REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA AGRO INDUSTRIAL REGION LOS ANDES EXTENCION ZONA NORTE SAN JUAN DE COLON ESTADO TACHIRA
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPÓSITO DE LA DISTRIBUIDORA ELECTRO FLORES
INTEGRANTES: AULAR MEDINA BELKIS
C.I. 16.258.815
y
GUERRERO NIOVER
C.I. 15.353.897
y
GUTIERREZ GENDER
C.I. 18.968.107
y
y
MORA YSRAEL
y
YHONATHAN BOU HAMDAN C.I 15.926.741
San Juan de colon abril, 2011-04-29
C.I 14.368.168
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la que se efectúan dentro de la distribuidora electro flores específicamente en el departamento de almacén.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de d e ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
OBJETIVO GENERAL
.- Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de materiales para la distribuidora electro flores. Para llevar la secuencia lógica de las actividades de los procedimientos...
OBJETIVO ESPECIFICO y
Diagnosticar la situación actual del departamento de almacén en la distribuidora
y
Identificar los pasos a seguir para las entradas y salidas de la distribuidora electro flores
y
Preparar el Diseño del manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales de la distribuidora electro flores.
EN QUE CONSISTE EL MANUAL La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales, Es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción y despacho de los mismos para salvaguardar la operatividad de la distribuidora
Así mismo, para el departamento de almacén es indispensable, ya que le permitirá contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de materiales. Igualmente; para el almacenista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente las entradas y salidas de los materiales importados. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercancía.
De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantación de este manual de procedimiento no surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento de almacén. El cual también facilitará la información clara y sencilla de las actividades a la hora de realizar la entrada y salida de materiales importado.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Para el desarrollo de la investigación se consultaron los siguientes Trabajos Especiales de Grado, en el Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial (I.U.T.A): Concluyendo de esta manera que en el departamento de ventas de la distribuidora electro flores. No existe un procedimiento adecuado para el regreso de materiales; Por lo cual ocurren errores, fallas u omisiones al momento de realizar una venta y esto ha afectado negativamente a la empresa. Es por ello que los pasos del procedimiento administrativo propuesto ordenan en forma lógica y secuencial las acciones a realizar por el personal en el departamento de ventas. .- Br. Yánez G. Anali. (Agosto 2001), se titula "Diseño de un manual de normas y procedimientos para el control de materiales y equipos dañados o extraviados propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVE S.A". Este trabajo de investigación tiene como objetivo "Diseñar un manual de normas y procedimientos para el control de materiales y equipos dañados o extraviados
propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVEN S.A. Anaco Estado Anzoátegui con la finalidad de mejorar el proceso de almacenamiento y control de materiales". Esta manera concluye que su aplicación los empleados pueden orientarse para llevar de manera secuencial y ordenada los procesos de control de materiales y equipos dañados o extraviados de igual modo con ello se designa la responsabilidad que tiene cada empleado en cuanto a las actividades que debe llevar a cabo.
BASES TEORICAS DEFINICIÓN DEL MANUAL. Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores. Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com Lo define como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
. OBJETIVOS DE LOS MANUALES. Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual. .- Presentar una visión de conjunto de la organización. .- Precisar las funciones de cada unidad administrativa .-Presentar una visión integral de cómo opera la organización .-Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento
.-Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa .-Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica .-Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo. .-Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).
TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES. Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a Continuación: y
Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.
y
Detallar cada uno de los asuntos: En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cómo se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.
y
Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual:Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla.
TIPOS DE MANUALES. .Manual de Organización.
El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Manual de Políticas
El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
.Manual de procedimientos y normas.
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución .Manual del especialista.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. .Manual del empleado.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. .- Manual de Propósito múltiple.- El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES
Por su contenido
-
Manual de historia del organismo.
-
Manual de organización.
-
Manual de políticas.
-
Manual de procedimientos.
-
Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos
contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
Por función específica
-
Manual de adiestramiento o instructivo.
-
Manual técnico.
-
Manual de producción.
-
Manual de compras.
-
Manual de ventas.
-
Manual de finanzas.
-
Manual de contabilidad.
-
Manual de crédito y cobranza.
-
Manual de personal.
-
Manuales generales (los que se ocupan de dos o más
funciones operaciones.)
VENTAJAS DE LOS MANUALES Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes: y
.Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
y
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
y
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
y
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
y
Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
y
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
y
Facilitan
el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir
LIMITACIONES AL NO UTILIZAR MANUALES. y
Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
y
Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
y
No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL. Su estructura comprende tres partes primordiales que son: 1. Encabezamiento. 2. Cuerpo. 3. Glosario. .1. ENCABEZAMIENTO.
Este debe tener la siguiente información: y
Nombre de la empresa u organización.
y
Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido.
y
Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los elementos que contiene el manual.
.2. EL CUERPO DEL MANUAL.
Este debe contener la siguiente información: y
Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el procedimiento, con indicaciones de cómo y cuándo desarrollar las actividades.
3.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
y
Al final del manual se debe incluir los siguientes datos:
y
Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten.
y
y
Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia.
Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido.
BENEFICIOS DE LOS MANUALES. y
Flujo de información administrativa.
y
Guía de trabajo a ejecutar.
y
Coordinación de actividades.
y
Uniformidad en la interpretación y aplicación de normas.
y
y
Revisión constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y controles. Simplifica el trabajo como análisis de tiempo. PROCEDIMIENTOS
Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores". OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61). IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS Mellinkoff, (op.cit ) describe las siguientes características de procedimientos: y
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
y
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
y
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes s características de procedimientos y
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
y
Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
y
Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Para Melinkoff, (op.cit ) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización".
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera: y
Identificación.
Este título contiene la siguiente información: y
Logotipo de la organización
y
Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
y
Lugar y fecha de elaboración.
y
Numero de revisión.
y
Unidades responsables de su revisión y/o autorización
y
Índice o contenido
Relación de los capítulos que forman parte del documento. y
Introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización. y
Objetivos de los procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. y
Áreas de aplicación o alcance de
y
Responsables
los procedimientos.
Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. y
Políticas o normas de operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Munich G. Y Martínez G. (1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)
Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32) Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realización del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones. La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos: .- Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades. .- Promueven la eficiencia y la optimización. .- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Según Pino, A. (1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en: .- Aumento del rendimiento laboral. .- Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas. .- Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Para Gómez. (O p.cit ) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones".
OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Según Gómez. (op.cit ) los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo: y
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
y
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
y
Facilitar
las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su
vigilancia. y
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
y
Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
MISIÓN DE LA DISTRIBUIDORA
Satisfacer las necesidades de consumidores, clientes, compañías vendedoras, trabajadores y suplidores, a través de nuestros productos y de la gestión de nuestros negocio, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio/valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del país
VISIÓN DE LA DISTRIBUIDORA
Seremos una distribuidora líder en cuanto a los materiales que vendemos en el municipio. Estaremos orientados al mercado con una presencia predominante en el punto de venta y un completo portafolio de productos y marcas de reconocida calidad. Promoveremos la generación y difusión del conocimiento en las áreas comercial, tecnológica y gerencial. Seleccionaremos y capacitaremos a nuestro personal con el fin
de alcanzar los perfiles requeridos, lograremos su pleno compromiso con los valores de la distribuidora para ser una empresa líder
ESTRURCTURA ORGANICA
DUEÑO
SECRETARIA DEL DUEÑO
CAJERA
EMPLEADO DE ATENCION AL PUBLICO
ALMACENISTA
MÉTODO El presente apartado contiene los sujetos participantes, los materiales y el método que se Utilizó para la realización del manual de procedimientos para la distribuidora electro flores. Especializados en la venta de material eléctrico y material de aguas negras y blancas. Instrumentos: para la recopilación de información se llevaron a cabo entrevistas con la persona encargado del almacén o deposito de la distribuidora Procedimiento: para la elaboración del manual se siguieron los pasos propuestos por Rodríguez (2002), los cuales son: Recopilación de la información:
Una vez definido el tipo de manual a elaborar de acuerdo a la naturaleza, actividades de la Empresa y al área de oportunidad encontrada; se realizó entrevista no estructurada al Gerente General, para determinar la operación de la organización, precisar la secuencia lógica de los Pasos que componen los procedimientos a elaborar, definir la responsabilidad del personal, Aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la empresa. Así mismo se entrevisto al Personal involucrado en los procesos para que describieran pasó a paso las actividades que Llevan a cabo en la realización del trabajo al llegar, la mercancía al depósito indicando el alcance de su tarea. También se obtuvo información por diversos medios tales como: publicaciones de Internet, bibliografía, documentos de la empresa, que sirvieron como antecedente; esto con el Fin de apoyar y facilitar la elaboración del manual pero sobre todo, para sustentarlo y Fundamentarlo. Procesamiento de la información:
Después de recopilar la información, se prosiguió a analizar y depurar los datos o información No relevante para el proyecto, con el firme propósito de incluir los datos que realmente debe Contener el manual y evitar duplicidad de funciones. Así mismo, se uniformó la terminología empleada en los procesos para darle un sentido de igualdad y colaboración entre el personal. Posteriormente se dio a conocer al personal involucrado en los procesos la información ya separada para su revisión, con el fin de aclarar dudas que pudiesen haber surgido y hacer recomendaciones y/o sugerencias para mejorar los procedimientos.
IDENTIFICAR LOS PASOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIALES IMPORTADOS. A continuación se presentan los pasos llevados a cabo en el departamento de almacén para la entrada y salida de materiales. Es importante señalar que dichos pasos son efectuados de forma empírica y en algunos casos se omiten algunos de ellos: Primero: él encargado del almacén revisa el stock de inventario para verificar que
hace falta. Segundo: ya teniendo las fallas del almacén el dueño de la distribuidora hace el
pedido de compras. Tercero: cuando la mercancía llega a la distribuidora es revisada en el negocio
principal se anota en una carpeta y se envía para el almacén. Cuarto: Almacenista, Es responsable de recibir el material con la nota de entrega o
factura del proveedor. Formula el reporte de entrada de almacén. Fotocopia de la documentación (1original y 2 copias). Quinto: la secretaria encargad de anexar al control del Excel que se lleva aquí recibe
la evaluación. Hecha por el almacenista y grava la información al sistema.
Así mismo se presentan los pasos realizados al momento de llevar a cabo la salida de materiales: Primero: El vendedor, verifica el material en stock espera la aceptación del cliente y
elabora la nota de entrega. Segundo: Almacenista, revisa la nota de entrega firma la nota de entrega y después
despacha el material al cliente. Tercero: Supervisora administrativa, registra la salida de materiales con la nota de
entrega contra la factura.
GLOSARIO Administrativo
(va): Relativo a la administración resolución administrativa persona
que tiene por oficio administrar. Despacho:
Acción de despachar, lugar donde se despachan mercancías.
Entrada: Acción de entrar, sitio por donde se entra: la entrada a un almacenamiento. Importación: Introducción de bienes y servicios extranjero, o conjunto de cosas
importadas. Materiales: Son bienes o activos que se adquieren para remplazar la escasez de las mercancías. Recepción: Recibir o entregar el material o cosa que sea de útil acceso para la
empresa en este caso el departamento de almacén Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una actividad
administrativa y facilitar la operatividad de la misma. Reporte: son documentos que sirven de soporte para sustentar la actividad que ha
sido realizada. Salida: posibilidad de venta de mercancías. Despacho por medio de transporte las
mercancías fuera de lugar donde se encontraban.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Como último paso a considerar en la elaboración del manual de procedimientos, fue la Revisión y aprobación del mismo, por lo que se procedió a su presentación ante el Gerente General de la empresa, dando una breve explicación del contenido del documento y de los procedimientos incluidos en éste, para su aprobación o en su caso, efectuar modificaciones necesarias a los procesos, Posteriormente el Gerente General revisó y aprobó el manual como un documento administrativo formal, para los procesos que realiza la empresa. En este proyecto se excluyeron los pasos de distribución y control y revisión y actualización, por no aplicar al trabajo desarrollado, ya que el objetivo de éste es sólo el diseño del manual de organización.
DEPARTAMENTO PROVEDOR DE ALMACEN DESCRIPCION DEL PRODUCTO
ELABORADO POR : AULAR MEDINA BELKIS NIOVER
REVISADO POR: GUERRERO
GUTIERREZ GENDER
MORA YSRAEL YHONATHAN BOU HAMDAN
CANTIDAD
APROVADO POR:
