1.3-Sistemas de apoio à tomada de decisão 1.3.1-Sistemas de informação 1.3.2-Sistemas de previsão 1.3.3-A análise ABC
1.3.1-Sistemas de informação O que são sistemas de informação?
1.3.1-Sistemas de informação Um Sistema de Informação pode ser definido como todo o sistema usado para fornecer informação (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso feito dessa informação.
1.3.1-Sistemas de informação Vai ajudar o gestor a tomar decisões, pois vai tornar mais eficaz o conhecimento da empresa em relação com o seu meio envolvente e apoiar a criação de produtos adequados às necessidades do mercado, reforçando uma estratégia de posicionamento competitivo da empresa.
Objetivos do sistema da Informação: Apoiar os gestores na tomada decisão, em qualquer nível de gestão; Tornar mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os diversos níveis que constituem a estrutura da empresa, melhorando o seu funcionamento operacional;
Objetivos do sistema da Informação: Ajudar a cimentar a imagem da organização, do seu projeto e dos seus produtos, utilizando uma estratégia de comunicação interna e externa; Apoiar de forma interativa a evolução organizacional da estrutura da empresa;
1.3.2- Sistemas de previsão “Previsão é um elemento chave na tomada de decisão.” Controlo de processos Planeamento de oportunidades Escala do pessoal Gestão do stock Planeamento financeiro Planeamento da produção
Sistema de previsão
1.3.2- Sistemas de previsão As previsões são fundamentais planeamento da produção.
para
o
A previsão é o processo para a determinação de dados futuros baseado em modelos estatísticos, matemáticos, ou econométricos, ou ainda, em modelos subjectivos apoiados numa metodologia de trabalho clara e previamente definida.
1.3.3- A análise ABC
Os stocks devem ser tratados todos da mesma forma?
1.3.3- A análise ABC Como não e possível nem aconselhável tratar todos os artigos da mesma forma. A analise ABC e uma ferramenta de gestão muito simples, mas com grande eficácia na classificação correta dos stocks, criando três níveis de prioridade distintos na gestão dos mesmos.
1.3.3-A análise ABC Assim, este método classifica os stocks em três grandes grupos:
A, B ou C, de acordo com a percentagem dos consumos anuais que cada grupo representa.
1.3.3- A análise ABC A separação é feita de acordo com a seguinte metodologia:
Classe A Este é o grupo de artigos com maior valor de consumo anual, embora seja representado por um pequeno número de artigos: 15 a 20% do total de artigos correspondem a 75 a 80% do valor do consumo anual total.
1.3.3- A análise ABC Classe B Este é um grupo intermédio: 20 a 25% do total de artigos representam 10 a 15% do valor do consumo anual de todos os artigos. Classe C Este grupo de artigos possui o menor valor de consumo anual, embora represente um elevado numero de referencias: 60 a 65% do numero total de artigos correspondem a 5 a 10% do valor do consumo anual de todos os artigos.
1.3.3- A análise ABC
1.3.3- A análise ABC A gestão de cada grupo deve ser realizada da seguinte forma:
Classe A Os artigos devem ser controlados frequentemente de forma a manter existências baixas e evitar roturas. Classe B Os artigos devem ser controlados de forma mais automatizada.
1.3.3- A análise ABC Classe C Os artigos devem possuir regras de decisão muito simples e totalmente automatizadas. Os níveis de stock de segurança podem ser elevados de forma a minimizar os inconvenientes de eventuais roturas.
Exemplo
Exemplo
1.4- Avaliação e melhoria do sistema de encomendas
Necessidade do stock de segurança Níveis de serviço dos fornecedores Avaliação dos fornecedores
Necessidade do stock de segurança Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura em que devera ser feita uma nova encomenda de um determinado produto.
Porque existe esta incerteza?
essencialmente com o carácter incerto da procura.
nos fornecedores
Necessidade do stock de segurança Esta incerteza nos fornecedores revela-se: nos produtos defeituosos entregues pelo fornecedor pelo não cumprimento dos prazos de entrega acordados. Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de segurança.
Necessidade do stock de segurança O stock de segurança representa o stock adicional às existências normais que permite minimizar os impactos de um aumento inesperado da procura por parte dos clientes e um atraso não previsto no fornecimento dos fornecedores, ou seja um aumento do seu prazo de entrega.
Tem por finalidade principal evitar uma rotura de stocks.
Necessidade do stock de segurança Para o calculo do stock de segurança de um determinado produto, e necessário conhecer: Variação
da procura de cada artigo em relação a media; Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação a media; Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação a media;
Necessidade do stock de segurança Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma probabilidade de rotura de stock para esse nível de serviço.
Exemplo: nível de serviço de 95% das encomendas probabilidade de rotura de 5%
Exemplo Suponhamos que para um dado artigo, o nível de stock é de 80 e que o consumo é de 10 unidades/semana, em media. Deste modo, o stock ser nulo na 8.ªsemana.
-Como devemos fazer a encomenda de forma a evitar uma rotura? É necessário efetuar uma nova encomenda, tendo em conta o prazo de entrega.
Exemplo Se a entrega da encomenda demora-se 3 semanas. -Quando seria devia ser feita a encomenda? A encomenda seria feita na 5.ªsemana. Se os consumos fosses regulares, no fim da 8.ªsemana o stock cairia a zero no preciso momento em que a encomenda daria entrada no armazém, retomando o nível normal de stock.
Exemplo
1.4.2- Níveis de serviço dos fornecedores
Avaliação dos fornecedores A pré-qualificação é uma seleção de fornecedores, por famílias de materiais e de serviços a aprovisionar, a realizar pela empresa com base numa avaliação objetiva, suportada em critérios claros, e numa negociação de contratos abertos de fornecimento, a prazos renováveis.
Avaliação dos fornecedores Parâmetros de avaliação dos fornecedores
• Certificação (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangíveis e serviços); • Competência técnica; • Criatividade e soluções inovadoras; • Divulgação de informação técnica; • Flexibilidade à mudança de especificações;
Avaliação dos fornecedores Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont.) • Aceitação de quantidades variáveis de encomenda; • Disponibilidade para a participação em projetos de desenvolvimento; • Competência técnico-comercial dos vendedores; • Disponibilidade dos vendedores; • Assistência pré-venda; • Assistência pós-venda;
Avaliação dos fornecedores Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont.) • Percentagem de rejeições em materiais não certificados; • Percentagem de atrasos nas entregas; • Evolução dos preços relativamente à média do mercado; • Condições de pagamento;
Avaliação dos fornecedores Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont.)
• Evolução dos prazos relativamente à média do mercado; • Rácios de situação económico-financeira;
• Proximidade geográfica.
Avaliação e controlo das existências Quando recebem as encomendas verifica-se se os materiais estão em conformidade com as especificações técnicas das respetivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. A verificação pode visar as características físicas e químicas dos materiais, as dimensões, etc., segundo determinados critérios, padrões e tolerâncias.
Avaliação e controlo das existências A verificação pode realizar-se através de inspeções, testes e ensaios ou pela aceitação de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito.
Avaliação e controlo das existências Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de conformidade: Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as características exigidas e com os requisitos definidos na encomenda;
Exemplo Na receção de um equipamento deve verificarse, através de ensaios, se estão satisfeitas as exigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas diretivas comunitárias e regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos à segurança e preservação ambiental, e se o equipamento cumpre as funções e utilidades com o rigor especificado na respetiva encomenda.
Avaliação e controlo das existências
Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores: Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da conformidade com os requisitos exigidos; Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condições de utilização.
1.5- Critérios valorimétricos das mercadorias
FIFO (First in, First out)
CMP (Custo Médio Ponderado)
1.5- Critérios valorimétricos das mercadorias 98
FIFO (First In, First Out)- primeiro que entra, primeiro
que sai
Com este método de avaliação, o sistema parte do princípio de que os artigos que entraram primeiro no armazém serão também os primeiros a sair. Isto significa que as saída de mercadorias são avaliadas com os preços que são válidos para as primeiras entradas de mercadorias.
1.5- Critérios valorimétricos das mercadorias 99
Custo médio ponderado – as saídas do armazém são valorizadas ao custo médio das entradas. CMP = Q1 x P1 + Q2 x P2 xV Q1 +Q2
Q – quantidade P – preço V- venda
Exemplo 100
Aquisição sucessiva dos seguintes lotes da mesma mercadoria:
Outubro de 2001: Quantidade – 100 Preço unitário: 10€ Novembro de 2001: Quantidade – 200Preço unitário:12€ Dezembro de 2001: venda de 150 unidades
Calcule: Custo médio ponderado FIFO
RESOLUÇÃO 101
Custo médio ponderado CMVMC = (100*10 + 200*12) * 150 = 1700 100+200
FIFO CMVMC= 100*10 + 50*12 = 1600
102
O
Critérios valorimétricos das mercadorias registo destes critérios são feitos em :
Inventários A qualquer momento, o responsável do armazém deve ser capaz de fornecer uma posição atualizada dos stocks para cada referência, em quantidade e por local. Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock), é necessário efetuar inventários e, eventualmente, atualizar o registo informático.
Inventários Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém.
Inventários Diferentes tipos de inventário: 1. Inventário permanente Consiste em manter permanentemente atualizadas as quantidades de cada artigo em stock através das transações.
Inventários 2. Inventário intermitente É realizado no final do ano contabilístico. Efetua-se para todos os artigos da empresa o que implica uma apreciável carga de trabalho que pode perturbar a atividade da empresa.
