UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACION
TERCER AÑO “A”
TEMA: “
APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
AGROPECUARIA EN EL DESARROLLO ECONÓMICO DE LA HACIENDA LOURDES DEL CANTON PUERTO QUITO
”
PROYECTO DE MONOGRAFIA QUE SE PRESENTA COMO REQUISITO PARCIAL PARA APROBAR EL 3erAÑO DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN EN LA ASIGNATURA ASIGNATURA CONTABILIDAD CONTABILIDAD SUPERIOR
AUTORA: Rosero Chalán Gabriela Elizabeth
TUTOR: Lcdo. PATRICIO VELEZ
Santo Domingo, Enero 2012 i
DEDICATORIA
A mi familia, que con nobleza y entusiasmo depositaron su apoyo y confianza, para ser útil a la Sociedad, ellos han sido el pilar fundamental de mi vida y hacen posible la culminación de una etapa importante. Con un inmenso Amor y Gratitud para todos ustedes
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DEDICATORIA
A mi familia, que con nobleza y entusiasmo depositaron su apoyo y confianza, para ser útil a la Sociedad, ellos han sido el pilar fundamental de mi vida y hacen posible la culminación de una etapa importante. Con un inmenso Amor y Gratitud para todos ustedes
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RECONOCIMIENTO Mi profundo agradecimiento a Dios, por permitirme alcanzar una meta más. A la Universidad Central del Ecuador, por su valioso conocimiento y experiencia impartida cuya misión es formar profesionales útiles a la sociedad. Al esfuerzo, al igual a los maestros y compañeros; agradezco profundamente por el apoyo que brindan para poder alcanzar esta anhelada meta.
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INDICE Págs. Portada
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Dedicatoria
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Reconocimiento
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Índice
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Lista de Cuadros
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Resumen
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Introducción
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CAPITULO I 1. TEMA
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4.4 Identificación del tema 2. Objetivos
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2.1 Objetivo general
10
2.2 Objetivo específico
10
3. Justificación
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CAPITULO II 4. METODOLOGÍA 4.1 Diseño de la Investigación
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4.2 Técnicas e instrumentos de recolección de datos
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4.3 Identificación de las fuentes de información Procesamiento de la información
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CAPITULO III CUERPO DE LA MONOGRAFIA
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CAPITULO IV ACTIVIDAD AGRARIA
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6.1 AGRICULTURA
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6.2 FACTORES DE LA PRODUCCIÓN AGRÍCOLA
16
iv
6.3 ACTIVIDADES AGROPECUARIAS 7. CONTABILIDAD AGROPECUARIA
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7.1 DEFINICION
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7.2 FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA
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7.3 7.3 DIFICULTADES DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 22 7.4 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA23 7.5 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD AGRÍCOLA
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7.6 BENEFICIOS
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8. COSTOS AGROPECUARIOS
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8.1 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS 9. REGISTROS CONTABLES EN LA AGRICULTURA
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9.1 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS CONTABLES
29
9.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS
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9.3 FACTORES QUE INTERVIENEN EN SU ELABORACIÓN
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9.4 CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS
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10. CUENTAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 10.1 MANUAL DE CUENTAS
34 34
11. PROCESO CONTABLE
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11.1 CONCEPTOS BASICOS PARA EL PROCESO CONTABLE
37
11.2 REGISTROS
40
11.3 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
42
12. PROCESO DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 12.1 LIBROS GENERALES
43 44
12.1.1 Libro Diario
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12.1.2 Registro de Caja
45
12.1.3 Registro de Cheques
45
12.2 CENTRALIZACION DE LAS CUENTAS
45
12.2.1 Libro Mayor
45
12.2.2 Balance de Comprobación
45
12.2.3 Hoja de Trabajo
45
12.3 INFORMES O ESTADOS FINANCIEROS
46
12.3.1 Balance General
46
12.3.2 Estado de Resultados
46
v
12.3.3 Estado de flujo de efectivo 13. HACIENDA LOURDES
47 47
13.1 CONTABILIDAD DE LA HACIENDA
48
CONCLUSIONES.
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RECOMENDACIÓNES.
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BIBLIOGRAFIA.
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ANEXOS.
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DECLARATORIA DE PROPIEDAD DE LA INVESTIGACIÓN
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LISTA DE CUADROS
CUADRO 1.Factores de Producción
CUADRO2.Proceso Contable
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACION
TEMA: ¿Cómo incide la aplicación de la Contabilidad Agropecuaria en el desarrollo económico de la Hacienda Lourdes, del cantón Puerto Quito?
AUTOR: Gabriela Rosero Chalán TUTOR: Lcdo. Patricio Vélez FECHA: 03 de Enero 2012
RESUMEN La importancia de este tema es para que sirva como instrumento de apoyo para futuros investigadores de la universidad central y de otra institución esperando que les sea útil y para ampliar los conocimientos. La modernización y el desarrollo del sector agropecuario, en una economía globalizada, será posible con la implementación de políticas de protección y adopción de tecnología, que permita a los productores lanzar a los mercados domésticos y externos productos de calidad y con valor agregado, donde los agentes, micro, pequeños, medianos y grandes productores, sean capaces de administrar, gestionar y controlar sus inversiones y su rentabilidad, aportando de esta manera al crecimiento y desarrollo económico. La contabilidad agropecuaria como sistema de información financiera, cumple tres funciones; acumula, mide y comunica los datos económicos y financieros. De ahí, que la información contable que se refleja primero en las cuentas y luego en informes financieros, deben ser oportunos, relevantes y c onfiables.
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INTRODUCCION
La Contabilidad básica se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar varios registros, la invención de la escritura y los números generan aunque de manera muy sencilla y rudimentaria los elementos fundamentales de lo que hoy se conoce como "cuenta", donde se tenía un título, cantidades y totales, de aquí se parte la formulación de un paradigma contable inicial, en el cuál la práctica es la base. Después de establecer la "cuenta" como principal regidor de la contabilidad, se crea la necesidad de ejercer un control contable, ya que era necesario verificar la veracidad de la información, desde este momento es en el que se puede hablar de la ciencia contable como un objeto de estudio estructurado. Con el pasar de los años y paulatinamente se ha venido dando varios tipos de contabilidad que se utilizan según la clase de productos que comercialicen ya sea esta que lo elaboren, lo compren y vendan, lo siembren, etc. Es así que existen varias contabilidades para poder llevar según la actividad en la que se dedique la empresa. En esta investigación va a tratar sobre la contabilidad agropecuaria, porque es la que se utiliza en el agro o en el campo, y es ahí donde se va a formular este estudio y desarrollo del problema a tratar.
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CAPITULO I
1. TEMA ¿Cómo incide la aplicación de la Contabilidad Agropecuaria en el desarrollo económico de la Hacienda Lourdes, del cantón Puerto Quito?
1.1 IDENTIFICACION DEL TEMA: La falta de conocimiento de esta contabilidad en el sector agrario hace que los finqueros lleven su “propia” contabilidad a manera de ellos, sin ser la adecuada
o la idónea es por ello que me he limitado a observar y poder aplicar esta contabilidad en la Hacienda Lourdes, ubicado en el Recinto La Sexta, denominado “Simón Bolívar”, por la vía Puerto Quito.
2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL:
Analizar la aplicación de la Contabilidad Agropecuaria en el desarrollo económico de la Hacienda Lourdes.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Conocer sobre la contabilidad agropecuaria para su aplicación en la Hacienda Lourdes.
Definir la importancia de la Contabilidad Agropecuaria
Comprobar si la administración adecuada de esta contabilidad, en la Hacienda se obtiene mejores ingresos.
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3. JUSTIFICACIÓN La contabilidad agropecuaria es el punto de partida para obtener la información confiable sobre el entorno que involucra al proceso de la producción, estableciendo adecuados controles y reuniendo una adecuada información que sirva a éste para la toma de decisiones. Todo sector agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que sea la importancia de su explotación, ya que así obtendría una mayor comprensión del resultado económico y a la vez tiene un mejor conocimiento para determinar si debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra; aplica también a otros fines tales como: ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la infraestructura de su finca, con lo que éste tendrá mayor conocimiento sobre la gestión empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos en la explotación. Así mismo, obtiene la información necesaria para hacer comparaciones entre periodos y determinar si ha habido errores que en el futuro pueden ser corregidos de acuerdo a las experiencias vividas. En las haciendas, ranchos o fincas; además de conocer los mecanismos para determinar los costos de producción, deben tener un sistema que pueda señalar las faltas y los errores a fin de que sea posible corregirlos y evitar sus repeticiones señalando en monedas y cantidades unitarias cual será el futuro de la empresa. La actividad agrícola sigue siendo una de las más importantes en la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, como generador de divisas y fuente de trabajo. La falta de conocimiento de esta contabilidad en el sector agrario hace que los finqueros lleven su “propia” contabilidad a manera de ellos, sin ser la adecuada o la idónea es por
ello que me he limitado a observar y poder aplicar esta contabilidad en la Hacienda Lourdes, ubicado en el Recinto La Sexta, denominado “Simón Bolívar”, por la vía Puerto Quito.
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CAPITULO II
4. METODOLOGIA 4.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN En este trabajo de investigación que se trata de analizar la contabilidad agropecuaria para su aplicación en la Hacienda Lourdes. Se trabajó con el método inductivo por los pasos que nos brinda, como es el de la observación por el motivo que lo primero que hice es dirigirme hacia la hacienda Lourdes en la cual pude constatar que la falta de una contabilidad era evidente, ya que no se sabe si lo que han invertido han obtenido ganancia, ni a cuanto hacienden los gastos, habiendo así una total desorganización y mala administración, es por eso que me permite realizar este tema, para poder ayudar de alguna forma a dicha hacienda a tener un adecuado control de sus ingresos y gastos. Una definición del método inductivo es el razonamiento que, partiendo de casos particulares, se eleva a conocimientos generales. Este método permite la formación de hipótesis, investigación de leyes científicas, y las demostraciones. La inducción puede ser completa o incompleta. También se utilizó el método del constructivismo, en la cual afirma que nunca se podrá llegar a conocer la realidad como lo que es ya, al enfrentarse al objetivo de conocimiento, no se hace sino ordenar los datos que el objeto ofrece en el Marco Teórico del que se dispone. Así por ejemplo, para el constructivismo la ciencia nos ofrece una descripción exacta de cómo son las cosas sino solamente una aproximación subjetivamente más válida. Ultimo método utilizado es el bibliográfico porque ayuda a recopilar datos sobre de que es la contabilidad agropecuaria, y de cómo debe emplearse.
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4.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS La técnica auxiliar que se utilizo es el fichaje porque los datos que recolectamos tuvimos que anotar para tener en forma ordenada información y tener al alcance de las manos esta información utilizamos la ayuda de las fichas siguiente la ficha bibliográfica porque tenemos en cuenta el nombre del autor y el título del libro para no confundir los datos recolectados. Otra utilizada ficha de campo ya que se observó en el lugar de los hechos.
4.3 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN. La información adquirida a través de este trabajo investigativo, consulta en libros, en varios portales de internet, con algunos maestros de una que otra institución, etc. Toda esta información está basada y será explicada en las bibliografías y anexos lo se utilizó.
4.4 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Para el procesamiento de información lo primero que se hizo es realizar la recopilación de datos en varias fuentes de información. Al obtener ya la información se ordenó adecuadamente para así empezar la construcción del marco teórico. Otra instrumento para el procesamiento de la información son las fichas antes expuestas la bibliográfica como ejemplo porque necesitamos libros para informarnos día con día. La técnica electrónica utilizada es la computadora porque es de mucha ayuda para la elaboración de este trabajo investigativo como tecnología trabajamos con el internet para cualquier duda que teníamos.
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CAPITULO III
5. CUERPO DE LA MONOGRAFIA MARCO TEORICO 6 ACTIVIDAD AGRARIA 6.1 AGRICULTURA 6.2 FACTORES DE LA PRODUCCIÓN AGRÍCOLA 6.3 ACTIVIDADES AGROPECUARIAS 7 CONTABILIDAD AGROPECUARIA 7.1 DEFINICION 7.2 FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 7.3 7.3 DIFICULTADES DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 7.4 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 7.5 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD AGRÍCOLA 7.6 BENEFICIOS 8 COSTOS AGROPECUARIOS 8.1 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS 9 REGISTROS CONTABLES EN LA AGRICULTURA 9.1 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS CONTABLES 9.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS 9.3 FACTORES QUE INTERVIENEN EN SU ELABORACIÓN 9.4 CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS 10 CUENTAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 10.1
MANUAL DE CUENTAS
11 PROCESO CONTABLE 11.1
CONCEPTOS BASICOS PARA EL PROCESO CONTABLE
11.2
REGISTROS
11.3
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
12 PROCESO DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 12.1 LIBROS GENERALES 12.1.1 Libro Diario
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12.1.2 Registro de Caja 12.1.3 Registro de Cheques 12.2
CENTRALIZACION DE LAS CUENTAS
12.2.1 Libro Mayor 12.2.2 Balance de Comprobación 12.3
Hoja de Trabajo
12.4
INFORMES O ESTADOS FINANCIEROS
12.4.1 Balance General 12.4.2 Estado de Resultados 12.4.3 Estado de flujo de efectivo 13 HACIENDA LOURDES 13.1
CONTABILIDAD HACIENDA
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CAPITULO III MARCO TEORICO 6. ACTIVIDAD AGRARIA 6.1 AGRICULTURA Desde el punto de vista etimológico, la palabra agricultura se entiende como el cultivo del campo. El concepto actual del término es, no obstante, mucho más amplio; puede definirse como la ciencia y el arte de obtener del suelo, mediante su adecuada explotación, los productos vegetales y animales, útiles para el ser humano, de la manera más económica y perfecta posible. Es ciencia en tanto que engloba un conjunto de conocimientos verdaderos y exactos; es arte por cuanto exige la práctica manual y razonada que interprete correctamente los principios derivados de la ciencia y los aplique con el fin de alcanzar el máximo rendimiento en la producción. La actividad agrícola sigue siendo la más importante de la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, como generador de divisas y como principal fuente de trabajo.
6.2 FACTORES DE LA PRODUCCIÓN AGRÍCOLA La actividad agrícola cuenta con cuatro factores fundamentales para la producción a) Tierra b) Trabajo c) Capital d) Empresario e) Agropecuario
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Cuadro 1. Factores de Producción a) Tierra Trozo de globo terráqueo que tiene un valor determinado; es el factor fundamental de la actividad agropecuaria, ya que sobre ella descansan todos los demás factores de la producción, animales, materiales y minerales.
b) Trabajo Mano de obra (contratada o familiar) Trabajo del animal Labor mecanizada Labor de investigación y técnicas
c) Capital Lo constituyen los recursos económicos y financieros con que cuenta el productor para llevar a cabo el proceso de producción. Ej. Dinero, propiedades, maquinaria, etc.
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d) Empresario agropecuario Es la persona que pone sus recursos financieros, de infraestructura y técnicos para producir la tierra, con una nueva visión de la actividad agropecuaria, en busca de lograr mejores resultados.
6.3 ACTIVIDADES AGROPECUARIAS Se pueden agrupar las diferentes actividades agropecuarias en cuatro grandes grupos: 1. Cultivos anuales 2. Cultivos permanentes 3. Ganadería 4. Otras actividades pecuarias
1. Cultivos anuales Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo año. Los cultivos anuales se clasifican en costos monetarios y costos imputados. Los monetarios representan gastos en efectivo del agricultor y pueden ser: Semillas Fertilizantes Insecticidas Mano de obra (asalariada) Dirección Técnica Intereses (en el caso de capital ajeno) Renta de la Tierra (en el caso de arrendamiento) Los costos imputados no representan desembolsos en efectivo y que pueden ser costos diferidos (depreciaciones de capital fijo) o costos estimados, de 18
acuerdo a cálculos matemáticos. Estos costos pueden ser depreciación de activo fijo y mano de obra (en el caso de trabajo familiar)
2. Cultivos permanentes Son cultivos que no agotan su vida productiva en el primer año de cosecha, sino que duran por varios años. Una característica importante de estos cultivos es que antes de recoger su primera cosecha, habrá transcurrido un período significativo en el cual es necesario que el empresario realice una gran inversión, sin percibir ingreso alguno. En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa son: adquisición o producción de semilla, preparación del área de siembra del almácigo, deshierbar, abonamientos, y previsión o control de plagas hasta que el almácigo sea trasplantado. Una vez efectuado el trasplante y hasta su desarrollo normal para iniciar el ciclo de producción debe dársele un mantenimiento semejante al indicado para el almácigo, en un lapso que va de uno a cuatro años; según el tipo de cultivo de que se trate. Algunos ejemplos de cultivos permanentes son: café, caña de azúcar, banano, cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, nuez, moscada, cítricos y otros frutales como papaya, mango, guanábana, durazno, etc.
3. Ganadería Correlación entre la agricultura y ganadería porque los animales se alimentan de forrajes y productos de la agricultura y se aprovecha el servicio, fuerza y tracción de los animales. Tipos de ganado sujeto a explotación:
Vacuno o bovino (reses)
Equino (caballos) procreación, crecimiento y venta.
Porcino (cerdos)
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Ovino a lanar (ovejas) lana de trasquila la principal explotación.
Caprino (cabras)
Formas de explotación del ganado bovino
Ganado para carne.
Ganado reproductor de registro.
Ganado de lidia.
Ganado lechero.
Animales de trabajo.
Para cada tipo existen características y problemas peculiares para el registro, control y valuación. La actividad ganadera podría dividirse en tres grupos: Producción de leche Crianza de ganado Engorde de ganado
4. Otras actividades pecuarias La producción puede ser usado en otras actividades, como avicultura apicultura y otras.
7. CONTABILIDAD AGROPECUARIA 7.1 DEFINICION La contabilidad agrícola es una rama de la contabilidad general, netamente especializada y su contabilización se realiza de la misma manera que la contabilidad de costos industriales. En otras palabras es el registro y ordenamiento de la información de las transacciones practicadas en unidades económicas dentro de las empresas agropecuarias con el objeto de cuantificarlas para tomar decisiones de carácter administrativo.
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Es una técnica o herramienta mediante la cual por concepto de registros y libros que se llenan periódicamente, el agricultor obtiene de su empresa agrícola la información sobre sus activos o inventarios y pueden preparar con los datos un balance que indica la situación y estructura económica de su finca o negocio, al inicio y terminación del periodo de contabilidad. La contabilidad puede suministrar gran parte de la información que se precisa en términos de gastos y valor monetario, y, posiblemente en cantidades o números físicos, indicando el balance, el capital empleado en la explotación; pero dicha contabilidad puede suplementarse con detalles sobre el área de cultivo y rendimiento y del número de animales en explotación. Una vez que se tengan esta información, pueden calcularse coeficientes técnicos y económicos.
7.2 FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA La finalidad fundamental de la Contabilidad Agrícola es el describir en forma numérica el funcionamiento de una finca a lo largo de un periodo determinado, en el cual se denomina Periodo Contable. Mediante esta descripción cuantitativa, el agricultor estará en capacidad de conocer si conviene eliminar aquellos cultivos o empresas ganaderas que le reporten pérdidas substituyéndolos por otros más rentables o intensificando la producción de aquellos que proporcionen beneficios. La contabilidad agrícola permite también al agricultor tener un control absoluto sobre su finca, pues aunque no se requiere que conozca a fondo todos los términos y libros de una contabilidad comercial, si se lleva un adecuado registro sobre las principales actividades de la finca se facilitará la labor de obtener en cualquier momento el valor de la utilidad o de la perdida. Con
una
adecuada
contabilidad
es
posible
también,
comparar
el
funcionamiento de la finca en diferentes épocas, planificar el mejoramiento de la organización u le sirve así mismo, como fuente adecuada de información para cualquier gestión de inversión o de consecución de crédito que planee efectuar. Es importante dejar establecido también que aunque la contabilidad agrícola se basa en los mismos principios que la comercial, se diferencia básicamente de esta en que mientras la primera trabaja con elementos vivos, la segunda con
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objetos inanimados. Por lo tanto, la contabilidad agrícola requiere de la utilización de técnicas y métodos especiales para sus análisis.
7.3 DIFICULTADES DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA. La aplicación de los principios de contabilidad a las actividades agropecuarias plantea una serie de dificultades específicas a este tipo de actividad económica:
El crecimiento normal de los animales que se poseen, lo cual implica cambios de valor, además debe considerarse el destino que se le dé a los animales. Según el destino, pueden ser considerados como factores de producción o como productos. Si una ternera se vende para producción de carne, es un producto, si se mantiene para convertirse en vaca lechera es un factor de producción. Pero también puede cambiar de destino en función de su crecimiento. Por ejemplo, después de una vida útil como vaca lechera, se puede convertir en un producto como animal de desecho.
Dificultad para identificar los gastos e ingresos familiares de los gastos e ingresos de la empresa.
La actividad agropecuaria depende de ciertos factores difícilmente controlados por el hombre, entre ellos los climáticos.
La valoración del costo de producción de los cultivos en tierra o en proceso dependen de la etapa de desarrollo del cultivo.
El consumo directo de producto y la no remuneración monetaria del trabajo diario.
La combinación de la agricultura y la ganadería que dificulta la determinación del costo de las actividades.
Existencia de mano de obra familiar.
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7.4 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA Si bien la actividad agropecuaria pertenece al campo, la misma es considerada una actividad económica, y como tal requiere de algunas herramientas para poder llevar un control administrativo sobre la misma. Los objetivos principales se presentan en el análisis de las características de la estructura y de todos los sistemas de producción que se utilizan en las explotaciones agrarias correspondientes, mediante los cálculos de índice técnicos, como los costos y la rentabilidad de los cultivos, y también, las actividades ganaderas. Por otra parte, la contabilidad agropecuaria debe también realizar un análisis de grupo, según la orientación económica y técnica que posean las explotaciones, además de, lógicamente, llevar todos los cálculos correspondientes a la gestión fiscal de una empresa agropecuaria. Uno de los factores más característicos de la contabilidad agropecuaria es que la misma puede utilizarse en cualquier tipo de explotación, lo que quiere decir que, las personas que realicen actividades de explotación tales como los cultivos, las plantaciones, los invernaderos, secano o bien, a las explotaciones ganaderas, puede utilizar la contabilidad agropecuaria como recurso fundamental para el control y la planificación de la empresa y de los nuevos emprendimientos. La contabilidad agropecuaria puede ser llevada en una manera simplificada, especialmente para aquellos usuarios que no tienen la necesidad de llevar una contabilidad agropecuaria fiscal, y por partida doble para los usuarios y productores que deseen llevar la contabilidad agropecuaria ajustada al código de comercio y a los registros pertinentes. Los informes correspondientes a la contabilidad agropecuaria que todo administrativo debe realizar en este tipo de empresas, deben permitir el cumplimiento de las obligaciones exigidas por los diferentes organismos responsables por estas compañías agropecuarias, para que de esta manera, la empresa pueda acceder a los planes de ayuda que suelen conceder las agrupaciones de gestión agropecuaria.
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7.5 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD AGRÍCOLA La Administración en una empresa agropecuaria busca respuestas a las siguientes problemáticas:
¿Qué producir?
¿Cómo producir?
¿Cuándo producir?
Para tener un panorama respecto a esas tres interrogantes los empresarios necesitan de información correcta y oportuna, de cómo se están moviendo los mercados internos y externos para proyectarse sobre qué se va a producir y a que costos. El Administrador obtiene esta información a través del sistema de contabilidad agropecuaria, la que pone a disposición del empresario para que se tomen las decisiones más acertadas y oportunas. Debido a que en la agricultura los cambios en el mercado son frecuentes, el productor debe contar con técnicas de investigación y proyecciones que le faciliten hacer con frecuencia, modificaciones en los procesos de pro ducción. El conocer cuáles son los propios costos de producción, la proyección y diversificación de nuevos cultivos, le ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de determinar que les es más rentable producir.
7.6 BENEFICIOS La contabilidad agropecuaria representa el punto de partida por el cual se obtiene toda la información precisa y confiable acerca del entorno que involucra al proceso completo de la producción agropecuaria, estableciendo los controles apropiados y reuniendo toda la información que resulte relevante para la toma de decisiones en la empresa. Es fundamental y obligatorio que cada uno de los sectores
agropecuarios
utilicen
la
contabilidad
agropecuaria,
Independientemente de cual sea el sector explotado, ya que de esta manera de
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obtendrá un mayor entendimiento acerca de los resultados económicos y a su vez, se facilitará un mejor conocimiento que resultará muy útil a la hora de seguir con el cultivo actual sobre el que se trabaja, diversificando o alquilando la tierra. Por otro lado es importante destacar que la contabilidad agropecuaria también se aplica con el fin de obtener toda la información que se necesite para poder cumplir con los requisitos correspondientes al pago de los impuestos de la renta. Además, ayuda al productor a planificar una mejora en la infraestructura del campo, cultivo o finca, por lo que el mismo tendrá un mayor conocimiento acerca de la gestión empresarial y la rentabilidad que caracteriza a este tipo de negocio según los beneficios que se obtengan por la explotación. De esta misma manera la contabilidad agropecuaria obtiene la información que se necesita para realizar diferentes comparaciones entre los periodos de actividad, y así tener la posibilidad de determinar si se han cometido errores que podrán, e incluso evitarse en un futuro, según las experiencias vividas. Además, también se encarga de ofrecer la información que se necesita en aquellos casos en donde se debe recurrir a una entidad de financiación. Por otro lado debemos decir que la contabilidad agropecuaria presenta algunas dificultades debido a que se aplican los principios correspondientes a la contabilidad, en las actividades agropecuarias, así pues, una de las dificultades más comunes que nos encontraremos es el crecimiento de los animales que el productor tienen en su poder, ya que esta circunstancia implica un aumento en el valor y según el destino que se le dé al animal, este será considerad como un factor de producción o bien como un producto.
8. COSTOS AGROPECUARIOS Toda empresa agropecuaria necesita el recurso financiero para adquirir los insumos y medios de producción, tales como semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales y el alimento de éstos, maquinaria y equipo, instalaciones y construcciones, mano de obra contratada, etc.
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Los costos de las empresas agropecuarias se pueden agrupar de acuerdo a su naturaleza en:
a) Relaciones con la tierra Costo por agotamiento o arrendamiento (cuando no se es dueño); la carga financiera; el costo de oportunidad, cuando se ha invertido capital propio
b) Por remuneraciones al trabajo Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de la mano de obra brindada por éstos y su familia.
c) Medios de producción duraderos Maquinaria y equipo de trabajo Instalaciones y construcciones
d) Medios de producción consumidos Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas.
e) Servicios contratados externamente Molida y mezcla de granos Transporte de granos y animales Servicios mecanizados
f) Gastos de operación Electricidad y comunicaciones (teléfono, radio, localizador). Combustible y lubricantes Materiales (reacondicionamiento de caminos)
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Es de suma importancia distinguir o hacer una separación de lo que son gastos y costos. Los costos son los recursos utilizados directamente en el proceso de producción, mientras que los gastos son desembolsos que pueden aplicarse a uno o más períodos de producción y aún pueden darse, no habiendo producción. Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente caso: Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y equipo de trabajo e instalaciones, está invirtiendo a largo plazo y por lo tanto, se involucra a varios períodos de operación. Hay salida de dinero al adquirir esos bienes en el período de compra, y en los demás períodos que se utilizan, no hay más desembolsos, sin embargo en cada período de operación debe asignarse una parte del valor del bien con base en la vida útil de éste, para determinar de una forma razonable, cuáles han sido las ganancias o pérdidas en el proceso de producción. En la mayoría de los casos y específicamente en la explotación agrícola de pequeños agricultores no se tiene establecido el pago de salarios a los miembros de sus familias, que colaboran en el trabajo de las fincas, ni tampoco cobran su salario. Si la finca no contara con esa mano de obra, tendría que pagar jornales o peones para llevar a cabo dichas labores, por lo tanto el finquero ante esta realidad y, para tener un costo real de la producción, debería considerar esos salarios no remunerados, de lo contrario, el resultado del costo de la explotación sería engañoso.
8.1 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS Para tener un conocimiento razonable de la rentabilidad de una empresa, es indispensable identificar y conocer el comportamiento de cada uno de los costos involucrados en sus actividades. Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los podemos clasificar como:
Costos fijos
Costos variables
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Costos directos
Costos indirectos
Costos totales y unitarios
Costos fijos:
Son aquellos que no varían en relación con el volumen de la producción. Ejemplo: Depreciación Costos variables: Son aquellos que están directamente relacionados con los volúmenes de producción, significa que aumentan en la medida en que aumenta la producción. Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de Obra
Costos directos:
Es cuando el costo está directamente relacionado con la producción de un producto determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del fertilizante, éste está directamente relacionado con la producción.
Costos indirectos:
Son los que no tienen ninguna relación con la producción en un producto determinado, son necesarios para la producción pero no se pueden identificar con un costo específico de algún producto, por ejemplo los costos de la electricidad, no necesarios para la empresa pero se hace difícil saber cuánto corresponde a cada uno de los productos. Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o variables, así mismo éstos pueden ser directos o indirectos.
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Costos totales y unitarios
Los costos totales de producción de por ejemplo una hectárea de maíz no son suficientes para evaluar la eficiencia de la producción mientras no se tome en cuenta el rendimiento por hectárea. Los costos totales por kilos de maíz producidos se consideran tanto los costos como el rendimiento, lo que resulta en un mejor dato para la comparación de la eficiencia de la producción. A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los costos por unidad de un producto determinado. Ejemplo: Un agricultor produjo 4.000 Kg. de maíz con un costo de $ 2.500.00. Si dividimos $ 2.500.00 entre las unidades producidas obtenemos un costo unitario de $ 0.625, que es lo mismo que decir que cada kilo de maíz nos costo $ 0.625. El costo unitario tiene suma importancia como base para distintos análisis o comparaciones, según se indica a continuación:
Fijar el precio de venta
Para comparar el costo anual con el de períodos anteriores
Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas agropecuarias que tienen el mismo tipo de explotación
9. REGISTROS CONTABLES EN LA AGRICULTURA 9.1 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS CONTABLES Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una empresa agropecuaria se enfrenta día a día, año tras año, a la toma de decisiones. Y el éxito o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte, de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno, porque el hecho de posponer una decisión hasta tanto se reúnan los datos necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces indispensable contar
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con esos elementos en forma actualizada. Y la principal información para tal fin se logra a través de los registros contables. Significa lo anterior que el objetivo más importante de los registros contables es obtener los datos necesarios para desarrollar una eficaz administración de la empresa. Aparte del objetivo antes señalado, los registros contables sirven para, entre otros, los siguientes fines: a. Ayudar a obtener crédito (sea en el sistema bancario nacional como en otras fuentes de financiación) b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. sobre declaración de renta c. Permitir la comparación de los resultados de la empresa de período con otro d. Medir los logros alcanzados en un período determinado.
9.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS Independiente del mayor o menor número de registros contables que decidamos llevar, todos ellos deben tener las siguientes características: a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que existir el mecanismo que permita fácilmente de localizarlos y corregirlos. b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se quieren alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser llevados fácilmente por quien tiene esa responsabilidad y además deben poderse interpretar rápidamente. Si el sistema es complicado, en vez de facilitar la obtención de datos complicará las cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo que no se justifica. c) Deben ser completos y brindar la información que se pretende. Si omitimos contabilizar algún dato necesario, los registros prácticamente pierden valor, ya
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que la información que proporcionan no será de utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la conducción de la empresa. d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben planificarse, para evitar la duplicación de la información y f acilitar su agrupación total y también probarse, para estar seguros de que se alcanzarán los fines que se persiguen.
9.3 FACTORES QUE INTERVIENEN EN SU ELABORACIÓN La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada (dicho en otros términos, sea por partida simple o por partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o registros contables. Después de lo expuesto, resulta evidente que para obtener los datos necesarios para el buen manejo administrativo de una empresa es indispensable contar con registros contables adecuados. Para elaborar dichos registros contables dependemos fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos importantísimos, de los que vale la pena destacar: - Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo de las empresas. - Interés de los propietarios de las fincas en información útil y confiable para la toma de decisiones. - Tamaño de la finca y organización que se ha previsto para ella. - En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del tipo de información, que es necesaria para la conducción de la finca. Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a las interrogantes planteadas líneas arriba, los tipos de registro a utilizar van a ir desde los más sencillos (contabilidad por partida simple) a los más complejos (contabilidad por partida doble).
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9.4 CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros contables en. función de los factores anteriormente señalados, hay una serie de operaciones que siempre deben realizarse en cada período contable: - Inventarios al comienzo y al final de cada período - Anotación de las operaciones realizadas durante el período - Preparación de los estados financieros (Balance General y Estado de Resultados). Evidentemente, los registros contables que llevemos pueden ser clasificados en concordancia con las operaciones que anotemos en cada uno de ellos. A simple título de ilustración seguidamente damos la clasificación de los registros mínimos que de acuerdo con la actividad a que se dedique la empresa, creemos son necesarios para una adecuada información para control y toma de decisiones.
a)Ganadería de carne. Para este tipo de actividad se hace necesario llevar, por lo menos, los siguientes registros: 1) Movimiento de animales: existencia anterior (al inicio del periodo contable) clasificada por edades y sexos: altas (entradas por nacimientos, por compra o por cambios de edades; bajas (salidas) por muerte, por venta o por cambio de edades; existencia al fin del periodo clasificado por edades y sexos. 2) Registro de animales: identificación; historia clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos, etc.) 3) Control de peso de los animales: peso al inicio del período, peso al final del período, diferencia entre ambos períodos 4) Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de concentrados, etc.
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5) Registro de ingresos y gastos: concepto y fecha de los ingresos; concepto y fecha de los gastos.
b)Ganadería de leche. Las necesidades mininas de registros son: 1) Movimiento de animales: existencia al comienzo del período clasificado por edades; altas por nacimientos compras o cambios de edades; bajas por muerte, ventas o cambio de edades. 2) Registro de animales: historia de los servicios, informe de reproducción, producción de leche (diario, semanal, mensual, etc.), historia clínica. 3) Control de alimentos: cantidad y costo de concentrados, melazas, etc. 4) Registro de ingresos y gastos: fecha y cantidad de leche vendida y su precio; detalle de otros ingresos con indicación de fecha y concepto; información sobre los gastos, detallando fecha, concepto y monto.
c)Explotación avícola. Los registros básicos en este tipo de labor son: 1) Movimiento de aves: existencia al inicio, clasificada por actividad (aves de postura, aves de reemplazo, pollos de engorde, etc.); altas por nacimientos, por compra por cambios de destino; bajas por muerte por venta o por cambios de destino; existencia al final del período clasificada por actividad. 2) Registro de animales por destino: historia clínica (vacunaciones, enfermedades, etc.). Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de las raciones, etc.
d)Explotación de cerdos. En esta actividad se hace necesario, como mínimo, llevar los siguientes registros: 1) Movimiento de animales: existencia anterior clasificada por edades y sexos; altas por nacimientos, compra o cambio de edades; bajas por muerte, venta o cambio de edades; existencia final clasificada por edades y sexos.
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2) Registro de animales: identificación, historia clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos, etc.) 3.) Control de peso de los animales: al nacer, al destete, aumento de peso periódico, etc. 4) Control de alimentación: cantidad y costo de los alimentos y concentrados que se proporcionan.
e)Cultivos. En esta actividad se distinguen los cultivos anuales y cultivos denominados permanentes. Sin embargo, en términos generales, las necesidades mininas de registro son: 1) Movimientos de cultivos: identificación del cultivo, hectáreas dedicadas al mismo, costo de semillas, valor de los jornales, valor de las horas de la maquinaria utilizada, cantidad y costo de fertilizantes, herbicidas y fungicidas utilizados, producción obtenida (en kilos y en valor). 2) Registro de cultivos: detalle de labores realizadas, fecha en que se realiza, materiales utilizados (indicando clase, cantidad y valor).
10. CUENTAS DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA 10.1 MANUAL DE CUENTAS El manual de cuentas es un documento que contiene en forma ordenada y sistemáticamente las políticas y procedimientos contables que se consideran necesarios para el registro de las cuentas en el ámbito de la dinámica o funcionamiento de la cuenta afectada en la operación. El manual de cuentas facilita el análisis y la aplicación de las cuentas respecto a cargos y abonos que surgen como consecuencia de las réplicas financieras, efectuadas por una organización agropecuaria, en los procesos de producción, comercialización y administración.
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A continuación se describe el manual de cuentas, a nivel de componentes principales del patrimonio y a nivel de cuentas de mayor.
1. ACTIVO Comprende la totalidad de los bienes y derechos a favor de una organización agropecuaria. Representa lo que tiene, más lo que le deben como parte del conjunto delas inversiones. Este componente del patrimonio es susceptible de valoración monetaria, mediante el uso de cuentas. Cuentas que comprenden:
Fondo de Caja Chica
Caja General
Bancos
Cuentas por Cobrar
Fondo para compra de productos agropecuarios.
Mercancías para la venta productos agropecuarios
Inventario de Insumos y Materiales
Existencias Agrícolas
Existencias de Ganado
Mercancías para la venta- mercado agropecuario
Gastos de Inversión Agrícola
Gastos de Inversión Ganadera
Gastos Pagados por adelantado
Anticipo a Proveedores
Obras de construcción
Tierras de Cultivo y Pastoreo
Edificaciones
Instalaciones
Equipos de Transporte y Maquinaria
Equipos de Computación
Muebles y Equipos
Animales de plantel
Plantaciones Frutales
Depreciaciones acumuladas
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2. PASIVO Comprende el conjunto patrimonial que recoge y agrupa el total de las obligaciones que tiene contraídas una organización agropecuaria, como por ejemplo: las obligaciones con personas naturales o jurídicas. De acuerdo con las políticas de la organización agropecuaria se incluye las provisiones. Cuentas que comprenden:
Cuentas por Pagar
Documentos por pagar
Aportes patronales por pagar
Retenciones por Pagar
Sueldos y Salarios por pagar
Provisiones por pagar
Provisión para la reposición de plantaciones permanentes
3. PATRIMONIO Comprende el conjunto de bienes, derechos y obligaciones materiales e inmateriales, presentes o futuros que una organización agropecuaria tiene. Está formada por dos componentes de diferente carácter, una económica formada por el activo y otra financiera integrada por el pasivo. Cuentas que comprenden:
Capital de Inversión
Reservas Legales
Utilidad o Perdida del periodo contable
4. INGRESOS Incluye todas las cuentas de ingresos, que servirán para registrar la generación de ingresos propios de la actividad agropecuaria. Las cuentas de ingreso están destinadas a registrar las cantidades recibidas por la venta de productos agrícolas, ganaderos, subproductos y otros. Puede registrar ingresos de gestiones pasadas, identificados en el período presente. Cuentas que comprenden:
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Venta de productos agrícolas
Venta de especies de ganado
Venta de subproductos
Ingresos diversos
5. GASTOS Explica las cuentas de gastos o costos que servirán para registrarlos desembolsos en los que incurre una organización agropecuaria en la comercialización de los productos o en la administración del negocio. Para una mejor comprensión, los gastos se clasifican en: gastos de comercialización y gastos de administración. En este capítulo se incluye la cuenta de costo de venta. Cuentas que comprenden:
Gastos de comercialización
Gastos de producción
Gastos de Administración
Ajuste por inflación de bienes
Perdida por desastres naturales
Costos de Venta
11. PROCESO CONTABLE 11.1 CONCEPTOS BASICOS PARA EL PROCESO CONTABLE Es necesario mencionar algunos de los conceptos básicos que permitirán el entendimiento de cada uno de los procesos contables de esta contabilidad.
Actividad Agrícola: En la actividad agrícola, básicamente en empresas pequeñas y medianas, se realizan los cultivos anuales en forma continúa sin seguir esquemas preestablecidos de rotaciones. Podemos decir que la actividad agrícola es la administración y transformación de activos
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biológicos en productos agrícolas para la venta, procesamiento, o consumo.
Activos Biológicos: Los activos biológicos están compuestos por árboles utilizados en la actividad agrícola, los cuales pueden estar en crecimiento, en producción o terminados. Son reconocidos como activos biológicos: los árboles frutales, vides (árboles de uvas) los árboles cuya madera se utilizan para la leña, etc.
Activos Biológicos Consumibles: Son activos biológicos que han de ser recolectados por ser, en si mismos el producto agrícola primario. Los ejemplos incluyen: las cosechas anuales tales como el maíz, el trigo, la cebada y los árboles cultivados para maderaje o pulpa.
Activos Biológicos en Crecimiento: Son aquellos que no han completado aún su proceso de desarrollo, tales como árboles frutales, bosques, sementeras, frutas inmaduras, etc. Cuyo proceso biológico de crecimiento no ha concluido.
Activos Biológicos en Producción: Son aquellos cuyo proceso de desarrollo les permite estar en condiciones de producir sus frutos, tales como plantas destinadas a funciones reproductivas, árboles frutales y florales en producción etc.
Activos Biológicos Terminados: Son aquellos que han concluido su proceso de desarrollo y se encuentran en condiciones de ser vendidos, transformados en productos agropecuarios o utilizados en otros procesos productivos, tales como frutos maduros, bosques aptos para la tala, etc.
Cosecha: Es la separación de la producción agrícola del activo biológico (por ejemplo, la extracción de látex de un árbol de caucho, hule, goma o la recolección de manzanas), la remoción de una planta viviente del terreno agrícola para la venta y la re-siembra (tales como en la horticultura), o la
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cesación de los procesos de vida de un activo biológico (por ejemplo la tala de árboles).
Implementos Agrícolas: Son todos aquellos artefactos como arados, rastras, cultivadoras, surcadoras, que necesitan de la fuerza de tracción, esta puede ser mecánica (utilización de medios mecánicos para el trabajo de la tierra) o animal (utilización de la fuerza animal para el trabajo agrícola).
Materia Orgánica: Residuos vegetales o animales que se consiguen en la tierra y que provienen de un organismo, lo cual se convierte en una buena opción para aumentar la rentabilidad de la tierra.
Producción agrícola: Es el producto recolectado de los activos biológicos de la empresa que esperan a ser vendidos procesados o consumidos.
Rentabilidad de la Tierra: Ganancia neta obtenida en el negocio. Es decir, el superávit que se tiene una vez satisfecho los costos de producción.
Técnicas Productivas: Aquellos procedimientos técnicos que cuando se aplican, producen ganancias o mejoran la productividad de la tierra y del capital humano.
Terreno Agrícola: Es el terreno que se usa directamente para mantener y sustentar activos biológicos en la actividad agrícola. El terreno agrícola no es en sí mismo un activo biológico
Los hechos económicos en las organizaciones dedicadas a la agricultura o ganadería, conducen a una red de relaciones, donde el sistema de contabilidad se constituye en un medio que enlaza documentos o evidencias referidas con los hechos económicos, que al final queda reflejada en el registro de una cuenta.
Entonces
el
proceso
contable,
significa
sucesivas
tareas
administrativas, que se inician con un documento de origen, que sistemáticamente dará origen a una serie de registros, iniciándose en el comprobante de contabilidad, que sirve para el registro contable (asiento). Este
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proceso permite clasificar y resumir las cuentas de mayor y las cuentas auxiliares. Luego se concluirá con el reporte delos informes financieros.
DOCUMENTO ORIGEN Facturas, Contratos Recibos, etc.
Comprobantes de Contabilidad
Comprobación de
BALANCE
Sumas y Saldos
RESULTADOS
Hoja de Trabajo
BALANCE
Cuentas Mayor General
GENERAL
Cuentas Auxiliares
Grafico 2. Proceso Contable El proceso de la contabilidad agropecuaria, se desarrolla sistemáticamente mediante procedimientos que facilitan el procesamiento de los datos para reportar los informes financieros.
11.2 REGISTROS Como elemento de la contabilidad, los registros en la estructura contable, estudia los métodos y procedimientos en materia de registros, que el área de contabilidad de una organización debe realizar, por tanto, las operaciones financieras de un negocio agropecuario, deben registrarse sobre la base de un conjunto de principios y normas que regulan el giro de la actividad agrícola o pecuaria. La técnica de registrar los hechos económicos tiene que ver con la identificación, clasificación, y acumulación de todos los efectos económicos y financieros registrados durante un período, en los procesos de producción, administración y de comercialización.
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Por su naturaleza en los negocios dedicados a la agricultura y ganadería, se distinguen básicamente tres etapas:
la producción;
la comercialización y,
la administración,
En cada fase la contabilidad facilitará datos para encausar la correcta gestión de las organizaciones.
La Producción:
Compra de insumos
Preparación de tierras de cultivo y pastoreo
Siembra
Labores de cultivo
Tratamiento fitosanitario
Cosecha y selección
Cría de ganado y engorde
La Comercialización
Remuneraciones
Almacenamiento
Embolsado empacado
presentación
Transporte Carguío
descarguio
fletes
Promoción publicidad
La Administración
Remuneraciones
Comunicaciones
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Mantenimiento y reparaciones
Materiales y útiles de oficina
Servicios básicos
Otros
La agricultura y ganadería son actividades que no pueden dejar de hacer estas actividades que son parte de la gestión integral del negocio, las que deben ser contabilizadas en las cuentas asignadas en el sistema de contabilidad.
11.3 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Los comprobantes de contabilidad son la base para el registro de un hecho económico, se constituye en el documento que da fe a la anotación realizada por la organización. El comprobante de contabilidad registra datos importantes que permite ordenar la relación económica con el análisis contable. Su formato puede contener los siguientes datos:
Fecha y número
Datos específicos del hecho contable
Anotación contable del hecho económico
Firmas autorizadas
En la práctica contable las organizaciones agropecuarias pueden utilizar tres tipos de comprobantes de contabilidad:
Comprobante de ingreso: Este comprobante tiene por objeto, contabilizar y evidenciar todos los hechos económicos relacionados con la generación de ingresos, ya sea por la venta de productos agropecuarios, subproductos o por otros conceptos relacionados con el giro de la organización agropecuaria.
Comprobante de pago: Este comprobante tiene por finalidad contabilizar y evidenciar todos los hechos económicos que tienen que ver con las erogaciones o pagos, afectando las disponibilidades, relacionado con la adquisición de insumos, bienes o servicios, gastos en general del negocio, contribuciones, obligaciones contraídas, etc.
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Comprobante de diario o traspaso: Es otro comprobante que tiene como propósito la contabilización y justificación de aquellos hechos patrimoniales que no afectan movimientos de efectivo, generalmente se utiliza para contabilizar derechos, obligaciones acumuladas. Se conoce también como comprobante de traspaso, porque algunas veces sirve para contabilizar internamente operaciones de traspaso o ajuste.
12. PROCESO DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA Para empezar el proceso de esta contabilidad debemos ver primero o realizar los registros contables, que tienen por finalidad controlar adecuadamente las imputaciones que corresponden a efectuar los costos de producción o elaboración, por cada desembolso que realiza el agricultor o empresario agrícola por concepto de compras de semillas, fertilizantes, abonos, pagos de remuneraciones, fletes, honorarios, etc. Dicho registro permite conocer en forma diaria y detallada, tanto la cantidad de insumos utilizados como las horas empleadas en la elaboración o producción de cada producto o proceso de éstos. En efecto, se debe llevar un auxiliar que contenga:
Cantidad de fertilizantes o abonos empleados.
Número de jornadas o cantidad de horas / hombres trabajadas
Número de jornadas o cantidad de horas / máquinas
En resumen, dicho auxiliar representa la cuantificación en tiempo y cantidad de elementos a emplear, por cada una de las faenas a realizar, dependiendo éstas, de las características operacionales propias que tenga la actividad agrícola en desarrollo. Al final del mes, cada uno de éstos componentes o asignaciones de costos, debidamente valorizados por Unidad de Contabilidad o por el profesional del área, sea este interno o externo, deben centralizarse en el sistema contable principal, afectando de acuerdo con las normas que establece el Reglamento de Contabilidad, las partidas del Activo Circulante o Realizable, las que deben
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estar en completa concordancia con el Plan de Cuentas definido previamente, para la actividad agrícola. Por otra parte, cabe señalar que estos auxiliares referente al control diario y minucioso de la cantidad de materiales utilizados, así como la cantidad de horas hombre y maquinas utilizadas para la transformación de los productos, deben prepararse en cada una de las etapas inherentes a los procesos productivos agrícolas propiamente, acción que finaliza una vez que el producto se encuentra cosechado, puesto en almacén y/o disponible para el consumo o comercialización, momento también en que se estará en conocimiento cabal de su costo real final.
12.1 LIBROS GENERALES Los libros generales son análogos a los que se emplean en otras empresas. Habitualmente deberán utilizarse el Diario general, Registro de Caja, Registro de cheque. La estructura especial de los libros que deban emplearse en cada negocio depende de la conveniencia particular; pero puede sentarse como principio que los libros de Caja y el diario de Ventas deberán tener tal disposición y los asientos que en ellos se hagan puedan clasificarse de acuerdo con las divisiones que se hagan de la explotación.
12.1.1 Libro Diario Es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra u otras cuentas, de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.
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12.1.2 Registro de Caja Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.
12.1.3 Registro de Cheques Un diario especial usado para registrar todos los cheques emitidos para realizar cualquier tipo de pago en los gastos o haberes que incurre la empresa.
12.2 CENTRALIZACION DE LAS CUENTAS Una vez que se haya realizado las transacciones mensuales es necesario centralizar las cuentas para saber los respectivos saldos y así también hacer los ajustes previstos o necesarios y para finalmente elaborar los estados financieros. Los libros que se utiliza habitualmente en la contabilidad para centralizar las cuentas son El Libro Mayor, El balance de comprobación y la Hoja de trabajo.
12.2.1 Libro Mayor Es un libro de Contabilidad que recoge la información registrada previamente en el Diario General, de una forma ordenada, registra los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, existen dos formatos en forma de “T” y a doble folio.
12.2.2 Balance de Comprobación Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
12.2.3 Hoja de Trabajo Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de 45
trabajo el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.
12.3 INFORMES O ESTADOS FINANCIEROS De acuerdo con las normas establecidas en las disposiciones legales, las organizaciones comprendidas en el ámbito de su aplicación, están obligadas a llevar registros contables y cumplir con la preparación y presentación de los informes financieros. Estos son el Balance general, el estado de resultados, y el estado de flujo de efectivo.
12.3.1 Balance General El balance es un documento que se fundamenta en el resumen de una serie de datos, que surgen de las actividades realizadas por una empresa agropecuaria, mediante las partidas que conforman las cuentas anuales, por ello, el Balance General, es un estado financiero, que refleja la situación patrimonial de una empresa y está formado por los mismos saldos que arrojan las cuentas al término de un período definido. Separadamente reporta el activo corriente y no corriente y las obligaciones que forman el pasivo de la organización.
12.3.2 Estado de Resultados El estado de resultado, es un documento de análisis de los hechos económicos que tienen como efecto aumentos y disminuciones en los resultados durante un período, por ello, se constituye en un informe financiero que, refleja el resultado de las operaciones de una organización agropecuaria en un período determinado (año agrícola). Este estado permite evaluar la gestión realizada en cuanto a la generación de ingresos comparando con el costo de ventas, los gastos de comercialización y administración, de cuya diferencia se determinará la utilidad o pérdida obtenida en un período. 46
12.3.3 Estado de flujo de efectivo Es un estado que tiene por objeto brindar a los usuarios dela información financiera, la capacidad que tiene una organización agropecuaria para generar los fondos o flujos líquidos y la aplicación de los pagos en efectivo efectuados durante un período. Es un medio de información muy dinámico, porque permite evaluar la habilidad gerencial en la generación de flujos de efectivo y utilización eficiente de los flujos en un entorno económico de permanentes cambios.
13. HACIENDA LOURDES La hacienda Lourdes está ubicada en la vía Puerto Quito recinto la Sexta, tras la fábrica de Botrosa, es una hacienda en la cual sus dueños son uno de los primeros habitantes de este recinto, los cuales empezaron a poblar y a empezar las actividades agrícolas en este sector. Esta hacienda esta de dicada a la siembra, cosecha y venta del cacao, maracuyá, maíz, la madera y a la compra y venta del ganado. Está constituida de 82 hectáreas, en las cuales tiene 21.5 hectáreas de huertas de cacao, 6 hectáreas de maracuyá, 2 hectáreas de maíz, y 32 hectáreas de árboles madereros como el clavellin, laurel y guayacán. La producción cacaotera del Ecuador se está convirtiendo en uno de los blancos más importantes para los negocios de exportación. Varias empresas chocolateras internacionales se han fijado en la calidad del cacao de nuestro país. El cacao ecuatoriano es reconocido mundialmente por sus marcadas características de aroma y color sumamente apreciadas en la preparación de chocolates finos, revestimientos y coberturas etc. Es por esta razón que la hacienda Lourdes su primordial producción que tiene es el cacao ya que es la mayor fuente de ingresos que le genera y esta planta perdura por muchos años, es de ciclo largo; con seis meses de cosecha y seis meses de descanso de la planta.
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El tipo de cacao que tiene sembrado dicha hacienda es el nacional y el de ramilla, de los cuales el que más ingresos genera es el nacional por su aroma y peso, porque el de ramilla no tiene aroma singular ni mucho peso pero en cambio es el que más produce es decir, el de ramilla es el que produce rápido que a partir del segundo año de haberlo sembrado ya empieza a brotar sus frutos del cual ya se puede cosechar. Otro ingreso fuerte es el de la madera, ya que hay bastante árbol maderable sembrado en la hacienda y según el tipo de madera que esta sea se la corta, sacan y así lo venden. La Maracuyá es una planta de ciclo corto en la cual empieza a producir (según la especie) a partir de los 8 meses al año, el cual tiene una perduración de producción de 3 años. El maíz es un producto de ciclo corto y se lo cosecha una vez, la cosecha de maíz es de 3 a seis meses dependiendo el género de este. Para todos estos productos que genera la hacienda deben también tener el control adecuado de plagas, es decir que para evitar las plagas comprar los productos necesarios para este tipo de plantas y así mismo las vitaminas que estos necesitan, y el tratamiento de la tierra que es lo primordial para que todos estos productos tengan una adecuada producción.
13.1 CONTABILIDAD DE LA HACIENDA En la hacienda Lourdes no llevan una adecuada contabilidad, un control de sus ingresos y gastos que obtienen. Es por ello que es muy necesario que tenga conocimientos el dueño de la hacienda sobre la contabilidad agropecuaria para que así obtengan más beneficios económicos y sepan la utilidad real que se obtiene con la comercialización de los productos antes descritos.
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Los ingresos por la comercialización de productos que la hacienda tiene son muy buenos de lo cual es meritorio que lleven una contabilidad adecuada y la idónea es lógicamente la agropecuaria. Deberían de tener un control adecuado de sus trabajadores para las huertas, de la compra de los fertilizantes para el producto, y del control adecuado de los respectivos ingresos y la planificación de la utilidad que se obtiene, para así poder generar mayores ingresos y mejorar la calidad de vida y subir un peldaño más económicamente.
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CONCLUSIONES
La contabilidad agropecuaria es el registro y ordenamiento de la información de las transacciones practicadas en unidades económicas dentro de las empresas agropecuarias con el objeto de cuantificarlas para tomar decisiones de carácter administrativo. El uso de la contabilidad en las empresas agropecuarias cualquiera que sea la importancia de su explotación, permitirá obtener una mayor comprensión del resultado económico y a la vez un mejor conocimiento para determinar, si debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra. También es aplicable a otros fines tales como obtener información necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago de impuestos; planificar el mejoramiento de la infraestructura de la finca, tener conocimiento sobre la gestión empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos en la explotación. En las empresas agropecuarias además de conocer los mecanismos para determinar los costos de producción, deben tener un sistema que pueda señalar las faltas y los errores a fin de que sea posible corregirlos y evitar sus repeticiones señalando en monedas y cantidades unitarias cual será el futuro de la empresa. La actividad agrícola sigue siendo una de las más importantes en la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, como generador de divisas y fuente de trabajo. La contabilidad agropecuaria es muy indispensable, para el campo, ya que hace posible el ordenamiento de los gastos e ingresos que entran en la empresa agrícola, y así poder realizar una adecuada distribución para con sus ganancias económicas existentes en el periodo del ejercicio. Por tal razón la contabilidad agropecuaria es muy importante aplicarla en las haciendas, fincas, ranchos, por pequeña que esta sea, para así el empresario agrario pueda obtener sustento de sus ganancias, y no realizar el despilfarro.
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RECOMENDACIÓN
El Empresario agrario debe tener conocimientos básicos de la contabilidad agropecuaria ya que le sirve para manejar adecuadamente sus negocios, y tener mayor rentabilidad. Tener una persona idónea quien sepa administrar de manera adecuada la economía de la hacienda, rancho o finca. Elaborar un presupuesto adecuado de gastos según los ingresos, para evitar los despilfarros. Gastar lo necesario para la empresa y evitar las cosas innecesarias. Dar el uso adecuado de las utilidades de la empresa agrícola. Estar al día con los impuestos que compete al empresario agrario.
“La persona grata valora todo lo que los demás hacen por ella. No hay en el
mundo gente más pobre que aquel que no tenga en su corazón sentimiento de gratitud.”
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BIBLIOGRAFIA
Econ. José Vicente Vásconez, “Contabilidad Intermedia”
Luis Yimachi Yucra, “Contabilidad Agropecuaria”
Hcda. Lourdes Lcdo. Nerbo Bosquez
www.monografías.com/contabilidad-agropecuaria
http://html.rincondelvago.com/contabilidad-especial-de-la-agricultura.html
http://www.fimcp.espol.edu.ec/Webpages/pag-contabilidad-ia.html
http://html.rincondelvago.com/contabilidad-agropecuaria.html
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DECLARATORIA DE PROPIEDAD DE LA INVESTIGACIÓN
La suscrita señora GABRIELA ELIZABETH ROSERO CHALAN, del Tercer año “A” de la Universidad Central del Ecuador sede Sato Domingo; deja constancia
que el presente proyecto de Monografía, responsable del tema: “ Aplicación de la contabilidad
agropecuaria en el desarrollo económico de la hacienda
Lourdes el cantón Puerto Quito ”, como requisito para obtener una nota parcial, al fin de acceder al Cuarto año, ha sido elaborado con autenticidad, dedicación y esfuerzo al trabajo de investigación, por lo que está prohibido su reproducción total o parcial sin autorización de su autor.
Atentamente, La Autora:
ELIZABETH ROSERO Estudiante
C.I. 171673600-2
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