NIVELES JERARQUICOS EN ADMINISTRACION Nivel directivo Las funciones principales son; legislar políticas, crear y normas procedimientos que
debe
realizar
seguir
reglamentos,
la
organización.
decretar
resoluciones
Así que
como permitan
también el
mejor
desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este organismo constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas.
Nivel ejecutivo Es el segundo al mando de la organización, es el responsable del manejo de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. Así como también planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa. Este nivel, se encarga de manejar
Planes, Programas, Métodos y otras
técnicas administrativas de alto nivel, en coordinación con el nivel operativo y auxiliares, para su ejecución. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la organización. El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente.
Nivel asesor No
tiene
autoridad
en
mando,
únicamente aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica, financiera, contable, industrial y demás áreas que tenga que ver con la empresa.
Nivel auxiliar o de apoyo Apoya
a
los
otros
niveles
administrativos,
prestación de servicios, en forma oportuna y eficiente.
en
la
Nivel operativo Constituye el nivel más importante de la empresa y es el responsable directo de la ejecución de las actividades básicas de la empresa, siendo el pilar de la producción y comercialización. Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar autoridad, más no responsabilidad.
Coordinaciones Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, más no responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la organización con eficacia. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre departamentos o secciones. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable,
Puestos operativos Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias y/o. No tiene autoridad ni delega responsabilidad.
ADMINISTRACION FUNCIONALES Y GENERALES
ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL Esta se produce cuando al interior de la organización se estructura el ejercicio de las actividades de acuerdo a la función que deben cumplir. La administración funcional divide las unidades de trabajo de modo tal, que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes especializados y responsabilidades concretas. En principio la administración funcional: separa, distingue y especializa
Características. Autoridad funcional o dividida: es relativa y se basa en la especialización y en el conocimiento, no es lineal ni jerárquica; cada subordinado reporta ante varios superiores simultáneamente, pero sólo en lo concerniente a la especialidad de ellos (contradictorio con el principio de unidad de mando de Fayol).
Líneas directas de comunicación: no existen intermediarios. La organización funcional busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
Descentralización de las decisiones: se entregan a cargos especializados que posean el conocimiento necesario para implementarlas mejor.
Énfasis en la especialización: en todos los niveles de la organización; existe una profunda separación de funciones, acorde a las especialidades involucradas, cada cargo contribuye con su especialidad a la organización.
VENTAJAS:
Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos de una entidad (produciendo más eficiencia)
Permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo reporta ante expertos en su campo de especialización
Desarrolla la comunicación directa, sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.
DESVENTAJAS
Pérdida de autoridad de mando, lo que dificulta que los cargos superiores controlen los inferiores ( no existe tanta obediencia y disciplina)
Subordinación múltiple (puede que el trabajador busque al especialista
menos indicado para solucionar el problema, provocando pérdida de tiempo y confusiones
Tendencia a la competencia entre especialistas (cada uno quiere imponer su enfoque al interior de la organización), lo que conlleva la pérdida de la visión de conjunto de la entidad. Todo esto genera tensión y conflictos en la organización
Principales actividades que se deben cumplir en una empresa Finanzas
Recursos humanos
Operaciones
Comercialización
NIVELES Y DESTREZAS SEGÚN ROBERT KATZ Robert L. Katz, ejecutivo y profesor de administración, ha popularizado un concepto elaborado a principios de siglo por Henri Fayol, famoso teórico de la administración que volverá a aparecer más adelante. Fayol identifico tres tipos de habilidades básicas: la técnica, la humanista y la conceptual. Todo gerente necesita tener las tres. La habilidad técnica es la destreza para usar los procedimientos técnicos y conocimientos de un campo especializado. Los cirujanos, los ingenieros, los músicos y los contadores tiene todos capacidades técnicas de sus respectivos campos. La habilidad humanista es la destreza para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sea en forma individual o en grupos. La habilidad
conceptual es pericia para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organización. Ésta implica comprender la organización como un todo, entender cómo unas de sus partes dependen de otras y anticipar cómo un cambio en alguna de las partes afectará al todo. Fayol y Katz sugieren que, si bien las tres habilidades son esenciales par aun gerente, su importancia relativa dependerá, sobre todo, del rango del gerente en la organización. La habilidad técnica es más importante en los niveles bajos. La habilidad humanista, aunque importante para los gerentes de todos los niveles, es
primordial para los mandos medios, su capacidad para despertar las habilidades técnicas de sus subalternos es más importante que su eficiencia técnica persona. Por último, la importancia de la habilidad conceptual va aumentando conforme se asciende por los estratos de un sistema administrativo. Es muy importante que los niveles altos, y los más altos, entiendan la gama entera de relaciones y el lugar de la organización en el tiempo. En estos niveles es donde el administrador debe tener una comprensión clara del panorama general.
ROLES ADMINISTRATIVOS Roles interpersonales Son aquellos que suponen relaciones entre personas. En sus roles emblemáticos, de líder y de enlace los administradores se relacionan directamente con otras personas.
Rol Emblemático. El administrador representa a la organización en celebraciones de tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente los deberes emblemáticos podrían carece de importancia, se espera de los administradores que los asuman, por que simbolizan el interés de la dirección en los empleados, los clientes y la comunidad.
Rol de Líder. Implica la responsabilidad e dirigir y coordinar las actividades de los subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales . Algunos aspectos del papel del liderazgo tienen que ver con la integración del personal: contratación, ascenso y despido. Otros suponen incetivar a los subordinados para
que satisfagan las necesidades de la organización. Otros más se relacionan con la proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.
Rol de Enlace. Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el éxito de la organización.
Roles de toma de decisiones Los administradores usan la información que reciben para decidir cuando y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes entre las tres clases de roles.
Rol Emprendedor. Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto empresa o negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en unja organización ya existente cuando ésta lo promueve. Este caso se conoce como actividad de intraemprendedores.
Rol de Manejo de dificultades. Los administradores desempeñan este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen dificultades a causa de que un administrador ineficaz ignora una situación hasta que ésta se convierte en crisis.
Rol de asignación de recursos. Supone elegir entre demandas rivales de dinero, equipo, personal, tiempo del administrador y otros recursos organizacionales.
Rol de negociador. Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos. Los administradores ser reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un administrador.
Roles informativos Los administradores eficaces forman redes de contactos, los muchos contactos que realizan al desempeñar sus papeles emblemáticos y de enlace ofrecen acceso a los administradores a información importante. En razón de estos contactos, los administradores son los centros nerviosos de sus organizaciones. Tres papeles - de vigilancia, de propagador y de vocero - comprenden los aspectos de información de la labor administrativa.
Rol de Vigilancia. Implica buscar, recibir y seleccionar información. Dado que gran parte de la información recibida es oral (producto de chismes y rumores, así
como de reuniones formales), los administradores deben verificarla y decidir si la emplean o no.
Rol del Propagador. El administrador comparte información con sus subordinados y otros miembros de la organización. Algunos administradores, transmiten información especial, o "privilegiada", a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían acceso a ella y en cuya discreción pueden confiar.
Rol de Vocero. Dan a conocer información a otros, especialmente a personas ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía. Este papel es cada vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda de mayor información de la presa y el público.
