Adriana Calvillo
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Cumple
Aplica
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¿Considera que el Evento cubrió sus expectativas? 2 ¿El nivel de Ponentes fue interesante? 3 ¿El maestro de ceremonias estuvo a la altura del evento? 4 ¿La sede realmente fue una buena elección? 5 ¿El Registro fue ágil? 6 ¿El servicio de Coffee Break estuvo siempre a tiempo? 7 ¿La Comunicación PreEvento cumplió las expectativas? 8 ¿Fue ágil el registro en el Hotel? 9 ¿Las Cenas de Inauguración y la Clausura fueron buenas? 10 ¿La ventilación del salón sede fue buena? 11 ¿La transportación cumplió la expectativa? 12 ¿La asignación de habitaciones fue buena? 65
Adriana Calvillo
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Introducción Dicho manual tiene como objetivo de ser una herramienta que brinde una serie de pasos fáciles de seguir en la realización de cualquier tipo de evento o una fiesta de negocios. Hoy en día existen muchas organizaciones que se encargan de realizar estos eventos, pero como le hacen para que realmente les funciones y la mayoría que asiste a ellos salgan contentos. Bueno en la actualidad realmente no existe un manual que tenga la formula ideal para ello, quizás muchos hablan de sus experiencias y como lo realizaron. En este pequeño manual se pretende manejar una metodología fácil de seguir en el desarrollo de cualquier tipo de evento. Se inicia con una Preplaneación del evento, (se puede consideran en el antes), cuales son los puntos que se deben verificar, en forma minuciosa, como se debe buscar una sede, cuales son las características que debemos observar, en la búsqueda de ella, así como la elaboración de los programas, la reunión con el personal que será el apoyo, para el evento, vigilar aquellos procedimientos que se deben seguir, como son los contratos con hoteles, transportación, materiales de apoyo (papelería, souvenir etc.) La planeación de dicho evento, (se considera el durante) vigilar en forma más estricta todos los pasos, desde la lista de participantes, invitados especiales, expositores, montaje de presidium, guardar un protocolo en todo momento, registro de los participantes, la elaboración de los boletines de prensa y si existe una sala de prensa en el lugar sede. La Logista se considera ya el desarrollo del evento, verificando más cada proceso en forma más minuciosa, ya que se considera que se esta celebrando el evento, se puede considerar la parte más critica y 4
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especial ya que no se debe olvidar el objetivo del evento y para que estamos. Es aquí donde vamos ha tener éxito y saldremos realmente si somos unos profesionista en el manejo de planeación y organización de grupos y convenciones, lo más importante es que los participantes salgan satisfechos de el, así como las personas que nos eligieron para llevar a dicho el evento. Es importante que en la planeación haya un manejo de los riesgos y las crisis en las convenciones y los eventos. Conocer que hicimos bien y que hicimos mal, tomar en cuenta lo que piensan los participantes, para ello es necesario elaborar cuestionarios para entregarlo al final de dicho evento.
I.- ¿Por que se necesita organizar un evento? La decisión de planear y organizar un evento despierta muchas inquietudes, para las personas quienes la van realizar, que pasos se deben seguir, quienes son las personas que intervienen, bueno por donde empezar a planear el evento, lo primero que debemos preguntarnos es, por ejemplo:
¿Que? ¿Quien? ¿ Como? ¿ Cuando? ¿Donde?
Que se desea, más bien cual es el objetivo de realizarla, que se pretende o que deseamos dar a conocer o informar, quienes la quieren, a quienes vamos a invitar , como la vamos a realizar, es hablar de finanzas, cuando son las fechas posibles, donde se llevara a cabo. Todo lo que necesita para la realización de un evento. Elaborar un cronograma de actividades y plazos para cada función en la planeación y organización del evento. ¿Cuales son los motivos principales para la organización de un evento?, 5
