Winfarm Evoluzione
Pharmaservice S.r.l.
PREMESSA Il programma Winfarm Evoluzione si caratterizza per la grande modularità e facilità di utilizzo e perché proietta il lavoro di gestione della farmacia su piattaforme informatiche innovative atte a soddisfare le esigenze primarie di gestione in modo semplice, chiaro e di facile esecuzione, non richiedendo nessuna capacità suppletiva che non sia quella di competenza del proprio lavoro. Il Winfarm Evoluzione dispone di archivi dettagliati aggiornamenti con frequenza quasi giornaliera con le principali banche Dati: Federfarma, Codifa, ecc.. Le procedure sono flessibili come ad esempio: la procedura di vendita che consente la gestione diretta del registratore di cassa, l’inserimento di archivi comuni, di parametrizzazioni veloci per adattabilità alle diverse normative, l’emissione e trasmissione ordini, gestione archivi clienti e fornitori, le consultazioni statistiche con modalità grafiche diversificate per una più omogenea interpretazione del dato, riferito generalmente agli ultimi tre anni ma disponibile anche per un periodo superiore, elaborazione ed emissione di molteplici rapporti flessibili e personalizzabili a partire dai dati gestionali registrati. Il sistema Windows consente inoltre, un rapido accesso agli archivi e l’uso di multichiavi di ricerca. Il presente manuale è suddiviso in capitoli il cui scopo è di illustrare ogni procedura dei programmi contenuti nel Menù principale. Le procedure descritte in questo manuale, sono di proprietà esclusiva della Pharmaservice s.r.l.. E’ vietata la riproduzione con qualsiasi mezzo del presente manuale, nonché l’utilizzo di esso e del software descritto da parte di persone che non siano in regolare possesso del programma. La Pharmaservice s.r.l. si riserva il diritto di variare in qualsiasi momento tutto ed in parte questo manuale e la descrizione dei programmi in esso contenuti.
MENU’ PRINCIPALE Avviato il computer ed attese le normali procedure di autodiagnostica, è possibile richiamare il gestionale WINFARM EVOLUZIONE, cliccando sull’icona presente sul desktop (desktop: pagina grafica sulla quale sono contenute tutte le icone di Windows). L’ingresso sul menù principale del WINFARM EVOLUZIONE, è sempre preceduto da una breve riorganizzazione degli archivi principali riportata con la dicitura “Connessione alla Base Dati in corso…”. Inoltre, sul menù principale (visualizzato nella figura sottostante) è riportato un numero considerevole d’informazioni utili e soprattutto pratiche per un buon utilizzo dell’intero gestionale (agenda, Indici, Duplica) e la presentazione della nostra azienda (Chi siamo, Dove siamo, I Prodotti) per avere informazioni sugli obiettivi che la nostra azienda si propone, la dislocazione dei nostri distributori nelle varie zone del territorio nazionale e l’intera gamma di prodotti che la Pharmaservice produce.
Il menù è composto dalle procedure: Vendita, Magazzino, Ordini, Contabilità, Archivi, Tabelle, Aggiornamenti, Parametri, Utility, Tariffa ed Esci.
Per accedere in un sottomenù è necessario cliccare o portarsi, con i tasti cursore, sulla descrizione di quello desiderato, sarà visualizzata una tendina nella quale sono contenute le procedure ad esso attinenti. Per agevolare l’accesso a procedure utilizzate con maggiore frequenza, sono stati creati dei pulsanti che consentono l’accesso diretto.
Tra le informazioni riportate sul menù principale del Winfarm Evoluzione, ci sono: l’attivazione dell’Agenda, la segnalazione del numero di giorni dell’ultima ricostruzione degli indici e dell’ultima duplica eseguita, in basso: la banca dati utilizzata, la data ed il numero dell’ultimo aggiornamento eseguito.
Nella pagina di presentazione del Winfarm Evoluzione, si era fatto chiaro riferimento a nuove esigenze informative verso le quali oggi la farmacia tende ad orientarsi (Interneth) e, proprio a tal proposito, sono stati predisposti dei pulsanti che ne agevolano l’utilizzo. L’accesso nel WEB, può essere selezionato digitando il percorso o se reimpostato, come nel caso dei File preferiti delle Ditte, accedervi automaticamente.
@
Il simbolo visualizzato con movimento rotante, se cliccato, consente di collegarsi alla procedura di posta elettronica per inviare o ricevere messaggi via Interneth.
Vediamo ora sinteticamente quali sono le procedure presenti dei vari sottomenù nel gestionale. La procedura che riporta sul lato destro della descrizione il simbolo [ X] indica che è possibile richiamare un’ulteriore sottoprocedura.
VENDITA:
è il menù nel quale risiedono tutte le procedure che consentono di eseguire la vendita, la ricerca o il controllo dei prezzi durante la vendita al banco per i prodotti di farmaco e parafarmaco riconosciuti dalle Banche Dati, l’emissione Fatture o Note di Credito, la Modifica dell’archivio dei prodotti venduti. Inoltre, le procedure “Statistiche e Giornale” visualizzano report statistici sulle vendite ed acquisti, eseguono ed elaborano chiusure e controlli sui movimenti del Libro Giornale, gestire i registri copiaricette e veterinari, i sospesi ecc.
La procedura di Vendita al banco si può richiamare cliccando sui “pulsanti veloci”, come precedentemente detto, per accedervi direttamente.
MAGAZZINO:
è composto da procedure con le quali è possibile controllare, gestire, modificare e consultare le giacenze e l’archivio prodotti della farmacia. Tra le altre procedure sono previste: la stampa di bollini ottici con normali stampanti o con stampanti termiche, il controllo delle interazioni tra farmaci, anche se in questo menù la maggiore rilevanza l’assumono le procedure di: “Rapporti Modulari”, che consentono di elaborare stampe e report personalizzati di qualsiasi tipo e “Gestione Inventario” e “Gestione dei prodotti invendibili” per controllare giacenze scorte ed accantonamento di prodotti da eliminare della farmacia.
La procedura di Magazzino si può richiamare cliccando sui “pulsanti veloci”, come precedentemente detto, per accedervi direttamente.
ORDINI:
le procedure contenute in questo menù si utilizzano per richiedere trasmettere, modificare, annullare, la merce ordinata a grossisti o ditte. In questo menù ha molta importanza la procedura per l’archiviazione degli ordini emessi e ricaricati, in quanto coniuga la gestione degli ordini alla contabilità per verificarne la situazione economica.
La procedura degli Ordini, si può richiamare cliccando sui “pulsanti veloci”, precedentemente detto, per accedervi direttamente.
CONTABILITA’ In questo menù sono presenti le procedure per inserire, consultare, collegare movimenti contabili, fatture e note di credito, riferiti sia alle movimentazioni dI ditte, di grossisti, di depositari, sia dei clienti. Gli archivi inglobano le informazioni dei vari tipi di clienti in un’anagrafica comune a tutte le procedure del gestionale, consentendo, durante l’inserimento o la modifica di collegarsi, tramite gli opportuni tasti funzione ad altre procedure, utili come promemoria, per scadenze e notifica dei pagamenti. Visualizza immediatamente il resoconto economico mensile di fatture e note credito, pagate e da pagare, emesse e ricevute, consentendo anche di controllare l’elenco delle transazioni inserite automaticamente o manualmente dei mesi e degli anni precedenti. Tra le procedure che hanno primaria priorità nell’utilizzo della contabilità con il gestionale “Winfarm Evoluzione”, c’è il “Piano dei Conti”, relativa a tutti movimenti sia di cassa o di banca registrati e le movimentazioni in Dare o Avere.
ARCHIVI In “Tabelle” sono riportate gli archivi con le relative schede: delle Sostanze, dei Codici A.T.C. Gruppi Merceologici, l’Anagrafica delle Ditte, dei Fornitori, dei Clienti, ASL, Medici e Città dell’intero gestionale. L’archivio Sostanze riporta le schede relative a 10311 sostanze, su ogni scheda è indicato il codice identificativo, la descrizione della sostanza e gli eventuali collegamenti possibili con altri codici ATC, inoltre, informazioni sulla tipologia (se obbligat.) se solo per uso veterinario e l’eventuale scadenza del brevetto. L’archivio ATC/GMP riporta l’elenco di 6176 schede sulle quali sono indicate le descrizioni dei codici ATC/GMP ed il loro codice identificativo e nell’archivio dell’anagrafica Ditte, sono presenti, oltre ai dati anagrafici, l’indirizzo, i numeri di telefono e fax, anche l’eventuale referente della ditta che l’utente può contattare per ordinare della merce. L’archivio Fornitori è utilizzato in molte procedure del gestionale (ordini, contabilità, spunte), perchè consente d’impostare i dati anagrafici dei Fornitori (grossisti), la tipologia merceologica trattata e le percentuali di sconto fatte dal grossista sulla quantità di merce acquistata. Il menù riporta anche gli archivi delle ASL, dei Medici e delle Città utili in tutte le procedure del Winfarm Evoluzione.
come
TABELLE In quest’archivio sono raggruppate tutte le tabelle che forniscono informazioni ed avvertenze indispensabili durante l’utilizzo del gestionale. Vedremo che per attivare queste segnalazioni, è necessario richiamare la tabella interessata e variare il campo contraddistinto dalla lettera F (flag), portando l’opzione da“No” a “Si”, digitando il tasto [Invio]. Ogni tabella è corredata dei tasti funzione che consentono d’inserire, modificare o eliminare i campi dati di una scheda. Facciamo un esempio di attivazione: se si desidera avere durante la vendita la segnalazione sui prodotti che hanno una determinata temperatura di conservazione, è necessario posizionarsi su “Temperature” della lista, e digitare [Invio] per accedere alla modifica, spostarsi sul campo F1 (il flag), e con il tasto [Invio] portarlo da “No” a “Si”. Leggendo un prodotto durante la vendita, verrà data segnalazione della temperatura di conservazione. Le descrizioni presenti sulle tabelle, variano a seconda della Banca Dati utilizzata. Inoltre, è possibile avere l’accesso alle tabelle presenti per inserire o modificare i dati in essa contenuti, ogni scheda è composta da due sottoschede: Selezioni, in cui è possibile richiamare il dato desiderato e Dati, in cui è possibile modificare ed aggiungere ulteriori informazioni ed abilitare i flag consentono di gestire le schede anagrafiche di: Contenitori (Ditte, Sostanze, Fornitori, Clienti, Varie ecc.., utili in particolar modo per avere archivi il più possibile vicini alle esigenze della farmacia.
AGGIORNAMENTI In questo menù sono presenti le procedure per l’aggiornamento degli archivi di farmaco e parafarmaco e l’aggiornamento nell’intero gestionale dei miglioramenti e delle nuove funzioni aggiunte a quelle già esistenti del programma che la Pharmaservice spedisce periodicamente ai propri clienti. Inoltre, il menù è corredato di procedure di stampa delle varie tipologie di aggiornamento dei dati di farmaco e parafarmaco, della procedura d’importazione dell’archivio dei dati Artsana (eventualmente utilizzata dall’utente per importare i dati richiesti alla ditta) e per l’impostazione dei parametri dell’aggiornamento degli archivi dell’intero gestionale, la consultazione dell’archivio in cui sono memorizzate le circolari che la Banca Dati invia ai propri clienti.
La procedura degli Aggiornamenti, si può richiamare cliccando sui “pulsanti veloci”, come precedentemente detto, per accedervi direttamente.
PARAMETRI Spesso, descrivendo alcune funzioni del Winfarm Evoluzione, è stato fatto chiaro riferimento a parametrizzazioni che si possono utilizzare per rendere il lavoro con il gestionale sempre più vicino al proprio metodo di lavoro. Questo menù ha lo scopo di raccoglie i “Parametri“ della maggior parte delle procedure per agevolarne l’impostazione ma, contiene anche i setup di varie periferiche e la configurazione di trasmissione HappyTX, la gestione degli operatori e delle password a vario livello per accedere nelle varie parti del gestionale, la possibilità d’importare una nuova personalizzazione e la ricarica del libro giornale, quest’ultima utile per la reperibilità dei dati soprattutto se si sono verificati problemi durante la trasmissione degli ordini. L’ultima funzione “Informazioni di Sistema”, visualizza un report sul quale sono riportati: il licenziatario del programma, le caratterisitiche del sistema (Sistema Operativo, Velocità del sistema ecc.) e caratteristiche del software.
UTILITY Indispensabile per eseguire operazioni di supporto sia esterne che interne al gestionale, questo menù consente di poter utilizzare molte funzioni utili senza abbandonare la procedura. Nel menù, tali procedure sono state raggruppate tenendo conto del loro utilizzo e della loro tipologia. Infatti, nella prima trance di opzioni troviamo la gestione dell’Agenda e Eventi fissi poi, Gestione Dupliche ed indici, ecc. sono i promemoria utili per appuntamenti sia con rappresentanti sia privati e promemoria per altri eventi, poi a seguire: la lettura di report e la possibile stampa, il calcolo degli sconti, procedura utilizzata per identificare lo sconto reale che viene praticato da rappresentanti, ditte e grossisti, il calcolo dei codici fiscali e controlli della partita iva da inserire in fatturazione o per controllo dei dati del cliente anche durante la vendita. Come precedentemente detto in premessa, il Winfarm Evoluzione nasce con la filosofia dell’innovazione tecnologica e le nuove logiche multimediali infatti, in questo menù troviamo anche Modifica Data e Ora, Impostazioni Internazionali, i collegamenti per la trasmissione dati via Hyperterminal, l’invio di E-mail, collegamenti ad IB-Access, a varie procedure Microsoft come la gestione di testi Word Pad, Paint, e funzioni di lettore multimediale cd e la regolazione di volume per ascolto di musica e giochi vari. Un aggancio al sistema operativo DOS, è la procedura Prompt di MSDOS che consente di abbandonare momentaneamente il gestionale ed utilizzare programmi Dos.
TARIFFAZIONE è una delle procedure più importanti dell’intero gestionale Winfarm. Sono contenute le procedure che consentono d’inserire, cancellare, modificare, le ricette spedite mensilmente al Servizio Sanitario Nazionale. L’utente può decidere di eseguire l’inserimento giornalmente o a fine mese secondo le sue esigenze. A fine inserimento una funzione consentirà di effettuare la stampa della Distinta Contabile Riepilogativa e la trasmissione dei dati presso le Associazioni di Categoria, come previsto dalla nuova convenzione. Nel menù è prevista l’esportazione e l’importazione degli archivi ricette per il recupero dei mesi precedenti, la stampa dei numeri progressivi sulle ricette da consegnare al SSN e l’elaborazione delle statistiche di tariffazione.
La procedura “Tariffa” si può richiamare cliccando precedentemente detto, per accedervi direttamente.
sui
“pulsanti
veloci”,
come
ESCI consente di abbandonare il gestionale oppure utilizzare una delle procedure presenti nei programmi esterni che sono di supporto al lavoro di farmacia e si utilizzano agevolmente senza dover abbandonare il gestionale. Infatti, è possibile utilizzare un software di connessione al Database per verificare o consultare i dati in esso contenuti, visualizzare il contenuto delle variazioni operate nelle revisioni che periodicamente aggiornano il gestionale. Più specifico è il supporto fornito dalla documentazione della farmacopea ufficiale nella quale è riportata la tariffa nazionale per la vendita al pubblico dei medicinali e la tabella dei prezzi delle sostanze oltre le sostanze che è obbligatorio tenere in farmacia, i galenici preconfezionati che risultano in classe A, le malattie catalogate come rare e quelle croniche per concludere con le categorie di farmaci concedibili senza ricetta medica. La procedura “Esci” si può richiamare cliccando sui “pulsanti veloci”, come precedentemente detto, per accedervi direttamente.
ALTRI “PULSANTI VELOCI” CHE CONSENTONO L’ACCESSO DIRETTO NELLE PROCEDURE
Apre la procedura che consente fare l’inventario sia importando o esportando i dati su files sia predisponendo gli archivi verso una nuova creazione.
Apre direttamente la procedura di preparazione, memorizzazione e trasmissione dell’ordine a fornitore, consentendo di scegliere tra le varie modalità d’ordine.
Apre una finestra di dialogo per l’utilizzo della procedura di controllo interazioni. Tale controllo si basa sulla verifica della sostanza di entrambi i farmaci e degli effetti indesiderati che si possono verificare in caso di contemporanea somministrazione.
Utilizzando questo pulsante, si abbandona momentaneamente il gestionale Winfarm Evoluzione, per consentire l’utilizzo di un altro gestionale: il “Chemist”, che serve alla preparazione ed alla tariffazione di preparati galenici di farmacia.
Gestisce un vero e proprio planning per appuntamenti, eventi contabili.
e scadenze pagamenti
MENU’ di VENDITA
Presentazione: Nella procedura “VENDITA TERMINALE”, si eseguono e si registrano tutte le operazioni di vendita dell’intera giornata lavorativa. E’ possibile richiamare un prodotto digitando il suo nome, il suo codice ministeriale o EAN, oppure eseguire la lettura del bar-code con il lettore ottico nel campo riservato all’inserimento. Con la lettura del bollino ottico il prodotto sarà prelevato direttamente dall’archivio e portato in vendita, se l’inserimento è manuale, si potrà scegliere il prodotto dall’elenco proposto che ha come radice il lemma selezionato. A video, saranno indicate in uno spazio riservato alle segnalazioni, tutte le informazioni e la descrizione di un’eventuale nota sul prodotto desiderato. Sul lato destro dello schermo sono indicati i totali in Lire ed in Euro, e lo stato di vendita. Cosa appare sulla parte “alta” del video La parte superiore dello schermo è adibita alla visualizzazione di funzioni utili nella vendita. Infatti, sono riportati i numeri di vendita di più clienti contemporaneamente sullo stesso terminale, il tipo di vendita, la data di vendita, l’abilitazione alla stampa dello scontrino fiscale o non fiscale. Per le funzioni presenti sull’intestazione, si possono scegliere due tipi di operatività differenti: Normale o Touch Screen.
Intestazione Normale Per abilitare l’intestazione Normale, è necessario cliccare sul pulsante “Parametri o digitare il tasto [F8]” e disattivare la casella “Cambio tipo di vendita con Touch Screen”. Intestazione Touch Screen Per abilitare l’intestazione Touch Screen è necessario cliccare sul pulsante “Parametri o digitare il tasto [F8]” e rendere attiva (settare) la casella “Cambio tipo di vendita con Touch Screen”. Quando si utilizza il touch screen? Si utilizza in sostituzione della tastiera o del mouse, particolarmente quando si ha poco spazio disponibile in vicinanza del terminale o se si ritiene utile dal punto di vista operativo. Per operare è sufficiente toccare (touch) lo schermo (screen) in corrispondenza delle lettere o numeri della tastierina visualizzata, che si richiama con il pulsante Vendita N. x/x, indica quanti clienti gli operatori hanno posto contemporaneamente in attesa di vendita sullo stesso teminale. Il numero riportato visualizzato indica il quale numero di vendita si sta eseguendo, sul totale delle vendite in attesa. Per cambiare il numero di vendita di più operatori su un terminale si possono utilizzare i pulsantini posti sulla destra o sulla sinistra del numero evidenziato e servono incrementare o diminuire la ricerca delle vendite in attesa. Tipo di vendita per cambiare la tipologia di vendita, passare ad esempio da libera a mutualistica o integrativa, si può digitare il tasto funzione [F9] o cliccare sulla segnalazione posta a lato della descrizione e scegliere la vendita sulla tendina riportata. Sulle intestazioni che hanno il Touch Screen per cambiare il tipo di vendita, è sufficiente toccare una delle lettere riportate sull’intestazione, perché ognuna di esse corrisponde ad una vendita differente, ad esempio: alla lettera L corrisponde la vendita Libera, alla N la ricetta normale, alla I le integrative G gli invalidi di guerra ecc. Scontrino Si può scegliere se a fine vendita si desidera stampare uno scontrino fiscale o non fiscale, cliccando con il mouse sui campi in corrispondenza dell’opzione desiderata. Si può quindi stampare unitamente con la chiusura vendita lo scontrino se il sistema è collegato al registratore di cassa, evidenziando: “Scontrino fiscale”. Se si dispone di una stampantina di cortesia (piccole stampanti con max 40 col. di stampa) si può evidenziare “Scontrino Non fiscale”, per emettere uno scontrino che non è valido fiscalmente e sul quale eventualmente inserire consigli e testi liberi. Cosa appare sulla parte centrale del video Nel campo centrale del video sono evidenziati cinque tipi di gestioni : Multipezzi Attiva, Gestione Resi Attiva, Anomalie sulla vendita, Non ordinare, Prodotto Prenotato. Esse sono funzioni che cambiano di colorazione quando vengono richiamate digitando i tasti funzione manuali (come da legenda riportata cliccando su [?]).
Più in basso e riportata: la Descrizione, la Classe d’Appartenenza, la Categoria, la Quantità da vendere, eventuale numero di pezzi Prenotati, eventuale numero di pezzi Ordinati presso altri grossisti, la Giacenza Totale (farmacia e magazzino), il Prezzo di listino sia in Lire sia in Euro l’aliquota Iva, i Totali vendita parziali sia in Lire sia in Euro ed il Tipo di vendita dei prodotti. Cosa appare sulla parte bassa del video Questa parte è suddivisa in due sezioni: a destra sono di visualizzare l’eventuali segnalazioni o indicazioni sulle note SSN, prescrivibilità ecc.., a sinistra i totali in Lire e in Euro suddivisi per ticket, quote, libera ed eventuali sconti. Inoltre, la chiusura può essere parziale o totale e può avvenire cliccando sui campi “Vendita Aperta” per chiusura parziale e “Cliente Aperto” per chiusura totale, utilizzando il tasto barra spaziatrice o passando con il lettore ottico sul codice a barre riportato a video.
Emettere un documento contabile dalla vendita Se il cliente richiede un documento contabile dell’acquistato, è possibile emettere, dopo la chiusura della vendita, una fattura accompagnatoria, una fattura normale, un documento di trasporto o una nota di credito in caso di reso, cliccando sul pulsante “Documento” o digitando la combinazione di tasti [Ctrl] + [F2]. La richiesta d’inserimento dati collega direttamente il documento scelto all’archivio dei dati comuni per consentire o l’inserimento o il prelievo, nel caso di dati già inseriti.
La Barra Riepilogativa dei comandi Per agevolare l’utilizzo delle funzioni di vendita, in basso sul video è riportato l’elenco dei comandi e la legenda dei tasti di tutte le operazioni di vendita e consultazione prodotti da selezionare. varie funzioni.
Utilizzando i tasti direzionali (destra – sinistra) è possibile scorrere e visualizzare tutti i pulsanti di funzione esistenti nel menù.
Cliccando sul tasto [?], si visualizza la legenda, le abbreviazioni e le combinazioni di tasti da utilizzare per richiamare oppure operare più velocemente nella procedura di vendita.
Riepilogo dei Tasti del “ MENU’ DI VENDITA” Il tasto [Ins] consente d’inserire un nuovo prodotto nella lista dei prodotti da vendere. Apre un archivio che consente di riprendere una vendita lasciata sospesa ed in attesa di evasione sullo stesso teminale da un operatore. Sul terminale il numero di vendite sospese sono identificate con Vendita N. x/x ed indicano quanti clienti gli operatori hanno in attesa contemporaneamente. Parcheggio vendita, è una funzione complementare alle vendite. Si utilizza per ripescare una vendita in attesa su un terminale differente. Es. Inizio la vendita sul terminale del banco, richiamo con il tasto funzione [F3] i prodotti in lista e concludo la vendita del cliente sul terminale profumeria.
Elimina un prodotto dalla vendita. Elimina tutti i prodotti della vendita Visualizza l’andamento statistico delle vendite. Il grafico è corredato di pulsanti che riportano i grafici inerenti i dati di vendita, d’acquisto sia da grossisti che da ditta, i valori assoluti dei dati per ogni mese dei tre anni considerati ed inoltre, cambiare la visualizzazione dei grafici da barre a linee, da bidimensionale a tridimensionale.
Consente di modificare i parametri legislativi: le quote sulle ricette normali, antibiotici, AIR e multiprescrizioni), gestionali: revoche, note SSN, interazioni, lotti invendibili, gli scarichi delle giacenze: se scaricare in farmacia, magazzino o un magazzino secondario, il tipo di vendita preferenziale sul terminale, l’abilitazione dei misuratori fiscali e la gestione degli operatori. Per abilitare i parametri è sufficiente cliccare nel check box (il quadratino in corrispondenza dell’opzione) o posizionarsi nel campo numerico interessato inserendo i nuovi valori. Il pulsante “Salva” memorizza la nuova tipologia dei parametri.
Il tasto funzione [F12] consente di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre su tale scheda è possibile cliccare su appositi pulsanti per consultare eventuali Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo che il prodotto richiamato ha avuto nel tempo, la presenza del prodotto in ordini ancora attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti.
Per avere informazioni su un farmaco, si può digitare sul tasto [F4] o cliccare sul pulsante “Info Profess.”. La scheda che sarà visualizzata, riporta il principio attivo e tutti i livelli degli ATC a cui il prodotto appartiene, le informazioni sul meccanismo d’azione, le indicazioni, le controindicazioni, gli effetti indesiderati, le interazioni e la posologia del farmaco. Inoltre, la scheda è corredata di check box per abilitare e disabilitare parti del testo visualizzato e dei pulsanti posti in fondo alla scheda con i quali consultare le Interazioni con il farmaco (consentono di visualizzare i nomi dei prodotti commerciali con cui si possono avere interazioni) e Stampare il testo visualizzato.
Il tasto funzione [F7] o il pulsante “Scontrino”, manda in esecuzione la stampa dello scontrino su un registratore fiscale collegato.
Il pulsante “Interazioni” o il tasto funzione [F11], consentono di verificare eventuali interazioni tra più farmaci della stessa vendita. Sulla scheda sono riportate il numero di interazioni possibili e la descrizione del loro effetto in caso di contemporanea somministrazione.
La prenotazione dei prodotti si apre digitando la combinazione di tasti [Alt+P] o cliccando sul pulsante “Prenotati”, e consente di inserire, consultare l’andamento statistico, eliminare sia un solo prodotto sia l’intero elenco delle prenotazioni, inserire note, scegliere un grossista, indicare un cliente o controllare Costi tra i vari fornitori, Campagne promozionali su un prodotto, lo storico acquisti e lo storico mancanti.
L’evasione dei prodotti prenotati può essere utilizzata in due modalità differenti, dipende dal tipo di gestione che si desidera utilizzare. Infatti, se nei parametri presenti nella procedura di spunta di un ordine in “Gestione Ordini” si seleziona “Elimino i prodotti prenotati al loro arrivo”, svuoterà l’archivio dei prodotti prenotati, diversamente i prodotti potranno essere selezionati e richiamati in vendita scegliendo eventualmente il cliente al quale devono essere consegnati.
Cliccando su “Similari” si attiva una procedura che consente di ricercare i prodotti di farmaco che contengono uno stesso principio attivo ed una stessa sostanza. La ricerca è eseguita per i diversi livelli di ATC e possono essere richieste informazioni specifiche sul prodotto (revoche, lotti, storia BD, Ordini ecc..) e informazioni professionali (posologia, effetti indesiderati, meccanismo d’azione).
E’ l’archivio nel quale sono registrate automaticamente tutte le operazioni eseguite durante la vendita. Indicando le date del periodo di riferimento desiderato, è possibile controllare tutti i movimenti di vendita anche di altri terminali, presenti sul libro giornale. L’elenco movimenti riporta: la registrazione, la data e l'ora in cui la vendita è stata eseguita, il cliente, il terminale da cui si è eseguita la vendita e l'operatore. In basso sullo schermo sono riportati i prodotti venduti, la classe d’appartenenza, la giacenza di farmacia, il totale prezzo e totale pagato, il ticket o la quota corrisposta dal cliente se la vendita è mutualistica. Per scorrere l'elenco delle vendite nel Libro Giornale, si digita il tasto [Invio] e ci si sposta con i tasti direzionali o [Pag] per visualizzare le pagine presenti. La procedura è corredata da diversi pulsanti che consentono d’avere report grafici mediante diagrammi dettagliati sui movimenti, sugli operatori e sui terminali dai quali sono state eseguite le vendite.
Come creare un Sospeso Per “sospeso” s’intende l’evasione parziale della vendita e l’impegno della consegna del prodotto nel più breve tempo possibile. Ad esempio: manca un pezzo su una ricetta con sei antibiotici, nella vendita di due parafarmaci uno non è disponibile ecc.. Il sospeso si abilita digitando il tasto della lettera “S” seguito da Invio per la conferma. Sulla barra degli strumenti verrà evidenziato con colorazione differente “Prodotto Sospeso” (come da figura), nella lista dei prodotti in vendita con una colorazione grigia che contrasta con la colorazione del prodotto della vendita regolare, molto più accentata.
All’arrivo del prodotto sospeso in farmacia, si può cliccare sul pulsante “Evadi Sospeso” per richiamare la vendita, la ricerca può essere eseguita utilizzando il nome del cliente, del medico, o il numero del sospeso. Cliccando ulteriormente su “Accetta” si richiama la vendita e quindi si evadere il sospeso.
Per creare ed inserire le anticipazioni fatte durante la vendita si può digitare il tasto [A] seguito da [Invio] direttamente dalla barra d'inserimento prodotti o cliccare sul pulsante “Anticipati” della legenda. Si apre una finestra che richiama un archivio nel quale inserire i prodotti da anticipare ed il nominativo del cliente al quale fare l’anticipazione. Per ricercare i prodotti dell’anticipazione ed eseguire l’evasione si può scegliere di richiamare l’elenco di [Tutti] i clienti presenti in archivio, i clienti registrati con intestazione “generico” oppure selezionare un cliente specifico. L’elenco dei nominativi riporta: i totali spesa, gli importi versati e la rimanenza da corrispondere. Per inserire il nominativo di un nuovo cliente si può utilizzare il tasto funzione [F7]. Se il cliente è già presente in archivio anagrafiche comuni “Clienti” è sufficiente confermarlo con il tasto [Invio] e, se si desidera invece inserire sulla scheda delle "Note sul Cliente" si può utilizzare il tasto [F8].
Agli anticipati già presenti è possibile aggiungerne nuovi, digitando il tasto [Ins] o cliccare sul pulsante “Nuovo”; cancellare una sola riga oppure a tutti i prodotti in lista, digitando il tasto [Canc] o cliccare su “Cancella Riga”; Con il pulsante “Elimina Tutto” o il tasto funzione [F12], si esegue
l’eliminazione completa di tutti i prodotti anticipati ai clienti. Con il tasto funzione [F6] o ciccando su “Scontrino”, si avvia la stampa dello scontrino sul registratore fiscale; Il pulsante “Andamento” o il tasto [F5] riporta i grafici statistici del prodotto. I report si riferiscono allo storico degli ultimi tre anni. Modifica l’importo incassato, aggiornando automaticamente il totale ed il saldo. Commuta gli importi visualizzando gli importi ed i prezzi di listino dei prodotti da lire in euro e viceversa. consente l’Evasione dei prodotti anticipati. Per posizionarsi sulla prima riga della lista dei prodotti da evadere si utilizza la combinazione di tasti Shift e Freccia Su o Giù oppure Ctrl e cliccare sulle righe corrispondenti ai prodotti da evadere. Per evidenziare manualmente i prodotti da evadere, si utilizza la combinazione di tasti Shift + Freccia giù. L’evasione dei prodotti selezionati, riporterà sul menù di vendita, una visualizzazione della situazione anticipati del cliente scelto. Il tasto funzione [F3] o il pulsante stampa, trasferisce su supporto cartaceo il report delle anticipazioni ancora in archivio. La stampa riporta la data dell’anticipazione, Il tasto ESC consente di abbandonare la procedura e tornare sul menù di vendita. Il pulsante “Gestione Noleggi”, consente d'aprire un promemoria dei noleggi fatti ai clienti dalla farmacia. Per inserire i dati del noleggio, si utilizza il tasto [Ins], [Canc] per cancellarlo dalla lista, [Invio] per modificarne i dati ed [F5] stampa l'elenco per un certo intervallo di tempo, di tutti i clienti cui sono stati fatti i noleggi. Il tasto [Esc] abbandona la procedura. Il tasto funzione [F2] o il pulsante “Salva”, memorizza i dati inseriti per la creazione del noleggio; Con il tasto funzione [F10] o ciccando su “Scontrino”, si avvia la stampa dello scontrino sul registratore fiscale; Il tasto funzione [F1] o il pulsante stampa, trasferisce su supporto cartaceo il report delle anticipazioni ancora in archivio. La stampa riporta la data dell’anticipazione, Per ricercare un noleggio si può cliccare sul pulsante “Ricerca” o utilizzare il tasto funzione [F3]. I parametri di ricerca sui noleggi, sono: la data di uscita del noleggio, la
data di rientro, lo stato del noleggio, la quantità noleggiata, la ragione sociale o se cliente generico. digitando il tasto funzione [F7] o cliccando sul pulsante “Chiudi Noleggio”, si memorizza la situazione del noleggio. Una maschera di attenzione avvertirà che il noleggio verrà chiuso definitivamente e se si desideri memorizzarlo; Commuta gli importi visualizzando gli importi ed i prezzi di listino dei prodotti da lire in euro e viceversa; cancellare una sola riga oppure a tutti i prodotti in lista, digitando il tasto [Canc] o cliccare su “Cancella Riga”; Ai noleggi già presenti in archivio, è possibile aggiungerne nuovi, digitando il tasto [Ins] o cliccare sul pulsante “Nuovo”; Il tasto ESC consente di abbandonare la procedura e tornare sul menù di vendita. Apre l’archivio per la registrazione dei ricettari rubati. Richiamando la procedura tramite la combinazione di tasti [Ctrl+Q] è possibile consultare la lista dei ricettari rubati presenti in archivio in caso di dubbio alla consegna di una ricetta. Per aggiungere i dati sugli ultimi furti, si utilizza il tasto [Ins], per eliminare una registrazione molto vecchia [Canc], per modificare i dati esistenti [Invio], per ricercare un ricettario tramite il codice a barre ed [Esc] per uscire dalla procedura. Cliccando sul pulsante “Operatore”, si apre una finestra nella quale scegliere il nominativo della persona che utilizzerà la procedura di vendita di quel terminale. L’abilitazione di un operatore in vendita, è utile anche qualora si decida di visualizzare le vendite del libro giornale o le statistiche mediante i grafici dei report di vendita per operatore. Un ultima finalità può essere la controversia con un cliente per cui è necessario individuare l’impiegato che ha eseguito la vendita.
Il pulsante “Calcola C.F.” consente d’inserire i dati anagrafici di un cliente è possibile estrapolare il suo codice fiscale. Perché l’inserimento del luogo di nascita sia quello esatto, si apre in corrispondenza del campo una finestra che riporta tutti i comuni italiani e le nazioni del mondo.
Commuta gli importi visualizzando gli importi ed i prezzi di listino dei prodotti da lire in euro e viceversa. Si utilizza quand’è necessario visualizzare le ricette tariffate contestualmente (in linea) alla vendita o eliminarne qualcuna. Inoltre, le ultime ricette possono essere richiamate utilizzando la combinazione di tasti Ctrl+T. Il tasto ESC consente di abbandonare la procedura di Vendita e tornare sul menù principale.
&Riepilogo funzioni di “VENDITA” Il pulsante [?] o Help, riporta il riepilogo di alcuni tasti o combinazioni di tasti della vendita, che sostituiscono i pulsanti riportati sulla maschera principale del menù di vendita e che si possono utilizzare tramite il mouse. Inoltre, per alcune funzioni esistono ulteriori combinazioni che velocizzano ulteriormente la funzione da eseguire, essi, sono riportati sotto la colonna “Breve” di tale
Il tasto funzione [F5] si utilizza quando si deve eseguire la vendita di una ricetta con una prescrizione multipla (multiprescrizione) che forza .
Incrementa il numero di pezzi relativi al prodotto posto in vendita presenti nel campo “quantità”. Diminuisce il numero di pezzi relativi al prodotto posto in vendita presenti nel campo “quantità”. Mantiene in memoria le vendite di un cliente che possono essere richiamate anche da altri terminali. Il tasto [F9], cambia il tipo di vendita (libera, mutualistica, autorizzata ecc) in corso Cancella il gruppo di prodotti in memoria per la vendita al cliente. Con la dicitura “Spazio” si è voluto indicare la barra spaziatrice della tastiera. Questo tasto, se premuto una sola volta, consente di eseguire la chiusura di una vendita parziale, due volte, della vendita globale del cliente. Ad esempio: al cliente che presenta delle ricette Asl e poi acquista dei prodotti di parafarmaco, si può digitare una sola volta la barra spaziatrice dopo aver consegnato i prodotti delle ricette, poi aggiungere i prodotti di parafarmaco acquistati e chiudere il totale vendita digitando due volte la barra spaziatrice.
Informazioni inerenti la procedura di Vendita In questo paragrafo spiegheremo come utilizzare tutti i tasti funzione, operazione ed ogni informazione che si potrà utilizzare o consultare durante la vendita. E’ importante ricordare inoltre, che ogni vendita aggiorna automaticamente le giacenze, le statistiche e tutti gli archivi ad essa collegati.
Messaggi durante la vendita: in caso di vendita con giacenza negativa
Riepilogo dei Tasti del “ MENU’ DI VENDITA” Il tasto [Ins] consente d’inserire un prodotto in vendita. Recupero vendite in sospeso Parcheggio vendita Elimina un prodotto dalla vendita Elimina tutti i prodotti della vendita Visualizza l’andamento statistico delle vendite.
Consente di modificare i parametri legislativi (quote ricette normali, antibiotici e multipezzi, quote AIR ) gestionali (revoche, note SSN, interazioni, lotti invendibili), scarico giacenze e parametri vari inerenti della procedura di vendita da terminale. Il tasto funzione [F12] consente di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre sulla scheda richiamata, è possibile cliccare su appositi tasti riportati sullo sfondo della funzione richiamata inerenti: Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo avuti dal prodotto nel tempo, la presenza in ordini attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti. Identificato dal tasto [F4], visualizza le informazioni sul meccanismo d’azione, le indicazioni e controindicazioni, effetti indesiderati, interazioni e posologia. Sulla scheda sono riportati inoltre, il principio attivo e tutti i livelli degli ATC a cui il prodotto appartiene. In fondo alla scheda, due tasti sui quali poter cliccare: Interazioni e Stampa, consentono di visualizzare i nomi dei prodotti commerciali con cui è possibile avere interazione e l’altro di stampare un foglietto illustrativo con tutte le informazioni sopra descritte. Il pulsante “Scontrino” o il tasto funzione [F7], eseguono la stampa dello scontrino su registratore fiscale Cliccando o digitando il tasto funzione [F11] si possono controllare eventuali dubbi sulle interazioni tra più farmaci della stessa vendita. Il tasto funzione [F5] si utilizza il presenza di una ricetta sulla quale siano stati dispensati farmaci in multiprescrizione Aumenta la quantità di pezzi del prodotto posto in vendita. Diminuisce la quantità di pezzi del prodotto posto in vendita.
Mantiene in memoria le vendite di un cliente che possono essere richiamate anche da altri terminali. Il tasto [F9], cambia il tipo di vendita (libera, mutualistica, autorizzata ecc) in corso Cancella il gruppo di prodotti in memoria per la vendita al cliente. Con la dicitura “Spazio” si è voluto indicare la barra spaziatrice della tastiera. Questo tasto, se premuto una sola volta, consente di eseguire la chiusura di una vendita parziale, due volte, della vendita globale del cliente. Ad esempio: al cliente che presenta delle ricette Asl e poi acquista dei prodotti di parafarmaco, si può digitare una sola volta la barra spaziatrice dopo aver consegnato i prodotti delle ricette, poi aggiungere i prodotti di parafarmaco acquistati e chiudere il totale vendita digitando due volte la barra spaziatrice.
La prenotazione dei prodotti si apre digitando la combinazione di tasti [Alt+P] o cliccando sul pulsante “Prenotati”. La gestione delle prenotazioni è una gestione completa in quanto consente di inserire, eliminare sia una riga sia un solo prodotto, consultare l’andamento statistico, inserire note, scegliere un grossista, indicare un cliente o controllare Costi tra i vari fornitori, Campagne promozionali su un prodotto, lo storico acquisti e lo storico mancanti.
Cliccando su “Similari” si attiva una procedura che consente di ricercare i prodotti di farmaco che contengono uno stesso principio attivo ed una stessa sostanza. La ricerca può essere eseguita sui soli prodotti trattati, con diversi livelli di ATC, e possono essere richieste informazioni specifiche sul prodotto (revoche, lotti, storia BD, Ordini ecc..) e informazioni professionali (posologia, effetti indesiderati, meccanismo d’azione).
Riepilogo funzioni di “VENDITA” Il pulsante [?] o Help, riepiloga alcuni tasti o combinazioni di tasti della vendita, che sostituiscono i pulsanti riportati sulla maschera principale del menù di vendita e che si possono utilizzare tramite il mouse. Inoltre, per alcune funzioni esistono ulteriori combinazioni che velocizzano ulteriormente la funzione da eseguire, essi, sono riportati sotto la colonna “Breve” di tale
Come scegliere parametri della vendita Spesso durante la vendita dei prodotti è necessario avere un supporto informativo dettagliato inerente le avvertenze e note varie, ad esempio: controllo delle revoche, controllo note SSN, Interazioni o, come l’esempio riportato a lato, sulla classe con la quale dovrà essere venduto ecc. Per avere le informazioni sopra citate e personalizzare la procedura di vendita da terminale, è necessario cliccare con il mouse sull’icona “Parametri” o digitare il tasto funzione [F8], per avere la seguente pagina. Per modificare i dati presenti basta posizionarsi con il mouse o spostarsi con i tasti direzionali sul
campo da variare ed inserire il nuovo valore o se si intendono abilitare controlli nei parametri gestionali, cliccare sul quadratino posto al lato sinistro della selezione che sarà contrassegnato con il simbolo [ ] che ne evidenzia la selezione. Infine dopo aver impostato i nuovi valori, cliccando sull’icona “Salva” si abilita e si mantiene la nuova impostazione in memoria.
Come scegliere parametri della vendita Spesso durante la vendita dei prodotti può esserci la necessità di avere delle informazioni aggiuntive oppure operare con una modalità differente da quella con cui si è normalmente lavorato, ad esempio: visualizzare avvertenze e note varie, avere un controllo sulle revoche, note SSN, Interazioni o sulla classe d’appartenenza del prodotto da vendere. Per avere tutte le informazioni sopra citate e personalizzare quindi la procedura di vendita da terminale, sarà necessario cliccare con il mouse sull’icona “Parametri” o digitare il tasto funzione [F8]. Il gran numero di parametri di personalizzazione presenti nella procedura di vendita da terminale, ci ha fatto scegliere di suddividere la scheda in due cartelle: cartella dei parametri Gestionali e dei parametri Legislativi. Per modificare le impostazioni dell’opzione desiderata, sarà sufficiente posizionarsi con il mouse o spostarsi con i tasti direzionali sul flag (quadratino sul quale cliccare, posto a lato dell’opzione) da modificare ed inserire il nuovo valore o contrassegnarlo con il simbolo [ ]. Infine, dopo aver impostato i nuovi valori, cliccare sull’icona “Salva” per memorizzare la nuova impostazione.
PARAMETRI DI VENDITA GESTIONALI Questi parametri interessano l’aspetto “pratico” o meglio dire l’impostazione delle avvertenze e segnalazioni che si desiderano avere durante la vendita da terminale (segnalazioni eventuali interazioni, controlli sulle ricette, controllo revoche, prodotti non concedibili in ricetta ed altre funzioni). E’ consentito impostare un’eventuale stampantina di cortesia (stampante piccolina per la stampa di scontrini non fiscali) e di personalizzarne l’intestazione o digitare eventuali consigli e segnalazioni sui prodotti inseriti sullo scontrino non fiscale emesso. Inoltre, in questa tabella è possibile indicare un numero massimo di prodotti da vendere prima che la procedura provveda automaticamente alla memorizzazione delle vendite, di stabilire se si desiderano avere.
Parametri Gestionali Elenchiamo ora i controlli presenti nell’elenco dei parametri gestionali: “Controllo interazioni”, esegue un controllo di compatibilità sui prodotti presenti in ricetta tra i quali ci può essere interazione, prima di chiudere la vendita; “Controllo note interne”, richiama a video eventuali segnalazioni precedentemente memorizzate, utili come promemoria durante la vendita di un prodotto. “Controllo revoche”, visualizza durante la vendita, una maschera d’attenzione nel quale sono riportate le informazioni ed il motivo, di eventuali revoche che il prodotto ha subito. “Controllo note SSN (Ricetta)”, esegue un controllo di eventuali note del SSN durante vendita mutualistica di un prodotto; “Controllo note SSN (Libera)”, esegue un controllo di eventuali note del SSN durante vendita libera di un prodotto; “Controllo Multipezzi sempre in Ricetta Normale”, esegue controllo su
il
“Selezione Prezzi vendita”, richiama se impostato il prezzo di vendita di un prodotto. L’operatore potrà quindi scegliere tra il prezzo di listino e prezzo di vendita. “Controllo anomalie”, controlla che non si verifichino delle condizioni difformi da quelle impostate; “Controllo lotti invendibili”, verifica che il prodotto da vendere non sia soggetto ad invendibilità e visualizza la data ed la motivazione; “Controllo prezzi di rimborso”, esegue un controllo sui prezzi di rimborso regionali dei prodotti mutualistici; “Prezzi di rimborso automatici”, verifica automaticamente il controllo sui prezzi di rimborso regionali dei prodotti mutualistici; “Controllo ricette rubate Automatico”, se si è preventivamente inserito l’archivio dei ricettari rubati ai medici, l’operatore in caso di dubbio alla richiesta di evasione della ricetta, può leggere con lettore ottico il codice a barre ricetta per visualizza una maschera di avvertenza che riporti i dati del medico e del ricettario segnalato; “Prenotati e sospesi con giacenze negative”, abilitando questo parametro, prima della chiusura della vendita, due mascherine d’informazione avvertiranno che il prodotto andrà in giacenza negativa e se si desidera generare automaticamente una Prenotazione o un Sospeso. Se la risposta è affermativa la seconda mascherina avverte dell’avvenuto inserimento. “Blocco Prodotti Non Concedibili in Ricetta”, questo pa “Controlla sempre la chiusura della ricetta”, “Gestione Clienti in anticipati”, “Chiudi al Cambio Tipo Vendita”, “Controlla Scadenza Prodotto”,
Gestione Operatori
Scarico Giacenze
Misuratore Fiscale
PARAMETRI DI VENDITA LEGISLATIVI I “Parametri Legislativi” sono da considerarsi parametri fissi in quanto si riferiscono a disposizioni legislative nazionali, si variano solo se intervengono differenti disposizioni regionali. Nella scheda si può quindi evidenziare, cliccando sul flag interessato, per modificare ad esempio: il numero di pezzi da esitare (sia per ricette normali che multiple o con Ass. Integr. Regionale), le varie tipologie di ricette, i ticket ed i loro arrotondamenti, le quote da corrispondere (per farmaci Normali, Antib. o AIR), ecc.. ABILITAZIONE DEI TIPI DI VENDITA I tipi di vendita da utilizzare nel gestionale sono numerati da 0 a 6. Le impostazioni (Quote fisse, ticket, Rimborso classe C) su ogni tipo di vendita possono essere selezionati cliccando nei flag ad essi corrispondenti.
Con [ 0 ] s’identifica la vendita libera. Essa non tiene conto di nessun tipo di ticket, quote o classe d’appartenenza del farmaco Con [ 1 ]
s’identifica la vendita con Ricetta Normale. Tiene conto dei farmaci sui quali è previsto il pagamento del ticket, della quota ricetta e di un eventuale prezzo di rimborso.
Con [ 2 ]
s’identifica la vendita con Ricetta con esenzione. Tiene conto solo della quota ricetta e di un eventuale prezzo di rimborso
Con [ 3 ]
s’identifica la vendita con Esente Totale. Essa non tiene conto di nessuna quota, ne ticket , ne quota, ne rimborso sulla ricetta.
Con [ 4 ]
s’identifica la vendita con A.I.R. Esente. E’ una vendita mutualistica particolare, si esegue per ricette di soggetti in Assistenza Integrativa Regionale.
Con [ 5 ]
s’identifica la vendita con Invalidi di Guerra. Anche questa è una vendita mutualistica, non soggetta a nessun tipo di pagamento da parte dell’assistito ed inoltre le ricette possono contenere anche prodotti non mutuabili. IMPOSTAZIONE QUOTE FISSE
L’impostazione delle Quote fisse riguarda i farmaci cosiddetti Normali, gli Antibiotici ed i prodotti dispensati con A.I.R. L’inserimento delle quote varia a seconda delle disposizioni territoriali, e può essere ad esempio importante indicare la quota per ogni singolo pezzo, per un numero massimo di pezzi, o indicare il prezzo minimo al quale si può riferire il ticket. Gl’importi da indicare sono riferiti in Lire ed in Euro e dovranno essere digitati in corrispondenza della casella interessata.
ALTRE IMPOSTAZIONI Tra le altre impostazioni generali, ci sono quelle riferite al numero massimo di pezzi di farmaco, antibiotico e multipezzi da dispensare, la percentuale, gli sconti e gli arrotondamenti sui ticket su ricetta.
E’ inoltre possibile evidenziare se alle ricette con prescrizioni di farmaci normali multipezzi o antibiotici si devono applicare le quote; se far eseguire il calcolo delle quote su prodotti che hanno il prezzo minore o uguale al prezzo di riferimento ed infine il calcolo delle quote percentuali sui farmaci in B1/B2 sui prezzi di referimento.
RICERCA per DESCRIZIONE Come ricercare un prodotto per descrizione In “Vendita da terminale”, è possibile richiamare qualsiasi prodotto residente in archivio, digitando nella barra d’inserimento il suo nome commerciale o parte di esso. Se non si è a conoscenza del nome completo del prodotto, si può attivare la ricerca frammentando la descrizione in più chiavi (dove per “chiavi” s'intendono frammenti del nome completo del prodotto). Ad esempio, per richiamare un’Aspirina effervescente, si può digitare ASPIR
EFF, si apre una finestra al centro dello schermo in cui sono riportati in elenco tutti i prodotti che hanno la stessa base di radice impostata. La ricerca di un prodotto prevede l’inserimento obbligatorio della prima lettera della descrizione. La ricerca sarà molto più veloce e precisa, quanto più precisa e dettagliata è stata la richiesta nel suo inserimento. Ad esempio: per ricercare una confezione di ADALAT in compresse da 30 mg, si può digitare nella barra d’inserimento [ADAL] e confermare con tasto [Invio] per dare inizio alla ricerca. Come risultato saranno visualizzati tutti i prodotti che hanno come radice del nome [ADAL] in tutte le sue forme farmaceutiche e dosaggi. Dall’elenco, si potrà scegliere l’articolo richiesto posizionandosi con i tasti direzionali e digitando il tasto [Invio] sul nome del prodotto, inserirlo in vendita. Se la ricerca è più complessa, è necessario dettagliarla richiamando il prodotto con più chiavi di ricerca, ad esempio: [ADAL CPR 30]. Per utilizzare la ricerca con più chiavi, si utilizza lo spazio per separare le varie parti della descrizione. Le informazione riportate nella finestra di ricerca del prodotto sono: Descrizione, [C] Concedibilità, [M] Multiprescrizione, Prezzo, [Cl] classe d'appartenenza, [Rv] eventuali revoche che il prodotto ha avuto, [G.T.] giacenza totale, [Scad.] scadenza (solo se impostata manualmente), [Ord.] la quantità in ordine a ditta o grossista. TASTI FUNZIONE DELLA RICERCA per DESCRIZIONE In questo paragrafo, parleremo di tutte le possibilità di ricerca e di informazioni che si possono estrapolare ma anche di dati e grafici statistici, della relazione tra sostanze, gruppi merceologici, delle variazioni storiche che il prodotto ha avuto oltre ai costi effettivi d’acquisto. Come premesso quindi, le informazioni da consultare sono tante, questo per agevolare e rendere molto più semplice ed immediato il consulto dell’utente durante il lavoro. Ricerca Prodotto per descrizione, consente di ricercare un prodotto digitando il nome o parte di esso. Per avviare la ricerca è necessario confermare la radice del nome con il tasto [Invio]. Inoltre, se si deve ricercare più un prodotto, si possono richiamare i nuovi prodotti digitandone il nome senza uscire dalla procedura. Supponiamo ad esempio, di dover ricercare un ADALAT, dopo averlo trovato voglio consultare il prezzo di un MINULET o URDES, non è necessario che abbandoni la funzione trova prodotti e poi richiamarla, ma senza uscire dalla ricerca digito il nome del prodotto. esegue ricerca del prodotto tenendo in considerazione il prezzo, la caratteristica del nome, la sua forma farmaceutica ed il dosaggio. Controllo invendibilità dei Lotti consente di eseguire interrogazioni sulla vendibilità dei lotti. L'avvertenza è proposta in automatico se impostata l'opzione nei Parametri di riferimento della procedura di vendita
Interrogazione scheda ordinato consente d'avere un quadro completo del percorso di vendita e riordino di un prodotto. Sulla scheda sono riportate le seguenti informazioni: giacenza magazzino e farmacia, eventuale numero di pezzi già in ordine a ditta o grossista, se il prodotto risulta mancante, il numero di pezzi da ordinare al grossista (con l’indicazione del numero di pezzi venduti e prenotati), data e quantità dell’ultimo acquisto da grossista o ditta.
Per visualizzare l’andamento statistico di un prodotto si utilizza il tasto [F5] – Andamento, che visualizza un istogramma del prodotto richiamato per descrizione in cui sono indicati anche il numero di pezzi venduti mensilmente nell’arco degli ultimi tre anni. Per rendere più semplice l’interpretazione l’andamento annuale e le eventuali stagionalità del prodotto sull’istogramma, sono state date colorazioni differenti ai blocchi di ogni anno in esame. Sullo stesso grafico inoltre, spostandosi con i tasti direzionali, è possibile consultare gl’istogrammi degli acquisti sia da ditta sia da grossista, lo storico delle variazioni di prezzo e le vendite con S.S.N (Tariffazione). Il tasto funzione [F10] visualizza altri tasti funzione utili all’interrogazione, ad esempio: [F11] per visualizzare le statistiche giornaliere del numero di pezzi venduti ed acquistati sia da ditta che da grossista, [F12] per visualizzare lo storico degli anni precedenti, [F2] per correggere il numero di pezzi che risulta errato sulla statistica di uno dei mesi del triennio, [F9] per visualizzare lo storico delle variazioni.
consultazione dello storico delle variazioni che il prodotto ha subito nel tempo. Spostandosi sulle date riportate in elenco è possibile visualizzare tutte le variazioni sia di prezzo sia di concedibilità che il prodotto ha subito nel tempo e, nel caso di provvedimenti particolari, il numero di tale provvedimento. visualizza le modifiche manuali eseguite sulle giacenze, la scheda riporta l’ora, l’operatore il computer sul quale si è eseguita l’operazione, il tipo di variazione eseguita e l’eventuale commento. Il grafico riporta inoltre, la giacenza di farmacia e magazzino oltre la giacenza totale del numero di pezzi presenti in giacenza prima e dopo la variazione.
Tra le consultazione più utilizzate nella procedura "Vendita da terminale", ci sono sicuramente le informazioni anagrafiche sul prodotto. Cliccando sul tasto [Info] o digitando il tasto [I] l’operatore riporta così a video la scheda sulla quale sono riportate le ultime quattro variazioni di prezzo avute e la rispettiva data di decorrenza, il prezzo di vendita, la Ditta Produttrice, la classe attuale e precedente del prodotto, la data di cambio concedibilità, l’aliquota IVA, lo sconto applicato ed il margine percentuale tra ultimo costo e prezzo listino, il prezzo regionale e di farmacia, il costo attuale e precedente, la temperatura di Conservazione, il numero pezzi in ordine e se è cedibile all’ASSINDE. Sulla parte inferiore della scheda, si trova la descrizione completa di eventuali Note del S.S.N., le sigle S.S.N, le segnalazioni ed eventuali note su riferimenti di leggi che interessano il prodotto selezionato. La scheda è dotata alcuni tasti funzione per visualizzare ed eventualmente stampare informazioni su Revoche, Lotti Invendibili, lo storico delle variazioni in Banca Dati, eventuali prodotti presenti in ordine, Informazioni Professionali. Dei pulsantini direzionali consentono di accedere, spostarsi più o meno velocemente, alla consultazione di ulteriori informazioni sulla scheda informativa del prodotto. Il tasto funzione [Info Prof.], consente di consultare le informazioni professionali del prodotto. Sulla scheda sono riportati: la descrizione del prodotto, la Ditta produttrice, la Sostanza principale con cinque codici riconosciuti (Cod. ministeriale, ditta e sostanza), ma anche, il suo Meccanismo d’azione, le indicazioni e controindicazioni, gli effetti indesiderati, le interazioni, la posologia, la modalità d’assunzione ecc. In basso, la scheda riporta anche i tasti per controllare eventualmente tutte le possibili interazioni del prodotto con altri farmaci e di stampa del contenuto scheda. Cliccando il pulsante [Anagrafica] o il tasto [A], l’operatore può riportare a video la scheda con tutte le principali informazioni anagrafiche del prodotto. Oltre questi dati, è possibile cliccare su: SELEZIONE, S.S.N., TABELLE VARIE, PREZZI, DITTE e ASSINDE, CLASSIFICAZIONE e REVOCHE, DATI GESTIONALI, GRAMMATURE. Ognuna delle suddette tabelle riporta dei dati aggiuntivi che consentono la piena consultazione delle informazioni sul prodotto
Questa funzione consente di ricercare i prodotti che hanno la stessa sostanza e lo stesso principio attivo: i Prodotti Similari. L’interrogazione si può eseguire scegliendo di ricercare i prodotti similari che abbiano la stessa forma farmaceutica oppure no. Il risultato visualizzerà l’elenco dei prodotti similari e sulla sua intestazione, descrizione della sostanza principale dei prodotti trovati ed i Gruppi Anatomico Principali (A.T.C.) interessati. Se si desidera portare in vendita un prodotto dell’elenco trovato, è necessario posizionarsi sulla sua descrizione e confermare la scelta con il tasto [Invio]. Il tasto [Pag] consente di scorrere velocemente l’elenco a video ed [Esc] per uscire dalla funzione. Segnalazione di note interne sui prodotti. Spesso può essere necessario creare dei commenti per avere un promemoria da richiamare durante la vendita o l’ordine su un prodotto. Sulla finestra visualizzata, è riportato il nome del prodotto interessato, un campo nel quale digitare il testo, la data d’inserimento, l’autore e l’eventuale data di scadenza della segnalazione impostata.
Per alcune linee di prodotti, è prevista la visualizzazione della loro confezione, l’utilizzo di tale
Conversione Lira-Euro consente di cambiare il prezzo dei prodotti, da Lire in Euro.
Cliccando sul pulsante funzione si abbandona la procedura.
EMISSIONE FATTURE E NOTE CREDITO La procedura consente di emettere dei documenti come: Fatture, Note di Credito o D.D.T. a Clienti o Fornitori. Prima di accedere alla procedura una finestra d’attenzione chiede se si desideri scaricare le giacenze di magazzino dei prodotti inseriti nel documento emesso. Per inserire la lista dei prodotti nel documento da emettere, è sufficiente digitare il codice ministeriale, la descrizione del prodotto oppure eseguire la lettura del codice a barre con il lettore ottico nel campo d’inserimento dove il cursore si posiziona direttamente. (Per i prodotti inseriti tramite digitazione, una finestra d’attenzione chiederà di digitare il numero di pezzi da riportare in lista)
Per variare le quantità dei prodotti già presenti in lista è sufficiente posizionarsi sulla quantità ed inserire la nuova quantità. Allo stesso modo si modificano tutti gli altri campi della procedura. Digitando dal Menù della Vendita l’opzione “Emissione Fattura-Note Credito” è chiesto di specificare il tipo di documento da emettere o consultare.
RICERCA per DESCRIZIONE Per ricercare per descrizione qualsiasi prodotto residente in archivio, si può digitare nella barra d’inserimento il suo nome commerciale o parte di esso. Se non si è a conoscenza del nome completo del prodotto, si può attivare la ricerca frammentando la descrizione in più chiavi (dove per “chiavi” s'intendono frammenti del nome completo del prodotto). Ad esempio, per richiamare un’Aspirina effervescente, si può digitare ASPIR EFF, si apre una finestra al centro dello schermo in cui sono riportati in elenco tutti i prodotti che hanno la stessa base di radice impostata. La ricerca di un prodotto prevede l’inserimento obbligatorio della prima lettera della
descrizione. La ricerca sarà molto più veloce e precisa, quanto più precisa e dettagliata è stata la richiesta nel suo inserimento. Ad esempio: per ricercare una confezione di ADALAT in compresse da 30 mg, si può digitare nella barra d’inserimento [ADAL] e confermare con tasto [Invio] per dare inizio alla ricerca. Come risultato saranno visualizzati tutti i prodotti che hanno come radice del nome [ADAL] in tutte le sue forme farmaceutiche e dosaggi. Dall’elenco, si potrà scegliere l’articolo richiesto posizionandosi con i tasti direzionali e digitando il tasto [Invio] sul nome del prodotto, inserirlo in vendita. Se la ricerca è più complessa, è necessario dettagliarla richiamando il prodotto con più chiavi di ricerca, ad esempio: [ADAL CPR 30]. Per utilizzare la ricerca con più chiavi, si utilizza lo spazio per separare le varie parti della descrizione. Le informazione riportate nella finestra di ricerca del prodotto sono: Descrizione, [C] Concedibilità, [M] Multiprescrizione, Prezzo, [Cl] classe d'appartenenza, [Rv] eventuali revoche che il prodotto ha avuto, [G.T.] giacenza totale, [Scad.] scadenza (solo se impostata manualmente), [Ord.] la quantità in ordine a ditta o grossista. RIEPILOGO DEI TASTI FUNZIONE DELLA RICERCA per DESCRIZIONE ricerca un prodotto digitando il nome o parte di esso. Per avviare la ricerca è necessario confermare la radice del nome con il tasto [Invio]. Inoltre, se si deve ricercare più un prodotto, si possono richiamare i nuovi prodotti digitandone il nome senza uscire dalla procedura. esegue ricerca del prodotto tenendo in considerazione il prezzo, la caratteristica del nome, la sua forma farmaceutica ed il dosaggio. Controllo invendibilità dei Lotti consente di eseguire interrogazioni sulla vendibilità dei lotti. Interrogazione scheda ordinato consente d'avere un quadro completo del percorso di vendita e riordino di un prodotto. Sulla scheda sono riportate: giacenza magazzino e farmacia, numero di pezzi già in ordine a ditta o grossista, se il prodotto risulta mancante, il numero di pezzi da ordinare al grossista venduti o prenotati, data e quantità ultimo acquisto da grossista o ditta. Per visualizzare l’andamento statistico di un prodotto si utilizza il tasto [F5] – Andamento, che visualizza un istogramma del prodotto richiamato per descrizione in cui sono indicati anche il numero di pezzi venduti mensilmente nell’arco degli ultimi tre anni. Consente la consultazione dello storico delle variazioni che il prodotto ha subito nel tempo. Spostandosi sulle date riportate in elenco è possibile visualizzare tutte le variazioni sia di prezzo sia di concedibilità nel tempo, provvedimenti e la loro data di emissione. visualizza le modifiche manuali eseguite sulle giacenze. Sulla scheda è riportata l’ora, l’operatore il computer sul quale si è eseguita l’operazione, il tipo di variazione eseguita e l’eventuale commento. Il grafico riporta la giacenza di farmacia e magazzino oltre la giacenza totale del numero di pezzi presenti in giacenza prima e dopo la variazione. Tra le consultazione più utilizzate nella procedura "Vendita da terminale" ci sono sicuramente le informazioni anagrafiche sul prodotto. Cliccando sul tasto [Info] o digitando il tasto [I] l’operatore visualizza la scheda con le ultime quattro variazioni di prezzo e la rispettiva data, il prezzo di vendita, la Ditta Produttrice, la classe attuale e precedente del prodotto, la data di cambio concedibilità, l’aliquota IVA, lo sconto applicato ed il margine percentuale tra ultimo costo e prezzo listino, il prezzo regionale e di farmacia, il costo attuale e precedente, la temperatura di Conservazione, il numero pezzi in ordine e se è cedibile all’ASSINDE. Il tasto funzione [Info Prof.], consente di consultare le informazioni professionali del prodotto. Sulla scheda sono riportati: la descrizione del prodotto, la Ditta produttrice, la Sostanza principale con cinque codici riconosciuti (Cod. ministeriale, ditta e sostanza), ma anche, il suo Meccanismo d’azione, le indicazioni e controindicazioni, gli effetti indesiderati, le interazioni, la posologia, la modalità d’assunzione ecc. Visualizza la scheda con le principali informazioni anagrafiche del prodotto. Consente di ricercare i prodotti che hanno la stessa sostanza e lo stesso principio attivo: i Prodotti Similari. L’interrogazione si può eseguire scegliendo di ricercare i prodotti similari che abbiano la stessa forma farmaceutica oppure no. Riporta segnalazione di note interne sui prodotti, spesso necessarie per creare dei commenti o promemoria da richiamare durante la vendita o l’ordine su un prodotto. Conversione Lira-Euro consente di cambiare il prezzo dei prodotti, da Lire in Euro. Cliccando sul pulsante funzione si abbandona la procedura.
I tasti funzione della procedura di emissione fatture Conversione Lira-Euro consente di cambiare il prezzo dei prodotti, da Lire in Euro;
Elimina l’ultimo prodotto inserito nella lista;
Consente la modifica o l’inserimento di note o commenti da riportare in fattura;
Varia tutti i prezzi dei prodotti inseriti con il loro prezzo originale;
Utilizzato per inserire gli sconti sui prodotti in fattura. Una finestra di dialogo chiede se si desideri inserire solo una o entrambe le percentuali di sconto; Scarica i dati registrati e contenuti nel lettore ottico portatile; Avvia la registrazione del documento, consentendo di selezionare il tipo di documento da emettere: Fattura Accompagnatoria, Fattura normale, Documento di Trasporto, Nota di Credito. Cancella tutta la lista di prodotti per la compilazione della fattura; Uscita dalla procedura di emissione fattura. L’uscita implica la cancellazione di tutti i prodotti in essa contenuti.
Immissione di un prodotto non presente in archivio o in noleggio In fattura come in qualsiasi documento da emettere, può essere necessario inserire un prodotto non presente nell’archivio di farmaco o parafarmaco o anche uno strumento preso in noleggio. L’operatività ha due percorsi: uno casuale ed uno volontario. L’inserimento casuale è attivato automaticamente digitando il nome di un prodotto, una finestra d’attenzione chiede se si desideri inserire il prodotto non conosciuto in archivio nel documento e, nel caso di risposta affermativa digitarne i dati e tutte le altre informazioni utili. Se, come sopra detto, l’inserimento si riferisce ad un noleggio, cliccando sul check “Prodotto da Noleggio” si abilitano automaticamente i due campi d’inserimento dati riferiti al Canone e alla Caparra di noleggio, mantenendo in memoria tali dati anche per eventuali altri noleggi. L’inserimento volontario si utilizza dalla casella d’inserimento [ + ] confermato con il tasto invio, sarà visualizzata una finestra per l’inserimento della descrizione del prodotto, l’importo, il check da evidenziare se il prezzo è da considerarsi prezzo di listino o imponibile e l’aliquota IVA.
EMISSIONE DOCUMENTO Dopo aver inserito la lista dei prodotti, si procede all’emissione del documento cliccando sul pulsantino identificato con “Em. Documento” o digitando la lettera “D”. Sarà visualizzata una finestra di dialogo che riporta i quattro tipi di documenti da scegliere:
Fattura Accompagnatoria Fattura Documento di Trasporto Nota di Credito Sarà proposto automaticamente l’archivio dei Clienti registrati denominato “Archivio Anagrafiche Comuni”. Quest’archivio riporta i Nominativi e la ragione sociale di tutti i clienti, fornitori, ditte, fornitori extra farmacia ecc.., non separandoli come spesso accade in altre procedure ma, consentendo aprire un unico discorso e di consultare le schede sulle quali sono residenti tutte le informazioni utili e ripescare gli operatori economici interessati senza dover accedere a più archivi, ottimizzando in tal modo i tempi d’inserimento dei dati. Inoltre, per caricare una fattura o emettere una nota credito di una ditta fornitrice tra quelle riconosciute e codificate dal gestionale, si può utilizzare il pulsante “Preleva una Ditta da Banca dati”. Si esegue così il travaso dell’anagrafica già completa della scheda in tutte parti.
Per inserire una nuova anagrafica ditta o cliente Nel caso sia necessario inserire una nuova anagrafica di un cliente o ditta si può digitare il tasto “Nuovo”. Se i dati sono riferiti ad un cliente, può essere sufficiente compilare la cartella F1–Anagrafica ed F4–Informazioni contabili. Se i dati si riferiscono a ditta, si può evidenziare il flag [F5] – Fornitore, vengono in tal modo visualizzate due schede aggiuntive F2 ed F3, sulle quali si possono inserire altre informazioni utili, come ad esempio: sulla scheda identificata con F2 – Info Fornitore Articoli, si possono inserire informazioni inerenti le righe di comando per abilitare le trasmissioni con i grossisti, gli sconti, le campagne promozionali, i costi netti praticati dai grossisti e la tipologia di prodotti trattati dalla ditta considerata, sulla scheda F3 – Ditte collegate, abilitare o disabilitare prelevando dall’archivio di Banca Dati le ditte ad essa collegate. Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC. Scheda
F1 - Anagrafica
Riporta i dati anagrafici, i dati fiscali, gli indirizzi E-mail e WEB della ditta, grossista o cliente che si sta inserendo. A questo si aggiungono le informazioni Anagrafiche, telefono, fax ed indirizzo e-mail sulle schede di ditte e grossisti dei referenti di zona ai quali eventualmente fare riferimento.
Scheda
F2 – Info fornitore Articoli
Scheda
F3 – Ditte Collegate
Scheda
F4 – Info Contabili
PER MODIFICARE I DATI SU UNA FATTURA GIA’ EMESSA Per eseguire quest'operazione è necessario selezionare dall’elenco dell’archivio fatture al cliente, quella interessata, e digitando il tasto [Invio] che visualizzerà i prodotti in essa contenuti. Con i tasti [Ins], [Canc], [Invio], è possibile inserire, cancellare o modificare la quantità dei prodotti esistenti; PER CREARE UNA NUOVA FATTURA Per creare una nuova Fattura si utilizza il tasto [Ins] direttamente dall’archivio fatture cliente. Una finestra d'attenzione domanda se si desiderano utilizzare i dati dell'ultima fattura emessa, per riprendere la memorizzazione di dati eseguita in una precedente fattura e ripresentarla al nuovo documento. Si risponde “Si”, se ad esempio, si è verificato un errore durante la creazione della fattura ed è necessario recuperare i dati dei prodotti dalla fattura precedente o si decide di collegare la fattura ad una bolla (Documento di Trasporto). Proprio sul trasferimento del D.D.T. in fattura, parleremo nel prossimo paragrafo. PER COLLEGARE I DOCUMENTI DI TRASPORTO ALLA FATTURA Per collegare il D.d.T. alla fattura è necessario prima emettere il documento di Trasporto dalla procedura "Archivio D.d.T" e digitare [F7] per il trasferimento dei dati. Selezionando la procedura “Fatture-Note credito” del menù vendita, digitare [Ins] per emettere la nuova fattura. Prima della creazione, una finestra d’attenzione domanderà: "Vuoi i prodotti dell'ultima operazione", rispondendo "Si" saranno riportati in fattura, i prodotti inseriti precedentemente in bolla. Nel caso che i D.d.T, da abbinare alla fattura siano più di uno e l’operazione (bolla-fattura) non sia sequenziale ma da eseguire dopo un certo periodo di tempo, si procede nel modo seguente: si selezionano con il tasto [Tab] dell’Archivio D.d.T i numeri di bolle interessati, e si digita [F7] per riportarle in fattura. Nella nuova fattura, i prodotti dei D.d.T., saranno riportati rispettando l’ordine cronologico dei documenti e saranno evidenziati i relativi numeri e le date di emissione. INSERIMENTO PRODOTTI IN UNA NUOVA FATTURA Per inserire i prodotti nella nuova fattura (non collegata ai D.d.T, o a cui si è risposto “No” alla domanda "Vuoi i prodotti dell'ultima operazione”, si utilizza il tasto [Ins] e si digita o si legge con il lettore ottico il codice a barre sulla confezione del prodotto. Dopo l’inserimento è possibile indicare la quantità desiderata. La procedura consente di eseguire funzioni ed operazioni che controllano la correttezza dei dati inseriti, come: [F2] che consente di visualizzare i totali suddivisi per aliquota I.V.A. (il calcolo dell’imposta per le diverse aliquote è condizionato dal parametro “In Emissione Fattura calcolo l’IVA per differenza” presente nelle Utility in "Parametri Vari") Tasto [F3], per scaricare i dati dei prodotti rilevati con Lettore Ottico Portatile, [F9] impostare in Fattura o Nota Credito una quantità fissa di pezzi da inserire. Inoltre, se si desiderano riportare sulla fattura i costi sull’imponibile di tutti i prodotti del documento, si utilizza il tasto funzione [F8]. PER INSERIRE UN PRODOTTO NON IN ARCHIVIO Per inserire sulla fattura una preparazione galenica o altri prodotti che non sono residenti nell’archivio
generale di farmaco e parafarmaco, si può digitare il tasto [+] seguito da [Invio]. Sarà visualizzata una finestra d’attenzione nella quale indicare la descrizione del prodotto, la quantità da inserire in fattura, l’importo, l’aliquota IVA ed il tipo prezzo (Listino/Imponibile). INSERIMENTO SCONTI Per dare degli sconti ai prodotti in fattura, si utilizza il tasto funzione [F4] che consente d’impostare lo sconto ed un’eventuale extrasconto. Dopo aver inserito e memorizzato i prodotti in Fattura, digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura, una finestra d’attenzione chiederà d'inserire i “Dati Fattura” cioè, i dati anagrafici del Cliente, la Registrazione del numero Fattura o Nota di Credito e le modalità di Pagamento. In caso d’errata immissione durante l’inserimento dei dati, è possibile eseguire una modifica, spostandosi con le frecce direzionali su tutti i campi da variare, confermando la nuova immissione con il tasto [Invio]. STAMPA della FATTURA Con il tasto [F5] si procede all'Emissione e la Memorizzazione della fattura. In questa fase vengono richiesti i dati anagrafici del cliente e sarà assegnato automaticamente il numero di fattura quindi indicare le modalità di pagamento ed eventuali riferimenti da indicare come promemoria. Digitando ulteriormente il tasto [F5], si indica il numero di copie da stampare. Prima di stampare la fattura però, una finestra d’attenzione domanda se il modulo (Foglio) è intestato o da intestare. Se il foglio non è intestato, riporterà automaticamente i dati e l’indirizzo della farmacia, se intestato lascerà lo spazio vuoto per l’intestazione già presente sul foglio. Inoltre, sarà richiesto quale tipo di giacenza scaricare, se di farmacia, di magazzino o nessun tipo ed infine, se si desiderano scaricare i prodotti in vendita per farli proporre all’ordine successivo. PER ELIMINARE UNA FATTURA Per cancellare una fattura è necessario posizionarsi, nell’elenco dell’archivio fatture a cliente, sulla descrizione e con il tasto [Canc], procedere all’eliminazione.
MODIFICA DEL VENDUTO La procedura “Modifica del venduto” consente di controllare, modificare, eliminare o inserire nuovi prodotti a quelli venduti. I prodotti residenti in questa procedura saranno trasferiti nella procedura di “Preparazione Ordini” allorquando si ha la necessità di elaborare la richiesta di fornitura della merce al grossista. Quando la proposta è elaborata considerando il venduto, il trasferimento avverrà in maniera completa, cioè tutti i prodotti residenti in archivio saranno riportati in ordine. Se si decide di considerare le scorte, la procedura della preparazione ordine considererà i prodotti venduti senza scorte ed i prodotti con scorta, ordinando la quantità necessaria per arrivare alla scorta massima. Per alcuni farmacisti, la procedura “Modifica del venduto” è considerata un “pre-ordine”, viene cioè da loro consultata durante la giornata più volte, per modificare o eliminare le quantità vendute, le quali andranno in preparazione dell’ordine, senza dover operare l’ultimo momento prima della trasmissione.
Per ricercare rapidamente un prodotto in elenco, si può digitare il nome o parte di esso. Per variare un campo dei prodotti in elenco (giacenza, quantità, scorte o il fornitore cui destinare i prodotti, ecc..), si può cliccare sul compo interessato ed eseguire la variazione o ci si può spostare con i tasti direzionali e dopo aver eseguito la variazione, confermare la modifica con il tasto [Invio]. Se si desiderano aggiungere altri prodotti alla lista già esistente, con il tasto [Ins] si possono richiamare, con il lettore ottico o per descrizione, gli altri prodotti da inserire indicando il numero di pezzi necessari e confermando con il tasto [Invio]. Per cancellare un prodotto, è necessario posizionarsi sulla sua descrizione e con il mouse cliccare sul pulsante “Cancella Riga” o digitare il tasto [Canc]. Per consultare le statistiche o l’andamento delle vendite di un prodotto, si digitare il tasto [F5], sarà riportato a video l’istogramma che visualizza gli acquisti, le vendite e la tariffazione. Il pulsante “Elimina Tutto” o il tasto funzione [F12] consentono di azzerare l’elenco dei prodotti contenuti nella procedura. Il pulsante “Varia Grossista” o il tasto funzione [F3] consentono di azzerare l’elenco dei prodotti contenuti nella procedura. Il pulsante “Varia Ditta” o il tasto funzione [F4] consentono di azzerare l’elenco dei prodotti contenuti nella procedura. Dopo aver inviato l’ordine al grossista o alla Ditta via modem, l’archivio risulterà azzerato automaticamente e, dopo la ricarica della spunta, i prodotti che sono risultati mancanti, saranno nuovamente rimessi nella procedura “Modifica del Venduto”, evidenziati dal simbolo (z), in attesa di essere nuovamente reinseriti in ordine. Il tasto [Esc] esce dal programma e ritorna al menu principale.
GESTIONE NOLEGGI La procedura “Gestione Noleggi” presente nel menù della vendita, si utilizza per avere un promemoria ed inserire i dati di un noleggio. Ogni prodotto residente in archivio, quando richiamato, indicherà automaticamente il canone giornaliero ed eseguirà un calcolo in base al numero di giorni che si desidera avere in noleggio il prodotto, la caparra versata, l’abbuono ed il residuo che dovrà essere corrisposto nel momento della cessione.
Ai noleggi già presenti in archivio, è possibile aggiungerne nuovi, digitando il tasto [Ins] o cliccare sul pulsante “Nuovo”; Per inserire i dati di un nuovo cliente si dovrà cliccare due volte nel campo riservato alla ragione sociale, si aprirà in corrispondenza l’archivio anagrafiche comuni dal quale si potrà richiamare il nome del cliente, se è un cliente abituale o inserirne uno nuovo. Per inserire un nuovo prodotto, ci si dovrà posizionare nel campo “Prodotto” e richiamare o inserire la nuova dicitura. Se il prodotto è già presente in archivio, visualizzerà automaticamente i parametri inerenti il canone, la caparra, ecc… Il tasto funzione [F2] o il pulsante “Salva”, memorizza i dati inseriti per la creazione del noleggio; Il tasto funzione [F10] o il pulsante “Scontrino”, manda in esecuzione la stampa dello scontrino su un registratore fiscale collegato. Il tasto funzione [F1] o il pulsante stampa, trasferisce su supporto cartaceo il report delle anticipazioni ancora in archivio. La stampa riporta la data dell’anticipazione, Per ricercare un noleggio, si può cliccare sul pulsante “Ricerca” o utilizzare il tasto funzione [F3]. I parametri di ricerca sui noleggi, sono: la data di uscita del noleggio, la data di rientro, lo stato del noleggio, la quantità noleggiata, la ragione sociale o se cliente generico. digitando il tasto funzione [F7] o cliccando sul pulsante “Chiudi Noleggio”, si memorizza la situazione del noleggio. Una maschera di attenzione avvertirà che il noleggio verrà chiuso definitivamente e se si desideri memorizzarlo; cancellare una sola riga oppure a tutti i prodotti in lista, digitando il tasto [Canc] o cliccare su “Cancella Riga”; Il tasto [Esc] o il pulsante [Uscita], consentono di abbandonare la procedura.
GESTIONE PRENOTATI Gestione prenotati selezionato nel menù di vendita, apre l’archivio in cui sono riportati gli elenchi con i prodotti prenotati e da ordinare a grossista. E’ possibile consultare quest’archivio attraverso due accessi: la gestione prenotati, come precedentemente detto dal menù di vendita o direttamente dalla procedura “vendita da terminale”, nella quale l’archivio può essere richiamato digitando la combinazione di tasti [Alt+P] o cliccando direttamente sul pulsante “Prenotati”. La gestione delle prenotazioni, è una gestione completa in quanto, consente di inserire i prodotti o eliminare sia un solo prodotto o svuotare l’intero archivio, consultare l’andamento statistico da prenotare, inserire note o commenti, scegliere un grossista, indicare un cliente o controllare Costi tra i vari fornitori, Campagne promozionali su un prodotto, lo storico acquisti e lo storico mancanti. I pulsanti sotto elencati riportano in breve le funzioni che possono eseguire: Inserimento di un nuovo prodotto nell’elenco dei prenotati; Consente di interrogare e visualizzare i grafici dell’andamento statistico dei prodotti; Cancella un prodotto prenotato; Cancella l’elenco dei prodotti prenotati; Consente di abbandonare la procedura; La sezione riservata ad altri dati ed informazioni, si riferisce a: Costi, Campagne, Storia Acquisti, Storia Mancante. Vediamoli nel dettaglio: Costi - riporta i fornitori ed i costi praticati nel tempo; Campagne - riporta i fornitori e le date d’inizio e fine campagne promozionali; Storia Acquisti – visualizza la storia, le quantità e le date di riferimento dei costi d’acquisto dei prodotti; Storia Mancante - visualizza le date, i grossisti, le quantità ed eventuali note sullo stato di mancante; Il prodotto in elenco, sul cui si è posizionati, riporta automaticamente le informazioni inerenti eventuali note, il grossista che pratica uno sconto maggiore, l’eventuale cliente che ha richiesto la prenotazione, la ditta produttrice ed il suo codice ministeriale. Inoltre i tasti funzione riportati in basso a sinistra dello schermo; [F3] [F4] [F9], consentono l’accesso direttamente nell’archivio grossisti, clienti o richiedere l’inserimento di note o commenti.
GESTIONE SOSPESI La procedura riporta la situazione dei prodotti non disponibili in farmacia ed indicati come “Sospesi” durante l’operazione di vendita. E’ opportuno ricordare che il sospeso può essere creato o evaso direttamente dalla vendita utilizzando il tasto “S” per la creazione e la combinazione di tasti Ctrl + S per l’evasione. Selezionando, invece, direttamente dal menù della vendita l’opzione “Gestioni Sospesi”, viene riportata a video una finestra che propone l’elenco di tutti i sospesi registrati. Per ricercare un sospeso è sufficiente posizionarsi sul nome del cliente utilizzando i tasti direzionali o utilizzando la barra di scorrimento a lato dell’elenco e confermare la scelta con il tasto [Invio]. Questo consentirà di posizionarsi sulla quantità di sospeso da evadere. La quantità può essere modificata digitando il numero di pezzi corrispondente o digitando il tasto [Invio] tante volte quanti sono i pezzi da evadere. Automaticamente sarà aggiornato il campo riservato alle note che potrà riportare la dicitura: Sospeso, nel caso in cui l’evasione è parziale o Evaso se il numero di pezzi da evadere è totale. Sulla parte destra della scheda dei sospesi, oltre i dati riservati al sospeso la scheda ripropone la data e l’ora di creazione, il Cliente, il Medico ed eventuali note di commento memorizzate, i totali suddivisi in totale Versato e Residuo. L’evasione e la chiusura dell’operazione si conclude con un riepilogo e la conferma economica degli importi.
l’operazione di evasione è possibile verificarla consultando la registrazione sul Libro Giornale.
GESTIONE FARMA SCAMBIO Al fine di gestire ed eseguire il conteggio di eventuali prodotti scambiati con altre farmacie, è possibile utilizzare la procedura di “ Farma Scambio ”nel menù della vendita. Come sopradetto, questa procedura si esegue quando una farmacia chiede prestiti di prodotti, per un’urgenza, in attesa dell’arrivo della merce dal grossista, ad un’altra farmacia oppure per uno scambio di prodotti tra farmacie di uno stesso titolare. A video, la gestione farma scambio è suddivisa in due parti: in alto, è riportato l’elenco dei prodotti in uscita, in basso i prodotti in ingresso, ed entrambe le funzioni hanno in dotazione i pulsanti per eseguire delle operazioni sull’elenco.
Il tasto [Ins] consente d’inserire un nuovo prodotto nella lista dei prodotti da vendere. In fase d’inserimento verrà richiesta la quantità da inserire, nel caso di lettura con penna ottica sarà necessario abilitare la quantità fissa, cliccando nel check box in corrispondenza della dicitura: [F9] Quantità fissa. “Elimina” esclude un prodotto dalla lista.
“Modifica” consente di modificare la quantità o il prezzo unitario di un prodotto della lista. Il pulsante “ Informa” consente di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre su tale scheda è possibile cliccare su appositi pulsanti per consultare eventuali Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo che il prodotto richiamato ha avuto nel tempo, la presenza del prodotto in ordini ancora attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti.
digitando il tasto funzione [F8] o cliccando sul pulsante “Saldo” è possibile visualizzare la differenza degli importi dei prodotti in entrata ed in uscita, inoltre, tale saldo può essere valorizzato considerando i valori a prezzo di listino o di costo. il pulsante “Concludi Farma Scambio”, è possibile avere un report dello stato del saldo e scegliere se si desidera visualizzare o stampare l’elaborato. Il tasto [Esc] o il pulsante “Uscita “ consentono di abbandonare la Procedura. La procedura è corredata di pulsanti consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto.
il tasto [Esc] o il pulsante “Uscita “ consentono di abbandonare la Procedura.
STATISTICHE Selezionando l’opzione “Statistiche” dal menu “Vendite”, l’utente può ricercare o elaborare i dati gestionali relativi ai movimenti di fatturato, d’acquisto o di vendita che hanno un significato statistico. Ogni procedura selezionata consente di consultare report e grafici, raggruppati i dati di tutti i movimenti sia d’acquisto sia di vendita e di fatturato in generale in modo omogeneo. I dati sono di solito forniti tenendo in considerazione il numero di pezzi movimentati ed il valore complessivo (in Euro) in un determinato periodo di tempo. Inoltre, come sopra detto, le statistiche possono essere riferite sia alle vendite che agli acquisti, sia da Ditte o Grossisti) di prodotti sia ai movimenti contabili del Giornale e di Magazzino.
RICERCA PER PRODOTTO DIRETTO La “RICERCA PER PRODOTTO DIRETTO“ consente di visualizzare i grafici delle statistiche richiamando un prodotto per descrizione o tramite il codice a barre letto con la penna ottica. La procedura visualizza inoltre, il numero di pezzi venduti mensilmente negli ultimi tre anni, il totale degli acquisti (Grossisti e Ditte), le variazione storiche che il prodotto ha avuto e le vendite esitate per il S.S.N (Tariffazione). STATISTICHE SUL FATTURATO DI UNA DITTA Le “STATISTICHE SUL FATTURATO DI UNA DITTA “ si riferiscono ad una ditta selezionata, della quale è possibile consultare i risultati economici delle vendite di prodotti. A video, saranno riportati dati riguardanti il numero di pezzi venduti mensilmente negli ultimi tre anni ed il fatturato che hanno prodotto. E, come in tutte le procedure suesposte, è possibile ricercare un prodotto in elenco digitando parte del suo nome, visualizzare il grafico sull’andamento statistico, cambiare l’ordine della ricerca dei prodotti e stampare le statistiche. STATISTICHE ( Atc, Sost., Gr.Terap., Degrassi) Altri dati si possono elaborare interrogando allo stesso modo le “STATISTICHE (Atc, Sost.,Gr.Terap., Degrassi)” che si riferisce statistiche sull’andamento delle vendite e degli acquisti dei Gruppi Atc e Terapeutici, Sostanze e gruppi merceologici suddivisi secondo l’impostazione data da Degrassi. Anche per queste procedura è possibile consultare e stampare gli elaborati e visualizzare i relativi grafici riportati con l’istogramma dell’andamento delle vendite e l’elenco dei prodotti movimentati. Per ogni prodotto è indicata: la descrizione, la giacenza ed i valori assoluti dei pezzi venduti negli ultimi tre anni lavorativi. Per consultare le statistiche delle suddette procedure, si seleziona l’opzione desiderata e si sceglie fra: descrizione o prodotto. STATISTICHE GENERALI Le “STATISTICHE GENERALI” consentono di elaborare l’elenco dei prodotti di farmaco o parafarmaco più venduti in farmacia di un periodo statistico considerato. La ricerca può essere totale o parziale e tenere in considerazione dei parametri che possono essere da noi impostati per soddisfare la nostra indagine. E’ molto importante sottolineare che questa procedura consente agli utenti che utilizzano i supporti informatici di operare altre elaborazioni ed esportare i dati statistici anche su fogli elettronici.
STATISTICHE % Selezionando l’opzione “Statistiche%”, è possibile analizzare i report sulle Vendite ed Acquisti effettuati in un periodo desiderato. A tale scopo si è deciso di dettagliare il più possibile le variabili di ricerca. Infatti, si parlerà di statistiche di vendita, sottintendendo le statistiche giornaliere mensile o annuali, così pure per gli acquisti. Cominciamo quindi a vedere cos’è riportato su una scheda delle statistiche di vendita. Selezionando la procedura è riportata la scheda d’ingresso, sulla quale troviamo, a sinistra dello schermo, i check box inerenti il tipo di statistica da visualizzare: vendita o acquisti da ditta o grossista, il tipo di prodotto da considerare: farmaco, parafarmaco o entrambi, il periodo di riferimento della statistica, se essa dovrà essere riferita alla quantità o al fatturato, se considerare la valuta in lire o euro, la quantità minima da considerare e la percentuale che incide sul totale del quantitativo di farmacia (cioè se il numero di prodotti da considerare noi pensiamo sia presumibilmente una certa percentuale). Inseriti i parametri ed avviata, tramite la selezione del pulsante “Esegui”, la procedura di calcolo, è visualizzata la scheda sulla quale è riportato l’elenco dei prodotti, la loro concedibilità, il prezzo di listino, la giacenza, il valore inventariale (prezzo x n° pezzi in giacenza), il numero di pezzi venduti, il fatturato, la rotazione del prodotto, identificata con (%1) è indicata la percentuale di farmacia e con (%2) la percentuale totale di farmacia più magazzino. La scheda inoltre è corredata da pulsanti che consentono ulteriori consultazioni e report, essi sono: Commuta gli importi visualizzando gli importi ed i prezzi di listino dei prodotti da lire in euro e viceversa; consente di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Le informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, ecc.. Si utilizza per avere informazioni Professionali sul un farmaco. La scheda visualizzata riporta il principio attivo e tutti i livelli degli ATC a cui il prodotto appartiene, le informazioni sul meccanismo d’azione, le indicazioni, le controindicazioni, le interazioni e la posologia del farmaco. Consente di consultare informazioni sugli ordini; la scheda visualizza il grossista al quale il prodotto è in ordine, la situazione delle giacenze, gli ordini ancora attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti. Visualizza eventuali note interne registrate per segnalare qualsiasi indicazione sul prodotto; Cliccando su “Lotti”, si esegue la verifica che indica se il prodotto da vendere non è soggetto ad un lotto invendibile. In tal caso, ne indica il motivo e la data di tale provvedimento;
Cliccando su “Similari” si attiva una procedura che consente di ricercare i prodotti di farmaco che contengono uno stesso principio attivo ed una stessa sostanza. La ricerca è eseguita per i diversi livelli di ATC e possono essere richieste informazioni specifiche sul prodotto (revoche, lotti, storia BD, Ordini ecc..) e informaz. professionali (posologia, effetti indesiderati., meccanismo d’azione, ecc...). Il pulsante “Interazioni” o il tasto funzione [F11], consentono di verificare eventuali interazioni tra più farmaci della stessa vendita. Sulla scheda sono riportate il numero di interazioni possibili e la descrizione del loro effetto in caso di contemporanea somministrazione. Il pulsante “Statistiche” visualizza l’andamento delle statistiche di un prodotto selezionato. Il grafico è corredato di pulsanti che riportano i grafici inerenti i dati di vendita, d’acquisto sia da grossisti che da ditta, i valori assoluti dei dati per ogni mese dei tre anni considerati ed inoltre, cambiare la visualizzazione dei grafici da barre a linee, da bidimensionale a tridimensionale.
esegue la stampa delle statistiche scheda sulla quale è riportato l’elenco dei prodotti, la loro concedibilità, il prezzo di listino, la giacenza, il valore inventariale (prezzo x n° pezzi in giacenza), il numero di pezzi venduti, il fatturato, la rotazione del prodotto, identificata con (%1) è indicata la percentuale di farmacia e con (%2) la percentuale totale di farmacia più magazzino. Nella procedura, una barra scorrevole indicherà la percentuale di dati caricati, ed il corredo di pulsanti consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto. Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc], si abbandona la procedura.
STATISTICHE PRODOTTO DIRETTO La scelta della procedura “Statistiche Prodotto Diretto”, è possibile visualizzare i grafici delle statistiche richiamando un prodotto per descrizione o tramite il codice a barre letto con la penna ottica. La procedura “Prodotto Diretto”, visualizza il numero di pezzi venduti mensilmente negli ultimi tre anni, il totale degli acquisti (Grossisti e Ditte), le variazione storiche del prodotto e le vendite esitate per il S.S.N (Tariffazione). Cliccando nel check box in corrispondenza di Trattati, si abilita la ricerca a reperire solo i prodotti che hanno avuto almeno un movimento nel gestionale di farmacia.
La ricerca può essere eseguita nella modalità canonica cioè richiamando per codice o per descrizione il prodotto, oppure, cliccando sul pulsante “Ricerca Avanzata” per parametrizzare la suddetta ricerca indicando ad esempio la forma farmaceutica, il dosaggio oppure indicare orientativamente il prezzo o il range nel quale si presume ci sia il prezzo di listino ecc… Cliccando su “Lotti”, si esegue la verifica che indica se il prodotto da vendere non è soggetto ad un lotto invendibile. In tal caso, ne indica il motivo e la data di tale provvedimento; Per consultare le informazioni sullo andamento statistico di un prodotto selezionato,bisognerà cliccare sul pulsante “Statistica”. Sarà visualizzato un grafico corredato di pulsanti che consentono di consultare ulteriori dati e grafici inerenti gli acquisti sia da grossisti che da ditta suddivisi mese degli ultimi tre anni considerati. La procedura consente inoltre di cambiare la visualizzazione dei grafici da barre a linee, da bidimensionale a tridimensionale ecc..
Il pulsante “Informazioni Professionali” , si utilizza per consultare le informazioni dette “Professionali” perché riportano il principio attivo, tutti i livelli degli ATC a cui il prodotto appartiene, le informazioni sul meccanismo d’azione, le indicazioni, le controindicazioni, le interazioni e la posologia del farmaco. Cliccando su “Similari” si attiva una procedura che consente di ricercare i prodotti di farmaco che contengono uno stesso principio attivo ed una stessa sostanza. La ricerca è eseguita per i diversi livelli di ATC e possono essere richieste informazioni specifiche sul prodotto (revoche, lotti, storia BD, Ordini ecc..) e informazioni professionali (posologia, effetti indesiderati, meccanismo d’azione). Cliccando su “SottoRicerca” o digitando il tasto funzione [F1] si può scegliere di eseguire una ricerca per Ditta, Sostanza, Gruppo Terapeutica o Codice Degrassi. Per abilitare questa ricerca è necessario cliccare nel check box in corrispondenza della opzione desiderata. Cliccando su “Info Ordini” è possibile consultare le informazioni inerenti gli ordini alla ditta o grossista nei quali era presente il prodotto selezionato, la situazione delle giacenze, gli ordini ancora attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti. Cliccando su “Storico Variazioni” visualizza la scheda con tutte gli interventi che il legislatore o le aziende, attraverso la banca dati hanno imposto al prodotto. La scheda riporta suddivisi in due campi differenti i dati delle variazioni e delle variazioni precedenti. Spostandosi sulle date riportate in elenco è possibile visualizzare tutte le variazioni sia di prezzo sia di concedibilità e, nel caso di provvedimenti particolari, il numero di tale provvedimento. visualizza le modifiche manuali eseguite sulle giacenze, la scheda riporta l’ora, l’operatore il computer sul quale si è eseguita l’operazione, il tipo di variazione eseguita e l’eventuale commento. Il grafico riporta inoltre, la giacenza di farmacia e magazzino oltre la giacenza totale del numero di pezzi presenti in giacenza prima e dopo la variazione. Cliccando il pulsante [Anagrafica] o il tasto [A], l’operatore può riportare a video la scheda con tutte le principali informazioni anagrafiche del prodotto. Oltre questi dati, è possibile cliccare su: SELEZIONE, S.S.N., TABELLE VARIE, PREZZI, DITTE e ASSINDE, CLASSIFICAZIONE e REVOCHE, DATI GESTIONALI, GRAMMATURE. Ognuna delle suddette tabelle riporta dei dati aggiuntivi che consentono la piena consultazione delle informazioni sul prodotto Segnalazione di note interne sui prodotti. Spesso può essere necessario creare dei commenti per avere un promemoria da richiamare durante la vendita o l’ordine su un prodotto. Sulla finestra visualizzata, è riportato il nome del prodotto interessato, un campo nel quale digitare il testo, la data d’inserimento, l’autore e l’eventuale data di scadenza della segnalazione impostata. Per alcune linee di prodotti, è prevista la visualizzazione della loro confezione. Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc], si abbandona la procedura.
STATISTICHE per DITTA Per consultare le statistiche di una ditta si può scegliere d’avviare una ricerca partendo dalla denominazione di una ditta o da un suo prodotto.
Se si seleziona “Descrizione Ditta”, viene visualizzata una scheda sulla quale sono indicate: le generalità e gli indirizzi (solitamente tre cartelle differenti). La scheda consente inoltre di Inserire, Modificare o eliminare una ditta presente in archivio. E’ importante evidenziare che tutte le modifiche, le eliminazioni o gli inserimenti eseguiti in questa procedura, modificano i dati eseguiti direttamente sull’archivio Ditte, valido quindi per tutte le procedure del gestionale. Se si seleziona “Prodotto per Ditta”, verrà riportato automaticamente l’istogramma dell’andamento di vendita del prodotto. Vedremo inoltre, che le consultazioni non si riferiscono solo agli andamenti delle vendite, ma anche agli Acquisti da Grossista oltre che da Ditta e ricercare un prodotto per sostanza, per Gruppo terapeutico, per Degrassi e Atc- Gmp. I report statistici possono essere inoltre visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -).
Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Visualizza statistiche di vendita; Visualizza statistiche degli acquisti da Grossista; Visualizza statistiche degli acquisti da Ditta; Converte i valori economici da Lire in Euro; Esegue la stampa delle statistiche di vendita, il riferimento alle statistiche degli ultimi tre anni, giacenze presenti in farmacia ed il numero di pezzi acquistati.
STATISTICHE PER GRUPPO ATC/GMP Questa procedura consente di controllare il fatturato di farmacia suddiviso per ATC (Gruppo Chimico Terapeutico) e GMP (Gruppo Merceol. Parafarmaci). Per visualizzare i dati statistici ATC o GMP è necessario indicare il codice che si desidera nella finestra d’attenzione, oppure cercarlo confermando le descrizioni dei sottogruppi che di volta in volta vengono visualizzati in elenco nella finestra d’attenzione. La procedura consente inoltre di aggiungere, modificare o eliminare codici nuovi all’elenco proposto. L’elaborazione dei dati statistici del gruppo ATC/GMP, verranno riportati automaticamente tramite un istogramma dell’andamento di vendita del gruppo o del singolo prodotto del gruppo. Vedremo inoltre, che le consultazioni non si riferiscono solo agli andamenti delle vendite, ma anche agli Acquisti da Grossista oltre che da Ditta e ricercare un prodotto per sostanza, per Gruppo terapeutico, per Degrassi e Atc- Gmp. I report statistici possono essere visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -).
Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Visualizza statistiche di vendita; Visualizza statistiche degli acquisti da Grossista; Visualizza statistiche degli acquisti da Ditta; Converte i valori economici da Lire in Euro; Esegue la stampa delle statistiche di vendita, il riferimento alle statistiche degli ultimi tre anni, giacenze presenti in farmacia ed il numero di pezzi acquistati.
STATISTICHE PER SOSTANZA Questa procedura consente di controllare il fatturato di farmacia selezionando una sostanza della quale si desiderano controllare le vendite. Per visualizzare i dati statistici dei prodotti per sostanza, è necessario indicare il codice che si desidera tra quelle riportate in nella finestra d’attenzione proposta, confermando la sua descrizioni. La procedura consente inoltre di aggiungere, modificare o eliminare codici nuovi all’elenco proposto. L’elaborazione dei dati statistici del gruppo ATC/GMP, verranno riportati automaticamente tramite un istogramma dell’andamento di vendita del gruppo o del singolo prodotto del gruppo. Vedremo inoltre, che le consultazioni non si riferiscono solo agli andamenti delle vendite, ma anche agli Acquisti da Grossista oltre che da Ditta e ricercare un prodotto per sostanza, per Gruppo terapeutico, per Degrassi e Atc- Gmp. I report statistici possono essere visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -).
Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Visualizza statistiche di vendita; Visualizza statistiche acquisti da Grossista;
degli
Visualizza statistiche acquisti da Ditta;
degli
Converte i valori economici da Lire in Euro; Esegue la stampa delle statistiche di vendita, il riferimento alle statistiche degli ultimi tre anni, giacenze presenti in farmacia ed il numero di pezzi acquistati.
STATISTICHE PER GRUPPO TERAPEUTICO Questa procedura consente di controllare il fatturato di farmacia suddiviso per Gruppo Terapeutico. Per visualizzare i dati statistici dei gruppi merceologici, è necessario richiamare il gruppo terapeutico desiderato dall’elenco presente nella finestra d’attenzione che si apre automaticamente richiamando e confermando la sua descrizione. La scheda visualizzata nella finestra d’attenzione che riporta l’elenco dei gruppi terapeutici è suddivisa in due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco dei gruppi, in Dati, i dettagli sul gruppo selezionato. La procedura consente inoltre di aggiungere, modificare o eliminare nuovi gruppi all’elenco proposto. L’elaborazione dei dati statistici per gruppo terapeutico, verranno riportati automaticamente tramite un istogramma dell’andamento di vendita del gruppo o del singolo prodotto del gruppo. Vedremo inoltre, che le consultazioni non si riferiscono solo agli andamenti delle vendite, ma anche agli Acquisti da Grossista oltre che da Ditta e ricercare un prodotto per sostanza, per Gruppo terapeutico, per Degrassi e Atc- Gmp. I report statistici possono essere visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -).
Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Visualizza statistiche di vendita; Visualizza statistiche degli acquisti da Grossista; Visualizza statistiche degli acquisti da Ditta; Converte i valori economici da Lire in Euro; Esegue la stampa delle statistiche di vendita, il riferimento alle statistiche degli ultimi tre anni, giacenze presenti in farmacia ed il numero di pezzi acquistati.
STATISTICHE PER CODICE DE GRASSI Questa procedura consente di controllare il fatturato di farmacia suddiviso per Gruppo merceologici catalogati per codice Degrassi. Per visualizzare i dati statistici di un gruppo merceologico, basta richiamare dall’elenco presente nella finestra d’attenzione che si apre automaticamente richiamando la procedura, quello desiderato e confermare con il tasto Invio la scelta sulla sua descrizione. La scheda visualizzata nella finestra d’attenzione che riporta l’elenco dei codici Degrassi è suddivisa in due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco dei gruppi, in Dati, i dettagli sul gruppo selezionato. La procedura consente inoltre di aggiungere, modificare o eliminare nuovi gruppi all’elenco proposto. L’elaborazione dei dati statistici per gruppo terapeutico, verranno riportati automaticamente tramite un istogramma dell’andamento di vendita del gruppo o del singolo prodotto del gruppo. Vedremo inoltre, che le consultazioni non si riferiscono solo agli andamenti delle vendite, ma anche agli Acquisti da Grossista oltre che da Ditta e ricercare un prodotto per sostanza, per Gruppo terapeutico, per Degrassi e Atc- Gmp. I report statistici possono essere visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -).
Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Visualizza statistiche di vendita; Visualizza statistiche degli acquisti da Grossista; Visualizza statistiche degli acquisti da Ditta; Converte i valori economici da Lire in Euro; Esegue la stampa delle statistiche di vendita, il riferimento alle statistiche degli ultimi tre anni, giacenze presenti in farmacia ed il numero di pezzi acquistati.
STATISTICHE GENERALI Per consultare le statistiche generali è necessario indicare il periodo desiderato al quale l’elaborazione si deve riferire. Quindi, inserire la data di partenza e la data finale alla quale il calcolo si riferisce. Inoltre, l’elencazione può essere visualizzata scegliendo un tipo di raggruppamento desiderato (Degrassi, Forma Farmaceutica, Ditta, ATC ecc.) e per tipo di statistica (Vendita, Acquisto Grossista, Ditta o Totale). L’elaborato riporta i totali suddivisi per descrizione di tipo raggruppamento richiesto, la quantità venduta o acquistata, l’incidenza percentuale sul totale, la giacenza attuale di farmacia, l’importo inventariale cioè l’importo per il numero di pezzi presenti in farmacia e l’indice di rotazione del prodotto. Gli importi sono suddivisi tra “Riga Totali dei prodotti Classificati” cioè i prodotti che rientrano nel raggruppamento selezionato, “Riga Totali dei prodotti non Classificati” cioè dei prodotti che non hanno trovato nessuna collocazione in nessuno dei codici presenti nella procedura, questi possono essere ad esempio i prodotti inseriti manualmente o i prodotti non riconosciuti dalle banche dati, oltre la riga dei totali generali che accorpa i totali precedenti. Un’altra peculiarità di questa procedura è consentire l’estrapolazione dei dati statistici per trasportarli su altri computer o modificare l’elaborato per esigenze particolari dell’utente, attraverso il trasporto degli stessi dati su Excel (Foglio Elettronico). Per fare un esempio su quand’è necessario trasportare i dati su Excel, indichiamo due casi: •
trasferire i dati su portatile o su supporto magnetico per elaborarli su procedure Excel di office su un computer differente da quello di farmacia.
•
Portare i dati su supporto magnetico per farli elaborare dal proprio consulente.
LIBRO GIORNALE Il libro giornale è’ l’archivio nel quale sono registrate automaticamente tutte le movimentazioni e operazioni di vendita, resi, sconti ecc.. eseguiti durante l’intera giornata lavorativa. Tale archivio può essere solo consultato non modificato. Per ogni prodotto venduto il libro giornale riporta la quantità, la descrizione, se farmaco, la classe,il totale parziale e totale e la giacenza totale. A destra, sulla videata che riporta in elenco le movimentazioni del periodo prescelto, sono disponibili i comandi per ispezionare il libro giornale
CONSULTA LIBRO GIORNALE Come sopra anticipato, per interrogare il libro giornale è necessario indicare il periodo di consultazione. Per dettagliare la ricerca, si può cliccare sui check box riferiti al tipo di vendita, all’operatore o al terminale sul quale la vendita è stata eseguita. Il pulsante “Consulta” avvia la procedura ed il pulsante stampa riporta le movimentazioni del libro giornale su supporto cartaceo. A video, invece, è riportato l’elenco delle registrazioni giornaliere, l’ora in cui sono state eseguite, il riepilogo delle vendite, il riepilogo del numero di clienti della giornata, il totale pagato, suddiviso tra vendita libera e mutualistica con i relativi ticket, il terminale e l'operatore da cui si è eseguita la vendita. Per scorrere l'elenco delle vendite presenti nel Libro Giornale, ci si può muovere agevolmente digitando i tasti direzionali o [Pag] per spostarsi per pagina. In basso sullo schermo, i totali di vendita (mutualistica o libera), dei clienti, e delle vendite. I pulsanti “Grafico”, “Operatori” e “Terminali”, visualizzano i grafici o meglio dire gl’istogrammi dei totali del venduto suddivisi per singoli operatori e terminali. Gli andamenti sono inerenti al numero di pezzi venduti, all’importo lordo, al totale di cassa ed al totale lordo. I suddetti grafici si possono inoltre richiamare manualmente digitando i tasti “G”, “O” e “T”, come evidenziato dalla sottolineatura presente
sui pulsanti della procedura. Riporta la visualizzazione dei totali classificazione Degrassi.
dei prodotti venduti, suddivisi secondo la
Richiama l’archivio dei prodotti per poter scegliere quello richiesto, presente nelle movimentazioni del libro giornale (vedi fig.); Apre direttamente l’archivio dei clienti per consentire di scegliere quello da ricercare; Emula una situazione di cassa al momento della vendita; Consente di abbandonare la procedura.
STAMPA LIBRO GIORNALE Questa procedura consente di stampare il libro giornale. Sulla stampa sono riportati i dati di vendita ed il numero progressivo di operazione, le movimentazioni sia di chiusura parziale sia totale con i relativi importi. La stampa può essere riferita anche solo ad una parte delle movimentazioni del libro giornale e può essere salvata come file sul disco fisso del computer in un percorso da noi stabilito. I tasti direzionali, consentono di scorrere i singoli movimenti o le pagine complete del libro giornale; questi due tasti, ingrandiscono e rimpiccioliscono la stampa riportata a video del libro giornale; visualizza il tipo di stampante utilizzata e consente di stampare tutte o solo alcune delle pagine di stampa; avvia la procedura di stampa; salva la stampa su un percorso del disco fisso, da noi indicato; consente di abbandonare la procedura di stampa.
STATISTICHE GMA La consultazione delle statistiche di vendita riporta il grafico dell’andamento in base all’importo lordo delle vendite giornaliere. E’ possibile però eseguire la consultazione anche mensile o annuale, evidenziando il check box in corrispondenza del tipo di statistica desiderata. Infatti, se ad esempio evidenziamo “Mensili”, a sinistra dello schermo sarà riportato l’elenco dei mesi, se “Giorni” l’elenco dei giorni dei quali è stata eseguita la chiusura, se “Anni” gli ultimi anni con movimentazioni statistiche. Le statistiche inoltre possono essere trasportate sul foglio elettronico “Excel” per consentire un utilizzo esterno al gestionale. Altre peculiarità sulla consultazione è la valorizzazione di cassa suddivisa per aliquota IVA ma, uno sguardo globale sull’intera videata consente di vedere che non è stato trascurato nessun dettaglio, dal numero dei clienti alla distinzione tra farmaco parafarmaco suddivisi per importi lordi e netti, vendite mutualistiche e libere, sconti e differenze costi prodotti ecc.
Visualizzazione dei Dati statistici riportati sul foglio elettronico Excel. Questo servizio può essere utile per portare i dati su altri computer (ad esempio l’invio dei dati al proprio consulente, o sul computer di casa ecc) per consultarli o modificarli. Per visualizzare questi dati inoltre, è necessario disporre del programma Excel di OFFICE.
ELABORAZIONE DEL LIBRO GIORNALE Riorganizza le statistiche presenti con quelle presenti sul libro giornale ed esegue un ricalcalo degli incassi di prima nota.
GESTIONE REGISTRO COPIARICETTE Selezionando la funzione della procedura “Gestione del Registro Copiaricette”, è possibile inserire le registrazioni delle ricette dispensate dal S.S.N, sulle quali sono presenti farmaci Stupefacenti (dalla I° alla IV° Tabella) soggetti a notifica e registrazione per disposizione di legge. Il Registro Copiaricette, sostituisce il supporto cartaceo utilizzato precedentemente per il carico e scarico dei prodotti stupefacenti.
Per inserire una nuova ricetta nel registro copiaricette, si può cliccare sul pulsante “Nuovo” o utilizzare il tasto [Ins], ed inserire i dati richiesti: descrizione del farmaco, paziente, medico ed il tipo di prescrizione. La data del giorno di registrazione è riportata in automatico ma può essere modificata posizionandosi sui numeri del giorno e sostituirli. Per eliminare una ricetta dal registro copiaricette, si può cliccare sul pulsante “Elimina” o utilizzare il tasto [Canc] in corrispondenza della registrazione da eliminare. Il numero della registrazione eliminata, sarà sostituito dalla registrazione successiva, slittando di una posizione. Per azzerare l’archivio del Registro Copiaricette è sufficiente rispondere in modo affermativo alle domande richieste. Le registrazioni dell’intero archivio saranno svuotate in modo permanente. Per ricercare una registrazione si può cliccare sul quadratino in corrispondenza del parametro desiderato: Data, Numero di registrazione, Prezzo o descrizione del prodotto, Medico o Paziente. Per la ricerca della Data, del Numero di registrazione, della quantità e del Prezzo, è possibile inserire un range o scegliere se eseguire la ricerca su tutti i record oppure no. Per stampare il registro Copiaricette, si può scegliere uno specifico intervallo di tempo del quale si desidera la stampa o dell’intero archivio. Commuta il prezzo del prodotto ed i totali da Lire in Euro. Per abbandonare la procedura, si digita il tasto [Esc] o si clicca su Uscita.
GESTIONE REGISTRO VETERINARI Selezionando la funzione della procedura “Gestione del Registro Veterinari”, è possibile inserire le registrazioni delle ricette veterinarie dispensate dal S.S.N, sulle quali sono presenti farmaci Stupefacenti soggetti a notifica e registrazione per disposizione di legge. Il Registro Veterinari, sostituisce il supporto cartaceo che veniva prima utilizzato per il carico e lo scarico di prodotti veterinari.
Per inserire una nuova ricetta nel registro Veterinari, si può cliccare sul pulsante “Nuovo” o utilizzare il tasto [Ins], ed inserire i dati richiesti: descrizione del farmaco, paziente, medico ed il tipo di prescrizione. La data del giorno di registrazione è riportata in automatico ma può essere modificata posizionandosi sui numeri del giorno e sostituirli. Per eliminare una ricetta dal registro Veterinari, si può cliccare sul pulsante “Elimina” o utilizzare il tasto [Canc] in corrispondenza della registrazione da eliminare. Il numero della registrazione eliminata, sarà sostituito dalla registrazione successiva, slittando di una posizione. Per azzerare l’archivio del Registro Veterinari è sufficiente rispondere in modo affermativo alle domande richieste. Le registrazioni dell’intero archivio saranno svuotate in modo permanente. Per ricercare una registrazione si può cliccare sul quadratino in corrispondenza del parametro desiderato: Data, Numero di registrazione, Prezzo o descrizione del prodotto, Medico o Paziente. Per la ricerca della Data, del Numero di registrazione, della quantità e del Prezzo, è possibile inserire un range o scegliere se eseguire la ricerca su tutti i record oppure no. Per stampare il registro Veterinari, si può scegliere uno specifico intervallo di tempo del quale si desidera la stampa o dell’intero archivio. Commuta il prezzo del prodotto ed i totali da Lire in Euro. Per abbandonare la procedura, si digita il tasto [Esc] o si clicca su Uscita.
EMISSIONI DOCUMENTI La procedura consente di emettere Fatture, Note di Credito o D.D.T. a Clienti e Fornitori. Digitando o cliccando dal Menù della Vendita “Emissione Documenti” è chiesto di selezionare l’operatore e, nel caso si prevista, inserire la password d’accesso. Si accede direttamente nella maschera d’inserimento prodotti, per cui è necessario solo digitare descrizione o leggere il codice del prodotto per creare la lista. Dei pulsanti posti in basso sul video consentono di eseguire delle funzioni per velocizzare l’emissione del documento. Converte il valore dei prezzi di listino ed i totali da Lire in Euro e viceversa. Elimina un prodotto dalla lista. Azzera l’intero elenco di tutti i prodotti del documento. Consente d’inserire un commento al prodotto in lista. Reimposta e modifica gli sconti precedentemente inseriti in fattura. Modifica le variazioni di prezzo apportate ai prodotti in lista, riportandoli al prezzo di listino. Avvia l’emissione del documento (Fattura, Nota di Credito, D.d.T.).
SI SCEGLIE IL TIPO DI DOCUMENTO
¼
S’INSERISCONO I DATI DEL CLIENTE
¼
Ragione Sociale (apre Archivio) Modalità di Pagamento (apre Archivio)
STAMPA FATTURA L’anteprima visualizza la stampa della fattura.
consentono di scorrere ingrandisce o rimpicciolisce la stampa della fattura riportata a video. si seleziona per stampare la fattura ed indicare il numero di copie desiderato. Selezionando questo pulsante sarà riportato il nome della stampante che utilizzerà. Manda direttamente in esecuzione la stampa. apre la finestra di dialogo Windows nella quale è possibile indicare il percorso o la directory in cui memorizzare il file della fattura. consente di abbandonare la procedura
CONTROLLO RICETTE RUBATE La procedura “ Controllo Ricette Rubate”, è l’archivio nel quale eseguire la verifica di eventuali ricettari rubati ai medici. Quest’archivio è presente su siti Interneth, soprattutto regionali, che provvedono al continuo aggiornamento. Per eseguire la verifica è necessario inserire o leggere con lettore ottico il codice a barre presente sulla ricetta e se essa risulta appartenere ad un ricettario rubato viene immediatamente rilevata la segnalazione tramite una maschera d’attenzione.
I siti Interneth sui quali sono disponibili le suddette segnalazioni, hanno generalmente altri servizi e funzioni di controllo, come ad esempio: il timbro, i ricettari a modulo continuo ecc.. (vedi fig.)
Menù MAGAZZINO Nel gestionale Winfarm Evoluzione il menù “Magazzino” raggruppa tutte le procedure di controllo, d’inserimento e modifica di dati e giacenze, consente inoltre di personalizzare di gruppi merceologici che suddividono il magazzino e gestire gli scaduti, l’inventario ed esportare i dati statistici di aziende quali la Nielsen e la Vichy. Come detto anche in premessa, nei menù le procedure che riportano sul lato destro un triangolino, identificano i sottomenù nei quali si aprono contemporaneamente al passaggio dell’evidenziatore sulla procedura altre sottoprocedure annesse, esse sono: Prodotti, Rapporti sul magazzino e Inventario. La sottoprocedura “Prodotti” consente d’interrogare, modificare prezzi, giacenze e scorte presenti in archivio sulle schede di Farmaco e Parafarmaco e possiamo dire che è sicuramente la più utilizzata, ma anche la gestione dell’inventario e dei prodotti invendibili hanno un peso considerevole perché consentono di mantenere in equilibrio il magazzino. La loro importanza è fondamentale in quanto, “Gestione Inventari” accorpa tutte le procedure per l’immissione, l’azzeramento, la verifica, sia delle giacenze nuove o già esistenti delle scorte di magazzino e farmacia, di carico di costi o impostare il calcolo delle scorte in automatico ecc.., conserva gl’inventari elaborati ad una certa data, mantenendoli inalterati nel tempo. La “Gestione Invendibili” invece, consente di memorizzare in archivio i prodotti Invendibili o spuntarli per emettere solo il documento di Trasporto.
“Inserimento nuovo articolo”, ci permette di aggiungere all’archivio prodotti non gestiti o già residenti in Banca Dati. Controlli e verifiche estrapolare e stampare statistiche, generare e stampare interrogazioni personalizzate di vario genere per gestire il magazzino in modo attendibile ed ottimale. Ma, nel menù sono presenti anche procedure che consentono di estrapolare report per verificare il buon andamento della gestione di farmacia: “Rapporti sul Magazzino”. Sempre nella stessa procedura di “Rapporti sul Magazzino”, è possibile personalizzare stampe e mantenerle in memoria in modo da utilizzarle più volte nel tempo. Molte altre informazioni, consultazioni e procedure varie saranno illustrate dettagliatamente nei capitoli che seguiranno.
INTERROGAZIONE PRODOTTI La procedura “Prodotti Interrogazione”, si possono richiamare i prodotti di Farmaco, Parafarmaco Omeopatico ecc. riconosciuti dal Ministero della Sanità per descrizione o con lettore ottico. Lo scopo di questa procedura è di visualizzare nel dettaglio la scheda informativa completa di ogni prodotto e in ogni suo campo con informazioni professionali o gestionali. La scheda è composta da sette sottoschede che sono: Selezione, S.S.N., Tabelle varie, Prezzi, Ditte, e Asside, Classificazioni e Revoche, Dati Gestionali, Grammatura. SELEZIONE: Riporta i dati essenziali, utili per il riconoscimento del prodotto; S.S.N.: la scheda riporta i dati anagrafici del prodotto, l’eventuale ditta distributrice, la classe d’appartenenza, la giacenza, l’attuale regime S.S.N.. il tipo ricetta e la sigla e note S.S.N. con la relativa descrizione. Inoltre, sono evidenziate le caratteristiche del prodotto, attraverso check posti in corrispondenza della descrizione, che indicano se il prodotto è monodose, fleboclisi o flebo multiprescrizione, se il prodotto è in commercio oppure no.
TABELLE VARIE: la scheda riporta i dati anagrafici del prodotto, l’eventuale ditta distributrice, la classe d’appartenenza, la giacenza l’Iva e il prezzo attuale ed inoltre, le informazioni inerenti le date dell’immissione in commercio del prodotto, l’eventuale data d’uscita dal prontuario e il prodotto sostituito. Sulla parte destra della scheda sono invece riportati i dati inerenti la forma farmaceutica, l’obbligatorietà, la temperatura di conservazione, il codice Degrassi, la validità ed il gruppo terapeutico d’appartenenza.
PREZZI, DITTE, ASSINDE: La scheda riporta le ultime variazioni di prezzo che il prodotto ha avuto nel tempo e le relative date di variazione; se previsto il prezzo di rimborso, la Ditta produttrice e l’eventuale ditta concessionaria che provvede alla distribuzione del prodotto. Altri dati informativi riguardano la Rendibilità all’Assinde (prodotti scaduti), la tariffa nazionale e le unità di misura.
CLASSIFICAZIONE e REVOCHE: sulla scheda relativa alle classificazioni e revoche si trovano tre tipi d’informazioni differenti: il principio attivo (la sostanza principale che compone il prodotto) poi la classificazione con codice A.T.C / G.M.P. (Classificazione Anatomico Terapeutica Chimica e Gruppo Merceologico Parafarmaci) selezionabili fino a cinque livelli e, la situazione inerente le revoche, con descrizione del tipo di revoca, la fonte, la data ed il numero di provvedimento.
DATI GESTIONALI: cliccando sulla scheda “Dati Gestionali”, è possibile avere un quadro statistico completo della gestione del prodotto; considerare cioè la sua giacenza, il suo costo medio e l’ultimo costo, la scorta minima e massima, ed inoltre, il numero di pezzi movimentati ed i relativi picchi statistici e le quantità di vendita e le condizioni di vendita (offerte, sconti, prezzi di farmacia e di vendita) ecc
GRAMMATURA: la scheda riporta: la composizione del prodotto, la capacità e la sua grammatura.
Tasti funzione Il tasto [Ins] consente d’inserire un nuovo prodotto nella lista dei prodotti da vendere. Il pulsante “Andamento” o il tasto [F5] riporta i grafici statistici del prodotto. I report si riferiscono allo storico degli ultimi tre anni. Cliccando su “Modifica” o digitando il tasto [F3], si entra in modalità modifica, per variare o eventualmente aggiungere i dati su una delle singole schede che la compongono. Visualizza l’icona del prodotto. Elimina un prodotto Per avere informazioni su un farmaco, si può digitare sul tasto [F4] o cliccare sul pulsante “Info Profess.”. La scheda che sarà visualizzata, riporta il principio attivo e tutti i livelli degli ATC a cui il prodotto appartiene, le informazioni sul meccanismo d’azione, le indicazioni, le controindicazioni, gli effetti indesiderati, le interazioni e la posologia del farmaco. Inoltre, la scheda è corredata di check box per abilitare e disabilitare parti del testo visualizzato e dei pulsanti posti in fondo alla scheda con i quali consultare le Interazioni con il farmaco (consentono di visualizzare i nomi dei prodotti commerciali con cui si possono avere interazioni) e Stampare il testo visualizzato. Il tasto funzione [F12] consente di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre su tale scheda è possibile cliccare su appositi pulsanti per consultare eventuali Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo per regione, i , lo storico degli acquisti e dei mancanti. Riporta la descrizione sull’invendibilità dei lotti. Utilizzando i tasti direzionali (destra – sinistra) è possibile scorrere e visualizzare tutti i pulsanti di funzione esistenti nel menù o per quelli che riportano una barretta verso l’apice della freccetta, di posizionarsi alla fine o all’inizio della scheda. Il tasto ESC consente di abbandonare la procedura e tornare sul menù di vendita.
MODIFICA PREZZI Posizionandosi sui vari campi della scheda del prodotto desiderato è possibile modificare i vari campi del record o indicare un periodo nel quale si desidera porre un certo numero di pezzi in offerta. L’operazione di modifica dovrà essere necessariamente salvata, digitando il tasto “Conferma”.
MODIFICA GIACENZA Posizionandosi sui vari campi della scheda del prodotto desiderato è possibile modificare i campi del record riferito alla giacenza. Inoltre un campo editor consentirà di inserire un commento o una segnalazione particolare sul prodotto. L’operazione di modifica dovrà essere necessariamente salvata, digitando il tasto “Conferma”.
MODIFICA SCORTE Posizionandosi sui vari campi della scheda del prodotto desiderato è possibile modificare i campi della scorta minima e massima. L’operazione di modifica dovrà essere necessariamente salvata, digitando il tasto “Conferma”.
INSERIMENTO NUOVO ARTICOLO Per inserire un nuovo prodotto nell'archivio generale di farmaco e parafarmaco, si utilizza l’opzione“Inserimento Nuovo Articolo”. Per utilizzare questa procedura, è necessario fornire le seguenti informazioni: •
•
Evidenziare se il prodotto da inserire è farmaco o parafarmaco. Leggere, se disponibile, con lettore ottico o digitare il numero di Codice Ministeriale sulla confezione del prodotto. Per i prodotti che sono completamente sprovvisti, è possibile assegnare un codice automatico, digitando il tasto [Invio] sul campo ad esso riferito.
•
I prodotti inseriti cui è stato assegnato il codice ministeriale automatico, hanno i primi numeri del codice che iniziano con 99990… (per quelli di Parafarmaco) e 66660…. (per quelli di Farmaco);
•
Ed anche per i prodotti con la confezione sprovvista di Codice EAN, digitando il tasto [Invio] sul campo, la procedura genera un codice EAN automatico;
•
Descrizione del prodotto, in questo campo è necessario indicare il nome del prodotto considerando che si potrà comporre digitando massimo 30 caratteri;
•
Prezzo, campo riservato all'inserimento del prezzo;
•
I.V.A., campo riservato all'inserimento dell'aliquota IVA del prodotto;
•
Giacenza (F/M), si indica l'eventuale giacenza di farmacia o magazzino del prodotto;
•
Classe, inserimento della classe d'appartenenza del prodotto (A, B o C);
•
[Invio]
•
I tasti cursore consentono di posizionarsi, durante l'inserimento, sui vari campi;
•
[Esc] termina l'inserimento annullando i dati inseriti.
conferma ogni informazione inserita;
Commuta gl’importi da lire ad Euro e viceversa. conferma le operazioni eseguite nella procedura Abbandona la procedura
REINTEGRO MAGAZZINO La procedura consente di gestire, controllare e stabilire il numero massimo di confezioni da reintegrare attraverso le scorte minime o massime del prodotto alla giacenza di farmacia.. In altre parole, il reintegro prevede il passaggio automatico delle quantità sottoscorta, indicate nella giacenza di farmacia del prodotto, in tal modo, attraverso il circuito interno della gestione dei magazzini, lo scompenso viene compensato.
I tasti funzione da utilizzare sono: Il pulsante “Statistiche” consente di visualizzare l’andamento statistico delle vendite, acquisti o tariffazione. Il grafico visualizzato riporta i dati statistici del prodotto ed iI report si riferisce allo storico degli ultimi tre anni. Il tasto “Informazioni“, consente di consultare i dati anagrafici del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre su tale scheda è possibile cliccare su appositi pulsanti per consultare eventuali Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo per regione, i , lo storico degli acquisti e dei mancanti. Il pulsante “Sposta Magazzino” consente di muovere il magazzino, spostando la giacenza di magazzino 1 su magazzino 2 e viceversa; Il pulsante “Escludi Articolo”, elimina un articolo dall’elenco.
Il pulsante “OK Reintegra” , inserisce o reintegra un articolo all’elenco;
Abbandona la procedura.
RAPPORTI SUL MAGAZZINO Selezionando la procedura “Rapporti sul Magazzino”, si possono estrapolare report e riepiloghi dettagliati sulle movimentazioni di magazzino e sull’andamento dei prodotti in determinati intervalli di tempo. Queste interrogazioni sono elaborate considerando degli intervalli di tempo generalmente espresso in mesi, e possono essere eseguite per i prodotti di una Ditta, per i Lotti invendibili ma è anche possibile avere una moltitudine di altre interrogazioni nella procedura presente nello stesso menù denominata “Rapporti Modulari”. Inoltre, volgendo lo sguardo verso l’aspetto più analitico e numerico, visualizzare lo storico delle movimentazioni dei prodotti e la creazione di un “File Statistiche”.
PRODOTTI PER DITTA La procedura “Prodotti per Ditta” si apre riportando automaticamente l’elenco delle ditte dalla quale selezionare quella desiderata e procedere così all’avvio della procedura. Un’ulteriore finestra, propone di evidenziare, cliccando nei check box, in corrispondenza delle opzioni presenti, il tipo di elaborazione e stampa voluta. Tra le opzioni per l’estrapolazione e la successiva elaborazione dei dati della ricerca, è possibile evidenziare solo i prodotti trattati oppure no, solo i prodotti con giacenza ed indicare il periodo di riferimento delle statistiche, espresso in mesi, e se l’indagine dovrà considerare solo l’anno attuale o anche gli anni precedenti. Poi, selezionando l’opzione “Calcolo Inventari”, è possibile considerare i totali lordi dei prodotti che hanno una giacenza, ma, un punto molto importante di questa procedura è la possibilità di considerare ed associare alle ditte produttrici anche le ditte concessionarie. Il pulsante “Stampa” o il tasto funzione [F5] consentono di procedere alla stampa dei prodotti per ditta. Selezionando la procedura è visualizzata una finestra di dialogo nella quale si richiede il periodo di riferimento da considerare. Il pulsante “Conferma” procede alla visualizzazione e successivamente alla stampa su carta, mentre, utilizzando il pulsante [Esc], si abbandona la procedura . Il corredo di pulsanti presenti in questa funzione della procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto. con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
RAPPORTI MODULARI Consente di creare un archivio di procedure da richiamare quando si desideri eseguire la consultazione e la stampa di una situazione di farmacia. I report per avere delle stampe dettagliate e personalizzate, utili per la gestione di farmacia si possono creare inserendo una serie di comandi di programmazione solitamente chiamati “stringhe”, in ogni caso, già con l’installazione, il Winfarm Evoluzione è correda di un archivio stampe scelte tra quelle la nostra esperienza ci ha fatto ritenere che possano essere le più utilizzate con maggiore frequenza.
Il pulsante “Inserisci” o il tasto [Ins], consentono di procedere con la creazione e l’interrogazione SQL (dove per SQL s’intende un linguaggio che consente di generare condizioni). E’ possibile in questo caso trovarsi di fronte a due situazioni: una, che è l’interrogazione generata chiamata Query sia già presente, l’altra invece da creare.
Se la Query è già presente, si può cliccare sul pulsante “Esamina Query” per verificare l’impostazione dei campi, scegliere se riportare l’elaborato in modo orizzontale o verticale, cambiare l’intestazione dei campi, visualizzare i campi esclusi, evidenziare i titoli in grassetto ed infine avviare un test del report per scegliere se corrisponde alla nostra richiesta. Il pulsante “Componi Query” consente di procedere attivamente alla creazione della nuova interrogazione. La scheda della creazione di una nuova interrogazione è suddivisa in due parti che noi liberamente chiameremo “sottoschede”: Database e Prodotti. La scheda “Database” consente di individuare i campi e condizioni desiderate. Tali condizioni possono essere richiamate cliccando sulla descrizione “Condizione (X)” della stessa scheda “Prodotti”. Le impostazioni evidenziate selezionando nel check box in corrispondenza della descrizione desiderata di ogni sottoscheda, consentono di generare l’interrogazione.
La scheda “Database” consente di individuare e visualizzare il contenuto delle tabelle di Database, nelle quali fornire delle descrizioni utili per la creazione di un’interrogazione Sql. L’interrogazione generata si chiama Query. Sulle interrogazioni preparate è possibile eseguire altre operazioni, ad esempio: cliccando sul tasto “Esegui” si manda in esecuzione la procedura, cliccando sul pulsante “Cancella” si elimina un’interrogazione, su “Carica da file” si carica direttamente l’interrogazione da file e “Salva su file” si trasferisce il file su supporto magnetico. La sottoscheda “Condizione (A)”, riporta i possibili campi per la creazione dell’interrogazione. Ad esempio se clicchiamo per evidenziare i check box dei codici, è possibile scegliere: i codici ministeriali, Ean o Atc/Gmp (dove per Atc s’intendono i codici Anatomico Terapeutico Chimici, e per Gmp, Gruppi Merceologici Parafarmaco), pilotare l’interrogazione si può riferire ai prodotti la cui descrizione ha una radice desiderata, il tipo di prezzo, la data d’entrata in vigore e di riferimento e di prima registrazione sulla Gazzetta Ufficiale. Selezionando il pulsante “Report” o digitando la combinazione [Alt + R], viene visualizzato lo Script, ovvero la scrittura in linguaggio di programmazione delle selezioni effettuate, per intervenire eventualmente e direttamente sui dati dell’interrogazione. Selezionando il pulsante “Azzera” o digitando la combinazione [Alt + A], si annullano tutte le opzioni impostate per elaborare l’interrogazione. Selezionando il pulsante “Esci” o digitando la combinazione [Alt + E], si abbandona la procedura. La sottoscheda “Condizione (B)”, riporta i campi inerenti la Ditta produttrice, la data di gestione della ditta, la commerciabilità e la data di commercializzazione e la mutuabiltà del prodotto. Selezionando il pulsante “Report” o digitando la combinazione [Alt + R], viene visualizzato lo Script, ovvero la scrittura in linguaggio di programmazione delle selezioni effettuate, per intervenire eventualmente e direttamente sui dati dell’interrogazione. Selezionando il pulsante “Azzera” o digitando la combinazione [Alt + A], si annullano tutte le opzioni impostate per elaborare l’interrogazione. Selezionando il pulsante “Esci” o digitando la combinazione [Alt + E], si abbandona la procedura.
La sottoscheda “Condizione (C)”, riporta le opzioni che consentono di considerare nell’interrogazione, la vendibilità del prodotto all’ASS. INDE. (prodotto non rendibile, rendibile se revocato o scaduto), la Prescrivibilità, la Vendibilità, la Ricommerciabilità, il Ritiro del prodotto, il Tipo Ricetta ed eventuali note sulla prescrizione.
Selezionando il pulsante “Report” o digitando la combinazione [Alt + R], viene visualizzato lo Script, ovvero la scrittura in linguaggio di programmazione delle selezioni effettuate, per intervenire eventualmente e direttamente sui dati dell’interrogazione. Selezionando il pulsante “Azzera” o digitando la combinazione [Alt + A], si annullano tutte le opzioni impostate per elaborare l’interrogazione. Selezionando il pulsante “Esci” o digitando la combinazione [Alt + E], si abbandona la procedura. Nella sottoscheda “Condizione (D)”, è possibile selezionare la ricerca per temperatura di conservazione, forma farmaceutica, tipo prodotto, caratteristica del prodotto, tipo di contenitore, obbligatorietà del prodotto, codice merceologico Degrassi, aliquota Iva e tabella prodotti stupefacenti.
Selezionando il pulsante “Report” o digitando la combinazione [Alt + R], viene visualizzato lo Script, ovvero la scrittura in linguaggio di programmazione delle selezioni effettuate, per intervenire eventualmente e direttamente sui dati dell’interrogazione. Selezionando il pulsante “Azzera” o digitando la combinazione [Alt + A], si annullano tutte le opzioni impostate per elaborare l’interrogazione. Selezionando il pulsante “Esci” o digitando la combinazione [Alt + E], si abbandona la procedura.
TASTI FUNZIONE DELLA PROCEDURA Digitando il pulsante “Modifica” o la combinazione di tasti [Alt+M] consente di variare un campo o uno script di un rapporto modulare precedentemente creato. Per eseguire la modifica è sufficiente posizionarsi nel campo interessato, confermare con il tasto [Invio] la scelta di modifica e scrivere la nuova impostazione riconfermando nuovamente con il tasto [Invio] la variazione. La scheda di modifica ha in dotazione tre tasti: “Esamina Query”, utilizzata eseguire le modifiche dei campi scelti, “Componi Query” utilizzata per modificare le impostazioni dell’interrogazione, “Esci” per abbandonare la procedura. Il pulsante “Elimina” o il tasto [Canc], consentono di rimuovere un’interrogazione dalla lista dei report già presenti nella procedura. L’eliminazione è possibile rispondendo in modo affermativo alla domanda posta prima dell’esecuzione. Il pulsante “Duplica Report” o la combinazione di tasti [Alt+D] consente richiamare una procedura di stampa dall’elenco e creare una copia con le stesse identiche impostazioni. Ad esempio: se richiamiamo la stampa dei prodotti da frigo, cliccando su duplica report, si può eseguire una duplica. In tal caso si può modificare solo qualche impostazione inerente la temperatura fino ad un certo grado e nominarlo “prodotti da frigo1 “. Avremmo quindi la possibilità di stampare sia dei prodotti da frigo sia i prodotti da frigo ad una determinata temperatura di conservazione. Il pulsante “Esporta” o la combinazione di tasti [Alt+p] consente di eseguire una copia dell’interrogazione sul Floppy Disk. Il pulsante “Importa” o la combinazione di tasti [Alt+o] consente procede al ricarico di un’interrogazione da Floppy Disk, Cd o Hard Disk. Il pulsante “Stampa” o il tasto funzione [F5] consentono di procedere con la stampa del rapporto modulare. Selezionando la procedura è visualizzata una finestra di dialogo nella quale si richiede il periodo di riferimento da considerare. Il pulsante “Conferma” procede alla visualizzazione e successivamente alla stampa su carta mentre, utilizzando il pulsante [Esc], si abbandona la procedura . Il corredo di pulsanti presenti in questa funzione della procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto. con il pulsante “Esci” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
REPORT SUI LOTTI INVENDIBILI La procedura consente di richiamare i prodotti che in un determinato periodo di tempo, impostato dall’utente, hanno avuto l’invendibilità dei lotti. Infatti, selezionando la procedura è visualizzata una finestra di dialogo nella quale si richiede il periodo di riferimento da considerare. Sull’elenco dei prodotti elaborati e richiamati a video è riportato: il codice ministeriale, la descrizione, il limite di vendibilità, la giacenza totale, il lotto d’invendibilità ed il lotto vendibile.
Il pulsante “Conferma” o la combinazione di tasti [Alt+C] consentono di procedere all’elaborazione ed alla relativa stampa dei lotti invendibili. Il corredo di pulsanti presenti in questa funzione della procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto. con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
CREAZIONE FILE STATISTICHE Questa procedura riproduce su foglio elettronico “Excel” l’elaborazione di uno studio approfondito sull’andamento delle statistiche vendita dei prodotti in un certo periodo di tempo. Quest’elaborazione è utilizzata dal farmacista soprattutto per inviare i dati ai consorzi farmaceutici con i quali ha un rapporto di collaborazione.
con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
STORICO MOVIMENTAZIONE PRODOTTI La procedura consente di elaborare il report delle movimentazioni che un prodotto ha avuto in un determinato intervallo di tempo. Selezionando questa procedura è automaticamente visualizzata una finestra nella quale è richiesto l’inserimento della denominazione del prodotto (dato obbligatorio) e l’intervallo di tempo da considerare (automaticamente è riporto come range la data del giorno corrente).
Il pulsante “Report” consente di procedere alla visualizzazione e successivamente alla stampa delle movimentazioni dei prodotti. Selezionando la procedura è visualizzata una finestra di dialogo nella quale si richiede il periodo di riferimento da considerare. Il pulsante “Conferma” procede alla visualizzazione e successivamente alla stampa su carta mentre, utilizzando il pulsante [Esc], si abbandona la procedura. Il corredo di pulsanti presenti in questa funzione della procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto. con il pulsante “Esci” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
GRUPPI MERCEOLOGICI PERSONALIZZATI La gestione dei “Gruppi Merceologici Personalizzati” è la procedura che consente di creare settori merceologici personalizzati per il controllo dei prodotti in giacenza. L’utente – farmacista sceglie quindi, come suddividere il suo magazzino in quanto, sulla base di questa suddivisione può eseguire interrogazioni o consultazioni statistiche. L’utente – farmacista inoltre, può scegliere anche di rinominare un settore merceologico o dettagliare ulteriormente l’impostazione esistente, aggiungendo ulteriori settori alla lista. Per ogni gruppo presente in lista, è riportato il numero di prodotti in esso contenuti. Inoltre, in ogni gruppo i prodotti devono essere inseriti singolarmente con il supporto del lettore ottico, non ci può quindi essere un travaso dei prodotti di una ditta automaticamente. Nella procedura sono presenti i tasti funzione:
Il pulsante “Apri” o il tasto [Invio], consentono di aggiungere altri prodotti alla lista del gruppo. Per ogni prodotto sono riportati: la descrizione, la classe d’appartenenza (nel caso del farmaco), la giacenza totale, il prezzo di listino, il costo, l’aliquota Iva, il margine percentuale di sconto ed i valori assoluti delle statistiche di vendita mensili degli ultimi tre anni. I report statistici possono essere inoltre visualizzati per Tipo e Modo le grafiche di visualizzazione e considerare le statistiche degli anni precedenti, utilizzando i tasti (+, -). Utilizzando i tasti Val.1, Val.2, Val.3, vengono riportati su ogni elemento del grafico, i valori assoluti delle vendite mensili degli ultimi tre anni.
Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins], consentono d’inserire un nuovo prodotto nella lista Il pulsante “Cancella” o il tasto [Canc], consentono d’eliminare un prodotto nella lista Cliccando sul pulsante “Excel” oppure digitando la combinazione di tasti [Alt+X] è possibile esportare i dati statistici dei prodotti del gruppo merceologico richiamato su un foglio elettronico in formato Excel;
Il pulsante “Simili” o il tasto [F2], consentono di attivare la procedura di ricerca dei prodotti di farmaco che contengono uno stesso principio attivo ed una stessa sostanza. La ricerca è eseguita per i diversi livelli di ATC e possono essere richieste informazioni specifiche sul prodotto (revoche, lotti, storia BD, Ordini ecc..) e informazioni professionali (posologia, effetti indesiderati, meccanismo d’azione). Il pulsante “Info” o il tasto [F12], consentono di consultare tutte le informazioni anagrafiche del prodotto richiamato. Tali informazioni sono riferite sia alle variazioni di prezzo gestite nel tempo dalla banca dati, sia ad informazioni come: costo medio e ultimo costo, ditta produttrice, temperatura di conservazione, variazioni di concedibilità e dati gestionali in genere. Sempre su tale scheda è possibile cliccare su appositi pulsanti per consultare eventuali Revoche, Lotti invendibili, visualizzazione dello storico variazioni di concedibilità e prezzo che il prodotto richiamato ha avuto nel tempo, la presenza del prodotto in ordini ancora attivi, lo storico degli acquisti e dei mancanti. Il pulsante “Note Int.” o il tasto [F9], consentono di visualizzare eventuali note interne impostate per i prodotti della procedura Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc], consentono di abbandonare la procedura.
Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins], consentono d’inseerd’aggiungere un nuovo gruppo nella lista Il pulsante “Rinomina” o il tasto [F3], consentono di cambiare la descrizione al gruppo merceologico desiderato Il pulsante “Cancella” o il tasto [Canc], eliminano un gruppo merceologico dalla lista. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc], consentono di abbandonare la procedura.
CONTROLLO INTERAZIONI Questa procedura ha la funzione di controllare se esistono interazioni tra i prodotti posti in vendita o presenti in ricetta per evitare conseguenze in caso di contemporanea somministrazione. Richiamando i prodotti interessati è subito visualizzato il numero di interazioni possibili e, in basso sullo schermo, la descrizione completa delle interazioni.
Il confronto per la verifica delle interazioni può avvenire anche tra più di due prodotti contemporaneamente. In caso d’errata immissione dei prodotti per il controllo delle interazioni è possibile eliminarne uno, disponendosi sulla sua descrizione e cliccare su “Elimina” o digitare il tasto [Canc]. Per azzerare tutti i prodotti presenti, è necessario cliccare su “Azzera”. Se si desiderano visualizzare tutte le interazione è necessario cliccare sui pulsantini raffiguranti le frecce direzionali Dx e Sx. Il tasto [Esc], esce sia dalla visualizzazione sia dalla procedura.
STAMPA CODICI A BARRE Selezionando l’opzione “Stampa etichette” dal menù Magazzino, si richiama la procedura con la quale si stampano i codice a barre da apporre sulle confezioni dei prodotti che ne sono sprovvisti, creare etichette descrittive per preparati o da scaffale, sulle quali sono riportate oltre la descrizione, il prezzo e l’unità di misura. La stampa dei codici non necessita di stampanti particolari (Stampanti o Etichette Termiche o latro ancora) ma può essere eseguita con le normali stampanti di sistema (ad aghi o a getto d'inchiostro ecc.). PER STAMPARE L’ETICHETTA DI UN PRODOTTO è necessario scegliere il tipo di etichetta che si desidera stampare cliccando sul pulsante ad essa corrispondente, poi inserire il prodotto o un elenco prodotti richiamandoli indicando il nome o parte di esso ed il numero d’etichette che si desiderano stampare. S si desidera invece eseguire una stampa personalizzandola, è necessario cliccare sul check box di “Filtra Magazzino”, in tal caso è possibile identificare se il o i prodotti appartengono al farmaco, al parafarmaco o ad entrambi, se si desiderano stampare solo i prodotti che hanno una giacenza, se solo i prodotti di una ditta o di qualsiasi ditta e che non abbia avuto variazioni di prezzo e qualora gli avessero avuti, nell’arco di giorni di un numero XX di giorni. Inserisce un prodotto in elenco per la stampa. Cancella un prodotto all’elenco dei prodotti da stampare. Visualizza l’andamento statistico del prodotto richiamato. Scarica dal lettore portatile un elenco di prodotti per la stampa delle etichette. Esegue la stampa delle etichette, essa prevede quattro tipi di formati differenti. In tal caso per selezionare quello desiderato, è necessario contrassegnare il check box corrispondente e confermare con il tasto [Invio] Modifica i dati dei prodotti in attesa stampa del codice a barre Azzera la lista dei prodotti da stampare. Esegue la conversione Lire – Euro e viceversa. Abbandona la procedura di stampa.
Cambia l’intestazione, consentendo di visualizzare sulla stampa un logo
VARIAZIONE ALIQUOTA IVA Con la procedura “Variazione Aliquota I.V.A”, l’utente può indicare o limitare l’operazione ai farmaci, ai prodotti mutuabili o non mutuabili, ai prodotti SOP o OTC e ad altri settori d’inventario. In tal caso l’utente può scegliere di aggiornare le aliquote selezionando sul check box di “Sostituzione dell’aliquota Iva” o sul check box di “Variazione IVA …Data Variazione” che provvederà alla modifica alla data prescelta. La Variazione IVA sostituire sulla scheda di ogni prodotto di farmaco o parafarmaco la vecchia aliquota I.V.A con una nuova.
Il tasto [Invio] o pulsante “Procedi” avvia la sostituzione o variazione. Quest’operazione andrà quindi a modificare i valori sulla scheda dei prodotti interessati. con il pulsante “Annulla” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
VARIAZIONE QUANTITA’ VENDUTA PER DATA Questa procedura si utilizza generalmente quando durante la gestione della farmacia si è potuto verificare un errore che può compromettere la consultazione delle statistiche mensili e giornaliere di un prodotto, portando a sotto o sopravvalutare la necessità di acquisto del prodotto stesso. Se ad esempio un certo numero di pezzi di prodotti sono stati venduti ma per un qualsivoglia motivo (dimenticanza dell’operatore, computer disponibile o non attivo, ecc..) non siano stati scaricati dal magazzino, allora è possibile intervenire modificando il numero di pezzi dei prodotti venduti a quella data. Per avviare la procedura è necessario inserire il nome del prodotto del quale si desidera cambiare la quantità venduta, inserire la nuova quantità, la data alla quale la vendita si riferisce e procedere cliccando direttamente su l pulsante “Conferma” e, “Annulla” nell’ipotesi che si desidera abbandonare la funzione.
La variazione eseguita potrà essere visualizzata confrontando i valori numerici ed il grafico della statistica del prodotto richiamato.
TRASFERIMENTO DATI GESTIONALI La procedura si utilizza per trasportare la giacenza e le statistiche di un prodotto che cambia descrizione, codice, confezione, o altro, su un nuovo prodotto. La procedura consente di scegliere due modi differenti di operare, trasferimento manuale o automatico.
TRASFERIMENTO MANUALE Il “trasferimento manuale” si esegue su un solo prodotto dell’archivio. Per richiamare il prodotto che chiameremo in forma impropria “sorgente” si può digitare una parte della descrizione che automaticamente aprirà una finestra che visualizza l’archivio nel quale selezionare il prodotto da inserire. Allo stesso modo si opera per scegliere il prodotto “destinatario”, quello cioè al quale trasferire le statistiche. Come in precedenza detto, generalmente questa funzione si richiama quando su alcuni prodotti viene eseguita una modifica come ad esempio: la descrizione, il codice, o revoca per esaurimento del prodotto e relativa sostituzione di un prodotto alternativo ecc., ed è quindi necessario trasferire le statistiche che potranno essere oggetto di consultazione durante la preparazione dell’ordine. TRASFERIMENTO AUTOMATICO Il “trasferimento automatico” avvia immediatamente l’elaborazione sull’intero archivio di farmaco e parafarmaco dei dati sui prodotti sostituiti da altri articoli, riportando l’elenco dei prodotti trovati i sui quali può avvenire il trasferimento. La procedura è corredata di alcuni pulsanti tra cui il più importante è “Accorpa” perché avvia la procedura di trasferimento dei dati.
L’elenco visualizzato riporta le informazioni sul Codice ministeriale, Ean, la descrizione, la ditta produttrice, la giacenza e il prezzo del nuovo prodotto, questo per consentire di verificarne i dati prima del trasferimento. Tali dati si possono consultare su tutti i prodotti dell’elenco, posizionandosi sulla loro descrizione. I tasti corredati sono: Il pulsante “Info Ordini“ richiama una finestra d’attenzione che riporta la situazione del prodotto da considerare negli ordini. E’ visualizzata la situazione di ordine sia a ditta sia a grossista, le quantità mancanti, se il prodotto è in commercio, se risulta in prenotazione, sono indicate inoltre le quantità in giacenza, le eventuali scorte, se il prodotto è presente in ordini attivi e lo storico degli acquisti o mancanti.
Il pulsante “Andamento“ o il tasto funzione [F5] visualizza le statistiche del nuovo prodotto;
Il pulsante “Accorpa“ su utilizza quando si è posizionati sul prodotto dell’elenco per il quale si desidera eseguire il trasferimento. Prima di procedere a tale trasferimento una maschera d’attenzione riporta il codice che andrà ad integrare quello del prodotto segnalato, per consentire di avere la continuità statistica operativa.
Il pulsante “Uscita“ o il tasto funzione [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
GESTIONE SCONTI / PUNTI PER DITTA / A.T.C. / G.m.p.
La “Gestione Sconti Ditta, ATC, G.m.p” consente d’impostare gli sconti sui prodotti di una Ditta o di tutte le Ditte presenti in archivio ed abbinare sconti e punti sulla base del loro valore commerciale. Per selezionare tutte le Ditte è necessario cliccare nel chek box in corrispondenza dell’opzione 1 – Tutte le ditte Per selezionare una Ditta è necessario cliccare sul pulsante “Ditta” e scegliere dall’elenco quella desiderata. Confermando con il pulsante “Ok”, la procedura propone l’elenco di tutti i prodotti della ditta, per inserire gli sconti, i prezzi di vendita, le percentuali di ricarico o i punti, è necessario selezionare uno o più prodotti utilizzando il tasto Shift ed il tasto direzionale verso l’alto o verso il basso. Riepilogando: Per evidenziare i prodotti sui quali applicare lo sconto si utilizzano i tasti: Shift [ ] ed il tasto direzionale verso l’alto [ ] o verso il basso [ ]. I prodotti selezionati saranno evidenziati con una colorazione blu. Quindi, cliccando sul pulsante “Variazione Cumulativa” è possibile inserire le impostazioni desiderate. E’ possibile ad esempio, inserire un Prezzo di Vendita o una percentuale di sconto su un’intera linea della Ditta, o considerare il prezzo di ricarico e poi considerare quanti punti abbinare al prodotto. Generalmente il punteggio si calcola sulla base della vendibilità del prodotto. La variazione cumulativa prevede inoltre, la selezione in base alla quale scegliere se il prodotto dovrà essere riordinato, in caso affermativo, è possibile scegliere se ordinarlo a Ditta o Grossista. Nella procedura, il tasto [ OK] memorizza i dati, il tasto [ Esc ] consente di abbandonare la procedura.
ALTRI TASTI FUNZIONE DA UTILIZZARE Nella procedura, altri tasti funzione da poter utilizzare, sono: il pulsante “Euro” per la visualizzazione dei valori Lire/Euro ed il pulsante “Etichette” o il tasto funzione [F2] per la creazione e stampa di etichette ottiche. Le etichette che possono essere prodotte con questa procedura, sono: Etichette da scaffale, Descrittive ed Ottiche. La stampa delle etichette prevede l’indicazione di alcune informazioni essenziali, ad esempio: il tipo di prodotto da stampare, se farmaco, parafarmaco o entrambi, se considerare solo i prodotti con giacenza, l’ubicazione, la ditta ed il periodo di variazione del prezzo di vendita. Cliccando sul pulsante corrispondente al tipo di etichetta, si avvia la stampa.
Il pulsante [Chiudi] o il tasto [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
INVENTARI La procedura “Gestione Inventari” si utilizza quand’è necessario caricare, controllare o azzerare le giacenze di farmacia e magazzino. La procedura di carico dell’inventario consente anche di aggiungere o correggere giacenze già presenti in archivio, e d’impostare eventuali scorte minime e massime sui prodotti. L’impostazione delle scorte eseguita da tale procedura, è utile principalmente durante la preparazione dell’ordine in cui si richieda di riordinare i prodotti che sono sotto scorta. Sempre in “Gestione Inventari” è inoltre possibile verificare l’inventario già esistente, eseguire stampe riepilogative o analitiche suddivise per fasce merceologiche, e forma farmaceutica ecc., tenendo in considerazione le giacenze di farmaco, parafarmaco o dei totali. CARICO INVENTARIO Come sopradetto, la procedura di carico inventario consente inserire o aggiornare le giacenze dei prodotti residenti in farmacia e verificare il valore di Magazzino in un determinato momento. L’inventario si può caricare con il supporto di lettori ottici fissi o portatili, quest’ultimi sono utili soprattutto per spostarsi con facilità all'interno del magazzino di farmacia e caricare i dati.
Consente d’inserire il prodotto per codice o descrizione. La stessa funzione può essere utilizzata digitando il tasto funzione [Ins]. Durante l’inserimento sarà visualizzato il vecchio ed il nuovo valore. Posizionandosi con il mouse sul prodotto da cancellare, digitare il tasto funzione [F2], si elimina il prodotto dall’elenco. Posizionandosi con il mouse sul prodotto al quale modificare la quantità, digitare il tasto funzione [F4], per eseguire la modifica. Posizionandosi con il mouse sul prodotto del quale si desiderano visualizzare le statistiche, per attivare la funzione digitare il tasto [F5]. Digitando il tasto funzione [F6], si cambia il valore dei prezzi di listino di ogni prodotto in elenco da Lire in Euro. Se si dispone di un lettore ottico portatile, è possibile scaricare i dati in esso contenuti nella procedura. Digitando il tasto funzione [F10], si azzera l’elenco di tutti i prodotti inseriti.
ESPORTA DATI STATISTICI IMS –NIELSEN - VICHY La procedura “ESPORTA DATI STATISTICI IMS – NIELSEN - VICHY “, è nata per eseguire il trasferimento dei movimenti statistici di vendita della farmacia alle ditte IMS–NIELSEN–VICHY, sulla base di un preventivo accordo con il titolare o il responsabile di farmacia. Questo vuol dire che la procedura di esportazione dei dati non è installata in tutte le farmacie ma solo ad alcune. La trasmissione si attiva inserendo la data del periodo statistico da considerare, evidenziare cliccando sui pulsanti di opzione se aggiungere i dati storici al file Nielsen o l’inventario al file Ims ed indicare il periodo di elaborazione per i dati solitamente bimestrali della Vichy. Il pulsante “Conferma”, avvia la procedura. Per trasmettere i Dati Statistici IMS–NIELSEN– VICHY è necessario settare (cioè dare un’impostazione) ai parametri di trasmissione. Per eseguire l’impostazione è necessario cliccare sul pulsante “Setup“ o digitare il tasto funzione [F4], Sarà visualizzata una finestra che consente d’inserire i codici società e farmacia per ogni trasmissione cioè sia per IMS, sia per NIELSEN e sia per VICHY, la divisa (£ire o €uro) utilizzata, la User Id e Password per collegamento a Phase e l’e-mail client se gestita da Outlook o Windows. Sulla scheda inoltre, è possibile inserire il percorso Software di trasmissione, di posta elettronica per comunicazioni a Nielsen, Ims e Vichy. Il pulsante “Salva“ consente di memorizzare l’impostazione inserita; Il pulsante “Esci“ o il tasto [Esc], di abbandonare la procedura.
STORICO VARIAZIONE GIACENZE La funzione visualizza le date dello storico delle variazioni di giacenza apportate manualmente da tutte le procedure del gestionale. In alto, nella finestra di dialogo, è riportata la descrizione e la ditta produttrice del prodotto al quale è stata modificata la giacenza. Sulla destra è indicato il numero delle variazioni apportate al prodotto e l’elenco delle date di variazione. A sinistra, è riportato il dettaglio di ogni variazione. Esso che cambia direttamente man mano che ci si posiziona sulla data in elenco visualizzando: l’ora in cui la modifica è avvenuta, l’operatore che l’ha eseguita, il computer (in caso di rete) sul quale si è operato e l’eventuale commento inserito. Inoltre, in un campo aggiuntivo riservato alle giacenze sia di farmacia sia di magazzino, è riportato il valore precedente, il valore sostituito e lo scarto (la differenza indicato con “Delta”) della sostituzione.
Il pulsante “Esci” o il tasto funzione [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
GESTIONE INVENDIBILI Nella procedura “Gestione Invendibili” è possibile inserire i prodotti scaduti ed accantonati per essere spediti alla Distruzione o Resi all’ASS.INDE. L’operazione di gestione è suddivisa in due fasi: il Carico dei prodotti invendibili in cui inserire l'elenco dei prodotti scaduti con le relative quantità e l’Archivio Invendibili, in cui riportare le registrazioni di tutti i carichi invendibili eseguiti per stampare gli scaduti accantonati nel tempo. Entrambe le procedure consentono di eseguire la stampa prima della consegna. CARICO INVENDIBILI I prodotti scaduti o invendibili si possono inserire in archivio digitando il tasto [Ins]. L'inserimento si può effettuare richiamando per descrizione il prodotto (digitando parte del nome o parte di esso) [A....Z], con lettore ottico fisso o portatile. Su ogni prodotto inserito sono visualizzate: la quantità, la giacenza totale, l’importo per numero di pezzi e la segnalazione che evidenzia l’adesione della ditta produttrice all’ASSINDE. Gli altri tasti funzione utili nella procedura sono
Il pulsante “Var.Quantità“ o il tasto funzione [F1] consentono di visualizzare una finestrella di dialogo nella quale sono riportati i campi per modificare i valori della giacenza. Quindi, è necessario indicare il vecchio ed il nuovo valore e confermare la variazione con il pulsante “Conferma” o con il tasto [Invio]. Il pulsante “Var. Assinde“ o il tasto funzione [F2] consentono di visualizzare una finestrella di dialogo nella quale sono riportati due pulsanti di opzione, in corrispondenza di “Si” “No”, da confermare con il pulsante “Conferma” o con il tasto [Invio], per modificare lo stato di adesione all’ASSINDE. Il pulsante “Canc. Prod.“ o il tasto funzione [Canc] consentono di eliminare un prodotto dalla lista. Il pulsante “Azzera“ o il tasto funzione [F11] consentono di eliminare l’intera lista di prodotti inseriti.
Il pulsante “Data Scadenza“ o il tasto funzione [F4] consentono di ricalcolare dell’intera lista di prodotti inseriti ad una certa data. Per eseguire l’operazione è necessario cliccare nel pulsante di opzione in corrispondenza della dicitura “Variazione per tutti i prodotti”. Tale ricalcalo e variazione può essere eseguita tramite filtri: Prezzo, Iva, Asside e confermati con il pulsante “Ok” o [Invio].
Il pulsante “Scarico Lettore“ o il tasto funzione [F8] consentono di eseguire lo scarico di un lettore portatile nel quale sia contenuta una lista di prodotti da inserire nella procedura. Le modalità di scarico dei lettori sono differenti tra loro, dipendono dal tipo di lettore utilizzato.
Cliccando sul pulsante “Carico” o digitando il tasto funzione [F3], si apre automaticamente una finestra di attenzione nella quale si avverte che la procedura di carico che si sta utilizzando, effettuerà l’azzeramento dell’elenco dei prodotti inseriti, per cui, nel caso si desidera effettuare la stampe sui prodotti inseriti è necessario interrompere l’operazione ed utilizzare il pulsante report, diversamente, continuare con l’inserimento
Il pulsante “Report”, il tasto funzione [F5] aprono una finestrella di dialogo nella quale sono riportati i pulsanti di opzione per avviare il report totale, dei soli prodotti Asside o di tutti i prodotti non Asside.
Il pulsante “Euro-Lire”, il tasto funzione [F6] commuta gl’importi da €uro in Lire.
Il pulsante “Uscita” o il tasto funzione [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
ARCHIVIO INVENDIBILI Nell'archivio Invendibili sono memorizzati i prodotti cumulati con gli scarichi provenienti dal “Carico Invendibili” man mano eseguiti nel tempo. La procedura prevede di eseguire liberamente delle modifiche in qualsiasi campo dei prodotti presenti nella lista prima di emettere un documento di trasporto. Nella procedura i pulsanti ed i tasti funzione disponibili sono:
Il pulsante “Canc. Ubic.“ o il tasto funzione [F4] consentono di eliminare l’ubicazione dei prodotti da inseriti in elenco. Il pulsante “Var. Ubic.“ o il tasto funzione [F3] consentono di modificare l’ubicazione dei prodotti da inserire in elenco. Il pulsante “Importa“ o il tasto funzione [F10] consentono di richiamare un file, nel quale sono inseriti i prodotti da riportare nella procedura dell’archivio invendibili, presente nelle cartelle del disco fisso. Il pulsante “Var.Quantità“ o il tasto funzione [F1] consentono di visualizzare una finestrella di dialogo nella quale sono riportati i campi per modificare i valori della giacenza. Quindi, è necessario indicare il vecchio ed il nuovo valore e confermare la variazione con il pulsante “Conferma” o con il tasto [Invio]. Il pulsante “Var. Assinde“ o il tasto funzione [F2] consentono di visualizzare una finestrella di dialogo nella quale sono riportati due pulsanti di opzione, in corrispondenza di “Si” “No”, da confermare con il pulsante “Conferma” o con il tasto [Invio], per modificare lo stato di adesione all’ASSINDE. Il pulsante “Report”, il tasto funzione [F5] aprono una finestrella di dialogo nella quale sono riportati i pulsanti di opzione per avviare il report totale, dei soli prodotti Asside o di tutti i prodotti non Asside.
Il pulsante “Canc. Prod.“ o il tasto funzione [Canc] consentono di eliminare un prodotto dalla lista.
Il pulsante “Azzera“ o il tasto funzione [F11] consentono di eliminare l’intera lista di prodotti inseriti. Il pulsante “Emissione Documenti“ o il tasto funzione [F9] consentono di stampare l’intera o parziale della lista di prodotti inseriti. La stampa parziale si può riferire solo ai prodotti con una determinata ubicazione, ai soli prodotti cedibili in Asside, ai soli prodotti non cedibili all’Assinde Il pulsante “Euro-Lire”, il tasto funzione [F6] commuta gl’importi da €uro in Lire.
Il pulsante “Uscita” o il tasto funzione [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
GESTIONE SCADENZE Questa procedura si utilizza quando si sceglie di controllare periodicamente le scadenze dei prodotti presenti in magazzino. L’operazione sarà abbastanza semplice se si è provveduto, attraverso le varie procedure del gestionale (Spunte, ricerca, gestione scadenze..), ad inserire le scadenze sui prodotti. La procedura “Gestione Scadenze“ riporta l’elenco dei prodotti raggruppati per data di scadenza ed altre informazioni riferite a: giacenza totale, prezzo, codice ministeriale e la classe d'appartenenza. I tasti funzione che consentono di effettuare operazioni di ricerca e modifica sono:
Il pulsante “Var.Quantità“ o il tasto funzione [F1] consentono di visualizzare una finestra di dialogo nella quale sono riportati i campi da modificare: giacenze, scorte e ubicazione, ed inoltre uno spazio riservato al riordino, cioè la scelta di ordinare il prodotto a grossista, ditta o non ordinarlo del tutto (congelare il riordino). Un’ulteriore finestra consente d’inserire un commento. Il pulsante “Conferma” o il tasto [Invio] confermano le variazioni apportate alla procedura.
Il pulsante “Varia Prezzo“ o il tasto funzione [F2] consentono di visualizzare una finestra di dialogo nella quale sono riportati i campi inerenti i prezzi sia di listino che di vendita e farmacia. L’inserimento consente di aggiungere altre informazioni inerenti le percentuali di sconto, di ricarico e delle offerte. Proprio a tal proposito è importante indicare una procedura presente su questa finestra denominata “Limite offerta” , che si utilizza per dare una data limite a prodotti che s’intende proporre in offerta. Questa funzione visualizzerà il numero di prodotti da esporre ed il contatore dei pezzi venduti. Il pulsante“Conferma” o con il tasto [Invio] confermano le variazioni apportate alla procedura. Il pulsante “Var. Scadenza“ o il tasto funzione [F3] consentono di visualizzare una finestra di dialogo nella quale indicare la data di scadenza del prodotto sul quale si è al momento posizionati; Il pulsante “Scad.Logiche“ o il tasto funzione [F4], consentono di considerare il tempo di scadenza previsto dalle banche dati e sottrarre una percentuale di scarto, da noi indicata nel campo “%di Scarto”, che consente di indicare una data presumibile di scadenza. Ad esempio: un prodotto per il quale la B.D. indica una scadenza di tre anni ed acquistato nell’ultimo periodo, gli si può dare una scadenza logica indicando la percentuale di scarto, in termini di tempo, per cui la procedura considera l’ultima data d’acquisto, aggiunge la sua scadenza naturale, e sottrae la percentuale di scarto indicando così la nuova scadenza. Il pulsante “Report”, il tasto funzione [F5] aprono una finestra di dialogo nella quale sono riportati i range di stampa in base alla scadenza o con qualsiasi scadenza, l’ordine di stampa cioè stampare tenendo come riferimento la descrizione, sia la scadenza che la descrizione e se considerare solo i prodotti in giacenza oppure no. Il pulsante “Accetta” o “Annulla” consentono di Confermare o abbandonare la procedura. Il pulsante “Azzera“ o il tasto funzione [F11] consentono di eliminare l’intera lista di prodotti inseriti. Il pulsante “Nuovo”, il tasto funzione [Ins] consentono di aggiungere un nuovo prodotto alla lista. Il pulsante “Euro-Lire”, il tasto funzione [F6] commuta gl’importi da €uro in Lire.
Il pulsante “Uscita” o il tasto funzione [Esc] consentono di abbandonare la procedura.
STAMPA DELLE ULTIME VARIAZIONI DI CONCEDIBILITA’ La procedura consente di riportare a video un’anteprima del report o stampare le variazioni di concedibilità che sono presenti negli aggiornamenti di farmaco e parafarmaco, su supporto cartaceo. La procedura inoltre, è dotata di pulsanti che consentono di:
di scorrere l’elenco spostandosi di una riga o di una pagina per volta; d’ingrandire o rimpicciolire la stampa a video del report; d’impostare ed indicare la stampante con la quale elaborare il documento di stampa (selezionando questo pulsante, sarà riportato automaticamente il nome della stampante che si utilizzerà per la stampa e, solo se essa è indirizzata verso un’altra stampante, sarà necessario indicare la nuova impostazione). Manda direttamente in esecuzione la stampa del report. apre la finestra di dialogo Windows nella quale è possibile indicare il percorso o la directory in cui memorizzare il file del report. consente di abbandonare la procedura
Con il tasto funzione[F8] è possibile impostare la tipologia del tipo di giacenza da aggiornare, infatti, digitando in sequenza tale tasto, si può operare la scelta. Il tasto funzione [F3], azzera tutte le giacenze negative. Digitando il tasto[Esc], si abbandona la procedura. Quando si decide di abbandonare la procedura, sarà visualizzata una finestra d’attenzione in cui è chiesto quale tipo di giacenza aggiornare (farmacia, magazzino 1 o magazzino 2), e se si desideri aggiungere o sostituire i nuovi dati all’inventario già presente o eliminare le giacenze negative prima di qualsiasi carico.
CONTROLLO INVENTARIO confronta la giacenza di un campione di prodotti rilevata in un dato momento e la giacenza di farmacia effettivamente residente in archivio. I prodotti ai quali è stata riscontrata la stessa quantità, sarà evidenziato “OK” sul campo del record “Stato Attuale”, diversamente, sarà visualizzato “Errore”. La procedura utilizza gli stessi comandi della funzione precedente e consente di considerare: la giacenza di farmacia, magazzino 1 o 2, o la giacenza totale;
GESTIONE INVENTARI Selezionando “Gestione Inventario” del sottomenù, sarà visualizzata una finestra sulla quale sono riportati dei pulsanti che consentono di operare, su inventari nuovi o già esistenti, d’importarli o esportarli ad altri supporti, aprire o eliminare inventari. La finestra di cui parliamo, è suddivisa in due parti: a destra, troviamo l’indice nel quale sono riportate le date degli inventari memorizzati nel tempo, a sinistra i pulsanti per i richiami operativi. Per richiamare un inventario presente in elenco, è sufficiente posizionarsi con i tasti direzionali o con il mouse sulla data desiderata, e confermare la scelta con il tasto [Invio]. Avvia l’accesso all’elenco dei prodotti dell’inventario. Il tasto è complementare alla scelta della data ossia, il tasto apre l’inventario corrispondente alla data scelta degl’inventari riportati in elenco.
Rielabora un nuovo inventario riportando i prezzi della data che sarà richiesta prima di procedere alla creazione del nuovo inventario. Elimina l’inventario della data sulla quale si è posizionati in elenco. Visualizza il “Cerca file” di Windows, nel quale indicare il percorso o il drives dal quale importare il file dell’inventario. Visualizza il “Cerca file” di Windows, nel quale indicare il percorso o il drives sul quale esportare e memorizzare il file dell’inventario.
Abbandona la procedura. Come sopradetto, per fare l’inventario, è necessario cliccare sul pulsante “Apri” o digitare il tasto [Invio]. Prima di dare inizio all’inserimento dei dati è consigliabile impostare bene i parametri base in cui si indica il tipo di giacenza che si desideri considerare, il tipo di prezzo e la segnalazione di eventuali anomalie (Iva, prezzo, costo o giacenza sui prodotti). Inoltre, per una ricerca veloce dei prodotti in elenco, è possibile selezionare dei filtri sugli articoli, digitando parte del nome per ricercarli in elenco o l’aliquota IVA desiderata. Ricalcola i costi sui tutti i prodotti dell’inventario o solo su quelli che ne sono sprovvisti. In tal caso sarà proposta una finestra che riporterà le caselle nelle quali inserire le percentuali di sconto per prodotti di farmaco, parafarmaco e da banco. Riporta i valori dell’inventario, suddivisi per prezzo di listino e prezzo di costo, così suddivisi: IVA, Totale Imponibile, Totale Imposta, Totale e Percentuale d’incidenza sul Totale.
Cambia l’aliquota IVA con la percentuale dell’aliquota errata, ai prodotti inseriti nell’elenco dell’inventario.
Per modificare i valori dei totali economici delle giacenze inventariate, si può digitare il tasto [F4] o cliccare sul pulsante “Variaz. Automatica”. La funzione consente d’impostare dei valori futuri suddivisi per aliquota IVA. Cliccando sul pusante “Avvia” si procede con il ricalcolo degli importi e delle quantità esistenti in giacenza adeguandole alle nuove impostazioni segnalate. Stampa l’inventario (Vedi paragrafo riservato alla Stampa) Trasforma i prezzi di listino dei prodotti in elenco ed i totali, da Lire in Euro Elimina dall’elenco il prodotto sul quale si è posizionati. Inserisce all’elenco un nuovo prodotto.
Abbandona la procedura di “Inventario”.
STAMPA INVENTARIO (Funzione [F5]) Esegue la stampa dell’inventario consentendo di selezionare le giacenze di farmacia, di magazzino o totali. La selezione precede la stampa dei riepiloghi dei totali suddivisi per aliquota Iva, per suddivisione merceologica, per forma farmaceutica per gruppo terapeutico e codifica Degrassi (clienti con banca Dati Federfarma. E, soprattutto su quest’ultimo riepilogo è importante ricordare che queste suddivisioni si possono personalizzare raggruppando prodotti di una o più categorie merceologiche secondo le esigenze dell’utente.
AZZERAMENTO GIACENZE – SCORTE - COSTI Questa procedura consente di azzerare le giacenze, le scorte o i costi dei prodotti che risultano trattati dalla farmacia, ed è generalmente utilizzata prima di eseguire l’inventario di farmacia. Per procedere con l’azzeramento, si può scegliere di operare solo su alcuni settori (Farmaco-Parafarmaco o Entrambi), sul totale delle giacenze di Farmacia, Magazino1 o Magazzino2, oppure eliminare solo le giacenze negative di farmacia o dei magazzini. E, sempre in base alla tipologia di giacenze sulle quali intervenire, è possibile eseguire l’azzeramento delle scorte, dei costi, scegliendo fra il costo e l’ultimo costo. Il pulsante [Esegui] avvia la procedura, [Annulla] esce dall’azzeramento.
CARICO COSTI BASE Imposta lo sconto su tutti i prodotti trattati della farmacia suddivisi per classi. Il valore in percentuale degli sconti si può inserire sui prodotti di farmaco, specificando le suddivisioni (Concedibili-Non Concedibili) sugli OTC e SOP oltre che sul parafarmaco. Si può scegliere se indicare lo sconto sui soli prodotti che sono sprovvisti di costo o su tutti in generale. Il ricalcolo può essere avviato cliccando sul pulsante “Procedi”. Cliccando sul pulsante annulla, è possibile annullare i valori dei costi impostati, reinserendoli.
MENU’ ORDINI Il menù degli ordini è utilizzato per richiedere, trasmettere, modificare, annullare, le proposte e gli arrivi di merce ordinata a grossisti o ditte o la modifica delle proposte che risultano essere in sospeso cioè preparate e non spedite al grossista o ditta. L’operazione di spunta, cioè il ricarico della merce, viene automaticamente archiviato per consentire di avere un riscontro ed eseguire in qualsiasi momento una verifica dei prodotti caricati da tali spunte e collegarle direttamente alla fatturazione della contabilità. Inoltre, il menù è corredato di un archivio storico dei prodotti mancanti, di una procedura di ribilanciamento (il ribilanciamento è una funzione che richiama i prodotti che hanno avuto andamenti anomali durante la preparazione e spunta degli ordini, ad esempio: un prodotto non più proposto in ordine perché mancante cronico oppure eliminato spesso dall’ordine perché è presente in farmacia una scorta molto grossa ecc) degli ordini in base alle scorte, e la procedura di importazione dei dati forniti dai grossisti per costi e campagne. EMISSIONE ORDINI a FORNITORE Nel menù "Ordini" sono inserite tutte le procedure che consentono di gestire gli approvvigionamenti di merce da grossista o da ditta, necessari per mantenere in equilibrio il magazzino di farmacia. Le richieste di forniture si possono preparare con modalità differenti e l'utente deciderà qual’è la più idonea alle esigenze di gestione della sua farmacia. Per rendere più chiaro il concetto di carico e scarico ed il ciclo di riordino del magazzino, si è disegnato questo grafico. MODALITA’ di PREPARAZIONE degli ORDINI Indichiamo brevemente tutte le modalità di preparazione degli ordini:
1
DOCUMENTI CONTABILI La procedura consente di archiviare, modificare e contabilizzare i dati di uno o più documenti di trasporto. Nell’archivio delle documentazioni contabili, è riportato l’elenco dei D.D.T. e fatture emesse a ditte o grossisti. E’ quindi possibile ricercare,consultare ed operare sul documento scelto posizionandosi sulla descrizione di ogni movimento per verificare nel dettaglio ogni suo dato sia anagrafico sia economico. La procedura è corredata di numerosi tasti che consentono di eseguire variazioni, consulazioni e visualizzazioni . Le sezioni che compongono la videata della procedura “Documenti Contabili”, sono: •
Sezione riservata all’elencazione dei documenti contabili, nella quale è possibile trovare il nominativo o la ragione sociale, il tipo, il numero, il protocollo, la data di decorrenza e di registrazione e l’importo totale del movimento.
•
un’altra sezione è invece riservata all’inserimento o consultazione dei dati anagrafici del cliente, ditta o grossista titolare del documento. I dati della sezione sono: la ragione sociale, il numero di documento (dato obbligatorio) le date d’inserimento e registrazione, la banca, la formula di pagamento, il numero delle rate, la data di scadenza della prima e dell’ultima rata ed i giorni tra le due, e le eventuali note che possono essere state inserite come commento o appunto sul documento. Le note sul documento sono seguite dalla dicitura (max 5 righe) che indica lo spazio disponibile per poter inserire tale commento.
•
L’ultima sezione è quella economica, nella quale sono riportati i totali delle aliquote Iva del documento, le eventuali spese d’incasso, l’arrotondamento sui totali della fattura oltre l’importo della rata, del totale imponibile, d’imposta e totale finale del documento.
I TASTI FUNZIONE DA UTILIZZARE NELLA PROCEDURA: Utilizzando il pulsante “Salva” o il tasto funzione [F2] è possibile memorizzare i dati del documento in elenco. con il pulsante “Spunta” è possibile agganciare il documento alle spunte del grossista selezionato, caricate in magazzino. Infatti, il comando riporta a video tutte le spunte del fornitore partendo da una data di partenza, scelta dall’utente. Il pulsante “Conferma” procede all’aggancio e, digitando il pulsante “Cambia Fornitore”, disponibile nella procedura, è possibile cambiare il grossista e visualizzare altre informazioni sul collegamento. il pulsante “Dettagli” visualizza i prodotti ed i totali presenti nel D.D.T. il pulsante “Stampa Documento” avvia la stampa del documento di trasporto. Il report, è visualizzato prima a video e poi, utilizzando i pulsanti in dotazione della procedura, si può scegliere la stampa su carta. Disponendosi su un nominativo dell’archivio e digitando il tasto [F8], si può richiamare ed aprire un documento già presente per controllare i prodotti residenti o modificarne le quantità. Il pulsante “Cancella” o il tasto funzione [Canc], si utilizzano per cancellare un D.D.T. dall’archivio. La cancellazione di un documento avviene posizionandosi sul movimento scelto in elenco, utilizzando il pulsante o il tasto suddetto. Il pulsante “Elenco”, visualizza il riepilogo dei documenti in elenco, per ogni documento è indicata la sigla della tipologia di documento, il numero identificativo, la data e la data di registrazione del documento, gli importi dell’imponibile, dell’aliquota Iva di competenza e del totale lordo. Il report può essere consultato a video oppure stampato su carta. Il pulsante “Rate” o il tasto funzione [F10], consentono di visualizzare la ripartizione dei pagamenti scelta per i documenti contabili. Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins], consentono di aprire l’archivio delle anagrafiche comuni nel quale dovranno essere inseriti: il nominativo o la ragione sociale del nuovo movimento contabile. Confermando l’inserimento del nominativo, viene visualizzata una finestra centrale allo schermo che avverte, attraverso la dicitura “Modifica documento” sul numero da abbinare alla movimentazione e consentirà l’immissione degli altri dati contabili.
Il pulsante “Ricerca” o il tasto [F3], consentono di aprire una finestra nella quale sono riportati i filtri di ricerca attraverso i quali si può reperire un documento contabile. Per ricercare un movimento attraverso i filtri, è necessario cliccare nel check box in corrispondenza del filtro scelto e digitare il tasto funzione [F3] per avviare la procedura. Se la ricerca è generale è necessario cliccare nel check box con dicitura “Tutti i documenti”. Il pulsante “Dettagli Spunta” o il tasto [F4], visualizza l’archivio storico delle spunte. Esse, sono catalogate in ordine di numero e data, le spunte possono essere visualizzate distinguendole tra grossisti e ditte, fatture o D.D.T. inoltre, se sul documento sono presenti note di commento, esse saranno visualizzate nel campo riservato alle “Note per e… dal fornitore”.
I pulsanti in corredo all’archivio storico delle spunte, riportano: la visualizzazione dell’elenco delle spunte. Se la spunta si riferisce ad un solo ricarico, l’evidenza degli importi saranno visualizzati, in basso sullo schermo, con colorazione rossa; la visualizzazione delle spunte nelle quali sia presente il prodotto richiesto; la visualizzazione delle spunte richiamate attraverso il numero di documento; la visualizzazione delle spunte richiamate attraverso il nominativo del fornitore elimina una spunta dall’elenco;
azzera l’intero archivio delle spunte; visualizza il resoconto economico della merce ordinata sia alle ditte sia a grossista, è sufficiente posizionarsi sul nominativo ed indicare il periodo di tempo al quale si riferisce la ricerca, e se deve essere considerata l’aliquota Iva e digitare il pulsante “Calcola”. Saranno visualizzati i totali di tutti gli ordini spuntati del fornitore scelto considerando, il prezzo al pubblico, il prezzo al costo e lo sconto medio sul totale dei farmaci e parafarmaci. Inoltre, sarà riportato l’importo medio d’ogni ordine ed il rapporto in percentuale con il fatturato ad altri grossisti o ditte sempre nell’intervallo di tempo scelto. Il tasto [Esc] permette d’abbandonare la procedura.
modifica il nominativo del fornitore al quale era stata abbinata la spunta. esegue la stampa del documento; modifica le quantità della merce presente in spunta, le modifiche apportate variano le quantità e gli importi, ma è necessario ricordare che tali variazioni dovranno avere una validità sul proprio magazzino e sul totale del costo visualizza la conversione degli importi e dei totali spunta da €uro in £ire e viceversa;
con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la sottoprocedura.
con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
STAMPA MOVIMENTI DI CASSA e BANCA La stampa Movimenti è un rapporto sintetico degli incassi e dei pagamenti suddivisi per tipologie di documentI contabili (Cassa, Banca ecc.). Gli incassi sono suddivisi in Incassi fatture a cliente, Incasso Note credito a fornitori ed Altri incassi (quale può essere il registro dei corrispettivi giornaliero). I pagamenti invece, sono suddivisi in Pagamento fatture da fornitore e Note di credito da clienti o Altri pagamenti (quali possono essere tutti i vari costi di gestione). La visualizzazione dei movimenti di cassa e banca si può elaborare per un periodo desiderato da indicare nei campi riservati alle date dell’apposita finestra d’inserimento. Nella procedura è possibile utilizzare i tasti “Conferma” per avviare la stampa o [Esc] per abbandonare la procedura.
I tasti direzionali, consentono di scorrere i singoli movimenti o le pagine complete; questi due tasti, ingrandiscono (zoom) e rimpiccioliscono la stampa riportata a video; il pulsante “Stampante” visualizza il tipo di stampante utilizzata dal sistema e consente d’impostare il numero di copie da stampare; il pulsante “Stampa” avvia la procedura completa di stampa; il pulsante “Salva Report”, consente di memorizzare la stampa su un percorso del disco fisso, da noi indicato; il pulsante “Chiudi” consente di abbandonare la procedura di stampa.
TABELLA DELLE MODALITA’ DI PAGAMENTO
E’ l’archivio nel quale memorizzare le modalità di pagamento. E’ già corredato di un nutrito numero di forme di pagamento ma a queste se ne possono aggiungere delle altre non presenti in elenco. Infatti la tabella dispone dei tasti Nuovo ed Elimina per eseguire l’operazione d’inserimento o eliminazione di una forma di pagamento non più utilizzata.
Vediamo nel dettaglio la funzionalità dei tasti: per inserire una nuova modalità di pagamento è necessario cliccare sul pulsante [Nuovo] o digitare il tasto [Ins]. I campi sulle informazioni principali di pagamento si azzerano (termine informatico: si blencano) per consentire di indicare la nuova modalità, il numero di rate, la decorrenza ecc. inoltre, è possibile considerare le scadenze con ordine settimanale o quindicinale.
Il tasto [Canc] o il pulsante [Elimina] cancellano una forma di pagamento registrata in archivio. Il tasto [Esc] o il pulsante [Uscita] consentono di abbandonare la procedura.
PARAMETRI CONTABILI In questa procedura sono impostati i parametri contabili necessari per personalizzare tutte le funzioni utili durante le consultazioni e l’inserimento delle transazioni dell’intero menù di contabilità.
I parametri più importanti sono sicuramente le aliquote Iva. E’ possibile inserire cinque aliquote differenti per non incorrere nella difficoltà di doverle l’inserire di volta in volta durante la creazione o registrazione di una fattura, pur sapendo che le aliquote che sono presenti in farmacia, sono: (4%) per i prodotti galenici o alimentazione particolare e a fini medici speciali, (10%) per i prodotti di etico e alcuni prodotti da banco e (20%) per il parafarmaco ed altri tipi di fasce merceologiche. Inoltre, se alla fattura si dovrà registrare una spesa d’incasso, è possibile indicare l’aliquota Iva alla quale esse sono soggette. Dal punto di vista strettamente pratico, altre impostazioni utili risultano essere: •
il calcolo delle scadenze è da conteggiare in giorni o mesi ((G) se si desidera che il calcolo delle scadenze sia espresso in giorni e (M) in mesi),
•
i numeri progressivi di Fatture, Note Credito o Documenti di Trasporto emessi.
•
il numero progressivo proposto in automatico del Protocollo;
•
il numero progressivo proposto del Protocollo da modificare manualmente;
•
scegliere di scaricare automaticamente le giacenze durante l’emissione di una documento;
•
e la gestione libera delle rate.
dare un ordine alla visualizzazione delle movimentazioni riferite ((F)Fattura selezionando una procedura di consultazione, dei filtri per visualizzare le fatture.
(P)) o far richiedere,
Ai suddetti parametri, come anche a quelli che vedremo successivamente, è sufficiente rispondere S o N e confermare la scelta con il tasto [Invio] fino all’ultima opzione. Il tasto [Salva] consente di memorizzare le impostazioni inserite.
Il tasto [Esc] consente di annullare le impostazioni inserite ed abbandonare la procedura.
CONTI CORRENTI BANCARI E’ l’archivio nel quale inserire (senza essere poste in comparti differenziati, ma in comune) le schede dei conti correnti, comuni a tutte le procedure di contabilità del gestionale. La ricerca del conto corrente può essere eseguita digitando il nome della banca. Ai dati dell’anagrafica possono essere effettuate delle variazioni sia sulla descrizione sia sui dati. A tal proposito diamo una breve descrizione della funzionalità dei pulsanti disponibili sulla procedura dell’anagrafica banche.
Il tasto [Ins] o il pulsante [Nuovo], consentono d’ inserire una nuova banca all’elenco. Per cui è necessario indicare la sua descrizione e le informazioni principali come: codice Abi, Cab ed Euro. Sulla scheda è inoltre possibile inserire anche eventuali note di commento. Il tasto [Canc] o il pulsante [Elimina] cancellano un conto corrente registrato in archivio.
Il tasto [Esc] o il pulsante [Uscita] consentono di abbandonare la procedura.
PRIMA NOTA Si registrano in ordine cronologico tutte le operazioni e movimentazioni contabili di qualsiasi natura e tipo e, qualsiasi movimento contabile ed Iva. E’ possibile aggiornare in tempo reale i saldi dei sottoconti, tutti i dati che saranno poi utilizzati durante la visualizzazione e la stampa dei mastrini, i partitari di clienti e fornitori, gestire i movimenti intercomunitari, della farmacia. Per una corretta emissione della prima nota occorre rispettare scrupolosamente le modalità di gestione ed eseguire la chiusura contabile giornaliera, gestire correttamente lo scadenzario clienti e fornitori con passaggio obbligato dei movimenti in prima nota, di fatture emesse e pagamenti delle fatture prese in carico.
Cosa appare a video: In alto, a sinistra dello schermo, è riportato l’anno contabile di riferimento, che può essere scelto utilizzando i pulsanti posti a destra e sinistra dell’anno considerato. Come ricercare un movimento contabile Per avviare la ricerca di un movimento contabile in Prima Nota, si dovrà cliccare sul pulsante [Ricerca] o digitare il tasto funzione [F3]. Si apre così al centro dello schermo, una finestra nella quale indicare i parametri di ricerca. Essa può essere eseguita considerando la data nella quale si presume sia avvenuto il movimento contabile, la causale o l’importo. Se si desidera eseguire la ricerca su tutti i movimenti, è possibile eseguire l’operazione, cliccando nel check box in corrispondenza di quest’opzione. Il tasto funzione [F3] o il pulsante [Ricerca] avvia la procedura. Il pulsante [Esci] o il tasto [Esc], consentono di abbandonare la ricerca.
Per visualizzare il dettaglio di un movimento contabile in Prima Nota, si dovrà cliccare sul pulsante [Dettagli] o digitare il tasto funzione [F7]. Sarà riportata a video la scheda completa del movimento, i dati anagrafici, la data di registrazione, gl’importi scorporati per aliquota Iva, modalità di pagamento, la banca d’appoggio ed il numero rate da pagare. Inoltre, digitando il tasto funzione [F4] si possono visualizzare anche gli agganci con le spunte per le movimentazioni riferite ad ordini presso grossisti o ditte. Come inserire un movimento contabile Per inserire un nuovo movimento contabile in prima nota, si dovrà cliccare sul pulsante [Nuovo] o digitare il tasto [Ins]. In elenco, sarà riportata la dicitura “Nuovo movimento”, nelle finestre riportate in basso sullo schermo, sarà poi possibile modificare le impostazioni, inserire i nuovi importi e di registrazione. Per registrare un inserimento di un movimento contabile Per registrare l’inserimento di una registrazione contabile, è necessario cliccare sul pulsante [Salva] o digitare il tasto funzione [F2]. Come eliminare un movimento contabile Cliccando sul pulsante “Elimina”, si cancella una movimentazione dalla prima nota. Lo stato di questo pulsante può essere evidenziato o non evidenziato (in gergo: blencato). La differenza tra questi due stati è data dal tipo di movimento, se il movimento è un inserimento fine a se stesso cioè senza altri collegamenti ad esso collegati, è evidenziato e cliccando sul pulsante si elimina la movimentazione, se il movimento è invece collegato ad altre movimentazioni, non consentirà di eliminare il movimento e per procedere alla cancellazione si dovrà cancellare prima il documento matrice. Come elaborare la stampa della prima nota Cliccando sul pulsante “Stampa”, si elabora un documento su supporto cartaceo della prima nota. Una finestra d’attenzione ci chiede di selezionare il periodo da stampare, ed il pulsante “Conferma” apre una finestra in cui sono riportate le causali delle registrazioni di prima nota delle quali si può selezionare la o le causali interessate. Cliccando il pulsante “Report” si avvia l’elaborazione e la stampa del documento. L’ordinamento del report di prima nota può essere cronologico o suddiviso per tipo di causale. Nel caso che la scelta dei parametri risulti errata, è possibile deselezionare tutti i parametri per poter ripetere l’operazione.
Le informazioni riportate nella stampa del report delle operazioni di Prima Nota sono: Data movimento, Causale, Descrizione dell’operazione, Numero dell’operazione, Imponibile, Imposta ed Importo Euro.
il tasto [Esc] o il pulsante “Uscita “ consentono di abbandonare la Procedura.
TABELLA CAUSALI La Tabella delle Causali è un archivio che riporta lo schema completo delle operazioni di Prima Nota. La scheda dell’archivio riporta il codice delle causali e la loro descrizione. In basso, invece, è riportata la descrizione della causale prescelta l’attribuzione contabile sul conto dare o conto avere.
Si può dire quindi, che qualsiasi movimento di Prima Nota, dal più semplice al più complesso, è guidato completamente dalle Causali di Contabilità perché consentono di verificare la sequenza, il motivo della registrazione ed il conto sul quale eventualmente reperirlo. Ad esempio: Si deve registrare un “Incasso per Conto Corrente”, l’operazione prevede una movimentazione di capitale a favore del conto disponibilità liquidi su c/c Nel Winfarm Evoluzione, una discreta quantità di causali è già inserita, ma è possibile aggiungere o variare la descrizione a seconda delle proprie esigenze. Per eseguire l’inserimento è necessario digitare il tasto [Ins] o cliccare sul pulsante [Nuovo]. E’ possibile cancellare una causale inserita o già presente in archivio; Per memorizzare un nuovo inserimento, è necessario digitare il tasto [F2] o cliccare sul pulsante [Salva]. Il tasto [Esc] o cliccando sul pulsante [Uscita], si abbandona la Procedura.
TABELLA CAUSALI PREDEFINITE La “Tabella delle Causali predefinite” è un archivio nel quale sono riportate le causali che la software house “Pharmaservice” ha impostato come fisse. L’utente può agganciare tali causali a quelle da lui impostate e personalizzate in “Tabella Causali o Prima Nota”. In altre parole, l’utente che intenda utilizzare questa tabella può identificare un movimento contabile con una descrizione da lui scelta che le serva per facilitare la reperibilità del movimento nella “Tabella Causali”, ma, essa dovrà in fare sempre riferimento alla tabella predefinita, anche in caso di azzeramento delle movimentazioni. La scheda dell’archivio riporta la descrizione ed il codice d’aggancio delle causali. consente di modificare la descrizione nella “tabella delle causali”, agganciandola alla “tabella delle causali predefinite”. La modifica consente anche di cambiare il percorso dell’attribuzione contabile sia sul conto dare o sia sul conto avere. Nel Winfarm Evoluzio ne, una discreta quantità di causali è già inserita, ma è possibile aggiungere o variare la descrizione a seconda delle proprie esigenze. Per eseguire l’inserimento è necessario digitare il tasto [Ins] o cliccare sul pulsante [Nuovo]. E’ possibile cancellare una causale inserita o già presente in archivio; Per memorizzare un nuovo inserimento, è necessario digitare il tasto [F2] o cliccare sul pulsante [Salva]. Il tasto [Esc] o cliccando sul Procedura.
pulsante [Uscita], si abbandona sia la modifica sia la
ALCUNI APPUNTI Visto il gran numero di clienti che con la precedente versione DOS utilizzavano la contabilità, il Winfarm Evoluzione ha deciso di dedicare un intero sottomenù alla contabilità. Essa può essere usata come semplice brogliaccio di farmacia o come supporto al proprio consulente amministrativo, dettagliando, quindi, quanto più possibile le informazioni memorizzate e da memorizzare. Per chi ha deciso di avvicinarsi per la prima volta all’inserimento dei dati in contabilità, abbiamo deciso di proporre alcuni appunti che pensiamo possano essere un promemoria utile. I CONTI (che cosa sono) Come primo passo per conoscere le operazioni che dovranno essere eseguite in contabilità, è fare conoscenza degli strumenti di cui dovremo continuamente servirci, e cioè dei conti. La pratica quotidiana ce ne da la nozione. E’ conto qualunque prospetto nel quale mediante somme e sottrazioni si rileva la grandezza che man mano assume l’oggetto a cui il conto si riferisce. Le espressioni “dare” e “avere” sono quelle, come si sa, normalmente usate per qualunque specie di conti. Queste espressioni sono le più ovvie e naturali per i conti intestati a persone o ditte, o enti o società, come i conti dei fornitori, e in genere dei debitori diversi. Cosa significa “Aprire un conto”: vuol dire cominciare a registrare in un prospetto dedicato ad una transazione il valore dell’oggetto al momento dell’apertura e le variazioni (del conto) che subirà per effetto delle operazioni che su di esso si faranno. Cosa significa “Chiudere un conto”: vuol dire mettere in evidenza il valore netto assunto dall’oggetto in un dato momento. Si tirano i totali di ciascuna delle due colonne e se ne fa la differenza. Questa differenza, che è l’importo che manca affinché le due colonne pareggino, si chiama “saldo”. Addebitare un conto significa registrare un importo nel dare di quel conto. Accreditare un conto significa registrare un importo nell’avere di quel conto. I CONTI e la contabilità generale A seconda della natura dei fatti che sono chiamati a rilevare, i conti possono dividersi in tre grandi classi: Conti Patrimoniali, vale a dire conti aperti alle attività e alle passività, quali figurano nel bilancio. Conti Economici, vale a dire conti aperti ai costi e ricavi che si verificano durante l’esercizio. Conti al Netto, vale a dire conti aperti al capitale netto e alle sue modificazioni. PIANO DEI CONTI Importanza del piano dei conti Nello studiare il piano dei conti del mastro, occorre tener presente la funzione del mastro, il quale non è che lo strumento per ottenere le cifre della situazione contabile. In altre parole, i conti del mastro essendo tanti canali attraverso i quali i fatti amministrativi registrati vengono distribuiti, classificati e sintetizzati in un unico quadro che il bilancio, secondo che questi canali saranno ramificati con minore o maggiore dettaglio e con minore o maggiore razionalità, il bilancio periodico dirà più o meno minutamente, a quale punto è arrivata l’azienda; e dell’esame del bilancio si potranno trarre le norme per regolare la futura amministrazione. L’importanza e la fecondità di questa visione dello stato, della “situazione” dell’azienda rende necessaria la predisposizione dei conti di mastro secondo un piano accuratamente studiato. Lo scopo del piano dei conti, che è la costruzione del bilancio in qualunque momento, da i criteri per la sua compilazione. I conti di mastro non devono essere né troppo sintetici, che la visione dell’azienda risulterebbe troppo sommaria, ed elementi meritevoli di considerazione finirebbero per sfuggire; né troppo analitici, che la
visione dell’azienda resterebbe diluita e dispersa in troppo cifre difficili ad abbracciare con un unico colpo d’occhio, oppure percepibili solo a costo di faticosi e approssimativi raggiungimenti mentali. Cercheremo di dare in criteri generali per la formazione del piano dei conti. I CONTI alle ATTIVITA’ si possono suddividere in quattro grandi gruppi: Attività Finanziarie Capitali fissi e Immobilizzazioni Materie prime e merci Crediti ATTIVITA’ FINANZIARIE - sono il denaro in cassa o disponibile presso banche perciò avremo i conti: CASSA BANCHE C/C CAPITALI FISSI e IMMOBILIZZAZIONI - nelle cose di proprietà dell’azienda si distinguono: i beni di scambio, e cioè la materia prima, le scorte, le merci, in una parola le cose destinate ad essere vendute nello stato in cui furono acquistate; i beni strumentali, ossia le cose destinate all’organizzazione dell’azienda e che funzionano come strumenti dell’attività. Tali sono gli edifici dove sono alloggiate le persone e le cose dell’azienda e dove l’azienda agisce, le macchine, gli attrezzi, i mobili e simili. Vi sono anche beni strumentali immateriali, i marchi di fabbrica, brevetti e simili. RIMANENZE – per tenere in costante evidenza il valore delle merci in magazzino occorre contabilizzare tanto i carichi quanto gli scarichi a valore di costo. A tale scopo si accendono due conti che funzionano come appare dal seguente esempio: Rimanenza Merci a principio d’esercizio Acquisti (a valore di costo) Passaggi alla Vendita (a valore di costo) Totali Rimanenza Merci a fine esercizio CREDITI – la classificazione dei crediti in varie categorie può essere utile a vari scopi. Secondo la dislocazione dei debitori, possono essere oggetto di una classificazione geografica (e.: per paesi, per regioni, per zone di rappresentanza ecc.) Secondo la categoria professionale dei debitori (per es.: fabbricanti, grossisti, dettaglianti, enti pubblici, istituti privati, ecc..) La classificazione più comune è la seguente, che è basata fondamentalmente sulla natura delle garanzie delle quali i crediti sono sorretti e cioè crediti cambiari, e crediti semplicemente chirografici. Effetti Attivi Clienti Crediti Diversi I CONTI alle PASSIVITA’ - per la classificazione dei conti di questo gruppo si possono fare considerazioni analoghe a quelle fatte sul gruppo dei crediti. Il criterio che generalmente si adotta per questa classificazione è quello del grado di liquidità del debito: Debiti di Finanziamento Fornitori Effetti Passivi Debiti Diversi
Nei conti “Crediti Diversi” (es.: conti accesi al personale dipendente per prestiti, sovvenzioni, anticipi su rimborsi, Iva pagata sugli acquisti, conti accesi ai debitori per cauzioni in contanti) e “Debiti Diversi” (Iva riscossa sulle vendite, i conti correnti dei titolari ed altri correntisti esterni, INPS per versamenti contributivi, conti accesi a creditori per depositi cauzionali in contanti rilasciati all’azienda) si rilevano i rapporti di debito e credito che non sono connessi direttamente con l’attività commerciale dell’azienda. I CONTI di GESTIONE La seconda grande categoria di conti è costituita dai conti di gestione, chiamati anche “Conti di esercizio”, “Conti Economici” o “Conti di Reddito”. Questi conti hanno il compito di raccogliere tutti i costi e tutti i ricavi che si verificano durante la gestione e di farli confluire a fine esercizio sotto forma di utili o di perdita nel conto profitti e perdite e di qui al capitale. Nelle contabilità di tipo semplice i costi e i ricavi si registrano direttamente nel conto “profitti e perdite”. Ma non appena la struttura aziendale, e di riflesso quella contabile, assume una certa complessità, ai componenti dei costi e dei ricavi deve essere dedicata una serie di conti a se, per poterli più agevolmente sorvegliare e analizzare. I conti di gestione dimostrano in quale modo e per quali destinazioni sono avvenute le variazioni del patrimonio aziendale registrate nei conti delle attività e delle passività. Abbiamo definito la contabilità come un bilancio continuamente aggiornato; possiamo ora aggiungere che nei conti delle attività e delle passività si trovano le informazioni sulle variazioni patrimoniali, nei conti di gestione la spiegazione di queste variazioni. Nei conti di gestione sta dunque il valore conoscitivo della contabilità. La CLASSIFICAZIONE dei COSTI Un primo criterio per questo lavoro di analisi scaturisce dalla considerazione che, qualunque sia l’attività intrapresa dall’azienda, i costi si possono classificare in due grandi gruppi: Costi Speciali Costi Generali I costi speciali sono quelli sostenuti per lo specifico raggiungimento dello scopo aziendale. In un’azienda commerciale come la farmacia, comprenderanno i costi delle merci acquistate, del loro stoccaggio e conservazione. I costi generali sono invece quelli sostenuti per l’andamento dell’amministrazione in generale e comprendono: le spese di vendita (provvigioni, propaganda, perdite su crediti, spese per eventuali locali adibiti a vendita ed esposizione, ecc.) e le spese di amministrazione (personale, affitto, luce, riscaldamento, cancelleria e stampati, legali ecc.) La CLASSIFICAZIONE dei RICAVI Come per i costi, anche per i ricavi si tratta di individuare quale specie di proventi possono verificarsi nella gestione; esse sono di solito: Ricavi per Vendite, rappresentati dalle fatture emesse. L’importo addebitato al cliente non si identifica mai però con l’importo della fattura. In essa, vengono addebitate cifre che costituiscono semplici rimborsi spese: bolli, imballo spese di porto ecc. Queste voci è bene separarle dall’importo netto della fattura (registrata in Avere) mediante sottoconti di rettifica (nei quali si registra in Dare). Il saldo del conto rappresenta l’importo netto delle vendite. Ricavi per Finanziari, rappresentati dagli interessi attivi. Ricavi Extra-Aziendali, rappresentati da rendite ed operazioni di carattere occasionale ed accessorio rispetto allo scopo aziendale.
CAMBIO COLLEGAMENTI ANAGRAFICI Sposta l’intera anagrafica di una ditta su un’altra.
Per aprire l’archivio di partenza è necessario cliccare due volte, in rapida successione nel campo contraddistinto con “Da…..” e ripetere l’operazione sul campo contraddistinto con “A…..”, Per avviare la conversione è sufficiente cliccare sul pulsante
Se una delle due anagrafiche è inesistente o non completa, una finestra d’attenzione avvertirà che una delle due anagrafiche non è presente. In tal caso è sufficiente controllare la scheda e ripetere l’operazione.
digitando il tasto [Esc] o cliccando sul pulsante Esci si abbandona la procedura.
GESTIONE DELLO SCADENZARIO In “Gestione dello Scadenzario” è riportato l’elenco delle transazioni economiche che sono state registrate o sono in attesa di registrazione. La procedura consente inoltre di : indicare il pagamento di una fattura o di una sola rata, modificare la forma di pagamento di una fattura, richiamare velocemente a video le rate che fanno riferimento ad un pagamento ecc..
RICERCA RATE Cliccando sul pulsante “Ricerca” o digitando il tasto funzione [F3], si avvia la ricerca degli impegni economici presenti nello scadenzario. Per eseguire una ricerca più veloce, è possibile indicare dei parametri. La ricerca può essere eseguita, ad esempio, per : DATA, consente di selezionare l’intervallo in giorni, al quale si riferisce la ricerca. Essa si può riferire alla data di emissione, di registrazione, di scadenza o pagamento delle fatture. IMPORTO, consente di ricercare le fatture in scadenza considerando solo gli importi compresi in un certo intervallo o con riferimento al totale delle fatture o alla singola rata. STATO RATE, ricerca una fattura tenendo in considerazione lo stato: Pagata, da pagare, scaduta, ecc…La selezione si può riferire solo ai grossisti, ai fornitori, ditte o a tutti gli operatori in generale. Se evidenziato il check box “Nessuna selezione”, la ricerca è generica. Inoltre, è possibile eseguire la ricerca per ragione sociale, per tipo di documento, banca d’appoggio, modalità di pagamento, numero di protocollo e numero di documento. PER NOTIFICARE IL PAGAMENTO DI UNA FATTURA O DI UNA RATA, E’ NECESSARIO CLICCARE NEL CHECK BOX IN CORRISPONDENZA DELLA DICITURA RATA PAGATA.
MODIFICA DELLO STATO DELLE RATE o dell’ACCONTO Per selezionare le rate che sono in scadenza e devono essere pagate, è necessario cliccare sul pulsante “Selez. Rate”. Questo pulsante farà aprire, in basso sullo schermo, una finestra nella quale saranno evidenziati i movimenti delle scadenze scelti per la notifica dell’avvenuto pagamento o altro. Come fare per portare il movimento in “Scadenze Selezionate” Per eseguire il trasporto del movimento contabile in “Scadenze Selezionate”, è necessario individuarlo nella lista e cliccare due volte sulla sua descrizione con il mouse. Portato il movimento oppure i movimenti contabili in evidenza, è possibile scegliere di deselezionare qualche movimentazione perché non si è più interessati alla notifica o richiamata per errore, deselezionare tutte le movimentazioni presenti perché si è deciso di rimandare l’operazione o altro. Come fare per registrare il movimento in “Scadenze Selezionate” Se invece si è deciso di modificarne lo stato, allora si procede alla registrazione evidenziando nel check box di “Rata Pagata”. Successivamente, cliccando sul pulsante conferma si procede alla modifica dello stato, la forma di pagamento, la banca, aggiungere commenti ecc... RAGGRUPPAMENTO RATE (ovvero come notificare il pagamento di più rate contestualmente) Come sopra detto, la registrazione può avvenire per una sola o per più registrazioni. La filosofia è la stessa, cioè, si richiamano le movimentazioni e si modifica lo stato evidenziando nel check box di “Rata Pagata”. L’unica differenza tra la registrazione singola e la multipla, è la domanda che viene posta cliccando il pulsante “Conferma” in cui è chiesto si desidera raggruppare in un unico documento le rate pagate. Effettivamente, viene creato un unico documento su conto corrente (es.; assegno), per visualizzare le rate di riferimento, bisognerà selezionare Dettagli. STAMPA DOCUMENTO IN SCADENZARIO Cliccando sul pulsante stampa, è possibile avere un report dello stato di tutte le scadenze. Scegliendo questa funzione, una finestra d’attenzione chiederà di scegliere se nell’elaborato da stampare si desidera visualizzare l’imponibile ed Iva di ciascuna rata. Nella procedura, una barra scorrevole indicherà la percentuale di dati caricati, ed il corredo di pulsanti consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto.
VISUALIZZARE IL DETTAGLIO UN DOCUMENTO Cliccando sul pulsante “Documento” o digitando il tasto funzione [F7], è possibile avere la scheda del documento così come esso è stato inserito, quindi, con i dati anagrafici e contabili, sui quali è possibile eseguire delle modifiche ed interrogazioni sia sui dati che sulle rate. Ed inoltre, con il tasto funzione [F4] o “Dettagli Spunta”, si può risalire alla spunta/e riferita/e al documento contabile.
Memorizza tutte le movimentazioni e le registrazioni una o più rate inserite in scadenzario.
INSERIRE UN ACCONTO AD UN DOCUMENTO GIA’ ESISTENTE Cliccando sul pulsante “Nuovo Ac.” o digitando il tasto funzione [Ins], è possibile inserire un acconto non notificato nel momento della creazione del documento contabile. L’inserimento verrà digitato nel campo riservato al “Totale Acconto Euro” e memorizzato con il pulsante “Conferma” o abbandonato con il pulsante “Esc” Durante la fase di registrazione del nuovo acconto, è automaticamente visualizzata una finestra nella quale si chiede se si desidera distribuire l’importo inserito in modo uniforme per tutte le rate. ELIMINARE UN ACCONTO Cliccando sul pulsante “Elimina Ac.” o digitando il tasto funzione [Canc], è possibile eliminare un acconto già esistente su una registrazione in scadenzario. Cliccando sul pulsante “Dett. Spunta” o digitando il tasto funzione [F4], è possibile visualizzare la spunta collegata alla registrazione riportata nello scadenzario. ELABORAZIONE SCADENZE Cliccando sul pulsante “Elab. Scad.” o digitando il tasto funzione [F9], è possibile avere un report dello stato di tutte le scadenze di un anno da considerare. Scegliendo questa funzione, una finestra d’attenzione chiederà di scegliere l’anno e, se confermato, stamperà i mesi, il numero di documento, il totale, lo stato (pagato o da pagare) delle movimentazioni in scadenza,
Il corredo di pulsanti presenti nella procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report;
Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto.
Come detto in precedenza, nello scadenzario è possibile modificare impostazioni già inserite sui movimenti contabili esistenti. Particolare rilievo assumono le modifiche che vengono eseguite alle rate. Per impostare liberamente le rate, si clicca sul pulsante “Rate Libere”. Esse possono essere impostate liberamente cioè indipendentemente dal tipo di documento. Come impostare i parametri delle rate libere Nel caso che il pulsante risulti blencato (cioè non disponibile cliccando sopra con il mouse) sarà necessario abilitare la sua funzionalità andando, sempre nel menù della Contabilità, nella procedura di “Parametri Contabili” e cliccare nel check box in corrispondenza di “Gestione Rate Libere”. Riepilogando, questa funzione consente di poter decidere se settare, cioè impostare le date di scadenza e gl’importi delle rate, manualmente, anziché automaticamente come avviene per gli importi rata condizionati dalla modalità di pagamento.
Se impostati i parametri con i quali si abilitano le rate libere, quando si seleziona il pulsante “Rate Libere”, cambia la sua dicitura in “Rate Automatiche” nel caso si voglia ritornare all’impostazione automatica. Inoltre, quando lo stato delle rare è libero, il semaforo posto in corrispondenza di “Documento con rate libere” cambia la sua colorazione da rosso in verde per indicare la variazione di stato e la disponibilità alle variazioni. E’ molto importante ricordare che, qualora si richiami un documento, cliccando sul pulsante “Documento” dello scadenzario o digitando il tasto funzione [F7], sarà visualizzata in un campo inserito tra i dati anagrafici, la dicitura “Documento con rate libere” accompagnato da una dicitura per evidenziarne lo stato e dal logo simboleggiante le chiavi, ad indicare che tale documento non può essere cancellato se non impostandolo nuovamente a rate automatiche. Nell’ipotesi si decida di ritornare all’impostazione di rate automatiche la variazione avverrà automaticamente con la scelta del tipo di pagamento abbinato.
Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc], si abbandona la procedura dello scadenzario.
TABELLA ANAGRAFICA BANCHE
E’ l’archivio nel quale memorizzare le banche con le quali si hanno rapporti abituali.
per inserire una nuova banca è necessario cliccare sul pulsante [Nuovo] o digitare il tasto [Ins]. I campi sulle informazioni principali della banca si azzerano (il termine informatico è: si blencano) per consentire di indicare la nuova banca, eventuali note, la ABI e CAB della banca ed il codice Euro. ecc. inoltre, è possibile . Il tasto [Canc] o il pulsante [Elimina] cancellano una forma di pagamento registrata in archivio. Il tasto [Esc] o il pulsante [Uscita] consentono di abbandonare la procedura.
ANAGRAFICHE COMUNI E’ l’archivio nel quale sono inserite (senza essere poste in comparti differenziati, ma in comune) le schede delle ditte, grossisti e clienti, comuni a tutti gli archivi del gestionale. La ricerca della ditte o cliente può essere eseguita digitando il nome o la ragione sociale. Ogni anagrafica è composta da quattro schede che possono essere richiamate digitando i tasti funzione [F1….F4] ed identificano: l’Anagrafica, informazioni su Prodotti e Articoli, Ditte ad essa collegate ed informazioni contabili inerenti la ragione sociale richiamata. SE SI DESIDERA INSERIRE UNA NUOVA DITTA o CLIENTE Nel caso sia necessario inserire una nuova anagrafica di un cliente o ditta si può digitare il tasto “Nuovo”. Se i dati da inserire sono riferiti ad un cliente, può essere sufficiente compilare la cartella F1–Anagrafica ed F4–Informazioni contabili. Se i dati si riferiscono a ditta, si può evidenziare il flag [F5] – Fornitore, vengono in tal modo visualizzate due schede aggiuntive F2 ed F3, sulle quali inserire altre informazioni utili, come ad esempio: sulla scheda identificata con F2 – Info Fornitore Articoli, si possono inserire informazioni inerenti le righe di comando per abilitare le trasmissioni con i grossisti, gli sconti, le campagne promozionali, i costi netti praticati dai grossisti e la tipologia di prodotti trattati dalla ditta considerata, sulla scheda F3 – Ditte collegate, abilitare o disabilitare prelevando dall’archivio di Banca Dati le ditte ad essa collegate. SE SI DESIDERA ELIMINARE UNA NUOVA DITTA o CLIENTE Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC.
Scheda
F1 - Anagrafica
Riporta i dati anagrafici, i dati fiscali, i numeri di telefono, note varie e gli indirizzi E-mail e WEB della ditta, grossista o cliente che si sta inserendo. A questo si aggiungono le informazioni Anagrafiche, telefono, fax ed indirizzo e-mail dei referenti di zona ai quali eventualmente fare riferimento.
Scheda
F2 – Info fornitore Articoli
Come sopra detto la scheda richiamata con il tasto funzione [F2], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di indicare il percorso che il computer dovrà fare per eseguire la trasmissione degli ordini.E’ previsto l’inserimento della stringa per il collegamento sia che il modem è installato sul Server sia sul terminale. La scheda inoltre, prevede l’inserimento per fasce della scoutistica e di eventuali extrasconti, l’inserimento della stringa
Scheda
F3 – Ditte Collegate
Anche la scheda richiamata con il tasto funzione [F3], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di agganciare dieci ditte differenti ad un fornitore. Le ditte in elenco sono riportare per descrizione e codice ministeriale ditta, due segni [9 9] [; ;] che indicano se la ditta è abilitata o momentaneamente disattivata.
Scheda
F4 – Info Contabili
L’ultima scheda si riferisce alle informazioni contabili come: Informazioni riguardanti il luogo di destinazione (D.D.T.), informazioni riguardanti i documenti contabili e la scheda cliente in vendita.
STAMPA MASTRINI I Mastrini è il metodo di controllo della situazione mensile di esercizio e delle registrazioni delle scritture contabili, in quanto consente di visualizzare e stampare l’elenco dei movimenti riferiti ad ogni soggetto (Ditte, Grossisti, Depositari e Clienti), di ogni conto e sottoconto. Ad ogni movimento visualizzato sul mastrino è possibile collegarsi direttamente al relativo movimento di prima nota. Per eseguire la stampa del mastrino, è necessario selezionare la ditta, il grossista o il cliente e controllare prima a video le movimentazioni, esse saranno prima riportate a video per verificare l’esattezza dei dati, successivamente si può richiedere di elaborare un documenti da mandarle in esecuzione su supporto cartaceo.
La stampa è suddivisa per gruppi e riporta tutte le movimentazioni degli importi sia in dare che in avere con i relativi totali ed il “Saldo” cioè il totale globale delle movimentazioni. I tasti funzione utili per la procedura sono: Per selezionare e stampare i mastrini di più ditte grossisti o clienti contemporaneamente, per selezionare le ditte interessate, è necessario cliccare nel check box in corrispondenza della ditta, grossista o cliente desiderato e avviare la procedura “Stampa Mastrini” o digitare il tasto funzione [F5]. Il pulsante “Stampa Mastrini” o il tasto funzione [F5] consentono di procedere alla stampa dei mastrini. Selezionando la procedura è visualizzata una finestra di dialogo che chiede il periodo di riferimento, dalla data…. alla data, con il pulsante “Conferma” si procede alla visualizzazione e successivamente alla stampa su carta o [Esc] per uscire dalla procedura. con il pulsante “Uscita” o digitando il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
Il corredo di pulsanti presenti nella procedura consentiranno di: Ingrandire o rimpicciolire l’immagine della stampa d’anteprima riportata a video; Selezionare il tipo di stampante con la quale si dovrà stampare il report; Avviare la stampa; Salvare il report, dandogli un nome per identificarlo sul disco fisso del proprio computer o su dischetto.
CONTABILITA’
LAVORI IN CORSO
PARAMETRI PER LA NUMERAZIONE AUTOMATICA DELLE RICETTE La procedura consente di stampare il numero progressivo delle ricette direttamente, utilizzando la stampante di sistema del computer di farmacia. Per stampare il numero sarà necessario indicare la data di spedizione delle ricette, il timbro della struttura erogante il numero progressivo delle ricette da stampare. Affinché tutto avvenga nella maniera più corretta, vengano cioè stampati i dati negli spazi predisposti sulla ricetta, è opportuno impostare e calibrare le coordinate esatte della posizione. Per operare con le impostazioni sopradette, nella procedura sono disponibili dei pulsanti: “Calibrazione”, “Setta Stampante” e “Stampa” dei quali vediamo subito la funzionalità.
Il pulsante “Calibrazione” esegue l’impostazione, attraverso le coordinate, della stampa dei progressivi della numerazione, del timbro e della data di spedizione della ricetta. Un particolare della posizione di stampa è visualizzato nel campo riservato a “Layout Ricetta”. In questo campo si può vedere l’anteprima della calibrazione del numero progressivo e delle altre stampe. Quindi per stampare numerazione, timbro e data di spedizione è sufficiente inserire le coordinate a e b in corrispondenza dei campi in cui dovranno essere stampate. Il pulsante “Setta Stampante”, consente d’impostare la stampante sulla quale dovrà essere eseguita l’operazione di numerazione etichette. Il pulsante “Stampa” avvia la stampa della numerazione. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consentono d’abbandonare la procedura.
REGISTRO RICETTE AUTORIZZATE (DIABETICI) SICILIA Questa procedura consente di contabilizzare e memorizzare in un apposito registro le ricette integrative dispensate dalle farmacie della regione Sicilia. Il registro consente d’inserire le ricette autorizzate abbinando al numero progressivo la data in cui è avvenuto. Nel campo riservato ai dati, è chiesto il nome del paziente, il codice del medico che ha effettuato la prescrizione ed il codice dell’Asl che autorizza la prescrizione. I prodotti possono essere inseriti senza limitazioni di quantità, ad essi corrisponde un prezzo totale che è è aggiornato contestualmente.
La procedura è dotata dei seguenti pulsanti: Il pulsante “Nuova Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl - Ins], consentono d’inserire una nuova ricetta Il pulsante “Modifica Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl - Spazio], consentono di modificare una ricetta Il pulsante “Elimina Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl +F12], consentono di eliminare una ricetta Il pulsante “Duplica Mese Ricette” o il tasto funzione [F3], consentono di eseguire una duplica delle ricette del mese Il pulsante “Stampa” o il tasto funzione [F2], consentono di eseguire la stampa definitiva della distinta contabile su supporto cartaceo. Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per inserire un nuovo prodotto in elenco.
Per cancellare l’ultima o un range di ricette errate, si utilizza il pulsante “Canc Ricetta” o il tasto funzione [Canc]. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
REGISTRO RICETTE AUTORIZZATE (INVALIDI) SICILIA Questa procedura consente di contabilizzare e memorizzare in un apposito registro le ricette autorizzate, dispensate dalle farmacie della regione Sicilia. Il registro consente d’inserire le ricette abbinando al numero progressivo la data in cui è avvenuto. Nel campo riservato ai dati, è chiesto il nome del paziente, il codice del medico che ha effettuato la prescrizione ed il codice dell’Asl che autorizza la prescrizione. Nell’area riservata ai prodotti, possono essere inserite le descrizioni dei prodotti delle ricette autorizzate, le quantità ed i totali dell’importo ricetta.
La procedura è dotata dei seguenti pulsanti: Il pulsante “Nuova Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl - Ins], consentono d’inserire una nuova ricetta Il pulsante “Modifica Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl - Spazio], consentono di modificare una ricetta Il pulsante “Elimina Ricetta” o il tasto funzione [Ctrl +F12], consentono di eliminare una ricetta Il pulsante “Duplica Mese Ricette” o il tasto funzione [F3], consentono di eseguire una duplica delle ricette del mese Il pulsante “Stampa” o il tasto funzione [F2], consentono di eseguire la stampa definitiva della distinta contabile su supporto cartaceo. Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per inserire un nuovo prodotto in elenco.
Per cancellare l’ultima o un range di ricette errate, si utilizza il pulsante “Canc Ricetta” o il tasto funzione [Canc]. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
ESPORTA e IMPORTA ARCHIVIO RICETTE E’ una procedura che si utilizza per esportare o importare i dati delle ricette, cioè, consente di portare ad esempio su un computer portatile, i dati delle ricette, elaborarli in una sede diversa dalla farmacia e riportarli nuovamente sul file ricette del gestionale.
L’operatività di questa funzione può essere attiva solo sul computer in cui risiede l’eseguibile del Winfarm Evoluzione. (Generalmente il Server).
Vista l’importanza della procedura e la difficoltà, foss’anche per l’utilizzo iniziale, consigliamo di contattare il distributore di zona o il personale dell’assistenza clienti della Pharmaservice.
TARIFFAZIONE Questo menù racchiude tutte le procedure e le operazioni utili per contabilizzare le ricette da spedire al Servizio Sanitario Nazionale. Come precedentemente detto nel paragrafo inerente i parametri tariffazione, la contabilizzazione delle ricette può essere elaborata in due modalità differenti: diretta, cioè in linea alla vendita o mensile, raggruppando le ricette per controllarle e contabilizzarle; indiretta, contabilizzare cioè le ricette in un’unica soluzione, a fine mese. Il menù della tariffazione consente, oltre le operazioni d’inserimento, modifica, controllo delle ricette, di eseguire altre funzioni quali ad esempio: eseguire eventuali consultazione o modifiche della gestione di mesi precedenti in modalità differita e contemporaneamente, essendo che gli archivi delle tariffazioni mensili sono mantenuti in memoria nel tempo. Questo consente di importare o esportare ricette precedentemente memorizzate su floppy disk o presenti su tabelle differenti da quelle del Winfarm Evoluzione e consultare statistiche e operatività varie. La caratteristica principale della tariffazione eseguita con il Winfarm Evoluzione, rimane comunque la praticità d’inserimento ricette ed il supporto del gran numero di funzioni da utilizzare. Un’altra fra le funzioni da annoverare, è ad esempio la numerazione delle ricette, con questa procedura infatti, è possibile stampigliare il numero progressivo, identificativo della ricetta, con la stampante in dotazione al sistema.
Per buona regola, consigliamo gli utilizzatori del gestionale Winfarm Evoluzione, d’impostare definitivamente già dal momento dell’installazione i “Parametri di Tariffazione”, poiché questo consentirà loro di operare in maniera corretta anche per il periodo di prova della procedura e in seguito gestire la “tariffazione” vera e propria senza dubbi. Questo consentirà d’avere la contabilizzazione e conseguentemente le distinte e le statistiche dei totali precise e corrette.
TARIFFAZIONE Selezionando dal menù “Tariffa” l'opzione “Tariffazione”, è visualizzata una finestra che anticipa l’accesso alla procedura vera e propria, nella quale sono automaticamente riportate le ultime indicazioni impostate sulla tariffazione ed i principali riferimenti utili per l’inserimento delle ricette: l’indicazione del mese e dell’anno al quale la tariffazione delle ricette si riferisce, la regione d’appartenenza, il tipo e la classe dell’ultima elaborazione. Sulla finestra è inoltre automaticamente riportato un calendario sul quale è indicata la data odierna di tariffazione e la data di tariffazione fine mese. E’ possibile modificare ed impostare un’altra data, cliccando su un’altra data differente. In questa finestra il pulsante “Tariffa” o il tasto “Invio”, avvia la procedura e quindi apre la finestra d’inserimento; il pulsante “Annulla” o il tasto [Esc] di abbandonare la tariffazione. Se si è scelto di continuare, nella finestra d’inserimento riportata a video, sono riproposte le indicazioni ed i riferimenti utili già trovati nella finestra d’anticipazione alla procedura di contabilizzazione ricette. Cliccando sul pulsante “Tariffa” o digitando il tasto [Invio], si procede all’inserimento vero e proprio delle ricette.
Per eseguire una buona tariffazione è necessario controllare l’impostazione di alcuni dati prima d’inserire i codici dei farmaci presenti sulla ricetta.
Vediamo nel dettaglio le fasi operative e l’interpretazione di ogni sua singola parte. Sulla parte alta del video troviamo le impostazioni sulla tipologia delle ricette, la classe d’appartenenza e l’azienda sanitaria di riferimento. Inoltre, il diritto addizionale (quota corrisposta in caso di chiamate notturne o fuori orario), la data di spedizione ed il check box da evidenziare se ci troviamo in presenza di ricetta con multiprescrizione. Più in basso è riportata ancora la data ed il mese di spedizione ricette, sono indicate nuovamente il tipo, la classe, l’Azienda Sanitaria Locale, gli eventuali nominativi dell’assistito ed il medico che ha spedito la ricetta.
Per richiamare i prodotti di farmaco necessari per l’inserimento dei dati sulle ricette dall’archivio, si può operare nei seguenti modi: -
Si può leggere con il lettore ottico (penna ottica), i codici a barre. E’ la modalità più utilizzata e consiste nella lettura dei bollini ottici (fustelle) applicati sulle ricette da contabilizzare. Per tariffare più pezzi dello stesso farmaco occorre leggere più volte il codice a barre del prodotto oppure digitare il numero di pezzi da inserire, seguito dal simbolo (*) e leggere una sola volta la fustella.
-
Digitazione del codice ministeriale L’inserimento consiste nell’inserimento attraverso digitazione del numero di codice ministeriale presente sulla fustella del prodotto e confermarlo con il tasto [Invio]. Se il numero di pezzi da inserire è più di uno, sarà sufficiente digitare il simbolo (*) seguito dal codice confermando l’operazione con il tasto [Invio].
-
Digitazione della descrizione per richiamare dall’archivio un farmaco, si digita il nome o parte di esso. Generalmente un farmaco si richiama per descrizione quando il codice a barre sulla ricetta è deteriorato, rotto o non leggibile.
-
Digitazione per prezzo si utilizza per tariffare i prodotti non presenti in archivio. E’ possibile scegliere se inserire sulla ricetta la descrizione del prodotto oppure no. Per inserire la descrizione del farmaco, è necessario digitare il tasto (+) seguito dal tasto [Invio], scrivere il nome, indicare la classe, lo sconto ecc.. Se si desidera inserire solo l’importo, si digita (+) seguito dalla cifra e si conferma con il tasto [Invio]. L’importo inserito in ricetta avrà la dicitura: “Prodotto per prezzo”.
Nella procedura i farmaci in ricetta da contabilizzare riportano le seguenti informazioni: numero di pezzi presenti in ricetta, Descrizione, Prezzo, Classe di appartenenza del prodotto, l’Aliquota Iva e se il prodotto è soggetto oppure no allo sconto per il S.S.N. (ad eccezione dei prodotti galenici, dell’ossigeno e gli autorizzati.
Sulla destra del video, nella sezione riservata agli importi totali della ricetta, sono riportatI gl’importi dei diritti addizionali, il lordo della ricetta, l’eventuale ticket corrisposto dal cliente all’acquisto dei farmaci, la quota fissa cui sono soggetti gli utenti che non sono esenti totali, la quota di partecipazione della ASL per conto del servizio sanitario nazionale, il numero di pezzi in ricetta ed il totale cliente. Il numero dell’ultima ricetta tariffata Il numero della ricetta è contraddistinto dalla sigla d’identificazione della classe e si riferisce l’ultima ricetta conteggiata. E’ necessario tenere in considerazione questo numero identificativo per evitare che si possa creare confusione tra le ricette tariffate e quelle ancora da tariffare. I pulsanti direzionali presenti nella videata, sotto il numero progressivo della ricetta, consentono di scorrere l’elenco delle ricette già tariffate per consentirne sia la visualizzazione sia la modifica. I farmaci soggetti a Nota, gli antibiotici, gli stupefacenti, le Fleboclisi, le fleboclisi monodose multipli ecc., sono riportati con segnalazione nella sezione posta in basso dello schermo, campo delle “Segnalazioni”, ed evidenziata con sfondo nero. In esso è contenuta la descrizione per intero della nota o segnalazione, il ticket unitario e l’eventuale prezzo di rimborso, le indicazioni sui decreti legge che assegnano la concedibilità o meno ad un farmaco, la data in cui è avvenuta la variazione ed altre informazioni di tipo legislativo. Alla sua destra i totali della mazzetta corrente, le quote percepite, il totale cliente, totale ASL e Lordo.
OPERAZIONI DA ESEGUIRE PRIMA DELL’INSERIMENTO RICETTE Prima di cominciare l’operazione di tariffazione è indispensabile verificare il Tipo e la Classe della ricetta che andremo ad inserire. Se esse dovranno essere modificate è necessario spostarsi sui campi delle tipologie e delle classi, in alto sulla videata, ed aprire le finestre di scelta per selezionare quella desiderata. Il pulsante “Parametri” o il tasto [F8] consentono di aprire la finestra di dialogo nella quale sono presenti tutti i PARAMETRI DI TARIFFAZIONE (Legislativi, Gestionali, dell’archivio dei tipi, delle classi e della tariffazione in linea alla vendita). Consente in altre parole di modificare o sostituire alcune impostazioni sulle schede presenti nel menù “Parametri”. Riepiloghiamo nel dettaglio il contenuto delle schede. PARAMETRI GESTIONALI sono le impostazioni che interessano le funzioni operative e pratiche della tariffazione ricette, ad esempio: gestire la multiprescrizione o il diritto addizionale come fissi, avere controlli sui prodotti in revoca, invendibili o con variazioni, gestire acconti, Asl e barcone, indicare gli acconti da richiedere, il numero di copie di distinta da eseguire ecc. Questi parametri vengono generalmente inseriti unitamente all’installazione del gestionale, ma possono essere modificati in qualsiasi momento man mano che si hanno esigenze o intervengono disposizioni legislative particolari. I parametri sono differenti da regione a regione, a volte anche da Asl ad Asl, in ogni modo il gestionale Winfarm Evoluzione consente di indicare con molta facilità le impostazioni. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
PARAMETRI LEGISLATIVI Riguardano principalmente le impostazione delle varie fasce di Sconto SSN, l’importo delle quote in ricetta a carico del paziente, le trattenute Enpaf - Sindacali Convenzionali, le trattenute in base all’art. 7 Legge 724/94, l’inserimento dello sconto sulle ricette per invalidi di gerra ecc. Per eseguire la variazione dei parametri è sufficiente spostarsi sul campo interessato con i tasti direzionali, inserire il nuovo valore e confermare la scelta con il tasto [Invio] tutte le opzioni che seguono fino all’ultima opzione e quindi all’’uscita della procedura. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura. CLASSI RICETTE E’ l’archivio nel quale inserire o modificate le classi, dove per classi s’intendono i raggruppamenti delle ricette così come viene richiesta la ripartizione parte della ASL d’appartenenza. Tali classi devono essere definite dall’utente con installazione della procedura e, nel caso di modifica variare la tipologia prima di eseguire la tariffazione. I tasti funzione utili per l’inserimento o la modifiche delle ricette sono: Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per Classe in elenco
inserire una nuova
Il pulsante “Modifica” o il tasto [F3] consente di per modificare il campo su cui si è posizionati Il pulsante “Elimina” o il tasto[Canc] consente di per evidenziata
eliminare la Classe
Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura. TIPI RICETTE In archivio sono preimpostate le tre tipologie di ricetta (Esente Tot., Ticket 50%, Quota ric.) per operare in tariffazione . Per inserire o modificare le tipologie, si utilizzano i seguenti tasti funzione: [Invio] per modificare i dati sulla tipologia cui si è posizionati; [Canc] eliminare la tipologia evidenziata; [Ins] per inserire una nuova tipologia all’elenco; [Esc]esce dalla procedura. I tasti funzione utili per l’inserimento o la modifiche delle ricette sono: Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per inserire un nuovo tipo ricetta in elenco. Il pulsante “Modifica” o il tasto [F3] consente di per modificare il campo su cui si è posizionati. Il pulsante “Elimina” o il tasto[Canc] consente di per ricetta evidenziata.
eliminare il tipo
Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
TARIFFAZIONE IN LINEA ALLA VENDITA Questa procedura è utilizzata per consentire di memorizzare e tariffare una ricetta durante la vendita. Per impostare ed abilitare direttamente i parametri della tariffazione ricette durante la vendita, è necessario evidenziare i check box in corrispondenza delle varie opzioni ed indicare le varie tipologie ele classi presenti negli archivi. Se in tabella il parametro “Tariffazione automatica” non è evidenziata, quando si conferma la chiusura vendita mutualistica, sarà proposto automaticamente di inserire i dati sulla ricetta.
I dati richiesti si riferiscono al mese, alla classe, alla ASL d’appartenenza, al medico ed eventuali diritti addizionali. La procedura consente inoltre, di impostare la numerazione progressiva delle ricette sia in tempo reale sia in tempo reale sulla descrizione del prodotto. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
Il pulsante “Completa Ricetta”, chiude manualmente la ricetta con un solo pezzo. Il pulsante “Copia Ricetta” o il tasto [F3] eseguono una DUPLICA dell’ULTIMA RICETTA TARIFFATA. Spesso, durante tariffazione, è possibile trovare delle ricette Galeniche, Ossigeno o A.I.R. uguali e consecutive tra loro incrementando automaticamente il numero progressivo delle ricette già contabilizzate. Il pulsante “Apri Ricetta” o il tasto [Ctrl spazio] consentono di aprire una ricetta già chiusa per poterne modificare il contenuto. Il pulsante “Apri Ricetta” se selezionato, cambia automaticamente in “Chiudi Ricetta” durante la modifica, per consentire di memorizzare la ricetta modificata. CANCELLAZIONE SINGOLA RICETTA Per cancellare l’ultima o un range di ricette errate, si utilizza il pulsante “Apri Ricetta” o il tasto funzione [Canc]. In tal caso si clicca nel check box che indica la scelta della singola o più ricette da cancellare, confermando la scelta con il tasto invio o si annulla l’operazione digitando [Esc] per abbandonare la cancellazione. CANCELLAZIONE PIU’ RICETTE Come sopra detto, se le ricette da cancellare sono molte, si dovrà cliccare nel check box di “Cancella Più ricette” ed indicare il range. VISUALIZZAZIONE ELENCO DELLE RICETTE Il pulsante “Elenco Ricette” o il tasto funzione [F2], consentono di aprire l’archivio delle ricette già tariffate per consentirne la visualizzazione e l’eventuale modifica. Vediamo ora nel dettaglio le funzioni che possono essere utilizzati da questa procedura.
I tasti direzionali consentono di spostarsi sulla sulla pagina precedente o successiva di ricette già contabilizzate per consentirne la visualizzazione o la modifica. il pulsante “Seleziona” riporta a video la ricetta dell’elenco sulla quale si è al momento posizionati.
il pulsante “Prodotto” apre la finestra di ricerca per descrizione dei prodotti per scegliere quello che sarà poi ricercato tra le ricette in elenco. In altre parole, questo pulsante consente quindi di estrapolare solo le ricette sulle quali è presente il prodotto desiderato. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
MODIFICA BLOCCO Una delle peculiarità che rendono facile l’uso della tariffazione gestita con il Winfarm Evoluzione è proprio la possibilità di sostituire sia la tipologia sia la classe ad un intero intervallo di ricette errato utilizzando una sola funzione. In questo caso la l’operazione si può eseguire cliccando il pulsante “Modifica Blocchi” o il tasto funzione [F9]. In tal caso è necessario indicare il numero della ricetta di partenza e d’arrivo, cliccare nel check box corrispondente al tipo di cambiamento che si desidera attivare: una nuova tipologia o classe, una nuova Asl o cambiare la data di tarifazione delle ricette consentendo così di modificare anche i prezzi ai prodotti in ricetta aggiornandoli alla nuova data. Il pulsante esegui avvia la barra di scorrimento che conteggia in percentuale le variazioni apportate, mentre il pulsante Uscita abbandona la procedura senza eseguire le modifiche richieste.
SPOSTA RICETTE
Il pulsante “Sposta Ricette” o il tasto funzione [Ctrl+F9], consentono cambia la posizione ad un intero blocco di ricette consentendo di sostituire il range errato con uno nuovo. Ad esempio se si desideri spostare le ricette dal numero 19 al numero 220 dopo la ricetta 1351, il campo da 19 a 220 rimane vuoto per consentire di inserire nuove ricette sostitutive. Lo spostamento si può riferire al mese di tariffazione o ad un altro mese residente in archivio. Selezionando l’opzione “Esegui” si procede con il trasferimento e con “Esci” si abbandona la funzione STAMPA DISTINTA 100 Se impostata nei parametri, la procedura di tariffazione prevede la stampa delle 100 ricette tariffate in automatico contestualmente con la chiusura dell’ultima ricetta della mazzetta 100. Inoltre, si può scegliere se avere 1 o più copie della stampa. Generalmente la funzione di stampa ricette 100, viene eseguita quando si sono avuti problemi con la stampante e non si è stampato in automatico il riepilogo o per controllare su supporto cartaceo i prodotti presenti nella mazzetta. STAMPA DISTINTA CONTABILE RIEPILOGATIVA Selezionando “Stampa Distinta” si elabora e si stampa il conteggio di tutte le ricette in assistenza normale ed in assistenza autorizzata (Integrativa), tariffate nell’arco del mese. L’avvio della procedura di stampa della distinta prevede l’impostazione delle varie fasce di sconto (le aliquote variano a seconda della tipologia di farmacia), confermando con il pulsante i dati, si apre la finestra riservata ai conteggi degli importi, sia in accredito che in addebito delle ricette normali e in assistenza integrativa, di rettifiche relative a mesi o ad anni precedenti.
La finestra “Emissione Distinta Regione …” riporta in automatico: la data mese/anno e la data in cui si emette la distinta, la tipologia dell’attività di farmacia e l’acconto richiesto il mese precedente (di volta in volta memorizzato). E’ invece necessario inserire l’acconto del mese in corso, l’eventuale rettifica in accredito e in addebito ed il numero di copie da stampare.
Il pulsante “Anteprima” o il tasto funzione [F1], consentono di visualizzare l’anteprima della distinta contabile riepilogativa, elenco mazzette, distinta riepilogativa ricette integrative, elenco mazzette suddivise per Asl, riepilogo statistico ricette. Il pulsante “Stampa” o il tasto funzione [F2], consentono di eseguire la stampa definitiva della distinta contabile su supporto cartaceo. Il pulsante “Annulla” o il tasto funzione [Esc], consentono abbandonare la procedura. Vediamo ora nel dettaglio le visualizzazioni che possono essere elaborate come anteprima di stampa utilizzando il pulsante “Anteprima” o il tasto funzione [F1]. Per selezionare l’anteprima di stampa desiderata, è necessario cliccare nel pulsante d’opzione in corrispondenza della descrizione di stampa. Il pulsante “Conferma”, consente di visualizzare l’anteprima.
ANTEPRIMA DELLA DISTINTA RIEPILOGATIVA CONTABILE Il frontespizio della Distinta Contabile Riepilogativa, da consegnare al S.S.N., può variare a seconda delle normative regionali o delle singole ASL. In esso sono riportati i dati anagrafici, la tipologia per fatturato della farmacia, (se urbana o rurale, se con fatturato superiore o inferiore ad € 258.228,45) da contrassegnare barrando il quadratino con la tipologia e fatturato corrispondente. In automatico è riportato il numero di ricette spedite nel mese, le eventuali rettifiche, le trattenute (ENPAF, Sindacali, Convenzionali) l’importo del ticket già incassato, l’acconto richiesto sulla distinta precedente e l’acconto da richiedere in base alle ricette tariffate, l’importo netto da corrispondere alla farmacia, la segnalazione da segnalare manualmente in caso di pagamento da effettuarsi a favore della CREDIFARMA ed il campo riservato ai timbri, della farmacia da apporre alla data di consegna e della ASL che appone alla data di ricevimento.
ANTEPRIMA DELL’ELENCO DELLE RICETTE Visualizza l’anteprima della distinta riepilogativa del totale ricette contabilizzate suddivise in mazzette da 100. Il report interessa il numero ricette totale suddiviso in gruppi da 100 e , per ogni gruppo e per il totale globale, riporta: gli importi lordo e netto e l’importo del ticket .
ANTEPRIMA DELLA DISTINTA RIEPILOGATIVA RICETTE INTEGRATIVE Sul frontespizio dell’anteprima della Distinta Contabile Riepilogativa delle ricette Integrative, sono riportati i dati anagrafici della farmacia ed in automatico il numero di ricette contabilizzate nel mese di riferimento, le eventuali rettifiche (in addebito o in accredito), l’importo netto da corrispondere alla farmacia, dato dalla somma delle righe precedenti ed il campo riservato ai timbri, della farmacia da apporre alla data di consegna e della ASL che appone alla data di ricevimento.
ANTEPRIMA DELL’ELENCO RICETTE SUDDIVISE PER ASL Visualizza l’anteprima della distinta contabile riepilogativa del totale ricette contabilizzate e suddivise per ASL di tariffazione. Per ogni ASL è riportato il numero di ricette tariffate, l’importo lordo e netto contabilizzato, l’importo del ticket e dello sconto ed il totale globale di tutte le ricette del mese.
ANTEPRIMA DEL RIEPILOGATIVO STATISTICO DELLE RICETTE La stampa delle statistiche di tariffazione fornisce il riepilogo l’elenco dei raggruppamenti per classi di ricette contabilizzate, per ogni classe è riportato, il numero di ricette e di pezzi spediti, l’importo lordo, netto e ticket. Inoltre, sono visualizzati lo sconto e le quote ricetta ed il valore medio globale per ricetta di farmaco e ricette in Assistenza Integrativa.
FILE FEDERFARMA La Nuova Convenzione ha previsto che si esegua la spedizione tramite Floppy Disk o la trasmissione via modem dei dati della Distinta Contabile Riepilogativa alle Associazioni di categoria per la raccolta dei dati ricette secondo le modalità ed il tracciato record previsto da Federfarma. Questa procedura può essere avviata solo dopo aver emesso la distinta contabile riepilogativa. La procedura che genera il file ricette federfarma, visualizza una finestra nella quale dovranno essere inseriti dei dati inerenti il mese, l’anno di tariffazione, codice farmacia ed Asl, il tipo di farmacia (Privata, se urbana o rurale,comunale sussidiata…) ed il suo fatturato (se con fatturato superiore o inferiore ad € 258.228,45). Il file potrà essere inviato tramite un programma esterno al gestionale, dischetto o posta elettronica. Per scegliere il tipo di trasmissione è necessario cliccare nel pulsante d’opzione scelto e successivamente sul pulsante “Esegui”. Una barra percentuale (barra che visualizza la percentuale di dati letti) visualizzarà il numero di ricette elaborate e successivamente avvia automaticamente la trasmissione.
I dati inseriti ed il protocollo per le trasmissioni, contribuiranno ad identificare il file da trasmettere a Federfarma. Il pulsante “Tariffazione Automatica” consente di eseguire la tariffazione utilizzando uno scanner per la lettura automatica delle ricette. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
IMPORTAZIONE PRODOTTI ARTSANA Selezionando questa procedura è possibile caricare i prodotti, costi, sconti ed ulteriori informazioni sul parafarmaco della ditta ARTSANA. Tali informazioni vengono fornite dalla stessa ditta e spesso possono essere residenti su floppy disk o su file ricevuti via modem e memorizzati nelle cartelle dell’hard disk o del gestionale. Per aprire e visualizzare un file dalle cartelle residenti sul disco fisso del computer, si può cliccare sul pulsante [F9] “Sfoglia“, posto a lato del campo d’inserimento del nome del file da elaborare, saranno visualizzati i file e le cartelle presenti sul disco fisso, dalla quale richiamare il file da caricare. Se il file è presente sul Floppy disk, è sufficiente indicare l’unità drive (A:) nel percorso del “Nome file da elaborare”.
Il pulsante “Importa Prodotti“ procede con l’importazione dei prodotti “Artsana” esistenti nella procedura o su dischetti. Il pulsante “Uscita“ o il tasto [Esc] consentono di uscire e abbandonare la procedura.
IMPORTA NUOVA PERSONALIZZAZIONE Questa procedura non rientra fra le procedure che si eseguono normalmente con il gestionale di farmacia, essa prevede l’inserimento del file nel quale sono contenuti i dati di personalizzazione del gestionale. Quest’operazione si esegue generalmente allorquando c’è qualche cambiamento nei dati anagrafici di farmacia, ad esempio: il titolare, l’indirizzo (per trasferimento farmacia), partita Iva, ragione sociale (in caso di società), ecc.. L’importazione può essere eseguita in diversi modi: tramite floppy, Cd Rom, Interneth o con collegamento per al nodo FTP (collegamento che sfrutta Interneth ma diretto con la software house). Se il file è presente sull’Hard Disk del computer, è sufficiente reperirlo tra gli altri applicativi, scegliendolo dalla cartella nella quale esso è residente.
AGGIORNA SOFTWARE La procedura “Aggiorna Software (Live Update)” è utilizzata per eseguire l’aggiornamento, la revisione o il riallineamento delle procedure al Winfarm Evoluzione, attraverso un collegamento che la nostra Area Sviluppo fornisce periodicamente. Per eseguire l’aggiornamento è sufficiente cliccare sul pulsante “Start” o digitare il tasto [Invio] presenti nella finestra di dialogo. Le operazioni eseguite in automatico saranno visualizzate man mano che diverranno attive.
Il pulsante “Start” o il tasto [Invio], procede con il prelievo della lista di file che andranno ad eseguire le variazioni. Il pulsante “Chiudi” o il tasto “Esc”, consentono di abbandonare la procedura.
STAMPA DELLE ULTIME VARIAZIONI DI REVOCA La procedura consente di riportare a video un’anteprima del report o stampare le variazioni di revoca che sono presenti negli aggiornamenti di farmaco e parafarmaco eseguiti su supporto cartaceo. La procedura inoltre, è dotata di pulsanti che consentono di:
di scorrere l’elenco spostandosi di una riga o di una pagina per volta; d’ingrandire o rimpicciolire la stampa a video del report; d’impostare ed indicare la stampante con la quale elaborare il documento di stampa (selezionando questo pulsante, sarà riportato automaticamente il nome della stampante che si utilizzerà per la stampa e, solo se essa è indirizzata verso un’altra stampante, sarà necessario indicare la nuova impostazione). Manda direttamente in esecuzione la stampa del report. apre la finestra di dialogo Windows nella quale è possibile indicare il percorso o la directory in cui memorizzare il file del report. consente di abbandonare la procedura
STAMPA ULTIME VARIAZIONI DI PREZZO La procedura consente di riportare a video un’anteprima del report o stampare le variazioni di prezzo che sono presenti negli aggiornamenti di farmaco e parafarmaco eseguiti su supporto cartaceo. La procedura inoltre, è dotata di pulsanti che consentono di:
di scorrere l’elenco spostandosi di una riga o di una pagina per volta; d’ingrandire o rimpicciolire la stampa a video del report; d’impostare ed indicare la stampante con la quale elaborare il documento di stampa (selezionando questo pulsante, sarà riportato automaticamente il nome della stampante che si utilizzerà per la stampa e, solo se essa è indirizzata verso un’altra stampante, sarà necessario indicare la nuova impostazione). Manda direttamente in esecuzione la stampa del report. apre la finestra di dialogo Windows nella quale è possibile indicare il percorso o la directory in cui memorizzare il file del report. consente di abbandonare la procedura
CONTROLLO VARIAZIONE PRODOTTI E’ la procedura utilizzata per controllare le variazioni di prezzo o di concedibilità che i prodotti hanno subito con l’inserimento degli aggiornamenti di banca dati. L’interrogazione si può riferire all’ultimo aggiornamento considerato oppure ad un periodo più o meno lungo, scelto dall’utente. Infatti, inserendo una data di partenza ed una data d’arrivo al quale si è interessati, è possibile controllare tutte le variazioni che in tale periodo sono avvenute. L’interrogazione può essere riferita alle sole variazioni di Prezzo, di Concedibilità o delle sole revoche, evidenziando le variazioni desiderate nei check box corrispondenti. Inoltre, la selezione “Visualizzo solo Articoli con giacenza positiva” consente di limitare la consultazione a tutti i prodotti che hanno una giacenza positiva di farmacia o magazzino.
Per agevolare la consultazione, si è deciso di riportare la legenda delle colonne di riferimento presenti nella testata del controllo.
Il pulsante “Stampa” riporta su supporto cartaceo le variazioni presenti nella richiesta di consultazione. Il pulsante “Avvia”, procede con l’elaborazione e l’estrapolazione della lista dei prodotti che hanno avuto delle variazioni. Il pulsante “Uscita” o il tasto “Esc”, consentono di abbandonare la procedura. La combinazione di tasti [Ctrl +E] o il pulsante “ Valori in Euro “, consentono si commutare i prezzi dei prodotti in lista da Lire i Euro e viceversa. Il pulsante “ Informazioni sul Prodotto “ o il tasto funzione [F12], consentono di aprire una scheda nella quale sono riportate tutte le informazioni possibili sul prodotto. Il pulsante “Note interne“, visualizza nella procedura, eventuali commenti e note di segnalazione inserite dall’utente; Il pulsante “Similari“ consente di aprire l’archivio per la ricerca dei farmaci similari del prodotto richiamato.
TABELLE Il menù “Tabelle” riporta l’elencazione delle voci presenti nelle relative schede degli archivi. Indichiamo in questa presentazione la struttura di alcune tabelle. Gli archivi che le compongono, possono essere già dotati di elenchi già inseriti o da inserire . Facciamo l’esempio di alcuni archivi presenti nel menù: L’archivio SOSTANZE, in esso sono già presenti le schede relative a 10311 sostanze. Su ogni scheda è indicato il codice identificativo, la descrizione della sostanza e gli eventuali collegamenti possibili con altri codici ATC. Inoltre, informazioni sulla tipologia (se obbligat.) se solo per uso veterinario e l’eventuale scadenza del brevetto. L’archivio CODICI ATC/GMP riporta anch’esso l’elenco di 6176 schede sulle quali sono indicate le descrizioni dei codici ATC/GMP ed il loro codice identificativo. L’archivio dell’ANAGRAFICA DITTE; sulle schede presenti nell’archivio sono contenuti i dati anagrafici, l’indirizzo, i numeri di telefono e fax ed inoltre un eventuale referente della ditta che l’utente può contattare per eventuali ordinativi di merce. Sulla scheda si possono trovare i dati inerenti gli sconti ed eventuali extrasconti sulle classi A, B, C e sul parafarmaco, il calcolo dello sconto globale, il numero di giorni di pagamento e se lo sconto applicato è al netto o al lordo, e come promemoria l’indirizzo del referente della ditta. L’archivio dell’ANAGRAFICA CLIENTI invece, non è dotato di schede pre-impostate, è quindi l’utente che inserirà i dati dei suoi Clienti indicando i dati anagrafici dettagliati, i valori economici e gli acquisti. Lo stesso dicasi per l’archivio dell’ANAGRAFICA FORNITORI, non ha schede pre-impostate, esso è uno degli archivi che hanno una particolare importanza perché coordina molte procedure del gestionale (es.: ordini, contabilità, spunte). Quindi, l’operatore dovrà impostare le schede nelle quali sono inseriti i dati anagrafici dei Fornitori (grossisti), la tipologia merceologica trattata, i numeri telefonici del fornitore e dei suoi referenti ed impostare e indicare i percorsi per i collegamenti via modem degli ordini. Inoltre, inserire le percentuali di sconto fatte dal grossista sulla quantità di merce acquistata. Le altre tabelle presenti nel menù si riferiscono ad archivi che nella maggior parte dei casi hanno i dati preimpostati, ad eccezione della tabella Raggruppamento Degrassi nella quale è necessario modificare i dati, indicando dei raggruppamenti desiderati per la catalogazione delle merci di farmacia. In ogni caso, la funzione principale di tutte le tabelle, è quella di fornire informazioni ed avvertenze indispensabili durante l’utilizzo dell’intero gestionale.
ARCHIVIO MEDICI La scheda dell’anagrafica dei Medici è composta da tre schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o digitando il tasto [Alt] e la lettera sottolineata della descrizione, ad esempio: S per Selezione, G per Generalità e A per Altro. La scheda Selezione riporta l’elenco dei medici presenti in archivio, per ogni medico è riportato il numero di codice di catalogazione in elenco, la città e la provincia in cui esso opera. La scheda Generalità riporta il nominativo, l’eventuale specializzazione, indirizzo, cap, città provincia e regione d’appartenenza, telefono, fax e note di commento. La scheda Altro riporta il suo codice fiscale, la sua partita iva, l’e-mail e se dispone, anche del sito web.
La procedura è dotata dei seguenti pulsanti: Il pulsante [Tutte] o il tasto funzione [F12] consentono di richiamare e visualizzare l’elenco di tutte le città in ordine alfabetico. Per INSERIRE un NUOVO MEDICO Il pulsante [Nuovo] o il tasto [Ins] consentono di aggiungere all’elenco il nominativo di un nuovo medico. L’inserimento prevede la compilazione della scheda “Generalità e Altro”. I nuovi inserimenti, potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per MODIFICARE i dati di un MEDICO Il pulsante [Modifica] o il tasto [F3] consentono di modificare alla procedura i dati del Medico presenti in archivio. I dati modificati potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per ELIMINARE l’anagrafica di un MEDICO Il pulsante [Elimina] o il tasto [Canc] rimuovono dall’archivio, il nominativo del medico sul quale si è al momento posizionati. Il pulsante [Uscita] o il tasto [Esc] consentono di abbandonare la procedura
ARCHIVIO CITTA’ Nel gestionale, l’archivio delle città è già pre-impostato, in esso sono presenti i dati inerenti il CODICE IDENTIFICATIVO, la DESCRIZIONE, il CAP e la PROVINCIA d’appartenenza, di tutti i comuni d’Italia ed i nominativi degli stati esteri. Come la maggior parte degli archivi, anche l’anagrafica delle Città è composta da due schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo (Selezione o Dati) o sulla lettera corrispondente a quella sottolineata nella loro descrizione.
La procedura è dotata dei seguenti pulsanti: Il pulsante [Tutte] o il tasto funzione [F12] consentono di richiamare e visualizzare l’elenco di tutte le città in ordine alfabetico. Per INSERIRE una NUOVA CITTA’ Il pulsante [Nuovo] o il tasto [Ins] consentono di aggiungere alla procedura una nuova città. L’inserimento prevede la compilazione della scheda “Dati”. I nuovi inserimenti, potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per MODIFICARE i dati di una CITTA’ Il pulsante [Modifica] o il tasto [F3] consentono di modificare alla procedura i dati delle ASL presenti in archivio. La modifica prevede la variazione dei dati presenti nella scheda “Generalità” e, potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per ELIMINARE una CITTA’ Il pulsante [Elimina] o il tasto [Canc] rimuove la CITTA’ dell’archivio sulla quale si è al momento posizionati.
Il pulsante [Uscita] o il tasto [Esc] consentono di abbandonare la procedura
ARCHIVIO ASL L’archivio dell’anagrafica delle ASL è composta da due schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o sulla lettera corrispondente alla lettera sottolineata in descrizione: S per Selezione, D per Dati. Per l’archivio delle ASL, i dati non sono stati pre-impostati come per altri archivi, ma è l’utente che dovrà inserirli man mano che c’è l’esigenza sul gestionale.
La procedura è dotata dei seguenti pulsanti: Il pulsante [Tutte] o il tasto funzione [F12] consentono di richiamare e visualizzare l’elenco di tutte le ASL presenti nella procedura. Per INSERIRE una NUOVA ASL Il pulsante [Nuovo] o il tasto [Ins] consentono di aggiungere alla procedura nuove ASL. L’inserimento prevede la compilazione della scheda “Generalità”. I dati dei nuovi inserimenti, potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per MODIFICARE una ASL Il pulsante [Modifica] o il tasto [F3] consentono di modificare alla procedura i dati delle ASL presenti in archivio. La modifica prevede la variazione dei dati presenti nella scheda “Generalità” e potranno essere memorizzati utilizzando il tasto funzione [F10]. Per ELIMINARE una ASL Il pulsante [Elimina] o il tasto [Canc] rimuove l’ASL dell’archivio sulla quale si è al momento posizionati. Il pulsante [Uscita] o il tasto [Esc] consentono di abbandonare la procedura
INFORMAZIONI DI SISTEMA Visualizza le informazioni generali del gestionale. La maschera riportata a video è suddivisa in due parti: a sinistra si trovano le informazioni inerenti la licenza d’uso, le caratteristiche del sistema (Sistema Operativo, postazione di lavoro, velocità cpu indirizzo IP) e le caratteristiche del software la release corrente, l’ultimo aggiornamento ed il percorso della base dati. Sulla parte destra dello schermo invece, troviamo le impostazioni di rete, infatti, è possibile identificare il server fisico e quello logico, le postazioni installate, gli automatismi del Client e del Server (se avere l’accesso diretto in vendita, controllare se ci sono impegni in agenda, se chiudere automaticamente il libro giornale ecc.) e l’impostazione dei parametri vari (ricercare solo i prodotti trattati, scegliere quale operatore può accedere alla variazione delle giacenze, calcolo dei valori di magazzino e se nella configurazione è previsto un lettore di badge. La maschera è corredata inoltre di pulsanti per: Eseguire una duplica degli archivi vuol dire conservare la situazione, di quel momento, di tutti i files in memoria. Per rendere meglio l’idea, sarebbe come fotografare l’intero contenuto della procedura e conservarlo. E’ importante eseguire spesso la duplica con regolarità, perché in caso di danno ai files della procedura, a causa del malfunzionamento del computer o altri problemi che si possono verificare, si può ripristinare la situazione in qualsiasi momento perdendo solo poche transazioni e mantenendo la storia statistica del gestionale. Per avviare la duplica è sufficiente cliccare nei check box in corrispondenza dell’opzione scelta. Si ha ragione ad eseguire una duplica solo se gli archivi del gestionale sono movimentati. Si può eseguire una duplica sia del server fisico sia del server logico, il backup sia del server fisico sia del server logico. Un promemoria indica la data dell’ultima esecuzione di duplica o backup. Il pulsante [Uscita] o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
La scheda delle informazioni di sistema è corredata inoltre, di pulsanti operativi inerenti la memoria del sistema, il tipo di scrittura e l’impostazione dei margini nelle stampe da eseguire. Se si desidera eseguire delle modifiche alle impostazioni riportate cliccando su tali pulsanti, consigliamo di eseguirli chiedendo un supporto tecnico da parte del servizio tecnico della Pharmaservice o dei distributori di zona con i quali si ha un rapporto di assistenza. In ogni caso:
il pulsante “Monitor Memoria”, serve a visualizzare la disponibilità di memoria sull’intero sistema di rete.
il pulsante “Tipo Scrittura”, consente di impostare la tipologia di scrittura sul Data Base. I tipi di scrittura possono essere due: Sincrono e Asincrono. La scrittura sincrona è più diretta, ha quindi dei tempi di risposta più veloce ma rallenta altre funzioni del D.B, diametralmente opposta la tipologia asincrona che non è immediata ma velocizza le prestazioni.
il pulsante “Imposta Margini”, consente d’indicare i margini desiderati, con i quali la procedura dovrà operare per la stampa dei report. Nella procedura i valori da inserire sono espressi in millimetri e decimali, pulsanti “Salva” ed “Esci” consentono di memorizzare o abbandonare la funzione.
il pulsante “Imposta Server Logico”, consente d’indicare quella che vogliamo sia la postazione, tra i computer della rete, sulla quale eseguire il salvataggio dei dati dell’intero gestionale.
Il pulsante “Esci”, esce abbandonando la scheda informativa.
ESPORTA PARAMETRI DI VENDITA La procedura serve ad esportare i parametri di vendita su file. Avviando la procedura si apre direttamente una finestra nella quale sono visualizzate le cartelle presenti sul disco fisso del computer. E’ quindi necessario indicare il percorso nel quale portare il file d’impostazione dei parametri di vendita. La directory nella quale salvare il file si può cercare tra quelle residenti sul disco fisso oppure è possibile salvare il file su floppy disk. In ogni caso è necessario, dopo aver individuato il percorso in “Salva in:”, è necessario cliccare direttamente sul pulsante “Salva” per avviare la procedura.
dopo l’apertura e l’avvio del trasferimento, una finestra d’attenzione visualizzerà l’esito del trasporto dei parametri.
IMPORTA PARAMETRI DI VENDITA La procedura serve ad importare i parametri di vendita direttamente da file. Avviando la procedura, si apre direttamente una finestra nella quale sono visualizzate le cartelle presenti sul disco fisso del computer. E’ quindi necessario indicare il percorso per reperire il file d’impostazione dei tali parametri, se il percorso è già reimpostato, la directory nella quale cercare, verrà visualizzata direttamente in “Cerca in:”
dopo l’apertura e l’avvio del trasferimento, una finestra d’attenzione visualizzerà l’esito del trasporto dei parametri
TRASFERIMENTO LIBRO GIORNALE La procedura consente di ricaricare le vendite registrate sul libro giornale direttamente in ordine. Si accede solo dopo aver inserito la parola chiave della farmacia o della software house. A questa procedura si ricorre quasi esclusivamente quando si verifica un errore durante la memorizzazione di un ordine e si perde il contenuto delle vendite registrate sul libro giornale o se si verificano dei problemi hardware ed è quindi necessario riprendere la situazione del venduto, previo controllo che i dati non sia più possibile recuperarli. Per avviare la procedura, è necessario inserire il periodo ed il giorno da ricaricare, in tal caso s’indica da quale ora fino a quale ora si dovrà ricaricare e la data, se scaricare le giacenze in farmacia o magazzino. Il pulsante “Conferma” avvia l’elaborazione che a noi viene visualizzata con una barra di scorrimento percentuale e la visualizzazione dei valori dei prodotti da elaborare e quelli elaborati.
A fine elaborazione una finestra di avvertenza ci comunicherà l’esito dell’elaborazione.
Infine, il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
AZZERA ARCHIVI La procedura elimina tutte le registrazioni contenute negli archivi sino alla data desiderata. Per eseguire l’azzeramento l’operatore dovrà cliccare nel check box corrispondente all’archivio da azzerare.
Il pulsante “Azzera” apre una finestra di dialogo in cui si chiede se si desidera azzerare l’archivio e, dopo l’azzeramento l’esito finale dell’operazione.
Il pulsante “Esci” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
GESTIONE OPERATORI E PASSWORD Gestire le Password (Parole Chiave) vuol dire abilitare all’utilizzo di determinate procedure alcuni operatori anziché altri. E’ possibile inserire una parola chiave in tutte le procedure delle quali si vogliono rendere riservati i dati, scegliendole dalla mappa delle procedure su disco. Quindi per abilitare le password è necessario selezionare l’area ed i file ai quali abbinare la password.
Il pulsante “Report Password” o il tasto [F4], apre una finestra di dialogo dotata di tre pulsanti: Operatori, Procedure e Uscita. il pulsante “Operatori” visualizza i nominativi dei soggetti che lavorano nella farmacia ai quali si può abbinare una password per accedere a determinate procedure anziché altre. Questo pulsante, inoltre, è dotato di due tasti “Seleziono Tutti” e “Stampa Report”. “Seleziono Tutti” riporta l’elenco degli operatori consentendo di abilitare tutti o disabilitare qualcuno selezionando direttamente sul pulsante di opzione posto in corrispondenza del nominativo. il pulsante “Procedure” riporta l’elenco degli operatori consentendo di abilitare o disabilitare qualcuno selezionando direttamente sul pulsante di opzione posto in corrispondenza della procedura scelta. Il pulsante “Chiudi” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
Il pulsante “Pass. Ammin” o il tasto [F3], apre una finestra di dialogo nella quale è visualizzata la vecchia Password e visualizza i campi per la modifica di una nuova Password Amministratore. Un altro campo è utilizzato per confermare l’immissione della nuova Password. I tasti “Conferma” o “Annulla” consentono di memorizzare o annullare l’inserimento ed uscire dalla procedura. Il pulsante “Pass. Standard” o il tasto [F2], apre una finestra di dialogo nella quale è visualizzato l’operatore e le procedure del menù al quale abbinare la password. il pulsante “Operatori” visualizza i nominativi dei soggetti che lavorano nella farmacia ai quali si può abbinare una password per accedere a determinate procedure anziché altre. Questo pulsante, inoltre, è dotato di due tasti “Seleziono Tutti” e “Stampa Report”. “Seleziono Tutti” riporta l’elenco degli operatori consentendo di abilitare tutti o disabilitare qualcuno selezionando direttamente sul pulsante di opzione posto in corrispondenza del nominativo. il pulsante “Procedure” riporta l’elenco degli operatori consentendo di abilitare o disabilitare qualcuno selezionando direttamente sul pulsante di opzione posto in corrispondenza della procedura scelta. Il pulsante “Chiudi” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
Per rendere più immediata la visualizzazione dello stato di accesso delle password, si è evidenziato con un semaforo rosso o verde, lo stato di accesso o di blocco alle procedure.
Il pulsante “Abilita Password” o il tasto [F6] apre una finestra in cui è visualizzato l’albero delle procedure del gestionale, dal quale si può scegliere se abilitare o disabilitare le password esistenti su una procedura. Se si sceglie di selezionare la disabilitazione, sarà visualizzata una finestra di dialogo nella quale è indicato che qualora si volesse sbloccare una procedura saranno eliminate tutte le password attribuite agli operatori.
Il pulsante “Operatori” o il tasto [F8] apre una finestra in cui è visualizzato l’elenco degli operatori residenti nella procedura. Logicamente l’elenco può essere modificato e possono quindi essere eliminati o aggiunti nuovi operatori. Per tal motivo la tabella degli operatori è stata corredata dei pulsanti : “Nuovo” o il tasto [Ins] per aggiungere un nuovo operatore “Elimina” o il tasto [Canc] per aggiungere un nuovo operatore “Chiudi” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
Il pulsante “Procedure” o il tasto [F9], apre una finestra di dialogo con la quale si avverte che “la procedura è disabilitata”.
Il pulsante “Azzera” o il tasto [F12], annulla tutte le password esistenti nell’intero gestionale consentendo in tal modo il libero accesso in tutte le procedure.
Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc], consente di abbandonare la procedura.
PARAMETRI GESTIONE DELLE PERIFERICHE I Parametri per la gestione delle periferiche è una procedura particolare in quanto consente a far riconoscere i diversi tipi periferiche da collegare al computer (Stampanti di Cortesia, Lettori Ottici Portatili, Stampanti di Codici a Barre e Misuratori Fiscali) e dare loro la giusta configurazione. Per ogni tipo di periferica sono preimpostati dei modelli già testati dalla software house, ma ad essi possono essere aggiunti altri modelli che la Pharmaservice si riserva di inserire, talvolta su suggerimento dell’utente. Per visualizzare i modelli già esistenti, si può cliccare sul pulsantino sulla destra della finestra d’inserimento “Tipo Stampantina” per visualizzare la casella di riepilogo a discesa in cui sono contenute le periferiche testate. Riepilogando quindi, per configurare una periferica diversa da quelle già presenti sul gestionale, è necessario contattare il proprio distributore di zona o direttamente l’area programmazione della PHARMASERVICE. La procedura delle stampatine di cortesia o dei misuratori fiscali, consente inoltre di inserire dei brevi campi di testo che verranno poi visualizzati sullo scontrino.
Il pulsante “Salva”, memorizza tutti i parametri inseriti nelle schede;
Il pulsante “Esci”, esce annullando tutti i parametri inseriti nelle schede;
PARAMETRI LOGO Il Winfarm Evoluzione utilizza in molte sue procedure visualizza un Logo cioè una piccola icona raffigurante qualcosa che personalizzi il gestionale. Pharmaservice fornisce un logo standard per tutte le farmacie ma, l’utente può inserire una propria, e, utilizzando il pulsante “Modifica Logo” cercarla nel percorso dove essa risiede. La finestra di ricerca dei file immagini nelle varie directory del disco fisso, consentirà di visualizzare un’anteprima delle immagini da ricercare per essere certi del logo da inserire.
Il pulsante “Esci” o il tasto funzione [Esc] consente di abbandonare la procedura.
PARAMETRI E-MAIL Questa procedura consente d’impostare i parametri per l’invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica. La configurazione prevede l’indirizzo del server di posta, la porta predefinita del server e l’autenticazione. L’autenticazione, se evidenziata, chiederà l’identificativo di password ed User – Id, prima di accedere a visualizzare o scaricare la posta, se non evidenziato, avrà l’accesso libero chiunque acceda alla procedura. L’impostazione dei parametri e-mail procede con l’inserimento della User-ID, della Password e l’indirizzo della e-mail, ed inoltre, è possibile, cliccando sul pulsante “Preleva da Windows” e “Test Configurazione” verificare alcune impostazioni, che vedremo di seguito nel dettaglio dei tasti.
PRELEVA DA WINDOWS Il pulsante “Preleva da Windows” consente di rilevare i parametri di posta elettronica direttamente dal sistema operativo di Windows. TEST DI CONFIGURAZIONE Il pulsante “Test Configurazione” avvia un test di prova di una e-mail per verificare la corretta configurazione. Per procedere all’avvio, si utilizza il pulsante “Invia” o il tasto funzione [F2].
PARAMETRI GESTIONE PREZZI DI RIMBORSO Questo parametro consente di uniformare gli archivi dell’intero gestionale ai prezzi di rimborso della regione di appartenenza dell’utente ed indicare la data fino alla quale i prezzi della gestione precedente risultano validi. Nel campo riservato alla finestra di testo “codice ISTAT”, si sceglie la regione. Anziché digitare il nome della regione, è possibile cliccare sul pulsantino posto a lato di tale casella, per aprire un riepilogo a discesa nel quale selezionare la regione interessata tra tutte le regioni d’Italia elencate. Per quanto concerne l’inserimento della data a cui fa riferimento la vecchia gestione, cliccando sul pulsantino posto a lato della casella “La vecchia Gestione è Valida sino alla Data”, si apre una finestra che riporta un calendarietto nel quale scegliere e selezionare la data (giorno, mese ed anno) Il pulsante “Conferma” o il tasto [Invio] memorizzano la nuova impostazione.
PARAMETRI VENDITA MULTIPLA La vendita è il momento in cui è necessario avere il maggior numero d’informazioni perché si ha la possibilità di verificare con tempestività eventuali variazioni sia di prezzo, di concedibilità, sia ulteriori informazioni utili e avvertenze immediate sui prodotti. Avendo le schede dei parametri di vendita un gran numero di opzioni da selezionare, si è scelto di suddividere tali parametri in: “Parametri Gestionali e Legislativi di vendita”. Ai parametri di vendita, inoltre, sono state aggiunte le schede per l’abilitazione dei parametri dei Registri del Copia Ricette (Registro degli Stupefacenti) e dei Veterinari. PARAMETRI GESTIONALI I parametri gestionali di vendita interessano quello che è considerato l’aspetto “pratico” della vendita al banco e consentono d’impostare la visualizzazione, i controlli inerenti le interazioni tra farmaci, la visualizzazione di note interne inserite come promemoria, verificare le eventuali revoche che sono state imposte al prodotto, scegliere se avere un controllo sulla scadenza dei prodotti per un certo periodo di tempo, ecc..
Vediamo ora nel dettaglio le funzionalità delle varie sezioni della videata, delle schede e dei singoli parametri che si possono richiamare: INDIRIZZO INTERNETH per prenotazioni al servizio C.U.P. Con le nuove disposizioni di legge è previsto il servizio di prenotazione delle visite specialistiche presso le A.S.L. direttamente dalle farmacie. Questo campo consente d’indicare l’indirizzo Interneth attraverso il quale è possibile collegarsi per fare le prenotazioni ai clienti.
Parametri della vendita
“Controllo interazioni”, esegue, prima della chiusura vendita, un controllo di compatibilità sui prodotti presenti in ricetta tra i quali ci può essere interazione; “Controllo Note Interne”, esegue un controllo ed apre una finestra di dialogo sulla quale sono riportati i commenti di note interne sui prodotti per i quali esse sono state inserite; “Controllo Revoche”, verifica se al prodotto richiamato dall’archivio sono state applicate revoche; “Controllo Note SSN (Ricetta)”, esegue un controllo, durante la vendita mutualistica, della nota S.S.N. alla quale il farmaco è soggetto, visualizzando in una mascherina di dialogo il contenuto della nota e la scelta del tipo di vendita da eseguire. “Controllo Note SSN (Libera)”, esegue un controllo, durante la vendita libera, della nota S.S.N. alla quale il farmaco è soggetto, visualizzando una mascherina di dialogo il contenuto della nota e la scelta del tipo di vendita da eseguire. “Multipezzi sempre Ricette Normali”, consente di dare una tipologia specifica, in questo caso ricette normali, alle ricette con dispensazione multipezzi. “Selezione Prezzi di Vendita”, se impostato questo parametro, è possibile scegliere attraverso una finestra di dialogo visualizzata, il tipo di prezzo che si desidera operare per la vendita al cliente: prezzo listino, prezzo regionale o prezzo di vendita. “Controllo Anomalie”, esegue una verifica sui prodotti per i quali la vendita risulta essere non conveniente o presenta altri tipi di anomalie di vendita. Questo controllo può, ad esempio, essere attivo quando si dispensa un farmaco il cui costo è inferiore alla quota che il cliente pagherebbe al SSN; “Blocco anomalie”, esegue un blocco dopo la verifica dei prodotti rilevati e segnalati dall’opzione “Controllo Anomalie”; “Controllo Lotti Invendibili”, verifica, prima della chiusura vendita, che i prodotti non abbiano avuto comunicazioni dalle B.D. di invendibilità dei lotti; “Controllo Prezzi di Rimborso”, esegue e visualizza, prima della chiusura vendita, l’eventuale prezzo di rimborso al quale alcuni prodotti sono soggetti; “Prezzi di rimborso automatici”, consente di scegliere se inserire o no, i prezzi di rimborso sui prodotti che ne sono soggetti; “Controllo Ricette Rubate Automatico”, abilita l’apertura di una finestra di dialogo in cui si chiede di eseguire la lettura del codice a barre della ricetta da spedire per verificare che non appartenga a ricettari ribati.
“Prenotati con Giacenze Negative”, abilita, durante la vendita libera, la visualizzazione di un messaggio in cui si chiede se si desidera comunque prenotare il prodotto che ha una giacenza negativa; “Sospesi con Giacenze Negative”, abilita, durante la vendita con ricetta, la visualizzazione di un messaggio in cui si chiede se si desidera comunque creare il sospeso che ha una giacenza negativa; “Blocco Prodotti non Concedibili in ricetta”, esegue un controllo, durante la vendita mutualistica, del farmaco non concedibile, visualizzando una mascherina di dialogo che avverte del blocco del vendita in atto. “Controlla sempre la Chiusura della ricetta”, esegue una verifica su qualsiasi tipo di chiusura vendita eseguita dall’operatore. “Gestione Anticipi – Gestione Cliente”, è il parametro che consente di gestire le schede dei clienti anche per le anticipazioni. “Gestione Anticipi – Incasso Totale al momento dell’Anticipo”, abilita la registrazione dell’incasso totale dell’anticipazione registrandola sul libro giornale; “Gestione Anticipi – NON Gestisco le Giacenze”, disabilita la gestione delle giacenze utilizzando la gestione degli anticipati, cioè non considera la transazione scaricando direttamente le giacenze. “Gestione Anticipi – Reintegro giacenze su Cancellazione”, “Incasso Ticket in Anticipati”, abilita la registrazione dell’incasso sul libro giornale, contestualmente alla registrazione dell’anticipazione; “Chiudi al cambio Tipo vendita”, indica che qualora si sceglie di cambiare la tipologia di vendita, ad esempio da mutualistica a libera, esegua prima del passaggio, una chiusura parziale; “Controlla scadenza Prodotto a partire da… giorni”, esegue un controllo per un determinato periodo, espresso in giorni, nel si desideri avere la visualizzazione di avvertenze e segnalazioni sui prodotti soggetti a revoca o a scadenza; “Gestione copiaricette”, se abilitato, durante la chiusura della vendita, si apre automaticamente un archivio che ha funzione di registro per la registrazione progressiva di ricette nelle quali siano stati prescritti dei farmaci soggetti per legge a registrazione; “Controllo categoria Ricetta”, esegue una verifica sulla categoria delle ricette da dispensare (ricetta ripetibile, non ripetibile, uso ospedaliero, specialistico, ecc..); “Gestione Sconto Cliente”, consente di gestire lo sconto al cliente dei prodotti acquistati; “Cumula Sconto Cliente con Sconto Prodotto”, consente di aggiungere allo sconto dei prodotti anche lo sconto aggiuntivo che si sceglie di fare al cliente; “Gestione Due Colori in Griglia Prodotti”, modifica la colorazione dello sfondo, con due colorazioni differenti, per meglio evidenziare i prodotti venduti; “Abilita Sconto Anche sui Farmaci”, abilita la richiede l’inserimento della percentuale di sconto contestualmente con la chiusura della vendita sui prodotti di farmaco; “Chiudi Vendita con Sconto (con CTRL – Spazio)”, abilita la richiede l’inserimento della percentuale di sconto contestualmente con la chiusura della vendita; “Segnala Prodotti Senza Riordino”, se selezionato questo parametro consente di abilitare la segnalazione sui prodotti che non hanno riordino (congelati). “Gestione Incasso/Resto in chiusura”, consente di abilitare con la chiusura della vendita, la gestione dei totali in cui è indicato sia l’incasso che il resto da dare al cliente.
Alla scheda dei parametri gestionali, sono state implementate quattro sezioni specifiche:
Parametri della gestione Operatori la gestione degli operatori è utilizzata per abilitare la chiesta di un codice identificativo ai collaboratori che utilizzano il gestionale ed eventualmente verificare le vendite da lui eseguite e registrate su libro giornale.
Parametri della gestione Vocale Un’altra gestione è la scelta di far indicare l’importo della chiusura totale della vendita con una gestione vocale. E’ possibile parametrizzare la scelta indicando se si desidera che la gestione sia eseguita prima o durante la vendita. Parametri della gestione Scarico Giacenze Per quanto concerne la gestione di un eventualmente scarico delle giacenze, l’impostazione scelta consentirà di pilotare lo scarico sul magazzino che si desidera: Farmacia, Magazzino Principale o Secondario. Solitamente s’intende per Farmacia: il retro farmacia o nella stessa sede della farmacia, per Principale: un magazzino distante dalla farmacia o nella stessa sede ma che si desidera gestire con una modalità differente, per Secondario: ulteriore deposito che la farmacia desidera gestire in modalità differente. Parametri della gestione Misuratore Fiscale ed infine i parametri del Misuratore Fiscale, per gestire l’abilitazione o la disabilitazione del misuratore fiscale collegato al Winfarm Evoluzione.
La scheda dei parametri di vendita multipla è corredata di tasti che consentono di aprire altre schede come ad esempio: i parametri legislativi, del registro Copiaricette e Veterinari. I tasti “Salva” ed “Esci”, consentono di memorizzare o abbandonare le nuove impostazioni dei parametri.
Come sopradetto, i “Parametri Legislativi” interessano tutte le variazioni sul numero di pezzi esitabili in ricetta dal S.S.N (sia ricette normali che multiple o con Assistenza Integrativa Regionale) e le quote che l’assistito dovrà corrispondere ad esempio il ticket o quota ricetta.
“Multipezzi non Esenti con Quote Normali”, è il parametro che consente di abilitare il conteggio della ricetta multipezzi non esenti, con le quote normali; “Multipezzi sono Soggetti al Ticket B1/B2”, è il parametro che consente di abilitare il conteggio della ricetta multipezzi assoggettandoli al ticket B1/B2; “Multipezzi sono Soggetti a Quota”, è il parametro che consente scegliere se applicare la quota nel conteggio della ricetta multipezzi; “Multipezzi con Quote degli Antibiotici”, è il parametro che consente scegliere se applicare al conteggio della ricetta multipezzi la quota come gli antibiotici; “Antibiotici con Quote Normali”, è il parametro che consente scegliere se applicare al conteggio della ricetta con antibiotici le quote normali; “Quote su Prezzi < Prz. Di Riferimento”, è il parametro che consente scegliere se applicare al conteggio della ricetta le quote sui prodotti che hanno il loro prezzo minore del prezzo di riferimento; “Ticket B1/B2 su Prezzi di Riferimento” è il parametro consente d’indicare se l'utente dovrà pagare al S.S.N la quota riconosciuta dei ticket B1/B2 sui prodotti prescritti in ricetta anche se pagano il prezzo di riferimento; “Quote Pezzi anche su Ticket B1/B2”, è il parametro che consente d’indicare se l'utente dovrà pagare al S.S.N la quota riconosciuta anche se i prodotti prescritti sulla ricetta pagano il ticket B1/B2; “Differenza Generici su Ticket B1/B2”, è il parametro che consente d’indicare se l'utente dovrà pagare al S.S.N la quota riconosciuta della differenza generici sui prodotti prescritti in ricetta anche se pagano il ticket B1/B2;
Selezionando l’opzione “Parametri Copia Ricette e Veterinari” utilizza la procedura di registrazione delle ricette dispensate dal S.S.N, sulle quali sono presenti farmaci Stupefacenti (dalla I° alla IV° Tabella) soggetti, per disposizioni di legge, a registrazione. Se gestita, l’opzione “Copiaricette” sostituisce il “Registro degli Stupefacenti” finora usato per questo tipo d’elencazioni. Per inserire una nuova ricetta nel registro copiaricette, si utilizza il tasto [Ins], indicare i dati richiesti: descrizione del farmaco, paziente, medico e tipo di prescrizione. La procedura “Registro dei Veterinari” è del tutto simile a quella del “Copiaricette”. Le registrazioni si riferiscono alle ricette con prescrizioni veterinarie sulle quali sono presenti farmaci stupefacenti soggetti, per disposizioni di legge, a registrazione. Le opzioni previste nella procedura sono: Registro Veterinari- Stampa - Azzeramento Archivi.
Il pulsante “Salva”, memorizza tutti i parametri inseriti nelle schede;
Il pulsante “Esci”, esce annullando tutti i parametri inseriti nelle schede;
MENU’ PARAMETRI Spesso, descrivendo alcune funzioni del Winfarm Evoluzione, si è fatto riferimento ai parametri come le impostazioni che possono personalizzare, implementare segnalazioni, avvertenze ed altre funzioni durante l’utilizzo di alcune procedure per rendere il lavoro del Farmacista più razionale ed efficace. Questi “Parametri“ sono stati raccolti tutti in un unico menù chiamato, appunto, “Parametri”. Lo scopo di raggruppare i parametri in un unico menù e non dettagliarli su ogni procedura, è di consentire all’utente d’avere a portata di mano e ricercare anche i parametri di procedure correlate senza doverli reperire singolarmente. Per impostare i parametri, è possibile selezionare la funzione da modificare e cliccare nei check box dell’opzione desiderata. PARAMETRI VENDITA MULTIPLA La vendita è il momento in cui è necessario avere il maggior numero d’informazioni, informazioni utili e avvertenze immediate sui prodottI. Avendo le schede dei parametri di vendita il maggior numero di opzioni da selezionare, si è scelto di suddividere tali parametri in: “Parametri Gestionali, Legislativi di vendita”, ed inoltre le schede dei parametri per abilitare i Registri del Copia Ricette (Registro degli Stupefacenti) e Veterinari. PARAMETRI DI TARIFFAZIONE Una tra le principali operazioni da eseguire subito dopo l’installazione del software gestionale Winfarm in farmacia, è l’impostazione dei parametri e la personalizzazione degli archivi di tariffazione. Tali parametri rimangono in memoria e si modificano solo in caso che intervengano variazioni legislative o nuove funzioni tariffazione. I parametri sono stati suddivisi tra Legislativi, riguardano principalmente le impostazione delle varie fasce di Sconto SSN, l’importo delle quote in ricetta a carico del paziente, le trattenute Enpaf - Sindacali Convenzionali, le trattenute in base all’art. 7 Legge 724/94, l’inserimento dello sconto sulle ricette per invalidi di gerra ecc. e Gestionali, che riguardano principalmente le funzioni pratiche della tariffazione ricette, come ad esempio: la chiusura automatica delle ricette, l’inserimento automatico dei diritti addizionali, rendere fissa la multiprescrizione o ancora i controlli sulle ricette in caso di prodotti che hanno revoche, gestione di altre Asl, le impostazioni del codice farmacia, codice Usl, gestione dei codici a barre ricetta (Reg.Calabria) ecc. e quelle riservate alle percentuali d’acconto, all’ultimo acconto ricevuto e funzioni necessarie per la chiusura automatica delle ricette, gestione delle ricette multipezzi, numero di copie da fare per la Distinta a 100, ecc.. A queste schede Inoltre, gli archivi in: Archivio Classi, Tipi, Medici e ASL. Altri parametri riguardano l’impostazione della stampa delle ricette da numerare e della tariffazione in linea alla vendita. PARAMETRI REGIONALI PREZZI DI RIMBORSO Per impostare gli adeguamenti regionali dei prezzi di rimborso (rif. Art. 7 D.L. 347/2001) è sufficiente indicare la regione d’appartenenza tramite il codice Istat, e la data di validità della vecchia gestione, per avere un adeguamento immediato. PARAMETRI DI CONTABILITA’ In questa procedura sono impostati i parametri contabili necessari per personalizzare tutte le funzioni utili durante le consultazioni e l’inserimento delle transazioni dell’intero menù di contabilità. I parametri più importanti sono sicuramente le aliquote Iva, ma altre impostazioni utili risultano essere: il calcolo delle scadenze in giorni o mesi, i progressivi di Fatture, Note Credito e D.D.T e delle movimentazioni di scarico giacenze e rate libere. PARAMETRI E-MAIL L’opzione “Parametri e-mail” consente d’inserire i percorsi le Password ed User – Id per il trasferimento delle e-mail.
PARAMETRI FARMACLIK Consente d’inserire i percorsi le Password, l’indirizzo http del Webservice del grossista collegato a Farmaclik LOGO SUI REPORT Permette di scegliere tra differenti logo quello da inserire sulle stampe ed i report elaborati dal gestionale. SETUP PERIFERICHE VARIE Selezionando questa procedura, è possibile abilitare e parametrizzare delle periferiche di supporto al gestionale come: lettori ottici, stampatine di cortesia, misuratori fiscali ecc.. La parametrizzazione si riferisce ad impostazioni tipo: pausa tra righe, fine di caratteri, righe finali vuote, lunghezza linea ecc… GESTIONI OPERATORI E PASSWORD I parametri della procedura degli operatori, e utilizzata per abilitare o inibire l’accesso ad alcune procedure del gestionale a collaboratori che potranno accedervi solo inserendo una password d’accesso. AZZERA ARCHIVI Si utilizza per svuotare gli archivi dai dati in essi memorizzati. Per accedere alla procedura è necessario digitare la password d’accesso. RICARICA LIBRO GIORNALE E’ la procedura utilizzata per ripristinare l’archivio del libro giornale qualora siano intervenuti dei problemi e si siano perduti i dati in esso contenuti. Anche in questo caso, per accedere alla procedura è necessario digitare la password d’accesso. IMPORTA NUOVA PERSONALIZZAZIONE Consente di indicare il percorso dal quale importare la nuova personalizzazione del gestionale. IMPORTA / ESPORTA I PARAMETRI DI VENDITA Consente di salvare o prelevare da un file, i parametri legislativi di vendita. La procedura visualizza una finestra di dialogo nella quale indicare il percorso sul quale risiede o memorizzare il file. CONFIGURAZIONI HAPPYTX SU POSTAZ. LOCALE O SERVER Questa procedura consente di configurare il software Happytx per la gestione degli ordini ai grossisti. Le configurazioni possono riferirsi: alla postazione principale del programma (Server) o alle postazioni secondarie (Client). INFORMAZIONI DI SISTEMA Riassume le informazioni generali sull’intero gestionale. La consultazione delle informazioni di sistema è spesso eseguita per controllare alcune caratteristiche del software e dell’hardware, i percorsi di lavoro, l’impostazione del server o gli automatismi dei terminali. Le suddivisioni che troviamo sulla scheda sono riservate all’intestatario della licenza, le caratteristiche di sistema, le caratteristiche del software, gli automatismi del server e dei client e i parametri vari.
UTILITY ll menù “UTILITY” raggruppa un certo numero di funzioni utilizzate dal gestionale. Le procedure esistenti consentono di controllare, consultare o eseguire delle funzioni che diversamente richiederebbero di abbandonare la procedura per essere eseguite o consultate. Il menù inoltre, consente di eseguire le Dupliche, riorganizzare gli archivi dell’intero gestionale o convertire ed importare archivi di altre procedure o Dos. A scopo indicativo presentiamo alcune delle procedure presenti nel menù che risultano utili durante la gestione o sono state utilizzate con maggiore frequenza. Ad esempio: AGENDA si utilizza per annotare gli impegni, gli appunti personali o di farmacia o la visualizzazione delle scadenze fatture ecc. Nella procedura dell’agenda, come in tutte le altre presenti nel menù, è possibile inserire, stampare o apportare modifiche utilizzando i pulsanti o i tasto funzione a corredo della procedura. EVENTI FISSI utilizzata principalmente per avere un promemoria degli impegni, delle date da ricordare e degli eventi in generale nell’anno, dei quali è necessario avere memoria, RUBRICA La rubrica è organizzata per categorie (Farmacia, Hobby, Medici, Famiglia, Amici, ecc..). Su ogni scheda è indicato il nominativo, l'indirizzo, i numeri telefonici necessari ed eventuali note di riferimento. Per agevolare la ricerca di una scheda è possibile impostare i filtri anzidetti: Farmacie, Medici, Fornitori, Amici, Famiglia, Hobby e Varie, con la dicitura “Tutto” sono indicate le categorie. LETTURA REPORT E’ la procedura che consente di Richiamare, Visualizzare e Copiare, procedure elaborate con il gestionale Winfarm Evoluzione CALCOLO SCONTI Per controllare, calcolare e confrontare gli Sconti Effettivamente praticati dai fornitori. Inoltre, è possibile eseguire il calcolo dello sconto effettivo tenendo conto delle aliquote IVA, degli sconti composti, dello sconto considerando solo gli importi (per cui inserendo il prezzo di listino, l'aliquota IVA e la percentuale di sconto visualizza lo sconto effettivo), lo sconto solo su campagne promozionali proposte dai fornitori. CALCOLO CODICE FISCALE inserendo i dati anagrafici del cliente, è possibile risalire al suo Codice Fiscale. Automaticamente sarà riportato in basso nell’icona della funzione il codice ministeriale del cliente. CONTROLLO CODICE FISCALE/PARTITA IVA Inserendo dei Codici Fiscali o della Partita IVA dei clienti, consente di controllarne l’esattezza. INVIO E-MAIL Per spedire messaggi di posta elettronica direttamente senza dover abbandonare il gestionale. GESTIONE DUPLICHE ED INDICI Questa procedura consente di lanciare le procedure di Dupliche ed indici. Per chi non conoscesse l’utilizzo di tale terminologia informatica, si parla di dupliche ed indici dove; per dupliche s’intendono i salvataggi dei dati elaborati per memorizzarli in una parte del disco differente dagli archivi del gestionale e per indici il lancio di una procedura che risistema nella corretta posizione le informazioni dell’intero gestionale. CONVERSIONE, ESPORTAZIONE, IMPORTAZIONE ARCHIVI
MODIFICA DATA e ORA consente di modificare la data e l’ora di sistema. IMPOSTAZIONI INTERNAZIONALI CALCOLATRICE Disposizione una calcolatrice con la quale eseguire rapidi calcoli. Sulla calcolatrice gli operatori sono: il tasto [C] che azzera qualsiasi valore, [/] opera una divisione, [*] una moltiplicazione, [-] sottrazione, [+] addizione. GESTIONE TESTI (WORDPAD) è la procedura che consente di elaborare un Testo aprendo una procedura di Editor. modificare parte del testo sarà sufficiente spostarsi utilizzando i tasti direzionali e dopo documento, è importante memorizzarne il contenuto, aprendo il menù a discesa sotto la quale si può scegliere l’opzione “Salva con nome”, lo stesso percorso (scegliendo l’opzione utilizzare anche per eseguire la stampa del documento. BLOCK
Per scrivere o aver digitato il voce “File” dal Stampa) si può
NOTES
Utilizzato per inserire appunti che si possono richiamare direttamente dalla vendita utilizzando i tasti funzione [Alt+N].Per inserire un nuovo testo, si utilizza il tasto [Ins], per modificarlo, [Invio], per cancellarlo [Canc] e stamparlo [F5].
“VENDUTO” nel quale sono proposti automaticamente, i prodotti provenienti dalle Vendite effettuate durante la giornata, senza considerare le giacenze o le scorte, ma riportando esattamente le quantità vendute. “SCORTE” nell’ordine che considera le scorte, sono proposti i prodotti sui quali sono impostate le scorte minime e massime. Per i prodotti che ne sono sprovvisti, sono proposti i pezzi venduti. Il calcolo che si considera per questo d’emissione, riguarda il prodotto venduto, sul quale il sistema effettua un controllo: sulla giacenza e sulla scorta minima. Il prodotto è proposto in ordine, se la giacenza è uguale o minore della scorta minima. La quantità proposta, è pari alla differenza fra la scorta massima e la giacenza, considerando anche eventuali quantità già in ordine presso altri grossisti. La formula per il calcolo delle quantità da ordinare è la seguente: scorta massima - (giacenza + q.tà già in ordine); “COPERTURA SUL VENDUTO” è proposto considerando il valore medio di pezzi del prodotto, venduti giornalmente (indice di rotazione giornaliera). L’utente può indicare il numero di giorni per i quali desidera essere coperto con le vendite, e stabilire la quantità minima di Specialità Conced. Normali e Spec. Conc. Multipli da richiedere. L’indice di vendita giornaliero d’ogni singolo prodotto è calcolato in base ai pezzi venduti negli ultimi due mesi, a loro volta confrontati con i giorni del mese corrente e rapportati con i giorni d’apertura della farmacia e nell’intervallo di tempo considerato. Per avere valori statistici attendibili, è consigliabile eseguire ogni sera la chiusura giornaliera. Per i nuovi utenti, che desiderino utilizzare questa tipologia d’ordine, è consigliabile utilizzarla dopo almeno due mesi dall’installazione per dare la possibilità alla procedura di creare la statistica effettiva di vendita. “COPERTURA SUL MAGAZZINO” procedura del tutto simile alla precedente ma in questo caso, l’analisi dei prodotti da ordinare è estesa anche ad un’eventuale giacenza di magazzino; “LIBERO”
l’utente, può preparare un ordine senza fare nessun riferimento alle preparazioni precedenti ma scegliendo i prodotti da inserire liberamente. IMPOSTAZIONE DEI PARAMETRI PER PREPARAZIONE ORDINE
Per preparare un ordine aderente alle esigenze di gestione della farmacia, è possibile impostare dei parametri che lo definiscono. Questi parametri sono presenti su due cartelle: Generali e Copertura e Scorte. GENERALI Cliccando nei campi corrispondenti alle opzioni presenti sulla scheda “Generali”, è possibile indicare quali prodotti si è deciso di includere in elenco nella proposta d’ordine, quali giacenze considerare, se inserire in lista anche i prodotti stupefacenti, eseguire un controllo per verificare che i prodotti richiesti non siano presenti in altri ordini a grossisti o ditte oppure abilitare la richiesta d’informazioni di vario tipo per considerare limiti da e per la preparazione dell’ordine.
2
GIACENZE : evidenziando i parametri Mag1 o Mag2, nella preparazione dell’ordine, si possono tenere in considerazione le giacenze dei prodotti residenti in magazzino 1 o 2, si possono considerare anche le giacenze negative o scegliere di ordinare solo i prodotti sprovvisti di giacenza. ORDINATO : nel campo riservato all’ “ordinato”, è possibile indicare i parametri che tengano conto se inserire in ordine i prodotti già presenti in ordini di altri grossisti o ditte. VARIE : i parametri selezionabili nel campi del gruppo “Varie”, consentono di scegliere se rinviare le quantità da ordinare, al grossista successivo, parzialmente o integralmente, calcolare le eventuali quantità sui mancanti, gestire dei grossisti preferenziali, far eseguire un controllo sulle variazioni di prezzo per un certo numero di giorni scelto, far eseguire la trasmissione degli ordini automaticamente a fine ordine o inserire TIPOLOGIA PRODOTTI : include o esclude dall’ordine determinate tipologie di prodotti, ad esempio: farmaci concedibili, non concedibili, SOP, OTC, Omeopatici, Veterinari ecc.. Inoltre, questa tipologia può essere rispettata anche per l’inserimento in ordine dei mancanti. STUPEFACENTI : è possibile specificare se i prodotti stupefacenti debbano essere inseriti in ordine ed in tal caso, specificare i prodotti di quale tabella. COPERTURA E SCORTE Cliccando nei campi corrispondenti alle opzioni presenti sulla scheda “Copertura e Scorte”, è possibile indicare ulteriori impostazioni per preparare la proposta d’ordine. In tal caso si considerano le coperture, cioè i giorni che mediamente servono per lo smaltimento del prodotto acquistato in base ad indice di rotazione che il gestionale si crea sulla base dei dati di vendita elaborati nel tempo, e considerando le scorte che l’utente ha impostato in base alle giacenze che desidera avere in farmacia. La scheda è composta dai campi: Valori Statistici, Tetti minimi di riordino, Valutazione scorte, Solo ordini in base alle scorte o copertura.
VALORI STATISTICI : sono il numero di giorni che si rimane coperti (come giacenza) richiedendo un certo numero di prodotti in proposta d’ordine, ad esempio: acquistando 3 confezioni di ADALAT, sono coperto per 2 giorni. Questo dato è elaborato dal gestionale tramite il calcolo statistico delle vendite. Inoltre, è possibile impostare il numero di giorni che il Calcolo Statistico dovrà tenere in considerazione per la creazione del suo indice. TETTI MINIMI DI RIORDINO : si può impostare un minimo di ordine fisso, ad esempio: almeno 2 pezzi per il farmaco, 6 pezzi per il farmaco antibiotico e pluriprescrizioni, scegliere di considerare la quantità media o il picco di vendita del prodotto scelto, arrotondare il numero dei prodotti sempre al picco dei multipli. VALUTAZIONE SCORTE : queste due opzioni servono ad operare una scelta sui prodotti da ordinare, considerare i prodotti ai quali sono state impostate le scorte, o decidere di arrotondare per fasce di sconto. SOLO ORDINI IN BASE ALLE SCORTE O COPERTURA : consente di eliminare dall’ordine i prodotti che non si devono ordinare.
3
COME SI PREPARA UN ORDINE Per avviare la preparazione dell’ordine è necessario cliccare sul pulsante “Emetti Ordine a fornitore”. Entrando in questa procedura, si dovrà selezionare il grossista o i grossisti ai quali si desidera spedire tale proposta d’ordine. L’ordine può essere preparato considerando differenti modalità di elaborazione: Venduto, Scorte, Copertura sul venduto, considerando il Magazzino o un ordine Libero (senza, cioè, tener conto di nessuna delle basi anzidette ).
Se durante la vendita sono state registrate prenotazioni o prodotti sospesi, una finestra in cui è contenuta una domanda, propone se tali prodotti si desiderino inserirli in automatico nell’ordine da preparare prima di accedere alla lista di prodotti da ordinare. QUALI OPERAZIONI E’ POSSIBILE UTILIZZARE DURANTE LA PREPARAZIONE DELL’ORDINE? Sulla lista dei prodotti riportati a video, è possibile eseguire modifiche sul numero di pezzi da ordinare, nuovi inserimenti, eliminazioni ed inoltre, interrogare nei dettagli le informazioni sui prodotti presenti nella preparazione. Per eseguire queste funzioni ed interrogazioni si utilizzano i pulsanti presenti, in alto sulla maschera di preparazione ordine. Vediamo nel dettaglio i pulsanti sopraddetti: Cliccando su “Nuovo” o digitando il tasto “Ins”, è possibile inserire un nuovo prodotto in elenco; Cliccando su “Cancella” o digitando il tasto “Canc”, è possibile eliminare un prodotto dall’elenco;
Cliccando su “Info” o digitando il tasto “F12” avere informazioni sui dati, revoche, lotti, ordini e schede informative di qualsiasi prodotto in elenco;
4
Cliccando su “Simili” o digitando il tasto “F2”, è possibile ricercare un prodotto che abbia lo stesso principio attivo e sostanza di un prodotto in elenco per poterlo eventualmente sostituire; Cliccando su “Note Int.” o digitando il tasto “F9”, è possibile visualizzare eventuali note interne dei prodotto in elenco; Cliccando su “Video Clip” o digitando il tasto “F6”, è possibile visualizzare, se disponibile, l’immagine del prodotto in elenco; Cliccando su “Smista” o digitando il tasto “F3”, è possibile smistare ai vari grossisti, una percentuale del totale ordine; Cliccando su “Prenotati” o digitando il tasto “F4”, è possibile visualizzare i prodotti prenotati; Cliccando su “Statistica” o digitando il tasto “F5”, è possibile visualizzare i report statistici inerenti: le vendite gli acquisti da ditta o da grossisti, degli ultimi tre anni o precedenti; Cliccando su “Parametri” o digitando il tasto “F8”, è possibile rivalutare i prodotti in ordine; Cliccando su “Ripristina” o digitando il tasto “F10”, è possibile ritornare alla situazione delle quantità da ordinare, non considerando le variazioni apportate; Cliccando su “Euro” o digitando il tasto “Ctrl+E”, è possibile commutare il valore dei prezzi di listino dei prodotti in ordine, da lire in Euro; Cliccando su “Uscita” o digitando il tasto “Esc”, è possibile abbandonare la procedura.
Sulla parte bassa del video, sono invece riportate delle schede informative inerenti i costi e le campagne proposte dai grossisti, lo storico degli acquisti e mancanti. Inoltre, i grafici (istogrammi) di vendita, le statistiche e la consultazione di dati e informazioni riepilogative sui prodotti e le loro variazioni storiche dei prezzi.
DATI Scheda Costi o digitando il tasto della lettera “C”, si utilizza per visualizzare i dati inerenti: il fornitore, il costo d’acquisto del prodotto, lo sconto praticato e la data dell’ultimo costo in fase d’acquisto acquisto;
Scheda Campagne o digitando il tasto della lettera “P”, si utilizza per visualizzare i dati inerenti: il fornitore, le campagne promozionali offerte dal grossista per l’acquisto del prodotto, la data d’inizio e fine campagna;
5
Storia Acquisti o digitando il tasto della lettera “Q”, si utilizza per visualizzare i dati inerenti: la data d’acquisto, il fornitore, la quantità acquistata ed il costo d’acquisto del prodotto;
Storia Mancante o digitando il tasto della lettera “M”, si utilizza per visualizzare i dati inerenti: la data d’acquisto, il fornitore, la quantità ed eventuali note di riferimento sulla spunta sul prodotto;
GRAFICI Grafico Vendite o digitando il tasto della lettera “G”, si visualizzano gl’istogrammi delle vendite del prodotto selezionato negli ultimi dodici mesi e negli ultimi dodici giorni.
Statistiche cliccando su “Statistiche” o digitando il tasto della lettera “t”, si visualizzano la quantità media, il picco di vendita, l’indice di rotazione giornaliera e settimanale, il valore assoluto di pezzi venduti, prenotati e sospesi ed inoltre i giorni di copertura del prodotto selezionato;
Informazioni cliccando su “Informazioni” o digitando il tasto della lettera “I”, si visualizzano la giacenza di farmacia, del magazzino primario ed eventualmente del secondario, la a scorta minima e massima, costo e costo medio, quantità già ordinata a ditta o grossista e l’indicazione in cui è indicato se la ditta produttrice aderisce o no all’Assinde; Storico Prezzi cliccando su “Storico Prezzi” o digitando il tasto della lettera “z”, si visualizzano le ultime tre variazioni di prezzo e le relative date che il prodotto ha subito nel tempo;
6
EMISSIONI ORDINI A DITTA Con la procedura di “Emissione Ordini a Ditte e Depositari” è possibile elaborare proposte per forniture di merce direttamente dalla Ditta produttrice o a Depositari. Selezionando questa procedura si apre automaticamente una finestra in cui è riportato l’elenco di tutte le ditte riconosciute dalle banche dati, dal quale selezionare poi, quella interessata. La ricerca di una o più ditte presenti in archivio si può eseguire utilizzando lo scorrimento veloce (posto in verticale al lato del suddetto elenco) o digitando il nominativo della Ditta richiesta, confermando poi la scelta con il tasto [Invio].
Sullo schermo, è riportato sulla parte sinistra dello schermo la ragione sociale ed il nome della Ditta, sulla parte destra le schede informative della ditta selezionata. Tali schede, riportate in dettaglio sono: l’Anagrafica, le Informazioni sui fornitori degli articoli, le Ditte Collegate e le informazioni contabili e possono essere richiamate cliccando con il mouse sul loro nome o utilizzando i tasti funzione F1, F2, F3, ed F4. – Anagrafica: i dati inerenti l’anagrafica della ditta, la scheda si può aprire cliccando sull’intestazione della scheda o digitando il tasto funzione [F1]. Come sopra detto, essa riporta i dati anagrafici della Ditta selezionata, l’indirizzo E-mail e l’eventuale indirizzo di pagina Web. All’interno di questa scheda è possibile modificare i dati presenti selezionando o cliccando il campo corrispondente, da variare. Infine, in basso sulla scheda, è presente uno spazio riservato alle informazioni anagrafiche del referente di zona della ditta in cui sono indicati i recapiti telefonici ed il suo eventuale indirizzo e-mail ed altre informazioni in cui è possibile indicare il medico e il numero di libretto. Quest’ultimo campo (Altre informazioni) è inserito nella scheda anagrafica delle ditte pur non essendo un dato obbligatorio, ma fa parte dell’inglobamento degli archivi comuni che Winfarm Evoluzione utilizza per offrire una migliore interazione ed utilizzo delle informazioni.
- Informazioni del fornitore Articoli: La scheda si apre cliccando sull’intestazione o digitando il tasto funzione [F2]. Fornisce informazioni sulle forniture di articoli trattati con i fornitori, gli sconti, le eventuali campagne promozionali, i costi netti forniti tramite dischetti periodicamente forniti dalla ditta. La scheda ha diversi campi d’impostazione; in alto troviamo la riga di comando per trasmissione Telematica degli ordini che prevede la digitazione del percorso informatico Server e Client per trasmettere la proposta d’ordine. Poi, sono riportati gli sconti; essi sono suddivisi per fasce di quantità (cioè lo scaglionamento per numero di pezzi delle fasce di sconto) ed i campi, riservati all’inserimento delle percentuali di sconto suddivisi per categorie: Farmaci, S.O.P,, O.T.C., Parafarmaco. Un campo a parte consente di inserire anche un eventuale extra sconto. Il tasto funzione [F11] consente di calcolare lo sconto impostato.Più in basso troviamo i campi riservati all’inserimento dei percorsi che consentono la lettura dei file forniti dai grossisti per l’inserimento delle “Campagne” e dei “Costi”. Infine, nell’ultimo campo è possibile indicare i tipi di articoli che si desiderano trattare con il fornitore. - Ditte collegate: si apre cliccando sull’intestazione della scheda o digitando il tasto funzione [F3]. Alla ditta committente si possono collegare almeno 10 altre ditte per il riconoscimento dei prodotti distribuiti. Per inserire una ditta collegare, è necessario cliccare sul pulsantino grigio
;,
evidenziato con per eliminare una ditta dall’elenco, cliccare sul pulsantino
;
evidenziato con il simbolo . Le ditte collegate sono riportate con il codice codifa di riconoscimento ditta, per non incorrere in errori di omonimia. - Informazioni Contabili: si apre cliccando sull’intestazione “Info Contabili” della scheda o digitando il tasto funzione [F4]. Sono presenti due tipi d’informazioni, una inerente il luogo di destinazione del D.D.T. (Luogo di destinazione, indirizzo, CAP, Città e Provincia, e l’altro le informazioni riguardanti eventuali documenti contabili, la banca d’appoggio, le modalità di pagamento e i giorni di pagamento dall’arrivo merce.
COME EMETTERE UN ORDINE A DITTA Aprendo la procedura di emissione ordine ad una ditta si avvia automaticamente una finestra nella quale è possibile inserire le varie tipologie di sconti medi operate dalle Ditte. Gli sconti sono suddivisi tra Specialità di fascia [A-B], Specialità in fascia [C], Parafarmaco ed inoltre considerare eventuali Extra-sconti Totali che dovranno essere considerati sia al Netto sia al Lordo dell'aliquota Iva.
Indispensabile per la proposta d’ordine da elaborare è l’impostazione dei parametri, utili per calcolare la scontistica, la scelta dei prodotti da inserire, la base statistica da considerare (anno attuale o precedente), l’eventuale utilizzo di ditte concessionarie e i giorni di proposta presunti per il riordino degli articoli. E’ molto importante indicare il numero di giorni di proposta articoli da ordinare o farli corrispondere ai giorni di pagamento della fattura poiché incidono sul calcolo della scontistica globale dei prodotti in ordine. Gli sconti inoltre, sono suddivisi per fasce di quantità (cioè lo scaglionamento per numero di pezzi delle fasce di sconto) ed i campi, riservati all’inserimento delle percentuali di sconto suddivisi per categorie: Farmaci, S.O.P,, O.T.C., Parafarmaco. I pulsanti “Elabora l’ordine” ed “Esci” corredati a questa finestra, consentono di avviare la proposta d’ordine o abbandonare la procedura. Digitando “elabora Ordine”, verrà visualizzata una finestra d’attenzione in cui si chiede se si desideri eseguire l’elaborazione considerando una suddivisione merceologica preferita e, in caso di risposta affermativa automaticamente è visualizzato l’archivio delle suddivisioni del Winfarm Evoluzione.
MODIFICA DEI DATI DELL’ORDINE La scheda della proposta d’ordine è molto modulare perché consente di intervenire su qualunque campo riservato ai dati del prodotto per poterne modificare lo stato. E’ ovvio che le modifiche principali saranno quelle inerenti delle quantità da ordinare ma è altresì possibile modificare giacenze, prezzo, venduto, ordinato e costo. Posizionandosi su ognuno dei campi anzidetti per eseguire una modifica, si aprirà in corrispondenza una finestra con le informazioni riportate così come dall’archivio, per rendere attendibile il dato variato.
Modificare le quantità in proposta prima della spedizione Per modificare il numero di pezzi della quantità è sufficiente posizionarsi sul campo [Q.tà] e digitare in sostituzione il nuovo numero. Modificare il prezzo di un in prodotto in ordine Per modificare il prezzo di un prodotto in ordine, è necessario posizionarsi sul campo [Prezzo Euro], digitare il tasto [Invio] per far aprire una finestra nella quale è riportata la descrizione del prodotto, il prezzo di listino, i prezzi propri, che sono i prezzi regionali e di vendita del prodotto ed le relative percentuali di sconto e ricarico ed i limiti offerta. Cos’è il limite offerta. Se il farmacista ha la necessità di fare un’offerta di sconto vantaggiosa, limitata solo ad un certo numero di pezzi presenti in farmacia, in questa finestra è possibile indicare il numero di pezzi, la data limite dell’offerta, cioè fino a quale data essa è valida, ed il numero di pezzi venduti nell’arco di tempo considerato.
Modificare del costo di un in prodotto in ordine Per modificare il costo di un prodotto in ordine, è sufficiente posizionarsi sul campo [Costo Euro] e digitare in sostituzione il nuovo costo.
Modificare le giacenze e le scorte di un in prodotto in ordine Per modificare le giacenze e le scorte di un prodotto in ordine, è necessario posizionarsi sul campo [G.T. Giacenza Totale], digitare il tasto [Invio] per far aprire una finestra nella quale è riportata la descrizione del prodotto, la giacenza effettiva di farmacia e in uno o due magazzini oltre la loro eventuale dislocazione sia in farmacia sia nei magazzini e la giacenza globale disponibile del prodotto. Per quanto concerne le scorte sempre in questa finestra è possibile indicare la scorta minima e massima di prodotto che si desidera avere in farmacia. Quest’impostazione consente di eseguire il riordino automatico del prodotto durante la preparazione degli ordini qualora abbia raggiunto la scorta minima, portandolo alla scorta massima. Si possono inoltre impostare indicazioni sul riordino, pilotare cioè il prodotto sulla ditta anziché sul grossista o congelarlo definitivamente non facendolo più riordinare. Modificare le quantità di prodotto già in ordine Per modificare le giacenze e le scorte di un prodotto in ordine, è necessario posizionarsi sul campo [Ord.], digitare il tasto [Invio] per far aprire una finestra nella quale è riportata la descrizione del prodotto e la situazione di ordine del prodotto. La scheda indica se il prodotto è in ordine presso grossisti o ditte, se è in archivio del venduto, se mancante o prenotato, se in commercio. Inoltre, la sua giacenza, l’ubicazione, in quale ordine è attivo e lo storico degli acquisti e dei mancanti. Visualizzazione revoche Per conoscere il significato della sigla che identifica una revoca, è possibile posizionarsi sul campo [Rv.] digitare il tasto [Invio] per far aprire una finestra nella quale è riportata la descrizione del prodotto e la ditta produttrice, il tipo di revoca la data in cui essa è avvenuta, se il prodotto è ancora in commercio, e se la sentenza di revoca è definitiva. Il tasto Esci consente di abbandonare la procedura.
Alcune modifiche trovate nelle varie maschere che si aprono in corrispondenza dei campi da variare, possono anche essere eseguite nel riepilogo posto in basso, sullo schermo, della preparazione degli ordini. Tali variazioni possono essere eseguite quando si è posizionati sul prodotto della lista da variare.
STATISTICHE DI VENDITA Fra l’elenco dei prodotti da ordinare e il riepilogo generale, in basso sullo schermo, sono riportate le statistiche del prodotto della lista sul quale si è al momento posizionati. La statistica riporta il numero totale di pezzi venduti mensilmente (valore assoluto) negli ultimi tre anni e la differenza totale media identificata con [ Delta (%) ] per ogni anno.
La statistica dei prodotti in proposta d’ordine è utile soprattutto per agevolare la richiesta delle quantità di prodotto necessarie per l’effettiva esigenza di farmacia. In ogni caso, se si desiderino avere informazioni più dettagliate su un prodotto della proposta, si può visualizzare il grafico con gl’istogrammi delle statistiche di vendita, digitando il tasto [F5]. CALCOLO SCONTI Per variare lo sconto su un prodotto presente in proposta d’ordine, si digita il tasto [F4] che apre una finestra sulla quale è possibile inserire la procedura di calcolo per gli sconti praticati sui prodotti con condizioni particolari (sconti misti, con campagne, al prezzo di listino). Il calcolo tiene conto se lo sconto da calcolare è al netto o al lordo dell’aliquota IVA, l’aliquota Iva da considerare, lo sconto base e gli eventuali altri extra sconto. Se lo sconto praticato è misto, cioè proposto sia in percentuale sia con campagna, è necessario impostare anche il numero di pezzi proposti in campagna promozionale. Nella finestra di calcolo degli sconti, sono presenti quattro tasti: per azzerare il calcolo degli sconti inseriti e immettere i nuovi valori. per effettuare più inserimenti di sconti proposti contemporaneamente e confrontare quello più vantaggioso per tradurre lo sconto effettuato sul prezzo di listino in valore percentuale. può essere utilizzato cliccando sul pulsante [Esci] o sul tasto [Esc], e consente d’abbandonare la procedura.
GESTIONE ORDINI EMESSI La procedura di “Gestione Ordini Emessi” consente di effettuare operazioni e modifiche, su ordini precedentemente emessi, ad esempio: Cambiare Grossista, Raggruppare più ordini in uno solo, Stampare un ordine già emesso, ecc... Per eseguire delle operazioni sugli ordini in elenco, è sempre necessario selezionare il grossista con il tasto [Invio] e posizionarsi su quello da richiamare.
cliccando sul pulsante “Stampa” è possibile stampare l’elaborato dell’ordine. Generalmente questa stampa è eseguita per inviare la proposta via Fax; TRASMISSIONE ORDINI avvia la procedura di trasmissione telematica della proposta d’ordine; indica l’esito della trasmissione della proposta d’ordine spedita alla ditta o al grossista; CANCELLA ORDINE IN LISTA elimina un ordine presente nella lista. La cancellazione farà scalare automaticamente alla posizione precedente l’ordine successivo. CANCELLA ARCHIVIO DEGLI ORDINI elimina l’intera lista degli ordini presenti in archivio. RIPORTARE ORDINATO IN VENDUTO Riporta l’intero elenco dei prodotti presenti in proposta d’ordine nell’archivio dei prodotti venduti, per essere reinseriti successivamente nella prossima proposta.
SPUNTA ORDINE L’operazione consente di confrontare la merce richiesta al grossista attraverso l’emissione dell’ordine e quella effettivamente arrivata in farmacia. Inoltre, l’altro scopo della spunta è di ricaricare ed aggiornare le giacenze di farmacia o magazzino, inserire, qualora non avvenga tramite floppy disk o trasmissione dati, gli ultimi costi d’acquisto del prodotto.
Per ricaricare la spunta di un ordine è necessario selezionare il grossista dal quale è arrivata la fornitura, posizionarsi sul numero progressivo dell'ordine e con il tasto [Invio] richiamare l’elenco dei prodotti. I prodotti per i quali è stato eseguito il confronto, aggiorneranno la colonna del campo identificato con dicitura "SPU“ in cui è riportato lo stato e la quantità di merce da spuntare in corrispondenza del prodotto letto. Lo stato che può essere riportato può avere la descrizione: Nessuna visualizzazione, per indicare che la merce arrivata è conforme all’ordine Nullo, cioè non riporta Mancante, indica che il numero si pezzi è difforme all’ordinativo per difetto Eccedente, indica che il numero si pezzi è difforme all’ordinativo per eccesso Aggiunto, indica che il numero si pezzi è difforme all’ordinativo per aggiunta Cliccando su “Euro” o digitando il tasto “Ctrl+E”, è possibile commutare il valore dei prezzi di listino dei prodotti in ordine da €uro in Lire e viceversa; visualizza una finestra d’attenzione nella quale è possibile indicare il percorso dal quale prelevare i dati dei costi della ditta Artsana; consente di procedere alla spunta dei prodotti in elenco. Per avviare la verifica si può utilizzare anche il tasto [Ins] ed eseguire la lettura dei codici a barre dei prodotti con penna ottica o digitandone la descrizione. Man mano che si procede con la verifica della spunta dei prodotti, automaticamente si aggiorna il campo "SPU" che ne indica il numero e lo Stato nel campo identificato con "ST.”.
Il tasto [F2] consente di riportare le quantità presenti nella colonna dei prodotti ordinati, sulla colonna delle quantità da spuntare. Questa funzione si può utilizzare quando i prodotti da spuntare sono pochi o quando si è certi che la merce arrivata non ha mancanti e non ci siano prodotti erroneamente inseriti nella fornitura; Cliccando su azzera spunta o digitando il tasto [F10] è possibile azzerare le quantità di prodotti spuntati per poter ricominciare ad eseguire nuovamente la verifica; Se si dispone di un lettore ottico portatile, la spunta può essere eseguita leggendo i codici a barre dei prodotti e scaricando i dati nel computer cliccando il pulsante Scarica Lettore. E’ importante ricordare che ogni tipo di lettore portatile ha uno scarico dei dati differente, ed utilizza il protocollo della ditta che lo produce. La procedura di scarico lettore aggiorna automaticamente la colonna “SPU” e nella colonna [+/-] è visualizzato lo stato del confronto; il tasto funzione [F3] o il pulsante Sconto Riga, consentono d’inserire lo sconto riga di ad un prodotto. La percentuale dello sconto è possibile inserirla nell’ultimo campo della riga che riporta il Codice Ministeriale, Codice Ean, Ditta Produttrice visualizzata dopo la lista dei prodotti da spuntare. Per variare lo sconto su un prodotto presente in spunta d’ordine, si digita il tasto [F4] o si clicca sul pulsante Calcola sconto Si apre così una finestra sulla quale è possibile inserire la procedura di calcolo per gli sconti praticati sui prodotti con condizioni particolari (sconti misti, con campagne, al prezzo di listino). Il calcolo tiene conto se lo sconto è da considerarsi al netto o al lordo dell’aliquota IVA, lo sconto base e gli eventuali altri extra sconto. Se lo sconto è misto, cioè proposto sia in percentuale sia con campagna, è necessario impostare anche il numero di pezzi proposti. Digitando il tasto funzione [F11] o cliccando il pulsante “Distribuzione Sconto”, si può indicare la tipologia di prodotti sui quali intervenire per impostare lo sconto in spunta. Esso può essere indicato in percentuale o tramite l’importo. Cliccando su “Statistica” o digitando il tasto [F5], è possibile visualizzare i report statistici inerenti: le vendite gli acquisti da ditta o da grossisti, degli ultimi tre anni o precedenti; Cliccando su “Totali” o digitando il tasto [F9], si visualizza una finestra in cui sono riportati i totali della spunta suddivisi per prezzo di vendita e al costo in Euro ed aliquota IVA Cliccando su “Parametri” o digitando il tasto [F8], si visualizza una finestra nella quale è possibile impostare i parametri gestionali e dei controlli. I parametri gestionali si riferiscono agli inserimenti o impostazioni da eseguire, ad esempio: considerare oppure no le giacenze presenti anche se negative, la loro dislocazione, se grossisti o ditte, impostarle in base al calcolo automatico delle scorte, eliminare i prodotti in prenotazione al loro arrivo, proporre l’ultimo costo al fornitore o visualizzare i prodotti in ordine alfabetico.I parametri sui controlli invece, si riferiscono a messaggi di avvertenze che si possono visualizzare durante la spunta, e sono inerenti le revoche, il controllo sui lotti Invendibili e la registrazione di fatture nello scadenziario. Cliccando su “Note Int.”, è possibile visualizzare eventuali note interne dei prodotto in elenco; Cliccando su “Similari”, è possibile ricercare un prodotto che abbia lo stesso principio attivo e sostanza di un prodotto in elenco per poterlo eventualmente sostituire; Cliccando su “Inf. Prodotto” o digitando il tasto [F12], si visualizza la scheda anagrafica del prodotto. La scheda consente di consultare tutte le informazioni utili sul prodotto, lo storico delle sue variazioni di prezzo, il riferimento nazionale, il riepilogo dei costi ecc. Cliccando su “Uscita” o digitando il tasto [Esc], si abbandona la procedura di spunta. Uscendo dalla procedura vengono visualizzate delle finestre che evidenziano delle informazioni sulla dislocazione delle giacenze, i prodotti che devono essere conservati in frigo, dei prodotti che hanno Unità di Misura ed i prodotti che non hanno il codice a barre e c’è necessità di stamparlo.
DISLOCAZIONE DELLE GIACENZE E DELLE UBICAZIONI La scheda della dislocazione delle giacenze indica lo smistamento dei prodotti da ricaricare nei vari comparti: Farmacia, Magazzino Principale, Magazzino Secondario. Le quantità possono essere smistate utilizzando i tasti funzione [F4] per scarico quantità in Farmacia, [F1] per scarico in magazzino Principale ed [F2] in magazzino secondario. Le stesse funzioni possono essere richiamate cliccando sui pulsanti corrispondenti o digitando la combinazione dei tasti ALT + T o M oppure Q. Per quanto concerne l’ubicazione da dare ai prodotti da ricaricare, digitando ALT+1 o 2 oppure 3, o ancora cliccare due volte nel campo del magazzino corrispondente si può indicare la sigla o il nome corrispondente. Il tasto funzione [F3] o il pulsante “Stampa”, riporta un elaborato con lo smistamento effettuato. I pulsanti “Conferma” ed “Esc”, consentono di accettare o abbandonare le modifiche o gli inserimenti apportati PRODOTTI DA FRIGO La scheda “Prodotti da Frigo” riporta i prodotti presenti in spunta che non possono essere conservati a temperatura ambiente, bensì in frigo. La scheda riporta la descrizione del prodotto, la quantità ordinata e la temperatura alla quale deve essere conservato. Essa, inoltre, è corredata del pulsante “Stampa” (opzionale la digitazione del tasto [F3]) che riporta su supporto cartaceo l’elenco di tali prodotti. Il pulsante “Conferma” avvia la memorizzazione ed “Esc” l’abbandonano della spunta.
PRODOTTI CON PREZZI SCONTATI La scheda “Prodotti con Prezzi Scontati” riporta i prodotti presenti in spunta che hanno i prezzi di listino scontati, cioè che il farmacista ha impostato degli sconti in percentuale o in euro. La scheda riporta la descrizione del prodotto, la quantità presente in spunta, il listino base ed il prezzo di vendita in lire ed euro. Essa, inoltre, è corredata del pulsante “Stampa” (opzionale la digitazione del tasto [F3]) che riporta su supporto cartaceo l’elenco di tali prodotti. Il pulsante “Conferma” avvia la memorizzazione ed “Esc” l’abbandonano della spunta. PRODOTTI PRENOTATI E/O SOSPESI La scheda “Prodotti Prenotati e/o Sospesi” riporta i prodotti presenti in spunta che sono stati inseriti in proposta d’ordine con lo stato di prenotati o sospesi. La scheda riporta la descrizione del prodotto, la quantità presente in spunta, il nominativo del cliente al quale il prodotto dovrà essere consegnato e un campo riservato alle note e commenti per la prenotazione o il progressivo del sospeso. Essa, inoltre, è corredata del pulsante “Stampa” (opzionale la digitazione del tasto [F3]) che riporta su supporto cartaceo l’elenco di tali prodotti. Il pulsante “Conferma” avvia la memorizzazione ed “Esc” l’abbandono della spunta.
PRODOTTI CON UNITA’ DI MISURA La scheda “Prodotti con Prezzi per Unità di Misura” riporta i prodotti presenti in spunta per i quali sia previsto il prezzo per Unità di Misura. Solitamente il report di questi prodotti è utile perché se esposti, dovrà essere indicato anche il prezzo U.M. La scheda riporta la descrizione del prodotto, la quantità spuntata, il prezzo U.M., il listino base e di vendita in lire ed euro. Essa, inoltre, è corredata del pulsante “Stampa” (opzionale la digitazione del tasto [F3]) che riporta su supporto cartaceo l’elenco di tali prodotti. Il pulsante “Conferma” avvia la memorizzazione ed “Esc” l’abbandono della spunta. BARCODE PRODOTTI La scheda “Bar-code Prodotti” riporta l’elenco completo dei prodotti con le ordinate, presenti in spunta. Affianco delle quantità spuntate è riportata una colonna identificata con “Num. Etich” nella quale è possibile indicare, in corrispondenza del prodotto desiderato, il numero di bollini ottici che si vogliono stampare. La scheda riporta la descrizione del prodotto, la quantità spuntata, la colonna “Num. Etich” nel quale indicare il numero di bollini da stampare, il prezzo in Euro, l’Unità di misura ed il prezzo in Euro dell’unità di misura. Inoltre, è corredata del pulsante “Stampa” (opzionale la digitazione del tasto [F3]) che riporta su supporto cartaceo l’elenco di tali prodotti dei quali si desidera la stampa del bar-code. Il pulsante “Conferma” avvia la memorizzazione ed “Esc” l’abbandono della spunta. Il tasto di uscita visualizza un riepilogo dei totali della spunta suddivisi per aliquota Iva e ritorna nell’elenco delle spunte ancora da eseguire.
RICARICO PARZIALE DEGLI ORDINI Talvolta, può succedere di dover prelevare dal pacco parte della merce arrivata dal grossista. per eseguire un ricarico parziale della spunta o interrompere un carico degli ordini eseguendo un ricarico parziale, è necessario digitare o cliccare sul pulsante di uscita dalla procedura e rispondere in modo affermativo alla domanda di parcheggio delle modifiche visualizzata nella finestra d’attenzione che si apre automaticamente.
SPUNTA NUOVO ORDINE L'opzione "Spunta nuovo Ordine" si utilizza generalmente quand’è necessario caricare una fornitura di merce arrivata dalla ditta alla quale la proposta d’ordine non sia pervenuta per via telematica bensì inviata tramite copia commissione compilato dall’agente commerciale, per telefono o Fax. Dopo aver selezionato dall’archivio il nominativo del grossista o della ditta da cui proviene la merce da ricaricare, si indica il numero del documento che identificherà la spunta, e si accede nella spunta in cui i prodotti verranno aggiunti man mano che vengono inseriti. Le operazioni ed i tasti funzione sono simili alla procedura della spunta di un ordine normale con l’unica differenza della visualizzazione nel campo "Stato" in cui i prodotti risultano tutti aggiunti. CAMBIARE FORNITORE Per cambiare il grossista all’ordine preparato, è necessario cliccare sul pulsante “Cambia Fornitore”, scegliere il nuovo fornitore dall’archivio e, nel caso sia necessario, trasmettere l’ordine. Solitamente quest'operazione si utilizza quando si verificano dei problemi con la trasmissione via modem dell'ordine, in tal caso si ha l'opportunità di fare un fax o dettare l'ordine telefonicamente. FRAZIONARE UN ORDINE Cliccando su “Fraziona Ordine” o digitando la combinazione di tasti Alt+O, si può trasferire parzialmente o interamente un ordine ad altro o altri grossisti. Quindi dopo aver selezionato i grossisti prescelti, si indicano le percentuali da assegnare ad ognuno e cliccare sul pulsante conferma per avviare la procedura. RAGGRUPPARE PIU’ ORDINI Per eseguire quest’operazione si selezionano gli ordini da raggruppare, tenendo premuto il tasto [CTRL] e cliccando su ogni ordine da accorpare, con il pulsante sinistro del mouse. Dopo aver individuato gli ordini interessati, cliccare sul pulsante “Raggruppa” per avviare la procedura che creerà un ordine solo. Il pulsante “Modifica”, consente di entrare nella lista dei prodotti direttamente per modificare le quantità o il costo in Euro dei prodotti in lista. Cliccando su “Euro” o digitando il tasto “Ctrl+E”, è possibile commutare il valore dei prezzi di listino dei prodotti in ordine, da lire in Euro; Cliccando su “Uscita” o digitando il tasto “Esc”, è possibile abbandonare la procedura.
RIBILANCIA ORDINI La procedura di “Ribilanciamento Ordini” esegue un’analisi accurata di tutti i prodotti ordinati ai grossisti controllando la regolarità del ciclo di riordino. Durante la preparazione dell’ordine può accadere di non trovare qualche prodotto riordinato, non riuscendo a comprenderne i motivi di tale esclusione. Le cause possono essere molteplici, ad esempio: durante la preparazione dell’ordine si può aver eliminato un prodotto più volte pur essendo quest’ultimo sottoscorta, si può essere eliminato per un periodo di tempo volontariamente un prodotto perchè non interessati al suo acquisto oppure perché mancante cronico, ecc.. Da ciò si può ritenere necessario avviare la procedura di ribilanciamento degli ordini, quando il prodotto non è posto in ordine automaticamente o si trovano delle discordanze di riordino. Riepilogando quindi si può dire che la funzione di ribilanciamento degli ordini serve a ricontrollare le quantità sui prodotti venduti e non proposti più in ordine o gestiti senza tenere conto delle scorte. Selezionando la procedura di Ribilanciamento Ordini, è possibile impostare delle indicazioni all’elaborazione: • • •
Considerare la quantità dei prodotti che sono già in ordine a Ditta; Effettuare un controllo solo sui prodotti non in giacenza; Controllare solo i prodotti venduti da una certa data in poi. Periodicamente è bene eseguire il ribilanciamento foss’anche solo per verificare che i prodotti da riordinare sono riportati nell’ordine da preparare.
La maschera della procedura utilizza solo due pulsanti: Conferma e Uscita, avvia la procedura per l’elaborazione dei dati. L’elaborazione sarà evidenziata da una barra scorrevole che riporta un valore percentuale e il numero progressivo dei prodotti da elaborare ed elaborati. Si può utilizzare cliccando sul pulsante Uscita o digitando il tasto Esc e consente di abbandonare la procedura.
IMPORTAZIONE CAMPAGNE E COSTI Questa procedura si utilizza quando c’è la necessità d’inserire le condizioni di campagne promozionali o dei Costi che i grossisti o le ditte propongono periodicamente sulla merce da acquistare. Per avviare tale procedura, è necessario che ci sia pervenuto il file con le proposte dal grossista o dalla ditta.
Cliccando in corrispondenza della procedura “Importa Campagne e Costi e Fornitori”, la finestra d’attenzione riporterà la dicitura “Ci sono n. (n. perché i files possono essere anche più di uno contemporaneamente) da elaborare. Due barre scorrevoli indicheranno i progressivi in percentuale, una del file in lettura e l’altra del totale dei dati presenti sui file caricati in memoria sul gestionale. Una casella di controllo (check box) se non evidenziata, elimina automaticamente il file dopo aver eseguito l’elaborazione, in caso contrario lo mantiene in memoria e può essere rielaborato ancora altre volte.
Le campagne ed i costi saranno poi visualizzati durante l’emissione della proposta d’ordine, sulle schede di riepilogo, in basso sullo schermo, nelle quali è indicato il grossista o la ditta, la campagna con la data d’inizio e di fine proposta, stesso dicasi per la scheda dei costi in cui oltre il costo è riportato lo sconto e la data di partenza dell’offerta. .
[Esc] annulla l’elaborazione e consente di abbandonare la procedura.
ARCHIVIO STORICO SPUNTE L’”Archivio Storico Spunte” contiene la memorizzazione di tutti i ricarichi degli ordini emessi (Spunte) che sono stati scaricati in magazzino di farmacia ed hanno aggiornando le giacenze. La visualizzazione delle spunte presente in archivio riporta i campi riferiti: al numero progressivo d’inserimento, al tipo si spunta (SD=spunta Ditta, SG=spunta Grossista), il fornitore, la data, l’ora, se accompagnata da DDT o Fattura. Una riga sulla parte bassa del video riporta il numero di articoli presenti nella spunta da selezionare, la differenza tra quantità ordinata e spuntata, il totale globale e al costo.
COME RICERCARE UNA SPUNTA
Per ricercare la spunta di un ordine, tra quelle presenti nell’elenco dell’archivio, si può utilizzare la barra di scorrimento posta sul lato destro del suddetto elenco. Ma, una preselezione può essere impostata utilizzando un filtro che consente di aggregare solo le spunte dei grossisti o solo quelle delle ditte. Un campo riservato al numero di DDT o FAT è complementare alle note per il fornitore o dal fornitore che visualizza i messaggi inviati. Esegue una ricerca nella quale sono visualizzate tutte le spunte caricate. Esegue una ricerca sul numero di documento DDT o Fattura desiderato, posizionandosi automaticamente su quella spunta. Esegue una ricerca estrapolando le spunte della ditta o del grossista scelto dall’archivio Anagrafiche Fornitori. PER CAMBIARE IL FORNITORE ALLA SPUNTA Questa procedura consente di cambiare il fornitore alla spunta sulla quale si è posizionati in elenco. PER MODIFICARE UNA SPUNTA
Consente di modificare una spunta già caricata in giacenza, un’avvertenza chiede se le eventuali modifiche apportate dovranno avere una validità anche sul proprio magazzino e sul totale del costo.
COME ELIMINARE UNA SPUNTA
Per eliminare completamente una spunta dall’elenco è sufficiente posizionarsi sulla sua descrizione e cliccare il pulsante [Cancella Spunta]. Prima di cancellare definitivamente la spunta, una finestra d’attenzione chiederà se si desideri apportare le modifiche anche in magazzino. COME STAMPARE UNA SPUNTA
Se si desidera stampare la spunta su cui si è posizionati, si può digitare cliccare sul pulsante [Stampa], poi confermare la stampante predefinita e le indicazioni sul tipo di stampa da eseguire. PER AZZERARE L’INTERO ARCHIVIO
Se si desidera azzerare l'intero archivio delle spunte è sufficiente confermare la scelta sulla finestra d’attenzione, riportata selezionando la procedura. PER TROVARE UN PRODOTTO SPUNTATO NELL’ARCHIVIO
Per ricercare un prodotto tra tutte le spunte degli ordini presenti in elenco, è necessario cliccare sul pulsante [Ricerca Prodotto], indicare il prodotto da ricercare e confermare la scelta. Saranno riportate a video solo le spunte in cui il prodotto ricercato è presente. CONTROLLO FATTURATO Per avere il resoconto economico della merce ordinata sia alle ditte sia a grossista, è sufficiente posizionarsi sul nominativo e cliccare [Calcola Fatturato], indicare il periodo di tempo al quale si riferisce la ricerca, e se deve essere considerata l’aliquota Iva e inserire il calcolo percentuale dello sconto. Saranno visualizzati i totali degli ordini spuntati considerando: il prezzo al pubblico, il prezzo al costo e lo sconto medio sul totale dei farmaci e parafarmaci. Inoltre, sarà riportato l’importo medio d’ogni ordine ed il rapporto in percentuale con il fatturato ad altri grossisti o ditte sempre nell’intervallo di tempo scelto. Converte gli importi degli ordini spuntati, da Lire in Euro e viceversa. Consente di abbandonare la procedura.
ARCHIVIO STORICO MANCANTI L’archivio riporta l’elenco di tutti i prodotti che sono risultati mancanti dopo la spedizione dell’ordine. Tali prodotti spesso sono riproposti automaticamente ma per quelli che continuano ad esserlo vengono parcheggiati in quest’archivio che può essere consultato per verificare la data dalla quale il prodotto risulta mancante, le note cioè la motivazione per cui è risultato mancante ed il fornitore al quale si è fatto l’ordine dal quale poi è risultato mancante.
L’elenco riporta la data dalla quale il prodotto risulta mancante, la quantità che in quell’ordine era stata ordinata, la descrizione del prodotto, l’indicazione della nota che notifica perché il prodotto risulta mancante ed il fornitore a cui era stato richiesto il prodotto. Man mano che si scorre l’elenco dei prodotti, in basso sulla sinistra dello schermo è visualizzato il codice ministeriale del prodotto sul quale si è al momento posizionati. Essendo che “Storico Mancanti” è una funzione di sola consultazione, è disponibile solo il tasto “Uscita”, per abbandonare la procedura.
Menù ARCHIVI Nel menù sono raggruppati i principali archivi utilizzati dalla maggior parte delle procedure del gestionale Winfarm Evoluzione. Gli archivi del menù sono suddivisi in due tipologie: archivi nei quali i dati sono reimpostati, cioè riportano le schede così come previsto dalle banche dati e riconosciute dal ministero della salute, ed archivi nei quali le schede dovranno essere inserite dall’utente. Gli archivi con le impostazioni predefinite sono: Ditte produttrici, nel quale sono inserite oltre 4000 ditte riconosciute dal SSN; Sostanze, l’archivio contiene oltre 10000 sostanze riconosciute dal SSN; A.t.c./G.m.p (Gruppo Chimico Terapeutico e Gruppo Merceologico Parafarmaci). Nell’archivio sono già presenti oltre 6000 voci; Gruppi Terapeutici, nell’archivio sono gia preimpstate oltre 400 voci così come previsto dalle informazioni fornite dalle Banche Dati. Città, nell’archivio sono già presenti le schede di tutti i comuni d’italia e le nazioni del mondo. Gli archivi nei quali sarà l’utente ad inserire le schede, sono: Fornitori, Grossisti, Ditte, Medici.
Clienti, ASL e
La struttura degli archivi è stata appositamente studiata per consentire un facile accesso alla consultazione, all’inserimento ed alla modifica dei dati. Infatti, qualsiasi ricerca all’interno di questi archivi può essere eseguita digitando il nome o nel caso di una ditta, di un grossista o di un cliente, della ragione sociale. Inoltre, è utile precisare che gli archivi possono contenere un numero illimitato di schede e di nuovi inserimenti.
ARCHIVIO DITTE
L’anagrafica delle Ditte è composta da cinque schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o digitando la combinazione di tasti composta da [Alt] e la lettera della descrizione che è sottolineata. Ad esempio: [Alt]+S per aprire la scheda “Selezione”, [Alt]+G per Generalità, [Alt]+1 per Indirizzo 1 [Alt]+2 ecc... Come sopradetto, le schede sono: Selezione, che consente di richiamare la ditta desiderata; Generalità, consente di consultare le informazioni principali, ed esempio: la ragione sociale, la partita Iva, informazioni inerenti l’adesione dell’azienda all’Assinde e Farmindustria, l’indirizzo Web ecc.. Indirizzo 1-2-3, sono le schede che consentono di consultare le informazioni sulle sedi amministrative e legali della società, i numeri di telefono, fax ed e-mail ecc.. Ogni scheda richiamata ha in dotazione dei pulsanti che consentono di: Cliccando sul pulsante “Tutte” o digitando il tasto funzione [F12], di richiamare tutte le ditte presenti in archivio; Cliccando sul pulsante “Nuovo” o digitando il tasto funzione [Ins], di inserire una nuova scheda in elenco Cliccando sul pulsante “Elimina” o digitando il tasto funzione [Canc], di eliminare una scheda dall’elenco Cliccando sul pulsante “Modifica” o digitando il tasto funzione [F3], di modificare i dati presenti su una scheda Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto funzione [Esc], di abbandonare la procedura Cliccando sui pulsanti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx è possibile spostarsi di una sola voce nell’elenco, con i tasti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx evidenziati, spostarsi all’inizio ed alla fine dell’archivio. Se si desidera INSERIRE una NUOVA DITTA in Archivio basta compilare la cartella delle generalità, indicare l’indirizzo 1-2-3 e digitare il tasto [F10] o cliccare su [Salva], nel caso non ci sia più la necessità di eseguire l’inserimento in archivio, basta cliccare sul pulsante [Annulla];
ARCHIVIO SOSTANZE
L’anagrafica delle Sostanze è composta da due schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o digitando la combinazione di tasti composta da [Alt] e la lettera della descrizione che è sottolineata, nel nostro caso: [Alt]+S per scegliere “Selezione” e [Alt]+D per la scheda Dati. Selezione, richiama la sostanza desiderata Dati, per consultare le informazioni principali della sostanza (se è per uso veterinario, informazioni sulla scadenza del brevetto e gli ATC correlati, ecc.). Ogni scheda richiamata ha in dotazione dei pulsanti che consentono di:
Cliccando sul pulsante “Tutte” o digitando il tasto funzione [F12], di richiamare tutte le sostanze presenti in archivio Cliccando sul pulsante “Nuovo” o digitando il tasto funzione [Ins], di inserire una nuova scheda in elenco Cliccando sul pulsante “Elimina” o digitando il tasto funzione [Canc], di eliminare una scheda dall’elenco Cliccando sul pulsante “Modifica” o digitando il tasto funzione [F3], di modificare i dati presenti su una scheda Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto funzione [Esc], di abbandonare la procedura Cliccando sui pulsanti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx è possibile spostarsi di una sola voce nell’elenco, con i tasti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx evidenziati, spostarsi all’inizio ed alla fine dell’archivio. Per INSERIRE una NUOVA SOSTANZA è sufficiente compilare la cartella Dati e cliccare su [Salva] o digitare [F10] per memorizzare, nel caso non necessiti l’inserimento in archivio, cliccare su [Annulla];
ARCHIVIO ATC – GMP
L’anagrafica degli ATC (Gruppo Chimico Terapeutico) e GMP (Gruppo Merceol. Parafarmaci), è composta da un’unica scheda ed i codici possono essere richiamati scegliendo la descrizione nell’elenco tramite con la barra di scorrimento e cliccando sulla descrizione, indicando il numero di codice identificativo del gruppo o comporlo cliccando sul pulsante “Composizione del Codice” o [F5].
Ogni scheda richiamata ha in dotazione dei pulsanti che consentono di: Cliccando sul pulsante “Tutti” o digitando il tasto funzione [F1], di richiamare tutti i codici Atc/Gmp presenti in archivio Cliccando sul pulsante “Nuovo” o digitando il tasto funzione [Ins], di inserire una nuova scheda in elenco Cliccando sul pulsante “Elimina” o digitando il tasto funzione [Canc], di eliminare una scheda dall’elenco Cliccando sul pulsante “Modifica” o digitando il tasto funzione [F3], di modificare i dati presenti su una scheda Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto funzione [Esc], di abbandonare la procedura Cliccando su “Composizione del codice” o digitando il tasto funzione [F5], di visualizzare i dati che compongono i singoli livelli del codice ATC di una scheda. Cliccando sul pulsante “Up”, digitando il tasto funzione [F1] o la combinazione di tasti Alt+P, si ritorna indietro, al livello precedente, per modificare il percorso alla composizione da visualizzare. Cliccando sul pulsante “OK” o digitando il tasto funzione [F5], si conferma la selezione impostata. Per INSERIRE un NUOVO GRUPPO è sufficiente compilare la cartella nella quale indicare il codice, la descrizione e se l’inserimento si riferisce ad un codice intermedio, cliccare su [Inserisci] o digitare [Invio] per memorizzare, nel caso non necessiti l’inserimento in archivio, cliccare su [Annulla];
ARCHIVIO GRUPPI TERAPEUTICI
L’anagrafica deI Gruppi Terapeutici è composta da due schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o sulla lettera corrispondente a quella sottolineata nella descrizione, S per Selezione, D per Dati. Selezione, richiama il gruppo terapeutico desiderato; Dati, consente di consultare la descrizione in italiano ed in inglese del gruppo terapeutico interessato.
Ogni scheda richiamata ha in dotazione dei pulsanti che consentono di:
Cliccando sul pulsante “Tutte” o digitando il tasto funzione [F12], di richiamare tutte le sostanze presenti in archivio Cliccando sul pulsante “Nuovo” o digitando il tasto funzione [Ins], di inserire una nuova scheda in elenco Cliccando sul pulsante “Elimina” o digitando il tasto funzione [Canc], di eliminare una scheda dall’elenco Cliccando sul pulsante “Modifica” o digitando il tasto funzione [F3], di modificare i dati presenti su una scheda Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto funzione [Esc], di abbandonare la procedura Cliccando sui pulsanti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx è possibile spostarsi di una sola voce nell’elenco, con i tasti contrassegnati con le direzioni Dx e Sx evidenziati, spostarsi all’inizio ed alla fine dell’archivio.
Per INSERIRE un NUOVO GRUPPO è sufficiente compilare la cartella Dati e cliccare su [Salva] o digitare [F10] per memorizzare, nel caso non necessiti l’inserimento in archivio, cliccare su [Annulla];
ARCHIVIO ANAGRAFICA FORNITORI L’Archivio dell’Anagrafica dei Fornitori è un archivio comune a tutte le procedure del Winfarm Evoluzione, questo vuol dire che è possibile inserire i dati anagrafici di un fornitore da qualsiasi procedura. Anche la videata è comune a tutti gli archvi. Essa è composta da un campo riservato alla ricerca per ragione sociale nella quale si può richiamare un fornitore digitandone una parte del nome. L’archivio di ogni fornitore è composto da quattro schede nelle quali sono riportati tutti i dati conosciuti del fornitore. Le schede sono identificate con: F1–Anagrafica, F2–Info Fornitore Articoli, F3–Ditte Collegate ed F4–Informazioni contabili.
Cliccando sul pulsante “Preleva una Ditta” o digitando il tasto funzione [F8], è possibile aprire automaticamente l’archivio delle ditte ed estrapolare una ditta tra quelle presenti eseguendo il trasferimento selezionandola e confermando la scelta con il tasto [Invio]. Cliccando sul pulsante “Salva”, si memorizzano le modifiche eseguite sull’archivio dell’anagrafica Fornitori. Cliccando sul pulsante “Cancella” o digitando il tasto funzione [Canc], si elimina una scheda completa dall’elenco dei Fornitori. Cliccando sul pulsante “Ripulisci Archivio” o digitando il tasto funzione [Ctrl+Canc], si svuota l’intero archivio dei fornitori, tutte le schede dei Fornitori vengono cioè eliminate. Cliccando sul pulsante “Nuovo” o digitando il tasto funzione [Ins], di inserire una nuova scheda di un fornitore in elenco. Cliccando sul pulsante “Uscita” o digitando il tasto funzione [Esc], di abbandonare la procedura
Se i dati si riferiscono a ditta, si può evidenziare il flag [F5] – Fornitore, vengono in tal modo visualizzate due schede aggiuntive F2 ed F3, sulle quali inserire altre informazioni utili, come ad esempio: sulla scheda identificata con F2 – Info Fornitore Articoli, si possono inserire informazioni inerenti le righe di comando per abilitare le trasmissioni con i grossisti, gli sconti, le campagne promozionali, i costi netti praticati dai grossisti e la tipologia di prodotti trattati dalla ditta considerata, sulla scheda F3 – Ditte collegate, abilitare o disabilitare prelevando dall’archivio di Banca Dati le ditte ad essa collegate. MODIFICARE UNA GIA’ ESISTENTE O ELIMINARNE UNA Nel caso sia necessario inserire una nuova anagrafica di un cliente o ditta si può digitare il tasto “Nuovo”. SE SI DESIDERA ELIMINARE UNA NUOVA DITTA o CLIENTE Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC. Scheda
F1 - Anagrafica
Riporta i dati anagrafici, i dati fiscali, i numeri di telefono, note varie e gli indirizzi E-mail e WEB della ditta, grossista o cliente che si sta inserendo. A questo si aggiungono le informazioni Anagrafiche, telefono, fax ed indirizzo e-mail dei referenti di zona ai quali eventualmente fare riferimento.
Scheda
F2 – Info fornitore Articoli
Come sopra detto la scheda richiamata con il tasto funzione [F2], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di indicare il percorso che il computer dovrà fare per eseguire la trasmissione degli ordini.E’ previsto l’inserimento della stringa per il collegamento sia che il modem è installato sul Server sia sul terminale. La scheda inoltre, prevede l’inserimento per fasce della scoutistica e di eventuali extrasconti, l’inserimento della stringa
Scheda
F3 – Ditte Collegate
Anche la scheda richiamata con il tasto funzione [F3], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di agganciare dieci ditte differenti ad un fornitore. Le ditte in elenco sono riportare per descrizione e codice ministeriale ditta, due segni [9 9] [; ;] che indicano se la ditta è abilitata o momentaneamente disattivata.
Scheda
F4 – Info Contabili
L’ultima scheda si riferisce alle informazioni contabili
ARCHIVIO ANAGRAFICA GROSSISTI Nel caso sia necessario inserire una nuova anagrafica di un cliente o ditta si può digitare il tasto “Nuovo”. Se i dati sono riferiti ad un cliente, può essere sufficiente compilare la cartella F1–Anagrafica ed F4– Informazioni contabili. Se i dati si riferiscono a ditta, si può evidenziare il flag [F5] – Fornitore, vengono in tal modo visualizzate due schede aggiuntive F2 ed F3, sulle quali si possono inserire altre informazioni utili, come ad esempio: sulla scheda identificata con F2 – Info Fornitore Articoli, si possono inserire informazioni inerenti le righe di comando per abilitare le trasmissioni con i grossisti, gli sconti, le campagne promozionali, i costi netti praticati dai grossisti e la tipologia di prodotti trattati dalla ditta considerata, sulla scheda F3 – Ditte collegate, abilitare o disabilitare prelevando dall’archivio di Banca Dati le ditte ad essa collegate. Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC. Se i dati da inserire sono riferiti ad un cliente, F1–Anagrafica ed F4–Informazioni contabili. Se i dati si riferiscono a ditta, si può evidenziare il flag [F5] – Fornitore, vengono in tal modo visualizzate due schede aggiuntive F2 ed F3, sulle quali inserire altre informazioni utili, come ad esempio: sulla scheda identificata con F2 – Info Fornitore Articoli, si possono inserire informazioni inerenti le righe di comando per abilitare le trasmissioni con i grossisti, gli sconti, le campagne promozionali, i costi netti praticati dai grossisti e la tipologia di prodotti trattati dalla ditta considerata, sulla scheda F3 – Ditte collegate, abilitare o disabilitare prelevando dall’archivio di Banca Dati le ditte ad essa collegate. MODIFICARE UNA GIA’ ESISTENTE O ELIMINARNE UNA Nel caso sia necessario inserire una nuova anagrafica di un cliente o ditta si può digitare il tasto “Nuovo”. SE SI DESIDERA ELIMINARE UNA NUOVA DITTA o CLIENTE Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC.
Scheda
F1 - Anagrafica
Riporta i dati anagrafici, i dati fiscali, i numeri di telefono, note varie e gli indirizzi E-mail e WEB della ditta, grossista o cliente che si sta inserendo. A questo si aggiungono le informazioni Anagrafiche, telefono, fax ed indirizzo e-mail dei referenti di zona ai quali eventualmente fare riferimento.
Scheda
F2 – Info fornitore Articoli
Come sopra detto la scheda richiamata con il tasto funzione [F2], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di indicare il percorso che il computer dovrà fare per eseguire la trasmissione degli ordini.E’ previsto l’inserimento della stringa per il collegamento sia che il modem è installato sul Server sia sul terminale. La scheda inoltre, prevede l’inserimento per fasce della scoutistica e di eventuali extrasconti, l’inserimento della stringa
Scheda
F3 – Ditte Collegate
Anche la scheda richiamata con il tasto funzione [F3], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di agganciare dieci ditte differenti ad un fornitore. Le ditte in elenco sono riportare per descrizione e codice ministeriale ditta, due segni [9 9] [; ;] che indicano se la ditta è abilitata o momentaneamente disattivata.
Scheda
F4 – Info Contabili
L’ultima scheda si riferisce alle informazioni contabili
ARCHIVIO DITTE L’anagrafica delle Ditte è composta da cinque schede che possono essere richiamate cliccando sul loro identificativo o sulla lettera corrispondente a quella sottolineata nella descrizione, ad esempio S per Selezione, G per Generalità, 1 per Indirizzo 1 ecc...
Come sopradetto, le schede sono: Selezione, per richiamare la ditta desiderata o con il tasto funzione [F12] per richiamarle tutte; Generalità, per consultare le informazioni principali inerenti la ragione sociale, partita Iva, se l’azienda aderisce all’Assinde e Farmindustria, l’indirizzo Web ecc.. Indirizzo 1-2-3, con le informazioni sulle sedi amministrative e legali della società, telefono, fax ed email.
Se si desidera INSERIRE una NUOVA DITTA è sufficiente compilare la cartella delle generalità, indicare l’indirizzo 1-2-3 e digitare [F10] o cliccare su [Salva], nel caso non necessiti l’inserimento in archivio, cliccare su [Annulla];
ANAGRAFICA CLIENTE Se si desidera invece eliminare o sfoltire l’archivio di schede inutili o obsolete, è sufficiente cliccare o posizionarsi sull’anagrafica del cliente prescelto, presente in archivio, e digitare il tasto CANC.
Scheda
F1 - Anagrafica
Riporta i dati anagrafici, i dati fiscali, i numeri di telefono, note varie e gli indirizzi E-mail e WEB della ditta, grossista o cliente che si sta inserendo. A questo si aggiungono le informazioni Anagrafiche, telefono, fax ed indirizzo e-mail dei referenti di zona ai quali eventualmente fare riferimento.
Scheda
F2 – Info fornitore Articoli
Come sopra detto la scheda richiamata con il tasto funzione [F2], si compila solo in caso di inserimento di una ditta o grossista. Essa consente di indicare il percorso che il computer dovrà fare per eseguire la trasmissione degli ordini.E’ previsto l’inserimento della stringa per il collegamento sia che il modem è installato sul Server sia sul terminale. La scheda inoltre, prevede l’inserimento per fasce della scoutistica e di eventuali extrasconti, l’inserimento della stringa
TABELLA CONTENITORI La tabella “ Contenitori “ gestisce le informazioni inerenti la classificazione dei vari contenitori. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei contenitori. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco dei contenitori.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle delle fonti di comunicazione.
TABELLA CARATTERISTICHE La tabella “ Caratteristiche “ gestisce le informazioni inerenti le caratteristiche di un prodotto. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA DEGRASSI La tabella “ DEGRASSI “ gestisce le informazioni inerenti le varie classificazione merceologiche dei prodotti esistenti in farmacia. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei contenitori. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco delle suddivisioni.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle delle suddivisioni.
FONTI DI COMUNICAZIONE La tabella “ Fonti di Comunicazione “ gestisce le informazioni che il ministero o altri enti comunicano attraverso le Banche Dati e sono inerenti a variazioni, sospensioni, revoche ed altro che dovranno essere comunicate contestualmente alle variazioni che il prodotto ha nel tempo. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire un nuovo elemento all’elenco delle fonti di comunicazione. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco delle fonti di comunicazione. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco delle fonti di comunicazione.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle delle fonti di comunicazione.
TABELLA FORME FARMACEUTICHE La tabella “ Forme Farmaceutiche “ gestisce le informazioni inerenti la Forma Farmaceutica dei prodotti presenti in archivio. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA ALIQUOTA IVA La tabella “ Aliquota IVA “ gestisce le informazioni inerenti le aliquote d’imposta alle quali sono soggetti i prodotti in vendita. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco delle varie aliquote.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA NOTE S.S.N La tabella “ Note S.S.N. “ gestisce le informazioni inerenti le note che gli organi competenti associano ai farmaci per indicare una particolare dispensazione. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con nota.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei contenitori. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento dall’elenco delle note sulla prescrizione.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle delle note.
TABELLA OBBLIGATORIETA’ La tabella “ Obbligatorietà “ gestisce le informazioni inerenti l’obbligatorietà, cioè in quali sedi, con quali condizioni o in quali limiti, dispensare un prodotto. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA OBBLIGATORIETA’ La tabella “ Obbligatorietà “ gestisce le informazioni inerenti l’obbligatorietà, cioè in quali sedi, con quali condizioni o in quali limiti, dispensare un prodotto. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA PARTICOLARE La tabella “ Particolare “ gestisce le informazioni inerenti note e segnalazioni regionali sui prodotti . Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA PARTICOLARE La tabella “ Particolare “ gestisce le informazioni inerenti note e segnalazioni regionali sui prodotti . Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
TABELLA PRESCRIVIBILITA’ La tabella “ Prescrivibilità “ gestisce le informazioni sull’esitabilità e prescrivibilità dei prodotti. Inoltre, appositi parametri consentiranno di visualizzare tale concedibilità, sia durante la vendita libera sia al S.S.N. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA REGIME S.S.N. La tabella “ Regime S.S.N “ gestisce le informazioni sul tipo di mutabilità dei prodotti. Inoltre, appositi parametri consentiranno di visualizzare tale mutuabilità, sia durante la vendita libera sia al S.S.N. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA REVOCHE La tabella “ Revoche “ gestisce le informazioni sui motivi di invendibilità dei prodotti. Appositi parametri, consentiranno di visualizzare le motivazioni di tale invendibilità sui prodotti, sia durante la vendita libera sia al S.S.N. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA SCADENZA La tabella “ Temperatura di conservazione “ gestisce le informazioni inerenti le impostazioni dei scadenza sui prodotti presenti nell’archivio del gestionale. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se iccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. Digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
Digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA STUPEFACENTI La tabella “ Stupefacenti “ gestisce le informazioni inerenti le varie tipologie di classificazione degli stupefacenti ed altri elementi durante vendita, segnalando il prodotto stupefacente o particolare, con un messaggio. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di prodotti stupefacenti. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco degli stupefacenti. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco degli stupefacenti.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle degli stupefacenti.
TABELLA SUDDIVISIONE MERCEOLOGICA La tabella “ Suddivisione Merceologica “ gestisce le informazioni sulle categorie merceologiche dei prodotti presenti sul gestionale Winfarm Evoluzione. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA TEMPERATURA DI CONSERVAZIONE La tabella “ Temperatura di conservazione “ gestisce le informazioni inerenti classificazione dei vari tipi di temperatura alle quali conservare i prodotti presenti nell’archivio del gestionale. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia. Nel Winfarm Evoluzione, i prodotti con una determinata temperatura di conservazione per i quali si è impostato il flag a “S”, sono stati evidenziati con clorazione celeste.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se iccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. Digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
Digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA TIPO PREZZO La tabella “ Contenitori “ gestisce le informazioni inerenti la classificazione dei vari tipi di prezzo applicabile ai prodotti presenti nell’archivio del gestionale. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di catalogazione di contenitore. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco dei tipi di prezzo.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle.
TABELLA TIPO RICETTA La tabella “ Tipo Ricetta “ gestisce le informazioni inerenti i tipi di vendita libera o mutualistica segnalando una vendita particolare con un messaggio. Per Ricercare un Elemento in Elenco È sufficiente inserire parte del nome per richiamare automaticamente gli elementi in elenco la cui descrizione è composta con la stessa radice. La ricerca sarà molto più veloce se la descrizione inserita è dettagliata. Nel caso dopo aver eseguito la ricerca si desideri richiamare tutti elementi dell’archivio, si può digitare il tasto funzione [F12] oppure cliccare sul pulsante posto a destra del campo d’inserimento ricerca indicato “Tutte”. La Scheda La scheda è composta da due parti: Selezione e Dati. In Selezione è riportato l’elenco degli elementi, il loro codice identificativo, i flag 0,1,2. Il “Codice” è un’abbreviazione che consente di riconoscere l’elemento in archivio, la “descrizione” è l’elenco delle fonti di comunicazione che si possono richiamare, i campi contraddistinti con “Flag 0, 1, 2”, sono dei parametri che, se impostati a “S”, consentono d’avere una segnalazione tramite una finestra d’attenzione o segnale acustico, durante la vendita del prodotto con tale tipologia.
La scheda inoltre, è corredata di pulsanti che consentono di eseguire consultazioni ed operazioni. Essi sono: digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire all’elenco un nuovo elemento di tipo ricetta. digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica”, è possibile variare un elemento all’elenco dei tipi ricetta. La variazione richiama automaticamente la seconda parte della scheda in cui sono contenuti i Dati da modificare. i pulsanti direzionali se cliccati consentono di spostarsi in alto ed in basso nell’archivio per eseguire una ricerca. I pulsanti sono quattro e consentono si salire o scendere di un elemento oppure di una pagina la volta. digitando il tasto funzione [CTRL Canc] oppure cliccando sul pulsante “Elimina”, è possibile eliminare un elemento all’elenco dei tipi ricetta.
La parte della scheda inerente i Dati, è composta da una parte descrittiva, suddivisa in : descrizione breve e descrizione estesa dell’elemento della tabella, ed un campo riservato ad altre informazioni o commenti che si desiderino aggiungere sulla scheda. Anche da questa parte della scheda è possibile impostare i flag o utilizzare i pulsanti della tabella.
digitando il tasto funzione [Esc] oppure cliccando sul pulsante “Uscita”, è possibile abbandonare l’archivio delle tabelle delle fonti di comunicazione.
TABELLA RAGGRUPPAMENTO DEGRASSI L’esigenza della tabella per il raggruppamento dei codici Degrassi, nasce qualora si desidera suddividere ulteriormente le suddivisioni merceologiche del proprio magazzino, creando classificazioni personalizzate e più dettagliate, differenti da quelle reimpostate dal gestionale. Questa suddivisione sarà utile soprattutto in fase di verifica inventariale o di consultazione di statistiche e movimentazioni del magazzino.
INSERIMENTO DI UN NUOVO GRUPPO digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “ Inserimento Gruppo”, è possibile inserire un nuovo gruppo di raggruppamento dei codici Degrassi. Alla richiesta d’inserimento del nuovo gruppo, verrà automaticamente abbinato un nuovo codice. Un’ulteriore finestra aperta dopo la conferma, consentirà l’inserimento del nuovo codice (il codice da inserire sarà quello automatico visualizzato nella domanda precedente) e della descrizione (la descrizione sarà quella della suddivisione merceologica desiderata). Il nuovo codice sarà inserito in elenco di ELENCO GRUPPI. Il nuovo gruppo inserito potrà essere ricercato utilizzando i pulsanti direzionali, posti in basso, sotto l’archivio, con i quali si può scorrere l’elenco spostandosi su ogni singola voce o scorrendo pagina per pagina. L’archivio dell’Elenco Gruppi, riporta il codice identificativo e la descrizione di ogni gruppo.
ABBINAMENTO DEI SOTTOGRUPPI AL NUOVO GRUPPO Per abbinare i sottogruppi al nuovo gruppo inserito, si dovrà digitare il tasto funzione [F1] oppure cliccare sul pulsante “ Associazione Codice”, in corrispondenza del codice in elenco che si desidera abbinare. I codici selezionati saranno riportati nell’archivio “CODICE DEGRASSI per GRUPPO” in modo da evidenziare gli abbinamenti con più chiarezza. L’archivio dei “Codici Degrassi per Gruppo”, riporta il codice identificativo e la descrizione di ogni gruppo.
I sottogruppi inseriti potranno essere ricercati utilizzando i pulsanti direzionali, posti in basso, sotto l’archivio, con i quali si può scorrere l’elenco spostandosi su ogni singola voce o scorrendo pagina per pagina. MODIFICA DELLA DESCRIZIONE DI UN GRUPPO digitando il tasto funzione [F3] oppure cliccando sul pulsante “Modifica Descr. Gruppo”, è possibile
digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire digitando il tasto funzione [Ins] oppure cliccando sul pulsante “Nuovo”, è possibile inserire
AGGIORNA ARCHIVI Tra le altre procedure del menù sono presenti , i parametri e che consentono di eseguire, visualizzare e stampare i dati prelevati con il modem dalle varie Banche Dati. Sono presenti inoltre, le procedure di consultazione “Circolari della Banca Dati” e di “Aggiornamento delle procedure del Winfarm”. In ogni archivio è possibile aggiungere ulteriori schede, modificare i dati o cancellarle, per rendere ottimale e preciso il lavoro di gestione della farmacia. Spesso, con l’aggiornamento degli archivi sono spedite comunicazioni delle banche dati agli utenti, concernenti i prodotti aggiornati. Sia queste comunicazioni che circolari della software house, si possono richiamare selezionando le procedure “Circolari Banca Dati e di Servizio”. L’ultima procedura "Programmi", serve ad aggiornare Il gestionale con i programmi di release che periodicamente la Pharmaservice spedisce per aggiornare e migliorare le procedure dell'intero gestionale “Winfarm”. AGGIORNA ARCHIVI Selezionando la procedura, è possibile aggiornare ed elaborare gli archivi di Farmaco e Parafarmaco residenti nel gestionale. Infatti, se gli aggiornamenti sono stati prelevati dalla Banca Dati via modem, provvederà allo compattamento ed all’inserimento dei nuovi dati, se non sono stati prelevati, provvede lui ad attivare la procedura di collegamento. La figura riportata si riferisce al collegamento con Phase per la banca dati Federfarma, ma il Winfarm utilizzata anche gli aggiornamenti telematici della Banca Dati Merqurio e Codifa. Ogni collegamento con le Banche Dati è mantenuto in memoria il numero progressivo di collegamento. Infatti, se erroneamente fosse inserito un aggiornamento già elaborato, sarà visualizzato il messaggio di errore “Attenzione Aggiornamento non consecutivo” prima dell’inizio elaborazione. L’elaborazione degli aggiornamenti, visualizza il numero di prodotti di farmaco e parafarmaco che hanno avuto delle variazioni, il numero di prodotti dei quali è variato lo storico, le monografie, le interazioni, ecc. Dopo aver concluso l’aggiornamento, una finestra d’attenzione visualizza la variazione economica che il magazzino ha avuto e se si desiderano visualizzare i prodotti di tali variazioni. Se si è interessati alla visualizzazione è necessario digitare [Invio] per avviare la stampa (Video o Stampante). Nel caso non si è interessati, il tasto [Esc] consente di uscire dalla procedura. La procedura può essere utilizzata dagli utenti con Banca Dati Federfarma e consente di visualizzare le circolari di Gazzette Ufficiali e comunicazioni varie. L’aggiornamento è contestuale a quello del Farmaco e del Parafarmaco.Tutte le circolari ricevute sono visualizzate in ordine di data d’emissione. Si può consultare il testo posizionandosi sulla data interessata, con il tasto [Invio] visualizzarne il contenuto, scorrendo l’intero testo con i tasti [Pag].
PARAMETRI AGGIORNAMENTO ARCHIVI Selezionando questa procedura è possibile aggiornare ed elaborare gli archivi di Farmaco e Parafarmaco residenti nel gestionale. Essa consente d’impostare i parametri per prelevare gli aggiornamenti dalla Banca Dati via modem e di attivazione della procedura di collegamento.
La procedura prevede la parametrizzazione per il collegamento al nodo FTP (collegamento che sfrutta Interneth) o ad altri applicativi che è possibile impostare, indicandone il percorso, cliccando nel pulsante di opzione in corrispondenza di “Applicativo Esterno” o scegliendolo dalla cartella nella quale esso è residente, visualizzata cliccando sul pulsante posto a lato della finestra d’inserimento del percorso.
Dopo ogni collegamento con le Banche Dati effettuato, è mantenuto in memoria il numero progressivo di collegamento. Nel caso fosse necessario, è possibile, utilizzando i pulsanti [+] e [-] andare avanti o tornare indietro sui numeri di collegamento da prelevare o riprelevare. ìl pulsante “Modifica“ o il tasto [Invio] consentono di variare le impostazioni esistenti nella procedura.
ìl pulsante “Chiudi“ o il tasto [Esc] consentono di uscire e abbandonare la procedura.
ARCHIVIO CIRCOLARI BANCA DATI La procedura può essere utilizzata dagli utenti con Banca Dati Federfarma e consente di visualizzare le circolari di Gazzette Ufficiali e comunicazioni varie. L’aggiornamento delle circolare della Banca Dati è contestuale all’aggiornamento del Farmaco e del Parafarmaco. Le circolari ricevute sono riportate in ordine di data d’emissione. Si può consultare il testo posizionandosi sulla data interessata, sulla parte dello schermo è visualizzato il contenuto. Per consultare il contenuto dell’intero testo della circolare, si può utilizzate la barra di scorrimento verticale, a destra dello schermo.
La procedura è corredata di due pulsanti: Stampa ed Uscita.
Il pulsante “Stampa”, visualizza l’anteprima di stampa della circolare, e successivamente avvia la stampa. La pagina di anteprima di stampa è corredata dei pulsanti: ingrandisce o rimpicciolisce l’anteprima della stampa indica il tipo di stampante da utilizzare Per avviare la stampa; Per salvare il report, sul disco fisso o su dischetto. il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] si abbandona la procedura.
AGENDA Si richiama cliccando sulla descrizione “Agenda” del menù Utility. E’ utilizzata per annotare impegni, appunti personali, di farmacia o eventuali scadenze.
Nella procedura è possibile apportare modifiche, utilizzando il tasto [Invio] per modificare il testo, [Canc] cancellare la riga di testo corrente, Vediamo nel dettaglio tutti i pulsanti ed i corrispondenti tasti funzione: [Ins] consente di aggiungere nuovi impegni in agenda. Digitando il tasto [Ins] o cliccando sul pulsante “Inserisci Pr.”, è chiesto d’inserire la data di riferimento del documento. Predispone il cursore (trattino lampeggiante che indica la posizione sulla pagina di testo), per una nuova digitazione degli appunti. [Invio] modifica la data del messaggio e ritorna sulla pagina di testo.
Posizionandosi sulla data del promemoria ne consente la cancellazione. Azzera l’intero contenuto del promemoria di tutta l’agenda. Cliccando su “Eventi” o il tasto funzione [F4], si apre un’ulteriore agenda riservata agli eventi fissi, nella qual’è possibile memorizzare sulla pagina di testo, l’evento da ricordare. Con [F3] o con “Stampa Promemoria” si esegue la stampa degli appuntamenti memorizzati in agenda. Abbandona la procedura “Agenda”.
EVENTI FISSI Si richiama cliccando sulla descrizione “Eventi fissi” del menù Utility. E’ utilizzata per annotare impegni, appunti personali, di farmacia o eventuali scadenze fisse durante l’anno.
Nella procedura è possibile apportare modifiche, utilizzando il tasto [Invio] per modificare il testo, [Canc] cancellare la riga di testo corrente, Vediamo nel dettaglio tutti i pulsanti ed i corrispondenti tasti funzione: [Ins] consente di aggiungere nuovi impegni in agenda. Digitando il tasto [Ins] o cliccando sul pulsante “Inserisci Pr.”, è chiesto d’inserire la data di riferimento del documento. [Invio] modifica la data del messaggio e ritorna sulla pagina di testo.
Posizionandosi sulla data del promemoria ne consente la cancellazione. Predispone il cursore (trattino lampeggiante che indica la posizione sulla pagina di testo), per una nuova digitazione degli appunti.
Abbandona la procedura “Eventi Fissi”.
CALCOLA SCONTI Questa procedura consente di controllare, calcolare e confrontare gli Sconti che sono effettivamente praticati dai fornitori. Inoltre, è possibile eseguire il calcolo dello sconto effettivo tenendo o meno conto delle aliquote IVA. Per eseguire il calcolo si sceglie se esso dovrà essere al lordo o al netto dell’aliquota Iva, se al lordo è necessario indicare l’aliquota di riferimento. Successivamente, indicare lo sconto base quindi, un secondo e terzo extrasconto praticato. Nel calcolo possono essere considerati anche il numero di pezzi in campagna proposti dalla ditta. Nella procedura sono inoltre previsti i pulsanti: AZZERA, CONFRONTA, DECODIFICA ed ESCI. Annulla la tipologia di sconto impostata, consentendo di riformulare lo sconto;
Riporta più sconti proposti dalla ditta o dal grossista, consentendo di fare un confronto fra le varie possibilità. La funzione può essere utilizzata più volte, azzerando i dati inseriti cliccando sul pulsante Azzera. Il tasto [Esc] abbandona la procedura. Calcola automaticamente lo sconto proposto dalla ditta, indicando il prezzo di Listino ed il prezzo al Costo Netto. La funzione può essere utilizzata più volte, azzerando i dati inseriti cliccando sul pulsante Azzera. Abbandona la procedura.
PAINT Diversamente dagli altri accessori Windows, il programma Paint crea disegni a colori semplici o complessi utilizzando entrambi i pulsanti del mouse. Il Paint a video si presenta con la casella degli strumenti sulla sinistra, il menù delle operazioni in alto, la tavolozza dei colori in basso, e l’area disegno nella parte rimanente del video. Per creare un disegno è necessario: • Selezionare un colore dello sfondo. • Selezionare un colore di primo piano. • Selezionare uno spessore di linea. • Selezionare uno strumento da disegno. • Disegnare l’immagine. • Modificare l’immagine.
Per creare un testo è necessario: • Selezionare il colore di primo piano da utilizzare per il testo. • Selezionare lo strumento di testo dalla casella degli strumenti. • Selezionare il font da utilizzare. • Selezionare la dimensione dei punti. • Selezionare uno stile. • Digitare e posizionare il testo. • Modificarlo. La procedura dispone di un aiuto in linea che consente di visualizzare la funzione dei tasti prima del loro utilizzo.
CALCOLATRICE Per utilizzare la funzione “Calcolatrice” presente nel menù delle Utility, è sufficiente cliccare sulla descrizione presente in tale menù o confermare la scelta con il tasto è [Invio]. Il programma permette l’utilizzo di una calcolatrice standard e di una scientifica. La prima permette di eseguire semplici calcoli e di memorizzarli; la seconda viene utilizzata per eseguire calcoli scientifici e statistici più complessi. Come eseguire un semplice calcolo utilizzando la calcolatrice: •
Digitare il primo operando.
•
Selezionare l’operatore di calcolo.
•
Digitare il secondo operando.
•
Digitare gli altri operandi ed operatori
•
Premere il tasto (=) o [Invio] per visualizzare sul display il risultato del calcolo.
•
Se il risultato è sbagliato e si desidera ripetere l’operazione, selezionare C (oppure premere ESC) per cancellare l’intero calcolo.
Funzioni di memorizzazione: MC – Cancella i valori presenti in memoria MR – Visualizza i valori presenti in memoria MS – Immette nella memoria il valore attualmente visualizzato M+ - Aggiunge il valore visualizzato a quelli già presenti in memoria. CE – Cancella il numero attualmente visualizzato. C – Cancella il calcolo attuale. Back – Cancella la cifra più a destra del numero attualmente visualizzato. Altre funzioni: sqrt – Calcola la radice quadrata del numero attualmente visualizzato. %
-- Calcola le percentuali. Ad esempio, digitando 75%400, la calcolatrice calcola il 75% di 400 cioè 300.
1/x -- Calcola il reciproco del numero attualmente visualizzato. +/- -- Cambia il segno al numero visualizzato.
MODIFICA DATA E ORA Si richiama cliccando sulla descrizione “Modifica data e Ora” del menù Utility. Modifica Data Sulla sinistra della maschera visualizzata è riportata la data (mese, anno e giorno) con campi separati. Per reimpostare ad esempio il mese è necessario cliccare sul pulsantino posto a lato destro del campo, si apre una finestra con l’elenco di tutti i mesi, quindi si può il selezionare il nuovo mese. Stessa operazione, così anche per l’anno e per modificare il giorno, è sufficiente cliccare sul numero del nuovo giorno della cartellina riportata. Modifica Ora A destra è visualizzato un orologio analogico e l’ora memorizzata dal computer. Per modificare l’ora, è possibile utilizzare i pulsantini posti sulla destra del campo o digitare il nuovo orario rispettando gli stessi segni di separazione fra ora, minuti e secondi utilizzati dal computer. Impostazione fuso orario Utilizzando il pulsante posto a lato destro del campo, è possibile impostare il fuso orario della propria zona ed infine, cliccando nel check box posto in basso nella videata, si può scegliere se si desideri far impostare automaticamente all’ora legale al computer oppure no.
IMPOSTAZIONI INTERNAZIONALI Le impostazioni internazionali permettono di specificare le impostazioni per Windows e per tutte le applicazioni Windows che le utilizzano. Questa procedura consente di impostare delle opzioni internazionali di base, quali il Paese, la Lingua, la disposizione dei tasti sulla tastiera, il sistema di misura e il separatore di lista. Generalmente è sufficiente selezionare il Paese di residenza per modificare automaticamente tutte le altre impostazioni ma è possibile personalizzare alcune impostazioni in modo da utilizzarle per situazioni particolari.
WORD PAD Il Word Pad è un programma di elaborazione testi utile allo scopo di creare e stampare documenti per gestire affari quotidiani o elaborati ad uso personale. Per creare documenti con Word Pad è necessario saper digitare, modificare e formattare un testo nella finestra di Word, salvarlo e stamparlo.
Per chi si volesse avvicinare alla procedura Word Pad per editare dei documenti, spieghiamo brevemente alcune operazioni necessarie per l’utilizzo. COME AVVIARE WORD PAD Dal menù delle Utility di Winfarm Evoluzione, cliccare o digitare il tasto [Invio] sulla dicitura “Word Pad”. COSA APPARE A VIDEO L’applicativo esterno riportata una maschera (come da figura sopra riportata) così suddivisa: Sulla parte alta del video sono riportati i comandi: File – Modifica – Visualizza – Inserisci – Formato - ? e delle icone che accelerano l’utilizzo di funzioni utili alla compilazione del testo. Per richiamare un sottomenù (File – Modifica, …..) è necessario cliccare sulla descrizione o digitare il tasto Alt + la lettera sottolineata in corrispondenza di essa. Si apre una tendina–menù con le operazioni che si possono richiamare, quindi, posizionandosi sulla descrizione dell’operazione scelta, cliccare o digitare il tasto [Invio] per procedere. Le icone che accelerano l’utilizzo di funzioni utili per la compilazione del testo invece, si riferiscono alle impostazioni per la scelta dei caratteri, la loro dimensione, i font, gli stili di scrittura, la memorizzazione, la stampa, formattazione del testo ecc.
PULSANTI PER VARIAZIONE CARATTERE E TESTO rafforza la colorazione del carattere o della parte di testo evidenziata modifica la parte di testo evidenziata, riportandola in corsivo sottolinea la parte di testo evidenziata cambia colore ai caratteri di scrittura sposta e allinea l’intero documento di testo a sinistra sposta e allinea l’intero documento di testo al centro sposta e allinea l’intero documento di testo a destra PULSANTI PER FUNZIONI E MODIFICA TESTO Predispone la pagina per l’inserimento di un nuovo testo. Visualizza la finestra per richiamare ed aprire dei file di testo precedentemente elaborati Memorizza il testo sul disco fisso o su floppy disk, rendendolo disponibile per ulteriori richiami, stampe, modifiche o consultazioni Esegue la stampa del testo richiamato o in elaborazione Visualizza l’anteprima del testo che verrà stampato su supporto cartaceo. Ricerca una parola dal testo. Elimina una parte di testo selezionata. Copia una parte di testo selezionata. Incolla la parte di testo copiata aggiungendola a quella preesistente. Annulla l’ultima operazione eseguita, riportando il testo alla situazione precedente. Inserisce la data e l’ora nella posizione prescelta del testo. Evidenzia con un segno di evidenza l’elenco d’informazioni riportate sul testo.
La parte centrale del video è riservata alla digitazione del testo. Il campo può essere impostato indicando la larghezza e la lunghezza delle pagine di testo dagli opportuni comandi “Imposta Pagina”. Il campo dispone di un cursore che indica la posizione di scrittura sul testo. Inoltre, raggiunta la fine di una riga testo, il cursore si posiziona automaticamente all’inizio riga successiva. Per iniziare un nuovo paragrafo è necessario digitare il tasto [Invio]. Ed infine, in basso sullo schermo, si ha l’area di stato che indica la pagina attualmente visualizzata. BREVE TRADUZIONE DELLE PROCEDURE PRESENTI NEI VARI MENU’ FUNZIONI MENU’ “FILE” Nuovo
Apre un nuovo testo
Apri
Apre un testo già esistente
Salva
Memorizza
un
testo
già
esistente Salva con nome
Memorizza un nuovo testo con un nome scelto dall’utente.
Stampa
Esegue la stampa di un testo
Anteprima di stampa
Visualizza la stampa futura
Imposta pagina
Consente di indicare i margini e le altre impostazioni del testo
1,2…4
Ultimi testi richiamati
Invia
Spedisce il testo via e-mail ad altro
Esci
Abbandona la procedura
FUNZIONI MENU’ “MODIFICA” Annulla o CTRL + Z Taglia o CTRL + X Copia o CTRL + C
Annulla l’operazione precedente Elimina la parte di testo selezionata Copia una parte di documento preventivamente selezionata. Incolla o CTRL + V Aggiunge al testo una parte di testo precedentemente copiata Incolla speciale Inserisce appunti nel documento in modo da poterlo attivare in Word Cancella o Canc Elimina una parte di testo precedentemente selezionata Seleziona tutto o CTRL+5 Seleziona l’intero corpo di testo. Trova o CTRL + F Trova una parola nel testo Trova successivo [F3] Continua nella ricerca di una parola nel testo Sostituisci o CTRL + H Ricerca e sostituisce una parola di testo del documento Collegamenti Abilita collegamenti con Interneth Proprietà Oggetto o Alt + Indica le proprietà di un oggetto [Invio] Oggetto Indica l’oggetto
FUNZIONI MENU’ “VISUALIZZA” Barra degli Strumenti Barra di Formatazione Righello Barra di Stato Opzioni
Se selezionata, abilita la barra degli strumenti di testo Se selezionata, abilita la barra di formattazione del testo Visualizza il righello verticale ed orizzontale sulla pagina di testo Se selezionata abilita la barra di stato sulla pagina di testo Abilita e disabilita opzioni di Testo, Doc.RTF, Word, Write, Doc.Incorporati
FUNZIONI MENU’ “INSERISCI” Data e Ora Oggetto
Inserisce la data e l’ora sul documento di testo Inserisce un’immagine, un documento o altro, al testo.
FUNZIONI MENU’ “FORMATO” Carattere Elenco puntato Paragrafo Tabulazioni
La selezione consente di indicare il tipo di carattere, lo stile, gli effetti ed il colore dei caratteri per il video e per la stampante. Evidenzia elenchi o paragrafi con simboli di riferimento Indica i rientri e gli allineamenti del testo da elaborare. Imposta la tabulazione del testo
FUNZIONI MENU’ “?” Guida in Linea Informazioni su WordPad
E’ l’aiuto in linea del WordPad. Richiamando la funzione è possibile chiarire dubbi
INVIO E-MAIL Tramite la rete è possibile spedire messaggi a qualunque altro utente, una volta noto il suo indirizzo di posta elettronica (più comunemente E-mail). I messaggi sono costituiti da un semplice testo diviso in due parti: le righe di intestazione, nelle quali sono contenute informazioni come il mittente, il destinatario, l'oggetto, e il corpo del messaggio. Il messaggio che viene composto dal mittente è consegnato ad un server che provvede a contattare altri server lungo la rete fino a giungere al destinatario; la consegna non è istantanea, ma tra due siti relativamente vicini può essere sufficiente qualche secondo; un po' più di tempo tra siti più lontani. Per individuare mittenti e destinatari dei messaggi, si utilizzano gli indirizzi di E-mail, che hanno l'aspetto: nomeutente@nomemacchina ad esempio: [[email protected]] dove nomeutente è appunto un nome che identifica l'utente, nomemacchina è il nome del computer sul quale è posta la sua mailbox (casella postale elettronica), mentre il carattere @, che separa i due nomi permette di distinguere gli indirizzi di posta elettronica dai comuni nomi di computer Va innanzi tutto notato che l'indirizzo di posta elettronica non è associato ad una persona, ma ad una casella postale elettronica; ogni utente può possedere diverse caselle.
La posta elettronica oltre ai messaggi consente di inviare anche dei files di varia grandezza (dipende dal contratto stipulato con i provider). Nella procedura “Invio e-mail” di Winfarm Evoluzione è possibile allegare sia i files della duplica del gestionale sia altri files personali. Cliccando sul pulsante “Allega Duplica”, è visualizzata una finestra in cui indicare il percorso, automaticamente è proposto l’indirizzo “Duplica” in quanto nella gestione “dupliche” del gestionale, se impostato nelle Utility, si crea un file della duplica compresso proprio per chi ha la necessità di utilizzare la spedizione via e-mail. (è importante precisare che il percorso duplica può essere creato automaticamente sia sul server sia sui client, secondo le esigenze di collegamento per la spedizione delle e-mail). Selezionando il pulsante “Pharmaservice” della procedura, si inserisce automaticamente l’indirizzo dell’utente, l’oggetto motivo dell’invio ed il percorso dell’allegato nel quale esso risiede. Il pulsante “Invia” o il tasto funzione [F3] consentono di spedire il messaggio di posta. Il pulsante “Annulla” o il tasto funzione [Esc] consentono di annullare la spedizione della posta elettronica.
SOLITARIO Il gestionale è corredato anche di procedure di gioco per i momenti di svago. Cliccando su “Partita” si può avviare il gioco “Dai carte” o utilizzare alte funzioni.
Cliccando su “?” avere un aiuto in linea ed informazioni sul gioco.
PROMPT MS DOS Cliccando sulla procedura “Prompt Ms-Dos”, del menù “Utility” si chiude temporaneamente la sessione di lavoro in WINDOWS e si apre una finestra di dialogo che utilizza il sistema operativo MS-DOS.
COMANDI D’AIUTO E MODIFICA DEL PROMPT DI MS-DOS Cliccando su “Auto”, si ingrandisce o si rimpicciolisce la finestra di dialogo riportata a video. Infatti, utilizzando i tasti direzionali si può selezionare la grandezza della finestra desiderata. La procedura è dotata inoltre di pulsanti che consentono di eseguire altre operazioni:
Fornisce al cursore di selezionare una parte di testo per eseguirne la copia o la cancellazione. Copia una parte di testo o di altre operazioni che sia stata preventivamente selezionata.
Incolla una parte di testo o di altre operazioni che sia stata preventivamente selezionata.
Annulla le impostazioni sulla dimensione delle finestre, per visualizzare lo schermo intero. apre una finestra nella quale sono riportate le proprietà e le impostazioni del Prompt di MS-DOS. La finestra è stata suddivida in 5 sottocartelle: Programma, Tipo Carattere, Memoria, Schermo, Altre. Le sottocartelle consentono inoltre, di abilitare impostazioni avanzate, cambiare immagine alle icone ecc… consente la modifica dello sfondo consente la modifica del carattere di scrittura.
RUBRICA La rubrica è organizzata per categorie. Per ogni categoria è possibile inserire una scheda con i dati, l'indirizzo, i numeri telefonici ed eventuali note di riferimento. Per agevolare la ricerca di un nominativo desiderato nella procedura, è necessario cliccare sul pulsante “Categoria” . Si ha così un filtro che considera le categorie: Farmacie, Medici, Fornitori, Amici, Famiglia, Hobby e Varie. Con la dicitura “Tutte” sono invece disponibili i nominativi in ordine alfabetico per tutte le categorie. Per ricercare il nominativo desiderato è necessario posizionarsI su “Ricerca per Cognome” e scrivere il lemma del , selezionarla con il tasto [Tab] e confermare la scelta con il tasto [Invio], saranno visualizzati solo i numeri di telefono della scelta. Se la scelta della selezione ricade su "Tutto", viene visualizzato l'elenco completo con tutti i nominativi inseriti.
Consente d’inserire un nuovo nominativo in elenco; Consente d’inserire un nuovo nominativo in elenco; Consente di eliminare un nuovo nominativo dall’elenco; Salva i dati del nominativo inserito. Abbandona la procedura della rubrica.
CODICE FISCALE Questa procedura consente di estrapolare il Codice Fiscale di un cliente inserendo i suoi dati anagrafici. I dati richiesti sono: Cognome, Nome, Sesso, Data di nascita e Luogo di nascita. Per indicare il luogo di nascita è disponibile il pulsante “Trova” che richiama l’archivio con l’elenco dei comuni per velocizzare e riportare la descrizione con esattezza. Dopo l’inserimento dei dati, è automaticamente visualizzato in un campo, al centro della finestra, il codice ministeriale del cliente. Il tasto [Esc] abbandona la funzione.
il pulsante “Controllo C.F.” verifica l’esattezza di un codice fiscale di un cliente. il pulsante “Controllo P.Iva” verifica l’esattezza della Partita Iva di un cliente. il pulsante “Crea C.F.”, consente d’inserire i dati per la creazione un nuovo codice fiscale. il pulsante “Uscita” o il tasto “Esc” consente di abbandonare la procedura dei codici fiscali. CONTROLLO CODICE FISCALE E PARTITA IVA Questa procedura permette di controllare l’esattezza dei Codici Fiscali e delle Partita IVA dei clienti. Per la verifica è necessario inserire il codice o il numero di partita confermando con il pulsante “Conferma” la funzione di controllo. Una finestrella di dialogo indicherà se il codice o il numero di partita sono esatti.
BLOCCO NOTE Il blocco note è un programma di elaborazione testi. Può essere utilizzato per prendere degli appunti, scrivere brevi annotazioni, e per creare e modificare file batch. L’inserimento del testo nel blocco note è immediato, nel senso che aprendo la procedura si dispone già di una pagina nella quale scrivere oppure selezionare il comando Apri dal menù File. Il testo digitato viene visualizzato a partire dal punto d’inserzione, nell’angolo superiore sinistro della finestra. Il blocco note non tiene costantemente nota della quantità di memoria utilizzata da un file aperto. Un file di blocco note non può superare i 54 k di dimensioni (circa 55000 caratteri). Come spostarsi all’interno del blocco note: HOME per spostarsi all’INIZIO RIGA FINE per spostarsi a FINE RIGA CTRL+HOME per spostarsi a INIZIO DOCUMENTO CTRL+FINE per spostarsi a FINE DOCUMENTO FUNZIONI MENU’ “FILE” Nuovo
Apre un nuovo testo
Apri
Apre un testo già esistente
Salva
Memorizza un testo già esistente
Salva con nome
Memorizza un nuovo testo con un nome scelto dall’utente.
Stampa
Esegue la stampa di un testo
Anteprima di stampa Visualizza la stampa futura Imposta pagina
Consente di indicare i margini e le altre impostazioni del testo
Esci
Abbandona la procedura FUNZIONI MENU’ “MODIFICA” Annulla o CTRL + Z Taglia o CTRL + X Copia o CTRL + C
Annulla l’operazione precedente Elimina la parte di testo selezionata Copia una parte di documento preventivamente selezionata. Incolla o CTRL + V Aggiunge al testo una parte di testo precedentemente copiata Elimina o Canc Cancella una parte di testo precedentemente selezionata Seleziona tutto o CTRL+5 Seleziona l’intero corpo di testo. Ora/Data Inserisce la data e l’ora nel documento di testo (es. per file diario) A capo automatico Permette di posizionarsi automaticamente sulla riga successiva Imposta carattere Consente di parametrizzare il carattere desiderato.
FUNZIONI MENU’ “CERCA”
Trova Trova successivo
[F3]
Trova una parola nel testo Continua nella ricerca di una parola nel testo
FUNZIONI MENU’ “?”
Guida in Linea
E’ l’aiuto in linea del Blocco note. Richiamando la funzione è possibile chiarire dubbi
Informazioni su Blocco note
PER STAMPARE UN DOCUMENTO Avendo una stampante collegata ed installata, è possibile stampare i file di blocco note. Per eseguire l’operazione è necessario selezionare comando Stampa dal menù File. Per annullare l’operazione di stampa, selezionare il pulsante Annulla dalla finestra di dialogo visualizzata. In fase di stampa, Blocco note imposta i margini secondo le indicazioni contenute nella finestra di dialogo Imposta pagina. Tuttavia, tali impostazioni possono essere modificate selezionando il comando Imposta pagina dal menù File.
LETTORE MULTIMEDIALE Consente di aprire un file audio, video o di animazione, oltre che di impostazioni per dispositivi hardware multimediali. Media player (come da figura) permette di aprire un file audio, video o di animazione, oltre che di controllare le impostazioni per dispositivi hardware multimediali. Le impostazioni e la gestione potranno essere abilitate ed utilizzate selezionando le opzioni presenti nelle tendine dei sottomenù della procedura.
LETTORE CD Consente di ascoltare un CD audio nell’unità CD-ROM del computer.
CONTROLLO VOLUME Consente di regolare il volume e l’armonia delle casse quando si ascoltano CD o suoni di sistema o quando si registra con il microfono.
ESPLORA RISORSE La finestra esplora risorse consente di visualizzare i contenuti di qualunque parte del sistema del computer. Come in risorse del computer e Interneth Explorer, è possibile anche in Esplora risorse aprire file (e i programmi di applicazione a essi associati), avviare programmi, o addirittura aprire pagine Web su Interneth o sull’Intranet della vostra farmacia. E’ adatto soprattutto per spostare o copiare file su altri dischi sul computer, o addirittura su unità in rete, se si è connessi a una rete. Per gli utenti con Windows ’98, si può aprire Esplora risorse è necessario cliccare sul pulsante START e poi selezionare PROGRAMMI – ESPLORA RISORSE. Si apre una finestra suddivisa in due riquadri: • Il riquadro con TUTTE le CARTELLE, sulla sinistra, che mostra una vista completa di tutti i componenti del sistema del computer. • L’area CONTENUTI, sulla destra, che visualizza le cartelle e i file contenuti nel componente attualmente selezionato nel riquadro TUTTE CARTELLE.
Per selezionare una parte nuova del sistema, da visualizzare nel riquadro dei contenuti, fare semplicemente clic sull’icona di quel componente nel riquadro TUTTE CARTELLE. Un’icona seguita dal segno di addizione (+) indica un sottolivello dell’icona stessa. Quando si fa clic sul segno di addizione, windows espande la visuale, mostrando così tutte le sottocartelle del livello successivo. Facendo clic sul segno (+) questo diventa (-) e vien visualizzato il livello successivo nella gerarchia degli oggetti. Facendo clic sul segno -, il sottolivello si chiude.
HYPER TERMINAL L’HyperTerminal consente di collegarsi a un computer remoto anche quando quest’ultimo non sta eseguendo Windows. Si può usare l’HyperTerminal anche per inviare e ricevere file o collegarsi alle BBS di computer e di altri programmi d’informazione. Aprire l’icona HyperTerminal per accedere alla finestra di dialogo “Descrizione della connessione”, con la quale si crea un collegamento telefonico al computer remoto cui si vuole accedere. Per eseguire il collegamento è necessario inserire la descrizione nuovo collegamento che si sta creando, selezionare un’icona destinargli, indicare il numero telefonico al quale il modem computer è collegato e indicare la porta alla quale ci si collega computer remoto.
del da del sul
Quindi selezionare il pulsante “Componi” nella finestra CONNETTI che appare alla fine. La nuova icona di connessione è da questo momento a disposizione nella finestra Hyperterminal per collegamenti futuri. Dopo essersi collegati al computer remoto, usare i comandi sul menu Trasferisci, oppure i pulsanti Invia/Ricevi sulla barra degli strumenti nella finestra HyperTerminal per inviare e ricevere file. Per allacciare un collegamento o terminarlo quando si è finito il trasferimento di file tra i computer collegati, usare i comandi sul menù Chiama, o i pulsanti Chiama/Disconnetti sulla barra degli strumenti nella finestra HyperTerminal.
PARAMETRI DI TARIFFAZIONE PARAMETRI GESTIONALI sono le impostazioni che interessano le funzioni operative e pratiche della tariffazione ricette, ad esempio: gestire la multiprescrizione o il diritto addizionale come fissi, avere controlli sui prodotti in revoca, invendibili o con variazioni, gestire acconti, Asl e barcone, indicare gli acconti da richiedere, il numero di copie di distinta da eseguire ecc. Questi parametri vengono generalmente inseriti unitamente all’installazione del gestionale, ma possono essere modificati in qualsiasi momento man mano che si hanno esigenze o intervengono disposizioni legislative particolari. I parametri sono differenti da regione a regione, a volte anche da Asl ad Asl, in ogni modo il gestionale Winfarm Evoluzione consente di indicare con molta facilità le impostazioni. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura. PARAMETRI LEGISLATIVI Riguardano principalmente le impostazione delle varie fasce di Sconto SSN, l’importo delle quote in ricetta a carico del paziente, le trattenute Enpaf - Sindacali Convenzionali, le trattenute in base all’art. 7 Legge 724/94, l’inserimento dello sconto sulle ricette per invalidi di gerra ecc. Per eseguire la variazione dei parametri è sufficiente spostarsi sul campo interessato con i tasti direzionali, inserire il nuovo valore e confermare la scelta con il tasto [Invio] tutte le opzioni che seguono fino all’ultima opzione e quindi all’’uscita della procedura. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
CLASSI RICETTE E’ l’archivio nel quale inserire o modificate le classi, dove per classi s’intendono i raggruppamenti delle ricette così come viene richiesta la ripartizione parte della ASL d’appartenenza. Tali classi devono essere definite dall’utente con installazione della procedura e, nel caso di modifica variare la tipologia prima di eseguire la tariffazione. I tasti funzione utili per l’inserimento o la modifiche delle ricette sono: Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per inserire una nuova Classe in elenco Il pulsante “Modifica” o il tasto [F3] consente di per modificare il campo su cui si è posizionati Il pulsante “Elimina” o il tasto[Canc] consente di per eliminare la Classe evidenziata Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura. TIPI RICETTE In archivio sono preimpostate le tre tipologie di ricetta (Esente Tot., Ticket 50%, Quota ric.) per operare in tariffazione . Per inserire o modificare le tipologie, si utilizzano i seguenti tasti funzione: [Invio] per modificare i dati sulla tipologia cui si è posizionati; [Canc] eliminare la tipologia evidenziata; [Ins] per inserire una nuova tipologia all’elenco; [Esc]esce dalla procedura. I tasti funzione utili per l’inserimento o la modifiche delle ricette sono: Il pulsante “Nuovo” o il tasto [Ins] consente di per inserire un nuovo tipo ricetta in elenco. Il pulsante “Modifica” o il tasto [F3] consente di per modificare il campo su cui si è posizionati.
Il pulsante “Elimina” o il tasto[Canc] consente di per eliminare il tipo ricetta evidenziata. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
TARIFFAZIONE IN LINEA ALLA VENDITA Questa procedura è utilizzata per consentire di memorizzare e tariffare una ricetta durante la vendita. Per impostare ed abilitare direttamente i parametri della tariffazione ricette durante la vendita, è necessario evidenziare i check box in corrispondenza delle varie opzioni ed indicare le varie tipologie ele classi presenti negli archivi. Se in tabella il parametro “Tariffazione automatica” non è evidenziata, quando si conferma la chiusura vendita mutualistica, sarà proposto automaticamente di inserire i dati sulla ricetta. I dati richiesti si riferiscono al mese, alla classe, alla ASL d’appartenenza, al medico ed eventuali diritti addizionali. La procedura consente inoltre, di impostare la numerazione progressiva delle ricette sia in tempo reale sia in tempo reale sulla descrizione del prodotto. Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura. VISUALIZZAZIONE IN VENDITA DELLA TARIFFAZIONE IN LINEA
PARAMETRI CONTABILI In questa procedura è possibile impostare i parametri dell’inserimento fatture e delle transazioni dell’intero menù di contabilità e personalizzare la consultazioni ed interrogazione per tutte le funzioni del menù.
I parametri contabili che hanno sicuramente più incidenza nel gestionale sono le aliquote Iva. Nella procedura è previsto l’inserimento di cinque aliquote differenti, anche se come si sa, le aliquote utilizzate per gestire i prodotti di farmacia sono: (4%) per i prodotti galenici, ossigeno, alimentazione particolare e a fini medici speciali, (10%) per i prodotti di etico e alcuni prodotti da banco e (20%) per il parafarmaco ed altri tipi di suddivisioni merceologiche. Oltre le aliquote è previsto anche l’inserimento delle spese d’incasso durante la registrazione di una fattura, se il calcolo delle scadenze è da conteggiare in giorni o mesi ((G) se si desidera che il calcolo delle scadenze sia espresso in giorni e (M) in mesi. Ai suddetti parametri si aggiungono i campi nei quali indicare i progressivi dei numeri Fattura, Note Credito e Documenti di Trasporto emessi. Il pulsante “Salva” consente di memorizzare la procedura.
Il pulsante “Uscita” o il tasto [Esc] consente di abbandonare la procedura.
PARAMETRI FARMACLIK Per procedure e parametri Farmaclck si è creato un apposito modulo per gli utenti associati.
WINFARM EVOLUZIONE
FARMACLICK
Per procedure e parametri Farmaclck si è creato un apposito modulo per gli utenti associati.
ESCI è la procedura che si utilizza per chiudere la sessione di lavoro del Winfarm Evoluzione (Fine Lavoro) o consultare e richiamare delle procedure esterne al gestionale. Il Winfarm Evoluzione riporta dei plug-in che possono essere consultati richiamando il menù Esci, e si riferiscono alla Farmacopea Ufficiale, ai prodotti galenici preconfezionati, alle malattie rare e croniche, ai prodotti veterinari concedibili senza ricetta.
Fine Lavoro, abbandona il gestionale Winfarm Evoluzione tornando sul desktop del Sistema Operativo WINDOWS. Digitando fine lavoro, è visualizzata una finestra d’attenzione nella quale si chiede se si desidera uscire dal Gestionale. Programmi Esterni La procedura “Programmi Esterni”, attiva un gestore multitasking che consente di eseguire programmi esterni al Winfarm, ma residenti su Hard Disk, mandandoli in esecuzione.
Nella procedura è possibile utilizzare dei tasti funzione o pulsanti identificativi per inserire, eliminare o modificare i file esterni. Essi sono: Il pulsante “Nuovo” o il Tasto [Ins] per inserire nuovi richiami ad altri programmi esterni; Il pulsante “Esegui” o il Tasto [F5] modifica le descrizioni di richiamo dei file Il pulsante “Nuovo” o il Tasto [Canc] cancellare i richiami a file esterni Il pulsante “Uscita” o il Tasto [Esc] per ritornare sul gestionale di farmacia.
Gestione Connesione Database Indicando un percorso, consente di collegarsi ad una gestione degli archivi già esistente.
in caso di un nuovo collegamento di gestione archivi, è sufficiente indicarne il percorso
Documentazione Release del Software
Consente di selezionare e consultare documenti in versione HTML nei testi visualizzati sono contenute tutte le informazioni e le modifiche che sono state inserite con l’aggiornamento del gestionale. Quindi, per visualizzare il contenuto dei documenti è necessario posizionarsi sulla descrizione del documento, confermare la scelta cliccando o digitando il tasto [Invio] o abbandonare la procedura cliccando o digitando il tasto [Esc].
Farmacopea Ufficiale
Galenici Preconfezionati
Malattie Rare
Malattie Croniche
Veterinari Concedibili senza Ricetta
Gestione delle Dupliche sulla Base Dati Per duplica si intende il salvataggio dei dati elaborati durante un certo periodo di tempo e si decide di memorizzarli in una parte del disco differente dagli archivi del gestionale. La duplica è uno script SQL (Structured Query Language) contenente i dati di una o più tabelle della Base Dati utilizzata da WinFarm (arc2000.phs). Per effettuare le operazioni di generazione e ricarica di dupliche occorre selezionare da WinFarm la voce di menu: Utility Gestione Dupliche e Indici.
La procedura può essere eventualmente lanciata anche dall’esterno di WinFarm Evoluzione eseguendo l’applicazione gestarc.exe contenuta nella directory C:\programmi\Winfarm. Le operazioni relative alla gestione delle Dupliche sono: • Genera Duplica • Ricarica Duplica L’operazione di “Genera Duplica” riguarda la creazione delle dupliche di una o più tabelle della base dati. Tale operazione può essere necessaria nel caso occorra eseguire il travaso di dati da una base dati ad un’altra (ad esempio a causa di un problema di corruzione). E’ importante notare che tale operazione può essere lanciata sia da una Postazione Client sia da una Postazione Server.
Nel caso l’operazione sia stata lanciata da Postazione Client occorre decidere il supporto sul quale salvare le dupliche, se sulla macchina locale o sulla postazione server. Confermata la posizione di salvataggio delle dupliche verrà visualizzato il seguente legenda:
Sulla parte di sinistra della finetra visualizzata, è presente l’elenco di tutte le tabelle che possono essere duplicate, contenute nella base dati di WinFarm Evoluzione. Automaticamente risulteranno selezionate le varie procedure associate, utili per la duplica. Se la duplica da effettuare si riferisce ad una sola tabella, è necessario deselezionare tutte le altre. Dopo, è necessario decidere il tipo di duplica che si desidera effettuare: •
Duplica Standard
•
Duplica Extra per Data
Scegliendo Duplica Standard tutte le dupliche effettuate (si genera un file che in caso di ricerca avrà estensione .SQL per ogni tabella duplicata) saranno salvate nella cartella “c:\dupliche\standard”. Scegliendo Duplica Extra per Data tutte le dupliche effettuate (anche queste generano un file .SQL per ogni tabella duplicata) saranno salvate in una nuova cartella con data all’interno della directory “c:\dupliche”. L’operazione di “Ricarica Duplica” riguarda il recupero delle dupliche di una o più tabelle della base dati. Tale operazione può essere lanciata sia da una Postazione Client che da una Postazione Server. Nel caso tale operazione sia lanciata da una Postazione Client occorre decidere se prelevare le dupliche da ricaricare dalla postazione locale o dalla postazione server. Una volta confermata la posizione delle dupliche da ricaricare verrà visualizzata la seguente videata: Sulla parte di sinistra della finestra verranno elencate tutte le dupliche effettuate in precedenza, per cui è possibile selezionare quelle da duplicare, caricarle e premere il pulsante Ricarica Duplica. Premuto questo pulsante verrà visualizzato un’ulteriore finestra in cui è possibile trovare, sulla parte sinistra, tutti i files con estensione SQL (come precedentemente detto sulla creazione dei files duplica) delle tabelle duplicate nella duplica selezionata e sulla destra il pulsante per procedere al ricarico. Anche in questo caso, se si desidera effettuare la ricarica di alcune tabelle elencate, è necessario deselezionare le altre. Inoltre, la procedura è corredata del pulsante “Seleziona Tutto” per indicare in un’unica volta i files da duplicare.
BACKUP – RESTORE della BASE DATI Per effettuare l’operazione di Backup e/o Restore della Base Dati occorre selezionare dal gestionale WinFarm la procedura presente nel menu: Utility/Gestione/ Dupliche e Indici. Il tasto funzione contrassegnato con il numero (2) consente di scegliere se eseguire l’operazione di: • Solo Backup •
Solo Restore
•
Backup Restore
e PULSANTE Solo BACKUP
Con questo pulsante si può effettuare un Backup (copia di salvataggio) della Base Dati. Se questo Pulsante si seleziona da una Postazione CLIENT, occorrerà scegliere dove memorizzare il file di Backup della Base Dati presente sulla Postazione SERVER. •
Postazione Server
•
Postazione Locale
Selezionando Postazione Server, il file di Backup (arc2000.gbk) sarà memorizzato nella cartella C:\Dupliche della Postazione SERVER (SERVER Fisico); Selezionando Postazione Locale, il file di Backup sarà memorizzato nella cartella C:\Dupliche della Postazione da cui è stata lanciata l’operazione. Una volta selezionato il tipo di salvataggio, premere il pulsante Backup per avviare l’operazione. Durante l’operazione di Backup non è necessario chiudere WinFarm sulle altre Postazioni di Lavoro, si può tranquillamente utilizzare il WinFarm, anche se si potrà notare rallentamento temporaneo durante l’esecuzione di alcune operazioni. L’installazione di WinFarm sulla Postazione SERVER, prevede l’esecuzione dell’operazione automatica di Backup avviando la prima esecuzione del gestionale, ogni giorno. Solo in questo modo si ha la garanzia di avere il salvataggio giornaliero dei dati.
PULSANTE Solo RESTORE Attraverso questo Pulsante può essere effettuato un Restore (recupero dei files precedentemente salvati in altra directory) della Base Dati. Quindi, l’operazione di Restore consiste nel generare dall’ultimo backup effettuato una nuova Base Dati. Ovviamente la nuova Base Dati conterrà i dati aggiornati all’ultimo backup effettuato. Se questo pulsante viene premuto da una Postazione CLIENT, occorrerà scegliere la Postazione su cui è memorizzato il file di Backup della Base Dati da utilizzare per la generazione della nuova Base Dati sulla Postazione SERVER: •
Postazione Server
•
Postazione Locale
Fatto ciò, premendo il Pulsante Restore, inizia la procedura di generazione. Per effettuare l’operazione di Restore è assolutamente necessario chiudere WinFarm su tutte le altre Postazioni. PULSANTE BACKUP e RESTORE Premendo questo Pulsante verrà avviata sia la procedura da Backup e sia la procedura di Restore della Base Dati di WinFarm. Tale operazione consente di: •
Ripulire la Base Dati da record cancellati e non più utilizzati (riduzione della dimensione del File)
•
Ricostruire e ribilanciare gli indici (maggiore velocità negli accessi)
Tale procedura può essere avviata da qualsiasi Postazione di Lavoro. Per evitare sovraccarico della Rete è consigliabile lanciare l’operazione dalla Postazione SERVER (SERVER Fisico). Per effettuare quest’operazione è assolutamente necessario chiudere WinFarm su tutte le altre Postazioni. Tale operazione dovrebbe essere effettuata regolarmente dal cliente (es. ogni 20 giorni) durante un periodo di inattività della Farmacia.
LETTURA REPORT Consente di richiamare a video dei report generati con il gestionale Winfarm Evoluzione. Per trovare i files è necessario indicarne il percorso da digitare nel campo “Nome del Report da Leggere” oppure sceglierlo dai percorsi dell’hard disk proposti dalla finestra di dialogo che si apre ciccando sul pulsante “Sfoglia” o digitando il tasto funzione [F9].
Apre il report per visualizzarne il contenuto.
il pulsante “Copia Report” o il tasto [F3] consente di duplicare il report richiamato.
il pulsante “Uscita” o il tasto “Esc” consente di abbandonare la procedura.
CONTROLLA CONTATORI Per attivare questa procedura è necessario digitare la password accedervi. Essa consente di ottimizzare gli archivi del gestionale allineando i suoi contatori, evitando cioè di avere sacche nelle quali non siano contenuti dati.
La funzione viene eseguita automaticamente ed un messaggio di dialogo avverte se l’operazione ha avuto un esito positivo oppure no.
WinFarm Evoluzione Installazione e Note Tecniche Indice INTRODUZIONE WinFarm - BDE -Interbase
1
Struttura del CD di Installazione 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Interbase WinFarm Evoluzione Client WinFarm Base Dati PC Anywhere Link WinFarm FreeUDFLib.dll
2
Installazione Postazione SERVER
3
Installazione Postazione CLIENT
4
Impostazione BDE
5
Impostazione nome della Postazione SERVER
6
Shutdown e riavvio del Server INTERBASE
7
Link sulla Postazione CLIENT
8
Requisiti Hardware/Software
9
Note Tecniche
10
Backup – Restore della Base Dati
11
Validazione Base Dati
12
Gestione delle Dupliche sulla Base Dati
13
Struttura della directory WinFarm
Introduzione WinFarm Evoluzione rappresenta la nuova generazione del software gestionale grafico per la Farmacia, che nasce dall’esperienza maturata nello sviluppo del precursore Winfarm in ambiente Dos e dal suo crescente orientamento verso l’innovazione tecnologica e l’evoluzione degli ambienti operativi Windows e Linux. Un prodotto visuale creato con linguaggio di programmazione Object-Oriented Delphi, che permette l’interfacciamento ai più diffusi e recenti database relazionali tra cui il Dbms Interbase di Borland. Un prodotto software che, per la sua elevata qualità, oltre a rispondere alle aspettative della Farmacia attraverso l’insieme delle funzioni integrate, propone all’utente in maniera dinamica e trasparente un Browser interno per la navigazione in Internet o Intranet per lo scambio delle informazioni con l’esterno. Attraverso il presente documento verrano spiegati in maniera approfondita i passi necessari per poter effettuare in maniera corretta l’installazione di WinFarm Evoluzione all’interno di una Farmacia. Verranno anche fornite delle note tecniche utili per il corretto funzionamento dell’installazione effettuata.
WinFarm – BDE – Interbase WinFarm Evoluzione è un’applicazione Client-Server, quindi come tale interagisce con i servizi offerti da un Server. Il Server è costituito da Interbase, un DBMS (DataBase Managment System) prodotto da Borland che gestisce tutti i dati relativi alla gestione della Farmacia. La comunicazione tra il modulo WinFarm e il Server Interbase avviene attraverso il componente software BDE (Borland Database Engine).
WinFarm
BDE
Server Interbase
Base Dati
1. Struttura del CD di Installazione All’avvio del Cd di installazione di Winf@rm Evoluzione si avrà a disposizione la seguente videata:
In alto a sinistra è possibile selezionare il Tipo di Installazione da effettuare: • •
Installazione SERVER Installazione CLIENT
A seconda del tipo di Installazione selezionata verrano attivati i pulsanti associati alle Procedure da eseguire in sequenza per il completamento dell’Installazione stessa. L’impostazione di default all’avvio del CD di installazione è sulla Postazione SERVER. I Pulsanti presenti sul Menu risultano essere i seguenti: • • • • • • •
InterBase WinFarm Evoluzione Base Dati Client WinFarm Link WinFarm PC Anywhere FreeUDFLib.dll
Ad ogni Pulsante è associata la relativa Procedura di Installazione.
1.1 Interbase Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione del DataBase Server INTERBASE.
Tale Procedura deve essere eseguita sia sulla Postazione SERVER che sulle Postazioni CLIENT. Durante la Procedura di Installazione confermare ad ogni richiesta fatta.
1.2 WinFarm Evoluzione Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione di WinFarm Evoluzione (Server) Tale Procedura deve essere avviata solo sulla Postazione SERVER. Durante la Procedura di Installazione confermare ad ogni richiesta fatta.
1.3 Client WinFarm Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione del Client di WinFarm Evoluzione.
Il Client di WinFarm Evoluzione consiste nel software necessario per eseguire sulle Postazioni CLIENT l’eseguibile di WinFarm residente sulla Postazione SERVER. Tale procedura deve essere avviata solo sulle Postazioni CLIENT. Durante la Procedura di Installazione confermare ad ogni richiesta fatta.
1.4 Base Dati Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione della Base Dati utilizzata da WinFarm Evoluzione.
Tale procedura deve essere avviata solo sulla Postazione SERVER. Durante la Procedura di Installazione confermare ad ogni richiesta fatta.
1.5 PC Anywhere Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione del Pacchetto di teleassistenza PcAnywhere 9.0
Tale procedura non è essenziale per il corretto funzionamento di WinFarm. Tale procedura dovrebbe essere avviata solo sulla Postazione SERVER.
1.6 Link WinFarm Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione dei Link all’eseguibile di WinFarm residente sulla Postazione SERVER.
Alla fine della Procedura verrano inseriti 3 link sulla Postazione Client: • Link in Start/Programmi • Link sul Desktop • Link in Esecuzione Automatica Per la corretta esecuzione della procedura è importante: 1. Aver effettuato l’Installazione della Postazione SERVER 2. Il nome della macchina Postazione SERVER deve essere SERVER
1.7 FreeUDFLib.dll Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura di Installazione della dll FreeUDFlib.dll.
Tale dll è necessaria al Database Server INTERBASE per la corretta gestione delle richieste da parte di Winfarm. Durante le normali procedure guidate di installazione delle Postazioni, tale dll viene installata nella directory: •
C:\programmi\borland\interbase\udf
Quindi questa procedura dovrà essere utilizzata solo nel caso in cui viene effettuata la cancellazione del file, ad esempio attraverso una disinstallazione/reinstallazione completa del Database SERVER Interbase.
2. Installazione Postazione SERVER Selezionando un’installazione SERVER dal Menu del CD di Installazione, verranno abilitati i seguenti Pulsanti: • InterBase • WinFarm Evoluzione • Base Dati Per una corretta installazione della Postazione SERVER occorrerà premere i pulsanti nel seguente ordine:
Impostazione Parametri
Esecuzione di WinFarm Terminata l’installazione della Postazione SERVER, prima di avviare l’esecuzione di WinFarm Evoluzione, occorre impostare alcuni parametri necessari al corretto funzionamento dell’Applicazione: 1. Per poter dialogare con la Base Dati, WinFarm ha bisogno di uno strato software chiamato BDE (Borland Database Engine). Tale software deve essere opportunamente configurato come descritto nel Capitolo 4. 2. L’installazione della Postazione SERVER prevede di default che il nome della macchina sia “SERVER”. Se non si vuole mantenere questa impostazione è necessario seguire i passi indicati nel Capitolo 5. 3. InterBase rappresenta il DataBase Server che si occupa della gestione degli accessi alla Base Dati da parte di WinFarm Evoluzione. Una volta installato, InterBase viene avviato automaticamente e caricato con dei parametri di default che non sono molto performanti per l’applicazione WinFarm. Al termine delle varie procedure di installazione è necessario chiudere (shutdown) e riavviare InterBase per poter caricare i parametri che ottimizzano gli accessi di WinFarm alla Base Dati. Questa operazione è descritta in dettaglio nel Capitolo 6. Terminata l’Installazione della Postazione SERVER, procedere con l’esecuzione di WinFarm Evoluzione cliccando su uno dei link creati, oppure riavviando la macchina per l’esecuzione automatica.
La prima esecuzione di WinFarm Evoluzione deve necessariamente avvenire sulla Postazione SERVER. Questo è necessario per permettere la sincronizzazione delle Postazioni CLIENT con la Postazione SERVER. La prima esecuzione di WinFarm imposterà come SERVER logico (vedi Capitolo 9) la Postazione SERVER (SERVER fisico). Questo vuol dire che in automatico, dopo aver effettuato la chiusura del Libro Giornale, verrà avviata un’operazione di salvataggio dell’inventario e di Backup dell’intera Base Dati. Terminata l’esecuzione del Backup è vivamente consigliato effettuare (prima di eseguire la prima volta WinFarm sulle Postazioni CLIENT) un Restore della Base Dati (vedi Capitolo 10).
3. Installazione Postazione CLIENT Selezionando un’installazione CLIENT dal Menu del CD di Installazione, verranno abilitati i seguenti Pulsanti: • InterBase • Client WinFarm • Link WinFarm Per una corretta installazione della Postazione CLIENT occorrerà premere i pulsanti nel seguente ordine:
Impostazione Parametri
Esecuzione di WinFarm La procedura di installazione dei link fallirà nel caso in cui sulla rete non verrà rilevata una macchina Postazione SERVER dal nome SERVER. In questo caso occorrerà creare manualmente i link sulla Postazione CLIENT (vedi Capitolo 7). Terminata l’installazione della Postazione CLIENT, prima di avviare l’esecuzione di WinFarm Evoluzione, occorre impostare alcuni parametri necessari al corretto funzionamento dell’Applicazione: 1. Per poter dialogare con la Base Dati, Winf@rm ha bisogno di uno strato software chiamato BDE (Borland Database Engine). Tale software deve essere opportunamente configurato come descritto nel Capitolo 4. 2. L’installazione della Postazione CLIENT prevede di default che il nome della macchina Postazione SERVER sia “SERVER”. Se non si vuole mantenere questa impostazione è necessario seguire i passi indicati nel Capitolo 5. Terminata l’Installazione della Postazione Client, per poter avviare WinFarm basterà cliccare su uno dei link creati, oppure riavviare la macchina per l’esecuzione automatica.
4. Impostazione BDE Il BDE (Borland Database Engine) rappresenta lo strato software necessario per mettere in comunicazione WinFarm con la Base Dati gestita dal Server Interbase. Tale software ha dei parametri che devono essere opportunamente settati per il corretto funzionamento dell’Applicazione. L’operazione di settaggio può essere effettuata nel seguente modo: •
Lanciare il file BDEADMIN.EXE, presente nella directory: o C:\Programmi\Common files\Borland shared\BDE oppure o C:\Programmi\File comuni\Borland shared\BDE
•
Selezionare il link ARC2000_SERVER presente nella sezione Databases sul frame di sinistra. Portarsi sul frame di destra nella sezione Definition posizionandosi sulla voce SQLPASSTHRU MODE (vedi figura)
•
•
Impostare il parametro al valore: SHARED AUTOCOMMIT
•
Posizionarsi sulla voce SQLQRYMODE (vedi figura)
•
Impostare il Parametro al valore: SERVER
•
Posizionarsi nella sezione Configuration sulla voce INIT (vedi figura)
•
Portarsi sul frame di destra nella sezione Definition posizionandosi sulla voce LOCAL SHARE ed impostando il relativo valore a TRUE.
•
Effettuare il salvataggio delle modifiche fatte.
5. Impostazione nome della Postazione SERVER L’installazione della Postazione Server e delle Postazioni Client prevede di default che il nome della macchina Postazione Sever sia “SERVER”. Se non si vuole mantenere questa impostazione è necessario seguire i seguenti passi:
POSTAZIONE SERVER Terminata l’installazione della Postazione, prima di procedere con l’esecuzione di WinFarm Evoluzione, eseguire quanto segue: •
Lanciare il file BDEADMIN.EXE, presente nella directory: o C:\Programmi\Common files\Borland shared\BDE oppure o C:\Programmi\File comuni\Borland shared\BDE
•
Selezionare il link ARC2000_SERVE R presente nella sezione Databases sul frame di sinistra. Portarsi sul frame di destra nella sezione Definition posizionandosi sulla voce SERVERNAME.
•
•
Modificare il path presente sostituendo il nome “server” con il nome della Postazione SERVER: server:c:\programmi\winfarm\archivi\arc2000.phs postazione:c:\programmi\winfarm\archivi\arc2000.phs
•
Effettuare il salvataggio della nuova modifica
POSTAZIONE CLIENT Terminata l’installazione della Postazione, prima di procedere con l’esecuzione di WinFarm Evoluzione, eseguire quanto segue: •
Lanciare il file BDEADMIN.EXE, presente nella directory: o C:\Programmi\Common files\Borland shared\BDE oppure o C:\Programmi\File comuni\Borland shared\BDE
•
Selezionare il link ARC2000_SERVER presente nella sezione Databases sul frame di sinistra.
•
Portarsi sul frame di destra nella sezione Definition posizionandosi sulla voce SERVERNAME.
•
Modificare il path presente sostituendo il nome “server” con il nome della Postazione SERVER: server:c:\programmi\winfarm\archivi\arc2000.phs postazione:c:\programmi\winfarm\archivi\arc2000.phs
•
Effettuare il salvataggio della nuova modifica.
6. Shutdown e riavvio del Server INTERBASE Per effettuare lo shutdown del database server INTERBASE occorre lanciare ‘Interbase Server Manager’ presente nella voce di menu: PROGRAMMI – INTERBASE
Premendo il Pulsante Stop viene effettuato lo Shutdown del server. Con tale operazione ogni eventuale connessione presente sulla Base Dati verrà eliminata.
Per riavviare il server INTERBASE basta premere il Pulsante Start.
7. Link sulla Postazione CLIENT Per poter lanciare WinFarm Evoluzione dalla Postazione CLIENT è necessario creare un link all’eseguibile residente sulla Postazione SERVER. La procedura di Installazione della Postazione CLIENT prevede la creazione automatica di 3 link : 1. link sul Desktop 2. link nella voce di menu PROGRAMMI – WINFARM EVOLUZIONE 3. link nella voce di menu PROGRAMMI – ESECUZIONE AUTOMATICA Il link n° 3 permette l’avvio automatico di WinFarm Evoluzione allo startup della macchina Postazione CLIENT. Nel caso in cui fallisce la procedura di creazione dei link, è necessario intervenire manualmente alla creazione. Ogni link creato deve avere impostate le seguenti proprietà (in questo caso il nome della macchina Postazione SERVER è come di default ‘Server’):
8. Requisiti Hardware/Software WinFarm come Applicazione Client/Server richiede determinati requisiti sia sull’Hardware costituente la Rete di Postazioni, sia sul Software relativo ad ogni Postazione. REQUISITI HARDWARE Cablaggio LAN Requisito Minimo : Ethernet 10BaseT (10Mb) Requisito Consigliato : Fast Ethernet (100Mb) – Cavi UTP categoria 5 Postazione CLIENT Requisito Minimo : Pentium 2 – 350Mhz – 64MB Ram Requisito Consigliato : Pentium 3 - > 500Mhz – 128MB Ram Postazione SERVER Requisito Minimo : Pentium Celeron – 500Mhz – 128MB Ram Requisito Consigliato : Pentium 3 - > 500Mhz – 256MB Ram REQUISITI SOFTWARE Postazione CLIENT Requisito Minimo : MSWindows 95 (Internet Explorer 5+) - MS Windows 98 Requisito Consigliato : MS Windows 98SE - MS Windows Me - MS Windows 2000 P Windows Xp Postazione SERVER Requisito Minimo : MS Windows 98SE Requisito Consigliato : MS Windows 2000 Pro - MS Windows 2000 Server – Windows Xp Professional E’ necessario installare su ogni Postazione il protocollo di rete TCP/IP. Ogni Postazione deve avere un indirizzo IP. Per assegnare in modo dinamico gli indirizzi IP a tutte le Postazioni è necessario installare la condivisione di accesso ad Internet sulla Postazione collegata al modem. Tale Postazione dovrà avere un indirizzo IP statico (es. 192.168.0.1), mentre le altre dovranno ottenere l’indirizzo IP in modo dinamico utilizzando il protocollo DHCP. Se la Postazione SERVER utilizza come Sistema Operativo Windows2000 Professional oppure Windows2000 Server, è necessario garantire su di essa l’accesso in scrittura e lettura delle Postazioni CLIENT alle directory: • •
C:\Dupliche C:\Programmi\Winfarm\
9. Note Tecniche •
Disabilitare screen savers sulla Postazione SERVER
•
Nel caso in cui la Postazione SERVER ha come Sistema Operativo Windows 2000 Professional o Windows 2000 Server, è consigliabile fare il logout della console se non utilizzata.
•
Nel caso in cui la Postazione SERVER utilizza come Sistema Operativo Windows 2000 Professional o Windows 2000 SERVER, è necessario che tutti le postazioni CLIENT abbiano accesso completo in scrittura e lettura sulle seguenti directory (comprese tutto il sottoalbero delle subdirectory) del SERVER: o c:\Dupliche o c:\Programmi\Winfarm\
•
La UserID e Password del Server Interbase e della Base Dati Arc2000.phs sono le seguenti: o UserId: SYSDBA o Password: masterkey
•
La Password del SuperUtente (di Amministrazione) in WinFarm è settata di default al seguente valore: 123456
•
La Password della SoftwareHouse utilizzata per tutte le operazioni tecniche all’interno di WinFarm è: manniac
•
La Personalizzazione del Pacchetto WinFarm (Persona.wfe) può essere caricata da qualsiasi Postazione installata, attraverso la seguente voce di menu di WinFarm: o Parametri – Importa Nuova Personalizzazione
•
E’ vivamente consigliato collegare la Postazione SERVER ad un gruppo di continuità (UPS) per garantire l’integrità della base dati utilizzata da WinFarm Evoluzione
•
E’ consigliabile che il Cliente effettui periodicamente (es. ogni 20 giorni) un’operazione automatica di Backup e Restore della Base Dati preferibilmente dalla Postazione SERVER (SERVER Fisico) durante un periodo di inattività della Farmacia (vedi Capitolo 10).
•
Di default, WinFarm non ha nessun logo impostato per i Report. Per inserire il logo di WinFarm occorre utilizzare la voce di Menu: Parametri - Logo sui Report. Premendo il Pulsante Modifica Logo selezionare l’immagine logo.bmp.
•
Di default, nell’installazione della Postazione SERVER, la prima esecuzione di WinFarm imposterà come SERVER logico (vedi Capitolo 9) la Postazione SERVER (SERVER fisico). Questo vuol dire che in automatico, dopo aver effettuato la chiusura del Libro Giornale, verrà avviata un’operazione di salvataggio dell’inventario e di Backup dell’intera Base Dati. Terminata l’esecuzione del Backup è vivamente consigliato effettuare (prima di eseguire la prima volta WinFarm sulle Postazioni CLIENT) un Restore della Base Dati (vedi Capitolo 10).
•
WinFarm Evoluzione prevede la presenza di due tipi di SERVER: o SERVER Fisico o SERVER Logico Il SERVER Fisico è rappresentato dalla Postazione contenente la Base Dati di WinFarm insieme a tutti i suoi eseguibili, quindi dalla Postazione SERVER. Il SERVER Logico può essere rappresentato da qualsiasi delle Postazioni installate, ed ha lo scopo di effettuare alcune operazioni all’avvio di WinFarm tra cui: • Controllo Impegni in Agenda • Controllo Modifiche Banca Dati • Chiusura Libro Giornale Vendite • Esecuzione Dupliche Giornaliere Automatiche (Duplica Inventario – Backup Base Dati) Di default, l’installazione di WinFarm imposta come SERVER Logico il SERVER Fisico. Per impostare come SERVER Logico una Postazione CLIENT occorre: 1. aprire in WinFarm la voce di menu Parametri/Informazioni di Sistema (vedi Figura) 2. Selezionare dall’elenco delle Postazioni Installate la Postazione che dovrà diventare SERVER Logico 3. Premere il Pulsante “Imposta Server Logico” Se come SERVER Logico viene settata una Postazione differente dalla Postazione SERVER (SERVER Fisico), è importante all’accensione delle Postazioni, accendere ed eseguire WinFarm sulla Postazione SERVER Logico dopo acceso ed eseguito WinFarm sulla Postazione SERVER.
•
Ricapitolando, le maxi operazioni da effettuare per installare WinFarm sono le seguenti: 1 Installazione Postazione SERVER 2 Dopo l’operazione di Backup automatico effettuare un Restore della Base Dati 3 Installazione Postazioni CLIENT
10. Backup – Restore della Base Dati Per effettuare l’operazione di Backup e/o Restore della Base Dati occorre selezionare da WinFarm la voce di menu: Utility/Gestione Dupliche e Indici. Verrà lanciata l’applicazione gestarc.exe (vedi Figura). Per le operazioni di Backup-Restore della Base Dati sono presenti 3 pulsanti: • Solo Backup • Solo Restore • Backup e Restore
PULSANTE Solo Backup Attraverso questo Pulsante può essere effettuato un Backup della Base Dati. Se questo Pulsante viene premuto da una Postazione CLIENT , occorrerà scegliere dove memorizzare il file di Backup della Base Dati presente sulla Postazione SERVER: • Postazione Server • Postazione Locale
Selezionando Postazione Server, il file di Backup (arc2000.gbk) verrà memorizzato nella cartella C:\Dupliche della Postazione SERVER (SERVER Fisico); selezionando invece Postazione Locale, il file di Backup verrà memorizzato nella cartella C:\Dupliche della Postazione da cui è stata lanciata l’operazione. Una volta selezionato il tipo di salvataggio, premere il pulsante Backup per iniziare l’operazione. Durante l’operazione di Backup non è necessario chiudere WinFarm sulle altre Postazioni di Lavoro. Si può tranquillamente lavorare con WinFarm, anche se si potrà notare un leggero rallentamento temporaneo nell’esecuzione di alcune operazioni. L’installazione di WinFarm sulla Postazione SERVER, prevede di default l’’operazione automatica di Backup alla prima esecuzione di ogni giorno. In questo modo si ha la garanzia di un salvataggio giornaliero dei dati.
PULSANTE Solo Restore Attraverso questo Pulsante può essere effettuato un Restore della Base Dati. L’operazione di Restore consiste nel generare dall’ultimo backup effettuato una nuova Base Dati. Ovviamente la nuova Base Dati conterrà i dati aggiornati all’ultimo backup effettuato! Se questo Pulsante viene premuto da una Postazione CLIENT , occorrerà scegliere la Postazione su cui è memorizzato il file di Backup della Base Dati da utilizzare per la generazione della nuova Base Dati sulla Postazione SERVER: • Postazione Server • Postazione Locale
Fatto ciò, premendo il Pulsante Restore, inizia la procedura di generazione. Per effettuare l’operazione di Restore è assolutamente necessario chiudere WinFarm su tutte le altre Postazioni.
PULSANTE Backup e Restore Premendo questo Pulsante verrà avviata la procedura da Backup e Restore della Base Dati di WinFarm. Tale operazione permette di: • •
Ripulire la Base Dati da record cancellati e non più utilizzati (riduzione della dimensione del File) Ricostruire e ribilanciare gli indici (maggiore velocità negli accessi)
Tale procedura può essere avviata da qualsiasi Postazione di Lavoro. Per evitare sovraccarico della Rete è consigliabile lanciare l’operazione dalla Postazione SERVER (SERVER Fisico). Per effettuare tale operazione è assolutamente necessario chiudere WinFarm su tutte le altre Postazioni. Tale operazione dovrebbe essere effettuata regolarmente dal cliente (es. ogni 20 giorni) durante un periodo di inattività della Farmacia.
11. Validazione Base Dati L’operazione di validazione è necessaria nei casi in cui: • Il backup della base dati non viene effettuato con successo • L’applicazione riceve un errore del tipo “corrupt database” • Si ha il sospetto di corruzione dei dati memorizzati La validazione consiste nel verificare se la base dati contiene dati o strutture corrotte e nel cercare di riparare il danno qualore sia presente. Questa operazione richiede l’accesso esclusivo alla base dati; questo implica che occorre effettuare la chiusura di tutte le istanze di WinFarm aperte. Per effettuare una validazione della base dati occorre aprire il componente di Interbase IBConsole, presente nella voce di menu: •
Start – Programmi – Interbase 6 Open Edition 6.1.06 - IBconsole
Una volta aperta l’IBConsole, occorre effettuare la registrazione del server Interbase (vedi figura) che sarà: • LOCAL SERVER – se si opera dalla Postazione SERVER (Server Fisico) • REMOTE SERVER – se si opera da una Postazione CLIENT
Nel caso di LOCAL SERVER occorrerà inserire i seguenti parametri: • User Name: SYSDBA • Password: masterkey Nel caso di REMOTE SERVER occorrerà inserire i seguenti parametri: • Server Name: nome fisico della macchina Postazione SERVER • Network Protocol: selezionare TCP/IP • Alias Name: Alias del Server Remoto Interbase (ad es. SERVER REMOTO) • User Name: SYSDBA • Password: masterkey Una volta confermati i parametri inseriti premendo il tasto OK verrà effettuata la connessione al Server Interbase (vedi figura).
A questo punto occorre effettuare la registrazione della Base dati da validare.
Premendo sulla voce Register… si aprirà il seguente form:
I dati da inserire per effettare la registrazione sono i seguenti: • Database: inserire il path della base dati da validare: c:\programmi\winfarm\archivi\arc2000.phs • File: Arc2000.phs
• •
User Name: SYSDBA Password: masterkey
Premendo il tasto OK verrà effettuata la registrazione e connessione alla Base dati.
Per poter avviare la procedura di validazione occorre effettuare la disconnessione dalla base dati:
Effettuata la disconnessione della base dati occorre effettuare un doppio click del mouse sulla voce Validation (vedi figura)
Premendo il tasto OK verrà avviato il processo di validazione della Base Dati. Se la Base Dati non contiene errori, il processo terminerà confermando l’esito positivo dell’operazione; se la Base Dati contiene errori verrà aperta una finestra di dialogo contenente un report con gli errori trovati e un Pulsante per attivare il processo di Riparazione. Per riparare la base dati premere tale pulsante. Tale operazione dovrebbe effettuare la riparazione dei record o strutture corrotte. Terminata con successo tale operazione è consigliabile effettare un’operazione di backup e restore della base dati riparata. A volte l’operazione di riparazione può terminare con insuccesso, a causa di un’alta corruzione dei dati sulla base. In questo per cercare di effettuare la riparazione può essere necessario ripetere più volte l’operazione di validazione-riparazione settando l’opzione Ignore Checksum Errors a TRUE (vedi figura sopra).
12. Gestione delle Dupliche sulla Base Dati Per duplica si intende uno script SQL (Structured Query Language) contenente i dati di una o più tabelle della Base Dati utilizzata da WinFarm (arc2000.phs). Per effettuare le operazioni di generazione e ricarica di dupliche occorre selezionare da WinFarm la voce di menu: Utility/Gestione Dupliche e Indici (vedi Figura).
Tale procedura potrà anche essere eventualmente lanciata dall’esterno di WinFarm eseguendo l’applicazione gestarc.exe contenuta nella directory C:\programmi\Winfarm. Le operazioni relative alla gestione delle Dupliche sono: • Genera Duplica • Ricarica Duplica L’operazione di “Genera Duplica” riguarda la generazione delle dupliche di una o più tabelle della base dati. Tale operazione può essere necessaria nel caso in cui occorre effettuare il travaso di dati da una base dati ad un’altra (ad esempio a causa di un problema di corruzione). Tale operazione può essere lanciata sia da una Postazione Client che da una Postazione Server. Nel caso in cui sia lanciata da una Postazione Client occorre decidere se salvare le dupliche sulla macchina locale o sulla postazione server (vedi Figura).
Una volta confermata la posizione di salvataggio delle dupliche verrà visualizzato il seguente form:
Nella parte di sinistra del form è presente l’elenco di tutte le tabelle duplicabili contenute nella base dati di winFarm. Di default risultano essere tutte selezionate per la duplica. Se occorre effettuare la duplica di una sola o di alcune tabelle, è necessario deselezionare tutte le altre. Fatto ciò, occorre decidere il tipo di duplica da effettuare: • Duplica Standard • Duplica Extra per Data
Scegliendo Duplica Standard tutte le dupliche effettuate (un file .SQL per ogni tabella duplicata) saranno salvate nella cartella “c:\dupliche\standard”. Scegliendo Duplica Extra per Data tutte le dupliche effettuate (un file .SQL per ogni tabella duplicata) saranno salvate in una nuova cartella con data all’interno della directory “c:\dupliche”. L’operazione di “Ricarica Duplica” riguarda la ricarica delle dupliche di una o più tabelle della base dati. Tale operazione può essere lanciata sia da una Postazione Client che da una Postazione Server. Nel caso in cui sia lanciata da una Postazione Client occorre decidere se prelevare le dupliche da ricaricare dalla postazione locale o dalla postazione server. Una volta confermata la posizione delle dupliche da ricaricare verrà visualizzato il seguente form:
Nella parte di sinistra verranno elencate tutte le dupliche effettuate in precedenza. A questo punto occorre selezionare quale duplicare caricare e premere il pulsante Ricarica Duplica. Una volta premuto tale pulsante verrà visualizzato il seguente form:
Nella parte sinistra sono elencati tutti gli script SQL delle tabelle duplicate nella duplica selezionata. Se si desidera effettuare la ricarica di alcune delle tabelle elencate, occorre deselezionare le altre. Premendo il pulsante Ricarica Duplica verrà avviato il processo di ricarica.
13. Struttura della directory WinFarm Al temine della procedura di installazione della Postazione SERVER, verrà creato sul disco il seguente albero di directory: •
C:\PROGRAMMI\WINFARM o Aggio o Archivi o Audio o Clip o Docs o Exporta-Importa o Font o Ftp o Happytx o Ibaccess o Immagini Loghi o Lettori o Offerte o Ricette o Stpbcode o Udflib o Update o Web
Nella directory principale di installazione (c:\programmi\winfarm) vengono inseriti i seguenti file: • • •
Winfarm.exe – eseguibile di WinFarm Evoluzione Interf.exe – programma per l’importazione di dati da altri gestionali Gestarc.exe – utility per la gestione delle dupliche, ricostruzione indici e backup/restore della Base Dati
La directory Aggio è utilizzata per contenere i file relativi all’aggiornamento della bancadati. La directory Archivi Evoluzione.
contiene la Base Dati (ARC2000.phs) utilizzata da WinFarm
Nella directory Audio sono contenuti dei file audio in formato wav utilizzati da WinFarm nella Tariffazione. La directory Clip contiene videoclip in formato AVI e immagini JPG di prodotti venduti in Farmacia che possono essere visualizzati da WinFarm Evoluzione durante la consultazione della Bancadati. Nella directory Docs sono presenti i documenti in formato html relativi alle diverse revisioni effettuate.
La directory Exporta-Importa contiene le utility per l’importazione/esportazione dei dati da altri gestioanli. La directory Font contiene una copia dei Font utilizzati da WinFarm. La directory Ftp è utilizzata dalla procedura di aggiornamento della Banca dati per scaricare i file di aggioramento presenti sui nodi FTP. Nella directory Happytx è presente il software utilizzato da Winfarm Evoluzione per la trasmissione degli ordini. Nella directory Ibaccess è presente un’utility client Interbase per la consultazione e la modifica dei dati presenti nella basedati ARC2000.phs La directory Immagini è stata creata per contenere immagini da poter utilizzare all’interno di WinFarm. Al suo interno è presente la directory Loghi utilizzata per contenere i loghi in formato .bmp da utilizzare nella procedura di stampa delle etichette da scaffale per i prodotti farmaceutici. In tale directory è presente anche il logo di default utilizzato sulle intestazioni di tutte le stampe generate da WinFarm. La directory Lettori contiene tutte le procedure di interfacciamento di WinFarm ai lettori ottici portatili. La directory Offerte contiene delle sottodirectory relative ai vari fornitori. Ogni sottodirectory associata ad un fornitore contiene gli eventuali file relativi alle campagne e ai costi. La directory Ricette viene utilizzata dalla procedura di Tariffazione per la creazione del File Federfarma La directory Stpbcode contiene tutte le procedure di interfacciamento di WinFarm alle stampanti di codici a barre. La directory Udflib contiene una copia della dll FreeUDF, utilizzata da WinFarm durante gli accessi alla Base Dati. La directory Update viene utilizzata in fase di aggiornamento da Internet delle release di WinFarm (LiveUpdate). La directory Web contiene le pagina html visualizzate offline dal browser WEB integrato in WinFarm Evoluzione. Al termine dell’installazione della Postazione SERVER verrà anche creata la directory C:\Dupliche. Tale cartella verrà utilizzata per contenere i file di Backup della Base Dati, insieme alle eventuali dupliche di Tabelle. Su ogni Postazione di Lavoro, WinFarm utilizza per le sue operazioni una cartella di appoggio temporanea chiamata C:\WF_TEMP
