RAUL H. SA«.OKA CARLOS A. FERRARI , ETCHETTO
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igramas
Diseño e Interpretación
ORGANIGRAMAS OISE~O
E INTERPRETACIOH
Todos los derechos reservados Hecho el depósito q~e marca la ley 11.723 !Ml"USS EN LA ARCiiNTINA
@ Copyright by EDICIONES MAccHX S. A..., 1971
Córdoba 2015- Buenos Aires Empresa adherida a la Cámara Argentina de Publicaciones
INDICE
Prólogo
IX
1 n traducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
l. Propósito de los diagramas .......... .. : .
3
2. Qué es un organigrama . '- . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Concepto . . . ... ...... : ·. . . . . . . . . . . . . 2.2. Uso de los diagramas de estructura . . 2.3. Limitaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
S S 6 8
3. Formas usuales de representación . ·. . .. ·..
11
· 4. Técnica de diagramación . . . . . . . . . . . . . . .
19
4.1. Simbología . ... .. . .. ..... :. . . . . . . . . 4.1.1. Rectángulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2. Líneas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 .1.3. Distribución de !os rectángulos 4.1.4. Contenido de los rectángulos . . 4.1 .5. Tamaño de los rectángulos . . . . 4.1.6. Distancia entre rectángulos . . . . 4.1.7. Representaciones gráficas. equivalentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2. Característica de la hoja de diagrama . 4.3. Extensión del diagrama . . . . . . . . . . . . 4.3.1. Diagramas cuya extensión no per· mite su dibujo en la hoja normal
19 19 21 21 23 23 29
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29 32 35 35
.. - . 4.3.2. Diagramas de sectores de la or~ ganización .... . ....., . . . . . . . . . 4.4. Simplicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5. Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Codificación de los cargos del diagrama . . i
35 37
37 41
6. Distintos tipos de diagramas de estructura 45 6.1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Diagrama de estructura tipo "jerarquía ., d e cargos ........... ... .... . .... . 47 6.3. Diagrama de estructura tipo "categoría de los empleados" ........ ..... ... . . 47 6.4. Diagrama de estructura tipo "nombre del personal" .. . .... . . . ........... . 49 6.5. Diagrama de estructura tipo "funciones" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 6.6. Diagrama de estructura tipo "funci<>:
nal" . .... .. ............ . . . . .. · · · · ·
51
6. 7. Diagrama de estructura de organización tipo " categoría de sueldos" ..... 54 6.8. Diagrama de estructura tipo "cuenta . , presupuestana .. ... ... .. .. ...... . . 54 6.9 . Diagrama de estructura tipo "dotación de personal" . .. .... ............ . .. . 57 6.10. Combinaciones de los diagramas de estructura tipo ...... .. .... . .. .. .. .. . S7 7. Construcción del diagrama de estructura .
63
S. Relevamiento de la información ...•... .. .
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9. Bibliografía ........... ..... 7...
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PROLOGO
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En las distintas formas en que se definen los sis~ temas aparece siempre un factor, un común denominador de total relevancia, que es J.Lrelac!9n. Sea directa o indirectamente, hay una causalidad que vincula los componentes y transforma su individualidad real o aparente de tal modo que ya .no tienen ~entido sino dentro de ese conjunto. Esa relación reiterada da lugar a una organización de las partes, cuyas reglas o leyes pueden ser'estudiaJas desde muchos aspectos dintintos. Cuando se trata de hacerlo dentro del campo de las ciencias sociales, ~~yelación_s..e_g~_nera, aunque sea parcialmente, a través de un_p_!;.Q_~~s~-~~jnfor.rnaciQ_l}. En -la--creación o análisis de sistemas administrati~ vos se da forma o se investiga la organización, pr~ curando que responda a los fines que los justifican. Larga es la descripción de los elementos que la constituyen y, aun más, la narración más minuciosa no es siempre ni necesariamente la mejor manera de explicarla o interpretarla. Para obviar este problema se acude aquí también al auxilio de los métodos creados por otras discipli. r.as. Como toda técnica novedosa, quienes la utilizan hacen interpretaciones propias y por consiguiente heterogéneas que llevan a veces a resultados totalmente opuestos a lo que se buscaba.
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En materia de organigramas, al igual que en otras formas de representación gráfica adoptadas en los estudios de administración, se ha produddo entre nosotros una situación de incertidumbre, proveniente en parte de la diversidad de orígenes de la bibliografía utilizada. En busca de una solución, los autores de este trabajo han reunido las reglas siguiendo una metodología adecuada y haciendo recomendaciones al respecto. Algunas instrucciones sencillas acerca · de los pasos previos a la confecci'ón de organigramas completan la obta que se agrega con aprecio al escaso material original existente en nuestro idioma~ esperando sirva de ejemplo para otros jóvenes docentes que posean, como éstos, condiciones relevantes . para producir buen material pedagógico. ALEJANDRO CÉSAR GELI Profesor Titular de Sistemas Administrativos Universidad de Buenos Aires
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.. INTRODUCCIÓN
\ Este trabajo ha surgido como consecuencia de la experiencia que los autores han desarrollado en el ámbito del análisis y diseño de organizaciones. Las distintas formas de diagramación de un organigrama y las diversas interpretaciones que los lectores obtienen sobre una misma representación gráfica ponen de manifiesto la necesidad de esta· blecer nonnas uniformes que permitan mejorar la comprensión y comunicación entre los usuarios de esta .técnica. Existe abundante literatura acerca de lo que es un o~ganj.grama, pero es muy escasa la que se re· fiere a su representación, construcci.ón e interpre1ación. Por ello, el propósito de este trabajo es establecer y difundir normas de uso gener~ para la diagramación de organigramas. Se utilizan con tal tin símbolos y formularios, los que se proponen de uso uniforme, para permitir una mejor inter· pretación de los diagramas y un considerable ahorro de tiempo en su diseño y análisis.
1.
PRO~~~~TO
DE LOS DIAGRAMAS
En la administración de empresas es muy comtín y diríamos imprescindible, el uso de diagramas como medio de comunicación. En este sentido observarnos freeüeritemente utilización para representar estructuras, secuencia de procedimientos, .pro<'..esos, recorridos, programas, carga de máquina, etc. En todos los casos mencionados la utilidad del diagrama se manifiesta en~~ _d~s~riPC:~c?n .J!lás c!a.I"a Y. simple que si los mismos hechos fueran expresados· mediante palabras o números. En general puedan enunciarse las siguientes venr- .. ·-~~)~ de los diagramas:
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1) Reducen el espacio de presentación mediante
la utilización de los símbolos. 2) Son un medio más eficaz' de comunicación y análisis. · · 3) Permiten localizar con mayor rapidez incoherencias, errores, cuellos de botella, tendencias, etcétera, en los hechos que se representan. 4) Son más adecuados para la representación de relaciones complejas. 5) Pe~mit~:q una comparación más fácil entre dos
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ORGANIGRAMAS
o más sistemas (actual y propuesto; distintas empresas, etc.) . 6) Son más fáciles de actualizar. 7) Suelen estar menos expuestos a interpretaciOnes diversas.
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2. OUt ES UN ORGANIGRAMA
2.1. Concepto
(E.l organigra~~ Ja repn:_septación gráfica sim~ . lif1cada de la ..estructura tormal ue ha ado tado ·una or anización. s por lo o la representación. de la' orma en que están dispuestas y -relacionadas su_s· parteiJ Organigrama es la denominación más común de este tipo de representación gráfica, pero también_se la_c~_noce comq__qrganogJ;~, gráfica de organización, piránnde- d~ cargos, diagrama de organización o diag~i -d_e estructura.1 A nuestro jui· cio, la última denominación es la más adecuada por lo cual la adoptamos en lo que sigue de este trabajo. El diagrama de_estructura...es_un_elemento consti...\ t!!!ivo del matl_t!al_d~_g...rgªP~!ª~· Es~__úl~o in- ( cluye ~demás, entre otras,- la descripción detallada ~( de las funciones; tareas, responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto ~presentado en el día-J , grama.
1 Entendemos por estructura la forma adoptada por uña orga· nización, esto es, la m.a nera en que están dispuestas y relacionadas sus partes.
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ORGANIGRAMAS
2.2. Uso de los diagramas de estructura El uso de estos diagramas atiende básicamente a dos aspectos importantes de la estructura de la or- · ganización: Comunicación, y Análisis. Como herramienta de comunicación el diagrama de estructura. g uede S~!. ventajosamente utilizado para: ..
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1) Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. ' 2) Proveer un cuadro global de la estructura. 3) Facilitar a las personas que se incorporan a la organización la toma de contacto con la estructura de la misma. 4) Facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tiene cada persona de a scender a otras posiciones de la estructura organizativa. S) Informar a terceros interesados en la .organización cómo se encuentra estructurada la misma. Entre Jos terceros inter~sados se puede mencionar a-instituciones bancarias y financieras, proveedores, accionistas, deudores y consultores. · Corno herramienta de an~lisis ~l .diagrama lPermi te detectar fallas de estructuración, ya sea a través de su observación como así también de las dificultades de diseño que se presenten]
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QUÉ ES UN ORGANIGRAMA
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Algunas de las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son:
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go tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de· vista del cont:¡;ol interno, por ejemplo: funciones de Caja y Cuentas Corrientes asignadas a un mismo cargo.
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@Departamentalización inadecuada: ·
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situación que se presenta cuando a un cargo le han sido asignadas funciones heterogéneas de manera tal que atentan contra Jos criterios de departamentalización, por .ejemplo: funciones de Contaduría y Ventas asignadas a un mismo cargo. ·
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6) Situaciones de subordinación unitaria: es de-
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cir cuando de Un cargo depende un único subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos ( 11 uno sobre uno"•).
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7) Indefinición de los· niveles a los cuales perte-
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nece el cargo, .o sea cuando no está clara la
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Superposición de funciones: situación que se presenta cuando do~ o más cargos tienen asignada responsabilidad por el cumplimiento de igual o similar función .
5) Relación de dependencia confusa: o sea cuando no está claramente determinada la relación de autoridad con que un cargo o persona está vinculado a los otros cargos. o ·personas de la organización.' · '
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personas supexv1san a un m1smo cargo.
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ORGANIGRAMAS
posición relativa que el cargo tien~ en jerar· quía, remuneración, etcétera. 8) .Confusión sobre el tipo de autoridad que se Je ha asignado al cargo: lineal, asesora, funcionaL Estructura desequilibrada, situación que se presenta cuando un área tiene exceso de niveles o personas con respecto a otra área. ~ Alcance del control .excesivamente amplio, o sea cuando a un cargo se le asigna un mayor número de subordinados de los que puede supervisar eficazmente. 11) I nu.decuada asignación de niveles, situación qu~ se evidencia cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organización. 12) Designación confusa de las funciones, categorías o nombre de los cargos.
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2.3. Limitaciones
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G)La principal limitación de los diagramas de estruc- · tura está contenida en su misma definición cuando se expresa que es una representación gráfi.ca simplificada. Tal como se expone en las normas sobre diagramación, la simplicidad es un requisito fundamental para que l os 'p r:opósitos de los organigramas ~_:dan ser cumplidos. . . \._0Efec_tivamentega simpliéidad es la primer Iimitaciór]qu~ es preciso asumir a.ún con el riesgo de ·que
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-QUÉ ES UN ORGANIGRAMA
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la información acerca de la estructura sea incompleta. (!:.1 diagrama r_e presenta parcialmente la estructura formal de lá organización, ya que por razones de conveniencia gráfica o por imposibilidad de su representación no se incluye cierto tipo de informaciórjJ Así, por ejemplo, nos encontramos que normalmente no se representan las líneas de autoridad funcional ni las secretarias, así como tamp~co ..se puede determinar co:Q d~talle el -giaao-deClescentralizaCióñ de -Iiesil-üc:iura. 1:.~ segundaJimliaciQP- s~_o.rigina._enJánecesidad.de qy~ --~l _orgapjgrama .@ebe....~tal:. pe.n:r-~~~-~~-J!le~tc a~_tualizado. Si así rio se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo· en herramienta de resultados negativos) Efectivamente, cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto el diagrama vigente, y si el mismo sigue siendo utilizado sin ser modificado hará que sus propósitos de comunicación se distorsionen. Entre las consecuencias negativas más inmediatas tendremos las de confundir y de dar lugar a conflictos entre los miembros de la organización. El único medio para combatir esta influencia negativa es mediante su actualización permanente, propósito éste que únicamente puede ser logrado si se asigna dicha responsabilidad a un cargo que, de acuerdo con las funciones que cumpla, cuente con· información actualizada para hacerlo.
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3. FORMAS USUALES DE REPRESENTACION
En la representación gráfica de los diagramas de estructura existen varias formas diferentes de disef!.o. Las mismas se utilizan con mayor o menor intensidad según los usos y costumbres en los cuales se desenvuelve la organización. Las formas de representación de diagramas de estructuras más usuales son: · 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Representación vertical (ver figura 1). Representación horizontal (ver figura 2). Representación circular (ver figura 3). Representación semicircular (ver figura 4) . Representación lineal (ver figura 5). Representación según norma AFNOR 1 (ver fi· gura 6).
De todas ellas se estima que la forma de representación vertical es la de interpretación más sim· ple. a la vez que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la información a exponer. En consecuencia este trabajo se ha desarrollado sobre dicha forma de representación a los efectos de proponer normas para su diseño e interpretación. 1
AFNOR: Association
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de Normalisation .
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Diagrama de estructura forma representación vertical
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Diagrama de es, uctura forma representación horizontal
Ccrcncio Comercial ~-------{
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Diagrama de estructura forma representación cir cular
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Diagrama de estructura forma representacíón semicircular
General
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4. TÉCNICA DE DIAGRAMACióN
4.1. Simbología
A los efectos de la diagramación se utilizan dos elementos básicos: los rectángulos y las líneas. Los primeros se utilizan para representar cargos, funciones, categorías y/ o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar, las líneas indicarán la relación de autoridad existentes entre ellos, siendo de trazo completo aquellas que reflejen relaciones de autoridad lin~l o jerárquica. Las relaciones de tipo "staff" o de tipo funcional se reflejarán mediante una línea de trazo par.: ti do.
· 4.1.1. Rectángulos
Se dibujan en posición horizontal con trazo fino (0,5 mm) y su tamaño está ·en relación directa con
la importancia relativa de la posición que representa.
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Diagrama de estructura forma representación lineal
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FOR..'M.AS DE REPRESEN1'ACIÓN
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4.1.2. Líneas
Se dibujan en sentido vertical u h orizontal exclusivamente, de forma tal que la unión de cada una de ellas con los rectángulos o con otra línea i'orme un ángulo de 90 grados. Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo de mayor nivel y arribar al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel (ver figura 7). Las líneas de conexiÓn son de mayor grosor que las líneas del rectángulo; norrPalmente dos \'eces su tamaño (l mm). El cumplímiento de este re- . quisito permite una lectura más fluida del diagrama y una más rápida ubicación en el mismo por parte del lector. Excepcionalmente, cuando sea posible la representación de lineas de autoridad funcional. éstas se dibujan con trazo partido originado en el punto medio inferior del rectángulo de mayor nivel para arribar al punto medio superior del rectángulo de menor nivel. En consecuencia la línea puede ser oblicua tal como se obsenra en la figura 8:
· 4.1.3. Distribución de los rectángulos
Las relaciones de autoridad existentes entre los conceptos que son representados por los rectáneulos son indicadas por su di stribución espacial. De acuerdo á ello, en los rectángulos unidos por
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Gerencia de Producción
Gerencia
Comercial
Diagrama que indica en sus rectángulos el nombre de los cargos
Flnanlas y Control
Gerencia de
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Gerencia General.
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FORi\1AS DE REPRESENTACIÓN
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las lineas de autoridad, los distintos niveles del dibujo indican las relaciones de fonna tal que el rectáng~lo superior evidencie una posición con autoridad sobre la representada en . un nivel inferior. Asimismo, en lo que hace a la distribución horizontal se debe dibujar a igual nivel todas aquellas posiciones que tengan igualdad de jerarquía en la es tructura.
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4.1.4. Contenido de los rectángulos
Qesde el punt g_de vista de la información que se coloca en los rectángulos.r.....los diagramas de e_?tructura _J2ueden ser clasificados en dQ§_típos prfficipales: é) diagramas que indican e.h sus rectángu los el nombre de los cargos o funciones y/ o per- . so nas (ver figura 9) y b) diagramas que además del contenido señalado en a) presentan en los rec: tángulos información sobre: código del cargo, número de la cuenta presupuestaria o centro de costos que se maneja desde el cargo y número de personas que del mismo dependen (ver figura lO)J
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4.1.5. Tamaño de los rectángulos
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ORGANIGRAMAS
la estructura de la organización, se observará la siguiente norma en cuanto al tamaño de los rectángulos a utilizar según la distinta información que los mismos contengan: a) Diagramas de estructura en cuyos rectángulos figura exclusivamente el nombre del cargo · o función y/o persona. En este tipo de diagrama el tamaño del rectángulo más pequeño no s~ri inferior a dos centímetros de base por uno de alto. · Los rectángulos indicativos de los cargos de jerarquía superior irán aumentando por nivel alternativamente un centímetro de ancho o medio centímetro de alto, según se indica en la figur a 11. b) Diagrama de · estru.ctura en cuyos rectángulos figura el nombre del cargo, código, número de la cÚenta presuput!staria y número de personas que del cargo dependen.
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El tamaño de estos rectángulos se diferencia de lo expuesto en el punto anterior en que en éstos la altura debe aumentarse en medio centímetro dado que se· debe agreg:1r el espacio necesario para la información adicional que se sumin istra. Dicho medio centímetro estará marcado por una· línea más fina que la que forma el rectángulo y estará dividi do en tres partes iguales, las cuales serán utilizadas según se muestra en la figura 10. Consecuentemente el tamaño minimo será de dos centímetros de base por uno y medio de alto, creciendo a medida que se asciende de nivel, alternativamente un centímetro de ancho por medio de alto, según se indica en la figura 12. Para representar las posiciones Hstaff' se utili-
FIGURA 11 TAMA~O
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El tamaño de los rectángulos aumenta alternativamente: • 1') 1 cm de ancho 2') 'h de alto
. Tamaño de los rectángul os en los cuales figura exclusi, . vamente el nombre del cargo o función o persona .
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· Tamaño de los rectángulos en los cuales se indica el rrombre de los cargos o funciones o personas, código de cargo, número de la cuenta presupuesta· ría y número de personas que del mismo dependen
FORMAS DE REPRESENT ACION
29
zarán rectángulvs iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la posición a la cual asesora (ver figura 16).
4.1 .6. DistanCia entre rectángulos
Una adecuada representación gráfica sugiere que se respete cierta distancia o separación entre los diversos rectángulos que componen el diagrama . De esta manera se logra espacios en blanco que realzan la ubicación de las diversas posiciones de la estructura. Con tal motivo se establece que rra separación vertical que debe existir entre rectángulos de niveles ·inmediatos está dada por el .alto del rectángulo superior] Respecto de la separación horizon~. no puede determinarse con precisión la distancia a ser r espetada. Ella ~stá en. función de la cantidad de rectángulos que deban diagramarse a una misma altura y del espacio disponible] En términos generales ~e sugiere que la separación no sea menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes a ese nivel]
4:1.1. Representaciones gráficas equivalentes
..... . 30
ORGANIGRAMAS
neras, siendo su significado exactamente el mismo. Como ejemplo de lo antedicho mostramos en la figura 13 cuatro diagramas que representan la misma situación. La elección de una · de ellas depende de dos elementos: el espacio disponible y la preferencia personal.
4.2. Característica de la hoja de diagrama (ver figura 14; se entrega junto con el templete)
Se utiliza una hoja uniforme de diagramación que reúne las siguientes características: a) Tamaño de la hoja: 420 x 297 mm (IRAM 1 norma 3001 - Formato A3). b) Recuadro exterior realizado a las siguientes distancias de los bordes de la hoja: marco su¡:. erior: 9 mm. marco derecho: 10 mm. marco inferior: 8 mm. marco izquierdo: 30 mm. e) Recuadro de identificación: ubicado en el vér· tice superior derecho que responde al siguien- · te diseño ( 1O x 3 cms) . (Nombre de la organización)
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FORMAS DE REPRESENTACIÓN
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. La ubicación del recuadro de identificación en el lugar mencionado está motivada por el mejor aprovechamiento que se logra del espacio disponible en la hoja de diagrama. · En el vértice superior izquierdo se ubica un recuadro cuyo tamaño exterior es igual al señalado en e) y se utiliza con el propósito de ~~~~.I_?.r la -~mbolog_í!J usada en el diagrama. El diseño del diagrama se extiende hasta medio centímetro de las líneas internas. Líneas guía (pautas): La hoja de diagramación pre-impresa contiene: · 55 líneas horizontales a medio cm cada una (56 filas); 37 líneas verticales a 1 cm cada una ( 38 columnas). El pautado permite un rápido y sencillo diseño de los rectángulos y líneas que componen el diagrama, su impresión se realiza con líneas muy fina s y suaves de manera tal que una vez diseñado el diagrama sean apenas perceptibles. Se agregan además como referencia tres líneas verticales dividiendo el pautado en 4 grandes columnas (las externas qe 10 columnas y las internas de 9 columnas). Estas líneas son de trazo doble y coinciden con tres de las líneas verticales ya señaladas en f). En el caso de que las posiciones a representar sean pocas puede utilizarse una hoja de 210 x 297 mm (IRAM norma 3001- Formato A4) , o sea la mitad de la hoja de diagrama uniforme.
..... . F IGURA 15 - - - - - - - - - - - - - - ----------.--~ Cód~i-o--, 5 Gerencia Comercial
Departamento M ayOt"•sta
División Minorista
Código --- -- -- - -------------------------~~~--~ 7
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División Mioorlsta
Ventas Capital
Ventas Interior 1
1
Forma de rep resentación: los conectores de diagramas
FORMAS DE REPRESENTACIÓN
35 '
4.3. Extensión del diagrama 4.3.1. Diagramas cuya. extensión no permite
su dibujo en la hoja normal No es necesario que la totalidad de la estructura se represente. en un solo diagrama. Razones de claridad y de dimensiones del papel pueden obligar a dividir en dos o más partes el diagrama total. La capacidad de representación está dada por el tamaño de los rectángulos y del papel que se utiliza, que como se mencionan en los puntos 4 .1.1. y 4.2. responden a una medida unifonne. En los casos en los cuales no es suficiente una hoja, se procede de manera tal que los diagramas siguientes al primero ubiquen como primer nivel una posición ya representada en un diagrama anterior. . Para relacionar los diagramas que son continua-l ción unos de otros utilizaremos como·-,...conectoi/ el ~ número de código _asignado a los respectivos diaj gramas. Su representación se observa en la figura 15.
Es común que las: necesidades que mcrt:ivan una represen tación gráfica se limiten a un solo sector de la organización, ya sea porque se están estudianJo es peciales modificacio nes en dicho sector, ya sea
FIGURA
Gerencia
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General
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Finanzas y Control
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División Control
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Sección
Sección Cont Gral.
Sección Plani fica.
Sección Tesorería
Cont.Ctos.
Diagrama de un sector de la organización
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FORMAS DE REPRESENTACIÓN
37
p orque es un diagrama para uso exclusivo del mis. mo o por cualquier razón que nos obligue a prestar especial atención a un sector con prescindencia del resto de la organización. En estos casos el dibujo deberá poner claramente de manifiesto que es solamente una parte de ~ d.iagram~ayor, p_ara lo cual las líneas horizontales gue vinculan el sector con los restantes serán dibUjadas conlín~as detrazop artido (ver figura 16).
4.4. Simplicidad
La simplicidad de diseño tiene dos aspectos. El primero ·de ellos se refiere a la información que brinda, cuyo aná.lisís hemos visto en el punto 2.3. La segunda, aceptando la limitación impuesta por la primera, hace referencia a la forma de representar dicha información. En este aspecto se recomienda evitar: ·-entrecruzamiento de líneas -utilización de varios colores
-
sombreado de los rectángulos
-información ajena a la estructura -utilización de otros símbolos que no sean los rectángulos y líneas. -tipografía que no sea de rápida y fácil lectura.
4.5. Equilibrio
Esta condición. de diseño h ace referencia a la
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.. . . . FIGURA l7
Representaclón Grafica Desequilibrada
Representacioo Grafi!:a
Equilibrada
Equílibrio en /os di agramas
FORMAS DE REPRESENTACIÓN
39
cesidad 'de que los rectángulos estén distribuidos de forma tal que muestren un diagrama equilibrado y simétrico. Esta exigencia no s·i gnifica de ninguna manera la posibilidad de tergiversar la realidad con el prop& sito de obtener un diagrama que reúna estas condiciones (ver figura 17).
5. CODJFICAC!ON DE LOS CARGOS DEL DIAGRAMA
Una vez diseñado el diagrama de estructura se puede asignar un número de código a cada uno de Jos puestos o funciones que se representan. La ven·· taja del uso de números es que sus dígitos permiten una más rápida icientificación del puesto o función. E! sjstema de codificación que mejor se adapta a las necesidades de un diagrama de estructura es el denominado decimal (ver figura 18). En éste, cada dígito tiene un significado determinado y en nuestro caso simbolizará cada uno de los niveles de la estructura, de f orma tal que el número de código tendrá tantos dígitos como niveles tenga la estructura a representar: • 10.000 . 11.000
Gerencia General • Gerencia de Finanzas y Control Departamento de Finanzas 11.110 División Planificación ll.lll ' Sección Financiera \
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CODIFICACIÓN
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Las· posiciones "staff" se codifican con el mismo número que ha sido asignado a la posición que asesoran seguido de: / A (ver fi~ra 18). .
DISTINTOS TIPOS DE DIAGRAMAS E ESTRUCTURA
6.1. Introducción ~ la información a suministrar, los diagralpas de estructura son diseñados de forma ta.!_ 'l!:!_e evidencien determinados as tos de é~ta. En este sentido es común observar diagramas cuya finalidad principal reside en enfatizar algunos de los siguientes puntos:
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jerarquía de los cargos;
ro); categoría de los empleados;
e) nombre de las personas que. ocupan los cargos; d)' funciones; \ ~categorías de sueldos asignados a los cargos; f) cuenta presupuestaria asignada al cargo; g) cantidad de puestos que dependen del cargo; '(h) combinaciones de los puntos anteriores. En todos ellos la simbología a utilizar es la misma y la unión entre los rectángulos significa en todos los casos relaciones de autoridad y dependencia. Sus diferencias radican en dos aspectos principales:
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DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
47
1) La información que se coloca dentro de los rectángulos, y 2) los distintos niveles que ocupan los rectángulos según el propósito del diagra~a.
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6.2. Diagrama de estructura tipo "jerarquía de cargos"
El objetivo de este tipo de diagrama es el de P2. ner de manifiesto la jera! uía ue los cargos tienen dentro de la estructura de la organización. Con ese propósito en el margen izquierdo de la lioja del diagrama se traza una línea vertical fraccionada de forma tal que cada sección represente un nivel o jerarquía del cargo. El rectángulo contiene la denominación del cargo (ver figura 19).
6.3. Diagrama de estructura tipo "categoria de los empleados"
En· este caso el objetivo es poner de manifiesto la categoría que tienen los emEleados que están ocu.P.ando los cargos. Es común observar que no siempre existe una correlación absoluta entre la categoría del_cargp_y__la ~ategoría escalafonaria gue ·tiene el empleado que lo ocuE,a. El rectángulo contiene. la designación del cargo y la línea verti~ fraccionada representa la categoría escalafonaria de los empleados . .._.-
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DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
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La . diferencia más común entre cargo y categoría del empleado es la que se establece cuando un empleado cubre un cargo de nivel superior al de su jerarquía, tal cual se observa en el caso de la Gerencia de Finanzas y Control y del Departamento de Finanzas en la figura 20. Es menos común observar el caso inverso, o sea cuando un cargo está cubierto por una persona con mayor jerarquía escalafonaria que la que el cargo t iene, caso de la División Venta Mayorista en la fi- · gr_¡ra mencionada.
6.4. Diagrama de estructura tipo " nombre del personal"
Este diagrama pretende mostra r el nombre de las personas que ocupan los cargos de la estructura v su ·disposición gráfica se realiza respetando las ·relaciones de dep~ndencia, independientement~ de · la categoría del cargo y del empleado. Es decir que cada persona figura en el nivel inmediato inferior al de su superior jerárquico (\'er figura 21 ).
6.5. Diagrama de estructura tipo "funciones"
Suele ser común encon trar en una organización Situaciones como las siguientes: asignación de funciones heterogéneas o asignación en exceso de funciones a un misri10 cargo, o por el contrario una in-
DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
51
conveniente división de una función en dos o más (·argos. En todos estos casos la asignación está determinada por la naturaleza específica. de las funciones y por la cantidad y calidad de los recursos humanos con que cuenta la organización. En consecuencia, a los efectos de analizar la asig· nación de tar~as , el grado de especialización y la separación de ·funciones en vista al control inter- · no, es de suma utilidad la confección del diagrama de estructura tipo funciones asigna.das a los cargos. Un mejor aprovechamitmto de este tipo de diagrama sugiere la colocación en los re.c tángulos del nombre de las personas que desempeñan las fundones (ver figura 22). 6.6. Diagrama de estructura tipo " funcional"
Este diagrama cumple objetivos similares a los descriptos en el punto 6.5. Además de incluir in. formación sobre nombre del cargo y/ o nombre del empleado incluye una descripción relativamente detallaqa de las funciones que se cumplen en dicha posición. · Para representar este diagrama es necesario apartarse de las normas de dibujo uniformes establecí-. das en el punto 4.1.5. en lo atinente al tamaño de los rectángulos y distancia entre los mismos. Un ejemplo de este diagrama se presenta en la figura N~ 23.
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ORGANIGRAMAS
6.7. Diagrama de estructura tipo "categoría de sueldos" .
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Para el manejo de_g_política de remuneraciones y_ para obtener una· yisión _global de la misma, este · tipo de diagrama presta un indudable servicio. Su uso más común es utilizarlQ_ con alguna combinación de los diagramas tipo ya mencionados. en es· P,ecial con el diagrama de jerarquía de cargos. A los efectos 'd e su representación gráfica se traza en el margen izquierdo de la hoja una línea vertical fraccionada, en la cual cada sección representa la categoría de sueldo que está asignada al cargo (ver figura 24) ~
6.8. Diagrama de estructura tipo "cuenta presupuestaria' ~
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A raíz del uso cada vez más amplio del presupuesto como herramienta de planeanúento y control. se considera de gran importancia manifestar la relación existente entre el cargo y la cuenta presu~e~ taria y/o centro de costos que desde el mismo se controla. En este sentido es que se crea el diagrama tipo cuenta presupuestaria · asignada al cargo, indicando el correspondiente número o números de la cuenta presupuestaria y/ o centro de costos dentro de los rectángulos representativos de cargos, o funciones y/ o personas (ver figura 25).
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57
DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
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6.9 . Diagrama de estructura tipo " dotación '1--de personal"
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Como inst ruménto de análisis es· importante 'ti· g@lizar_la_f.anti dad total de personas g_ue dependen de cada posición de la estructu~ . . Dicho número puede ser mayor que la suma de las dotaci ones d e los puest os subordinados rep re· sentados, si exis ten puestos tales como secretarias, personal de m aestranza, etc., que por razones de s imp licida d no 'su elen a parecer en el diagrama ( ver figura 26).
· 6.10. Combinaciones de los diagramas de estructura tipo
Normalmente la información q ue es necesario representar mediante el diseño de los diagramas es lo St1 fickntcmente compleja como para determinar la ne<.:csid ad de efectua¡· combin aciones entre los d iagramas tipo de forma tal de lograr un equilib rio · e ntre la información que se presenta, la simplicidad de lectura del diagrama y el propós ito de su representación. . . E n .ta} sentid o se pueden presentar entre otras ~dgunas de las siguientes combinaciones: a) Diagrama de jerar~a ~1___9- r_@, cód ig_9 del cargo, cuenta presl.:!2_uestaria y_ número <_!e person~que dependen d~car~. b ) Diagrama de ca tegoría y nombre de los em. pJeados.
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. DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
61 .
e) Diagrama de jerarquía del cargo y nombre de la persona que ocupa el mismo. d) Diagrama de categoría de sueldos y nombre de la persona. e) Diagrama de jerarquía del cargo y categoría de sueldos respetándose en el dibujo la estruc~ura de la jerarquía de los cargos o viceversa. De todos ellos, el primero mencionado es el que se adapta a .la mayoría de las necesidades de infor· mación de una organización, razón por la cual pro· ponemos su uso generalizado (ver figura 27).
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7. CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA
DE ESTRUCTURA
Es común que en diversas tareas de dibujo se utilice una plantilla que sirva de patrón de los símbolos a utilizar, especialmente cuando los mismos se usan frecuentemente. Con dicho propósito se ha construido una plantilla para facilitar el dibujo de los diagramas de estructura donde se incluyen las series de rectángulos propuestos en las figuras 11 y 12. No ha sido necesario incluir los 13 rectángulos allí representados, dado que tres de ~llos son de igual medida. Se ha· completado la plantilla con el símbolo utüizado para relacionar dos diagramas, o sea el "conector:". Cada una de las figuras incluidas en la plantilla lleva un código (número y/o letra) que los identifica con los respectivos símbolos de las ya mencionadas figuras 11 y 12. Para lo~ -rectángulos de la figura 12 se les ha agregado una marca referencial, la que permite . trazar la línea divisoria tal cual se indica en el punto 4.1.5. La plantilla a que hacernos referencia se acompaña con este libro.
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8. RELEVAMIENTO DE LA INFORMACióN
La construcción del diagrama exige como paso previo la obtención de la información que habrá de ser representada. Los medios comúnmente u t i~ li~dos en la recolección de información son la en ~ trevista y el cuestionario. A tal efecto se suministran dos modelos de cuestionarios qye pueden ser utilizados para ese propósito•
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3. - SÚPERVISION 3.1. ¿Quién ea su Jefe lniM
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3.2. ¿Oulónes supervl..n sus tareas? Nombra
3.3. Indique pet"'Inaa sup4Srvfsadu dlrect.mente pcw ueted (avoque no dependen de ueted)
4. - COMITES ¿Forma parte de algún Comité o grupo de trabajo? En ~aeo aflnnatlvo lndl~:
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CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
l. Apellido y Nombre
2. Denominación del cargo que ocupa 3. Jerarquía escalafonaria (de la persona) 4. Jerarquja del cargo 5. Quién es su Jefe inmediato superior
5.1. 5.2. 5.3: 5.4. S.S.
Apellido y Nombre Denominación del cargo Jerar.quía esca1afonaria Jerarquía del cargo Tipo de supervisión
6. Existen otras personas que lo · supervisan di. reCtamente, le dan órdenes, instrucciones, etc. Para cada uno:
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6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.~.
Apellido y Nomb re · Denominación del cargo Jerarqilla escalafonaria Jerarquía del cargo Tipo de s upervisión
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ORGANIGRAMAS
7. Quiénes son sus subordinados directos. Para cada uno: 7.1. 7 .2. 7.3. 7.4. 7.5.
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Apellido y Nombre Denominación del cargo Jerarquía escalafonaria Jerarquía del cargo Tipo de supervisión
8. Existen otras personas sobre las cuales ejerce
algún· tipo de supervisión, de órdenes, instrucciones, controla, etc. Para cada uno: 8.1. Apellido y Nombre 8.2 .. Denominación del cargo 8.3. Jerarquía escalafonaría 8.4. Jerarquía del cargo 8.5. Tipo de supervisión
9. Forma usted parte de algún comité
..
9~ 1.
Denominación del mismo 9 .2. Carácter del comité (ejecutivo, consultivo, de estudio, etc.) 9.3. Integrantes 9.4. Frecuencia de las reuniones 9.5. Temas que se tratan 9.6. Nivel del comité (a quienes ordenan, ase· soran, etc.) 10. Funciones de la dependencia 11. Tareas que usted lleva a cabo 12. Número ·d e cuenta prespuestaria asignada a .su
cargo 13. Tipo de relaciones de comunicación que usted mantiene con otros secto~es de la organización 14. Sugerencias que usted haría para mejorar la estructura.
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.. Alford, L. P. y Bangs, J. R., Manual de la Producción, Editorial U.T.E.H.A. Allen, L., Management and Organization. ft.lluson, R .• Los Organigramas, Edit. F. Casanovas, Barcelona, 1961. .Benielli, J., Práctica de la Simplificación del Trabajo, Editorial Sagitario, Buenos Aires, 1964. Dale; E .. Cómo Planear y Establecer la Orgqniz,aciór, de una Empresa, Edit. Reverté, México. 1960. Fresco, Juan Carlos, El Aparato Circulatorio de la Organización Moderna, Ediciones Maccbi, S. A., Bs. As. 1968. Frischknecht, Federico, "Cómo se hace un Organigrama", Esquema para Ejecutivos, N~ 13, Buenos Aires, 1962. H. M., Treasury, " Organization and Meth~ds División", Dia· ~ramas de Organización y Lista de Obligaciones, Presidencia de la Nación Argentina, 1958. J iménez Arriba, "Técnica del Organigrama", Revista de Documentacidn Administrativa, N~ 18, Madrid, 1959. Koomz y O'Donnel, Principios de Dirección de Empresas, McGraw Hill. Littlefield y Peterson, Organización de Oficinas, Fondo de Cultura Económ~ca, México, 1960. Newman, W. H., Organización, Progr:tnzacidn y Control, Editorial Deusto. N.I.C.N., "Charting the Company Organization Structure". Perel, Vicente L. :y otros, Organización y Control de EmpreSQS, Ediciones Macchi S. A., Buenos Aires, 1969.
...... . 72
ORGANIGRAMAS
Pfiffner, J . y Sherwood, Organización Administrativa, Edit. Herrero Hnos., México 1961. Satet, R. y Voraz, C., Los Gráficos, Editorial F. Casanovas, Barcelona, 1960. · "Trabajo Práctico sobre E laboración de Organigramas", Revista de Documentación Administrativa, N~ 55, Madrid, 1962. "Utilidad de los Esquemas de Administración", Revista de Documentación Administrativa, N'! 22, Madrid, 1959.
