Norma Portuguesa
NP 4458 2007
Gestão da Investigação, Desenvolvimento e Inovação (IDI) Requisitos de um projecto de IDI Gestion de la Recherche, Développement et Innovation (RDI) Exigences d'un project de RDI Management of Research, Development and Innovation (RDI) Requirements for a RDI project
ICS 03.100.40 DESCRITORES Projecto; gestão; investigação; trabalho de investigação; resultados da investigação; planeamento; organizações; definições; bibliografia CORRESPONDÊNCIA
HOMOLOGAÇÃO Termo de Homologação N.º 12/2007, de 2007-01-29
ELABORAÇÃO CT 169 (IPQ) EDIÇÃO Janeiro de 2007 CÓDIGO DE PREÇO X003
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Índice
Página
0 Introdução ............................................................................................................................................. 0.1 Características gerais dos projectos de IDI .........................................................................................
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1 Objectivo e campo de aplicação ..........................................................................................................
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2 Referências normativas ........................................................................................................................
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3 Definições ..............................................................................................................................................
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4 Requisitos .............................................................................................................................................. 4.1 Generalidades ...................................................................................................................................... 4.2 Plano de projecto ................................................................................................................................. 4.3 Controlo e monitorização do projecto ................................................................................................. Bibliografia ..............................................................................................................................................
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0 Introdução Os projectos de IDI (Investigação, Desenvolvimento e Inovação) são uma componente fundamental de toda a política científica, tecnológica e de inovação, tanto a nível empresarial como a nível nacional. Os projectos de IDI contribuem para posicionar as organizações que os promovem numa condição competitiva adequada para enfrentar os novos desafios que surgem num mercado cada vez mais competitivo e globalizado. Com a elaboração desta Norma, pretende-se facilitar a sistematização dos projectos de IDI e melhorar a sua gestão. Fundamentalmente, pretende-se que seja uma referência para ajudar as organizações a planear, documentar, desenvolver e avaliar projectos de IDI. A presente Norma pode ser usada por qualquer tipo de organização, sejam elas empresas, instituições ou organizações da administração pública, na gestão dos seus projectos de IDI. A inovação é entendida na sua acepção mais abrangente, de acordo com o Manual de Oslo da OCDE (2005), incluindo a implementação de um novo produto (bem ou serviço), processo, novos métodos de marketing ou organizacionais. Assim, embora a tecnologia seja um dos resultados fundamentais da investigação e desenvolvimento, a Norma não se restringe a essa área, destinando-se também a organizações que pretendam inovar não só no plano tecnológico, como também noutros domínios. Esta Norma estabelece os requisitos que, sem menosprezar a actividade criativa do processo inovador, fazem com que a criatividade caminhe na direcção estabelecida nas políticas de IDI das organizações ou, se não existirem, na direcção definida pelos objectivos do projecto. Em todos os casos, a inovação deve ser promovida e realizada de forma planeada e sistemática. A presente Norma baseia-se num modelo de inovação, suportado por interfaces e interacções entre o conhecimento científico e tecnológico, o conhecimento sobre a organização e o seu funcionamento, e o mercado ou a sociedade em geral. Com efeito, procurando garantir uma articulação deste projecto de Norma com as características emergentes da sociedade do conhecimento, importa considerar os destinatários finais da inovação, sejam eles os consumidores de produtos ou serviços novos ou melhorados ou ainda os cidadãos utentes de serviços públicos ou privados. O conceito de inovação subjacente a esta Norma decorre da sua acepção como um mecanismo gerador de riqueza, cujo impacte e utilidade resulta em benefícios para a organização e para a sociedade. Esta Norma não pretende ser um guia de redacção e gestão de projectos, podendo-se porém tomar a sua estrutura como base para realizar um esquema do projecto. Incluem-se todos os requisitos necessários para definir um projecto que tenha possibilidades de alcançar os seus objectivos, não só contemplando os aspectos relacionados com a IDI, mas também tudo o que se relacione com a gestão do projecto e a exploração dos resultados.
0.1 Características gerais dos projectos de IDI Um projecto de IDI visa criar ou valorizar conhecimento com o objectivo de alcançar inovações de produto, de processo, de marketing ou organizacionais. Um projecto de IDI não tem uma progressão simples. É frequente ter que voltar a etapas anteriores para colmatar dificuldades encontradas no desenvolvimento do projecto. Esta particularidade implica a necessidade de interacção e feedback entre todas as partes envolvidas num projecto de IDI e no processo de inovação. Um elemento fundamental para o sucesso de um projecto de IDI é a capacidade da organização manter vínculos eficazes entre as diferentes etapas do mesmo. Outra particularidade dos projectos de IDI consiste em que o seu sucesso não depende necessariamente de que os resultados esperados coincidam com os resultados obtidos. Por outras palavras, o facto dos resultados finais de um projecto de IDI serem diferentes dos resultados projectados inicialmente não é sinónimo de fracasso, na medida em que existem aprendizagens feitas ao longo do projecto.
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0.1.1 Gestão do projecto A gestão do projecto inclui o planeamento, a organização, o acompanhamento e o controlo de todos os aspectos do projecto num processo contínuo para alcançar os seus objectivos. 0.1.2 Fases do projecto Para a organização responsável pelo projecto, a divisão de um projecto em fases consiste num meio de supervisionar a concretização dos objectivos e de identificar e gerir os riscos associados, a fim de alcançar um compromisso progressivo. Pode produzir-se uma sobreposição significativa das fases no ciclo de vida do projecto. As características de um projecto para que seja considerado de IDI são as consideradas nesta Norma. 0.1.3 Resultados do projecto Os resultados de um projecto de IDI são os que se lograr obter no final do mesmo. Podem ser um reflexo fiel dos objectivos previstos no início do projecto, bem como superá-los ou não os alcançar; se bem que neste último caso, não alcançar os objectivos iniciais não significa que não haja resultados parcialmente positivos que possam vir a ser úteis. Os resultados são a medida do êxito do projecto e a sua maior ou menor importância radica nos benefícios (de qualquer tipo) que a sua utilização a curto, médio ou longo prazo possa trazer para uma organização individual, para um sector económico e para a sociedade.
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1 Objectivo e campo de aplicação O objectivo desta Norma é: −
definir os requisitos de um projecto de IDI, tenha ele como objectivo uma inovação de produto, processo, organizacional ou de marketing ou uma combinação das mesmas;
−
facilitar a identificação e caracterização dos projectos de IDI e melhorar a sua gestão;
−
ser uma referência para a organização identificar as características de IDI do seu projecto e assegurar o seu planeamento, documentação, realização e avaliação;
− permitir a uma organização, através de auto-avaliação, avaliação por uma parte interessada ou
avaliação por terceira parte independente (certificação), demonstrar a conformidade com a presente Norma.
Esta Norma é aplicável a projectos de IDI, independentemente da sua complexidade, duração ou área de negócio. A sua aplicabilidade a outros projectos é possível, contudo, não pode ser alegada conformidade com este projecto de Norma quando o projecto não apresenta as características diferenciadoras de um projecto de IDI, tal como definidas na secção 0.1.
2 Referências normativas NP 4456:2007
Gestão da Investigação, Desenvolvimento e Inovação (IDI) – Terminologia e definições das actividades de IDI
3 Definições Para os objectivos desta Norma, aplicam-se as definições dadas na NP 4456:2007.
4 Requisitos 4.1 Generalidades Esta Norma define os requisitos de um projecto de IDI desde a definição dos seus objectivos, planeamento, acompanhamento, controlo e avaliação de resultados, sendo aplicável a qualquer projecto de IDI. Todos os requisitos são aplicáveis, não sendo passíveis de exclusão, sendo a organização livre de adoptar a metodologia de gestão de projectos que melhor se adequa às necessidades. 4.2 Plano de projecto 4.2.1 Objectivos A organização deve identificar os objectivos que o projecto de IDI visa atingir, identificando a inovação esperada com o projecto de IDI, seja esta uma inovação de produto, de processo, organizacional, de marketing ou uma qualquer combinação das anteriores. Para tal, a organização deve procurar valorizar o conhecimento sistematizado através da gestão das interfaces. Para tal, a organização deve: a) descrever o estado da arte; b) caracterizar as limitações do estado actual;
NP 4458 2007 p. 7 de 11 c) identificar os avanços que o projecto visa obter, quantificando sempre que possível. d) perspectivar os benefícios esperados do projecto.
4.2.2 Entradas do projecto A organização deve identificar: a) o problema ou oportunidade a que dá resposta; b) as partes interessadas, nomeadamente parceiros, clientes e fornecedores; c) o(s) tipo(s) de inovação que o projecto visa alcançar: produto (bens e serviços), processo, marketing, organizacional; d) os riscos associados ao projecto, designadamente tecnológicos, relativos à propriedade, protecção e exploração de resultados, entre outros; e) os requisitos legais, éticos ou outras restrições; f) os resultados de projectos anteriores; g) os mecanismos e periodicidade do acompanhamento, controlo e monitorização; h) os mecanismos de avaliação e teste dos resultados; i) os requisitos funcionais e de desempenho, quando aplicáveis; j) o mercado potencial, quando aplicável. As entradas do projecto devem ser completas, sem ambiguidades e conflitos entre si. 4.2.3 Saídas ou resultados esperados A organização deve identificar: a) os resultados esperados do projecto; b) os meios e actividades de disseminação dos resultados do projecto; c) o modo previsto para a protecção e exploração dos resultados do projecto. 4.2.4 Âmbito, ciclo de vida e actividades do projecto A organização deve identificar o conjunto de actividades a serem executadas no projecto, delimitando as suas fronteiras. A organização deve identificar as fases aplicáveis ao projecto: a) invenção, desenho básico ou concepção do serviço; b) desenho detalhado ou piloto; c) redesenho, demonstração ou teste e produção; d) comercialização, implementação ou exploração. Em função das fases identificadas, a organização deve assegurar a identificação e o planeamento das actividades em cada fase, bem como os resultados e marcos esperados. A organização deve ainda identificar as necessidades de subcontratação nas diferentes fases do projecto, ou as relações contratuais com entidades externas à organização.
NP 4458 2007 p. 8 de 11 A interacção entre as fases e tarefas do projecto, as suas dependências, bem como as responsabilidades e relações entre os diferentes elementos da equipa de projecto devem apresentar-se de forma estruturada (por exemplo: através de um fluxograma).
4.2.5 Duração A duração prevista para cada actividade deve ser estimada por pessoal responsável para essa actividade, incluindo as actividades de planeamento, acompanhamento e controlo. A estimativa de tempo deve considerar experiências de anteriores projectos e assegurar a consulta das partes envolvidas, considerando os riscos identificados. Os dados de entrada devem estar documentados, assim com o factor risco associado aos mesmos. Quando a estimativa da duração configure uma incerteza significativa, deve-se avaliar e reduzir o risco na medida do possível. 4.2.6 Calendarização Com base na estrutura de fases e actividades definidas e nos marcos estabelecidos deve ser efectuado um calendário do projecto, com identificação das datas previstas para início e fim de cada actividade, bem como as dependências entre as mesmas. O calendário do projecto deve permitir identificar a sobreposição de actividades e actividades críticas do projecto. As tarefas associadas à gestão do projecto: execução e actualização do plano, reuniões, acções de acompanhamento ou de avaliação dos marcos do projecto, relatórios, actividades de comunicação, ou outras identificadas como necessárias devem ser calendarizadas como tarefas individualizadas. Podem ser usadas ferramentas de gestão de projecto disponíveis ou outras desenvolvidas pela organização. 4.2.7 Recursos Os recursos necessários: materiais, humanos, bem como aptidões, treino e formação de pessoal devem ser identificados. A utilização dos recursos deve ser planeada de acordo com as necessidades do projecto. Deve especificar-se como e onde são obtidos os recursos e o modo como é efectuada a sua afectação ao projecto. Quando necessário, deve especificar-se como são dispostos os recursos excedentes e as limitações à sua disponibilização. Quando identificado como necessário, deve ser assegurada a formação do pessoal, recrutamento ou subcontratação de modo a assegurar as competências necessárias para o projecto. 4.2.8 Orçamento A organização deve estimar os custos previstos do projecto, identificando os custos com pessoal próprio, contratação externa, equipamentos, materiais, etc. A estimativa dos custos deve estar relacionada com a estrutura, fases e actividades do projecto. A estimativa de custos deve considerar experiências de anteriores projectos e assegurar a consulta das partes envolvidas, considerando os riscos identificados. Os custos devem estar documentados e serem rastreáveis à origem. A estimativa de custos deve apresentar-se de modo a permitir desenvolver o orçamento de acordo com os procedimentos contabilísticos aprovados pela organização e com as necessidades de gestão do projecto. 4.2.9 Estrutura organizacional A organização deve designar um responsável de projecto que, independentemente de outrras responsabilidades, assegure:
NP 4458 2007 p. 9 de 11 a) a elaboração do projecto e do seu planeamento; b) o acompanhamento e controlo do projecto; c) a avaliação dos resultados; d) a gestão de mudanças, imprevistos e riscos; e) a comunicação com partes externas ao projecto, inlcuindo interfaces com partes envolvidas e eventual estrutura de inovação da organização. O responsável do projecto deve ter responsabilidades e autoridades definidas, mostrar aptidão para o trabalho em equipa, liderança, espírito de iniciativa, criatividade e pró-actividade. No âmbito do planeamento devem ser identificadas as partes envolvidas no projecto, identificando as actividades a que estão assignadas, as suas responsabilidades e autoridades. Quando necessário devem ser definidos o método de gestão, a estrutura organizativa da equipa do projecto e o papel de outras partes envolvidas.
4.2.10 Identificação dos riscos Os riscos previstos para o projecto que podem afectar de modo relevante a execução, os resultados, a duração e custos do projecto devem ser identificados e analisados. 4.2.11 Gestão de mudanças, imprevistos e riscos identificados Devem ser estabelecidos planos de mitigação dos riscos identificados e estabelecidos procedimentos para actuar quando, no decurso do projecto, forem identificadas necessidades de mudanças, imprevistos ou resultados inesperados. 4.2.12 Controlo da qualidade do projecto A organização deve identificar e planear as actividades de controlo da qualidade necessárias para alcançar os objectivos do projecto, assegurando que os requisitos especificados são cumpridos e informando a equipa de projecto do seu cumprimento. O controlo da qualidade deve incluir a identificação e registo da documentação gerada pelo projecto e considerar a informação de projectos anteriores. Quando necessário, a organização deve estabelecer um plano da qualidade de projecto. Caso a organização ou outra parte envolvida tenha um sistema da qualidade deve ser contemplada a relação com os mesmos. 4.2.13 Controlo, verificação e validação A organização deve identificar as actividades de controlo, verificação e validação necessárias e as etapas do projecto em que devem ocorrer. 4.2.14 Subcontratação e parcerias Quando a organização decide subcontratar ou efectuar parcerias para asseguar a realização de uma ou mais actividades do projecto, deve assegurar o controlo sobre as actividades e pessoas subcontratadas.
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4.2.15 Protecção e exploração de resultados A organização deve documentar as disposições planeadas para a protecção dos resultados do projecto. Devem ainda descrever a estratégia ou actividades de disseminação e/ou exploração dos resultados do trabalho desenvolvido. 4.3 Controlo e monitorização do projecto 4.3.1 Monitorização do plano O controlo e monitorização do plano devem ocorrer de modo a assegurar o desencadeamento de acções correctivas apropriadas quando o projecto se desvia significativamente do plano estabelecido. A organização deve: a) monitorizar o projecto face ao plano estabelecido, incluindo os marcos identificados, seja através de reuniões de projecto, verificação de marcos, ou outras disposições planeadas; b) identificar e gerir acções correctivas durante as diferentes fases do ciclo de vida do projecto; c) planear as actividades de controlo da qualidade. O plano de projecto é a base das actividades de monitorização. O progresso do projecto é medido pela comparação entre as tarefas executadas e eventuais produtos das mesmas, com as tarefas planeadas e produtos esperados, bem como a utilização de recursos e custos associados a cada tarefa, e marcos definidos ou outros níveis de controlo de projecto, tais como reuniões ou relatórios de projecto. O projecto deve ser actualizado e deve ser assegurada a informação sobre o seu estado às partes envolvidas identificadas, assegurando uma comunicação eficaz e a possibilidade de desencadear acções correctivas. 4.3.2 Gestão da mudança, imprevistos e riscos A organização deve realizar uma análise dos riscos e imprevistos associados ao projecto, assim como os respectivos impactes e medidas que permitam minimizá-los. 4.3.3 Avaliação de resultados A avaliação dos resultados do projecto deve decorrer de acordo com o planeamento estabelecido no início do projecto. Para tal, a organização deve ter em consideração todos os registos de informação relevantes, incluindo os registos das avaliações da evolução do projecto (controlo e monitorização) e os registos procedentes das diferentes partes envolvidas. A organização deve ainda assegurar os mecanismos necessários para que os resultados da avaliação sejam devidamente incorporados na base de conhecimento da organização e usados, quando for procedente, em futuros projectos.
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Bibliografia [1] UNE 166001 EX:2002 Gestión de la I+D+I: Requisitos de un proyecto de I+D+I [2] UNE 166001:2006 Gestión de la I+D+i: Requisitos de un proyecto de I+D+i
