CARTA DE COMPROMISO DE AUDITORÍA
Señor Presidente del Directorio de la Empresa FISH S.A. Presente.-
En relación a la Auditoria de Gestión solicitada por ustedes respecto al AREA DE EXPORTACIONES al 31 de Diciembre del 2015, nos es grato confirmarles nuestra aceptación y nuestra conformidad de este compromiso por medio de esta carta. Nuestra auditoría se llevará a cabo con el objetivo de expresar una opinión acerca de la Gestión y manejo de acuerdo a las políticas internas de la organización. Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) y normas internacionales de auditoría (NIAS). Dichas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre los resultados de la misma. La auditoría comprende el examen de control interno basado en una comprobación selectiva mediante encuestas al personal del área. Por basarse en pruebas selectivas y por otras limitaciones inherentes de una auditoría, así como las limitaciones propias de los testimonios efectuados y control interno, existe el riesgo inevitable de que queden sin detectar algunos errores formales y de hecho. Propio del informe obtenido de la Auditoria de Gestión, hemos considerado proporcionarles una carta de control interno, referente a las debilidades formales y evitables respecto al rubro del negocio y de control interno de los cuales tomemos conocimiento. Como parte del proceso de nuestra auditoría, solicitaremos a la gerencia su confirmación por escrito de las manifestaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría.
Esperamos una cooperación total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las cuotas por horas individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas. Mucho le agradecemos firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los Estados Financieros.
Atentamente, Auditores, Consultores & Asociados Soc. Civil
……………………………………………… Socio Gerente
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
Señor Presidente del Directorio de la Empresa FISH S.A. Presente.I.
ANTECEDENTES Alcance: Se realizaron consideraciones con base a las labores realizadas desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre del año anterior (2015), al AREA DE EXPORTACIONES de la organización. Justificación: Las auditorias de control interno ejecutados a los diversos procesos y a los documentos legales y formales regulados por la Ley sirven a la alta dirección no solo para evaluar el trabajo ejecutado sino para determinar si lo ejecutado corresponde a los requerimientos de la empresa. Marco Conceptual: El Control Interno es un proceso, ejecutado por el Representante Legal y la alta Dirección de la Empresa para la administración de una entidad, diseñado específicamente para proporcionales seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones; suficiencia de la información y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Marco legal: El informe sobre control Interno se constituye en un elemento básico que permite determinar si los marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden a los propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control interno corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.
Se ejecutó la Auditoría cumpliendo con las Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGAS). Enfoque del Control Interno: El Control Interno que evalúa la Auditoría de Gestión de Exportaciones está fundamentado en Normas de Auditoría de General Aceptación y Pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría, los cuales aunque no tienen la calidad de obligatorios, si corresponden a un proceso investigativo que bien puede ser tenido como premisa básica para el desarrollo de éste enfoque de Control. II. OBJETIVOS Objetivo Principal: Evaluar y determinar si el área de exportaciones de la empresa FISH SAC, gestiona de manera adecuada e integra los procesos que involucran dicha actividad de acuerdo a las normas nacionales e internacionales que lo regulan. Objetivos Específicos: 1. Realizar una revisión integral de las operaciones de exportación a fin de comprobar su correcto cumplimiento con las obligaciones y ordenamientos señalados en las diversas disposiciones legales. 2. Detectar y determinar la magnitud de los errores cometidos durante el procedimiento aduanero, registro contable de las mismas y formulación de las diferentes declaraciones o reportes así como su oportuna corrección. 3. Determinar procedimientos que permitan perfeccionar los procesos aduaneros, logrando una mayor eficiencia operativa y económica. III. COMENTARIOS, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Como resultado de la Auditoría de Gestión al área de Exportaciones de la empresa FISH S.A. por el período del 01 de Enero del 2015 hasta el 31 de diciembre del 2015, período de vigencia del Directorio de la Empresa, se ha determinado las siguientes observaciones y recomendaciones:
Observaciones: 1.
No se envían muestras de los productos ofrecidos para la captación de los clientes.
2.
No se genera diariamente el reporte actualizado del control de inventarios.
3.
No se envía cotizaciones a los clientes
4.
No elige a proveedores que cumplan con la exigencia requerida para el proceso de exportación, pues no se solicita cotizaciones.
5.
No se cumple con los cronogramas de llegada del producto al puerto de destino
6.
No reúne a tiempo la documentación integra con respecto a las exportaciones.
7.
No se cuenta con personal idóneo para el cumplimiento de las funciones del área de exportaciones
8.
No cumple el jefe del área de exportaciones con las responsabilidades propias de su cargo.
9.
No Se ha realizado la gestión necesaria para obtener las certificaciones de calidad respecto a los productos exportados
10. No se cuenta con un plan de contingencia ante posibles robos, fallas o perdidas de contenedores Recomendaciones: 1.
Que la gerencia se sirva disponer el envío de muestras de los productos a los clientes potenciales.
2.
Que la gerencia se sirva implementar de manera obligatoria los reportes actualizados diariamente para el control de inventarios.
3.
Que la gerencia se sirva disponer el envío de cotizaciones a los clientes, que requieran los productos de la empresa.
4.
Que la gerencia
disponga como política de adquisición de servicios, la
evaluación de proveedores mediante cotizaciones, eligiendo la que se adecue a nuestras necesidades. 5.
Que la gerencia se sirva disponer medidas correctivas respecto a la gestión para el seguimiento de la naviera desde su punto de embarque hasta su punto de llegada.
6.
Que la gerencia disponga agilizar las gestiones correspondientes a la emisión de DAM y todo lo correspondiente con la exportación.
7.
Que la gerencia se sirva disponer la contratación de personal calificado para ejercer puestos de supervisión y programar capacitaciones para el personal activo.
8.
Que la Gerencia sirva disponer que el jefe del área cumpla con las responsabilidades propias de su cargo especificadas en el Manual de Organización y Funciones
9.
Que la gerencia se sirva disponer, la implementación de medidas que sean necesarias para la obtención de certificaciones de calidad, operativa y administrativa.
10. Que la Gerencia se sirva implementar el plan de contingencia necesario para cubrir futuros riesgos de pérdidas y robos de los contenedores
IV. RECOMENDACION Y CONCLUSIÓN GENERAL Teniendo en consideración que las recomendaciones de auditoría formuladas en nuestra condición de Auditores Independientes tienen como propósito mejorar el proceso administrativo y por consiguiente coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa Exportadora FISH S.A. sugerimos a la Asamblea General y al Consejo Directivo, se sirva tomar las medidas correctivas para su implementación, a efectos de superar las observaciones y debilidades reveladas.
Le agradecemos firmar y devolver la copia adjunta de este informe para señalar su conformidad y acuerdo sobre los arreglos por la Auditoría de Gestión realizada al área de Exportaciones de la organización.
Atentamente, Auditores, Consultores & Asociados Soc. Civil
……………………………………………… Socio Gerente
