MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGSST .
HELEN XIOMARA SEPÚLVEDA VALENCIA ORLANDO ENRIQUE OLIVO FERNANDEZ. LADY JOHANA REMOLINA RUEDA.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA MARÍA CANO ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE LA SALUD OCUPACIONAL COHORTE LI AGOSTO DE 2016
MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGSST
El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo(SGSST), “Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”. (Ministerio del trabajo, 2016) Por consiguiente, el propósito de la implementación del SGSST es la promoción y generación de ambientes de trabajo seguros y saludables, que contribuyan a mejorar la calidad de vida de la población trabajadora. Para realizar su implementación, hay que tener en cuenta que este se direcciona desde el decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, el cual es el decreto único reglamentario del sector trabajo, además que el empleador deberá liderar este proceso, con la ayuda de los trabajadores, por lo que es necesario que se establezcan roles y responsabilidades dentro de la organización para el correcto desarrollo de la implementación dentro de la organización. Por lo anterior dentro de documento del SGSST deben quedar definidos los roles y responsabilidades de los involucrados en el SGSST y empleador debe tener definidas las acciones para hacer seguimiento a su cumplimiento. Dentro de las obligaciones del empleador tenemos:
Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo Asignación y Comunicación de Responsabilidades, dentro de la organización. Rendición de cuentas al interior de la empresa, por parte de las personas que tuvieron asignaciones en lo concerniente al SGSST Definición de Recursos, que sean necesarios para le implementación y funcionamiento del SGSST Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables Gestión de los Peligros y Riesgos. Diseño y desarrollo de un plan de Trabajo Anual en SST, que garantice el cumplimiento de los objetivos establecidos en el sistema de gestión. asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.
Este mismo tendrá la responsabilidad de que le sea informado al personal el estado de la implementación del SGSST, en todos los niveles de la organización. También deberá establecer un programa de capacitación y entrenamiento para el personal que labora en la organización, el cual se hará extensivo a todos los niveles de la organización, incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y trabajadores en misión. Igualmente, este procedimiento debe ser impartido por personal idóneo y en conformidad a la normatividad vigente. Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo Deberá garantizar la integración del SGSST con otros sistemas que estén establecidos dentro de la organización. Otro aspecto a tener en cuenta, son las normas y leyes vigentes, las cuales son la base de para la implementación del SGSST, por lo cual es necesario que se reconozcan las normas legales vigentes que intervengan en el desarrollo de la implementación del SGSST, también es un aspecto que ayuda a la realización de la matriz legan. Otro aspecto a tratar son las obligaciones de los trabadores los cuales deberán: Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SGSST. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
Las ARL también tienen obligaciones dentro de la implementación del SGSST, puesto que ellas deberán capacitarán al Comité Paritario o Vigía de Seguridad, y Salud en el Trabajo COPASST o Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos relativos al SG-.SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus empresas y trabajadores afiliados, en la implementación del SGSST.
Pasos para la implementación del SGSST dentro de la organización. Etapa de Planificación En esta etapa, obtendremos la información esencial, para la implementación del SGSST, lo que nos permitirá definir, las prioridades, objetivos y necesarias para su cumplimiento
las acciones
del SGSST, por medio de esta información,
estableceremos el plan de trabajo anual se SST, definiremos los indicadores para la evaluación del sistema y los recursos necesarios para su implementación. Esto nos permitirá garantizar el cumplimiento de las normativas legales vigentes, el fortalecimiento de los componentes del SGSST y el mejoramiento continuo del sistema. 1. Evaluación inicial del SGSST. La evaluación inicial deberá realizarse una única vez, por personal idóneo de acuerdo con la normatividad vigente, incluidos los estándares mínimos, con el fin de identificar las prioridades en SST. Esta evaluación será realizada promedio de un formato de evaluación el cual contemplará todos los aspectos de las diferentes etapas del siclo PHVA. Esta evaluación también ayuda en la implementación del plan de trabajo anual de SST o la actualización de un plan establecido previamente. Para la evaluación inicial se deberá revisar los siguientes criterios:
Identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales. Verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, la cual debe ser anual. Identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la empresa; la cual debe ser anual. Evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros, riesgos y amenazas; incluye los reportes de los trabajadores; la cual debe ser anual. Cumplimiento del programa de capacitación anual establecido por la empresa, incluyendo la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en misión y contratistas Evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.
La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud; así como, la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad. Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SGSST de la empresa del año inmediatamente anterior.
También se realizará la evaluación de las enfermedades y accidentalidad ocurrida en los últimos 2 años, y será tomada como referencia para la evaluar la mejora continua del sistema. La evaluación inicial debe estar documentada y debe ser la base para la toma de decisiones y la planificación de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 2. Identificación de peligros, Evaluación, Valoración de los Riesgos y Gestión de los mismos. La identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos debe ser desarrollada por el empleador con la participación y compromiso de todos los niveles de la empresa, esta debe ser documentada y actualizada anualmente, en caso de la ocurrencia de un accidente laboral o cuando se realicen cambios en los procesos, las maquinarias, la infraestructura o los equipos. Para su realización, se debe definir una metodología, que identifique, evalué, valore y genere controles para los peligros y riesgos en la empresa, esta debe tener en cuenta aspectos como:
Todos los procesos. Actividades rutinarias y no rutinarias. Actividades internas o externas. Maquinaria y equipos de trabajo. Todos los centros de trabajo. Todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación con la organización. Medidas de prevención y control (Jerarquización).
Existen diferentes metodologías para la realización de esta evaluación, las más conocidas es la GTC 45, Guía para la identificación de los peligros y la valoración de, los riesgos en seguridad y salud ocupacional, también está la evaluación general del riesgo, según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene del Trabajo, de España, la OiRA- Evaluación Interactiva de Riesgos en Línea, desarrollado por la EU-OSHA.
Tambien podemos encontrar otros como la evaluación general del riesgo, según el INSHT y Fraternidad Muprespa Modificado por Portuondo y Col. de Cuba, entre otras. La información que arroje esta evaluación, deberá ser recopilada en un instrumento para la recopilación de la información (Matriz de riesgo), con el fin de identificar peligros y valorar los riesgos, una vez hecho esto, se procederá a identificar las medidas de prevención y control necesarias para el control de los mismos, teniendo en cuenta la valoración obtenida. 3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo Políticas de seguridad y salud en el trabajo. La política de SST busca evidenciar el compromiso de la alta dirección con sus trabajadores en cuanto a la implementación de SGSST, con el fin de crear una cultura empresarial en la que se promuevan adecuadas condiciones de trabajo. Dentro de los objetivos de la política de SST, podemos mencionar, la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, y establecimiento de los respectivos controles; Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del SGSST y cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales. Requisitos de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo:
Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementación del SST para la gestión de los riesgos laborales. Ser específica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus peligros y el tamaño de la organización. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa. Debe ser difundida a todos los niveles de la organización, estar accesible a todos los trabajadores y demás partes interesadas en el lugar de trabajo. Ser revisada como mínimo una vez al año y, de ser necesario, actualizada con los cambios que surjan, tanto en materia de normatividad como por requerimientos de la empresa.
Objetivos del SGSST Los objetivos del SGSST, deben expresarse de conformidad con la política de seguridad y salud en el trabajo establecida por la empresa, en el resultado de la evaluación inicial y en las auditorías que se realicen. Estos objetivos deben tener en cuenta entre otros aspectos, los siguientes:
Ser claros, medibles, cuantificables y tener metas definidas para su cumplimiento. Ser adecuados para las características, el tamaño y la actividad económica de la empresa. Ser coherentes con el de plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con las prioridades identificadas. Ser compatibles con el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en materia de riesgos laborales, incluidos los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le apliquen. Estar documentados y ser comunicados a todos los trabajadores. Ser revisados y evaluados periódicamente, mínimo una (1) vez al año y actualizados de ser necesario
4. Plan de trabajo anual del SGSST Se debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales. El plan de trabajo anual en SST de la empresa, debe ser firmado por el empleador y el responsable del SG-SST En el Plan de trabajo anual del SG-SST de cada empresa se debe identificar como mínimo lo siguiente:
Metas. Responsabilidades. Recursos (financieros, técnicos y el personal necesario). Cronograma de actividades
5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST. Es una estrategia indispensable para alcanzar los objetivos de la salud ocupacional, ya que habilita a los trabajadores para realizar elecciones acertadas en pro de su salud, a los mandos medios para facilitar los procesos preventivos y a las directivas para apoyar la ejecución de los mismos. La programación, por lo tanto, debe cobijar todos los niveles de la empresa para asegurar que las actividades se realicen coordinadamente. En la formulación del contenido del Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST, se deben tener en cuenta los aspectos relacionados con la prevención y promoción de la seguridad y salud de los trabajadores y puede incluir:
Identificación de las necesidades de capacitación y/o entrenamiento en el SG-SST, por nivel y su actualización de acuerdo con las necesidades de la empresa. Temas mínimos por grupos de interés (brigada, vigía o COPASST, alta dirección, trabajadores). Objetivo. Alcance. Contenido. Registros del personal a capacitar.
El empleador debe proporcionar a todo trabajador que ingrese por primera vez a la empresa, independiente de su forma de contratación, vinculación y de manera previa al inicio de sus labores, una inducción en los aspectos generales y específicos de las actividades a realizar, que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Así mismo se realizará reinducción a todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación y vinculación Etapa de Aplicación
6. Gestión de los peligros Por medio de la etapa anterior, la organización podrá determinar si los controles existentes son suficientes o necesitan mejorarse o si se requieren nuevos controles dentro de la organización para garantizar la seguridad de la empresa y los trabajadores Dentro de los criterios a tener en cuenta encontramos para la definición de medidas de control encontramos:
Adaptarse a los peligros y riesgos identificados por la organización. Examinar y modificar, si es necesario, periódicamente. Cumplir con la normatividad legal vigente en seguridad y salud en el trabajo y riesgos laborales. Beneficios en la reducción de los riesgos. Fiabilidad de las opciones disponibles. Intervención a la fuente real del riesgo. Relación con otras áreas de la empresa y/u otras medidas de intervención. Impacto al cliente interno y la producción en la implementación de la medida. Medida optada debe ser concreta y realizable. Medida es temporal o permanente. Medida debe ser de prioridad de acuerdo al peligro y riesgo identificado.
7. Evaluaciones medicas ocupacionales. El empleador está obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales específicas, de acuerdo a los peligros y riesgos a que esté expuesto un trabajador, y en conformidad al perfil del cargo; igualmente debe desarrollar acciones de vigilancia de la salud de los trabajadores mediante evaluaciones médicas de ingreso, periódicas, retiro y los sistemas de
vigilancia epidemiológica, con el propósito de identificar
precozmente efectos hacia la salud derivados de los ambientes de trabajo y evaluar la eficacia de las medidas de prevención y control. Identificar si existen Sistemas de Vigilancia Epidemiológica SVE, acordes al ausentismo, morbilidad, peligros y riesgos propios de la organización; y si, para el desarrollo de estos sistemas, se realizan evaluaciones a los puestos de trabajo afectados por dichos factores y los contemplados en el SVE. Tipos de evaluaciones medicas ocupacionales:
Evaluación médica pre-ocupacional o de pre-ingreso.
Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambios de ocupación). Evaluación médica post-ocupacional o de egreso.
8. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. Todas las empresas deben implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros, turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes. se debe mantener actualizada la identificación sistemática de amenazas y el análisis de la vulnerabilidad de las mismas que puedan afectar a la empresa; también deben contar con las medidas de protección acordes con las amenazas detectadas, las cuales deben ser capaces de responder eficaz y efectivamente a una emergencia para reducir la afectación al entorno, ambiente, personas y a la propiedad. Para que cada empresa pueda implementar su Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, debe
considerar todas las amenazas, Identificar los recursos disponibles, medidas de prevención y control existentes, Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas identificadas y Formular el plan de emergencia.
Además, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Valorar y evaluar los riesgos considerando el número de trabajadores expuestos, los bienes y servicios de la empresa. Diseñar e implementar los procedimientos para prevenir, controlar las amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias. Asignar los recursos necesarios para diseñar e implementar los programas, procedimientos o acciones necesarias, para prevenir y controlar las amenazas prioritarias o minimizar el impacto de las no prioritarias. Implementar las acciones factibles, para reducir la vulnerabilidad de la empresa frente a estas amenazas que incluye entre otros, la definición de planos de instalaciones y rutas de evacuación. Informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los trabajadores, para que estén en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una emergencia real o potencial.
Realizar simulacros como mínimo una (1) vez al año con la participación de todos los trabajadores. Conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde con su nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atención de primeros auxilios. inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los equipos relacionados con la prevención y atención de emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento Desarrollar programas o planes de ayuda mutua ante amenazas de interés común, identificando los recursos para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias en el entorno de la empresa y articulándose con los planes que para el mismo propósito puedan existir en la zona donde se ubica la empresa.
9. Gestión del cambio Los cambios dentro de la organización que involucren aspectos internos, como la introducción de nuevos procesos en los métodos de trabajo y en instalaciones; y, cambios en aspectos externos como en la legislación y la evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, requieren de una preparación antes de su ejecución, con el fin de determinar el impacto que estos tendrán en la seguridad y salud de los trabajadores. Para ello, se debe realizar la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios, adoptando las medidas de prevención y control antes de su implementación, contando con el apoyo del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Antes de introducir los cambios internos, el empleador debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados con estas modificaciones. 10. Adquisiciones: concepto, procedimiento La adquisición hace referencia a cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes éstos, al cumplimiento de la función de la organización. Esta adquisición o compra debe realizarse en el marco del cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo, por tanto, el empleador debe establecer y mantener un procedimiento que garantice la identificación y evaluación en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios,
en concordancia con las disposiciones adscritas al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de la empresa. 11. Contratación: conceptos, criterios de selección y evaluación de proveedores La contratación de proveedores exige al empleador el estricto cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, en consonancia con los requerimientos de la empresa; aplicando la evaluación para la selección de éstos, suministrando la información y comunicación pertinente a la gestión de seguridad, cumpliendo con la obligación de vincularlos al Sistema General de Riesgos Laborales, instruyendo acerca de la posibilidad de accidentes y enfermedades laborales y garantizándoles el cumplimiento dela normatividad vigente. En el proceso de contratación y ejecución del contrato deben quedar establecidas las medidas que el empleador debe adoptar para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa, así como las responsabilidades por parte de los proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas. Fase de verificación Por medio de una auditoria de cumplimiento se verificará el estado actual del SGSST, Se entiende por auditoria de verificación como, un proceso metódico para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva permiten determinar la conformidad del SG – SST de acuerdo a los requisitos. Los resultados de la auditoría deben proporcionar información objetiva de los logros alcanzados, así como de las dificultades encontradas, de manera que cada conclusión sea soportada en evidencias claras en materia de seguridad y salud en el trabajo; las cuales orientarán soluciones enfocadas hacia el mejoramiento del sistema.
12. Revisión por la alta gerencia La revisión de la alta dirección debe permitir revisar lo establecido en el Artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015, La revisión por la alta dirección debe estar documentada y los resultados de la misma deben ser divulgados al COPASST o Vigía
de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST quienes deberán definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiese lugar. Etapa de mejora continua. 13. Acciones preventivas o correctivas El empleador debe definir e implementar acciones correctivas o preventivas, esto con el fin de gestionar las no conformidades reales o potenciales que puedan influir en una desviación del SG-SST. Las acciones pueden ser derivadas, entre otras, de las siguientes actividades:
Resultados de las inspecciones y observación de tareas. Investigación de incidentes y accidentes de trabajo. Auditorías internas y externas Sugerencias de los trabajadores. Revisión por la Alta Dirección. Cambios en procedimientos o métodos de trabajo.
La organización debe asegurarse de documentar y soportar el plan de acción definido en la acción correctiva o preventiva y verifica car si estas fueron efectivas
Bibliografía Decreto número 1072 DE 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, dada en Bogotá, DC, a 26 de mayo de 2015. Web: Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (sg-sst) Guía té cnic a de implementación del SGSST para mipymes, 2016, recuperado de: http://www.mintrabajo.gov.co/component/docman/doc_download/6418-guiatecnica-de-implementacion-del-sg-sst-para-mipymes.html.
