Manual Módulo Logística - Nisira v.2.0

MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA NISIRA v.2.0

MÓDULO LOGÍSTICA ALMACENES COMPRAS GESTIÓN DE VENTAS PUNTOS DE VENTA

NISIRA SYSTEMS S.A.C. Derechos Reservados ®

Manual de Operación

Sistema Informático NISIRA v.2.0

Trujillo – 2007

Índice •

Pág. Introducción . Introducción ............................................................................................................ 02

•

Características Generales …....……………………………………………………… 02

•

Configuración General o o o

o

o

•

Iniciar Sesión Nisira v.2.0….…………………..…………………………………… SubMenús del Sistema.……..…..……………………………………………… Sistema.……..…..………………………………………………….. ….. El Submenú Utilitarios  Elegir Periodo…………………..…………………………………………..  Seleccionar Empresa……………………………………………………...  Configuración del Sistema…………………………………………………  Seguridad del Sistema …………………………………………………….  Flujo de Documentos………………………………………………………  Tablas Generales..…………………………………………………………  Procesos…………………………………………………………………….  Salir del Sistema……..……………………………………………………. Barra de Herramientas  Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos…….  Barra de Herramientas del Submenú Reportes..………………………. Operaciones Frecuentes  Mantenimiento de Registros de una Tabla ……………………………..  Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla ……………………….  Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario…...

Módulos de Logística o o o o

04 05 07 07 08 12 13 15 17 17 18 20 22 23 26

El Módulo Almacenes………………………………………………………………. 30 El Módulo Compras………….……………………………….…………………….. 74 El Módulo Gestión de Ventas……………………………………………………… 99 El Módulo Puntos de Venta………………………………………………………… 127

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Trujillo – 2007

Índice •

Pág. Introducción . Introducción ............................................................................................................ 02

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Características Generales …....……………………………………………………… 02

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Configuración General o o o

o

o

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Iniciar Sesión Nisira v.2.0….…………………..…………………………………… SubMenús del Sistema.……..…..……………………………………………… Sistema.……..…..………………………………………………….. ….. El Submenú Utilitarios  Elegir Periodo…………………..…………………………………………..  Seleccionar Empresa……………………………………………………...  Configuración del Sistema…………………………………………………  Seguridad del Sistema …………………………………………………….  Flujo de Documentos………………………………………………………  Tablas Generales..…………………………………………………………  Procesos…………………………………………………………………….  Salir del Sistema……..……………………………………………………. Barra de Herramientas  Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos…….  Barra de Herramientas del Submenú Reportes..………………………. Operaciones Frecuentes  Mantenimiento de Registros de una Tabla ……………………………..  Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla ……………………….  Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario…...

Módulos de Logística o o o o

04 05 07 07 08 12 13 15 17 17 18 20 22 23 26

El Módulo Almacenes………………………………………………………………. 30 El Módulo Compras………….……………………………….…………………….. 74 El Módulo Gestión de Ventas……………………………………………………… 99 El Módulo Puntos de Venta………………………………………………………… 127

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Introducción es un software administrativo para la pequeña y mediana empresa, que se compone NISIRA v.2.0 es de distintos módulos de acuerdo a las necesidades de cada cliente y realidad de la empresa. Los módulos son: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Recursos Humanos y Planillas, Compras, Activos Fijos, Costos, Producción, Presupuestos, Gestión de Ventas, Puntos de Venta, Fertilización y Riego, Maquinarias, Fitosanidad y Acopio de Campo. Cada uno de estos módulos se conecta con el módulo Contabilidad, ya sea para centralizar o para recuperar información.

Características Generales Multiusuario

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Su diseño ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un solo equipo (monousuario) y en modo de red de área local (multiusuario), ofreciendo un control absoluto de las operaciones. •

Multiempresa y multialmacenes Permite la operación concurrente del control administrativo para diferentes empresas, sucursales y almacenes.

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Facturación y Control de Cuentas por Cobrar Seguimiento de los documentos de venta emitidos, la Factura puede generarse desde la edición de una Guía de Remisión; generando las cuentas por cobrar, afectando los inventarios y permitiendo el descargo por documento. Registro de notas de crédito para fines financieros y para fines de control del movimiento en almacenes.

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Compras y Control de Cuentas Cuentas por Pagar La gestión de la compra puede iniciarse desde la orden, pasar por una remisión y registrar el documento fiscal. Adicionalmente se proporciona un paso para el registro y control de costos y gastos por la adquisición de bienes y servicios administrativos asociados a la gestión de compra-venta del material o producto.

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Control de Inventarios El inventario será afectado desde el momento del registro de los movimientos de ingreso y salida de almacén, no obstante el sistema permite la configuración de este proceso a dos pasos, es decir grabar los documentos y luego hacer su respectivo cierre afectando en ese momento el stock en el almacén.

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Generación de Asientos Automáticos El sistema permite la transferencia de la información procesada en cada módulo hacia el módulo contable registrándose los asientos contables para cada operación.

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Para esto es necesario realizar las configuraciones necesarias en las Tablas de Contabilización (Por Motivos de Almacén, Por Tipo de Movimiento, Por Tipo de Venta) del Módulo de Contabilidad.

Contabilidad Bimonetaria

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El manejo de la información de los módulos de Cuentas Corrientes y Contabilidad se realiza en dos tipos de monedas: un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda extranjera. Cabe mencionar que, a parte de estas dos monedas que se registren como los tipos mencionados (oficial y extranjera) el sistema tiene la flexibilidad de registrar sus operaciones en cualquier otra moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesos, etc.), registrándose tantas monedas según las necesidades de la empresa. •

Generación y Emisión de Reportes Análisis de la información a través de documentos impresos; haciendo un control y seguimiento de saldos y movimientos a nivel detalle, pudiendo identificar hasta quién y en que momento efectuó el registro. Estos pueden ser enviados directamente a impresora o mostrados en pantalla antes de su impresión.

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Diseño de Formatos Cuenta con un paso para diseñar los documentos de mayor uso en la gestión administrativa, su manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de obtener formatos de gran calidad. No requiere de programación, basta indicar la posición de los datos.

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Consultas y Reportes Personalizados Una de las utilidades del sistema, será la posibilidad de realizar consultas personalizadas, las mismas podrán ser almacenadas dentro de la base de datos, para poder accederlas en cualquier momento, estas consultas se realizan por medio de instrucciones SQL, guiadas a través de un asistente, es decir, el operador no necesita conocer las sentencias SQL, ya que el asistente lo guiará a realizar la consulta deseada.

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Velocidad al manejar grandes volúmenes de datos Gracias a su motor SQL Server, el sistema contable maneja grandes cantidades de información en mínimo tiempo. Mucho mas veloz que cualquier otro sistema contable de la competencia.

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Configuración General del Sistema Iniciar sesión Nisira v. 2.0

Una vez realizada la instalación y configuración básica del sistema se puede iniciar una sesión de trabajo en NISIRA v.2.0. Al ejecutar el sistema la primera ventana que se visualiza es la ventana de seguridad del sistema, cuya finalidad es autorizar o restringir el acceso al mismo. En esta ventana se seleccionará de la Empresa con la que se va a trabajar, se ingresará el nombre del Usuario de Nisira y su respectiva Contraseña. Si el usuario ingresó correctamente los datos solicitados se accederá al entorno de trabajo del sistema; de lo contrario, se presentará el siguiente mensaje: “Usuario o clave incorrecta, por favor intente nuevamente”, dándose un máximo de cuatro oportunidades para el ingreso correcto de los datos, después se cerrará automáticamente esta aplicación.

Una vez ingresado al sistema se visualizará la Ventana de Trabajo de NISIRA v.2.0 que contiene: Barra de menú, barra vertical de módulos, barra de estado y área de trabajo. En la barra de estado, parte inferior de la pantalla, se muestra el punto de emisión, usuario y periodo de trabajo, mientras que en la parte superior, barra de título, aparece el nombre de la empresa seleccionada.

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SubMenús del Sistema El entorno de trabajo del sistema NISIRA v. 2.0 presenta una barra horizontal en la parte superior de la pantalla denominada Barra de Menú Principal, la misma que contiene las opciones principales del sistema, las que en adelante denominaremos Submenús, y a partir de las cuales el usuario puede realizar su trabajo. Los submenús que conforman el menú principal del sistema son los siguientes:

Módulos

Presenta los módulos que conforman el sistema: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Planillas, Compras, Activos Fijos, Presupuestos, Costos, Gestión de Ventas, Puntos de Ventas, Producción, Riego y Fertilización, Fitosanidad, Maquinaria y Acopio. Este submenú se puede visualizar también como una barra vertical a la izquierda de la pantalla (Observar: Ventana de Trabajo de Nisira v.2.0 ). Para activar o desactivar esta barra seleccionar la opción Barra de Módulos del submenú Ventana .

Tablas

Contiene los catálogos del sistema, es decir, las tablas maestras para cada uno de los módulos del sistema. De acuerdo al módulo con el cual se está trabajando se presentarán las tablas correspondientes al mismo, por ejemplo: el módulo Almacenes contiene las tablas Productos, Unidades de Medida, Tipos de Insumo, Clientes y Proveedores, Sucursales y Almacenes, Proyectos, etc..

Movimientos

Contiene opciones que hacen referencia a las transacciones o movimientos que se producen en la empresa debido a las actividades u operaciones realizadas y de acuerdo a la naturaleza de éstas se registrarán en el módulo respectivo; generalmente se registran, a través, de documentos como: guías de recepción, facturas, órdenes de compra, etc., de lo contrario si no tuvieran documento comprobatorio se registran los datos generados por la transacción.

Reportes

Presenta opciones de informes o reportes de interés a cada módulo del sistema. Estos reportes pueden ser generales o específicos; previamente a la generación del reporte se muestra una ventana para realizar la consulta respectiva visualizando los resultados en grillas o cuadrículas, además esta ventana contiene botones que permiten abrir, guardar, dar una vista previa, configurar, copiar al portapapeles, analizar el reporte con Excel, mostrar gráfico del reporte y enviar el reporte por e-mail, etc. Este submenú cuenta con la opción: Administrador de Reportes , el cual es común en todos los módulos del sistema, permitiendo al usuario del sistema crear sus propios reportes, dándoles el nivel de detalle adecuado, de acuerdo a sus necesidades específicas de información.

Procesos

Contiene opciones que permiten procesar la información ingresada en las tablas, dichos procesos se realizan de acuerdo al módulo en el que se esté trabajando, para apertura/cierre de periodos y procesos de cálculos, pero existen también otros procesos específicos como los procesos de interfases con otros sistemas como el PDT (Programa de Declaración Telemática) y el COA (Programa de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas) de la SUNAT, así como, procesos de transferencia de información a las AFP y Bancos.

Ventana

Agrupa las opciones de distribución y visualización de las ventanas abiertas en el sistema. En cuanto a la distribución de las ventanas en la pantalla, éstas pueden ser en cascada, en capas o mostrar todas las ventanas simultáneamente en forma horizontal o vertical. También se pueden ocultar o visualizar una o todas a la vez de acuerdo a la necesidad del usuario. Este submenú presenta en la parte inferior una lista de las ventanas abiertas, pudiéndose cambiar fácilmente de una a otra seleccionando simplemente el nombre de la ventana en la lista.

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Aquí en este submenú, también se encuentra la opción Barra de Módulos que al seleccionarse activa o desactiva la barra vertical de módulos del sistema que se visualiza en la parte izquierda de la pantalla. Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.

Utilitarios

Agrupa las herramientas de configuración y parametrización del sistema para que trabaje en concordancia con los procedimientos de trabajo establecidos por la empresa/usuario. Contiene opciones que van desde la creación de una nueva empresa, la definición de seguridad del sistema, establecimiento de la secuencia de flujo de documentos, asignación de valores a los parámetros del sistema; así como también presenta un editor de menús, una ventana para el manejo de tipo de cambio monetario, entre otras herramientas de utilidad del sistema. Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.

Ayuda

Contiene opciones que van a permitir a los usuarios disponer de una ayuda, en forma de contenidos y guías, en cuanto a la implementación, manejo y operación del sistema; así como, información acerca del mismo y del soporte técnico ofrecido. Este es un submenú común a todos los módulos del sistema.

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El Submenú Utilitarios El submenú Utilitarios contiene un conjunto de opciones que van a permitir configurar el sistema NISIRA v.2.0 para su correcto uso, de acuerdo a los procedimientos de trabajo y las necesidades de información de la empresa que está haciendo uso del sistema.

Elegir Periodo

Esta opción permite cambiar el periodo de trabajo del sistema, dicho Periodo está compuesto por el año y el mes en curso, por ejemplo: 200501, que corresponde al mes de Enero del año 2005, el mismo que se visualizará en todas las ventanas, documentos y reportes del sistema. En caso el usuario desee ingresar, modificar o eliminar un documento con una fecha que no está comprendida en el periodo de trabajo actual, será necesario cambiar el periodo por aquel en el que se pueda trabajar el documento mencionado. Es importante elegir el periodo adecuado ya que éste afecta directamente al numerador de las operaciones. Observación: Sólo se podrán elegir o seleccionar Periodos de Trabajo que no se encuentren cerrados en el módulo que esté trabajando (Opción Abrir/Cerrar Periodos – Submenú Procesos ) o que no estén cerrados contablemente (Opción Abrir/Cerrar Periodos Contables – Submenú Procesos – Módulo Contabilidad ).

Seleccionar Empresa

Dado que el sistema es multiempresa, esta opción permite seleccionar la empresa a la que se desea acceder. Por ejemplo si nos encontramos en la empresa A y queremos ver la información de la empresa B bastará con seleccionarla y se iniciará la sesión.

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Configuración del Sistema Editor de Empresas

Dado que una de las características del sistema es ser multiempresa, es decir, poder manejar información de varias empresas con el mismo sistema, esta ventana permite registrar las empresas que van a trabajar con el sistema NISIRA v.2.0, permitiendo registrar datos generales de la misma como: razón social, número de RUC, dirección, representante legal de la empresa, entre otros. Para registrar todos los datos necesarios de cada una de las empresas, referentes a la información general de la misma, la ubicación de carpetas y archivos donde se guarda la información de la empresa (por ejemplo: documentos, fotos, firmas, formatos de reportes), el nombre de su base de datos, en esta ventana se cuenta con tres pestañas u hojas que permiten registrar todos estos datos de acuerdo a la siguiente clasificación que se le ha dado a cada una: Información General, Documentos Asociados y Origen de Datos.

Nota: Cada empresa puede tener su propio formato de reportes, razón por la cual es necesario incluir como dato de la empresa la ruta donde se guardarán los formatos de los reportes. Esto se hace en la pestaña Documentos Asociados de esta ventana, de manera similar a comos e muestra en el siguiente gráfico: (Ver ventana de ejemplo en la página siguiente)

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Editor de Menús

El sistema permite que el usuario pueda crear dinámicamente opciones de menú. En esta ventana se pueden configurar las ubicaciones de las opciones y módulos ya existentes en el menú e inclusive agregar o eliminar nuevas opciones y menús. Se debe tener en cuenta que para crear opciones de menú tienen que haberse creado primero las ventanas o formularios para poder indicar los archivos donde se encuentran guardados estos formularios indicándose correctamente la ruta de acceso a los mismos.

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Parámetros del Sistema

Dada la característica parametrizable del sistema, que define, que las operaciones o procesos se pueden parametrizar para satisfacer las necesidades o requerimientos particulares de cada empresa, esta opción permite definir valores de documentos, operaciones y parámetros necesarios para la ejecución de procedimientos en el sistema, ya sean genéricos o específicos por cada módulo. Como se observa, en la parte izquierda de esta ventana se presenta una lista jerárquica clasificando los parámetros en dos categorías: Organización y Parámetros Iniciales , las mismas que cuentan con subcategorías; y, en la parte derecha se muestran los parámetros requeridos por cada subcategoría, con sus correspondientes valores asignados.

Para asignar o modificar un valor a un parámetro deberá realizar los pasos siguientes: 1° De la lista jerárquica, presentada en la parte i zquierda de la ventana, seleccionar una de las tres categorías: Organización y Parámetros Iniciales , haciendo un click sobre ella o haciendo un click en que se presenta al lado izquierdo del elemento (categoría). Al seleccionar una categoría ésta se abrirá o expandirá mostrando todas las subcategorías o elementos contenidos en ella. Observación: Cuando elige esta opción e ingresa a esta ventana de Configuración del Sistema, sólo se visualiza la lista presentada en el lado izquierdo, la parte derecha de la ventana inicialmente no muestra nada. 2° Hacer un click en uno de los elementos o subcate gorías, en la parte derecha se visualizará una ventana mostrando todos los parámetros necesarios para la realización de procesos en la subcategoría elegida. 3° Si desea podrá asignar un valor a uno o más pará metros. Para cambiar de categoría o subcategoría simplemente ubíquese en la deseada y haga un click sobre ella. 4° Finalmente, para grabar el valor asignado a uno o más parámetros haga un click en el botón Grabar . Importante: Esta ventana cuenta con una barra de herramientas especial, ubicada arriba de la misma, la cual consta de los siguientes botones:

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- El primer botón, expande la lista de árbol, mostrando jerárquicamente todos los datos contenidos en ella. - El segundo botón , contrae los elementos de la lista de árbol, mostrando solamente las tres categorías principales de esta lista. - El tercer botón , graba los valores, nuevos o modificados, asignados a los parámetros. - El cuarto botón , en caso el usuario lo desee, cancela los cambios asignados a los valores de los parámetros. - El quinto botón , permite cerrar esta ventana.

Parámetros de Organización

Dentro de la clasificación Organización, se encuentra la subclasificación Información General la misma que agrupa los parámetros generales del sistema, necesarios para definir los procesos o características generales del mismo. Los parámetros que aquí se pueden definir son los que se presentan a continuación:

- Empresa: Aquí se visualiza el nombre o razón social de la empresa consignado al momento de registrar la misma en su respectiva ventana (Opción Empresas – Submenú Utilitarios ). Se puede modificar este dato registrando un nuevo valor a este parámetro. Una vez grabado el nuevo valor para este parámetro automáticamente también se modificará en la tabla Empresas . - R.U.C.: Se visualiza el número de RUC de la empresa. Este parámetro puede ser modificado, el nuevo valor asignado actualizará también la tabla Empresas. - Ruta Reportes: Este parámetro se utiliza para indicar la carpeta del disco duro del servidor donde se guardarán los formatos de reportes para la empresa. En esta especificación se debe incluir la ruta completa de la misma. - Periodo Apertura: Se utiliza para indicar el periodo de trabajo, comprendido por el año y el mes, en que se apertura por primera vez el sistema en la empresa. - Moneda Oficial: Especificar la moneda que se considerará como Moneda Oficial en las operaciones del sistema. Hacer click en el botón para buscar y seleccionar la moneda deseada. - Moneda Extranjera: Especificar la moneda que se considerará como Moneda Extranjera en las operaciones del sistema. Hacer click en el botón para buscar y seleccionar la moneda deseada. - Guardar Registros de Operaciones del Sistema: En este parámetro se indicará si se desea o no guardar un registro por cada operación que se realice en el sistema. De asignársele el valor SI a este parámetro los registros se guardarán en la tabla LogTablas .

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Configuración de Avisos

Esta opción permite configurar características para los mensajes o avisos del sistema, las cuales son: Mostrar ventana flash para mensajes pendientes, Frecuencia de flash (segundos), Tiempo de duración del flash (milisegundos), Mostrar flash animado y Reproducir un Sonido para los mensajes pendientes.

Seguridad del Sistema Definición de usuarios y privilegios

La seguridad de las transacciones dependerá mucho de los privilegios con los que cuenten los usuarios para poder realizar las operaciones de: ingreso y grabación de datos, edición/modificación de datos, procesos de cálculo, procesos de cierre, procesos de transferencia, procesos de contabilización, consulta y eliminación de datos, generación e impresión de reportes. Esta opción presenta una ventana que permite registrar a los usuarios del sistema, asignándoles los distintos privilegios para poder acceder a las opciones y/o módulos del sistema a los cuales esté autorizado, indicando también si se le permite o no manipular la información. A cada uno de los usuarios que se encuentran en la lista superior se le asignará permisos (Borrar, Editar, Consultar, Imprimir, Nuevo) o se le quitará los mismos impidiéndoles el acceso a las opciones y/o módulos del sistema con los cuales no estén autorizados a trabajar.

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Observación: Esta ventana presenta una casilla de verificación etiquetada como Es un Usuario Tipo , la cual tiene la finalidad de crear un tipo de usuario modelo, cuyos privilegios que le han sido asignados en las distintas opciones y módulos del sistema son guardados como una plantilla la misma que podrá ser utilizada para la asignación de privilegios para otros usuarios. Si marca con un check () esta casilla indicará que el usuario es un Usuario Tipo. Cuando se encuentre registrando los datos de un usuario del sistema, y desee que éste tenga los mismos privilegios que le fueron asignados a otro usuario, haga un click en el botón Usuario Tipo visualizándose la ventana Buscar mostrando todos los Usuarios Tipos definidos en el sistema, para que busque y seleccione el que se ajuste a las necesidades del usuario que está registrando. Una vez hecho esto, en la caja contigua, se visualizará el nombre del usuario tipo seleccionado y automáticamente se copiará la plantilla de sus privilegios asignados. Nota: La plantilla de privilegios copiada de un Usuario Tipo para un usuario del sistema puede ser editada o modificada.

Cambio de Clave

Esta ventana permite cambiar la clave o contraseña de los usuarios para efectos de seguridad. Cada vez que se desee cambiar la clave del usuario es necesario primero ingresar la calve anterior y luego confirmar la nueva clave ingresada para poder grabar los cambios.

Flujo de Documentos Definición de Flujo de Documentos

Esta opción permite establecer la secuencia que tendrán los documentos (pendiente, visto bueno, aprobado, etc.) hasta la generación de nuevos documentos. Este flujo incrementa la consistencia de seguridad de las operaciones, puesto que en cada uno de los estados en que se encuentre un documento será definido por el usuario o grupo de usuarios quienes son los responsables de cambiar dichos estados. La ventana muestra en la parte superior tres listas: la primera muestra los formularios que definirán una secuencia de flujo de documentos, la segunda lista muestra la secuencia misma incluyendo los estados por los que pasará el o los documentos implicados y la tercera lista muestra los estados disponibles en el que puede encontrarse dicho documento. La parte inferior muestra una lista de formularios disponibles para generar la secuencia y al lado derecho se registran los datos del formulario a crear en caso este no se encuentre en la lista de los disponibles. Ejemplo : Definición de secuencia de flujo de documentos para un Pedido. El pedido solo contará con los estados de Pendiente y Aprobado. Se selecciona uno por uno estos estados en ese orden y en la lista central (Secuencia para formulario) se muestra al formulario Pedido con dichos estados. En caso se deseara que el pedido generara una orden de compra, se selecciona este documento de la lista de formularios disponibles el cuál por defecto aparecerá con el estado Pendiente.

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Privilegios para Flujo de Documentos

En esta ventana se asignan permisos a los usuarios, que serán los responsables de generar los formularios que cuentan con flujo de documentos. Por ejemplo, la orden de compra tiene establecido el estado Aprobado, entonces se le asigna el privilegio de aprobación a un usuario del sistema. En caso de que el usuario cuenta con el permiso de Aprobación, el sistema permite establecer los importes máximos de aprobación por documento individual o acumulado en una semana o un mes y la moneda correspondiente.

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Revisar Mensajes Pendientes

Cuando el usuario cuente con mensajes pendientes aparecerá el icono del sistema en la barra de tareas. Los mensajes que reciben los usuarios se pueden generar de dos maneras: La primera, es escribiendo este mensaje en la ventana donde se esta realizando una operación; o, la segunda, si el documento tiene definido un flujo de documentos, cuando este varíe su estado el sistema enviará un mensaje al usuario que cuente con el privilegio correspondiente. Los avisos de los mensajes aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla como un flash cada cierto lapso de tiempo pudiendo variar esta frecuencia en los parámetros del sistema. Según la importancia del mensaje cambiará el color del aviso.

Tablas Generales Tipo de Cambio

El sistema permite el registro de las equivalencias (compra/venta) entre la moneda oficial del sistema y la extranjera, tanto en el nivel bancario, paralelo o tributario, presentados en los diferentes días. El sistema trabaja con el tipo de cambio tributario, según el valor que SUNAT publica diariamente. (Ver Ventana Tipo de Cambio en la página siguiente)

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Monedas

El sistema NISIRA v.2.0, como ya se ha mencionado, tiene la característica de ser bimonetario, esto es, capaz de manejar y mostrar la información de los módulos de Cuentas Corrientes y de Contabilidad en dos tipos de monedas, un tipo de moneda oficial (ejemplo S/.) y un tipo de moneda extranjera (ejemplo $), definiéndose estos tipos en esta ventana al momento de registrar los datos de la moneda. Dada su flexibilidad sistema brinda la posibilidad de registrar las operaciones y/o documentos en cualquier moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesetas, Pesos, etc.) permitiendo utilizar tantas monedas como el usuario requiera. Al momento de registrar los documentos se indicará el tipo de cambio de la moneda utilizada en base a la moneda extranjera. Por ejemplo: tenemos definido como tipo de moneda oficial al Nuevo Sol y como tipo de moneda extranjera al Dólar y es necesario registrar un documento que tiene como moneda el Euro; se permite el registro del documento en Euros, indicando el tipo de cambio del Euro en base al Dólar, registrándose, por lo tanto, los importes del documento en euros y además sus equivalencias en la moneda extranjera ($) y la moneda oficial (S/.). En esta ventana entonces se hará el registro de las monedas necesarias para el trabajo en la empresa. Como se trata de una ventana de mantenimiento de tablas, se permite la edición o modificación de un registro, pero con las restricciones respectivas para el tipo de moneda ya que sólo se acepta una moneda con tipo de moneda oficial y una moneda con tipo de moneda extranjera, el resto de monedas deberán registrarse como de otro tipo. (Ver Ventana Monedas en la página siguiente)

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Procesos Verificar Productos con Stock Negativo

El sistema permite al usuario verificar, a través de este proceso, los movimientos de los productos de almacén y los saldos históricos disconformes que se haya obtenido.

Salir del Sistema

Esta opción permite salir del sistema, previa confirmación al mensaje que se presenta en la siguiente ventana:

Nota: Para poder salir del sistema no debe haber ninguna ventana abierta, de lo contrario es presentará un mensaje indicando: “Aún hay ventanas abiertas. Cierre todas antes de continuar la operación”.

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Barras de Herramientas

Barra de Herramientas de los submenús de Tablas y Movimientos Todos los módulos del Sistema cuentan con una Barra de Herramientas para las ventanas de mantenimiento de tablas y ventanas de movimientos; ésta se encuentra ubicada sobre las ventanas y presenta la siguiente estructura:

Cada uno de los botones contenidos en esta Barra de Herramientas presentan íconos representativos y un pequeño mensaje de orientación acerca de la tarea o acción que realizan, incluyen además una combinación de teclas que al pulsarlas simultáneamente producirán el mismo efecto que al dar un click en el botón. A continuación se hace una descripción de los mismos: o CTRL + N

Para agregar nuevos registros.

o CTRL + E

Para modificar o editar un registro.

o CTRL+ Enter

Para consultar un registro seleccionado de la lista.

o CTRL + Z

Para anular un registro.

o CTRL+ B

Para eliminar el registro seleccionado

o CTRL + W

Para grabar un registro nuevo o las modificaciones del registro actual

o CTRL + G

Para grabar un registro y continuar editando.

o CTRL + Z,

Para deshacer o cancelar los cambios realizados.

o CTRL + Ins

Para insertar una nueva línea en el detalle (cuadrícula) de un documento.

o CTRL + Del

Para eliminar una línea del detalle (cuadrícula) del documento.

o CTRL + X

Para salir del modo de consulta.

o CTRL + S

Para buscar un registro determinado, previa selección del campo por el cual se va a realizar la búsqueda y la asignación del valor a buscar.

o CTRL + F

Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.

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o CTRL + R

Para desactivar el filtro.

o CTRL + Inicio

Para desplazarse al primer registro de la lista.

o CTRL + PgUp

Para desplazarse al registro anterior de la lista.

o CTRL + PgDn

Para desplazarse al siguiente registro de la lista.

o CTRL + Fin

Para desplazarse al último registro de la lista.

o CTRL + P

Exportar. Para enviar la información actual a otro programa, como por ejemplo: MS Excel, previa conversión de la misma a otro formato. Importar. Utilizado en módulo de Contabilidad para importar asientos

Para imprimir en formato PDF.

o CTRL + L

Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I

Para imprimir el registro actual.

o CTRL + H

Para visualizar el historial del registro. Entiéndase por historial a todas las modificaciones realizadas: nuevo, edición, eliminación y/o anulación del registro. Para aprobar el documento activo.

Para asociar archivos vinculados al documento.

o CTRL + M

Para enviar un mensaje a otro usuario del sistema.

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Barra de Herramientas del submenú de Reportes Esta Barra de Herramientas es similar a la barra anterior; como se observa contiene casi los mismos botones, pero se le han incorporado otros necesarios para el Submenú de Reportes. La estructura de esta barra es la siguiente:

A continuación se hace una descripción de los mismos: o CTRL + A

Para abrir un reporte existente.

o CTRL + W

Para grabar un reporte.

o CTRL + L

Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I

Para imprimir el reporte actual. Configurar el reporte. Se pueden establecer las columnas que se desean visualizar en el reporte, los quiebres subtotales y totales, el tamaño y orientación del papel, entre otras características de configuración.

o CTRL + C

Para copiar el reporte en el portapapeles.

o CTRL + S

Para buscar un dato o valor en el reporte. Una vez encontrado, para continuar la búsqueda de este valor en el reporte presionar la tecla .

o CTRL + F

Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.

o CTRL + R

Para desactivar el filtro.

o CTRL + PgDn

Para ordenar los registros del reporte en forma ascendente de acuerdo a la columna seleccionada.

o CTRL + PgUp

Para ordenar los registros del reporte en forma descendente de acuerdo a la columna seleccionada.

o CTRL + J

Para fijar una columna. Se visualizarán las sumatorias de las columnas como subtotales de un reporte.

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o CTRL + O

Cambia el color de fondo del área del reporte seleccionada.

o CTRL + L

Para enviar y analizar la información en Microsoft Excel.

o CTRL + G

Para mostrar el gráfico estadístico respectivo del reporte.

o CTRL + M

Para enviar el reporte por correo electrónico.

o CTRL + X

Para salir del reporte.

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Operaciones Frecuentes Mantenimiento de Registros de una Tabla

Para realizar un mantenimiento de registros de una tabla, ya sea maestra o de movimientos, se trabajará con la Barra de Herramientas de los Submenús de Tablas y Movimientos explicada anteriormente.

Para crear un nuevo registro: 1. Hacer click en el botón Nuevo Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2. Proceder al ingreso de datos. Las etiquetas de la ventana indicarán el dato que se deba ingresar. 3. En caso de que se necesite registrar detalles se proporciona una cuadrícula (grilla). Para agregar registros al detalle: a. Hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Ins. b. Ingresar los datos correspondientes. Repetir estos pasos tantas veces como líneas o registros se deseen añadir en el detalle. 4. Finalmente, hacer click en el botón Grabar o presionar las teclas Ctrl + W. Se presentará una ventana indicando que “Los datos se guardaron correctamente” si se hizo la grabación con éxito, caso contrario se presentará un mensaje de error.

Para editar o modificar un registro: 1. Hacer click en el botón Modificar Registro o presionar en forma simultanea las teclas Ctrl + E. 2. Proceder a la edición o modificación de los datos. Las etiquetas de la ventana indicarán el dato que se deba ingresar. 3. En caso se necesite modificar el detalle: ⇒ Si se necesita editar o modificar líneas del detalle: ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente y desplazarse en ella hasta la línea en donde se desea editar, luego proceder al ingreso del nuevo valor. ⇒ Si se necesita ingresar más líneas de detalle: ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente y: a. Hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Ins. b. Ingresar los datos correspondientes. Repetir estos pasos tantas veces como líneas se deseen añadir en el detalle. ⇒ Si se necesita eliminar líneas de detalle: en la cuadrícula o grilla correspondiente ubicarse en la línea que se desea eliminar y: a. Hacer click en el botón Eliminar Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Del. b. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la eliminación de la línea o en NO para cancelar la operación. c. Repetir estos pasos tantas veces como líneas se deseen eliminar en el detalle. 4. Finalmente, hacer click en el botón Grabar o presionar las teclas Ctrl + W. Se presentará una ventana indicando que “Los cambios se guardaron correctamente” si la grabación tuvo éxito o caso contrario se presentará un mensaje de error.

Para anular un registro: La operación de anular un registro consiste en cambiar el estado del registro o documento, más no de eliminarlo físicamente del medio de almacenamiento (generalmente disco duro). Los registros de las tablas maestras y de las tablas de movimientos dentro de su estructura presentan el campo estado; considerando que los registros o documentos pueden pasar por

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varios estados (pendiente, V°B°1, V°B°2, V°B°3, cer rado, aprobado, atendido, etc.) esta operación cambiaría el estado actual por el estado ANULADO. Los pasos para realizar esta operación son los siguientes: 1. Hacer click en el botón Anular Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Z. 2. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la anulación del registro o en NO para cancelar la operación. Observaciones: - Normalmente, un documento con estado Aprobado no se puede anular, sólo podrá ser anulado por el usuario que aprobó dicho documento. - Se puede cambiar el estado Anulado de un registro o documento, presionando el mismo botón Anular Registro y respondiendo afirmativamente a la pregunta: El registro está anulado . Desea activarlo? automáticamente el estado del registro cambiará a Activo (Ejemplo: Tabla Productos) y si se trata de un documento cambiará a Pendiente (Ejemplo: Tabla Facturas).

Para eliminar un registro: 1. Hacer click en el botón Eliminar Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + B. 2. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la eliminación del registro o en NO para cancelar la operación.

Para consultar un registro: Esta operación se realiza desde una Ventana de Lista, siendo necesario: 1. Hacer click en el botón Consultar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + ENTER, inmediatamente se visualizará una ventana de sólo lectura presentando los datos del registro en el cual se está ubicado en la Ventana de Lista. Nota: Haciendo doble clic sobre una línea o registro en una Ventana de Lista también podrá realiza la Consulta de un Registro.

Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla

La Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos, también proporcionan botones que permiten la búsqueda de un registro y el filtrado o selección de registros en una tabla, ya sea maestra o de movimientos. Estas operaciones son muy útiles, ya que permiten trabajar, en ambos casos, con condiciones dadas por el propio usuario de acuerdo a sus necesidades o requerimientos de información.

Búsqueda de Registros 1. Hacer click en el botón Buscar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + S. 2. Se visualiza la Ventana Buscar la cual tiene dos páginas: la primera etiquetada con Búsqueda y la otra con Búsqueda Avanzada, en ambas el usuario ingresa su condición de búsqueda indicando el campo de la tabla por el cual se va a buscar, el operador relacional y el valor a buscar. Ejemplo: Código Producto = 25-MC-MS Elegir la página de acuerdo a la complejidad de su búsqueda. 3. Una vez ingresada la(s) condición(es) de búsqueda adecuada(s), hacer un click en el botón Buscar o presionar la tecla Enter. 4. Se mostrará una lista con todos los registros encontrados, que pueden ser uno o varios, que cumplan la(s) condición(es) de búsqueda dada(s). En caso de que la búsqueda no encuentre registros que satisfaga(n) la(s) condición(es) establecidas, se presenta un mensaje indicando “No existen registros para la consulta o proceso seleccionado”.

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5. Ubicarse en el registro buscado y hacer un click en el botón Aceptar o hacer doble click sobre el mismo.

Observaciones: Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos de Búsqueda y Búsqueda Avanzada : Búsqueda Constituye una búsqueda simple pues sólo se permite establecer una condición de búsqueda. Para seleccionar el campo por el cual se va a realizar la búsqueda, no se dispone de todos los campos que componen la estructura de la tabla, sino de aquellos que generalmente se usan más en este tipo de proceso. Los pasos a seguir para realizar este proceso son: En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda. Seguir los pasos 3, 4 y 5 explicados en Búsqueda de un Registro. o o

Búsqueda Avanzada Esta es una búsqueda compleja, por cuanto se permite establecer una o más condiciones de búsqueda, disponiendo para ello de todos los campos de la tabla. Para realizar esta búsqueda se trabaja como condiciones de filtrado. Los pasos a seguir para realizar este proceso son: En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda Avanzada . Establecer la condición de búsqueda, para ello: seleccionar el campo de búsqueda, el operador relacional y asignar el valor de búsqueda. Hacer click en el botón Filtrar para que esta condición pase a formar parte de la lista de condiciones. Si fuese necesario eliminar una condición de la lista, deberá ubicarse en esa condición y hacer click en el botón Quitar Filtro . En caso se requiera agregar otra condición deberá seleccionar el tipo de operador lógico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificación respectiva, visualizándose activado por defecto el operador And . Repetir los tres últimos pasos hasta establecer todas las condiciones necesarias. Empezar la búsqueda haciendo click en el botón Buscar. Continuar con los pasos 4 y 5 de la explicación general de Búsqueda de un Registro. o o

o

o

o o o

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Importante: Esta operación de búsqueda puede realizarse en cualquier ventana de los diferentes módulos del sistema. Siempre que se requiera de la búsqueda de un valor, por ejemplo, cuando en un detalle de registros necesite ingresar un código o identificador y no recuerde el valor exacto de éste, entonces deberá ubicarse en esta columna del código a buscar y la presionar la tecla con lo que se presentará la Ventana Buscar para que realice la búsqueda del registro de acuerdo a los campos especificados como se explicó anteriormente.

Filtrado de Registros 1. Hacer click en el botón Filtrar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + F. 2. Se visualiza la Ventana Aplicar Filtro, en la cual el usuario ingresará su condición de filtro indicando el campo de la tabla por el cual se hará la selección o el filtrado de los registros, el operador relacional y el valor que deberá tener el campo. 3. Una vez definida la condición de selección, hacer click en el botón Filtrar para que ésta pase a formar parte de la lista de condiciones de filtrado. Si fuese necesario eliminar una condición de la lista, deberá ubicarse en esa condición y hacer click en el botón Quitar Filtro . 4. En caso se requiera agregar otra condición deberá seleccionar el tipo de operador lógico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificación respectiva, visualizándose activado por defecto el operador And . 5. Una vez que haya establecido las condiciones de filtrado necesarias hacer click en el botón Aceptar . Se visualizará una Ventana de Lista con todos los registros de la tabla que hayan cumplido con la(s) condición(es) de filtrado establecida(s).

Importante : Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana se visualiza una casilla etiquetada como Predeterminar en el formulario, por defecto está desactivada. La utilidad de esta casilla es establecer que el filtro que se está realizando será considerado como predeterminado en el formulario o Ventana de Lista donde se hizo click al botón Filtrar , esto implica que este filtro quede grabado por usuario y por formulario; por lo tanto, cada vez que se abra esta ventana de lista se activará también este filtro mostrando sólo los registros seleccionados con esta operación. Si desea activar un filtro como predeterminado en el formulario hacer click en la casilla para que se active ().

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Quitar Filtro Predeterminado: Este botón es de uso exclusivo en Ventanas de Lista con Filtro Predeterminado. Cuando se desee eliminar este tipo de filtrado de registros deberá hacer un click en este botón e inmediatamente se visualizarán todos los registros guardados en la tabla respectiva, eliminándose de esta manera el filtrado y desactivándose el mismo como filtro predeterminado. Este botón no se visualiza en la Barra de Herramientas, sino dentro de la misma ventana de lista que tiene el filtro predeterminado seguido de las condiciones establecidas para dicho filtro. En la siguiente ventana, observe la parte superior:

Quitar el Filtro

Para filtrados normales, no predeterminados, basta con hacer click en el botón Quitar Filtro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + R , inmediatamente se desactivará el filtrado y se visualizarán todos los registros de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.

Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario

Para poder registrar documentos a través de las opciones de movimientos de los diferentes módulos de NISIRA, previamente hay que asociar los tipos de documentos que pueden registrarse en una determinada ventana o formulario, así como las operaciones que pueden usarse en ella. Para asociar un documento u operación a una determinada ventana del submenú Movimientos debe realizar los pasos siguientes: 1° Seleccionar la opción del submenú Movimientos en cuya ventana de edición quiere asociar el documento u operación, por ejemplo, la opción Orden de Compras del submenú Movimientos del módulo Compras. Luego de seleccionar esa opción se visualizará una ventana de lista de registros; siguiendo con el ejemplo, se visualizará la Ventana de Lista de Órdenes de Compra . 3° Presionar la tecla Ctrl y simultáneamente hacer un click derecho en cualquier sitio de la parte superior de dicha ventana de lista, tal como se indica en el gráfico siguiente:

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Ctrl + Clic Derecho (Sólo en la parte superior delimitada con el círculo rojo)

4° Se presentará la siguiente ventana auxiliar deno minada Asociar Documentos / Operaciones al Formulario, donde deberá seleccionar de las listas de la izquierda: Lista de Documentos Disponibles y Lista de Operaciones Disponibles, los documentos u operaciones que desea se puedan registrar en la ventana o formulario seleccionado (de acuerdo al ejemplo, la ventana Orden de Compra).

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Una vez seleccionados los documentos u operaciones, éstos se visualizarán en las listas de la derecha: Lista de Documentos Asociados y Lista de Operaciones Asociadas, respectivamente. 5° Finalmente, hacer un click en el botón para grabar estas asociaciones. Importante: Verificar que tanto los tipos de documento (para el caso de documentos emitidos por la empresa) así como las operaciones asociadas tengan sus numeradores generados para el año en curso. Para el caso de los documentos, estos numerados se registran en la opción Tipos de Documentos del submenú Tablas de los módulos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad; para el caso de las operaciones, los numeradores se registran en la opción Operaciones del submenú Tablas del módulo de Contabilidad.

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Módulos de Logística

ALMACENES COMPRAS GESTIÓN DE VENTAS

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El Módulo Almacenes Objetivo Realizar el registro y control de todos los movimientos de los productos en el almacén, tanto ingresos como salidas, con el fin de obtener de manera rápida y eficiente información sobre existencias y costos de los productos, así como, los reportes necesarios para el análisis de resultados.

Características          

Manejo de múltiples almacenes. Control de existencias. Control de stock de productos por almacén, por lote, por serie. Manejo de stock mínimo de productos a nivel de almacenes. Asignación de algoritmos para el cálculo del stock mínimo de los productos. Manejo de costos de los productos en la moneda especificada. Manejo de transferencias entre almacenes. Proceso de cierre de periodos de almacenes. Permite la generación de documentos de venta. Enlace con el Módulo de Compras y Cuentas por Cobrar.

Opciones de Menú Tablas 

Productos Productos Marcas de Productos Grupos de Productos Lotes de Productos Estados de Productos  Unidades de Medida  Tipos de Insumo  Componentes Químicos  Partidas Arancelarias  Clientes y Proveedores  Grupo de Clientes/Proveedores  Sucursales y Almacenes Catálogo de Sucursales y Almacenes Ubicaciones en Almacén Motivos de Movimiento de Almacén Responsables de Almacén  Proyectos  Actividades  Consumidores  Tipos de Flete  Algoritmos para cálculo de Stock Mínimo  Asignar Algoritmo de Stock Mínimo o o o o o

o o o o

Movimientos   

Guías de Recepción Guías de Remisión Salidas Internas

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  


Requerimientos Internos de Almacén Pedidos para Compras Registro de Inventario

Procesos    

Calcular Valorización para Movimientos de Almacenes Abrir/Cerrar Periodos de Almacenes Contabilizar Movimientos Calcular Stock Mínimo

Reportes     

Stock por Almacén Stock por Almacén y Serie de Producto Kárdex de Productos Kárdex de Productos por Serie Reporte de Saldos Consolidado de Saldos por Almacén. Consolidado de Saldos por Almacén - Valorizados Consolidado de Saldos por Almacén - Columnado Seguimiento de Producto por Serie Reportes de Consumo Consumos por Centro de Costo y Semana Destino de Consumo de Almacén por Motivo Destino de Consumo de Almacén por Motivo (Detalle) Comparativo entre Centro de Costo por Periodo Comparativo de Consumos de Almacén por Zonas Consumos de Insumos por Almacén Consistencias de Almacenes Ingresos al Almacén Salidas de Almacén Recepciones vs. Provisiones Reportes de Inventario Reporte para Inventario Rotación de Inventarios Rotación de Inventarios (Tiempo Inmovilizado) Comparativo de Saldos después de Inventario o o o o



o o o o o o



o o o



o o o o

 

Stock Mínimo Reportes de Usuario

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Opciones de Tablas Productos Esta ventana permite registrar las características de un producto de diverso tipo: agrícola, industrial, etc. La parte superior de esta ventana presenta las características generales del producto, como: código, descripción, grupo y subgrupo al que pertenece, unidad de medida, código de barras, estado (indica la condición en la que se encuentra el producto, por ejemplo: nuevo, usado, en campo, descarte, etc.), entre otras, presentándose además la foto o imagen del mismo. En la parte inferior derecha se visualiza un conjunto de pestañas u hojas que van permitir registrar características detalladas del producto, estas son: -

-

Series: números de series y códigos de barras asignados al producto en el transcurso del tiempo. Kits: en caso de que el producto sea un sistema o equipo integral, compuesto por varios productos diferentes, permitirá registrar la relación de los productos que forman parte de este kit. Ingredientes: en caso de que el producto esté compuesto por productos químicos será necesario registrar el(los) ingrediente(s) activo(s) y sus respectivas concentraciones (%) presentados en la constitución del mismo, por ejemplo: en el caso de productos agrícolas como fertilizantes o productos utilizados en laboratorios químico farmacéuticos. Stocks: aquí se selecciona el tipo de cálculo que tendrá el producto para determinar su stock mínimo en cada sucursal/almacén. Este tipo de cálculo puede ser: •

•

Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que será considerada como stock mínimo del producto. Si se selecciona este tipo, en esta misma pestaña se ingresará la cantidad del stock mínimo. Setup:

Es el sistema quien se encarga del cálculo del stock mínimo del producto a través de los algoritmos de cálculo creados para este fin. Este tipo de cálculo implica: 1° Seleccionar el tipo Setup en esta pestaña Stocks . 2° Crear los algoritmos de stock mínimo ( Consultar: opción Algoritmos para Cálculo de Stock Mínimo - Submenú Tablas - Módulo Almacén ). 3° Asignar a cada producto un algoritmo de cálculo de stock mínimo (Consultar: Opción Asignar Algoritmo de Stock Mínimo - Submenú Tablas - Módulo Almacén ). 4° Calcular los stocks mínimos de los productos que tienen asignados un algoritmo de cálculo para este fin (Consultar: Opción Calcular Stock Mínimo – Submenú Procesos - Módulo Almacén) .

Por defecto, el tipo de cálculo es Manual. -

Códigos Proveedor: esta pestaña se utiliza para registrar los códigos asignados al producto por los distintos proveedores. Equivalencias U.M.: tiene le propósito de registrar las equivalencias de las diferentes unidades de medida en las que se pueden expresar el producto relacionándolas con la unidad de medida (U.Medida/Empaque) especificada para este producto en la parte superior. Impuestos: corresponde a los diferentes impuestos de ley gravables para el producto. Ubicación en Almacén: permite registrar la ubicación física del producto dentro de los diferentes almacenes de cada sucursal de la empresa. Datos Varios: destinada para el registro de otros datos característicos del producto.

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En la parte inferior izquierda se encuentra un conjunto de casillas de verificación (checks), de las que se podrán seleccionar una o más, de acuerdo a las características particulares de cada producto.

A esta Ventana de Productos , como en la mayoría de las Ventanas de Mantenimiento de Tablas Maestras y Ventanas de Movimientos, le precede una ventana de lista de registros; en este caso le precede la Ventana de Lista de Productos de Almacén, que contiene la relación de todos los productos registrados en la Tabla Productos, visualizándose además la barra de herramientas que permitirá realizar el mantenimiento de registros a la tabla respectiva.

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En esta ventana al ubicarnos en una línea o registro de un producto determinado se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click  Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un producto.  Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Productos, Efecto doble click mostrando la información del producto seleccionado. Efecto click derecho  Se visualiza un menú contextual o menú emergente cuyas opciones proporcionarán información del producto en el cual está ubicado. El menú contextual que se presenta es el siguiente:

Este menú contextual contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o generación de reportes) más frecuentes, útiles y de interés para los usuarios, las cuales también pueden ser accedidas a través de otras opciones y/o módulos del sistema, pero que en este caso constituyen una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma predeterminada se está seleccionando el código del producto en el cual se está ubicado, visualizándose automáticamente los datos del mismo. Por ejemplo, si de este menú emergente se selecciona la opción Stock por Estado para el producto seleccionado, se visualizará:

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Importante: En la parte inferior derecha de la Ventana de Lista de Productos de Almacén se visualiza el botón:

Al hacer un click en este botón se presenta la Ventana Asignar Impuestos a Productos cuya finalidad es asignar o quitar impuestos a los productos que se encuentran en la parte inferior de la misma en la Lista de Productos a los que se les asignará el impuesto; esta lista por defecto contiene todos los productos registrados, pero también se puede realizar un filtrado o selección de productos en caso no se desee asignar impuestos a todos los productos haciendo un click en el botón Filtrar Productos. Como se observa, en la parte superior derecha de esta ventana, se encuentra la Lista de Impuestos Disponibles, que contiene los registros de los impuestos de ley ingresados en la tabla Impuestos del Módulo de Contabilidad, de la cual se puede seleccionar uno o más impuestos a aplicar haciendo solamente un click en la respectiva casilla de verificación. Una vez seleccionados los productos y establecidos los impuestos, en las respectivas listas, se procede a dar un click en uno de los botones Asignar Impuestos o Quitar Impuestos.

Marcas de Productos

Se permite registrar las marcas de los diversos productos que se encuentran en almacén.

Grupos de Productos

Esta ventana permite registrar los diferentes grupos y subgrupos en que se clasifican los productos de almacén. (Ver Ventana Grupos de Productos en la página siguiente)

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Lotes de Productos

Esta ventana registra la información concerniente a los lotes de productos que se encuentran en almacén. Generalmente usado para productos que se venden por Lotes y se desea llevar un control de éstos.

Estado de Productos

Aquí se registrarán los posibles estados por los que puede pasar un producto, pudiendo ser: Nuevo, Usado, En Campo, etc.

Unidades de Medida

En esta ventana el usuario registra las unidades de medida en las que se expresarán las cantidades de los productos del almacén. Los registros guardados en la Tabla Unidad de Medida son importantes al momento de registrar los datos de un producto (Ventana de Productos) ya que es obligatorio que a éste se le asigne una unidad de medida de lo contrario no se permitirá grabar el registro del producto, por tanto, antes de registrar los productos es indispensable que se hayan registrado unidades de medida en esta tabla. Se registrarán tantas unidades de medida como sean necesarias para el trabajo en la empresa y sus distintos almacenes.

Tipos de Insumo

Un insumo es la materia prima o producto intermedio que utiliza el productor para elaborar un bien o servicio, al cual le añade un valor agregado adicional. En esta ventana se registran los diferentes tipos de insumos en los que se han agrupado o clasificado los insumos de almacén. Esta clasificación será de utilidad cuando se esté registrando un producto que sea un insumo, entonces se le asignará el tipo de insumo correspondiente.

Componentes Químicos

En esta ventana se registran los diferentes componentes químicos que formarán parte de los ingredientes cuando se registre un producto ( Ver Ventana Productos – Pestaña Ingredientes / Opción Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes).

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Partidas Arancelarias

Esta ventana se utiliza para registrar los diferentes códigos de las partidas arancelarias que gravan a los productos de exportación por categorías de productos. Será de utilidad al momento de registrar un producto, si es de exportación se le asignará su respectiva partida arancelaria ( Ver Ver Ventana de Productos / Opción Productos – Productos – Submenú Tablas – Tablas – Módulo Almacenes).

Clientes y Proveedores

El registro de los datos de un cliente o proveedor, ya sea persona persona natural o jurídica, se realiza a través de esta ventana; aquí encontramos la etiqueta Tipo de Persona que sirve para seleccionar el tipo de persona a registrar, pudiendo ser: Cliente, Proveedor o Ambos (en caso que la persona a registrar sea a la vez cliente y proveedor). Una vez seleccionado el tipo de persona se activará, en la parte derecha de la ventana, la hoja correspondiente Datos Cliente o o Datos Proveedor, o las dos hojas si fuera el caso. En la parte izquierda de esta ventana se registrarán los datos generales comunes a Cliente y Proveedor. Entre los Datos del Cliente se encuentran: el vendedor asignado al cliente, el(los) rubro(s) de productos que se le vende al cliente, el cálculo de la TEA en moneda extranjera, la selección del precio concedido al cliente al realizar una venta y los días de gracia para el cobro de documentos. En Datos del Proveedor se se registrarán: el nombre de la persona o razón social a quien girar los documentos, el número de la cuenta corriente del proveedor, los tiempos (días) de entrega del producto (días para embarque, días de arribo, días para desaduanaje, días para almacén según los fletes marítimo, aéreo y/o terrestre), los lugares de entrega del producto, etc.

Importante: En Importante: En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el siguiente botón:

Este botón será de utilidad cuando la empresa en la que se encuentra trabajando en el sistema NISIRA v.2.0, haya sido designada por la SUNAT SUNAT como Agente de Retención, ya que permitirá la actualización del Indicador de Retención del I.G.V. aplicable a los proveedores. Este proceso se lleva a cabo mediante los archivos de texto actualizados que proporciona la SUNAT, a través de su página web, para que a su vez los Agentes de Retención actualicen su catálogo de

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proveedores para determinar aquellos que serán sujetos de retención y que por lo tanto la empresa les deberá retener el porcentaje correspondiente de I.G.V. establecido por ley. Por lo tanto, en la hoja Datos Proveedor , en el cuadro que se muestra a continuación y que aparece después de dar un click en el referido botón, se deberán ubicar los archivos proporcionados por la SUNAT (indicando la carpeta donde se encuentren guardados estos archivos dando las rutas de acceso adecuadas).

Ventana de Lista de Clientes/Proveedores

Esta ventana precede a la Ventana de Clientes/Proveedores. Visualiza todos los registros contenidos en la Tabla Clientes/Proveedores. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos:

Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un cliente/proveedor.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Clientes/ Proveedores, mostrando la información del cliente/proveedor seleccionado.

Efecto botón derecho



Se visualiza un menú contextual cuyas opciones proporcionarán información del cliente/proveedor en el cual se está ubicado.

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Este menú contextual o emergente contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o generación de reportes) más frecuentes, útiles y de interés para los usuarios, las cuales también pueden ser accedidas a través de otras opciones y/o módulos del sistema, pero que en este caso constituyen una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma predeterminada se está seleccionando el código del cliente/proveedor en el cual se está ubicado, visualizándose automáticamente los datos del mismo.

Sucursales y Almacenes Catálogo de Sucursales y Almacenes

Así como, el sistema permite el manejo concurrente del control administrativo para diferentes empresas, se permite también el control de las operaciones de las diferentes sucursales y almacenes que tuviera la misma, considerando que una sucursal puede manejar uno o varios almacenes. En la parte superior de esta ventana se registrarán los Datos de la Sucursal y en la parte inferior se visualiza una cuadrícula para registrar los datos correspondientes a los Almacenes por Sucursal. Para crear, editar, consultar o eliminar el registro de un almacén primero se deberá seleccionar de la lista de sucursales, que aparece en la parte superior izquierda, la sucursal a la que pertenece y luego ubicarse en el almacén donde se desea hacer la operación. En el registro de los datos del almacén se incluye la columna Producción? , donde se marcará con un check () la casilla de verificación si se trata de un almacén almacén de producción y se dejará en blanco si corresponde a un almacén de planta.

Ubicaciones en Almacén

Esta ventana permite registrar las ubicaciones del almacén en donde se almacenarán los distintos productos. La codificación de ubicaciones y el registro de éstas en los datos del producto esto sumamente útil por que permite la búsqueda y localización fácil y rápida de los productos.

Motivos de Movimientos de Almacén

Esta opción permite registrar las diversas razones o motivos por los que se originan los movimientos, ingresos y salidas, de productos del almacén. Por ejemplo: Un Ingreso se puede originar con una Orden de Compra, por una Compra Directa(sin Orden de Compra), por

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Transferencia, por Préstamo de Terceros, etc.; mientras que una Salida puede ser originada por una Venta, por Devolución de Préstamos a Terceros, por Consumo, etc.. Al elegir esta opción se presenta la siguiente ventana, en la parte izquierda se visualiza una lista con todos los Motivos de Movimientos de Almacén registrados en el sistema y, en la parte derecha, los datos registrados para cada uno de estos Motivos, de acuerdo a como se vaya desplazando a través de ellos.

Para registrar un nuevo Motivo de Movimiento de Almacén deberá realizar los siguientes pasos: 1° 2°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos: - Motivo: Corresponde al campo identificador del registro, por lo cual debe ingresarse un código único para cada Motivo de Movimiento de Almacén. Este código tendrá una longitud máxima de tres caracteres. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción asignado al Motivo de Movimiento de Almacén que se está editando, recomendándose que sea lo más explicativo posible. - Nombre_Corto: Podrá asignarse un nombre o descripción corta al Motivo que está editando. - Grupo: Los diferentes motivos de los movimientos de un almacén pueden agruparse en movimientos de Consumo , de Compra , de Venta , de Devolución , de Transferencia , de Proyectos u Otros . Aquí se deberá seleccionar a que grupo de movimientos pertenece el motivo de movimientos que está editando. Por ejemplo, si está creando un motivo denominado: Ingreso por Compra Directa, el Grupo a seleccionar sería Compra. - Motivo a Generar: Los motivos a los cuales se les define el Grupo de Transferencia, generan un proceso de transferencia, por lo que aquí se debe especificar el motivo que por defecto generará esta transferencia. Para esto, haga un click en el botón o presione la tecla F2 en la primera caja, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Motivo de Movimiento adecuado. Observación: Los Motivos de Movimiento de Almacén que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema a través de esta ventana de mantenimiento (Opción Motivos de Movimientos de Almacén - Submenú Tablas – Módulo Almacenes).

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- Tipo Motivo: Especificar si el tipo de motivo pertenece a un movimiento de Ingreso o Salida de almacén. - Tipo Cálculo: Sirve para indicar si cuando se utiliza este motivo en un determinado documento (ventana) se registrarán sólo Cantidades, Importes o Ambos. Por ejemplo, si se cuenta con un Motivo Ingreso por Reajuste de Inventario, que se utiliza en operaciones de ajuste de inventario, las cuales normalmente se realizan una sola vez al año, el Tipo de Cálculo será Importes, ya que este ajuste no va a alterar físicamente las cantidades de los productos, sólo los importes, lo que conllevará a alterar el precio promedio de los productos. - Tipo Cambio: Seleccionar el tipo de cambio de la moneda extranjera que se utilizará cuando se trabaje con este motivo de movimiento de almacén, pudiendo ser Compra o Venta . Nota: El tipo de cambio de la moneda extranjera se registra en la opción Tablas / Tipo de Cambio del submenú Utilitarios . - Estado Asociado: Se utiliza para establecer el estado asociado de los productos cuando se trabaje con este motivo de movimiento. Por ejemplo, para el motivo Ingreso por Compras se le puede asociar el estado Nuevo, lo que indicaría que cuando se produzca una operación que especifique el motivo Ingreso por Compra, los productos incluidos en esta operación presentarán el estado Nuevo. Observación: Los estados de los productos que se presentan en esta lista cuando se hace un click en el botón desplegable de esta caja, son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Productos / Estado de Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes ). - Estados a Mostrar: En esta grilla se especificarán los estados de los productos a mostrar en los documentos que trabajen con este tipo de movimiento. En dichos documentos se podrá cambiar el estado de los productos presentado por defecto (Estado Asociado) para cualquiera de los Estados a Mostrar que se visualicen al presionar click derecho en este campo. Para agregar registros o estados en esta grilla, ubíquese en ella haciendo un click sobre la misma, luego haga un click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas con lo que se activará una línea y en la columna etiquetada como Estado haga un click en el botón desplegable con lo que se presentará una lista con todos los estados disponibles de los productos, seleccione uno de ellos haciendo un click sobre el mismo. Observación: Los estados de los productos que se presentan en la lista desplegable son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Productos / Estado de Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes ). - Características del Motivo: éstos se seleccionarán de acuerdo a las necesidades y procedimientos particulares de cada empresa, disponiéndose de las siguientes opciones: . Centralizar (Genera A. Contable): Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que se especifiquen en este Motivo se centralizarán, es decir, generarán sus respectivos asientos o vouchers contables, de lo contrario, las operaciones no se centralizarán. . Genera Documento de Venta: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que especifiquen en este Motivo generarán automáticamente un Documento de Venta (Boleta o Factura). . No Genera Doc. Venta (Vta. Diferida): Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos que se especifiquen en este Motivo no generarán automáticamente un Documento de Venta, pues se trata de una venta diferida. . Glosa para Guía de Remisión: Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos que especifiquen este Motivo permitirán incluir una glosa o comentario en las Guías de Remisión. . Exige Actividad en Consumos: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) se producirá que en los movimientos que especifiquen este Motivo, que generalmente pertenecerá al grupo Consumo, se especifique de manera obligatoria la Actividad en la cual se hará el consumo de los productos salientes del almacén. Nota: Se hace referencia a las Actividades que se registraron previamente en el sistema en la opción Actividades del submenú Tablas de los módulos de Almacenes, Recursos Humanos y Planillas, Producción, Acopio y Maquinaria .

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. Ingreso por Devoluciones: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) se establece que al especificar este Motivo en un movimiento éste será un Ingreso por Devoluciones. . Devolución de Venta: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que especifiquen este Motivo, serán las devoluciones por ventas realizadas. . Es Transferencia: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que especifiquen este Motivo, serán un ingreso por transferencia de productos. . Salida por Consumo: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que especifiquen este Motivo, serán las salidas de productos por consumo. . Salida para Exportación: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos que especifiquen este Motivo, serán las salidas de productos para exportación. . Afecta Drawback: Si se activa o marca esta casilla con un check ( ) los movimientos serán los que afectan a drawback. Documento Requerido por el Motivo: estas opciones se utilizan para definir el o los documentos que se deban solicitar cuando se especifique este motivo, por lo que, al seleccionar una de ellas, activando o marcando con un check () su correspondiente casilla, se requerirá el documento que a continuación se indica: . Solicita Documento de Venta: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un Documento de Venta (Boleta, Factura, etc.). . Solicita Orden de Compra: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia una Orden de Compra. . Solicita Requerimiento Interno: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un Requerimiento Interno. . Solicita Pedido: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un Pedido de Almacén. . Solicita Recepción: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia una Guía de Recepción. . Solicita Doc. De Salida: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un Documento de Salida de Almacén (Guía de Remisión, Salida Interna, etc.). . Solicita Dev. De Materiales: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un documento de Devolución de Materiales. . Solicita Orden de Trabajo: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia una Orden de Trabajo. . Solicita Orden Importación: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia una Orden de Importación. . Solicita Orden de Pago: Las operaciones o movimientos que se especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia una Orden de Pago. . Solicita Doc.Salidas Reclasificación: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarán, de manera obligatoria, como documento de referencia un documento de salida para cambio de código de producto. 3°

Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos de este nuevo registro.

Importante: Siendo bastante útil en el submenú de Movimientos de este módulo al momento de registrar los documentos originados por las transacciones de almacén como: Guías de Recepción, Guías de Remisión y Salidas Internas.

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Para cada Motivo de Movimientos de Almacén se registran datos generales como el código del motivo, la descripción, el nombre corto, tipo de motivo (ingreso o salida), el estado de los productos al producirse este movimiento; así como, también se podrán seleccionar las Características del Motivo y el Documento Requerido por el Motivo, éstos se seleccionan de acuerdo a las necesidades y procedimientos particulares de cada empresa, siendo bastante útil en el submenú de Movimientos de este módulo al momento de registrar los documentos originados por las transacciones de almacén como: Guías de Recepción, Guías de Remisión y Salidas Internas. Ejemplos: Se puede generar un documento de venta (factura o boleta) en forma automática al momento de registrar una Guía de Remisión si el motivo seleccionado para que se produzca este movimiento es Salida de Ventas Normales y a este motivo se le estableció Generar Documento de Venta en Características del Motivo. También se puede dar el caso que en el registro de la Guía de Recepción se obligue a seleccionar una Orden de Compra, como documento de referencia, cuando el motivo seleccionado para este movimiento es Ingreso por Compras y a este motivo se le estableció Solicita Orden de Compra en Documento Requerido por el Motivo .

Responsables de Almacén

Esta opción presenta una ventana que permite registrar los datos de los responsables de almacén quienes son las personas que tienen a su cargo la administración de un determinado almacén. Entre otros datos se solicita Código y Código de Personal , el primero corresponde al código asignado como responsable de almacén y el segundo al código asignado como trabajador de la empresa. Los registros grabados en la tabla Responsables de Almacén serán necesarios al momento de ingresar los datos de Almacenes por Sucursal en el Catálogo de Sucursales y Almacenes del submenú Tablas de este mismo módulo.

Proyectos

Esta opción permite registrar datos en la tabla Proyectos, almacenando información referente a los proyectos, de ejecución por la propia empresa o por parte de los clientes, para los cuales se van a destinar los productos de almacén. Es importante aclarar, que no es obligatorio asignar un Proyecto en el registro de los movimientos de almacén (Guías de Recepción, Guías de Remisión y Salidas Internas).

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Actividades

Es el conjunto de acciones y hechos relacionados con la producción de bienes materiales y la prestación de servicios, es decir, el conjunto de operaciones y tareas que se llevan a cabo con el fin de lograr un objetivo determinado. Las labores o acciones que forman parte de una actividad son registradas también en esta ventana.

Consumidores

Los consumidores son unidades orgánicas u operativas de la empresa, los cuales consumen recursos y por lo tanto se les asigna un centro de costo. Esta opción permite registrar de manera jerárquica los diferentes tipos de consumidores de la empresa, mostrando claramente el nivel de dependencia de cada uno de ellos. En el sistema se consideran los siguientes tipos de consumidores: Terreno, Maquinaria, Fuente de Agua u otros. Al elegir esta opción se presentará la siguiente ventana de mantenimiento, cuya estructura y manejo explicamos seguidamente:

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Esta ventana presenta al lado izquierdo una lista que muestra jerárquicamente todos los consumidores registrados en el sistema, clasificados por consumidor. En la parte superior de esta lista se encuentran los botones Expandir Todo y Contraer Todo , los que se utilizan para desplegar los registros de los consumidores y para contraer los mismos. Para registrar un nuevo Consumidor debe realizar los siguientes pasos: 1° 2°

3°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos: - Tipo de Consumidor: Seleccionar el tipo de consumidor, el mismo que puede ser: Terrenos, Maquinarias, Fuentes de Agua y Otros. - Nivel al que pertenece el Consumidor: Especificar la dependencia del consumidor, es decir, seleccionar a que Consumidor principal pertenece el consumidor que está registrando. En caso, se trate de un Consumidor Principal (de primer nivel) seleccionará el valor Ninguno. - Consumidor: Aquí se presentan dos cajas contiguas. En la primera debe ingresar el código que asignará al Consumidor, el mismo que tiene una longitud máxima de ocho caracteres. En la segunda caja ingresará el nombre o descripción asignado al Consumidor. - Centro de Costo: Especificar el código del Centro de Costo al que estará asociado el Consumidor. Si no recuerda exactamente el código hacer un click en el botón o presionar en la caja la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Centro de Costo adecuado. Observación: Los Centros de Costos que se visualizan en esta ventana Buscar son los mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Centro de Costo - Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). - Fecha de Inicio: - Fecha de Baja: - Estado: Este dato indica el estado del Consumidor, si se encuentra Activo o Inactivo. Luego deberá ingresar datos específicos del cons umidor, dependiendo del Tipo de Consumidor que haya seleccionado. Para esto, esta ventana cuenta con tres pestañas: Terrenos, Maquinarias y Fuentes de Agua. Seleccione la pestaña adecuada haciendo un click sobre la misma y luego proceda al ingreso de los datos. Observación: Por defecto, la pestaña que aparece activada es la pestaña Terrenos. A continuación se describirán estas pestañas y los datos requeridos en cada una de ellas:

⇒

Pestaña Terrenos: En esta pestaña se ingresarán los datos de los Consumidores del tipo Terrenos. Presenta el siguiente diseño:

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- Sucursal: Especificar la sucursal al que pertenece el terreno que se está registrando. Para esto debe ingresar su código, si no lo recuerda exactamente haga un click en el botón o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Sucursal deseada. Observación: Las Sucursales que se visualizan en esta ventana Buscar son las mismas que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Sucursales y Almacenes => Catálogo de Sucursales y Almacenes - Submenú Tablas – Módulo Almacenes). - Área Total: Ingresar el área total del terreno, este valor será expresado en hectáreas. - Datos de la Siembra: Esta etiqueta agrupa a un conjunto de datos relacionados con las siembras del terreno que está editando. Para ingresar estos datos deberá: a) Ubicarse en la grilla Siembras, la que está ubicada en la parte izquierda de esta etiqueta, haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo en la grilla y las cajas, ubicadas al lado derecho, se activarán para que en ellas ingrese los siguientes datos: . Fecha: Ingresar la fecha de inicio de la siembra. Después de ingresada esta fecha, ésta se visualizará automáticamente en la grilla Siembras en la columna Inicio Siembra. Importante: Cuando desee ingresar la fecha final de la siembra, se hará directamente en la grilla Siembra, ubicándose en la línea respectiva e ingresando dicha fecha en la columna Final Siembra. . Área: Ingresar el área sembrada del terreno. Si se ingresó el Área Total del terreno, por defecto, este valor se visualizará en esta caja, pero el mismo es editable, considerando que el área sembrada puede o no ser igual al área total del terreno. . Nº Plantas: Ingresar el número de plantas sembradas en el terreno. . Camas/Rayas: Ingresar el número de camas/rayas, las cuales son los surcos, líneas u otros que se hacen sobre el lote del terreno para sembrar las plantas. . Cultivo: Especificar el cultivo sembrado o a sembrarse en el terreno. Para esto deberá ingresar el código del cultivo, si no lo recuerda exactamente haga un click en el botón o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Cultivo deseado. Observación: Los Cultivos que se visualizan en esta ventana Buscar son los mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Cultivos - Submenú Tablas – Módulo Acopio). . Variedad: Especificar la variedad del cultivo sembrada o a sembrarse en el terreno. Para esto deberá ingresar el código del cultivo, si no lo recuerda exactamente haga un click en el botón o presione la tecla F2 en la caja respectiva, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Cultivo deseado. Observación: Las Variedades de los Cultivos que se visualizan en esta ventana Buscar son las mismas que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Cultivos - Submenú Tablas – Módulo Acopio). - Campañas: En esta grilla se ingresarán los datos de las distintas campañas de este terreno. Para ingresar estos datos deberá: a) Ubicarse en la grilla etiquetada como Campañas haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo para que en ella ingrese los datos de la Campaña a registrar, los cuales son: . Campaña: Este dato se muestra de manera automática y corresponde al número correlativo de la campaña a registrar. . Inicio: Ingresar la fecha de inicio de la campaña. . Final: Ingresar la fecha de término de la campaña. . Año Campaña: Ingresar el año al que pertenece la campaña o con el cual se identifica a la campaña.

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. Estado: Indicar el estado de la campaña, es decir, si se trata de una campaña activa o de una campaña finalizada. Para esto haga un click en el botón desplegable de esta columna y seleccione el valor deseado (Activa/Desactiva). . Área: Indicar el área del terreno sembrado o a sembrarse en la campaña que está registrando. . Tipo Campaña: Indicar el tipo de campaña. Para esto haga un click en el botón desplegable de esta columna y, de la lista que se presenta, seleccione el tipo de campaña deseado. Observación: Los Tipos de Campaña que se visualizan en la lista desplegable de esta columna son los mismos que se registraron previamente en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Campaña – Submenú Tablas – Módulo Acopio ). . Periodo Vegetativo: Ingresar el número de días que comprende el período vegetativo del cultivo en esta campaña. . Fecha Desbrose: Indicar la fecha de inicio de la actividad de desbrose de esta campaña. . Días Desbrose: Ingresar el número de días que durará la actividad de desbrose. - Cosecha: En esta grilla se ingresarán los datos de cosecha de cada una de las campañas registradas para el lote de terreno. Para ingresar estos datos deberá: a) Ubicarse en la grilla etiquetada como Cosecha haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo para que en ella ingrese los datos de la Cosecha a registrar, los cuales son: . Item: Número correlativo del registro de cosecha. Se genera automáticamente. . Inicio Cosecha: Indicar la fecha de inicio de la Cosecha. . Área: Ingresar el área del terreno a cosechar. . Nro.Plantas: Ingresar el número de plantas a cosechar. . Producto: Especificar el producto a cosechar. Para esto, ingrese el código del producto en esta columna, si no lo recuerda, presione la tecla F2 con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Producto deseado. Observación: Los Productos que se visualizan en esta ventana Buscar son los mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Productos - Submenú Tablas – Módulo Acopio u Opción Productos / Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes). . Desc.Producto: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción del producto cuyo código se ingresó en la columna anterior. . Final Cosecha: Ingresar la fecha del día de término de la cosecha. Normalmente, esta fecha debe coincidir con la fecha final de su campaña, registrada en la columna Final de la grilla Campañas . - Importación de Datos de los Controladores: Aquí se registrarán los datos necesarios para poder importar al sistema los registros de riego de este terreno tomados por los equipos Controladores de Riego. Estos son: . Controlador: Indicar el Controlador de Riego asociado a este terreno o lote. Se visualizan dos cajas contiguas: en la primera caja deberá ingresar el código asignado al equipo Controlador de Riego en el Sistema NISIRA v.2.0 en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Controladores de Riego – Submenú Tablas – Módulo Fertilización y Riego ), si no recuerda el código haga un click en el botón o presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Controlador de Riego deseado; en la segunda caja, se visualizará de manera automática el nombre o descripción del Controlador de Riego cuyo código se especificó en la caja anterior. . Número de Válvula: Ingresar el número de la válvula del Controlador de Riego destinada a la irrigación de este terreno. ⇒

Pestaña Maquinarias: En esta pestaña se ingresarán los datos específicos para los Consumidores de tipo Maquinarias. Presenta el siguiente diseño:

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- Costo Estándar (Por Hora): Representa el costo estándar de uso por hora de la maquinaria. Este costo puede ingresarse en: . Moneda Nacional: Ingresar el costo estándar por hora en moneda nacional. Una vez ingresado este costo automáticamente se visualizará el costo en Moneda Extranjera en la caja correspondiente, de acuerdo a tipo de cambio registrado. . Moneda Extranjera: Ingresar el costo estándar por hora en moneda extranjera. Si no ingresó el costo en moneda nacional, después de ingresar este costo automáticamente se visualizará el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio registrado. Observación: Para realizar la conversión del costo estándar de moneda nacional a moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de Cambio de la moneda del día en que se está ingresando estos costos (Opción Tablas / Tipo de Cambio – Submenú Utilitarios ). Importantes: Es importante el ingreso de este dato del Costo Estándar (Por Hora) de la maquinaria, ya que este será utilizado en la edición del Parte Diario de Maquinaria (Opciones Parte de Maquinaria Propia y Parte de Maquinaria Alquilada – Submenú Movimientos – Módulo Maquinarias ). - Tipo de Máquina: Elegir el tipo de Maquinaria, el mismo que puede ser: Maquinaria, Implemento o Equipo . - Es un vehículo de carga/transporte: Se marcará esta casilla de verificación, haciendo un click sobre la misma, si la maquinaria es un vehículo de carga y/o transporte. Al marcar esta casilla se activarán las cajas para el ingreso de los siguientes datos: . Marca: Ingresar Marca del vehículo. . Placa: Ingresar Placa del vehículo. . Registro MTC: Número del registro del vehículo en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones. . Año: Año de fabricación del vehículo. . Número de Ejes: Número de ejes que tiene el vehículo. . Carga Útil Mínima (TN): Carga útil mínima del vehículo, expresada en toneladas. . Km. Inicial: Kilometraje inicial del vehículo al momento de su adquisición. . Tipo de Vehículo: Seleccionar el tipo de vehículo, el mismo que puede ser: Auto, Camioneta, Camión, Tracto, SemiRemolque o Remolque. . Km. x Gl.: Este es un indicador de rendimiento o productividad, el mismo, que indica los Kilómetros por Galón que rinde el vehículo. Importante: Debe ingresar siempre este dato de Km. x Gl. pues este será necesario en la edición de la Hoja de Recorrido de Movilidades para calcular, de manera aproximada, el número de galones utilizados por el vehículo en su recorrido de un determinado día

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(Opciones Hoja de Recorrido de Movilidades Propias y Hoja de Recorrido de Movilidades Alquiladas – Submenú Tablas – Módulo Maquinarias ). ⇒

Pestaña Fuentes de Agua: En esta pestaña se ingresarán los datos específicos para los Consumidores de tipo Fuentes de Agua. Presenta el siguiente diseño:

- Tipo de Energía: Especificar el tipo de energía que se utiliza para bombear la fuente de agua que se está registrando. Para esto ingresar el código del tipo de energía, si no lo recuerda haga un click en el botón o presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Tipo de Energía deseado. Observación: Los Tipos de Energía que se visualizan en esta ventana Buscar son los mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipos de Energía - Submenú Tablas – Módulo Fertilización y Riego). - Tipo de Cálculo del Volumen: Ingresar el tipo de cálculo que se desea utilizar para calcular el volumen de la Fuente de Agua que se está registrando, el mismo, que puede ser: Por Hidrómetro o Por Caudal. - Caudal (Lts./Seg.): Registrar el caudal o cantidad de agua que fluye de la Fuente de Agua. Esta cantidad deberá expresarse en litros por segundo. - Costo Estándar (Por Metro Cúbico): Representa el costo estándar del consumo de agua por metro cúbico. Este costo puede ingresarse en: . Moneda Nacional: Costo estándar por metro cúbico en moneda nacional. Una vez ingresado este costo, automáticamente se visualizará el costo en Moneda Extranjera en la caja correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio registrado. . Moneda Extranjera: Costo estándar por metro cúbico en moneda extranjera. Si no ingresó el costo en moneda nacional, después de ingresar este costo automáticamente se visualizará el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al tipo de moneda registrado. Observación: Para realizar la conversión del costo estándar de moneda nacional a moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de Cambio de la moneda del día en que se está ingresando estos costos (Opción Tablas / Tipo de Cambio – Submenú Utilitarios ). - Pertenece al Fundo: Indicar el fundo al que pertenece esta Fuente de Agua. Para esto tiene que ingresar el código del fundo, si no lo recuerda haga clic en el botón o presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Fundo deseado. Observación: Los Fundos que se visualizan en esta ventana Buscar corresponden a los registros de los Consumidores de tipo Terrenos que se registraron previamente en el

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4°


sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Consumidores - Submenú Tablas – Módulos FertiRiego, Acopio, Maquinaria, Fitosanidad y Almacenes). Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos ingresados para este nuevo Consumidor.

Tipos de Flete Los fletes son los pagos que se realizan por concepto de alquiler de un medio de transporte para el traslado mercadería. El sistema permite el registro de cada uno de los tipos de flete con los que trabaja la empresa, definiéndolos según su naturaleza, como por ejemplo: aéreo, marítimo, terrestre, etc.

Algoritmos para Cálculo de Stock Mínimo

El cálculo del stock mínimo de los productos es un proceso muy importante en el módulo de almacén, puesto que, permite calcular la cantidad mínima de existencias de un producto en almacén, con fines de no llegar al desabastecimiento total del producto y por consiguiente a no entregar inmediata u oportunamente el producto al cliente. Teniendo en cuenta que el cálculo de stock mínimo puede realizarse de diversas maneras, empleando distintas fórmulas, el sistema permite el registro de varios algoritmos o procedimientos para el cálculo de este stock, para que los usuarios de una determinada empresa elijan de acuerdo a sus criterios o procedimientos, el algoritmo más adecuado para este fin. Por tanto, en esta ventana se permite crear los algoritmos para el cálculo del stock mínimo, registrando un código, una descripción y sobretodo asociándolo al procedimiento que contiene la fórmula para el cálculo de este stock. Estos algoritmos de cálculo, estarán almacenados en su respectiva tabla, luego podrán ser asignados a los productos en la opción Asignar Algoritmo de Stock Mínimo que se encuentra en el submenú Tablas de este módulo. (Ver Ventana Algoritmo de Cálculo de Stock Mínimo en la página siguiente)

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Asignar Algoritmo de Stock Mínimo

Asignar algoritmo de stock mínimo, consiste en establecer que algoritmo utilizará un determinado producto para el cálculo de su stock mínimo. El producto al que se le asignará el algoritmo deberá registrar un tipo de cálculo Setup para la realización de este cálculo. Esta ventana, permite asignar un algoritmo de cálculo de stock mínimo a los productos de un almacén; aquí se trabajará de la siguiente manera:

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1° Hacer click en el botón Modificar Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . 2° En la parte superior izquierda se presenta una l ista desplegable etiquetada como Algoritmo, la cual contiene la relación de todos los algoritmos de cálculo de stock mínimo creados. De esta lista deberá seleccionar uno de ellos. 3° Se visualizan dos listas más, en la derecha se p resenta la lista Productos sin Algoritmo de Stock Mínimo, a los que se les deberá asignar un algoritmo y, en la izquierda se encuentra la lista de Productos con Algoritmo de Stock Mínimo, que presenta la relación de los productos que ya cuentan con su respectivo algoritmo. 4° Seleccionar de la lista Productos sin Algoritmo de Stock Mínimo, aquí se podrá elegir sólo un producto o un grupo de productos. (La asignación puede hacerse también por grupos). Esta lista presenta la relación de los grupos de productos, para visualizar los productos contenidos en este grupo hacer click en el icono de grupo . 5° Una vez seleccionado el producto o el grupo de p roductos deberá hacer click en el botón que permitirá asignar el algoritmo elegido; visualizándose este producto o grupo de productos en la lista Productos con Algoritmo de Stock Mínimo. Nota: Para quitar el algoritmo de stock mínimo asignado a un producto o a un grupo de productos deberá seleccionarlo de la lista Productos con Algoritmo de Stock Mínimo y luego hacer click en el botón , esto origina que este producto o grupo de productos pasen a la lista Productos sin Algoritmo de Stock Mínimo. Observación: Es importante recordar lo que se explicó en la Ventana de Productos (opción Productos – submenú Tablas - Módulo Almacén) respecto al Cálculo del Stock Mínimo del Producto, el cual puede hacerse de dos formas: - Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que será considerada como stock mínimo del producto. Esto lo hace en la pestaña Stocks de la Ventana de Productos , al momento de registrar o editar el producto. - Setup:

Es el sistema quien se encarga del cálculo de la cantidad que será considerada como stock mínimo del producto, a través, de los algoritmos de cálculo creados para este fin. Para esto: 1° Crear los algoritmos de cálculo del stock mínim o (Opción Algoritmos para Cálculo de Stock Mínimo - Submenú Tablas - Módulo Almacén). 2° Asignar a cada producto o grupo de productos el respectivo algoritmo que se utilizará en el cálculo de su stock mínimo (Opción Asignar Algoritmo de Stock Mínimo - Submenú Tablas - Módulo Almacén). 3° Calcular los stocks mínimos de los productos a los cuales se les ha asignado un algoritmo de cálculo para este fin (Opción Calcular Stock Mínimo – Submenú Procesos - Módulo Almacén).

Opciones de Movimientos Guías de Recepción

La Guía de Recepción es un documento básico para el control interno de la empresa, la cual se origina en el momento en que ingresan los productos a almacén; por lo tanto esta ventana permite registrar los datos necesarios para generar este documento que sirva como comprobante del ingreso de los productos. Este registro actualiza el kardex de los productos recibidos en almacén incrementando su stock. (Ver Ventana de Edición de Guías de Recepción en la página siguiente)

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Esta Ventana de Edición de Guías de Recepción , requiere datos que se ingresarán en la parte superior de la misma, como: Sucursal, Almacén, Motivo Recepción, Documento, Serie, Número, Fecha, etc.; y, otros datos que se ingresarán seleccionando la pestaña respectiva. Esta ventana cuenta con cuatro pestañas, visualizándose seleccionada por defecto la pestaña Detalle de la Recepción, la cual se utiliza para detallar los productos que ingresan a almacén, registrándoseles su código, descripción, la cantidad recibida y el precio (se indica el valor de compra, sin I.G.V.), entre otros datos necesarios. Las otras pestañas: Gastos de Embarque, Gastos de Aduana y Gastos Distribuidos permitirán registrar los costos conexos tales como: fletes, recepción, inspección y almacenaje, siempre y cuando se haya activado con un check () la casilla Registrar Gastos . Dentro de los datos que se ingresarán para esta ventana es relevante el tipo de Motivo de Recepción seleccionado, pues, de acuerdo a la configuración del mismo regirá el registro de este movimiento (Ver: Tabla Motivos de Movimientos en Almacén ). Por ejemplo: Si como motivo se elige Ingreso por Compras , el cual puede estar configurado con Documento Requerido por el Motivo para que solicite una Orden de Compra o un Pedido , no se permitirá que el usuario ingrese el detalle de los productos en la cuadrícula respectiva (pestaña Detalle de la Recepción ), si el usuario intenta ingresar líneas de detalle, se presentará el mensaje “Este documento no acepta inserción de filas ”. Esta cuadrícula de detalle será llenada con los productos que se registraron en el documento requerido, para eso se deberá hacer un click en el ícono Buscar – Documentos de Referencia y se presentará una ventana donde se elegirá el documento de referencia, luego de lo cual, los productos registrados en el documento seleccionado se visualizarán en el detalle de los productos de la Guía de Recepción. También es necesario mencionar que las cantidades de los productos detallados en el documento de referencia pasarán a actualizar automáticamente el stock de almacén de los productos, en caso que el documento de referencia sea una Orden de Compra y el detalle de la misma este asignada a clientes específicos, el ingreso afectara al stock comprometido para esos clientes, pues se entiende que estas cantidades ya están comprometidas para este. Importante: Cuando el Motivo de Recepción seleccionado no está configurado para que solicite documentos de referencia, entonces el usuario ingresará los productos en la cuadrícula respectiva de la pestaña Detalle de la Recepción . Cada vez que se ingrese un producto en una línea de detalle, después de registrar su código se presentará una ventana auxiliar, de fondo amarillo en la parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana Auxiliar de Stock, la cual, en base a

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una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualizará los stocks actuales del mismo. Si por algún motivo salió de la cuadrícula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la Ventana Auxiliar de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el código del mismo y se presentará dicha ventana.

Ventana Auxiliar de Stock

Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el documento ya esté centralizado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. (Si desea más información acerca de la Centralización Contable consulte la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo Contabilidad )

Ventana de Lista de Guías de Recepción

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Guías de Recepción. Visualiza todos los registros de las Guías de Recepción almacenados en su respectiva tabla, visualizándose además la barra de herramientas que permitirá realizar el manejo de los mismos.

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En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Guía de Recepción. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Guías de Recepción, mostrando la información del documento seleccionado.

Guías de Remisión

Guía de Remisión es un documento probatorio de los movimientos de salida de productos del almacén. Esta ventana nos permite registrar los datos correspondientes para generar una Guía de Remisión cada vez que se produzca una salida de productos de almacén. El registro de este movimiento actualiza el kardex de los productos disminuyendo en su stock. Entre los datos requeridos en esta ventana, es importante detallar los productos que salen de almacén, registrándoseles su código, descripción, la cantidad de salida, precio, entre otros datos necesarios.

Es relevante también el Motivo de Remisión seleccionado, pues, de acuerdo a la configuración del mismo se regirá el registro de este movimiento de salida (Ver: Opción Motivos de Movimientos en Almacén – Submenú Tablas – Módulo Almacenes ). Por ejemplo: Si como Motivo se elige Salida por Ventas , el cual puede estar configurado para que genere de manera automática el Documento de Venta respectivo (Boleta o Factura), no se podrá ingresar el detalle de los productos en la cuadrícula sin antes haber ingresado los datos para generar el documento de venta, para lo cual el usuario deberá hacer un click en el botón , presentándose la siguiente ventana Datos de Documento de Venta:

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Una vez ingresados los datos requeridos en esta ventana se hará un click en el botón Aceptar, con lo cual se cerrará esta ventana y se seguirá trabajando con la Guía de Remisión hasta finalmente grabarla, habiéndose generado en forma conjunta la Guía de Remisión y el Documento de Venta. Observación: En caso de que el Motivo del Movimiento del Almacén seleccionado no tenga configurado el Generar Documento de Venta, éste se generará posteriormente en el módulo de Cuentas por Cobrar en el submenú Movimientos en las opciones Facturas o Boletas . Respecto al Precio del Producto (en la columna Precio de la grilla de detalle del documento), cuando el Motivo de Remisión seleccionado está configurado para que genere documento de venta, no será necesario ingresar el precio, pues, éste se visualizará en forma automática ya que se obtiene de la Lista de Pecios de Productos con la que cuenta el sistema, siempre y cuando se haya registrado el respectivo precio del producto en la opción Lista de Precios del submenú Tablas del módulo de Cuentas por Cobrar . De los precios considerados en la Lista de Precios (Precio Stock/Estándar, Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4), el precio que se toma en cuenta para ser visualizado en forma automática al momento de generar el documento de venta para un determinado cliente es aquel que se seleccionó en Precio concedido al cliente al realizarle una venta en la página Clientes de la Ventana Clientes/Proveedores (Opción Clientes/Proveedores – Submenú Tablas – Módulos: Almacén y Cuentas por Cobrar ); por lo general suele seleccionarse el Precio Estándar. Cuando el Motivo de Remisión seleccionado no está configurado para que solicite documentos de referencia, el usuario ingresará los productos en la cuadrícula respectiva. Cada vez que se ingrese un producto en una línea de detalle, después de registrar su código se presentará una ventana auxiliar, de fondo amarillo en la parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana de Stock, la cual, en base a una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualiza los stocks actuales del mismo. Esta ventana auxiliar es de gran utilidad al momento de registrar la cantidad de salida del producto, pues permite controlar que esta cantidad no sea mayor al stock disponible, si esto sucediese se presentará un mensaje indicando “Producto no tiene stock suficiente para la cantidad solicitada” y cambiará la cantidad ingresada por el usuario por la del stock disponible. Nota: La Ventana Auxiliar de Stock de Productos es una ventana que presenta en forma resumida los stocks (stock total, stock comprometido y stock disponible) de un producto determinado en las diferentes sucursales y almacenes de la empresa. Si por algún motivo salió de la cuadrícula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la Ventana de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el código del mismo y se presentará dicha ventana.

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Ventana Auxiliar de Stock

Observe que, en la parte inferior izquierda de esta ventana se permite registrar los Datos del Transportista, es decir, de la empresa que se hará cargo de transportar estos productos hasta el lugar de destino. Esta ventana también permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el documento ya esté centralizado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. (Si desea más información acerca de la Centralización Contable consulte la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo Contabilidad ). Importante: Si usted desea remitir productos comprometidos, deberá hacer un click en el botón , en donde puede seleccionar los productos que han sido comprometidos para el cliente asignado, es importante mencionar que no puede sacar productos comprometidos para un cliente diferente del documento origen (Orden de Compra o Pedido).

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Nota: Al hacer un click sobre la caja Estado , parte superior derecha de la ventana, se visualizará una ventana auxiliar del Seguimiento de la Guía de Remisión. Cuando el Motivo Remisión es una Salida por Ventas, la ventana que se presenta muestra si los productos incluidos en el detalle de la Guía de Remisión ya han sido facturados o no, en el caso de los productos facturados se mostrarán los datos respectivos en las columnas Documento de Venta y Cantidad Facturada. Los Productos No Facturados y los Productos Facturados se encuentran diferenciados por color: rojo para los primeros y azul para los segundos, tal como, se indica en la parte inferior de esta ventana auxiliar, ejemplo:

Ventana de Lista de Guías de Remisión

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Guías de Remisión. Visualiza todos los registros de las Guías de Remisión almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Guía de Remisión.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Guías de Remisión, mostrando la información del documento seleccionado.

Salidas Internas

Salida interna, es el proceso de despacho de productos de almacén para uso interno de la empresa, registrándose los datos originados por este movimiento en el documento respectivo. Este registro afecta el stock de los productos, pues actualiza el kardex de los mismos disminuyendo los stocks de los productos que salen de almacén. Dependiendo de la configuración del Motivo de Salida seleccionado, el registro de esta operación puede o no requerir Documentos de Referencia. Se debe tener presente, como sucede en el registro de los otros movimientos de almacén, que cuando el motivo del movimiento solicita un documento de referencia no se permite que el usuario ingrese el detalle de los productos en la cuadrícula del documento que se está editando ya que ésta tomará el detalle de los productos registrados en el documento de referencia. Por ejemplo : En el registro de un movimiento de Salida Interna se selecciona el motivo Salidas para Consumo que está configurado para que - 58 -



solicite como documento de referencia un Requerimiento Interno, si no se selecciona este documento y se pretende ingresar el detalle de los productos se visualizará un mensaje con el texto “Este documento no acepta inserción de filas ”, obligando a que el usuario haga click en el botón con el icono Buscar – Doc. Ref. y seleccione el documento de referencia que es de donde se tomará el detalle de los productos para esta operación.

Esta Ventana de Edición de Salidas Internas presenta, al igual que las otras ventanas para el registro de movimientos de almacén, la Ventana Auxiliar de Stock la cual permite la consulta del stock de un producto seleccionado del detalle. Si por algún motivo salió de la cuadrícula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la Ventana de Stock para un producto haga click sobre el código del mismo y se presentará dicha ventana. Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el documento ya esté centralizado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. (Si desea más información acerca de la Centralización Contable consulte la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo Contabilidad ). Nota: El dato cliente/proveedor , no es obligatorio.

Ventana de Lista de Salidas Internas Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Salidas Internas de Almacén . Visualiza todos los registros de las Salidas Internas almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Salida Interna.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Salidas Internas, mostrando la información del documento seleccionado.

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Requerimientos Internos de Almacén Requerimiento Interno, es un documento a través del cual el personal de las diferentes áreas o sucursales de la empresa solicita productos o materiales, necesarios para la realización de su trabajo, al almacén de la empresa. Por ser un documento intermedio, ya que posteriormente generará un Pedido de Compra o una Salida Interna, el registro de éste no afecta el stock de los productos. En esta ventana se ingresarán los datos necesarios para registrar este Requerimiento, siendo necesarios: la sucursal, el almacén al cual se le hace el requerimiento, el tipo, serie y número de documento, la fecha de emisión, el área que solicita los productos, responsable del área, el motivo y el detalle de los productos requeridos indicando la cantidad solicitada de los mismos.

En caso de que el almacén no cuente con la cantidad solicitada de productos en el Requerimiento Interno se realizará uno o varios Pedidos para solicitar la compra de estos productos faltantes. Cuando se crea este documento (Requerimiento Interno) inicialmente toma el estado Pendiente hasta que la persona autorizada lo apruebe, cambiando su estado a Aprobado y por lo tanto se procederá a realizar el Pedido correspondiente. Así mismo, desde esta ventana, siempre y cuando el Requerimiento tenga el estado de Aprobado se puede generar automáticamente el Pedido; para lo cual deberá realizar lo siguiente: 1° En la Ventana de Lista de Requerimientos Internos ubicarse en la línea del documento donde se desea generar el Pedido (Verificar que el estado del documento sea Aprobado ). 2° Hacer doble click para visualizar el documento e n su respectiva ventana. 3° Proceda a cambiar el modo de consulta del docume nto por el modo de edición haciendo click en el botón Modificar registro o presionando simultáneamente las teclas Ctrl + E . 4° Estando el documento en modo de edición hacer cl ick en el botón Generar Pedido, ubicado a la derecha de la barra de herramientas. 5° Se visualizará la Ventana Productos para Generar Pedido que presenta los productos registrados en el Requerimiento Interno, de los cuales podrá seleccionar todos o algunos de ellos marcándolos con un check () en la respectiva casilla de la columna Pedir. (Ver Ventana Productos para generar pedido en la página siguiente)

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6° Una vez seleccionados los productos que desea in cluir en el Pedido hacer un click en el botón Aceptar . 7° Ahora se visualiza la Ventana de Edición de Pedidos de Almacén que muestra el Pedido generado con los productos seleccionados desde el Requerimiento Interno. En esta ventana, el usuario podrá modificar las cantidades solicitadas de los productos, pero no podrá agregar más productos al detalle de este Pedido. Si se intenta agregar otro producto se visualizará el mensaje “No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso se tendrá que modificar el documento origen”, entendiéndose que el documento origen es el Requerimiento Interno a partir del cual se ha generado este Pedido. 8° Finalmente se procede a grabar, guardándose sim ultáneamente los cambios efectuados en el Requerimiento Interno y el Pedido generado. Nota: Cabe mencionar que los Pedidos generados desde un Requerimiento se guardan y se manipulan de la misma manera que los Pedidos creados en la Ventana de Edición de Pedidos de Almacén , visualizándose todos en la Ventana de Lista de Pedidos de Almacén. Observación: Si desde la Ventana de Lista de Pedidos de Almacén se accede a un Pedido que fue generado desde un Requerimiento Interno y se intenta modificarlo se visualizará el mensaje: “Pedido generado desde Requerimiento, al modificarlo puede alterar relaciones”, al hacer click en el botón Aceptar de esta ventana de mensaje permitirá que se modifiquen los datos de la cabecera del documento más no permitirá la modificación del detalle de los productos, pues éstos fueron seleccionados desde un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrícula correspondiente del detalle de Pedidos se mostrará el mensaje “No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso se tendrá que modificar el documento origen”.

Ventana de Lista de Requerimientos Internos Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Requerimientos Internos . Visualiza todos los registros de Requerimientos Internos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un Requerimiento Interno.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Requerimientos Internos, mostrando la información del documento seleccionado.

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Registro de Inventario Esta ventana permite registrar las tomas de inventario físico que se realizan a los almacenes de la empresa con la finalidad de determinar la cantidad de cada uno de los productos existentes a una fecha determinada. La realización de un inventario físico permite manejar código de barras, así como, importar archivos de texto específico (diseño particularmente por empresa), permite registro por ubicación, permite hacer una comparación con el inventario lógico del sistema (obtenido de los kardex de los productos), y en base al resultado generar documentos de ajuste de inventarios que afecta los almacenes, actualizando automáticamente los stocks de productos del sistema. Así mismo, tiene el proceso Cerrar Periodo de Inventarios, cuya función es una vez terminado el conteo y ajustes de inventarios, verificar con los productos del sistema y, en caso de haber productos no contados físicamente, hacer el ajuste respectivo.

Ventana de Lista de Registro de Inventario

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Registro de Inventario . Visualiza todos los Registros de Inventarios almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un Registro de Inventario.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Registro de Inventario, mostrando la información del documento seleccionado.

Registro de Inventario Cíclico Esta opción permite generar registros para la toma de Inventarios Cíclicos de los productos de un determinado almacén a una determinada fecha, para luego comparar las cantidades de los productos obtenidos a través del conteo físico con los stocks lógicos del sistema, y en el caso de que hubiera diferencias entre éstos se proceda al ajuste o regularización de los almacenes, generando los documentos necesarios para este proceso.

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Al elegir esta opción se presenta la siguiente ventana de lista, denominada Registro de Inventario Cíclico, donde se visualiza todos los documentos de Registro de Inventarios Cíclicos registrados en el sistema y que se encuentran almacenados en su respectiva tabla.

En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite ubicarse en una determinada línea de la grilla, correspondiente a un documento de Registro de Inventario Cíclico.

Efecto doble click



Permite seleccionar un documento de Registro de Inventario Cíclico para poder visualizar todos sus datos en la Ventana de Toma de Inventarios Cíclicos – Registro de Ajuste.

Esta ventana de lista muestra una barra de herramientas en la parte superior de la misma:

Para registrar un Nuevo Documento de Registro de Inventario se deben realizar los siguientes pasos: 1° Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° Se presentará la siguiente ventana de edición de nominada Toma de Inventarios Cíclicos – Registro de Ajuste:

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3° En esta ventana ingresar los siguientes datos re queridos: - Sucursal: Seleccionar la sucursal donde se llevará a cabo la toma del inventario. - Almacén: Especificar el almacén en el cual se realizará la toma del inventario. - Documento: Corresponde al documento de Registro del Inventario, el mismo que previamente se asoció a esta ventana. - Serie: Especificar la serie a la que pertenecerá el número del documento. - Número: Corresponde al número del documento de Inventario. Se genera automáticamente, pero es editable. - Fecha: Fecha de registro del documento de inventario cíclico y fecha hasta la cual se procederá a generar los productos para el inventario. Hasta esta fecha también el sistema considerará los movimientos para hacer el cálculo del stock de los productos y visualizarlos en la columna Sistema de la grilla. - Responsable: Especificar el código y nombre del responsable del proceso de inventario registrado en este documento. - Nº Productos: Ingresar el número de productos que desee se consideren en este registro de inventario. Los productos que se mostrarán en la grilla de esta ventana, y a los cuales se procederá a tomar inventarios, son aquellos que han tenido más movimiento, ya sea en cantidad o en importe, y aparecen ordenados en forma descendente de acuerdo al volumen de movimiento. En caso se ingrese un número mayor a la cantidad de productos registrados para el almacén seleccionado, el sistema automáticamente cambiará esta cantidad colocando la cantidad de productos registrados en el sistema para el almacén especificado. - Tipo Cálculo: Aquí se especificará el tipo de cálculo en base al cual se generará la lista de productos a incluir en este documento de Inventario. Este tipo puede ser: Por Movimientos o Por Importe. Luego, de generado el cálculo en base al tipo especificado, el sistema mostrará en la grilla aquellos productos que hayan tenido mayor movimiento, en cantidades o en importes, en forma descendente. - Ciclo: Corresponde al Ciclo de Inventarios de Productos del Almacén. Este dato se genera automáticamente una vez seleccionado el Tipo de Cálculo. El valor generado para el Ciclo está compuesto por seis caracteres, el primer carácter es una letra que identifica el tipo de cálculo el Tipo de Cálculo seleccionado: M si es Por Movimientos o I si es Por Importe, el resto de caracteres corresponde a número correlativo. Observación: Se generará el mismo Ciclo para todos los documentos de registro de inventario cíclico que se generen hasta completar la toma total de todos los productos registrados para el almacén seleccionado. - 64 -



, con lo que se 4° Luego del ingreso de datos, hacer un click en el botón visualizarán los “N” productos especificados en el campo Nº Productos que tengan mayor movimiento o mayor importe de todos los productos registrados en el almacén especificado. 5° Posteriormente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar este Registro de Inventario Cíclico. Nota: Cuando desee tomar inventarios para el resto de productos del almacén tendrá que crear nuevos documentos de inventarios cíclicos que pertenecerán al mismo Ciclo de inventario. Podrá crear tantos documentos de inventarios cíclicos pertenecientes a un mismo ciclo como sean necesarios hasta considerar todos los productos registrados en el almacén. Por ejemplo, si el almacén “X” registra 1000 productos, puede crear tres documentos de inventarios cíclicos, considerando 200 productos en el primero, 500 en el segundo y 300 en el tercero, estos tres documentos pertenecerán al mismo Ciclo de Inventario. Después de esto cuando desee realizar un nuevo Inventario en el almacén en el mismo año, se generarán los documentos de inventario cíclico pero con un nuevo un nuevo Ciclo de Inventario.

PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS CÍCLICOS Y REGISTRO DE AJUSTE DE ALMACENES 1° Crear el documento de Registro de Inventario Cí clico en la ventana Toma de Inventario Cíclico – Registro de Ajuste , tal como se acaba de explicar. 2° Luego de crear el documento proceder a imprimir el mismo, haciendo un click en el botón Imprimir de la barra de herramientas o presionando simultáneamente las teclas Ctrl + I. 3° Proceder al conteo físico de los productos inclu idos en el listado de Inventario generado en el paso 2°. 4° Una vez finalizado el conteo físico de los produ ctos, ingresar estas cantidades en el documento de Registro de Inventario Cíclico respectivo, para lo cual deberá: a) Seleccionar la opción Registro de Inventario Cíclico del submenú Movimientos del módulo de Almacén. b) En la ventana de lista que se presenta seleccionar el documento de Registro de Inventario Cíclico adecuado. c) Se presentará la ventana mostrando los datos de este documento. Para poder modificar este documento deberá hacer un click en el botón Modificar Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E. d) Proceder a ingresar las cantidades contadas para cada producto en la columna Conteo de la grilla. 5° Posteriormente, obtener los stocks lógicos del s istema, los mismos que se obtendrán del archivo de kardex de los productos. Para esto, en esta misma ventana, hacer un click en el botón , visualizándose los stocks de los productos en la columna Sistema. 6° A la vez que se presentan los datos en la column a Sistema, se visualizarán además datos en la columna Diferencia, que representan las diferencias entre el Conteo físico y los stocks del Sistema para cada uno de los productos. 7° En caso de presentarse diferencias entre el stoc k físico y el stock lógico de los productos se debe proceder a la regularización o ajuste de los almacenes (kardex lógico), para lo cual debe: a) Especificar los Datos para el proceso de Ajuste de Almacenes, que se requieren en la parte inferior de la ventana.  En el caso de que se necesite regularizar por faltantes en el almacén se deben especificar los datos para crear el documento respectivo, los cuales son: - Motivo Recepción: Especificar el motivo de la recepción de productos en almacén, por ejemplo: Ingreso por Regularización de Inventarios. - Documento: Seleccionar el tipo de documento de ingreso a almacén, por ejemplo: Guía de Recepción. - Serie: Especificar la serie para generar el número de este documento de ingreso. - 65 -



- Fecha: Ingresar la fecha de registro del documento a generar. Por defecto, se visualiza la fecha actual del sistema. Este dato es editable.  En el caso de que se necesite regularizar por sobrantes en el almacén se deben especificar los datos para crear el documento respectivo, los cuales son: - Motivo Salidas: Especificar el motivo de la salida de productos en almacén, por ejemplo: Egreso por Regularización de Inventarios. - Documento: Seleccionar el tipo de documento de salida de almacén, por ejemplo: Salida Interna. - Serie: Especificar la serie para generar el número de este documento de salida. - Fecha: Ingresar la fecha de registro del documento a generar. Por defecto, se visualiza la fecha actual del sistema. Este dato es editable. b) Hacer un click en el botón Ejecutar Proceso , con lo que el sistema procederá a ajustar los stocks de los almacenes generando los respectivos documentos de ingreso y/o salida que justifiquen estos movimientos de ajuste. Observación: Luego de generado el proceso de ajuste de almacenes podemos utilizar el botón que se presenta junto a ambos documentos, tanto, para ingresos como para salidas de almacén, para visualizar los datos de los documentos generados por este proceso. El proceso de regularización o ajuste de almacén (punto 7) es similar para el Registro de Inventario.

Nota para Devolución de Materiales Este documento se utiliza como comprobante de devolución de productos que realiza el área de Producción al almacén de la empresa. Constituye un documento intermedio en base al cual, posteriormente, el encargado de almacén registrará el ingreso de estos productos devueltos; por lo tanto, el registro de este documento no afecta el stock de almacén. Esta ventana se utiliza entonces para registrar una Devolución de Materiales ingresando los datos requeridos y detallando los productos a devolver; además, es necesario indicar como documento de referencia la Orden de Producción a la que fueron asignados estos productos y que por lo tanto originó la salida de éstos del almacén, para seleccionar el documento de referencia hacer click en el botón Buscar ubicado bajo la etiqueta Referencia .

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Ventana de Lista de Notas para Devolución de Materiales

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Devolución de Materiales. Visualiza todos los registros de Devolución de Materiales almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Devolución de Materiales.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Devolución de Materiales, mostrando la información del documento seleccionado.

Comprometer Productos Este documento se utiliza para comprometer productos del almacén para clientes específicos de manera lógica, los productos ingresados y comprometidos no estarán disponibles para venta ni para consumo para otro cliente que no sea el mismo ingresado en el documento origen y solo pueden salir del almacén usando la opción ‘Comprometidos’ de los documentos de salidas que puede ser la Guía de Remisión o la Salida Interna, siempre y cuando este dirigida para el mismo cliente. En este documento también existe la opción de ‘Liberar Comprometidos’ , que se usa en caso que el cliente desista del compromiso y los productos deban liberarse y estar disponibles para la venta y/o consumo.

Ventana de Lista de Comprometer Productos

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Comprometer Productos. Visualiza todos los registros de Comprometer Productos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un registro de Comprometer Productos.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Comprometer Productos, mostrando la información del documento seleccionado.

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Fecha de Últimas Compras

Ventana utilizada para realizar el reporte del drawback , es utilizado para realizar el agotamiento por factura en función a la fecha. En el reporte se mostrará con un Fifo el agotamiento de las salidas. El registro de datos en esta ventana se hace por única vez en apertura, es decir, cuando el sistema se implanta.

Opciones de Procesos Calcular Valorización para Movimientos de Almacenes

Este proceso se encarga de la valorización de los productos del almacén en base a los movimientos de ingresos y salidas realizados en un rango de fechas.

El cálculo de valorización para movimientos de almacenes se realiza de la manera siguiente: 1° Se ordenan todos los movimientos del almacén en orden cronológico según los periodos establecidos.

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2° Las compras (ingresos) actualizan el precio prom edio del producto. 3° Las salidas toman el precio promedio del product o previamente calculado. 4° Para el caso de las transferencias: las salidas por transferencia toman el valor del precio promedio calculado en la compra y los ingresos por transferencia tomarán el valor del precio de la salida que originó la transferencia. Como se observa, es necesario indicar el rango de fechas de los movimientos para realizar la valorización de los productos, para esto seleccione: Desde Periodo y Hasta Periodo . El cálculo de la valorización se puede aplicar a todos los productos o a uno en particular, por lo que tendrá que desactivar la casilla de verificación (check) que aparece activada por defecto y, luego se ingresará o buscará el código del producto al que se desea hacer la valorización. Nota: Antes de realizar este proceso de Cálculo de Valorización para Movimientos de Almacén es importante verificar que los todos los movimientos de compras (ingresos), comprendidos entre el rango de fechas especificado para realizar el proceso, se encuentren valorizados, es decir, tengan registrados los importes (precios) respectivos; de lo contrario, este proceso de valorización no se realizará correctamente por encontrar documentos sin importes, si esto sucediese se presenta un archivo de texto que indica los errores de este proceso detallando los documentos de compra, Guías de Recepción, donde se presentó el error.

Abrir/Cerrar Periodos de Almacenes Al momento de registrar un documento, de cualquiera de los diferentes módulos del sistema, se consigna en el mismo el Periodo actual del sistema, que contiene el valor del año y mes en curso. Consecuentemente, se dice, que un documento pertenece al Periodo consignado en el momento en que éste se registró. Cuando finaliza un mes, el sistema automáticamente genera el valor del nuevo Periodo, y el usuario podrá cerrar el Periodo anterior. Se cierra un Periodo con la finalidad de no alterar o modificar las operaciones registradas dentro él y posteriormente contabilizar y/o centralizar los documentos de ese periodo; lo que indica que, una vez cerrado un Periodo no se podrá registrar un nuevo documento con una fecha comprendida dentro del periodo cerrado, ni tampoco modificar o eliminar un documento registrado dentro de ese periodo. Sin embargo, si por alguna razón se necesita agregar o modificar un documento para un Periodo ya cerrado es posible Abrir el Periodo y realizar en él las operaciones requeridas. Este proceso figura en todos los módulos del sistema y solo los usuarios con los permisos adecuados podrán abrir y cerrar periodos. Esta ventana, por lo tanto, permite Abrir y/o Cerrar Periodos de un determinado módulo; así como, también, Agregar Periodos a la Lista de Periodos Disponibles que se presenta en la parte izquierda de la ventana, previo ingreso del año para el cual se desean generar los periodos.

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Observación: Verificar que el Período dentro del módulo en que se desea abrir no esté cerrado en el módulo de Contabilidad, de lo contrario no se podrá abrir este periodo para este módulo, previamente tendría que abrirse este periodo en el módulo de Contabilidad (Opción Abrir/Cerrar Periodo Contable - Submenú Procesos – Módulo Contabilidad ) y luego abrirse en el módulo respectivo. Importante: No olvidar que después de abrir un Periodo, realizar las operaciones requeridas dentro de éste y cerrarlo nuevamente, tendrá que volver a realizar el proceso de Contabilización para este Periodo en el módulo respectivo y, si el sistema está realizando el proceso de Centralización en lotes (batch) para los documentos de este módulo (Verificar: Parámetro TIPO DE CENTRALIZACIÓN POR MÓDULO en la opción Configuración del Sistema / Parámetros Iniciales / Configuración Contable del submenú Utilitarios ) también tendrá que volver a realizar este proceso para este Periodo en el módulo respectivo. Nota: En el manejo de este sistema se entiende por Periodo a un mes y año específicos. El valor de este Periodo está compuesto por las cuatro cifras de un año seguido de las dos cifras que representan un mes, por ejemplo: el Periodo 200501, que corresponde al mes de Enero del año 2005. Un Periodo se utiliza como un identificador del mes y año en el que se registran los documentos y/o operaciones, de tal manera que después sea fácil procesar y consultar la información registrada a través de estos periodos.

Contabilizar Movimientos Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las operaciones de almacén, pues, permite también, la actualización del kardex de los productos en base a todos los movimientos registrados en sus respectivos documentos (Guías de Recepción, Guías de Remisión y Salidas Internas) para un rango de fechas determinado. El proceso de actualización del kardex se efectúa automáticamente al momento de registrar cualquier movimiento en almacén, ya sea ingreso o salida, como se ha visto en el registro de los mismos donde se realiza la consulta del stock de los productos en forma permanente, lo que demuestra que este proceso de Contabilizar Movimientos no es necesario realizarlo frecuentemente para obtener un kardex actualizado, sino en casos de contingencia en los que haya existido riesgo de registrar un dato por falla en conexión con la base de datos(ejemplo corte de energía, siniestros, etc.). Por tanto, en esta Ventana de Contabilizar Movimientos de Almacén se ingresarán los datos necesarios para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la elección de los Documentos a contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o sólo los no contabilizados, y es necesario también indicar las fechas Desde y Hasta que comprenden el Rango de Fechas de los movimientos a contabilizar. Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso.

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Calcular Stock Mínimo Este proceso realiza el cálculo del stock mínimo de todos los productos de almacén que tienen asignado un tipo de cálculo Setup para calcular este stock, ignorando a aquellos que se les asignó un tipo de cálculo Manual. (Si desea más información sobre estos tipos de cálculo de stock mínimo consulte la pestaña Stocks de la Ventana de Productos – Opción Productos del submenú Tablas de este módulo).

Para la ejecución de este proceso se requiere los siguientes datos de entrada: Al Periodo, que consiste en la selección del año y el mes hasta donde se tomarán en cuenta los registros de los movimientos de los productos y el tiempo de reposición de los mismos para considerarlos en las fórmulas contenidas en los procedimientos de cálculo del stock mínimo, además se deberá indicar la Sucursal y el Almacén donde se desea realizar este proceso. Luego de la selección de los datos solicitados hacer click en el botón Calcular para dar inicio al proceso. Este proceso calculará el stock mínimo en base al algoritmo de stock mínimo asignado a cada uno de los productos (Opción Asignar Algoritmo de Stock Mínimo – Submenú Tablas – Módulo Almacén ). Concluido el proceso se visualizará un mensaje indicando la finalización del mismo. Normalmente este proceso se realiza a fin de mes, pero también, podrá efectuarse en la fecha que el usuario lo requiera. Luego de realizado este proceso podrá acceder a la opción Stock Mínimo de Productos del submenú Reportes de este módulo, donde podrá obtener una consulta y/o reporte de todos los productos del almacén con sus respectivos stocks mínimos y la comparación con sus stocks actuales.

Opciones de Reportes Stock por Almacén

Este reporte presenta información concerniente al saldo de los productos de un almacén específico a la fecha. Al seleccionar esta opción, antes de la generación del reporte, previamente se presenta una ventana para hacer los filtrados y las configuraciones respectivas de acuerdo a las necesidades particulares de cada usuario. En esta ventana se pueden hacer filtrados o selecciones con respecto a Almacenes , Grupos y Subgrupos. Generado ya el reporte y presentándose los registros en la ventana, podrá hacer doble click sobre una determinada línea (la que contiene información de un producto específico) para - 71 -



visualizar la ventana del Reporte de Kárdex por Producto la que mostrará el producto de la línea en la cual se encuentra ubicado.

Stock por Almacén y Serie de Producto

Reporte similar al stock por almacén , pero se añade la serie del producto.

Kárdex de Productos

Este reporte presenta la información concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y Salidas) de un producto específico, según el intervalo de fechas seleccionado. Se puede mostrar el reporte por cantidades, por valores en soles, por dólares, o los 3 anteriores. En cantidades y soles/dólares previamente se tiene que realizar el Proceso Calcular Valorización para Movimientos de Almacenes.

Kárdex de Productos por Serie

Reporte similar al Kárdex de productos , pero se añade la serie del producto

Reporte de Saldos Consolidado de Saldos de Almacén

Este reporte presenta la información concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y Salidas) de cada uno los productos según el almacén y el intervalo de fechas seleccionado. Se puede mostrar el reporte por cantidades, por valores en soles o dólares. Al hacer doble click sobre un determinado producto, inmediatamente se tendrá acceso al formulario de Kárdex por Producto.

Consolidado de Saldos por Almacén - Valorizados

Este reporte presenta la información concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y Salidas) de cada uno los productos según el almacén y el intervalo de fechas seleccionado y su respectivo valor en la moneda seleccionada.

Consolidado de Saldos por Almacén - Columnado

Este reporte presenta la información concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y Salidas) de cada uno los productos según el almacén y el intervalo de fechas seleccionado.

Seguimiento de Producto por Serie

Este reporte presenta la información concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y Salidas) del producto y la serie seleccionada.

Reportes de Consumos

Esta serie de reportes de consumo presenta información específica de consumos de almacén por una variedad de criterios diferentes. A continuación algunos de los reportes disponibles:

Consumos por Centros de Costo y Semana Destino de Consumo de Almacén por Motivo Destino de Consumo de Almacén por Motivo (Detalle) Comparativo entre Centro de Costo por Periodo - 72 -



Comparativo de Consumos de Almacén por Zonas Consumos de Insumos por Almacén Consistencias de Almacenes Ingresos al Almacén

Este reporte presenta la información concerniente a todos los ingresos realizados de cada uno los productos según la sucursal, el almacén y el intervalo de fechas seleccionado.

Salidas de Almacén

Este reporte presenta la información concerniente a todas las salidas realizados de cada uno los productos según la sucursal, el almacén y el intervalo de fechas seleccionado.

Recepciones vs. Provisiones

Este reporte presenta la información concerniente a todas recepciones y sus respectivas provisiones en cuentas por pagar , permitiendo identificar documentos pendientes de provisionar.

Reportes de Inventario

Esta serie de reportes de inventarios presenta información para el análisis respectivo de los inventarios, como por ejemplo: La rotación de inventarios en base a diferentes criterios. Estos son algunos de los reportes disponibles:

Reporte para Inventario Rotación de Inventarios Rotación de Inventarios (Tiempo Inmovilizado) Comparativo de Saldos después de Inventario Stock Mínimo

Este reporte presenta la información concerniente los productos con su respectivo stock mínimo para el presente periodo (después de ejecutar el proceso Calcular Stock Mínimo , desde este reporte se puede generar un Pedido de Compras, es importante señalar que las cantidades a pedir son sugeridas por el sistema y es responsabilidad del usuario decidir que producto y que cantidad pedir.

Reportes Pareto

Esta serie de reportes permiten analizar el movimiento de almacenes en base a una variedad de criterios presentados. Se utiliza el concepto ABC para este fin. Los reportes disponibles de esta opción son:

Cuadro de Clasificación ABC en base a salidas Consolidado de Proyección ABC Cuadro de Clasificación ABC en base a importes ABC por Cantidades e Importes en base al tipo de salidas del almacén - 73 -



El Módulo Compras Objetivo Realizar el registro y control de las operaciones de compra de la empresa, tales como cotizaciones, pedidos y órdenes de compra de la empresa, a fin de obtener información exacta y detallada de las mismas en el menor tiempo posible.

Características    

Registra toda la información concerniente a las Cotizaciones, Pedidos y Órdenes de Compra. Realiza Consolidados de Pedidos y Consolidados de Requerimientos Internos. Envía información al Módulo de Cuentas por Pagar. Genera diversos reportes como por ejemplo: - Productos con Órdenes de Compra - Estado de Órdenes de Compra. - Estado de Pedidos - Precios Históricos por Productos, etc.

Opciones de Menú Tablas      

Clientes y Proveedores Productos Áreas para generar pedidos Formas de pago Tipos de Flete Motivo de extorno de detalle de pedidos

Movimientos             

Pedidos de Almacén Consolidado de Pedidos Solicitud de Cotización Ordenes de Compra Pedido de Servicios Consolidado de Pedido de Servicios Ordenes de Servicio Extornar Detalle de Pedidos Requerimientos Internos de Almacén Consolidado de Requerimientos Control de Estado de Embarques Extornar Detalle de Pedidos de Servicios Orden de Pago

Procesos  

Cierre de Tránsito Actualizar Estados

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Reportes            



     

Productos con Orden de Compra y Recepción por Proveedor Precios Históricos por Producto Precios de Compra de un Producto Estado de Orden de Compra Estado de Pedidos Control de Estado de Embarques Estado de Atención de las Órdenes de Compra Cuadro de Pagos de Importación Eficiencia de Atención de Órdenes de Compra Seguimiento de Ordenes de Compra Consolidado de Compras por Producto Estadísticas de Compras o Resumen de Compras por Línea de Productos o Resumen de Compras por Línea de Productos Detallado o Resumen de Compras por Producto Reporte Pareto Compras o ABC por el Importe Adquirido al Proveedor o ABC por la Cantidad Adquirida a los Proveedores o ABC por la Cantidad e Importe Adquirido a los Proveedores Compras por Documento Planillones de Cotizaciones Listado de Órdenes de Compra Emitidas Seguimiento de Órdenes de Servicio Reporte de Compras por Proveedor Seguimiento de Compras

Opciones de Tablas Clientes & Proveedores

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores

Productos

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Productos - Productos

Áreas para Generar Pedido

Esta opción permite registrar las diferentes áreas de la empresa o almacenes autorizados para realizar un Pedido de productos. Al elegir esta opción se presenta una ventana que muestra en la parte izquierda de la misma una lista con todas las Áreas para Generar Pedidos registrados en el sistema y en la parte derecha, se muestran los datos registrados para cada una de las áreas, de acuerdo al desplazamiento a través de ellas. Para registrar una nueva Área para Generar Pedidos deberá realizar los siguientes pasos: 1° 2°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de la ventana Áreas para generar Pedidos, ingresar los siguientes datos requeridos: - Código: Ingresar un código que identifique el Á rea a registrar. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción del área a registrar.

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3°


Ingresar también, en la grilla de la parte infer ior, los tipos de documentos y sus respectivas series que utilizarán las áreas para realizar sus Pedidos. Para esto hacer lo siguiente: a) Ubicarse en esta grilla haciendo un click sobre cualquier parte de la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo para que en ella se registren los siguientes datos: - IdDocumento: Corresponde al código del tipo de documento a utilizarse para registrar el pedido, pudiendo ser este tipo de documento un Pedido, una Orden de Producción, etc. Para esto digitar el código correspondiente en esta columna, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el tipo de documento deseado. Observaciones: Los Tipos de Documentos que se visualizan en la lista de esta ventana Buscar corresponden a los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Documentos – Submenú Tablas – Módulos Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos y Contabilidad ). Nota: Si desea tener más información sobre la Búsqueda de Registros consulte Búsqueda de un Registro en Operaciones Frecuentes, pág. 22 de este Manual). - Serie: En esta columna se especificará el número de serie del documento asignado por defecto para el área. d) Repetir los pasos b) y c) tantas veces como documentos desee especificar. Nota: Si desease eliminar un registro (en este caso un documento) de la grilla ubíquese en la línea que desea eliminar y presione el botón Eliminar Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + .

4°

Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos de este nuevo registro.

Formas de Pago

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Condiciones de Pago

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Tipos de Flete

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Tipos de Fletes

Motivo de Extorno de Detalle de Pedidos Un Extorno de Detalles de Pedidos consiste en la eliminación de registros (líneas) del detalle de un pedido. Esta ventana se utiliza para registrar los motivos o causas por las que se originan estos extornos. La finalidad es realizar una estadística sobre cuales son las razones más frecuentes por las que se realizan los extornos de detalle de los pedidos y poder tomar medidas de corrección.

Opciones de Movimientos Pedidos para Compra Pedido, es un documento mediante el cual los diferentes almacenes y/o áreas de la empresa solicitan productos para compra al área respectiva. La Ventana de Edición de Pedidos de Almacén se utilizará para registrar Pedidos de Compra, para lo cual se ingresarán los datos generales requeridos y el detalle de los productos solicitados. En esta ventana, en modo de consulta, la cuadrícula etiquetada como Referencia: Requerimiento Interno sirve para visualizar el documento de origen cuando el Pedido que estamos consultando se generó desde un Requerimiento. Cuando los Pedidos de almacén sean aprobados por la persona autorizada pasarán a formar parte del Consolidado de Pedidos del módulo de Compras y los productos en él contenidos posteriormente se incluirán como parte de una Cotización de Compra o de una Orden de Compra (Opción Consolidado de Pedidos – Submenú Movimientos – Módulo Compras ). (Ver Ventana de Edición de Pedidos de Almacén en la página siguiente)

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Observación: Cuando se crea un Pedido, por defecto a este documento se le asigna el estado Pendiente y dependiendo de la atención que se le dé pasará por otros estados hasta llegar al estado Atendido Total . Sólo se podrá modificar este documento si el estado del mismo se encuentra como Pendiente . Si el documento presenta los estados: Aprobado, Con Cotización, Con Orden de Compra, Atendido Parcial o Atendido Total no se podrá modificar, puesto que, una vez que el Pedido está aprobado ya no es posible alterarlo ni en éste ni en los otros estados siguientes; si se intentara modificar el Pedido se visualizará el mensaje “El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso ”. Pudiéndose visualizar sólo para consulta. Nota: Los Pedidos pueden generarse de manera automática desde la Ventana de Edición de Requerimientos Internos, como se explicó anteriormente (Opción Requerimientos Internos Submenú Movimientos – Módulo Almacén ). Si deseara modificar un Pedido generado desde un Requerimiento se presentará el siguiente mensaje: “Pedido generado desde Requerimiento, al modificarlo puede alterar relaciones”, al hacer click en el botón Aceptar de esta ventana de mensaje permitirá que se modifiquen los datos de la cabecera del documento más no permitirá la modificación del detalle de los productos, pues éstos fueron seleccionados desde un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrícula correspondiente del detalle de Pedidos se mostrará el mensaje “No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso se tendrá que modificar el documento origen”.

Ventana de Lista de Pedidos de Almacén

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Pedidos de Almacén . Visualiza todos los registros de Pedidos de Almacén almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un Pedido de Almacén.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Pedidos de Almacén, mostrando la información del documento seleccionado.

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Consolidado de Pedidos

Esta ventana visualiza un Consolidado de Pedidos los cuales han sido generados a partir de todos los documentos de Pedidos aprobados, con la finalidad de seguir con el flujo de documentos correspondientes, es decir, la generación de una Cotización de Compra o de una Orden de Compra según el tratamiento que se le desee dar a los pedidos.

Esta Ventana Consolidado de Pedidos Aprobados visualiza en la parte izquierda una lista etiquetada como Productos Pendientes de Comprar, que muestra el Consolidado de Pedidos de productos, y visualiza además, al lado derecho, tres cuadrículas, dos de las cuales: una etiquetada como Detalle de Ítems Aprobados y la otra como Stocks, sirven para mostrar información acerca del producto pedido o solicitado para compra, de la siguiente manera: 1° Cuando ingrese a esta ventana, deberá hacer clic k en el botón , para que genere el Consolidado de Pedidos de Productos y visualice los productos pendientes de compra en la lista correspondiente (parte izquierda de la ventana). 2° Ubicarse sobre una de las líneas de esta lista, haciendo click sobre la misma o a través de las teclas de desplazamiento (la línea seleccionada se visualizará en color amarillo). 3° La columna Cantidad de esta lista muestra la cantidad total a pedir del producto, la misma que constituye la suma de las cantidades a pedir de los diferentes Pedidos en que se encuentra registrado el producto. Observe la cuadrícula Detalle de Ítems Aprobados , que presenta el detalle de los Pedidos aprobados que han generado el Consolidado de Pedidos de un determinado producto, mostrando la cantidad a pedir en cada uno de ellos. 4° Observe también la cuadrícula Stocks, muestra el stock del producto a pedir, en las diferentes sucursales y almacenes de la empresa. Esto con la finalidad de tener información acerca de los stocks al momento de decidir la compra. Cuando se desee generar un documento para proceder a la compra de los productos pedidos deberá realizar los pasos siguientes: 1° Elegir en Formularios (parte superior de la ventana) el documento que se desea generar a partir de este Consolidado, puede ser una Cotización de Compra o una Orden de Compra . 2° Así mismo, en Fletes seleccionar el tipo de de flete que se indicará en el documento de compra a generar. 3° De la lista de Productos Pendientes de Comprar seleccionar aquellos que se deseen incluir en el documento de compra, para esto: a) Ubicarse en la línea del producto que se desea seleccionar

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b) Hacer un check () en la casilla de verificación de la columna OK, con lo cual el producto quedará seleccionado. c) Repetir los pasos a) y b) tantas veces como sean necesarias para seleccionar todos los productos que desee incluir en el documento de compra. Observaciones: Cada vez que se selecciona un producto de la lista Productos Pendientes de Comprar , los pedidos del mismo que se especifican en la cuadrícula Detalle de Ítems Aprobados se muestran seleccionados también de manera automática, presentando un check () en la casilla de verificación de la columna OK, y además este producto se visualiza en la cuadrícula Productos seleccionados para comprar (parte superior derecha de la ventana) mostrando la Cantidad a comprar, la misma que corresponde a la suma de las cantidades aprobadas de los Pedidos especificados. Respecto a la cantidad a comprar de los documentos de compra, ésta no siempre tiene que ser la misma que se muestra en la lista de Productos Pendientes de Comprar, es decir, no se obliga a comprar toda la cantidad del producto solicitado sino la cantidad que se estime conveniente, pudiendo darse los siguientes casos: En la cuadrícula Detalle de Ítems Aprobados seleccionar solo aquellos pedidos que ⇒ desea incluir en el documento de compra, para lo cual debe marcar con un check () la casilla de verificación de la columna OK, con lo cual el Pedido seleccionado se visualiza en una línea de la cuadrícula Productos seleccionados para comprar indicando la misma cantidad del Pedido. ⇒ Si habiendo seleccionado () un Pedido del Detalle de Ítems Aprobados no desea solicitar la cantidad total del mismo (cantidad que figura en la columna Aprobado ), escribir la nueva cantidad a pedir en la columna Para pedir, observándose la diferencia de estas cantidades en la columna Pendiente. Cabe mencionar que la cantidad ingresada en la columna Para pedir deberá ser menor o igual que la cantidad mostrada en la columna Aprobado, de lo contrario se visualizará el siguiente mensaje: “La cantidad a pedir no puede ser mayor que la cantidad aprobada”. 4° Una vez seleccionados los productos hacer click en el botón , con lo cual se visualizará la ventana de edición del documento de compra seleccionado en Formulario. 5° Si seleccionó Cotización de Compra se mostrará la Ventana de Edición de Cotización de Compras ( Opción Solicitud de Cotización – Submenú Movimientos – Módulo Compras) y si seleccionó Orden de Compra se mostrará la Ventana de Edición de Orden de Compras (Opción Ordenes de Compra – Submenú Movimientos – Módulo Compras), en ambos casos dichas ventanas visualizan ya de manera automática los datos de Flete, Tipo, Serie y Número de Documento y el detalle de los productos a cotizar o comprar que le han sido transferidos desde la Ventana de Consolidado de Pedidos Aprobados. Proceder al ingreso de los datos faltantes requeridos por esta ventana. 6° Una vez ingresados los datos hacer un click en e l botón Grabar de la barra de herramientas, con lo cual este documento quedará registrado y podrá ser visualizado en su respectiva ventana de lista (Ventana de Lista de Cotización de Compras o Ventana de Lista de Ordenes de Compra). Nota: Después de la grabación del documento de compra (Cotización de Compra u Orden de Compra) si se cierra esta ventana de edición automáticamente se cerrará la Ventana de Consolidado de Pedidos Aprobados, y si por alguna razón cancelamos la edición del documento de compra al cerrar esta ventana se retornará a la Ventana del Consolidado de Pedidos.

Solicitud de Cotización Por medio de este documento se solicita el precio de los productos a los proveedores. La solicitud de cotización puede ser generada de dos formas, accediendo directamente a este formulario en el módulo de compras e ingresando los datos respectivos o a través del consolidado de pedidos aprobados y una vez aprobada la cotización se puede generar la orden de compra del pedido. (Ver Ventana de Edición de Cotización de Compras en la página siguiente)

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Observación: Al ubicarse en una línea de un determinado producto (se muestra de color amarillo) ésta contiene la cantidad total del producto que se está cotizando, pero, esta cotización puede incluir un consolidado de Pedidos de diferentes clientes, por lo que en una cuadrícula o grilla etiquetada como Pedidos se muestra, a manera de ventana auxiliar, un desagregado de pedidos de los diferentes clientes indicando la cantidad pedida por cada cliente.

Nota: Si este documento de Cotización de Compras presenta el estado “Con Orden de Compra”, tal como se muestra en esta ventana de ejemplo en la esquina superior derecha, el documento no podrá ser modificado; si se intentara realizar esta operación se visualizará el siguiente mensaje: “El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso”. Pero, si presenta el estado “Aprobado” el documento todavía podrá ser modificado.

Ventana de Lista de Cotización de Compras

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Cotización de Compras . Visualiza todos los documentos de Cotizaciones de Compras registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea correspondiente a un registro de una Cotización de Compra. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Cotización de Compras mostrando la información de la línea (documento) en la cual se encuentra ubicado.

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Órdenes de Compra

Una Orden de Compra es un documento que autoriza la compra de productos a los proveedores. Esta opción presenta la siguiente ventana para el registro de las Órdenes de Compra emitidas por la empresa, en la cual se deberán consignar los siguientes datos en la cabecera de la misma: Tipo Documento, Serie y Número del Documento, Nro. Manual, Fecha, Tipo Cambio, Moneda y la casilla etiquetada como Es una Importación (para compras a Proveedores del Extranjero).

Ta Se requieren también otros datos como: datos del Proveedor (Código, Razón Social, Teléfono, Fax, Dirección, Contacto, Referencia, Cuenta Corriente, datos de la Sucursal Destino y Almacén Destino, Solicita, Lugar de Entrega, Plazo de Entrega, Condiciones (Forma de Pago), Flete, Importe, Flete Prepago, Entrega, O/C Cliente y Observaciones.

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Esta ventana cuenta con tres pestañas: - Detalle Orden de Compra: Es la pestaña que se encuentra activada por defecto y se utiliza para registrar en detalle los productos a comprar. Esta pestaña muestra una grilla en donde se deberán consignar los siguientes datos: . Producto: Especificar el código del producto. Si no recuerda exactamente el código puede presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el código del producto deseado. . Descripción Producto: Al ingresar o seleccionar el código del producto en la columna anterior, automáticamente se visualizará la descripción o nombre del producto en esta columna. . U.M.: De igual modo, en esta columna, se visualizará la Unidad de Medida asignada al producto después de ingresar o seleccionar el código del producto. . Destino: Especificar el código del destino de la compra. Si no recuerda el código puede presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el código del producto deseado. . Descripción Destino: Al ingresar o seleccionar el código del destino, automáticamente se visualizará la descripción o nombre del destino en esta columna. . Cantidad: Especifica la cantidad a comprar del producto. . P.Unitario: Especifica el Precio Unitario del producto. . Subtotal: El valor que se visualiza en esta columna corresponde al subtotal de la compra del producto, resultante de multiplicar el precio unitario por la cantidad a comprar. . %Dscto.1, %Dscto.2, %Dscto.3: Estas columnas se utilizan para especificar, en caso hubieren, los porcentajes de descuento en la compra del producto. Tener en cuenta que los descuentos se aplicarán secuencialmente sobre el precio unitario del producto, y que el nuevo descuento (Dscto.2 o Dscto.3) se aplicará sobre el nuevo precio unitario después de que le aplicó el descuento anterior. . Total Dscto.: Visualiza la suma de los importes de los descuentos aplicados al producto. . Total: Visualiza automáticamente el valor de la compra del producto menos el total del importe de los descuentos aplicados. . O/C Cliente: En caso la compra del producto se realice porque ha sido solicitado por un cliente de la empresa, en esta columna se deberá especificar el número del documento de Orden de Compra emitido por el cliente. . Fecha O/C: Ingresar la fecha de emisión de la Orden de Compra emitida por el cliente y cuyo número se especificó en la columna anterior. . Situación: . Observaciones: Corresponde a un dato opcional, en caso se desee hacer una observación o comentario referente a la compra de este producto. . % IGV: Ingresar el porcentaje del Impuesto General a las Ventas (I.G.V.) que se aplicará al producto. . P.U. con Dscto.: Se visualiza automáticamente el Precio Unitario menos los Descuentos aplicados al producto. . Partida Psptal.: En caso se esté controlando el gasto presupuestal en la empresa, esta columna se utiliza para especificar el código de la Partida Presupuestal a la cual se aplicará el importe de la compra de este producto. Si no recuerda exactamente el código de la Partida, puede presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizará la ventana Buscar, para que en ella se busque y seleccione el código de la Partida Presupuestal deseado. . Descripción Partida Psptal.: Al momento de ingresar o seleccionar el código de la Partida Presupuestal, automáticamente se visualizará en esta columna el nombre o la descripción de esta Partida. Nota: Si se especifican Partidas Presupuestales en este documento puede utilizar el botón para visualizar en una ventana auxiliar un resumen de las Partidas Presupuestales Aplicadas en este documento, mostrando para cada una de ellas: el código de la partida, su respectiva descripción, su monto presupuestado, el monto ejecutado o gastado, el importe del documento a aplicarse a esta partida y el saldo de la misma, tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico:

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Importante: Si desea obtener mayor información sobre el Control del Gasto Presupuestal consulte el Módulo de Presupuestos (Manual del Módulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0). - Fechas: Esta pestaña se utiliza para el registro de las fechas supuestas y reales de embarque, arribo, desaduanaje, almacenaje, etc.; estos datos posteriormente permitirán hacer una comparación y determinar el tiempo real de entrega.

Para registrar datos en esta pestaña puede hacerse de cualquiera de las dos formas siguientes: 1. Hacer un clic en el botón Modificar Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E, con lo que el documento cambiará a modo de edición, - 84 -



pudiendo ingresar así, valores en las columnas Días Supuestos y posteriormente Días Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y Fecha Real se generarán automáticamente contando los días ingresados en la columna respectiva a partir de la fecha del documento (campo Fecha de la cabecera del documento). Finalmente, hacer un click en el botón Grabar Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + W para grabar los nuevos datos. 2. Si el documento se encuentra en modo de consulta, y no se desea cambiar a modo de edición, en la pestaña Fechas hacer un clic en el botón , que se encuentra al lado derecho de la grilla de esta pestaña, esto permitirá ingresar datos en las columnas Días Supuestos y posteriormente Días Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y Fecha Real se generarán automáticamente contando los días ingresados en la columna respectiva a partir de la fecha del documento (campo Fecha de la cabecera del documento). Hacer un click en el botón de esta pestaña para grabar los nuevos datos. - Cotizaciones y Pedidos: Esta pestaña permite visualizar los documentos de Cotizaciones de Compras y Pedidos asociados a esta Orden de Compra.

Esta pestaña muestra en su parte superior el nombre del producto, en la grilla de la pestaña Detalle de Orden de Compra Observaciones: Habrá observado en la ventana anterior que los valores de la columna P.Unitario (Precio Unitario) de los productos se pueden presentar de diferentes colores, con el objetivo de comparar los mismos con el Precio Histórico registrado para el producto por el sistema. Si desea trabajar de esta manera deberá configurar el parámetro utilizado para este fin de la siguiente manera: 1° En la Barra de Menús, del submenú Utilitarios, elegir la opción Configuración del Sistema. 2° Se presentará la ventana Configuración del Sistema. En la parte izquierda de esta ventana deberá elegir la clasificación Parámetros Iniciales y luego seleccionar la subclasificación de Otros Valores, la cual deberá desplegar para elegir la opción Configuración de Colores. 3° Luego, al lado derecho de esta ventana observará todos los parámetros disponibles para la configuración de colores en el sistema. Para el caso que estamos explicando deberá utilizar el parámetro Trabajar con Colores en la Comparación de Precios Históricos, al cual se le debe asignar el valor SI. 4° Una vez configurado este parámetro deberá hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas que se presenta para esta ventana.

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Por lo que, si se ubica en la columna P.Unitario y hace click derecho se presentará la siguiente ventana auxiliar denominada Precios Históricos , donde podrá visualizar los precios históricos de los productos y compararlos con los precios unitarios de los productos que tiene en la Orden de Compra, y verificará que tienen el color correspondiente de acuerdo a lo configuración (Precio Unitario mayor, menor o igual que Precio Histórico, o que no se puede comparar porque no existe registro de Precio Histórico para el producto).

Click Derecho

Ventana Auxiliar de Precios Históricos Esta ventana muestra información de los precios históricos de un determinado producto, registrados en base a los precios registrados en las Solicitudes de Cotización, Órdenes de Compra y Guías de Remisión que se hayan emitido para ese producto. En la parte superior de esta ventana se visualiza el nombre del producto y habrá que especificar los siguientes datos: - Criterio de Comparación Precio Histórico: Se debe especificar cual será el criterio empleado para comparar el Precio Histórico del producto con el Precio Unitario de dicho producto en la Orden de Compra que está editando. Se tienen tres opciones para elegir este criterio: . Compras: El precio unitario del producto se comparará en base a los precios unitarios históricos registrados en las Órdenes de Compra. . Recepción: El precio unitario del producto se comparará en base a los precios unitarios históricos registrados en las Guías de Recepción. . Cotización: El precio unitario del producto se comparará en base a los precios unitarios históricos registrados en las Solicitudes de Cotización. - Filas Históricas a Comparar: Ingresar el número de filas o registros a tomar en cuenta para la comparación de los precios unitarios históricos del producto con el precio unitario del producto en el documento que está editando. - Por Días: Esta casilla de verificación permite especificar si el ámbito o rango para la selección de los documentos que contienen los precios históricos se harán por número de días o por fechas. Si desea trabajar por número de días marque esta casilla con un check ( ) haciendo un click sobre la mima, y a continuación, en la caja adjunta, ingrese el número de días - Desde: Ingresar la fecha inicial desde la cual se tomarán los registros de los documentos a presentarse en la grilla para hacer la comparación. - Hasta: Ingresar la fecha final hasta la cual se tomarán los registros de los documentos a mostrar en la grilla para hacer la comparación.

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Para visualizar los registros de acuerdo a lo especificado hacer un click en el botón Aceptar. Esta ventana cuenta a su vez con cuatro pestañas: Todos, Compras, Recepción y Cotización. En Todos podemos observar los registros de los documentos de Órdenes de Compras (O/C), Guías de Recepción (G/R) y Solicitudes de Cotización (S/C) que se registraron para el producto, identificándose cada tipo de los documentos con su ícono representativo, ubicado al lado izquierdo del número en la columna Item, tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico:

O/C G/R S/C

Nota: Una Orden de Compra se puede generarse a partir de: 1. Una Solicitud de Cotización. Previo a la realización de una compra puede enviarse una Solicitud de Cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas, una vez remitidas las Cotizaciones por parte de los proveedores se procederá a emitir la Orden de Compra a nombre del proveedor elegido. 2. Uno o varios Pedidos de Compras, es decir, sin emitir previamente Solicitudes de Cotización a los proveedores, esto siempre y cuando los Pedidos se encuentren “Aprobados” (Ver: Opción: Consolidado de Pedidos – Submenú Movimientos – Módulo Compras).

Ventana de Lista de Ordenes de Compra Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Orden de Compras . Visualiza todos los documentos de Órdenes de Compra registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea correspondiente a un registro de una Orden de Compra. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Orden de Compras, mostrando la información de la línea (documento) en la cual se encuentra ubicado.

Pedido de Servicio Este documento tiene el mismo manejo que el documento de Pedido para Compras (Opción Pedidos de Almacén – Submenú Movimientos – Módulo Compras ), con la diferencia de que en el detalle deben especificarse los servicios en lugar de productos, los cuales también han sido registrados en la tabla de Productos asignándoles la característica de servicio (Opción Productos / Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes ). (Ver Ventana de Edición de Pedido de Servicios en la página siguiente)

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Consolidado de Pedido de Servicio Esta opción tiene el mismo manejo que la opción Consolidado de Pedidos para Compras (Opción Consolidado de Pedidos – Submenú Movimientos – Módulo Compras ). En esta ventana en Formulario se especifica la Orden de Servicio, lo que indica que el documento a generarse después de consolidar Pedidos de Servicios será una Orden de Servicio.

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Órdenes de Servicio Una Orden de Servicio es el documento que autoriza la prestación de servicios para la empresa. Esta ventana de edición permite registrar las Órdenes de Servicio emitidas por la empresa. El manejo de esta ventana y los datos requeridos por la misma son similares a la ventana de registro de las Ordenes de Compra (Opción Ordenes de Compra – Submenú Movimientos – Módulo Contabilidad), permitiéndose además, ingresar en la parte inferior de la ventana, los importes de Accesorios y Gastos Administrativos, así como, visualizar los totales de Mano de Obra, Impuestos y el Total del documento.

Observación: El porcentaje del Impuesto a aplicar en una Orden de Servicio corresponde a la suma de los porcentajes de cada uno de los impuestos seleccionados para gravar este documento. Para seleccionar el(los) impuesto(s) que afectará(n) a este documento deberá realizar lo siguiente: 1° Hacer un click en el botón

(Buscar) bajo la etiqueta Impuesto.

2° Se presentará la Ventana de Detalle de Impuestos. 3° De la lista etiquetada como Todos los Impuestos seleccionar aquellos que afecten la Orden de Servicio que está editando. Para seleccionar un impuesto ubíquese en él y haga un click en el botón . 4° Los impuestos que vaya seleccionando se visualiz arán en la lista Impuestos seleccionados. 5° Observe que, cada vez que va seleccionando un im puesto, el porcentaje correspondiente al mismo se va sumando en Impto %, y Total visualiza el importe resultante de la deducción de este porcentaje total de impuestos sobre la Base Imponible (suma de los importes de Mano de Obra, Accesorios y Gastos Administrativos). (Ver Ventana Auxiliar de Detalle de Impuestos en la página siguiente)

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6° Finalmente, cuando ya haya seleccionado todos lo s impuestos, hacer click en el botón para cerrar esta ventana y retornar a la Ventana de Edición de Orden de Servicios, donde se mostrará el % Total y el Importe Total de los Impuestos . Nota: Si se está controlando el gasto presupuestal en la empresa, en cada una de las líneas de detalle de este documento debe especificar la Partida Presupuestal a la cual se aplicará el importe de gasto de esa línea (por la prestación del servicio). Si se especifican Partidas Presupuestales en este documento puede utilizar el botón para visualizar en una ventana auxiliar un resumen de las Partidas Presupuestales Aplicadas en este documento, mostrando para cada una de ellas: el código de la partida, su respectiva descripción, su monto presupuestado, el monto ejecutado o gastado, el importe del documento a aplicarse a esta partida y el saldo de la misma, tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico:

Importante: Si desea obtener mayor información sobre el Control del Gasto Presupuestal consulte el Módulo de Presupuestos (Manual del Módulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0).

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Ventana de Lista de Ordenes de Servicio

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Orden de Servicios . Visualiza todos los documentos de Órdenes de Servicio registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea correspondiente a un registro de una Orden de Servicios. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Orden de Servicios, mostrando la información de la línea (documento) en la cual se encuentra ubicado.

Orden de Pago Una Orden de Pago es el documento que autoriza la provisión de documentos de proveedores que no tienen Orden de Compra u Orden de Servicio

Los datos necesarios a registrar en una Orden de Pago son los siguientes: -

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T.Doc (Tipo de Documento): Es el tipo de documento que identifica a la orden de pago. El tipo de documento se configura previamente por el administrador del sistema, Para el ejemplo el tipo de documento es OPG Serie : Es el numero de serie asignado a la Orden de Pago. Se puede utilizar diferentes números de serie configurados previamente por el administrador del sistema Número : Es el numero correlativo para la serie elegida. Este número se incremente automáticamente. Fecha : Es la fecha de emisión de la Orden de Pago. Esta fecha también define el tipo de cambio asignado a la Orden de Pago T.Cambio : (Tipo de Cambio): Es el tipo de cambio asignado a la Orden de pago, este dato depende de la fecha de emisión de la Orden de Pago. Si la fecha asignada no tiene un tipo de cambio registrado, la orden de pago no se podrá grabar. Área : Es el área de trabajado que está solicitando la Orden de Pago. Proveedor : Es le código del proveedor a quién se le efectuará el pego resultado de este documento

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Dirección : Es la dirección del proveedor asignado a la Orden de Pago. Este dato es solamente informativo y depende del proveedor asignado en el formulario RUC : Es el RUC del proveedor asignado a la orden de pago, este dato es informativo y depende del código de proveedor ingresado. Condiciones : Identifica la Forma de pago de este documento Moneda : Es la moneda en que se emite la Orden de Pago Fecha Propuesta de Pago : Es la fecha probable en que se hará efectivo el pago correspondiente a esta Orden de Pago. Esta fecha por defecto tomará la fecha del sistema más los días de la condición de pago, que ya tiene definida.

En la grilla se especificarán datos en las siguientes columnas: -

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Item : Es un contador que identifica cuantos documentos se están registrando en esta orden de pago Descripción : Aquí se debe registrar una glosa detallada correspondiente al documento que se está pretendiendo pagar Nro . Documento de Pago : Este dato es opcional, representa el numero del documento del proveedor que se está programando pagar Partida Presupuestal : Aquí se debe ingresar el código de la partida presupuestal correspondiente a la cual se aplicará el monto indicado en la columna Valor Venta Valor Venta : Aquí se debe ingresar el valor de venta correspondiente al gasto (es el importe sin incluir los impuestos) Impuesto/Ret .: Aquí se debe ingresar el monto de los impuestos o retenciones atribuidos al documento del proveedor. Estos montos sirven para determinar el monto total del pago al proveedor. El gasto que se aplicará al presupuesto al momento de presupuestar la Orden de Pago será solamente por el importe detallado en la columna Valor Venta. Total : Es el total del pago que representa la Orden de Pago, se obtiene de sumar el valor de venta mas los Impuestos o Retenciones atribuidos a la Orden de Pago.

Extornar Detalle de Pedidos Un Extorno de Detalle de Pedidos consiste en la eliminación de registros o líneas del detalle de un Pedido de Almacén. Considerando que cada línea de detalle registra los datos de un producto a pedir, esta operación consiste en eliminar uno o más productos registrados en un Pedido. Normalmente, un Extorno de Pedido se produce cuando se tiene un Pedido aprobado, el cual ha seguido el flujo de documentos correspondiente hasta la compra de los productos pedidos y si por alguna razón (por ejemplo: el cliente desiste de la compra o cualquier otro motivo) se ingresa al almacén una cantidad menor a la cantidad registrada en este Pedido, la diferencia que existe entre estas dos cantidades necesita ser extornada para registrar su recepción completa y asignar al Pedido el estado de ”Atendido Total” . Esta ventana, por lo tanto, se utiliza para registrar el extorno o eliminación de registros del detalle de uno o varios Pedidos de Almacén indicando las razones o motivos para dicho extorno. Los datos necesarios para este registro son: Sucursal, Almacén, Serie y Número del Documento, Del (Fecha de emisión del documento de extorno); y en el detalle de este documento se requiere: Id.Pedido: Identificador del Pedido del cual se va a extornar la línea de detalle. Para obtener este identificador realizar lo siguiente: a) Ubicarse en esta columna y presionar la tecla . b) Se visualizará la Ventana Buscar donde se podrá realizar la búsqueda de un Pedido por el campo Número de Pedido (Ver: Búsqueda de un Registro – Operaciones Frecuentes). c) Como resultado de la búsqueda se obtiene el Identificador del Pedido y una vez que ya se tiene este dato presionar la tecla y se visualizará automáticamente el Número de Pedido en su respectiva columna. Nota: Este Identificador es generado por el sistema al momento de registrar un Pedido, se puede observar en la Ventana de Lista de Pedidos de Almacén (Opción Pedidos de Almacén – Submenú Movimientos – Módulo Compras). Nro.Pedido: Número de Pedido d el cual se va a eliminar el producto o línea de detalle. Este dato no se ingresa, se visualiza automáticamente al momento de ingresar IdPedido.

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Itempe: Ítem del Pedido, indica el item o número de línea del detalle que se va a eliminar en el Pedido. Al ingresar este dato automáticamente se visualizan los datos Producto y Descripción. Producto y Descripción: Corresponden al código y descripción del producto, respectivamente. Se visualizan de manera automática al momento de ingresar Itempe , pues al ingresar este dato el sistema devuelve los datos del producto registrados en esa línea del Pedido. Cantidad: Aquí se ingresará la cantidad del producto a eliminar o extornar, ésta debe ser menor o igual a la cantidad aprobada en el documento de Pedido respectivo. Motivo: Se indicará el código del motivo o razón por el que se produce el extorno del producto. Se seleccionará uno de los motivos que se registraron anteriormente en la Tabla de Motivos de Extorno de Detalles de Pedido (Opción Motivos de Extorno de Detalles de Pedido – Submenú Tablas – Módulo Compras) DsMotivo: Este dato se visualiza automáticamente después de haber ingresado el código del Motivo y corresponde a la descripción del motivo. Área: Especifica el área de la empresa que generó el Pedido del cual se está extornando la línea de detalle. Este dato no se ingresa, se visualiza automáticamente al momento de ingresar el Identificador del Pedido .

Nota: Una vez que se ha grabado el documento de Extorno de Pedidos de Almacén, los Pedidos involucrados en éste se actualizarán automáticamente pues se les asignará la cantidad de extorno, es decir, se cambiará el valor de la columna Extorno (cantidad de extorno) que inicialmente se encuentra como 0.00 por el valor de la columna Cantidad del documento de Extorno de Pedidos.

Ventana de Lista de Extorno de Pedidos de Almacén

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Extorno de Pedidos de Almacén . Visualiza todos los documentos de Extorno de Pedidos registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea correspondiente a un documento de Extorno de Pedidos específico. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Extorno de Pedidos de Almacén, mostrando la información del documento (línea) en el cual se encuentra ubicado.

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Requerimientos Internos de Almacén

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Movimientos – Opción Requerimientos Internos de Almacén

Consolidado de Requerimientos

En esta ventana se visualiza un Consolidado de Requerimientos, el cual ha sido generado a partir de todos los documentos de Requerimientos Internos aprobados, con la finalidad de generar el(los) documentos(s) siguientes de acuerdo al tratamiento que se le de a este Requerimiento de productos. El manejo de esta ventana es similar al manejo de la Ventana de Consolidado de Pedidos Aprobados (Opción Consolidado de Pedidos - Submenú Movimientos – Módulo Compras).

Control de Estado de Embarques

El Control de Estado de Embarques se utiliza con la finalidad de registrar los gastos (fletes y otros) del transporte vía marítima de la mercadería comprada y así poder determinar el importe de los impuestos a pagar en el momento del arribo de la mercadería, de esta manera a través del reporte de Control de Estado de Embarques (Opción Control de Estado de Embarques – Submenú Reportes – Módulo Compras) se tendrá información exacta del importe del impuesto a pagar en la fecha programada del arribo de la mercadería para cada una de las ordenes de compra, a manera de cronograma de pagos de impuestos por arribo de mercadería. Esta ventana presenta una lista que contiene todos los documentos de Órdenes de Compra, identificados con su Número Manual , y donde se deberá ingresar los datos correspondientes en las columnas de color amarillo, los datos de las columnas de color blanco se calculan de manera automática. El manejo de esta ventana es de la siguiente manera: 1° Hacer un click en el botón Modificar registro , se pintará de color amarillo las columnas donde se requiere el ingreso de datos de la lista que visualiza las Ordenes de Compra. 2° Previamente al ingreso de datos, se deberá indic ar el % IGV, para esto deberá hacer un click en el botón (Buscar) e inmediatamente se visualizará la Ventana de Detalle de Impuestos donde seleccionará el impuesto mencionado, al cerrar esta ventana el % del Impuesto se visualiza en la Ventana de Control de Estado de Embarques como %IGV y además se realiza el cálculo automático del IGV en base a este porcentaje y se mostrará estos valores para cada una de las Ordenes de Compra en la columna respectiva.

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3° Luego proceder al ingreso de datos en las column as FCL 40’, FCL 20’, Flete, Seguro, %AV. 4° En base a los datos ingresados se calcularan los valores para las otras columnas de la lista obteniéndose finalmente el valor del Impto.Nacional que será de utilidad ya que tendrá la información exacta de cuanto deberá pagar por impuesto al momento del arribo de la mercadería comprada. Nota: Esta información obtenida en el Control de Estado de Embarques será también de gran utilidad al momento de generar el Reporte de Control de Estado de Embarques (Opción Control de Estado de Embarques – Submenú Reportes – Módulo Compras) ya que la información del importe del Impto.Nacional junto a las Fechas de embarque, arribo, desaduanaje y almacenaje registradas en la Orden de Compra (Opción Órdenes de Compra : Pestaña Fechas – Submenú Movimientos – Módulo Compras) permitirán visualizar en este reporte un cronograma de pagos de impuesto por concepto compra de mercaderías del extranjero, de acuerdo a las fechas de arribo de las mismas.

Ventana de Lista de Control de Estado de Embarques Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Cotización de Compras . Visualiza todos los documentos de Cotizaciones de Compras registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la ubicación en una determinada línea correspondiente a un registro de una Cotización de Compra.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Cotización de Compras, mostrando la información de la línea de Cotización de Compras en la cual se encuentra ubicado.

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Opciones de Reportes Productos con Orden de Compra y Recepción por Proveedor

Precios Históricos por Producto Reporte que muestra los precios históricos por producto, puede elegir un producto o dejar el código en blanco para que filtre todos los productos.

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Precios de Compra de un Producto

Reporte que muestra el detalle de las compras de un producto seleccionado dentro de un rango de fechas. Puede seleccionar si sale por producto o por proveedor

Estado de Orden de Compra

Reporte que muestra el detalle de los estados actualizados de las Órdenes de Compras.

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Estado de Pedidos

Reporte que muestra el detalle de los estados actualizados de los Pedidos de Compras.

Control de Estado de Embarques

Esta información obtenida en el Control de Estado de Embarques será también de gran utilidad al momento de generar el Reporte de Control de Estado de Embarques (Opción Control de Estado de Embarques – Submenú Reportes – Módulo Compras) ya que la información del importe del Impto.Nacional junto a las Fechas de embarque, arribo, desaduanaje y almacenaje registradas en la Orden de Compra (Opción Órdenes de Compra : Pestaña Fechas – Submenú Movimientos – Módulo Compras) permitirán visualizar en este reporte un cronograma de pagos de impuestos por concepto compras de mercaderías en el extranjero, de acuerdo a las fechas de arribo de las mismas.

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El Módulo Gestión de Ventas Objetivo

Este módulo tiene por objetivo controlar la gestión de ventas de la empresa, realizando un registro y seguimiento de las Cotizaciones de Ventas emitidas a los clientes, así como, el registro, control y seguimiento de las Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio de los clientes, con la finalidad de contar con información exacta y oportuna sobre el estado de las ventas realizadas garantizando el buen servicio ofrecido a los clientes.

Características        

Registro, Control y Seguimiento de Cotizaciones de Ventas de Productos y Servicios Control y Seguimiento de Órdenes de Compra del Cliente Creación de Plantillas de Cotización de Ventas Seguimiento de Ventas Registro de Visitas al Cliente Registro de Reclamos del Cliente Asignación de Vendedores a Usuarios del Sistema Consulta de Stocks de Productos

Opciones de Menú Tablas               

Clientes Productos Lista de Precios Sucursales & Almacenes Tipos de Precios Tipos de Contenedor Proyectos Vendedores Plantillas de Cotización de Ventas Asignación de Vendedores a Usuarios Precios de Cotización por Cliente Áreas Atendidas en Visitas Motivos de Visita Consulta de Stocks Tipos de Embalaje de Productos

Movimientos          

Cotización de Venta Orden de Compra/Servicio del Cliente Requerimientos Internos de Almacén Guías de Remisión Facturas Boletas de Venta Visitas al Cliente Reclamos del Cliente Factura – Vehículos Boleta - Vehículos

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Reportes         

Estado de Cotización de Ventas Estado de Orden de Compra del Cliente Estado Embarque O/Compra Cliente Seguimiento de Cotizaciones de Venta Seguimiento de Órdenes de Compra del Cliente Resumen de Ventas por Vendedor Mis Ventas Resumen de Visitas al Cliente Estado de Reclamos del Cliente

Opciones de Tablas Clientes

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores

Productos

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Productos – Productos

Lista de Precios

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Lista de Precios

Sucursales & Almacenes

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – Catálogo de Sucursales y Almacenes

Tipos de Precios

Esta ventana permite registrar los diferentes tipos de precios de exportación que utiliza la empresa en la venta de sus productos. Este Tipo de Precio se definirá al momento de registrar una Orden de Compra del Cliente (Opción Orden de Compra del Cliente – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas), quedando indicado así, el tipo de precio que se aplicará en la venta de los productos consignados en esta orden.

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Tipos de Contenedor

En el comercio internacional, cuando se exportan o importan productos, para su traslado éstos se almacenan en Contenedores. Un contenedor es un recipiente metálico grande y recuperable, de tipos y dimensiones normalizados internacionalmente y provisto de ganchos o argollas para facilitar su carga y descarga mediante grúas, que sirve para transportar mercancías a grandes distancias. Esta opción muestra una ventana que permite registrar los diferentes tipos de contenedores utilizados en los puertos. Este Tipo de Contenedor será tomado en cuenta al momento de registrar una Orden de Compra del Cliente (Opción Orden de Compra del Cliente – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas), para indicar en que tipo de ellos se trasladarán los productos consignados en esa orden.

Proyectos

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Proyectos

Vendedores

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Vendedores

Plantillas de Cotización de Ventas

Esta opción permite crear plantillas o listas modelo de productos a cotizar con la finalidad de asociar a un producto determinado todos sus accesorios, conectores y/o dispositivos de características técnicas compatibles con éste y que son necesarios para su utilización o funcionamiento. Con la utilización de las Plantillas de Cotización de Ventas se pretende construir una lista de productos asociados y tenerla a disposición del vendedor al momento de efectuar una cotización o una venta, a fin de no omitir accesorios del producto o equivocarse en las características de éstos. (Ver Ventana de Plantillas de Cotización de Ventas en la página siguiente)

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Obsérvese que, en la parte izquierda de esta ventana se visualiza una lista que contiene el Código y Descripción de las Plantillas de Cotización ya registradas. Al seleccionar de esta lista una Plantilla, haciendo un click sobre la misma, al lado derecho de la ventana se mostrarán sus datos y seguidamente en una cuadrícula o grilla la relación de productos que conforman esta plantilla, indicando para cada uno de ellos su código, descripción y unidad de medida. Para crear una nueva Plantilla de Cotización debe realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento o presionar simultáneamente las teclas + . 2° Al lado derecho de la ventana, en las cajas en b lanco, ingresar los datos de la nueva plantilla: Código y Descripción. 3° A continuación, en la cuadrícula ingresar los da tos de los productos que formarán parte de esta plantilla. Para esto: a) Ubicarse en la cuadrícula haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se creará una línea de color amarillo para que en ella se registren los datos del producto. El cursor se ubica en la columna Producto de esta línea para que ingrese el código del producto; si conoce exactamente el código, digítelo, de lo contrario, proceda a la búsqueda del producto, deberá presionar la tecla , que es la tecla que activa la Ventana Buscar , y allí seleccionará el producto deseado. (Ver: Búsqueda de un Registro en Operaciones Frecuentes, pág. 22) Los valores de Descripción y U.Med (Unidad de Medida) se visualizarán automáticamente después del ingreso del código del producto. d) Repetir los pasos b) y c) tantas veces como sean necesarias para agregar todos los productos que conformarán esta Plantilla. Nota: Si desease eliminar un producto de la Plantilla de Cotización, deberá ubicarse en la línea del producto a eliminar y presionar el botón Eliminar Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 4° Una vez ingresados los datos, de la plantilla y de los productos, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla.

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Observación: Utilizará estas Plantillas de Cotización de Ventas al momento de registrar una Cotización de Ventas (Opción Cotización de Venta – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas).

Asignación de Vendedores a Usuarios

Esta ventana tiene la función de asignar a los usuarios del sistema uno o más vendedores, los mismos que se encuentran registrados en la tabla Vendedores (Opción Vendedores – Submenú Tablas – Módulos Cuentas por Cobrar y Gestión de Ventas). Esto se hace con la finalidad de restringir la accesibilidad a la información de ventas, permitiendo que sólo puedan manejar o consultar los datos aquellos usuarios autorizados a éstos mediante esta asignación; de esta manera, se garantiza que un usuario del sistema únicamente pueda acceder a la información concerniente a su(s) vendedor(es) asociado(s). En la siguiente ventana se muestra la asignación de Un Vendedor a Un Usuario del Sistema:

En esta otra ventana se muestra la asignación de Varios Vendedores a Un Usuario del Sistema:

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Para asignar uno o más vendedores a un usuario deberá realizar los siguientes pasos: 1° Del cuadro desplegable Usuarios seleccionar el usuario al cual desea asignarle el(los) vendedor(es) haciendo un click sobre el mismo. Nota: Tener en cuenta que los usuarios mostrados en el cuadro desplegable anterior son los que se han registrado en la tabla Usuarios (Opción Seguridad del Sistema – Definición de Usuarios y Privilegios – Submenú Utilitarios). 2° Observe, en la ventana se presentan dos listas: Lista de Vendedores (en la parte izquierda) y Vendedores Asignados (en la derecha). 3° De la Lista de Vendedores elegir el vendedor que será asignado al usuario seleccionado, haciendo un click sobre él. La línea del vendedor elegido se mostrará de color azul. 4° Luego, hacer click en el botón para transferir este vendedor a la lista de Vendedores Asignados , quedando asignado al usuario seleccionado (Paso 1°). 5° Si desea asignar más vendedores a este usuario d eberá repetir los pasos 3°y 4°para cada asignación. 6° Finalmente, hacer un click en el botón Aceptar para grabar. Importante: Si, por alguna razón, desea desasignar o desasociar un vendedor de un usuario, tendrá que realizar el proceso contrario a la asignación, esto significa que, deberá seleccionar de la lista de Vendedores Asignados al vendedor que desea quitar haciendo un click sobre él y luego dar un click en el botón con lo cual, este vendedor pasará a la Lista de Vendedores quedando desasociado de este usuario. Observación: Cuando un usuario del sistema acceda a las ventanas de edición de Cotización de Ventas y Orden de Compra/Servicio del Cliente del submenú Movimientos de este módulo de Gestión de Ventas, sólo visualizará los registros que consignen el vendedor o vendedores asignados a su nombre.

Precios de Cotización por Cliente

Esta opción permite acceder a la Ventana de Precios de Cotización por Cliente, la cual tiene por objetivo establecer precios de cotización de productos por cliente de manera diferenciada a la Lista de Precios General (Opción Lista de Precios – Submenú Tablas – Módulos Gestión de Ventas y Cuentas por Cobrar).

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Cuando se crea una lista de Precios de Cotización por Cliente, esta lista prevalecerá sobre la Lista de Precios General de los productos, pues, se entiende que, una lista de precios para un cliente ha sido elaborada teniendo en cuenta las características del mismo. En esta ventana se ingresarán los datos necesarios para efectuar el registro de los Precios de Cotización por Cliente, como son: Vendedor: Seleccionar el vendedor responsable de la emisión de esta Lista de Precios de Cotización por cliente. Si no recuerda el código del vendedor haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Observación: Los vendedores que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Vendedores – Submenú Tablas – Módulos Cuentas Por Cobrar y Gestión de Ventas). Fecha: Registrar la fecha de creación de esta Lista de Precios de Cotización por Cliente. Por defecto se visualiza la fecha actual del sistema, pero ésta puede ser modificada. Datos del Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se emite esta Lista de Precios de Cotización. Bastará con ingresar el Código o la Razón Social del cliente, y los otros datos: Dirección , Número de RUC y Teléfono , se visualizarán automáticamente. Si no recuerda el Código haga click en el botón o presione la tecla en la caja del Cliente con lo que se mostrará la Ventana Buscar para que en ella se seleccione el cliente deseado. Observación: Los clientes que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Clientes/Proveedores – Submenú Tablas – Módulos Almacenes, Cuentas Por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras y Gestión de Ventas). Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que este cliente cancelará el importe de la compra de alguno o de todos los productos contenidos en esta Lista de Precios de Cotización. Si no recuerda el código de la forma de pago haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Observación: Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Formas de Pago – Submenú Tablas – Módulos Cuentas Por Cobrar y Compras). Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en esta Lista de Precios de Cotización por Cliente. Si no recuerda el código de la moneda haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Observación: Las monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Tablas - Monedas – Submenú Utilitarios). Vigencia de la Cotización: Se debe indicar la vigencia o validez de esta Lista de Precios, la misma que puede ser de cualquiera de las dos formas siguientes: 

Vigencia hasta Cambio de Lista: Indica que esta lista permanecerá vigente hasta que se cree una nueva Lista de Precios de Cotización para este cliente, con lo cual automáticamente esta lista dejará de tener validez, entrando en vigencia los precios de la nueva Lista creada. Si desea trabajar con este tipo de vigencia deberá marcar con un check ( ) la casilla de verificación etiquetada como Vigencia Hasta Cambio de Lista .



Vigencia hasta una Fecha Específica: Indica que la vigencia de esta lista de precios estará determinada por una fecha específica que indicará el término de la misma. Si desea trabajar con este tipo de vigencia deberá ingresar dicha fecha en la caja etiquetada como Vigencia Hasta. Al cumplirse la fecha ingresada esta lista dejará de tener vigencia, independientemente de si se haya creado o no una nueva Lista de Precios para este cliente.

Observación: Si se elige trabajar con la Vigencia Hasta Cambio de Lista la caja etiquetada como Vigencia Hasta , que se utiliza para ingresar una fecha de término de vigencia, se desactiva, no permitiendo el ingreso de la fecha. Pero, sucede el caso en el que se haya elegido trabajar con la Vigencia Hasta una Fecha Específica y ya se ingresó la fecha en la caja Vigencia

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Hasta, pero luego se marca con un check () la casilla de Vigencia Hasta Cambio de Lista, esto ocasiona que la fecha ingresada desaparezca y se desactive esta caja, quedando este último tipo de vigencia como el establecido para esta lista.

Ventana de Lista de Precios de Cotización por Cliente Esta ventana precede a la Ventana de Precios de Cotización por Cliente. Visualiza todos los registros de los Precios de Cotización por Cliente almacenados, visualizándose además la barra de herramientas que permitirá realizar el manejo de los mismos. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite ubicarse en una determinada línea de la lista correspondiente a un registro de Precios de Cotización por Cliente. Al ubicarse en una línea ésta se visualiza de color amarillo.

Efecto doble click



Permite acceder, en modo de consulta, a la Ventana de Precios de Cotización por Cliente para visualizar los datos del registro seleccionado con el doble click.

Áreas Atendidas en Visitas Esta opción permite registrar las diferentes áreas atendidas en las visitas realizadas a las empresas clientes a las cuales se les está brindando un servicio. Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, ésta se registra en el sistema ( Opción Orden de Compra/Servicio del Cliente – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas), realizándose posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto será necesario registrar las visitas que se realicen al cliente por parte del personal responsable de la ejecución del servicio, especificando el área atendida en dicha visita. Por lo tanto, las áreas que se registren en esta ventana: Áreas Atendidas en Visitas serán tomadas en cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opción: Visitas al Cliente/ Pestaña Áreas Atendidas – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas).

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Motivos de Visita

En esta ventana se registran las diversas razones o motivos por los cuales se realizan las visitas a los clientes. Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, ésta se registra en el sistema (Opción Orden de Compra/Servicio del Cliente – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas), realizándose posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto será necesario registrar las visitas que se realicen a la empresa por parte del personal responsable de la ejecución del servicio, especificando el motivo de dicha visita. Por lo tanto, los motivos que se registren en esta ventana: Motivos de Visitas, serán tomados en cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opción: Visitas al Cliente/ Pestaña: Motivos de Visita – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas).

Consulta de Stocks

Esta opción permite consultar el stock o existencias de un determinado producto, visualizándose el mismo de manera detallada por almacenes y sucursales de la empresa.

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Como se observa, la consulta de stocks de un producto genera información que se visualiza en la cuadrícula inferior de la ventana y comprende las siguientes columnas: Sucursal , Almacén , Stock (stock actual), Comprometido (stock comprometido) y Disponible (stock disponible). Las cantidades de los stocks por cada almacén se visualizan en una línea horizontal, mostrándose la suma de los stocks de los almacenes pertenecientes a una misma sucursal en una línea de color amarillo. Para realizar esta consulta deberá efectuar lo siguiente: 1° En la caja etiquetada como Producto ingresar la descripción o nombre del producto del cual desea consultar su stock. 2° Presionar la tecla o hacer un click en el botón para que se proceda a la búsqueda del producto. Observación: La búsqueda del producto se hace en base a los caracteres o letras ingresadas en la caja Producto . Esto quiere decir que, si se ingresó la descripción o nombre exacto de un producto la búsqueda dará como resultado un solo registro, perteneciente a ese producto específico, visualizándose sus stocks correspondientes. Pero, suponiendo que por alguna razón, no se ingrese la descripción o nombre completo del producto, la búsqueda se hará solo por los caracteres ingresados, visualizándose (en la cuadrícula superior de la ventana) una lista de productos cuyos nombres contengan los caracteres digitados en la caja, por ejemplo, si se digitó la palabra MANGUERA, entonces se visualizarán todos los registros que contengan la palabra MANGUERA como parte de su nombre; de manera similar, si se digitó la letra S, entonces se visualizarán todos los registros que contengan la palabra S como parte de su nombre. De la lista de productos presentada podrá elegir uno de ellos para consultar su stock, haciendo un click sobre la línea del producto o simplemente desplazándose con las teclas de cursor ().

Tipos de Embalaje de Productos

En esta ventana se registrarán los diferentes tipos de embalajes o envolturas de un producto para su transporte. Por lo tanto, los tipos de embalaje de productos que se registren en esta ventana: Tipos de Embalaje de Productos, s erán tomados en cuenta al momento de editar las cotizaciones de venta (Opción Cotización de Ventas – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas).

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Opciones de Movimientos Cotización de Venta

Esta opción permite registrar las Cotizaciones de Venta de productos o servicios emitidas a los clientes de la empresa. Una Cotización de Venta debe ser registrada en el módulo de Gestión de Ventas, pudiéndose acceder también a esta ventana desde el módulo de Cuentas por Cobrar (mayormente con fines de consulta de datos). Al elegir esta opción, previo ingreso a la Ventana de Edición de Cotización de Ventas se visualiza la Ventana de Lista de Cotizaciones de Ventas. Seguidamente se explicarán con detalle el uso y manejo de cada una de estas ventanas.

Ventana de Lista de Cotizaciones de Ventas

Como puede observar, esta ventana difiere a las otras Ventanas de Lista que se presentan en este sistema, pues ésta incorpora una cabecera que contiene un conjunto de cuadros desplegables y cajas de datos para dar mayor flexibilidad y facilidad al usuario, pues, a través de los datos que especifique en esta cabecera se le permite realizar un filtrado o selección de registros a ser visualizados en la lista.

Cabecera de la Ventana de Lista

En esta ventana los campos por los cuales se puede obtener con mayor detalle los registros a visualizarse en la Lista son: - Vendedor: Seleccionar un vendedor del cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta que éste haya emitido. Por defecto, si no se especifica un vendedor en particular, se visualizarán en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los vendedores. - Sucursal: Seleccionar una sucursal de la cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta que en ella se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica una sucursal en particular, se visualizarán en la Lista las Cotizaciones de (Todas) las sucursales - Almacén: Seleccionar un almacén del cual se desea visualizar las Cotizaciones de Venta que en él se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica un almacén en particular, se visualizarán en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los almacenes. - Estado: El estado indica la fase o etapa en la que se encuentra un determinado documento. Los posibles estados por los que puede pasar una Cotización de Venta son: Anulado, Aprobado, Archivado, Atendido Parcial, Atendido Total, Con Orden de Compra del Cliente, etc. Entonces

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aquí se podrá seleccionar un estado específico en el cual se encuentren las Cotizaciones de Venta que se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica un estado en particular se visualizarán en la Lista las Cotizaciones con (Todos) los estados posibles. - Desde: Ingresar una fecha desde la cual se desean seleccionar las Cotizaciones de Venta a ser visualizadas en la Lista. Por defecto, la fecha que aquí se muestra corresponde a 30 días anteriores a la fecha actual, pero puede ser modificada. - Hasta: Ingresar una fecha hasta la cual se desean seleccionar las Cotizaciones de Venta a ser visualizadas en la Lista. Por defecto, la fecha que aquí se muestra corresponde a la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada. Si no desea hacer especificaciones adicionales en los campos mencionados anteriormente antes de mostrar los registros en la Lista de Cotizaciones de Venta, simplemente no seleccione o no ingrese datos en los cuadros desplegables y cajas de la cabecera, dejándolos tal y como se presentaron por defecto, visualizándose automáticamente en la Lista todas las Cotizaciones de Venta registradas en el sistema. Si modificó los datos de la cabecera, deberá hacer un click en el botón para proceder a visualizar los registros en la Lista. En esta Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Efecto click derecho



Permite ubicarse en una determinada línea correspondiente al registro de una Cotización de Ventas. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Cotización de Ventas, mostrando la información de la línea (documento) en la cual se encuentra ubicado. Se presenta un menú contextual, cuyas opciones permiten visualizar los datos del registro en el cual se encuentra ubicado. El menú contextual es el que se muestra en la siguiente ventana:

Opciones del Menú Contextual de la Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta: 

Ver Detalle de Documento: Esta opción permite visualizar sólo el detalle del documento de Cotización de Ventas en el que estuvo ubicado al momento de hacer el click derecho., por lo

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tanto, solo muestra la cuadrícula conteniendo el detalle de los productos cotizados presentando una pequeña cabecera del documento, obviando el resto de datos de la misma.



Apuntes del Documento: Esta opción permite registrar apuntes o anotaciones acerca de este documento de Cotización de Venta, así como visualizar los ya existentes. También nos permite modificar, eliminar o imprimir los mismos. Observar que en la cabecera de esta ventana se muestra el tipo, serie y número del Documento, es decir, de la Cotización, la Fecha de Creación del documento y la razón social del Cliente para quien se emite esta Cotización de Venta. Para crear un nuevo apunte debe: 1° Hacer un click en el botón de esta Ventana de Apuntes de Cotización . Observe también que al momento de crear el apunte hay una lista donde se registra el mismo, mostrándose el Item o número de secuencia y la Fecha de creación del apunte.

2° Escribir el apunte en el recuadro etiquetado com o Apunte. 3° En la parte inferior se presentan las siguientes etiquetas: Tipo: El tipo se selecciona de un cuadro desplegable, que por defecto muestra Apunte, pero también da la posibilidad de elegir Visita. Se usa el primero para especificar que lo que se registre corresponderá a anotaciones referentes al documento y el segundo tipo

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se usa para especificar que las anotaciones corresponden a las visitas efectuadas al cliente a quien se está emitiendo este documento. - Vendedor: Permite seleccionar el nombre del vendedor que está registrando este apunte. - Próxima Visita: En caso se trate de un tipo Visita se activará esta caja para que se ingrese una fecha probable de una próxima visita al cliente si es que fuese necesario, pudiendo quedar en blanco. Si se trata de un tipo Apunte esta caja permanecerá desactivada, impidiendo se registre una fecha. 4° Finalmente, hacer un click en el botón de esta ventana para grabar este apunte. Observará que en la lista de apuntes que se muestra en esta ventana, en la línea correspondiente al apunte que se estaba editando y que se acaba de guardar, en la columna Apunte se incorpora un texto correspondiente a lo que se anotó. Observación: Cuando se ubica en la lista de apuntes de esta ventana y se ubica en la línea de uno de ellos haciendo un click sobre la línea o con las teclas de desplazamiento (), observará que en el recuadro Apunte se va actualizando el texto registrado para ca da apunte o visita.

Nota: Los apuntes registrados pueden ser modificados, eliminados e incluso impresos, utilizando los botones de comando respectivos presentados en esta Ventana de Apuntes de la Cotización para tales fines. 

Ver Datos del Cliente: Muestra, en modo de consulta, los datos del cliente a quien se le ha emitido esta Cotización de Venta. Esta ventana admite también la posibilidad de poder agregar nuevos contactos o puntos de entrega de mercadería para este cliente, mediante las pestañas Contactos y Puntos de Entrega respectivamente.



Archivar la Cotización: Consiste en cambiar de estado a un documento de Cotización de Venta que por alguna razón no se atendió o sólo se atendió parcialmente y que no será atendida. Para archivar una Cotización el estado de este documento debe ser Pendiente o Atendido Parcial. Cuando se archiva la Cotización de Venta su estado se visualizará como “Archivado”. Importante: Las Cotizaciones de Venta pueden mostrar también un estado de No Atendido , que corresponde a un estado por el cual pasan las Cotizaciones de Venta cuyo vencimiento ya se cumplió y no se ha producido una Orden de Compra del Cliente. El sistema realiza un proceso automático, al final del día, a fin de verificar las fechas de vencimiento de este tipo de

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documentos y todos aquellos documentos que ya se cumplió esta fecha cambiaran su estado a No Atendido . Este estado No Atendido es un estado similar al Archivado, ya que indican que estas Cotizaciones de Venta que no fueran atendidas total o parcialmente ya no serán atendidas más, diferenciándose en que el primero resulta por un cambio de estado automático del sistema, mientras que el segundo resulta por un cambio de estado manual por parte del usuario del sistema. Es importante aclarar también que una Cotización de Venta con estado No Atendido puede ser también Archivada , aunque ya no sería necesario pues ambos estados significan lo mismo, pero si desea realizar esto, también está permitido realizar esta operación. Nota: Cuando las Cotizaciones de Venta que habían comprometido los stocks cambian su estado a Archivado o No Atendido, automáticamente estos stocks se liberan, descomprometiéndose y quedando a disposición de futuras ventas. 

Seguimiento de Venta: Esta opción permite hacer un seguimiento de una Cotización de Ventas, producto por producto, pasando por todos los documentos siguientes del flujo, para conocer con exactitud el estado de cada uno de los productos vendidos. Esta ventana muestra, como lo indica la leyenda en la parte inferior de la misma, de color rojo los estados de venta no alcanzados por el producto y, de color azul los estados de venta alcanzados por el producto.

Importante: Utilice la barra de desplazamiento horizontal en el detalle de los productos de la cotización para poder realizar el seguimiento por todos los documentos del flujo del proceso de ventas. Observará que solo se desplazan las columnas de la derecha, permaneciendo fijas las columnas del nombre del Producto , la Descripción y la Cantidad Cotizada . Finalmente, para culminar con la Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta explicaremos el: Botón Actualizar Estados: Este botón se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de esta ventana, siendo su apariencia la siguiente: Se utiliza, como indica su etiqueta, para actualizar los estados de todos los registros de Cotizaciones de Venta que se encuentran visualizados en la lista.

Ventana de Edición de Cotización de Ventas Como ya se mencionó esta ventana permite registrar las Cotizaciones de Venta de Productos o Servicios emitidas a los clientes de nuestra empresa, para un mejor control y seguimiento de las mismas. (Ver Ventana de Cotización de Ventas en la página siguiente)

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Cuando se edita una Cotización de Venta los datos más importantes a registrar en la cabecera de este documento son: Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se está emitiendo esta Cotización de Ventas. Bastará con ingresar el Código o la Razón Social del cliente, y los otros datos: Dirección , Número de RUC, Teléfono y Referencia se visualizarán automáticamente. Si no recuerda el Código haga click en el botón o presione la tecla en la caja del Cliente con lo que se mostrará la Ventana Buscar para que en ella seleccione el cliente deseado. Contacto: Deberá registrar el nombre de la persona que es considerada el Contacto con el cliente. Por defecto, se visualiza de manera automática al momento de cargarse los datos del cliente, si es que éste tiene registrados contactos

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Proyecto: Registrar el Proyecto para el cual se destinarán los productos incluidos en esta Cotización de Ventas. Es opcional. Los proyectos que se visualicen en la ventana buscar son los que se registraron en la Opción Proyectos - Submenú Tablas – Módulos Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos, Contabilidad y Gestión de Ventas). Lugar de Entrega: Especificar el lugar donde deberán ser entregados los productos incluidos en esta Cotización de Ventas.

Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que deberá ser cancelada la venta cotizada en este documento. Deberá ingresar el código asignado a la forma de pago que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Formas de Pago – Submenú Tablas – Módulos Cuentas Por Cobrar y Compras). Vencimiento: Se deberá ingresar una fecha de vencimiento para esta Cotización de Ventas. Al ingresar esta fecha, el sistema automáticamente calcula el número de días por el que es válida esta Cotización y se visualiza en la caja etiquetada como Válido por …. días. Válido por: Si no se ingresa una fecha de vencimiento específica para esta Cotización, podrá ingresarse el número de días que será válida esta, a partir de ésta automáticamente el sistema calculará la fecha de vencimiento y la mostrará en la caja etiquetada como Vencimiento . A Confirmación de Stock: Casilla marcada por defecto Fecha de Visita: Indicar la fecha de visita Tipo de Embalaje: Especificar el tipo de embalaje que se utilizará para el transporte de los productos incluidos en esta Cotización de Ventas hasta el lugar de entrega. Deberá ingresar el código asignado al tipo de embalaje que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Los Tipos de Embalaje que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Tipos de Embalaje de Productos – Submenú Tablas – Módulo Gestión de Ventas). Prevalorización: Se utiliza cuando se desea cotizar una Prevalorización de una Orden de Producción, la misma que se registró previamente en el sistema mediante la opción Prevalorización de la Orden de Producción del submenú Movimientos del módulo Producción. Para trabajar la Cotización de Ventas con un documento de Prevalorización deberá realizar lo siguiente: 1° Hacer un click en el botón

de Prevalorización y se visualizará la siguiente ventana: - 115 -



Esta ventana muestra los documentos de Prevalorización de Órdenes de Producción pertenecientes al cliente a quien se está emitiendo esta Cotización de Ventas. 2° Las cajas Desde y Hasta contienen por defecto las fechas de un rango: una fecha inicial que corresponde a 30 días anteriores a la fecha actual y una fecha final que corresponde a la fecha actual del sistema, respectivamente. Las misma, pueden ser modificadas de acuerdo a las necesidades del usuario. Estas fechas son las que delimitan un rango de fechas entre las cuales se visualizarán los documentos. 3° Haya cambiado o no las fechas, deberá hacer un c lick en el botón Mostrar para que el sistema proceda a visualizar los documentos en la lista. 4° Luego, ubicarse en la línea del documento que de sea seleccionar y hacer doble click sobre el mismo o hacer un click en el botón Aceptar, con lo cual el producto a producir especificado en este documento se incorpora en una línea del detalle de productos de la Cotización de Ventas que se está editando y en la caja etiquetada con Prevalorización se visualizará el tipo, serie y número de documento de Prevalorización de Orden de Producción que se acaba de seleccionar. Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en esta Cotización de Ventas. Deberá ingresar el código asignado a la moneda que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Las Monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Tablas - Monedas – Submenú Utilitarios). Sucursal: Registrar la sucursal de la empresa donde se está registrando esta Cotización de Ventas, y por lo tanto, donde se hará efectiva la transacción. Almacén: Registrar el almacén de la empresa que será el responsable del abastecimiento de los productos contenidos en esta Cotización de Ventas. Vendedor: Seleccionar el vendedor responsable de la emisión de esta Cotización de Venta. Deberá ingresar el código asignado al vendedor que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla para activar la Ventana de Búsqueda. Los Vendedores que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de edición (Opción Vendedores – Submenú Tablas – Módulos Cuentas Por Cobrar y Gestión de Ventas). Se debe tener en cuenta que al especificar el Vendedor se puede especificar un solo vendedor o múltiples vendedores. Si se trata de un solo vendedor deberá buscar o ingresar el código del vendedor en la caja etiquetada como Vendedor, como se explicó anteriormente; pero, si trata de - 116 -



múltiples vendedores deberá marcar con un check la casilla de verificación etiquetada como Multi Vendedor, visualizándose automáticamente junto a esta casilla el botón , al hacer un click sobre el se visualizará la siguiente ventana Seleccionar Vendedores :

En esta ventana se deberán seleccionar los vendedores, dos o más, marcando con un check ( ) la casilla de la columna OK del vendedor que se desea seleccionar, además, deberá especificar un valor en la columna Porcentaje que corresponderá al porcentaje de la comisión de ventas que le corresponda a cada vendedor. Una vez seleccionados los vendedores y especificados sus porcentajes, el valor del campo Total de porcentaje , se va sumando automáticamente, debe totalizar 100.00, si todavía no se llega a este valor se presentará el siguiente mensaje “Porcentaje debe totalizar 100%” , indicando que se debe corregir lo especificado. Plantilla: Aquí se especificará si esta Cotización de Venta se hará en base a una Plantilla de Cotización, la misma que debió ser registrada previamente mediante la opción Plantillas de Cotización de Ventas del submenú Tablas en este módulo. Si fuese así, se deberá buscar la Plantilla deseada, haciendo un click en el botón y se presentará la siguiente ventana, donde simplemente tendrá que ubicarse en la línea de la Plantilla a seleccionar y hacer doble click sobre la misma o hacer un click en el botón Aceptar, visualizándose automáticamente los productos contenidos dentro de la Plantilla en el detalle de productos de esta Cotización de Ventas

Observaciones: Si el detalle de los productos de la Cotización de Ventas se ha llenado con la selección de una Plantilla de Cotización de Ventas, esto no impide a que se puedan seguir añadiendo más productos (por lo tanto más líneas) en este detalle. Plazo de Entrega: Ingresar la fecha de entrega de los productos al cliente de acuerdo a la cotización de ventas. Esto es opcional.

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Observaciones: Se pueden incluir observaciones o comentarios especiales acerca de esta Cotización de Ventas, cuyo registro no ha sido considerado en otros campos de esta ventana. Es opcional. Garantía: Se especificará la garantía que se ofrece sobre la venta de los productos incluidos en esta Cotización. Luego de ingresar los datos de la cabecera, se procederá a registrar el detalle de los productos a cotizar, para agregar un producto deberá hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins insertándose una línea para que proceda a llenar los datos del producto que desea cotizar. Ventana Auxiliar de Stocks y de Impuestos

Menú Contextual del Producto

Es importante mencionar ciertas características que se presentan en la grilla de detalle de los productos: - Ventana Auxiliar de Stocks y de Impuestos, ubicada sobre la grilla del detalle de productos. Cada vez que nos ubicamos sobre un producto determinado, haciendo un click sobre la línea del mismo, se visualiza esta ventana cuya función es informar sobre los stocks (actual, comprometido y disponible) de este producto en los diferentes almacenes y sucursales de la empresa, así como también, informar acerca de cada de uno de los impuestos y su porcentaje aplicables a este producto. - Menú Contextual del Producto, También es importante mencionar el Menú Contextual del Producto que se despliega al presionar click derecho sobre el código de un producto, el cual presenta opciones muy interesantes y a las cuales se puede acceder rápidamente.

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- Historial de Precios Precios de un Producto, Haciendo click derecho sobre el producto a cotizar, se visualizará la ventana Historial de Precios, en un rango de fechas determinado, visualizándose dentro de ese rango un listado de precios.

- Menú Contextual Contextual del %Impuesto, se visualiza al ubicarse en la columna %Impuesto y al hacer click derecho sobre ella.

Ocultar Logo de Cómprale al Perú: Se presenta una casilla de verificación que permite mostrar o no el logo representativo de los productos hechos en el Perú en la impresión de esta Cotización de Ventas.

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Esta casilla y su respectiva etiqueta se visualizan en esta ventana dependiendo de la configuración del parámetro: Mostrar Opción de Ocultar Logo de hecho en el Perú en la Cotización de Ventas dentro de los Parámetros Iniciales de Cuentas por Cobrar y Pagar (Opción Configuración del Sistema – Submenú Utilitarios). Si este parámetro está activado entonces se mostrará la opción de Ocultar Logo de Cómprale al Perú en la Ventana de Cotización de Venta, pero si el parámetro no está activado entonces la opción no se mostrará en la referida ventana. Si la opción se muestra en la ventana, por defecto la casilla de verificación estará activada lo que indica que el Logo de Cómprale al Perú no se mostrará en la impresión de esta Cotización de Venta, de lo contrario, se podrá desmarcar permitiendo que el Logo si se imprima en la Cotización de Venta.

Orden de Compra/Servicio del Cliente

En esta ventana se registrarán las Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio del cliente.

En la edición de la Orden de Compra/Servicio, entre otros datos de la cabecera del documento se requiere lo siguiente: - Tipos de Orden de Compra: Aquí Aquí se considera el origen de la Orden de Compra/Servicio. Que puede generase a partir de:

- Una Orden de Compra puede generarse a partir de una Cotización de Compra, de una Lista o también puede ser de una Orden de Compra Directa, es decir, sin que el cliente haya solicitado previamente una cotización de ventas. - Forma de Pago: indicar la forma de pago para esta Orden de Compra. - Vendedor: Opcional - Nro. O/Compra Cliente: Ingresar el Número de la Orden de Compra.

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- Fecha O/Compra: Ingresar la fecha. - Contacto: Seleccionar la persona que sirvió de contacto para esta venta. - Flete: Opcional - Importe: Indicar el precio que se pagará por el flete. - Contenedor: Indicar el contener que será usado para el traslado de los productos. - Nro. De Cotización o Lista de Precios : Ingresar el número de cotización que se hizo para esta orden de compra. Además se incluye el botón cuya función es realizar un requerimiento interno de los productos que van a abastecer la Orden de Compra emitida, indicando el responsable, el almacén y el lugar donde se entregaran los productos.

En esta ventana encontramos un conjunto de pestañas u hojas que contienen información relacionada a este documento, estas son: Detalle, Fechas y Adendum.

La parte inferior de esta ventana, a parte de visualizar los subtotales y total del documento, nos da la posibilidad de:

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Archivar el Documento: Documento: Cuando la Orden de Compra/Servicio ha atendido completamente hacer un click en el botón para guardar este documento. Ocultar Logo de Cómprale al Perú: Perú: Al marcar la casilla las Órdenes de Compra no visualicen este logo al momento de su impresión.

se producirá que

Ventana de Lista de Órdenes de Compra/Servicio del Cliente

Precede a la Ventana de Edición de Órdenes del Cliente, que es la ventana que se acaba de explicar. explicar. Esta ventana visualiza una lista con todos los registros de las Órdenes de Compra/Servicio del Cliente que se encuentran almacenados en su respectiva tabla; mostrándose además, en la parte superior, la barra de herramientas que permitirá realizar el manejo de estos registros. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite ubicarse en una determinada línea correspondiente a una Orden de Compra/Servicio del Cliente.

Efecto doble click



Se visualizará, visualizará, en modo de consulta, consulta, la Ventana de Edición de Órdenes de Compra/Servicio del Cliente, mostrando la información del documento seleccionado.

Observe en la parte inferior izquierda de esta ventana de lista, se muestra un botón etiquetado como Actualizar Estados, el mismo que se utiliza para que se actualicen los estados de los documentos.

Requerimientos Internos de Almacén

Ver: Módulo Almacenes – – Submenú Movimientos – – Opción Requerimientos Internos de Almacén

Guías de Remisión

Ver: Módulo Almacenes – – Submenú Movimientos – – Opción Guías de Remisión

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Facturas

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Movimientos – Opción Facturas

Boletas de Venta

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Movimientos – Opción Boletas de Venta

Visitas al Cliente

En esta ventana se registran las visitas a las empresas clientes a las cuales se les está brindando un servicio, a través, de una Orden de Servicio.

En la edición de la Visita al Cliente, se consignarán los siguientes datos: - Cliente: Digitar el código o razón social del cliente. Si no recuerda exactamente estos datos, puede utilizar la Ventana de Búsqueda haciendo un click sobre el botón o presionando la tecla sobre la caja de texto contigua al botón Buscar. Una vez ingresado o seleccionado el código del cliente, se visualizarán de manera automática su Razón Social, RUC, Teléfono y Dirección. - Dirección: Como se acaba de mencionar este dato se visualiza de manera automática, pero a diferencia del RUC y el Teléfono del cliente, esta Dirección mostrada se puede modificar, debido a que la visita realizada al cliente haya sido ejecutada en otra dirección correspondiente a otra oficina, local o sucursal de la empresa cliente. - Contacto: Corresponde al nombre de la persona de la empresa cliente con la cual se contactó o coordinó la visita. Cada cliente tiene registrado dentro de sus datos nombres de contactos (Opción Clientes/Proveedores – Submenú Tablas – Módulos Almacenes, Por Cobrar, Por Pagar, Caja y Bancos, - Responsable: Es el personal de nuestra empresa quien efectuó la visita, por lo tanto, responsable de la misma. - Fecha: Fecha en que se realizó la visita. - Hora de Inicio: Registrar la hora en que se inicia la visita al cliente. - Hora de Término: Registrar la hora en que concluyó la visita al cliente. - Facturar la Visita al Cliente?: Aquí se indicará si la visita al cliente debe ser facturada o no. Si la visita responde a la implementación de un servicio aceptado y registrado con una Orden de Servicio del cliente ésta no se facturará, puesto que queda incluida en la facturación de dicha - 123 -



Orden de Servicio; caso contrario, si la visita no constituye parte de la implementación de un servicio registrado en una Orden de Servicio, ésta deberá facturarse por los trabajos o servicios ejecutados en esta visita. En la Pestaña Detalle : - Moneda: En caso se trate de una visita de tipo Facturado , deberá seleccionarse la moneda en que se facturará el servicio prestado en esta visita. - Orden de Servicio Nº: Si el tipo de la visita seleccionada corresponde a una Orden de Servicio, será necesario especificar el número de la orden de servicio que corresponde a esta visita. Para esto deberá hacer un click en el botón de búsqueda, con lo que se visualizará la ventana Lista de Órdenes de Servicio, la cual mostrará las Órdenes de Servicio emitidas por el cliente registrado en:

Otros datos necesarios serán ingresados en las pestañas u hojas siguientes: - Motivos de Visita: Aquí se seleccionará(n) el(los) motivo(s) que ocasionaron la visita. Los motivos que se visualizan en esta pestaña son los mismos que se registraron en la Ventana de Edición de Motivos de Visitas (Opción Motivos de Visitas – Submenú Tablas – Módulo Gestión de Ventas ), por lo que, si se desea indicar un motivo que no se presente en esta pestaña tendrá que registrarlo previamente en la ventana Motivos de Visita (Opción Motivos de Visitas ) para que se guarde en la tabla respectiva, y recién después podrá visualizarlo en esta pestaña de la ventana de edición de Visitas al Cliente. Esta pestaña muestra también un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrará, de manera opcional, algún detalle, observación o comentario respecto a los motivos de la visita. - Áreas Atendidas: Aquí se seleccionará(n) el(las) área(s) atendidas en la visita que se está registrando. Las áreas que se visualizan en esta pestaña son las mismas se registraron en la Ventana de Edición de Áreas Atendidas en Visitas (Opción Áreas Atendidas en Visitas – Submenú Tablas – Módulo Gestión de Ventas ), por lo que, si se desea especificar un área que no se presente en esta pestaña tendrá que registrarla previamente en la ventana Áreas Atendidas en Visitas (Opción Áreas Atendidas en Visitas ) para que se guarde en la tabla respectiva, y recién después podrá visualizarla en esta pestaña de la ventana de edición de Visitas al Cliente. Esta pestaña muestra también un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrará, de manera opcional, algún detalle, observación o comentario respecto a las áreas atendidas en la visita. Finalmente, en la parte inferior de la ventana se podrán ingresar las Observaciones Generales de la visita, pudiendo registrarse los trabajos, actividades y coordinaciones realizadas, etc. o cualquier otra apreciación o comentario sobre la visita efectuada.

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Observación: Cuando se ingrese a la Ventana de Edición de Orden del Cliente (Opción Orden de Compra/Servicio del Cliente – Submenú Movimientos – Módulo Gestión de Ventas), si se trata de una Orden de Servicio, en la pestaña Visitas se podrá observar las visitas realizadas al cliente, sólo en modo de consulta. Nota: El sistema tiene implementado un reporte para consultar e imprimir las visitas efectuadas a un cliente. Ver: Opción Resumen de Visitas al Cliente – Submenú Reportes – Módulo Gestión de Ventas.

Reclamos del Cliente

Si el cliente realizara algún reclamo, estos deberán ser registrados en esta ventana.

Factura – Vehículos

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Movimientos – Opción Facturas - Transporte

Boleta - Vehículos

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Movimientos – Opción Boletas – Transporte

Opciones de Reportes Estado de Cotización de Ventas Estado de Orden de Compra del Cliente Estado Embarque O/Compra Cliente Seguimiento de Cotizaciones de Venta - 125 -



Seguimiento de Órdenes de Compra del Cliente Resumen de Ventas por Vendedor Mis Ventas Resumen de Visitas al Cliente Estado de Reclamos del Cliente

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El Módulo Puntos de Venta Objetivo

Realizar el registro, control y facturación de las operaciones de venta realizadas en los distintos terminales o puntos de venta con los que cuenta la empresa. Si bien es cierto, se trata de una facturación rápida, esto no obvia que se validen y actualicen los stocks de los productos en los almacenes. Este módulo permite disponer de la información a través de consultas y reportes que visualizan las operaciones realizadas en los puntos de venta.

Características       

Registro de Pedidos Facturación Directa o desde los Pedidos registrados Apertura y Cierre de Cajas Descarga automática de almacén de los productos vendidos Manejo de Listas de Precios de Venta Impresión opcional de Guías de Remisión Liquidación de Caja

Opciones de Menú Tablas          

Productos Unidades de Medida Clientes y Proveedores Formas de Pago Medios de Pago Lista de Precios de Venta Sucursales y Almacenes Tipos de Documento Cajas / Terminales Cajeros / Vendedores

Movimientos    

Apertura / Selección de Caja Pedidos Facturación Cierra Caja

Procesos  

Actualizar Kardex Costear Movimientos

Reportes   

Reporte de Stock por Almacén Reporte de Kardex por Producto Lista de Pedidos

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Lista de Documentos de Venta Liquidación de Caja Consolidado de Cajas

  

Configuración del Módulo de Puntos de Venta

Para hacer uso de las opciones de este módulo es preciso configurar los parámetros (Submenú Utilitarios / Configuración del Sistema – Opción Parámetros del Sistema ) que figuran en el recuadro rojo de la imagen inferior: Tipo de Movimiento Tipo de Venta Tipo de Documento Moneda Cliente Permitir modificación del precio

o o o o o o

Opciones de Tablas Productos

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Productos - Productos

Unidades de Medida

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Unidades de Medida

Clientes y Proveedores

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores

Formas de Pago

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Formas de Pago

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Medios de Pago

Esta opción presenta la Ventana Medios de Pago, la cual permite registrar las diferentes opciones de cobranza de los documentos de venta. Opcionalmente, a los medios de pago se le puede asociar una cuenta corriente bancaria para efectos de la liquidación de caja para destinar los ingresos a la cuenta correspondiente.

Para registrar un nuevo Medio de Pago debe realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En las cajas en blanco, que se encuentran ubicad as en la parte derecha de la ventana, ingresar los datos del nuevo Medio de Pago: Código , Descripción, Banco y Cuenta Corriente. 3° Luego, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla. Observación: Utilizará estos Medios de Pago en la opción F7 Pagar de la opción Facturación de Puntos de Venta (Opción Facturación – Submenú Movimientos – Módulo Puntos de Venta).

Lista de Precios de Venta

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Lista de Precios de Venta

Sucursales y Almacenes

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – Catálogo de Sucursales y Almacenes

Tipos de Documentos

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Tipos de Documento

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Cajas / Terminales

Esta opción visualiza la Ventana Mantenimiento de Cajas permite registrar las diferentes cajas ubicadas en los distintos Puntos de Venta, en donde

Para registrar una nueva Caja o Terminal de Punto de Venta debe realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En las cajas en blanco, que se encuentran ubicad as en la parte derecha de la ventana, ingresar los datos de la nueva Caja o Terminal de Punto de Venta: Código , Descripción, Sucursal, Almacén, Marca, Modelo y Serie. 3° Luego, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla. Observación: La Sucursal y Almacén determinarán de donde se descargará los productos que se registren en los documento de venta.

Cajeros / Vendedores

Ver: Módulo Gestión de Ventas – Submenú Tablas – Opción Vendedores

Opciones de Movimientos Apertura / Selección de Caja

La Apertura / Selección de Caja permite apertura y/o seleccionar una caja o Terminal para registrar las diferentes operaciones de pedido y facturación. Es necesario tener registrado el tipo de cambio para la fecha que se desea aperturar la caja. Para poder aperturar y/o seleccionar una caja se requiere ingresar la contraseña del usuario de sistema asociado al cajero / vendedor. (Ver Ventana Aperturar Cajas/Terminales en la página siguiente)

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Observación: Si la caja ya ha sido aperturada y se vuelve a ejecutar esta opción el botón de “Aperturar” quedará deshabilitado y se habilitará el botón “Seleccionar”

Pedidos

Esta ventana permite registrar los pedidos de los clientes para su posterior facturación.

Para registrar un Pedido hay que seguir los siguientes pasos: 1° Digitar el código o alguna descripción del produ cto en la caja de texto diseñada para tal fin (ver marco rojo de la figura), luego elegir un producto de la lista de productos que cumplen con la condición de búsqueda. Nota: Si en dicha caja se antepone el prefijo n* (donde n es un número) el producto seleccionado se reflejará en el documento con la cantidad n.

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2° Opcionalmente se puede modificar la cantidad del producto seleccionado en el paso 1°, así como, registrar un descuento (ya sea en porcentaje o importe). 3º Repetir el paso 1°tantas veces como productos d istintos se necesite registrar. 4° Si es un cliente registrado, se puede asociar su s datos al documento, para tal efecto hacer uso de la búsqueda de cliente en la parte inferior izquierda del documento. 5° Grabar el documento presionando la tecla F7. Al momento de grabar NISIRA solicitará confirmación de impresión del documento. Importante: Opcionalmente se pueden hacer las siguientes operaciones: Quitar un ítem del documento, en este caso se debe seleccionar el ítem de la lista y presionar la tecla F4. Poner el documento En Espera, con la tecla F5, dado el caso que se necesite hacer otro Pedido sin haber grabado el actual. Luego para recuperar los datos de los documentos En Espera presionar la tecla F6. o

o

Facturación

Esta ventana permite registrar la facturación de los pedidos, así como, generar documentos de venta directos, es decir, sin pedido.

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Para registrar un Documento de Venta deberá realizar los siguientes pasos: 1° Considerar dos casos:  Si existe un Pedido generado y se desea facturar: entonces presionar la tecla F6 para buscar el Pedido correspondiente. Elegir el Pedido de la Lista de Pedidos pendientes de facturación.



Si se desea facturar directamente: entonces digitar el código o alguna descripción del producto en la caja de texto para tal fin (ver marco rojo de la figura), luego elegir un producto de la lista de productos que cumplen con la condición de búsqueda. Si se antepone el prefijo n* (donde n es un número) el producto seleccionado se reflejara en el documento con la cantidad n.

2° Opcionalmente, se puede modificar la cantidad de l producto seleccionado en el paso 1°así como registrar un descuento (ya sea en porcentaje o importe). 3º Repetir el paso 1° tantas veces como productos distintos se necesite registrar. 4° Si es un cliente registrado, se puede asociar su s datos al documento, para tal efecto hacer uso de la búsqueda de cliente en la parte inferior izquierda del documento. 5° Grabar el documento presionando la tecla F7. Al momento de grabar NISIRA solicitará los datos del medio de pago, así como, de los importes recibidos. Al dar click en el botón Aceptar se generará la impresión del documento de venta y, opcionalmente, de la guía de remisión.

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Cierre de Caja

Esta opción Cierre de Caja permite cerrar una caja aperturada. Para realizar esto es necesario conocer la contraseña del usuario del sistema asociado al vendedor.

Nota: Para poder cerrar una caja todos los pedidos deben estar facturados, si quedara algún pedido pendiente de facturación éste debería anularse previamente para poder cerrar.

Opciones de Procesos Actualizar Kardex

Este proceso permite regenerar los movimientos de kardex de los productos procesados por este módulo en el rango de fechas seleccionado

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Costear Movimientos

Este proceso genera la valorización por costo promedio de los movimientos de kardex de los productos procesados por este módulo en el rango de fechas seleccionado.

Observación: Para ejecutar este proceso es preciso valorizar previamente los movimientos de almacén por el módulo de almacenes.

Opciones de Reportes Reporte de Stock por Almacén

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Reportes – Opción Stock por Almacén.

Reporte de Kardex por Producto

Ver: Módulo Almacenes – Submenú Reportes – Opción Kardex de Producto

Reporte Lista de Pedidos

Reporta los pedidos registrados en un rango de fechas, permite conocer: Qué pedidos ya fueron facturados y cuáles aún faltan facturar. Qué pedidos están es espera o o

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Reporte Lista de Documentos de Venta

Reporta los documentos de venta registrados en un rango de fechas.

Reporte Liquidación de Caja

Reporta la liquidación de la Caja/Terminal seleccionada para una fecha específica, permite conocer: Los documentos de venta registrados por una determinada caja Los importes que se recibió por cada documento de venta para efectos de la liquidación de caja. o o

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Manual Módulo Logística - Nisira v.2.0

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