Gestión del Desempeño para Empleados
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Contenido Gestión del Desempeño para Empleados ......................................................................................... 1
Información General para el Empleado ........................................................................................... 3 Resumen del proceso .............................................................................................................. 3 Vista General del Rol .............................................................................................................. 4 Mensajes Clave ..................................................................................................................... 5 Guías de Referencia .................................................................................................................. 6 Fijación de Objetivos – Resumen ................................................................................................ 6 Fijación de Objetivos usando SuccessFactors ................................................................................. 7 Añadir un Objetivo Personalizado ............................................................................................. 10 Cómo Usar SuccessFactors para Fijar un Objetivo .......................................................................... 12 Revisión de Objetivos a Mitad de Año - Resumen ........................................................................... 12 Completar la Revisión a Mitad de Año usando SuccessFactors ............................................................ 13 Cómo Usar SuccessFactors para llevar a cabo la Revisión de Mitad de Año ............................................ 15 Revisión a Final de Año .......................................................................................................... 15 Autoevaluación a Finales de Año - Resumen ................................................................................. 15 Completar una Autoevaluación Anual Usando SuccessFactors ............................................................ 16 Comunicación de la Calificación y Reconocimiento Final - Resumen .................................................... 17 Reconocimiento de la calificación usando SuccessFactors ................................................................ 17 Cómo usar SuccessFactors para grabar una Autoevaluación anual ....................................................... 18
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Información General para el Empleado Resumen del proceso
El primer paso en el proceso de Gestión de Desempeño para el empleado es llegar a un acuerdo con el manager sobre los objetivos
Dentro del sistema se pueden crear objetivos propios, y ver los objetivos distribuidos por el manager
El manager aprueba los objetivos en el sistema
Durante la revisión a mitad de año tanto el manager puede grabar el progreso del empleado de acuerdo a sus objetivos y revisarlos si procede Durante la revisión a mitad de año no habrá una calificación del desempeño Para la revisión de finales de año, el empleado realiza la autoevaluación del desempeño de acuerdo a los objetivos
El manager evaluará la autoevaluación y asignará una calificación provisional del desempeño
La calificación del desempeño del manager está sujeta al proceso de calibración dentro de la organización, y esto finalizará la calificación. Tras esto, el manager comunicará al empleado en una reunión individual la calificación del desempeño Se pedirá al empleado que refleje dentro del sistema que se ha mantenido la reunión individual con el manager para así poder cerrar el proceso de Gestión de Desempeño de ese año
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Vista General del Rol El empleado es una pieza clave en el proceso de desempeño. A continuación se muestran las responsabilidades:
Según los puntos anteriores: Único formulario para rellenar y registrar los resultados lo largo del año: la revisión de objetivos y el feedback son introducidos en un formulario y grabados en SuccessFactors a lo largo del año. Responsabilidad de actualizar los objetivos: El empleado tiene la responsabilidad de actualizar sus metas a lo largo del año. Fechas formales abiertas para revisar y actualizar las metas: Las fechas específicas están predefinidas en un calendario establecido en el comienzo del proceso. Completar la autoevaluación completa antes de la revisión: Se debe autoevaluar el desempeño, que forma parte del proceso de revisión con el superior inmediato. Evaluación del "Qué" (cuantitativo) y del "Cómo" (cualitativo): no se trata de qué se hace, sino de cómo se hace, y se evaluarán ambos aspectos. El manager calificará el desempeño contra los objetivos (qué) y las 3D (Discover, Disrupt, Deliver). Confirmación de la calificación que se ha otorgado: Cuando la calificación del desempeño se usa para decisiones sobre recompensas, el empleado tiene que reflejar la calificación en el sistema.
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Mensajes Clave Mensajes clave para los empleados:
Se recomienda:
Mantener discusiones con el manager sobre el desempeño a lo largo del año para que no exista ninguna sorpresa en el periodo de revisión anual Fijar entre 3 y 7 objetivos al año y mantenerlos actualizados. Se pueden cambiar los objetivos durant e el año si es necesario, por ejemplo si cambia el rol Cumplir el plazo de los objetivos establecidos y la evaluación del desempeño de cada año, que será comunicado al empleado Perseguir el feedback y cómo se progresa durante el año y a finales de año, y acordarlo con el manager. Se deben grabar los comentarios sobre la percepción del progreso del empleado como parte de las revisiones de mitad y finales de año, y deben existir evidencias
¿Cómo y cuándo existirá un cambio al pasar de utilizar el sistema local a un sistema global?
La revisión anual de desempeño para el 2014 seguirá el proceso local existente del sistema local. A finales de febrero de este año, se hará la migración a un nuevo sistema más fácil para navegar denominado SuccessFactors. A partir de ese momento el empleado gestionará y medirá su desempeño, además de poder disponer de un nuevo método para medir el Desempeño, en base al "QUÉ" se va a entregar (a través de los objetivos) y "CÓMO" se va a entregar (las 3D de Telefónica - Discover, Disrupt, Deliver). Todo el proceso de desempeño de principio a fin se hará con el sistema SuccessFactors, y el empleado obtendrá indicaciones a lo largo del año sobre lo que tiene que hacer y para cuándo. Es importante recordar que lo más importante del desempeño del empleado es mantener conversaciones periódicas con el manager. ¡El sistema no lo puede hacer! El primer paso del proceso consiste en que el empleado tiene que mantener una conversación con el manager para acordar los objetivos para el 2015. El empleado tendrá entonces que introducirlos en el sistema cuando se lance para finales de febrero y para que el manager los apruebe. Además, el empleado tendrá la oportunidad de crear su plan de desarrollo en el sistema. El empleado tendrá dos oportunidades adicionales a lo largo del año para compartir la opinión sobre su desempeño completando la autoevaluación en el sistema. Una vez a mitad de año y otra en el proceso de revisión a finales de año. A lo largo del año el empleado debe mantener conversaciones con su manager para discutir cómo está trabajando de acuerdo a los objetivos. Actualmente existen más de 175 sistemas de Recursos Humanos en todo el mundo. Para finales del 2016 se usará un único sistema para actividades como Gestión de Desempeño, Reclutamiento, Learning, Recompensa y Administración del Personal diaria. **Nota - los equipos locales tienen que añadir la i nformación AS IS existente y adaptar estos mensajes a las audiencias locales
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Guías de Referencia Fijación de Objetivos – Resumen ¿Qué significa la fijación de objetivos?
Fijar los objetivos del empleado para el año – todo el mundo debe tener objetivos relacionados a su rol. Esto puede incluir objetivos sobre una función, equipo o de una manera individual
¿Por qué se fijan?
Ayudan a medir el desempeño del negocio
Ayudan a entender el valor creado para los clientes, compañeros, shareholders y la sociedad
Asegura que se entiende lo que se espera
Los objetivos son la base de todas las conversaciones sobre el d esempeño –no sólo qué se ha realizado, sino cómo se ha realizado
¿Cuándo se fijan?
Entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año
El empleado tiene la responsabilidad de fijar sus propios objetivos
Trabajar conjuntamente con el manager para definir claramente los objetivos para el año siguiente. Los objetivos tienen que estar alineados al rol – de manera que pueden existir objetivos individuales, objetivos de equipo u objetivos funcionales Como mínimo se deben discutir los objetivos individuales durante la conversación sobre la revisión a principios de año con el manager, e introducirlos en SuccessFactors para su aprobación Además se debe discutir las expectativas del manager sobre cómo desean que el empleado entregue los objetivos El empleado será calificado contra estos objetivos a finales de año Si los roles o metas del empleado cambian a lo largo del año, existe la oportunidad de revisar los objetivos en la fase de revisión de mitad de año. Los objetivos pueden cambiar a lo largo del año dependiendo del rol, por tanto es importante realizar revisiones periódicas y actualizar, si es necesario.
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Fijación de Objetivos usando SuccessFactors El módulo de Objetivos de SuccessFactors proporciona un área colaborativa entre ambas partes que permite crear un progreso de seguimiento de los objetivos durante el periodo de revisión. Esta formación tiene por objeto enseñar cómo crear y editar objetivos en el Plan de Objetivos.
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Los objetivos deben ser SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time bound - específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo).
Un ejemplo de un objetivo que no se considera SMART sería: "mejorar la satisfacción del cliente este año". Un ejemplo de un objetivo SMART sería: "asegurar que todos mis clientes no califiquen nuestro servicio co mo "buen desempeño" en nuestra encuesta de satisfacción anual". Durante la fijación de objetivos:
Asegurar que todos los objetivos son un reflejo de los logros que el empleado piensa que puede conseguir durante el próximo periodo de revisión Establecer un criterio objetivo para medir el desempeño y los logros Mantener una conversación con el manager directo sobre lo que esperan del trabajo del empleado para conseguir cada objetivo
1 Comienzo
Para ver el plan de Objetivos, seleccionar Objetivos del menú desplegable.
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2 Seleccionar Plan de Objetivos
Usar el menú desplegable para seleccionar un Plan de Objetivos que se desee ver.
3 Crear objetivos
Si se desea añadir objetivos al Plan de Objetivos, seleccionar una de las siguientes opciones:
Opción de crear un nuevo objetivo, para añadir un nuevo objetivo con medidas personalizadas o seleccionar un objetivo predefinido de la biblioteca de objetivos. Opción de Asistente de Objetivos, ofrece una guía en el proceso de creación de un objetivo SMART. Opción de copiar desde otro Plan de Objetivos, permite copiar un objetivo de otros planes de objetivos del empleado.
4 Opciones de visualización
Esta opción se usa para cambiar la información que aparece en el plan de Objetivos marcando o desmarcando las casillas que se muestran.
5 Detalles del objetivo
Hacer clic en el título del objetivo para revisar los detalles del objetivo
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y el historial de cambios. 6 Acciones
Se puede editar el objetivo, ver detalles del objetivo, añadir un objetivo en Outlook e incluso eliminar un objetivo desde el botón de Acciones.
Añadir un Objetivo Personalizado Para añadir un objetivo nuevo hacer clic en el botón Añadir nuevo y seleccionar Crear un Nuevo Objetivo y luego hacer clic en Personal. Aparecerá una nueva ventana. Completar la sección de la siguiente manera:
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1. Descripción del objetivo: Ser claro y conciso y asegurar que se introducen objetivos SMART 2. Medida: Introducir un objetivo cuantificable para medir los resultados esperados 3. Peso: Introducir un porcentaje para indicar la importancia relativa de los objetivos para otros objetivos del Plan de Objetivos. Tener en cuenta que todos los porcentajes de todos los objetivos deben sumar en conjunto 100% 4. Target: Introducir detalles para clarificar el objetivo y cómo se logrará el objetivo
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Cómo Usar SuccessFactors para Fijar un Objetivo Este vídeo muestra cómo configurar un objetivo personal en SuccessFactors. Se mostrará cómo crear un objetivo desde el principio sin ninguna ayuda utilizando el Asistente de Objetivos o la biblioteca de objetivos predefinidos. http://................/esp/pme-02a-esp.html
Revisión de Objetivos a Mitad de Año - Resumen ¿Qué es la revisión a mitad de año?
Las revisiones a mitad de año son oportunidad para tomar un tiempo para reflexionar sobre el desempeño, mantener una conversación con el manager directo sobre cómo está la situación, y comenzar a planificar en los meses siguientes
¿Cómo se realiza?
Las revisiones a mitad de año ayudar a centrarse, dar soporte al desarrollo profesional, motivar y fomentar una cultura de formación continua y feedback
¿Cuándo se realiza?
Entre Junio y Octubre
Durante la fase de revisión de mitad de año, el manager debe organizar una reunión en la primera mitad del año para discutir el desempeño del empleado. El empleado debe solicitar feedback de todas las personas con las que haya trabajado e introducir tantas evidencias como sea posible dentro del sistema en algún momento de mitad de año. Además se puede dejar la tarea de recopilación de feedback para finales de año si así se desea, pero recordar que es bueno obtener el feedback sobre el progreso cuando las cuestiones estén recientes en las mentes de los compañeros. Es mejor no tener sorpresas a finales de año. Considerar lo siguiente al revisar los objetivos:
El empleado primero tiene que escribir los comentarios de revisión, respaldarlos con evidencias, y enviarlos al manager Asimismo, el manager también proporcionará comentarios durante la revisión a mitad de año y los presentará en el sistema El negocio comunicará al empleado las fechas abiertas para la revisión de mitad de año. Esta revisión debe completarse en este periodo abierto por parte del empleado y del manager No se establecerá ninguna calificación en este periodo de revisión Los comentarios introducidos por el empleado y el manager serán visibles para la revisión durante la evaluación a finales de año
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Completar la Revisión a Mitad de Año usando SuccessFactors Gracias a SuccessFactors se puede actualizar el progreso de los objetivos con el formulario de Desempeño. El empleado recibirá un enlace en la ‘Lista de Tareas’ dentro de la página principal cuando termine la revisión a
mitad de año. 1 Comienzo
Hacer clic en el enlace de la lista de Tareas o seleccionar Desempeño del menú desplegable. Aparecerá una ventana similar a la siguiente:
1 Mapa de ruta
En esta sección se muestran los pasos del flujo de trabajo. Se destacará en gris el paso en el que se encuentre actualmente el empleado. 2 Fechas de revisión
Esta sección muestra el calendario para las revisiones. 3 Objetivos
En esta sección se pueden añadir comentarios y ofrecer evidencias de los objetivos. Adicionalmente se pueden añadir nuevos objetivos o editar los ya existentes, si es necesario.
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4 Modificar o eliminar el objetivo
Se pueden editar los detalles de los objetivos durante la revisión. 5 Comentarios
Añadir cualquier comentario que refleje el progreso del objetivo.
6 Comentarios sobre la revisión de objetivos
Incluir la revisión de uno mismo en el progreso y logro de los objetivos.
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Cómo Usar SuccessFactors para llevar a cabo la Revisión de Mitad de Año Este video muestra cómo revisar los objetivos en la Revisión de mitad de año. http://................/esp/pme-02b-esp.html
Revisión a Final de Año ¿Qué significa? A finales de año ocurren cuatro pasos clave
Autoevaluación del empleado sobre el desempeño individual
Evaluación del manager sobre el desempeño del empleado contra los objetivos y las 3D
Calibración de las calificaciones del desempeño y
Conversación sobre la revisión de finales de año
Algunos de estos pasos se realizan dentro del sistema, y otros no. ¿Por qué se realiza?
Ayuda a centrarse, dar soporte al desarrollo profesional, motiva y fomenta una cultura de formación continua y feedback En algunos casos las calificaciones de desempeño individuales pueden impactar en los salarios que perciben los empleados
¿Cuándo se realiza?
Noviembre – 31 de marzo, dependiendo de la OB o división en que se encuentre
Autoevaluación a Finales de Año - Resumen
A finales de año el empleado tendrá que hacer la autoevaluación del desempeño para cada uno de los objetivos Es bueno obtener feedback de los compañeros para apoyar la autoevaluación. Se debe acordar con el manager directo cómo se llevará a cabo esta tarea Los comentarios de la revisión de mitad de año se almacenarán y estarán visibles para ayudar con la revisión de finales de año El empleado debe grabar evidencias relevantes para cada objetivo, incluyendo las tres D de Discover, Disrupt, Deliver La autoevaluación será evaluada por el manager, que podrá ofrecer comentarios adicionales y asignar la calificación del desempeño para ese año
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Completar una Autoevaluación Anual Usando SuccessFactors
La autoevaluación anual aparecerá en la ‘Lista de Tareas’ c uando sea necesario completarla
La autoevaluación anual aparecerá en el Mapa de Ruta al principio de la página
Se podrán ver todos los comentarios previos de la fase de mitad de año
Al completar la revisión, es importante ofrecer la mayor cantidad de evidencias posibles de las personas con las que el empleado ha trabajado durante el año Se debe grabar la evidencia para cada objetivo, así como introducir un comentario resumido final Una vez completado el formulario, hacer clic en Enviar al Manager para enviar el formulario al manager para la evaluación anual y el establecimiento de la calificación
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Comunicación de la Calificación y Reconocimiento Final - Resumen
A finales de año, una vez que el empleado haya publicado su autoevaluación en la herramienta y el manager lo haya revisado, comenzará el proceso de calibración. En este proceso, los managers de segunda línea y los Business Partners de RRHH revisarán y calibrarán las calificaciones en toda la organización para ese año y comunicarán el resultado a los managers directos Tras el proceso de calibración el manager comunicará la calificación confirmada en una reunión individual
Ser abierto y honesto durante la conversación sobre la revisión, mantener conversaciones abiertas
Discutir los objetivos para el siguiente año, necesidades de desarrollo
Finalmente y para completar el proceso, el empleado reflejará en el sistema su calificación
Reconocimiento de la calificación usando SuccessFactors Tras la reunión individual el empleado debe reflejar en el sistema la calificación obtenida. En la sección Tarea habrá una tarea denominada Acuse de Recibo.
Aparecerá una ventana donde se podrán incluir comentarios finales en el campo de Sección de Comentarios generales de Acuse de Recibo y hacer clic en Reconocer para aceptar.
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Cómo usar SuccessFactors para grabar una Autoevaluación anual En este vídeo se muestra cómo revisar los objetivos y cómo hacer una autoevaluación anual. http://................/esp/pme-02c-esp.html
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