Manual Rapido - Gestion Recursos Humanos

MANUAL RAPIDO

GESTION RECURSOS HUMANOS HUMANOS

MANUAL RAPIDO MÓDULO: GESTION RECURSOS HUMANOS

Versión 8.0

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A.

GESTION RECURSOS HUMANOS HUMANOS

DESCRIPCION GENERAL SISTEMA EXPERTO DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS ®

SUITE CONTASIS ha dotado a este sistema experto de sus características generales que permitirán una gestión de recursos humanos FACIL, RAPIDO Y CON EL MAYOR NIVEL DE ANALISIS.

I.

DESCRIPCION DESCRIPCION TECNICA Ingreso Rápido de Conceptos, para ingreso de datos como si fuera una hoja Excel.

Ingreso de Tareas, para cálculo de remuneración por unidades producidas. Calcula Remuneración por destajo, y otros similares. similares. Generación de información en tiempo real, con solo registrar la transacción laboral, los reportes se actualizan en forma automática. Conectividad total con otros Módulos de Contasis: Una vez hecha la generación de la planilla se generan automáticamente en contabilidad sus respectivos asientos, permitiendo información online. Exportación fácil y rápida de sus reportes a Herramientas Microsoft Office (Excel, DBF). MultiPlanilla: Permite llevar la planilla de múltiples empresas, o de múltiples proyectos de una misma empresa de manera simultanea. Totalmente COMPATIBLE con el PDT 601, así como con requerimientos laborales y tributarios en el Perú. Backup, copia de seguridad de la información de planillas. Ágil Mantenimiento de Archivos, necesarios para el óptimo funcionamiento del sistema.

II.

CARACTERISTICAS CARACTERISTIC AS ESPECIFICAS ESPECIFIC AS 1.

Alta Configuración Configur ación de parámetros.     

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Trabajadores (RTPS), Derechohabientes, compatible con requerimientos laborales y del PDT 0601. Periodos de Planilla, Semanales, Quincenales o Mensuales, jornadas atípicas. Conceptos de Planilla, define las afectaciones a Descuentos, Aportes, y CTS. Descuentos de Planilla, crea y modifica Onp, Afps, Renta de Quinta, EsSalud Vida, Tardanzas, Faltas, otros. Aportes de Planilla, crea y modifica los diversos aportes como EsSalud, SCTR, entre otros.

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Generador de Fórmulas, para establecer cálculos necesarios que se dan entre los conceptos para realizar el cálculo de la planilla.

2.

Libre modificación de Variables de Calculo, que definen conceptos necesarios para las planillas como son: UIT, Asignación Familiar, % Horas Extras, Remuneración Mínima Vital, entre otros.

3. Control de Horas, especificadas en turnos por planilla y diferentes horarios por trabajador.

4. Multiplanilla, configurable para distintos tipos de Planilla, Empleados, Obreros y Otros diversos, sean estas del Sector Comercio, Industria, Construcción Civil, Agricultura, etc. Permite automatizar los Conceptos, Descuentos y Aportes a los que están afectos los trabajadores por tipo de planilla

5. Calculo de Renta de Quinta Categoría, permite elaborar el cálculo y muestra la metodología usada en la misma, los porcentajes y los topes.

6. Vacaciones, permite definir el cronograma de vacaciones. Planilla y Boletas de vacaciones.

7. Adelantos, permite llevar el control de los adelantos girados durante el período, cargándolos automáticamente a la planilla en el mes correspondiente.

8. Préstamos, realizando cronograma de devoluciones y afectación automática a planilla en los meses que corresponda.

III.

REPORTES DEL SISTEMA Contrato de trabajo, para cada trabajador y por tipo de contrato (Plazo Fijo, Tiempo Parcial, Temporada, Locación de servicios). Registro e Impresión, permite controlar vencimientos de los contratos. Grabado automático de los contratos en Word. La Boleta de Remuneraciones, y el Control de Horas puede ser impresa al Excel o directamente en impresora en formato personalizado (1 o 2 boletas por Hoja). Pagos por banco, emite carta para bancos y varios listados. (bimonetario) De acuerdo al requerimiento del cliente.

Certificados de Retención de Cuarta, Quinta, Certificado de Trabajo por cada trabajador. Grabado automático de los contratos en Word.

Reporte por planilla, Reporta cada tipo de planilla con los conceptos, aportes y descuentos por trabajador.

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Reportes por Bancos, Reporta por cada banco la relación de trabajadores.

PDT 0601 – Planilla Electrónica, permite la migración en forma integral de los 22 archivos de importación de datos que exige el PDT 0601. AFP – PLANILLA AFPNET, Reporta la planilla de todas las AFP’s, permite además la exportación al software AFPNET para la declaración mensual de AFP. LIQUIDACIÓN ANUAL DE APORTES Y RETENCIONES, de todas las AFP y de la ONP. LIQUIDACION CTS, cálculo y generación de archivo de exportación para pago por Tele Crédito. LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES , a la fecha de cese del trabajador Planillas en excel en formato personalizado.

IV.

INPUT DEL SISTEMA 1. UTILIZACIÓN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato. Permite modificar un dato ya ingresado. Permite grabar los datos ingresados anteriormente. Permite eliminar un dato ya grabado. Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o descripción. Permite imprimir los datos de la ventana activa. Permite cerrar la ventana activa.

2. UTILIZACION DEL MOUSE Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un método estándar también para el uso del Mouse, es decir que las ventanas estan diseñadas para utilizar el mouse en cada acción que el

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usuario desee realizar, en algunas ventanas se puede utilizar el botón derecho del mouse y se mostrará un menú contextual.

3. INGRESO DE DATOS Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes características: En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripción de que tipo de datos se espera.

En los campos de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres y luego pulsar la tecla ENTER, si el sistema encuentra coincidencia mostrará una ventana en donde indica los datos que contengan esos caracteres.

Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales (clientes - proveedores, documentos) los códigos sean numéricos y las descripciones comiencen con caracteres para lograr eficientemente la utilización de la búsqueda por coincidencia.

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se mostrará la lista de búsqueda, esta lista de búsqueda tiene la característica que realiza las búsquedas dentro del campo elegido para búsqueda, no importando el orden de ubicación.

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B. INSTALACIÓN Para instalar el software de aplicación Suite Contasis seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos en el explorador de Windows la unidad y la carpeta donde se encuentra el instalador, el archivo “Contasis 8.0.exe” se muestra en este caso en la ventana de carpetas que la unidad E:\CONTASIS contiene el archivo de instalación. 2. Doble click en el archivo de instalación del software. Se muestra la ventana de instalación del sistema. 3. Hacer click en el botón Siguiente para continuar con la instalación.

4. Se muestra la ventana “Instalación de Suite Contasis” y la versión que estamos instalando. 5. Visualizamos el Contrato de Licencia para el Usuario Final de Software de Contasis que se va a suscribir con la empresa CONTASIS SAC, se recomienda leer todos los puntos que se encuentran estipulados. 6. Si estamos de acuerdo con el contrato podemos hacer click en el botón Acepto.

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7. Se muestra la ventana “Instalación de Suite Contasis” – Elegir Lugar de Instalación. 8. El sistema por defecto propone la carpeta C:\CONTASIS como directorio para la instalación del programa. 9. Podemos seleccionar otro directorio para la instalación del sistema haciendo click en el botón Examinar . 10. Click en el botón Siguiente para continuar con la instalación.

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11. Visualizamos la ventana “Instalación de Suite Contasis” – Selección de Componentes. 12. Podemos seleccionar el tipo de instalación que vamos a realizar: Completa Suite Contasis, Mínima, Personalizada. 13. Verificamos que contamos con el espacio en el disco duro requerido por el sistema. 14. Click en el botón Instalar para iniciar la instalación.

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15. Visualizamos la ventana “Instalación de Suite Contasis” – Instalando. 16. Visualizamos el estado del proceso de instalación del programa.

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17. Visualizamos la ventana “Instalación de Suite Contasis” 18. Click en el botón Terminar para finalizar el proceso de instalación y salir de este asistente

C. ACCESO AL MÓDULO GESTION RECURSOS HUMANOS INSTALADO EN EL DISCO DURO DE LA COMPUTADORA Para ingresar al módulo Gestión Recursos Humanos, seguir los siguientes pasos: 1. Click en el botón Inicio. Se desplegarán sus opciones. 2. Click en la opción Todos los programas. Se mostrarán todos los programas que están instalados en computadora. 3. Click en la opción Suite Contasis. Se mostrará el menú Suite Contasis. 4. Click en la opción Gestión Recursos Humanos. Se mostrará la ventana del módulo Gestión Contable.

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D. REGISTRO DEL SOFTWARE Para poder acceder a todas las funciones del módulo Gestión Recursos Humanos, debemos registrar el producto, seguimos los siguientes pasos: 1. Click en el menú Utilitarios. 2. Click en la opción Solicitud de registro.

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3. Visualizamos el módulo que estamos registrando, para el caso tenemos Gestión Recursos Humanos. 4. Visualizamos la versión del módulo que estamos registrando. 5. Visualizamos el código de la petición que corresponde al software que hemos instalado. 6. Ingresamos el nombre del usuario que ha adquirido los derechos de uso del módulo Gestión Recursos Humanos. 7. Ingresamos el nombre de la organización o empresa a la cual pertenece el usuario. 8. Ingresamos la ciudad en la que esta ubicada la organización usuaria del sistema. 9. Ingresamos la dirección de la empresa o usuario. 10. Ingresamos el número telefónico de la empresa o usuario. 11. Ingresamos el número de FAX de la empresa o usuario. 12. Ingresamos la dirección electrónica de la empresa o usuario. 13. Ingresamos la serie que será suministrada por CONTASIS SAC. 14. Ingresamos el número de licencia que será suministrado por CONTASIS SAC. 15. Click en el botón Registrarme para iniciar el proceso de comprobación de autenticidad del número de licencia otorgado al usuario. Se mostrará la ventana de bienvenida al nuevo usuario indicando que el registro se ha realizado con éxito. 16. Click en el botón Aceptar para concluir con el registro del producto.

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E. CREAR UNA EMPRESA Para crear la empresa en la cual vamos a procesar información, seguimos los siguientes pasos para crear una empresa e ingresar a ella: 1. Click en el menú Archivos Sistema. 2. Click en la opción Empresas. También podemos ingresar a esta opción haciendo click en el botón de la barra de herramientas. Se mostrará la ventana Empresas Registradas en el Sistema. 3. Click en el botón Nuevo. 4. Ingresamos un código alfanumérico para identificar a la empresa. 5. Escribir el nombre, denominación o razón social de la empresa: IMPORTACIONES K&G SAC. 6. Escribimos la dirección de la empresa: Av. José Olaya Nº 987. 7. Escribimos el giro de negocio o actividad: Compra y venta de autopartes vehiculares. 8. Ingresamos el RUC de la empresa: 20121543154. 9. Click en el botón Grabar para que el sistema guarde los datos ingresados. 10. Seleccionamos la empresa y hacemos click en el botón Propiedades para crear rápidamente los parámetros de la empresa.

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11. Click en el botón Nuevo. 12. Ingresamos el periodo o año de proceso de la empresa. 13. Ingresamos la cuenta contable que va a controlar el IGV en el acceso a los registros de compras y ventas. 14. Ingresamos la cuenta que se va a utilizar para registrar el resultado del periodo. 15. Ingresamos el porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este porcentaje se utilizará cuando se este ingresando datos para el registro de compras y ventas. 16. Ingresamos el Sub-Diario que se utilizará para registrar los ajustes por diferencia de cambio. 17. Ingresamos las cuentas contables que controlarán los importes por diferencia de cambio, cuando se genere una ganancia (Ejm: 776 ), o perdida (Ejm: 6760097), respectivamente. 18. Click en este botón para selecciona los directorios en los cuales se almacenarán los datos y se guardarán las copias de seguridad, respectivamente. Para finalizar, hacemos click en el botón Grabar para culminar con el proceso de creación.

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F. ACCEDER A LA EMPRESA 1. Click en el menú Proceso. 2. Click en la opción Elección Empresa. Se mostrará la ventana “Seleccione la Empresa a Procesar ”. 3. Seleccione la empresa para iniciar el registro de las operaciones. 4. Seleccione el período en el que vamos a trabajar. Es el que definimos al crear la empresa. 5. Ingresamos un usuario válido. El usuario por defecto es “ADMIN”. 6. Click en el botón Ingresar para acceder a la empresa.

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G. MENUS Y OPCIONES ARCHIVOS SISTEMA Este menú contiene las opciones primarias para que el usuario pueda utilizar este módulo correctamente, tales como:

Empresas: Creación, modificación o eliminación de empresas y darles las propiedades necesarias para poder procesar de forma adecuada la información que el usuario suministre al sistema.

Usuarios: Creación, modificación o eliminación de usuarios que van a tener acceso a la empresa, también podemos restringir el nivel de acceso que van a tener estos usuarios.

Tipo de Cambio: Actualización y mantenimiento de los tipos de cambio de forma cronológica para su uso en las operaciones que requieran ser expresadas en moneda nacional.

Datos del Empleador: Permite ingresar la información sobre la empresa en la que estamos procesando la información, esta información es muy importante porque es la que se exportara a sistemas externos, ejemplo: PDT.

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Datos

del


Establecimiento: Permite

ingresar los nombre de los establecimientos que la empresa posee, tales como las sucursales, filiales, oficinas, etc.

Datos de Destaco o Desplazo: Permite ingresar los datos de las empresas a las cuales la entidad destaca su personal.

Datos de Ocupación: Permite ingresar y mantener actualizada una tabla conteniendo las diversas ocupaciones y actividades laborales que se desarrollan en la empresa.

Datos del Area: Permite ingresar las áreas que existen en la empresa, esta información es útil para llevar un adecuado control sobre el lugar en el cual se encuentra el trabajador.

Datos de Centro de Costos: Permite ingresar los centros de costos para la acumulación de los gastos de personal.

Datos del Trabajador: Esta opción permite ingresar datos de los trabajadores al sistema, para que la exportación al PDT se realice con éxito la información que suministremos al sistema debe ser verídica y coherente.

Remuneración del Trabajador: Permite ingresar las remuneraciones que el trabajador va a percibir en intervalos de tiempo definidos.

Centro de Costos del Trabajador: Esta opción permite asignar centros de costos por cada trabajador, con el fin de una distribución e imputación de costos en función a los requerimientos de la empresa, esta distribución también se puede realizar de f orma porcentual.

Control vacacional del Trabajador: Permite ingresar información necesaria para el cálculo de las vacaciones a las que los trabajadores tienen derecho, así como información sobre el goce de este beneficio en periodos anteriores.

Tipos de Planillas: Permite llevar diversos tipos de planilla, en función a la modalidad de empleo del trabajador u otros criterios que el usuario del sistema crea conveniente.

Períodos de Planillas: Permite determinar períodos de tiempo para el cálculo de las planillas, el período esta en función a las necesidades del usuario.

Conformantes de la Planilla: Permite ingresar los distintos componentes de la planilla, tales como los conceptos, descuentos y los aportes que correspondan aplicar a los trabajadores, de acuerdo a la normatividad vigente.

Variables: Permite determinar las variables que van a intervenir en el cálculo de las planillas, tales como la UIT, RMV, etc.

Datos del Turno Laboral: Ingresamos los turnos que la empresa tiene implementados para el funcionamiento de sus instalaciones.

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Control de Horas: Permite ingresar los horarios de los trabajadores en la empresa así como las actividades que van a desarrollar.

Configurar Página: Permite configurar la hoja que se va a utilizar así como la impresora a emplearse.

VER Permite personalizar la pantalla principal del módulo Gestión Recursos Humanos, tales como: ocultar la barra estandar y/o la barra de estado.

PROCESO Elección de Empresa: Permite seleccionar la empresa en la cual vamos a procesar datos, recordemos que previamente debemos crear y dar los parámetros a esta.

Cambio mes de proceso: Permite seleccionar el mes en el que deseamos ingresar la información al sistema.

Configuración de Planillas: Permite determinar la planilla que se va calcular, los trabajadores que la van a conformar así como los datos remunerativos y laborales de estos.

Planillas: Permite realizar los siguientes cálculos: Cálculo de la planilla, Cálculo de Renta de Quinta, Cálculo de la gratificación y el cálculo de la CTS de los trabajadores, así como las vacaciones.

Adelantos: Permite registrar los adelantos que la empresa otorga a sus trabajadores y que serán descontados de la remuneración que estos van a percibir en el período.

Prestamos: Permite registrar los prestamos que la empresa otorga a sus trabajadores, en esta ventana ingresaremos las cuotas pactadas para la devolución de estos prestamos, fecha de pago, etc.

Descuento Judicial: Permite registrar este tipo de descuento de tipo judicial, la empresa esta obligada a cumplir con la sentencia emitida por un juez, en esta ventana registraremos toda la información necesaria para efectuar el descuento.

Ingreso Rápido de Conceptos: Permite ingresar los conceptos, aportes y/o descuentos que afecten a la totalidad de trabajadores de una planilla, esta modalidad permite ingresar los datos necesarios para el cálculo de forma mucho más rápida.

Marcar Hora: Permite registrar las entradas y salidas del personal, el sistema puede realizar el cálculo de planillas en función a los días asistidos, tardanzas del personal, etc. Los datos necesarios referidos al cumplimiento de los

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horarios establecidos se tomarán del marcado en esta ventana de cada trabajador.

Tareaje: Identificar las actividades que realizan los trabajadores y que van a influir en el cálculo de la planilla de estos, estos conceptos pueden ser por ejemplo las actividades por las que se obtendrá comisiones que se otorgan por la producción de una cantidad de productos adicionales.

REPORTES En este menú podemos obtener los reportes relacionados a los recursos humanos que la empresa posee, tales como: Contratos de trabajo, Certificado de retención de renta de cuarta categoría, Certificado de retención de quinta categoría, Certificados de trabajo, Reporte por planilla, Reporte por bancos, generadores de archivos de exportación para el PDT, ONP, CTS, etc. Componen este menú las siguientes opciones: Contrato  Trabajo  Reporte Certificado  Retención Cuarta  Retención Q uinta  Trabajo Reporte por Planillas Reporte por Bancos PDT – Planilla Electrónica 601 AFP – Planilla AFPNET ONP – Liquidación anual Aportes y Retenciones CTS – Banco de Crédito Pago – Banco Interbank  Remuneración  Adelanto

EJECUTAR REPORTE Este menú permite ejecutar plug-in’s, diseñados para que el usuario pueda obtener reportes adicionales.

UTILITARIOS Este menú contiene diversas funciones que harán que el módulo pueda cumplir de forma optima con las necesidades del usuario, tales como asegurar la información que se esta procesando generando copias de seguridad, permite también importar datos de otros módulos u otros sistemas, copiar tablas, verificar estructuras etc. Las opciones de este menú harán que los resultados por el uso del módulo sean los requeridos por el usuario.

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Asistentes  Verificar Estructuras  Generar Copia de Seguridad  Restaurar Copia de Seguridad  Generar Plantilla Importar Datos Actualizar Datos Mantención de Datos Empresa Accesos a la Empresa Opciones Solicitud de Registro Detectar y Reparar Asistente de Corrección de Errores

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