MAKALAH MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
disusun oleh : Hermawan Murti Wijaya 09.12.4075
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
DAFTAR ISI DAFTAR ISI
2
PEMBAHASAN 1. CBIS DALAM PERUSAHAAN DAN APLIKASINYA
3
2. DATABASE SYSTEM DAN DBMS
8
3. ANALISIS MASALAH SISTEM DALAM PERUSAHAAN
17
4. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM DALAM PERUSAHAAN
20
5. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN
26
6. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM INFORMASI (TELOS)
33
7. NETWORK SYSTEM DAN PERANGKATNYA
35
8. PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
51
9. KONSEP DAN APLIKASI TERM OF REFERENCE (TOR)
70
10. KONSEP DAN APLIKASI SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS) DAFTAR PUSTAKA
81 87
2
DALAM PERUSAHAAN DAN APLIKASINYA
Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Nilai CBIS Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Sebenarnya sangat sulit mengukur nilai CBIS, ada perusahaan yang mencoba menimbang nilai komputer berdasarkan biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Sebenarnya hal ini tidaklah tepat, karena setelah ada CBIS hanya sedikit pegawai administrasi yang kehilangan pekerjaanya. Namun manfaat yang besar diperoleh perusahaan setelah ada CBIS, yaitu mampu mencapai peningkatan efisiensi dan efektivitas, bahkan mampu mengurangi investasi. Sebagi bukti bahwa CBIS itu lebih efisien dari pendahulunya (sistem manual), dijelaskan oleh Reymond McLeod (2004:19) bahwa salah satu aplikasi komputer pertama adalah pengendalian persediaan dan perusahaan umumnya dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi catatan persediaan. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dan staf yang dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menimbang-nilai CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini. Dalam beberapa hal, nilai CBIS juga dapat dipertimbangkan dari siklus CBIS. Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup yaitu : lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini 3
disebut siklus hidup sistem (system life cycle – SLC), dan terdiri dari tahap-tahap berikut: (1) Perencanaan; (2) Analisis; (3) Rancangan; (4) Penerapan; dan (5) Penggunaan. Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun, sehingga dapat dikatakan bahwa CBIS mempunyai biaya yang tinggi. Cepat atau lambat, sifat dinamis kebutuhan informasi akan melampaui kemampuan sistem informasi, sehingga sistem itu harus diperbarui. Tahap-tahap siklus hidup sistem membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.
Mengelola CBIS Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spealis informasi yang terlibat, setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi. Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi,kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Ketika manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing, manajer melaksanakan semua tugas tersebut.
Menempatkan CBIS dalam Konteks Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, berbagai aplikasi yang dirintis sejumlah perusahaan
4
perintis tersebut telah tersedia badi hampir semua perusahaan bahkan sampai yang terkecil. Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberap ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan meyediakan keahlian yang sangat beragam.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain: a. Data Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata ―datum‖ yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
b. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan.
c. Sistem Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili
5
suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : 1) Relevan (Relevancy) 2) Akurat (Accurancy) 3) Tepat waktu (Time liness) 4) Ekonomis (Economy) 5) Efisien (Efficiency) 6) Ketersediaan (Availability) 7) Dapat dipercaya (Reliability) 8) Konsisten
d. Berbasis Komputer Sistem Informasi ―berbasis komputer‖ mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah ―computer-based‖ atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Alasan utama mengapa banyak perusahaan yang menerapkan CBIS dalam sistem informasinya, antara lain : a. Perusahaan lebih cepat dan teliti dalam melayani pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. b. Manajer dapat memperoleh informasi real-time mengenai jumlah penjualan, total oset, gross profit sehingga mempermudah manajer pengambilan keputusan
6
c. Perusahaan dapat mengetahui keadaan stock barang REAL-TIME sehingga perusahaan dapat cepat mengorder ke pemasok.
Kerugian yang dialami oleh para perusahaan yang tidak atau kurang menggunakan CBIS dalam sistemnya, antara lain : a. Perusahaan lebih lambat dan kurang teliti dalam melayani pelanggan, sehingga pelanggan merasa kurang puas dengan pelayanan yang diterimanya. b. Manajer tidak bisa mendapat informasi secara real-time mengenai informasi yang diinginkan dikarenakan proses pengolahan datanya yang terbilang cukup lama untuk mendapatkan sebuah informasi yang akurat c. Perusahaan tidak bisa mengetahui keadaan stock barang secara real-time karena harus menggunakan perhitungan secara manual terlebih dahulu.
Namun ternyata masih ada beberapa kendala yang membuat beberapa perusahaan enggan untuk menggunakan atau menggunakan CBIS secara menyeluruh pada sistem perusahaannya.Dalam survai tahun 1996, 60 persen dari perusahaan yang menjawab menunjukkan bahwa mereka tidak menerapkan perdagangan melalui jaringan elektronik dan tidak memiliki rencana untuk melakukkannya dalam tiga tahun yang akan datang. Ketika ditanya alasan kehatihatian mereka, perusahaan-perusahaan itu mendaftarkan tiga kendala yaitu sebagai berikut : a. Biaya tinggi b. Masalah keamanan c. Perangkat lunak yang belum mapan atau tersedia
7
DATABASE SYSTEM DAN DBMS
Pengertian a. Database Database adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah perusahaan (Conolly, p15). Database merupakan tempat penyimpanan data yang besar yang dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna dan berisi deskripsi dari data itu sendiri selain data operasional milik perusahaan.
Menurut Hoffer, Prescott, dan McFadden, database adalah sekumpulan organisasi data yang berelasi secara logikal. Database dapat memiliki banyak ukuran dan tingkat kompleksitas.
b. DBMS Menurut James A. Hall, DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses (didapatkan otorisasinya) oleh pemakai.
Menurut Connoly, DBMS atau Database Management System merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, mengambil data, dan mengontrol akses kepada database (Conolly, p16). DBMS merupakan sebuah perangkat lunak yang menginterasikan database dengan aplikasi program pada pengguna.
8
Lingkungan Sistem Database
Pelaku yang terlibat dalam lingkungan database 1. Database Administrator Dalam lingkungan database, sumber utama adalah database itu sendiri dan sumber kedua adalah DBMS dengan softwarenya. Pengaturan sumber ini dilakukan
oleh
seorang
Administrator
Database
(DBA).
DBA
bertanggungjawab atas otorisasi akses ke database, mnegkoordinir dan memonitor penggunaannya dan mendapatkan sumber hardware dan software yang dibutuhkannya. DBA bertanggungjawab atas masalah-masalah seperti pelanggaran keamanan atau waktu respon sistem yang buruk. Dalam organisasi yang lebih besar, DBA dibantu oleh seorang staff yang menyelesaikan fungsifungsi ini.
2. Database designer Database designer bertanggungjawab atas identifikasi data yang disimpan dalam database dan pemilihan struktur yang sesuai untuk mewakili dan
9
menyimpan data ini. Tugas-tugas ini perlu dilakukan sebelum database yang sebenarnya
diimplementasikan
dan
berisi
data.
Selain
itu
juga
bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan semua user database untuk memahami kebutuhannya, dan mencapai desain yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam banyak kasus, desainer adalah seorang staff dari DBA dan kemungkinan ditugaskan untuk hal lain jika desain database selesai dibuat. Desainer database secara khusus berinteraksi dengan setiap kelompok user dan membangun view dari database yang sesuai dengan data dan memproses kebutuhan kelompok tersebut. View ini kemudian dianalisis dan diintegrasikan dengan view dari kelompok user yang lain. Desain database akhir mampu mendukung kebutuhan dari semua kelompok user.
3. End users End user merupakan orang2 yang pekerjaannya membutuhkan akses ke database untuk query, update dan generate laporan. Beberapa kategori dari user : Casual end user Yang mengakses database, tetapi mereka membutuhkan informasi yang berbeda setiap saat. Mereka menggunakan bahasa query database yang canggih untuk menspesifikasikan permintaan dan mereka adalah manajer tingkat tinggi atau menengah. Naïve atau parametric end user Fungsi pekerjaaan utama mereka adalah berkisar pada query dan update database, menggunakan tipe standar dari query dan update – disebut canned transaction – yang perlu diprogram dan diuji secara hati2. Sophisticated end users Mencakup ahli teknik, ilmuwan, analis bisnis, dan lainnya yang terbiasa dengan fasilitas dari DBMS untuk mengimplementasikan aplikasi sesuai kebutuhannya. Stand-alone end users
10
Memaintain database personal dengan menggunakan paket program yang sudah jadi yang menyediakan menu yang easy user dan interface tabg berbasis grafik.
4. System analysts and application programmers (software engineers) Analis sistem menentukan kebutuhan user khususnya end user yang naïve dan parametric dan membuat spesifikasi untuk canned transaction yang sesuai dengan kebutuhan. Pemrogram aplikasi mengimplementasikan spesifikasi ini sebagai program; kemudian diuji, didebug, didokumentasikan. Software engineers ini perlu terbiasa dengan kemampuan DBMS dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
5. Pelaku lainnya DBMS system designers and implementers Tools developers Orang-orang yang mendesain dan mengimplementasikan tool – paket software yang menyediakan dan menggunakan desain sistem database dan meningkatkan kinerja. Operators and maintenance personnel Bertanggungjawab atas hardware dan software dari sistem database yang dioperasikan dan dimaintenace
Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada DBMS a. Data Definition Language (DDL) memperbolehkan pengguna untuk mendeskripsikan database, misalnya merinci tipe dan batasan data yang akan disimpan dalam database. b. Data Manipulation Language (DML) memperbolehkan pengguna untuk memanipulasi data, misalnya memasukkan data, menghapus data, dan mendapatkan data dari database. c. Menyediakan akses terkontrol ke database, misalnya security system, integrity system, concurrency control system, recovery control system, user-accesible catalog.
11
Komponen DBMS Ada 5 komponen utama DBMS, yaitu : 1. Hardware (Perangkat Keras) DBMS dan aplikasi membutuhkan perangkat keras untuk dapat berjalan. Perangkat kerasnya dapat berupa satu personal computer, satu mainframe, maupun jaringan yang terdiri dari banyak komputer. Perangkat keras yang dibutuhkan bergantung dari permintaan dari organisasi dan DBMS yang digunakan. 2. Software (Perangkat Lunak) Komponen dari perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program aplikasi, bersama dengan sistem aplikasi, termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan melalui jaringan. 3. Data Mungkin komponen yang terpenting pada DBMS, terutama dari sudut pandang pengguna, adalah data. Data berperan sebagai jembatan antara komponen mesin (hardware dan software) dan komponen manusia (prosedur dan manusia). Database berisi baik data, maupun meta data, yaitu data tentang data. Struktur dari database disebut skema. 4. Prosedur Prosedur menunjuk pada instruksi dan aturan yang mempengaruhi desain dan penggunaan dari database. Para pengguna sistem dan para staf yang mengatur dokumen prosedur database yang dibutuhkan dan bagaimana cara menggunakan atau menjalankan sistem. Hal ini mungkin mengandung instruksi dari : a. Bagaimana cara memasuki DBMS b. Bagaimana menggunakan fasilitas DBMS atau program aplikasi tertentu c. Bagaimana memulai dan mengakhiri DBMS d. Bagaimana membuat salinan dari database e. Bagaimana mengatasi kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak. Hal ini termasuk prosedur tentang bagaimana mengidentifikasi komponen yang gagal, bagaimana memperbaikinya, dan mengikuti perbaikan dari kesalahan, bagaimana memulihkan database.
12
f. Bagaimana mengubah struktur dari table, mengorganisasi ulang database yang terdapat pada lebih dari satu tempat penyimpanan, memperbaiki performa, atau menyimpan data ke penyimpanan kedua. 5. Manusia Orang-orang yang berhubungan dengan sistem antara lain : a. Database designers Ada dua tipe dari database designer, yaitu : i.
Logical
database
designer,
tugasnya
berhubungan
dengan
mengidentifikasi data, relasi antar data, dan batasan pada data yang akan disimpan di database. ii.
Physical database designer, bertugas untuk memutuskan bagaimana desain logical database direalisasikan. Hal ini termasuk memetakan desain logical database kepada seperangkat table dan batasan integritas, memilih struktur penyimpanan yang spesifik dan metode akses data untuk mencapai performa yang baik, dan mendesain aturan keamanan yang dibutuhkan oleh data.
b. Application developers Ketika database diimplementasikan, program aplikasi yang menyediakan fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna harus diimplementasikan juga. Ini adalah tanggung jawab dari application developers. Biasanya, application developers bekerja dari spesifikasi yang diproduksi oleh system analyst. Setiap program mengandung kalimat yang meminta DBMS untuk melakukan beberapa operasi pada database. Hal ini termasuk mengambil data, memasukkan, mengubah, dan menghapus data. c. End-users Para pengguna dapat diklasifikasikan berdasarkan bagaimana mereka menggunakan sistem, yaitu : i.
Pengguna dasar Pengguna dasar adalah pengguna yang terlatih menggunakan DBMS secara awam. Mereka mengakses database melalui program aplikasi tertulis khusus yang diusahakan untuk membuat operasi sesederhana mungkin.
13
Mereka menggunakan operasi database dengan memasukan perintah sederhana atau memilih pilihan dari menu. Hal ini berarti mereka tidak perlu mendalami topik khusus mengenai database atau DBMS. ii.
Pengguna berpengalaman Pengguna berpengalaman biasanya sudah mengenal struktur dari database dan fasilitas yang ditawarkan oleh DBMS. Pengguna berpengalaman mungkin menggunakan bahasa query yang dengan tingkat tinggi seperti SQL untuk melakukan operasi yang dibutuhkan.
Keuntungan menggunakan DBMS 1. Controlling redundancy Redundansi terjadi jika banyak data disimpan dua kali, masing-masing pada file dari setiap kelompok user. Kelompok user yang lain boleh menyalin beberapa atau semua data yang sama ke file mereka. Beberapa masalah yang timbul yaitu pertama kebutuhan untuk update secara logika menjadi berulang-ulang. Kedua adalah ruang penyimpanan yang besar ketika data yang sama disimpan berulangulang. File yang berisi data yang sama, menjadi tidak konsisten. Meskipun update diaplikasikan ke seluruh file yang sesuai, data tetap tidak konsisten karena update dilakukan bebas oleh setiap kelompok user. 2. Restricting unauthorized access Ketika multiple users berbagi database, ada beberapa user yang tidak diotorisasikan untuk mengakses semua informasi dari database. Beberapa ini mungkin diijinkan untuk retrieve data, meskipun yang lainnya diijinkan untuk retrieve dan update. Operasi retrieve dan update juga perlu dikontrol. Secara khusus user atau kelompok user memiliki password untuk dapat mengakses database. DBMS menyediakan keamanan dan subsistem otorisasi yang DBA gunakan untuk membuat account dengan batasan-batasannya. 3. Providing persistent storage for program object and data structures Ini yang mengawali sistem database berorientasi objek. Misal tipe record dalam pascal atau definisi kelas di C++. Nilai dari variable program dihilangkan setiap program selesai, kecuali pemrogram menyimpannya secara permanen dalam file, yang biasanya dikonversi ke format yang sesuai. Untuk membacanya,
14
pemrogram harus mengkonversi dari format file ke struktur variable program. Objek ini disebut persistence. Struktur data pada tradisional database tidak kompatibel dengan struktur data bahasa pemrograman, disebut impedance mismatch problem. 4. Permitting inferencing and actions using rules Sistem database deduktif memiliki kemampuan mendefinisikan rule deduksi untuk menginfer informasi baru. Misal menentukan siswa dalam masa percobaan. Ini dideklarasikan sebagai rule. Pada DBMS tradisional, kode program prosedural seperti ini secara eksplisit perlu ditulis. Tetapi jika rule diubah, yang tepat diubah adalah rule deduksi yang dideklarasikan daripada mengkoding prosedur programnya. Sistem database aktif menyediakan rule yang aktif yang dapat secara otomatis menginisialisasi aksi. 5. Providing multiple user interfaces Karena banyak tipe user dengan level pengetahuan teknik yang bermacam2 dalam menggunakan database, DBMS perlu menyediakan interface user yang bermacam2 pula, yaitu bahasa query bagi casual user; bahasa pemrograman interface untuk pemrogram aplikasi; form dan kode perintah bagi parametric user; menu-driven interface dan natural-language interface bagi stand-alone user (dikenal dengan GUI). 6. Representing complex relationships among data Database terdiri dari bermacam2 data yang saling berhubungan. DBMS memiliki kemampuan untuk mewakili bermacam2 hubungan yang kompleks diantara data secara mudah dan efisien. 7. Enforcing integrity constraints DBMS memiliki kemampuan untuk membuat suatu integrity constraint. Tipe yang paling sederhana dari integrity contraint adalah menspesifikasikan tipe data untuk setiap item data. Misal item data untuk Class yang boleh disimpan adalah integer 1 hingga 5, nilai Name harus string dan tidak lebih dari 30 karakter. Perancang database bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan integrity constraint selama perancangan database. Beberapa constraint dibuat dan secara otomatis dijalankan, beberapa lagi ada yang harus diperiksa dengan program update atau pada saat data entry.
15
8. Providing backup and recovery Backup dan sub sistem recovery merupakan fasilitas yang harus disediakan DBMS. Misal jika sistem komputer gagal saat sedang mengupdate program, sub sistem recovery bertanggungjawab untuk memperbaiki atau memastikan database direstore ke keadaan sebelum program dieksekusi kembali. Atau sub sistem recovery memastikan bahwa program diresume dari keadaan dimana diinterupsi sehingga database dapat menyimpannya.
16
ANALISIS MASALAH SISTEM DALAM PERUSAHAAN
1. Pengertian Analisis Sistem Analisis Sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekrja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. 2. Tujuan a. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial. b. Menetapkan ruang lingkup sistem. c. Membantu para pengambil keputusan dalam mengumpulkan fakta studi dan menganalisisnya. d. Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini. e. Merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai. f. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem serta penerapannya. 3. Kegiatan dan langkah-langkah analisis sistem Kegiatan didalam tahap analisa adalah : a. Pembahasan sistem berjalan, yaitu mempelajari sistem yang berjalan serta permasalahannya yang tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada serta mengurangi kesalahpahaman antara analis sistem dengan user. b. Penentuan kebutuhan sistem yang baru antara lain adalah : 1) Bagaimana memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru. 2) Bagaimana memperbaiki sistem yang ada. 3) Bagaimana memaksimalkan sumber daya yang telah ada.
17
c. Merancang sistem baru 1) Mengembangkan sistem baru 2) Memperbaiki sistem yang telah ada Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah yag harus dilakukan oleh seorang analis sistem adalah sebagai berikut : a. Identify : mengidentifikasikan masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
Mengindentifikasikan penyebab masalah Mengidentifikasikan titik keputusan Mengidentifikasikan personil-personil kunci
b. Understand : memahami kerja dari sistem yang ada Menentukan jenis penelitian Merencanakan jadual penelitian Mengatur jadwal wawancara Mengatur jadwal observasi Mengatur jadwal pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penelitian c. Analyze : menganalisa sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. Menganalisis kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaanpertanyaan semacam : Apa yang dikerjakan ?
18
Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ?
Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ? Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen a. Kebutuhan fungsional, jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nanti akan dilakukan oleh sistem. Contoh : o Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku. o Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota o Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman o Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian o Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara otomatis b. Kebutuhan non fungsional , berisi tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi : operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya.
d. Report : membuat laporan hasil analisis Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temua dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah : Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya
19
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM DALAM PERUSAHAAN
Analisa Pieces Dalam kelemahan sistem penulis menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service) sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru layak atau tidak karena enam aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama (Hanif Al Fatta). Analisa PIECES dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan hasil kerja sistem baru yang efisien, penyajian informasi yang akurat, dan menjamin keamanan data dan informasi.
Analisis Kinerja ( Performance Analysis ) Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Sebuah sistem dapat dikatakan punya kinerja yang baik dengan syarat : o Response time (waktu tanggap) Adalah interval waktu antara perintah input yang siap untuk terminal sistem sampai dengan adanya tanggapan lagi pada terminal. o Troughput Jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan waktu tertentu. Kinerja merupakan bagian pendukung dalam menyelesaikan proses kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Masalah dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional yang dikerjakan belum mencapai sasaran yang diinginkan
Analisis Informasi ( Information Analysis ) Merupakan hal penting bagi pengguna akhir pada suatu sistem dalam mengambil keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah.
Analisis Ekonomi ( Economy Analysis ) Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat dikurangi semaksimal mungkin, khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
20
Analisis Kontrol ( Control Analysis ) Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki.
Analisis Efisiensi ( Eficiency Analysis ) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Analisis Servis ( Service Analysis ) Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem.
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : a. Relevansi (relevancy) Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
21
b. Kelengkapan (completeness) Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
c. Kebenaran (correctness) Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :
Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan. d. Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah. e. Ketepatan waktu (timeliness) Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
22
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
f. Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat. g. Efisiensi (eficiency) Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 ——————- = 20% 500.000 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
h. Dapat dipercaya (reliability) Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
23
Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
i. Kegunaan (usability) Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :
Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Information systems backlog Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :
Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). Penurunan kinerja (decreasing performance). Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). System downtime. Transaction variances. 24
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :
Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency). Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). Kenaikan biaya (increased costs). Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
Keluhan pemakai (user complaints). Perhatian top manajemen (top management concerns) Penunjuk jalan (scouting). Pengawas pemakai (user surveys). Pengawas (audits). Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
Laporan awal masalah Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature). Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :
Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
25
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN
1. Pengertian Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
2. Keinginan Pemakai Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
3. Metode Analisis Kebutuhan Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut: Tanya jawab (Interviews) a. Bagaimana metode itu digunakan. - Pemilihan potential interviewees. - Membuat perjanjian terhadap potential interview - Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas. - Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya. b. Target dari metode. - Kunci pribadi dalam proses DFD.
26
-
Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
c. Keuntungan metode. - Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi. - Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?. - Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. - Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan. d. Kerugian metode. - Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. - Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara. - Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah. e. Kapan metode tersebut baik digunakan. - Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci. - Test kredibilitas dari interviewees. - Mencari interview yang unsureness atau contradictions. - Memantapkan kredibilitas team. Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires) a. Bagaimana metode itu digunakan. - Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner. - Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users. - Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi. b. Target dari metode - Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem. - End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD. c. Keuntungan metode. - Murah dan cepat dari pada interviews. - Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih. - Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
27
-
Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
d. Kerugian metode. - Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user. - Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user. - Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner. - Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik. e. Kapan metode tersebut baik digunakan. - Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua. - Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user. - Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation) a. Bagaimana metode itu digunakan. - Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan. - Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja. b. Target dari metode. - Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram) c. Keuntungan metode. - Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion). - Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan. - Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati). - Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users. d. Kerugian metode - Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati). - Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan. - Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis. e. Kapan metode tersebut baik digunakan. - Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya. - Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi(dibuat-buat).
28
Tips praktis dalam melakukan observasi : a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya. b. Buat catatan yang ringkas. c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana.
4. Prosedur Analisis (Procedure Analysis) a. Bagaimana metode itu digunakan. - Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD). - Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem. - Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya. b. Target dari metode. - Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) - Proses dalam DFD. c. Keuntungan metode. - Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai. - Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi. d. Kerugian metode. - Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi. - Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis. e. Kapan metode tersebut baik digunakan. - Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik. - Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen. - Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
29
5. Pengamatan Dokumen (Document Survey) a. Bagaimana metode itu digunakan - Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram). - Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan. - Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure). b. Target dari metode. - Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD). c. Keuntungan metode. - Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. - Permulaan elemen kamus data. - Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural. d. Kerugian metode - Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan). e. Kapan metode tersebut baik digunakan. - Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
6. Sampling Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman. Kendala sumber daya a. Waktu Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik.
30
b. Uang Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya. c. Keahlian Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan. d. Teknologi Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terusmenerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya. e. Faktor ekternal Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
7. Dokumen Analisis Kebutuhan a. Arahan (conduct) analisis - Hubungan dengan pemakai akhir - Menganalisa records, forms dan laporan - Pengamatan proses. - Menganalisa metode yang digunakan. - Permasalahan dalam pengumpulan data. b. Kebutuhan pemakai. - Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya. - Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya). - Kebutuhan pelatihan. - Pengaruh sistem baru. c. Kendala sistem. - Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal.
31
-
Realistik sistem.
d. Dokumentasi. - Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview). - Konsensus statistik. - Aliran data secara logikal dan phisik. - Element awal dalam kamus data.
32
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM INFORMASI
Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat padapermasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulan-usulan kebutuhan sistem baru layak (feasible) untuk diteruskan menjadi sistem informasi. Kelayakan pengembangan sistem informasi adalah proses mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang digunakan untuk mendukung evaluasi pelayanan sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Tipe-Tipe Kelayakan system: Kelayakan Ekonomi, Kelayakan Hukum, Kelayakan Jadwal, Kelayakan Operasional, Kelayakan Teknis a. Kelayakan Teknis Mengenai kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Analisis kelayakan teknis untuk sistem informasi adalah sebagai berikut. Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah di dapat,murah tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknisusulan kebutuhan system bisa dinyatakan layak. b. Kelayakan Hukum Mengenai bentuk badan hukum/badan usaha, jaminan terhadap pinjaman, suratsurat legal: akta, sertifikat, izin, yang diperlukan. c. Kelayakan Ekonomi Mengenai apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biaya operasional organisasi. motivasi pengembangan system informasi pada perusahaan atauorganisasi adalah motif keuntungan. Sehingga aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan system. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return oninvestment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomijuga akan mempertimbangkan apakah
33
bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini ataukita harus melakukan sesuatu yang lain. d. Kelayakan Operasi Berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalan kanorganisasi. Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan system harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, di samping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya.
Faktor Analisis Kelayakan : a. Technical Berhubungan dengan pengembangan sistem, apakah sistem tersebut dapat dikembangkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau dengan menggunakan teknologi baru. b. Economic Berhubungan dengan ketersediaan dana, apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung biaya dari sistem yang diusulkan. c. Legal Berhubungan dengan ada tidaknya konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk menunaikan kewajibannya. d. Operational Berhubungan dengan ketrampilan personalia yang ada, apakah cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan tambahan akan diberikan. e. Schedule Berhubungan dengan penjadwalan waktu, apakah sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.
34
NETWORK SYSTEM
Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek. Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta jalur yang terpanjang di dalam suatu network – disebut juga critical path (lihat bab 5). Dengan terbentuknya jaringan ini, seorang manajer proyek dapat membuat keputusan yang menyangkut masalah penjadwalan, biaya dan kinerja proyek. Aktivitas-aktivitas yang tertera pada jaringan kerja proyek, merupakan penggunaan hasil yang telah diperoleh dari proses WBS. Setiap aktivitas dalam WBS, dapat diterjemahkan langsung sebagai suatu aktivitas dalam jaringan kerja. Dan lama waktu penyelesaian untuk aktivitas tersebut dapat dilihat pada Gantt chart-nya. Proses penyusunan diagram jaringan kerja ini mulai dari WBS-entry (level 1 sampai levellevel berikutnya) dapat digambarkan sebagai berikut:
Disini terlihat untuk aktivitas D pada level 1, dapat diuraikan menjadi beberapa subaktivitas pada level 2, yang juga terangkai secara logis. Demikian pula aktivitas di level 3, merupakan rangkaian sub-aktivitas dari level 2.
35
Bila ditinjau sekarang dari level terbawah, yang langsung mendefinisikan aktivitas yang memberikan hasil nyata, maka penguraian ke dalam jaringan kerja, dapat dilakukan sebagai berikut:
Lintasan atau jalur dari A-B-D-F-K merupakan jalur kritis dengan durasi total 11 satuan waktu.
Istilah-istilah dalam jaringan kerja Di dalam konteks jaringan kerja, istilah-istilah berikut ini memegang peranan yang sangat penting untuk dapat memahami, membuat dan mengevaluasi suatu jaringan kerja (project network).
Activity Aktivitas, yaitu elemen yang memerlukan waktu. Merge activity Aktivitas gabungan, yaitu aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya. Parallel activity Aktivitas paralel, yaitu aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada waktu bersamaan, jika diinginkan. Burst activity Aktivitas yang memiliki beberapa aktivitas yang perlu dilakukan sesudah aktivitas ini selesai. Path Jalur, suatu urutan dari aktivitas-aktivitas yang tergantung satu sama lain. 36
Critical path Jalur kritis, jalur dengan waktu (durasi) terpanjang yang terdapat di suatu jaringan kerja. Jika satu atau lebih aktivitas yang ada di jalur kritis tertunda, maka waktu penyelesaian seluruh proyek akan tertunda sebanyak waktu penundaan yang terjadi. Bisa saja terjadi dalam suatu jaringan kerja akan terbentuk lebih dari satu jalur kritis, namun hal ini jarang terjadi. Event Kejadian, adalah satu titik waktu di mana suatu aktivitas dimulai atau diselesaikan. Tidak membutuhkan waktu.
Pendekatan jaringan kerja dan konsepnya Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana konsep suatu jaringan kerja dan asumsi-asumsi apa saja yang ada di dalamnya:
Activity-on-node (AON) – aktivitas digambarkan di dalam suatu node (simpul). Activity-on-arrow (AOA) – aktivitas digambarkan pada panah. Pada kenyataannya, lebih banyak yang menggunakan AON, dan yang akan. Aturanaturan dasar AON: a. Jaringan biasanya dari kiri ke kanan; b. Satu aktivitas tidak dapat mulai sampai semua aktivitas pendahulunya selesai; c. Panah-panah di dalam jaringan mengidentifikasikan pendahulu dan alurnya; d. Panah dapat bersilangan; e. Dua aktivitas (node) yang saling berhubungan namun tidak berpengaruh pada jadwal keseluruhan proyek, dihubungkan dengan panah pelengkap (dummy), biasanya digunakan pada AOA; f. Setiap aktivitas harus memiliki nomor identifikasi unik; g. Sebuah nomor identifikasi aktivitas harus lebih besar dari aktivitas yang mendahuluinya; h. Looping (pemutaran balik) tidak diperbolehkan, jadi panah loop tidak boleh ada; i. Pernyataan kondisi tidak diperbolehkan (contoh: jika aktivitas a sukses, maka…. à tidak boleh); j. Pengalaman menyarankan jika ada beberapa point untuk memulai, satu node awal dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan proyek dimulai; k. Hal ini juga berlaku untuk mengidentifikasi akhir yang jelas.
Activity on Node (AON) Di dalam pengaplikasian konsep kerja AON, ada beberapa dasar yang harus diketahui. Dasar ini akan mempengaruhi cara pandang terhadap proyek dan aktivitasnya.
37
Contoh AON lengkap dengan durasinya adalah sebagai berikut:
Precedence Diagramming Method (PDM) Konsep kerja AON di atas juga mengimplementasikan apa yang dikenal sebagai Precedence Diagramming Method (Metode Diagram Pendahuluan). Di dalam PDM ini dikenal istilah-istilah sebagai berikut :
38
Finish-to-start (FS): aktivitas ―dari‖ harus selesai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh dimulai; Dari
Ke
Finish-to-finish (FF): aktivitas ―dari‖ harus selesai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh selesai; Dari Ke
Start-to-start (SS): aktivitas ―dari‖ harus dimulai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh dimulai (dengan kata lain aktivitas ―dari‖ dan ―ke‖ boleh mulai bersamaan); Dari
Ke
Start-to-finish (SF): aktivitas ―ke‖ tidak boleh selesai sampai aktivitas ―dari‖ dimulai; Dari Ke
Lead: perubahan pada logika aktivitas yang mengijinkan percepatan ―ke‖ aktivitas. Lag: perubahan pada logika aktivitas yang menyebabkan perlambatan / penundaan (delay) pada ―ke‖ aktivitas karena harus menunggu ―dari‖ aktivitas selesai. Hammock: rangkuman dari aktivitas. Aktivitas-aktivitas yang berhubungan diperlihatkan sbg satu kesatuan. Slack (Float): Jumlah waktu yang diijinkan dalam perlambatan suatu proyek dari waktu dimulainya tanpa memperlambat waktu akhir penyelesaian proyek keseluruhan.
Network Forward dan Backward Pass Terlebih dahulu diperkenalkan istilah-istilah sebagai berikut:
Forward pass – Earliest Times (dasar perhitungan adalah waktu tercepat) o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat dimulai? (early start – ES) o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (early finish – EF) o Seberapa awal sebuah proyek dapat diselesaikan? (time expected – TE) 39
Backward pass – Latest Times (dasar perhitungan adalah waktu terpanjang dalam proyek), dapat digunakan untuk menghitung float. o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat dimulai? (late start – LS) o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (late finish – LF) o Berapa lama sebuah aktivitas dapat ditunda? (slack or float – SL) Aktivitas-aktivitas mana yang merepresentasikan jalur kritis/critical path (CP)?
Pada setiap aktivitas digunakan node (simpul) dengan model sebagai berikut: ES
ID
EF
SL
Description
LS
Dur
LF
Untuk arti masing-masing kotak lihat keterangan di atas. Tambahan untuk: ID menunjukkan aktivitas; Description memberi keterangan kepada aktivitas; Dur menunjukkan durasi aktivitas tersebut. a. Forward pass Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas awal hingga aktivitas terakhir. Syarat penggunaan:
Setiap simpul memiliki EF yang dihitung dengan cara EF = ES + Dur; EF pada aktivitas ―dari‖ dapat dibawa menuju ES pada aktivitas ―ke‖, kecuali; Aktivitas ―ke‖ diawali beberapa aktivitas lainnya (merge activity), dalam hal ini harus dipilih nilai EF terbesar pada aktivitas yang mengawalinya. Contoh:
40
b. Backward pass Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas terakhir terus dihitung mundur hingga aktivitas awal. Syarat penggunaan: Setiap simpul memiliki LS yang dihitung dengan cara LS = LF - Dur; LS pada aktivitas ―ke‖ dapat dibawa menuju LF pada aktivitas ―dari‖, kecuali; Aktivitas ―dari‖ mengawali beberapa aktivitas lainnya (burst activity), dalam hal ini harus dipilih nilai LS terkecil yang berasal dari aktivitas ―ke‖. Contoh:
c. Menghitung SLACK Setelah Forward dan Backward pass terkonstruksi, maka dapat dihitung nilai slacknya, yaitu mengevaluasi aktivitas mana saja yang dapat ditangguhkan pelaksanaannya dan berapa lama dapat ditangguhkan. Caranya adalah dengan mencari selisih antara LS dan ES atau SL = LS – ES. Setelah slack dari masing-masing aktivitas dikalkulasi, dapat terlihat dengan jelas aktivitas mana saja yang membentuk critical path / jalur kritis. Ini ditandai dengan mencari aktivitas-aktivitas yang nilai slack-nya nol.
41
d. Menggunakan LAG Lag dapat diartikan sebagai waktu penundaan untuk memulai aktivitas karena menunggu aktivitas pendahulu selesai. Lag biasanya digunakan pada aktivitasaktivitas yang saling bergantung. Sebagai contoh: Aktivitas C dan D di bawah ini tergantung pada aktivitas B (Start on Start). Dimulainya aktivitas C relatif terhadap aktivitas B adalah 10 satuan waktu (C dapat dimulai apabila B telah dimulai, ditambah lagi dengan 10 satuan waktu). Kemudian penyelesaian aktivitas H, harus menunggu 10 satuan waktu setelah aktivitas G selesai.
e. Aktivitas Hammock Aktivitas Hammock, berarti penggabungan beberapa aktivitas sebagai satu kesatuan, misalnya untuk memudahkan pengaturan penggunaan sumberdaya pada aktivitas-aktivitas yang disatukan tersebut. Durasi aktivitas Hammock adalah jumlah total durasi aktivitas-aktivitas yang digabungkan. Contoh: Pada contoh di bawah ini, aktivitas B,D dan F digabungkan menjadi satu aktivitas. ES dari aktivitas Hammock ini adalah: 5 (dari aktivitas B), EF adalah 13 (dari aktivitas F), dan durasinya adalah 1 + 4 + 3 = 8 (B,D,F).
42
Kompresi Durasi (Crashing) Ada beberapa alasan mengapa pada saat pelaksanaan proyek dibutuhkan percepatan, antara lain:
Adanya pembatasan deadline di luar rencana, misalnya: perbaikan jaringan komputer pada suatu instansi harus dipercepat karena gedungnya akan diperbaiki; Sebagai kompensasi penundaan pelaksaan aktivitas-aktivitas proyek pada jalur kritisnya; Untuk mengurangi risiko pada hal-hal yang mendadak, misalnya: ada isu bahwa harga perangkat komputer akan naik tajam pada masa akhir proyek; Mengurangi biaya-biaya langsung pada jalur kritis; Untuk mengalihkan sumberdaya pada proyek atau aktivitas lainnya; Adanya bonus dari pihak pemberi order jika proyek dapat diselesaikan sebelum deadline.
Dengan berdasarkan pada salah satu dari alasan ini, seorang manajer proyek dapat mengambil tindakan untuk mempercepat laju proyek. Hal ini dikenal dengan istilah crashing. Crash time merupakan tindakan untuk mengurangi durasi keseluruhan proyek setelah menganalisa alternatif-alternatif yang ada (dapat dilihat dari jaringan kerja) untuk mengoptimalisasikan waktu kerja dengan biaya terendah. Seringkali dalam crashing terjadi “trade-off”, yaitu pertukaran waktu dengan biaya. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan crashing disebut: crash cost.
43
Waktu untuk crashing:
Jika melakukan di awal proyek mungkin dapat berakhir menghabiskan biaya dengan percuma. Dalam beberapa kasus, biaya besar yang dihabiskan di awal proyek akan hilang begitu saja dan kurang bermanfaat. Akan tetapi bisa saja perpendekan di awal bisa berguna jika kita sudah memperkirakan bahwa kemungkinan tertundanya aktivitas-aktivitas kritis di belakang cukup tinggi. Maka perlu dipertimbangkan dulu kapan yang paling baik.
Meskipun crashing dianggap sesuatu yang positif, namun harus diperhitungkan kelemahan dari crashing antara lain:
Mengurangi kualitas proyek; Mengsubkontrakkan (outsourcing) sebagian aktivitas; Menambah sumberdaya; Menyusun kembali logika jaringan kerja; Mengurangi cakupan proyek; Bertambahnya biaya produksi langsung (trade-off dengan biaya).
Dalam melakukan implementasi crashing ada beberapa asumsi yang harus diperhatikan:
Asumsi linearitas: belum tentu hubungan antara waktu dan biaya adalah linear. Untuk mengatasi hal ini bisa saja digunakan teknik present value agar lebih akurat (akan dibahas lebih lanjut). Solusi komputer: hati-hati, jangan terlalu mengandalkan hasil perhitungan crashing komputer, karena komputer tidak memperhitungkan resiko dan ketidakpastian. Bagaimana kita tahu apakah crashing cukup berharga? Jawabannya adalah tergantung. Resiko harus dipertimbangkan. Untuk ini, dapat dilakukan analisa sensitivitas untuk proyek.
a. Prosedur crashing Untuk melakukan crashing, diperlukan pengamatan yang cermat dan analisis terhadap kemungkinan-kemungkin yang ada. Dalam melakukan analisa untuk crashing, harus dilakukan konstruksi waktu dan biaya. Tiga langkah diperlukan untuk mengkonstruksikan grafik waktu-biaya:
Cari total biaya langsung, contoh: biaya pegawai dan peralatan yang dipakai dalam proyek, untuk lama proyek yang telah dipilih.
44
Cari total biaya tidak langsung, contoh: biaya konsultansi dengan consultan dan biaya administrasi, untuk lama proyek yang telah dipilih. Totalkan biaya langsung dan tidak langsung untuk lama proyek yang telah dipilih tersebut.
Grafik waktu-biaya ini digunakan untuk membandingkan alternatif tambahan biaya dan menilai manfaatnya bagi proyek secara keseluruhan. Tantangan tersulit yang dihadapi dalam mengkonstruksikan grafik biaya-waktu ini adalah mencari total biaya langsung untuk lama proyek tertentu dalam jangka waktu yang relevan. Misalkan saja pengurangan waktu selama 3 hari, mungkin akan lebih mahal dibandingkan dengan pengurangan waktu selama 5 hari (ditinjau dari biaya tidak langsung dan sumberdaya), sedangkan usaha yang dibutuhkan untuk melakukan pengurangan selama 5 hari jauh lebih besar. Maka akan dipilih pengurangan waktu selama 3 hari, karena lebih optimal ditinjau dari perbandingan biaya dan waktunya. Contoh grafik waktu-biaya:
Dari contoh grafik ini terlihat bahwa proyek dengan durasi selama 10 satuan waktu adalah yang paling optimal.
45
Pertimbangan utama pada saat crashing adalah menentukan aktivitas mana yang perlu dikurangi dan sebagaimana jauh untuk melaksanakan pengurangan proses. Manajer perlu mencari aktivitas kritis yang dapat diperpendek dengan tambahan biaya per unit waktu yang terkecil. Rasional untuk memilih aktivitas ini tergantung dari pengidentifikasian aktivitas normal dan waktu perpendekan serta biaya yang berhubungan dengannya. Yang perlu menjadi masukan juga adalah normal time (waktu normal), yaitu penyelesaian aktivitas dalam kondisi normal yang telah direncanakan sebelumnya. Jika perbedaan waktunya tidak signifikan, maka crashing tidak memberikan nilai lebih bagi proyek, malah hanya akan memperbesar risiko proyek secara keseluruhan. Informasi mengenai normal time maupun crash time serta crash cost didapatkan dari orang yang paling familiar dengan penyelesaian aktivitas, seperti dari: pekerja dalam tim, konsultan ataupun pihak sponsor. Setelah informasi ini didapat kemudian dibuatlah grafik aktivitas.
b. Grafik aktivitas Dalam melakukan analisa untuk crashing, sebelum mengevaluasi grafik biayawaktu, harus diamati grafik per aktivitas (untuk menentukan biaya langsung) dalam proyek. Analisa ini berlaku untuk semua aktivitas di dalam proyek, tidak hanya yang berada di jalur kritis karena dengan mengubah durasi pada salah satu aktivitas, jalur kritis proyek bisa berubah.
46
Asumsi pada grafik aktivitas dalam kondisi ideal adalah: 1. Hubungan waktu-biaya adalah linear. 2. Normal time adalah penyelesaian dengan biaya rendah dan metode yg efisien. 3. Crash time adalah limitasi – waktu perpendekan terbesar yg memungkinkan. 4. Slope mewakili biaya per unit waktu (konstan). 5. Semua percepatan harus terjadi dalam normal time dan crash time. Bila harga dari slope sudah diketahui maka seorang manajer proyek dapat membandingkan aktivitas pada jalur kritis yang mana yang dapat dipilih untuk diperpendek. Rumus untuk slope adalah:
Setelah menghitung slope dan waktu crash maksimum pada tabel di atas, mulailah proses crashing dengan melihat nilai slope terkecil pada jalur kritis (critical path) dalam jaringan kerja sebagai titik awal proses crashing. Setelah terbentuknya jaringan kerja yang baru, lihat kembali pada critical pathnya, kemudian pilih kembali aktivitas dengan nilai slope terkecil untuk melanjutkan proses crashing. Beberapa pengecualian: o Jika terbentuk beberapa jalur kritis, maka pilihlah aktivitas yang merupakan ―aktivitas gabungan (merge activity)‖ dari jalur-jalur kritis yang terbentuk. o Jika keseluruhan jalur dalam jaringan menjadi kritis, karena ―aktivitas gabungan‖ tidak dapat direduksi lagi, maka pilihlah slope terkecil dari aktivitas yang masih dapat direduksi pada jalur-jalur kritis tersebut. o Aktivitas yang sudah berada dalam kondisi ―waktu maksimum crashing‖, tidak dapat dipilih kembali.
47
Proses crashing dapat dilangsungkan sejauh yang kita inginkan, namun perlu diingat bahwa yang ingin dicapai adalah biaya yang optimal dengan waktu penyelesaian yang tersingkat. Sisi lain yang harus diperhatikan adalah waktu crashing maksimum (maximum crash time) pada setiap aktivitas. Bila aktivitasaktivitas pada jalur kritis yang ada sudah tidak dapat direduksi lagi, maka proses crashing harus dihentikan. Sebagai contoh, lihat proses crashing dalam gambar-gambar jaringan kerja sebagai berikut. Time_25 adalah kondisi mengoptimalkannya.
awal
jaringan
dan
kita
berupaya
untuk
48
Untuk biaya langsungnya harus dihitung slope-nya pada setiap aktivitas (lihat tabel hal. 63). Dalam tabel terlihat bahwa aktivitas dengan perpendekan satu hari harus dimulai dari aktivitas dengan nilai slope terendah di jalur kritisnya (dalam contoh ini aktivitas A). Lihat gambar (a) ke (b). Biaya perpendekan untuk 1 hari yang terjadi adalah: $ 450 + $ 20 + $ 350 = $ 820. ―x‖ pada durasi aktivitas A menyatakan, bahwa aktivitas itu tidak bisa diperpendek lagi. Langkah berikutnya adalah mereduksi waktu aktivitas D (slope terkecil dari sisa aktivitas pada jalur kritisnya). Lihat dari gambar (b) ke (c) untuk durasi 23 hari. Total biaya langsung saat ini menjadi $ 450 + $ 20 + $ 25 = $ 495. Saat ini terdapat dua jalur kritis A,C,F,G dan A,D,F,G. Untuk mereduksi menjadi 22 hari, aktivitas F menjadi pilihan (karena berada pada kedua jalur kritis, pilih ―merge activity‖-nya). Total biaya langsung untuk ini adalah $ 495 + $ 30 = $ 525. Aktivitas F tidak dapat direduksi lagi. Lihat gambar (c) ke (d) Setelah direduksi menjadi 22 hari, semua jalur menjadi kritis. Yang harus dilakukan sekarang adalah mereduksi sejumlah 1 hari semua aktivitas pada jalur
49
kritis tersebut dengan biaya yang terendah, yaitu aktivitas C,D dan E dengan biaya masing-masing $ 30, $ 25 dan $ 30. Total biaya langsung saat ini menjadi $ 525 + $ 85 = $ 610. Lihat gambar (d) ke (e) di atas. Dalam contoh ini dianggap bahwa untuk setiap unit waktu perpendekan (per hari), biaya tak langsungnya mengalami penurunan $50. Nilai biaya tak langsung mula-mula (25 hari) adalah $400. Dengan membuat grafik biaya-waktu (diberikan sebagai latihan bagi pembaca) dapat dilihat bahwa reduksi proyek dari 25 hari ke 22 hari adalah yang paling optimal. Sehingga pilihan jatuh untuk crashing proyek selama 3 hari (dari 25 menjadi 22 hari). Lihat hasil perbandingan durasi, biaya langsung dan tak langsung, serta totalnya dalam tabel di bawah ini.
Dengan demikian selesailah proses crashing untuk contoh sederhana ini, dengan terpilihnya durasi 22 unit waktu sebagai titik optimum dalam crashing pada jaringan kerja ini.
50
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI a. Pengertian Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
b. Tim Pengembangan Sistem Suatu Tim biasanya terdiri dari : 1. Manajer Analis Sistem 2. Ketua Analis Sistem 3. Analis Sistem Senior 4. Analis Sistem Junior 5. Pemrogram Aplikasi Senior 6. Pemrogram Aplikasi Junior
Semua personil di atas digunakan jika sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
c. Sistem lama perlu diganti/diperbaiki jika : 1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : l. Ketidakberesan sistem yang lama Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. m. Pertumbuhan organisasi Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
51
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah Penyusunan
sistem
yang
baru
dapat
juga
terjadi
karena
adanya
instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
d. Dengan sistem baru, diharapkan adanya peningkatan dalam beberapa hal, yaitu : 1. Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time. Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu. Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi. 2. Kualitas informasi yang disajikan 3. Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan. 4. Kontrol (pengendalian) 5. Efisiensi 6. Pelayanan
e. Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah : 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini : - Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan - Investasi yang terbaik harus bernilai 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 4. Tahapan kerja
dan tugas-tugas
yang baru
dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
52
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. Jangan takut membatalkan proyek 7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
f. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas beberapa fase, yaitu : 1. Perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Perancangan sistem secara umum / konseptual 4. Evaluasi dan seleksi sistem 5. Perancangan sistem secara detail 6. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem 7. Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Fase-fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada Gambar di bawah ini.
53
1. Fase Perencanaan Sistem Dalam fase perencanaan sistem : n. Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. o. Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. p. Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan : q. Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan, r. Faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi
54
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteriakriteria sebagai berikut : a) Kelayakan teknis Untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan. b) Kelayakan ekonomis Untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan. c) Kelayakan legal Untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal. d) Kelayakan operasional Untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan
sistem
yang
diusulkan
atau
apakah
diperlukan
penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian. e) Kelayakan rencana Berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti : a) Produktivitas Mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
55
b) Diferensiasi Mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah. c) Manajemen Melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.
2. Fase Analisis Sistem a. Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem. b. Adanya proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi. c. Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem. d. Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru. e. Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. f. Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem. g. Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui,
56
tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
3. Fase Perancangan Sistem secara umum/Konseptual Arti Perancangan Sistem a. Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem b. Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk e. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi f. Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan Perancangan Sistem a. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Sasaran Perancangan Sistem a. Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan b. Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan c. Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer d. Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern
57
Dalam fase ini : a. Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. b. Pada
fase
ini
analis
sistem
mulai
merancang
proses
dengan
mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer. c. Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan filefile dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
g. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan
58
rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
h. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk
59
merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.
Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.
Alat-alat Perancangan Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah : a. Spesifikasi proses Untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabel keputusan. b. Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) Untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul. c. Structure chart Untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul. d. Diagram Warnier-Orr (W/O) Untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail. e. Diagram Jackson Untuk merepresentasikan struktur program.
60
i. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem Pada fase ini : a. Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. b. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. c. Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu i. Rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan ii. Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti : 1. Pengembangan perangkat lunak 2. Persiapan lokasi peletakkan sistem 3. Instalasi peralatan yang digunakan 4. Pengujian Sistem 5. Pelatihan untuk para pemakai sistem 6. Persiapan dokumentasi
g. Pendekatan Pengembangan Sistem Pendekatan Klasik Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut : a) Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.
61
b) Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknikteknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan. c) Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar. d) Keberhasilan sistem kurang terjamin Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.
Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
Pendekatan terstruktur (Structured Approach) Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknikteknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam bukubuku, maupun oleh perusahaanperusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep
62
ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem
yang
memuaskan
pemakainya.
Melalui
pendekatan
terstruktur,
permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach) Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atasturun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
63
Pendekatan Sepotong (piecemeal approach) Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
Pendekatan Sistem (systems approach) Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masingmasing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach) Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
Pendekatan Moduler (modular approach) Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
Lompatan jauh (great loop approach) Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
Pendekatan Berkembang (evolutionary approach) Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasiaplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
Keuntungan pendekatan terstruktur : 1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity). 2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
64
3. Standarisasi (standardization). 4. Orientasi ke masa datang (future orientation). 5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).
h. Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat
(kerangka
pemikiran)
yang
akan
digunakan
untuk
mengembangkan suatu sistem informasi. Urut-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma. Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedurprosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.
Klasifikasi dari metodologi : 1. Functional decomposition methodologies Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistemsubsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah : a. HIPO (Hierarchy plus Input Process Output) b. Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR) c. Information Hiding
2. Data Oriented Methodologies Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :
65
a) Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modulmodul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : 1) SADT (Structured Analysis and Design Techniques) 2) Composite Design 3) SSAD (Structured System Analysis and Design)
b) Data Structured oriented methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : -
JSD (Jackson’s System Development)
-
W/O (Warnier/Orr)
3. Prescriptive Methodologies Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu : a) PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural.
b) PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.
66
d. Alat dan Teknik Pengembangan Sistem Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah : 1. HIPO diagram 2. Data flow diagram 3. Structured chart 4. SADT diagram 5. Warnier / Orr diagram 6. Jackson’s diagram
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya : 4) Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) : a) Bagan alir sistem (System Flowchart) b) Bagan alir program (Program Flowchart) 7. Bagan alir logika program (Program logic Flowchart) 8. Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart) c) Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan alir formulir d) Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart) e) Bagan alir proses (Process Flowchart) f) Gant chart 5) Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting) 6) Bagan untuk menggmbarkan hubungan personil (Personal relationship charting) : a) Bagan distribusi kerja (Working distribution chart) b) Bagan organisasi (Organization chart)
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya : 1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
67
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah : a. Wawancara (Interview) 1) Persiapan yang dilakukan : a) buat janji pertemuan b) pastikan orang yang akan diwawancarai c) pokok permasalahan 2) Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan : a) Siapa yang akan diwawancarai b) Pokok permasalahan c) Tanggapan d) Kapan akan bertemu kembali b. Observasi (Observation) c. Daftar pertanyaan (Questionaires) d. Pengumpulan Sampel (Sampling)
3. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ; a) biaya pengadaan b) biaya persiapan c) biaya proyek d) biaya operasi
serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ; 1) manfaat mengurangi biaya 2) manfaat mengurangi kesalahan 3) manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas 4) manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
68
4. Teknik untuk menjalankan rapat Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk ;
mendefinisikan masalah
mengumpulkan ide-ide
memecahkan permasalahan-permasalahan
menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
menganalisis kemajuan proyek
mengumpulkan data atau fakta
perundingan-perundingan
Tahapan pelaksanaan kegiatan ;
merencanakan rapat
menjalankan rapat
menindaklanjuti hasil rapat
5. Teknik Inspeksi / Walkthrough Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem : 1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem 2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai 3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya 4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan 5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai 6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara 7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
69
KONSEP DAN APLIKASI TERM OF REFERENCE (TOR)
1. Pengertian Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang berisi penjelasan/ keterangan mengenai kegiatan yang diusulkan untuk dianggarkan dan perkiraan biayanya. Komponennya terdiri dari uraian mengenai apa (what), mengapa (why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapa perkiraan biaya (how much) yang dibutuhkan suatu kegiatan. 2. Fungsi TOR Informasi yang disajikan dalam TOR dapat berfungsi sebagai : a. Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. b. Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tupoksi. c. Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut. 3. Komponen TOR a. What Menguraikan mengenai kegiatan dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud. b. Why Menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada Tupoksi–nya. c. Who Menjelaskan tentang penanggung jawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut. d. When Menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan. e. Where
70
Menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan. f. How Long Menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan. g. How Menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan termasuk metode yang akan digunakan. h. How Much Menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB).
Contoh Penerapan TOR pada proyek perbaikan lantai 1s.d 5 gedung EX BP7 Departemen Luar Negeri :
KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK ) PEKERJAAN PERENCANAAN : PERBAIKAN LANTAI 1 S/D 5 GEDUNG EX BP7 DEPARTEMEN LUAR NEGERI
II. PENDAHULUAN A. Umum 1. Perbaikan Lantai 1 s/d 5 Gedung ex BP7 di Departemen Luar Negeri adalah perbaikan prasarana ruang kerja/ kantor dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana fisik baik secara kualitas maupun kuantitas yang diharapkan mampu meningkatkan kenyamanan kerja yang memadai sehingga dapat meningkatkan prodiktifitas. 2. Setiap bangunan gedung negara harus diwujudkan dengan sebaik-baiknya sehingga mampu memenuhi secara optimal fungsi ruang/ bangunannya, andal dapat sebagai teladan bagi lingkungannya. 3. Setiap bangunan negara harus direncanakan dan dirancang dengan sebaik baiknya, sehingga dapat memenuhi kriteria teknis bangunan yang layak dari segi mutu, biaya, dan kriteria administrasi bagi bangunan negara. 4. Pemberi jasa perencanaan untuk bangunan negara dan prasarana lingkungannya perlu diarahkan secara baik dan menyeluruh, sehingga mampu
71
menghasilkan karya perencanaan teknis bangunan yang memadai dan layak diterima menurut kaidah, norma serta tata laku profesional. 5. Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk pekerjaan perencanaan perlu disiapkan secara matang sehingga mampu mendorong perwujudan karya perencanaan yang sesuai dengan kepentingan proyek. B. Maksud dan Tujuan 1. Kerangka acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencana yang memuat masukan, azas, kriteria, keluaran dan proses yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan. 2. Dengan penugasan ini diharapkan konsultan Perencana dapat melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memadai sesuai KAK ini. C. Latar Belakang 1. Pekerjaan yang akan dilaksanakan adalah merupakan bagian dari lingkup kegiatan di lingkungan Sekretariat Departemen Luar Negeri Tahun Anggaran 2008. 2. Pemegang mata anggaran adalah Departemen Luar Negeri RI yang dalam hal ini adalah. Sekretariat Jenderal yang dibebankan pada DIPA No. 0001.0/01101.0/-/2008. Tahun Anggaran 2008. D. Lingkup Proyek. 1. Lingkup Kegiatan/Proyek adalah : Perencanaan Perbaikan Kantor Lantai 1 s/d 5 Gedung Ex BP7 , Departemen Luar Negeri RI, Jl Pejambon no. 6, Jakarta 2. Lingkup Pekerjaan adalah: a. Perencanaan Perbaikan/ Renovasi / Penataan ruang Interior Lantai 1 s/d 5 Gedung Ex BP7 yang meliputi - Pekerjaan Struktur - Pekerjaan Asitektur - Pekerjaan Elektrikal - Pekerjaan Mekanikal - Pekerjaan Interior 3. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh Konsultan Perencana adalah mengikuti ketentuan dalam dalam DIPA Nomor : 0001.0/011-01.0/-/2008. Tanggal 31 Desember 2007 Tahun Anggaran 2008. Tahap yang akan dilaksanakan adalah : a. Persiapan Perencanaan termasuk survey. b. Penyusunan Pra Rencana termasuk program dan konsep ruang. c. Pengembangan Rencana. 72
d. e. f. g. h. i.
III.
Penyusunan Rencana Anggaran Biaya. Penyusunan Rencana Pelaksanaan. Penyusunan Rencana Detail (Gambar Kerja, RKS, BQ, dan lain – lain. Persiapan Pelelangan. Pelaksanaan Pelelangan. Pengawasan Berkala.
KEGIATAN PERENCANAAN Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh Konsultan Perencana adalah berpedoman pada ketentuan yang berlaku, khususnya Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara, Keputusan Menteri Kimpraswil Nomor : 332/KPTS/M/2002 tanggal 21 Agustus 2002, yang dapat meliputi tugas - tugas perencanaan lingkungan, site/tapak bangunan, dan perencanaan fisik bangunan gedung negara yang terdiri dari : A. Persiapan Perencanaan seperti mengumpulkan data dan informasi lapangan, membuat interpretasi secara garis besar terhadap KAK, dan konsultasi dengan pemerintah daerah setempat mengenai peraturan daerah/perijinan bangunan. B. Menyusun Pra Rencana seperti rencana lay-out, pra rencana bangunan termasuk program dan konsep ruang, perkiraan biaya. C. Penyusunan pengembangan rencana, antara lain membuat : 1. Rencana arsitektur/ Interior, dan uraian konsep yang mudah dimengerti oleh pemberi tugas. 2. Rencana struktur, beserta uraian konsep dan perhitungannya. 3. Rencana utilitas, beserta uraian konsep dan perhitungannya. 4. Perkiraan biaya. D. Penyusunan rencana detail antara lain membuat : 1. Gambar - gambar detail arsitektur/ Interior, detail struktur, detail utilitas yang sesuai dengan gambar rencana yang telah disetujui. 2. Rencana Kerja dan Syarat - syarat (RKS). 3. Rincian volume pelaksanaan pekerjaan, rencana anggaran biaya pekerjaan. 4. Laporan akhir perencanaan. E. Mengadakan persiapan pelelangan, seperti membantu Pemimpin Proyek di dalam menyusun dokumen pelelangan dan membantu Panitia Pengadaan menyusun program dan pelaksanaan pengadaan. F. Membantu Panitia Pengadaan pada waktu penjelasan pekerjaan, termasuk menyusun Berita Acara Penjelasan Pekerjaan, evaluasi penawaran, menyusun 73
kembali dokumen pelelangan, dan melaksanakan tugas – tugas yang sama apabila terjadi lelang ulang. G. Mengadakan pengawasan berkala selama pelaksanaan konstruksi fisik dan melaksanakan kegiatan seperti : 1. Melakukan penyesuaian gambar dan spesifikasi teknis pelaksanaan bila ada perubahan. 2. Memberikan penjelasan terhadap persoalan-persoalan yang timbul selama masa pelaksanaan konstruksi. 3. Memberikan saran-saran. 4. Membuat laporan akhir pengawasan berkala.
IV. TANGGUNG JAWAB PERENCANAAN A. Konsultan Perencana bertanggung jawab secara profesional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode tata laku profesi yang berlaku. B. Secara umum tanggung jawab Konsultan adalah sebagai berikut : 1. Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus memenuhi persyaratan standar hasil karya perencanaan yang berlaku. 2. Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus telah mengakomodasi batasan batasan yang telah diberikan oleh proyek, termasuk melalui KAK ini, seperti dari segi pembiayaan, waktu penyelesaian pekerjaan dan mutu bangunan yang akan diwujudkan. 3. Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus telah memenuhi peraturan, standar, dan pedoman teknis bangunan gedung yang berlaku untuk bangunan gedung pada umumnya dan yang khusus untuk bangunan gedung negara.
V. B I A Y A. A. Biaya Perencanaan. 1. Besar biaya pekerjaan perencanaan untuk Konsultan Perencana mengikuti pedoman dalam Surat Keputusan Menteri Kimpraswil Nomor : 332/KPTS/M/2002 tanggal 21 Agustus 2002, Tentang Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara yaitu : a. Untuk pekerjaan standar berlaku maksimum sesuai yang tercantum dalam tabel A s/d tabel D, b. Bila terdapat pekerjaan non standar, maka dihitung secara orang, bulan dan biaya langsung yang dapat diganti, sesuai dengan ketentuan ―billing rate‖ yang berlaku.
74
c. Pengaturan komponen pembiayaan pada butir a) dan b) diatas adalah dipisahkan antara bangunan standar dan non standar serta harus terbaca dalam suatu rekapitulasi akhir yang menyebut angka dan huruf, d. Besarnya biaya Konsultan Perencana merupakan biaya tetap dan pasti. e. Ketentuan pembiayaan lebih lanjut mengikuti surat perjanjian pekerjaan perencanaan yang dibuat oleh Pemimpin Proyek dan Konsultan Perencana. 2. Biaya pekerjaan Konsultan Perencana dan tata cara pembayaran diatur secara kontraktual setelah melalui tahapan proses pengadaan konsultan perencana sesuai peraturan yang berlaku, yang terdiri dari : a. Honorarium tenaga ahli dan tenaga penunjang b. Materi dan penggandaan laporan, c. Pembelian dan atau sewa peralatan, d. Sewa kendaraan, e. Biaya rapat-rapat, f. Perjalanan (lokal maupun luar kota), g. Jasa dan over head Perencanaan, h. Pajak dan iuran daerah lainnya. B. Sumber Dana. Sumber dana seluruh pekerjaan perencanaan dibebankan pada : DIPA Nomor : 0001.0/011-01.0/-/2008. tanggal 31 Desember 2007 Tahun Anggaran 2008.
VI.
KELUARAN
Keluaran yang dihasilkan oleh Konsultan Perencana berdasarkan Kerangka Acuan Kerja ini adalah lebih lanjut akan diatur dalam surat perjanjian, yang minimal meliputi : A. Tahap Konsep Rencana Teknis 1. Konsep penyiapan rencana teknis, termasuk konsep organisasi, jumlah dan kualifikasi tim perencana, metoda pelaksanaan, dan tanggung jawab waktu perencanaan. 2. Konsep skematik rencana teknis, termasuk program ruang, organisasi hubungan ruang, dan lain - lain. 3. Laporan data dan informasi lapangan, termasuk hasil survey fisik dan data pengguna, peraturan-peraturan, dan lain - lain. B. Tahap Pra-rencana Teknis 1. Gambar - gambar Pra-rencana. 2. Perkiraan biaya pembangunan.
75
3. Garis besar rencana kerja dan syarat - syarat (RKS). 4. Hasil Konsultasi Rencana dengan Pengguna. C. Tahap Pengembangan Rencana 1. Gambar pengembangan rencana arsitektur, struktur dan utilitas. 2. Uraian konsep rencana dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. 3. Draft rencana anggaran biaya. 4. Draft rencana kerja dan syarat - syarat (RKS). D. Tahap Rencana Detail 1. Gambar rencana teknis bangunan lengkap. 2. Rencana kerja dan syarat - syarat (RKS) 3. Bill Of Quantity ( BQ). 4. Rencana anggaran biaya (RAB). 5. Laporan Perencanaan arsitektur/ Interior, struktur, utilitas, lengkap dengan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. E. Tahap Pelelangan 1. Dokumen tambahan hasil penjelasan pekerjaan. 2. Laporan bantuan teknis dan administratif pada waktu pelelangan. F. Tahap Pengawasan Berkala 1. Laporan pengawasan berkala. 2. Dokumen petunjuk penggunaan, pemeliharaan, peralatan/perlengkapan/bangunan (bila ada).
dan
perawatan
VII. K R I T E R I A A. Kriteria Umum Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh konsultan perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan kriteria umum bangunan disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas bangunan, yaitu : 1. Persyaratan Peruntukan dan Intensitas : a. Menjamin bangunan dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya. b. Menjamin keselamatan pengguna, masyarakat dan lingkungan. 2. Persyaratan Arsitektur dan Lingkungan : a. Menjamin terwujudnya tata ruang yang dapat memberikan keseimbangan dan keserasian terhadap lingkungannya. b. Menjamin bangunan gedung dibangun dan dimanfaatkan dengan baik tidak menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan. 76
3. Persyaratan Struktur Bangunan : a. Menjamin terwujudnya bangunan yang dapat mendukung beban yang timbul akibat perilaku alam dan manusia. b. Menjamin keselamatan manusia dari kemungkinan kecelakaan atau luka yang disebabkan oleh kegagalan arsitektur bangunan, c. Menjamin kepentingan manusia dari kehilangan atau kerusakan benda yang disebabkan oleh perilaku struktur, d. Menjamin perlindungan properti lainnya dari kerusakan fisik yang disebabkan oleh kegagalan struktur. 4. Persyaratan Ketahanan Terhadap Kebakaran : a. Menjamin terwujudnya bangunan yang dapat mendukung beban yang timbul akibat perilaku alam dan manusia. b. Menjamin terwujudnya bangunan gedung yang dibangun sedemikian rupa, secara struktur stabil selama kebakaran sehingga : - Cukup waktu bagi penghuni melakukan evakuasi secara aman. - Cukup waktu bagi pasukan pemadam kebakaran memasuki lokasi untuk memadamkan api. - Dapat menghindari kerusakan pada properti lainnya. 5. Persyaratan Instalasi Listrik dan Komunikasi : a. Menjamin terpasangnya instalasi listrik secara cukup aman dalam menunjang terselenggaranya b. Menjamin tersedianya sarana komunikasi yang memadai dalam menunjang terselenggaranya kegiatan didalam bangunan gedung sesuai dengan fungsinya. 6. Persyaratan ventilasi dan pengkodisiaan udara. a. Menjamin terpenuhinya kebutuhan udara yang cukup, baik alam maupun buatan dalam menunjang terselenggaranya kegiatan dalam bangunan gedung sesuai dengan fungsinya. b. Menjamin upaya beroperasinya peralatan dan perlengkapan tata ruang udara secara baik. 7. Persyaratan Pencahayaan : a. Menjamin terpenuhinya kebutuhan pencahayaan yang cukup, baik alam maupun buatan dalam menunjang terselenggaranya kegiatan dalam bangunan sesuai dengan fungsinya. b. Menjamin upaya beroperasinya peralatan dan perlengkapan tata ruang udara secara baik.
77
B. Kriteria Khusus Kriteria khusus dimaksudkan untuk memberikan syarat-syarat yang khusus, spesifik berkaitan dengan bangunan prasarana lingkungan yang akan direncanakan, baik dari segi fungsi khusus bangunan tersebut dan segi teknis lainnya : 1. Kesatuan perencanaan Interior dengan lingkungan yang ada disekitar, seperti dalam rangka implementasi penataan tata ruangan dan lingkungan. 2. Tata Ruangan yang akan direncanakan berada pada bangunan yang sudah ada, diupayakan dalam Perencanaan Gedung Ex BP7 ini semaksimal mungkin menyesuaikan modul dan prasarana pendukung bangunan yang ada.
VIII.
AZAS - AZAS
Selain dari kriteria diatas, dalam melaksanakan tugasnya Konsultan Perencana hendaknya memperhatikan azas-azas bangunan gedung negara sebagai berikut : A. Tata ruangan dalam Bangunan gedung negara hendaknya fungsional, efisien, menarik tetapi tidak berlebihan. B. Kreatifitas disain hendaknya tidak ditekankan pada kelatahan gaya dan kemewahan material, tetapi pada kemampuan mengadakan sublimasi antara fungsi teknik dan fungsi sosial, terutama sebagai bangunan pelayanan kepada masyarakat. C. Dengan batasan tidak mengganggu produktifitas kerja, biaya investasi dan pemeliharaan bangunan sepanjang umurnya, hendaknya diusahakan serendah mungkin. D. Desain hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga pelaksanaan fisisik dapat dilaksanakan dalam waktu yang pendek dan dapat dimanfaatkan secepatnya. E. Bangunan Pemerintah hendaknya dapat meningkatkan kualitas lingkungan, dan menjadi acuan tata bangunan dan lingkungan di sekitarnya. IX.
PROSES PERENCANAAN A. Dalam proses perencanaan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diminta, Konsultan Perencana harus menyusun jadwal pertemuan berkala dengan Pengelola Proyek. B. Dalam pertemuan berkala tersebut ditentukan produk awal, antara dan pokok yang harus dihasilkan Konsultan sesuai dengan rencana keluaran yang ditetapkan dalam KAK ini. C. Dalam melaksanakan tugas, konsultan harus selalu memperhitungkan bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan adalah mengikat.
78
D. Jangka waktu pelaksanaan, khususnya sampai diserahkannya dokumen perencanaan untuk siap dilelangkan adalah : 60 ( enam puluh) Hari Kalender sejak dikeluarkannya Surat Perintah Mulai Kerja. X. M A S U K A N A. I N F O R M A S I 1. Untuk melaksanakan tugasnya Konsultan Perencana harus mencari informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pemberi Tugas termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini. 2. Konsultan Perencana harus memeriksa kebenaran informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugasnya, baik yang berasal dari Pemberi Tugas, maupun yang dicari sendiri. Kesalahan / kelalaian pekerjaan perencanaan sebagai akibat dari kesalahan informasi menjadi tanggung jawab Konsultan Perencana. B. TENAGA Untuk melaksanakan tujuannya, konsultan Perencana harus menyediakan tenaga yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan. Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing kegiatan perencanaan sekurang-kurangnya terdiri dari : 1. Penanggung Jawab Proyek. 2. Perencana : a. Tenaga Ahli Arsitektur b. Tenaga Ahli Interior c. Tenaga Ahli Sipil/ Struktur d. Tenaga Ahli M/E e. Tenaga Ahli Estimator f. Tenaga Ahli Spesifikasi Teknis 3. Tenaga pendukung : a. Tenaga Surveyor b. Drafter/Juru Gambar c. Opr. Komputer d. Administrasi
: 1 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang : 4 orang : 4 orang : 1 orang : 1 orang
XI. PROGRAM KERJA. A. Konsultan Perencana harus segera menyusun program kerja minimal meliputi : 1. Jadwal kegiatan secara terperinci :
79
2. Alokasi tenaga yang lengkap dengan tingkat keahliannya maupun jumlah tenaga yang diusulkan Konsultan Perencana untuk melaksanakan tugas perencanaan, serta harus mendapat persetujuan dari Pemberi Tugas. 3. Konsep penanganan pekerjaan perencanaan. B. Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pemberi Tugas, setelah sebelumnya dipresentasikan oleh Konsultan Perencana dan mendapatkan pandangan/pertimbangan teknis dari Pemberi Tugas. XII. P E N U T U P A. Setelah Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini diterima, maka konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan. B. Berdasarkan bahan-bahan tersebut konsultan agar segera menyusun program kerja untuk dibahas dengan Pemberi Tugas. Jakarta, Pebruari 2008
80
KONSEP DAN APLIKASI SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS) 1. Pengertian : SRS merupakan sebuah dokumen yang berisi pernyataan lengkap dari apa yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak, tanpa menjelaskan bagaimana hal tersebut dikerjakan oleh perangkat lunak . Mencantumkan deskripsi perangkat lunak dengan lingkungannya (Mencakup antarmuka untuk perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi dan pemakai). SRS umumnya dikembangkan bersama oleh calon pengguna dan para pengembang system/perangkat lunak.
2. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam pembuatan SRS: a. Untuk siapa perangkat lunak dikembangkan ? -
Siapa yang menyediakan dana ?
-
Kepada siapa proposal pengembangan perangkat lunak akan diberikan ?
-
Yakinkan calon pengguna bahwa perangkat lunak yang akan dibuat memang dibutuhkan
b. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan kehadiran perangkat lunak yang baru ? -
seorang analis perlu berfikir dengan seksama masalah apa yang akan diselesaikan dengan kehadiran perangkat lunak baru.
-
Harus dingat.! Komputer hanya alat bantu. Komputer tidak dapat memecahkan semua masalah yang ada pada suatu perusahaan.
c. Dimana perangkat lunak akan diimplementasikan ? Karakteristik
yang
berbeda
terhadap
kebutuhan
calon
pengguna
akan
mempengaruhi model dan desain perangkat lunak yang dikembangkan, termasuk implementasi di lapangan.
81
d. Kapan perangkat lunak yang baru sudah harus dijalankan ? -
Para pengembang harus memperhatikan kapan waktu dimulainya pengerjaan proyek pengembangan perangkat lunak baru dan kapan waktu perangkat lunak tersebut sudah harus dikembangkan
-
Berpengaruh terhadap model pengembangan perangkat lunak yang akan dipergunakaan.
3. Fungsi dokumen SRS : a. Mencatat semua kebutuhan calon pengguna perangkat lunak. b. Sebagai kontrol saat proses pengembangan perangkat lunak dilakukan, sehingga setiap tahapan pengerjaan pengembangan sesuai dengan yang diharapkan. c. Digunakan sebagai acuan pada saat pengujian dilakukan sehingga hasil akhir sesuai dengan yang dibutuhkan. d. Dijadikan pedoman jika terdapat perbedaan pendapat antara calon pemakai dengan pengembang sistem terhadap hasil dari pengembangan perangkat lunak. e. Bukti bahwa pengembang telah melakukan tahap software reguirements analysis.
4. Tujuan Tujuan dasar dari SRS adalah untuk menjembatani kesenjangan komunikasi antara klien dan pengembang, sehingga mereka memiliki visi bersama tentang perangkat lunak yang akan dibangun Oleh karena itu, salah satu keuntungan utama dari SRS yang baik adalah : a. SRS menetapkan dasar kesepatakan antara Pengguna dan Pengembang Jadi, melalui SRS, klien secara jelas menggambarkan apa yang diharapkan dari pengembang. b. SRS menyediakan referensi untuk validasi produk akhir SRS membantu klien menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan. Tanpa SRS yang tepat, tidak ada cara klien dapat menentukan apakah perangkat lunak yang disampaikan adalah apa yang diperintahkan, dan tidak ada cara pengembang dapat meyakinkan klien bahwa semua persyaratan telah dipenuhi.
82
Jika kita ingin hasil akhir berkualitas tinggi yang memiliki beberapa kesalahan, kita harus mulai dengan SRS berkualitas tinggi. Dengan kata lain, kita dapat menyimpulkan bahwa: -
Sebuah SRS berkualitas tinggi merupakan prasyarat untuk perangkat lunak berkualitas tinggi.
-
Sebuah SRS berkualitas tinggi mengurangi biaya pengembangan
5. Kriteria dokumen SRS yang baik : a. Benar (correct) Setiap pernyataan kebutuhan yang disebutkan adalah benar-benar merupakan fitur yang akan disediankan b. Tepat (precise) c. Unambiguouity Setiap pernyataan kebutuhan hanya punya satu interpretasi d. Lengkap (complete) Mencakup seluruh kebutuhan (fungsional, performansi, dll), definisi respon S/W terhadap seluruh data masukan (valid dan tidak valid) dalam berbagai situasi e. Bisa diverifikasi (verifiable) Untuk setiap pernyataan kebutuhan, harus ada proses yang cost-effective untuk memverifikasi bahwa S/W sudah memenuhi kebutuhan tersebut f. Konsisten Konsisten dengan dokumen di level yang lebih atas (mis. system requirement) g. Understandable h. Bisa dimodifikasi (modifiedable) Struktur dokumen harus sedemikian rupa sehingga pengubahan yang terjadi dapat dilakukan dengan mudah, lengkap, dan konsisten i. Dapat ditelusuri (traceable) Setiap pernyataan kebutuhan harus jelas sumbernya dan mudah diacu j. Harus dapat dibedakan bagian what (bagian spesifikasi) dan how (bagian yang menjelaskan bagaimana menjelaskan what tadi) k. Dapat mencakup dan melingkupi seluruh sistem
83
l. Dapat melingkupi semua lingkungan operasional, misalnya interaksi fisik dan operasional. m. Bisa menggambarkan sistem seperti yang dilihat oleh pemakai. n. Harus toleran (bisa menerima) terhadap ketidaklengkapan, ketidakpastian (ambiguous) dan ketidak konsistenan. o. Harus bisa dilokalisasi dengan sebuah coupling, yaitu hubungan ketergantungan antara dua model yang tidak terlalu erat.
6. Hindari hal-hal berikut saat pembentukan SRS : a. Over specification (penjelasan berlebih dan berulang-ulang sehingga menjadi tidak jelas) b. Tindakan unconcistency. c. Ambiguity dalam kata atau kalimat. d. Menuliskan ―mimpi-mimpi‖ , yaitu hal-hal yang tidak bisa dilakukan.
7. Aspek yang harus terlihat di SRS : a. Fungsi Menjelaskan fungsi dari perangkat lunak (digunakan untuk apa keperluan apa), sifat perangkat lunak dan datanya.
b. Non-Fungsi reliability maintainbility security integrity Ergonomic Performance
8. Orang yang terlibat dalam pembuatan SRS : a. Pemakai (user) Merupakan orang yang akan mengoperasikan/menggunakan produk final dari perangkat lunak yang dibuat.
84
b. Sponsor/ Client Orang atau perusahaan yang mau membuat sistem (yang menentukan).
c. Sistem analyst (sistem engineer) Adalah orang yang biasa melakukan kontak teknik pertama dengan client. Bertugas menganalisis persoalan, menerima requirement dan menulis requirement.
d. Software engineer Merupakan orang yang bekerja setelah kebutuhan perangkat lunak dibuat (bekerja sama dengan sistem engineer berdasarkan SRS)
e. Programmaer Orang yang akan menerima spesifikasi perancangan perangkat lunak, membuat kode dalam bentuk modul, menguji dan memeriksa (tes) modul.
f. Test integration group Kumpulan orang yang melakukan tes dan mengintegrasi modul.
g. Maintenance group Orang yang memantau dan merawat performansi sistem perangkat lunak yang dibuat selama pelaksanaan dan pada saat modifikasi muncul (80% dari pekerjaan).
h. Technical Support Orang-orang yang mengelola (manage) pengembang perangkat lunak, termasuk konsultan atau orang yang mempunyai kepandaian lebih tinggi.
i. Staff dan Clerical Work Bertugas mengetik, memasukkan data dan membuat dokumen.
9. Contoh Layout Dokumen SRS :
PENDAHULUAN -
Tujuan
85
-
Ruang Lingkup
-
Definisi
-
Referensi
-
Sistematika
DESKRIPSI UMUM -
Perspektif
-
Kegunaan
-
Karakteristik Pengguna
-
Batasan-batasan
-
Asumsi dan Ketergantungan
SPESISIKASI KEBUTUHAN -
Kebutuhan Fungsional o Pendahuluan o Input o Proses o Output
-
Kebutuhan Antarmuka Eksternal o Antarmuka Pengguna o Antarmuka Perangkat Keras o Antarmuka Perangkat Lunak o Antarmuka Komunikasi
-
Kebutuhan Performasi
-
Kendala Desain
-
Standard Compliance
-
Perangkat Keras #. Atribut
-
Keamanan Sistem
-
Pemeliharaan
-
Kebutuhan Lain o Database o Pengoperasian o Penyesuaian Tempat
86
DAFTAR PUSTAKA Musadat, S.T., Analisis Desain Sistem, Bina Sarana Informatika, Purworejo Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991
images.guilittle.multiply.multiplycontent.com www.mdp.ac.id http://sim-annisa-istiqomah.blogspot.com/2009/12/computer-based-informationsystem-cbis.html http://sekolahtinggiilmuekonomiindonesia.wordpress.com/ http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9882/Pengembangan+Sistem+1 +2.pdf http://dc151.4shared.com/doc/feNN8uLn/preview.html http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_05.12_.1210_.pdf http://www.scribd.com/doc/50948263/33/Analisis-Informasi-Information-Analysis http://fairuzelsaid.wordpress.com/2011/09/23/manajemen-proyek-teknologiinformasi-deteksi-masalah/#more-4226 http://sy-yuliani.com/download/perancangan-sistem-informasi/handout-4ANALISIS%20KEBUTUHAN.pdf http://triantomedia.blogspot.com/2011/01/contoh-tor-kerangka-acuan-kerjakak.html
87
