Ms Projekt Tutorijal

TUTORIJAL 1 Zadatak Napraviti projekt plan izrade prototip aplikacije Java servisa u slučaju kada nam prototip koristi samo za definisanje konačnih zahtjeva na aplikaciju. Koristiti MS Project i uputsvo dato u nastavku. Podzadatci: - Definisati projekat - Definisati radno vrijeme na projektu - Napraviti listu zadataka na projektu - Organizacija zadatak u faze - Raspored zadataka - Specifikacija osoblja i opreme na projektu - Definisanje dodatnih podatak za resurse - Definisanje specijlnog radnog vremena po resursu - Povezivanje resursa i zadatka - Praćenje napredka projekta - Izvještaji

Uputstvo Uvod u MS Project

Uvod u MS Project

Sadržaj • Osnove MS Project-a • Kreiranje plana – Definiranje zadataka i njihovo povezivanje – Definiranje resursa i njihovih troškova – Provjera/redefiniranje plana

• Vođenje i praćenje projekta – Praćenje hodograma, utrošenog rada i troškova – Analiza rizika

• Komuniciranje • Objavljivanje informacija

Kako nam može pomoći MS Project • Priprema projekta – Ciljevi – Korisnici

• Izrada plana – – – – –

Definiranje zadataka Pridruživanje resursa zadacima Procjena potrebnog vremena i budžeta Procjena faktora koji mogu utjecati na trajanje projekta Izrada alternativnih scenarija

• Vođenje i praćenje projekta • Komunikacija • Objavljivanje informacija

Komunikacija • MS Project nam omogućava: – Objavljivanje izvještaja (tiskanje ili HTML) – Komuniciranje putem e-maila – Komuniciranje putem MS Project poslužitelja

Objavljivanje informacija • • • •

Definiranje različitih pogleda Prikaz odabranih informacija Kreiranje izvještaja Objavljivanje informacija – Tiskanjem – Pretvaranjem u slike i HTML format – Objavljivanjem informacija na MS Project poslužitelju

Osnove MS Project -a 2002 Project-a Osnovni ekran Meni Toolbar View bar Project guide Glavni prozor

Podešavanje osnovnih podataka projekta • Meni File • Opcija Properties

Podešavanje opcija projekta • Meni Tools • Opcija Options • Podešavanje • Pogleda • Osnovnih podataka • Kalendara • Načina suradnje • Sučelja • Opcije snimanja

Podešavanje bar -ova bar-ova • Toolbar • View bar

Podešavanje glavnog prozora • Dijeljenje glavnog prozora • Dodavanje novih kolona

Planiranje • • • • • • • • •

Kreiranje novog projekta Definiranje satnice/kalendara Unos zadataka Raspored zadataka Pridruživanje resursa Unos troškova Pregled rasporeda Podešavanje rasporeda Snimanje projekta

Kreiranje novog projekta • Kreiranje novog projekta (File>New) • Definiranje početka ili kraja projekta (Project > Project Information …)

Definiranje satnice/kalendara • MS Project može definirati nekoliko vrsta satnice: – – – –

Osnovna satnica Satnica projekta Satnica kalendara Satnica resursa (samo ljudskih)

• Osnovno vrijeme su sati – Paziti kod podešavanja opcija kalendara radi pravilnog prikaza i računanja trajanja zadataka

Podešavanje opcija kalendara • Meni Tools • Opcija Options • Podešavanje kalendara • • • • •

Početka tjedna Početka godine Početka zadatka Kraja zadatka Definiciju radnog dana, tjedna i mjeseca

Definiranje novog kalendara • Meni Tools> Change Working Time … • Opcija New… • Unesemo podatke o novom kalendaru • Podesimo podatke novog kalendara • Selektiranjem dana • Postavljanjem satnice

Unos novog zadatka • Kreiranje novog zadatka (View>Gantt Chart) • Unos naziva i dužine trajanja novog zadatka • Organizacija zadataka u podzadatke

Tipovi zadataka • Summary tasks – zajednički naziv skupine zadataka, pomaže nam u organizaciji zadataka • Subtasks – podzadaci, stvarni zadaci u pojedinoj skupini zadataka • Recurring tasks – zadaci koji se ponavljaju u pravilnim intervalima • Milestones – kontrolne točke, zadaci s dužinom trajanja 0

Unos ponavljajućeg zadatka • Kreiranje ponavljajućeg zadatka (Insert > Recurring task …) • Unos naziva i dužine trajanja • Unos uzorka ponavljanja • Unos ranga ponavljanja

Načini povezivanja zadataka • Kraj-Početak (Finish-Start) – FS – Zadatak B ne može početi dok ne završi zadatak A

• Početak-Početak (Start-Start) – SS – Zadatak B ne može početi dok ne započne zadatak A

• Kraj-Kraj (Finish-Finish) – FF – Zadatak B ne može završiti dok ne završi zadatak A

• Početak-Kraj (Start-Finish) – SF – Zadatak B ne može završiti dok ne počne zadatak A

Kako povezati zadatke • Selektirati željene zadatke – Najmanje dva zadatka – Više zadataka korištenjem Shift tipke – Više zadataka korištenjem Ctrl tipke (bitan je redoslijed selektiranja)

• Odabrati na toolbar-u ikonicu Link Tasks • Raskinuti vezu možemo istim postupkom uz odabir ikonice Unlink Tasks

Resursi • MS Project razlikuje dva tipa resursa – Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju određeni rad da bi se ispunio zadatak – Materijalni resursi: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali su potrebni za dovršenje zadatka

Unos novih resursa • Izaberemo pogled View > Resource Sheet • Unesemo naziv i tip resursa (work ili material) • Unesemo količinu radnih resursa – Max.Units ili oznaku jedinice kod materijalnih resursa – Material Label

Promjena satnice resursa • U pogledu Resource Sheet selektiramo željeni resurs(e) • Izaberemo u meniu Project > Resource Information … • Odabrati fasciklu Working Time • Definiramo satnicu za odabrani resurs

Dodjeljivanje resursa zadatku • U bilo kom pogledu na zadatke (npr. View Gantt) selektiramo željeni(e) zadatak(e) • Pritiskom miša na ikonicu toolbar-a Assign Resources • Selektiramo željeni resurs i pritiskom na botun Assign pridružimo ga zadatku • Pritiskom na botun Graphs dobivamo graf zauzetosti odabranog resursa

Detaljniji pogled na zadatak • Izaberimo pogled View > Task Details Form • Uključenom opcijom Effort driven dužina trajanja zadatka, ukupni rad i angažman resursa ovisi o tipu zadatka

Odnos rad, trajanje i angažman resursa • Rad = Traranje * Angažman resursa Duration * Units) • Tipovi zadataka

(Work =

– Fixed Units: fiksiran je angažman resursa – Fixed Duration: fiksirano je trajanje zadatka – Fixed Work: fiksirano je ukupan rad na zadatku

• Prilikom pridruživanja prvog resursa zadatku računa se ukupan rad na zadatku koji se nakon toga ne mijenja! – naknadno je moguće ručno promijeniti ukupan rad na zadatku

Troškovi resursa • Odaberemo pogled View > Resource Sheet • Možemo unijeti troškove redovnog rada, prekovremenog rada ili troškove po korištenju • Troškovi mogu biti isplaćeni na početku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

• Troškovi su defaultno u kn/satima (kn/h), ali mogu biti i kn/tjedni (kn/w), kn/mjeseci (kn/mo), kn/godišnje (kn/y) isplaćeni na početku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

Tablica troškova resursa • U pogledu Resource Sheet selektiramo željeni resurs(e) • Izaberemo u meniu Project > Resource Information … • Odabrati fasciklu Costs • Definiramo tablicu troškova za odabrani resurs

Odabir željene tablice troškova resursa na zadatku • Izaberemo pogled View > Task Usage • Selektiramo resurs i odaberemo u meniju Project > Assignment Information …

• Sada možemo odabrati tablicu troškova koju želimo primijeniti

Postavljanje fiksnog troška zadatka • Odaberemo pogled View >A Gantt Chart • Odaberamo u menuu View > Table > Cost • Unesemo fiksni trošak zadatka i način isplate

Pregled kritičnih točaka • U pogledu View > Resource Graph možemo vidjeti raspored opterećenosti resursa po danima • U pogledu View > Gantt Chart možemo vidjeti dinamiku realizacije projekta (s Gantt Chart Wizardom možemo prikazati kritični put projekta) • U pogledu View > Task Usage možemo dodati s opcijom Format>Details>Costs dinamiku troškova

Rješavanje problema kritičnih točaka • Dijeljenjem zadatka – stvaranje pauze u izvršenju zadatka • Ručnom promjenom resursa zadatka • Automatskim niveliranjem resursa zadatka • Pomicanjem početka zadataka mijenjanjem Leg parametra

Komunikacija s članovima tima • Važno je da planove, rasporede i zaduženja podijelimo sa članovima tima i suradnicima • MS Project ima mogućnost elektroničkog obavještavanja putem E-maila • Prije početa korištenja ove opcije potrebno je postaviti kao način komunikacije E-mail. U meniju Collaborate>Options odaberemo E-mail kao način komunikacije

Snimanje projekta • Nakon potvrde suradnika o primljenim zaduženjima gotovi smo s fazom izrade plana i možemo snimiti projekt • Osim snimanja samog projekta snimamo i baseline radi kasnije mogućnosti praćenja projekta • Snimanje projekta – u meniju odaberemo opciju File>Save (ili Save As)

Snimanje baseline -a baseline-a • U meniju Tools odaberemo opciju Tracking > Save Baseline • Odaberemo koji baseline želimo snimiti (imamo ih 11) • Odaberemo da li želimo snimiti cijeli projekt ili samo njegov dio

Vođenje i praćenje projekta • U ovoj fazi projekta pratimo tri bitna elementa projekta: – Satnicu/raspored – Utrošeni rad – Troškove

• Zahtijevamo periodičko izvještavanje radi ranog otkrivanja problema • Analizom podataka umanjujemo rizik kašnjenja projekta i ostavljamo si dovoljno vremena za korekcije • Ne zaboravimo snimiti baseline stanje prije početka praćenja projekta

Unos aktualnog stanja • Ukoliko unos stanja ne radimo za trenutni datum već smo dobili zakašnjele izvještaje moramo prvo promijeniti datum statusa • Odaberemo u meniju Project> Project Information … • Odaberemo željeni datum statusa

Unos aktualnog stanja (2) • Većinu podataka možemo unijeti izborom pogleda View> More Views> Task Sheet • Nakon toga odaberemo tablicu View> Table> Tracking • Unesemo željene vrijednosti u odgovarajuća polja

Linija napredovanja – Progress Line • Linija napredovanja nam pokazuje u odnosu na odabrani datum koji projekti kasne s realizacijom i grafički prikazuje tu relaciju – vidljivo u Gantt Chart diagramu • Detaljnije podešavanje možemo ostvariti izborom Tools> Tracking >Progress Lines …

Analiza rizika • Kroz pogled View> Resource Usage i filter Project> Filtered for > Ovedrallocated Resources otkriti prezauzete resurse • S linijom napredovanja (Progress Line) otkriti ćemo pravovremenost realizacije zadataka • S pogledom View> Tracking Gantt Chart usporediti plan s trenutnom realizacijom • Pregledom realizacije troškova: u pogledu View>Gantt Chart odaberemo View>Table> More Tables…> Earned Value

Komunikacija • Komunikacija s članovima tima je vrlo važna za uspješnu realizaciju projekta • Komunicirati možemo – E-mailom – MS-Project serverom – klasično

Komunikacija s članovima tima • Možemo slati zahtjev za potvrdu raznih informacija – Zaduženja – Statusa zadatka

• Ukoliko resurs nema pridjeljenu E-mail adresu – Možemo je dodati u pogledu View> Resource Sheet tako da pritiskom desne tipke miša na naslov kolona odaberemo Insert Column.. dodamo polje EmailAddress – MS Project će potražiti u našem adresaru E-mail adresu resursa i ukoliko je ne nađe tražiti će od nas da je unesemo

Objavljivanje informacija • Razmjena informacija putem E-maila • Razmjena informacija putem MS Project servera • Objavljivanje informacija kao grafike • Objavljivanje informacija u HTML obliku • Printanje izvještaja

Objavljivanje informacije kao grafike • U nekom od grafičkih prikaza (npr. Gantt Chart) odaberemo menu Edit>Copy Picture … • Odaberemo generiranje slike za odgovarajući medij • Selektiramo željene podatke, to jest vremensku skalu • Pritiskom na botun OK kopiramo sliku ili u Clipboard ili u datoteku

Objavljivanje informacije u HTML obliku • Odaberemo menu File> Save As Web Page • Odaberemo odgovarajući naslov datoteke • Aktivira nam se Wizard • Odaberemo postojeću mapu i izaberemo jednu od ponuđenih • Po želji dodamo nove parametre npr. dodamo prethodno generiranu sliku Gantt Chart diagrama • Krećemo se kroz wizard i na kraju odaberemo botun Finish

Printanje izvještaja • Odaberemo menu View> Reports … • Odaberemo odgovarajuću skupinu izvještaja • Odaberemo odgovarajući izvještaj mišem • Eventualno mu editiramo postavke • Kliknemo na botun Select • Otisnemo preview izvještaja

Što smo obradili • Osnove MS Project-a • Kreiranje plana – Definiranje zadataka i njihovo povezivanje – Definiranje resursa i njihovih troškova – Provjera/redefiniranje plana

• Vođenje i praćenje projekta – Praćenje hodograma, utrošenog rada i troškova – Analiza rizika

• Komuniciranje • Objavljivanje informacija

Zaključak • MS Project je složen alat čijem savladavanju moramo posvetiti određeno vrijeme • Ovo je samo dio funkcija MS Projecta