UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA FACULTAD DE MEDICINA DEPARTAMENTO DE SALUD PUBLICA TEMUCO /
PROCESO ADMINISTRATIVO: SUS FUNCIONES Y ELEMENTOS
LUCIA MUSSET PALACIOS PROFESORA DEPARTAMENTO SALUD PUBLICA
PROCESO ADMINISTRATIVO SUS FUNCIONES Y ELEMENTOS
INTRODUCCIÓN: Una de las metas de la administración en salud es poner la atención de la salud al alcance de cada familia de un área. Para lograrlo, el equipo equipo de salud salud debe debe trab trabaja ajarr con la comuni comunidad dad para para est estima imarr sus sus problemas problemas de salud. salud. Debe estar en contac contacto to con con trabajad trabajadores ores de otros otros sectores tales como Educación, Agricultura, líderes políticos y religiosos, con organizaciones, voluntarias etc. unidas pueden obtener mejoras que van en beneficio de la salud como por ejemplo, ejemplo, mejorar el saneamiento básico, protección del medio ambiente, prevención de la drogadicción, alcoholismo , entrenamiento a monitores en salud, etc. El trabajador de la salud como administrador, gerente gerente o jefe tiene que planificar y organizar programas, con frecuencia en circunsta circunstancias ncias difíciles difíciles,, con personal, personal, equipos, equipos, medicamento medicamentoss (insumos) (insumos),, tiempo tiempo y transporte transporte insuficien insuficientes. tes. En tales condicion condiciones es la selección selección de prioridades, el uso eficiente de los recursos y la valoración continua continua de las actividades del programa son de suma importancia. ¿Cómo puede una persona encargada de un área de salud con personal y recursos limitados, servir a tantos? La respu respues esta ta está está en trabaj trabajar ar con con el recur recurso so más import importan ante te,, "la comunidad". La acci acción ón comu comuni nita tari riaa pued puedee dar una una aper apertu tura ra para para extender la atención de salud apoyándose en lo que la gente ya conoce. Promover y ayudar a organizar esas actividades en una parte esencial de la gestión administrativa. La comuni comunidad dad neces necesita ita ser ser orienta orientada da y guiada guiada para para satisfacer sus propias necesidades. Se necesita habilidad administrativa para trabajar en esta forma con la comunidad, pero lo que más debe tener el trabajador de de salud es voluntad de decisión decisión para hacerlo. Actualmente se reconoce que los problemas de salud en nuestras comunidades son muy diversos, cuantiosos y los recursos con que contamos para solucionarlos a menudo son muy escasos. Por tal razón se hace imperiosa la necesidad necesidad de la aplicación del del proceso administrativo, administrativo, sus funciones y elementos, ya que nos ayudan a formular prioridades, hacer juicios con conocimientos conocimientos y utilizar mejor los recursos limitados. limitados.
I.
PROC PROCES ESO O ADMI ADMINI NIST STRA RATI TIVO VO
Es un continuo proceso de toma de decisiones y/o solución de problemas que lleva implícito diversos elementos que dicen relación con ellos y cuyo objetivo es satisfacer necesidades. Por tanto, el proceso administrativo tiene como punto de partida un NECESIDAD que debe satisfacer. ¿Cómo definimos la necesidad? - "carencia de algo" si esta carencia está en la conciencia de una persona o grupo de ellas produce la demanda, que si no es satisfecha produce diferentes manifestaciones en el ambiente. Desde el punto de vista psicológico (personal) produce: tensión, angustia, y frustración en los individuos cuyas conductas manifiestas son: insatisfacción, apatía y agresividad. Desde el punto de vista sociológico se observan grupos humanos desmotivados, frustrados, indolentes, apáticos, rebeldes y agresivos hacia sus jefes u otros grupos humanos. Desde el punto de vista administrativo, se observa un equipo con baja moral de trabajo, sin espíritu de cuerpo, conflictivo, bajo rendimiento; todo esto significa producción o servicios deficientes y a veces productividad cero para la empresa. Así entendido el proceso administrativo su objetivo comanditario será la satisfacción de necesidades; objetivo al cual de llega a través de un conjunto sucesivo, simultáneo de acciones ejecutadas por persona, que con elemento o recurso del proceso lo llamaremos Personal, el cual se ayuda en la ejecución de acciones con una serie de recursos que son agrupados según sus características comunes.
PERSONAL
Acciones Procedimientos
* Planta Física * Maquinarias y equipos * Insumos * Presupuesto
OBJETIVO
Estas acciones que se dan de variada naturaleza múltiples y de gran complejidad, no pueden ni deben ser ejecutadas aisladamente unas de otras, ni realizadas de cualquier manera, hacerlo significaría irremediablemente ir al fracaso. Para evitar esto, todas las acciones deben obedecer a "Normas" generales, comunes y escrita; las que en términos amplios se llaman Políticas de acción y deben ejecutarse en relación a un objetivo común y ordenadamente, vale decir, Programadas y deben realizarse de la mejor manera posible en base a Procedimientos que son el detalle ordenado y cronológico de los pasos a seguir en la realización de una actividades determinada.
Ahora bien, ¿Cómo poder manejar todo esto que parece tan complejo? Surge la necesidad de ordenar tanto a las personas como los recursos y el trabajo, como aparece entonces la ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA. Es necesario que cuando la organización entre en marcha, el conjunto de acciones que se ejecuten y decisiones que se tomen se sucedan en forma armónica, sin interferencias, ni oponencias; para esto es necesario otro factor básico que lo llamaremos Coordinación que es el encargado de armonizar la ejecución de las acciones considerando en una estrecha interdependencia de los 10 elementos administrativos. Estos elementos o recursos debemos: planificarlos, organizarlos, dirigirlos y evaluarlos periódicamente en nuestro nivel operativo, ya que ellos constituyen las herramientas básicas con lo que desarrollaremos el trabajo diario. De su dirección y manejo dependerá nuestra eficiencia y resultado. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS:
FUNCIONES: PLANIFICACIÓN
ELEMENTOS: POLITICA PROGRMACIÓN PROCEDI MIENTO
ETAPA PRE – EJECUTIVA ORGANIZACIÓN
DIRECCION
PERSONAL PLANTA FISICA MAQ. Y EQUPOS INSUMOS PRESUPUESTO
TOMA DE DECISIONES COORDINACIÓN COMUNICACION SUPERVISION
ETAPA EJECUTIVA ‘ DESVIACIONES
CONTROL
CORREGIR
EVALUACIÓN
DE TODO EL PROCESO
1. FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
¿Qué es la planificación? Es un proceso continuo que se desarrolla en etapas, sujeto a ajustes y modificaciones de acuerdo a como se presentan las circunstancias y que ha de elaborarse en distintos niveles. La planificación en salud determina y dispone por adelantado los recursos o elementos que se necesitan para la ejecución de las acciones, los métodos a seguir y los controles necesarios para seguir el cumplimiento de los objetivos propuestos. La metodología de la planificación considera cinco etapas: 1.1
DIAGNOSTICO: demanda
Se refiere al análisis, interpretación, ordenamiento de descripción de la información recopilada del problema o situación en estudio, en nuestro caso salud describiremos: a)
Nivel de salud y sus factores determinantes y factores condicionantes.
FACTORES DETERMINANTES:
NATALIDAD MORBILIDAD MORTALIDAD EGRESOS HOSPITAL CONSULTAS MÉDICAS
PERFIL EPIDEMIOLOGICO
SUSCEPTIBILIDAD POBLACIÓN Y GRUPOS ETAREOS FACTORES CONDICIONANTES
MEDIO NATURAL, SOCIAL, ECONÓMICO Y CULTURAL
POLITICA VIGENTE INVENTARIOS DE RECURSOS UNIDADES E INSTRUMENTOS EFICIENCIA, COSTO - EFECTO
Todas estas subetapas son la radiografía de la situación de salud de la comunidad en estudio.
b)
Se describe y condicionantes comunidad).
explica la influencia de los factores (responsabilidad del sector ante la
c)
Pronostico de los casos mencionados que permite hacer una proyección. Por ejemplo tendencias de mortalidad y demanda.
En resumen a través del diagnóstico problemas reales que tenemos en salud. 1.2
nos percatamos de los
DETRMINACIÓN DE OBJETIVOS
¿Qué nos vamos a proponer para cambiar la situación o dar soluciones a los problemas encontrados? Los objetivos son el blanco hacia donde se apunta y constituyen los resultados finales; es lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso de planificación. Debemos establecer: -
Prioridades Magnitud del problema Trascendencia Vulnerabilidad Costo – efectivo
1.3
ELABORACIÓN DE PROYECTOS ALTERNATIVOS
Son recursos de acción, estrategias para alcanzar los objetivos, se proponen tareas, trabajo humano, presupuesto y plazos para cada objetivo y actividades necesarias par la atención de la demanda.
1.4
SELECCIÓN DE PROYECTO PARA CADA OBJETIVO
Esto consiste en comparar los proyectos y escoger el más adecuado que logre el objetivo, se establecen prioridades en ellos. Aquí se decide cual proyecto se llevará a cabo primero y con qué recursos. 1.5 ESPECIFICAR EL PLAN Es revisar, ajustar y detallar todos los elementos del proyecto elegido, para llevarlo a la acción.
La política de Salud de un país no es otra cosa que un Plan General de Salud dentro del contexto de Planificación Global del Gobierno, en cuanto al desarrollo económico y social de un país. En nuestro país, la Política de salud o Plan General, lleva implícito planes a mediano plazo, (5 años) y planes a corto plazo (1año). Estos planes a corto plazo se denominan PROGRAMAS DE SALUD, (hacia las personas y hacia el ambiente). La planificación a mediano y a corto plazo en Chile se hace a nivel nacional como a nivel regional o local, (es decir, abarca todos los niveles). que:
Las principales ventajas de la planificación se pueden resumir en
a) Permite el estudio y análisis del futuro en relación a nuestra actividad (pronóstico). b) Facilita la acción de la empresa hacia el objetivo c) Facilita el control o evaluación final RESUMEN: Planificar es fijar un curso concreto de acción, estableciendo principios que habrán de corregir la secuencia operacional para alcanzar la meta determinada en el tiempo de realización de las acciones. La función de Planificación en Administración de un equipo de salud es anticipar las decisiones de implementación, evaluación y fijación de procedimientos futuros de acción para el equipo. La función de planificar trata principalmente de las decisiones en relación a objetivos, actividades o recursos, por medio de un estudio sistemático de qué, dónde, cuándo, cuánto y cómo el equipo accionará y evaluará. Como esta función de planificar es compleja, es mejor que sea compartida por todo el equipo y con la comunidad. La tarea última es la planificación es especificar un Plan. PLAN: “Es el conjunto de Programas y Subprogramas, cuyos objetivos representan la materialización de una política”
2. FUNCION ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Función del proceso que consiste en distribuir las actividades en el personal, considerando una adecuada delegación de autoridad para desempeñar las funciones asignadas y ordenar los recursos necesarios para el logro de los objetivos preestablecidos en la planificación. Las actividades deben estar altamente reconocida, ordenadas y agrupadas a esto lo llamamos División de Trabajo y a cada grupo de actividades homogéneas debe definirse quién va a desempeñarlas a esto lo llamamos Asignación o Distribución del Trabajo. Si una sola persona es insuficiente para realizar una misión se asignan tareas a otros, esto implica a su vez asignación de autoridad para realizarlas (facultad para tomar decisiones), esto constituye una Delegación de Autoridad, que se define como; un acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes a un subalterno y autoridad para desempeñarlos. El principio de autoridad se define como: El derecho de mandare acompañado del poder de hacerse obedecer LA AUTORIDAD PUEDE SER: AUTORIDAD FORMAL AUTORIDAD PERSONAL 1. Es la facultad que se le da a una - El la capacidad de una persona persona para tomar decisiones para dirigir conductas ajenas. 2. Está basado en lo legal, es - Está basada en el poder, es una inherente al cargo que ocupa la atributo personal inherente a la persona. persona) 3. Respalda por normas, leyes, - Respaldada por características estatutos y en la ejecución por personales como capacidades, la sanción y la fuerza aptitudes, conocimientos, etc. Ganando el respeto de otros (opera por convicción)
Cuando una persona tiene un cargo directivo, debiera tener tanta autoridad formal como personal. La autoridad formal o legal no funciona por el hecho de tenerlas, deben existir atributos personales mínimos en la persona para ejercer la dirección sobre otros; debe existir lealtad, disciplina e idoneidad. La autoridad ordena y el subalterno acepta para que ello suceda la orden debe ser clara y el subalterno debe saber de dónde emana. La orden vendrá de la autoridad legítima y corresponderá a los fines de la empresa. Tareas de la Organización: Dividir el trabajo en unidades operativas (puestos operativos manejables). Describir cargos o puestos Establecer niveles jerárquicos Aclarar los requisitos de los puestos Distribuir los cargos y puestos entre el personal calificado para ellos Delegar funciones y autoridad para realizarlas Proporcionar los recursos mínimos necesarios para ejecutar los planes Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. •
• • • • • • •
3. FUNCION DIRECCION ADMINISTRATIVA
Es la función de la administración destinada a procurar la ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante la cooperación entre subordinados y jefes. Cuando utilizamos bien los recursos y las tareas son realizadas con satisfacción de las personas que las ejecutan, se dirá que la dirección es eficiente y los planes se cumplen eficaz y eficientemente. Las tareas que debe cumplir la persona en el cargo de Dirección, es de tomar buenas decisiones y comunicarlas a través de órdenes claras específicas. Esta función es realizada generalmente por un Director o ejecutivo quien dirige a un grupo humano dentro de una Institución.
El éxito del Director estará dado por: • • • •
El crecimiento de la institución La participación del personal en su gestión La asignación óptima de los recursos La medida de la calidad y oportunidad de las decisiones que tome y también del coraje que tenga cuando decida. Las tareas fundamentales de la Dirección son:
• • •
Toma de decisiones Comunicación Supervisión coordinación Que en lo operativo se traduce en:
• •
• • • • •
Poner en marcha los planes Conducir y motivar a l personal para que hagan su mejor esfuerzo en las tareas. Comunicar con efectividad y oportunidad Desarrollar a los miembros para que expresen todo su potencial Recompensar y reconocer el trabajo bien hecho Satisfacer las necesidades del personal en su trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control 4. FUNCION CONTROL El seguimiento para ver que el trabajo planificado se esté realizando con propiedad y si no es así, aplicar las medidas correctivas adecuadas en el acto. En otras palabras es verificar de cómo se están cumpliendo los planes (tareas encomendadas). El control es cuantitativo y puede modificar la dirección de la acción, es parcial y se realiza en el momento mismo en que se ejecuta la acción. El control debe ser • • • •
Oportuno Sencillo Mínimo Flexible
Actividades de la persona que cumple con la función de controlar: • • • • • • •
• •
Comunicar cuales son los medios de medición Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias Informar al personal responsable de las interpretaciones Comparar los resultados con los planes en general Compara los resultados con las pautas de desempeño Idear los medios efectivos para medir el desempeño Transferir datos detallados de manera que muestren comparaciones y las variaciones Ajustar el control a la luz de los resultados Diseñar instrumentos o registros para realizar el control
las
5. FUNCION EVALUACIÓN Es el recuento final del proceso administrativo, para verificar si se cumplió lo planificado, ¿cómo se cumplió?, sino se cumplió ¿qué fue lo que falló o se produjo?. Sirve para modificar acciones futuras, mide cantidad y calidad de los planes realizados por esto se hace después de finalizar el proceso. La evaluación adquiere su máxima utilidad cuando pretende obtener información necesaria para la adaptación de decisiones. Por esto el propósito final de la evaluación administrativa es el señalar las oportunidades que existen para mejorar la efectividad, la eficiencia y la calidad de los planes. La evaluación debe ser permanente, es decir, todo lo que se planifique debe ser evaluado al final para comprobar y medir los logros, debe ser continua y parte integral de la función administrativa, (al finalizar la planificación y la organización) La evaluación debe estar basada en objetivos y metas las que deben reunir las siguientes características: a. b. c. d.
Pertinentes a las necesidades Factibles de realizar Medibles Conocidos por el personal
Si deseamos evaluar un programa, un proyecto o un servicio debemos considerar tres aspectos fundamentales que son: a. Evaluación de estructura b. Evaluación de proceso c. Evaluación de resultados
Estos tres aspectos están siempre relacionados entre sí, en una interdependencia funcional; cambio en cualquiera de los componentes implica variaciones en los otros. Para medir cada uno de estos aspectos existen diferentes métodos y cada uno de ellos deben contar con instrumentos elaborados elaborado por todo el equipo. Ejemplo para medir la estructura podemos utilizar el método de Acreditación Administrativa, basada en medir cantidad y uso de los recursos (10 elementos) con que contamos, en el proceso podemos utilizar encuestas, supervisión, etc. y los resultados podemos medirlos por impactos estadísticos, encuestas, grupos focales, etc. Resumen
Evaluar es encontrar el valor de lo que se ha logrado. Tiene que ver con la eficacia. Un buen indicador de eficiencia ayuda a tomas decisiones en la Planificación, en la Organización y Dirección. La estimación es encontrar las causas del triunfo o fracaso. Se ocupa principalmente de la eficacia. La evaluación depende del control de la información. Una auditoria administrativa es la evaluación que hace la administración de sí misma. Si se va a aprender en la práctica es necesario la retroalimentación. II.
ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS
Si tenemos claramente establecido lo que deseamos administrar, conocemos las características del grupo de trabajo, conocemos l comunidad que debemos servir y las características de la empresa en la cual estamos insertos, lograremos con eficiencia manejar el Proceso Administrativo, sin olvidad que debemos aplicarlo a los 10 elementos, que más adelante se definen y que son interdependientes entre si. Estos son:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Políticas Procedimientos Programación Personal Planta Física Maquinaria y equipos Insumos Comunicación e información Presupuesto Coordinación
Estos elementos no pueden ser tratados solos o separados, ya que cada uno de ellos influye y es influido directamente por el resto y por último la homogeneidad de la suma de todos ellos es la que define la solidez administrativa de cualquier empresa humana. El Director o Ejecutivo debe ser capaz de: • • • •
Guiar el comportamiento de otros Planificar los objetivos del grupo Organizar sus actividades en medios efectivos Manejar estos elementos básicos que son los recursos para la acción. 1. ELEMENTOS: Políticas
a.
b.
c.
¿Qué son?: Son normas generales, amplias, elásticas y dinámicas que indican los límites dentro de los cuales se desarrollan las actividades En sí misma una política es el resultado de una decisión, pero es amplia, afecta a muchas personas y problemas y se aplica una y otra ves. Una decisión en sí misma es la elección entre dos o más alternativas. Se toma dentro de una norma establecida por una política y esta se aplica a problemas particulares y no es de empleo continuo. Las políticas de una empresa son una parte de la planificación y ayudan a ella.
Las políticas establecen delegación de autoridades y coordinan eficientemente los esfuerzos de un grupo, estos a través de: • • • •
Ayudar a producir acciones armónicas Fijar los límites generales de cada actividad Permitir la libertad de acción El que dirige o jefe puede mantener las actividades dentro delñ marco de acción prescrito.
A nivel operativo la norma o política tiene el nombre de procedimiento, es concreta y específica.
2. ELEMENTO: Procedimiento Son detalles ordenados y cronológicos de pasos a seguir el logro de una actividad (objetivo) concreto. a. Ventajas para el operativo
Facilita el aprendizaje
Le dan seguridad
Logra mejor destreza y por lo tanto rapidez en la ejecución
(rendimiento) sin desmedro de la calidad
Simplifican el trabajo
b. Ventajas a niveles responsables
Facilitan el control y supervisión de procedimientos
Acortan el tiempo de ejecución sin deterioro de la calidad
Mejor producción
Aseguran nivel Standard adecuado de las acciones
Facilitan la programación y coordinación de los recursos y
acciones
Ayudan a la selección de l personal, etc.
c. Si los procedimientos no son manejados adecuadamente pueden presentar los siguientes riesgos:
Mecanización en la ejecución en las acciones
Anulación de la iniciativa y la creatividad
Actividad irresponsable de procedimientos ya superados técnicamente (obsoletos)
d. Como los procedimientos son garantía de seguridad y calidad del trabajo realizado por casa sección o servicio de una empresa, por esto es útil e importante que tanto en el nivel operativo como el nivel con responsabilidad administrativa, cuenten con manuales de procedimientos actualizados de todos los procedimientos que se utilizan en ese servicio. Los responsables de la actualización son los niveles Administrativos.
3. PROGRAMACIÓN La programación requiere de una distribución ordenada de las actividades a realizar, especificación de técnicas, asignación de recursos por actividad, definición de población a evaluación para así implementar el curso de acción con el fin de cumplir los objetivos seleccionados. Programar es pensar por adelantado lo que se desea hacer. Es una herramienta administrativa que permite anticiparse a los hechos relacionados con una situación previamente diagnosticada. Programa es el documento que describe las actividades a realizar, en procura del logro de los objetivos. Todo programa debe contar con los siguientes elementos:
Introducción: Cada programa debe tener una fundamentación del por qué se va a realizar, a que grupo de población está dirigido. Es fundamental tener lo más claro posible las características de la población (dad, sexo, escolaridad, composición familiar, condiciones socioculturales, laborales, etc.; síntesis del diagnóstico). 1.
Determinación de objetivos: Se debe tener muy claro el qué vamos a hacer. Un objetivo debe determinar un resultado definitivo y esperado de un programa, los objetivos deben ser: apropiados, factibles, observables y mensurables. 2.
Descripción de actividades a realizar: Cada objetivo da origen a un conjunto de actividades. En esta etapa se describe, para cada objetivo, las actividades que será necesario realizar para alcanzarlo, estableciendo una secuencia lógica entre ellos. Esta descripción debe ser lo más completa posible de modo de no omitir actividades importantes. 3.
Frente a cada actividad es recomendable precisar la o las técnicas que se utilizarán para realizarla (medios audiovisuales, entrevistas, trabajos de grupo, otros), otorgándose prioridad a aquellos que permitan la mayor participación. 4.
Asignación de recursos por actividad: Entendemos por recurso los medios o elementos con que se cuentan para alcanzar los objetivos. Frente a cada actividad deben precisarse los recursos, esta asignación de recursos debe reflejar las prioridades, es decir, se trata de destinar los recursos disponibles a aquellas actividades que se consideren de mayor importancia para el programa, se debe hacer una estimación lo
más aproximada posible del tiempo que tomará la realización de cada actividad. Es necesario sea mayor que el estipulado, lo importante será ajustarlo al ritmo de la comunidad. En este punto se distribuyen las responsabilidades y tareas, se trata de decir, qué personas realizarán las diferentes actividades y que responsabilidades asumirán. La determinación de esto es esencial para una buena ejecución del programa. Cuando en una actividad participa un equipo o más de una persona (como ocurre en el trabajo comunitario) es necesario designar, por consenso un responsable de la coordinación de la ejecución. En este punto se responden las siguientes preguntas:
1. ¿Con qué se van realizando las actividades? (equipos, insumos, planta física, presupuesto, etc.) 2. ¿Cuándo y en cuánto tiempo lo vamos a hacer? 3. ¿Quiénes van a realizar las actividades? (personal) Determinación de las formas de evaluación: las formas y periodos en que evaluará la realización de las actividades también deben ser establecidas en la programación. Se debe tener presente que la evaluación se realizará durante toda la ejecución y no sólo al finalizar el programa. La evaluación se realiza en términos de efectividad, eficacia, y eficiencia. ESQUEMA PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA INTRODUCCIÓN OBJETIVOS ACTIVIDADES RECURSOS PLAZOS EVALUACIÓN RESPONSABILIDAD
4. ELEMENTO: Coordinación La coordinación es un proceso, por medio del cual las diferentes partes interdependientes de una institución funcionan de acuerdo con las necesidades y requerimientos de las otras y del sistema total. La coordinación es dinámica y debe abarcar todos los esfuerzos concurrentes para el logro de los objetivos, tanto los intra como extra empresa, no solamente hay que coordinar los esfuerzos que se realizan en el Centro de Salud, sino que también aquellos que dicen relación directa con él, escuelas, comercio, otros prestadores de salud, población a la que sirve, etc. La coordinación no se puede mandar u ordenar, ella es por esencia una consecuencia, cuyo punto de partida descansa en la actividad lograda básicamente por la participación activa de los grupos, desde la definición
de objetivos y la planificación hasta la evaluación, stá presente en todo el proceso administrativo. Tipos de coordinación: a.
Correctiva: Corrige alguna disfunción del sistema, después de….)
b.
Preventiva: se anticipa a los hechos, antes de….)
c.
Regulatoria: mantiene la estructura, es conservadora.
d.
Promotora: mejora las distintas partes del sistema.
Órganos de coordinación son los consejos, juntas, comités, etc. Los medio s de coordinación son las conferencias, reuniones de grupos, supervisión, normas y reglamentos, relación superior – colaboradores. Los aspectos administrativos que hay que cuidar son: • •
• •
Definir cuales son las unidades orgánicas concurrentes Determinar cuales son las instrucciones que deben interrelacionarse con la nuestra. Definir a que niveles jerárquicos debe establecerse la coordinación. Definir con qué medios de comunicación se materializará
RESUMEN:
La actitud de la coordinación en todo el personal es básica; sin ella ni los órganos de coordinación, ni los procedimientos, los sistemas y conocimientos de todos ellos hace posible alcanzar los objetivos de la coordinación. 4. ELEMENTO: Maquinarias y equipos Son los elementos que ayudan a los individuos a alcanzar con mayor eficiencia los objetivos determinados. La mayor destreza del operativo se pierde si algún equipo o máquina son adquirir y mantener; por tal razón debemos considerar algunos aspectos administrativos. •
•
•
•
Dotación de ellos: la cantidad que necesitamos Especificación: definir las características, calidad y cualidad del equipo. Operación: establecer instrucciones para su uso, manejo y mantención; procurar adiestrar a los operadores, debieran estar estandarizados. Depreciación: los equipos y maquinarias se deprecian con el tiempo y desgaste natural, ello exige la reposición.
•
Obsolencia: decidir el momento en que la maquinaria está obsoleta y programar su renovación, capacitar a los operadores en elos avances tecnológicos 6. ELEMENTOS: Insumos
Son aquellos elementos o artículos que se consumen con el primer uso o se transforman durante el proceso. No son inventariables. Ayudan al hombre en el logro de un objetivo determinado. La calidad adecuada de los insumos está condicionada básicamente por la especificación técnica y la buena programación de ellos. Los aspectos administrativos que debemos considerar para obtener los insumos adecuados para la ejecución de nuestras acciones son: 1.
Especificación: determinando el consumo de cada actividad (cuanto necesito), determinar las características exactas.
2.
tener catálogos con los artículos que caracterizan nuestra función, en el se determinan el qué, cuánto, dónde y cuando debemos comprar.
3.
tener pedidos programados para un periodo determinado, fundamentando con el número de acciones que se realizarán.
4.
recepción: participar el control de cantidad y calidad de los artículos que se decepcionan.
5.
mantención de stock: determinar un stock para un abastecimiento normal.
6.
definir criterios de obsolescencia 7.
ELEMENTO: Comunicación e información
La comunicación y la información son de mucha importancia en el proceso administrativo. Mientras más completa, veraz, oportuna y prodigio sea la información de mayor calidad será el proceso de toma de decisiones, siempre y cuando estas decisiones sean comunicadas a todos los niveles que deben intervenir en el proceso. La coordinación, la motivación, el trabajo en equipo, el sentido de pertenencia a la institución, las relaciones laborales, las órdenes, la delegación, son otros de los aspectos que exigen adecuada información y comunicación. Se considera a la comunicación como una tarea de la Dirección destinada a obtener y entregar información para: a. Efectuar la toma de decisiones
b. Ejecutar el trabajo asignado.
En administración tenemos la comunicación vertical hacia arriba, en que el emisor es de un nivel jerárquico superior el receptor, los mensajes que se comunican normalmente son: objetivos, procedimientos de trabajo. Comunicación vertical hacia arriba es aquella en que el emisor se de un nivel jerárquico inferior al recetor, los mensajes que comunica son: información actividades realizadas, sugerencias, solicitudes. La comunicación horizontal lateral es aquella en que el emisor y receptor están en el mismo nivel jerárquico, el mensaje es de: coordinación y complementación. Para que la comunicación se desarrolle en forma eficiente es emisor debe determinar al receptor del mensaje. Decidir si efectuará una comunicación oral o escrita. 8. ELEMENTO: Planta Física Es la respuesta arquitectónica a las necesidades locales, superficie, instalación, etc. Debe ser la expresión material de las necesidades arquitectónicas de una actividad humana. La persona mejor capacitada para definir estas necesidades es el que realiza la función, mientras los operativos no tengan estas definiciones claras, las actividades se verán entorpecidas. La planta física es por tanto, responsabilidad compartida entre el operativo y el arquitecto. Los aspectos a considerar en la planta física son:
2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. Definir los objetivos (para que se va usar) Establecer el flujo normal o secuencia lógica de los procesos a realizar. Determinar el lugar que ocupará la planta física en relación al todo. Estudiar la distribución interna de los ambientes y la superficie necesaria. Establecer el tipo de envolventes más adecuados para las actividades a realizar. Estudiar qué tipo, número, tamaño, ubicación, etc. de puertas y ventanas, tipos de instalaciones y medios de comunicación. Espacio para depósitos de desperdicios y basura.
RESUMEN
El usuario debe definir las necesidades de acuerdo a la función. El arquitecto debe ser respuesta a esta definición de necesidades y contar con planes Arquitectónicos, planos de cálculos y planes de instalaciones. La
construcción como la ampliación y modificación de la planta física está sometida a normas de la institución, de la Municipalidad. No ordenar sobre esta materia sin la asesoría del arquitecto. 8. ELEMENTO: Presupuesto Es el estudio monetario de probables entradas y gastos para un periodo determinado. Su objetivo es servir como instrumento de la planificación y facilitar el control de la eficiencia administrativa. Los principios del presupuesto son:
a.
Periocidad: determina eficiencia de un ejercicio presupuestario, casi siempre es de un año. Esta uniformidad permite efectuar comparaciones.
b.
Exactitud: determinar con veracidad las probables entradas y evitar peticiones abultadas de gastos.
c.
Claridad: debe expresarse en términos comprensibles a todo nivel.
d.
Deben detallarse tanto entradas con gastos en grupos, robos, ítems, partida, etc. de acuerdo a la nomenclatura del presupuesto.
Aspectos administrativos efectividad
que
deben
considerarse
para
su
1. Los principios establecidos para su elaboración 2. Las normas legales de la empresa 3. El ciclo presupuestario 3.1
Formulación:
3.2 Discusión y aprobación:
Determinar quien o quienes elaboran el anteproyecto de presupuestos; en que fecha deberán presentarlos para su discusión – análisis y posterior envío a niveles superiores, que información deberán entregar las distintas unidades. Consolidación de los anteproyectos. Discusión – análisis. Formulación del presupuesto institucional.
Ministerio de hacienda:
Consolidación nacional de los proyectos. Discusión – análisis. Formulación del proyecto nacional.
Congreso Ejecutivo:
Discusión – análisis. Promulgación,
difusión.
3.3 Ejecución y Control de Presupuesto: A través de registros adecuados y sujetos a normas legales 3.4 Evaluación:
Estrechamente ligado a ejecución y control; deben efectuarse informes periódicos de avance. 10. ELEMENTO: Personal
Personal es el conjunto de personas de una empresa. Constituye el elementos dinámico dentro del proceso administrativo y por lo tanto el factor determinante en el logro de los objetivos de la empresa. Las complejidades de las técnicas, la humanización del trajo y los factores políticos y sociales, han destacado al hombre como el factor fundamental del trabajo. Quien tenga la misión de dirigir a otros y a través de ellos logran los objetivos, debe velar por mantener en sus colaboradores un adecuado nivel de moral de trabajo (motivación). Esta dirección eficiente obtendrá como resultado que el individuo y el grupo que integra, de los mejor de sí tras el logro de un objetivo que pasará a constituirse en un objetivo común. Aspectos administrativos a considerar: •
•
Obtención de personal: procurar obtener el personal idóneo y más adecuado para el cargo. Conservación y desarrollo del personal: consiste en perfeccionar al personal, desarrollar al máximo sus habilidades, lo cual va a permitir tener personal satisfecho en su trabajo como individuo y como grupo, así darán lo mejor de sí mismo para la empresa. Obteniendo resultados óptimos en la satisfacción de las demandas de la comunidad.
RESUMEN
La administración del personal se refiere al trato y organización de él para conseguir el máximo rendimiento en la empresa.
BIBLIOGRAFIA Rosemary Mc. Mahon Elizabeth Barton y Maurice Piot Ed. Pax. México (OPS) 1988
ADMINISTRACIÓN DE ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD
Inés Indura Publi. Nº 433 (OPS) 1982
ESTRATEGIA DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE EN LA ATENCIÓN PRIMARIA DE SLAUD
Elizabeth Gudelhoefer G. Apuntes: Depto. De Salud Publ. Universidad de Chile
10 ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Lucia Musset Palacios Apuntes: Depto. De Salud Pública Universidad de la Frontera
INTRODUCCIÓN AL ADMINISTRATIVO
Armando Cordero y Manuel Bobenricth Ed. México 1983, I- II Tomo
ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE SALUD
O.P.S Serie Paltec Nº 4 Washington, 1987
ANALISIS DE ORGANIZACIONES DE SALUD
PROCESO
LAS
