Norma Portuguesa
NP 4469-1 2008
Sistema de gestão da responsabilidade social Parte 1: Requisitos e linhas de orientação para a sua utilização Système de management de la responsabilité sociétale Partie 1: Exigences et lignes directrices pour son utilisation Social responsibility management system Part 1: Requirements and guidelines for its usage
ICS 03.100.99; 13.020.10 DESCRITORES Sistemas de gestão da qualidade; gestão ambiental; organizações; responsabilidade legal; economia; política de gestão; planeamento; auditoria da qualidade; conformidade; documentos; definições; bibliografia CORRESPONDÊNCIA
HOMOLOGAÇÃO Termo de Homologação N.º 46/2008, de 2008-02-25
ELABORAÇÃO CT 164 (APEE) EDIÇÃO Fevereiro de 2008 CÓDIGO DE PREÇO X010
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em branco
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Índice
Página
Preâmbulo.................................................................................................................................................
6
Introdução.................................................................................................................................................
7
1 Objectivo e campo de aplicação .................................................................... ........................................................................................................... .......................................
11
2 Termos e definições ................................................................. ............................................................................................................................... ..............................................................
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3 Requisitos do sistema de gestão da responsabilidade social ..............................................................
14
3.1 Requisitos gerais ..................................................................... .................................................................................................................................. .............................................................
14
3.2 Valores e princípios da responsabilidade social................................................................... social ................................................................................... ................
14
3.2.1 Valores ...................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................ ...
14
3.2.2 Princípios.............................................................................. Princípios........................................................................................................................................... .............................................................
14
3.3 Compromisso da Gestão de topo..........................................................................................................
15
3.4 Política da responsabilidade social................................................................ social ....................................................................................................... .......................................
15
3.5 Planeamento operacional............................................................................... operacional...................................................................................................................... .......................................
15
3.5.1 Requisitos legais e outros ................................................................ .................................................................................................................. ..................................................
16
3.5.2 Partes interessadas............................................................................................................................. interessadas.............................................................................................................................
16
3.5.2.1 Identificação das partes interessadas................................................................... interessadas .............................................................................................. ...........................
16
3.5.2.2 Avaliação da significância das partes interessadas............................................. interessadas......................................................................... ............................
17
3.5.2.3 Envolvimento das partes interessadas ................................................................. ............................................................................................ ...........................
17
3.5.3 Aspectos da responsabilidade social ...................................................................... ................................................................................................. ...........................
17
3.5.3.1 Identificação dos aspectos da responsabilidade social ............................................................... ................................................................... ....
17
3.5.3.2 Avaliação da significância dos aspectos da responsabilidade social..............................................
17
3.5.4 Objectivos e programas................................................................... programas ..................................................................................................................... ..................................................
18
3.5.4.1 Objectivos.............................................................. Objectivos.................................................................................................................................. ......................................................................... .....
18
3.5.4.2 Programas............................................................................................................. Programas....................................................................................................................................... ..........................
18
3.6 Implementação e operação ................................................................ ................................................................................................................... ...................................................
18
3.6.1 Recursos, responsabilidade e autoridade................................................................ autoridade ........................................................................................... ...........................
18
NP 4469-1 2008 p. 4 de 37 3.6.1.1 Recursos.........................................................................................................................................
18
3.6.1.2 Responsabilidade e autoridade ......................................................................................................
18
3.6.2 Competência, formação e sensibilização..........................................................................................
19
3.6.3 Selecção e controlo de fornecedores.................................................................................................
19
3.6.3.1 Selecção de fornecedores...............................................................................................................
19
3.6.3.2 Controlo de fornecedores...............................................................................................................
19
3.6.4 Documentação, controlo dos documentos e registos ........................................................................
20
3.6.4.1 Documentação ...............................................................................................................................
20
3.6.4.2 Controlo dos documentos ..............................................................................................................
20
3.6.4.3 Registos .........................................................................................................................................
20
3.6.5 Comunicação ....................................................................................................................................
21
3.6.5.1 Comunicação interna .....................................................................................................................
21
3.6.5.2 Comunicação externa.....................................................................................................................
21
3.6.6 Controlo operacional ........................................................................................................................
21
3.6.7 Preparação e resposta a emergências................................................................................................
22
3.7 Verificação...........................................................................................................................................
22
3.7.1 Monitorização e medição..................................................................................................................
22
3.7.1.1 Satisfação das partes interessadas..................................................................................................
22
3.7.1.2 Indicadores da responsabilidade social..........................................................................................
22
3.7.2 Avaliação da conformidade ..............................................................................................................
22
3.7.3 Preocupações ....................................................................................................................................
22
3.7.4 Não conformidades...........................................................................................................................
23
3.7.5 Auditoria interna...............................................................................................................................
23
3.8 Revisão e melhoria ..............................................................................................................................
23
3.8.1 Revisão pela Gestão..........................................................................................................................
23
3.8.1.1 Entradas para a revisão ..................................................................................................................
23
NP 4469-1 2008 p. 5 de 37 3.8.1.2 Saídas da revisão ............................................................................................................................
24
3.8.2 Melhoria ............................................................................................................................................
24
3.8.2.1 Melhoria contínua...........................................................................................................................
24
3.8.2.2 Acções correctivas..........................................................................................................................
24
3.8.2.3 Acções preventivas.........................................................................................................................
25
Anexo A (informativo) Correspondência entre a NP 4469:2008 e as normas NP EN ISO 9001:2000, NP EN ISO 14001:2004 e NP 4397:2001.................................................................................................
26
Anexo B (informativo) Linhas de orientação sobre partes interessadas ..............................................
30
Anexo C (informativo) Linhas de orientação sobre aspectos da responsabilidade social a considerar no âmbito da presente Norma ................................................................................................................. 31 Anexo D (informativo) Linhas de orientação sobre valores organizacionais e elaboração de um código de ética...........................................................................................................................................
36
Bibliografia ...............................................................................................................................................
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Preâmbulo O texto da presente Norma foi elaborado pela Comissão Técnica Portuguesa de Normalização CT 164 – “ Responsabilidade Social”. Esta Norma foi desenvolvida para responder à necessidade, sentida pelas organizações, de um referencial sobre sistemas de gestão da responsabilidade social.
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Introdução 0.1 Enquadramento da responsabilidade social nas organizações A actividade das organizações gera impactes positivos e negativos ao nível económico, social e ambiental, à escala global. No quadro da globalização, as organizações podem existir sob a jurisdição de diferentes leis em diferentes Estados. A identidade das organizações, aliada à diversidade dos requisitos legais, levou a opinião pública a um maior grau de exigência sobre o seu desempenho, no sentido de adoptarem práticas socialmente responsáveis que vão para além do contexto legislativo local. Neste quadro e na sequência dos objectivos do desenvolvimento sustentável, organizações de múltiplos países sentiram a necessidade de definir políticas de intervenção favoráveis ao que consideraram ser o melhor interesse das suas comunidades de suporte ou da comunidade internacional no seu conjunto. O resultado foi o surgimento de múltiplas teorias e práticas sob a designação genérica de responsabilidade social, entendida frequentemente como um instrumento de operacionalização do desenvolvimento sustentável ao nível das organizações. Outro eixo de motivação associado à responsabilidade social é identificado com a redução de riscos, quer ao nível da governação organizacional, quer nos riscos associados ao investimento financeiro. Assumem especial relevância neste plano os modelos e referenciais propostos para relatórios e índices de sustentabilidade, em que as práticas da responsabilidade social são essenciais para uma valorização de activos e passivos e uma diminuição dos riscos nos planos económico, humano e ambiental. O conceito de responsabilidade social evidencia um elevado potencial propulsor do desenvolvimento sustentável, apesar da disparidade de ideias e percepções existentes. Verifica-se, contudo, um consenso internacional quanto à concepção da responsabilidade social como sendo materializada por um conjunto de acções que se encontram para além do mínimo legalmente exigível e que pressupõe que a organização cumpre o quadro legal em que opera. No quadro do desenvolvimento do projecto de Norma Internacional ISO 26000, que teve início em 2004, foi recomendado que cada país ou região criasse uma resposta de acordo com a sua realidade de modo a que as organizações possuam instrumentos localmente adaptados para a definição e implementação da responsabilidade social. Daqui decorre a decisão de propor uma Norma Portuguesa neste domínio. Para aplicação desta Norma entende-se responsabilidade social como as acções voluntárias das organizações tendo em vista a criação e maximização dos seus impactes positivos, bem como a redução ou eliminação dos seus impactes negativos. Estas acções deverão ser consistentes com os interesses da sociedade, alicerçadas num comportamento ético, baseadas na conformidade com a legislação aplicável, com instrumentos intergovernamentais e com instrumentos emanados de instituições internacionalmente reconhecidas, e integradas nas actividades em curso da organização. Este processo deverá ser conduzido em diálogo consistente e continuado com as partes interessadas que a organização considerar relevantes e deve centrar-se nos aspectos ambientais, económicos e sociais de interesse geral e não em aspectos de interesse particular ou específico de apenas uma parte interessada, com o objectivo de melhorar continuamente o seu desempenho.
NP 4469-1 2008 p. 8 de 37 A presente Norma especifica os requisitos para um sistema de gestão da responsabilidade social e é aplicável a organizações de todos os tipos e dimensões, podendo adaptar-se a diversas condições geográficas, culturais e sociais. A finalidade global desta Norma é incentivar e orientar as organizações para uma actuação mais socialmente responsável, no contexto dos desafios do desenvolvimento sustentável. No entanto, a implementação e eventual certificação do sistema de gestão da responsabilidade social de acordo com os requisitos desta Norma não significa, por si só, que a organização seja socialmente responsável, mas sim que a sua gestão possui os mecanismos para que, potencialmente, venha a sê-lo cada vez mais.
0.2 Modelo de gestão da responsabilidade social O modelo adoptado nesta Norma baseia-se em dois ciclos interligados, sendo um deles de gestão estratégica e outro de gestão operacional.
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3.2. V Valores e e princípios d da R R S
3.3. C Compromisso da G Gestão d de ttopo
Ciclo
Ciclo Partes iinteressadas
Aspectos d da R esponsabilidade Social de gestão estratégica
de gestão estratégica 3.4. P Política d da R R S
3.5. Planeamento operacional
3.8. R R evisão e e melhoria
Ciclo 3.6. de gestão Implementação operacional e o opera ão
3.7. Verif icação
Figura 1 – Esquema do modelo do sistema de gestão da responsabilidade social segundo a presente Norma. O ciclo de gestão estratégica inicia-se com a definição dos valores e princípios orientadores da organização e com o estabelecimento do compromisso da Gestão de topo para com o sistema de gestão da responsabilidade social e a melhoria contínua. Neste ciclo é fundamental a análise do contexto ambiental, económico e social e da própria organização, no sentido de efectuar uma primeira identificação das partes interessadas e dos aspectos da responsabilidade social da organização, os quais serão a base da definição da política da responsabilidade social.
NP 4469-1 2008 p. 10 de 37 Sempre que por razões endógenas ou exógenas à organização (alterações conjunturais relevantes, expansão da actividade, situações de crise, etc), esta sentir necessidade de uma alteração da sua estratégia, deverá reiniciar este ciclo. A saída do ciclo de revisão estratégica deverá originar um novo ciclo de gestão operacional. O ciclo de gestão operacional permite concretizar a política da responsabilidade social através de actividades de planeamento, implementação, verificação e revisão e melhoria do desempenho da organização em termos da responsabilidade social. Este ciclo baseia-se no ciclo de melhoria contínua, também conhecido por ciclo de Deming ou PDCA (Plan, Do, Check, Act).
0.3 Relacionamento com outras normas e sistemas de gestão A presente Norma contém os requisitos de um sistema de gestão da responsabilidade social que podem ser auditados. As organizações que necessitem de orientações mais gerais sobre uma ampla gama de questões relacionadas com sistemas de gestão da responsabilidade social poderão vir a consultar a Parte 21 desta Norma. A concepção da presente Norma teve em consideração as normas NP EN ISO 9001:2000, NP EN ISO 14001:2004, NP 4397:2001 e NP 4460-1:2007 com o objectivo de permitir que a organização alinhe ou integre o seu próprio sistema de gestão da responsabilidade social com os requisitos de sistemas de gestão relacionados, para benefício dos seus utilizadores.
1
Em elaboração à data de publicação da presente Norma.
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1 Objectivo e campo de aplicação Esta Norma Portuguesa contém requisitos de um sistema de gestão da responsabilidade social, que permite a uma organização desenvolver e implementar uma política, objectivos e acções coerentes, tendo em conta os requisitos legais, regulamentares e outros que a organização subscreva. Aplica-se aos aspectos da responsabilidade social que a organização identifica como sendo aqueles que pode controlar e aqueles que pode influenciar. Os requisitos desta Norma são genéricos e aplicáveis a todas as organizações públicas ou privadas, independentemente do tipo, dimensão ou personalidade jurídica, que pretendam: a) estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão da responsabilidade social; b) assegurar-se da conformidade com a política da responsabilidade social que estabelecer; c) demonstrar conformidade com esta Norma: 1. efectuando uma auto-avaliação e auto-declaração, ou 2. procurando obter a confirmação da sua conformidade por entidades com interesse na organização, tais como clientes, ou 3. procurando obter a confirmação da sua auto-declaração por uma parte externa à organização, ou 4. procurando obter a certificação/registo do seu sistema de gestão da responsabilidade social por uma organização externa. Todos os requisitos desta Norma devem ser incorporados no sistema de gestão da organização. O grau de aplicação depende de diversos factores, tais como a política da responsabilidade social da organização, a natureza das suas actividades e produtos e a sua localização e as condições em que funciona. O Anexo A identifica as correspondências técnicas gerais entre a presente Norma e as Normas NP EN ISO 9001:2000, NP EN ISO 14001:2004 e NP 4397:2001.
2 Termos e definições Para os fins da presente Norma, aplicam-se os seguintes termos e definições:
2.1 aspecto da responsabilidade social Elemento das relações, actividades e produtos de uma organização, que pode interagir com o ambiente, com o contexto económico e com o contexto social. [adaptado de ABNT NBR 16001:2004] 2.2 cadeia de valor Conjunto de actividades sequenciais desenvolvidas por uma organização, que vão desde a concepção inicial do produto à actividade pós-venda. 2.3 ciclo de vida do produto Etapas consecutivas e interligadas de um sistema de produto, desde a obtenção de matérias-primas ou sua produção a partir de recursos naturais até ao destino final [aNP EN ISO 14040:2007]
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2.4 colaboradores Trabalhadores com relação jurídica ou económica de subordinação e outros desempenhando funções ligadas às actividades da organização, como sejam trabalhadores por conta própria, estagiários, trabalhadores voluntários ou com outras formas de vinculação. 2.5 desempenho da responsabilidade social Resultados mensuráveis da gestão dos aspectos da responsabilidade social de uma organização. NOTA: No contexto dos sistemas de gestão da responsabilidade social, os resultados podem ser medidos através de indicadores face à política da responsabilidade social, aos objectivos da responsabilidade social, às acções realizadas e a outros requisitos de desempenho da responsabilidade social da organização.
[Adaptado de NP EN ISO 14001:2004]
2.6 desenvolvimento sustentável O desenvolvimento que procura satisfazer as necessidades do presente sem comprometer a capacidade das gerações futuras em satisfazerem as suas próprias necessidades. [CMAD, 1987] 2.7 envolvimento das partes interessadas Relação de colaboração mútua entre uma organização e as suas partes interessadas para alcançar resultados mutuamente satisfatórios. [Adaptado de ISO/WD2 26000:2006] 2.8 fornecedor ou subcontratado Entidade que fornece à organização bens ou serviços para as actividades da organização. 2.9 gestão de topo Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização ao mais alto nível. [NP EN ISO 9000:2005] 2.10 governo das organizações Conjunto de estruturas de autoridade e de fiscalização do exercício dessa autoridade, internas e externas, tendo por objectivo assegurar que a organização estabeleça e concretize, eficaz e eficientemente, actividades e relações contratuais consentâneas com os fins para que foi criada e é mantida e as responsabilidades sociais que estão subjacentes à sua existência. [Adaptado de Silva et al., 2006] 2.11 impacte Qualquer modificação no ambiente, contexto económico ou contexto social, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte, das relações, actividades e produtos de uma organização. [Adaptado de ABNT NBR 16001:2004] 2.12 melhoria contínua Processo continuado de melhoria do desempenho da responsabilidade social e da eficácia do sistema de gestão da responsabilidade social, de acordo com a política e objectivos da responsabilidade social. NOTA: Não
é necessário que o processo tenha lugar, simultaneamente, em todos os domínios de actividade.
[Adaptado de NP EN ISO 14001:2004]
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2.13 organização Entidade de direito público ou privado, com ou sem fins lucrativos, que tenha a sua própria estrutura funcional, administrativa e autonomia decisória. [Adaptado de NP 4460-1:2007] 2.14 partes interessadas Pessoas, grupos ou organizações que afectam ou são afectados pelas actividades e produtos de uma organização. Para além dos accionistas, as partes interessadas são de tipo interno (por exemplo, os trabalhadores) e de tipo externo (por exemplo, clientes, fornecedores e subcontratados, comunidade local, entidades reguladoras e associações patronais, sindicais e profissionais e organizações representantes do ambiente e das gerações futuras). [NP 4460-1:2007] 2.15 política da responsabilidade social Declaração de intenções e orientações de uma organização relacionadas com a responsabilidade social, formalmente expressas pela Gestão de topo. 2.16 preocupação Previsão ou constatação de uma situação que potencialmente conduza a uma não conformidade no desempenho da organização em termos da responsabilidade social, podendo desencadear uma acção preventiva ou correctiva. 2.17 prevenção da poluição na origem Aplicação contínua de uma estratégia preventiva integrada por forma a aumentar a eco-eficiência, a reduzir os riscos ambientais e para a saúde humana e a gerar poupanças às organizações, a nível dos processos, produtos e gestão. [Adaptado de UNEP, 1990] 2.18 princípio Regra segundo a qual uma pessoa ou organização escolhe regular a sua conduta, formulada a partir dos valores em que se apoia. [Adaptado de Schwartz, 2002] 2.19 princípio da precaução Princípio segundo o qual onde existam ameaças de riscos sérios ou irreversíveis não será utilizada a falta de certeza científica total como razão para o adiamento de medidas eficazes em termos de custo para evitar a degradação ambiental e efeitos potencialmente perigosos para a saúde das pessoas e dos animais ou a protecção vegetal. [CE, 2000] 2.20 princípio da responsabilidade social Norma ou regra de carácter geral que deve orientar e conformar as políticas e o processo de tomada de decisão e ser assumida como base para as suas condutas ou práticas. 2.21 responsabilidade social Responsabilidade de uma organização pelos impactes das suas decisões, actividades e produtos na sociedade e no ambiente, através de um comportamento ético e transparente que: (i) seja consistente com o desenvolvimento sustentável e o bem-estar da sociedade; (ii) tenha em conta as expectativas das partes interessadas; (iii) esteja em conformidade com a legislação aplicável e seja consistente com normas de conduta internacionais e (iv) esteja integrado em toda a organização. [Adaptado de ISO/WD2 26000:2006]
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2.22 sistema de gestão da responsabilidade social Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes para estabelecer e concretizar a política e objectivos da responsabilidade social. 2.23 valor Qualidade intrinsecamente boa e desejável que determina, regula ou modifica as relações entre indivíduos, organizações, instituições ou sociedades. [Schwartz, 2005] NOTA:
Para os fins da presente Norma, o termo “produto“ significa “bem e/ou serviço”.
3 Requisitos do sistema de gestão da responsabilidade social 3.1 Requisitos gerais A organização deve estabelecer, documentar, implementar e manter um sistema de gestão da responsabilidade social e melhorar continuamente a sua eficácia de acordo com os requisitos desta Norma. O âmbito do sistema de gestão da responsabilidade social deve abranger toda a organização.
3.2 Valores e princípios da responsabilidade social 3.2.1 Valores A organização deve definir, documentar e comunicar os valores que orientam a sua actuação, a nível interno e a nível externo, e deve assegurar que neste processo são consultadas, no mínimo, as partes interessadas internas. 3.2.2 Princípios A organização deve garantir que a sua conduta se baseia no respeito pelos princípios da responsabilidade social a seguir enunciados, bem como noutros que a organização decida adoptar, como resultado da definição dos seus valores e da sua experiência. Os princípios da responsabilidade social orientam a organização no processo de definição e revisão das suas estratégias, políticas, práticas e processos de implementação. Os princípios da responsabilidade social incluem: •
cumprimento da lei, dos instrumentos de regulamentação colectiva e dos regulamentos aplicáveis;
•
respeito pelas convenções e declarações reconhecidas internacionalmente;
•
adopção do princípio da precaução;
•
reconhecimento do direito das partes interessadas em serem ouvidas e o dever de reagir por parte da organização;
•
reconhecimento dos aspectos da responsabilidade social directos e indirectos da organização, tendo em conta todo o ciclo de vida dos seus produtos;
• •
privilégio à prevenção da poluição na origem; actuação transparente, partilha de informação e comportamento aberto;
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responsabilização pelas acções e omissões da organização e prestação de contas pela sua conduta face às legítimas preocupações das partes interessadas;
•
integração dos aspectos da responsabilidade social nos sistemas de gestão da organização e no seu processo de tomada de decisão;
•
não-regressão, isto é, não utilizando as disposições desta Norma como fundamento para a redução dos níveis de desempenho em responsabilidade social já alcançados pela organização.
3.3 Compromisso da Gestão de topo A Gestão de topo deve garantir a implementação dos valores a todos os níveis da organização. A Gestão de topo deve proporcionar evidências do seu comprometimento na definição, desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da responsabilidade social e na melhoria contínua: •
comunicando à organização a importância de ter em conta as expectativas das partes interessadas;
•
definindo uma política da responsabilidade social;
•
estabelecendo objectivos da responsabilidade social e acompanhando o seu cumprimento;
•
realizando revisões ao sistema;
•
disponibilizando os recursos necessários.
3.4 Política da responsabilidade social A Gestão de topo deve definir e manter a política da responsabilidade social da organização, tomando em consideração os pontos de vista das partes interessadas, e garantir que, no quadro do âmbito definido para o seu sistema de gestão, esta: a) é adequada à natureza, à escala e aos impactes da organização em termos da responsabilidade social; b) inclui o compromisso de envolvimento das partes interessadas; c) inclui o compromisso de cumprimento dos requisitos legais aplicáveis e de outros requisitos que a organização subscreva; d) inclui o compromisso de respeitar os princípios da responsabilidade social; e) inclui um compromisso de melhoria contínua; f) proporciona o enquadramento para estabelecer e rever os objectivos da responsabilidade social; g) está documentada, implementada, revista e actualizada; h) é comunicada e entendida por todas as pessoas que trabalham para a organização ou em seu nome; i) está disponível ao público.
3.5 Planeamento operacional O planeamento operacional permite concretizar a política da responsabilidade social, para além do cumprimento dos requisitos legais, através de acções voluntárias que contemplam o envolvimento das partes
NP 4469-1 2008 p. 16 de 37 interessadas na identificação dos aspectos da responsabilidade social, resultando no estabelecimento de objectivos e respectivos programas.
3.5.1 Requisitos legais e outros A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para: a) identificar e aceder aos requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos que a organização subscreva, relacionados com os seus aspectos da responsabilidade social; e b) determinar como estes requisitos se aplicam aos seus aspectos da responsabilidade social. A organização deve assegurar que estes requisitos legais aplicáveis e outros requisitos que a organização subscreva são tomados em consideração no estabelecimento, implementação e manutenção do seu sistema de gestão da responsabilidade social.
3.5.2 Partes interessadas 3.5.2.1 Identificação das partes interessadas A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para identificar as suas partes interessadas, internas e externas. A identificação das partes interessadas deve ter em conta a escala, a natureza e a localização geográfica das actividades e produtos da organização. Adicionalmente, a identificação das partes interessadas deve ter em conta os critérios de vínculo, influência, proximidade, dependência e representação:
Vínculo – as partes interessadas para com as quais a organização tem, ou poderá vir a ter no futuro, obrigações legais, financeiras ou operacionais na forma de regulamentos, contratos, políticas ou códigos de conduta (por exemplo, colaboradores, autoridades locais, sindicatos). Influência – as partes interessadas que influenciem ou possam vir a influenciar a capacidade da organização atingir os seus objectivos, independentemente das suas acções serem no sentido de facilitar ou de dificultar o seu desempenho (por exemplo, autoridades locais, accionistas e grupos de pressão). Proximidade – as partes interessadas com as quais a organização interage mais, incluindo partes interessadas internas (por exemplo, colaboradores e accionistas), as partes interessadas com relações de longa data (por exemplo, parceiros de negócio), as partes interessadas das quais a organização depende nas operações do quotidiano (por exemplo, autoridades locais, fornecedores locais ou empresas de trabalho temporário) e as partes interessadas que vivem na vizinhança das instalações da organização (permanentes ou temporárias). Dependência – as partes interessadas que estão directa ou indirectamente dependentes das actividades e produtos de uma organização em termos económicos ou financeiros (por exemplo, empregador único na localidade ou fornecedor único de bens ou serviços) ou em termos de infra-estrutura regional ou local (por exemplo, escolas, hospitais) e de satisfação de necessidades básicas (por exemplo, fornecimento de medicamentos, água ou electricidade). Deve atender-se ao grau de dependência das partes interessadas, sendo de considerar as partes interessadas que mais dependem da organização (por exemplo, colaboradores e as suas famílias, clientes que dependem dos produtos da organização para a sua saúde, segurança ou sobrevivência de fornecedores para quem a organização seja o cliente dominante).
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Representação – as partes interessadas que através de disposições legais, estatutos, costumes ou cultura podem legitimamente reclamar e representar outros indivíduos (por exemplo, representantes da comunidade local e de consumidores, associações sindicais, organizações não governamentais, “franchisados”, etc). Estão aqui incluídos os representantes das partes interessadas sem voz (por exemplo, ambiente e gerações futuras). A organização deve documentar esta informação e mantê-la actualizada.
3.5.2.2 Avaliação da significância das partes interessadas A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para, a partir do conjunto de partes interessadas identificadas, determinar: •
as que são ou possam vir a ser mais afectadas pelas actividades e produtos da organização, e
•
as que mais afectam ou podem vir a afectar as actividades e produtos da organização,
isto é, as suas partes interessadas significativas.
3.5.2.3 Envolvimento das partes interessadas A organização deve assegurar que as partes interessadas significativas sejam envolvidas ao estabelecer, implementar e manter o seu sistema da gestão da responsabilidade social. Este envolvimento deve decorrer numa fase inicial, antes de definir a política, e na fase de planeamento operacional, através de programas específicos para o efeito. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para avaliar a eficácia dos programas de envolvimento das partes interessadas.
3.5.3 Aspectos da responsabilidade social 3.5.3.1 Identificação dos aspectos da responsabilidade social A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para identificar os aspectos da responsabilidade social das actividades e produtos que pode controlar e aqueles que pode influenciar, tendo em consideração: •
os pontos de vista das suas partes interessadas significativas;
•
desenvolvimentos novos ou planeados;
•
actividades ou produtos novos ou modificados.
3.5.3.2 Avaliação da significância dos aspectos da responsabilidade social A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para determinar os aspectos que tenham, ou possam ter, impacte significativo, positivo ou negativo, sobre a responsabilidade social (i.e. aspectos da responsabilidade social significativos). Tal determinação deve ter em conta os pontos de vista das partes interessadas significativas, para além de outros critérios relevantes. A organização deve documentar esta informação e mantê-la actualizada. A organização deve assegurar que os aspectos da responsabilidade social significativos sejam tomados em consideração ao estabelecer, implementar e manter o seu sistema da gestão da responsabilidade social.
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3.5.4 Objectivos e programas 3.5.4.1 Objectivos A organização deve estabelecer, implementar e manter objectivos da responsabilidade social documentados, a todos os níveis relevantes da organização. Os objectivos devem ser mensuráveis, sempre que possível, e consistentes com a política da responsabilidade social. A medição dos objectivos deve ser realizada através de indicadores de desempenho da responsabilidade social. Ao estabelecer e rever os seus objectivos, a organização deve considerar os requisitos legais e outros que a organização subscreva, os seus aspectos da responsabilidade social, os pontos de vista das partes interessadas, os seus requisitos financeiros, operacionais e de negócio e a melhoria contínua.
3.5.4.2 Programas Para atingir os seus objectivos, a organização deve estabelecer, implementar, manter e documentar programas de curto, médio e longo prazo. Estes devem incluir a descrição das tarefas necessárias para atingir cada objectivo e a respectiva: a) designação de responsabilidades, a cada nível e função relevantes da organização; b) identificação dos meios necessários e os prazos. Quando necessário, os programas da responsabilidade social devem ser alterados para permanecerem coerentes com as actividades e os produtos da organização.
3.6 Implementação e operação 3.6.1 Recursos, responsabilidade e autoridade 3.6.1.1 Recursos A Gestão de topo deve garantir a disponibilidade dos recursos necessários para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria do sistema de gestão da responsabilidade social. Estes recursos incluem as infra-estruturas, os recursos tecnológicos e financeiros, assim como os recursos humanos e aptidões específicas.
3.6.1.2 Responsabilidade e autoridade As atribuições, as responsabilidades e a autoridade devem ser definidas, documentadas e comunicadas, de forma a facilitar a eficácia do sistema de gestão. A Gestão de topo da organização deve nomear, entre si, um representante que, independentemente de outras atribuições, deve ter responsabilidade e autoridade definidas, de forma a: •
assegurar que o sistema da responsabilidade social é estabelecido, implementado e mantido, em conformidade com os requisitos da presente Norma;
NP 4469-1 2008 p. 19 de 37 •
assegurar o adequado envolvimento das partes interessadas, responsabilizando-se pela eficácia dos respectivos programas específicos;
•
relatar o desempenho do sistema de gestão da responsabilidade social à Gestão de topo, para efeitos de revisão do sistema, incluindo informação para a melhoria;
•
assegurar a recolha e tratamento de informação relativa aos aspectos da responsabilidade social;
•
promover a consciencialização para com os aspectos da responsabilidade social a todos os níveis da organização.
3.6.2 Competência, formação e sensibilização A organização deve assegurar que qualquer pessoa que execute tarefas em seu nome, que potencialmente cause impacte(s) significativo(s) em termos da responsabilidade social, identificado(s) pela organização, é competente com base numa adequada escolaridade, formação ou experiência. A organização deve manter os respectivos registos. A organização deve identificar as necessidades de formação associadas aos aspectos da responsabilidade social, ao respectivo sistema de gestão e à presente Norma. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos que assegurem que as pessoas que trabalham para a organização ou em seu nome, estão sensibilizadas para: a) a importância da conformidade com a política da responsabilidade social, procedimentos e requisitos do sistema de gestão da responsabilidade social; b) os aspectos da responsabilidade social e impactes relacionados, reais ou potenciais, associados às actividades que desempenham, e para os benefícios em termos da responsabilidade social da melhoria do seu desempenho individual; c) as suas atribuições e responsabilidades para atingir a conformidade com os requisitos do sistema de gestão da responsabilidade social; d) as consequências potenciais de desvios aos princípios e aos procedimentos em vigor.
3.6.3 Selecção e controlo de fornecedores 3.6.3.1 Selecção de fornecedores A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos apropriados para qualificar e seleccionar fornecedores, com base na sua capacidade para cumprir os princípios da responsabilidade social, de acordo com o nível de criticidade e envolvimento destes com a organização.
3.6.3.2 Controlo de fornecedores A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos que garantam a sensibilização dos fornecedores para a importância da conformidade com os requisitos desta Norma. A organização deve manter registos da sensibilização efectuada e do comprometimento dos fornecedores para com os princípios da responsabilidade social.
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3.6.4 Documentação, controlo dos documentos e registos 3.6.4.1 Documentação A documentação do sistema de gestão da responsabilidade social deve incluir: a) a política da responsabilidade social e os objectivos e programas; b) uma descrição do âmbito do sistema de gestão da responsabilidade social; c) documentos, incluindo registos, estabelecidos como necessários pela organização para assegurar o planeamento, a implementação e operação e o controlo efectivos dos processos relacionados com os seus aspectos da responsabilidade social.
3.6.4.2 Controlo dos documentos Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da responsabilidade social e pela presente Norma devem ser controlados. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para: a) aprovar os documentos quanto à sua adequação antes da respectiva emissão; b) rever e, quando necessário, actualizar e reaprovar os documentos; c) assegurar que são identificadas as alterações e o estado da revisão em curso dos documentos; d) assegurar que as versões relevantes dos documentos aplicáveis se encontram disponíveis nos locais de utilização; e) assegurar que os documentos permanecem legíveis e facilmente identificáveis; f) assegurar que os documentos de origem externa definidos pela organização como necessários ao planeamento e operação do sistema de gestão da responsabilidade social são identificados e a sua distribuição controlada; e g) prevenir a utilização involuntária de documentos obsoletos, e identificá-los devidamente caso estes sejam retidos por qualquer motivo.
3.6.4.3 Registos A organização deve estabelecer e manter registos actualizados que lhe permitam dispor de informação de suporte para demonstrar a conformidade com os requisitos do seu sistema de gestão da responsabilidade social e desta Norma. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para a identificação, o armazenamento, a protecção, a recuperação, a retenção e a eliminação dos registos. Quando requerido, a organização deve providenciar informação e/ou acesso a registos às partes interessadas, que procurem verificar conformidade com os requisitos desta Norma. Os registos devem manter-se legíveis, identificáveis e rastreáveis.
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3.6.5 Comunicação 3.6.5.1 Comunicação interna No que se refere aos seus aspectos da responsabilidade social e ao seu sistema de gestão da responsabilidade social, a organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para a comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização.
3.6.5.2 Comunicação externa A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para receber, documentar e responder, de forma clara e transparente a comunicações relevantes de partes interessadas externas no que diz respeito ao desempenho em termos da responsabilidade social das suas actividades e produtos. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para comunicar periodicamente às partes interessadas o seu desempenho da responsabilidade social. A comunicação deve conter, no mínimo, a informação relevante sobre: •
os valores da organização;
•
o sistema de gestão da responsabilidade social;
•
as partes interessadas significativas da organização e respectivo processo de envolvimento;
•
os aspectos da responsabilidade social significativos;
•
os indicadores da responsabilidade social;
•
os objectivos da responsabilidade social;
•
os programas da responsabilidade social em curso;
•
o desempenho da responsabilidade social e sua evolução.
3.6.6 Controlo operacional A organização deve identificar e planear as operações que estão associadas aos aspectos da responsabilidade social significativos, consistentes com a sua política da responsabilidade social e os seus objectivos, de forma a garantir que estas operações são realizadas sob condições especificadas, a) estabelecendo, implementando e mantendo um ou mais procedimentos documentados para controlar as situações onde a sua inexistência possa conduzir a desvios à política da responsabilidade social e aos objectivos; b) definindo critérios operacionais no(s) procedimento(s); e c) estabelecendo, implementando e mantendo procedimentos relacionados com os aspectos da responsabilidade social significativos dos produtos utilizados pela organização, e comunicando os procedimentos e requisitos aplicáveis aos fornecedores, incluindo subcontratados.
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3.6.7 Preparação e resposta a emergências A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para identificar as situações de emergência e os acidentes potenciais que podem ter impacte(s) em termos da responsabilidade social, assim como dar resposta a estas situações. A organização deve responder às situações de emergência e aos acidentes reais, e prevenir ou mitigar os respectivos impactes adversos em termos da responsabilidade social. A organização deve examinar periodicamente e, quando necessário, rever os seus procedimentos de preparação e resposta a emergências, em particular após a ocorrência de acidentes ou situações de emergência. A organização deve também testar periodicamente tais procedimentos, sempre que praticável.
3.7 Verificação 3.7.1 Monitorização e medição A organização deve estabelecer, implementar e manter os métodos de monitorização, medição e análise da satisfação das partes interessadas, da consecução dos objectivos definidos pela organização e da eficácia do sistema de gestão da responsabilidade social e da conformidade legal.
3.7.1.1 Satisfação das partes interessadas A organização deve monitorizar a informação relativa à percepção das partes interessadas quanto à organização ter ido ao encontro das suas necessidades e expectativas de responsabilidade social.
3.7.1.2 Indicadores da responsabilidade social A organização deve monitorizar e medir periodicamente o seu impacte em termos da responsabilidade social, através de indicadores de desempenho, do controlo da informação para monitorizar a adequação e eficácia da política da responsabilidade social, dos procedimentos e dos resultados de desempenho, em relação aos objectivos estabelecidos, aos requisitos desta Norma e a outros requisitos que a organização subscrever.
3.7.2 Avaliação da conformidade A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para avaliar, periodicamente, a conformidade com os requisitos legais aplicáveis e com outros requisitos que subscreva. A organização deve manter registos dos resultados das avaliações periódicas.
3.7.3 Preocupações A organização deve averiguar, tratar e responder a preocupações das partes interessadas, face à política da responsabilidade social e aos requisitos desta Norma. A organização deve realizar acções de minimização dos respectivos impactes da organização em termos da responsabilidade social. A organização deve ainda assegurar que as preocupações das partes interessadas são abrangidas ao estabelecer, implementar e manter o seu sistema de gestão da responsabilidade social.
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3.7.4 Não conformidades A organização deve averiguar, tratar e responder às não conformidades reais ou potenciais, face à política da responsabilidade social e aos requisitos desta Norma. A organização deve realizar acções de minimização dos respectivos impactes da organização em termos da responsabilidade social.
3.7.5 Auditoria interna A organização deve assegurar que as auditorias internas ao sistema de gestão da responsabilidade social são realizadas em intervalos planeados para: a) determinar se o sistema de gestão da responsabilidade social: •
está em conformidade com as disposições planeadas para a gestão da responsabilidade social, incluindo os requisitos desta Norma;
•
foi adequadamente implementado e é mantido.
b) fornecer à Gestão informações sobre os resultados das auditorias. Os programas de auditorias devem ser planeados, estabelecidos, implementados e mantidos pela organização, tendo em conta a importância das operaçãoões em termos da responsabilidade social e os resultados de auditorias anteriores. A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos de auditoria de forma a considerar: •
as responsabilidades e os requisitos para o planeamento e realização das auditorias, para relatar os resultados e para manter os registos associados;
•
a determinação dos critérios, do âmbito, da frequência e dos métodos de auditoria.
A selecção dos auditores e a realização das auditorias deve assegurar a objectividade e a imparcialidade do processo de auditoria.
3.8 Revisão e melhoria 3.8.1 Revisão pela Gestão A Gestão de topo da organização deve efectuar a revisão do sistema de gestão da responsabilidade social em intervalos planeados, de forma a assegurar a sua contínua adequação, suficiência e eficácia. A frequência da revisão é determinada pelas necessidades da organização. Esta revisão deve incluir a avaliação de oportunidades de melhoria e a necessidade de alterações ao sistema de gestão da responsabilidade social, incluindo a política da responsabilidade social e os objectivos. Devem ser mantidos registos das revisões pela Gestão de topo.
3.8.1.1 Entradas para a revisão As entradas para a revisão pela Gestão devem incluir: a) resultados de auditorias internas e outras acções de avaliação, nomeadamente avaliações de conformidade com os requisitos legais e outros que a organização subscreva; b) grau de cumprimento dos objectivos;
NP 4469-1 2008 p. 24 de 37 c) resultados da monitorização dos indicadores de desempenho; d) resultados e progresso dos planos de acção definidos/seguimento de acções resultantes de anteriores revisões pela Gestão; e) comunicações de partes interessadas; f) informação sobre as não conformidades e o estado das acções correctivas e preventivas; g) informação de ordem legal, financeira ou social passível de influenciar a organização; h) outros dados, indicadores ou resultados identificados pela organização como sendo relevantes para o seu sistema de gestão; i) recomendações para melhoria.
3.8.1.2 Saídas da revisão As saídas da revisão pela Gestão devem incluir quaisquer decisões e acções relativas a: a) melhoria do desempenho da organização em termos da responsabilidade social; b) melhoria da eficácia do sistema de gestão da responsabilidade social; c) alocação de recursos.
3.8.2 Melhoria 3.8.2.1 Melhoria contínua A organização deve melhorar continuamente o seu desempenho da responsabilidade social e a eficácia do sistema de gestão da responsabilidade social. A melhoria contínua decorre da aplicação da política da responsabilidade social, dos objectivos, dos resultados das auditorias, da informação resultante das reclamações, sugestões e observações das partes interessadas, da análise de dados, das acções correctivas e preventivas e da revisão pela Gestão.
3.8.2.2 Acções correctivas A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para: a) identificar as não conformidades; b) determinar a(s) causa(s) da não conformidade; c) avaliar a necessidade de acções que assegurem a não repetição da não conformidade; d) determinar e implementar as acções necessárias; e) registar os resultados das acções implementadas; f) rever a eficácia das acções correctivas implementadas.
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3.8.2.3 Acções preventivas A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para: a) determinar potenciais não conformidades e sua(s) causa(s); b) avaliar a necessidade de acções para prevenir a ocorrência da não conformidade; c) determinar e implementar as acções necessárias; d) registar os resultados das acções implementadas; e) rever a eficácia das acções preventivas implementadas.
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Anexo A (informativo)
Correspondência entre a NP 4469-1:2008 e as normas NP EN ISO 9001:2000, NP EN ISO 14001:2004 e NP 4397:2001 Secção
NP 4469-1: 2007 Secção
1
Objectivo e campo de aplicação
NP EN ISO 14001:2004 Objectivo e campo de aplicação Referências normativas Termos e definições Requisitos do sistema de gestão ambiental (apenas o título)
Secção
NP 4397:2001
1
Objectivo e campo de aplicação Referências normativas Definições
4
Requisitos do sistema de gestão da SST (apenas o título)
4.1
Requisitos gerais (apenas o título)
4.1
Requisitos gerais (apenas o título)
_
_
_
_
_
_ _ Comprometiment o da gestão
_ _ _
_ _ _
_ _ _
_ _ _
5.3
Política da qualidade
4.2
Política ambiental
4.2
Política da SST
5.4
Planeamento (apenas o título) Focalização no cliente Determinação dos requisitos relacionados com o produto
4.3
Planeamento (apenas o título) Requisitos legais e outros requisitos
4.3
Planeamento
4.3.2
Requisitos legais e outros requisitos
_
_
_
Aspectos ambientais
4.3.1
Planeamento para a
1 2
2 3
3.1
3.2
3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1
Termos e definições Requisitos do sistema de gestão da responsabilidade social (apenas o título) Requisitos gerais
3 4
4.1
Valores e _ princípios da responsabilidade social (apenas o título) Valores _ Princípios _ Compromisso da 5.1. Gestão de topo Política da responsabilidade social Planeamento operacional Requisitos legais e outros
5.2 7.2.1
3.5.2 3.5.3
Partes interessadas Aspectos da responsabilidade
5.2 5.2
NP EN ISO 9001:2000 Campo de aplicação
Secção
Referência normativa Termos e definições Sistema de gestão da qualidade (apenas o título)
3
Requisitos gerais
Focalização no cliente Focalização no cliente
1
2 4
4.3.2
_ 4.3.1
2 3
NP 4469-1 2008 p. 27 de 37 Secção
NP 4469-1: 2007 Secção social
7.2.1
7.2.2
3.5.4
Objectivos e programas
3.6
Implementação e operação (apenas o título)
5.4.1 8.5.1 7 7.1
3.6.1
Recursos, responsabilidade e autoridade
5 5.1 5.5.1 5.5.2 6 6.1 6.2 6.2.1 6.3 6.4
3.6.2 3.6.3 3.6.4
Competência, formação e sensibilização Selecção e controlo de fornecedores Documentação, controlo dos documentos e registos
6.2.2 7.4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3
NP EN ISO Secção 9001:2000 Determinação dos requisitos relacionados com o produto Revisão dos requisitos relacionados com o produto Objectivos da 4.3.3 qualidade Melhoria contínua Realização do 4.4 produto (apenas o título) Planeamento da realização do produto Responsabilidade 4.4.1 da gestão (apenas o título) Comprometimento da gestão Responsabilidade e autoridade Representante da gestão Gestão de recursos (apenas o título) Provisão de recursos Recursos humanos (apenas o título) Generalidade Infraestrutura Ambiente de trabalho Competência, 4.4.2 consciencialização e formação Processo de _ compra Requisitos da documentação (apenas o título) Generalidades Manual da qualidade Controlo dos documentos
4.4.4 4.4.5 4.5.4
NP EN ISO 14001:2004
Secção
NP 4397:2001 identificação dos perigos e para a avaliação e controlo dos riscos
Objectivos, metas e programa(s)
4.3.3 4.3.4
Implementação e operação (apenas o título)
4.4
Recursos, atribuições, responsabilidad es e autoridade
4.4.1
Estrutura e responsabilidade
Competência, formação e sensibilização _
4.4.2 _
Formação, sensibilização e competência _
Documentação Controlo dos documentos Controlo dos registos
4.4.4.
Documentação
4.4.5
Controlo dos documentos e dos dados Registos e gestão de registos
4.5.3
Objectivos Programas (s) de gestão da SST Implementação e funcionamento (apenas o título)
NP 4469-1 2008 p. 28 de 37 Secção
NP 4469-1: 2007 Secção 4.2.4
3.6.5
Comunicação
5.5.3 7.2.3
3.6.6
Controlo operacional
7
3.6.7
Preparação e resposta a emergências
8.3
3.7
Verificação (apenas o título)
8
3.7.1
Monitorização e medição
7.6
8.1 8.2 8.2.1 8.2.3 8.2.4 8.4 3.7.2
Avaliação da conformidade
8.2.3 8.2.4 7.4.3. 7.5.1.
3.7.3 3.7.4
Preocupações Não conformidades
8.3 8.4 8.5.2
NP EN ISO 9001:2000 Controlo dos registos Comunicação interna Comunicação com o cliente Realização do produto (apenas o título) Controlo do produto não conforme
Secção
NP EN ISO 14001:2004
Secção
NP 4397:2001
4.4.3
Comunicação
4.4.3
Consulta e comunicação
4.4.6
Controlo operacional
4.4.6
Controlo operacional
4.4.7
Medição, análise e melhoria (apenas o título) Controlo dos dispositivos de monitorização e de medição Generalidades Monitorização e medição (apenas o título) Satisfação do cliente Monitorização e medição dos processos Monitorização e medição do produto Análise de dados (apenas o título) Monitorização e medição dos processos Monitorização e medição do produto Verificação do produto comprado Controlo da produção do fornecimento do serviço Controlo do produto não conforme Análise de dados Acções
4.5
Preparação e 4.4.7 capacidade de resposta a emergências Verificação 4.5 (apenas o título)
4.5.1
Monitorização e medição
4.5.2
Avaliação da conformidade
4.5.3
Não conformidades, acções correctivas e acções
Prevenção e capacidade de resposta a emergências Verificação e acções correctivas Monitorização e medição do desempenho
4.5.1
_
4.5.2
_
Acidentes, não conformidades e acções correctivas e preventivas
NP 4469-1 2008 p. 29 de 37 Secção
NP 4469-1: 2007 Secção 8.5.3
NP EN ISO 9001:2000 correctivas Acções preventivas Auditoria interna
Secção
NP EN ISO 14001:2004 preventivas
Secção
NP 4397:2001
4.5.5
4.5.4
Auditorias
Revisão pela gestão (apenas o título)
-
Auditoria interna -
-
-
Generalidades
4.6
Revisão pela Gestão
4.6
Revisão pela Direcção
3.7.5
Auditoria interna
8.2.2
3.8
Revisão e melhoria (apenas o título)
5.6
3.8.1
Revisão pela Gestão
5.6.1 5.6.2
Entrada para a
5.6.3 8.5.1
revisão Saída da revisão Melhoria contínua
3.8.2
Melhoria
-
-
NP 4469-1 2008 p. 30 de 37
Anexo B (informativo)
Linhas de orientação sobre partes interessadas A Gestão de topo deverá tomar em consideração as necessidades e expectativas das partes interessadas na elaboração da estratégia e da política da reponsabilidade social da organização. A organização deverá gerir continuamente a sua relação com as suas partes interessadas com a finalidade de: •
estreitar relações demonstrando que a organização está a operar de uma forma responsável a nível ambiental, económico e social, e que as partes interessadas poderão vir a beneficiar disso a curto, médio e longo prazo;
•
fomentar a coesão interna, aumentando o grau de entendimento e conhecimento do desempenho da organização por parte dos colaboradores e aumentando o seu envolvimento no processo de decisão;
•
aumentar a credibilidade e confiança através da transparência e da prestação de contas;
•
gerir o risco identificando e priorizando sistematicamente os respectivos eixos fundamentais;
•
sensibilizar as partes interessadas para as questões da responsabilidade social e do desenvolvimento sustentável.
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Anexo C (informativo)
Linhas de orientação sobre aspectos da responsabilidade social a considerar no âmbito da presente Norma Seguidamente apresenta-se uma listagem de aspectos da responsabilidade social a considerar como orientação, para efeitos da presente Norma. A lista tem um carácter meramente exemplificativo e cabe às organizações identificarem os aspectos da responsabilidade social que se lhes aplicam e avaliar a sua significância, envolvendo nesse processo as suas partes interessadas significativas. Para maior sistematização, os aspectos da responsabilidade social encontram-se organizados segundo as categorias: governo das organizações, direitos humanos, práticas laborais, ambiente, práticas operacionais, consumidores e desenvolvimento da sociedade.
Governo das organizações •
Adaptação da estrutura da organização
•
Transparência e carácter ético das actividades
•
Informação, consulta e participação das partes interessadas
•
Corrupção e suborno/extorsão
•
Relações com os fornecedores
•
Relações com os clientes/consumidores
•
Relações com os investidores/accionistas, incluindo o empoderamento dos pequenos accionistas
Direitos Humanos Direitos civis e políticos •
Direito à vida
•
Direito a casa própria, privacidade e família
•
Direito à liberdade de expressão
•
Direito a não ser sujeito a abuso físico, tratamento degradante, desumano e cruel
•
Direito à liberdade de movimentos
•
Direito a não ser privado da liberdade através de qualquer forma de escravatura ou servidão
Direitos Económicos, Sociais e Culturais •
Direito ao trabalho e condições dignas de trabalho
•
Direito aos alimentos e a uma vida digna
•
Direito à saúde
NP 4469-1 2008 p. 32 de 37 •
Direito à educação
•
Direito a constituir família
•
Direito à liberdade religiosa, pensamento, orientação sexual e cultura
•
Direito à propriedade
Igualdade de oportunidades • •
Diversidade Não discriminação
•
Igualdade de género
•
Direitos de maternidade e paternidade
•
Conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal
•
Direitos de personalidade
•
Integração de pessoas com deficiência e com capacidades reduzidas
•
Direitos das crianças: vida, sobrevivência e desenvolvimento
•
Direitos indígenas, autóctones e de minorias étnicas
•
Direitos dos trabalhadores migrantes
Práticas Laborais Trabalho e Emprego •
Trabalho infantil
•
Trabalho forçado
•
Segurança do emprego
•
Cessação da relação de trabalho
•
Tempo de trabalho
•
Férias
•
Protecção social
•
Liberdade de associação e negociação colectiva
•
Liberdade sindical e protecção do direito sindical
•
Práticas disciplinares
•
Reconhecimento e recompensa do trabalho
•
Remuneração e benefícios pecuniários
•
Mobilidade profissional (funcional e geográfica)
•
Envelhecimento activo
NP 4469-1 2008 p. 33 de 37 •
Assédio sexual
•
Assédio moral
Saúde, Higiene e Segurança do Trabalho •
Saúde no trabalho
•
Higiene no trabalho
•
Segurança no trabalho
•
Doenças profissionais
•
Acidentes de trabalho
Formação profissional e valorização de recursos humanos •
Formação profissional (inicial, contínua, de requalificação, de reconversão, etc.)
•
Desenvolvimento de carreiras
•
Desenvolvimento de competências
•
Empregabilidade
•
Estágios profissionais e curriculares
Ambiente •
Consumo de materiais
•
Consumo de substâncias perigosas
•
Consumo de energia, incluindo energias renováveis
•
Uso do solo
•
Consumo de água
•
Efeitos sobre a biodiversidade e património natural, incluindo a paisagem
•
Emissões para a atmosfera, incluindo gases de efeito de estufa, resultantes das actividades da organização, incluindo transporte de pessoas e bens
•
Descarga de águas residuais
•
Produção de resíduos, incluindo resíduos perigosos
•
Ruído, vibrações, odores, poeiras, efeito visual e outros com efeito a nível local
Práticas Operacionais Cadeia de valor •
Parcerias para o desenvolvimento de novos produtos
•
Práticas de comércio justo
NP 4469-1 2008 p. 34 de 37 •
Abuso de influências
•
Segregação de mercados, fornecedores, clientes e territórios
•
Subcontratação (outsourcing)
Concorrentes •
Comportamentos “anti-cartel” e monopólios
•
Propriedade intelectual
•
Espionagem industrial
•
Concorrência leal
Instituições Públicas •
Exercer pressão legítima de forma responsável (lobbying)
•
Cooperação com instituições
•
Contribuições e envolvimento politicamente responsáveis
•
Envolvimento na realização de fins públicos
Fornecedores •
Relações de parceria
•
Partilha de conhecimento
•
Desenvolvimento mútuo e sinergias
Inovação •
Inovação tecnológica em prol do desenvolvimento sustentável
•
Atracção e retenção de talentos
•
Respeito pelas patentes, direitos de autor e propriedade intelectual
Consumidores • •
Saúde e segurança do consumidor Informação sobre conteúdo, segurança de utilização, manutenção, armazenagem e eliminação de bens e/ou serviços
•
Resolução de conflitos e litígios (custo, celeridade, reparação de prejuízos)
•
Práticas enganadoras, falaciosas, fraudulentas ou desleais
•
Privacidade e protecção de dados pessoais
•
Satisfação de necessidades e expectativas
•
Relações de venda e pós-venda
NP 4469-1 2008 p. 35 de 37 •
Qualidade de bens e serviços
•
Informação, formação e educação para o consumo sustentável
•
Garantias
•
Rastreabilidade de bens e serviços
•
Publicidade responsável
Desenvolvimento da sociedade •
Educação/formação para a vida/formação da sociedade e das comunidades locais
•
Património cultural
•
Mecenato/filantropia
•
Voluntariado
•
Actividades sociais, culturais e de lazer
•
Saúde pública/bem-estar
•
Acesso à informação/participação dos cidadãos e organizações/participação pública
•
Apoio ao comércio local
•
Apoio ao desenvolvimento da comunidade local
•
Envolvimento com a comunidade
•
Condições e factores que afectem/melhorem o bem-estar e as condições de vida da vizinhança (idosos, pessoas com deficiência, crianças, etc.)
•
Contratação local
NP 4469-1 2008 p. 36 de 37
Anexo D (informativo)
Linhas de orientação sobre valores organizacionais e elaboração de um código de ética A organização deverá definir e formalizar o conjunto de valores que orienta a sua actuação, a nível interno e a nível externo. Para facilitar a identificação dos valores da organização, a Gestão de topo deverá interrogar-se e procurar responder, de forma clara e concisa, a questões como: O que é mais valorizado na organização? Como se pretende que as pessoas que trabalham para a organização interajam no dia a dia? Que características podem diferenciar esta organização dos concorrentes ou de outras organizações similares? Que atitudes fundamentais devem ser premiadas ou reconhecidas na organização? Cabe à Gestão de topo assumir a responsabilidade da decisão final sobre os valores desejados para a organização, após consulta das partes interessadas internas e, se tal for considerado recomendável e vantajoso para a organização, externas. A implementação de um sistema de gestão da responsabilidade social de acordo com a presente Norma não requer a formalização, num código de ética, dos valores da organização e respectivos compromissos. No entanto, muitas organizações poderão considerar útil fazê-lo, para que a relação entre os valores organizacionais e a gestão da responsabilidade social seja mais clara, coerente e apreendida por todos. Para a elaboração e implementação de um código de ética nas organizações aconselham-se as orientações constantes na NP 4460-1:2007.
