Manajemen Proyek Sistem Informasi: Modul Perkuliahan



Sumber daya proyek



Perencanaan sumber daya



Human Resource Management



Kunci pengolahan manusia



Organizational planning

Fakultas

Program Studi

Fakultas Ilmu Komputer

Sistem Informasi

Tatap Muka

Kode MK

Disusun Oleh

18025

Bima Cahya Putra, M.Kom

Abstract

Kompetensi

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Mahasiswa mengetahui tentang resource atau sumber daya yang dibutuhkan pada sebuah proyek sistem informasi

Manajemen Sumber Daya Proyek Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi : •

Sumber daya proyek

•

Kategori sumber daya

•

Tim proyek dan organisasi

•

Management Human Resource

Sumber Daya Proyek

Tiga tipe sumber daya Proyek : 1. Sumber daya manusia 2. Sumber daya komponen software 3. Sumber daya perangkat keras /perangkat lunak

1. Sumber daya manusia (Human Resource) • Mengevaluasi ruang lingkup serta memilih kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sistem. • Memilih jumlah person per proyek. Jumlah orang yang diperlukan proyek software ditentukan setelah menentukan estimasi effort pembangunan. • Untuk proyek kecil sekitar 6 orang per month, adalah standar.

2. Sumber daya software (software Resources) •

Reusable Components

•

Reusable adalah kreasi dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak.

•

Blok-blok tersebut harus dikatalogkan dan distandarisasi untuk aplikasi yang mudah dan divalidasi untuk integrasi.

2015

2

Manajemen Proyek Sistem Informasi Bima Cahya Putra, M.Kom

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Kategori Sumber Daya Empat kategori sumber daya (resources) : Off the shelf components

1.

Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (commercial off the shelf) Full experience components

2.

Spesifikasi, design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini. Partial experience components

3.

spesifikasi yang ada ( kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi. New components

4.

Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang.

Environment Resources (Sumber daya lingkungan) Lingkungan yang mendukung proyek software disebut juga dengan Software Engineering Environments (SEE) merupakan incorporasi (penggabungan) dari software dan hardware.

Software Project Estimation •

Agar meraih cost/biaya dan usaha/effort estimasi yang reliable maka ada sejumlah pilihan yang dapat dipertanggung jawabkan :

•

Menunda estimasi

•

Menggunakan estimasi pada proyek yang mirip

•

Menggunakan teknik decomposisi

•

Menggunakan satu atau lebih model empiris bagi estimasi biaya/usaha.

Tim proyek dan organisasi Tujuan

2015

•

Memahami team proyek yang terlibat dalam pengembangan sistem.

•

Memahami pengertian team stakeholder .

•

Memahami bagaimana memenej human resource yang ada 3



•

Memahami pengembangan tim dan organisasi

Project team Stakeholders •

Merupakan individu-individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau orang –orang yang tertarik dan mempunyai kepentingan dalam mempengaruhi hasil akhir dari proyek tersebut.

Para Project Team Stakeholder 1.

Project Manager Orang yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek.

2.

Customer Individu atau organisasi yang akan menggunakan produk sistem yang dibangun.

3.

Organisasi Perusahaan dimana para karyawannya secara langsung terlibat dalam proyek pengembangan sistem.

4.

Sponsor Individu

atau

grup

di

dalam

organisasi

yang

memberikan

fasilitas

dan

finansial/keuangan, dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem.

Pengaruh Organisasi •

Organisasi terdiri dari : Korporasi, pemerintahan, institusi , departemen kesehatan, bagan internasional, asosiasi profesional, dan lain-lain.

•

Sistem organisasi a. Organisasi yang mendapatkan keuntungannya dari mengerjakan proyek – proyek. Contohnya : perusahaan arsitektur , konsultan, kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah. b. Organisasi yang yang melakukan manajemen berdasarkan proyek. Untuk memfasilitasi manajemen proyek. Contohnya : Sistem finansial, akunting. c. Organisasi yang bukan berorientasi pada proyek contoh: pabrik, perusahaan keungan, firma dll.

2015

4



Organization Culture and Style Sebagian besar organisasi telah membentuk kultur atau pola organisasinya yang unik. Berdasarkan : kebijakan perusahaan, prosedur dan otoritas dan berbagai faktor lainnya. Struktur Organisasi Team •

Functional Merupakan bentuk hirarki dimana setiap karyawan memiliki satu pemimpin yang jelas. Staff digrup berdasarkan spesialisasi seperti produksi, marketing, engineering, dan accounting.

• Projecterized Anggota team biasanya dialokasikan. Sebagian besar sumber daya organisasi terlibat dalam proyek, dan project manager memiliki andil yang cukup besar dalam tanggung jawab dan wewenang.

Human Resource Management Pengelolaan sumber daya manusia termasuk proses yang diperlukan untuk mengkoordinasikan manusia sumber daya pada sebuah proyek. Dimana sebagai pengerak suatu proyek agar dapat berjalan,dan

diperlukan untuk merencanakan, memperoleh,

orientasi, menetapkan, dan melepaskan staf selama masa proyek.

Proyek manusia sumber daya manajemen melibatkan pengorganisasian dan mengelola sebuah tim proyek. Tim ini biasanya terdiri dari orang dengan spesifik keterampilan dan tanggung jawab. Tim proyek, juga dikenal sebagai staf proyek, harus 2015

5



terlibat dalam rencana dan pengambilan keputusan dari awal proyek. Anggota tim harus merasa diinvestasikan dalam hasil proyek. Hal ini akan meningkatkan loyalitas dan komitmen terhadap tujuan proyek dan sasaran . Jumlah anggota tim dan tanggung jawab mereka dapat mengubah sebagai proyek berkembang. Tim manajemen proyek, juga disebut inti, eksekutif, atau tim kepemimpinan, bertanggung jawab untuk perencanaan proyek,pengendalian , dan menutup dan mengambil arahan dari tim proyek.Tanggung jawab proyek yang lebih kecil dapat digunakan bersama oleh tim atau ditunjuk oleh manajer proyek. Manajemen proyek tim dansponsor proyek bekerja sama untuk mengamankan dana, menyederhanakan lingkup pertanyaan, dan mempengaruhi anggota tim. Proyek proses manajemen sumber daya manusia termasuk perencanaan sumber daya manusia , memperoleh tim proyek, pengembangan tim proyek dan mengelola tim. Proses yang digunakan beberapa kali, biasanya terjadi setidaknya sekali dalam suatu proyek atau beberapa kali dalam berbagai fase jika proyek terdiri dari berbagai tahapan. Pada kenyataannya, proses bersinggungan dengan satu sama lain dan dengan fase lainnya dan tidak pasti dan nyata seperti yang digambarkan di sini.

Management Human Resources Merupakan proses yang diperlukan untuk memanfaatkan secara efektif semua orang yang terlibat dalam proyek. Termasuk : stakeholder , sponsor, customer, designer, builder, kontributor dan lain-lain.

Kegiatannya terdiri dari: 1.

Perencanaan Organisasi Mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menetapkan aturan proyek

2.

Staf Akuisisi 

Mendapatkan sumber daya manusia tugas untuk bekerja pada proyek



Melibatkan sumber daya manusia untuk bekerja pada proyek dan memastikan sumber daya manusia dapat memenuhi kebutuhan proyek

3.

Tim Pengembangan Mengembangkan individu dan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek

4.

2015

Perencanaan Organisasi

6



Perencanaan

organisasi

melibatkan

mengidentifikasi,

mendokumentasi,

dan

menetapkan aturan proyek (tanggung jawab dan laporan). Peran tanggung jawab dan laporan dapat diberikan kepada setiap individu maupun kelompok. Pada sebagian proyek, sebagian besar perencanaan organisasi dilakukan sebagai bagian dari langkah proyek awal. Jika organisasi awal tidak lagi efektif, maka harus ada evaluasi

Tim Pengembangan Tim

pengembangan

berfungsi

untuk

meningkatkan

kemampuan

para

pemangku

kepentingan untuk berkontribusi, serta meningkatkan kemampuan tim. Pembangunan sebuah tim sangat penting untuk dapat memenuhi tujuan suatu proyek. Membuat Team lebih Solid : 1.

Melakukan rapat yang produktif

2.

Membangun ruang dalam satu team Menempatkan team dalam satu lokasi

3.

Membuat logo team (team ‘signs’) Sign yang dapat membangun identitas team

4.

Publikasikan usaha team Project dibahasa dalam surat/newsletter perusahaan

Memberikan Reward Memberikan reward/penghargaan untuk memotivasi anggota team. o

Menulis surat untuk performa baik anggota team

o

Merekomendasikan bonus

o

Fasilitas baru diberikan kepada pekerja yang paling baik

o

Mengajak makan

Membangun Relasi yang baik •

Memberikan feedback yang positif

•

Mempelajari latar belakang team member, mengenal nama-namanya

•

Terbuka

•

Konsisten dan tetap pada aturan

•

Terlibat dalam situasi spesial – ulang tahun, gathering, anniversary.

•

Jangan mengkritik, jangan menyalahkan.

Organizational planning

2015

7



Maksud dari Tujuan Organisasi : •

Tujuan, memberi petunjuk dan kesatuan arah bagi orang-orang dlm organisasi

•

Memberikan pengaruh yang kuat thdp kualitas dari aspek perencanaan

•

Sumber motivasi bagi karyawan dlm organisasi

•

Memberikan mekanismeyang efektif utk evaluasi dan pengendalian

Perencanaan

Proyek

adalah

disiplin

untuk

menyatakan

bagaimana

untuk

menyelesaikan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, antara lain : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan manajemen resiko). Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan proyek juga akan mencangkup tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan. Proses perencanaan lebih memfokuskan pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuaan yang diinginkn. Sebaliknya, perencanaan proyek lebih memfokuskan pada mengidentifikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam perencanaan proses.

Prinsip Perencanaan Proyek Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi : a. Tujuan organisasi yang jelas b. Tugas yang dilakukan harus jelas c. Pembagian tugas yang adil d. Penempatan posisi yang tepat e. Adanya koordinasi dan integrasi

2015

8



Kelompok Proses Manajemen Proyek Merupakan serangkaian aktifitas yang dilakukan untuk mencapai hasil tertentu. Pada tiap fase dari siklus hidup proyek“lifecycle” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang t erdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya :

1.

Proses inisiasi proyek Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case : dokumen berisikan alasan inisiasi proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.

2.

Proses perencanaan proyek Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko

3.

Proses eksekusi proyek Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumderdaya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager.

4.

Proses pengawasan dan pengontrolan proyek Proses

yang

mempengaruhi

seluruh

kelompok

proses

serta

lifecylce

proyek.

Aktivitasnya melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update terhadap planning

5.

Proses penutupan proyek Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna trhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai proyek harus ditutup secara formal. Keluaran

2015

9



proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.

Proses Perencanaan Sistem Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan. b) Mengidentifikasi proyek-proyek sistem. c) Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).

e) Menetukan prioritas proyek-proyek sistem. f) Membuat laporan perencanaan sistem. g) Meminta persetujuan manajemen. 2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi :

a) Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).

b) Mengumumkan proyek pengembangan system. 3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang d ikembangkan Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

a) Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system. b) Melakukan studi kelayakan. c) Menilai kelayakan proyek system. d) Membuat usulan proyek system. e) Meminta persetujuan manajemen.

2015

10



Manfaat Manajemen Proyek : Manajemen Proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan. Manfaat manajemen proyek: a)

Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

b)

Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

c)

Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

d)

Mengidentifikasi metode analisa peramalan

e)

Mengukur prestasi terhadap rencana

f)

Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

g)

Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana

h)

Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

2015

11



Daftar Pustaka 1.

Marchewka, Jack T., 2006, Information Technology Project Management , John Wiley & Sons, Inc, ISBN-13 978-0-471-71539-9

2.

Pressman, R. 2000. Software Engineering : A Practioners Approach 5TH Editon. Boston : Mc Graw Hill.

3.

Hughes, B., and Cotteral, M. 1999. Software Project Management Second Edition. London : McGraw Hill.

4.

ForsBerg, K., dkk. 1996. Visualizing Project Management 2TH . New York : John Willey & sons.

5.

David L. Olson, Information System Project Management, 2 nd Edition, McGrawHill, 2003

6.

Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, 2 nd Edition, Technology Thomson Learning, 2002

7.

2015

Ian Somerville, “Software Engineering ”

12



Manajemen Proyek Sistem Informasi: Modul Perkuliahan

Recommend Documents