Introdução aos Sistemas de Informação
Introdução aos Sistemas de Informação Os Sistemas de Informação - Através sistemas de informação se pode inserir, organizar, processar dados para transformá-los em informação e conhecimento. Os seres humanos estão constantemente tomando decisões e decisões racionais estão sempre centradas na coleta de dados, processamento, análise de alternativas, decisão e comunicação aos envolvidos. Acordamos e já estamos tomando decisões: vamos levantar ou dormir mais um pouco? Vamos trabalhar ou ficar em casa? Vamos nos vestir com roupas de frio ou calor? Decidir e decidir. Não paramos de tomar decisões. A nossa vida é o resultado da soma das nossas decisões. Todas as decisões têm consequências para o futuro. O mesmo se aplica às organizações cujo futuro depende das decisões tomadas pelos responsáveis em coletar, processar e disseminar informações pela organização. Num mundo onde há tantos dados disponíveis é necessário tomar cuidado para não se distrair com tanta informação e tomar a decisão errada. Para transformar dados em informação e informação em conhecimento é necessário tempo para coletar dados, processar e analisar. Num momento em que o tempo é tão escasso só resta ao bom administrador selecionar as informações de entrada criteriosamente para obter o resultado desejado o mais corretamente possível.
1. Sistemas A palavra Sistema é muito empregada nos nossos dias: O Sistema Solar; O Sistema Econômico; O Sistema Humano e seus vários subsistemas, como, cardiológico, circulatório, reprodutor etc. A palavra Sistema pode ter vários significados, destacandose os seguintes: a) Sistema (em geral) Conjunto de elementos inter-relacionados que tem o mesmo objetivo comum. b) Sistemas (computador) Conjunto de programas e procedimentos instalados em um computador que quando executados executam uma determinada operação visando alcançar certo objetivo.
2. Sistemas de Informação Sistema de Informação Também pode ter dois significados: 1) Conjunto de pessoas, procedimentos e recursos que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização; 2) Um sistema que aceita recursos de dados como entrada e os processa em produtos de saída 1. Armazenamento
Entrada
Processamento
Saída Produtos de Saída: Relatórios; Gráficos; Arquivos; Etc.
Dados de entrada
Sistema de Informação Informatizado Sistema baseado em computador que se utiliza de recursos humanos e de Tecnologia da Informação e Comunicação para a consecução/ realização dos seus objetivos. Os recursos dos Sistemas de Informação são pessoas (usuários finais e técnicos em informática); hardware; software; redes e 1
O’Brien, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era de Internet. Editora Saraiva 2004, 2ª. Edição 3ª. Tiragem.
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Introdução aos Sistemas de Informação dados. Muitas organizações, pelo fato de terem comprado computadores e softwares e tê-los espalhado por seus departamentos acreditam que tem um sistema de informação, mas um sistema de informação é muito mais que isso, todos os recursos devem estar orientados para o mesmo fim. Pessoas que não colocam as informações corretamente no sistema, servidores lentos, ou bancos de dados sobrecarregados com informações inúteis não estão colaborando para o objetivo do sistema de informação que é produzir informação de boa qualidade para o processo de tomada de decisão, no tempo, contudo e forma adequados.
3. Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) inclui o hardware, o software, redes e dados. Diferenciando-se dos Sistemas de Informação que incluem pessoas além dos recursos de TIC.
4. Tipos de Sistemas de Informação Os Sistemas de Informação podem ser de 4 tipos, conforme a tabela abaixo: Nos Sistemas de Informação Mentais o Administrador mantém todas as informações sobre o negócio em sua cabeça, pois são poucos os fornecedores, os produtos vendidos e, também, o reduzido número de clientes. Nos Sistemas de Informação Boca-a-boca o Administrador depende de outras pessoas para reunir as informações necessárias para gerenciar os diversos setores do seu negócio. Numa mercearia o responsável pelas pelo setor de verduras informa as hortaliças faltantes, no setor e enlatados o responsável informa os produtos com estoque baixo e assim todos os setores reportam as suas necessidades. Nos Sistemas de Informação Manuais o movimento de entrada e saída de mercadorias é tão grande, assim como o número de fornecedores que as informações precisam ser registradas formalmente em papal para que não venham a se perder. Administrador mantém controles rígidos e formais sobre os vários setores. Os Sistemas de Informação Informatizados ou baseados em computador permitem ao Administrador gerenciar informações com maior agilidade e rapidez. Sistemas locais podem ser interligados a outros computadores conectados em rede e trocar e consolidar informações de forma a evitar desperdício de produtos que sobram em uma unidade e sobram em outras, bem como, centralizar as comprar e se beneficiar de preços melhores.
5. Sistemas de Informação por Níveis Organizacionais As organizações dependem da coleta e processamento de informações sob determinados critérios para atender as necessidades de determinado nível organizacional. Dependendo do nível, uma decisão pode ser representar um grande lucro ou prejuízo. O’Brien descreve os três papel dos sistemas de informação, como sendo: Apoio às Operações, Apoio à Tomada de Decisão Gerencia e Apoio à Vantagem Estratégica, como pode ser visto na pirâmide ao lado1.
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O gráfico e as definições abaixo foram formuladas por Laudon e Laudon 2. Sistemas de Nível Estratégico ajudam a alta administração (Seniores) a tomar decisões estratégicas de longo prazo. SSE - Sistemas de Suporte Executivo. Sistemas de Nível Gerencial servem ao monitoramento, ao controle, à tomada de decisão e as atividades administrativas. SSD - Sistemas de Suporte de Decisões e SIG - Sistemas de Informações Gerenciais. Sistemas de Nível de Conhecimento suportam as atividades dos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. STC - Sistemas de Trabalho do Conhecimento e SAE Sistemas de Automação de Escritório. Sistemas de Nível Operacional suportam as decisões elementares e fundamentais da organização, tais como, vendas, compras, estoques, folha de pagamento etc. SPT - Sistemas de Processamento de Transações.
6. Ambiente de Negócios Os sistemas de informação são influenciados pelo ambiente de negócios. Além das normas governamentais e das ações dos concorrentes, sofrem a influência do seu próprio ambiente interno de negócios. Os sistemas de informação são fundamentais para transformar preceitos, objetivos, metas em idéias, projetos, planos de ação e controlar a colaboração e os resultados.
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LAUDON, Kenneth C. e Jane Price Laudon. Sistemas de Informação. 4ª. edição LTC Livros Técnicos e Científicos São Paulo 1999. Prof. Paulo Três Rios Pág. 3/4
Introdução aos Sistemas de Informação 7. Qualidade da Informação Somente informações disponíveis no momento certo, na forma adequada e com conteúdo adequado permitem melhores decisões.
7.1.
Componentes da qualidade da informação
a) Dimensão do Tempo: A maioria das informações é sensível ao tempo. São boas, exatas ou relevantes só por um período de tempo específico. Prontidão: Disponível quando necessária. Aceitação: Atualizada quando for requerida. Freqüência: Quantas vezes forem necessárias. Período: Passado, presente e futuro. Exemplos: Relatórios sob demanda (quando solicitado). Relatórios por exceção (na ocorrência de condições específicas) Relatórios periódicos (em intervalos regulares de tempo).
Dimensões da Qualidade de Informação
Dimensão do Tempo Dimensão do Conteúdo
Dimensão da Forma
b) Dimensão do Conteúdo: Volta-se para a exatidão e integralidade da informação, devendo ser o mais concisa possível. Precisão: Isenta de erros. Relevância: Relacionada à necessidade. Integridade: fornecer a informação necessária. Concisão: Fornecer apenas a informação necessária. Amplitude: alcance interno ou externo. Desempenho: Medir progresso ou tendência. c) Dimensão da Forma: A informação seja atrativa e de fácil uso, estando disponíveis para cada área funcional da organização no momento em que forem necessárias. Clareza: Fácil de ser compreendida Detalhe: Sintética ou analítica. Ordem: Organizada em seqüência necessária. Apresentação: Gráfica, relatório, tabela, fluxo etc. Mídia: Papel, vídeo, arquivo etc.
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