr tro o de la jerarquía deportiva. Las cuales responden por el desarrollo de las competencias y los resultados deportivos fina lmente.


Constitución del comité organizador del evento El Comité Olímpico (CO) formula los objetivos y las est estrat rategi egias as pa para ra de dete termin rminar ar la form orma a com co mo se de debe ben n llevar a cabo los div diverso ersos s proce pro ceso sos s y pr proc oced edim imie ient ntos os,, co cond nducen enttes a objjet etiv ivo os es esttablecidos en cada lograr los ob caso. Seguidamente establece la estr uctura y las formas de dirección requeridas para que se haga lo que se debe hacer en el momento oportuno. En la organización, el Comité Olímpico (CO) es quien encabeza la jerarquía organizacional y de la cual dependen las demás responsabi lidades de la organización.


Comités que se deben conformar sim ultáneamente COMITE DE HONOR. El comité de honor es un gr upo de personas que por sus cara ca ract cter erís ísti tica cas s pers pe rson ona a les, profesionales, políticas, econó eco nómic micas, as, culturales y filant antró rópic picas as de debe ben, n, pueden y quieren participar de esta organización. or ganización. Su base f undamental es la de presentar la imagen corporativa de l evento ante todos los organismos con q uien se relaciona el evento; ellos son un factor determinante para lograr la fi fina nanc nciac iació ión n del eve vento nto dep deporti ortivo vo,, so son n en otras palabras, los que aportan los recursos económicos para que el evento sea una realidad.


Comités que se deben conformar sim ultáneamente

COMITE EJECUTIVO EJECUT IVO.. Esta compuesto por representantes de todos los niveles involucrados en la organización de l evento; son actores del poder, del saber, de la comunidad y de la industria que se repre res sentan así mismos, son quie iene nes s to toma man n las decisiones estratégicas para que el evento deportivo se desarrolle con todas sus necesidades c ubiertas y con la calidad requerida.


Instalación de la infraestr uctura para el f uncionamiento del comité organizador Ahora se requiere que el comité orga organiz nizado adorr se ubique física y ogísti sticam cament ente e para des desarro arrollar to toda das s las resp respons onsabi abilid idad ades es que logí debe de be de dese semp mpeñ eñar ar y as asíí te tene ner r una org organ aniz izac ació ión n ad adec ecuada a las circunstancias del evento.

Debe ubicar una se sede de pr prop opiia y exclusiva que ten enga ga to toda das s las facilidades de transporte, tecnología, vías y preferiblemente cerca de los escenarios donde se va a desarrollar el evento y ante todo, que todas las personas que van a trabajar se sientan a gusto en su puesto de trabajo, ya que el comité organizador no forma parte del evento deportivo.


Conformación de los diferentes equipos de trabajo

COMITE DE HONOR

COMITE ORGANIZADOR

EQUIPOS DE APOYO AL EVENTO

COMITE EJECUTIVO

EQUIPO DE LOGISTICA PARA EL DESARROLLO DEPORTIVO

EQUIPO DE FINANZAS Y

EQUIPO TECNICO DEPORTIVO

RECURSOS HUMANOS EQUIPO DE COMERCIALIZACION

EQUIPO DE ARBITRAJE Y JUZGAMIENTO

EQUIPO DE PROMOCION NACIONAL E

EQUIPO DE

INTERNACIONAL

PROTOCOLO DEPORTIVO

EQUIPO DE ASESORIA

EQUIPO DE MEDICINA DEPORTIVA

JURIDICA EQUIPOS DE ACTOS SOCIALES

EQUIPO DE ACTO INAUGURAL

Y DOPING

EQUIPO DE SERVICIOS AL EVENTO

EQUIPO DE ACREDITACION

Y CLAUSURA EQUIPO DE ACTIVIDADES

EQUIPO DE TRANSPORTE

RECREATIVAS Y ACTOS CULTURALES EQUIPO DE PROTOCOLO SOCIAL

EQUIPO PARA EL HOSPEDAJE Y ALIMENTACION

EQUIPO DE SEGURIDAD

EQUIPO PARA PUERTAS Y TAQUILLAS

EQUIPO DE RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION

EQUIPO DE PRENSA

EQUIPO DE INFORMATICA

EQUIPOS DE ASEGURAMIENTO

ESCENARIOS DEPORTIVOS


Sus f unciones EQUIPO TECNICO DEPORTIVO. DE PORTIVO. Es quien planea, organiza, desarro lla y contro la todo el proceso técnico deportivo. Asesora otras comisiones, genera p lanes y programas EQUIPO DE FINANZAS Y RECURSOS HUMANOS Planeará el presupuest esto o to tota tal del eve vento nto de forma ajustada y f lexible y llevará el control de las finanzas.


Sus f unciones EQUIPO DE ASESORIA JURIDICA. Este equipo se encarg Est rga a de asesora rarr a toda la organización en lo referente a todos los aspectos legales que se deben tener en cuenta, especialmente los contractuales EQUIPO DE COMERCIALIZACION. Es quien se encarga de b uscar el financiamiento del even ento to a tra rav vés de la venta de los servi rvici cio os y patrocinio que se dan en este tipo de eventos,


Sus f unciones EQUIPO DE CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO. MANTE NIMIENTO. Una Un a vez es esta tab blecidas las ne neces cesid idad ades es de las ex exige igencia ncias s deportivas, la org rga anización, a tra rav vés de este comité, adecuará o constr uirá las instalaciones de competencia, de entrenamiento, hoteleras o villas y otras necesarias para que el ev evento ento se desarro desar rolle sin contra contratiem tiempos. pos. EQUIPO DE INFORMA INFORMATICA. TICA. Estte equip Es ipo o gar ara ant ntiz iza a que toda la inform ormac aciión que se produce a raíz del evento sea distrib uida con efectividad a todo aquel que la necesite. EQUIPO DE PRENSA. Estte equipo, en asocio con el comité de inf Es informát ormátic ica, a, asegurará que la información que se produzca en el evento se prepare acorde a las exigencias de la televisión, prensa escrita o radio.


Sus f unciones EQUIPO DE TRANSPORTE. Este equipo de Est debe be velar por orq que los de depo porti rtist stas as es esttén a tiempo en sus co comp mpro romi miso sos s de depo porti rtiv vos os,, so soci cia a le s o d e cualquier otra índole, lo mismo correspon corr esponde de para los demás integrantes integr antes de la organización. EQUIPO DE PROMOCION P ROMOCION NACIONAL NACIONAL E INTERNACIONAL. I NTERNACIONAL. Este equipo promociona, ante las instituciones nacionales e internacionales, todo lo relacionado con e l evento. EQUIPO DE HOSPEDAJE Y ALIMENTA ALIMENTACION. CION. Este equipo de trabajo debe aseg urar la comodidad y la nutr triici ció ón de los deport rtiistas, deleg ega ados os,, di dire rect ctiivos y personas que participan en el evento.


Sus f unciones EQUIPO DE ACTO INAUGURAL Y DE CLAUSURA. Garantiza que en estas dos actividades se vean representados todos los símbolos, valores, tradiciones y representaciones q ue hacen importante este evento en e l ámbito nacional e internacional, mediante diferentes actos alegóricos. EQUIPO DE SEGURIDAD S EGURIDAD.. Este Es te equip ipo o ga gara rant ntiz iza a que la seguri rida dad d se sea a to tota tal en el evento de forma genti l y discreta. EQUIPO DE ACREDIT ACREDITACION. ACION. Está encargado de garantizar la identificación de todas las pers pe rson onas as que part rtiicipan en el even ento to de una u otra una man ane era ra,, oto torg rgá ándoles categoría según su participación.


Sus f unciones EQUIPO DE PUERTAS Y TAQUILLAS. Este gr upo de personas se encarga de ve lar porque a todas las in inst sta alac acio ione nes s de depo porti rtiva vas s y aquellas dispuest estas as por la organiz orga nizaci ación ón solo pas ase en las pers rso onas autori riza zad das y de realizar los respectivos reca udos. EQUIPO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ACTOS SOCIO CULTÚRALES. Este equipo se encarga de q ue los visitantes conozcan los lugares importantes e históricos y socia licen con los locales y su cultura. EQUIPO DE PROT PROTOCOLO OCOLO SOCIAL. Este equipo realiza las actividades oficiales con solemnidad y acorde a la jerarquía de las personas y el protoco lo del comité olímpico.


Sus f unciones EQUIPO DE PROTOCOLO DEPORTIVO. Este equipo se encarga de organizar todo lo necesario para realizar todas las actividades de premiación con la solemnidad que ello requiere en reconocimien reconocimiento to a l esf uerzo que realizaron los deportistas y a l sacrificio de su período de preparación. Es directamente orientado y del derecho del organismo rector de l evento. EQUIPO DE MEDICINA MEDICINA DEPORTIVA Y ANTIDOPING. ANTIDOPING. Este comité garantiza la higiene y la asistencia médica a todos las personas que tienen que ver con el evento, incluido, el público que asiste a los esp espec ectác táculos y ejerce el control antidoping.


No se debe olvidar que así como identificamos unos beneficios por los cuales el evento se debe realizar en nuestra ciudad, estas fortalezas se puedan convertir en amenazas si no garantizamos todo lo que prometimos. Es por ello tan importante hacer una valoración acertada del evento en toda su dimensión, pues de ello depende el éxito.

FIN

Manual Para La Organizacion de Eventos Deportivos Cap.1

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