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8.- APLICACIÓN DEL MÉTODO DE “LAS 5S” AL TALLER Se desarrolla a continuación una forma de aplicación del método de “las 5S”, contemplando cada una de las fases “S” como si de una etapa separada se tratara, pero con la idea de que sólo puede pasarse a la etapa siguiente, una vez cumplidos y estabilizados los requisitos de la etapa anterior.
El proceso comienza con la selección del área piloto de implantación. El objetivo es seleccionar un área física reducida, para una vez concluida, extender la implantación de la metodología a otras áreas de la empresa.
Determinada el área piloto, se procede a la constitución del equipo de trabajo, formado por el personal del área de implantación, el supervisor, el metodista y algún miembro del sistema de producción de la fábrica.
El personal del área será el encargado de llevar las tareas asignadas por el grupo de trabajo; su participación para el desarrollo de la implantación es fundamental debido al conocimiento que tienen del lugar de trabajo, así como de la realidad diaria del mismo, pudiendo aportar soluciones reales a los problemas que vayan surgiendo en el transcurso del taller.
Dentro del equipo de trabajo es necesario contar con la participación de alguna persona con poder de decisión dentro de la empresa. Esta
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persona puede ser el responsable del área objeto de implantación, siendo conveniente que ostente el cargo de supervisor.
La figura del miembro del sistema de producción aporta la metodología y sistemática de trabajo, siendo el elemento externo que cataliza la implantación. Concluida la implantación en el área piloto y extendiendo la misma a otras áreas de la empresa, la figura del asesor externo puede ser adoptada por cualquier miembro del equipo de trabajo que participó en la implantación piloto.
Para la aplicación del método de “las 5S” se utiliza la guía que nos proporciona el sistema de producción de la empresa. Esta guía está dividida en bloques, uno para cada “S”, dentro de los cuales se utiliza el método PDCA (Planificar, Desarrollar, Controlar, Asegurar).
En la guía se reflejan cada una de las fases a seguir en el taller, los documentos que debemos utilizar, qué miembro del equipo debe realizar cada paso, el tiempo estimado que se debe emplear en cada uno y el plazo recomendado para la duración de cada fase.
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La evolución de las fases del método de “las 5S” es la siguiente:
3
4
LIMPIAR
ESTANDARIZAR
¿Me siento a gusto en el entorno de mi máquina? ¿Hay suciedad?
2 ORDENAR
¿Qué regla para todos?
¿Es fácil de encontrar? ¿Cómo buscar su sitio?
¿Se respeta el estándar? Si no, ¿Por qué no?
5 RESPETAR
¿Es útil?
1 ELIMINAR
Figura 49: Diagrama de actuación de la metodología de las 5 S.
Existen una serie de condiciones previas que se considera que hay que establecer para el éxito de la implantación del método. El objetivo perseguido es sensibilizar, inicialmente al personal del área piloto de implantación, y finalmente al resto del personal, del alto nivel de compromiso y participación activa necesarios por parte de todos. Estas medidas afectan principalmente a la dirección de la empresa, al equipo de
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trabajo encargado de la implantación, así como a los trabajadores del área de implantación. Las acciones de sensibilización se pueden resumir en las siguientes:
-
Asumir el liderazgo por parte de la dirección. Este hecho refleja la implicación de la dirección de la empresa en el proceso de implantación de la metodología, así como la participación en la toma de decisiones necesarias en cada una de las fases a desarrollar, aprobando las diferentes acciones a realizar por el equipo de trabajo.
-
Conseguir implicar tanto al director de área como a todo el personal donde se realice la implantación, e incluir el “proyecto 5S” como parte de las tareas de cada operario.
-
Informar adecuadamente de la importancia de la implantación para conseguir que todos entiendan y se sientan partícipes del proyecto.
-
Recorrer todos y cada uno de los pasos según el orden establecido por el equipo de trabajo.
-
Inspección periódica y crítica al más alto nivel de cada uno de los avances llevados a cabo a lo largo de cada una de las fases.
-
Perseverancia y constancia.
Dentro de estas medidas, se utiliza como medio para promover la sensibilización continua hacia las 5S, la posibilidad de seguimiento de la implantación de forma que todos (tanto personal del área de implantación, como ajeno a la misma) puedan conocer el desarrollo, y evolución del proyecto. Para ello se coloca en un lugar visible en panel, denominado “Panel 5S”, donde se reflejan, entre 103
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otras cosas, la fase en la que se encuentra el taller, los componentes del equipo de trabajo, un gráfico de evolución temporal y un plan de acción con las propuestas de mejora.
Acompañando al panel, tendremos la carpeta 5S, en la cual se guardan todos los documentos relacionados con el taller, así como la hoja de apertura del mismo, la guía para su realización y las diferentes etapas a superar hasta llegar a las auditorías de cambio de fase.
Actuación por etapas:
1) SEIRI = ELIMINAR Seleccionar en el puesto de trabajo lo que es estrictamente necesario y que debe ser conservado, eliminando el resto. Ejemplo: definir un perímetro de trabajo 5S, en nuestro caso tendremos tantos perímetros de trabajo como células de trabajo definidas anteriormente; marcarse un objetivo (volumen, cantidad eliminada, etc......) y un periodo test (de 2 a 4 semanas).
Coger cada objeto (incluido los que están dentro de un armario, los cajones y archivos de ordenador) y preguntarse si es útil.
-
Si es inútil devolverlo y como último recurso tirarlo.
-
Si es útil guardarlo.
-
Si hay indecisión, etiquetarlo (retirar la etiqueta cuando el objeto sea utilizado, indicando nombre y fecha de quien lo ha utilizado). 104
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Al final del periodo test, tomar la decisión colectivamente de guardar o tirar el objeto etiquetado.
Resulta importante comprobar el avance respecto al objetivo fijado. Para ello puede ser de gran ayuda hacer auditorías en el área por personal cualificado pero independiente de ésta. Por ejemplo el personal de calidad de la planta.
Una vez conseguido el éxito con la primera “S”, esto nos permite pasar a la siguiente.
2) SEITON = ORDENAR Disponer y actuar reduciendo gestos inútiles, esfuerzos y pérdidas de tiempo:
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.”
Será necesario analizar la forma de coger el objeto y de colocarlo, preguntarse por qué es necesario tanto tiempo para encontrarlo.
Esto desembocará en determinar criterios de elección de colocación de objetos.
Todo ello puede agruparse en cuatro subfases:
1ª. Elegir un nombre y un lugar para cada cosa, reagrupando por naturaleza del objeto. 105
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2ª. Ordenar. 3ª. Delimitar los emplazamientos de colocación. 4ª. Comunicar la colocación resultante de los objetos.
Un claro ejemplo de estas cuatro subfases sería la ubicación de los accesorios en armarios, con la ayuda de clasificadores, de forma que podamos agruparlos por familias y que cada uno de los accesorios tenga su ubicación delimitada y señalizada. Posteriormente se pasará a ubicar tanto documentación como útiles.
En primer lugar, se muestra una imagen global del armario en la que se puede ver cómo cada cajón deja ver en el cartel todo lo que se encuentra en su interior, facilitando la labor de búsqueda de los accesorios.
Figura 50: Armario de herramientas con ubicaciones definidas.
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En el primer cajón se ubicarán las herramientas de corte, fundamentalmente brocas, de la siguiente forma. Todas las brocas vienen definidas por su tamaño y diámetro, teniendo cada una de ellas dos ubicaciones diferenciadas por colores. El objetivo de estas dos ubicaciones es tener en un sitio en rojo las brocas nuevas o que se encuentran en buen estado y en otro de color amarillo aquellas brocas que se encuentren desafiladas. Con ello conseguimos dar visibilidad a la reposición de las mismas.
Figura 51: Cajón de herramientas de corte.
En los sucesivos cajones del armario el criterio vendrá definido por las familias de accesorios, teniendo en cuenta si son accesorios de taladrado, accesorios de remachado, accesorios de apriete, etc.
Otro punto importante en la aplicación de esta fase del método de “las 5S”, es tapar aquellos huecos en los que no se ubiquen ningún tipo de accesorios. Se
tapan estos huecos, por ser un foco de suciedad y
elementos inútiles y por facilitar que se guardasen elementos fuera de su ubicación.
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Un forma efectiva y económica de tapar los huecos que hemos comentados, es con trozos de corcho con el tamaño de los mismos.
Para ciertos elementos la ubicación se crea con huellas en el corcho colocado en el interior de algunos cajones.
En la siguiente imagen vemos un ejemplo:
Figura 52: Ejemplos de ubicaciones en cajonera de accesorios de montaje.
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A este respecto es importante comprobar el respeto diario a las reglas. Que se realizará mediante auditorías en cada puesto de trabajo. Una vez conseguido el nivel adecuado, pasamos a la siguiente fase.
3) SEISO = LIMPIAR E INSPECCIONAR Consiste en asegurar la limpieza del puesto de trabajo, luchando contra la suciedad, y así permitir inspeccionar las máquinas y herramientas con el fin de detectar anomalías y desgastes prematuros.
Seguir los siguientes puntos podía ser un ejemplo de actuación:
-
Dividir el perímetro en zonas, definiendo un responsable para cada zona.
-
Elegir lo que debe ser limpiado y en qué orden.
-
Definir criterios de “estado de limpieza”.
-
Estudiar método e instrumentos de limpieza.
-
Buscar la eficacia de las acciones de eliminación de zonas de suciedades.
Para todo ello, es fundamental:
1. Procurar los medios de limpieza. 2. Formar a los colaboradores en la limpieza, inspección y riesgos. 3. Limpiar sistemáticamente e inspeccionar minuciosamente. 4. Buscar las causas y fuentes de la suciedad y poner en marcha un plan de acción, así como verificar el estado de los objetos para prevenir su deterioro. 109
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Resultará importante comprobar que todo lo que está incluido en el perímetro ha sido limpiado e inspeccionado. Es recomendable tomar fotos como evidencia para la cuarta “S”, a la que puede pasarse una vez superada con éxito la tercera fase “S”.
4) SEIKETSU = ESTANDARIZAR
Definir las reglas por las cuales el puesto de trabajo quedará despejado de objetos inútiles, ordenado, limpio e inspeccionado precisando de los medios para eliminar las causas de la suciedad y el desorden.
Se tratará de un trabajo en equipo que tenderá a la formalización por escrito de las reglas de aplicación. Conviene que sean simples y claramente visibles, colocándolas en zonas claves, como pasillos de alta concurrencia, zonas de colocación de herramientas, etc.
Será fundamental el formar a todos los colaboradores.
La eficacia de estas reglas se verificará a través de unos check-list de evaluación y seguimiento de nuestros estándares.
Una vez logrado este objetivo, ya sólo queda pasar a la última fase: la quinta “S”.
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5) SHITSUKE = RESPETAR ESTÁNDARES Y HACERLOS PROGRESAR De importancia vital, la mentalidad de la Dirección ha de ser respetar los estándares logrados y hacerlos respetar por todos, manteniendo los buenos hábitos y mejorando en lo posible.
La disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras fases se deteriora rápidamente. No es visible y no puede medirse a diferencia de las fases eliminar, ordenar, limpiar y estandarizar. Debe existir en la mente y en la voluntad de las personas, además se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
Aquí el tiempo es un parámetro fundamental: se trata del último objetivo a lograr, pero no impuesto de forma traumática. Un punto clave es hacer comprender a toda la organización la vital necesidad de este planteamiento, aunque sea sólo por la mejora desde el punto de vista interno. De aquí que sea aún más importante desde el enfoque al cliente, pues es además un requerimiento de Calidad.
El respeto significa trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de organización, orden y limpieza. El conocimiento y seguimiento de las normas genera el hábito.
Esta fase implica:
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Respeto por las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable. 111
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Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.
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Promover el hábito de auto-controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.
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Comprender la importancia del respeto por los demás o por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.
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Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.
En caso de que no se respeten los estándares, es necesario ir a la raíz del problema: el porqué de esa falta de respeto y/o interés.
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