MODULO 5 – PE Plano de Ação
O que é um Plano de Ação
É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O principal, sem dúvida, é saber o que fazer – identificar e relacionar as atividades. Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito e quando. Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação. Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês da realização de cada ação, como deverão
ser
feitas,
e
onde
serão
feitas.
Porque fazer um Plano de Ação
Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou geralmente várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo. Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de um plano – o Plano de Ação. Quanto maior a quantidade de ações e pessoas envolvidas, mais necessário e importante é ter um Plano de Ação. E, quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, missões, um bom Plano de Ação é indispensável. indispensável. Passo a Passo do Plano de Ação Passo 1: A lista de idéias
Sem dúvidas, cada representante tem suas idéias sobre os assuntos do seu interesse. Será que os outros sabem disso? Será que os objetivos de pessoas distintas são parecidos? O Primeiro passo é fazer uma lista com as idéias de todos os participantes. Não esqueça de marcar na lista os cargos e as funções destas pessoas.
Provavelmente resultará numa lista enorme porém não fique preocupado, mais tarde é possível diminuí-la. Passo 2: A concretização dos objetivos
Será que os objetivos para cada um dos assuntos estão claramente definidos? Para evitar que a discussão perca o rumo, seria importante determinar quais são os resultados concretos que gostaríamos de atingir. A concretização do objetivo é extremamente importante. Passo 3: As prioridades
Os Diretores não conseguem cuidar de todas as tarefas ao mesmo tempo. É necessário fazer uma escolha baseados em argumentos consistentes e nas habilidades de cada um. Para tanto podemos estabelecer uma tabela de critérios e prioridades. Ao estabelecer a lista de prioridades leve em consideração qual dos critérios abaixo é o mais importante: · Qual é a urgência da questão? · Qual é a probabilidade de obtermos sucesso? · Qual é o grau de dificuldade do problema? · Qual é a importância do problema? · Quem possui conhecimentos, motivações e tempo necessários para a resolução do problema? Outras questões podem ser levantadas desde que sejam adequadas à realidade da empresa. Passo 4: Determinando a linha central de ação
A próxima pergunta que devemos responder é: Quantos problemas o representante da empresa consegue resolver durante um ano? Claro que os problemas diferentes exigem tempos diferentes para serem resolvidos. P or isso todo plano de ação deverá levar isso em consideração. Agora é a hora de dar um passo muito importante: determinar a quantidade de problemas que cada um pode resolver e deixar o que sobrar na lista de espera. Devemos analisar os detalhes de cada problema escolhidos:
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· Qual ponto seria inicial? · Quais são os limites de tempo para o problema? · Quem poderia se encarregar da resolução do mesmo? Estas questões poderão ser discutidas em uma reunião com todos os membros, contudo esta discussão será mais eficaz se houver uma separação de pequenos grupos de trabalho que reunam pessoas com mesmos interesses e preocupações. Desta forma pode-se distribuir os problemas de acordo com os interesses do grupo, garantindo dedicação e compromisso pessoal na resolução dos problemas. As discussões destes grupos serão o insumo para que as diretorias elaborem os planos de ação necessários. Passo 5: Coleta de informações e elaboração de propostas
· Como vamos abordar o problema? · O que temos que fazer para conseguir resultados finais que nos sejam favoráveis? Toda informação obtida deve ser classificada e registrada e baseados nas informações coletadas elaboramos a proposta. Uma boa proposta é clara, sem equívocos e indica as ações necessárias. A proposta será discutida na reunião da diretoria. Passo 6: Os prazos.
· Se existem limites de tempo, quais são realmente? É Importante definir uma data limite para a execução de cada tarefa de forma que faça com que as pessoas comecem a trabalhar sobre o problema “ontem” e
sejam capazes de resolver as coisas dentro dos prazos reais. É preciso determinar um cronograma, ou seja, o tempo necessário para cada passo a ser dado. Para isto usaremos a contagem regressiva de tempo, o que significa dizer que vamos começar pela data em que supostamente a tarefa estará terminada, pois assim vamos desdobrando as atividades até que elas alcancem o objetivo final. Passo 7: Divisão de tarefas
· Quem será encarregado por cada uma das tarefas?
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Recomenda-se que ao menos duas pessoas estejam encarregadas de um mesmo problema. Assim eles poderão apoiar e completar o conhecimento mutuamente. Além disso é necessário fazer com que essas pessoas entendam o problema, estejam interessadas na resolução do mesmo e também tenham bastante tempo. Por fim...
Quem será o responsável? Assim podemos chamar a pessoa que irá supervisionar e coordenar as possíveis correções do plano de ação original. As diretrizes devem see elaboradas de acordo com os relatórios do responsável ou do grupo responsável pela execução das tarefas. Formalização do plano de ação: O plano de ação deve estar escrito de forma clara e objetiva a fim de facilitar sua compreensão e discussão entre todos os membros da empresa. Novos problemas e dificuldades sempre aparecerão mas é importante seguir a linha escolhida e estar preparado para encarar novas demandas e desafios. Observação importante
Conforme dito acima, fazemos um plano de ação para atingir uma meta, um objetivo. Esse, na verdade é o ponto principal. Não vai adiantar muito fazer um ótimo Plano de Ação se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados. Tenha em mente então que um bom Plano de Ação deve corresponder a um bom objetivo e que para obter resultado além de planejar é necessário agir.
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